www.cgd.go.th

ปท 19 ฉบบท 106 ประจ ำเดอน มถนำยน – กรกฎำคม 2558

รมนกซอป

รมนองๆ

รมครก..

มมบอก

กลาวเลา

เรอง…

บรหารงานตรวจสอบอยางไร ? ใหเขาตาผบรหาร

http://www.audit.psu.ac.th/pdf/audit/audit2.pdf

อางอง : สวมล กลาเลศ CPA, CIAChief Audit Excutive (ผชวยกรรมการผอ านวยการสวนงานตรวจสอบภายใน)บมจ. แอดวานซ อนโฟร เซอรวส

คงตองยอมรบกนแลวละวา หากทานเปนผบรหารหนวยงานตรวจสอบภายในในยคปจจบน ทานจ าเปนตองมกลยทธ

ในการบรหารงาน เพอใหผลงานของหนวยงานตรวจสอบภายใน เกดประโยชนตอผบรหาร เกดประโยชนตอองคกร และเกดประโยชนตอ

เจาหนาทตรวจสอบภายในทเปนผใตบงคบบญชาของทาน ประโยชนจะไมเกดขนเลยหากความเปนมออาชพของทมงานตรวจสอบ

ไมเปนทยอมรบจากผรบตรวจ จะท าอยางไรหากทมงานของทานท างานดวยความมงมนทมเท แตขอเสนอแนะซงเปนผลผลตจาก

รายงานการตรวจสอบของหนวยงานทานไมไดรบการพจารณาปรบปรง หรอขอเสนอแนะถกโตแยงวาไมใชสงทควรปฏบตตาม หนวยงาน

ของทานเปนเพยง Nobody ในองคกร ไมไดมโอกาสเปน Somebody ในองคกรกบเขาบาง

ผลของการ Survey จากผรบการตรวจสอบจากหลายประเทศ ในเรองเกยวกบความรสกตองานตรวจสอบภายใน ซงสรปผลวามถง 35 ขอ ทผรบ การตรวจสอบไมพอใจงานตรวจสอบภายใน โดยสรปประเดนตางๆ จาก 35 ขอ ไดดงตอไปน

1. ผลงานตรวจสอบไมเคยมเรองทมความเสยงสง2. เจาหนาทตรวจสอบภายในไมมความเปนมออาชพ3. เจาหนาทตรวจสอบภายในไมมความรความเขาใจเรองของ Operation ทเขาตรวจเลย4. ตรวจเฉพาะปญหาทเกดขนแลว (Reactive) ไมเคยเปน Proactive5. รายงานการตรวจสอบใชเวลามากเกนไป เปนตน

จงถงเวลาแลวทผบรหารหนวยงานตรวจสอบภายใน ตองหนกลบมาตรวจประเมนผลงานของหนวยงานตรวจสอบภายในของทานเองวามหลายประเดนทเหมอนผล Survey ขางตนหรอไม แลวหาทางวเคราะหแกไขปญหาแตละขอเพอหาขอเสนอแนะใหกบหนวยงานตรวจสอบภายในของทาน ทานเชอหรอไมวา หลายครงททานตรวจประเมนผรบการตรวจทวทงองคกรใน 3 เรองใหญ ๆ คอ

1. ตรวจประเมนประสทธผลของระบบการควบคมภายใน2. ตรวจประเมนประสทธผลของระบบการบรหารความเสยง3. ตรวจประเมนประสทธผลของระบบการก ากบดแลองคกรโดยทหลงจากททานตรวจประเมน ทานใหขอเสนอแนะทเปนประโยชนตอองคกร

แตจะมสกครงหรอไมททานหนกลบมาตรวจประเมนประสทธภาพของหนวยงานตรวจสอบภายในดานดงกลาว แลวหลงจากทตรวจประเมนแลว ทานใหข อเสนอแนะท มประโยชนต อหน วยงานตรวจสอบภายในของทานเองบ างหรอไม เชน มาประเมนระบบการควบคมภายใน จากคะแนนเตม 5 เราจะไดคะแนนเทาไร?ม Control Activity เปนอยางไร มบางหรอไม

แลวน ามาประเมนระบบการบรหารความเสยงของหนวยงานเราเอง กอาจจะรไดวา แตละวตถประสงคทเราตงไวอาจจะมความเสยงมากมาย ทอาจสงผลใหภารกจนนไมประสบผลส าเรจได แลวมวธการบรหารความเสยงนนอยางไร ? ใชกลยทธอะไร ?

แลวมาประเมนระบบการก ากบดแลองคกรของหนวยงานตรวจสอบเอง เชน Ethic ของเจาหนาทตรวจสอบภายใน ความอสระอยางเทยงธรรมของเจาหนาท วาเปนอยางไร ?

เมอทานมเวลาสกนด ทานหนกลบมาประเมนผลงานของหนวยงานตรวจสอบของทาน ทานอาจจะพบวา ผลงานของทานมสวนคลายหรอเหมอนหลายขอของ ผล Survey โดยมหลายขอเปนปญหาของระบบงานภายใน ปญหาของระบบของผรบตรวจ และปญหาของเจาหนาทตรวจสอบเอง เปนตน หรอหากทานมเวลาอกสกนด มาเปรยบเทยบวตถประสงคในการตรวจสอบภายในททานคนเคย เอาวตถประสงคนนเปนตวตงเอาการปฏบตงานตรวจสอบของหนวยงานตรวจสอบเปนผรบการตรวจ โดยพจารณาแบบงาย ๆ ทานจะทราบเหตผลวา ถงเวลาแลวททานควรมเวลาบรหารงานของหนวยงานตรวจสอบบาง

วตถประสงค การปฏบตงานตาม PROCESS ของผรบการตรวจ การปฏบตงานของหนวยงานตรวจสอบภายใน

1. การปฏบตงานม1.1 Effectiveness

(ประสทธผล)ตรวจเนนให Operation บรรลตาม KPI หนวยงานตรวจสอบภายในม KPI อยางไรเชน

- จ านวนตนทนตอรายงาน- จ านวน Man day ตอรายงาน- ความพงพอใจจากผรบการตรวจ

วตถประสงค การปฏบตงานตาม PROCESS ของผรบการตรวจ การปฏบตงานของหนวยงานตรวจสอบภายใน

2. การปฏบตงานม1.2 Efficiency

(ประสทธภาพ)ตรวจเนนให Operation ใชทรพยากรเกดประโยชนสงสด และบรรลเปาหมาย

หนวยงานตรวจสอบภายในใชทรพยากร อยางประหยดหรอไมในการปฏบตงานตรวจสอบเชน Man Method Machine Moneyโดยทกขนตอนใชทรพยากรอยางไร ?

1.3 การปฏบตงานมEconomy (ประหยด)

ตรวจเนนให Operation มระบบสารสนเทศและระบบขอมลทงหมดทใหขอมลถกตอง ครบถวน ทนเวลา สามารถใชในการตดสนใจได

ขอมลของหนวยงานตรวจสอบภายในถกตอง เชอถอได และทนเวลาหรอไม

- ใชเวลาในการน าเสนอขอมลนานเพยงใด- รายงานแตละฉบบใชเปนขอมลในการตดสนใจ

ของผบรหาร ไดหรอไม- การบรหารจดการระบบขอมลของหนวยงาน

ตรวจสอบภายในเองเปนอยางไร เชน ขอมล ทในการวางแผน การเกบขอมล Risk และ Audit Program การเกบขอมลความรใหมๆ ตามมาตรฐานสากลของวชาชพตรวจสอบ เปนตน

3. ใหปฏบตตามหลกเกณฑทเกยวของทงภายในและภายนอกองคกร

ตรวจเนนให Operation มการปฏบตตาม เชน- หลกเกณฑ, ขอบงคบ- กฎหมาย- กฎระเบยบตาง ๆ ขององคกร- ขนตอนการปฏบตงานทเปน Work Flow เปนตน

หนวยงานตรวจสอบภายใน มหลกเกณฑ การปฏบตงานอยางไร ตามมาตรฐานสากล ทงดานระบบการควบคมภายใน ระบบการบรหารความเสยง และระบบการก ากบดแลองคกร

- ม COSO ของทกระบบงานหรอไม- มกฎบตรของหนวยงานตรวจสอบภายใน- มหลกเกณฑในการปฏบตงานตรวจสอบในขนตอน Planning, Field Work ,Communication Result และ Follow up

4. ใหมความปลอดภยเกยวกบขอมลในระบบสารสนเทศ ทรพยากรบคคลเงน ทรพยสนถาวร อาคารสถานท เปนตน

ตรวจเนนให Operation มการจดท านโยบาย เชน- การรกษาความปลอดภยขององคกรในดานระบบขอมลสารสนเทศ

- แผนฉกเฉนเพอรองรบสถานการณรนแรงทอาจจะเกดขน เชน ไฟไหม อทกภย เปนตนเพอใหการด าเนนงานขององคกรเกดความตอเนองไดอยางเรว

- ระบบการรกษาความปลอดภยดานชวอนามย- ระบบการรกษาความปลอดภย ดานชวต ทรพยสน เชน การเขาออกสถานท การเดนทางของพนกงานหรอผบรหาร เปนตน

หนวยงานตรวจสอบภายใน มหลกเกณฑอยางไรในเรอง

- การกษาความปลอดภยของขอมลทไดรบจากการตรวจสอบ เชน ระบบสารสนเทศ ทใชในการบรหารการปฏบตตรวจสอบ

- การประกนชวต สขภาพและอบตเหตของเจาหนาทตรวจสอบภายใน

- การดแลทรพยสนภายในหนวยงานตรวจสอบภายใน

- การแจงชอเจาหนาทตรวจสอบ ใหผรบ การตรวจทราบกอนการเขาตรวจทกครงเพอปองกนการทอาจจะมบคคลไมหวงดปลอมตวเปนเจาหนาทตรวจสอบ

ขอมลขางตน เปนเพยงการเปรยบเทยบหรอประเมนหนวยงานตรวจสอบภายในแบบคราวๆ เทานน หลายครงทเหนแลววา ปญหาของหนวยงานตรวจสอบภายใน มาจากระบบการบรหารงานภายในหนวยงานตรวจสอบภายในเอง บางครงเกดจากปญหาของเจาหนาทตรวจสอบ ซงขอใหทา น คดวาการทเหนปญหาแสดงวา เราวเคราะหความเสยงพบแลว เราจะบรหารจดการความเสยงอยางไร

ขอใหทานตระหนกอยเสมอวางานประเมนผลระบบการควบคมภายในแบบ COSO ของแตละระบบงานของทาน งานประเมนระบบ การบรหารความเสยง และงานประเมนระบบการก ากบดแลองคกรของทาน เปนผลงานทเปรยบเหมอนแผนทอง ซงแผนทองนนจะปดดานหลงอง คพระ หรอดานลางขององคพระ กไมเปนไร ผลงานของหนวยงานตรวจสอบภายในนนจะเขาตาผบรหารหรอไมนน ยงคงฝากความหวงไวกบเจาหนาท ตรวจสอบภายในทงหลาย ทตองพยายามผลกดนผลงานของทมงานใหปฏบตเยยงมออาชพใหเกดประโยชนตอองคกรอยางแทจรง

“จลสารตรวจสอบภายใน” จดท าขนเพอเปนสอกลางในการเผยแพรขอมลขาวสารบทความเชงวชาการ และกจกรรมตางๆ ทเกยวกบการตรวจสอบภายในของภาครฐ

ตลอดจนการเผยแพรผลงานของกรมบญชกลางในการพฒนางานตรวจสอบภายใน

หากทานใดมขอตชมหรอตองการแสดงความคดเหนหรอมปญหาเกยวกบงานตรวจสอบภายใน สามารถตดตอไดท :

กองบรรณาธการ โทร. 02-127-7285 โทรสาร 02-127-7127

E-mail : iastd@cgd.go.th / http://www.cgd.go.th / บญช ตรวจสอบภายใน เงนนอกงบประมาณ / ก ากบและพฒนาการตรวจสอบภาครฐ

ทปรกษา : นาย บรรณาธการ : นางอญชล ศรอ าไพ

กองบรรณาธการ : นางนพรตน พรหมนารท นางวลนา ภส าล และ นายสมพล ลมปมาลยพร

เลขานการกองบรรณาธการ : นางสมตรา นาขวญ นางวรรณา ยงยงชย นางมณโชค ตตยไตรรงค นางสาวศรพร เบญจพงศ

นางสาวฐตมา พราวศร นางสตางศ เพชรศร นางสรลกษณ ภรภทรวชรา

และ นางสาววไลรตน แจมศร

ผจดสง : นางระววรรณ จนทรอนทร นางธญญารตน สโสภาพนธ และนางสาวพรรณนภา อ าพนกาญจน

มมเลาสกนฟง … “ถามไมถก” จง “คดไมเปน”

ผบรหารในหลายองคกรพดถง “การคดไดแตวธการเดม ๆ” ของพนกงานทอยรวมกนมานาน และไมคอยมการน าเสนอแนวทางทแตกตางจากทเคยปฏบตกนมา หรอสรางสรรคกลยทธใหม ๆ อกทงไมสามารถคดเปลยนแปลงและปรบปรงภาระงานทรบผดชอบใหเกดคณคาเพมขน ทงๆ ทพนกงานไดรบการฝกอบรมเพมพนองคความร และพฒนาศกยภาพในการด าเนนงานอยางตอเนอง ซงสาเหตสวนหนงมาจากระบบการท างานทพนกงานสวนใหญมกรบนโยบายมาปฏบตพรอมๆ กบแนวทางการด าเนนงาน จงมกไมกลาทจะคดอะไรทแตกตางเพราะไมมนใจวาจะไดรบการยอมรบ หรอหากปฏบตในแนวทางอนแลวเกดความผดพลาด กจะมแตสงผลในดานลบกลบมา พนกงานจงเนน “ปฏบตตาม” มากกวาเปน“ผน าการปฏบต” ตอมาเมอพนกงานเหลานกาวขนเปนระดบหวหนางานกไมสามารถเปนผน าทจะสรางการเปลยนแปลงใหเกดขนแกองคกรไดเลย ซงสงผลอยางมากตอความยงยนขององคกร ดงนน หลายองคกรจงพยายามมองหาหลกสตรทจะสงเสรมใหพนกงาน “คดเปน” โดยเนนไปทเทคนคการคดใหเปนระบบ คดเชงวเคราะห คดเชงสงเคราะห หรอคดสรางสรรค แตมองขามสงทจะกระตนใหเกดการคด ซงเปนเรองทส าคญมากกวา นนคอ “การตงค าถาม”

“ค าตอบเดยวกน แตถามตางกน” กท าใหเกดการคดในมมมองทหลากหลาย เชน “ท ำไมอณหภมในหองเยนในชวงเชำถง ตำงจำกในชวงบำย” กบค าถาม “มปจจยอะไรบำงทสงผลใหอณหภมในชวงเชำ และชวงบำยตำงกน” แมค าตอบจะบงชไปยงทมาของปญหาเชนเดยวกน แตกลบท าใหคดในรายละเอยดทชดเจนและครอบคลมขน นอกจากนการไมรวาจะถามอยางไรใหไดขอมลทตรงประเดน และชดเจนท าใหพนกงานมกถามดวยรปแบบค าถามเดม ๆ โดยไมพยายามหาวธการถามในลกษณะอน เพอใหไดค าตอบทตองการ เชน การถาม “ระยะเวลำกำรผลต ในแตละขนตอนเปนเทำไหร” กสามารถถามในมมมองอนทไดรบค าตอบเดยวกน อาท “ตองใชเวลำนำนเทำใดจนกวำสนคำจะผำนในแตละขนตอน”เปนตน หรอถาอยากรวาเพอนมจดเดนอยางไร อาจถามวา “เพอนภมใจในคณลกษณะ หรอพฤตกรรมใดของตวเอง”

“ใชหรอไม” เปนค าถามตดปาก ทตองการยนยนค าตอบทไดปกธงไวแลว ทงๆ ทยงไมมขอมลใดๆ เลยดวยซ า ซงมกไดยนค าถามประเภท “ผลตภณฑมควำมผดปกตในขนตอนกำรจดสงใชหรอไม” แทนทจะถามเพอเกบรวบรวมขอมลเชน “ผลตภณฑมควำมผดปกต ในขนตอนใด” ซงความเคยชนในการตงค าถามลกษณะ “ใชหรอไม” นท าให ขาดการคดหารายละเอยดของขอมล และพยายามทจะกะเทาะรายละเอยดทถกซอนเรนอยภายใน ดงนน ค าตอบทไดกมกท าใหไขวเขวเขาใจผด จนน าไปสการแกไขปญหา หรอการตดสนใจทผดพลาดได

“ถามค า ตอบค า” เจอมขนครงใดท าใหไปตอไมถกเอาเสยเลย นนแสดงวาค าถามไมเปดใหเกดการคดประเดนทกวางขน หรอไมมตวชวยในการดงเอาค าตอบออกมา เชน การถาม “คณชอบทำนไอศกรมรสอะไรบำง” หากไดรบค าตอบเดยว อยาเพงถอดใจ ตองลองพยายามถามเพม “มไอศกรมรสอะไรอกบำงทคณชอบ” และ “นอกจำกไอศกรมรสนแลว คณถกใจรสอะไรอก” การถามลกษณะนจะท าใหเกด การคดในภาพกวาง (Big Picture) ซงหากตองการใหเกดการคดวเคราะห กถามเพม “ไอศกรมรสทชอบมคณลกษณะอะไรทเหมอนกนบำง” หรอถาตองการใหเกดการคดเชงสงเคราะหกตองถาม “ไอศกรมรสทชอบถำน ำมำรวมกนจะเปนอยำงไรนะ” หากตองการใหเกดความคดสรางสรรค กจะถาม “ไอศกรมทน ำมำรวมกนควรมรสอะไรทแตกตำงจำกทว ๆ ไป” และถาตองการใหเกดการคดทไมอยบนกฎเกณฑเดม “ท ำอยำงไร จงจะปรบใหไอศกรมมรสตำมตองกำร” จะเหนไดวาเปนการตงค าถามทตางกน

“ถามเพอคลายขอสงสย ถามเพอยนยนความเขาใจ ถามเพอตอยอด” ดงนน หากจะสรางใหพนกงาน “คดเปน” ในการบกเบกแนวทางใหมๆ คงตองมงเนน “ถามใหถก” ในประเดนทแตกตาง ซงผบรหารตองเปนแบบอยางของผน าการถามเพอสรางทมงานผน าทางความคด ทจะเปนกองก าลงส าคญในการน าพาองคกรสการเตบโตอยางยงยน

ทมำ: คอลมน Productivity Food for Thought หนงสอพมพกรงเทพธรกจฉบบวนท 13 มถนำยน 2557