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Diretor Editorial RevisãoLuis Matos Fernanda Batista dos Santos

Assistência Editorial Projeto Gráfico e CapaMonalisa Neves Daniele Oliveira

Preparação de Originais ArteJeferson Ferreira Luciane S. Haguihara

■^ ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS COMPROJECT TORNE-SE UM ESPECIALISTA EM GESTÃO DE PROJETOS E EQUIPES!

Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) (Câmara Br a s i l e i r a do Livro, SP, B ra s i l )

Carmona, Tadeu.Administração de Empresas com Project / Tadeu

Carmona. São Paulo: Liigerari Books, 20CÕ.

1. Gestão de pessoas 2. Plane ameiito FÍUQÍÍCÚÍÍU

^ (}rCt3n.l vân4O ^ G S ** e P. O^^IT, gf!^n dfí í n íi-pmj J J_ T n + " 1 j ' O .

índice para catalogo sistemático: i. Adminisrraoão de Empresas oom prnjeor

Digerati Comunicação e Tecnologia Ltda.Rua Haddock Lobo, 347 - 12° Andar CEP 01414-001 São Paulo/SP (11) 3217-2600 Fax (11)3217-2617 www.digerati.com.br

Diretores: Alessandro Gerardi - (gerardi@digerati.com.br) Luis Afonso G. Neira - (afonso@digerati.com.br) Alessio Fon Melozo - (alessio@digerati.com.br)

Gestão é palavra do momento. No mundo dos negócios é comum ouvir sobre gestão do conhecimento, de pessoas, de recursos etc.

Sabemos que o papel de gerir compete ao líder, chefe, gestor, ad-ministrador, entre outras tantas denominações dadas a este profissio-nal. Para que ele obtenha resultados satisfatórios, necessita - além de características peculiares à sua função, como organização, liderança, carisma - possuir acesso rápido a todas as informações dos projetos e atividades que estão ou serão executados em seu departamento.

Esse acesso é feito por meio de recursos computacionais ofereci -dos por softwares para controle e gqstão de negócios e projetos. Em especial, destaca-se o Microsoft Project que possibilita a automatiza-ção do controle de diversas tarefas. A partir do momento em que você especifica suas necessidades, o software passa a controlar prazos, disparando avisos cada vez que uma atividade não é cumprida. Isso ajuda em muito a reduzir os atrasos na entrega de projetos, pois é pos-sível saber em tempo real se tudo está correndo perfeitamente ou se é necessário realocar recursos e pessoas para cumprir o prazo necessá-rio. Com essas informações, também é possível confeccionar gráficos de desempenho para identificar possíveis "gargalos'' em equipes e processos.

Neste livro você terá uma visão geral do Microsoft Project e apren-derá passo a passo a explorar os recursos desta ferramenta para con-seguir eficiência máxima na gestão, seja ela de pessoal, recursos, co-nhecimentos, ou qualquer outra coisa que inventem...

Boa leitura!

Luis Matosluismatos(53digerati.com, br

Diretor Editorial

índice Capítulo 1 Método de um projeto.......................................................................

Iniciando um projeto ................................................................10

Iniciando uma folha de projetos........................................................Construindo uma folha de projetos...........................................12A barra Project Guide ...............................................................13Relações de trabalho.................................................................15

Capítulo 3 Modos de exibição.............................................................................

Modos de exibição de tarefa ....................................................19Modos de exibição de recurso .................................................22

Capítulo 4 Configuração.....................................................................................

Exibir........................................................................................24Geral .............................,..........................................................25Construção de uma Planilha de ...............................................25Recursos com valores definidos ..............................................25

Capítulo 5 Formatação.......................................................................,...............

Formatação diferenciada de texto............................................28Formatando listas de tarefas ....................................................29Formatação de barras e gráficos ...............................................31Criando vínculos .....................................................................34

Capítulo 6 Tarefas...............................................................................................

Alocação rápida de recursos ............,.......................................41

Escala de tempo de um projeto..........................................................

Capítulo 8; Restrições e atrasos........................................................................45

Restrições inflexíveis...............................................................45Restrições flexíveis..................................................................46Atrasos......................................................................................48Atrasos e trabalho total ............................................................49

Capítulo 9 Etapas ............................................................................................51

Etapas com duração.................................................................52Grupos e listagens de etapas ...................................................52

Capítulo 10 Definição de recursos....................................................................55

Ordenação de recursos.............................................................56Compartilhamento de recursos ................................................57

Capítulo 11Custo fixo de tarefas e recursos.....................................................59

Custo de tarefas .......................................................................59Custo fixo de materiais.............................................................60Um custo fixo, para todo o projeto ..........................................61

Capítulo 12 Tarefa de resumo de projetos......,.................................................62

Plano de linha de base .............................................................63Comparação com custos de linha de base ...............................64

Capítulo 13 Resolvendo conflitos de recursos..................................................68

Delimitação de uso ................................................................., 69 Capítulo .14

Gráficos.........................................................................................71

Escalas de tempo de gráficos................................................... 73

Capítulo 15 Replanejando atividades(pico, disponibilidade, custo e trabalho)........................................76

Conhecendo os indicadores ...................................,.................76Picos e disponibilização de recursos ..........,...........................77Delimitações ............................................................................80

Capítulo 16 Projetando aumento salarial ..........................................................81

Orçamento estourado ..............................................................82

capitulo 17Acompanhamento do projeto

Capítulo 18 Sinalizando riscos com o Project Server.......................................87

Análise inicial de riscos ...............................................,..........88Identificando um risco.............................................................89Questões ..................................................................................90

Capítulo 19 Agrupando férias e folgas ............................................,................92

Criação de férias e folgas coletivos e individuais....................92Interrompendo um trabalho para uma folga ............................94

Capítulo 20 Curva S de custos..........................................................................96

Capítulo 21 Filtros e relatórios .......................................................................100

Aplicação simples de filtro..................................................... 100Relatórios................................................................................101

Capítulo 22Visualização e portabilidade do Microsoft Project .....................106

Organização e tecnologia.......................................................106

Capítulo 23 Alterações rápidas dos dados de um projeto ...............................111

Alterando formatos de campos de data ..................................111Copia de informações de um campo para vários campos ......112

Capítulo 24 Cálculos simples de custos de horas extras ................................115

Redistribuição de recursos .....................................................116

Capítulo 25Outlook e Microsoft Project........................................................119

Controle de arquivos e tarefas.................................................120Administrando recursos humanos de umprojeto com o Outlook............................................................122

Capítulo 26Atalhos úteis.................................................................................123

Comandos do teclado para acessar caixas de diálogo..,..........124Comandos do teclado para abrir, salvar e fechar arquivos......124Comandos do teclado para acessar menus..............................125Comandos do teclado para acessar caixas de texto.................125Comandos do teclado para criaruma estrutura de tópicos em um projeto.................................125Comandos do teclado para selecionar eeditar caixas de diálogo...........................................................126Comandos do teclado para editardados em um modo de exibição..............................................126Selecionar dados em um modo de exibição............................127Comandos do teclado para selecionare editar a barra de entrada.......................................................128Mover-se no painel lateral.......................................................128

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Método de um projetoAtualmente na versão 2003, o Microsoft Project é, como o próprio

nome indica, um software para gerenciamento de sistemas com base na criação de tabelas, gráficos e bancos de gerenciamento a partir de ferramentas gráficas, no lugar de longas sequências de números divi -didos por colunas ou com listagens de nomes impressas com fita em uma impressora matricial. Falamos, assim, do meio, ou mídia, com o qual o programa alcança seus objetivos.

O objetivo de um software de gerenciamento de projetos é organi -zar todos os dados relacionados a um determinado tipo de atividade, como, por exemplo, o funcionamento de uma empresa com diversos departamentos, uma fase de transição que ocorra em um único depar -tamento ou a apresentação de um determinado produto.

Em vez de uma coleção de planilhas, uma para cada assunto (como ocorre sempre que um projeto é gerenciado com o Microsoft Excel), ou, ainda, ao contrário do que ocorre quando são utilizados os bancos de dados MDB do Microsoft Access (quando temos uma coleção cen-tralizada de dados que não possui uma maneira coerente de apresen-tá-los, ou de extrair informações pertinentes), os projetos gerenciados pelo Microsoft Project permitem não só o gerenciamento da informa-ção, mas também a consulta, a manipulação e a representação gráfica e numérica por meio de padrões de uso corrente do mercado.

O Microsoft Project não acompanha a versão "oficial" do Microsoft Office, normalmente utilizada em trabalhos de escritórios. O CD de ins-talação do programa é adquirido em separado e, se você tem Windows XP, deve possuir as correções do Service Pack 1 instaladas em sua es-tação de trabalho. No caso do Windows 2000, instale as atualizações do Service Pack 4 no sistema. Não é possível utilizar o Microsoft Project 2003 em estações de trabalho rodando Windows Me e 98, apesar das versões anteriores serem perfeitamente compatíveis.

Iniciando um projeto :

O Microsoft Project é uma ferramenta de gerenciamento de proje-tos, não um software de criação de projetos, assim como o Microsoft Word é um editor de textos, e não um software de criação de tex -tos. Aqui, entendemos criação como o ato de fazer objetos surgirem prontos, acabados e completos; como se fosse possível um livro "nas -cer" já pronto para ser publicado. Apesar de parecer infantil, um aviso

como esse é importante, pois o Project nos ajuda a administrar, e até mesmo a descobrir erros e inconsistências no nosso planejamento, porém, o responsável pelo projeto é você. O programa nos ajuda a aplicar um método e a permanecer dentro dos parâmetros estabeleci -dos para um dado projeto, porém, o fundo prático do gerenciamento é responsabilidade humana.

Sem a elaboração de um método de trabalho, o planejamento diá-rio, mesmo se for colocado em uma planilha muito bonita, ficará várias vezes atrasado, já que não existem diretrizes para execução do proje -to, e nem para sua atualização.

Um bom exemplo de projeto é o raciocínio que nos leva a fazer o backup dos dados que estão no nosso disco rígido: existe um fim a ser alcançado, salvaguardar seu trabalho e poder recuperá-lo em caso de problemas. Esse fim, por sua vez, está atrelado a outros objetivos: guar-dar todos os dados necessários, de maneira rápida, ou de preferência automatizada, de maneira que eles possam ser facilmente recuperados.

Para atingirmos esses objetivos é necessário estabelecer diretri -zes (os backups serão feitos todos os dias? Em CD-ROM? Têm de ser duplicados na mesma hora? Uma cópia fica trancada na última gaveta da escrivaninha?), e, juntamente com elas, definir o conjunto de ferra-mentas que será utilizado para a elaboração de todo o projeto.

Por fim, a utilização dessas ferramentas passa pelo levantamento das funções de cada uma delas, bem como pela distribuição de cada ferramenta ao seu responsável. Portanto, ao elaborar um método de trabalho, é importante estabelecer uma forma de distribuição do tra -balho e dos meios utilizados em sua distribuição. Vejamos:

• o número de profissionais disponível;• o tempo total disponível;• o tempo individual (por profissional) disponível;• o tempo individual (por etapa ou objetivo do projeto) disponível;• o valor (custo) de cada profissional envolvido, por hora, por eta

pa e por projeto.

Delineado o método do projeto, podemos aplicá-lo a sua constru-ção; área em que o Project tem um papel prjmordial. Não se prenda a preciosismos técnicos nem a malabarismos matemáticos, ou de com-posição de pessoal. Veremos, mais adiante, que o Project é capaz de consertar várias dessas lacunas, bem como de realizar a consolidação de valores cronológicos e monetários.

iniciando uma folha de projetos

Discutiremos a passagem das diretrizes do projeto para o computa-dor supondo que você já possua o software instalado. O ideal é instalar tpdos os componentes; basta clicar em Instalação. Essa modalidade ocupa cerca de 250 MB do disco rígido. Para iniciar o Microsoft Project, dique em Iniciar > Programas > Microsoft Office > Microsoft Office Project (no nosso caso, a versão 2003).

Inicialmente, a tela do programa é dividida em duas partes:

• A tela do assistente (Tarefas), que auxilia na criação de uma folhade projetos em menos de cinco minutos (1);

• A folha de projetos propriamente dita (2).

Construindo uma folha de projetos

1. Vamos dar início a uma folha de projetos com os recursos do assistente (Tarefas), localizado à esquerda da tela. O primeiro passo para a criação do projeto é estabelecer uma data para o seu término.

Para fazê-lo, dique na caixa logo abaixo de Insira a data estimada

para o início do projeto e marque a data em que o projeto terá início. Ao clicar na seta que indica para baixo, ao lado da caixa, abre-se um menu suspenso, com o qual escolhemos a data desejada por meio de um calendário parecido com o do Microsoft Outlook (Figura 2.2):

2. Logo após, dique em Salvar e ir para Etapa 2. Aqui, é precisodefinir se o projeto será colaborativo, ou seja, se outras pessoas terãoacesso ao projeto via Internet ou rede interna. Clique em Não, pois,para criar um projeto com colaboração on-line, são necessários oMicrosoft Project Server (para redes internas) e o Project Web Access(para projetos visualizáveis via Internet). Clique em Salvar e ir paraEtapa 3.

3. Clique em Salvar e Concluir para terminar a criação de suaplanilha.

A barra Project Cuide:

Criada a planilha, podemos controlar a criação e a formatação do projeto com os botões da barra de ferramentas Guia do Projeto (Figu-

ra 2.3). Se a barra não estiver visível, habilite-a com um dique sobre a barra Padrão com, o botão direito do mouse, clicando, em seguida, sobre Guia do Projeto.

O mesmo resultado pode ser obtido por meio do menu Exibir > Barras de Ferramentas > Guia do Projeto.

Após a seleção da barra, dique em um dos botões disponíveis:

• Tarefas é o botão que controla todas as opções relacionadascom criação, agendamento e administração de tarefas. Com ele, daremos corpo ao projeto;

• Recursos é o botão com o qual controlamos as opções relacionadas à disposição de recursos (pessoal, horas de trabalho, equipamentos) para a execução de um projeto ou de uma determinada tarefa;

• 0 botão Controlar acessa todas as funções ligadas ao decorrer doprojeto. As opções desse botão são responsáveis pelo acompanhamento do projeto, inserção de mudanças em seu decorrer e análise de riscos tanto do ponto de vista integral corpo em uma determinada etapa;

• Relatório, o último botão dessa barra de tarefas, é o responsávelpor todas as funções relacionadas à criação e formatação de relatórios(parciais ou finais) intrínsecos ao projeto. Também possui comandosque criam filtros de observação de tarefas críticas para o projeto.

Relações de t rabalho

Como iniciamos nosso trabalho definindo em que momento o pro -jeto começaria, determinaremos, agora, quantas e quais horas do dia, ou da semana, serão utilizados para a execução do projeto. Com a de-finição das horas de trabalho é mais fácil realizar a divisão de tarefas, de pessoal e de recursos.

1. Para dar início à configuração dos horários de trabalho, dique em Tarefas e, em seguida, em Definir períodos úteis gerais. Aparece-rá a tela Visualizar Período de Trabalho (Figura 2.4), em que é possível observar uma tabela de horas semelhante à utilizada pelo Outlook em seu Calendário, ou pelos portáteis PocketPC, em Calendar Do lado esqqerdo da tela, estará ativo o assistente Definir as horas úteis ge-rais do projeto.

2. Em primeiro lugar, o assistente solicita a escolha do padrão de horas que será utilizado para trabalhar. Estão acessíveis, por meio de um menu suspenso, as opções Standard, a "jornada americana", ou seja, oito horas de trabalho, de segunda a sexta-feira, divididas dia-riamente por um período de uma hora dedicado ao almoço, 24 Ho-ras, em que não são considerados períodos de descanso, ou os finais de semana, o que quer dizer que não haverá interrupção do trabalho, mesmo que as equipes sejam trocadas e, por último, a opção Turno da Noite, que serve para definir um período de trabalho para horas notur-nas. Essa última opção é baseada no modelo americano, que reconhece as horas noturnas como as que têm início às 23 h e terminam às 8 h da

manhã, com intervalo de uma hora para descanso. Vale lembrar que, no Brasil, as horas noturnas sâo computadas no período entre 22 h e 5 h da manhã. No nosso caso, utilizaremos o modelo Standard. Sele-cione-a e dique em Salvar e ir para Etapa 2.

3. A segunda etapa do assistente é chamada de Definir a semanade trabalho. Com ela, customizamos os dias da semana que serãoutilizados para trabalhar. Por padrão, os dias selecionados como diasúteis são os da semana americana, mas, se for necessário, dê um dique na caixa de verificação dos finais de semana para habilitá-los.

4. Se você quiser utilizar o regime de hora predefinido em Visualizar período de trabalho para todos os dias da semana, incluindo ossábados ou domingos, dique em Salvar e ir para Etapa 3. Se quiserpersonalizar a faixa de horas trabalhadas, dique em Quero ajustar ashoras úteis mostradas para um ou mais dias da semana.

5. Ao clicarmos nessa opção, surge, logo abaixo dela, uma áreapara customização das horas (Figura 2.5). Com ela, podemos fixar umhorário diferenciado para um determinado dia: dique na seção Horaspara e escolha o dia no menu suspenso. Em S3guida, digite os valoresdesejados nas colunas De: e Até: para definir os horários de trabalhoe os intervalos de descanso.

6. Podemos, por exemplo, fazer com que aos sábados as horas trabalhadas transcorram entre as 9 h e as 13 h, sem período de almoço.Para isso, selecione Sábado na seção Horas para. Em seguida, seleçio-ne 09:00 na coluna De: e 13:00 na coluna Até:. Depois, mova a segunda linha da coluna De: para cima até chegarmos na opção Branco, repetindo o processo, logo após, com a linha Até:. Dessa forma, já temosum período único, mas reduzido, de horas trabalhadas aos sábados.

7. Se, ao contrário, você quer que todos os dias possuam o mesmoregime de horas trabalhadas, dique em Aplicar a Todos os Dias paraque as configurações sejam padronizadas.

8. A terceira etapa chama-se Definir Feriados e Dias de Folga. Aqui,é possível definir dias, fora os definidos no passo anterior, em que nãohaverá trabalho. Essa opção é utilizada para a inserção de feriadosou de dias de descanso coletivos; o que, infelizmente, não é feito deforma automática, como no Outlook. Para tanto, dique no link AlterarPeríodo Útil (o link não foi traduzido de forma correta pela equipe responsável) e, ao surgir a tela homónima, selecione o dia do mês em queserá feriado ou descanso coletivo.

9. Em seguida, apague a indicação de horas das colunas De: e Até:e dique em OK. Podemos fazer a mesma coisa selecionando o dia eclicando em Período não útil. Os feriados e os dias em que não hátrabalho são indicados com a data sublinhada, em um plano de fundocinzento (Figura 2.6).

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Figura 2.6.

10. Agora, vamos à opção Definir unidades de tempo. Com ela, podemos definir a quantidade de horas trabalhadas que será levada em conta no projeto, seja diariamente (Horas por dia), semanalmente (Horas por semana) ou mensalmente (Dias por mês).

Figura 2.7.

Clique em Salvar e Concluir se você quiser salvar apenas essa fo-lha de projeto. No entanto, se for preciso criar um calendário paralelo, clique em Definir calendários adicionais e, em seguida, em Definir um novo calendário-base.

Ao criarmos um calendário alternativo, o programa solicita que seja dado um nome ao novo calendário. O Project nâo deixa dois calendá-rios coexistirem no mesmo projeto sem que eles sejam identificados. Os calendários alternativos que farerr) salvos podem ser utilizados por meio do menu Tarefas > Definir períodos úteis gerais. Logo após, cli-que no menu suspenso Selecione um modelo de calendário no qual deseja basear as horas úteis do seu novo calendário e selecione o estilo de calendário salvo.

Modos de exibiçãoCriada a folha de projetos inicial, podemos, enfim, preenchê-la,

inserindo os dados relacionados ao projeto. No entanto, antes disso seria conveniente definir uma estratégia de configuração para a folha de projeto.

Em primeiro lugar, vamos escolher a forma de exibição que mais nos convém. Configuramos, no capitulo anterior, um calendário de horas trabalhadas, porém, não é absolutamente necessário o seu apa-recimento na tela para que esteja armazenado, ou funcional. De acor-do com as necessidades do operador, o calendário pode ser oculto, enquanto uma nova forma de exibição é habilitada.

O primeiro passo é saber qual formato de visualização é capaz de "mostrar" com mais precisão os dados de maior importância para o projeto. Apesar de podermos substituir uma configuração com apenas alguns apertos de botões no menu Exibir, é conveniente fazer as configurações previamente, ganhando tempo na posterior elaboração de relatórios e no projeto como um todo. No Microsoft Project, os tipos de exibição disponíveis são divididos em três gran-des grupos:

• Modos de exibição de tarefa: exibem as tarefas, ou tasks, agen-dadas pelo operador do projeto.

• Modos de exibição de recurso: exibem os recursos agendadospara a execução da tarefa, bem como características da sua utilização.

• Modos de exibição combinados: modos que reúnem mais de umtipo de exibição na mesma tela.

Modos de exibição de tarefa

Nesse modo, temos como os principais tipos de exibição o Ca-lendário, o Diagrama de Rede e o Gráfico de Gantt. Se optar pelo modo de exibição Calendário, já visto no início desse guia, é possí-vel criar, editar ou analisar as tarefas do projeto organizando-as com parâmetros cronológicos: dias ou semanas em que as tarefas estão agendadas, dias reservados para descanso, fixação de metas para ho-ras trabalhadas.

O modo Calendário é ideal para mostrar as tarefas agendadas em uma semana ou em uma sequência específica de semanas, indicando

o tempo estimado para a execução de cada tarefa. A ordenação de pessoal e de recursos para uma tarefa com duração definida que não tome muito tempo também deve ser feita preferencialmente nesse modo de exibição.

O modo de exibição Diagrama de Rede é idêntico ao modo Diagra-ma de Rede Descritivo. Este último pode ser acessado com o menu Exibir > Mais modos de exibição > Diagrama de Rede Descritivo e é útil por permitir a visualização de rótulos e de caixas de informação mais detalhadas.

Com o projeto no formato de fluxograma, o modo Diagrama de Rede é empregado para analisar, criar ou editar subtarefas e depen-dências, entendendo-as como ações e recursos interdependentes ou fundamentais em tarefas ou projetos simultâneos. Cada tarefa nos é apresentada em uma caixa ou nó, sendo que cada um dos envolvi-dos no esquema organizacional é conectado aos demais por meio de uma linha.

Por outro lado, as caixas no modo de exibição Diagrama de Rede Descritivo são maiores e podem exibir rótulos detalhando os dados na caixa. É claro que caixas maiores ocupam mais espaço e, portanto, menos caixas cabem em uma página impressa, pelo me-nos em uma impressora comum; problema inexistente no caso de folhas impressas em plotters ou em impressoras matriciais com fo-lha contínua.

Outra diferença importante fica por conta de no Diagrama de Rede Descritivo ser possível ter uma melhor noção de trabalhos que estão em andamento, pois o programa exibe uma linha diagonal em tare-fas que estão em andamento e linhas diagonais cruzadas em tare-fas concluídas.

Utilize ambos os modos para vincular tarefas, para especificar a seqüência dessas tarefas e para determinar datas de início e término. Além disso, os diagramas de rede podem ser aplicados para exibir gra-ficamente tarefas concluídas, tarefas em andamento, ou aquelas que ainda não foram iniciadas.

Por último, o modo de exibição Gráfico de Gantt dá-nos informações sobre o projeto por meio de duas formas de visualização: planilha, do lado esquerdo, e gráfico, do lado direito. A área da tela ocupada pela planilha exibe informações como datas de início e término, duração e recursos atribuídos. O gráfico tem por função mostrar as tarefas e suas subdivisões no formato de barras coloridas (Figura 3.1).

Figura 3.1.

O tamanho e a posição da barra que indica a escala de tempo, nor-malmente dividida em semanas de sete dias, mostram o momento em que cada tarefa começa e termina (Figura 3.2, item 1). Além disso, a posição de uma barra de tarefas em relação à outra indica se as tarefas são consecutivas ou se elas se sobrepõem. Para analisar mais tarefas em relação à escala de tempo, dique no botão Menos zoom (Figura 3.2, item 2) ou siga o menu Exibir > Zoom. Em seguida, escolha a op-ção de tempo que deseja visualizar na tela.

O Gráfico de Gantt é a melhor maneira de controlar projetos exten-sos, pois fixa dependências e vínculos entre diversas tarefas. Ao vin-cular tarefas, podemos observar como alterar a duração de uma tarefa que afeta as datas de início e término de outras tarefas, bem como a data de término do projeto. Esse tipo de recurso dá um maior controle do andamento do projeto, além de permitir, posteriormente, a criação de relatórios mais detalhados.

Nota: os vínculos, nos projetos administrados por Project, cor-respondem a dependências entre tarefas no que diz respeito a datas e disponibilização de recursos.

Modos de exibição de recurso

Os Modos de Exibição de Tarefas têm o foco centrado na orga-nização do que deve ser feito, e em quanto tempo pode ser feito. O Modo de Exibição de Recursos, por sua vez, é especializado em mos-trar como cada coisa será feita, ou seja, como cada ferramenta será utilizada na execução de um trabalho, quem será o responsável pela execução da tarefa e qual será o custo envolvido, tanto da ferramenta como do profissional.

Nesse grupo, temos os modos de exibição Uso do Recurso, Plani-lha de Recursos e Gráfico de Recursos.

Em Uso do Recurso, podemos conjugar um determinado recurso a uma tarefa agendada ou a uma determinada quantidade de trabalho agendada para execução de cada tarefa; seja por dia, semana, mês ou outro dado de tempo. Além disso, é possível empregar essa modalida-de para estabelecer os custos da utilização de uma determinada quan-tidade de recursos para uma dada tarefa, ou mesmo para as subtare-fas de uma tarefa mais abrangente. Veremos, mais adiante, no Capítulo Definição de recursos, como é possível construir tabelas de recursos consistentes e ao mesmo detalhadas em menos de meia hora.

E porfalar em consistência, lembre-se de que a disponibilidade real de um recurso alocado, seja operacional ou humano, é tão importan-te quanto seu custo operacional. A perda de um recurso com o qual estávamos contando, simplesmente porque ele foi alocado, de última hora, para um outro projeto, é um dos elementos que mais pesam ao tratarmos de atrasos na execução de um projeto. Para evitar esse tipo de contratempo, nada melhor do que criar uma planilha do tipo Uso

de Recurso, observando quais recursos estão superalocados, ou seja, previstos para dois ou mais projetos, e remanejando-os.

0 modo Planilha de Recursos também pode ser utilizado para esse fim, pois é capaz de exibir informações sobre recursos em formato de planilha, o que permite analisar, adicionar ou editar informações sobre cada recurso, incluindo custos, taxas de pagamento por tempo trabalhado, número de horas de trabalho e o custo planejado para a execução de cada tarefa em que o recurso está envolvido.

O modo Gráfico de Recursos exibe graficamente informações sobre a alocação, o trabalho ou os custos dos recursos ao longo do tempo. Ao selecionar o Gráfico de Recursos em um modo de exibição combi-nado, com algum modo de exibição de recurso nopainel superior e o Gráfico de Recursos no painel inferior, é possível analisar informações sobre a utilização de cada recurso de forma individualizada.

configuração Feita a escolha do modo de exibição em que desenvolveremos

nosso projeto, vamos construir a configuração operacional do progra-ma. Queremos que essa configuração sirva tanto para o projeto atual, criado no início desse guia, como para as demais folhas de projeto que montaremos no futuro. Todas as configurações relacionadas dire-tamente com a folha de projetos e com os dados lá inseridos estão no menu Ferramentas > Opções.

Nota: lembramos que o modo dê exibição pode ser substituído a qualquer momento.

Exibir

Na aba Exibir, da caixa Opções, podemos configurar a forma como os dados serão mostrados na tela. Para criar um modo de exibição padrão, com o qual será mostrado o arquivo toda vez em que o projeto for aberto, dique no menu suspenso Modo de exibição padrão e escolha a opção desejada (Figura 4.1).

Para definir xim formato de data, dique no mesmo menu suspenso. O formato padrão é <Dia da Semana> dia/mês/ano, como, por exem-plo, Seg, 28/01/03 ou Seg, 28/Jan/03, porém, podemos substituí-lo, por exemplo, pela inserção da data seguida da hora atual.

Em Opções de unidade monetária para <nome do projeto atual>, é possível definir qual moeda será utilizada como padrão para os custos do projeto. Se quisermos, por exemplo, alterar o padrão de Reais (R$) para Dólar ($), devemos fazer manualmente a modificação do símbolo na linha Símbolo. Da mesma forma, podemos excluir valores "quebrados" de um projeto, substituindo o valor 2, da linha Casas decimais, por 0.

G e r a l

Na aba Geral, habilite a área Assistente de planejamento e dique em Conselhos do 'Assistente de planejamento' para ativar dicas sobre possíveis erros, inconsistências ou a melhor maneira de visualizar um projeto.

1. Nesta aba, também podemos fixar valores-padrão para as horastrabalhadas em nosso projeto. Suponha que todos os envolvidos receberão R$ 10,00 por hora, e, se fizerem hora extra, receberão R$ 18,00.Pois bem, esse valor pode ser acrescentado automaticamente ao projeto. Basta acessar a área Opções gerais para <nome do projeto>.

2. Em seguida, dique na caixa Adicionar novos recursos e tarefasautomaticamente para preencher a linha Taxa padrão com o valor quepretende atribuir a horas trabalhadas.

3. Agora, acesse a linha Taxa padrão de horas extras e insira o valorque deve ser pago por essas horas. Logo após, dique em Definir comopadrão. A partir de então, todos os novos recursos referentes a horastrabalhadas inseridos no projeto obedecerão ao padrão definido.

C o n s t r u ç ã o d e u m a P l a n i l h a d eR e c u r s o s c o m v a l o r e s d e f i n i d o s

1. Na tela principal do Project, abra o menu Exibir e selecione o modo de exibição Planilha de Recursos. Em seguida, preencha a pri -meira linha da coluna Nome do Recurso, no nosso caso, Administra-ção de estoque.

2. Na coluna Tipo, selecione a opção Trabalho no menu suspensoque automaticamente surge na linha. Essa opção engloba todos osgastos que envolvem o trabalho de profissionais, ou seja, horas trabalhadas. Se quiséssemos listar matérias-primas, ferramentas, livrosou outros tipos de recursos que não podem ser classificados comorecursos humanos, deveríamos selecionar a opção Material.

3. Mantenha a coluna Unidade máxima com seu valor-padrão,100%. Unidade máxima diz respeito à porcentagem ou número máximo de unidades de um recurso disponível. O valor inscrito nessaopção indica em que quantidade, ou proporção, o recurso está disponível. O valor-padrão é 100%, mas é possível alocar um recurso abaixo(subutilização) ou acima (superutilização) de sua capacidade total. OProject aceita valores de subutilização de até 0% (ou, o não-empregodo recurso) e valores de superutilização de até 60.000.000% (taxa deproporções irreais).

4. Note que as células sob as colunas Taxa padrão e Taxa h. extrasão preenchidas automaticamente, pois já definimos um valor para esse recurso (Figura 4.2).

5. Na coluna Custo/uso, coloque o valor do salário mensal, se acélula corresponde a mão-de-obra, ou o valor por unidade, se corresponde a um tipo de material.

6. Suponha, por exemplo, que estejamos falando das pedras paracalçamento que serão usadas na reforma do andar térreo de nosso

prédio. Após escolher a opção Material, vamos à coluna Unidade do material e escolhemos o indicador (m), para representar metros. Por algum motivo, m, o padrão, não é aceito pelo Project. A palavra metro também é aceita. Dessa forma, informamos ao Project que cada metro de pedraria custa R$ 5,00.

Existem outras abas de configuração, porém, no momento, nâo se-rão estudadas, pois o que fizemos é o suficiente para produzir folhas de projeto e tabelas bem organizadas segundo as nossas necessida-des. Essas configurações, no entanto, são válidas apenas para o pro-jeto atual. Se quisermos que elas se estendam a todos os documentos criados, devemos salvar o projeto como modelo. Saiba como fazer:

1. Clique no menu Arquivo > Salvar como. Em Salvar como tipo,escolha a opção Modelo (*. mpt), em que mpt é a abreviação de Microsoft Project Template, ou Modelo do Microsoft Project.

2. Dê um nome ao modelo e clique em Salvar. Surgirá uma tela(Figura 4.3) que solicita quais elementos do arquivo devem ser repassados para o seu modelo. Se quisermos que apenas os valoresconfigurados em Opções sejam salvos, selecione Taxas do recurso eCustos fixos.

3. No entanto, se quiser que todos os valores do projeto sejam anexados ao modelo para utilização posterior, selecione também Va-lores reais e Valores de todas as linhas de base. Mais adiante, vere-mos os significados dessas expressões. Por último, clique em Salvar para terminar.

Formatação Tarefas, páginas e elementos de um projeto podem sofrer modifica-

ções após a inserção em uma folha de dados ou em uma tabela, seja para facilitar a organização de informações, ou, simplesmente, para fa-cilitar a visualização de grandes volumes de dados, gráficos ou núme-ros; fator essencial quando manipulamos ou apresentamos projetos de grande porte. Modificações como essas são chamadas de formatação.

A formatação tem por objetivo dar um rosto a um documento, a um tipo de informação ou mesmo a um intervalo de dados, fazendo com que dados mais importantes se destaquem, tornando mais sim-ples nossa análise. A maioria das opções de formatação do Microsoft Project pode ser aplicada por meio da barra de ferramentas Formata-ção e dos menus Formatar e Ferramentas.

Formatação diferenciada de texto IMI s 11; Ií I! 11M1:11 I!

Para distinguir uma categoria de texto (as subtarefas de uma tarefa de grande porte, por exemplo) de outros textos presentes no projeto, é possível alterar a formatação de todos os textos da categoria deseja-da. Desde que não sejam os modos de exibição de formulário, pouco importa em que modo estamos trabalhando. Esse tipo de tarefa pode ser cumprida com a ferramenta Estilos de texto.

1. No menu Exibir, dique no modo de exibição desejado. Para aplicar um modo de exibição não listado, dique em Mais modos de exibição, escolha o que for de seu gosto e, em seguida, dique em Aplicar.

2. No menu Formatar, dique em Estilos de texto. Depois, acesseo menu suspenso Alterar item e dique no tipo de informação que deseja alterar. Como exemplo, clicaremos na opção Títulos semanais,presente todas as vezes em que o modo de visualização Calendárioé utilizado.

3. Logo após, personalize o elemento a seu gosto, por meio dasopções Fonte, Estilo de fonte e Tamanho. Porém, lembre-se de que oelemento deve ser destacável, mas também deve ser de leitura fácil,tanto na tela como em folha impressa. Portanto, evite "concepções artísticas" e dê preferência a fontes de contornos bem definidos, comoArial ou Times. O mesmo vale para as opções do menu suspenso Cor.

Verde-oliva e Azul-petróleo ficam bonitos na tela, mas dificultam a vi -sualização e a leitura.

4. Clique em OK para que as alterações sejam realizadas. Para al-terar a formatação de outro tipo de informação sem fechar a caixa de diálogo, clique em um novo tipo de informação na caixa Alterar item e selecione as opções de formatação desejadas.

Podemos atingir o mesmo efeito clicando com o botão direito do mouse sobre uma caixa de texto, e selecionando, em seguida, a opção Estilos de texto (Figura 5.1).

Formatando listas de tarefas

Com a opção Estilos de texto, também podemos aplicar formata-ções diferenciadas a um determinado conjunto de tarefas. Veja como:

1. Vá ao menu Exibir e clique em Gráfico de Gantt. Nesse modo, teremos acesso a uma tabela de listagem de tarefas, como vimos an -teriormente (Figura 5.2).

2. Clique no menu Formatar, e, em seguida, na opção Estilos detexto. Na caixa Alterar item, clique no tipo de informação a ser alterada e selecione as opções de fonte, tamanho e cor que deseja dar-lhe.No nosso caso, clicaremos na opção Tarefas da etapa, que será formatada com fonte Arial 9, em negrito, e com a cor vermelha.

3. Clique em OK e observe o resultado na figura a seguir (Figura 5.3).

Com a ferramenta Pincel, localizada na barra de ferramentas Pa-drão, podemos aplicar em outra tarefa as configurações de uma tarefa individual. Para utilizar esse recurso, clique no botão Pincel, selecione a tarefa da qual deseja "clonar" a formatação e, em seguida, clique na tarefa que quer formatar.

Formatação de barras e gráficos 11MI i í 11 IU i .1H b 11U

No modo de exibição Gráfico de Gantt, também é possível formatar as barras que exibem graficamente a duração e a importância de uma determinada tarefa. Diferente do que ocorre no Microsoft Excel, em que dados e elementos gráficos que os representam são tratados de forma separada, como se fossem somente o resultado da utilização de uma ferramenta de desenhos, no Project, as barras gráficas podem ser re-configuradas a partir das tarefas da Lista de tarefas, ou a partir de qual-quer outra fonte de dados que resulte na obtenção de barras gráficas.

1. Para fazer a formatação de uma^arra no modo de exibição Grá-fico de Gantt, acesse a coluna Nome da Tarefa, na Lista de Tarefas (área em preto na Figura 5.4).

2. Selecione a tarefa que deseja alterar. Em seguida, vá ao menuFormatar e clíque em Barra. Selecione, depois, a aba Forma da barra.

3. Essa tela é dividida em três seções (Início, Meio e Fim) que correspondem às extremidades e ao meio da barra. Para fixar que a barra

deve ser iniciada com um determinado símbolo, dique no menu sus-penso Forma da área Início e escolha o símbolo desejado.

fl. Em Tipo, é preciso decidir se o objeto terá apenas uma moldura (Com moldura), se ele será formado por uma única cor (Sólido) ou se terá um tracejado (Tracejada). Em Cor, é possível escolher uma cor para aplicar a qualquer uma das opções. As modificações podem ser observadas na área Exemplo, que, na verdade, oferece a visualização das modificações que estão sendo feitas no objeto.

5. Na área Meio, da mesma tela, dique em Forma para escolher aespessura com que a barra será representada. Em Padronagem, escolha a forma de preenchimento da barra: se escolher a cor preta, a barraserá preenchida com uma única cor, selecionada no menu suspensoCor. Se, pelo contrário, a padronagem branca for marcada, a barrapossuirá apenas o contorno da cor escolhida.

6. Se for de seu gosto, escolha um símbolo para finalizar a barra,assim como fez em seu início (passo 3). Clique em OK para finalizar aformatação. Se for necessário, o botão Redefinir faz com que a formatação volte ao seu status anterior.

Também podemos aplicar um único padrão de formatação a todas as barras existentes em um Gráfico de Gantt. Para tanto, siga o menu

Formatar > Estilos de barra. Em seguida, no campo Nome, procure pela barra que deseja formatar e faça as alterações desejadas. Clique em OK para finalizar.

Também é possível utilizar essa opção para criar estilos de barra per-sonalizados. Suponha, por exemplo, que fosse necessário criar uma nova barra para uma tarefa que será feita por um funcionário terceirizado:

1. Ainda na Janela Estilos de barra, dique no botão Inserir linha.Logo após, vá ao campo Nome e dê um título ao estilo de barra. Clique no sinal de visto (Figura 5.7) para que o novo estilo seja salvo.

C r i a n d o v í n c u l o s

É perfeitamente possívei fazer o aporte de um elemento contido em um documento de outro aplicativo do Microsoft Office para uma folha de projetos do Project. Podemos, por exemplo, selecionar um conjunto de tarefas controlado inicialmente em uma planilha de Excel e, com os comandos Copiar e Colar, trazer toda a sequência de células para o Project.

No entanto, a operação não é tão simples se o documento ante-riormente em uso não pode ser descartado e ainda mais se ele vai continuar a ser utilizado (costuma-se dizer que o documento continua-rá ativo). Nesses casos, do ponto de vista operacional, a inserção de dados de um documento externo ao Project pode ser mais um proble-ma do que uma solução: atualizar o documento e o projeto significa fazer duas vezes a mesma coisa, sem nenhum tipo de benefício direto, portanto, é um retrabalho.

Como não é para perder tempo que a capacidade de transferir da-dos entre aplicativos existe, foi criado o sistema de vínculos. Os vín-culos permitem que um dado copiado de uma planilha do Excel ou do banco de dados do Access sejam "espelhados" na folha de projetos do Project, e não simplesmente colados. Assim, qualquer alteração feita nos valores de uma planilha financeira, por exemplo, será imedia-tamente refletida nas folhas do projeto que compartilhar seus dados.

1. Suponha que você tenha uma planilha financeira com os valores unitários de todos os materiais necessários para a execução de uma reforma em seu escritório, bem como os valores totais gastos para cada material, segundo as estimativas do arquiteto (Figura 5.8).

2. Agora, imagine que devemos repassar esses valores para uma folha de projetos, no formato de Lista de Recursos; utilizado para nos dar acesso a todos os custos, de matéria-priraa e humanos, que te-remos com a obra. Com relação ao nome dos materiais, basta copiar as células do Excel em que eles estão inseridos, e, depois, apertar o botão Colar na folha de projetos (Figura 5.9).

3. Para inserir os valores da coluna Custo Unitário, na planilha doExcel, na coluna Custo/uso, da Lista de Recursos do Project, clique^mCopiar e alterne para a tela do Project. Porém, como queremos que osdados possam ser compartilhados de uma maneira dinâmica, selecio-naremos os campos correspondentes às células copiadas do Excel.

4. Logo após, abriremos o menu Editar e escolheremos a opçãoColar Especial. Aparecerá uma tela homónima.

5. Nela, selecionamos a opção Colar vínculo (Figura 5.10) e clica-mos em OK. Os dados já foram inseridos e vinculados aos campos.

6. Repita o mesmo processo com as demais colunas. Se existe uma fórmula de soma total na planilha do Excel, como vemos na Figura 5.9, é possível vincular essa soma à sua Lista de Recursos do Project, da mesma maneira que vinculou os demais dados. A soma não será vin-culada como fórmula do Excel (o Project não suporta essas fórmulas), mas como texto puro.

0 valor aparece por inteiro, em Reais (ou na moeda escolhida), pois apenas a saída formatada para a planilha do Excel (o valor monetário) é implantada, e não a fórmula. A fórmula pode ser alterada manual-mente no campo da Lista de Recursos, mas isso fará com que o víncu-lo com a planilha do Excel seja quebrado. O certo, portanto, é alterar os valores na tabela do Excel, aplicativo em que a fórmula é atualizada automaticamente, e, dessa forma, o vínculo com o Project se encarre-ga de atualizar as modificações.

Dica de organizaçãoMantenha planilhas, bancos de dados e folhas de projeto ligados a um mesmo assunto em um só diretório central, divididos em diretó-rios segundo o tipo de arquivos: diretório Planilhas para planilhas, Controle de Projeto para folhas de projeto, e assim por diante. Além disso, subdivida cada um desses diretórios por assunto. Por-tanto, as planilhas de Excel ligadas às finanças do projeto ficarão no subdiretório Finanças. O mesmo procedimento deve ser aplica-do ao Project e ao Access. Esse tipo de raciocínio parece complicar as coisas? Se olhar com mais atenção, verá que não é bem assim: espere até ter de administrar mais de uma dezena de documentos ou bases de dados para ver como a organização pode facilitar seu trabalho e, literalmente, contribuir para o seu sono.

Tarefas À primeira vista, pode parecer que basta digitar nomes de tarefas

em uma lista ou formulário para que tenhamos uma folha de proje-to pronta. Porém, isso não é verdade. Atribuição e administração de tarefas possui fatores mais complexos do que simplesmente listar o conjunto de atividades, indicando, ao lado, quem será o responsável por cada uma delas. Se assim fosse, folhas de projeto não teriam razão de existir (o Wordpad cumpriria perfeitamente a tarefa), e muito me-nos os administradores de projeto, pois tudo se resumiria à simples atividade de riscar o que já foi feito, e de inserir novas tarefas que porventura apareçam.

0 Project possui o modo Formulário de Tarefas para controle de-talhado de tarefas ou recursos individuais. A partir da criação de uma lista de tarefas com o formulário, é possível criar uma tabela no modo Gannt Chart, acompanhando graficamente o desenrolar das tarefas. Dessa forma, projetando o controle das tarefas, temos acesso a várias possibilidades de hierarquização, o que permite um melhor controle das etapas que temos de percorrer para terminar um projeto.

Nota: o Formulário de Tarefas é habilitado por meio do menu Exibir > Mais Modos de Exibição > Formulário de Tarefas.

1. Selecionada a opção Formulário de Tarefas, dique em Aplicar.

2. No Formulário de Tarefas (Figura 6.1), dique em Nome e digite onome pelo qual a tarefa será conhecida. No nosso caso, escolhemosLevantamento de material.

3. Em Duração, digite o total do período de trabalho necessário para concluir a tarefa. Esse período geralmente confere com o tempo gasto do início até o término da tarefa. Devemos tomar cuidado com as espe-cificações dos horários de trabalho: as horas consideradas como aptas ao trabalho são as mesmas definidas no modo Calendário. Assim, se foi decidido que sua equipe trabalhará todos os dias das 10 às 16 h apenas, é esse o tempo que será computado no decorrer do projeto.

H. Para indicar que a tarefa terá uma duração de apenas alguns mi-nutos, digite o valor do tempo que deseja dedicar à tarefa (por exem-plo, 20) e, logo ao lado, coloque a letra m. Se você quer que a tarefa dure algumas horas, digite a letra h ao lado do valor. Note na Figura 6.2 que, ao inserir em Duração um período de 20 horas, temos, apa-rentemente, mais horas do que as que gostaríamos de reservar para o trabalho.

5. Isso ocorre porque as horas levadas em conta são as horas trabalhadas do projeto, e não o tempo que corresponde às ordens cronológicas. Se quer que o tempo computado faça referência às horas cronológicas, e não às horas de trabalho, crie um calendário alternativo,de 24 horasírabalhadas, e utilize-o no lugar do calendário-padrão.

6. Para fazê-lo, abra o menu Ferramentas > Alterar Período Útil.Clique, em seguida, no botão Novo.

7. Aparecerá a janela Criar novo calendário base. Insira o nomeque quer dar ao calendário (no nosso caso, Nova contagem de tempo)e dique, logo após, na opção Criar uma cópia do calendário. Selecio-ne a opção 24 horas e dique em OK.

8. Agora, devemos selecionar os dias em que as configurações decalendário personalizadas entram em vigor, ou tudo o que fizemosanteriormente simplesmente não funcionará. Para tanto,dique no calendário da área Data(s) selecionada(s) (Figura 6.4), ao mesmo tempoem que mantém a tecla Ctrl pressionada. Para selecionar toda umasequência de dias, dique no primeiro dia do calendário especial, aomesmo tempo em que pressiona a tecla Shift do teclado. Depois, dique no último dia no qual o horário especial deve figurar: todo o período será selecionado.

9. Em seguida, vá até a área Definir a(s) data(s) selecionada(s) como e selecione a opção Período útil não padrão. No controle de horas das colunas De: e Até: insira 00:00 na primeira coluna e 23:59 na segunda. Clique em OK para efetuar as alterações.

Se quer que a duração da tarefa permaneça fixa independentemen-te da quantidade de recursos específicos que lhe foram atribuídos (as chamadas atribuições), clique na caixa de verificação Controlada pelo empenho. Se não escolher essa opção, o tempo da tarefa aumentará ou diminuirá, de acordo com os recursos alocados.

Alocação rápida de recursos Por falar em alocação de recursos para executar uma tarefa, esse

tipo de atividade pode ser feita no próprio modo Formulário de Ta-refas. Aqui, é preciso lembrar-se de que mostramos como funciona uma Planilha de recursos, no tópico Modos de exibição. Pois bem: quaisquer recursos (humanos ou materiais) listados em uma Planilha de Recursos podem ser alocados para a execução de uma tarefa, de forma quase instantânea. Saiba como:

1. Clique em uma linha da coluna ID e digite um número de identificação para o recurso. Esse ID é importante, pois com ele é possívelidentificar a utilização de um determinado recurso apenas para umadeterminada tarefa, principalmente se aplicarmos filtros em relatórios.

2. Em seguida, clique na célula ao lado do ID preenchido, ou seja,na coluna Nome dos Recursos. Aparecerá um menu suspenso coma lista de todos os itens presentes na Lista de Recursos criada anteriormente. Se não foi criada uma lista com os recursos disponíveis, omenu estará em branco.

3. Escolha o recurso que deseja alocar. Depois, vá à coluna Unidades. Aqui, especificamos quantas unidades do recurso serão utilizadas para executar a tarefa. Por padrão, as unidades sâo representadasem porcentagem: uma maneira prática de controlar recursos financeiros ou relacionados a materiais fixos e recursos desgastáveis, comomateriais de construção, papel, tinta e gasolina. No entanto, quandotratamos de recursos cujo valor unitário é alto, ou quando falamos defuncionários indicados para uma tarefa pode ser mais adequado utilizar um sistema de contagem decimal.

1. Para habilitar o sistema de contagem decimal, siga o menu Ferramentas > Opções e dique, em seguida, na aba Cronograma. Na linhaMostrar unidades de atribuição como, selecione a opção Decimal.Depois, dique em Definir como padrão e, para confirmar, em OK.

2. Na coluna Trabalho, defina o tempo que será gasto pelo recursocitado para executar a tarefa descrita no formulário. A esse procedimento dá-se o nome de Tempo de alocação do trabalho. Por meiodele, um recurso pode ser medido, assim como ocorre com a duraçãode uma tarefa, por minutos, horas, dias ou meses, inserindo, para representar cada período, o valor do tempo seguido da abreviatura querepresenta a unidade de tempo válida, por exemplo, m para minutos.

Você deve ter notado que existem outros conjuntos paralelos ao formulário de tarefa, com as opções Nome da predecessora, Tipo e Latência. Essas opções dizem respeito ao andamento da tarefa como parte de um conjunto maior de funções. Elas serão devidamente abor-dadas no Capítulo seguinte, Escala de tempo de um projeto.

Escala de tempo de um projeto As tarefas, assim como a movimentação de recursos, obedecem

a uma ordem cronológica estabelecida. Alguns processos dependem da execução de outros, de modo que precisa existir uma linha do tem-po bem montada para que não ocorra "atropelo" de tarefas, processos em atraso ou superutilização de recursos.

Para saber mais: superutilização de recursos ocorre quando um recurso é fundamental em dois ou mais projetos ao mesmo tempo, sendo que a soma das horas de utilização nesses projetos é maior do que o volume de horas em que ele estará disponível para o tra -balho. Também existe superutilização quando um recurso opera por um longo período de tempo em dois trabalhos simultâneos.

Como vimos na seção anterior, com o modo de exibição Formulário de Tarefas é possível controlar todas as tarefas presentes em um calen-dário de projetos, definindo quais recursos estarão disponíveis para o projeto e em quanto tempo. Até o momento, no entanto, não mostramos como podemos interligar cada uma das tarefas do projeto, bem como seus recursos. Em vista disso, para não haver confusão no ordenamen-to dos processos, utilizamos as chamadas tarefas predecessoras.

Nota: predecessora é toda a tarefa que tem início ou fim antes que outra seja posta em andamento. Tarefas predecessoras pos-suem vínculos com tarefas anteriores.

1. No modo de exibição Formulário de Tarefas, dique na colunaNome da predecessora. Clique no indicador do menu suspenso paraque apareçam as tarefas disponíveisno projeto.

2. Escolha a tarefa que deseja definir como precedente à tarefaatual. Em seguida, clique na coluna Tipo.

3. Essa coluna estabelece o tipo de relação dedependência existente entre as tarefas. Se quer que a tarefa declarada na coluna Nome dapredecessora termine para que a tarefa listada no formulário seja iniciada, selecione a opção Tl (Término-a-lnício). Porém, se for necessário

que a tarefa predecessora tenha início para que a tarefa atual também o tenha, selecione II (Início-a-lnício). Em situações em que a tarefa predecessora deve terminar antes do término da tarefa atual, dique em TT (Término-a-Término). Por último, quando a tarefa predecessora deve começar antes que a outra termine, escolha a opção IT (Inicio-a-Término). É necessário criar vínculos às tarefas (veja mais adiante) para que as escolhas sejam efetivas.

4. Vá para o campo Latência. A latência pode ser definida tanto como um período de avanço como um período de retardo para uma determinada tarefa. Na prática, é um indicador para sabermos se a tarefa está "adiantada" ou "atrasada". Assim, se a tarefa predecessora Recursos terminasse dois dias antes do combinado, poderíamos ano-tar esse "adiantamento" digitando 2d (dois dias) na célula correspon-dente da coluna Latência.

Ao alterar o modo de exibição para Gráfico de Gannt, note que já foi inserido um vínculo entre a tarefa atual e sua predecessora de forma automática. Essa relação é mostrada pela linha azul que sai da tarefa predecessora (Figura 7.1) terminando na tarefa atual. Ao posicionar-mos o cursor do mouse sobre a seta, recebemos informações sobre o vínculo representado.

Restrições e atrasos Os períodos de latência não podem e náo devem provocar confu-

são no desenvolvimento de um projeto. No entanto, é exatamente isso o que acontece se as indicações de atraso ou adiantamento de um processo não passarem de apontamentos textuais em um formulário, representados no Gráfico de Gantt por meio de setas.

Para evitar que esses possíveis acontecimentos transformem-se em um transtorno para o administrador, o Microsoft Project pode op-tar pela criação de restrições para a tarefa. As restrições são aplicadas sobre a tarefa como um conjunto de limitações, e funcionam como uma espécie de trava, impedindo o início ou término da tarefa antes de uma data ou prazo predeterminado.

Se a restrição não está associada a uma data especifica-la é cha-mada de flexível. Basta delimitar a quantidade de dias que devem an-teceder o início ou fim do projeto para criar a restrição. As restrições que têm uma data fixa como parâmetro são chamadas de inflexíveis.

Restrições inflexíves

1. Para criar uma tarefa com restrição inflexível, siga o menu Exibir> Gráfico de Gantt.

2. Posicione o mouse sobre a linha com a tarefa até que o cursortome a forma de uma cruz branca. Clique duas vezes sobre a tarefa.

3. Aparecerá a caixa Informações sobre as tarefas, em que é possível não só conseguir informações sobre a tarefa, mas também formatá-la. Nesse momento, o que nos interessa são as opções que podemos encontrar na aba Avançado.

4. Na área Restringir tarefa, vá até a linha Prazo final, e, em seguida, clique no menu suspenso para ter acesso ao calendário. Nele,especifique uma data para o término da tarefa, clicando sobre o diadesejado. Dessa forma, criamos uma restrição inflexível que indicaque, em um dia predeterminado, a tarefa deve ser finalizada.

5. Podemos reforçar a restrição mediante a área Tipo de restrição.No menu suspenso, clique em Deve terminar em e, em Data da restrição, escolha o mesmo dia selecionado em Restringir tarefa.

6. Também é possível estabelecer que a tarefa deve começar em um dia prefixado. Basta selecionar a opção Deve iniciar em, no mes-mo menu suspenso, definindo a data desejada logo em seguida.

Restrições flexíveis

Ainda na caixa Informações sobre a tarefa, encontraremos os re-cursos necessários para criar tarefas com restrições flexíveis. Lem-bramos que tarefas flexíveis devem ser utilizadas somente quando não existem tarefas predecessoras ligadas à tarefa em que desejamos aplicar esse tipo de restrição.

1. Na caixa Informações sobre a tarefa, dique na aba Avançado.Em seguida, vá até a área Duração e escolha o número de dias, horas ou meses que deseja atribuir para a execução da tarefa.

2. Depois, dique na opção Estimada. Ela estabelece que o prazonão é fixo e pode ser alternado com outras tarefas.

3. Em Tipo de restrição, selecione a opção Não terminar depoisde. Logo após, no calendário suspenso da linha Data da restrição, selecione a data que corresponde ao dia definido em Duração para o término da tarefa.

4. Clique em OK para aplicar a restrição. Ao observar o Gráfico deGantt, note que a tarefa editada com a restrição está assinalada comum ícone representando uma tabela com um sinal vermelho em seuinterior (Figura 8.1). O ícone indica que a tarefa possui uma restrição detérmino. Para ler a restrição, posicione o mouse sobre o ícone citado.

5. Da mesma forma, quando criamos uma restrição de Início da ta-refa, ela será representada por um ícone com um ponto azul, no lugar do vermelho (Figura 8.2).

6. Por último, note que na área das barras do Gráfico de Gantt, uma tarefa com restrição em seu término passa a ser representada por uma seta verde voltada para baixo. Posicionando o mouse sobre essa seta, é possível ler as características do término da função. Para alterar a formatação da seta, dique duas vezes sobre ela, para que surja a caixa Formatar barra (Figura 8.3).

Atrasos

No entanto, e se o projeto atrasar? Ora, atrasos podem tanto ser administrados como previstos com a ajuda do Microsoft Project.

Para administrar atrasos possíveis, ou em pleno andamento, sem que o projeto como um todo seja afetado, devemos definir uma mar-gem de atraso para a tarefa (margem de atraso permitida) ou para o projeto como um todo (margem de atraso total).

Margem de atraso é o período de tempo em que uma tarefa pode ser adiada sem afetar a data de término de outra tarefa ou do projeto. A margem de atraso permitida é o tempo que uma tarefa pode ser adiada sem atrasar outra tarefa. A margem de atraso total é o tempo de atrasado permitido considerando o projeto como um todo.

1. Para ver o quanto uma tarefa pode ser atrasada sem comprometer outras ou o andamento do projeto, siga o menu Exibir > Maismodos de exibição.

2. Na lista Modos de exibição, dique em Gantt detalhado e, emseguida, em Aplicar.

3. No menu Exibir, marque a opção Tabela e, em seguida, diqueem Atraso. Na parte gráfica do modo de exibição, a margem de atrasoserá representada como barras finas à direita das tarefas, com os valores do atraso ao lado das barras de Gantt.

4. Na tabela, observe a coluna Margem de atraso permitida paraver em quanto tempo uma tarefa pode atrasar sem comprometer tarefas das quais ela é predecessora.

5. Para alterar a margem de atraso possível em uma tarefa, diqueduas vezes sobre o campo com o valor do atraso, na coluna Margemde atraso permitida. Aparecerá a caixa Informações sobre a tarefade resumo.

6. Clique na -aba Predecessoras e procure a tarefa predecessorada tarefa atual. Marque o campo Latência e espere que surjam duassetas à direita do campo. Utilize essas setas para aumentar ou diminuiro atraso da tarefa.

Observação: a margem de atraso permitida deve ser utilizada para determinar se é possível o atraso da tarefa. Ao marcarmos o valor 0 (zero), o Project passa a admitir que a tarefa não pode atrasar.

At rasos e t raba lho to ta l

Porém, como saber, de fato, o quanto um funcionário trabalhou desde o início de um projeto, ou quanto um recurso foi utilizado, so -bretudo devido a ocorrência de períodos de atraso? Em planilhas do Excel, seria possível fazer uso da opção Autosoma ou, em soluções mais sofisticadas, montar funções matemáticas que façam a conta-gem de todo o período, incluindo os atrasos. No Microsoft Project, uma tarefa como essa pode ser feita de forma automática, a partir das ferramentas de controle de trabalho real, também chamadas de "con-trole de dados efetivos". Saiba como habilitá-las:

1. Para habilitar a contagem de trabalho real, siga o menu Exibir >Mais modos de exibição > Uso da tarefa.

2. Clique novamente no menu Exibir e, depois, em Tabela Uso.Selecione a opção Trabalho (Figura 8.4).

3. No campo Real, digite ou selecione o trabalho real das atribui-ções de recurso que você deseja atualizar (Figura 8.5). Note que a in-clusão do tempo real de trabalho diminui a quantidade de trabalho exi -bida na coluna Restante. Da mesma maneira, a coluna % trab. concl. (Porcentagem de trabalho concluído) é atualizada automaticamente.

Para uma melhor visualização dos índices de trabalho real em um projeto, dique com o botão direito do mouse na tabela de Detalhes (Figura 8.6) e, em seguida, selecione a opção Trabalho real. É possível mostrar o custo real de cada uma das tarefas com os mesmos recur -sos, porém, clicando em Custo real em vez de Trabalho real.

EtraircisEtapas sào pontos de referência que servem para marcar eventos

considerados importantes em um projeto. Estes eventos seriam capa-zes de monitorar o andamento do projeto com um todo. Na prática, a divisão de um grande plano em etapas pode ajudar a organizar proje-tos de grande porte.

Em um Gráfico de Gantt, qualquer tarefa com duração igual a zero é exibida automaticamente como uma etapa. A montagem de um pro-cesso por etapas obedece aos passos a seguir:

1. No menu Exibir, dique em Gráfico de Gantt.

2. Digite 0 (zero) no campo Duração da tarefa da atividade (tarefa)que deseja transformar em uma etapa. Aperte a tecla Enter para queas alterações tenham efeito.

3. A tarefa será visualizada, no Gráfico de Gantt (Figura 9.1), comoum losango em preto: configuração-padrão, que pode ser alteradacom um dique duplo sobre o objeto.

Etapas com duração

Algumas etapas do projeto precisam de um tempo determinado, uma duração. Auditorias, leituras de documentação e inventários de ferramentas são etapas importantes, às vezes vitais, para complemen-tar um projeto. No entanto, todas devem possuir um período delimi-tado de aplicação, justamente para evitar atrasos. Algumas equipes conseguem cumprir rigorosamente todos os prazos de um projeto, para, logo depois, perder-se em um longo período de auditoria. Este tipo de problema acaba fazendo o projeto naufragar ou, o que por ve-zes é pior, perder a credibilidade.

Uma outra situação possível: muitos projetos, quando terminados, são repassados para uma equipe de trabalho paralela, responsável pela auditoria de aprovação. Essa aprovação - na verdade um "passar de olhos" detalhado em tudo o que foi feito - costuma ser a etapa final de um projeto, porém, aqui vale o mesmo que foi dito nos parágrafos anteriores: aprovações ou auditorias não podem demorar tanto a pon-to de comprometer o projeto.

1. Para que uma etapa possua duração maior do que 0 (zero), dique, na tabela, com o botão direito do mouse sobre a tarefa, ou nabarra de Gantt correspondente à tarefa, selecionando, em seguida, aopção Informações sobre as tarefas.

2. Clique na aba Avançado. Na seção Duração, insira a duraçãoda tarefa, seguindo a notação do Project: d para dias, m para minutos etc.

3. Marque a caixa de seleção Marcar tarefa como etapa do projeto.Clique em OK para efetuar a alteração

Grupos e listagens de etapas

0 Project 2003 contém grupos predefinidos de tarefas ou recur-sos, utilizados para categorizar e exibir informações acumuladas so-bre tarefas, recursos ou etapas. Neste último caso, temos a exibição de tarefas, entendendo-as ou não como etapas. Não há discriminação entre as etapas com duração igual a zero e as etapas com um tempo definido previamente.

1. Para criar um grupo que liste etapas, abra o menu Exibir e diqueno modo de exibição desejado. Para agrupar tarefas ou etapas, sele-cione os modos Planilha de Tarefas, Gráfico de Gantt ou Uso daTarefa.Se deseja agrupar recursos, selecione os modos Planilha de Recursosou Uso do Recurso.

2. Vá ao menu Projeto e dique em Agrupar por. Escolha a opçãoEtapas. Note: apenas as tarefas que são etapas serão mostradas natabela (Figura 9.2).

3. É possível criar agrupamentos com mais de um critério. Para tan-to, dique em Projeto > Agrupar por e, depois, em Personalizar > Agru-par por. Na linha Agrupar por, mantenha a opção Etapa (Figura 9.3).

4. Clique na linha Segundo critério e, em seguida, acione o menususpenso da linha Nome do campo. Aqui, escolha o critério que deseja utilizar para agrupar as etapas. Se, por exemplo, quiséssemos queas diferentes etapas existentes no projeto fossem listadas segundosua conclusão, bastaria selecionar a opção % concluída (porcentagem concluída).

5. Em Ordem, podemos escolher se as etapas serão mostradas emordem Crescente (as com menor porcentagem de conclusão primeiro) ou Decrescente (as tarefas com maior taxa de conclusão são listadas primeiro).

6. É possível alterar o layout do agrupamento, clicando na linha decada critério. Depois, clique em Fonte, ou Cor da célula, para alteraras características desejadas. Lembre-se de escolher combinações quesejam, ao menos, legíveis.

7. Clique em OK para finalizar o processo.

Definição de recursos A listagem dos recursos disponíveis é uma parte essencial da ges-

tão de um projeto. Sem uma correta disposição de recursos humanos e materiais, um projeto tem pouquíssimas chances de dar certo.

Depois de dividir o projeto em tarefas e etapas, é essencial saber com que força de trabalho, representada pelos recursos, podemos con-tar. No momento da montagem da folha de projetos, recursos e etapas podem ser facilmente alterados ou redimensionados. No entanto, essa facilidade não ocorre com a gestão de recursos. A saída de um profis-sional ou a superutilização de uma determinada ferramenta são capazes de "bagunçar" um projeto ou de deixá-lo sem chance de recuperação.

Para definir a quantidade exata de recursos necessários em um projeto, podemos utilizar a ferramenta Criar equipe da empresa.

1. No menu Exibir, dique em Planilha de recursos. Logo após, sigao menu Exibir > Tabela > Entrada.

2. No menu Ferramentas, dique em Criar equipe da empresa. Utilize a caixa de diálogo que aparecer logo após para fazer uma filtragemdos recursos que deseja utilizar. A lista de recursos filtrados é exibidana coluna Recursos da empresa. Todo recurso que já estiver contabilizado na sua equipe de projeto estará relacionado na coluna Recursosda equipe.

3. Depois, marque a caixa de seleção Disponível para trabalhar. Elaindica recursos que possuem força de trabalho (em porcentagem) ou tempo livre para participar de outras tarefas.

4. Informe o tempo necessário para que um recurso fique disponível ao trabalho e, depois, selecione o intervalo de datas nas caixasDe: e Até:.

5. Na coluna Recursos da empresa, selecione o recurso que desejaadicionar ao projeto e dique em Adicionar. Para selecionar vários recursos, mantenha a tecla Ctrl pressionada e dique naqueles que desejar.

A essa altura, o leitor deve ter percebido que a criação de uma equipe subentende uma lista de recursos já existentes. Porém, não há motivo para susto: a seção Configuração mostra-nos, em detalhes,

como montar manualmente uma Planilha de Recursos, e supomos que a maioria dos administradores de projeto opta por fazer o mais sim-ples primeiro, ou seja, criar uma lista de recursos genérica e fácil de consultar antes de partir para operações mais complexas.

Ordenação de recursos

Após a criação da tabela de recursos, podemos utilizar algumas ferramentas administrativas que facilitam a visualização da atualização ou da disponibilidade dos recursos. Uma das maneiras mais simples de classificar um recurso é com o critério alfabético.

1. Na Folha ou Planilha de Recursos, dique no menu Projeto e, logo após, em Classificar. Assim, abrimos a caixa homónima (Figura 10.1)

2. Na linha Classificar por, selecione a opção Fonética.

3. Escolha a opção Decrescente, se quiser uma listagem iniciadacom as últimas letras do alfabeto, ou Crescente, se quiser uma listagem iniciada a partir da letra A, ou do número 0 (zero), se os nomesdos recursos são iniciados-por algarismos.

4. Se deseja uma classificação simples, basta, então, clicar emClassificar. No entanto, se pretende fazer uma listagem permanente,seguindo a ordem de classificação anteriormente definida, dique emRenumerar recursos permanentemente.

5. Também podemos fazer com que essa classificação seja válida apenas para a folha de projeto atualmente aberta, clicando em Classi-ficar recursos por projeto.

C o m p a r t i l h a m e n t o d e r e c u r s o s

Quando criamosum novo projeto, podemos utilizar a lista de recur-sos de um projeto jà em andamento. Devido a ferramentas fornecidas pelo Project, é possível compartilhar recursos, inclusive com detalha-mento da porcentagem dos recursos utilizados em conjunto com os demais projetos, e tudo em menos de cinco minutos.

1. Abra o projeto em que deseja aportar os recursos. Em seguida,vá ao menu Exibir e selecione a opção Planilha de recursos.

2. Em seguida, abra o projeto com a lista de recursos que desejacompartilhar. Esse projeto, a partir de agora, será chamado de projetodopool de recursos, pois dele retiraremos referências para a listagemde outros processos.

3. Volte ao projeto que será repositório dos recursos. Siga o menuFerramentas > Compartilhamento de recursos. Cliqueem Compartilhar recursos.

4. Aparecerá a janela Compartilhar recursos (Figura 10.2). Ela pergunta se queremos adicionar recursos próprios, ou se queremos inserir recursos de um projeto já existente. Ciique na opção Usar recursose, na linha De:, selecione o nome do projeto que é pool de recursos.

5. Vá a área Em caso de conflito com informações sobre recursosou calendário, e selecione a opção O participante do compartilhamento tem prioridade, se quer que todos os recursos sejam passadosde forma indiscriminada para o novo projeto, independentemente daquantidade ou disponibilidade de recursos que podem ser utilizadospara a montagem da tabela.

6. Se quisermos que os recursos utilizados majoritariamente pelatabela que é opool de recursos nâo se tornem disponíveis para o novoprojeto, dique em O pool tem prioridade, e, depois, em OK.

7. A partir de agora, tudo o que for mudado em uma das listagensde recursos (incluindo taxas de utilização e valores monetários) também será alterado na outra tabela.

Cuidado: as alterações incluem o uso de símbolos monetários e a formatação visual (cor das células, fonte etc).

Custo fixo de tarefas e recursosAo listarmos os recursos, pode ser necessário definir um custo fixo

para um determinado tipo de recurso, seja um recurso material ou humano. No caso dos recursos materiais, é comum que a definição de custos fixos diga respeito a uma dada matéria-prima, ou a um ele -mento de produção, do qual conseguimos obter um custo invariável, independentemente do sistema ou do processo empregado.

Com relação aos recursos humanos, os custos fixos dizem respei-to, normalmente, ao valor de cada hora trabalhada, ou ao valor esti -pulado para horas extras e horas tratadas como prestação de serviço "extraordinário", expressão muito comum quando trabalhamos com profissionais autónomos em um projeto.

C u s t o d e t a r e f a s

0 maior problema quando tratamos dos recursos de um projeto está no custo total de uma tarefa, não de um material. Para a aprovação de um projeto, costuma-se pedir uma contagem "justa" do custo de cada tarefa: custos computados como variáveis raramente são admitidos.

1. Para criar uma tarefa com custo fixo, abra seu projeto e, no menuExibir, dique em Gráfico de Gantt.

2. Ainda no menu Exibir, dique em Tabela e, depois, em Custo.

3. Selecione a tarefa para a qual deseja definir um custo fixo. Paratanto, dique no campo correspondente da coluna Nome da tarefa. Emseguida vá ao campo Custo fixo e digite o valor desejado (Figura 11.1).

Custo fixo de materiais

Para a inserção de custos fixos de materiais, o processo é um pou-co mais complicado, mas não impossível de ser feito.

1. Abra o projeto e, no menu Exibir, dique em Planilha de recursos.

2. Ainda no menu Exibir, dique em Tabela, e selecione a opção Entrada.

3. Selecione o recurso material para o qual você deseja atribuir umcusto fixo, ou digite seu nome, se for um novo recurso. Em seguida,dique em Tipo e selecione a opção Material.

4. Em Rótulo do material, digite uma unidade de medida para orecurso. Novamente, por motivos estranhos, a abreviação de tonelada(t) e metros (m) não é aceita.

5. Em Taxa padrão, digite um valor para o material. A Taxa padrãodefine um custo fixo para o material. Se não forem cumpridos os passos seguintes, a taxa-padrão é assumida como custo fixo de um material.

6. No entanto, pretende-se que algumas variáveis de custo subsistam para um mesmo tipo de material. Clique com o botão direitodo mouse sobre o campo do recurso para o qual deseja definir váriosvalores, e, logo após, em Informações sobre o recurso.

7. Depois, clique na aba Custos e observe suas tabelas. Elas sãoutilizadas para definir as variações de custo para o recurso cujo nomeé mostrado na linha Nome do recurso (Figura 11.2). A tabela A (padrão) possui a taxa-padrão do recurso, ao passo que as demais tabelas podem conter as taxas ou valores paralelos.

8. É possível fazer com que uma taxa seja válida apenas para umadeterminada data. Para tanto, basta clicar em Data efetiva e, logoapós, escolher uma data no calendário presente no menu suspenso.Essa opção é útil para quem trabalha com recursos que variam deacordo com o valor de moedas estrangeiras, como o dólar, combustíveis ou energia elétrica.

9. As demais tabelas são utilizadas apenas como extensões da tabela A (padrão). Cada tabela suporta apenas 25 linhas de variação.

Um custo fixo para todo o projeto

Enfim, em algumas situações, os responsáveis pela aprovação do projeto não querem saber de detalhes. Eles querem saber apenas quanto o projeto, como um todo, vai custar. Se você não se importa de cair nessa armadilha disfarçada de facilidade (real intenção desse tipo de pedido), o Project permite a fixação de um custo para o projeto.

1. No menu Exibir, selecione a opção Gráfico de Gantt. Em seguida, selecione, no mesmo menu, as opções Tabela e Custo.

2. Abra o menu Ferramentas e dique em Opções. Depois, diquena aba Exibir.

3. Na área Opções de estrutura de tópicos para <nome do projeto, selecione a opção Mostrar tarefa de resumo do projeto.

fl. Em seguida, acesse a aba Cálculo e em Opções de cálculo do Microsoft Office Project, dique em Projeto ativo.

5. Clique em OK. De volta à tabela, dique no campo Nome da tare-fa e selecione a opção Tarefa de resumo do projeto. Depois, em Custo fixo, digite um valor para todo o projeto.

Para saber mais: uma tarefa de resumo de projeto funciona como uma espécie de "rótulo" de identificação, com informações sobre a duração, o trabalho e os custos de todas as tarefas do projeto. A tarefa de resumo do projeto aparece na parte superior da folha de projetos, com o número de identificação 0 (zero). Ela ainda mostra a linha do tempo do projeto do início ao fim. Confira como criar uma tarefa de resumo no próximo tópico.

Tarefa de resumo de projetos A tarefa de resumo de projetos, apresentada na seção anterior,

pode ser utilizada tanto para definir um custo fixo para um determi -nado projeto, como para dsscobrir o custo ou os prazos efetivos de um projeto em andamento. Tais recursos podem ser utilizados como uma espécie de "consciência" do projeto, mostrando como andam os atrasos, a utilização do material e quanto, efetivamente, foi gasto até o momento. Saiba como habilitar essa ferramenta:

1. Abra o menu Exibir > Gantt Chart. Em seguida, clique em Exibir> Tabela > Custos.

2. Agora, siga o menu Ferramentas > Opções > Exibir. Na áreaOpções de estrutura de tópicos para <nome do projeto, clique emMostrar tarefas de resumo e em Mostrar tarefa de resumo do projeto

3. Clique em OK. Note que, na área da tabela do modo Gantt Chart, todas as outras tarefas passarão a ser precedidas da tarefa Projecti

(ou qualquer outro nome que você dê ao seu projeto). Se não con -seguir visualizar as subtarefas abaixo da tarefa de resumo, dique na barra de resumo e, em seguida, no sinal de soma (+) ao lado da tarefa. Pressionara botão Mostrar subtarefas tem o mesmo efeito.

4. Na coluna Custo fixo, podemos definir um custo fixo para todo o projeto, ou, simplesmente, visualizar o custo já existente. Também é possível comparar o custo atual com o custo de plano do projeto.

P l a n o d e l i n h a d e b a s e

Uma linha de base é o conjunto de datas de início e de término originais de um projeto. Com este recurso, também contemplamos durações de tarefas, de trabalho e estimativas originais de custo, ante-riores ao primeiro salvamento da folha de projetos, momento em que este passa a ser definido como um projeto fechado. A linha de base, portanto, é o ponto de referência por onde medimos as alterações rea-lizadas desde o início do projeto. Saiba, a seguir, como criar e salvar um plano de linha de base, lembrando que esse procedimento deve ser efetuado no início do projeto, para que possam ser feitas as com -parações devidas.

1. No menu Exibir, dique em Gráfico de Gantt. Depois, com omouse, selecione as tarefas que deseja adicionar à sua linha de base,associado à pressão da tecla Shift. Se quer selecionar tarefas não-ad-jacentes (não muito próximas umas das outras) em sua linha de base,utilize o mouse junto com a tecla Ctrl.

2. Siga o menu Ferramentas > Controle > Salvar linha de base.

3. Aparecerá a janela Salvar linha de base. Clique na opção homónima e em Linha de base. É possível salvar até 11 lintias de base, comconfigurações diferentes, no mesmo projeto.

4. Na área Para, clique em Tarefas selecionadas. Se quiser que osdados atualizados da linha de base que correspondem às tarefas selecionadas (bem como de suas subtarefas e tarefas vinculadas) sejamacumulados nas tarefas de resumo dessas tarefas, marque a caixa deseleção Para todas as tarefas de resumo.

1. Para que os dados selecionados da linha de base das tarefas deresumo sejam atualizados de forma a refletir exclusões de subtarefasou adições de tarefas cujos valores da linha de base você já tenhasalvo anteriormente, marque a caixa de seleção De subtarefas paratarefa(s) de resumo selecionada(s).

5. Se quiser criar uma linha de base para o projeto inteiro, em vezde contemplar apenas algumas tarefas, vá até Para e selecione a opção Projeto inteiro. Clique em OK para finalizar.

Comparação com custos de linha de base

As linhas de base também podem se tornar um importante sub -sídio para mostrar em que pontos as alterações do projeto estão se distanciando com maior ênfase do projeto original. O Project permite que os custos atuais (chamados de custos reais) do projeto em anda-mento sejam comparados com os custos da linha de base, dividindo, inclusive, o progresso dos custos em fases.

1. No menu Exibir clique em Uso da Tarefa. Em seguida, clique, novamente, no menu Exibir, selecionando, dessa vez, as opções Tabela,e, depois, Custo.

1. No menu Formatar, clique em Estilos de detalhe.

3. Na coluna Campos disponíveis, dique sobre as opções Custo real, Custo da linha de base e Custo. Pressione o botão Mostrar para adicionar esses campos à tabela Uso da Tarefa. Clique em OK para finalizar. O resultado obtido é semelhante ao da Figura 12.3.

Resolvendo conflitos de recursos Mais do que montar um projeto e fazer o controle diários dos gas-

tos, um controle de recursos pode ser decisivo para que tenhamos sucesso ou fracasso em um projeto. Recursos não são inesgotáveis, nem podem ser remanejados, bem no final do projeto, para darmos uma "ajeitada" nas colunas da folha de dados...

Quando recursos estão sendo compartilhados em um pool de recursos, o próprio Project encarrega-se cre avisar ao administra-dor quando há conflito na utilização de um recurso entre dois ou mais projetos.

Nota: leia os tópicos Definição de recursos e Custo fixo de tarefas e recursos para mais informações.

Da mesma maneira, o Project pede que o administrador eleja o pro-jeto que terá prioridade sobre o uso dos recursos. Isso feito, a resolu-ção de todos os conflitos de recursos penderá para o projeto selecio-nado como prioritário.

Quando uma tabela não participa de um pool, ou quando os re-cursos foram simplesmente transportados a partir de uma tabela do Excel, a melhor forma de analisar e administrar um conjunto de re-cursos pode não ser a mais automática. Os ensinamentos a seguir mostram-nos como adicionar e administrar manualmente os recursos de um projeto.

1. Abra sua folha de projetos e, em seguida, dique em Exibir >Planilha de Recursos.

2. Também no menu Exibir, dique em Tabela, opção Entrada,para criarmos um layout que possibilite a inserção de novos recursosao projeto.

3. Digite o nome do recurso que deseja adicionar ao projeto em umcampo vazio da coluna Nome do Recurso. Depois, dê um dique duplosobre o campo.

fl. Será aberta a janela Informações sobre o recurso. Na aba Ge-ral, acesse a área Tipo de reserva e escolha entre Comprometida e

Proposta. Recursos propostos são todos os recursos com marcação provisória, inseridos no projeto para fins de planejamento. Recursos comprometidos dizem respeito a todo recurso formalmente alocado para uma determinada tarefa do projeto, ou seja, são recursos "oficial-mente" utilizados no projeto. Escolha a opção Proposta sempre que precisar inserir um novo recurso na tabela, substituindo-a por Com-prometida somente com o término da inserção de recursos.

5. No campo Grupo, podemos criar um grupo para reunir este recurso e alguns outros de seu gosto. É possível agrupar recursos quetenham um mesmo objetivo, como, por exemplo, criar o grupo Murono recurso Tijolo, e compartilhá-lo com os recursos Cal e Cimento,ou recursos de um mesmo tipo, mesma procedência, que ainda nãoforam pagos etc.

6. No campo Unid. Máximas (Unidades Máximas), podemos definir a porcentagem ou a quantidade máxima por unidade com a qualo recurso pode ser utilizado para cumprir uma determinada tarefa.Quando for incluir uma unidade por extenso, insira apenas numerais.No caso de recursos de trabalho, como abreviações de palavras oude unidades de tempo (horas, minutos, semanas), saiba que simplesmente não são aceitos e, se necessários, devem ser inseridos na coluna Unidade do Material.

D e l i m i t a ç ã o d e u s o

O uso de um determinado recurso por uma tarefa pode ser deli-mitado manualmente mediante a manipulação dos modos de visua-lização e com os devidos ajustes nos atributos de alguns recursos. Veja como:

1. No menu Exibir, dique em Uso dos Recursos. Nesse modo, osrecursos estão agrupados de acordo com as tarefas pelas quais estãoatribuídos. Em tarefas para as quais não há recursos atribuídos nãosurge um sinal de soma (+) à esquerda.

2. Selecione na coluna Nome da tarefa o recurso para o qual desejaaplicar um ajuste. Depois, vá para a divisão de fases, uma folha amarela que mostra a progressão cronológica da tarefa, do lado direito<iosmodos de exibição Uso da Tarefa e Uso do Recurso.

Gráficos A utilização maciça de recursos e sua disposição também podem ser

representadas graficamente. O Project possui ferramentas que permitem transformar em gráficos colunas e campos, assim como no Excel. A diferença fica por conta da qualidade dos gráficos e da maior exatidão que atingimos: os gráficos do Project são automaticamente atualizados todas as vezes em que a utilização de um recurso ou os planos para uma tarefa são alterados. Além disso, os gráficos do Project podem abranger períodos de vários anos. São necessários, apenas, os dados a serem vistos e, devido ao tamanho, a utilização dos botões Mais zoom e Menos zoom na Barra de Ferramentas Formatação.

1. Para colocar um gráfico de utilização de recursos ou de tarefas em seu projeto, dique no menu Exibir, e, em seguida, selecione aopção Planilha de Recursos (para visualizar recursos) ou Gráfico deGantt (para visualizar tarefas).

2. Depois, abra o menu Janela > Dividir. 0 resultado será parecidocom o que vemos na figura a seguir:

3. Isso feito, dique no painel inferior e no menu Exibir, selecionan-do o modo Gráfico de Recursos. Observe o visual da tela na Figu-ra 14.2.

4. Habilite o menu Formatar e dique em Estilos de barra. Na áreaRecursos selecionados, Disponibilidade de recursos, escolha a opção mais adequada às suas necessidades. Na maioria das vezes, aopção Mostrar como barra é a mais satisfatória e a mais simplesde visualizar.

5. Em Recurso > Disponibilidade de recursos, podemos utilizar, novamente, o padrão de barras, criando um ambiente de confrontação, em que as barras de todos os recursoe disponíveis serãomostradas em paralelo com as barras específicas de um determinado componente.

6. É claro que para uma melhor visualização dessas colunas o idealé diferenciá-las. Isso pode ser feito com um simples dique em Cor,definindo cores diferentes para cada barra (Recursos selecionados).

7. Para obter um maior contraste, é possível alterar o preenchimen-to das barras, clicando em Padronagem. Para situações em que o re-latório tem de ser realmente "limpo", ou em que a ordem do dia é não gastar tinta de impressão, é possível definir cores apenas para a linha de subscrição, selecionando a cor branca em Padronagem. O resulta-do fica parecido com o que vemosna Figura 14.3.

8. Para exibir o valor numérico de cada gráfico na parte inferior dosgráficos, marque a caixa de seleção Mostrar valores. Para mostraruma linha que indique a disponibilidade de recursos individuais, marque a caixa de seleção Mostrar linha de disponibilidade.

9. Clique em OK. Para visualizar um recurso diferente dos que estão atualmente em utilização, clique sobre o recurso desejado e sele-cione-o. Com um arraste domouse, podemos selecionar mais de umrecurso simultaneamente.

Escalas de tempo de gráficos

0 leitor deve ter notado que os gráficos são guiados por uma linha temporal que demonstra, em ordem cronológica, quais recursos estão

sendo utilizados ou dísponibilizados no decorrer de cada tarefa. Com a ajuda da ferramenta Escala de tempo, essa linha pode ser ajustada de acordo com as necessidades do projeto.

1. Primeiramente, dique sobre a tabela em que os dados estãocontidos, e não na área de gráficos. Em seguida, dique no menu Formatar > Escala de tempo.

2. Note que existem três abas: Camada superior. Camada intermediária e Camada inferior. Cada uma corresponde a uma "camada" dalinha do tempo utilizada no gráfico, cabendo, normalmente, à superioro controle das semanas, à intermediária o controle dos dias e à inferioro controle das horas.

3. Em nosso caso, vamos clicar na aba Camada intermediária.Logo após, clicaremos na aba Unidades para substituir a contagem dotempo por uma opção de nosso gosto. As opções são: Anos, Minutos,Trimestres, Semestres e Períodos de dez dias.

4. Em Contagem, insira um número para delimitar a frequênciacom que os rótulos de tempo serão representados na tela. Se, porexemplo, foi escolhida a unidade Dias, com o número 3 em Contagem, serão mostradas referências separadas de três em três dias.

5. Em Opções de escala de tempo, podemos escolher o número decamadas que podem ser aplicadas à linha do tempo. Para criar uma linha com controle de ano, mês e dia, por exemplo, devemos selecionara opção Três camadas (superior, intermediária e inferior).

6. Em Tamanho, é possível definir a quantidade áezoom da tabela.O ideal para uma boa visualização é variar entre 100 e 150%.

7. Para basear os rótulos da escala de tempo nas configurações deano fiscal, marque a caixa de seleção Usar ano fiscal. Para basear osrótulos no calendário, desmarque-a.

8. Se foi criada uma linha do tempo com mais de três camadas,configure as demais abas. Em seguida, dique em OK. O resultadopode ser visto na Figura 14.4.

Replanejando atívidades (pico, disponibilidade, custo e trabalho)

Por vezes, com os gráficos à mão, é possível notar algumas incon-sistências no que diz respeito à utilização do tempo e dos recursos. Na maioria dasvezes, essas inconsistências indicam períodos de pico de utilização seguidos de períodos de inatividade, superalocação de recursos, custos excessivos destinados a uma tarefa simples, ou a ve-rificação de um tempo exagerado com uma mesma ferramenta.

Problemas como esses podem ser resolvidos com ferramentas e indicadores fornecidos pelo próprio Project. Qualquer recurso pode ser programado para ser reposicionado ou redistribuído, assim como qualquer tarefa pode ser reformulada em custos e trabalho.

Conhecendo os indicadores O primeiro passo para um remanejamento eficiente de atividades e

recursos é aprender a utilizar e reconhecer os alertas enviados pelos indicadores do Project. Os indicadores são ícones que representam informações relativas a uma tarefa ou recurso, alertando o administra-dor para problemas relacionados com esses elementos. Os indicado-res são mostrados no campo Indicador (Figura 15.1), à esquerda do campo Id na maioria das tabelas.

Neste Capítulo, estes são os indicadores que nos interessam:

• ES Redistribuição: informa que alguns conflitos ou superaloca-ções têm de ser solucionados, pois estão atrasando ou dividindo uma determinada tarefa;

• S Prazo inconsistente: mostra que a tarefa terminará em umadata fora do prazo estabelecido, por conta de atrasos ou sublocaçãode recursos;

• S Restrição inflexível: indica que a tarefa não pode ser alteradaporque está atrelada a uma data com uma das seguintes situações:Deve terminar em, Deve iniciar em, Não terminar antes de. Não terminar depois de, Não iniciar antes de e Não iniciar depois;

• EU Restrição moderamente flexível: mostra que a tarefa podeser ajustada em alguns de seus parâmetros. As restrições desse grupo são: O mais breve possível, O mais tarde possível, Não terminarantes de. Não terminar depois de, Não iniciar antes de e Não iniciardepois de;

• H3 Atraso: a tarefa não foi agendada ou não foi concluída no prazo determinado;

• [H Sem inserção: a tarefa possui calendários de recursos e etapas sem inserção de dados (vazios);

• H Delimitação: o trabalho foi distribuído de acordo com um plano de delimitação crescente. A delimitação define de que modo o trabalho feito por um recurso ou uma atribuição será distribuído ao longodo tempo;

• [Ã|: o trabalho da atribuição está distribuído de acordo com umadelimitação de sino;

• H: o trabalho da atribuição está distribuído de acordo com umadelimitação de pico duplo;

• H: o trabalho da atribuição está distribuído de acordo com umadelimitação de pico inicial.

• @: o trabalho da atribuição está distribuído de acordo com umadelimitação de pico final.

Picos e disponibilização de recursos

Quando um dos indicadores mostrados anteriormente surgir em uma tabela, é bom prestar atenção. Detectado o problema, é possível, de uma forma simples, empregar o próprio Project para remanejar da-dos, impedindo, por exemplo, atrasos por insuficiência de recursos.

1. Clique em Exibir > Uso dos Recursos, para visualizar todas as atribuições e alocações de recursos, bem como os indicadores a elas associados.

2. Os recursos em vermelho (Figura 15.2) estão superalocados. Por isso, vemos o indicador mostrando que a tarefa deve ser redistribuída.

Os recursos em preto estão alocados com a capacidade máxima ou abaixo dela.

3. Seja como for, observe o recurso ou tarefa que parece ter inconsistência, fazendo a leitura do volume de trabalho atribuído em relaçãoa escala de tempo. Note que em alguns casos o tempo de trabalhoe os custos estão superalocados (cor vermelha). Se operamos comum volume diário de horas trabalhadas (por exemplo, oito horas), issosignifica que, em um dos dias de execução da tarefa, um dos recursos (humano ou material) trabalhou menos do que o exigido, e tentoucompensá-las depois. O problema é que, como há outra tarefa, acabaocorrendo intercalação de atividades, atrapalhando o andamento ordenado do projeto.

4. Uma maneira de resolver esses problemas é utilizar a opção Redistribuir recursos do menu Ferramentas. Na janela aberta, vá para a

área Redistribuição de cálculos e dique em Automática. Em seguida, em Procurar superalocaçóes em uma base, dique em A cada hora.Dessa forma, a utilização de recursos será melhor monitorada durante a redistribuição.

5. Logo após, selecione a opção Limpar nivelamentos anteriores,para desfazer quaisquer alterações de redistribuição aplicadas ante-riormente, substituindo-as pela atual.

6. Em Intervalo de nivelamento para <nome do projeto>, selecione Redistribuir o projeto inteiro, caso todo o projeto apresente inconsistências e superalocaçóes. Se existe inconsistência em apenasuma parcela do projeto, dique em Redistribuir e, depois, selecione osperíodos em que foram encontradas as inconsistências, utilizando aslinhas de: e até: (veja a Figura 15.3).

7. Na área Solucionando superalocaçóes, dique nas opções Nivelar sem atrasar o projeto, A redistribuição pode ajustar atribuições indivi-duais de uma tarefa e O nivelamento pode criar interrupções no traba-lho restante. Em Ordem de redistribuição, mantenha a opção Padrão, a não ser que o projeto esteja todo "bagunçado", com atrasos em diver-sas áreas. Nesse caso, o ideal é selecionar a opção Prioridade, padrão.

8. Clique em Redistribuir agora. Aparecerá uma janela perguntan-do se desejamos redistribuir os recursos do pool inteiro ou se que-remos alterar apenas os recursos selecionados. Vamos optar, neste exemplo, pela primeira opção.

Dica: a primeira opção é a Ideal se estivermos trabalhando com recursos compartilhados ou se montarmos um pool de recursos para centralizar os elementos utilizados no projeto.

Delimitações

Quando os ajustes de redistribuiçâo automática não funcionarem, podemos, anualmente, criar delimitações para tentar consertar os pro-blemas do projeto. Por meio das delimitações, é possível redistribuir o trabalho de modo que ele seja organizado cronologicamente de uma forma mais racional, facilitando a realocação dos recursos.

1. No menu Exibir, ciique em Uso da Tarefa. Em seguida, selecioneo nome do recurso que quer delimitar.

2. Clique com o botão direito do mouse sobre a tabela e, depois,em Informações sobre a atribuição. Selecione a aba Geral.

3. Em Delimitação do trabalho, clique na opção de delimitação derecursos desejada. No nosso caso, escolhemos a opção Pico final,pois o trabalho ganha um acréscimo considerável no final do prazo.Para finalizar, clicamos em OK.

4. Se clicarmos em Exibir > Uso de Recursos, podemos notar o ícone-da atribuição ao lado do recurso. 0 agendamento já foi delimitado.

Projetando aumento salarial Se houver necessidade de calcular um aumento salarial no decor-

rer do projeto, podemos fazer a análise do impacto dessa nova situa-ção pelo método de acumulação, para só depois decidir o custo que será aplicado à tabela.

1. Para dar início ao procedimento, dique em Exibir > Planilhade Recursos.

2. Selecione um recurso de trabalho sobre o qual queira aplicaruma simulação de aumento salarial. Dê-lhe um dique com o botãodireito do mouse, selecionando, em seguida, a opção Informações sobre o recurso.

3. Clique na guia Custos. Na área Acumulação de custos, escoJhaa opção Início, caso o aumento seja dado desde o começo da tarefa.Se o aumento será dado somente na conclusão das atividades, cliqueem Final.

4. Na mesma janela, clique nas Tabelas de taxas de custo e selecione a planilha A (padrão). Em seguida, na coluna Data efetiva, escolhaa data em que deseja aplicar o reajuste salarial. Em Taxa padrão, determine o nível de aumento da taxa-padrão a partir da data escolhida,o que corresponde ao custo por hora trabalhada.

5. Na coluna Taxa de horas extras, defina o custo das horas extras, por hora trabalhada, a partir do dia em que ocorreu o aumentode salário.

6. Na coluna Custo por uso, acerte a média proposta para o saláriomensal bruto. Não esqueça de incluir custos trabalhistas e gastos relativos ao imposto de renda, se existirem. Clique em Fim para concluira configuração.

Para alterar o custo final das tarefas com base no aumento salarial, execute os seguintes passos:

1. No menu Exibir > Mais modos de exibição. Selecione a opção Uso de Recursos e clique em Aplicar.

2. Clique em Exibir > Tabela e, logo após, escolha a opção Uso.

Orçamento estourado

Também podemos calcular se o aumento terá impacto negativa no orçamento final do projeto. Essa tarefa pode ser realizada por meio de um simples recurso de filtragem, ferramenta que veremos com mais detalhes no tópico Filtros e relatórios, mais adiante neste livro.

1. No menu Exibir, clique em Uso de Tarefa. Depois, no mesmomenu, siga o comando Tabela > Custo.

2. Na caixa Filtragem, normalmente marcada com a opção Todasas tarefas (veja detalhe da Figura 16.1), selecione a opção Custo acima do orçado e dique no botão de Filtragem.

3. Se as tarefas em que o aumento salarial foi aplicado estiverem entre os recursos que provocaram o estouro de orçamento, sempre é possível retornar ao modo Planilha de Recursos para tentar acertar um aumento salarial que não resulte em ónus excessivo ao projeto, ou ao menos a um certo conjunto de tarefas.

4. Em uma situação análoga, podemos analisar todos os saláriose custos que superem um determinado padrão. Uma ação como essateria por objetivo cortar custos de algumas áreas ou grupos tornandoa estrutura organizacional mais enxuta e dinâmica. Para fazer uma verificação como essa, dique na caixa Filtro e, em seguida, em Customaior que.

5. Na caixa que será aberta, preencha a linha Mostrar tarefas/atribuições cujo custo será maior do que o valor especificado como tetopara os custos. Clique em OK e, em seguida, no botão Filtro.

Para saber como criar um relatório de aumento salarial, envolvendo as informações sobre orçamentos estourados, leia o tópico Filtros e relatórios, mais adiante, dedicado a esses recursos.

Acompanhamento do projeto Não basta projetar e prever, também é preciso acompanhar o de-

senrolar do projeto. Porém, esta é uma tarefa que pode tornar-se mais difícil do que todo o planejamento em si: na criação de um projeto existem muitos detalhes, e cada um ocupa a atenção do administra -dor em separado, principalmente se ele tiver um bom checklist à mão como controle do plano piloto. Já o acompanhamento, infelizmente, não permite essa divisão: o administrador tem de prestar atenção, ao mesmo tempo, em todos os indicadores, para que nenhum alerta vermelho passe despercebido.

Recorrer aos indicadores, vistos anteriormente, é uma forma de criar um sistema de acompanhamento, porém, alertamos, bem rudi -mentar, dado£|ue se limita a apresentar inconsistências que ocorrem na utilização de determinados recursos em determinadas tarefas, não sendo capaz de ilustrar pontos críticos do projeto como um todo.

Tendo em vista esses problemas, informamos que com o Project Server é possível fazer um acompanhamento automático de tudo o que foi planejado. Para tanto, basta abrir o projeto e clicar sobre uma tarefa. Lembre-se de que informações sobre recursos só são possíveis quando estes estão inseridos em uma tarefa.

Em seguida, siga o menu Colaborar > Solicitar informações sobre o andamento do projeto. Responda Sim à pergunta sobre se deseja continuar a acessar o projeto, mesmo sabendo que os projetos publi-cados no Project Server são salvos.

Nota: o Project Server é formado pelo Windows 2000 Server em conjunto com os módulos de utilização da rede e compartilha-mento de documentos para o Project.

1. Na caixa Solicitar informações sobre o andamento do projeto para, selecione Projeto inteiro, Modo de exibição atual ou Itens sele-cionados.

No caso de escolher a opção Projeto inteiro, solicite informações sobre o andamento do projeto em todas as atribuições. A opção Modo de exibição atual dá-nos informações relativas somente às atribuições novas e alteradas das tarefas indicadas no modo de exibição.

Por último, se clicarmos em Itens selecionados, é possível solicitar informações relativas apenas às atribuições novas e alteradas das ta -refas selecionadas.

2. Nas caixas Solicitar informações sobre o andamento do projetopara o período de ePara, dique nas datas desejadas. As informaçõesserão exibidas na tela.

3. Para inserir informações adicionais, ou para editar o texto danotificação de e-mail, dique em Editar texto da mensagem, digite otexto desejado na caixa Texto da mensagem e dique em OK.

Se notar inconsistências no decorrer da análise do projeto, é possí -vel fazer alterações imediatas com o trabalho ainda aberto no Project Server. Para tanto, selecione a tarefa desejada e obedeça aos pas -sos seguintes.

1. No menu Colaborar > Publicar, dique em Atribuições novas ealteradas. Clique em OK quando o aplicativo perguntar se deseja salvar o projeto.

2. Na caixa Publicar atribuições novas e alteradas para, selecioneProjeto inteiro. Na caixa Visualização, é possível ver as atribuiçõesalteradas e o que foi alterado.

Quando as alterações não são aceitas, ou se um projeto comparti -lhado é corrompido, por um motivo qualquer, durante o processo de alteração, é possível forçar a reintegração de dados. Saiba como:

1. Abra o projeto e selecione as tarefas que deseja reeditar, ou dasquais quer recuperar informações perdidas devido a pane na rede.

2. Depois, abra o menu Colaborar > Publicar. Logo após, clique emRepublicar atribuições.

3. Se quiser salvar o projeto antes de publicar as atribuições, cliqueem OK.

Na caixa Republicar atribuições para, selecione Projeto inteiro. Em seguida, force a inserção de informações reais no projeto clicando em Substituir trabalho real inserido por recursos.

4. Faça as alterações desejadas. Para assumir a responsabilidadepelo gerenciamento das atribuições republicadas, clique em Tornar-seo gerente destas atribuições. Feche o projeto para finalizar.

As informações também podem ser recebidas na forma de rela-tórios. Para isso, dique na barra de ferramentas Guia do projeto e selecione a opção Controle. Em seguida, escoiha Solicitar relatórios de status no formato de texto.

Sinalizando riscos com o Project Server (ll||f|(Podemos entender como risco a possibilidade de ocorrer algum

imprevisto ou evento que possa provocar um impacto negativo em um projeto.

Um risco é uma situação negativa em potencial, ou seja, uma situa-ção que pode ser adversa, que pode ocorrer, mas ainda sem existên-cia concreta. Na verdade, os riscos tornam-se perigos reais (situações negativas de fato) caso não sejam adequadamente racionalizados.

Assim como fazemos para evitar transtornos com doenças, neste caso, o fundamental é saber para onde os riscos apontam e onde podem desembocar - habilidade não muito fácil de encontrar nos outros, tampouco de conseguir para si mesmo. Se existe um risco evidente em algum detalhe do planejamento, com certeza este deta-lhe vai crescer e se transformar em uma questão: um problema real que deve ser resolvido antes de darmos continuidade ao projeto. Se o risco não é tão evidente, mas, ainda assim, foi indicado em algum momento, faça o possível para situá-lo e isolá-lo - o problema está querendo tomar forma.

Com essas questões em vista, é importante sabermos como utili-zar ferramentas do Project para criar uma linha de análise de riscos. A principal dentre essas ferramentas chama-se, justamente. Risco. 0 único "porém" é que se trata de uma ferramenta on-line, ou seja, pre-cisa de um servidor Windows 2000 Server com Project Server e o Microsoft Share Point, presente no Microsoft Office 2003, instalados para se tornar um recurso habilitável.

Essas linhas ajudam a sinalizar riscos, portanto, elas não os pre-vêem, oí|ue significa que não podemos substituir a atenção e o bom senso humanos por uma ferramenta.

Para começar sua análise de riscos, conecte-se ao servidor em que está rodando o Project. Aqui, omitimos técnicas de configuração do servidor e de criação de contas de usuário, pois esse não é o objetivo do livro. Portanto, supomos que a rede em que você trabalha já possui um servidor Project devidamente configurado.

1. Para conectar-se ao servidor, dique em Ferramentas > Opções.Em seguida, selecione a aba Colaborar.

2. Na área Opções de colaboração do <nome do projeto, diqueem Colaborar usando e selecione a opção Microsoft Office Project

Server. Na linha URL do Project Server, digite o endereço HTTP atri-buído à interface de controle do Project Server. Essa interface utiliza o protocolo HTTP porque se comporta como uma página Web, empre-gando, no entanto, o padrão XML, no lugar de HTML ou ASP.

3. Em Identificação do Project Server, selecione a opção Nomede usuário <Usuário> do Microsoft Office Project. Lembramosque a conta deve estar corretamente habilitada no servidor para quehaja conexão.

4. Na linha Endereço de e-mail, digite o endereço que a empresalhe reservou. Se a rede é controlada por um servidor Active Directory(Windows 2000 Server/ Server 2003), digite o endereço de e-mail atribuído pelo domínio ao seu usuário, seja no servidor de e-mails interno, seja como propriedade do seu usuário do Active Directory.

5. A opção "Publicar atribuições novas e alteradas" atualiza atribuições de recursos quando alteramos um projeto que está disponívelon-line. Selecione alguma das opções a seguir: O início, Término, %concluída ou Estrutura de tópicos.

6. Na área Ao salvar, selecione as duas opções existentes: Atribuições novas e alteradas (salva as alterações feitas no projeto) e Resumo do projeto. Clique em OK para finalizar.

A n á l i s e i n i c i a l d e r i s c o s

Feita a conexão, podemos ativar a ferramenta Riscos. A conexão com o servidor Project será imediata.

1. Vá ao menu Colaborar e clique em Riscos. A seção do ProjectServer será imediatamente iniciada.

2. Na coluna Nome do projeto, clique em um projeto para associá-lo ao risco.

3. Depois, clique em Novo risco. Na página seguinte, insira as informações necessárias sobre o que considera arriscado. Como modelo,é possível inserir as seguintes informações como critérios em umaanálise de risco:

• Probabilidade: especifica a chance de ocorrência do risco pormeio de uma porcentagem;

• Impacto: determina a gravidade dos efeitos adversos caso o acidente realmente ocorra, numa escala de um a dez;

• Custo: também está ligada ao impacto, mas de um ponto devista exclusivamente monetário;

• Categoria: especifica o tipo de risco;• Descrição: ilustra o poder destrutivo da ameaça;• Plano atenuante: estabelece possíveis planos para minimizar as

chances de problemas;• Plano de contingência: especifica os planos de recuperação

caso acidentes ocorram;• Acionador: estabelece a condição que aciona o plano de contin

gência.

4. Após inserir na página todas as informações, vá até a parte inferior da folha de projeto e especifique quais tarefas, projetos e documentos serão estudados nessa análise de risco. Logo após, dique emSalvar e fechar para concluir a edição de riscos.

5. Editar riscos presentes é, também, uma opção. Basta selecio-nar um projeto e clicar em Editar risco. A conta de usuário deve possuir permissão de escrita sobre o projeto para que as alterações tenham efeito.

Identificando um risco:

Um típico exemplo de risco é criado quando um determinado recur-so (matéria-prima ou mão-de-obra) possui um único fornecedor. Este tipo de situação, mesmo em atividades secundárias, pode significar a interrupção da tarefa e, conseqúentemente, posteriores atrasos.

1. Abra o menu Exibir e selecione a opção Planilha de Recursos.

2. Na tabela, dique no campo à direita do ponto em que desejainserir outro campo. Logo após, siga o menu Inserir > Coluna.

3. Em Nome do campo, dique em um campo de texto, comoTextol ou Sinalizadori. Em Título, digite algo como Fornecedor ÚnicoedêOK.

4. Para cada recurso com um único fornecedor, marque Sim no campo Fonte única.

Para visualizar os recursos ou tarefas em que só há um fornecedor envolvido, dique no botão AutoFiltro e, no título do campo, selecione a opção Fornecedor único, ou com o nome que tenha escolhido para o campo. Na seta de filtragem da coluna Fornecedor único, dique em Sim. Os resultados aparecem automaticamente e não é preciso ter o servidor on-line para implementar tal reeurso.

Questões |

Como dissemos anteriormente, sempre que um possível risco é negligenciado, pode se transformar em um problema, um fator con-creto de preocupação para o projeto. Os fatores de preocupação po-dem estar ligados tanto a tarefas como a recursos e atribuições.

Qualquer profissional envolvido em um projeto pode questioná-lo durante o seu desenvolvimento. E fazer essa afirmação equiva-le a por "no papel" um problema de conhecimento geral, ou, pelo menos, que esteja no domínio das pessoas interessadas. E é exata-mente esse o objetivo. Quanto melhor documentado for um projeto, incluindo seus percalços, mais simples será a análise e a resolução de problemas.

1. No menu Colaborar, dique em Questões. Espere que o projetohospedado no Project Server seja aberto.

2. Na coluna Nome do projeto, dique em um projeto para associá-lo à questão, e, em seguida, em Nova questão.

3. Na página seguinte, digite as informações necessárias sobrea questão. Podemos utilizar os seguintes critérios para especificaruma questão:

• Status: especifica o estado atual do alerta (ativo ou inativo);• Categoria: estabelece o tipo de questão proposta;• Proprietário: campo que indica o responsável pelo encaminha

mento da questão;• Prioridade: número indexado que define a seriedade da questão;• Resolução: dá-nos o plano para encaminhar a questão.

4. Na parte inferior da página, determine tarefas, projetos, riscos, documentos e outras questões que possam causar ou sofrer o impacto dessa questão. Clique em Salvar e fechar para concluir as alterações.

Para editar uma questão anteriormente criada, clique na planilha que a contém e, logo após, clique sobre a questão, para exibir seu conteúdo. Depois, clique em Editar questão, para fazer alterações ou adicionar comentários.

Agrupando férias e folgas Recursos humanos não estão disponíveis em regime 24/7 - 24 ho-

ras por dia, todos os dias da semana. Os profissionais envolvidos em um projeto precisam de tempo para descansar, como dias de folga e de férias, benefícios garantidos por lei.

Estes períodos de descanso têm de ser contabilizados quando lida-mos com trabalho humano para que os prazos e os custos acertados com relação à remuneração (salário) ou alocação de trabalho (horas trabalhadas^m uma tarefa) não se tornem irreais.

Criação de férias e folgas coletivos e individuais 1 í M |

No tópico Iniciando uma folha de projetos, mostramos como criar um calendário personalizado, admitindo alguns dias de folga, com a ajuda do assistente do Microsoft Project. Agora, criaremos manual-mente um conjunto de dias de folga e de feriados, mediante as opções do menu Ferramentas.

1. No menu Ferramentas, dique em Alterar período útil. Quandosurgir a caixa homónima, defina os dias que serão identificados comofolgas e, depois, dique na área Definir a(s) data(s) selecionada(s)como, em Período não útil.

2. Clique em OK para finalizar. O dia escolhido passará a ser considerado um dia sem trabalho.

3. Para selecionar um período inteiro de dias, mantenha a teclaShift pressionada enquanto dica nos dias desejados. Para completara operação é só deslizar o ponteiro do mouse.

4. Se quiser que um determinado dia da semana seja sempre listado como dia de folga, dê um clique na coluna de abreviação do dia dasemana presente no calendário. Dessa forma, será selecionado o diarequerido. Em seguida, clique em Período não útil e dê OK.

Como é evidente, o procedimento apresentado cria um calendário de folgas ou deferias para todo os profissionais, o que é muito bom no

caso de folgas coletivas, mas não resolve nosso problema se tivermos que gerenciar folgas e férias individuais. Nesse tipo de situação, deve ser utilizado o assistente do Project.

1. Na barra de ferramentas Guia de projetos, dique no botão Recursos e escolha a opção Definir períodos úteis dos recursos.

2. 0 assistente que surgir à esquerda da tela solicita a definição dorecurso em que deseja atribuir configurações personalizadas. Escolhaum recurso de trabalho de sua planilha e dique em Salvar e ir paraEtapa 2.

3. Na segunda etapa, defina um período de horas úteis para o recurso e, depois, dique em Salvar e ir para Etapa 3.

4. Agora, fixe a semana de trabalho do recurso. Suponha que Pedro faça um tratamento médico às segundas-feiras e, por isso, nãopode vir trabalhar, compensando sua ausência com horas extras trabalhadas nos demais dias úteis. Assim, em Definir a semana de trabalho, exclua a segunda-feira de sua caixa de verificação.

5. Como Pedro terá de compensar algumas horas nos demais diasda semana, clicaremos em Quero ajustar as horas úteis mostradas para um ou mais dias da semana, determinando, em seguida, para cada um dos dias restantes da semana, mais duas horasde trabalho.

6. Clique em Salvar e ir para Etapa 4. Na tela seguinte, escolhaAlterar Período Útil. Suponha, agora, que tenhamos de definir o período de férias anuais do nosso recurso. Antes de tudo, vamos se-lecionar um mês e um ano (o Project vai até o ano 2049) com umclique na barra de rolagem à direita do calendário, arrastando-apara baixo.

7. Logo após, arraste o mouse, pressionando, ao mesmo tempo, atecla Shift sobre os dias que pretende transformar em férias privadasdo recurso (Figura 19.1). Em seguida, clique em Período não útil econclua apertando o botão OK.

8. Clique em Salvar e ir para Etapa 5. Nessa etapa, a última, pode-mos determinar horários de trabalho, folgas e férias para outros recur-sos, ou, simplesmente, concluir a edição.

Interrompendo um trabalho para uma folgas

Em algumas situações, pode ser requerida a concessão de uma folga (como abono ou licença médica) para um determinado profis-sional. Essa ausência, obviamente, poderia ser computada como folga no calendário dos recursos, mas, como fazer para representá-la no esquema de trabalho de todo o projeto?

Muito melhor do que simplesmente cadastrar um dia de folga no calendário é criar uma interrupção na tarefa.

Nota: a questão aqui gira em torno do fato deste dia não ser exa-tamente um dia de folga, pois não foi planejado.

Com isso, fazemos com que esse dia seja considerado de forma correta: um dia de falta justificada, mas imprevista, e, portanto, mere-ce ter racionalizada a quebra que provocou no decorrer do projeto.

1. No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt.

2. Na área com as barras gráficas, dique com o botão direito do mouse na tarefa que foi interrompida com o auxílio dos recursos, se-lecionando, a seguir, a opção Dividir tarefa (Figura 19.2).

3. O cursor mudará de formato. Então, dique na barra de Gantt da tarefa e selecione a parte equivalente à data em que está ocorrendo a quebra da tarefa.

No caso de sentir necessidade de aumentar o prazo para uma tare-fa, posicione o ponteiro na extremidade direita da tarefa dividida até que o cursor se transforme em um ponteiro voltado para a direita. A seguir, expanda a barra até o marcador de data correspondente ao prazo em que deseja estender a tarefa. Para diminuir o prazo, o pro-cesso é o mesmo, com a diferença de que temos de arrastar o cursor para a esquerda.

Também é possível mover apenas uma das partes da tarefa divi-dida para outra data ou prazo. Para tanto, dique em uma das partes da tarefa (exceto a primeira) e espere o cursor tomar a forma de uma cruz. Quando isso ocorrer, podemos movimentar uma das partes tia tarefa para outro indicador de tempo.

Curva s de custos Uma curva S (S-Curve) é uma apresentação gráfica de custos, ho-

ras trabalhadas ou quaisquer outros tipos de recursos acumulados que devem ser confrontados para controle dormite de tempo do pro-jeto. 0 nome deriva do formato da curva ser similar à letra S (curvada no início e no término, e inclinada na parte intermediária), o que repre-senta um projeto de início lento, mas, depois, com um pico acelerado para, no fim, voltar a reduzir o ritmo.

Para criar uma curva S, o Microsoft Project supõe que os dados necessários serão exportados de uma planilha do Excel. Isso se dá porque custos, datas e Jempo deveriam, de fato, ganhar forma e de-senvolvimento em planilhas do Excel, mais adequada para a arma-zenagem desse tipo de dados. O software entende que foi escolhido apenas para criar o projeto, o que proporciona maior liberdade para desenvolver os gráficos e tabelas necessários em sua finalização.

1. Primeiramente, acesse as ferramentas que permitem a criaçãoda curva e que, por padrão, não são mostradas pelo Project. Para tanto, siga o menu Exibir > Barras de Ferramentas > Análise.

2. Assim que a barra surgir (Figura 20.1), dique em Analisar os dados de escala de tempo no Excel.

3. Na janela do assistente (Figura 20.2), dique em Projeto inteiroe, depois, em Avançar. Para que a curva S seja montada para apenas uma tarefa, selecione-a na tabela antes de iniciar o assistente, clican-do, logo após, em Tarefas selecionadas no momento.

4. Na segunda etapa, selecione os campos que serão exportados,clicando na caixa Campos disponíveis, e, logo em seguida, na setaAdicionar. Os campos que serão utilizados aparecerão na caixa Campos a serem exportados. Clique em Avançar.

5. Na terceira etapa, responda à pergunta: Que intervalo de datase unidades gostaria de usar?. Em De:, digite uma data inicial para osdados que quer extrair. Em Até:, digite a data final para esses mesmos dados. Em Unidades, escolha a unidade de medida que será utilizada para a representação da curva de tempo (Figura 20.3). Cliqueem Avançar.

6. À pergunta Deseja representar graficamente os dados de escalade tempo no Excel?, responda Sim e dique em Avançar.

7. Na tela seguinte, a última etapa, dique em Exportar dados e transporte as informações para o gráfico em S que será criado pelo Project.

8. O resultado será parecido com o visto na Figura 20.4. Dessaforma, criamos um gráfico de curva S tradicional, apesar do projetoutilizado para o^xempio não dar origem exatamente a um S. Porém,podemos transformar esse gráfico em qualquer outro tipo de gráfico.Para tanto, basta clicar no botão Tipo de gráfico, da caixa Gráfico, escolhendo, em seguida, o formato que deseja aplicar.

9. Se, por exemplo, desejássemos criar um gráfico em forma de pizza, exibindo a participação que cada um dos recursos teve, diaria -mente, na execução do projeto, poderíamos clicar em Tipo de gráfico > Gráfico de Pizza 3D. O resultado seria semelhante ao que vemos na Figura 20.5. Note que, nesse tipo de gráfico, podemos obter informa-ções detalhadas sobre o dado representado posicionando o mouse na área desejada.

Vale a pena notar que criamos uma tabela de referência, com todos os dados utilizados para a criação do gráfico (Figura 20.6). Essa tabela pode ser utilizada para consulta de valores, ou para fazer modificações por meio da edição dos valores contidos nas células.

Filtros e relatórios Para concluir esse breve livro, vamos nos aprofundar um pouco

mais sobre filtros e relatórios, temas em que já tocamos anteriormen-te, de forma pouco detalhada, em alguns tópicos. Tanto as ferramen-tas de filtro como a montagem de relatórios são recursos que podem acrescentar subsídios à montagem e execução do projeto, pois, com eles, os dados podem ser refinados com maior intensidade e situa-ções que envolvam interrupção de tarefas ou outros tipos de risco podem ser encontradas com maior facilidade.

Aplicação simples de filtro

1. Para uma aplicação simples de filtro, não importa o modo de exibição do projeto. Para iniciar a aplicação, siga o menu Projeto > Filtropara, selecionando, em seguida, a opção de filtro desejada.

2. Para aplicar um filtro que não esteja na lista, ou para aplicar umfiltro de realce, dique em Mais filtros.

3. Para aplicar um filtro de tarefa, dique em Tarefa (Figura 21.1) eescolha o filtro que deseja aplicar, por exemplo, Custo acima do orçado. Todos os campos relacionados com a tarefa surgirão na exibição.

4. Depois, dique em Aplicar, para que o filtro errtre em funciona-mento. Para selecionar um filtro de recurso, dique em Recurso e não em Tarefa.

Lembrete: recursos são todas as pessoas, equipamentos e mate-riais empregados para completar as tarefas de um projeto.

5. Podemos editar um determinado filtro antes de aplicá-lo. Paratanto, dique no botão Editar e, após o surgimento da janela Definiçãode filtro em <nome do projeto, dique em Nome do campo para alterar o campo que serve como eixo-padrâo da consulta. Em seguida, dique na coluna Teste e selecione a operação lógica de sua preferênciapara substituí-la pela operação atual. É possível, por exemplo, substituir o operador "é maior que" pelo operador "está contido em".

6. Clique na coluna Valores para alterar o campo com o qual é feitaa comparação para a filtragem. Para colocar em prática a alteração dofiltro, clique em OK e, logo após, em Aplicar.

Se você clicar em Realçar, e não em Filtrar, as entradas que corres-pondem aos critérios do filtro seráo mostradas na cor azul, misturadas às entradas originais. Qualquer filtro ou realce pode ser desativado com um clique em Todas as tarefas, ou em Todos os recursos, de acordo com a situação. Para tanto, pode lançar mão da caixa de valo-res do filtro, ou de diques nas setas de qualquer uma das colunas.

Relatórios

Os filtros são boas ferramentas para "garimpagem" de dados, po-rém, não podem ser considerados no momento em que precisamos dar um veredicto conclusivo sobre uma determinada questão ou seus desdobramentos. No caso de pareceres conclusivos, o normal é acei -tar apenas a presença de relatórios, bem embasados e, de preferên-cia, bem formatados.

Por isso, o Microsoft Project pode auxiliar o administrador de pro-jetos a criar relatórios. Um dos modos de exibição (Relatórios) permite a criação de folhas de resumo, ou de análise, bem completas, e, o que é melhor, em menos de dez minutos.

1. Clique em Exibir > Relatórios. Na janela que será aberta (Figura 21.2), podemos escolher entre os diferentes tipos de relatório que po-dem ser criados para o projeto, como Visão geral, Custos ou Cargas

2. Como exemplo, vamos criar um relatório de custos. Após clicarno botão homónimo, pressione o botão Selecionar.

3. A próxima tela pergunta qual o tipo de relatório de custos deveser aplicado. Podemos criartie relatórios de Fluxo de caixa a relatóriossobre Tarefas com orçamento estourado. Em nosso exemplo, criaremos um relatório de Fluxo de caixa.

4. Se quiser editar o relatório original, dique em Editar. Com a abaDefinição aberta, na área Tabela de referência cruzada, selecione maisde uma coluna para criar relatórios cruzados com mais de uma semana.É possível criar relatórios com a amplitude de dias, meses ou anos.

5. Em Linha, é possível definir se o relatório tratará de Recursos ouTarefas. Na linha ao lado, é possível escolher o tema central do relatório. Tendo escolhido Recurso, selecionamos, em seguida, a opçãoCusto real.

6. Na área Filtro, escolha um parâmetro de filtragem. Seja qual for,o ideal é clicar, feita a opção, em Realçar, para que ele apareça comrealce, e não com uma filtragem "bruta".

7. Clique na aba Detalhes e, depois, em Entre recursos, para obteruma planilha semelhante às do Excel. Clique em OK para finalizar.

de trabalho, entre outras opções. O último botão permite a criação de relatórios personalizados.

8. De volta à tela Relatórios, dique em Seiecionar e o relatórioserá impresso imediatamente. É possível enviá-io em um arquivo, e náo di-retamente para o papel, ciicando em Imprimir > Microsoft Document Writer. Selecione, depois, a caixa Imprimir para arquivo, e dique em Imprimir.

Visualização e portabilidadedo Microsoft Project

Uma das regras para a utilização de sistemas de gerenciamento é a implementação da universalidade dos dados, ou seja, a garantia de que todas as informações podem ser visualizadas por toda a equi-pe de trabalho. Com o Microsoft Project não é diferente: ao mesmo tempo em que as folhas de projeto devem ser capazes de transmitir informações para todas as partes interessadas, elas também devem ser portáveis, ou seja, passíveis de serem carregadas ou utilizadas em outros lugares que não o computador do administrador, ou a rede in-terna da empresa.

A primeira condição que nos obriga à portabilidade é bastante ób-via: não é possível instalar cópias do Project em todas as máquinas da empresa. Uma licença do MS Project 2003 custa em média mais de R$ 12 mil por máquina, sem contar que a licença do Project Server é bem mais cara... Em uma rede com 12 máquinas que trabalhem com visuali-zação e manejo de projetos, mais o servidor, o investimento seria, como parece claro, dificilmente digerível. Esse tipo de obstáculo faz com que setores de implementação de projetos sejam, por vezes, descartados pelas empresas: o custo do software e sua atualização é muito alto.

No entanto, tal problema pode ser resolvido com dois elementos que já devem fazer parte da bagagem do administrador de projetos: organização e tecnologia.

Organização-e tecnologia

No que toca à organização, vamos implementar o que aprendemos na Primeira Parte (Conceitos) do nosso guia: se existe um projeto, ele depende de pessoas (profissionais) e de recursos materiais (máqui-nas, insumos etc). Apesar de parecer óbvio para quem trabalha com planejamento, normalmente, esse fator é esquecido quando é preciso resolver problemas práticos. Se funcionários precisam de recursos para trabalhar, esses mesmos recursos não são infinitos, e, portanto, devem ser distribuídos com sabedoria.

Pessoas que participam do projeto, mas que não formatam e nem se envolvem diretamente com a edição da folha não precisam do Project completo para trabalhar. Se é necessário apenas ter contato com o projeto, é possível utilizar um visualizador.

Visualizadores são programas que montam o conteúdo de um ar-quivo, permitindo, então, que ele possa ser visto, mas não alterado, e aqui entra a parte da tecnologia. A maioria dos visualizadores para softwares pagos é gratuita, e pode ser obtida na Internet. Basta baixar um único arquivo em um compartilhamento de rede, ou gravar um CD, e, depois, replicar as instalações.

A Microsoft, ao contrário do que ocorre com o Visio e com o Word, não disponibiliza visualizadores para arquivos do Microsoft Project. Essa facilitação ficou a cargo da empresa Software Reader, que fabrica o Project Reader, programa capaz de abrir não só folhas de projeto salvas no formato-padrão do Microsoft Project, mas também projetos salvos no formato XML, bases de dados do SQL Server, Access (for-mato mdb), ou bases de dados Oracle que porventura estejam em conexão com os arquivos do Microsoft Project.

O programa pode ser adquirido em http://www.projectrBader.com. Infelizmente, não é gratuito (apesar do que indicamos acima sobre os visualizadores), mas é possível testá-lo por 30 dias. Além disso, o custo da licença é cerca de 20 vezes menor do que o custo de uma licença do Microsoft Project. Confira a seguir como instalar e utilizar o programa:

1. A instalação do programa segue o padrão do que observamosna maioria dos programas de Windows. É só clicar duas vezes sobre oexecutável para que a instalação seja efetuada.

2. Após o término da instalação, dique no menu Iniciar > Programas > Project Reader > Project Reader. A interface do programaserá aberta.

3. Existem várias maneiras de abrir um projeto para visualização.Para abrir projetos locais, armazenados em um CD, no disco rígido oumesmo em um compartilhamento de rede, siga o menu File > Open >File > Local.

4. Com o aplicativo, podemos abrir arquivos de versões antigasdo Microsoft Project (formato mpp), da versão 2003 (mpd) e tambémarquivos nos formatos mdb (Microsoft Access) e XML. Assim que ajanela Abrir aparecer, navegue até o local em que está armazenado oprojeto desejado e dique sobre o arquivo duas vezes.

O arquivo será aberto quase imediatamente (a engine empregada para a visualização é muito leve). O resultado de todo o procedimento executado pode ser visto na figura a seguir.

5. Para visualizar um projeto armazenado em um servidor rodan-do o Microsoft Project Server, siga File > Open > File > http. 0 link para o projeto deve ser digitado na caixa de exibição indicada logo em seguida (Figura 22.2). Se o arquivo já foi aberto, é possível ganhar tempo acessando projetos que foram guardados no cache do sistema operacional. Para que isso ocorra, dique na caixa de verificação Read cache before, digite o endereço do projeto e dique em OK.

6. Para abrir bancos de dados Oracle, dique em File > Open > DSN > Oracle. Como os bancos de dados Oracie, mesmo quando indexa-dos ao Project, trabalham sob o modelo cliente/servidor, aparecerá uma tela de login, solicitando o nome do usuário, a senha e o ende-reço do banco de dados (Figura 22.3). A mesma indicação vale para arquivos do Microsoft SQL Server.

Nota: o modelo cliente/servidor funciona por meio de estações de trabalho que observam os bancos de dados visualizados em outras estações de trabalho, sendo que estas são centralizadas.

7. Ao abrirmos um projeto, podemos escolher de que maneira ele será visualizado, assim como ocorre com o Microsoft Project. Para tanto, siga o menu View. As opções acessíveis são Gráfico de Gantt (Gantt Chart), Uso da Tarefa (Task Usage), Uso de Recursos (Resource Usage) e Folha de Recursos (Resource Sheet). Também podemos uti-lizar os botões da barra de ferramentas do programa para alterar a forma da visualização.

Alterações rápidasdos dados de um projeto

É muito comum que um projeto seja visto como uma rocha: algo grande demais para ser movido para os lados, lascado ou aparado, tendo que seguir um rumo fixo. Essa mesma visão é a que faz com que erros bem visíveis em um projeto, como variáveis gritantes que pode-riam ser melhor definidas, sejam "tocados para a frente" até a data de fechamento ou o dia da apresentação.

Felizmente, existem formas práticas de preencher tais "lacunas de eficiência", fazendo com que o pro}eto pareça mais coeso. Neste tópi-co, vamos conhecer algumas delas, observando como alterações em algumas colunas ou células podem fazer diferença no resultado final.

Alterando formatos de campos de data 11 ri I li Mi I i

Um dos problemas mais comuns ocorre quando um formato de data já padronizado é, simplesmente, esquecido, sendo substituído por um outro de acordo com o novo gosto do administrador. Este não é um problema que parece exercer muito peso, mas faz com que, por exemplo, não seja possível confrontar dois projetos simultaneamente: as datas não terão correspondência.

1. Para resolver esse problema, dique no menu Ferramentas > Opções > Exibir. Na caixa Formato de data, dique no formato desejado.

2. Se quiser alterar apenas o formato de data de uma única tabelada folha de projetos, dique em Exibir > Tabela e, depois, em Maistabelas. Na lista Tabelas, dique, como mostrado na Figura 23.1, emTarefa ou em Recurso. Lembre-se de que o conjunto de tabelas dessas opções é diferente.

3. Clique na tabela cuja data quer formatar e, em seguida, aperte o botão Editar. Na caixa Formato de data, escolha o formato desejado. Clique em OK e em Aplicar (Figura 23.2).

4. Se não visualizar o formato de data indicado, o problema pode estar no Windows, e não no Project. É possível resolvê-lo via Painel de controle, clicando duas vezes no ícone Opções regionais, e sele-cionando, logo após, a aba Data. Altere as configurações de data con-forme o necessário. No Painel de controle do Windows XP, clique em Opções regionais e de Idiomas e na guia Opções regionais. Refaça, então, o caminho do Project mostrado nos passos anteriores.

Cópia de informações de■um -campo para vários campos

Em outros casos, o "remendo" dos dados pode ser feito com a sim-ples cópia dos dados contidos em um campo para os demais campos da tabela. No entanto, nesse tipo de procedimento, estamos aquém da formatação de dados, restringindo-nos a um reparo emergencial na estrutura, ou no preenchimento de campos vazios com os dados que estiverem ao alcance das mãos.

1. Abra a tabela que precisa editar. Em seguida, selecione o cam-po associado a uma tarefa ou a um recurso individual que deva ser copiado.

2. Depois, com a tecla Ctrl pressionada, selecione os campos queserão preenchidos ou que devem receber itens colados. O campo aser copiado deve estar no início da seleção.

3. Abra o menu Editar > Preencher, selecionando, logo após, a di-reção que será preenchida (Abaixo, À Esquerda, À Direita, Acima).

Q. Também podemos copiar informações e repetir padronagens, fazendo uso da alça de preenchimento, umpequeno quadrado no can-to da seleção em uma planilha. Ao indicar a alça de preenchimento, o ponteiro do mouse transforma-se em uma cruz preta. Para copiar o conteúdo em campos adjacentes, ou para repetir informações sele-cionadas, arraste a alça de preenchimento. Selecione as informações que serão copiadas e dique na alça, no canto inferior direito das infor -mações selecionadas, e arraste para incluir os campos em que precisa repetir a seleção.

5. Se o preenchimento causar conflito no agendamento de tarefas ou recursos, aparecerá a janela da Figura 23.3. Podemos optar por dar seguimento à operação, clicando em Continuar. Permitir o conflito de agendamento ou por parar o preenchimento, clicando em Cancelar. Evitar o conflito de agendamento.

6. Se optou por continuar o preenchimento, é possível consertar as tarefas ou utilizar os recursos resultantes do preenchimento manual-mente. Basta clicar sobre o campo Duração e distanciar ou aproximar a quantidade de dias em relação a outras tarefas ou recursos (Figura 23.4)

7. Também podemos resolver esse tipo de conflito clicando na li-nha correspondente ao início do projeto, na coluna Início. Certifique-se, porém, de que o início da tarefa ou uso dos recursos podem ser alterados sem causar inconsistências mais graves.

cálculos simples decustos de horas extras

Em tópicos anteriores, vimos que é muito simples fazer alterações nas horas de trabalho presentes em folhas de projeto; utilizando, para tanto, ferramentas de criação de horas extras. Nesse tópico, vamos mos-trar, por meio da ferramenta Trabalho de horas extras, como calcular os custos integrados das horas extras de uma forma ainda mais fácil.

1. No menu Exibir, dique em Uso da Tarefa. Em seguida, diquenovamente no menu Exibir, aponte para Tabela e selecione Trabalho.

2. Clique no campo Trabalho. Logo após, siga o menu Inserir >Coluna.

3. Na caixa Nome do campo, clique em Trabalho de horas extrase, depois, em OK.

4. No campo Trabalho de horas extras, clique na atribuição de recurso para a qual deseja inserir o trabalho extra. Isso feito, digite ototal de horas extras para a atribuição de recurso.

5. Para inserir as horas extras nas atribuições de recurso adicionais,repita as etapas três e quatro. Lembre-se de que o volume de trabalhode horas extras especificado não é adicionado ao volume de trabalhopara a tarefa, representando apenas uma parte do volume total detrabalho que deve ser considerado e cobrado como hora extra. Aoinserir o trabalho de horas extras, a duração de uma tarefa é imediatamente abreviada.

Após a inserção das horas extras, se for necessário fazer alterações ou correções manualmente, com o objetivo de regularizar a situação das horas trabalhadas, siga o expediente mostrado abaixo:

1. Abra o menu Exibir > Mais modos de exibição. Depois, na iistaModos de exibição, clique em Planilha de tarefas e em Aplicar.

2. Volte para o menu Exibir e selecione a opção Tabela e, em seguida, Trabalho.

3. No campo Real, correspondente à tarefa que deseja atualizar, insira os valores referentes ao trabalho efetivamente realizado. Os va-lores recalculados, em porcentagens, do trabalho concluído e do tra-balho restante aparecem nos campos % trab. concl. (porcentagem do trabalho concluído) e Restante (trabalho restante), respectivamente.

Redistribuição de recursos

Para situações em que houve superalocação de recursos, seja por aplicação inadequada de horas extras, ou por duplicação de tarefas, pode ser necessário implementar a redistribuição de recursos. O Project possui ferramentas internas que permitem realizar essa redis -tribuição sem que seja preciso desmanchar todo o projeto, ou cance-lar integralmente as horas extras planejadas e concedidas.

1. Quando realizamos essa operação, as tarefas de menor importância serão atrasadas ou divididas. Antes de tudo, no menu Ferramentas, dique em Redistribuir recursos.

2. Aparecerá a janela Redistribuição de recursos (Figura 24.1). Naárea Redistribuição de cálculos, dique em Automática.

Também podemos utilizar a opção Manual. Essa redistribuiçao tem um fator de segurança: é executada somente quando clicamos no bo-tão Redistribuir agora. A redistribuiçao automática ocorre instanta-neamente, ao alterarmos uma tarefa ou um recurso.

3. Se escolhermos a redistribuiçao automática, temos de desmarcara caixa de seleção Limpar nivelamentos anteriores. Esta caixa é marcada por padrão, mas, na redistribuiçao automática, pode retardar sensivelmente o trabalho agendado. Na caixa Procurar superalocações emuma base, defina o período em que a redistribuiçao deve reconhecer assuperalocações. O padrão é Diariamente, mas podemos utilizar A cadahora, Semanalmente ou, até mesmo, Mensalmente. As últimas opçõessão ideais para projetos muito demorados, ou que serão compartimentados em várias tarefas, separadas por vários períodos.

Nota: a opção A cada hora é ideal para projetos que contarão com um grande número de horas individuais ou extras, e nos quais, portanto, o custo tem de ser mais bem trabalhado.

4. Em Intervalo de redistribuiçao para <nome do projeto>, decidase todo o projeto será redistribuído (Redistribuir o projeto inteiro) ouse apenas as tarefas compreendidas em um intervalo de tempo específico (Redistribuir).

5. Na caixa Ordem de redistribuiçao, dique na opção desejada.Em Somente identificação, o Project redistribui as tarefas confor-

me necessário, na ordem crescente de seus números de identificação, antes de considerar outros critérios.

Nota: número de identificação é o número com que o Project reconhece cada tarefa, recurso ou atribuição, conforme estes são adicionados ao projeto.

6. Clique em Padrão se quiser que o Project examine primeiro dependências de predecessoras, margens de atraso, datas, prioridadese restrições, determinando se as tarefas devem ser redistribuídas equal será a forma (Figura 24.2).

7. No entanto, se necessário, dique em Prioridade > Padrão paraque o Project verifique inicialmente as prioridades das tarefas e, depois, os critérios-padrão.

8. Para impedir o atraso da data de seu projeto, marque a caixa deseleção Nivelar sem atrasar o projeto.

9. Marque a caixa de seleção A redistribuição pode ajustar atribuições individuais de uma tarefa. Dessa forma, permitimos o ajusteda redistribuição quando um recurso trabalha em uma tarefa independente de outros recursos que também trabalham nela.

10. Para que a redistribuição interrompa as tarefas, criando divisões no trabalho restante, marque a caixa de seleção A redistribuiçãopode criar divisões no trabalho restante.

11. Para incluir recursos propostos, assim íomo outros recursos,dique na caixa de seleção Nivelar tarefas com o tipo de reservaproposto.

Nota: recursos propostos possuem uma alocação de recurso pendente para uma atribuição de tarefa ainda não autorizada.

12. Para limpar os resultados de redistribuições anteriores antes defazer uma outra redistribuição, dique em Limpar redistribuição.

13. Se estiver fazendo a redistribuição manualmente,dique em Redistribuir agora. No caso da opção automática, dique em OK.

A caixa de diálogo Redistribuir agora será aberta se um modo de exibição como Planilha de Recursos, Gráfico de Recursos, Uso do Re-curso ou Formulários de Recursos estiver ativo e com opções selecio-nadas. Clique em Recursos selecionados para redistribuir apenas os recursos selecionados. Ou, então, clique em O conjunto inteiro para redistribuir todos os recursos da planilha.

Outlook e Microsoft Project Se, atualmente, o Microsoft Project é o sistema-padrão para geren-

ciamento de projetos, o Microsoft Outlook é o gerenciador de e-mails, de compromissos ou de negócios mais famoso do mundo da informá-tica. Apesar de existirem outros softwares de grande qualidade, como o Eudora ou o Pegasus Mail, trata-se de simples clientes de e-mail, e não possuem nem metade das funcionalidades do Microsoft Outlook.

Além disso, bases de dados de portáteis, e até de alguns telefones celulares, podem ser facilmente sincronizadas com o este aplicativo, "espelhando" anotações e calendários pessoais atualizados durante todo o dia, ou durante uma viagem de negócios. Tanto em Palms como em Pocket PCs, essa sincronização é feita de maneira automáti-ca e transparente.

No entanto, pouca gente sabe que é possível integrar as informa-ções do Outlook com o Microsoft Project. E isso em estações de proje-tos "solitárias", nas quais os projetos são administrados por uma única pessoa, como no caso de redes em que o Project está presente no for-mato Server, e as estações de trabalho que rodam Outlook acessam bases de dados de e-mails, tarefas e calendários armazenados em ser-vidores de correio eletrônico Exchange. Esse tipo de integração pode ser efetivado de várias maneiras, trazendo à tona diversos recursos que podem agilizar a manutenção de listas de tarefas e calendários, ou facilitar o envio de mensagens de alteração de tarefas ou de datas para todos que participam de uma equipe.

1. No menu Ferramentas, dique em Importar tarefas do Outlook,como mostrado na Figura 25.1. É preciso estar com o Outlook aberto e devem, obviamente, existir tarefas a ser importadas.

2. Em uma implementação local, ou em uma estação de rede rodando o Outlook no modo compartilhado, o usuário (ou você, no casoda implementação local) será avisado de que um outro programa estátentando acessar recursos do Outlook. Para permitir o acesso ao sistema, dique em Permitir acesso para e defina o tempo em que o acessoao Outlook será habilitado, tendo como mínimo um minuto e, comomáximo, dez minutos. Logo após, dique em Sim.

3. Do lado do Project, aparecerá a janela Importar tarefas doOutlook (Figura 25.2). Selecione as tarefas desejadas e, depois, diqueem OK para importá-las para o projeto atual. Se quiser habilitar todasas tarefas, dique em Selecionar tudo.

Controle de arquivos e tarefasCom o Outlook também é possível fazer o controle de tarefas exe-

cutadas em arquivos, como criação, leitura ou formatação de planilhas e documentos. Ainda menos conhecida é a funcionalidade que permi-te a esse histórico (chamado de Diário de tarefas) anotar o acesso a folhas de projeto criadas com o Microsoft Project.

1. Inicie o Outlook como no passo anterior. Se a opção Diário não está ativada, é preciso habilitá-la. Para tanto, abra o menu Ferramen-tas > Opções. Na aba Preferências (Figura 25.3), dique em Opções de diário.

2. Será aberta a tela Opções de diário. Nela, escolha quais tipos de oeorrência serão anotadas. Podemos marcar de e-màils a solicitações de tarefas. Além disso, na área Registrar também os arquivos do, é possível escolher quais documentos do Microsoft Office, em sua atua-lização rotineira, farão parte do diário (Figura 25.4).

3. Caso o trabalho seja realizado em rede, com um simples diqueem Para estes contatos, podemos controlar as solicitações de tarefas ou os e-mails de qualquer um dos nossos contatos, ou, ainda, ousuário cadastrado especificamente no servidor de correio eletrôni-co Exchange.

4. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Opções de diário.Depois de configurar o Outlook para registrar os arquivos do Project, todo trabalho será registrado, mesmo quando o Outlook estiver inati-vo ou fechado.

Administrando recursoshumanos de um projeto com o Outlook

Também é possível empregar o Outlook para administrar os recur-sos humanos de um projeto. Essa atividade pode ser realizada com a ajuda da Lista de Contatos do Outlook, como vemos nos pontos a seguir.

1. No Microsoft Project, siga o menu Exibir > Planilha de Recursos.

2. Clique na linha em que deseja começar a adicionar os novosrecursos. Em seguida, vá ao menu Inserir > Novo recurso do, e sele-cione Catálogo de endereços.

3. Na caixa de diálogo Seiecionar recurso, insira o nome ou a listade distribuição que pretende adicionar à caixa Digite o nome ou sele-cione na lista. Uma outra via é, na lista Nome, usar a barra de rolageme, depois, clicar no nome do recurso ou na lista de distribuição quepretende adicionar à lista de recursos.

1. Clique em Adicionar. Se você seJecionou uma lista de distribuição, e não um contato individual, será exibida uma mensagem perguntando se você quer expandir a lista de distribuição em nomes dee-mail individuais. Clique em Sim.

1. Atalhos úteis jPara facilitar o seu trabalho, o Microsoft Project fornece diversas

teclas de atalho, muito úteis para agilizar atiigitação e para quem não gosta de trabalhar com o mouse. Na lista a seguir, confira alguns ata-lhos e suas funções:

Tecla

F1 F2Ctrl + F2 Ctrl + Shift + F2 Alt + F2 F3 Shift + F3 Alt + F3 Ctrl + F3 Ctrl + Shift + F3 Ctrl + F4 Shift + F4 Alt + F4 F5 Shift + F5 Ctrl + F5 Ctrl + Shift + F5 Alt + F5 F6 Shift + F6 Ctrl + F6 Ctrl + Shift + F6 F7 Ctrl + F7 F8 Shift + F8 Ctrl + F8 Alt + F8 F9 Shift + F9

Descrição r e t i n i r » } » Acesso ao help do programa Ativa a barra de entrada para permitir a edição de um texto em um campo Comando Vincular tareias (menu Editar) Comando Desvincular tarefas (menu Editar) Comando Salvar como (menu Arquivo) Filtro para todas as tarefas ou recursos Redefine a classificação para a ordem de identificação Exibe a caixa de diálogo Definição de coluna Aplica o mesmo filtro Aplica a ordem de classificação Fecha a janela de projeto Localiza um item Fecha a janela de programa Comando Ir para (menu Editar) Abre a caixa de diálogo Localizar Restaura a janela de projeto Rola a tarefa no Gráfico de Gantt Vai para a próxima superalocação Ativa o outro painel em um modo de exibição combinado Ativa a barra de divisão Ativa a próxima janela de projeto Ativa a janela de projeto anterior Comando Ortografia (menu Ferramentas) Move a janela de projeto Ativa ou desativa o modo Estender seleção Ativa ou desativa o modo Adicionar à seleção Dimensiona a janela de projeto Caixa de diálogo Macros Calcula todos os projetos abertos Calcula o projeto ativo

Ctrl + F9 Alt + F9F10 Ctrl + F10 F11 Shift + F11

Ativa ou desafiva o cálculo automático Atualiza todos os vínculos de troca dinâmica de dados (DDE) Ativa a barra de menus Maximiza a janela de projeto Abre um novo arquivo Abre uma nova janela com o arquivo atual

Comandos do tecladopara acessar caixas de diálogo

ParaIliílííllIltlílHIlliiHBililWitliKtHiflIlltl Alternar para a próxima guia em uma cai-xa de diálogo Alternar para a guia anterior em uma caixa de diálogo Mover-se para a próxima opção ou grupo de opções Mover-se para a opção ou grupo de op-ções anterior Mover-se entre as opções da caixa de listagem ativa Marcar ou desmarcar a caixa de seleção ativa Abrir a caixa de listagem selecionada Fechar a caixa de listagem selecionada Executar a ação atribuída ao botão de comando padrão Cancelar o comando e fechar a caixa de diálogo

PressioneIfifiWiltiiliittinilltlIMtllíHtt Ctrl + Tab

Ctrl + Shift + Tab Tab Shift +

Tab Seta para cima e para baixo

Barra de espaços

Alt + Seta para baixo Esc EnterEsc

Comandos do teclado para abrir, salvar e fechar arquivos

comandoiiiiiiiiiiiiifiitnintiitiNovo Abrir

Comando do tecladoMntiiffiiffiitiitfittiiftifiiiMCtrl + 0 ou F11 Ctrl + A

Imprimir

Salvar Salvar

como Fechar

Sair

Ctrl + P Ctrl + B

F12ou Alt + F2

Ctrl + F4 Alt +

F4

Comandos do teclado para acessar menus IParal i l i l l l l l tPii l i lPi if i l l l i i iSTOWili tirUMilIt iM

Ativar a barra de menus Mostrar o menu

Controle Fechar ao mesmo tempo o menu e

o submenu visíveis Fechar o menu visível

Pressione ifiittmi itriM tini iiiiiti niiiF10ou Alt Alt + Barra de espaços AltEsc

Comandos do teclado para acessar caixas de texto f

para■HS;HÍIIIfitHIWiI'H»ÍHflH-ílWltHitiilH! Mover-se para 0 início da entrada Mover-se para 0 final da entrada Mover-se um caractere à esquerda ou à direita Mover-se uma palavra à esquerda ou à direita

Pressionel iUilHi li i tHHil l i l i fHiUHIffUIl t i r Home End Seta para a esquerda ou para a direita Ctrl + Seta para a esquerda ou Ctrl + Seta para a direita

Comandos do teclado para criaruma estrutura de tópicos em um projeto

ParaIIBHMiWtWililHiilHIiitltií

Ocultar subtarefas Recuar

para a direita Mostrar

subtarefas Mostrar todas as

tarefas Recuar para a

esquerda

PressioneAlt + Shift + Hífen Alt + Shift + Seta

para a direita Alt + Shift + Sinal de

soma Alt + Shift + Asterisco Alt +

Shift + Seta para a esquerda

Comandos do teclado para selecionar e editar caixas de diálogo

ParaHtH|[|il»IÍi:ÍÍi:IIHHIH:»H=iriH'HII»HI;Estender a seleção urn caractere à esquerda Estender a seleção um caractere à direita Estender a seleção até o final do texto Estender a seleção até o início do texto Mover-se para o final do texto Mover-se para a próxima tarefa Mover-se para o grupo Mostrar uma lista em uma caixa

PressionetfiHttiflH:HH=fil«»HMil'fil:|líH»i Shift + Seta para a esquerdaShift + Seta para a direitaShift + End Shift + Home End Enter Shift + Tab Alt + Seta para baixo

Comandos do teclado paraeditar dados em um modo de exibiçãoParaí-ltÉlIlMitStHIflSfllHWÍItlWIilHilllKillitinilliCancelar Limpar ou redefinir o campo selecionado Copiar Recortar Excluir Preencher Localizar Botão Localizar próxima Ir para Vincular tarefas Colar Reduzir a seleção a um campo Desfazer Desvincular tarefas

pressioneliíBiHfiKllliilililitlWilliEsc Ctrl + Delete CtrH- C Ctrl + X Delete Ctrl + D Shift + F5 Shift + F4 F5 Ctrl + F2 Ctrl + V Shift + Backspace Ctrl + Z Ctrl + Shift + F2

Selecionar dados em um modo de exibição i i

ParaÍll«llltllHl!ÍI»»lltlllíBltiHIHllK.W«i:WS:Wi Estender a seleção para uma página abaixo Estender a seleção para uma página acima Estender a seleção para uma linha abaixo Estender a seleção para uma linha acima Estender a seleção para a esquerda Estender a seleção para a direita Estender a seleção até o primeiro campo em uma linha Estender a seleção até o último campo em uma linha Estender a seleção até o início das informações Estender a seleção até o final das informações Estender a seleção até a primeira linha Estender a seleção até a última linha Estender a seleção até o primeiro campo da primeira linha Estender a seleção até o último campo da última linha Selecionar todas as linhas e colunas Selecionar uma coluna Selecionar o próximo campo Selecionar o campo anterior Selecionar uma linha Mover-se para um campo abaixo em uma seleção Mover-se para um campo acima em uma seleção Mover-se para um campo à direita em uma seleção Mover-se para um campo à esquerda em uma seleção

PressionelEI l l i lKI i t l l I l iEHI i in in i l i t l l ! Shift + Page Down Shift + Page Up Shift + Seta para baixo Shift + Seta para cima Shift + Seta para a esquerda Shift + Seta para a direita Shift + Home

Shift + End Ctrl + Shifí + Home

Ctrl + Shift + EndCtrl + Shift + Seta para cima Ctrl + Shift + Seta para baixo Ctrl + Shift + HomeCtrl + Shift + EndCtrl + Shift + Barra de espaços Ctrl + Barra de espaços Tab Shift + Tab Shift + Barra de espaços Enter

Shift + Ervter Tab Shift + Tab

Comandos do teclado para selecionar e editar a barra de entrada

Parat l t l i i l l I iHr i rKlWfKII IUKit i l i l l i t l i lWlWit l f l Aceitar uma entrada Cancelar uma entrada Excluir um caractere à esquerda Excluir um caractere à direita Excluir uma palavra à direita Estender a seleção um caractere à esquerda Estender a seleção um caractere à direita Estender a seleção até o final do texto Estender a seleção até o início do texto Mover-se um caractere à esquerda Mover-se um caractere à direita Mover-se para o final do texto Mover-se para o início do texto Ativar ou desativar o modo de sobreposição

Pressionel|ltl«ttlitM|!ÍlfKBti«iMIKil! Enter Esc Backspace Delete Ctrl + Delete Shift + Seta para a esquerda Shift + Seta para a direita Shift + End Shift + Home Seta para a esquerda Seta para a direita End Home Insert

Mover-se no painel lateral i

ParatttunntunnttUfíiítunmnnmmmitnKmmimmtntiiMover o foco entre o painel lateral e o modo de exibição do lado direito Seo foco estiver no painel lateral, selecionar controles diferentes Atualizar a página do Guia do Projeto

PressioneHítittilttMtiWtttiiiflii Ctrl + TabTabF5