Professor Godofredo Lobato

Fonte: Francisco Lacombe

Teoria Geral da Administração 4. As Funções do Administrador

Fayol

CONDIÇÕES PARA EXISTIR UMA ORGANIZAÇÃO FORMAL

Para que exista uma organização formal é preciso que exista:

1 – Objetivo;2 - Divisão de Trabalho;3 - Fonte de Autoridade;4 - Relações (Entre as Pessoas e Grupos).

A partir das condições para a existência de uma organização formal, podemos deduzir que as funções do administrador são: planejar, organizar, prover recursos humanos, liderar, coordenar e controlar.

ATIVIDADES GERENCIAIS

Segundo Fayol

•Planejar•Organizar•Comandar•Coordenar•Controlar

POCCC

ATIVIDADES

ADMINISTRATIVAS

CONTROLAR

COORDENAR

COMANDAR

ORGANIZAR

PLANEJAR

ADMINIS-TRAÇÃO

FINANÇASCOMERCI-ALIZAÇÃO

PRODUÇÃOPROCESSOSFUNÇÕES

ATIVIDADES GERENCIAIS

Segundo Gulick:

Planejar (Planning)Organizar (Organizing)Prover Recursos Humanos (Staffing)Dirigir (Directing)Coordenar (Coordinating)Informar (Reporting)Estimar Recursos (Budgeting)

P O S D C O R B

ATIVIDADES GERENCIAIS

Segundo Newman:

1. Planejar2. Organizar3. Liderar4. Aferir Resultados5. Controlar

Tudo COORDENANDO com todas as áreas da empresa.

ATIVIDADES GERENCIAIS

Segundo Koontz e O’ Donnel:

1. Planejar2. Organizar3. Prover Recursos Humanos4. Dirigir (Liderar, na nova versão)5. Controlar

Tudo COORDENANDO com todas as áreas da empresa.

SÍNTESE DAS ATIVIDADES GERENCIAIS

1. Planejar2. Organizar3. Prover Recursos Humanos4. Liderar5. Coordenar6. Controlar

PLANEJAR

Planejar significa pensar antecipadamente o que se deseja alcançar e determinar os meios e recursos para concretizar esse desejo.

Isto envolve coletar informações e diagnosticar a situação; estabelecer objetivos e metas; estabelecer políticas e procedimentos, de acordo com os objetivos, para orientar as decisões; elaborar e implantar planos, programas e projetos para alcançar as metas e montar seus respectivos cronogramas para acompanhar sua execução. Manter-se sempre informado de modo a atualizar permanentemente o diagnóstico.

ORGANIZAR

Organizar é o processo de identificar, dividir e alocar o trabalho.

Isto envolve identificar, dividir e grupar o trabalho a ser realizado; de definir responsabilidades e autoridades e estabelecer as relações entre os grupos de modo a possibilitar que as pessoas trabalhem eficazmente para atingir os objetivos.

PROVER RECURSOS HUMANOS

Consiste em formar uma equipe competente, integrada e motivada, disposta a agir para o conjunto.

Para isto é necessário saber recrutar, selecionar e treinar as pessoas certas capazes de assumir responsabilidades para atingir os objetivos.

Inclui ainda a avaliação dessas pessoas e o esforço para manter alto o moral do grupo, de modo a ter sempre as pessoas certas nos lugares certos.

LIDERAR

É conduzir um grupo, influenciando seu comportamento, para atingir objetivos e metas de interesse comum do grupo, de acordo com uma visão do futuro baseada num conjunto coerente de idéias e princípios.

O líder empresarial deve ser capaz de alcançar objetivos através dos liderados e, para isto, conforme o tipo de liderado e a ocasião, age de diferentes maneiras: ordena, comanda, motiva, persuade, compartilha dificuldades e ações, ou delega e cobra resultados, alterando a forma de agir conforme a necessidade de cada momento e com o tipo de liderado, visando a alcançar os objetivos da empresa.

COORDENAR

Consiste em cooperar com todas as demais unidades da organização para que as atividades sejam executadas de forma:

- Balanceada (equilibrada, isto é, na quantidade correta);- Sincronizada (isto é, no momento certo);- Integrada (isto é, na direção certa).

CONTROLAR

Consiste em assegurar que as atividades da organização levam-na em direção aos objetivos. Isto envolve: medir o desempenho, compará-lo com o desejado, e tomar as medidas corretivas necessárias.

DECISÕES

A tomada de decisões está presente em todas as funções do administrador: na fixação das metas e determinação dos recursos para atingi-las (planejamento); na divisão do trabalho e na atribuição das atividades a quem deve executá-las, bem como no grau de centralização e no relacionamento dos órgãos e das pessoas (organização);

Na formação da equipe: na seleção, admissão, orientação, treinamento, avaliação e demissão dos seus membros (prover e administrar recursos humanos); na condução e motivação da equipe, na escolha do estilo de gestão (liderança); no equilíbrio, integração e sincronização das atividades (coordenação); na escolha das atividades que precisam ser controladas de perto, na decisão das informações necessárias para o controle, na aferição dos resultados e na tomada de medidas corretivas (controle).

Decidir é escolher entre duas ou mais alternativas.

Ao tomarmos nossas decisões devemos lembrar que elas são tomadas em função do seu custo (desvantagens) e seu benefício (vantagens).

Na maioria dos casos, não os quantificamos, nem seria fácil fazê-lo, mas a relação custo/ benefício estará sempre implícita.

Toda decisão ou escolha afetando a organização como um todo terá conseqüências negativas para algumas das suas partes.

O principal executivo pode ter que sacrificar os interesses de uma unidade ou parte pelo benefício do conjunto.

Ele precisa estar disposto a aceitar soluções que são adequadas e factíveis em uma determinada situação, em vez daquilo que sob um único ponto de vista seja elegante ou ótimo.

EFICÁCIA

Eficácia consiste em fazer aquilo que efetivamente precisa ser feito para atingir resultados que sejam válidos para a organização, ou seja, fazer a coisa certa ou correta.

A eficácia não está diretamente ligada aos meios nem à forma, mas sim à capacidade de se atingir resultados válidos, isto é: que precisam ser atingidos.

Podemos dizer que a eficácia é a relação entre os objetivos e os resultados. Diz respeito ao desempenho do sistema quanto à realização de seus fins.

EFICIÊNCIA

Eficiência consiste em fazer bem feito, no sentido mais amplo, aquilo que está sendo feito, isto é, fazer aquilo que está sendo feito da maneira certa, ou fazer corretamente as coisas, considerando todos os aspectos e sua tendência, mas sem considerar se o que está sendo feito é realmente o que deveria ser feito.

A eficiência está relacionada aos meios e à forma utilizados para atingir os resultados, sem considerar se estes resultados são válidos.

PRODUTIVIDADE

Produtividade é a relação entre os produtos obtidos e os fatores de produção empregados na sua obtenção.

A produtividade é o quociente que resulta da divisão entre a produção obtida e um dos fatores empregados na produção ou entre a produção obtida e um conjunto ponderado dos fatores de produção.

EFETIVIDADE

Ao definir efetividade como a medida da utilidade do produto ou serviço para a sociedade, estamos admitindo que as organizações podem ter objetivos válidos para elas que não os sejam para a sociedade.

O conceito de efetividade permite separar a validade entre os objetivos da organização e os da sociedade.

EFETIVIDADE

Efetividade significa o valor social que deve ser atribuído ao produto ou serviço, isto é, a medida da utilidade do produto ou serviço considerando-se a sociedade como um todo e não apenas o consumidor ou a organização.

PLANEJAMENTO

Planejamento é a determinação da direção a ser seguida para se alcançar um resultado desejado. Planejamento é a determinação consciente de cursos de ação e engloba decisões, com base em objetivos, em fatos e na estimativa do que ocorreria em cada alternativa disponível.

Planejar é, portanto, decidir antecipadamente o que fazer, de que maneira fazer, quando fazer e quem deve fazer.

O planejamento deve identificar antecipadamente: (a) os custos e os benefícios do que vai ser feito; (b) os recursos necessários para se fazer o que se deseja.

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

É o planejamento sistêmico das metas de longo prazo e dos meios disponíveis para alcançá-las. Diz respeito aos elementos estruturais mais importantes da empresa e à sua área de atuação e considera não só os aspectos internos da empresa, mas também e, principalmente, o ambiente externo no qual a empresa está inserida.

O planejamento estratégico deve definir os rumos do negócio e, portanto, responder à pergunta: Qual é o nosso negócio e como deveria sê-lo.

Seu propósito geral é influenciar os ambientes interno e externo, a fim de assegurar o desenvolvimento ótimo de longo prazo da empresa de acordo com um cenário aprovado.

CENÁRIO

Cenário é a previsão da situação geral do ambiente externo e interno de uma empresa para determinada época futura, feita, em geral, com a finalidade de se formular um planejamento estratégico.

O cenário deve responder às perguntas: “Como deverá ser nosso negócio daqui a x anos?”

O cenário poderá alterar até mesmo os objetivos gerais. O cenário precisa ser periodicamente revisto para adaptar a empresa às novas condições do ambiente. Nenhum planejamento é estático.

DIAGNÓSTICO

Um bom diagnóstico responde às perguntas:

Qual é o nosso negócio?Como está nosso negócio?Quais seus pontos fortes e fracos?Como deveria ser nosso negócio?Que riscos corremos?Que oportunidades temos?

PLANEJAMENTO OPERACIONAL

É o planejamento anual, bienal, ou com um horizonte de doze meses adiante, com detalhamento semanal, mensal ou trimestral.

Especifica, com a precisão praticável, que recursos devem estar disponíveis para cada produto e serviço específico e fornece cronogramas mais ou menos precisos para seu uso.

PLANEJAMENTO OPERACIONAL

O planejamento operacional é uma função gerencial de acordo com a concepção de Fayol, e as principais decisões a seu respeito são inerentes à atividade de administrar de cada um dos chefes de unidades organizacionais.

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

Visa à eficáciaResponde à pergunta: O que fazer?Tende a ser de longo prazoVisa a resultados finais válidosAbrange o ambiente externoÉ indicativo, não desce a detalhesÉ elaborado pelo pessoal de topoPode ter fortes impactos na empresa

PLANEJAMENTO OPERACIONAL

Visa à eficiênciaResponde à pergunta: Como fazer?Tende a ser de curto ou médio prazosVisa à otimização dos recursos usadosConcentra-se mais no ambiente internoTende a ser detalhadoÉ elaborado pelas gerências médiasNão costuma causar fortes impactos

CONTROLE

É a função administrativa que consiste em medir e corrigir o desempenho de subordinados para assegurar que os objetivos e metas da empresa sejam atingidos e os planos formulados para alcançá-los sejam realizados.

ETAPAS DO CONTROLE

O Controle abrange as seguintes etapas:- Padrões de Desempenho ou metas- Aferição do resultado- Interpretação- Ação corretiva

ORGANIZAÇÃO

É o processo de identificar e grupar logicamente as atividades da empresa, de delinear as autoridades e responsabilidades, de estabelecer as relações de trabalho que devem vigorar entre os indivíduos ou grupos que constituem a empresa, de modo que os recursos disponíveis sejam aplicados eficiente e eficazmente, a fim de que empresa e empregados realizem seus objetivos mútuos.

COORDENAÇÃO

COORDENAR é

Equilibrar, sincronizar e integrar as ações das pessoas e as atividades das unidades organizacionais, de acordo com certa ordem e método, para assegurar seu desenvolvimento harmônico.

PRINCÍPIO DA DEFINIÇÃO FUNCIONAL

O chefe de cada órgão deve ter autoridade para coordenar as atividades do seu órgão não só internamente como também com a organização em seu conjunto e, por isso, o conteúdo de cada posição na estrutura organizacional, bem como suas relações funcionais devem ser claramente definidas.

Fica claro neste princípio que o chefe de cada órgão precisa de certa autonomia para efetuar essa coordenação e o grau de autonomia deve estar claramente definido.

MECANISMOS DA COORDENAÇÃO

- Ajuste espontâneo- formal ou informal

- Organização- supervisão direta- definição da estrutura- definição dos padrões de trabalho- padronização das habilidades

ADMINISTRAÇÃO

Conceituação tradicional:

É o conjunto de princípios e normas que tem por objetivo:- PLANEJAR- ORGANIZAR- DIRIGIR- COORDENAR e- CONTROLARos esforços de um grupo de indivíduos que se associam para

atingir um resultado comum.

ADMINISTRAÇÃO

Abordagem da eficiência dos recursos

Administrar uma empresa é aproveitar da melhor forma as circunstâncias externas, de modo a utilizar o mais eficientemente possível os recursos de que dispõe (pessoas, máquinas, materiais e capital) para fazê-la sobreviver e progredir.

DEFINIÇÃO DE ADMINISTRAR

Planejar, organizar, liderar, coordenar e controlar as atividades de uma unidade organizacional, área, empresa ou grupo de empresas, diagnosticando as suas deficiências e riscos e identificando os seus aspectos positivos; estabelecendo metas, planos e programas para sanar as deficiências e expandir e desenvolver os aspectos positivos; tomando, dentro do seu âmbito, as providências necessárias para transformar em ações e realidade esses planos e programas, controlando os seus resultados, visando ao cumprimento das metas estabelecidas.