7. Controlo do sistema de arquivo (1)

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O controlo do sistema de arquivo

7. Controlo do sistema de arquivo (2)

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Controlo - Premissas

• O êxito ou fracasso de uma intervenção deve ser medido com exactidão, apenas dois anos depois dessa intervenção, estudando se existem correcções pertinentes a introduzir.

• Para controlar o sistema criado podemos utilizar dois índices:

• Índice do movimento do arquivo

• Índice de organização do arquivo

7. Controlo do sistema de arquivo (3)

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Índice do movimento do arquivo

• O índice do movimento do arquivo é dado pelo coeficiente entre o nº de documentos consultados por ano e o nº de documentos arquivados.

• A situação só é satisfatória se forem consultados anualmente, no mínimo 10% da documentação arquivada. Um número inferior revela a existência de um excesso de material em arquivo, que sobrecarrega o serviço e que deve ser eliminado.

Nº docs. consultados/ano

Nº docs. arquivados/ano

7. Controlo do sistema de arquivo (4)

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Índice de organização do arquivo

• O índice de organização do arquivo é dado pelo quociente entre o nº de documentos não localizados pelo nº de documentos localizados.

Nº docs. não localizados

Nº docs. localizados

• Se for inferior a 0,3% a situação é normal e se for superior há que rever com urgência todo o sistema de organização e estabelecer uma série de controlos, para evitar uma excessiva dispersão do material de arquivo.