A evolução das empresas rumo ao eSocial - pwc.com.br · rumo ao eSocial 3a edição da pesquisa sobre o eSocial. PwC 1 Sumário Apresentação 3 Sobre a pesquisa 5 Sobre o eSocial

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A evolução das empresas rumo ao eSocial

3a edição da pesquisa sobre o eSocial

1 PwC

Sumário

Apresentação 3

Sobre a pesquisa 5

Sobre o eSocial 8

Principais conclusões da pesquisa 9

Como as empresas estão se preparando 10

Fatores críticos de sucesso para adequação ao eSocial 21

Equipe de pesquisa 24

3 PwC

Apresentação

Há quase dois anos, as empresas que operam no país estão vivendo uma importante mudança regulatória, o eSocial.

A sistematização no fornecimento de informações ao eSocial obriga os empregadores a racionalizar e automatizar diversos processos, especialmente os relacionados à gestão de pessoas, mas também outros.

As empresas começaram a se mobilizar em julho de 2013, com a publicação da primeira versão do Manual de Orientação do eSocial. A previsão é que o eSocial passe a vigorar, em setembro de 2016, para as empresas com faturamento anual acima de R$ 78 milhões e, em janeiro de 2017, para as demais organizações.

Ciente dos desafi os que a implementação do eSocial representa, a PwC tem acompanhado de perto a mudança e orientado várias organizações nesse processo.

Para verifi car a evolução das empresas na preparação para o eSocial, apresentamos os resultados de nossa mais recente pesquisa sobre o tema – a primeira foi divulgada em 2014 e a segunda, no início de 2015. O objetivo foi mapear as iniciativas e ações adotadas, buscando entender os principais desafi os e difi culdades encontrados pelas organizações e também as lições aprendidas.

Agradecemos aos profi ssionais e às empresas participantes que compartilharam conosco as suas experiências e visões.

A todos, uma boa leitura!

Fernando AlvesSócio-presidentePwC Brasil

5 PwC

Sobre a pesquisa

A pesquisa busca entender como as empresas estão se preparando para cumprir com as obrigações do eSocial, que representa uma importante mudança no ambiente regulatório brasileiro. Procuramos identificar o avanço na adequação ao novo sistema, por meio de uma análise comparativa entre o cenário atual das empresas diante do eSocial e a situação apresentada nas pesquisas realizadas pela PwC em 2014 e início de 2015.

Contamos com a participação de 231 empresas de diversos setores

da economia, a maioria com capital nacional e representada, em grande parte, pelos responsáveis da área de Recursos Humanos. Aproximadamente, 82% delas já tinham um projeto ou ações voltadas à adaptação ao ambiente do eSocial, e 12% estão participando do grupo piloto criado pela Receita Federal para testar e discutir os leiautes e os procedimentos relacionados ao eSocial durante sua fase de desenvolvimento.

Na comparação dos resultados dessa pesquisa com aqueles apontados em 2014 e no primeiro semestre de 2015, é importante notar que parte

das variações pode ser explicada por mudanças na composição da amostra de empresas, uma vez que ambos os levantamentos foram realizados por adesão espontânea dos respondentes. Porém, entendemos que os resultados ajudam a compreender a evolução dos trabalhos de adequação ao longo do último ano.

Uma das últimas informações oficiais divulgadas sobre o eSocial foi a versão 2.1 do Manual de Orientação do eSocial aprovada pela Resolução do Comitê Gestor nº 002/2015.

Jul: Publicação do Ato Declaratório nº 5, de 17 de julho de 2013, que aprovou e divulgou o primeiro leiaute do eSocial (Manual de Orientação do eSocial, v. 1.1).

Dez: Publicação do Decreto 8.373, de 11 de dezembro de 2014, que instituiu o eSocial

Fev: Aprovação do manual de orientação do eSocial, v. 2.0. Abr: Divulgado o manual de orientação aos desenvolvedores do eSocial, v 1.0.

Jun: Publicação do cronograma oficial do eSocial, Resolução nº1, de 24 de junho de 2015

Set: Obrigatoriedade do eSocial para as empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões em 2014 (exceto eventos de Saúde e Segurança do trabalho).

Jan: Obrigatoriedade da prestação de informações referentes a Saúde e Segurança do trabalho para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões em 2014

Jan: Obrigatoriedade do eSocial para as demais empresas.

Jul: Obrigatoriedade da prestação de informações de Saúde e Segurança do trabalho para as demais empresas

2013 2014 2015 2016 2017

A cronologia apresentada está baseada nas informações disponíveis na Resolução nº 1, de 24 de junho de 2015, publicada no Diário Oficial.

6 Pesquisa eSocial

Figura 2 - Características das empresas participantes

2o semestre/2015 1o semestre/2015 2014

13%

22%25%

20%

13%16%

7%

15%10%

7%8%

2%

20%20%

20%

10%

10%29%

Acima de 3.000

empregados

2001 a 3.000 empregados

1001 a 2.000empregados

501 a 1000 empregados

101 a 500empregados

Até 100 empregados

Número de empregados

Base: 2º semestre de 2015 - 231 respostas; 1º semestre de 2015 - 153 respostas;

2014 - 41 respostas.

Origem do Capital




Pública

EconomiaMista

Multinacional

Nacional

49%62%

66%

44%37%

32%

4%1%

2%

3%0%0%

7 PwC

Os seguintes setores de atuação representam 9% da amostra: Metalúrgica, Educação, Papel e Celulose, Logística, Automobilístico, Terceiro Setor, Entretenimento e Lazer.

Setor de atuação

2o semestre/2015

Base: 2º semestre de 2015 - 231 respostas;

4%Químico/Petroquímico

5%Mineiração/

Energia

5%Agronegócio

5%Bens deConsumo

6%Tecnologia da Informação/

Telecomunicações

6%Varejo

9%Saúde

9%Engenharia e

Construção/Transportes

10%Serviços

Financeiros/Seguros

16%Prestação de Serviços

16%Produtos

Industriais

80% dos respondentes da pesquisa atuam na área de Recursos Humanos.

8 Pesquisa eSocial

Sobre o eSocial

A Resolução nº 1/2015 regulamenta o eSocial como instrumento para unifi car a prestação das informações referentes à escrituração das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fi scais. Também padroniza a transmissão, a validação, o armazenamento e a distribuição dessas informações no ambiente nacional do eSocial.

Figura 3 - Grupos de informações previstos no Manual de Orientação do eSocial

Apesar da sistematização, o eSocial não dispensa as empresas de manter os documentos na forma e nos prazos previstos na legislação aplicável.

Os eventos que compõem o eSocial obedecerão às regras constantes no Manual de Orientação do eSocial, versão 2.1, e serão transmitidos ao ambiente nacional de acordo com os prazos previstos na Figura 3.

Eventos periódicos

Estes eventos são compostos por registros e transmissões de dados tais como::

• Remuneração dos trabalhadores e outros pagamentos

• Aquisição de produção rural• Informações tributárias, trabalhistas e

previdenciárias

Eventos não periódicos

Estes eventos são compostos por registros de ações ou situações advindas da relação entre empresa e trabalhador, tais como:

• Admissão• Alteração contratual• Comunicações de acidente

de trabalho• Afastamentos• Reintegração• Exposição a agentes nocivos• Entre outros eventos

Eventos iniciais e tabelas

Estes eventos estão compostos por informações de natureza permanente, armazenadas em tabelas, tais como:

• Tabela de rubricas• Tabela de cargos• Tabela de horários• Tabela de estabelecimentos e obras

de construção civil• Tabela de processos• Informações do empregador• Vínculos empregatícios atuais• Entre outros eventos

Os eventos iniciais e tabelas serão as primeiras informações a serem transmitidas pelas organizações ao eSocial, a partir do momento de obrigatoriedade.

Os eventos não periódicos deverão ser gerados e transmitidos de acordo com o respectivo prazo legal.

Os eventos periódicos deverão ser transmitidos até o dia 7 do mês seguinte ao da competência de referência.

1 2 3

Prazo

9 PwC

Principais conclusões da pesquisaCom base nas respostas dos participantes sobre o processo de preparação para cumprir as obrigações previstas no eSocial,

destacamos as seguintes conclusões:

1

2

3

45

6

7

As empresas estão cada vez mais comprometidas com a adequação e conscientes das necessidades do eSocial.

As maiores dificuldades de adequação ao eSocial se concentram no saneamento de dados, atendimento a prazos e requisitos legais e revisão da estrutura de funcionamento das áreas envolvidas.

As empresas avançaram no processo de adequação ao eSocial, a maioria atualmente está na fase de diagnóstico e implementação.

Após a implantação do eSocial, as empresas consideram que o cumprimento dos prazos legais será uma das maiores dificuldades.

Melhoria no cumprimento da legislação e maior eficiência nos processos são os benefícios mais esperados pelas empresas.

Mudança cultural e processos internos são as maiores dificuldades para adequar-se ao eSocial.

Continua a percepção de que a área de RH sofrerá os maiores impactos, mas o eSocial afeta a empresa como um todo.

10 Pesquisa eSocial

Como as empresas estão se preparando

Esta seção do relatório explora cada uma das principais conclusões da pesquisa, apresentando com um pouco mais detalhes as estratégias utilizadas pelas empresas para se adequar ao eSocial, bem como as barreiras e os facilitadores que elas estão encontrando nesse processo.

1. Continua a percepção de que a área de RH sofrerá os maiores impactos, mas o eSocial afeta a empresa como um todo.

Grande parte das informações a serem fornecidas no eSocial está relacionada à gestão de pessoas. Assim, é natural que as empresas continuem percebendo que essa área é a mais afetada.

Como as informações necessárias para enviar o eSocial têm origem em diversas fontes, os participantes da pesquisa também indicaram impactos em outras áreas (ver Figura 4). Observamos que as áreas indicadas são as mesmas mencionadas nas edições anteriores da pesquisa, com uma pequena diferença na percepção de impacto em três áreas: ele é maior na área de TI e menor nas de Contabilidade e Compras (Gestão de Terceiros).

11 PwC

Figura 4 - Áreas mais impactadas pelo e-Social

P: Qual das áreas abaixo, na sua opinião, sofrerá maiores impactos em seus processos para se adequar ao eSocial?

Outra:

Jurídico

Operação (área de negócio)

Compras (Gestão de Terceiros)

Contabilidade

Tecnologia da Informação

Fiscal

Saúde, Segurança e Meio Ambiente

Recursos Humanos




43%44%

45%

26%16%16%

6%8%

5%

6%11%

4%

6%7%

11%

5%5%

10%

3%7%

5%

3%3%

1%

2%0%

3%

Setor de atuação

A percepção de menor impacto na área de Compras (Gestão de Terceiros) talvez se deva à possibilidade de algumas informações sob sua responsabilidade, como dados sobre Serviços Prestados e Tomados, deixaram de ser exigidas no eSocial e migraram para o módulo do SPED a Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída (EFD-Reinf).

Vale ressaltar ainda que poucas empresas (apenas 3%) perceberam que o impacto das mudanças pode ser grande na sua própria operação. Muitas das informações requeridas pelo eSocial são originadas nas áreas operacionais e administrativas da organização e, para serem capturadas nos processos de RH, precisam da intervenção dos gestores dessas áreas.

Assim, o desafi o das empresas não é apenas se adequar neste momento ao eSocial, mas também manter a sua conformidade, pois está em jogo uma mudança de comportamento dos gestores no sentido de dar mais atenção à precisão e à tempestividade das informações fornecidas.

12 Pesquisa eSocial

2. As empresas estão cada vez mais comprometidas com a adequação e conscientes das necessidades do eSocial.

Com base nas respostas obtidas, observamos uma evolução no comprometimento das empresas com o projeto de adequação ao eSocial em relação às edições anteriores da pesquisa. Dos participantes, 57% afi rmaram que sua empresa apresenta uma estrutura interna dedicada ao projeto de adequação ou já contrataram uma consultoria especializada – um avanço de 15 pontos percentuais em relação ao ano anterior.

Parte das empresas ainda estava aguardando a divulgação da versão fi nal do manual do eSocial para iniciar o projeto de adequação, enquanto 18% ainda não estão preparadas para conduzir o projeto ou entendem que as mudanças se restringem ao software de folha de pagamento.

Figura 5 - Comprometimento das empresas com a adequação ao eSocial

P: Você acredita que sua empresa está consciente e comprometida com as necessidades do eSocial?

possuem uma estrutura interna dedicada ao projeto de adequação ou ja contrataram uma consultoria especializada

estavam aguardando a versão fi nal do manual para iniciar o projeto de adequação

não estão preparadas para conduzir o projeto ou entendem que as mudanças são uma questão restrita ao software de folha de pagamento

57%

25%

18%

3. As empresas avançaram no processo de adequação ao eSocial: a maioria atualmente está na fase de diagnóstico e implementação.

Das empresas pesquisadas, 81% iniciaram atividades de adequação ao eSocial e estão na fase de diagnóstico, implementação ou monitoramento, porém, uma parcela da amostra (19%) ainda não realizou qualquer atividade com relação ao eSocial.

Base amostral: 2º semestre de 2015 - 231 respostas; 1º semestre de 2015 - 153 respostas; 2014 - 41 respostas.

Figura 6 - Fase de adequação da empresa ao eSocial

P: Em que fase você acredita que a sua empresa está em relação ao eSocial?

Monitoramento

Implementação

Diagnóstico

Sem iniciativa

2o semestre/2015 1o semestre/2015


4%

29%36%

42%41%

23%19%

6%

13 PwC

Aprofundando a questão, a pesquisa procurou entender a evolução das empresas em algumas áreas críticas (ver Figuras 6 e 7).

É importante destacar que, embora as empresas avaliem seu nível de adequação de maneira positiva, ainda há grandes desafi os a serem vencidos para assegurar que elas estejam prontas para enviar as informações em setembro de 2016. Entre eles, destacamos a conformidade legal dos procedimentos e das políticas atualmente adotadas. O aspecto não foi avaliado em profundidade na pesquisa, mas diante da complexidade da legislação trabalhista e previdenciária no Brasil, pode exigir das empresas um esforço signifi cativo para garantir seu pleno atendimento.

Segundo declarações do próprio governo, as medidas atuais contribuirão para melhorar a fi scalização e reduzir despesas do governo com programas relacionados à saúde do trabalho. Estima-se que cerca de R$ 2,7 bilhões seriam obtidos com o incremento da fi scalização eletrônica, e que o eSocial deverá também ajudar a elevar a cobrança de multas das empresas que desrespeitam as regras trabalhistas1.

¹ Fonte: Valor Econômico. “Governo prepara pacote trabalhista que deve somar R$ 10 bi, diz ministro”, publicado em 09/02/2015.

2o semestre/2015

Muito pouco

Parcialmente

Totalmente 36%

55%

9%

As áreas críticas para adequação encontram-se em estágio similar de evolução. Mas em todas as frentes percebe-se um esforço signifi cativo para adequação.

Figura 7 - Evolução do nível de adequação das empresas

P: Na sua opinião, o quanto sua empresa está adequada para atender aos requisitos do ambiente do eSocial?

Base de informações(dados para os eventos)

2o semestre/2015

57%

38%

5%Muito pouco

Parcialmente

Totalmente

14 Pesquisa eSocial

Controles internos

2o semestre/2015

57%

12%

31%

Muito pouco

Parcialmente

Totalmente


As empresas estão realizando diversos ajustes na frente de Tecnologia da Informação. Entretanto 16% delas informaram que ainda não realizaram nenhuma ação.

2o semestre/2015


Aquisição de novos sistemas

Aquisição de compilador

para integração das informações

existentes

Revisão da estrutura de funcionamento

da área de TI

Aquisição demensageria

para transmissão das informações

para o eSocial

Nenhuma ação

Aquisição de novos módulos para os

sistemas atuais

Customizações em sistemas

27%

16%

16%

14%

9%

9%

8%

Figura 8 - Ações realizadas na área de TI para adequação ao eSocial

P: Quais ações na área de TI sua empresa está realizando para se adequar ao eSocial?

Sistemas atuais

2o semestre/2015

51%

39%

10%Muito pouco

Parcialmente

Totalmente

15 PwC

Difi culdade para coletar as informações e custo são os maiores obstáculos destacados pela área de TI

Figura 9 - Principais desafi os na implementação das ações de TI

P: Quais os principais desafi os encontrados por sua empresa na implementação das ações de TI?

Entendimento da equipe de TI sobre

os requisitos do eSocial

Dificuldade para realizar mudanças

em sistemas globais

Custo

Dificuldade em coletar as informações em

diferentes sistemas/fontes para envio ao eSocial

2o semestre/2015


37%

29%

20%

14%




4. Mudança cultural e processos internos são as maiores difi culdades para a adequação ao eSocial.

Nesta edição da pesquisa, 29% dos respondentes destacaram a mudança cultural como uma das maiores difi culdades para se adequar ao eSocial, percentual bem parecido com o resultado da pesquisa anterior, na qual 30% das empresas também identifi caram essa questão como um dos principais obstáculos.

O resultado demonstra que as empresas continuam percebendo que o novo ambiente mudará o tempo de resposta às demandas de informações no dia a dia, como também o nível de cuidado necessário para garantir a qualidade do que é fornecido.

Informações como as relativas a acidentes de trabalho, admissão, desligamento de profi ssionais e mudança no conjunto de atividades dos trabalhadores precisam ser fornecidas de modo tempestivo às autoridades. Com o novo sistema, isso será feito de maneira eletrônica e dentro do prazo legal.

Além disso, como o ambiente do eSocial envolve o sequenciamento lógico de dados, inconsistências nas informações fornecidas serão verifi cadas automaticamente, o que impedirá a empresa de enviar os arquivos e, também, evitará riscos de autuação.

16 Pesquisa eSocial

Figura 10 - Principais difi culdades

P: Diante da nova obrigação, indique até dois temas com os quais você acredita que sua empresa terá mais difi culdade em lidar.

Capacitaçãodos profissionais

envolvidos

Estruturae governança

Pleno cumprimento da legislação vigente

Comprometimentodos gestores da empresa

Sistema e tecnologia

Processosinternos

Mudança cultural

14%3%

4%

10%5%

4%

8%8%

9%

7%10%

17%

10%

29%

30%20%

24%

29%

29%

15%15%




Além da mudança cultural, outra difi culdade mencionada por muitos respondentes é a adequação dos processos internos. Do total, 29% das empresas preveem difi culdades em relação a esse tema, mesmo percentual registrado na edição anterior da pesquisa. Esse aspecto pode ser analisado também em conjunto com o dos sistemas e tecnologia – outro assunto de grande preocupação pela sua natureza de integração.

Uma importante mudança na percepção das difi culdades enfrentadas pelas empresas está relacionada à necessidade de capacitar os profi ssionais envolvidos. A explicação pode estar na maior conscientização sobre os impactos do eSocial e, consequentemente, na busca de treinamentos e conhecimentos sobre o tema nos últimos meses.

Entre as principais causas de difi culdades percebidas pelos participantes em 2015, destaca-se a integração dos dados provenientes de diversas origens. Isso porque, em muitas empresas, parte signifi cativa das informações que precisam ser fornecidas ao eSocial não é coletada de maneira sistemática pelos processos atuais ou pelas soluções tecnológicas disponíveis. Em outros casos, é preciso redesenhar e racionalizar esses processos para cumprir plenamente as exigências, sem aumentar de forma signifi cativa o efetivo de profi ssionais em atividades administrativas.

17 PwC

Figura 11 ‒ Principais motivos das difi culdades

P: Em sua opinião, qual é o principal motivo para a provável difi culdade?

Além das difi culdades apontadas acima, a maioria dos participantes da pesquisa, este ano (77%), também acredita que garantir a segurança das informações será um aspecto crítico da implantação do eSocial.

Outros

Informações em papel não

sistematizadas

Qualidadedo conteúdo

das informações

Legislação atual muito complexa

Pouco entendimento e

comprometimento dos gestores

com o projeto

Integração dos dados de

diversas origens




2014

10%

4%6%7%

13%9%

13%

13%14%

17%

13%22%

18%

44%41%

36%

8%13%

18 Pesquisa eSocial

5. Após a implantação do eSocial, as empresas consideram que o cumprimento dos prazos legais será uma das maiores difi culdades.

Nesta edição da pesquisa, 31% dos participantes apontaram o cumprimento do prazo das obrigações como uma das principais difi culdades após a implementação do eSocial.

As empresas precisarão rever diversos processos e rotinas de atividades para que as informações estejam disponíveis no sistema no prazo exigido pelas novas regras. Por exemplo, as informações sobre admissão de um novo empregado deverão ser fornecidas até o fi m do dia anterior ao início da atividade do empregado.

Ainda não consigo visualizar dificuldades

pós implantação

Questionamento pelos empregados diante

à visualização de seus dados no sistema

Aumento dos custos

Dificuldade em manter a interação

entre as áreas

Manutenção da qualidade dos dados e

bases de informações

Dificuldade para cumprir

todas as obrigações dentro do prazo




2014

7%

13%3%

9%

21%11%11%

17%10%

16%

22%17%

26%

21%37%

31%

15%13%

Figura 13 - Principais difi culdades após a implementação

P: Após a implantação do eSocial, que difi culdades, em sua opinião, a sua empresa enfrentará?

Em 2014, 21% das empresas apontaram o aumento dos custos como a principal difi culdade após a implantação do eSocial, mas, nas pesquisas realizadas no ano de 2015, apenas 11% mencionaram esse aspecto, o que pode estar relacionado à maior conscientização das empresas sobre os objetivos do eSocial e ao fato de elas estarem se preparando para implantar o novo sistema.

19 PwC

6. Melhoria no cumprimento da legislação e maior efi ciência nos processos são os benefícios mais esperados pelas empresas.

Maior facilidadepara realização

de negócios

Ainda não consigo visualizar

ganhos e benefícios

Garantia dos direitos dos trabalhadores

Eliminação de erros e redução doscustos operacionais

para cumprimento dasobrigações acessórias

Eficiência dos processos

Melhoria no cumprimento da

legislação trabalhista, previdenciária, social e fiscal




2014

3%1%

3%

18%18%

7%

13%0%

10%

19%14%

20%

21%28%

27%

26%39%

33%

Assim como na pesquisa anterior, os respondentes destacaram, no segundo semestre de 2015, a melhoria no cumprimento da legislação em vigor (33%) como um dos principais ganhos esperados com a implantação do eSocial. Esse resultado revela que, embora o investimento inicial na adequação ao eSocial possa ser grande, as empresas esperam que a sua preparação efetiva para cumprir a complexa regulamentação do trabalho no Brasil fi que mais fácil. Isso evitará surpresas desagradáveis e impactos nos resultados do negócio, provocados por processos trabalhistas ou autuações aplicadas pelas autoridades governamentais.

A sistematização do fornecimento de informações ao eSocial vai obrigar as empresas a racionalizar e automatizar processos. Nesse novo contexto e diante da complexidade da legislação, será fundamental contar com soluções administrativas que contemplem, por exemplo, melhor integração de sistemas, gerenciamento eletrônico de documentos e ferramentas de workfl ow.

Outras expectativas interessantes também destacadas pelas empresas nesta edição da pesquisa estão relacionadas à efi ciência dos processos de gestão de pessoas (27%) e à eliminação de erros e redução de custos operacionais (20%).

A visão das empresas sobre os potenciais benefícios do eSocial indica um cenário no qual quem se preparar adequadamente poderá não apenas evitar dissabores, como multas e processos, mas também sair dessa fase de transição com uma melhor gestão de pessoas.

Figura 14 - Ganhos e benefícios esperados com o eSocial

P: Quais ganhos e benefícios você percebe em sua empresa com a adequação ao eSocial?

Das empresas analisadas, 60% estão realizando ações de comunicação ou de treinamento. Entretanto, 36% ainda não promoveram nenhuma medida relacionada à gestão da mudança, mas veem importância nesse tema e planejam realizar alguma ação.

20 Pesquisa eSocial

Figura 15 - Ações relacionadas à gestão da mudança

P: Indique quais ações relacionadas à gestão da mudança estão sendo realizadas por sua empresa:

Não será realizada nenhuma ação

de gestão de mudança

Ações de treinamento

Ações de comunicação

Em planejamento, entretanto,

nenhuma ação foi realizada até o momento

2o semestre/2015


36%

31%

29%

4%

7. As maiores difi culdades de adequação ao eSocial se concentram no saneamento de dados, atendimento a prazos e requisitos legais e revisão da estrutura de funcionamento das áreas envolvidas.

21 PwC

Fatores críticos de sucesso para adequação ao eSocial

A pesquisa revelou sinais de progresso no processo de preparação das empresas para o ambiente do eSocial.

Com base nesses sinais e também na nossa experiência de assessoria a diversas empresas engajadas nos projetos de adequação ao eSocial, destacamos alguns fatores críticos para o sucesso dessa iniciativa. São eles:

• Apoio da alta administração - A adequação ao eSocial impacta diversas áreas e profi ssionais da organização, portanto, o apoio e o envolvimento da alta administração são fundamentais para o sucesso da implementação e da operação, garantindo a dedicação dos profi ssionais e a alocação dos recursos necessários às ações previstas.

• Diagnóstico da situação atual - O passo crucial para iniciar a adequação ao eSocial é realizar uma boa avaliação da situação atual e identifi car as lacunas em relação aos requisitos, contemplando as diversas dimensões da mudança. Isso permite concentrar melhor os esforços para cumprir o prazo disponível de adequação

• Compliance e qualidade das práticas trabalhistas e previdenciárias - A fi m de assegurar o cumprimento dos requisitos trabalhistas e previdenciários, é necessário fazer uma revisão de compliance e de avaliação quanto à regularidade e à qualidade das informações, a fi m de que possíveis exposições e inconsistências sejam identifi cadas.

• Gestão de projetos e gestão da mudança - O processo de adequação envolve um conjunto de ações interdependentes e, por vezes, simultâneas. Uma boa gestão do projeto garante que nenhum detalhe seja esquecido e que os diversos prazos e estejam alinhados e sejam cumpridos. Já a gestão da mudança contribui para a conscientização, a comunicação e a preparação de profi ssionais e gestores para atuar no novo contexto.

22 Pesquisa eSocial

Figura 16 ‒ Como a PwC pode ajudar

O processo de adequação é muito mais amplo do que apenas um ajuste de sistemas. Acreditamos que existam cinco grandes frentes de análise para preparar as empresas para o eSocial.

• Interpretação técnica da legislação do eSocial;• Mapeamento dos gaps de cadastro;• Revisão de compliance e das tabelas de incidências;• Análise do ambiente tecnológico e dos controles internos;• Verifi cação da adequação e da qualidade dos dados exigidos;• Matriz de recomendações para adequação ao eSocial.

Revisão trabalhista, previdenciária e fi scal

Identifi car pontos de vulnerabilidade que podem expor inconsistências e/ou fragilidades nas práticas trabalhista e previdenciárias da empresa, ocasionando ações fi scalizatórias pelas autoridades competentes.

Tecnologia

Avaliar as principais debilidades ou limitadores na plataforma de sistemas e infraestrutura para suportar adequado nível de controle sobre os processos e segurança da informação.

Processos

Analisar processos com foco na efetividade dos mesmos e em controles, com redefi nição de fl uxos, requisitos funcionais para sistemas, políticas, indicadores e controles chaves, para melhorar a gestão e otimizar esforços.

Pessoas

Defi nir plano de comunicação para adequação às mudanças e identifi car necessidade de ações de capacitação das pessoas envolvidas no processo.

Estrutura e governança

Avaliar potencial de melhoria na estrutura organizacional e interação entre as áreas, com redefi nição de papéis e responsabilidade para garantir a correta adequação ao eSocial.

• Integração do RH com as demais áreas envolvidas com o eSocial;• Redesenho dos processos internos e do fl uxo das informações;• Revisão da estrutura, dos papéis e das responsabilidades;• Implementação das soluções e entrega do eSocial;• Gestão da mudança;• Gestão de projeto (PMO).

23 PwC

Para conhecer mais sobre o tema e ter acesso a nossas publicações, acesse o site:

www.pwc.com.br/eSocial

Relatório 2015:http://www.pwc.com.br/pt/publicacoes/servicos/consultoria-negocios/pesquisa-esocial-2015.jhtml

Relatório 2015:http://www.pwc.com.br/pt/publicacoes/servicos/consultoria-negocios/pesquisa-esocial-14.jhtml

24 Pesquisa eSocial

Equipe de pesquisa

Coordenação geralJoão LinsSócio+ 55 11 3674 [email protected] Marcel CordeiroSócio+ 55 11 3674 [email protected]

Líder de projetoDenise Casas Gerente + 55 11 3674 [email protected]

Equipe técnica de apoioMariane RibeiroConsultora+ 55 11 3674 [email protected]

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A evolução das empresas rumo ao eSocial - pwc.com.br · rumo ao eSocial 3a edição da pesquisa sobre o eSocial. PwC 1 Sumário Apresentação 3 Sobre a pesquisa 5 Sobre o eSocial