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Maio/01

Access 2013

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Curso de Access 2013

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Índice Analítico

1.  INTRODUÇÃO ......................................................................................................................................................... 1 

1.1  TABELA ............................................................................................................................................................... 2 1.2  CONSULTA ........................................................................................................................................................... 3 1.3  FORMULÁRIO ....................................................................................................................................................... 4 

1.3.1  Modo Formulário ........................................................................................................................................ 4 1.3.2  Modo Design ............................................................................................................................................... 4 

1.4  RELATÓRIO .......................................................................................................................................................... 6 1.5  MACROS .............................................................................................................................................................. 7 1.6  MÓDULO .............................................................................................................................................................. 8 

2.  BANCO DE DADOS ................................................................................................................................................. 9 

3.  TABELAS ................................................................................................................................................................ 10 

3.1  CHAVE PRIMÁRIA .............................................................................................................................................. 15 3.2  PROPRIEDADES DAS TABELAS ............................................................................................................................ 15 

3.2.1  Propriedades de Campo ............................................................................................................................ 16 3.2.2  Propriedades de Tabela ............................................................................................................................ 22 3.2.3  Propriedades de Pesquisa ......................................................................................................................... 27 

3.3  RELAÇÃO ENTRE TABELAS ................................................................................................................................ 30 3.3.1  Relação com Integridade Referencial ....................................................................................................... 39 

3.4  IMPORTAÇÃO DE DADOS .................................................................................................................................... 41 3.4.1  Importação de Dados do Access ............................................................................................................... 41 3.4.2  Importação de Dados do Excel ................................................................................................................. 41 

4.  CONSULTAS .......................................................................................................................................................... 43 

4.1  CRIAÇÃO DE CONSULTA .................................................................................................................................... 43 4.2  CÁLCULOS EM CONSULTAS ................................................................................................................................ 46 4.3  CONSULTAS PARÂMETROS ................................................................................................................................. 50 4.4  AGRUPAMENTOS DE TOTAIS .............................................................................................................................. 52 4.5  CONSULTAS AÇÃO ............................................................................................................................................. 54 

4.5.1  Consulta Criar Tabela .............................................................................................................................. 54 4.5.2  Consulta Acrescentar Registros ................................................................................................................ 57 4.5.3  Consulta Atualizar Registros .................................................................................................................... 58 4.5.4  Consulta Exclusão de Registros ................................................................................................................ 59 4.5.5  Consulta Localizar Registros não Coincidentes ....................................................................................... 60 

5.  FORMULÁRIOS .................................................................................................................................................... 62 

5.1  FORMULÁRIO DE INICIALIZAÇÃO ....................................................................................................................... 62 5.2  AUTOFORMULÁRIO ............................................................................................................................................ 64 5.3  ASSISTENTE DE FORMULÁRIOS .......................................................................................................................... 65 5.4  FORMULÁRIOS E SUBFORMULÁRIOS. ................................................................................................................. 67 5.5  CRIAÇÃO DE CONTROLES EM FORMULÁRIOS ..................................................................................................... 70 

5.5.1  Controle Não-Vinculado ........................................................................................................................... 70 5.5.2  Controles Vinculados ................................................................................................................................ 70 

5.6  BOTÃO DE OPÇÃO, BOTÃO DE ALTERNAR E CAIXA DE SELEÇÃO .................................................................... 71 5.7  GRUPO DE OPÇÃO .............................................................................................................................................. 72 5.8  CAIXA DE LISTAGEM E CAIXA DE COMBINAÇÃO .............................................................................................. 73 

5.8.1  Caixa de Listagem ..................................................................................................................................... 74 5.8.2  Caixa de Combinação ............................................................................................................................... 74 

5.9  BOTÃO DE COMANDO ........................................................................................................................................ 75 5.9.1  Navegação de Registro .............................................................................................................................. 76 5.9.2  Operações de Registro .............................................................................................................................. 77 5.9.3  Operações de Formulário ......................................................................................................................... 78 5.9.4  Operações de Relatório ............................................................................................................................. 79 

5.10  FIGURAS E OBJETOS EM FORMULÁRIOS ............................................................................................................. 80 5.10.1  Adicionando Figura Não Acoplada .......................................................................................................... 80 

6.  GERAÇÃO DE RELATÓRIOS ............................................................................................................................ 82 

6.1  AUTO RELATÓRIO .............................................................................................................................................. 82 6.2  ASSISTENTE DE RELATÓRIO ............................................................................................................................... 83 

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1. Introdução

O Microsoft Access é um sistema de gerenciamento de banco de dados relacional e interativo para o ambiente Windows.

Relacional, pois os dados são armazenados em diferentes tabelas, cada uma com um tipo de informação. Estas tabelas podem ser relacionadas através de um campo comum a elas para que se possa usar as informações de várias destas tabelas ao mesmo tempo. Veremos que este recurso é fundamental na construção de consultas e relatórios.

Interativo, pois permite consultas a várias tabelas em uma única consulta e apresenta as alterações à medida que são introduzidas.

Um banco de dados do Access é constituído de um conjunto de arquivos e não simplesmente de uma tabela de dados. Ao criar um banco de dados novo, ou ao abrir um existente, veremos as seguintes opções de arquivos na janela Banco de Dados (Fig.1):

1) Tabela 2) Consulta 3) Formulário

4) Relatório 5) Macro 6) Módulo

Fig. 1

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1.1 Tabela

As tabelas são os principais objetos dos bancos de dados. É nas tabelas que se encontram armazenadas toda a informação.

As tabelas destinam-se unicamente ao armazenamento de dados.

Os dados armazenados nas tabelas são organizados em registros e campos. Se tomarmos como exemplo o arquivo de filmes de uma locadora de vídeo, podemos dizer que temos um registro para cada filme e que cada registro contém vários campos, com nome do filme, código do filme, categoria, etc.

Uma tabela pode ser visualizada de dois modos:

1. Modo Folha de Dados

2. Modo Design da Tabela.

No Modo Folha de Dados os dados são exibidos na forma de planilha, com linhas correspondendo a registros e colunas correspondendo a campos, conforme Fig.1.1.a. Neste modo de exibição podemos acrescentar novos registros a tabela e alterar ou excluir registros existentes.

No Modo Design da Tabela podemos alterar a estrutura da tabela, acrescentando ou excluindo campos ou modificando o tipo de dados da tabela.

Fig. 1.1.a - Modo Folha de Dados da Tabela

Fig. 1.1.b - Modo Estrutura da Tabela

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1.2 Consulta

A Consulta é a maneira de fazer perguntas ao Access a respeito dos dados armazenados nas tabelas. Com consultas podemos saber, por exemplo, quais os funcionários de uma empresa que moram em determinado bairro, qual o produto mais vendido em determinado estado em determinado mês, etc.

Para acessar a opção Consulta de um banco de dados, basta cliquear na pasta Consulta da Janela Banco de Dados (Fig.1.a).

Uma Consulta pode ser exibida de dois modos

1. Modo Folha de Dados

2. Modo Design da Tabela.

No Modo Design a consulta é apresentada em uma janela composta de dois painéis. Na parte superior da janela são mostrados os arquivos e/ou consultas nos quais vamos realizar a pesquisa. Na parte inferior, chamada Grade QBE, são mostrados os campos que serão exibidos, como serão classificados, as regras de seleção, etc. (Fig.1.2.a)

No Modo Folha de Dados é apresentado o resultado da consulta feita (Fig.1.2.b).

Fig. 1.2.b

Fig. 1.2.a

GRADE QBE

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1.3 Formulário

Os Formulários do Access facilitam a tarefa de inclusão e modificação das informações do banco de dados, além de permitirem a automação de tarefas rotineiras, acusar erros na entrada de dados, apresentar mensagens de validação de dados, efetuar cálculos e emitir relatórios.

Os Formulários podem ser visualizados de três modos:

Modo Formulário

Modo Design

Modo Folha de Dados

1.3.1 Modo Formulário

Modo Formulário é a visualização da forma como o Formulário é realmente utilizado,

com as informações apresentadas de forma visual prática e funcional (Fig.1.3.a.).

1.3.2 Modo Design

O Modo Design mostra a forma como o formulário foi construído, com as cores empregadas, linhas, controles, origem dos dados, etc. Este modo permite fazer alterações, acréscimo ou exclusão de informações. (Fig.1.3.b).

Fig. 1.3.a - Modo Formulário

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Fig. 1.3.b - Modo Estrutura do Formulário

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Fig. 1.4.a. - Modo Visualizar Impressão de Relatório

1.4 Relatório

Os relatórios são saídas via impressora, que podem ser visualizados na tela antes da impressão, para verificar se estão de acordo com o planejado ou se necessitam alterações alterações.

Os relatórios podem ser apresentados de dois modos:

a) Modo Visualizar Impressão

b) Modo Design de Relatório

No Modo Visualizar Impressão é mostrado o relatório exatamente como será impresso.(Fig.1.4.a).

No Modo Design de Relatório é mostrado na forma como foi construído no construtor de

relatório, com todos os dados, totais, cores, posições, etc. O relatório pode ser sempre alterado, com acréscimo, alteração e exclusão deste componentes, neste modo de apresentação.(Fig.1.4.b)

1.5

Fig. 1.4.b - Modo Estrutura de Relatório

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1.5 Macros

As Macros são recursos do Access que tem a finalidade de realizar a automação de tarefas rotineiras e repetitivas. Considere, por exemplo, a tarefa de, diariamente, abrir vários arquivos e emitir vários relatórios. Embora esta tarefa possa ser feita manualmente, seria muito mais produtivo se isto pudesse ser feito automaticamente, bastando cliquear um botão de um formulário. Esta é a função das macros. (Fig. 1.5.a).

Fig. 1.5.b. - Exemplo de Macro.

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1.6 Módulo

Uma das partes mais interessantes do banco de dados é a programada, isto é, o uso de uma linguagem de programação para execução de tarefas.

Uma linguagem de programação é um conjunto de instruções, cada qual correspondendo a uma tarefa, que é executada pelo computador. A linguagem de programação utilizada pelo Access é o Visual Basic, uma evolução do tradicional Basic.

Um Módulo (Fig.1.6) é uma coleção de declarações e procedimentos do Visual Basic para aplicativos armazenados conjuntamente, formando uma unidade.

Existem dois tipos básicos de módulos: módulos classe e módulos padrão. Cada procedimento em um módulo pode ser um procedimento Function ou um procedimento Sub.

Módulos Classe

Módulos de formulário e de relatório são módulos classe que estão associados a um determinado formulário ou relatório. Os módulos de formulário e relatório freqüentemente contêm procedimentos de evento que são executados em resposta a um evento no formulário ou relatório. Você pode utilizar procedimentos de evento para controlar o comportamento dos seus formulários e relatórios, e sua resposta às ações do usuário, como clicar o mouse sobre um botão de comando.

Módulos Padrão

Os módulos padrão contêm procedimentos de uso geral que não estão associados a nenhum outro objeto e procedimentos utilizados com freqüência, que podem ser executados a partir de qualquer lugar do seu banco de dados.

Fig. 1.6.a - Exemplo de Módulo

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2. Banco de Dados

A primeira tarefa no desenvolvimento de um sistema é a criação do banco de dados, pois será a partir dele que se criarão as Tabelas, Consultas, Formulários, Relatórios, Macro e os Módulos.

Objetivo:

Criar o banco de dados TRAB1

Para isto, proceda da seguinte forma:

Abra o Microsoft Office Access 2013. Aparecerá a janela mostrada na Fig.2.a:

Selecione a opção Banco de dados do desktop em branco. Aparecerá a janela da Fig.2.b:

Proceda da seguinte forma:

Digite o nome do arquivo (TRAB1)

Clique na pasta para e selecione o local de salvamento do arquivo

Clique no ícone Criar. Aparecerá o banco de dados TRAB1.accdb com a estrutura em branco de uma tabela, conforme Fig.2.c:

Feche a tabela sem salvá-la, pois vamos construir uma nova tabela.

Fig. 2.b

Fig. 2.a

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3. Tabelas

O primeiro passo na criação de uma tabela é determinar a quantidade de campos que ela conterá e o tipo de dados que cada um armazenará.

Pode-se criar uma nova tabela de duas maneiras distintas: Como Nova Tabela e com o Assistente de Tabela.

Como Nova Tabela, criamos uma tabela inteiramente nova, especificando campo a campo, com as respectivas propriedades. Esta é o modo mais recomendado para iniciantes.

Objetivo:

Criar a tabela NOMES para armazenar as informações constantes da Fig.3.a, referentes aos alunos de uma instituição de ensino.

MATRI-CULA NOME

SOBRE-NOME

NASCI-MENTO ENDEREÇO CEP

ADMIS-SÃO

QUI001 ALINE MACHADO 29/09/82 RUA DOS SALGUEIROS, 133 30.730-025 01/06/94

MEC001 ANTÔNIO DE CASTRO 24/05/82 RUA DOS LOUROS, 130 30.730-022 11/05/94

FIS001 CARLOS CARVALHO 18/04/82 RUA DAS CAMÉLIAS, 121 30.730-013 09/03/94

LET001 DIEGO SILVEIRA 23/04/83 RUA DAS PALMAS, 125 30.730-017 06/04/94

MAT002 DOLORES LAGO 21/03/83 RUA DOS CEDROS, 127 30.730-019 20/04/94

MAT001 FERNANDA MONTES 15/02/82 RUA DAS SAMAMBAIAS, 126 30.730-018 03/04/94

MAT004 MANOEL GARCIA 07/01/83 RUA DOS CIPESTRES, 129 30.730-021 04/05/94

BIO002 MARIA DE SOUZA 23/03/82 RUA DAS ROSAS, 130 30.730-012 23/03/94

QUI002 NATALIA OLIVEIRA 14/04/83 RUA DOS VINHEDOS, 134 30.730-026 08/06/94

MAT003 NILSARA FONSECA 05/05/83 RUA DOS PINHEIROS, 128 30.730-020 27/04/94

MEC003 PAULO CAMPELO 16/06/83 RUA DOS CARVALHOS, 132 30.730-024 25/05/94

MEC002 PEDRO NOGUEIRA 14/11/83 RUA DAS BROMÉLIAS, 131 30.730-023 08/05/94

FIS007 RAFAEL NETO 05/04/82 RUA DOS LÍRIOS, 124 30.730-016 30/03/94

BIO001 RAQUEL SALGUEIRO 15/05/83 RUA DAS ACÁCIAS, 122 30.730-014 06/03/94

FIS002 RODRIGO PEREIRA 19/02/83 RUA DAS ORTÊNCIAS, 123 30.730-015 23/03/94

Para criar uma nova tabela, proceda da seguinte forma:

Fig. 3.a.

Fig. 2.c

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A estrutura das tabelas é criada no Modo Design (Fig. 3.b).

Os dados das tabelas são digitados no Modo Folha de Dados (Fig. 3.c).

Para navegar entre o Modo Design e o Modo Folha de Dados use o botão Modos de Exibição (Fig. 3.d).

Fig. 3.c

Fig. 3.b

Fig. 3.d

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Abra o banco de dados TRAB1, caso tenha sido fechado.

Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique em Design da Tabela (Fig.3.e). Está criada a estrutura de uma nova tabela.

Esta estrutura da tabela apresenta três colunas distintas:

Nome do campo: .... Será preenchido com o nome do campo que conterá as informações.

Tipo de dados: ........ Digitar, entre as opções disponíveis, o tipo de dado que será armazenado neste campo. Para acessar os tipos disponíveis, basta um clique na respectiva célula, que aparecerá a lista dos tipos de dados.

Descrição: ................ Este campo destina-se a anotações julgadas necessários pelo usuário a respeito dos dados.

O preenchimento do campo Descrição é opcional.

Preencha a estrutura da tabela conforme abaixo:

Fig. 3.e

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Uma vez criada a estrutura da tabela, devemos salvá-la. Para isto, proceda da seguinte

forma: Arquivo - Salvar Aparecerá a janela Salvar como solicitando o nome da tabela. Digite Nomes e clique

OK. Aparecerá a mensagem abaixo perguntando sobre a Chave Primária. Clique Não, pois

este tópico será vista mais adiante.

Está criada a estrutura da tabela, ela deverá ficar conforme abaixo.

Para digitar os dados devemos para o Modo de Exibição de Folha de Dados, conforme a baixo.

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3.1 Chave Primária

Você se lembra que quando criamos a tabela NOMES nos era perguntado, durante a salvamento da mesma, pela Chave Primária e que nós não nos detivemos nesse assunto. É chegado o momento de tratar dele.

Um item importantíssimo na criação de uma tabela é a definição da Chave Primária. É recomendável que toda tabela tenha uma Chave Primária definida, pois isto permite ao Access funcionar com maior rapidez e eficiência.

Ao definirmos um campo de uma tabela como chave primária, estaremos garantindo que os valores nele constantes serão únicos, não se repetindo nunca. Se durante a entrada de dados tentarmos adicionar ao campo definido como chave primária valores que já existam, estes serão recusados.

Campos que contenham valores como número de CPF, contas bancárias, carteira de identidade ou códigos devem ser definidos como chave primária, uma vez que estes valores devem ser únicos.

Já campos com nome de pessoas, ruas, estados ou países não devem ser definidos como tal, por razões óbvias.

Objetivo:

Acrescentar Chave Primária ao campo Matrícula da tabela Nomes do arquivo TRAB1.

A razão da escolha deste campo como chave primária deve-se ao próprio conceito desta dado. O número da matrícula deve ser exclusivo de cada aluno, não se admitindo repetições no seu valor.

Para adicionar chave primária ao campo Matrícula, proceda da seguinte forma:

Abra a tabela Nomes no Modo Design

Selecione a linha do campo Matrícula.

Clique o ícone Chave Primária.(Fig.3.1.a)

Salve as alterações selecionando Arquivo - Salvar.

Uma vez definida a chave primária em um campo, pode-se excluí-la a qualquer momento, caso se deseje alterar a estrutura ou a natureza dos dados.

Para excluir a chave primária de um campo, proceda conforme abaixo:

Abra a tabela Nomes no Modo Design

Selecione a linha do campo Matrícula.

Clique o ícone Chave Primária.(Fig.3.1.a)

3.2 Propriedades das Tabelas

As propriedades determinam o comportamento de um campo de uma tabela

Fig. 3.1.a

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(Propriedades de Campo) ou da tabela como um todo (Propriedades de Tabela).

Propriedades de Campo Determinam, entre outras coisas, a quantidade máxima de dados de um campo, a forma como eles serão exibidos, valores padrão, etc.

Propriedades de Tabela Guardam informações sobre a tabela, como por exemplo, a que banco de dados pertence, relações entre dois campos da mesma, etc.

3.2.1 Propriedades de Campo

Nas tabelas que construímos até o momento nos preocupamos apenas com a parte de cima da tabela no Modo Design. Temos agora que nos ocupar da parte inferior, onde aparece a lista das Propriedades de Campo do campo selecionado (Fig.3.2.1.a). Cada tipo de campo contém uma lista de Propriedades de Campo, mostradas nas Fig.3.2.1.b a Fig.3.2.1.i.

As Propriedades de Campo afetam apenas o campo selecionado, podendo assim estabelecer-se propriedades diferentes para diferentes campos.

O quadro abaixo mostra as Propriedades de Campo de alguns tipos de dados:

Fig. 3.2.1.a

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Fig. 3.2.1.b –Texto Curto Fig. 3.2.1.c – Texto Longo

Fig. 3.2.1.d - Número Fig. 3.2.1.e - Data/Hora

Fig. 3.2.1.f - Moeda Fig. 3.2.1.g – Numeração Automática

Fig. 3.2.1.h - Sim/Não Fig. 3.2.1.i - Objeto OLE

Abaixo segue uma descrição sucinta destas propriedades.

a) Tamanho do Campo:

Esta propriedade aplica-se a campos do tipo Texto e Número (inclusive Numeração Automática).

Quando lidamos com campo Texto, o tamanho do campo corresponde à

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quantidade de caracteres que podemos digitar neste campo. Se nenhum valor for especificado nesta propriedade, o Access assumirá o tamanho 225. Por esta razão, devemos sempre especificar o tamanho do campo no menor valor possível, pois sempre será possível alterá-lo caso se torne necessário.

Em se tratando de campo Número, aparecerá na coluna Tipo de Dados um botão com seta para baixo que abre uma caixa de listagem com as seguintes alternativas: byte, inteiro, inteiro longo, simples e duplo.

A tabela abaixo mostra a faixa de valores que podem ser armazenados nestes tipos de campos numéricos, bem como o respectivo tamanho de memória necessária para o armazenamento.

Definição Gama de valores Memória

Byte de 0 a +255 (inteiros) 1 byte

Inteiro de -32.768 a +32.767 (inteiros) 2 “

Inteiro longo de -2.147.483.648 a +2.147.483.647 (inteiros) 4 “

Simples de +3,402823E38 (precisão de 6 dígitos) a 4 “

Dupla de - a + 1,7976937348623E308 (precisão de 10 dígitos) 8 “

b) Legenda

Esta propriedade aparece na lista de propriedades de todos os tipos de campo. O texto que for digitado para esta propriedade aparecerá como título deste campo no modo Folha de Dados da tabela, bem como nas consultas e formulários baseados nela.

Caso não seja especificada uma legenda, o nome do campo será usado como título, razão pela qual costuma-se deixar esta propriedade em branco.

c) Formato

Esta propriedade determina a forma como os dados serão exibidos, porém não altera a forma como estão armazenados.

O Access oferece opção de formato para campos do tipo Numérico, Moeda e Data/Hora. Para acessar as opções de formato, clique no botão Caixa de Listagem que aparece na propriedade Formato.

d) Casas Decimais.

Esta propriedade aplica-se somente a campos do tipo Numérico e serve para especificar o número de casas decimais com que os números serão apresentados.

Para especificar este valor, clique no botão Caixa de Listagem que aparece nesta propriedade.

e) Valor Padrão.

Esta propriedade não se aplica aos campos tipo Auto-Numeração e Objeto OLE. Nos demais tipos de campo, o Valor Padrão é o valor que será colocado no campo caso não se digite nada e se tecle Enter.

Esta propriedade é de grande utilidade durante a digitação de dados,

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principalmente quando a maioria dos registros tem o mesmo valor em um campo.

f) Máscara de Entrada.

Esta propriedade se aplica a campos do tipo Texto e Data/Hora.

É útil na digitação de valores de CEP´s, números de telefone, fax, datas, etc. Com uma máscara de entrada não será necessário digitar hífens, parêntesis, barras separadoras e códigos em geral, além de garantir a entrada da quantidade certa de dígitos.

A maneira mais prática de criar máscaras de entrada é com o Assistente de Máscara de Entrada, acessado clicando o botão ao lado desta propriedade.

a) Principais sintaxes de Máscara de Entrada

Caractere Descrição

0 Dígito (de 0 a 9, entrada obrigatória; sinais de adição [+] e de subtração [-] não são permitidos).

9 Dígito ou espaço (entrada não obrigatória, sinais de adição e de subtração não são permitidos).

# Dígito ou espaço (entrada não obrigatória; posições vazias convertidas em espaços, sinais de adição e de subtração permitidos).

? Letra (de A a Z, entrada obrigatória).

A Letra ou dígito (entrada obrigatória).

a Letra ou dígito (entrada opcional).

& Qualquer caractere ou um espaço (entrada obrigatória).

C Qualquer caractere ou um espaço (entrada opcional).

. , : ; - / Marcadores de casas decimais e separadores de milhares, de data e de hora. (O caractere realmente utilizado depende das configurações

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regionais especificadas no Painel de Controle do Microsoft Windows.)

< Faz com que todos os caracteres a seguir sejam convertidos em minúsculos.

> Faz com que todos os caracteres a seguir sejam convertidos em maiúsculos.

b) Exemplos de Máscara de Entrada

Máscara Valor

(000) 000-0000 (206) 555-0248

(999) 999-9999! (206) 555-0248 ; ( ) 555-0248

(000) AAA-AAAA (206) 555-TELE

#999 -20 ;2000

>L????L?000L0 GREENGR339M3 ;MAI R 452B7

>L0L 0L0 T2F 8M4

00000-9999 98115- ; 98115-3007

>L<?????????????? Maria ;Paulo

ISBN 0-&&&&&&&&&-0 ISBN 1-55615-507-7 ; ISBN 0-13-964262-5

>LL00000-0000 DB51392-0493

g) Requerido.

Esta propriedade pode assumir os valores Sim ou Não e tem por objetivo tornar obrigatório ou não a digitação de valores neste campo durante a entrada de dados. No campo que tiver Sim nesta propriedade terá obrigatoriamente que se digitar algo antes de teclar Enter.

h) Permitir Comprimento Zero.

Esta propriedade aplica-se apenas aos campos Texto e Memorando e admite somente os valores Sim ou Não para especificar se serão aceitos textos de comprimento zero. Comprimento de um texto é seu número de caracteres. Assim, o comprimento do texto “bola branca” é 11 (10 caracteres alfabéticos e um caracter branco).

i) Indexado

A criação de um índice em uma tabela é recomendável quando se utiliza muito procura de registros, pois isto acelera o processo de localização. Contudo, isto retarda o processo de atualização da tabela. Desta forma, só se deve indexar uma tabela quando for freqüente a atividade de localização de valores em um campo.

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A criação de índices é possível apenas para campos do tipo Texto, Número e Data/Hora e para criar o índice basta definir esta propriedade como Sim.

j) Regra de Validação e Texto de Validação.

Esta propriedade serve para filtrar os valores que podem ser digitados em um

determinado campo por ocasião da entrada de dados, se estiverem dentro de uma faixa de valores bem definida.

Como exemplo, poderíamos colocar um filtro no campo Sexo para que só aceite como dado de entrada masculino ou feminino. Se digitarmos algo diferente, aparecerá a mensagem que tiver sido escrita no campo Texto de Validação.

Para escrever a Regra de Validação, clique primeiro no ícone Folha de Propriedades e depois no botão à direita desta linha para aparecer o Construtor de Expressões e escrever a regra, conforme figura abaixo.

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3.2.2 Propriedades de Tabela

Conforme dito anteriormente, as Propriedades de Tabela afetam a tabela como um todo.

As Propriedades da Tabela são empregadas para inter-relacionar dois ou mais campos da tabela

Para ativar a janela Propriedades de Tabela proceda da seguinte forma:

Passe para o Modo Design da tabela

Na aba Desig, no grupo Mostrar/Ocultar, clique na ferramenta Folha de Propriedades.

No quadro Folha de Propriedades clique na linha Regra de Validação e depois clique no botão Construtor de Expressões.

Objetivo: Modificar a estrutura da tabela NOMES para adicionar as seguintes Propriedades de Campo: a) O campo MATRÍCULA deve ter Máscara de Entrada b) O campo CEP deve ter Máscara de Entrada c) O campo ADMISSÃO não pode aceitar valores posteriores à data corrente d) O campo NASCIMENTO não pode aceitar valores de idades <= 5 anos e) O campo NASCIMENTO ter que ser anterior ao campo ADMISSÃO em, pelo menos, 5 anos

a) O campo MATRÍCULA deve ter Máscara de Entrada

Passe para o Modo Design da tabela

Selecione o campo MATRÍCULA.

Nas Propriedades de Campo, click na propriedade Máscara de Entrada para aparecer o botão Construtor

Click no botão Construtor para aparecer a janela Construtor de Máscara de Entrada

Na janela Assitente de Máscara de Entrada selecione qualquer máscara e clique Avançar

Digite a máscara ???000 e clique Avançar

A máscara ??? só permite letras e 000 só permite números (Ver quadro Principais sintaxes de Máscara de Entrada)

À pergunta Como deseja armazenar os dados selecione Com os símbolos na máscara e clique

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Avançar

Clique Concluir

b) O campo CEP deve ter Máscara de Entrada

Passe para o Modo Design da tabela

Selecione o campo CEP.

Nas Propriedades de Campo, click na propriedade Máscara de Entrada para aparecer o botão Construtor

Click no botão Construtor para aparecer a janela Assistente de Máscara de Entrada

Na janela Assistente de Máscara de Entrada selecione qualquer máscara e clique Avançar

Digite a máscara 99.999-999 e clique Avançar (só permite digitação de números e pode ficar em branco)

À pergunta Como deseja armazenar os dados selecione Com os símbolos na máscara e clique Avançar

Clique Concluir

c) O campo ADMISSÃO não pode aceitar valores posteriores à data corrente

Passe para o Modo Design da tabela

CONSTRUTOR

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Selecione o campo ADMISSÃO.

Nas Propriedades de Campo, click na propriedade Regra de Validação para aparecer o botão Construtor

Click no botão Construtor para aparecer a janela Construtor de Expressões

Na janela Construtor de Expressões selecione Operadores, depois selecione Tudo e depois dê um duplo clique no operador <= e clique Avançar (Fig.c.1)

Dê um duplo clique em Funções, depois selecione Funções internas, depois selecione Tudo e depois dê um duplo clique na função Agora() e depois clique OK (Fig.c.2)

A função Agora() compara a data digitada no campo ADMISSÃO com a data do relógio interno da máquina. A expressão <=Agora() na Regra de Validação do campo ADMISSÃO só permite e digitação de valores neste campo se forem <= que a data do relógio interno da máquina no momento da digitação.

No campo Texto de Validação escreva DIGITE UM VALOR <= QUE A DATA CORRENTE

Se existir Regra de Validação terá que existir Texto de Validação. Quando os dados digitados no campo ADMISSÃO violarem a Regra de Validação aparecerá a mensagem digitada em Texto de Validação e não será permitido prosseguir até o valor digitado esteja de acordo com a regra.

d) O campo NASCIMENTO não pode aceitar valores de idades <= 5 anos

Fig.c.1

Fig.c.2

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Passe para o Modo Design da tabela

Selecione o campo NASCIMENTO.

Nas Propriedades de Campo, click na propriedade Regra de Validação para aparecer o botão Construtor

Click no botão Construtor para aparecer a janela Construtor de Expressões.

Na janela Construtor de Expressões selecione Operadores, depois selecione Tudo e depois dê um duplo clique no operador <= e clique Avançar (Fig.d.1)

Dê um duplo clique em Funções, depois selecione Funções internas, depois selecione Tudo e depois dê um duplo clique na função Agora() (Fig.d.2)

Digite – 5*365

Clique OK

A função Agora() compara a data digitada com a data do relógio interno da máquina.

A expressão <=Agora() -5*365 na Regra de Validação do campo NASCIMENTO só aceita valores digitados neste campo se forem anteriores (ou iguais) em 5 anos a data do relógio interno da máquina no momento da digitação.

No campo Texto de Validação escreva DIGITE UM VALOR <= QUE A DATA CORRENTE–5 ANOS

Se existir Regra de Validação terá que existir Texto de Validação. Quando os dados digitados no campo NASCIMENTO violarem a Regra de Validação aparecerá a mensagem digitada em Texto de Validação e não será permitido prosseguir até o valor digitado esteja de acordo com a regra.

e) O campo NASCIMENTO ter que ser anterior ao campo ADMISSÃO em, pelo menos, 18 anos

As propriedades colocadas nos campos MATRÍCULA, CEP e NASCIMENTO afetavam apenas o respectivo campo, sendo por isso colocadas no quadro Propriedades de Campo. Quando as propriedades fazem referência a dois ou mais campos, como, neste caso NASCIMENTO e ADMISSÃO, tem que ser colocadas no quadro Folha de Propriedades.

Fig.d.1

Fig.d.2

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Passe para o Modo Design da tabela

Na aba Desig, no grupo Mostrar/Ocultar, clique na ferramenta Folha de Propriedades (Fig.e.1)

No quadro Folha de Propriedades clique na linha Regra de Validação e depois clique no botão Construtor de Expressões (Fig.e.2)

No quadro Construtor de Expressões, na coluna Elementos de Expressão clique em NOMES

Na coluna Categoria de Expressão dê um duplo clique em ADMISSÃO (Fig.e.3)

Digite o sinal - (menos)

Na coluna Categoria de Expressão dê um duplo clique em NASCIMENTO (Fig.e.3)

Na coluna Elementos de Expressão clique em Operadores e depois dê um duplo clique no operador >=

Digite 5*365 e depois clique OK

A expressão [ADMISSÃO]-[NASCIMENTO]>=5*365 na Regra de Validação da Folha de Propriedades estabelece que as datas digitadas nos campos NASCIMENTO e GRADUAÇÃO só serão aceitas a diferença entre elas for >= 5 anos.

Fig. e.1

Fig.e.2 Fig.e.3

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3.2.3 Propriedades de Pesquisa

Quando se quiser construir uma nova tabela em que os dados de um ou mais campos não sejam muito variados, como, por exemplo, a profissão, nacionalidade, sexo, etc. , deve-se escolher um campo com tipo de dados Assistente de Pesquisa.

Este tipo de campo exibe uma lista de valores em uma caixa de combinação, bastando clicar no valor desejado para o campo, em vez de digitá-lo. Estes dados podem vir de uma tabela relacionada existente no banco de dados ou podem ser digitados na hora de construção deste tipo de campo.

A lista de pesquisa mais comum é a que exibe valores de uma tabela relacionada. Entretanto, se os dados em questão forem poucos e imutáveis, como, por exemplo, os pontos cardeais (norte, sul, leste e oeste), a forma de pagamento (a vista ou a prazo), o tipo de transporte (aéreo, terrestre ou marítimo), etc., não compensa criar uma tabela para armazená-los, sendo preferível criar uma lista.

Objetivo:

Criar a tabela Nacionalidades (Fig.3.2.3.a).

Para criar a tabelas Nacionalidades siga os passos abaixo:

Abra o banco de dados TRAB1.

Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique no botão Design da Tabela. Será criada uma nova tabela no modo Design.

Crie a estrutura da tabela Nacionalidades e digite os dados conforme Fig.3.2.3.a abaixo, salve-a e depois feche-a.

Objetivo:

Criar a tabela Dados de Pessoal (Fig.3.2.3.b) com os campos Sexo e Nacionalidade do tipo Assistente de Pesquisa.

Os dados do campo Sexo devem vir de uma lista e os de Nacionalidade da tabela Nacionalidades criada no item anterior.

Fig. 3.2.3.a

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Para criar a tabela Dados de Pessoal, proceda conforme abaixo:

Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique no botão Design da Tabela. Será criada uma nova tabela no modo Design.

Crie o campo Nome com tipo Texto curto e tamanho 35.

Crie o campo Sexo, escolhendo para tipo de dados Assistente de Pesquisa. Aparecerá a caixa de diálogo Assistente de Pesquisa (Fig. 3.2.3.c) que deve ser preenchida conforme mostrado a seguir:

À pergunta Como você deseja que coluna de pesquisa obtenha estes valores ? selecione Eu digitarei os valores que desejo e clique Avançar.

À pergunta Que valores você deseja ver em sua coluna de pesquisa ? digite o valor 1 para Número de colunas

Em Col1 digite Masculino, aperte a tecla Tab (não tecle Enter) e depois digite Feminino.

Clique Avançar.

Fig. 3.2.3.c

Fig. 3.2.3.b

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À pergunta Que rótulo você deseja para coluna de pesquisa ? digite Sexo e clique Concluir.

Crie o campo Nacionalidade, escolhendo para tipo de dados Assistente de Pesquisa.

Aparecerá a caixa de diálogo Assistente de Pesquisa.

À pergunta Como você deseja que coluna de pesquisa obtenha estes valores ? selecione Eu quero que coluna de pesquisa procure os valores em uma Tabela ou Consulta e clique Avançar.

À pergunta Que Tabela ou Consulta deve fornecer os valores para coluna de pesquisa? selecione a tabela Nacionalidades e clique Avançar.

À pergunta Que campos contém os valores que você deseja incluir em coluna de pesquisa? mova Nacionalidade de Campos disponíveis para Campos selecionados e clique Avançar.

À pergunta Qual é a ordem de classificação desejada para os itens da caixa de listagem ? selecione Nenhum e clique Avançar.

À pergunta Qual a largura desejada para as colunas em coluna de pesquisa ? ajuste a largura da coluna e clique Avançar.

À pergunta Que rótulo você deseja para coluna de pesquisa ? digite Nacionalidade e clique Concluir.

Passe para o Modo Folha de Dados e digite os dados da tabela da Fig.3.2.3.d.

Salve a tabela e feche-a

Fig. 3.2.3.d

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3.3 Relação entre Tabelas

Nos bancos de dados relacionais, as informações são armazenadas em diversas tabelas, de acordo com suas características.

Para usarmos os dados de duas ou mais tabelas ao mesmo tempo, é necessário antes relacioná-las. A Relação cria um vínculo entre todos os pedaços da informação, impedindo que eles sejam perdidos.

Para relacionar duas tabelas, é necessário: 1. Que elas possuam um campo em comum. 2. Não é necessário que os campos relacionados tenham o mesmo nome,

porém é recomendável que isto ocorra, para evitar mal entendidos. 3. Além disso, quando os campos relacionados forem números, estes devem ter

a mesma propriedade Tamanho de Campo.

Para exemplificar este tipo de relação, tomemos o banco de dados que contém as três tabelas abaixo:

DADOS PESSOAIS

DADOS ADMINISTRATIVOS

DADOS FINANCEIROS

DADOS PESSOAIS

DADOS ADMINISTRATIVOS

DADOS FINANCEIROS

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Da análise destas três tabelas, constatamos:

1. As três tabelas possuem um campo em comum, conforme abaixo:

DADOS PESSOAIS ...................... Matrícula

DADOS ADMINISTRATIVOS ....... Registro

DADOS FINANCEIROS ................ Cadastro

2. Embora estes campos tenham nomes diferentes (Matrícula, Registro e Cadastro), eles possuem o mesmo tipo de dados.

3. As três tabelas podem ser Relacionadas através destes campos

Ao fazer o Relacionamento, as tabelas são classificadas de dois tipos:

a) Tabela Primária

b) Tabela Relacionada.

Tabela Primária a tabela do Lado Um (Fig. 3.3.a). Esta é a tabela principal do banco de dados, de forma que as outras são complementos dela. Esta tabela deve ter uma chave primária e cada registro deve ser exclusivo.

Tabela Relacionada é a tabelas do Lado Vários (Fig. 3.3.a), que contém um ou mais registros relacionados a um único registro da tabela do Lado Um.

As relações entre tabelas podem ser de dois tipos:

c) Relação Um para Vários

d) Relação Um para Um.

Na Relação Um para Vários, um registro da Tabela Primária pode ter muitos registros na Tabela Relacionada (quando esta tabela não possui chave primária no campo relacionado).

Na Relação Um para Um, um registro da Tabela Primária está relacionada a apenas um registro da Tabela Relacionada (quando esta tabela possui chave primária no campo relacionado).

Neste banco de dados temos:

Tabela Primária: .............. DADOS PESSOAIS Tabelas Relacionadas: ..... DADOS ADMINISTRATIVOS e DADOS FINANCEIROS

A Relação entre as tabelas DADOS PESSOAIS e DADOS ADMINISTRATIVOS é do tipo Um para Um. A Relação entre as tabelas DADOS PESSOAIS e DADOS FINANCEIROS é do tipo Um para Vários.

A Fig.3.3.a abaixo mostra o relacionamento entre as tabelas DADOS PESSOAIS, DADOS ADMINISTRATIVOS e DADOS FINANCEIROS.

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Quando criamos a tabela NOMES, passamos a controlar os dados pessoais dos alunos, mas nada sabemos sobre suas notas, nem se estão em dia com as mensalidades.

Para dispor deste tipo de informação, vamos criar mais duas tabelas: NOTAS e MENSALIDADES. Feito isto, poderemos relacionar as três tabelas e ter todo controle sobre os dados dos alunos.

Como a cada registro da tabela Nomes está associado a apenas um registro na tabela Notas e na tabela Mensalidades, o de relação que será feito entre as três tabelas será do tipo Um para Um.

Objetivo:

Criar no banco de dados TRAB1 as tabelas MENSALIDADES (Fig.3.3.a) e NOTAS (Fig.3.3.e)

a) Criação da tabela MENSALIDADES:

Abra o banco de dados TRAB1.

Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique no botão Design da Tabela. Será criada uma nova tabela no modo Design.

Crie o campo CONTROLE conforme Fig.3.3.b

Este campo conterá do mesmo tipo de dados que o campo MATRÍCULA da tabela NOMES. Portanto, terá que ter a mesma estrutura.

Crie o campo VALOR conforme Fig.3.3.c

Fig. 3.3.a

Tabela Primária

Tabelas Relacionadas

Lado Vários Lado Um

Um para Um

Um para Vários

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O campo VALOR será do Tipo de Dados Número, pois assim poderemos fazer operações matemáticas com ele, como, por exemplo, soma-los para fornecer declarações aos responsáveis e calcular impostos a pagar. Ele terá Chave Primária porque este campo não poderá ter valores repetidos.

Quando selecionamos o tipo de Tipo de Dados Número, temos que, obrigatoriamente, fornecer três Propriedades de Campo: - Tamanho do campo - Formato - Casas decimais

Crie o campo PAGAMENTO conforme Fig.3.3.d

Este campo destina-se a informar se a mensalidade foi ou não quitada. Como o valor deste campo será unicamente Sim ou Não, escolhemos o Tipo de Dado Sim/Não.

Fig. 3.3.a Fig. 3.3.b

Tipo de Dado

Fig. 3.3.c

Tipo de Dado 

Fig. 3.3.d

Tipo de Dado 

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Fig. 3.3.e

b) Criação da tabela NOTAS:

Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique no botão Design da Tabela. Será criada uma nova tabela no modo Design.

Crie o campo REGISTRO conforme Fig.3.3.f

Este campo conterá do mesmo tipo de dados que o campo CONTROLE da tabela MENSALIDADES. Portanto terá que ter a mesma estrutura.

Ele terá Chave Primária porque este campo não poderá ter valores repetidos.

Crie o campo PROVA1 conforme Fig.3.3.g

Fig. 3.3.g Fig. 3.3.i

Fig. 3.3.f

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O campo PROVA1 será do Tipo de Dados Número, pois assim poderemos fazer operações matemáticas com ele, como, por exemplo, calcular a Média do aluno.

Quando selecionamos o tipo de Tipo de Dados Número, temos que, obrigatoriamente, fornecer três Propriedades de Campo: - Tamanho do campo - Formato - Casas decimais

Para colocar a Regra de Validação, proceda conforme abaixo (Fig.3.3.h):

Clique no botão Construtor de Expressões

Na janela Construtor de Expressões, selecione:

Elemento de Expressão .......... Operadores 

Categoria ............................... Tudo 

Valores de Expressão: ............ Entre 

Dê um duplo clique no Valor de Expressão Entre

Clique no primeiro <<Expr>> e digite 0

Clique no segundo <<Expr>> e digite 0

Clique OK

Crie o campo PROVA2 conforme Fig. 3.3.i.

O campo PROVA2 é exatamente igual ao campo PROVA1. Portanto, basta copia-lo e renomea-lo como PROVA2.

Para copiar o campo PROVA1 e renomea-lo como PROVA2, proceda conforme abaixo:

Selecione o campo PROVA1 e tecle Ctl C

Selecione o campo em branco depois de PROVA1 e tecle Ctl V

Fig. 3.3.h

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Altere o nome do campo para PROVA2

Salve o arquivo e digite os valores dos dados.

Objetivo:

Fazer a devida Relação entre as tabelas MENSALIDADES, NOMES e NOTAS.

Feche todas as tabelas para fazer a Relação.

Na guia Ferramentas de Banco de Dados, no grupo Relações, clique em no ícone Relações, conforme figura abaixo, que aparecerá a janela Relações.

A janela Relações deverá estar conforme figura abaixo:

Como se pode ver, já existem duas tabelas relacionadas, DADOS DE PESSOAL e NACIONALIDADES.

Esta relação foi criada automaticamente quando criamos o campo Nacionalidade da tabela DADOS DE PESSOAL, do tipo Assistente de Pesquisa com os valores vindos da tabela NACIONALIDADES.

Para criar o Relacionamento precisamos exibir todas as tabelas do banco de dados para escolhermos as que queremos relacionar. Para isso, proceda conforme abaixo:

Na guia Design, no grupo Relações, clique no ícone Mostrar Tabela. Aparecerá a relação das tabelas conforme abaixo.

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Selecione a tabela NOMES, pressione a tecla Ctl e, com ela pressionada, selecione as tabelas NOTAS e MENSALIDADES, conforme figura acima.

Solte a tecla Ctrl e clique na tecla Adicionar e depois na tecla Fechar.

Refaça a disposição das tabelas conforme figura ao lado.

Leve o cursor do mouse até o campo Matrícula da tabela Nomes (Tabela Primária), pressione-o e, mantendo-o pressionado, arraste-o para cima do campo Registro da tabela Notas (Tabela Relacionada) conforme figura acima.

É esta operação de arrastar o campo da tabela NOMES para cima do campo da tabela NOTAS que define que NOMES será a Tabela Primária e NOTAS será a Relacionada.

Solte o botão do mouse. Aparecerá a caixa de diálogo Editar Relações conforme figura abaixo.

Clique OK. Aparecerá uma linha ligando os dois campos, caracterizando a relação.

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Repita a operação com as tabelas NOTAS e MENSALIDADES. A janela Relações ficará como na figura abaixo.

Na barra de menus, selecione Arquivo – Salvar.

Na guia Design, no grupo Relações, clique no ícone Fechar

Para alterar ou excluir uma relação é necessário editar a janela Relações.

Para editar a janela Relações, proceda da seguinte forma:

Feche todas as tabelas.

Na guia Ferramentas de Banco de Dados, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Relações e depois clique em Todas as Relações.

Para EXCLUIR uma relação edite a janela Relações, dê um clique na linha que une os campos comuns e pressione a tecla DEL

Para ALTERAR uma relação, edite a janela Relações e dê um duplo clique na linha que une os campos comuns. Isto abrirá a janela Editar relação, podendo-se então fazer as alterações.

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3.3.1 Relação com Integridade Referencial

Integridade Referencial é um conjunto de regras que o Access usa para assegurar que as relações entre registros em tabelas relacionadas sejam válidos e que não se exclua ou altere acidentalmente dados relacionados.

Para impor a Integridade referencial, três regras devem ser obedecidas:

1. O campo coincidente da tabela primária é uma chave primária ou tem um índice único.

2. Os campos relacionados têm o mesmo tipo de dados. 3. Ambas as tabelas pertencem ao mesmo banco de dados.

Quando a integridade referencial é imposta, ficam proibidas as seguintes operações:

Não se pode INCLUIR um valor no campo relacionado da tabela relacionada que não exista na chave primária da tabela primária.

Por exemplo, não se pode incluir no campo Registro da tabela NOTAS (Tabela Relacionada) um dado que não exista no campo Matrícula tabela NOMES (Tabela Primária).

Analogamente, não se pode incluir no campo Controle da tabela MENSALIDADES (Tabela Relacionada) um dado que não exista no campo Matrícula tabela NOMES (Tabela Primária).

Não se pode EXCLUIR um registro da tabela primária, se existirem registros coincidentes na tabela relacionada, a menos que se ative a opção Propagar Exclusão dos Registros Relacionados da janela Editar Relações.

Por exemplo, não se pode excluir da tabela NOMES (Tabela Primária) um dado que exista na tabela NOTAS (Tabela Relacionada).

Não se pode ALTERAR um valor da chave primária na tabela primária se tal registro tem registros relacionados.

Por exemplo, não se pode alterar no campo Registro da tabela NOTAS (Tabela Relacionada) um dado que exista no campo Matrícula tabela NOMES (Tabela Primária)

Analogamente, não se pode alterar no campo Controle da tabela MENSALIDADES (Tabela Relacionada) um dado que exista no campo Matrícula tabela NOMES (Tabela Primária)

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Para EXCLUIR registros relacionados, e ainda preservar a integridade referencial, ative a opção Propagar Exclusão dos Registros Relacionados da janela Editar Relações. Assim, quando excluir um registro na tabela primária excluirá os registros relacionados na tabela relacionada.

Para ALTERAR registros relacionados, e ainda preservar a integridade referencial, ative a opção Propagar Alteração dos Registros Relacionados da janela Editar Relações. Assim, quando alterar um registro na tabela primária alterará os registros relacionados na tabela relacionada.

Objetivo:

Impor integridade referencial na Relação das tabelas NOMES, MENSALI-DADES e NOTAS do banco de dados TRAB1.

Para isto, proceda da seguinte forma:

Abra o banco TRAB1.

Na guia Ferramentas de Banco de Dados, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Relações. Aparecerá a janela Relações

Na janela Relações dê um duplo clique na linha que liga as tabelas Nomes e Notas, que aparecerá a janela Editar Relações, conforme figura abaixo.

Na janela Editar Relações ative as seguintes opções:

Impor Integridade Referencial

Propagar a Atualização dos Campos Relacionados

Propagar Exclusão dos Registros Relacionados.

Clique OK.

Repita a operação com as tabelas Nomes e Mensalidades. Uma vez terminado, a janela Relações deve estar conforme figura abaixo.

Na barra de menus, selecione Arquivo – Salvar.

Feche a janela Relações.

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3.4 Importação de Dados

3.4.1 Importação de Dados do Access

Objetivo:

Importar do arquivo DADOS PESSOAIS.accdb a tabela Dados Administrativos para o banco de dados TRAB1.accdb.

Abra o banco de dados TRAB1.

Na aba Dados Externos, no grupo Importar e Vincular, clique no ícone Access, conforme figura abaixo.

Na janela Obter dados externos clique no botão Procurar

Na janela Importar objetos selecione a tabela Dados Administrativos, depois clique OK e depois clique Fechar, conforme figura ao lado. A tabela Dados Administrativos foi importada para o banco de dados TRAB1.

3.4.2 Importação de Dados do Excel

Objetivo:

Importar do arquivo DADOS PESSOAIS.xlsx a planilha Dados Pessoais para a tabela Dados Pessoais do banco de dados TRAB1.accdb.

Abra o banco de dados TRAB1.

Na aba Dados Externos, no grupo Importar e Vincular, clique no ícone Excel, conforme figura abaixo.

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Na janela Obter dados externos clique no botão Procurar .

Na janela Abrir Arquivo selecione o arquivo Dados Pessoais.xlsx e clique Abrir.

Na janela Obter dados externos clique OK

Na janela Assistente de importação de planilha selecione o botão Mostrar planilhas, depois selecione a planilha Dados Pessoais e depois clique Avançar, conforme figura abaixo.

Ative a caixa de seleção A primeira linha contém títulos de coluna e depois clique Avançar

Clique Avançar

Selecione a opção Sem chave primária e depois clique Avançar

No quadro Importar para a tabela: escreva Dados Pessoais e depois clique Concluir

Clique Fechar. Está concluída a importação.

Uma vez concluída a importação de dados do Excel, é necessário passar para a estrutura da tabela importada e colocar as propriedades de campo e de tabela adequadas aos dados importados.

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4. Consultas

Quando criamos nosso banco de dados, as informações nele contidas foram armazenadas em diferentes tabelas, de acordo com suas características. Isto facilita o armazenamento de informações, porém dificulta sua consulta. Para visualizar algumas informações, geralmente temos que abrir várias tabelas, o que não é prático. Para contornar estes problemas, foram criadas as Consultas.

Uma Consulta consiste de um processo para selecionar em uma ou mais tabelas um determinado grupo de registros, que tem características peculiares. A este conjunto de registros chamamos dynaset. Um dynaset pode conter campos de diversas tabelas.

Na janela Consulta criamos consultas pelo método Graphical Query By Exemple (QBE) (Fig.4.1.a), que consiste em arrastar os campos da parte superior da janela Consulta para a grade QBE. Desta forma, a grade QBE é usada para informar ao Access que propriedades tem os dados que desejamos visualizar.

Além de visualizar os dados selecionados, as Consultas permitem calcular totais, alterar dados e muitas outras coisas.

4.1 Criação de Consulta

Objetivo:

Criar a consulta Relação de Notas que mostre Matrícula, Nome e as Notas das duas provas, de todos os alunos com notas iguais ou maiores que 7.0.

Para isto, proceda como abaixo:

Abra o banco de dados TRAB1.

Na guia Criar, no grupo Consultas clique em Design da Consulta conforme figura abaixo.

Abre-se a janela Mostrar Tabela, com todas as tabelas existentes no Banco de Dados

Selecione a tabela NOMES, aperte a tecla Ctrl e, com ela pressionada, selecione a tabela NOTAS. Libere a tecla Ctrl e clique o botão Adicionar.

Clique o botão Fechar.

Na Grade QBE (Fig.4.1.a), clique no campo Matrícula da tabela NOMES e, com o botão do mouse pressionado, arraste-o para a linha Campo da primeira coluna da Grade QBE. Solte o botão do mouse. Este será o primeiro campo de nossa Consulta

Clique na linha Classificação da primeira coluna para acessar o menu e depois selecione Crescente.

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De maneira análoga, coloque o campo Nome na segunda coluna da Grade QBE, Prova1 na terceira e Prova2 na quarta. (Fig.4.1.b)

Na linha Critério da coluna Prova1 escreva >=7

Na linha Critério da coluna Prova2 escreva >=7

Para executar a consulta clique na guia Design, no grupo Resultados ou clique o ícone Executar (Fig.4.1.c)

O resultado da consulta deve estar conforme Fig.4.1.d

Salve a Consulta com o nome Relação de Notas.

Feche o arquivo selecionando Arquivo – Fechar.

Fig. 4.1.a

Grade QBE

Fig. 4.1.b

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Fig.4.1.d

Fig.4.1.c

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4.2 Cálculos em Consultas

Muitas vezes é necessário na Consulta uma informação que não consta diretamente em nenhuma tabela, mas que pode ser obtido através de uma operação matemática com os valores dos campos de tabelas. Isto pode ser obtido através do Campos Calculados.

Objetivo:

Criar a consulta MÉDIAS para visualizar o Nome Completo (nome e sobrenome) e a Média Aritmética das notas.

Vale lembrar que na tabela NOMES não existe o campo Nome completo e na tabela NOTAS não existe o campo Média. Portanto, estes campos deverão ser construídos.

a) Construção do Nome Completo

Abra o Banco de Dados TRAB1

Na guia Criar, no grupo Consultas clique em Design da Consulta conforme Fig.4.1.c.

Quando aparecer a janela Mostrar Tabela, selecione NOMES, pressione a tecla Ctrl e, com ela pressionada, selecione Notas.

Libere a tecla Ctrl e clique Adicionar e depois Fechar.

Na janela Consulta1, clique na linha Campo da primeira coluna.

Na guia Design, no grupo Configuração da consulta clique no botão Construtor. (Fig.4.2.a). Aparecerá a janela Construtor de Expressões.

Para construir a expressão, proceda da seguinte forma: (Fig.4.2.a) Dê um duplo clique no sinal + do banco de dados TRAB1.accdb

Dê um duplo clique no sinal + da pasta Tabelas

Dê um clique na tabela NOMES. Aparecerão no quadro Categorias de Expressão

Caixa de Expressões

Fig.4.2.a

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todos os campos da tabela NOMES.

Dê um duplo clique campo Nome

No quadro Elementos de Expressão dê um duplo clique no operador Concatenador de strings ( & )

Digite “ “ (aspas espaço aspas)

Dê um clique na tabela NOMES. Aparecerão no quadro Categorias de Expressão todos os campos da tabela NOMES.

Dê um duplo clique campo Sobrenome.

Clique OK. Desta forma, o primeiro campo da Consulta contém o Nome Completo (Fig.4.2.b)

Clique o ícone Executar. O resultado será como mostrado na Fig.4.2.c.

b) Construção da Média do aluno

Clique na linha Campo da segunda coluna para construir a Média.

Clique na barra de ferramentas no ícone Construtor. (Fig.4.2.a)

Dê um duplo clique no sinal + do banco de dados TRAB1.accdb

Dê um duplo clique no sinal + da pasta Tabelas

Dê um clique na tabela NOTAS. Aparecerão no quadro Categorias de Expressão todos os campos da tabela NOTAS.

Abra parêntesis. ( Dê um duplo clique campo Prova1

Digite o operador de soma ( + )

Dê um duplo clique campo Prova2

Feche parêntesis. ) Digite o operador de divisão ( / )

Digite o número 2.

Fig.4.2.b Fig.4.2.c

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Fig.4.2.f

A janela do Construtor de Expressões deve estar como na Fig.4.2.d.

Tecle OK.

Clique o ícone Executar. O resultado será como mostrado na Fig.4.2.e.

Para salvar a consulta clique o ícone Salvar da barra de ferramentas. Na janela Salvar Como escreva MÉDIAS e clique OK.

Uma vez construída a Consulta, é necessário formatar os campos calculados, como títulos, largura das colunas, casas decimais, etc.

Para formatar os campos calculados da Consulta, proceda da seguinte forma:

a) Largura das colunas:

No Modo Folha de Dados selecione as duas colunas da consulta.

Clique com o botão direito do mouse no cabeçalho de uma das colunas e depois selecione a opção Largura da coluna – Melhor ajuste.

b) Cabeçalho das colunas

O Excel colocou os cabeçalhos dos campos calculados como Expr1 e Expr2 . Vamos alterar Expr1 para Nome Completo e Expr2 para Média. Para isto, proceda da seguinte forma:

Passe para o Modo Design da Tabela.

Selecione a primeira coluna.

Na guia Design, no grupo Mostrar/Ocultar clique no ícone Folha de Propriedades (Fig.4.2.f).

Na janela Folha de Propriedades, na linha Legenda escreva “Nome Completo” (Fig.4.2.g)

Feche a janela Folha de Propriedades.

Fig.4.2.d Fig.4.2.e

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c) Formatação dos valores calculados

Passe para o Modo Design da Tabela.

Selecione a segunda coluna.

Na guia Design, no grupo Mostrar/Ocultar clique no ícone Folha de Propriedades (Fig.4.2.f).

Na janela Folha de Propriedades, na linha Legenda escreva “Média” (Fig.4.2.h).

Na janela Folha de Propriedades, clique na linha Formato e selecione Padrão (Fig.4.2.h).

Na janela Folha de Propriedades, clique na linha Casas decimais e selecione 1 (Fig.4.2.h).

Clique o ícone Executar. A cosulta deverá estar conforme Fig.4.2.i

Salve a consulta e feche-a.

Ao selecionar campos calculados deve-se ter muito cuidado para não apagar os dois pontos que separam o título da expressão, pois isto destruirá o campo calculado.

Pode-se também alterar o cabeçalho da coluna do campo calculado substituindo a expressão Expr1 pelo nome desejado.

TÍTULO SEPARADOR EXPRESSÃO

Fig.4.2.i

Fig 4.2.g

Fig 4.2.h

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4.3 Consultas Parâmetros

No banco de dados TRAB1, temos gravados os dados de todos os alunos de nossa instituição de ensino, onde a faculdade a que cada um pertence é dada pelos três primeiros caracteres do campo Matrícula. Esta regra foi criada especialmente para poder identificar a carreira de cada aluno e assim possibilitar consultas diferenciadas por faculdade. De posse desta informação, podemos fazer consultas por faculdade. Este tipo de consulta é chamada Consulta Parâmetro.

Objetivo:

Criar a Consulta Relação por Faculdade para visualizar todos os alunos da faculdade de Física. A Consulta deve conter Matrícula, Nome Completo e Média.

Para isto proceda como abaixo:

Abra o Banco de Dados TRAB1

Na guia Criar, no grupo Consultas clique em Design da Consulta conforme Fig.4.1.c.

Quando aparecer a janela Mostrar Tabela, selecione NOMES, pressione a tecla Ctrl e, com ela pressionada, selecione Notas.

Libere a tecla Ctrl e clique Adicionar e depois Fechar.

Selecione o campo Matrícula na tabela Nomes e arraste-o para a linha Campo da primeira coluna da grade QBE.

Na linha Classificação selecione Crescente.

Clique na linha digite Como FIS+* . (Fig.4.3.a).

A expressão Como FIS+* seleciona todas as matrículas cujos três primeiros caracteres são FIS, isto é, todos os alunos da Faculdade de Física.

Na segunda coluna construa o Nome Completo (Ver item anterior). Na terceira coluna construa

MÉDIA (Ver item anterior). Execute a Consulta, que deverá

apresentar o resultado como na Fig.4.3.b.

Salve a Consulta como Relação por Faculdade.

Se desejássemos agora a relação dos alunos da faculdade de Química, em vez da de Física, bastaria alterar a linha Critério do campo Matrícula de Como FIS+* para Como

Fig.4.3.b Fig.4.3.a

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QUI+*. Assim sendo, sempre que desejarmos a relação de uma faculdade, termos que alterar a estrutura da Consulta.

Existe, porém, uma outra maneira, muito mais prática, que consiste em fazer a Consulta indagar qual a faculdade cuja relação desejamos.

Para isto, basta colocar no campo Critério qualquer expressão que não seja o nome de um campo das tabelas utilizadas na Consulta. Desta forma, quando executarmos a Consulta, abrir-se-há uma janela exibindo o texto digitado e pedindo seu significado, visto não constar nas tabelas. Digita-se então a sigla da faculdade desejada.

Objetivo:

Alterar a Consulta Relação por Faculdade para visualizar todos os alunos de qualquer faculdade. Sempre que for executada, deverá surgir a pergunta Faculdade ?

Para isto, proceda como abaixo:

Abra a Consulta Relação por Faculdade no Modo Design.

No linha Critério do campo Matrícula, apague Como FIS+* e escreva Como [FACULDADE ?] + * e execute a Consulta (Fig.4.3.c).

Aparecerá a janela Inserir Valor do Parâmetro solicitando o valor do campo que se encontra entre chaves, já que ele não consta em nenhuma das tabelas em que se baseia a Consulta.

Não é necessário digitar a matrícula completa, mas apenas algumas letras do início da mesma. O caractere * faz que se liste tudo que tenha os primeiros caracteres iguais ao que foi digitado.

Na janela Inserir Valor do Parâmetro digite QUI . Você acabou de informar que quer todas as matrículas que comecem com QUI

Tecle o botão OK. O resultado estará conforme Fig.4.3.d.

Salve a Consulta e feche-a.

Fig. 4.3.c

Fig. 4.3.d

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4.4 Agrupamentos de Totais

É muito comum, quando se pesquisa informações em uma tabela, querer calcular valores a partir dos dados armazenados, como, por exemplo, o total de vendas de um produto em determinado mês. O Access permite estas operações com relativa facilidade.

Objetivo:

Criar o banco de dados PRODUTOS EM ESTOQUE e a tabela Produtos por Categoria com os dados da Fig.4.4.a. Depois, calcular o Total de Produtos por Categoria e a Quantidade por Categoria.

Crie o banco de dados PRODUTOS EM ESTOQUE.accdb

Crie a tabela Produtos por Categoria com os dados da Fig.4.4.a

Crie a Consulta Totais de Produtos em Estoque, baseada na tabela Produtos por Categoria, com os campos Categoria e Quant.

Para calcular totais em Consultas é preciso adicionar a linha Total à Grade QBE.

Passe para o Modo Design.

Na guia Design, no grupo Mostrar/Ocultar clique em Totais. Será adicionada a linha Total à grade QBE da consulta.

Preencha a janela Consulta conforme Fig.4.4.b.

O atributo Contar da linha Total do campo Quant pesquisará no campo anterior (Categoria) quantas vezes aparece cada Categoria e nos mostrará o resultado no campo Quant.

Se em vez de Contar escolhermos Soma, este atributo somará as Quantidades de cada categoria e nos mostrará o resultado no campo Quant.

Execute a consulta. A resposta está mostrada na Fig. 4.4.c.

Substitua Contar por Soma e execute a consulta. Será mostrado o total de Cereais, Frutas e Verduras.

Salve a consulta com o nome Totais de Produtos em Estoque.

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Fig. 4.4.b

Fig. 4.4.c

Fig. 4.4.a

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4.5 Consultas Ação

As Consultas Ação tem por finalidade fazer modificações em vários registros de uma tabela de uma única vez e de modo automatizado. Exemplos deste tipo de alteração são:

Consulta Criar Tabela com campos de várias outras tabelas ou Consultas.

Consulta Acréscimo de registros de uma tabela ou consulta a uma tabela já existente.

Consulta Atualização de valores de um ou mais campos, de uma tabela segundo um critério.

Consulta Excluir de registros de uma tabela, de acordo com um ou mais critérios.

Uma coisa a ressaltar na forma como estas Consultas são executadas é que aqui o Modo Folha de Dados apenas mostra os dados que serão criados, excluídos, alterados ou anexados. Os resultados aparecem apenas quando a Consulta é executada.

Para criar as Consultas Ação, o banco de dados tem que estar habilitado, caso não esteja assinado ou não residir em local confiável.

O Access exibe a Barra de Mensagens sempre que um banco de dados não confiável ou não assinado é aberto.

Para habilitar o banco de dados, proceda da seguinte forma:

Na Barra de Mensagens, clique em Opções.

Na caixa de diálogo Opções de Segurança do Microsoft Office, clique em Habilitar este conteúdo e em OK.

Se você não vir a Barra de Mensagens:

Na guia Ferramentas de Banco de Dados, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Barra de Mensagens.

4.5.1 Consulta Criar Tabela

Como se depreende do próprio nome desta consulta, sua finalidade é criar novas tabelas com os dados provenientes dos campos de outras tabelas/consultas.

Para criar uma Consulta Criar Tabela cria-se primeiro uma Consulta Seleção e depois se converte a Consulta Seleção para Consulta Criar Tabela.

Objetivo:

Criar a tabela MÉDIA DA TURMA com os dados da consulta MÉDIAS, criada anteriormente no banco de dados TRAB1.

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Abra o banco de dados TRAB1.

Copie a consulta Médias para Médias1, seguindo as instruções abaixo:

Clique com o botão direito sobre a consulta Médias e selecione a opção Copiar ou tecle Ctl C

Clique com o botão direito sobre a consulta Médias e selecione a opção Colar ou tecle Ctl v

Na janela colar Como escreva o nome da consulta Médias1. Foi criada a consulta Médias1.

Abra a Consulta Médias1.

Mude do Modo de Exibição de Folha de Dados para o Modo Design.

Na guia Design, no grupo Tipo de Consulta, clique em Criar Tabela para mudar o tipo de consulta de Selecionar para Criar Tabela. (Fig.4.5.1.a.)

Preencha a caixa de diálogo Criar Tabela da seguinte forma:

Selecione a opção Banco de Dados Atual.

Na caixa Criar Tabela escreva MÉDIA DA TURMA

Clique OK.

Pode-se verificar na relação de tabelas que a tabela MÉDIA DA TURMA ainda não foi criada. Isto só acontecerá quando a consulta for executada

Clique no botão Executar.

Quando aparecer a mensagem Você está prestes a criar uma consulta criar tabela que modificará os dados da tabel clique Sim.

Quando aparecer a mensagem Você está prestes e colar 15 (quinze) linhas em uma nova tabela clique Sim.

Depois de devidamente formatada, a tabela deve estar como na Fig.4.5.1.b.

Salve a tabela e feche-b.

Fig.4.5.1.a

Fig. 4.5.1.b

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Objetivo:

Criar a tabela MELHORES MÉDIAS com os dados da consulta MÉDIAS criada anteriormente no banco de dados TRAB1, somente com os alunos com Média>7.

Abra o banco de dados TRAB1.

Copie a consulta Médias para Médias2, seguindo as instruções abaixo:

Clique com o botão direito sobre a consulta Médias e selecione a opção Copiar ou tecle Ctl C

Clique com o botão direito sobre a consulta Médias e selecione a opção Colar ou tecle Ctl v

Na janela colar Como escreva o nome da consulta Médias2. Foi criada a consulta Médias2.

Abra a Consulta Médias2.

Mude do Modo de Exibição de Folha de Dados para o Modo Design.

Na grade QBE, na linha Critérios da coluna Médias escreva >7 (Fig.4.5.1.c)

Na guia Design, no grupo Tipo de Consulta, clique em Criar Tabela.

Preencha a caixa de diálogo Criar Tabela da seguinte forma:

Selecione a opção Banco de Dados Atual.

Na caixa Criar Tabela selecione a tabela MELHORES MÉDIAS.

Clique OK.

Clique em Executar .

Quando aparecer a mensagem Você está prestes e colar 7 (sete) linhas em uma nova tabela clique Sim.

Depois de devidamente formatada, a tabela deve estar como na Fig.4.5.1.d.

Salve a tabela e feche-a. Fig. 4.5.1.c

Fig. 4.5.1.d

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4.5.2 Consulta Acrescentar Registros

Como se depreende do próprio nome desta consulta, sua finalidade é anexar novos registros a tabelas existentes.

Objetivo:

Anexar à tabela MELHORES MÉDIAS os registros dos alunos com MÉDIAS MENOR QUE 5 utilizando a consulta MÉDIAS criada anteriormente no banco de dados TRAB1.

Abra o banco de dados TRAB1.

Copie a consulta Médias para Médias3.

Abra a Consulta Médias3.

Mude do Modo de Exibição de Folha de Dados para o Modo Design.

Na grade QBE, na linha Critérios da coluna Médias escreva <5

Na guia Design, no grupo Tipo de Consulta, clique em Acrescentar. Aparecerá a janela Acrescentar (Fig.4.5.2.a)

Na janela Acrescentar selecione a tabela MELHORES MÉDIAS e clique OK.

A grade QBE deverá estar conforme Fig.4.5.2.b.

Clique em Executar .

Quando aparecer a mensagem Você está prestes e colar 3 (três) linhas em uma nova tabela clique Sim.

Depois de devidamente formatada, a tabela deve estar como na Fig.4.5.2.a.

Salve a tabela e feche-a.

Fig.4.5.a

Fig.4.5.c Fig.4.5.b

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4.5.3 Consulta Atualizar Registros

Como se depreende do próprio nome desta consulta, sua finalidade é alterar registros existentes em uma tabelas que obedeçam uma determinada regra.

Objetivo:

Alterar para 10 todas as médias maiores que 8 na tabela Melhores Médias do banco de dados TRAB1.

Abra o banco de dados TRAB1. O conteúdo da tabela Melhores Médias é mostrado na Fig.4.5.3.a Crie uma nova consulta baseada na tabela Melhores Médias (Fig. 4.5.3.b) Na guia Design, no grupo Tipo de Consulta, clique em Atualizar. A grade QBE da

consulta contém agora a linha Atualizar para (Fig. 4.5.3.c) Na grade QBE , na linha Atualizar para da coluna Média escreva 10 (Fig. 4.5.3.c)

Na grade QBE , na linha Critérios da coluna Média escreva >8 (Fig. 4.5.3.c) Execute a consulta. Quando aparecer a mensagem Você está para atualizar colar 5

(cinco) linhas clique Sim. Feche a consulta. Selecione a pasta Tabelas e abra a tabela Melhores Médias, que deverá estar como

na.Fig.4.5.3.d.

Fig.4.5.3.a

Fig. 4.5.3.d.

Fig. 4.5.3.b

Fig. 4.5.3.c.

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4.5.4 Consulta Exclusão de Registros

Como se depreende do próprio nome desta consulta, sua finalidade é excluir registros de tabelas existentes.

Objetivo:

Excluir da tabela MÉDIAS DA TURMA do banco de dados TRAB1 todos os registros com Média maior do que 9.

Abra o banco de dados TRAB1.

A tabela Média da Turma deve estar conforme Fig. 4.5.4.a.

Crie uma nova consulta baseada na tabela Melhores Médias (Fig. 4.5.4.b)

Na guia Design, no grupo Tipo de Consulta, clique em Excluir. A grade QBE da consulta contém agora a linha Excluir (Fig. 4.5.4.c)

Na linha Critério da coluna Média escreva >9 (Fig. 4.5.4.c)

Execute a consulta. Quando aparecer a mensagem Você está para excluir 4 (quatro) linhas da tabela especificada clique Sim.

Feche a consulta. A tabela Médias da Turma deverá estar como na.Fig.4.5.4.d.

Fig. 4.5.4.b

Fig. 4.5.4.a

Fig. 4.5.4.b

Fig. 4.5.4.c

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4.5.5 Consulta Localizar Registros não Coincidentes

O Assistente de consulta Localizar Não Coincidente compara duas tabelas e mostra os registros de uma tabela que não existem na outra.

Objetivo:

Localizar no banco de dados DADOS COMUNIT E PESSOAIS.accdb os registros da tabela Dados Comunitários que não constam na tabela da tabela Dados Pessoais.

Crie o banco de dados DADOS COMUNIT E PESSOAIS.accdb e construa as tabelas Dados Pessoais (Fig.4.5.5.a) e Dados Comunitários (Fig.4.5.5.b) acima.

Para criar a consulta do tipo Localizar Não Coincidente, proceda conforme abaixo:

Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em Assistente da Consulta.

Na janela Nova Consulta selecione o tipo Assistente de consulta localizar não coincidente e depois clique OK. (Fig.4.5.5.c)

À pergunta Que tabela ou consulta contém os registros que deseja no resultado da consulta ? selecione a tabela Dados Comunitários e depois clique Avançar.

À pergunta Que tabela ou consulta contém os registros relacionados ? selecione a tabela Dados Pessoais e depois clique Avançar.

À pergunta Que parte da informação está em ambas as tabelas ? proceda da seguinte forma (Fig.4.5.5.d):

a) Na tabela Dados Comunitários selecione a campo Registros

b) Na tabela Dados Pessoais selecione a campo Matrícula

c) Clique no botão

Fig.4.5.5.a Fig.4.5.5.b

Fig.4.5.5.c

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d) Clique Avançar

À pergunta Que campos você deseja ver no resultado da consulta? selecione todos os campos e depois clique no botão Selecionar ( >>) e depois clique Avançar.

À pergunta Que nome você deseja dar á sua consulta ? aceite o nome sugerido e depois clique Concluir. Será mostrado o resultado da consulta com os registros selecionados, conforme figura Fig.4.5.5.e.

Fig.4.5.5.e

Fig.4.5.5.d

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5. Formulários

Nas Tabelas e Consultas criadas até agora a entrada de dados, a visualização e a edição eram feitas através da folha de dados. Uma outra maneira de fazer isto é através dos Formulários.

Os formulários do Access tem controles tais como caixa de texto, botão de opção, caixa de listagem, Caixa de Seleção, etc., através dos quais se pode trabalhar com as informações de uma tabela ou consulta visualizando todos os campos de um registro ao mesmo tempo.

Outra vantagem dos formulários é que eles podem ser tornados auto-explicativos, o que possibilita seu uso por leigos, enquanto que as folhas de dados das tabelas e das consultas requerem algum conhecimento do Access.

5.1 Formulário de Inicialização

O Formulário de Inicialização é um formulário que se abre automaticamente quando o banco de dados é iniciado.

Este formulário é usado principalmente para exibir algum tipo de identificação ou lembrete. Por exemplo, pode-se colocar um AutoFormulário no banco de dados TRAB1 que identifica os componentes do grupo quando o banco de dados for aberto.

Objetivo: Criar um Formulário de Inicialização no banco de dados TRAB1 conforme Fig. 5.1.

Para isto, proceda da seguinte forma: Abra o banco de dados TRAB1 Na guia Criar, no grupo Formulários, clique em Design do Formulário. Aparecerá

um formulário em branco, no Modo Design.

As Ferramentas para criar o formulário encontram-se na guia Criar, no grupo Controles (Fig.5.1.a)

Fig.5.1.a

Caixa de Testo Caixa de Testo Grupo de Opção Botão

Caixa de Seleção Caixa de Listagem

Caixa de Combinação

Caixa de Objeto Não Associado

Botão de Opção

Botão Alternância

Seleção

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Na guia Design, no grupo Controles, clique na ferramenta Rótulo (Fig.5.1.a). No Modo Design do Formulário desenhe um retângulo para escrever o nome do

aluno Escreva o nome completo do aluno. Repita a operação e escreva a turma do aluno. Selecione o nome do aluno e clique no ícone Folha de Propriedades. Selecione as propriedades abaixo . Largura ...................................... 7,6 cm . Altura ......................................... 0,8 cm . Estilo do fundo ........................... Transparente . Cor dofundo ............................... Verde claro . Estilo da borda: .......................... Solida . Cor da borda .............................. Vermelha . Largura da borda ....................... 1 ponto . Nome da fonte ............................ Arial Rounded MT Bold . Tamanho da fonte ...................... 16 . Espessura da fonte .................... Seminegrito . Fonte em itálico .......................... Sim . Cor do primeiro plano ................ Vermelho escuro . Alinhamento do Texto ................. Centralizado

O formulário deve estar conforme estar conforme Fig.5.1.b

O formulário criado ainda não é um Formulário de Inicialização. Para transformá-lo em um, siga os passos abaixo.

Para que o formulário se abra quando o banco de dados for aberto, Selecione Arquivo Opções Na janela Opções do Access selecione (Fig.5.1.c): Banco de dados atual Formulário de exibição ................ Formulário de Inicialização Clique OK

Para testar o formulário, feche o banco de dados e depois abra-o novamente

Fig.4.5.1.a

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Fig. 5.2.a

5.2 AutoFormulário

Quando se deseja criar um formulário a partir de uma tabela ou consulta em que se deseja visualizar todos os campos, na mesma sequência em que foram construídos, é recomendável cria-lo através do AutoFormulário.

AutoFormulário é a forma mais rápida e prática de criar formulários. Basta especificar a tabela ou consulta de origem dos dados e o formulário será criado automaticamente.

Objetivo: Criar o Autoformulário NOMES, baseada na tabela Nomes.

Para isto, proceda como abaixo: Na barra Todos os Objetos do Access, no quadro Tabelas clique na tabela NOMES. Na guia Criar, no grupo Formulários, clique em Formulário. Aparecerá o formulário

pronto como na Fig. 5.2.a . Passando para o Modo Design, pode-se fazer ajustes no lay-out e na apresentação. Uma vez terminado, salve-o o formulário e feche-o.

Fig.4.5.1.c

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5.3 Assistente de Formulários

Quando se desejar formulários mais elaborados que os Autoformulários, deve-se construi-los com Assistente de Formulário. Este processo oferece maiores opções de layout e de apresentação, permitindo personalizar formulários.

Objetivo:

Criar um formulário com o auxílio do Assistente de Formulário, baseado na tabela Nomes

Para isto, proceda como abaixo:

Na guia Criar, no grupo Formulários, clique em Mais Formulários e selecione Assistente de Formulário.

Na janela Assistente de Formulário, na caixa de listagem Tabelas/consultas selecione a tabela Nomes.

À pergunta Que campos você deseja no seu formulário ? mova todos os campos disponíveis e clique Avançar. (Fig.5.3.a)

À pergunta Que lay-out você deseja para seu formulário ? selecione Coluna e clique Avançar.

À pergunta Que estilo você deseja ? selecione Solstício e clique Avançar.

À pergunta Que título você deseja para seu formulário ? digite Assistente de Formulário. Selecione a opção Abrir formulário para visualizar ou inserir informações e clique Concluir.

Aparecerá o formulário pronto. Uma vez terminado, salve o formulário e feche-o.

Passando para o Modo Design, pode-se fazer ajustes no lay-out e na apresentação do formulário através da ferramentas Propriedades, tais como estilo da fonte, cor da fonte, tamanho da fonte, cor do fundo, aparência, etc. (Fig. 5.2.d)

Para alterar as propriedades, passe para o Modo Design, selecione a parte do formulário que se deseja alterar e escolha as propriedades que desejar..

MOVER UM CAMPO

MOVER TODOS

Fig. 5.3.a Fig. 5.3.b

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Fig. 5.3.c

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5.4 Formulários e SubFormulários.

Os formulários devem ser criados de forma que exibam os dados na forma mais eficaz, de acordo com a necessidade do usuário. Muitas vezes desejamos consultar dados que estão em tabelas ou consultas diferentes, o que nos força a ficar trocando de fonte para termos as informações que desejamos.

Por exemplo, os telefones dos clientes estão em uma tabela e os pedidos feitos por estes clientes estão em outra. Ao telefonar para um determinado cliente, gostaríamos de ver os pedidos feitos por ele.

O ideal seria ter dois formulários, um dentro do outro. No principal teríamos as informações do cliente e no outro seus pedidos. Este tipo de formulário pode ser criado no Access, que dispõe de um Formulário Com Subformulário, isto é, um formulário dentro do outro (Fig. 5.4.a.)

Quando se cria um Formulário Com Subformulário, as tabelas de origem de dados tem que estar relacionadas entre sí com relação do tipo um-para-muitos.

O formulário principal exibe o lado um da relação e o subformulário exibe o lado dois do relacionamento.

O formulário principal é sincronizado com o subformulário de tal forma que o subformulário exiba apenas registros relacionados ao registro do formulário principal.

Formulários e subformulários criados através do Assistente de Formulário estarão automaticamente sincronizados, desde que as seguintes condições sejam atendidas. 1. O formulário principal será baseado numa tabela com chave primária e o

subformulário baseado numa tabela que contém um campo com o mesmo nome da chave ‘

2. As tabelas selecionadas tem relação definida do tipo um-para-vários.

Fig. 5.4.a

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Objetivo: Criar um Formulário Com Subformulário baseado nas tabelas Dados Pessoais e Dados Financeiros do banco de dados TS2_Gabarito.accdb (Este é um dos arquivos que se obtém descompactando o arquivo TS2_InfoII.rar disponíveis em www.jose.cancela.nom.br). A origem de dados do Formulário será a tabela Dados Pessoais e do Subformulário a tabela Dados Financeiros.

Para criar o formulário, proceda como abaixo: Abra o banco de dados TS2_Gabarito.accdb

Na guia Criar, no grupo Formulários, clique em Assistente de Formulário.

Aparecerá o Assistente de Formulário (Fig.5.4.b). No quadro Tabela/Consulta selecione Dados Pessoais Selecione o campo Matrícula, clique no ícone > que o campo Matrícula passará de

Campos disponíveis para Campos selecionados (Fig.5.4.b).

Selecione o campo Nome, clique no ícone > que o campo Nome passará de Campos disponíveis para Campos selecionados (Fig.5.4.b).

No quadro Tabela/Consulta selecione Dados Financeiros

Selecione o campo Empréstimo, clique no ícone > que o campo Empréstimo passará de Campos disponíveis para Campos selecionados (Fig.5.4.c).

Clique Avançar.

À pergunta Como você deseja exibir seus dados ?, selecione Por Dados Pessoais e ative o botão Formulário com Subformulário. Depois Clique Avançar (Fig.5.4.d).

À pergunta Que lay-out você deseja para seu subformulário ?, selecione Folha de Dados e clique Avançar.

À pergunta Que títulos você deseja para seus formulários ?, digite (Fig.5.4.e):

Formulário: Dados Pessoais1. Subformulário: Empréstimos1.

À pergunta Você deseja abrir o formulário ou modificar sua estrutura ?, escolha Abrir formulário para exibir ou inserir informações e clique Concluir.

O formulário está agora pronto, como já foi mostrado na Fig. 5.4.f. Salve-o e feche-o.

Fig.5.4.b Fig.5.4.c

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Fig.5.4.d

Fig.5.4.e

Fig.5.4.f

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5.5 Criação de Controles em Formulários

Os novos controles são criados usando a ferramenta Controles, mostrada na Fig. 5.4.a.

Antes de arrastar um Controle qualquer para o formulário, certifique-se de que o Assistente de Controle esteja ativo.

5.5.1 Controle Não-Vinculado

Alguns controles são naturalmente desvinculados de qualquer origem de dados, como, por exemplo, as etiquetas, que independem do registro que está sendo exibido. Outros controles, como as Caixas de Texto, tanto podem ser vinculados como não vinculados.

O procedimento para criar os controles Não-Vinculados é análogo aos Vinculados, sendo que não existe a Lista de Campos.

Um controle não-vinculado pode ser transformado em vinculado, bastando escrever no próprio controle o nome do Campo que será utilizado como origem de dados.

5.5.2 Controles Vinculados

Controles vinculados são aqueles cujos dados se originam de um dos campos da tabela ou consulta que deu origem ao formulário. As modificações feitas no valor deste controle equivalem a modificar os dados da tabela ou consulta de origem.

Todos os controles de formulários criados com o Assistente de Formulário são do tipo vinculado, exceto as etiquetas, que são não-vinculadas.

Objetivo: Crie o autoformulário Mensalidades, baseado na tabela Mensalidades do banco de dados TRAB1, com um controle Botão de Opção no campo Pagamento.

Fig.5.5.a

Caixa de Testo Caixa de Testo Grupo de Opção Botão

Caixa de Seleção Caixa de Listagem

Caixa de Combinação

Caixa de Objeto Não Associado

Botão de Opção

Botão Alternância

Seleção

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Para isto, proceda da seguinte forma:

Crie o Auto-Formulário Mensalidades baseado na tabela Mensalidades.

Uma vez criado, este formulário apresentará um controle Caixa de Seleção no campo Pagamento, criado automaticamente pelo Assistente de Formulário (Fig.5.5.2.a).

Sempre que o campo da tabela for do tipo Sim/Não, o Assistente de Formulário criará no formulário um controle Caixa de Seleção para este campo.

Passe para o Modo Design do Formulário.

Delete o controle Pagamento.

Na Guia Design, no grupo Controles, dê um clique no Botão de Opção. O cursor do mouse mudará sua forma normal, assumindo a forma de cruz.

Clique no formulário na posição em que ficará o controle. O Botão de Opção já está inserido no formulário.

Para vincular o controle ao campo Pagamento, na janela Folha de Propriedades, na guia Dados, na opção Fonte de Controle selecione Pagamento, conforme Fig. 5.5.2.a.

Mude a legenda do controle para Pagamento. O formulário deverá estar conforme Fig. 5.5.2.b.

5.6 Botão de Opção, Botão de Alternar e Caixa de Seleção

Estes três controles diferem entre sí apenas no aspecto (Fig. 5.5.a). Os três servem para mostrar um entre dois estados possíveis, como, por exemplo, o valor de um campo Sim/Não,

Ao selecionar qualquer um destes botões, o valor armazenado neste tipo de campo mudará de Sim para Não e vice-versa.

Estes controles podem ser usados também para outros tipos de campos, que

Fig. 5.5.2.b

Fig. 5.5.2.a

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contenham valos como Textos ou Números. Quando associados a estes tipos de controles, este campos armazenarão apenas os valores 0 (zero) e -1(menos 1), na seguinte regra:

Controle ativado .............. armazena -1

Controle desativado ........ armazena 0

Nas Fig.5.6.a abaixo, os controles Botão de opção e Botão alternar estão ativados, gerando na tabela (Fig. 5.6.b) os valores -1 nos respectivos campos vinculados.

O controle Caixa de seleção está desativado, gerando então o valor 0.

5.7 Grupo de Opção

Este controle é composto por uma moldura contendo dois ou mais botões de opção, botões alternar ou caixas de seleção, conforme mostrado na Fig. 5.7.a.

A principal característica deste controle e fazer com que os botões nele contidos sejam mutuamente exclusivos, de modo que quando um está ativado os demais estão desativados.

Este controle é usado para representar os valores de um campo da tabela ou consulta de origem. Cada botão do conjunto está associado a um valor, de modo que quando ele é selecionado, este valor é armazenado na tabela ou consulta de origem, na seguinte regra:

Botão 1 ativado ...... armazena valor 1

Botão 2 ativado ...... armazena valor 2

Botão 3 ativado ...... armazena valor 3

Botão 4 ativado ...... armazena valor 4

Botão 5 ativado ...... armazena valor 5

Objetivo: Crie no banco de dados TS2_Gabarito.accdb o formulário Dados Pessoais baseado na tabela Dados Pessoais utilizando o controle Grupo de Opçõespara o campo Sexo.

Abra o banco de dados TS2_Gabarito.accdb.

Fig. 5.6.b

Fig. 5.6.a

Fig. 5.7.a

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Crie o autoformulário Dados Pessoais do tipo Colunar.

Abra o formulário no Modo Design.

Apague o item Sexo.

Na Guia Design, no grupo Controles, dê um clique no botão Grupo de Opções e verá o cursor mudar para forma de uma cruz. Quando isto acontecer, leve-o para o local do formulário onde ficará o canto superior esquerdo do controle e clique o botão do mouse. Aparecerá a caixa de diálogo Assistente de Grupo de Opções solicitando o Nome de Rótulos.

Na caixa Nome de Rótulos digite os rótulos:

Feminino

Masculino

Clique o botão Avançar.

À pergunta Você deseja selecionar uma Opçõescomo escolha padrão? selecione Não, eu não quero selecionar um padrão e clique Avançar.

À pergunta Quais valores você deseja atribuir a cada opção ? clique Avançar para aceitar os valores 1 e 2.

À pergunta Quando você selecionar um valor em seu grupo de opção, o que você deseja que o Microsoft Access faça ? selecione a opção Armazenar o valor neste campo e no quadro ao lado selecione o campo Sexo e clique Avançar.

Neste quadro aparecem duas perguntas:

Para Que tipo de controles você deseja no grupo de opções ? selecione Botões de opção.

Para Qual estilo você deseja utilizar ? selecione Baixo relevo.

Clique Avançar.

À pergunta Que legenda você deseja para seu grupo de opção ? apague a palavra que aparece, escreva Sexo e clique o botão Concluir.

Aparecerá o formulário no Modo Design,.que poderá ser formatado conforme a Fig.5.7.b.

Salve o formulário e feche-o.

5.8 Caixa de Listagem e Caixa de Combinação

Quando se deseja selecionar o dado de entrada de uma lista de valores em vez de digitá-lo, o que evita a introdução de erros, pode-se usar tanto o controle Caixa de Listagem quanto Caixa de Combinação, visto que ambos se prestam ao mesmo

Fig. 5.7.b

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propósito, diferindo apenas na aparência.

Para decidir se é melhor criar uma Caixa de Listagem ou uma Caixa de Combinação, deve-se pensar em como se deseja que o controle apareça no formulário e como se espera que as pessoas o utilizem.

5.8.1 Caixa de Listagem

Caixas de Listagem são listas de valores dentre os quais se pode escolher um. Os valores constantes da lista podem ser digitados durante a criação desta caixa, ou provenientes de uma tabela ou consulta.

O número de ítens mostrados em uma caixa de listagem depende do tamanho desta. Caso o tamanho não seja suficiente para mostrar todos os valores, aparecerá uma barra de rolagem vertical ao lado da borda direita da caixa, que permite visualizar todos os valores.

Vantagens de uma caixa de listagem:

A lista sempre aparece e o valor do controle é limitado ao conjunto de alternativas da lista. Para mover rapidamente para o primeiro valor que comece com uma letra específica, pode-se digitar essa letra. Quando se está utilizando o formulário para inserir ou editar dados não se pode adicionar um valor que não esteja na lista.

5.8.2 Caixa de Combinação

Caixas de Combinação são controles que combinam as funções de caixas de texto com as de caixas de listagem. Sua aparência é a de uma caixa de texto comum, a não ser pelo botão com seta para baixo localizado na extremidade direita do controle. Ao se cliquear este botão, abre-se a lista da caixa de combinação, podendo-se então escolher um novo valor para o controle.

Vantagens de uma caixa de combinação:

Como a lista não é exibida até ser aberta, o controle utiliza menos espaço no formulário. Pode-se digitar os poucos caracteres iniciais de um valor na caixa de combinação para localizar rapidamente esse valor. Além disso, pode-se controlar se qualquer valor pode ser inserido na lista ou somente texto coincidente com um dos valores da lista

Objetivo: Substitua no formulário Dados Pessoais do banco de dados TS2_Gabarito.accdb o controle Caixa de Combinação do campo Nacionalidade por um controle Caixa de Listagem.

Abra este formulário no Modo Design e amplie a área na parte inferior para inserir o controle Caixa de Listagem.

Na guia Design, no grupo Controles, dê um clique no botão Caixa de Listagem e verá o cursor mudar para forma de uma cruz. Quando isto acontecer, leve-o para o local do formulário onde ficará o canto superior esquerdo do controle e clique o botão do mouse. Aparecerá a caixa de diálogo Assistente de Caixa de Listagem

Caixa de Listagem

Caixa de Combinação

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À pergunta Como você deseja que sua caixa de listagem obtenha os valores? selecione a primeira opção, isto é, Wu quero que a caixa de listagem procure os valores em uma tabela ou consulta. e clique Avançar.

À pergunta Que tabela ou consulta deve fornecer os valores para a caixa de listagem ?. selecione a tabela Nacionalidades clique Avançar

À pergunta Quais campos contem os valores que serão incluídos na caixa de listagem ?. selecione o campo Nacionalidade e mova-o para a quadro “Campos selecionados” clique Avançar

À pergunta Qual é a ordem declassificação desejada para os itens da caixa de listagem ?. selecione o campo Nacionalidade e clique Avançar

À pergunta Qual é a largura desejada para a caixa de listagem ?. ajuste a largura do campo Nacionalidade e clique Avançar

À pergunta Ao selecionar um valor na caixa de listagem, o que você deseja que o Microsoft Office Access faça ?. selecione Armazenar o valor no campo e selecione o campo Nacionalidade e clique Avançar

À pergunta Que rótulo você deseja para sua caixa de listagem ? digite Nacionalidade e tecle Concluir.

Uma vez formatado, o formulário terá a aparência da Fig. 5.8.2.a.

Salve o formulário e feche o arquivo.

5.9 Botão de Comando

Os botões de comando permitem executar ações através de um simples clique. Quando se aciona o botão, ele não só executa a ação apropriada, como também parece ter sido pressionado e liberado.

O botão de comando em um formulário é usado para iniciar uma ação ou um conjunto de ações. Por exemplo, pode-se criar um botão de comando que abra outro formulário. Para que um botão de comando faça algo em um formulário, escreve-se uma macro ou um procedimento de evento e anexa-se à propriedade AoClicar do botão.

Ao clicar um botão de comando, pode-se executar operações com registro, formulário ou relatório, conforme abaixo

Navegação de registro

Fig. 5.8.2.a

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Operações de registro

Operações de formulário

Operações de relatório

5.9.1 Navegação de Registro

As ações disponíveis de navegação de registro são:

Ir para o primeiro registro

Ir para o último registro

Ir para o próximo registro

Ir para o registro anterior

Localizar registro

Localizar próximo registro

Objetivo: Adicione ao formulário Dados Pessoais do banco de dados TRAB1 o controle Botão de navegação Ir para o último registro.

Para colocar em um formulário um botão de navegação de registro, proceda da seguinte forma:

Abra o formulário no Modo Design

Na guia Design, no grupo Controles, dê um clique no controle Botão e verá o cursor mudar para forma de uma cruz. Quando isto acontecer, leve-o para o local do formulário onde ficará o canto superior esquerdo do controle e clique o botão do mouse. Aparecerá a caixa de diálogo Assistente de Botão de Comando.

À pergunta Que ação você deseja executar quando o botão for pressionado ? Selecione a categoria Navegação de registro, depois selecione a ação Ir para o última registro e clique Avançar

À pergunta Você deseja texto ou uma figura de botão ? Selecione Texto (ou selecione uma figura se preferir), escreva o texto Ir para o último registro e clique Avançar

À pergunta Qual o nome a ser dado ao botão ? aceite o nome sugerido e clique Concluir. O botão estará inserido no formulário, podendo agora ser redimensionado e relocado.

Fig. 5.9.1.a

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5.9.2 Operações de Registro

As ações disponíveis de operações de registro são:

Adicionar novo registro

Desfazer registro

Duplicar registro

Excluir registro

Imprimir registro

Salvar registro

Objetivo: Adicione ao formulário Dados Pessoais do banco de dados TS2_Gabarito.accdb o controle Botão de operação Salvar registro.

Para colocar em um formulário um botão de operações de registro, proceda da seguinte forma:

Abra o formulário no Modo Design

Na guia Design, no grupo Controles, dê um clique no controle Botão e verá o cursor mudar para forma de uma cruz. Quando isto acontecer, leve-o para o local do formulário onde ficará o canto superior esquerdo do controle e clique o botão do mouse. Aparecerá a caixa de diálogo Assistente de Botão de Comando.

À pergunta Que ação você deseja executar quando o botão for pressionado ? Selecione a categoria Operação de registro, depois selecione a ação Salvar registro e clique Avançar

À pergunta Você deseja texto ou uma figura de botão ? Selecione Texto (ou selecione uma figura se preferir), escreva o texto Salvar registro e clique Avançar

À pergunta Qual o nome a ser dado ao botão ? aceite o nome sugerido e clique Concluir. O botão estará inserido no formulário, podendo agora ser redimensionado e relocado, conforme Fig.5.9.2.

Fig. 5.9.2

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5.9.3 Operações de Formulário

As principais ações disponíveis de operações de formulário são:

Abrir formulário

Fechar formulário

Imprimir formulário

Objetivo: Adicione ao formulário Dados Pessoais do banco de dados TS2_Gabarito.accdb o controle Botão de comando Salvar formulário.

Para colocar em um formulário um botão de operações de registro, proceda da seguinte forma:

Abra o formulário no Modo Design

Na guia Design, no grupo Controles, dê um clique no controle Botão e verá o cursor mudar para forma de uma cruz. Quando isto acontecer, leve-o para o local do formulário onde ficará o canto superior esquerdo do controle e clique o botão do mouse. Aparecerá a caixa de diálogo Assistente de Botão de Comando.

À pergunta Que ação você deseja executar quando o botão for pressionado ? Selecione a categoria Operação de formulário, depois selecione a ação Fechar formulário e clique Avançar.

À pergunta Você deseja texto ou uma figura de botão ? Selecione Imagem,selecione a imagem Sair do Portal e clique Avançar

À pergunta Qual o nome a ser dado ao botão ? aceite o nome sugerido e clique Concluir. O botão estará inserido no formulário, podendo agora ser redimensionado e relocado, conforme Fig.5.9.3.

Siga as instruções passo a passo do gerenciador de relatório.

Um exemplo de formulário com botões de navegação de registro seria o da Fig.5.9.1, o formulário Carteira de Filmes, construído anteriormente, ao qual acrescentamos os botões de navegação Fechar formulário.

Fig. 5.9.3

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5.9.4 Operações de Relatório

As principais ações disponíveis de operações de relatório são:

Imprimir relatório

Visualizar relatório

Para colocar em um formulário um botão de operações de relatório, proceda da seguinte forma:

Abra o formulário no Modo Design

Clique na Caixa de ferramentas no ícone Botão de comando.

Clique no formulário na posição em que deseja construir o botão. Aparecerá a caixa de diálogo Assistente de botão de comando.

À pergunta Que ação você deseja executar quando o botão for pressionado ? Selecione a categoria Operação de relatório, depois selecione a ação desejada e clique Avançar

Siga as instruções passo a passo do gerenciador de relatório.

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5.10 Figuras e Objetos em Formulários

Pode-se adicionar objetos e figuras criados em outros aplicativos a um formulário ou relatório do Microsoft Access. Por exemplo, pode-se adicionar uma figura que tenha criado com o Microsoft Paint, uma planilha criada com o Microsoft Excel ou um documento criado com o Microsoft Word.

Os controles do Access para adicionar figuras e objetos são:

Imagem (Fig. 5.10.a)

Moldura de Objeto Não Acoplado (Fig. 5.10.b)

Moldura de Objeto Acoplado (Fig. 5.10.c)

A maneira como se adiciona uma figura ou objeto depende de como se deseja que o objeto seja acoplado ou não acoplado.

Um objeto acoplado é armazenado em uma tabela. Quando se move para um novo registro, o objeto exibido no formulário ou relatório é alterado. Por exemplo, pode-se armazenar uma figura com a foto de cada empregado de uma empresa.

Um objeto não acoplado, por outro lado, é armazenado na estrutura do formulário ou relatório. Quando se move para um novo registro, o objeto não se altera. Por exemplo, pode-se adicionar um logotipo que tenha criado com o Microsoft Paint, a um formulário ou relatório.

Pode-se adicionar um objeto, acoplado ou não acoplado, a um formulário ou relatório como um objeto inserido ou vinculado.

Quando o objeto é inserido em um formulário ou relatório, o Microsoft Access armazena o objeto em seu arquivo de banco de dados. Se você modificar o objeto a partir do seu formulário ou relatório, o objeto será alterado em seu banco de dados. Por este motivo, um objeto inserido estará sempre disponível.

Quando o objeto é vinculado, pode-se visualizar o objeto e fazer alterações em seu formulário ou relatório, mas as alterações são armazenadas no arquivo de objeto original, não em seu arquivo de banco de dados. Pode-se também modificar o arquivo do objeto separadamente e fazer com que as últimas alterações apareçam na próxima vez que você abrir o formulário ou relatório.

Vincular a um objeto é útil para arquivos muito grandes que não se deseja incluir no arquivo de banco de dados e para arquivos que se deseja utilizar em diversos formulários ou relatórios, mas se um arquivo de objeto vinculado for movido, será necessário reconectar o vínculo.

5.10.1 Adicionando Figura Não Acoplada

Objetivo: Adicionar uma figura Não Acoplada ao formulário Dados Pessoais usando o controle Imagem.

Ao escolher o controle Imagem para adicionar um objeto a um formulário devemos estar cientes de que este objeto não poderá ser editado. Desta forma, este controle só deve ser utilizado para adicionar figuras que nunca vão sofrer alterações.

Fig. 5.10.a

Fig. 5.8.b

Fig. 5.8.c

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Para executar este exercício é necessário dispor de um arquivo com uma figura, criada no Paint, uma foto digital ou uma figura do Clip-Art Galery. Uma vez escolhido o arquivo que contém a foto, proceda da seguinte forma:

Abra o formulário Dados Pessoais no Modo Design e redistribua os controles conforme Fig. 5.10.1.a

Na guia Design, no grupo Controles, dê um clique no controle Imagem e verá o cursor mudar para forma de uma cruz. Quando isto acontecer, leve-o para o local do formulário onde ficará o canto superior esquerdo do controle e clique o botão do mouse. Aparecerá a caixa de diálogo Inserir Imagem.

Na janela Inserir Imagem selecione o arquivo que contém a figura.

Redimensione o formulário e ajuste o tamanho da figura. Para formatar a figura use a Folha de Propriedades. Um exemplo de como pode ficar este formulário está na Fig. 5.10.1.a

Salve o formulário e feche-o

Fig. 5.10.1.a

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6. Geração de Relatórios

Embora seja possível imprimir diretamente de tabelas e consultas, deve-se criar relatórios que apresentem as informações em formatos fáceis de ler. Um relatório detalhado possui as mesmas informações que uma tabela ou consulta, porém pode exibir elementos adicionais, como cabeçalhos de relatório, cabeçalhos de página e rodapés de página, totais e subtotais por grupos e subgrupos, etc.

O Access permite gerar relatórios de três formas diferentes:

1. Auto-relatório

2. Assistente de relatório

3. Modo Design

Auto relatórios:

Estes relatórios são construídos pelo usuário com o auxílio do Assistente de Relatório e gerados automaticamente pelo Access. Contém exclusivamente os campos existentes na fonte de dados, que tanto podem ser Tabelas quanto Consultas, não permitindo agrupamentos nem totalizações. A diferença entre o Coluna e o Tabela é o lay-out de saída.

Assistente de Relatório:

Este tipo de relatório é bem mais sofisticado que os auto-relatórios, pois possibilita agrupamento por categorias e subcategorias, gerando totais e subtotais por categoria. É a forma mais prática de gerar relatórios com algum tipo de estatística dos dados.

Modo Design:

Este tipo de relatório é totalmente gerado pelo usuário com o auxílio da Caixa de Ferramentas. Quando se seleciona este tipo de relatório, o Access disponibiliza um relatório em branco, na forma Estrutura de Relatório, a partir do qual se gera o lay-out desejado. Somente é utilizado quando se deseja um relatório personalizado, bem diferente dos relatórios padrão.

6.1 Auto Relatório

Objetivo: Criar o Auto-Relatório AutoRelat Dados Pessoais baseado na tabela Dados Pessoais.

Para tanto, proceda como abaixo:

Abra o banco de dados TRAB1.

No grupo Tabelas selecione a tabela Dados Pessoais.

Na guia Criar, no grupo Relatórios, dê um clique na ferramenta Relatório.

Automaticamente será gerado um auto-relatório baseado na tabela Dados Pessoais.

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Passe para o modo Design do relatório e ajuste a layout. O relatório pode ser formatado conforme Fig.6.1.

6.2 Assistente de Relatório

Objetivo: Criar o relatório Empréstimos baseado na tabela Dados Financeiros, utilizando o Assistente de Relatório.

Para tanto, proceda como abaixo:

Abra o banco de dados TRAB1.

No grupo Tabelas selecione a tabela Dados Financeiros.

Na guia Criar, no grupo Relatórios, dê um clique na ferramenta Assistente de Relatório.

À pergunta Que campos você deseja no seu relatório ? mova todos os campos e clique Avançar.

À pergunta Você deseja adicionar níveis de agrupamento ? mova o campo Cadastro e clique Avançar.

À pergunta Que ordem de classificação e resumo informativo você deseja para os registros de detalhe ? selecione Empréstimo e clique o botão Opções de Resumo.

Preencha a janela Opções de Resumo conforme Fig. 6.2.a.

Clique OK e depois Avançar.

À pergunta Como você deseja ordenar seu relatório ? selecione :

Lay-out: Nível

Orientação: Retrato

Selecione a opção Ajustar largura de campo para que todos os campos caibam na página. e clique Avançar.

À pergunta Que estilo você deseja ? selecione Escritório e clique Avançar.

Fig. 9.2.c

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À pergunta Que título você deseja para seu relatório ? selecione Empréstimos. Ative a opção Visualizar Relatório e clique Concluir. O relatório ficará como na Fig. 6.2.b.

Lembre-se que o relatório da Fig. 6.2.b. foi gerado no modo automático, através do Assistente de Relatório. Desta forma, provavelmente necessite ser aprimorado para que tenha uma forma mais adequada.

Passando-se para Modo Design de Relatório, pode-se fazer as alterações necessárias para moldar o relatório às necessidades do usuário. Através deste método, podemos transformar o relatório da Fig. 6.2.b para ter a aparência da Fig. 6.2.c.

Fig. 6.2.a

Fig. 6.2.b

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Fig. 6.2.c