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RECOMENDAÇÕES PARA A

PRODUÇÃO E O ARMAZENAMENTO DE

DOCUMENTOS DE ARQUIVO

RIO DE JANEIRO

2005

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS

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Copyright by Conselho Nacional de Arquivos – CONARQPraça da República, 173, 20211-350, Rio de Janeiro – RJTelefones: (21)3806-6171; 2516-1834 - Fax: (21)2232-8430

E-mail: conarq@arquivonacional.gov.br

Presidente da RepúblicaLuiz Inácio Lula da Silva

Ministra-Chefe da Casa Civil da Presidência da RepúblicaDilma Vana Rousseff

Secretária-Executiva da Casa Civil da Presidência da RepúblicaErenice Alves Guerra

Presidente do Conselho Nacional de ArquivosJaime Antunes da Silva

Coordenadora do Conselho Nacional de ArquivosMarilena Leite Paes

Câmara Técnica de Conservação de DocumentosMembros da Câmara Técnica de Conservação de Documentos quecolaboraram na construção das presentes recomendações: AntonioGonçalves da Silva, Cláudia Rodrigues Carvalho, Franciza Toledo,Ingrid Beck (presidente), Lygia Guimarães, Maria Aparecida Remédio,Norma Cassares

RevisãoAlba Gisele Gouget

Projeto GráficoMaria Judith Azevedo Vieira

CapaSueli Araújo

Agradecimentos especiais a Maria Izabel Oliveira, coordenadora-geral daCoordenação de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional, pela valiosacontribuição na elaboração deste documento, e a Elizabeth Maçulo, pelanormalização da bibliografia.

ARQUIVO NACIONAL (BRASIL). Conselho Nacional deArquivos. Recomendações para a produção e oarmazenamento de documentos de arquivo/ConselhoNacional deArquivos — Rio de Janeiro: O Conselho, 2005.20p.; 20cm.ISBN 85-7009-077-31. Documentos – Preservação e conservação. 2. Gestão de

documentos. 3. Normas técnicas. 4. Arquivologia. I. Título CDD 025 . 8

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SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO 5

OBJETIVO 5

ESCOPO 5

ESTRUTURA 6

Produção e Acesso 6Áreas de Armazenamento 8Condições Ambientais 1 0Acondicionamento 1 3Manuseio e Transporte 1 4Segurança 1 5

BIBLIOGRAFIA 19

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APRESENTAÇÃO

O presente documento, Recomendações para a produção eo armazenamento de documentos de arquivo, elaborado peloConselho Nacional de Arquivos (CONARQ) por meioda sua Câmara Técnica de Conservação de Documentos,é um guia geral que indica os procedimentos mais ade-quados para o armazenamento e a preservação de docu-mentos, em consonância com os prazos de guarda edestinação de documentos estabelecidos na Tabela Bási-ca de Temporalidade e Destinação do CONARQ.

As recomendações têm como objetivo possibilitar oplanejamento de estratégias de guarda e de preservaçãode documentos de a rqu ivo, de acordo com suatemporalidade e destinação.

A essas recomendações gerais, a Câmara Técnica deConservação de Documentos do CONARQ pretendeanexar, progressivamente, guias específicos mais detalha-dos sobre métodos e procedimentos.

OBJETIVO

O objetivo deste documento é fornecer subsídios téc-nicos para a preservação de acervos documentais a par-tir de sua produção, garantindo o seu armazenamentoadequado e seguro.

ESCOPO

A preservação de documentos de arquivo, em qual-quer suporte, depende dos procedimentos adotados emsua produção, t r ami tação, acond ic ionamento earmazenamento físico. As recomendações aqui apresen-

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tadas estabelecem os requisitos para a produção e oar mazenamento f í s i co de documentos t e x tua i s,ca r tográ f i cos , i conográ f i cos , c inematográ f i cos ,micrográficos e sonoros, mas não cobrem os aspectosda preservação de documentos digitais. As diretrizes parao gerenciamento e preservação de documentos digitaissão tratadas na “Carta de preservação do patrimônioarquivístico digital”, da Câmara Técnica de DocumentosEletrônicos do CONARQ.

ESTRUTURA

A estrutura contempla seis princípios que devem serobservados para assegurar a preservação dos documen-tos de arquivo, a saber:

- Produção e acesso- Áreas de armazenamento- Condições ambientais- Acondicionamento- Manuseio e transporte- Segurança

Produção e Acesso

Nos processos de produção, tramitação, organizaçãoe acesso aos documentos, deverão ser observados pro-cedimentos específicos, de acordo com os diferentes gê-neros documentais, com vistas a assegurar sua preserva-ção durante o prazo de guarda estabelecido na tabela detemporalidade e destinação.

Alguns documentos, conforme as normas vigentes,deverão ser produzidos em formatos padronizados. Osdocumentos identificados nas tabelas de temporalidade edestinação como de valor permanente deverão ser pro-duzidos em papéis alcalinos.

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Como exemplo, pode-se citar a portaria nº 2, de 26de fevereiro de 2003, do Ministério do Planejamento,Orçamento e Gestão, Secretaria de Logística e Tecnologiada Informação, que dispõe sobre “os procedimentos re-lativos às atividades de Comunicações Administrativas,para a utilização do número único de processos e docu-mentos”, e orienta no sentido de que as capas de proces-sos contenham fibra longa (papel Kraft branco – KB 125,com 125 g/m²) para que tenham resistência ao manuseio.

Cabe acrescentar que:

- Os papéis das capas de processos devem ser alcali-nos;

- As presilhas devem ser em plástico ou metal nãooxidável;

- As práticas de grampear e de colar documentosdevem ser evitadas;

- Os dossiês, processos e volumes devem ser arqui-vados em pastas suspensas ou em caixas, de acor-do com suas dimensões.

Todos os documentos devem ser preservados em con-dições adequadas ao seu uso, pelos prazos de guarda es-tabelecidos nas tabelas de temporalidade e destinação dedocumentos.

A informação deve estar adequadamente identificada,classificada e controlada, para que a localização e a devo-lução ao local de depósito sejam realizadas de forma ágile sem riscos de danos ou extravios. Para que esses proce-dimentos sejam efetivos e possam assegurar a manuten-ção das condições de acesso, eles devem ser regularmen-te revistos.

É importante que os registros relativos aos documen-tos sejam incorporados a um sistema de informações,como um banco de dados, e que os sistemas de recupe-ração sejam amplamente compatíveis.

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Áreas de Armazenamento

Todos os documentos devem ser armazenados emlocais que apresentem condições ambientais apropriadasàs suas necessidades de preservação, pelo prazo de guar-da estabelecido em tabela de temporalidade e destinação.

Áreas Externas

A localização de um depósito de arquivo deve preverfacilidades de acesso e de segurança contra perigos imi-nentes, evitando-se, por exemplo:

- áreas de risco de vendavais e outras intempéries, ede inundações, como margens de rios e subsolos;

- áreas de risco de incêndios, próximas a postos decombustíveis, depósitos e distribuidoras de gases,e construções irregulares;

- áreas próximas a indústrias pesadas com altos ín-dices de poluição atmosférica, como refinarias depetróleo;

- áreas próximas a instalações estratégicas, como in-dústrias e depósitos de munições, de material béli-co e aeroportos.

Áreas Internas

As áreas de trabalho e de circulação de público deve-rão atender às necessidades de funcionalidade e confor-to, enquanto as de armazenamento de documentos de-vem ser totalmente independentes das demais. O manualRecomendações para a construção de arquivos, publicado peloCONARQ em 2000, reúne as indicações para a constru-ção, reforma e adequação de edifícios de arquivos.

• Áreas de Depósito

Nas áreas de depósito, os cuidados devem ser dirigi-dos a:

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- evitar, principalmente, os subsolos e porões, emrazão do grande risco de inundações, dando prefe-rência a terrenos mais elevados, distanciados do len-çol freático. No caso de depósitos em andares tér-reos, prever pisos mais elevados em relação ao soloe com boas condições de drenagem deste, pelasmesmas razões;

- prever condições estruturais de resistência a cargas,de acordo com as Recomendações para a construção dearquivos, do CONARQ;

- a área dos depósitos não deve exceder a 200 m2. Senecessá r io, os de pós i tos deverão se rcompartimentados. Os compartimentos devem serindependentes entre si, separados por corredores,com acessos equipados com portas corta-fogo e,de preferência, também com sistemas independen-tes de energia elétrica, de aeração ou de climatização;

- evitar tubulações hidráulicas, caixas d’água e qua-dros de energia elétrica sobre as áreas de depósito;

- evitar todo tipo de material que possa promoverrisco de propagação de fogo ou formação de ga-ses, como madeiras, pinturas e revestimentos;

- aumentar a resistência térmica ou a estanqueidadedas paredes externas, em especial daquelas sujeitasà ação direta de raios solares, por meio de isola-mento térmico e/ou pintura de cor clara, de efeitoreflexivo. Além dos recursos construtivos utiliza-dos para amenizar as temperaturas internas, sem-pre que for possível, posicionar os depósitos nosprismas de menor insolação;

- promover a ventilação dos ambientes de formanatural ou artificial com soluções de baixo custo,inclusive com a disposição adequada do mobiliá-rio, de forma a facilitar o fluxo do ar;

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- evitar a presença de pessoas em trabalho ou con-sulta em tais ambientes;

- manter suprimento elétrico de emergência.

Nas áreas de depósito, os documentos devem ser ar-mazenados separadamente, de acordo com o seu supor-te e suas especificidades, a saber:

- documentos textuais, como manuscritos e impres-sos;

- documentos encadernados;

- documentos textuais de grande formato;

- documentos cartográficos, como mapas e plantasarquitetônicas;

- documentos iconográficos, como desenhos, gravu-ras e cartazes;

- documentos em meio micrográfico;

- documentos fotográficos;

- documentos sonoros;

- documentos cinematográficos;

- documentos em meios magnéticos e ópticos.

Os filmes em bases de nitrato e de acetato de celulosedevem ser armazenados separadamente, de acordo comsua base e condição de preservação.

Condições Ambientais

Quanto às condições climáticas, as áreas de pesquisa ede trabalho devem receber tratamento diferenciado dasáreas dos depósitos, as quais, por sua vez, também de-vem se diferenciar entre si, considerando-se as necessida-des específicas de preservação para cada tipo de suporte.

Recomenda-se um estudo prévio das condições cli-

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máticas da região, nos casos de se elaborar um projetode construção ou reforma, com vistas a obter os melho-res benefícios, com baixo custo, em favor da preserva-ção dos acervos.

A deterioração natural dos suportes dos documentos,ao longo do tempo, ocorre por reações químicas, quesão aceleradas por flutuações e extremos de temperaturae umidade relativa do ar e pela exposição aos poluentesatmosféricos e às radiações luminosas, especialmente dosraios ultravioleta.

A adoção dos parâmetros recomendados por diferen-tes autores (de temperatura entre 15° e 22° C e de umi-dade relativa entre 45% e 60%) exige, nos climas quentese úmidos, o emprego de meios mecânicos sofisticados,resultando em altos custos de investimento em equipa-mentos, manutenção e energia.

Os índices muito elevados de temperatura e umidaderelativa do ar, as variações bruscas e a falta de ventilaçãopromovem a ocorrência de infestações de insetos e odesenvolvimento de microorganismos, que aumentam asproporções dos danos.

Com base nessas constatações, recomenda-se:- armazenar todos os documentos em condições

ambientais que assegurem sua preservação, peloprazo de guarda estabelecido, isto é, em tempera-tura e umidade relativa do ar adequadas a cada su-porte documental;

- monitorar as condições de temperatura e umidaderelativa do ar, utilizando pessoal treinado, a partirde metodologia previamente definida;

- utilizar preferencialmente soluções de baixo custodirecionadas à obtenção de níveis de temperatura eumidade relativa estabilizados na média, evitandovariações súbitas;

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- reavaliar a utilidade de condicionadores mecânicosquando os equipamentos de climatização não pu-derem ser mantidos em funcionamento sem inter-rupção;

- proteger os documentos e suas embalagens da in-cidência direta de luz solar, por meio de filtros,persianas ou cortinas;

- monitorar os níveis de luminosidade, em especialdas radiações ultravioleta;

- reduzir ao máximo a radiação UV emitida por lâm-padas fluorescentes, aplicando filtros bloqueadoresaos tubos ou às luminárias;

- promover regularmente a limpeza e o controle deinsetos rasteiros nas áreas de armazenamento;

- manter um programa integrado de higienização doacervo e de prevenção de insetos;

- monitorar as condições do ar quanto à presença depoeira e poluentes, procurando reduzir ao máximoos contaminantes, utilizando cortinas, filtros, bemcomo realizando o fechamento e a abertura con-trolada de janelas;

- armazenar os acervos de fotografias, filmes, meiosmagnéticos e ópticos em condições climáticas es-peciais, de baixa temperatura e umidade relativa,obtidas por meio de equipamentos mecânicos bemdimensionados, sobretudo para a manutenção daestabilidade dessas condições, a saber:

fotografias em preto e brancoT 12ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5%fotografias em corT 5ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5%filmes e registros magnéticosT 18ºC ± 1ºC e UR 40% ± 5%

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Acondicionamento

Os documentos devem ser acondicionados em mobi-liário e invólucros apropriados, que assegurem sua pre-servação. A escolha deverá ser feita observando-se ascaracterísticas físicas e a natureza de cada suporte. A con-fecção e a disposição do mobiliário deverão acatar asnormas existentes sobre qualidade e resistência e sobresegurança no trabalho.

O mobiliário facilita o acesso seguro aos documentos,promove a proteção contra danos físicos, químicos emecânicos. Os documentos devem ser guardados em ar-quivos, estantes, armários ou prateleiras, apropriados acada suporte e formato.

Os documentos de valor permanente que apresentamgrandes formatos, como mapas, plantas e cartazes, de-vem ser armazenados horizontalmente, em mapotecasadequadas às suas medidas, ou enrolados sobre tubosconfeccionados em cartão alcalino e acondicionados emarmários ou gavetas. Nenhum documento deve ser ar-mazenado diretamente sobre o chão.

As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e decomputador, devem ser armazenadas longe de camposmagnéticos que possam causar a distorção ou a perda dedados. O armazenamento será preferencialmente emmobiliário de aço tratado com pintura sintética, de efeitoantiestático.

As embalagens protegem os documentos contra apoeira e danos acidentais, minimizam as variações exter-nas de temperatura e umidade relativa e reduzem os ris-cos de danos por água e fogo em casos de desastre.

As caixas de arquivo devem ser resistentes ao manu-seio, ao peso dos documentos e à pressão, caso tenhamde ser empilhadas. Precisam ser mantidas em boas condi-

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ções de conservação e limpeza, de forma a proteger osdocumentos.

As medidas de caixas, envelopes ou pastas devem res-peitar formatos padronizados, e devem ser sempre su-periores às dos documentos que irão abrigar.

Todos os materiais usados para o armazenamento dedocumentos permanentes devem manter-se quimicamenteestáveis ao longo do tempo, não podendo provocar quais-quer reações que afetem a preservação dos documentos.Os papéis e cartões empregados na produção de caixas einvólucros devem ser alcalinos e corresponder às expec-tativas de preservação dos documentos.

No caso de caixas não confeccionados em cartão al-calino, recomenda-se o uso de invólucros internos depapel alcalino, para evitar o contato direto de documen-tos com materiais instáveis.

Manuseio e Transporte

O manuseio requer cuidados especiais, tanto pelos téc-nicos, durante o tratamento dos documentos, quanto pe-los usuários, merecendo recomendações afixadas nas sa-las de trabalho e de consulta, a saber:

- manusear os documentos originais com mãos lim-pas, de preferência fazendo uso de luvas. Além deluvas, os técnicos devem também utilizar guarda-pós, e máscaras para o manuseio de documentos.Esta recomendação atende à saúde de usuários etécnicos, considerando-se que no passado foi fre-qüente o uso de inseticidas, que em muitos casosa inda preser vam e le vados n íve i s de tox ide z .Esporos de microorganismos também podem serfatores de contaminação e toxidez;

- utilizar também luvas e máscaras ao manusear fo-

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tografias, filmes, microfilmes, discos e suportesmagnéticos e ópticos, considerando-se a fragilida-de desses materiais e a necessidade de proteção dosusuários;

- manusear documentos de grandes formatos emmesas de grandes dimensões;

- utilizar escadas seguras, especialmente desenhadaspara a retirada de documentos das estantes, bemcomo carrinhos, para o seu transporte entre o de-pósito e a sala de consulta, visando à segurança notrabalho e à integridade dos documentos;

- transportar documentos entre seções, para exposi-ções ou para empréstimos externos ou serviços deterceiros, como microfilmagem e conservação, se-guindo procedimentos padronizados de embala-gem, transporte e manuseio, visando à preservaçãoe segurança dos documentos.

Segurança

Toda instituição arquivística deve contar com um Pla-no de Emergência escrito, direcionado para a prevençãocontra riscos potenciais e para o salvamento de acervosem situações de calamidade com fogo, água, insetos, rou-bo e vandalismo.

Este plano deve incluir:

Um programa de manutenção do edifício, partindode um diagnóstico prévio do prédio e de sua localização,para identificar:

- riscos geográficos e climáticos que possam amea-çar o prédio e o acervo;

- vulnerabilidades do edifício, quanto à sua funçãode proteger os acervos;

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- níveis de vulnerabilidade dos materiais que com-põem o acervo;

- vulnerabilidades administrativas (ex.: seguro, segu-rança).

Um plano de metas concretas e cronograma de prio-ridades para a eliminação do maior número possível deriscos:

- inspecionar regularmente o prédio;

- manter em perfeitas condições de funcionamentoos sistemas elétrico, hidráulico e de esgoto do pré-dio;

- implantar um programa integrado contra pragas;

- instalar sistemas confiáveis de detecção e combatede incêndio e de suprimento elétrico de emergência;

- manter todo o acervo documental identificado einventariado;

- implantar procedimentos de segurança e de limpe-za periódica nos depósitos.

Um plano de salvamento e de segurança humanos:

- formar e treinar periodicamente a brigada de in-cêndio;

- utilizar sinalização de segurança e de escape paracasos de emergência;

- efetuar treinamentos e simulações periódicas deemergência.

Um plano de salvamento de acervos (plano de emer-gência):

As instituições depositárias de acervos deverão ter umplano de emergência escrito para salvamento do acervo

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em casos de calamidade, atendendo às especificidades deseu acervo e às condições de localização do mesmo emsuas dependências.

Uma vez elaborados, os planos de emergência irãorequerer recursos materiais e humanos, sendo interessan-te poder organizá-los de forma cooperativa, entre insti-tuições de uma mesma cidade ou região.

Um plano de emergência contém as providências ne-cessárias para o salvamento dos documentos. Entre ospreparativos estão os de minimizar ao máximo os riscosde fogo, por meio de sistemas de alarmes e supressãoautomática, e todos os outros riscos potenciais, comovimos, por meio de vistorias e manutenção periódicas.

Acervos de grande importância para a instituição de-verão ser identificados com antecedência. O ideal é queeste procedimento inclua uma planta baixa que indiqueclaramente a localização dos acervos prioritários paraefeito de resgate.

O plano de emergência contará com uma equipe téc-nica e uma administrativa com atribuições específicas, paraas várias atividades que irão demandar a pronta respostae a recuperação dos acervos atingidos, no caso de algumsinistro.

Cada instituição deverá ter o seu próprio coordena-dor de emergência, mesmo que esteja organizada em umplano cooperativo.

a) Coordenador – tomará as decisões e irá interagircom os demais membros do grupo, com as equi-pes de resgate técnica e administrativa e com as áreastécnicas e administrativas da instituição;

b) Agentes de comunicação – farão contato com:

- autoridades policiais, Corpo de Bombeiros ouDefesa Civil;

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- áreas técnicas da instituição;

- demais instituições, imprensa;

- empresas fornecedoras de materiais.

c) Especialistas de conservação, para os diferentes ti-pos de acervo, que poderão ser da própria institui-ção ou externos, dentro de um programa de coo-peração entre instituições.

d) Equipe técnica substituta – quando os integrantesda equipe titular não conseguirem chegar ao local atempo. Esta equipe deverá participar de todos ostreinamentos e simulações.

O plano deve ser testado e revisto em intervalos re-gulares, e todo o pessoal da instituição precisa estar fa-miliarizado com ele, seja tendo participado de sua ela-boração, ou pelo treinamento nos procedimentos deemergência.

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BIBLIOGRAFIA

ARCHIVES NEW ZEALAND. NAS-9901: standard forthe storage of Public Records and Archives.Wellington, 2000.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil) .Recomendações para a construção de arqui-vos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2000.

MAEKAWA, S.; TOLEDO, F. Controlled ventilation andheating to preserve collections in historic buildingsin hot and humid re g ions. In : ICOM-CCTRIENNIAL MEETING, 13., 2002, Rio de Ja-neiro. Preprints… Rio de Janeiro, 2002. p. 58-65.

NATIONAL ARCHIVES OF AUSTRALIA. Standardfor the physical storage of CommonwealthRecord. Camberra, 2001.