810 - PMBOK Cap10 Comunicas.ppt

7/24/2019 810 - PMBOK Cap10 Comunicas.ppt

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NICA

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PMBOK Edio

III

Gerenciamento das

comunicaes do projeto


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Gerenciamento dascomunicaes do projeto

Garantir a gerao, coleta,distribuio, armazenamento,

recuperao e destinao final das

informaes sobre o projeto.


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Gerenciando a MensagemQuando a notcia de que uma mudana est em cursochega ao bebedouro, as pessoas podem comear adistribuir currculos e os melhores funcionrios podemser cooptados pela concorrncia.Numa empresa onde a alta gerncia tinha anunciadoque haveria demisses, mas depois de trs meses, aempresa no informou mais nada...Um dia, uma gerente intermediria, entrou noescritrio do vice-presidente snior e fechou a porta.Alguns minutos depois, saiu soluando. Imediatamentecomeou a se espalhar o boato de que ela tinha sidodemitida.

Mas a verdade que seu cachorro acabara demorrer e ela estava justificando uma sada...


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.1 Identificar as partes

interessadasDeterminao das partes interessadas

no projeto, pessoas e organizaes que

afetam, influem ou contribuem para osucesso do projeto.


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.2 Planejar as comunicaes

Determinao das necessidades eforma de comunicao dasinformaes a coletar e fornecer para

as partes interessadas no projeto.


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.3 Distribuir as informaes

Colocao das informaes necessrias

disposio das partes interessadas noprojeto no momento adequado.


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.4 Gerenciar as expectativas das

partes interessadasGerenciamento das comunicaes e

interaes para satisfazer os requisitos das

partes interessadas no projeto e resolverseus problemas medida em queacontecem.


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.5 Reportar o desempenhoColeta e distribuio das informaessobre o desempenho. Isso inclui orelatrio de andamento, medio doprogresso e previso.


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Identificar as Partes Interessadas

Essa identificao busca reconhecer nopblico, clientes, patrocinadores,

legisladores e a organizao executora,fontes de auxlio ou combate ao projeto,permitindo estabelecer prioridades e os

relacionamentos indispensveis para osucesso do projeto.


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Entradas

.1 Termo de abertura do projeto

.2 Documentos de aquisio (contratos)

.3 Fatores ambientais da empresa

.4 Ativos de processos organizacionaisTAP


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Ferramentas e tcnicas

.1 Anlise das partes interessadas

Localizeos

agentes eos tratedeacordo


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.2 Opinio especializadabuscar quem pode dar as informaes alta administrao, outros clientes, associaestcnicas e profissionais, fornecedores, bases de

dados privadas ou governamentais,especialistas na rea, gerentes e participantesde projetos anteriores...

Bl...


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Sadas

Registro das partes interessadas Identificao, avaliao, classificao, acesso

Estratgia para o seu gerenciamento Listados os interesses, medidas a tomar para

ampliar oportunidades ou reduzir efeitos deataques, estabelecer parcerias, prioridades edemais itens de relacionamento.


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Planejar as comunicaes

O planejamento das comunicaesdetermina as necessidades deinformaes e comunicaes das partesinteressadas identificadas; quem precisade qual informao, quando ser

requerida, como ser fornecida,periodicidade, meio de transporte e porquem.


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Os requisitos de comunicao das partes interessadasAs informaes que sero comunicadas, inclusive oformato, contedo e nvel de detalhes

A pessoa responsvel pela comunicao das informaesA pessoa ou os grupos que recebero as informaesOs mtodos ou tecnologias usados para transmitir asinformaes, como memorandos, e-mail e/ou comunicados

imprensa


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A freqncia da comunicao.

Os prazos para identificar processos para aumentar o

nvel e a cadeia gerencial (nomes) para levar para

nveis mais altos problemas que no podem ser

resolvidos em um nvel hierrquico mais baixo

O mtodo para atualizar e refinar o plano de

gerenciamento das comunicaes conforme o projetose desenvolve e avana

Glossrio da terminologia comum.


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Item de comunicaes.As informaes que serodistribudas s partes interessadas.Objetivo.A razo da distribuio dessas informaes.

Freqncia.A freqncia de distribuio dessasinformaes.Datas de incio / concluso. O prazo para adistribuio das informaes.Formato / meio fsico. O layout das informaes e o

mtodo de transmisso.Responsabilidade. O membro da equipe encarregadoda distribuio das informaes.


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Entradas

(so as sadas do processo anterior).1 Registro das partes interessadas

.2 Estratgia para o seu gerenciamento

.3 Fatores ambientais da empresa

.4 Ativos de processos organizacionais


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Anlise dos requisitos da comunicao

Organogramas, volumes, tecnologia,distribuio geogrfica, hierarquia,responsabilidades e segurana de acesso a

dados...


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Ferramentas e tcnicasTecnologia das comunicaes

As metodologias usadas para transferirinformaes entre as partes interessadas noprojeto podem variar significativamente.

Por exemplo, uma equipe de gerenciamentode projetos pode incluir desde conversas breves

at reunies demoradas ou incluir como mtodosde comunicao desde simples documentos porescrito at itens que podem ser acessados on-line(como cronogramas e bancos de dados).


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Ferramentas e tcnicasModelos das comunicaes

As metodologias usadas para transferirinformaes entre as partes interessadas noprojeto podem variar significativamente.

Por exemplo, uma equipe de gerenciamentode projetos pode incluir desde conversas breves

at reunies demoradas ou incluir como mtodosde comunicao desde simples documentos porescrito at itens que podem ser acessados on-line(como cronogramas e bancos de dados).


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Planejar as comunicaesModelos das comunicaes

Modelos emissor-receptor.

Escolha dos meios de comunicao.Estilo de redao.Tcnicas de apresentao.Tcnicas de gerenciamento de reunies.

Codificao, Mensagem.Rudo.Meio fsico.Decodificao ou compreenso.


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Planejar as comunicaesModelos das comunicaes


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Restries.As restries so fatores que podem limitar as

opes da equipe de gerenciamento deprojetos.

Exemplos de restries incluem membros daequipe em locais geogrficos diferentes,

verses incompatveis de softwaredecomunicao ou capacidades tcnicas detransmisso ou divulgao limitadas.


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Ferramentas e tcnicasMtodos de comunicao

interativareunies, telefonemas, visitas

passiva (pull ns mandamos)cartas, memos, relatrios, e-mails,comunicados pela

imprensa, correio

ativa (push eles buscam)o destinatrio tem acesso informao sites,

assinaturas...


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Sadas

.1 Plano de gerenciamento das

comunicaesInclui diretrizes para reunies de andamento do

projeto, da equipe do projeto, eletrnicas e e-mails.

.2 Atualizaes nos documentos do projeto


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Distribuir informaes

Envolve colocar as informaes disposio das partes interessadas noprojeto no momento oportuno.

Implementar o plano de comunicaesResponder a solicitaes de informaesno previstas


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Entradas

.1 Plano de gerenciamento do projetocaptulo comunicaes

.2 Relatrios de desempenho

.3 Ativos de processosorganizacionais


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Ferramentas e tcnicas.1 Mtodos de comunicaoAs habilidades de gerenciamento geral

relacionadas s comunicaes incluem garantir queas pessoas certas obtenham as informaes certasna hora adequada;O emissor responsvel por garantir que as

informaes estejam claras e completas, de formaque o receptor as possa receber corretamente, epela confirmao de que elas so adequadamenteentendidas.


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Ferramentas e tcnicas.1 Mtodos de comunicao

Reunies, conferncias (tele e reais)Linguagens escrita e oral, ouvir e falarInterna (dentro do projeto) e externa (o cliente, osmeios de comunicao, o pblico)Formal (relatrios, briefings) e informais(memorandos, conversas para fins especficos)Vertical (para cima e para baixo na organizao)e horizontal (entre os pares).


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Ferramentas e tcnicas.2 Ferramentas de distribuio das informaes

So necessrios meios para a coleta e envio dasinformaes necessrias.

As informaes podem ser coletadas e recuperadas pordiversos meios, inclusive sistemas manuais dearquivamento, bancos de dados eletrnicos, softwaredegerenciamento de projetos e sistemas que possibilitam o

acesso documentao tcnica, como desenhos deengenharia, especificaes de designe planos de teste.


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Distribuir informaesFerramentas e tcnicas.2 Ferramentas de distribuio das informaesReunies do projeto, distribuio de cpias impressas dedocumentos, sistemas manuais de arquivamento e bancos

de dados eletrnicos de acesso compartilhadoFerramentas para conferncias e comunicao eletrnica,como e-mail, fax, correio de voz, telefone, videoconfernciae conferncias, e publicaes na Internet.Ferramentas eletrnicas de gerenciamento de projetos,

como interfaces Web para softwarede gerenciamento deprojetos e elaborao de cronogramas, suporte a reunies eescritrios virtuais, portais e ferramentas de gerenciamentode trabalho colaborativo.


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Sadas.1 Ativos de processos organizacionais (atualizaes)

Documentao das lies aprendidas.

A documentao inclui as causas dos problemas,as razes que motivaram as aes corretivasescolhidas e outros tipos de lies aprendidas sobre adistribuio das informaes.

As lies aprendidas so documentadas de formaque integrem o banco de dados histrico tanto paraeste projeto como para a organizao executora.


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Sadas.1 Ativos de processos organizacionais(atualizaes)

Registros do projeto.Incluem correspondncias, memorandos e

documentos que descrevem o projeto;conforme possvel e adequado, mantidas deuma forma organizada.

Os membros da equipe podem tambmmanter registros em um dirio do projeto.


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Sadas

.1Ativos de processos organizacionais (atualizaes)Relatrios do projeto. Os relatrios formais e informais

do projeto detalham o andamento do projeto e incluemlies aprendidas, registros de problemas, relatrios deencerramento do projeto e sadas de outras reas deconhecimentoApresentaes do projeto.A equipe do projeto fornece

informaes, formal ou informalmente, a algumas ou atodas as partes interessadas no projeto. Essasinformaes so relevantes para as necessidades daaudincia e o mtodo de apresentao adequado.


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Sadas.1 Ativos de processos organizacionais (atualizaes)

Feedback das partes interessadas.

As informaes recebidas das partes interessadasrelativas s operaes do projeto podem serdistribudas e usadas para modificar ou melhorar odesempenho futuro do projeto.

Notificaes das partes interessadas. possvel fornecer informaes s partes

interessadas sobre problemas resolvidos, mudanasaprovadas e andamento geral do projeto.


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Sadas

.2 Mudanas solicitadas

As mudanas surgidas no processodistribuio das informaes devemcausar mudanas nos planos de

gerenciamento do projeto e dascomunicaes.


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Gerenciar expectativas das partesinteressadas

O gerenciamento das expectativas das

partes interessadas se refere a administrar as

comunicaes para satisfazer suas

necessidades no projeto e resolver seus

problemas na medida em que ocorrem.


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Gerenciar expectativas das partes

interessadas

Entradas

.1 Registro das partes interessadasLista de participantes visando suaincluso nas comunicaes do projeto.


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interessadas

Entradas

.2 Estratgia para gerenciamento daspartes interessadas

Os requisitos e expectativas das partesinteressadas propiciam um

entendimento das suas metas,objetivos e nvel de comunicaodurante o projeto.


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interessadas

Entradas

.3 Plano de gerenciamento do projetoNo que diz respeito ao plano decomunicaes durante o projeto.


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interessadasEntradas

.4 Registros de questes

Um registro de problemas ou um registro de itens deao so ferramentas que podem ser usadas paradocumentar e monitorar a resoluo de problemas.

Em geral, os problemas no chegam a ter a

importncia de um projeto ou atividade, mas normalmenteso abordados para manter bons relacionamentosconstrutivos de trabalho entre as vrias partesinteressadas, inclusive os membros da equipe.


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interessadas

Entradas

.5 Registros de mudanasUm registro de mudanas documenta as

alteraes e permite comunicar as

consequencias aos interessados a respeitodos impactos em tempo, custo e risco.


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interessadas

.6 Ativos de processos

organizacionais

Conforme aparecem problemas noprojeto, o gerente de projetos deveabordar e resolver esses problemas

juntamente com as partesinteressadas no projeto adequadas.


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interessadasFerramentas e tcnicas.1 Mtodos de comunicao

Os mtodos de comunicao identificadospara cada parte interessada no plano degerenciamento das comunicaes soutilizados durante o gerenciamento das partesinteressadas.

As reunies presenciais dos membros soos meios mais eficazes de comunicao eresoluo de problemas com as partesinteressadas.


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interessadas


.2 Habilidades interpessoais

Estabelecimento de confiana

Soluo de conflitos

Escuta ativaSuperao das resistncias mudana


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.3 Habilidades gerenciais

Habilidades de apresentao

Negociao

Habilidades de redaoCapacidade de falar em pblico


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Sadas

.1 Problemas resolvidosConforme os requisitos das partes

interessadas so identificados e

resolvidos, o registro de problemas irdocumentar as questes que foramabordadas e encerradas.


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interessadasSadas.1 Ativos de processos organizacionais

(atualizaes)A documentao das lies aprendidas incluias causas dos problemas, as razes quemotivaram as aes corretivas escolhidas eoutros tipos de lies aprendidas sobre ogerenciamento das partes interessadas.

As lies aprendidas so documentadas deforma que integrem o banco de dados histrico.


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interessadas

.2 Solicitaes de mudanas

Incluem mudanas no andamento dosproblemas das partes interessadas no plano de

gerenciamento de pessoal, que so necessrias

para refletir as mudanas em como as

comunicaes com as partes interessadas iro

ocorrer.


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interessadas

.3 Plano de gerenciamento do

projeto (atualizaes)

O plano de gerenciamento doprojeto atualizado para refletir asmudanas feitas no plano das

comunicaes, escopo etc.


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interessadas.4 Documentos do projeto (atualizaes)

Aes corretivas incluem mudanas para

fazer com que o desempenho futuro esperadodo projeto fique de acordo com o plano degerenciamento do projeto.

Registros das partes interessadasRegistros das questes

etc


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Reportar o desempenho

O processo de reportar o desempenho envolvea coleta de todos os dados de linha de base e adistribuio das informaes sobre o

desempenho s partes interessadas.O relatrio de desempenho deve normalmentefornecer informaes sobre escopo,cronograma, custo e qualidade.


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Entradas

.1 Plano de gerenciamento do projeto

O plano de gerenciamento do projeto

fornece informaes sobre a linha debase e suas variaes.


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Entradas.2 Informaes sobre o desempenho

do trabalhoSituao atual das entregas, e sobre oque foi realizado, coletadas como parteda execuo do projeto como andamento,

progresso e custos incorridos.


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Entradas

.3 Medies de desempenho do

trabalhoOs valores calculados da variao dedatas de incio e fim, do ndice de

desempenho de prazos, custos etcnicos.


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Entradas

.4 Previso de oramentoUm valor de Estimativa de Prazo eCustos calculado fornecido pela

organizao executora documentado eo valor comunicado s partesinteressadas.


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Entradas

.5 Ativos de Processos OrganizacionaisModelos de relatriosPolticas e procedimentosLimites de variao admitidos


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.1 Anlise da variao

Viso das causas das diferenas entre arealizao e a linha de base

Verificar a qualidade das informaescoletadas

Determinar as variaes Determinar impacto em custos e

cronograma d projeto


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.2 Mtodos de previso

sries temporaismtodos causais

mtodos subjetivos


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.3 Mtodos de comunicao

As informaes podem ser coletadas ecompiladas a partir de diversos meios,inclusive sistemas de arquivamento

manual, bancos de dados eletrnicos,softwarede gerenciamento de projetos esistemas que permitem acesso documentao tcnica.


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Ferramentas e tcnicas.4 Sistemas de distribuio de informaes

Os pacotes de softwareque incluem relatriosde tabelas, anlise de planilhas, apresentaesou capacidades grficas podem ser usados

para criar imagens de qualidade para aapresentao dos dados de desempenho doprojeto.


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Sadas

.1 Relatrios de desempenhoOs relatrios de desempenho organizam e sintetizam

as informaes coletadas e apresentam os resultadosde qualquer anlise comparados com a linha de baseda medio de desempenho.Os relatrios devem fornecer informaes sobre o

progresso, andamento e o nvel de detalhes exigidopelas diversas partes interessadas, conformedocumentado no plano de gerenciamento dascomunicaes.


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Sadas.2 Ativos de processos organizacionais

A documentao das lies aprendidas inclui

as causas dos problemas, as razes quemotivaram as aes corretivas escolhidas eoutros tipos de lies aprendidas sobre orelatrio de desempenho.As lies aprendidas so documentadas deforma que integrem o banco de dados histricotanto para este projeto como para aorganizao executora.


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Sadas.3 Solicitaes de mudanas

A anlise do desempenho do projeto

freqentemente gera solicitaes de mudanas,alm das causadas pela dinmica normal dasorganizaes.

As aes corretivas recomendadas incluem

mudanas para fazer com que o desempenhofuturo esperado fique de acordo com o plano degerenciamento do projeto.

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