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ECOLOGIA DA INFORMAÇÃO (do livro “Ecologia da Informação”, DAVENPORT, Thomas, Ed. Futura, 1998)

Cap. 1 – A INFORMAÇÃO E SEUS DISSABORES: UMA INTRODUÇÃO

A ‘explosão da informação’, sobre a qual muito se comenta e escreve, é também,

em grande medida, a explosão da informação errada e mal organizada. A revolução digital

apenas agravou os problemas.

Murray Gell-Mann Information versus knowledge and understanding

A maioria dos trabalhadores/gerentes encontram dificuldades de adaptação aos novos sistemas e à arte da informação. Por que?

Acreditam que a tecnologia em si resolve os problemas informacionais.

O fascínio pela tecnologia faz esquecer o objetivo principal da informação: informar

Informação e conhecimento são criações humanas e é impossível administrá-los sem considerar o papel fundamental desempenhado pelas pessoas.

A Ecologia da Informação admite a informação como um todo, constituída de: Cultura: valores e crenças empresariais sobre a informação

Comportamento: o que as pessoas fazem com a informação

Processos: como as pessoas usam a informação

Política: armadilhas que podem interferir no intercâmbio das informações

Tecnologia: quais os sist. informação encontram-se corretamente instalados

O modelo tradicional do tratamento informacional nas organizações, que enfatiza apenas a TI como solução tem como premissas: a informação é facilmente armazenada nos computadores na forma de dados

criar bancos de dados em computadores é a única maneira de gerenciar a

complexidade informacional

a informação deve ser comum a toda a organização (tem o mesmo significado para

todos)

as mudanças de TI irão aperfeiçoar o ambiente informacional

Curso: Tecnol. Análise e Desenv. Sistemas Disciplina: Sistemas de Informação – 2015 Prof.: Dirceu Leite Data:____/____/___ Aluno(a)1:______________________________________________

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A Ecologia da Informação, em vez de se concentrar na tecnologia, fundamenta-se na maneira como as pessoas criam, distribuem, compreendem e usam a informação.

Administradores que possuem uma abordagem ecológica da informação acreditam que:

A informação não é constituída apenas de dados (não é facilmente armazenada em computadores);

Quanto mais complexo o modelo de informação, menor será sua utilidade;

A informação pode ter muitos significados em uma organização;

A tecnologia é apenas um dos componentes do ambiente de informação e, geralmente, não é o meio adequado para operar mudanças.

O modelo ecológico informacional rompe modelos tradicionais, pois necessita de: novas estruturas administrativas novos incentivos e atitudes relacionadas à hierarquia, complexidade e divisão de

recursos da organização

Por que só a tecnologia não basta Nos EUA, + de 50% do capital é aplicado em T.I. (Tecnologia da Informação):

1990: TI = 3%PIB EUA 1995: TI = 5% PIB

1980-1990: US$3 TRI em T.I.

Muitas empresas de TI têm ambiente informacional interno fraco, pois têm pouca informação sobre: funcionários clientes produtos

A obtenção da informação errada ou o não-uso da informação correta é de difícil medição.

As ferramentas tradicionais para planejamento de ambientes informacionais são originárias da engenharia e arquitetura.

Servem perfeitamente para edifícios/máquinas, não para uma organização. O mau uso da informação é também decorrente de problemas de comunicação:

ADMINISTRAÇÃO TECNOLOGIA DESPERDÍCIO EM T.I.

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O que é a informação, afinal de contas? A tecnologia, em si, não resolve todas as dificuldades. (Ex.: bancos)

Dados, Informação e Conhecimento:

Dados simples observações sobre o estado do mundo Informação dados dotados de relevância e propósito / exige análise Conhecimento informação valiosa da mente humana / inclui reflexão, síntese e

contexto / mais difícil de gerenciar

Dados Informação Conhecimento

facilmente estruturado facilmente obtido por

máquinas freqüentemente

quantificado facilmente transferível

requer unidade de análise exige consenso em relação

ao significado exige necessariamente a

mediação humana

de difícil estruturação de difícil captura em

máquinas freqüentemente tácito de difícil transferência

Evolução do conhecimento informacional: Antes: Executivos interessavam-se somente por distribuir as informações definidas pela

gerência sênior

Hoje: Executivos interessam-se por idéias (explicações/contextualizações) sobre: resultados financeiros mercado inteligência competitiva soluções para seus clientes aprendizado em conferências atitudes e valores

As idéias não são uma nova forma de informação e seu uso efetivo propicia margem competitiva às empresas. A informação e o conhecimento dos gerentes seniores não são as únicas fontes valiosas dentro de uma organização.

A pesquisa aponta para a ecologia da informação

Ecologia da Informação administração da informação centrada no ser humano; a T.I.

está em segundo plano.

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Segundo Henry Mintzberg: “a administração e a estratégia de negócios não são processos previsíveis, são processos urgentes, com base em : caprichos políticos motivações conflitantes percepções imperfeitas”

O conhecimento intuitivo torna o ambiente informacional: mais competitivo mais criativo mais prático Anotações:

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Cap. 2 – A ILUSÃO DO CONTROLE: NOSSO PASSADO INFORMACIONAL

Experimentamos a arquitetura

da informação por 25 anos, mas não chegamos a lugar algum. Acreditávamos

estar lidando com ela de maneira incorreta.

De um diretor de gerenciamento de Informação da Xerox Corporation

Gerenciamento moderno de informações:

origem: 100 anos ‘Revolução do Controle’

correspondência comercial (máquinas de escrever)

sistema de arquivamento de documentos (arquivos tradicionais de escritórios)

tecnologia de transporte e produção surgem meios mais rápidos/eficientes de lidar

com a informação empresarial

Administração informacional – 4 abordagens de controle:

1. Informação não estruturada

2. Capital intelectual (ou conhecimento)

3. Informação estruturada em papel

4. Informação estruturada em computadores

Problemas comuns às 4 abordagens:

usam informações que se sobrepõem a outros modelos

adotam estilos gerenciais inadequados

ignoram fatores comportamental e social no uso da informação

1. Informação não estruturada

mais antiga (séc. XXI a.C.) informação em blocos de argila p/ biblioteca (Suméria)

requer muita mão-de-obra altamente especializada (bibliotecários)

bibliotecários:

conhecem melhor o conteúdo da informação não-estruturada;

estão mais próximos do usuário

às vezes adicionam valor à informação (com síntese e interpretação)

ex. de informação não estruturada: rumores, fofocas, histórias, notícias

desafio para gerentes e coletores de informações não estruturadas quando e como

exercer o controle e quanta informatização será adequada para cada classe de

informação.

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2. Capital intelectual ou conhecimento

organizações contratam funcionários com boa base cultural e investem em

treinamento

as organizações usam manuais de instruções p/ ajudar a obter/distribuir o

conhecimento

apenas recentemente as organizações adotaram a T.I. como ferramenta eficaz na

adm. do conhecimento.

Ex.: HP c/ sist. (Electronic Sales Partner funcionários acessam informações sobre produtos p/ venda) e o Trainer´s Trading Post funcionários opinam sobre cursos e material didático online)

dificuldade atualizar os sistemas de informação; conhecimento é um processo longo

e confuso.

filosofia japonesa conhecimento é tácito, pessoal, difícil de ser formalizado, envolve

ações/experiências, emoções, valores/ideais individuais (in “Criação de conhecimento

na empresa” – NONAKA/TAKEUCHI)

3. Informação estruturada em papel

origem registros e documentos em papel (desde 5000 a.C. – Sumérios)

arquivamento de documentos funcionários numeram e catalogam E/S de papéis

A.R.I. (Administração de Recursos Informacionais) década de 70:

redução da burocracia

avaliação e gerenciamento do custo da informação

escolha de meios eficazes de armazenar/recuperar a informação

aumento da consciência organizacional em relação ao uso da informação

excesso de papel = falta de critérios e capacidade de prestação de contas da

empresa.

melhor estratégia descentralização do controle e armazenamento das informações

(departamentos e pessoas)

4. Informação estruturada em computadores

Final da Segunda Guerra Mundial mainframes (concentração de informações)

As estratégias de gerenciamento da informação que tornam cada funcionário um

gerente de registros podem ser as únicas alternativas viáveis.

Como as pessoas criam, armazenam e usam arquivos é mais importante do que o uso

da tecnologia ou arquitetura de registros.

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Engenharia da Informação – Ex.: BSP (Business Systems Planning) – IBM

desenvolvido p/ evitar redundâncias no armazenamento de dados

Princípios da Engenharia da Informação:

1. Identificação de cima para baixo das necessidades informacionais da empresa

(entrevista com executivos seniores);

2. Identificação de baixo para cima e detalhes dos elementos informacionais

computadorizados usados na empresa;

3. Alinhamento das entidades-chave e das categorias de dados com os processos

usados na empresa;

4. Agrupamento de classes de dados e processos em aplicativos e bancos de dados

específicos.

Porque ainda há uma supremacia dos computadores:

Tecnologia facilita o acesso às informações

Cultura da valorização da tecnologia (máquina/engenharia) e controle científico sobre

o real e o imprevisível mundo do ser humano

Imprensa da TI revistas e jornais de T.I. (Information Week, Infoworld, Info Exame

etc)

Japão cultura que valoriza mais a informação humana:

atitudes dos gerentes

EUA Japão

uso do computador nos processos decisórios

64% 8%

elaboração de projetos de T.I.

68% 36%

confiança nos deptos. de sist. informacionais

28% 2%

(Comentários sobre a tabela acima:)

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O problema com os computadores

pessoas preferem informações oportunas e ricas em detalhes contextuais

os administradores tendem a obter 2/3 das informações de fontes humanas

as informações estruturadas em computadores representam 1/3 do total

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Cap. 3 – ECOLOGIA DA INFORMAÇÃO

Antes de conhecer qualquer tarefa, temos de aprender a fazer a pergunta: “De que tipo de informação necessito,

sob que forma e quando?”(...) As perguntas seguintes que as pessoas precisam aprender

a fazer é: “A quem devo que tipo de informação? Quando e onde?”

Peter Drucker

Com relação ao gerenciamento das informações, a maioria das empresas aplicam a tecnologia aos problemas informacionais e procuram usar os métodos de máquina/engenharia para transformar dados em algo útil (informações). A ecologia da informação utiliza muito mais ferramentas do que as empregadas pelos engenheiros e arquitetos de T.I.

A administração ecológica mobiliza não apenas conhecimentos de designs arquiteturais e T.I., mas também: estratégia, política e comportamento ligados à informação, bem como suporte a equipes e processos de trabalho para a produção de melhores ambientes informacionais.

Visão não-ecológica: Visão ecológica: Modo holístico de pensar: O modelo da ecologia da informação considera o ambiente informacional como um todo: prédios, escritórios, espaço físico, tecnologias existentes, situação dos negócios e ambiente externo.

Atributos-chave da ecologia da informação: 1. integração dos diversos tipos de informação 2. reconhecimento de mudanças evolutivas 3. ênfase na observação e na descrição 4. ênfase no comportamento pessoal e informacional

PROBLEMAS INFORMACIONAIS

SOLUÇÃO APENAS COM T.I.

RESULTADOS INSATISFATÓRIOS

PROBLEMAS INFORMACIONAIS

SOLUÇÃO COM T.I. +

ATRIBUTOS ECOLÓGICOS

RESULTADOS MUITO

SATISFATÓRIOS

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Aspectos negativos da abordagem ecológica: o trabalho em diversas dimensões exige larga competência administrativa e paciência é difícil decidir por onde começar, e a qual sequência de atividades dedicar-se quando a mudança realmente ocorre (implantação da filosofia ecológica), os

administradores algumas vezes não conseguem localizar precisamente uma causa ou intervenção específica, tornando difícil entender os resultados da ecologia da informação

Atributo ecológico 1: Integração dos diversos tipos de informação Assim como a ecologia biológica fundamenta-se na diversidade das espécies, a ecologia da informação fundamenta-se na diversidade informacional. Raramente existe algum contato entre os sistemas de informação, a biblioteca e as funções competitivas de obtenção de informações nas empresas.

Os fornecedores de informações que desejam atender às necessidades dos clientes não devem direcionar as pessoas a nenhum tipo particular de informação; devem combinar todas as mídias disponíveis. Profissionais como administradores, analistas de mercado ou assistentes executivos, ao abordarem ecologicamente a informação, devem trocar informações e idéias e, principalmente, identificar como as diversas fontes, formas e perspectivas da informação podem ajudar a organização.

Devido à diversidade da ecologia informacional, os provedores sem orientação de T.I. fornecem a informação de maneira envolvente e animadora para o consumidor (cliente).

Atributo ecológico 2: Reconhecimento de mudanças evolutivas Assim como as ecologias físicas evoluem ao longo do tempo, as ecologias informacionais também mudam constantemente. Isso significa que os sistemas de informação também devem ser flexíveis. Exemplo de caso: companhia madeireira do noroeste dos EUA. Inicialmente: projeto de engenharia informacional para extrair madeira das florestas, baseada em equipamentos. Depois: governo dos EUA decretou que as corujas-malhadas, habitantes destas florestas estavam em extinção e deveriam ser preservadas.

Informações sobre corujas malhadas documentos, mapas e fotografias (recursos não-computacionais)

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Para lidar com problemas semelhantes de acesso às informações não estruturadas, algumas empresas utilizam abordagens de desenvolvimento de sistemas, como protótipos sucessivos e o chamado Desenvolvimento Ágil de Aplicações.

Reconhecer que a evolução é um fato da vida organizacional é um primeiro passo, necessário a todos os administradores. Atributo ecológico 3: Ênfase na observação e na descrição Os ecologistas e biólogos preocuparam-se em descrever o mundo (ex.: Charles Darwin). De modo similar, os administradores devem ser mais descritivos ao tratar o gerenciamento da informação.

Enquanto os engenheiros informacionais enfatizam o planejamento do futuro, os ecologistas têm uma abordagem mais modesta: Mintzberg se não podemos prever o futuro, não devemos planejá-lo em detalhes. Descrever e compreender a existência de um ambiente de informação é em si mesmo um grande compromisso. Faz muito mais sentido descrever que tipo de informação a empresa tem dos concorrentes no presente, juntamente com os recursos para obtenção de novas informações quando estas forem necessárias. Atributo ecológico 4: Ênfase no comportamento pessoal e informacional No passado, os fornecedores de informação centravam a atenção quase exclusivamente na produção e distribuição das informações, sem haver a preocupação com o que os usuários faziam com ela depois de recebê-la. Ex.: Xerox: Antes valorizava apenas a suposição e a intuição Hoje valoriza também a administração baseada em fatos e as decisões são baseadas em provas concretas.

Ex.: G.E. Antes informação financeira era válida de acordo com a autoridade de quem a apresentava (gerentes etc.) Hoje informações financeiras são primeiramente apresentadas em reuniões do conselho e entre gerentes seniores. Se uma ação ou iniciativa gerencial não altera o comportamento informacional, não vale a pena colocá-la em prática.

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Modelo para a ecologia da informação Comentários sobre o diagrama acima: ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Ambiente informacional Estratégia da informação: o que se pretende fazer com a informação na empresa deve envolver a alta administração da empresa deve-se desenvolver princípios básicos para a organização

Política da informação: envolve o poder proporcionado pela informação e as responsabilidades da direção em

seu gerenciamento e uso. monarquia informacional um único e poderoso executivo centraliza as decisões federalismo uma grande equipe de gerentes chega a um consenso sobre a política

informacional.

Cultura e comportamento em relação à informação: deve-se compartilhar a informação e obter conhecimento sólido e permanente a partir

dela. pedir a funcionários que utilizem equipamentos ou sistemas de última geração não

surtirá mais efeito do que pedir que todos confiem uns nos outros.

(Fonte: “Ecologia da Informação” – Davenport – cap.3)

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Equipe da informação: a equipe informacional mais importante de uma empresa lida com o conhecimento

organizacional e os melhores métodos de trabalho uma equipe informacional pode ser constituída de: bibliotecários, pesquisadores de

mercado, projetistas e facilitadores de bases informacionais e elos de ligação (para necessidades do usuário)

Processos de administração informacional: identifica como o trabalho é feito (processos) a empresa deve ter uma visão ampla, definindo todas as atividades exercidas pelos

membros da organização

Arquitetura da informação: deve ser um guia para estruturar e localizar a informação dentro de uma organização os ecologistas da informação vêm os projetos de arquitetura da informação como

meios de transformar o comportamento dos usuários, não como exercício técnico.

O ambiente organizacional Situação dos negócios Investimento em tecnologia Distribuição física

O ambiente externo Mercados de negócios Mercados tecnológicos Mercados de informação

Anotações:

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