Administr a Cao

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Presidncia da Repblica Secretaria - Geral Secretaria Nacional de Juventude Coordenao Nacional do ProJovem

Arco Ocupacional

AdministraoColeo ProJovemGuia de Estudo

Programa Nacional de Incluso de Jovens

2006

PROGRAMA NACIONAL DE INCLUSO DE JOVENS (ProJovem) Administrao: guia de estudo / coordenao, Laboratrio Trabalho & Formao / COPPE - UFRJ / elaborao, Servio Nacional de Aprendizagem Comercial Departamento Nacional Braslia : Ministrio do Trabalho e Emprego, 2006. 136p.:il. (Coleo ProJovem Arco Ocupacional) ISBN 85-285-0088-8 1. Ensino de tecnologia. 2. Reconverso do trabalho. 3. Capacitao para o trabalho. I. Ministrio do Trabalho e Emprego. II . Srie. CDD - 607 T675 Ficha Catalogrfica

Presidncia da Repblica

Luiz Incio Lula da SilvaSecretaria Geral da Presidncia da Repblica Ministro Chefe - Luiz Soares Dulci Ministro de Desenvolvimento Social e Combate Fome

Patrus AnaniasMinistro da Educao Fernando Haddad Ministro do Trabalho e Emprego

Luiz Marinho

Secretaria-Geral da Presidncia da RepblicaMinistro Chefe - Luiz Soares Dulci Secretaria Executiva Secretria Executiva - Iraneth Monteiro Secretaria Nacional da Juventude Secretrio - Luiz Roberto de Souza Cury Secretaria Nacional Adjunta

Regina Clia Reyes Novaes

Coordenao Nacional do Programa Nacional de Incluso de Jovens - ProJovemCoordenadora Nacional

Maria Jos Vieira Fres

Assessoria do ProJovemArticulao com os Municpios

Gilva Alves GuimaresAdministrao e Planejamento

Maurcio Dutra GarciaGesto da Informao

Rosngela Rita Guimares Dias VieiraGesto Oramentria Financeira

Srgio Jamal GottiGesto Pedaggica

Renata Maria Braga Santos Mrcia Seroa Motta BrandoSuperviso e Avaliao

Tereza Cristina Silva Cotta

Comit Gestor do ProJovemCoordenadora

Comisso Tcnica InterministerialCoordenadora

Iraneth MonteiroIntegrantes

Maria Jos Vieira FresIntegrantes

Luiz Roberto de Souza Cury SNJ Maria Jos Vieira Fres CNProJovem Jairo Jorge da Silva MEC Ricardo Manuel dos Santos Henriques MEC Mrcia Helena Carvalho Lopes MDS Osvaldo Russo de Azevedo MDS Marco Antonio Oliveira MTE Antnio Almerico Biondi Lima MTE

Renata Maria Braga Santos CNProJovem Aid Canado Almeida MDS Jos Eduardo de Andrade MDS Timothy Ireland MEC Ivone Maria Elias Moreyra MEC Antonio Almerico Biondi Lima MTE Ricardo Andr Cifuentes Silva MTE

ESPECIALISTAS DO PROJOVEM Juventude Regina Clia Reyes Novaes Educao Bsica Vera Maria Massago Ribeiro Ao Comunitria Renata Junqueira Ayres Villas-Bas Coordenadora Pedaggica Maria Umbelina Caiafa Salgado Equipe Pedaggica Ana Lcia Amaral Maria Regina Dures de Godoy Almeida Equipe do Ministrio do Trabalho e Emprego Antnio Almerico Biondi Lima Misael Goyos de Oliveira Francisco de Assis Pvoas Pereira Marcelo Silva Leite Revisores de Contedo / Pedagogia Leila Cristini Ribeiro Cavalcanti (Coppetec) Marilene Xavier dos Santos (Coppetec) Arco Ocupacional Universidade Federal do Rio de Janeiro - UFRJ Coordenao dos Programas de Ps-Graduao de Engenharia - COPPE Programa de Engenharia de Produo - PEP Laboratrio Trabalho & Formao - LT&F Servio Nacional de Aprendizagem Comercial - Departamento Nacional Coordenao dos Arcos Ocupacionais Fabio Luiz Zamberlan Sandro Rogrio do Nascimento

AUTORES Elaborao Servio Nacional de Aprendizagem Comercial - Departamento Nacional Pesquisa de Contedo e RedaoCludio Ulysses F. Coelho Maria Valria Martins Stycer Marlia Pessoa

Projeto Grfico de Referncia (miolo/capa)Lcia Lopes

Projeto Grfico e Editorao EletrnicaChristiane Abbade

RevisoJane Muniz e Luclia Soares

FotosZeca Guimares e Rodrigo Lopes

IlustraesMrcio Levyman

Montagem Foto CapaEduardo Ribeiro Lopes

Caros participantes do ProJovem! Chegamos ao fim da primeira etapa deste processo de Qualificao para o Trabalho. Nos meses passados, vocs tomaram conhecimento e debateram aspectos do trabalho que esto presentes em quase todas as ocupaes, dentro da Formao Tcnica Geral (FTG). Estudaram conceitos, contedos e tcnicas relacionadas aos temas: Mobilidade e Trabalho; Atividades Econmicas na Cidade; Organizao do Trabalho, Comunicao, Tecnologia e Trabalho; Gesto e Planejamento; Organizao da Produo; Outras Possibilidades de Trabalho. Enfatizamos sua participao em muitas atividades, na escola e fora dela. Vocs no s resolveram as coisas no papel, mas tambm exercitaram os conhecimentos, movimentaram-se na cidade, buscaram informaes, fizeram contatos e conversaram sobre o que estudaram. Teoria e prtica andaram juntas. Parabns pelos estudos que concluram! Aps terem feito essa travessia, chegada a hora de acrescentarmos conhecimentos que os fortaleam na formao para o mundo do trabalho. Agora tem incio uma nova fase da Qualificao para o Trabalho, na qual sero tratados os temas especficos dos Arcos Ocupacionais. Cada Arco Ocupacional composto por quatro ocupaes e foi construdo com contedos que possibilitaro a vocs diversificada iniciao profissional, abrindo espao de atuao nessas ocupaes. Esta formao no os tornaro um especialista em cada uma delas, mas vocs conhecero muito mais amplamente o trabalho desenvolvido no conjunto das ocupaes. Por exemplo, voc escolheu Administrao, vai iniciar-se em Arquivador, Almoxarife, Contnuo (office-boy / oficce-girl) e Auxiliar Administrativo. Essa variedade de ocupaes certamente aumentar as possibilidades de obteno de trabalho e emprego. Desejamos a vocs bom trabalho nesta fase de seus estudos. Abraos e boa sorte a todos! Anita

Sumrio1 O mundo do trabalhoO funcionrio curinga Quais as perspectivas profissionais? O que faz cada um Os aspectos emocionais O que e como funciona uma empresa? Onde esto o arquivador, o almoxarife, o auxiliar administrativo e o contnuo (office-boy/office-girl)?

0810 11 12 15 17 26

2 ArquivadorPara que serve o arquivo? O perfil do arquivador O local e o material de trabalho O futuro do arquivo Classificao dos arquivos Classificao dos documentos Regras de classificao de documentos Tcnicas de trabalho

2830 31 33 35 37 38 40 41

3 AlmoxarifeComo isso acontece? O local de trabalho O futuro do almoxarifado O que voc deve saber A organizao do estoque Planejamento de estoques Controle de estoques Para no esquecer

5456 58 63 64 64 65 70 72

4 Contnuo (office-boy / office-girl)Apresentao pessoal e comportamento no trabalho O que voc deve saber A importncia da comunicao A rotina de trabalho Como se preparar para tantas responsabilidades

7478 82 84 85 90

5 Auxiliar administrativoApresentao pessoal e comportamento no trabalho O que voc deve saber A atuao do auxiliar Uma palavra final

9294 96 97 118

6 Guia de consulta rpida

120

1

8

ADMINISTRAO

O mundo do trabalhoILUSTRAO MARCIO LEVYMAN

Para quem jovem e quer entrar no mundo de trabalho, um bom caminho candidatar-se a uma vaga como auxiliar ou assistente de apoio administrativo em uma empresa. Em geral, as tarefas administrativas so desempenhadas por funcionrios contratados. Mas quem tem o seu prprio negcio, tambm precisa saber administr-lo. Por isso, seja qual for a relao de trabalho que voc pretenda estabelecer ou que j tenha, as informaes e as tcnicas que voc vai aprender neste material devem ser bastante teis para a sua vida profissional. Este livro traz informaes sobre quatro ocupaes ligadas ao apoio administrativo: arquivador, que trabalha organizando e guardando documentos; almoxarife, que trabalha no almoxarifado ou estoque; contnuo (office-boy / office-girl ou ), um verdadeiro quebra-galhos em qualquer equipe; auxiliar administrativo, termo que designa mais o cargo do que a funo, uma espcie de faz-tudo na empresa. Mas afinal, o que apoio administrativo? Como o nome diz, a rea de trabalho que d suporte, ou apia os demais setores da empresa. Essa rea engloba todas as tarefas necessrias atividade-fim de um escritrio, uma indstria ou uma empresa de servios. Auxiliar ou assistente administrativo o nome dado aos funcionrios que desempenham essas funes.

1O MUNDO DO TRABALHO9

Um exemploEm um escritrio de advocacia, a atividade-fim defender os direitos dos clientes. Os advogados cuidam disso, mas a empresa precisa do trabalho de muitas outras pessoas para funcionar bem. O auxiliar administrativo ajuda a secretria a separar os documentos e a atender os clientes. O almoxarife cuida para que no falte papel para as impressoras, nem material de limpeza no estoque. O arquivador se encarrega de organizar e guardar os processos e recibos nos arquivos. O contnuo vai ao banco pagar contas, vai ao correio, leva e traz mensagens o tempo todo.Assim, tal qual numa partida de futebol onde todos os jogadores de um mesmo time se unem para fazer gols o pessoal do apoio administrativo fundamental para que uma empresa possa ter sucesso na execuo da sua atividade ou servio.

1ADMINISTRAO

O funcionrio curingaNos dias de hoje, a tendncia que as empresas tenham equipes cada vez mais enxutas. Isso significa ter poucas pessoas trabalhando, mas todos capazes de realizar vrias tarefas com eficincia. Assim, todo funcionrio precisa ser um pouco como o curinga do baralho, aquela carta que, dependendo da situao, faz o papel de outras e quase sempre ajuda a vencer o jogo. Portanto, mesmo que voc se sinta mais identificado com uma das ocupaes descritas no livro, importante conhecer tambm as outras para ter uma viso mais completa do trabalho em uma empresa e ser capaz de desempenhar diferentes funes como: Receber, separar e distribuir documentos internos. Cuidar da correspondncia e at mesmo redigir cartas e e-mails. Operar o microcomputador, digitando textos, trabalhando com tabelas e planilhas, recebendo e encaminhando e-mails, consultando a internet. Atender o cliente com gentileza e eficincia, por t