Revista de Administração Nobel, Nº 03, p. 33-44, jan./jun.2004

A importância do Controle Interno dentro dasorganizações

SUELY MARQUES DE REZENDE1

HAMILTON LUIZ FAVERO2

RESUMO

A economia do país passa por transformações que afetam diretamente as organizaçõesde tal forma que estas necessitam adaptar-se às novas condições do mercadocompetitivo. Surge então a necessidade de criação de um sistema que auxilie aadministração no controle de suas atividades. O Controle Interno é uma ferramenta desuma importância para este controle e tem o objetivo de proteger os bens de prejuízosdecorrentes de fraudes ou erros involuntários; assegurar a validade e integridade dosdados contábeis utilizados pela gerência na tomada de decisões; promover a eficiênciaoperacional da empresa dentro das normas estabelecidas, abrangendo aspectos, taiscomo práticas de emprego, treinamento, controle de qualidade, planejamento deprodução, política de vendas e auditoria interna.

1 INTRODUÇÃO

O trabalho pretende apresentar a aplicação do Controle Interno dentro dasorganizações.

Seu objetivo é o de verificar avaliação preliminar da eficiência dos controlesinternos, no que se refere a procedimentos de organização adotados como planospermanentes da empresa.

É também intuito do trabalho evidenciar que há uma urgente necessidade de ummaior Controle Interno dentro das organizações a fim de salvaguardar os interesses daempresa, a confiabilidade nos relatórios contábeis, financeiros e operacionais dentro dosprocedimentos estabelecidos pela empresa.

1 Pós-graduada em Auditoria Contábil, pela Universidade Estadual de Maringá.2 Professor do Departamento de Ciências Contábeis da Universidade Estadual de Maringá.

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2 CONCEITO DE CONTROLE INTERNO

Existem vários conceitos de Controle Interno e também uma certa diversidade entreeles. A Instrução Normativa nº 16, de 20.12.91, do Departamento de Tesouro Nacional,conceitua Controle Interno como sendo:

O conjunto de atividades, planos, métodos e procedimentos interligadosutilizado como vistas a assegurar que o objetivo dos órgãos e entidades daadministração pública sejam alçados, de forma confiável e concreta,evidenciando eventuais desvios ao longo da gestão, até a consecução dosobjetivos fixados pelo Poder Público.

O Departamento de Tesouro Nacional entende que o Controle Interno é umconjunto de atividades envolvendo também planos, métodos e procedimentos,assegurando os objetivos a serem alcançados.

A instrução SEST nº 02, de 05.10.86, estabelece como orientação específica, asNormas para o Exercício Profissional da Auditoria Interna, estabelecidas pelo Institutodos Auditores Internos do Brasil, que define Controle Interno como:

Qualquer ação tomada pela administração, assim compreendida tanto a altaadministração como os níveis gerenciais apropriados, para aumentar aprobabilidade que os objetivos e metas estabelecidas sejam atingidos. A altaadministração e a gerência planejam, organizam, dirigem e controlam odesempenho de maneira a possibilitar com razoável certeza essa realização.

As Normas de Auditoria Independente das Demonstrações Contábeis – Resolução820 de 17/12/97 , item 11.2.5.1, diriam que:

O sistema contábil e de controles internos compreende o plano de organizaçãoe o conjunto integrado de método e procedimentos adotados pela entidade naproteção do seu patrimônio, promoção da confiabilidade e tempestividade dosseus registros e demonstrações contábeis, e da sua eficácia operacional.

Esse procedimento tem a finalidade de conferir a precisão e confiabilidade dosdados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a aderência às políticasadministrativas prescritas. Ao aplicarmos esta definição, estaremos reconhecendo queum sistema de Controle Interno se estende além dos assuntos que se relacionamdiretamente com as funções da contabilidade e dos departamentos financeiros.

Os controles internos são aqueles relacionados com a proteção do ativo e avalidade dos registros contábeis (IBRACON, 1996, p. 51).

O conceito é bastante abrangente. Podemos verificar que o Controle Interno não sóabrange os aspectos contábeis e financeiros, mas também os operacionais dentro daorganização.

Apresentaremos o conceito definido pelo professor Willian Attie contido no seulivro “Auditoria: Conceitos e Aplicações” (Editora Altas), que define maisabrangentemente o objetivo do controle dentro das organizações:

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O plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas,adotados pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e afidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional eencorajar a adesão à política traçada pela administração (ATTIE, 1998,p.112).

Os controles internos têm como finalidade fornecer à contabilidade dados corretos,objetivando a escrituração exata dos fatos ocorridos, e que sejam evitados desperdíciose erros. É importante também que estes controles tenham alcance suficiente paradetectar qualquer irregularidade quando esta ocorrer. O Controle Interno aplicado emonitorado de forma contínua dentro da organização tem o efeito preventivo sobre osprocedimentos por ela adotados.

Para Almeida (1996, p.50), “O controle interno representa em uma organização oconjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos,produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dosnegócios da empresa”.

Sendo assim, um auditor interno tem como objetivo avaliar os controles internoscontábeis para constatar a fidedignidade nos demonstrativos apresentados e verificar aeficiência das operações da empresa. O auditor interno serve como um revisor dotrabalho do “controller”, uma vez que detecta falhas no sistema de Controle Interno daempresa e sugere melhorias.

Fonte: Colella, Victor: Auditoria Controle Interno e Estoques. São Paulo: Saraiva, 1979, p.175.

Auditor Interno x Sistema

Plano de Organização

Política de Procedimento

Com base nos seguintes objetivos verificar se há:

- Proteção dos Ativos- Confiança nos Dados Contábeis- Eficiência Operacional- Adesão às Políticas da Administração

Sistema

Objetivos

Para

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Conforme Cavalcanti (1996, p. 50), “os controles internos se dividem em duascategorias”:

controles administrativos controles contábeis.

Controles administrativos: “são os procedimentos e os métodos que dizemrespeito às operações de uma empresa e às suas políticas, diretrizes e relatórios;relacionam-se apenas indiretamente com as demonstrações financeiras” (COOK eWINKLE, p. 132). Exemplo: É a exigência da empresa para que todos os seusfuncionários façam treinamentos anuais na área de segurança do trabalho e tambémfaçam exames médicos periódicos. O Professor Sá define os controles administrativoscomo sendo os “concernentes basicamente à ‘eficiência operacional’ e à ‘vigilânciagerencial’, e que só indiretamente são referidos nos registros contábeis” (SÁ, 1998, p.106). Este controle compreende o plano de organização e todos os métodos eprocedimentos relacionados à eficiência operacional da empresa.

Controles contábeis: “São procedimentos e plano de organização pertinentes àsalvaguarda do ativo da empresa e garantia de que as contas e os relatórios financeirossão merecedores de confiança” (COOK e WINKLE, p. 132). Exemplo: Identificaçãoformal dos equipamentos da empresa. A definição de controles contábeis, segundoProfessor Sá: “aqueles que se relacionam diretamente com o patrimônio e com osregistros e demonstrações contábeis que eles dizem ser demonstrações financeiras”(1998, p.106). O objetivo dos controles contábeis é de que as transações sejamregistradas quando necessário, permitindo a elaboração periódica de demonstraçõesfinanceiras e a manutenção do controle contábil sobre todos os ativos da empresa.

Para Favero et al (1995, p. 14),

Infelizmente a informação contábil apresentada pela grande maioria dasempresas brasileiras está direcionada unicamente para atendimento dasexigências fiscais (usuário alvo-governo). Desta forma, percebe-se que amaioria dos profissionais é aparentemente míope no que diz respeito àinformação gerencial.

Toda empresa é criada com objetivo de gerar lucros e, para que tenha um corretosistema contábil, necessitará de um controle mais efetivo no que diz respeito àinformação gerencial. O Controle Interno fará este trabalho, ou seja, estará monitorandoas operações da empresa a fim de que as informações sejam geradas comconfiabilidade.

Um auditor externo está diretamente relacionado com os demonstrativos contábeise se baseia nos controles contábeis para avaliar a validade dos dados contabilizados e aproteção dos ativos da empresa, fornecendo um parecer sobre a área auditada.

A resolução 321/72, do Conselho Federal de Contabilidade, dispõe que, embora oscontroles internos e o sistema contábil sejam de responsabilidade da empresa, “érecomendável que o auditor faça sugestões objetivas no sentido de eliminar asdeficiências neles existentes no decurso de seu exame” (FRANCO, 1992, p. 207).

O Controle Interno possui inúmeros procedimentos ligados a práticas, que

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possibilitaram à empresa um controle mais efetivo das suas operações.

Para Attie (1998, p. 117),

O conceito, a interpretação e a importância do controle interno envolvemimensa gama de procedimentos e práticas que, em conjunto, possibilitam aconsecução de determinado fim, ou seja, controlar. Regra geral, o controleinterno tem quatro objetivos básicos: a) a salvaguarda dos interesses daempresa; b) precisão e a confiabilidade dos informes e relatórios contábeis,financeiros e operacionais; c) o estímulo à eficiência operacional; d) aderênciaàs políticas existentes.

Salvaguarda dos interesses da empresa: “está relacionada à proteção dopatrimônio contra quaisquer perdas e fiscos devidos a erros ou irregularidades” (ATTIE,1998, p.117). Uma empresa é composta de bens, direitos e obrigações que sãodivididos por diversos departamentos e setores que se responsabilizam individualmente.O almoxarifado é responsável pela estocagem, manutenção, guarda e distribuição dosprodutos. O setor financeiro controla os saldos bancários, entradas e saídas denumerário. O setor de pessoal é o responsável pelo cálculo e controle da folha depagamento e pelos recolhimentos dos encargos sociais.

Para Attie (1998, p. 117),

A salvaguarda dos interesses é obtida através de alguns meios, que são:Segregação de funções; Sistema de autorização e aprovação; Determinação defunções e responsabilidades; Rotação de funcionários; Carta de Fiança;Manutenção de contas de controle; Seguro; Legislação; Diminuição de erros edesperdícios; Contagens físicas independentes; Alçadas progressivas.

Precisão e confiabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros eoperacionais: “compreende a geração de informações adequadas e oportunas,necessárias gerencialmente para administrar e melhor entender os eventos realizados naempresa” (ATTIE, 1998, p.118).

Uma empresa precisa criar sistemas que possam garantir conhecimentos sobrecada um de seus segmentos. A contabilidade não levanta um balancete diário para cadafato, pois o mesmo é ocorrido quando há documentação suficiente para fazê-lo.

Segundo Attie (1998, p. 119),

Os principais meios que permitem dar o suporte necessário à empresa paraque haja precisão dos informes e relatórios contábeis, financeiros eoperacionais são os que seguem: Documentação contábil; Conciliação;Análise; Plano de Contas; Tempo Hábil; Equipamento Mecânico.

Estímulo à eficiência operacional: tem como objetivo dispor meios necessários àcondução das tarefas, de forma a obter entendimento, aplicação e ação tempestiva euniforme. A empresa dispõe de procedimentos e normas para cada setor, porém épreciso que seja comunicada de forma clara e objetiva para que todos assimilem e

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conheçam suas tarefas, para que a totalidade mova a empresa como um todo.

Segundo Attie (1998, p. 120),

Os principais meios que podem prover suporte ao estímulo à eficiênciaoperacional são os que seguem: Seleção; Treinamento; Plano de Carreira;Relatórios de desempenho; Relatório de horas trabalhadas; Tempos eMétodos; Custo-padrão; Manuais internos; Instruções formais.

Aderência às políticas existentes: garante que os procedimentos adotados pelaadministração sejam seguidos adequadamente pelo pessoal.

Para Attie (1998, p. 121), “existe meio que tende a dar fundamento para asaderências às políticas existentes, que são: Supervisão, Sistema de revisão e aprovação,Auditoria Interna”.

Para que o auditor tenha amplo conhecimento de como está projetado o sistema deControle Interno da área, é importante que se faça uma revisão detalhada de todo osistema levantando dados através de:

• Leitura de manuais de procedimentos e fluxogramas;• Conversas com os funcionários do setor;• Inspeção física desde o início da operação até seu registro final.

As informações obtidas são registradas pelo auditor em forma de memorandosnarrativos, questionários padronizados ou fluxogramas anexados aos seus papéis detrabalho.

A forma mais comum para estes registros é o questionário padronizado. Éinteressante que seja aplicado este questionário sobre o controle interno abrangendotodos os itens que o auditor considerar relevantes a todos os encarregados eresponsáveis pelas transações.

Para Cavalcanti (1996, p. 60), devem ser aplicados alguns testes paracomplementar a revisão do Controle Interno:

• Teste de compreensão;• Teste de observância.

O teste de observância auxiliará o auditor a certificar-se de que o Controle Internoimplantado formalmente está sendo utilizado corretamente. Para cumprir esteprocedimento, o auditor interno observa a execução dos trabalhos dos funcionários einspeciona os documentos e registros contábeis.

Para Cook e Winkle (1983, p. 152), quanto ao teste de compreensão, o auditor secertifica-se de que o executor do trabalho sabe exatamente o que está fazendo e qual aimportância, benefícios ou prejuízos que seu trabalho pode resultar para a empresa. Istoé alcançado através de questionamentos diretos ou indiretos com os funcionários daempresa.

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O controle tem significado e relevância somente quando é concebido para garantiro cumprimento de um objetivo definido, quer seja administrativo ou gerencial (ATTIE,1998, p. 111).

Entendemos que o controle interno monitora os procedimentos adotados pelaempresa dentro da sua estrutura organizacional, através dos indicadores estabelecidos,fornecendo dados para avaliação do desempenho de suas atividades.

O texto publicado na Internet no site UCAR Internal Auditing Home Page,adaptação feita por: Antonio Carlos Correia - Revisão: Rudinei dos Santos daUniversidade Federal de Brasília, Controle Interno pode ser de natureza preventiva,detectiva ou corretiva:

Controle Preventivo: é o projetado com a finalidade de evitar a ocorrência deerros, desperdícios ou irregularidades. Exemplo: o fechamento da porta de seu carro eda sua casa.

Controle Detectivo: é o projetado para detectar erros, desperdícios ouirregularidades, no momento em que eles ocorrem, permitindo a adoção de medidastempestivas de correção. Exemplo: o alarme de seu carro ou residência, disparando.Permite evitar que o fato ocorra.

Controle Corretivo: é o projetado para detectar erros, desperdícios ouirregularidades depois que já tenham acontecidos, permitindo a adoção posterior deações corretivas. Exemplo: Ocorrendo o fato (roubo), medidas de segurança serãoprovidenciadas como: instalação de alarmes.

O Controle Interno, além de ser aplicado às pessoas jurídicas, pode ser tambémaplicado às pessoas físicas e, muitas vezes, sua aplicabilidade não é percebível. Por issodestacaremos alguns exemplos:

Exemplo 1) Você realiza conferência entre o extrato bancário e seus chequesemitidos? Se este procedimento é realizado na sua conta corrente, você estaráassegurando a confiabilidade dos dados apresentados no extrato, conseqüentementeexecutando seu Controle Interno.

Exemplo 2) Ao sair de casa, você verifica todas as portas e janelas de entradas?Exemplo 3) Ao estacionar seu veículo, você confere se as portas estão trancadas,

vidros fechados?Estes são alguns exemplos de Controle Interno que são executados no nosso dia a

dia, sem que notemos a sua importância para segurança de nossos bens pessoais. Assimacontece nas empresas, pois todas possuem um Controle Interno e o seu objetivo é aproteção dos bens, assegurando registros contábeis e financeiros fidedignos.

3 OBJETIVOS E CARACTERISTICAS DO CONTROLE INTERNO

3.1 OBJETIVOS DO CONTROLE INTERNO

Segundo Franco (1992, p. 208) os objetivos primordiais dos controles internospodem ser definidos: Fornecer à contabilidade dados corretos e conferir a exatidão daescrituração; evitar alcances, desperdícios, erros e, se ocorridos, indentificá-los.

Esses objetivos podem ser aplicados no sistema contábil e financeiros, seinstituídos em outras áreas da empresa, como a administração, produção, manutenção e

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expedição. Outros objetivos serão levantados, mas todos eles podem ser resumidos numsó: proteger o patrimônio da empresa (FRANCO, 1992, p. 209).

Para Ibracon (1996, p.52), os objetivos do controle interno são quatro:

• Proteção de ativos;• obtenção de informação adequada;• promoção da eficiência operacional;• estimulação da obediência e do respeito às políticas da administração.

Entendemos que a administração tem a função primordial de proteger os ativosatuais e futuros da empresa. Ainda de acordo com Ibracon (1996, p.52) “o conceito deproteção de ativos refere-se apenas à proteção contra erros não intencionais ouirregularidades intencionais. Por exemplo, erros decorrentes de cálculos incorretos,contabilizações inadequadas, realização de procedimentos indevidos ou sua omissão.”

A obtenção de informação adequada tanto interna como externa devem seradequadas a fim de promoverem a promoção da eficiência operacional, estimulando aobediência e o respeitos às políticas da administração (IBRACON, 1996, p. 53).

Os problemas do Controle Interno encontram-se, na empresa moderna, em todosos seus níveis: operacional (fabricação, conserto, manutenção, qualidade),administrativo (vendas, compras, tesouraria) etc. A adequada aplicação diária docontrole sobre cada uma dessas áreas é de suma importância para que se atinjam osresultados mais favoráveis com menores desperdícios.

É praticamente impossível uma empresa que não disponha de controles quepossam garantir a continuidade do fluxo de suas operações e informações ser concebidae automaticamente crescer dentro da realidade do mercado competitivo.

Toda empresa possui controles internos, mas nem todos estão adequados a suarealidade. O sistema de contabilidade tem que estar apoiado em um Controle Internoeficiente para que os resultados sejam fidedignos.

A aplicação adequada do Controle Interno trará a confiança e garantia dasmelhores decisões tomadas para o crescimento da empresa.

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Fonte: Colella, Victor: Auditoria Controle Interno e Estoques. São Paulo: Saraiva, 1979, p.180.

3.2 RESPONSABILIDADES

Conforme a NBC T 11 (1997 p.5), "O sistema contábil e de Controle Interno é deresponsabilidade da administração da entidade, porém o auditor deve efetuar sugestõesobjetivas para o seu aprimoramento, decorrentes de constatações feitas no decorrer doseu trabalho". Embora o auditor independente possa assessorar a administração noprojeto de seu sistema inicial e fazer sugestões para seu aperfeiçoamento,evidentemente a responsabilidade por esse sistema cabe à administração.

Para Cook e Winkle (1983, p.133),

A fim de cumprir o objetivo das demonstrações financeiras de fornecer aosusuários informações que os ajudem em suas decisões econômicas, aadministração tem a responsabilidade de projetar e manter um sistema decontrole interno capaz de produzir demonstrações financeiras fidedignas.

Com relação aos procedimentos do controle administrativo, bem como o contábil, aempresa deve estar atenta para as mudanças, pois elas podem fazer com que o sistemaoriginal não mais se preste a seus fins. O sistema deverá ser reavaliado freqüentementepara que o pessoal possa cumprir com suas funções constantes no sistema de ControleInterno.

Controle Interno x Auditoria Externa

Validez dos Ativos

Proteçãodos Ativos

Eficiência

Adesão às Políticasda Administração

Parecer

Gerência

Para o Auditor

Para a

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3.3 SEGREGAÇÃO DE FUNCÕES

Cavalcanti (1996, p.54) diz que a segregação de funções consiste em estabelecerque uma mesma pessoa não tenha acesso aos registros contábeis e aos ativos, pois sãofunções incompatíveis dentro do sistema de controle interno.

Onde não há segregação de função o risco de fraude é grande, pois o funcionáriopode alterar o valor dos recebíveis e dar baixa do bem como inservível ou por perdas, oque levaria a ocultar o desfalque permanentemente.

3.4 AMARRAÇÃO DO SISTEMA

“O sistema de controle interno deve ser planejado de forma que, registrada ainformação, ela só poderá ser alterada através de autorização, pelos seus valorescorretos e dentro do período de competência.” (CAVALCANTI, 1996, p. 55).

A amarração também poder ser gerenciada pelo próprio sistema que já informa osriscos que aquela alteração provocaria, e pediria para o superior hierárquico confirmar aoperação.

4 RESPONSABILIDADE PELO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

Quem é o responsável pelos controles internos? Os auditores internos? Errado.Todos são responsáveis pelo correto funcionamento do Controle Interno. Ao auditorInterno cabe a função de avaliar se o sistema de Controle Interno está funcionandocomo estabelecido e, caso contrário, de propor o estabelecimento do mesmo, se ele nãoexistir, ou melhorar a sua qualidade.

Para Cook e Winkle (1983, p.133),

A fim de cumprir o objetivo das demonstrações financeiras de fornecer aosusuários informações que os ajudem em suas decisões econômicas, aadministração tem a responsabilidade de projetar e manter um sistema decontrole interno capaz de produzir demonstrações financeiras fidedignas.Embora o auditor independente possa assessorar a administração no projeto deseu sistema inicial e fazer sugestões para seu aperfeiçoamento, evidentementea responsabilidade por esse sistema cabe à administração.

Além disso, é necessário fazer revisões constantes para se ter a certeza de que opessoal cumpre suas funções conforme exige o sistema de controle interno. Oenvolvimento da alta administração, como de todos os funcionários, será primordialpara o cumprimento dos objetivos estabelecidos no processo.

Cook e Winkle (1983, p.134) dizem que “tanto a administração como os auditoresdevem estar cientes da relação existente entre o custo de procedimentos de controleinterno e os benefícios que se espera deles, ao projetarem o sistema ou qualquerreestruturação do mesmo.

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5 CONCLUSÃO

O controle interno é um instrumento indispensável para o desenvolvimento dequalquer tipo de entidade. Sua aplicabilidade tem caráter preventivo dentro daorganização.

Neste trabalho procurou-se enfatizar pontos importantes para a realização docontrole interno, enfocando diversos aspectos sobre o desempenho e resultados que estetrará às atividades administrativas e operacionais da empresa.

Destacamos que os controles internos contábeis estão direcionados aodesenvolvimento de procedimentos que dêem proteção aos ativos e informaçõesfidedignas geradas pela contabilidade. Os controles administrativos promovem avigilância gerencial, bem como o respeito e obediência às políticas administrativas.

Vislumbra-se, assim, a importância do Controle Interno para a eficiência e eficáciadas atividades dentro da organização, auxiliando os administradores no desempenho desuas atribuições, fornecendo-lhes análises, avaliações e informações relativas àsatividades operacionais e administrativas.

_____________REFERÊNCIAS

ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti, Auditoria: Um moderno Curso e Completo. 5. ed., São Paulo:Atlas, 1996.

ATTIE, William. Auditoria: Conceitos e Aplicações. 3. ed., São Paulo: Atlas S.A., 1998.

CANONICE, Bruhmer Cesar Farone. Normas e Padrões para elaboração de TrabalhosAcadêmicos. Maringá- UEM/CSA/DAD/PPA, 2003.

COOK, J.W.; WINKLE, G.M. Auditoria: Filosofia e Técnica. 1.ed., São Paulo: Saraiva, 1979.

COLELLA, Victor: Auditoria, Controle Interno e Estoques: São Paulo: Saraiva, 1979.

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FAVERO, Hamilton Luiz et al. Contabilidade Teórica e Prática. 1. ed., São Paulo: Atlas, 1995.

FRANCO, Hilário; MARRA, Ernesto. Auditoria Contábil. 2. ed., São Paulo: Atlas, 1992.

IBRACON, Instituto Brasileiro de Contadores. Curso Básico de Auditoria: 1.ed., São Paulo:Atlas, 1996.

NBC T 11 – Normas de Auditoria Independente das Demonstrações Contábeis. 1997.

SÁ, Antônio Lopes. Curso de Auditoria: 8.ed., São Paulo: Atlas, 1998.

UNIVERSIDADE DE BRASÍLIA. Auditoria Interna da FUB. Disponível em:<http://www.unb.br/aud/o_que_e_controle.htm> Acesso em: 02 Set. 2004.

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