Como ganhar mais conhecendo o seu negócio

Sebastião Barroso FelixBrasil

No varejo só existe duas formas de ganhar mais: aumentar a receita eos lucros ou diminuir as despesas e as perdas.

Aumentar a receita e os lucros é cada dia mais difícil, resta então apenasuma alternativa para o varejista: diminuir as despesas e as perdas.

Para diminuir despesas e as perdas é necessário conhecerprofundamente a empresa, seus processos e as variáveiscontroláveis que afetam o negócio.

Infelizmente grande parte dos varejistas não conhecem o seu negócio.Não sabem as informações mais elementares da empresa como: vendamensal, semanal e diária, valor da folha de pagamentos, custo operacional da loja, lucro líquido, entre outras coisas. Pior, muitosacham desnecessário saber essas informações.

Mas como administrar um negócio e tirar o máximo dele sem conhecer ou ter informações detalhadas a seu respeito?Impossível.

A grande dificuldade de administrar adequadamente um supermercadoé derivada justamente da falta de conhecimento da realidade do negócio.

O gerenciamento de informações no varejo, pode representar um grande diferencial competitivo. Para comprovar isso, basta olhar ao nosso redore veremos que as empresas que estão na liderança dos seus respectivosmercados, apresentam maior gerenciamento das suas informações, doque as demais empresas do seu setor.

Saber o valor das vendas mensais, o valor da folha de pagamentos, quanto ela representa do faturamento total, conhecer os 20% dos produtos que sãoresponsáveis pelos 80% de vendas, o quanto cada categoria de produtosrepresenta do faturamento total, o valor do estoque da loja ou o valor do tíquete médio de vendas, são algumas das informações necessárias para queo varejista possa administrar bem o seu negócio.

Questões importantes para conhecer a empresa

Qual a venda média da loja nos últimos seis meses?

Existem muitos varejistas que não sabem essas informações. Muitas lojas operam

com calculadoras no caixa, fazem retiradas constantes para pagamentos e no final

do expediente não efetuam o fechamento do caixa. Com isso, esses varejistas têm

apenas uma vaga noção do valor das vendas que fizeram.

Qual o crescimento % do volume de vendas nos últimos cinco anos?

Essa informação pode mostrar ao varejista como está seu desempenho em relação

aos concorrentes e ao mercado como um todo. Qual o cenário futuro do negócio,

face sua realidade atual e o seu passado. Saber o tamanho do crescimento anual da

empresa pode levar o varejista a tomar decisões mais acertadas referente ao seu

crescimento ou abandono do setor.

O orçamento anual de despesa da empresa está sendo cumprido?Primeiro é importante saber se a empresa dispõe de um orçamento ou projeção de despesa para o ano. Ter um orçamento e saber o quanto andao realizado em relação ao projetado, pode ajudar o varejista a manter ou atéaumentar seu lucro líquido.

Qual foi o seu lucro líquido dos últimos seis meses? Saber o que a empresa ganhou depois de descontar todos os seus custos fixos,variáveis e depois de pagar o imposto de renda sobre o lucro, dará condiçõespara o varejista saber exatamente o que tem disponível para novosinvestimentos ou o que poderá dispor para retirada. Mas permite também saber se os valores estão abaixo ou acima da meta projetada para o período ese há ou não necessidade de rever ou criar novas estratégias para a empresa.

Qual o número de itens que a loja trabalha atualmente?Saber a quantidade de itens que a loja tem disponível para venda, pode levar o varejista a uma análise mais profunda do seu negócio, como: a variedade e osortimento de produtos estão adequados? O volume de produtos satisfaz asnecessidades de consumo dos clientes? O que poderia ser acrescentado ouretirado da área de vendas? Como poderia ser ocupado o espaço desocupado ouainda como esse espaço poderia ser otimizado com o atual mix de produtos?

A periodicidade do balanço da loja está adequada?Outra pergunta poderia ser feita antes, sua loja faz balanços periódicos? Qual é a periodicidade adequada anual, mensal, quinzenal ou diária? A periodicidade adequadaé a diária. Por quê? Por vários motivos: os possíveis problemas poderiam ser maisrapidamente detectados, as soluções necessárias mais rapidamente implantadas, eliminação da necessidade do balanço em um espaço de tempo maior, sujeito aproblemas maiores e os transtornos relativos à sua execução.

Qual o ponto de equilíbrio da loja em R$?

Essa análise é feita da seguinte forma pelo varejista: se no final do mês ele pagar todas as contas e sobrar alguma coisa é sinal de que o negócio vai bem. Saber quanto a empresa deve vender para que o lucro obtido permita pagar todos os seuscustos fixos ajuda o empresário não só saber a partir de quanto de venda não teráprejuízo, mas também qual o volume de vendas que precisa a mais para ter lucro.

Qual a participação de cada departamento no volume de vendas da loja?

A participação de cada departamento na venda total da loja, mostra ao varejistacomo está o desempenho de cada um deles. Quais departamentos estão dentro dovolume de venda esperado e quais estão abaixo. Leva o varejista a refletir sobre anecessidade de tomar decisões e agir com relação a cada uma deles.

Qual a área ou seção da loja tem maior rentabilidade?

É importante saber qual o departamento ou seção da loja tem o maior volumede vendas, entretanto, mais importante do que isso, é saber qual deles é responsávelpela maior parte do lucro da empresa e qual deles representa a menor parte. Isso dácondições ao varejista de investir melhor seus recursos nos departamentos mais lucrativos e criar estratégias para melhorar o desempenho dos departamentos compouca participação na rentabilidade.

Quais produtos a loja trabalha com margem zero ou negativa?

Saber quais produtos não estão contribuindo com a formação da margem daloja é importante para o varejista, pois isso dará condições para inúmeras ações: melhorar o nível de negociação desses produtos, trabalhar melhor os produtos demaior margem que tem sinergia de vendas ou são complementares a esses produtos,gerenciar melhor seu espaço de vendas e as promoções.

Quanto representa a folha de pagamentos do faturamento da loja?

A representatividade da folha de pagamentos no faturamento da loja é umsinalizador importantíssimo para saber se o custo com pessoal está dentro depadrões normais ou precisa ser diminuído. Conhecer sua evolução no tempo eseu crescimento com as demais rubricas de despesas.

Qual o valor do estoque da loja?

Saber qual o valor do estoque da loja é importante porque a partir daí é possível compará-lo com o volume de vendas e com isso avaliar se ele éadequado ou precisa sofrer alterações. Também permite uma análise maisrefinada, onde se poderá identificar as categorias ou os produtos que estãopuxando o valor do estoque para cima. Além de permitir ao varejista tomardecisões à cerca de promoções.

Qual o tempo de giro do estoque da loja?

Saber quantas vezes o estoque da loja gira no mês, valida a importância de saber se ele está alto ou baixo em relação às vendas da loja. Também ajuda ovarejista a tomar decisões relacionadas à periodicidade de balanços, períodospromocionais e até a formação de mix.

Como controlar e administrar o estoque da loja?

A loja dispõe de controles rígidos e eficazes para administrar o seu estoque? É eficiente? Dispor de informações atualizadas e confiáveis sobre o estoque,dá condições para que o varejista tome decisões mais acertadas sobre doisaspectos importantes: valor do estoque e dias de giro.

As compras da loja são baseadas em critérios técnicos ou em amizade?

Uma análise da qualidade do mix de produtos da loja e do perfil de clientes,pode levar o varejista a concluir o quanto suas compras estão sendo baseadas em critérios técnicos ou não. Não adianta comprar aquilo que oconsumidor não quer, mesmo que esteja barato.

Qual o grau de parceria que a loja tem com seus fornecedores? Qual a relação de parceria da loja com seus fornecedores? Existem parceriascom determinadas empresas ou não? Existem benefícios para ambos os lados ou somente um está levando vantagem? As parcerias desenvolvidas são importantes para aumentar a satisfação dos clientes ou são apenas para beneficiar a loja ou o fornecedor? Qualquer parceria que não beneficie o consumidor não deve ser estabelecida, essa é a premissa básica.

Quais as ferramentas (relatórios) a loja dispõe?

Relatórios com informações como: volume de vendas do período x volume devendas do mesmo período anterior ou versus a meta do período; volume de comprasdo período x vendas realizadas; despesas do período x a meta do período ou versuso mês anterior, entre outros, são importantes para a tomada de decisão e ogerenciamento do negócio.

Quais as vantagens do sistema de compras da loja?

A forma como a empresa realiza suas compras é a mais adequada? Que outras formas são utilizadas por outros varejistas? Quais as vantagens entre a forma da empresa comprar e dos seus concorrentes? Existem diferenças e vantagens reaise efetivas na forma da empresa comprar? O que poderia ser feito de forma diferente? Que tipo de negociação está funcionando e que poderia ser replicado? Acredite, é impossível todos os varejistas serem os melhores negociadores da suacidade ou região.

Quais são os melhores fornecedores da loja?

A loja tem uma análise clara de quem são seus melhores fornecedores? Qual o nível de relação com eles? A empresa está fazendo sua parte na manutençãodessa parceria? Existe uma relação ganha-ganha ou somente um dos lados está sendo beneficiado? Procure fazer jus aos seus melhores fornecedores e seja o queridinho deles.

Quais os pontos fortes do principal concorrente da loja?

Conhecer os concorrentes é fundamental. Saber quais os pontos fortes de cada um deles, quais seus diferenciais competitivos, quais áreas das lojas dosconcorrentes são melhores que a sua, onde estão ganhando ou perdendo dinheiro? Responda essas questões e poderá tomar decisões mais acertadasà cerca do seu negócio.

Qual é o (%) mensal de quebras da seção de Frutas, Legumes e Verduras?

A área de FLV é uma das áreas da loja onde a quebra de produtos é maior, entretanto, poucos supermercadistas fazem o acompanhamento dessesnúmeros. Saber o valor da sua quebra, ajudará o varejista definir metas para o setor e buscar formas de diminuir o seu volume.

Quais as áreas da empresa é possível diminuir custos?

Fazer uma análise do negócio e verificar onde é possível diminuir custos é desuma importância para o lojista. Sempre existem desperdícios no varejo esempre há formas de diminuí-lo. Faça uma análise dos custos relacionados com sua atividade meio e fim separadamente, descubra que tipo de atividadeestá gerando retrabalho, se são necessárias ou podem ser redefinidas.

Qual o valor do passivo da loja? Quanto representa do faturamento anual?Saber o quanto a loja deve é muito importante. Somente a partir dessa informação é possível definir estratégias para ação. O nível de endividamento é de longo ou curto prazo? As ações são diferentes para ambos os casos.Saber o valor do endividamento da empresa ajudará nas decisões relacionadasà investimentos, amortizações, refinanciamentos, imobilizações de capital,diversificação do negócio, entre outros.

Quanto a loja tem a receber e quanto representa do faturamento mensal?

Saber o quanto a empresa tem a receber e quanto isso representa do faturamento mensal da loja dá condições ao varejista de tomar decisões à cerca do volume de créditos a conceder, prazos e formas de recebimentos. Também ajuda na definição de uma política de cobrança.

Qual o valor dos ativos da loja?

Saber o valor do capital da empresa, daquilo que está disponível e daquilo queestá imobilizado é importante na tomada de decisão referente a investimentos,concessão e recebimento de crédito, capacidade de liquidez e imobilização.

Dos ativos da loja, quanto está imobilizado?

Saber o valor do ativo é importante e saber o que está disponível e o que nãoestá é mais ainda. Existe muitas empresas ricas e pobres ao mesmo tempo.Rica, porque dispõe de um grande valor de patrimônio, mas pobre porque nãoconsegue transformar rapidamente isso em capital, disponível para outrosinvestimentos.

O que o administrador tem de informatização na loja atende as suas minhas necessidades?

Usar a informática como ferramenta de gestão é estratégico para a empresa.É preciso fazer da informática uma aliada na gestão da empresa. Não se devetratar a informática apenas como uma obrigação legal da empresa.

Qual o perfil dos clientes da loja?

Conhecer o perfil de clientes, saber quais são suas necessidades, que tipo desolução de consumo desejam e o que a empresa está fazendo para que isso ocorra, são premissas básicas para o sucesso no varejo.

Qual o valor do ticket médio de vendas da loja?

Seus clientes estão comprando muito ou pouco? Se a loja não dispõe do valor do tíquete médio de vendas, essa pergunta não terá resposta. Saber o valor dotíquete médio de vendas da loja é uma das informações mais importantes para o lojista. Somente sabendo isso é possível concluir se o valor é adequado ou não e daí partir para alguma ação.

Quais os pontos fortes e fracos dos principais colaboradores?

O varejista conhece o perfil dos seus principais colaboradores? Quais seus pontos fortes e fracos? O que pode ser melhorado em cada um deles? Quaiscaracterísticas favorecem o negócio e quais prejudicam. Respondendo essasquestões é possível ao varejista melhorar muito a qualidade de sua equipe e atender melhor os seus clientes.

Onde o varejista investiu os lucros da empresa nos últimos cinco anos?

Uma profunda reflexão sobre os investimentos da empresa pode sinalizar seeles estão correspondendo com as expectativas ou não. Se há necessidade deum redirecionamento ou não. Pode também levar o varejista a concluir que nãohouve investimentos e, portanto sua empresa está estagnada, parada no tempo.

Como está àquele concorrente que até bem pouco tempo era ignorado?

Acompanhar o desempenho dos seus concorrentes é fundamental. Principalmente aqueles recém chegados, geralmente são eles que tiram asmaiores fatias do mercado. Entenda sua forma de trabalhar, procure identificarseus objetivos, saber para onde está indo, quais suas estratégias. Isso ajudaráo varejista a tomar decisões importantes à cerca do seu negócio.

De onde virão os próximos concorrentes da loja?

Conheça seu mercado e seu segmento. Identifique quais as principaistendências de mercado. Para onde estão caminhando seus concorrentes. Faça uma previsão do futuro. Crie um cenário e descubra de onde virão seusconcorrentes no futuro, quem serão eles, como agirão. Analise as possíveisbarreiras à entrada de novos concorrentes, trace estratégias para bloquearou inibir o crescimento dos seus futuros concorrentes.

Quais empresas do segmento cresceram mais nos últimos anos?

Analise quais as empresas do seu segmento cresceram mais. Descubra o queestão fazendo diferente. Quais as estratégias que estão usando. Quais são seuspontos fortes. Onde se diferenciam. Tire proveito do sucesso dessas empresase melhore seu negócio. Não espere as coisas acontecerem para tomar uma decisão, antecipe-se aos fatos.

Como está o nível de motivação da direção para continuar administrandoo negócio?

Seja sincero consigo mesmo. Você ainda tem motivação para administrar sualoja? Ou está nela apenas por falta de opções. Você ainda acredita que o seunegócio vale a pena? Não se transforme em um morto vivo. A falta de motivação com o negócio é o inicio do fim de qualquer empreendimento.

A direção da empresa tem tido dedicação suficiente para administrarbem o negócio?

Se você fosse contratado para trabalhar para si mesmo, você se contrataria?Não seja medíocre com a sua empresa, ofereça a ela toda a sua dedicação, tempo e esforço. Não se iluda, como patrão você tem que trabalhar mais do que qualquer funcionário seu.

Quais os produtos que dão mais lucro?

Você sabe quais os produtos que dão mais lucros à loja? Tem a noção clara daimportância deles para o negócio. É imprescindível conhecer esses produtos,isso o ajudará a cuidar melhor deles. Cuidar para que não faltem, para que os preços estejam corretos, para que sua exposição seja atraente e assim por diante.

Qual o grau de escolaridade médio dos funcionários da loja?

Seus funcionários possuem um nível mínimo de escolaridade? A loja tem buscado contratar pessoas com o mínimo de conhecimento? Pessoas maiseducadas têm mais chance de se desenvolver profissionalmente. Procure contratar pessoas com o mínimo de estudos. Dê oportunidade para que os funcionários atuais se aperfeiçoem profissionalmente.

Quando foi o último treinamento dado para todos os funcionários da loja?

A sua empresa possui uma programação de treinamento, de acordo com anecessidade da loja e o perfil dos funcionários? Qual a freqüência dessestreinamentos? Eles atingem todos na empresa ou são restritos a um pequenogrupo? Não reclame de ter maus funcionários, se o que fez até agora foi abriralgumas vagas de empregos.

Qual é o (%) mensal de tornouver da loja?

Como é a rotatividade de funcionários na sua loja? Ela está na média do mercado? Quais são os principais motivos que levam os funcionários a saíremda empresa? A empresa tem uma política de retenção de funcionários? Para sua loja manter um quadro mais efetivo de funcionários estes devem termotivos para permanecer na sua empresa, caso contrário, abandonarão o barco na primeira oportunidade.

Quais os critérios usados para recrutamento e seleção do pessoal?

Existe um processo para recrutar e selecionar funcionários? A empresa faz contratações baseadas em critérios técnicos ou as pessoas contratadas ultimamente foram laçadas na rua de acordo com a necessidade urgente daqueles profissionais.

Os funcionários vestem a camisa da empresa?

Meus funcionários vestem a camisa da empresa? Há comprometimento da equipe com os resultados positivos da loja ou não? O varejista pode acreditarna fidelidade dos colaboradores? Se a empresa deseja chegar a algum lugar é importante contar com os funcionários.

Quantos fornecedores atualmente tem a loja?

Parece incrível, mas existem pequenas lojas que têm mais fornecedores doque muitas redes. Saber a quantidade exata de fornecedores da loja, inclusivepor categoria de produtos é uma excelente forma de avaliar a qualidade domix oferecido aos clientes.

Qual o valor da compra média de cada fornecedor da loja?

Ter essa informação é importante para avaliar se o volume médio de comprasde cada fornecedor não está baixo e muito diluído, dificultando as negociações.Ter um volume muito baixo de compras com determinado fornecedor diminuimuito as possibilidades de negociações mais vantajosas. Em muitos casos é preferível não comprar de determinado fornecedor se os valores envolvidos forem muito baixos.

Conclusão: é preciso mudar.