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ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMÔNIAIS (ARMP)
Professor: Devanil Somera
Material de apoio adaptado
SUMÁRIO
1 AS EMPRESAS E SEUS RECURSOS....................................................................................................................................................1
2 UMA INTRODUÇÃO HISTÓRICA À ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS................................................................................2
3 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS: DEFINIÇÕES........................................................................................................................3
3.1 SUBSISTEMAS TÍPICOS..............................................................................................................................................................43.2 SUBSISTEMAS ESPECÍFICOS....................................................................................................................................................5
4 RESPONSABILIDADE E ATRIBUIÇÕES DA ADM DE MATERIAIS............................................................................................6
5 OBJETIVOS PRINCIPAIS DA AMRP..................................................................................................................................................6
6 TERMINOLOGIAS UTILIZADAS NA AMRP.....................................................................................................................................8
7 RECEBIMENTO E EXPEDIÇÃO........................................................................................................................................................10
9 ESTOCAGEM.........................................................................................................................................................................................11
10 GESTÃO DE ESTOQUE........................................................................................................................................................................12
10.1 NATUREZA DOS ESTOQUES...................................................................................................................................................1210.2 FUNÇÕES DO ESTOQUE...........................................................................................................................................................1510.3 CLASSIFICAÇÃO DE ESTOQUES............................................................................................................................................15
10.3.1 ESTOQUES DE MATÉRIAS-PRIMAS (MPS)...................................................................................................................1510.3.2 ESTOQUES DE MATERIAIS EM PROCESSAMENTO OU EM VIAS.............................................................................1610.3.3 ESTOQUES DE MATERIAIS SEMI-ACABADOS.............................................................................................................1610.3.4 ESTOQUES DE MATERIAIS ACABADOS OU COMPONENTES...................................................................................1610.3.5 ESTOQUES DE PRODUTOS ACABADOS (PAS)............................................................................................................16
10.4 CONTROLE DE ESTOQUES......................................................................................................................................................1610.5 FUNÇÕES DO CONTROLE DE ESTOQUE..............................................................................................................................1710.6 CLASSIFICAÇÃO ABC...............................................................................................................................................................1710.7 MONTAGEM DA CURVA ABC.................................................................................................................................................1910.8 NÍVEIS DE ESTOQUES..............................................................................................................................................................19
10.8.1 CURVA DENTE DE SERRA..............................................................................................................................................1910.9 TEMPO DE REPOSIÇÃO; PONTO DE PEDIDO.......................................................................................................................2010.10 DETERMINAÇÃO DO PONTO DE PEDIDO (PP)....................................................................................................................2110.11 ESTOQUE MÍNIMO.....................................................................................................................................................................2210.12 ESTOQUE MÍNIMO COM VARIAÇÃO....................................................................................................................................2210.13 SISTEMA DE MÁXIMOS MÍNIMOS:........................................................................................................................................2210.14 CUSTO DE PEDIDO (B)..............................................................................................................................................................2310.15 CUSTO DE ARMAZENAGEM (I)..............................................................................................................................................2410.16 TAXA DE ARMAZENAMENTO................................................................................................................................................2410.17 LOTE ECONÔMICO....................................................................................................................................................................2510.18 RESTRIÇÕES AO LOTE ECONÔMICO DE COMPRA............................................................................................................2610.19 O ARMAZENAMENTO...............................................................................................................................................................2710.20 PLANEJAMENTO FÍSICO DE UM ARMAZÉM.......................................................................................................................2810.21 CORES DE SEGURANÇA...........................................................................................................................................................30
11 EMBALAGEM........................................................................................................................................................................................32
11.1 PERSPECTIVAS...........................................................................................................................................................................3311.1.1 EMBALAGEM PARA O CONSUMIDOR (ÊNFASE EM MARKETING).........................................................................3311.1.2 EMBALAGEM INDUSTRIAL (ÊNFASE EM LOGÍSTICA)..............................................................................................3311.1.3 PROTEÇÃO CONTRA AVARIAS......................................................................................................................................3411.1.4 AMBIENTE FÍSICO..........................................................................................................................................................3411.1.5 FATORES EXTERNOS......................................................................................................................................................3511.1.6 UTILIDADE E EFICIÊNCIA DO MANUSEIO DE MATERIAIS.....................................................................................3611.1.7 CARACTERÍSTICAS DOS PRODUTOS...........................................................................................................................3611.1.8 UNITIZAÇÃO....................................................................................................................................................................3611.1.9 COMUNICAÇÃO..............................................................................................................................................................3711.1.10 MATERIAIS TRADICIONAIS............................................................................................................................................37
12 MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAIS..................................................................................................................................................38
12.1 AUMENTAR A CAPACIDADE PRODUTIVA DA EMPRESA................................................................................................3912.2 MELHORAR AS CONDIÇÕES DE TRABALHO......................................................................................................................3912.3 REDUZIR OS CUSTOS DE PRODUÇÃO..................................................................................................................................3912.4 VEÍCULOS INDUSTRIAIS.........................................................................................................................................................4112.5 TRANSPORTADORES CONTÍNUOS........................................................................................................................................4112.6 SISTEMAS DE MANUSEIO PARA ÁREAS RESTRITAS.......................................................................................................42
ii
12.7 EQUIPAMENTOS DIVERSOS....................................................................................................................................................43
13 CONTROLE PATRIMONIAL..............................................................................................................................................................45
13.1 QUANTO A MATÉRIA...............................................................................................................................................................4513.2 QUANTO A SUA MOBILIDADE...............................................................................................................................................4513.3 QUANTO A SUA DIVISIBILIDADE..........................................................................................................................................4513.4 SUBSTITUIÇÃO DE EQUIPAMENTOS....................................................................................................................................48
14 DISTRIBUIÇÃO FÍSICA.......................................................................................................................................................................49
15 TRANSPORTES......................................................................................................................................................................................52
16 ADMINISTRAÇÃO DOS SERVIÇOS DE COMPRAS......................................................................................................................53
16.1 CONCEITO DE COMPRA...........................................................................................................................................................5316.1.1 MATERIAL CERTO...........................................................................................................................................................5316.1.2 PREÇO CERTO..............................................................................................................................................................................5416.1.3 HORA.CERTA................................................................................................................................................................................5516.1.4 QUANTIDADE CERTA..................................................................................................................................................................5516.1.5 FONTE CERTA..............................................................................................................................................................................55
16.2 FUNÇÃO DE COMPRA...............................................................................................................................................................5616.3 FLUXO SINTÉTICO DE COMPRAS..........................................................................................................................................5616.4 OBJETIVO DE COMPRAS..........................................................................................................................................................5716.5 TIPOS DE COMPRAS..................................................................................................................................................................57
16.5.1 COMPRA PARA INVESTIMENTO................................................................................................................................................5716.5.2 COMPRAS PARA CONSUMO.......................................................................................................................................................5716.5.3 MATERIAIS PRODUTIVOS...........................................................................................................................................................5816.5.4 MATERIAIS IMPRODUTIVOS......................................................................................................................................................5816.5.5 COMPRAS LOCAIS........................................................................................................................................................................5816.5.6 COMPRAS POR IMPORTAÇÃO...................................................................................................................................................5816.5.7 COMPRAS FORMAIS....................................................................................................................................................................5916.5.8 COMPRAS INFORMAIS................................................................................................................................................................59
16.6 SEQÜÊNCIA LÓGICA DE COMPRAS......................................................................................................................................5916.7 CENTRALIZAÇÃO DAS COMPRAS.........................................................................................................................................6016.8 SELEÇÃO DE FORNECEDORES...............................................................................................................................................60
16.8.1 ETAPA 1 - LEVANTAMENTO E PESQUISA DE MERCADO......................................................................................................6116.8.2 ETAPA 2 - ANÁLISE E CLASSIFICAÇÃO....................................................................................................................................6116.8.3 ETAPA 3 - AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO...............................................................................................................................61
16.9 COMPRAS X CUSTOS INDUSTRIAIS......................................................................................................................................6116.10 ORGANIZAÇÃO DO SERVIÇO DE COMPRAS.......................................................................................................................63
16.10.1 VANTAGENS DE CENTRALIZAR...............................................................................................................................................6316.10.2 O USO DE COMITÊ TEM AS SEGUINTES VANTAGENS.........................................................................................................6416.10.3 PONTOS IMPORTANTES PARA DESCENTRALIZAÇÃO..........................................................................................................64
16.11 CUIDADOS AO COMPRAR.......................................................................................................................................................6416.12 COTAÇÃO DE PREÇOS..............................................................................................................................................................6516.13 O PEDIDO DE COMPRA.............................................................................................................................................................6516.14 O RECEBIMENTO DE MATERIAIS..........................................................................................................................................6716.15 COMERCIALIZAÇÃO E CONSUMO........................................................................................................................................68
16.15.1 OBJETIVOS:......................................................................................................................................................................6816.16 CONHECIMENTO DO PRODUTO.............................................................................................................................................6816.17 POLÍTICA DE COMERCIALIZAÇÃO.......................................................................................................................................69
18 ARRANJO FÍSICO – LAYOUT............................................................................................................................................................70
19 RECURSOS HUMANOS........................................................................................................................................................................71
REFERÊNCIAS....................................................................................................................................................................................................72
iii
1 AS EMPRESAS E SEUS RECURSOS
Toda produção depende da existência conjunta de três fatores de produção: natureza, capital e trabalho, integrados por um quarto fator denominado empresa. Para os economistas, todo processo produtivo se fundamenta na conjunção desses quatro fatores de produção.
Cada um dos quatro fatores de produção tem uma função específica, a saber:
Natureza: é o fator que fornece os insumos necessários à produção, como as matérias-primas, os materiais, a energia etc. É o fator de produção que proporciona as entradas de insumos para que a produção possa se realizar. Dentre os insumos, figuram os materiais e matérias-primas;
Capital: é o fator que fornece o dinheiro necessário para adquirir os insumos e pagar o pessoal. O capital representa o fator de produção que permite meios para comprar, adquirir e utilizar os demais fatores de produção;
Trabalho: é o fator constituído pela mão-de-obra, que processa e transforma os insumos, através de operações manuais ou de máquinas e ferramentas, em produtos acabados ou serviços prestados. O trabalho representa o fator de produção que atua sobre os demais, isto é, que aciona e agiliza os outros fatores de produção. É comumente denominado mão-de-obra, porque se refere principalmente ao operário manual ou braçal que realiza operações físicas sobre as matérias-primas, com ou sem o auxílio de máquinas e equipamentos;
Empresa: é o fator integrador capaz de aglutinar a natureza, o capital e o trabalho em um conjunto harmonioso que permite que o resultado alcançado seja muito maior do que a soma dos fatores aplicados no negócio. A empresa constitui o sistema que aglutina e coordena todos os fatores de produção envolvidos, fazendo com que o resultado do conjunto supere o resultado que teria cada fator isoladamente. Isto significa que a empresa tem um efeito multiplicador, capaz de proporcionar um ganho adicional, que é o lucro. Mas adiante, ao falarmos de sistemas, teremos a oportunidade de conceituar esse efeito multiplicador, também denominado efeito sinergístico ou sinergia. Modernamente, esses fatores de produção costumam ser denominados recursos empresariais. Os principais recursos empresariais são: Recursos Materiais, Recursos Financeiros, Recursos Humanos, Recursos Mercadológicos e Recursos Administrativos.
Veja Figura:
2 UMA INTRODUÇÃO HISTÓRICA À ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS
A atividade de material existe desde a mais remota época, através das trocas de aças e de utensílios até chegarmos aos dias de hoje, passando pela Revolução Industrial. Produzir, estocar, trocar objetos e mercadorias é algo tão antigo quanto a existência do ser humano. Revolução Industrial, meados dos séc. XVIII e XIX acirrou a concorrência de mercado e sofisticou as operações de comercialização dos produtos, fazendo com que “compras” e “estoques” ganhassem maior importância. Este período foi marcado por modificações profundas nos métodos do sistema de fabricação e estocagem em maior escala. O trabalho, até então, totalmente artesanal foi em parte substituído pelas máquinas, fazendo com que a produção evoluísse para um estágio tecnologicamente mais avançado e os estoques passassem a ser vistos sob outro prisma pelas administrações.
A constante evolução fabril, o consumo, as exigências dos consumidores, o mercado concorrente e novas tecnologias deram novo impulso à Administração de Materiais, fazendo com que a mesma fosse vista como uma arte e uma ciência das mais importantes para o alcance dos objetivos de uma organização, seja ela qualquer que fosse. Um dos fatos mais marcantes e que comprovaram a necessidade de que materiais devem ser administrados cientificamente foi, sem dúvida, as duas grandes guerras mundiais, isso sem contar com outros desejos de conquistas como, principalmente, o empreendimento de Napoleão Bonaparte. Em todos os embates ficou comprovado que o fator abastecimento ou suprimento se constituiu em elemento de vital importância e que determinou o sucesso ou o insucesso dos empreendimentos. Soldados e estratégias por mais eficazes que
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Recursos Materiais
Recursos Financeiros
Recursos Humanos
Recursos Mercadológicos
Recursos Administrativos
Adm da Produção
Adm Financeira
Adm de pessoal
Administração mercadológica
Administração Gerencial
Produção Finanças Pessoal
Mercado Empresa
fossem, eram insuficientes para o alcance dos resultados esperados. Munições, equipamentos, víveres, vestuários adequados, combustíveis foram, são e serão necessários sempre, no momento oportuno e no local certo, isto quer dizer que administrar materiais é como administrar informações: “quem os têm quando necessita, no local e na quantidade necessária, possui ampla possibilidade de ser bem sucedido”.
3 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS: DEFINIÇÕES
A Administração de Materiais é definida como sendo um conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou não, destinadas a suprir as diversas unidades, com os materiais necessários ao desempenho normal das respectivas atribuições. Tais atividades abrangem desde o circuito de reaprovisionamento, inclusive compras, o recebimento, a armazenagem dos materiais, o fornecimento dos mesmos aos órgãos requisitantes, até as operações gerais de controle de estoques etc.
Em outras palavras: “A Administração de Materiais visa à garantia de existência contínua de um estoque, organizado de modo a nunca faltar nenhum dos itens que o compõem, sem tornar excessivo o investimento total”.
A Administração de Materiais moderna é conceituada e estudada como um Sistema Integrado em que diversos subsistemas próprios interagem para constituir um todo organizado. Destina-se a dotar a administração dos meios necessários ao suprimento de materiais imprescindíveis ao funcionamento da organização, no tempo oportuno, na quantidade necessária, na qualidade requerida e pelo menor custo.
A oportunidade, no momento certo para o suprimento de materiais, influi no tamanho dos estoques. Assim, suprir antes do momento oportuno acarretará, em regra, estoques altos, acima das necessidades imediatas da organização. Por outro lado, a providência do suprimento após esse momento poderá levar a falta do material necessário ao atendimento de determinada necessidade da administração. Do mesmo modo, o tamanho do Lote de Compra acarreta as mesmas conseqüências: quantidades além do necessário representam inversões em estoques ociosos, assim como, quantidades aquém do necessário podem levar à insuficiência de estoque, o que é prejudicial à eficiência operacional da organização.
Estes dois eventos, tempo oportuno e quantidade necessária, acarretam, se mal planejados, além de custos financeiros indesejáveis, lucros cessantes, fatores esses decorrentes de quaisquer das situações assinaladas. Da mesma forma, a obtenção de material sem os atributos da qualidade requerida para o uso a que se destina acarreta em custos financeiros maiores, retenções ociosas de capital e oportunidades de lucro não realizadas. Isto porque materiais, nestas condições podem implicar em paradas de máquinas, defeitos na fabricação ou no serviço, inutilização de material, compras adicionais, etc.
Os subsistemas da Administração de Materiais, integrados de forma sistêmica, fornecem, portanto, os meios necessários à consecução das quatro condições básicas alinhadas acima, para uma boa Administração de material. Decompondo esta atividade através da separação e identificação dos seus elementos componentes, encontramos as seguintes subfunções típicas da Administração de Materiais, além de outras mais específicas de organizações mais complexas:
3.1 SUBSISTEMAS TÍPICOS
Controle de Estoque - subsistema responsável pela gestão econômica dos estoques, através do planejamento e da programação de material, compreendendo a análise, a previsão, o controle e o ressuprimento de material. O estoque é necessário para que o processo de produção-venda da empresa opere com um número mínimo de preocupações e desníveis. Os estoques podem ser de: matéria-prima, produtos em fabricação e produtos acabados. O setor de controle de estoque acompanha e controla o nível de estoque e o investimento financeiro envolvido.
Classificação de Material - subsistema responsável pela identificação (especificação), classificação, codificação, cadastramento e catalogação de material.
Aquisição / Compra de Material - subsistema responsável pela gestão, negociação e contratação de compras de material através do processo de licitação. O setor de Compras preocupa-se sobremaneira com o estoque de matéria-prima. É da responsabilidade de Compras assegurar que as matérias-primas exigida pela Produção estejam à disposição nas quantidades certas, nos períodos desejados. Compras não é somente responsável pela quantidade e pelo prazo, mas precisa também realizar a compra em preço mais favorável possível, já que o custo da matéria-prima é um componente fundamental no custo do produto.
Armazenagem / Almoxarifado - subsistema responsável pela gestão física dos estoques, compreendendo as atividades de guarda, preservação, embalagem, recepção e expedição de material, segundo determinadas normas e métodos de armazenamento. O Almoxarifado é o responsável pela guarda física dos materiais em estoque, com exceção dos produtos em processo. É o local onde ficam armazenados os produtos, para atender a produção e os materiais entregues pelos fornecedores;
Movimentação de Material - subsistema encarregado do controle e normalização das transações de recebimento, fornecimento, devoluções, transferências de materiais e quaisquer outros tipos de movimentações de entrada e de saída de material.
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Inspeção de Recebimento - subsistema responsável pela verificação física e documental do recebimento de material, podendo ainda encarregar-se da verificação dos atributos qualitativos pelas normas de controle de qualidade.
Cadastro - subsistema encarregado do cadastramento de fornecedores, pesquisa de mercado e compras.
3.2 SUBSISTEMAS ESPECÍFICOS
Inspeção de Suprimentos - subsistema de apoio responsável pela verificação da aplicação das normas e dos procedimentos estabelecidos para o funcionamento da Administração de Materiais em toda a organização, analisando os desvios da política de suprimento traçada pela administração e proporcionando soluções.
Padronização e Normalização - subsistema de apoio ao qual cabe a obtenção de menor número de variedades existentes de determinado tipo de material, por meio de unificação e especificação dos mesmos, propondo medidas de redução de estoques.
Transporte de Material - subsistema de apoio que se responsabiliza pela política e pela execução do transporte, movimentação e distribuição de material. A colocação do produto acabado nos clientes e as entregas das matérias-prima na fábrica é de responsabilidade do setor de Transportes e Distribuição. É nesse setor que se executa a Administração da frota de veículos da empresa, e/ou onde também são contratadas as transportadoras que prestam serviços de entrega e coleta. A integração destas subfunções funciona como um sistema de engrenagens que aciona a Administração de Material e permite a interface com outros sistemas da organização.
Assim, quando um item de material é recebido do fornecedor, houve, antes, todo um conjunto de ações inter-relacionadas para esse fim: o subsistema de Controle de Estoque aciona o subsistema de Compras que recorre ao subsistema de Cadastro. Quando do recebimento, do material pelo almoxarifado, o subsistema de Inspeção é acionado, de modo que os itens aceitos pela inspeção física e documental são encaminhados ao subsistema de Armazenagem para guarda nas unidades de estocagem próprias e demais providências, ao mesmo tempo em que o subsistema de Controle de Estoque é informado para proceder aos registros físicos e contábeis da movimentação de entrada. O subsistema de Cadastro também é informado, para encerrar o dossiê de compras e processar as anotações cadastrais pertinentes ao fornecimento.
Os materiais recusados pelo subsistema de Inspeção são devolvidos ao fornecedor. A devolução é providenciada pelo subsistema de Aquisição que aciona o fornecedor para essa providência após ser informado, pela Inspeção, que o material não foi aceito. Igualmente, o subsistema de Cadastro é informado do evento para providenciar o encerramento do processo de compra e processar, no cadastro de fornecedores, os registros pertinentes.
Quando o material é requisitado dos estoques, este evento é comunicado ao subsistema de Controle de Estoque pelo subsistema de Armazenagem. Este procede à baixa física e contábil, podendo, gerar com isso, uma ação de ressuprimento. Neste caso, é emitida pelo subsistema de Controle de Estoques uma ordem ao subsistema de Compras, para que o material seja comprado de um dos fornecedores cadastrados e habilitados junto à organização pelo subsistema de Cadastro. Após a concretização da compra, o subsistema de Cadastro também fica responsável para providenciar, junto aos fornecedores, o cumprimento do prazo de entrega contratual, iniciando o ciclo, novamente, por ocasião do recebimento de material. Todos esses subsistemas não aparecem configurados na Administração de Materiais de qualquer organização. As partes componentes desta função dependem do tamanho, do tipo e da complexidade da organização, da natureza e de sua atividade fim, e do número de itens do inventário.
4 RESPONSABILIDADE E ATRIBUIÇÕES DA ADM DE MATERIAIS
Suprir, através de Compras, a empresa, de todos os materiais necessários ao seu funcionamento; Avaliar outras empresas como possíveis fornecedores; Supervisionar os almoxarifados da empresa; Controlar os estoques; Aplicar um sistema de reaprovisionamento adequado, fixando Estoques Mínimos, Lotes Econômicos e
outros índices necessários ao gerenciamento dos estoques, segundo critérios aprovados pela direção da empresa; Manter contato com as Gerências de Produção, Controle de Qualidade, Engenharia de Produto, Financeira
etc. Estabelecer sistema de estocagem adequado; Coordenar os inventários rotativos.
5 OBJETIVOS PRINCIPAIS DA AMRP
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A Administração de Materiais tem por finalidade principal assegurar o contínuo abastecimento de artigos necessários para comercialização direta ou capaz de atender aos serviços executados pela empresa. As empresas objetivam diminuir os custos operacionais para que elas e seus produtos possam ser competitivos no mercado.
Mais especificamente, os materiais precisam ser de qualidade produtiva para assegurar a aceitação do produto final. Precisam estar na empresa pronta para o consumo na data desejada e com um preço de aquisição acessível, a fim de que o produto possa ser competitivo e assim, dar à empresa um retorno satisfatório do capital investido.
Segue os principais objetivos da área de Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais:
Preço Baixo - este é o objetivo mais óbvio e, certamente um dos mais importantes. Reduzir o preço de compra implica em aumentar os lucros, se mantida a mesma qualidade;
Alto Giro de Estoques - implica em melhor utilização do capital, aumentando o retorno sobre os investimentos e reduzindo o valor do capital de giro;
Baixo Custo de Aquisição e Posse - dependem fundamentalmente da eficácia das áreas de Controle de Estoques, Armazenamento e Compras;
Continuidade de Fornecimento - é resultado de uma análise criteriosa quando da escolha dos fornecedores. Os custos de produção, expedição e transportes são afetados diretamente por este item;
Consistência de Qualidade - a área de materiais é responsável apenas pela qualidade de materiais e serviços provenientes de fornecedores externos. Em algumas empresas a qualidade dos produtos e/ou serviços constituem-se no único objetivo da Gerência de Materiais;
Despesas com Pessoal - obtenção de melhores resultados com a mesma despesa ou, mesmo resultado com menor despesa - em ambos os casos o objetivo é obter maior lucro final. “ As vezes compensa investir mais em pessoal porque pode-se alcançar com isto outros objetivos, propiciando maior benefício com relação aos custos “;
Relações Favoráveis com Fornecedores - a posição de uma empresa no mundo dos negócios é, em alto grau determinada pela maneira como negocia com seus fornecedores;
Aperfeiçoamento de Pessoal - toda unidade deve estar interessada em aumentar a aptidão de seu pessoal;
Bons Registros - são considerados como o objetivo primário, pois contribuem para o papel da Administração de Material, na sobrevivência e nos lucros da empresa, de forma indireta.
6 TERMINOLOGIAS UTILIZADAS NA AMRP
Artigo ou Item - designa qualquer material, matéria-prima ou produto acabado que faça parte do estoque;
Unidade - identifica a medida, tipo de acondicionamento, características de apresentação física (caixa, bloco, rolo, folha, litro, galão, resma, vidro, peça, quilograma, metro, .... );
Pontos de Estocagem - locais aonde os itens em estoque são armazenados e sujeitos ao controle da administração;
Estoque - conjunto de mercadorias, materiais ou artigos existentes fisicamente no almoxarifado à espera de utilização futura e que permite suprir regularmente os usuários, sem causar interrupções às unidades funcionais da organização;
Estoque Ativo ou Normal - é o estoque que sofre flutuações quanto a quantidade, volume, peso e custo em conseqüência de entradas e saídas;
Estoque Morto ou Inativo - não sofre flutuações, é estático;
Estoque Empenhado ou Reservado - quantidade de determinado item, com utilização certa, comprometida previamente e que por alguma razão permanece temporariamente em almoxarifado. Está disponível somente para uma aplicação ou unidade funcional específica;
Estoque de Recuperação - quantidades de itens constituídas por sobras de retiradas de estoque, salvados ( retirados de uso através de desmontagens) etc., sem condições de uso, mas passíveis de aproveitamento após
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recuperação, podendo vir a integrar o Estoque Normal ou Estoque de Materiais Recuperados, após a obtenção de sua condições normais;
Estoque de Excedentes, Obsoletos ou Inservíveis - constitui as quantidades de itens em estoque, novos ou recuperados, obsoletos ou inúteis que devem ser eliminados. Constitui um Estoque Morto;
Estoque Disponível - é a quantidade de um determinado item existente em estoque, livre para uso;
Estoque Teórico - é o resultado da soma do disponível com a quantidade pedida, aguardando o fornecimento;
Estoque Mínimo: é a menor quantidade de um artigo ou item que deverá existir em estoque para prevenir qualquer eventualidade ou emergência (falta) provocada por consumo anormal ou atraso de entrega;
Estoque Médio, Operacional: é considerado como sendo a metade da quantidade necessária para um determinado período mais o Estoque de Segurança;
Estoque Máximo: é a quantidade necessária de um item para suprir a organização em um período estabelecido mais o Estoque de Segurança;
Ponto de Pedido, Limite de Chamada ou Ponto de Ressuprimento: é a quantidade de item de estoque que ao ser atingida requer a análise para ressuprimento do item;
Ponto de Chamada de Emergência: é a quantidade que quando atingida requer medidas especiais para que não ocorra ruptura no estoque. Normalmente é igual a metade do Estoque Mínimo;
Ruptura de Estoque: ocorre quando o estoque de determinado item zera (E = 0). A continuação das solicitações e o não atendimento a caracteriza;
Freqüência - é o número de vezes que um item é solicitado ou comprado em um determinado período;
Quantidade a Pedir - é a quantidade de um item que deverá ser fornecida ou comprada;
Tempo de Tramitação Interna: é o tempo que um documento leva, desde o momento em que é emitido até o momento em que a compra é formalizada;
Prazo de Entrega: tempo decorrido da data de formalização do contrato bilateral de compra até a data de recebimento da mercadoria;
Tempo de Reposição, Ressuprimento: tempo decorrido desde a emissão do documento de compra ( requisição ) até o recebimento da mercadoria;
Requisição ou Pedido de Compra - documento interno que desencadeia o processo de compra;
Coleta ou Cotação de Preços: documento emitido pela unidade de Compras, solicitando ao fornecedor Proposta de Fornecimento. Esta Coleta deverá conter todas as especificações que identifiquem individualmente cada item;
Proposta de Fornecimento - documento no qual o fornecedor explicita as condições nas quais se propõe a atender (preço, prazo de entrega, condições de pagamento etc);
Mapa Comparativo de Preços - documento que serve para confrontar condições de fornecimento e decidir sobre a mais viável;
Contato, Ordem ou Autorização de Fornecimento: documento formal, firmado entre comprador e fornecedor, que juridicamente deve garantir a ambos (fornecimento x pagamento);
Custo Fixo:- é o custo que independe das quantidades estocadas ou compradas ( mão-de-obra, despesas administrativas, de manutenção etc. );
Custo Variável - existe em função das variações de quantidade e de despesas operacionais;
Custo de Manutenção de Estoque, Posse ou Armazenagem: são os custos decorrentes da existência do item ou artigo no estoque. Varia em função do número de vezes ou da quantidade comprada;
Custo de Obtenção de Estoque, do Pedido ou Aquisição: é constituído pela somatória de todas as despesas efetivamente realizadas no processamento de uma compra. Varia em função do número de pedidos emitidos ou das quantidades compradas.
Custo Total: é o resultado da soma do Custo Fixo com o Custo de Posse e o Custo de Aquisição;
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Custo Ideal: é aquele obtido no ponto de encontro ou interseção das curvas dos Custos de Posse e de Aquisição. Representa o menor valor do Custo Total.
7 RECEBIMENTO E EXPEDIÇÃO
O recebimento inclui todas as atividades envolvidas no fato de aceitar materiais para serem estocados. O processamento imediato é o principal objetivo desta função, que geralmente envolve:
Controle e programação das entregas. Obtenção e processamento de todas as informações para o controle de estocagem especial, localização do
estoque existente, considerações contábeis (PEPS ou UEPS). Análise dos documentos envolvidos. Programação e controle. Sinalização para a descarga. Descarga.
A expedição é a última fase do ciclo de armazenagem onde suas principais atividades são praticamente as opostas à operação de recebimento. Porém, aqui cabe, uma observação e um cuidado em especial, pois na maioria das vezes é o último elo de ligação entre a empresa e o cliente final.
9 ESTOCAGEM
Atividade que, a princípio, diz respeito à guarda segura e ordenada de todos os materiais do armazém, em ordem de prioridade de uso nas operações de produção e também às peças que estão para serem despachadas para as operações de montagem. Portanto, é uma das atividades do fluxo de materiais no armazém e o ponto destinado à locação estática dos materiais. Dentro de um armazém há vários pontos de estocagem.
A estocagem pode ser do tipo manual, quando é executada manualmente ou com auxílio de equipamentos de movimentação, onde o fator limitante está ligado ao homem. E a mecanizada onde utiliza-se desde operações com empilhadeiras até complexos sistemas de movimentação e os fatores determinantes são o uso da máxima capacidade do edifício e a colocação das mercadorias no mínimo de tempo possível.
Não há um sistema “ótimo”, o ideal é aquele que leva em conta as circunstâncias e as exigências de cada caso.
O estoque eficiente:
Otimiza o capital investido. Aperfeiçoa o serviço ao usuário. Reduz o custo unitário da estocagem. Reduz o custo da mão de obra. Reduz os danos, perdas, roubos e obsolescência.
Outro ponto a ser verificado é a questão entre a seletividade e ocupação. A seletividade indica a capacidade de acessar determinados itens de uma área de estocagem sem ter a necessidade de remanejamento de outras cargas. A ocupação se caracteriza pelo percentual volumétrico de aproveitamento.
10 GESTÃO DE ESTOQUE
A gestão de estoque é, basicamente, o ato de gerir recursos ociosos possuidores de valor econômico e destinado ao suprimento das necessidades futuras de material numa organização.
Os investimentos não são dirigidos por uma organização somente para aplicações diretas que produzam lucros, tais como os investimentos em máquinas e em equipamentos destinados ao aumento da produção e, conseqüentemente, das vendas. Outros tipos de investimentos, aparentemente, não produzem lucros. Entre estes estão as inversões de capital destinadas a cobrir fatores de risco em circunstâncias imprevisíveis e de solução imediata. É o caso dos investimentos em estoque, que evitam que se perca dinheiro em situação potencial de risco presente. Por exemplo, na falta de materiais ou de produtos que levam a não realização de vendas, a paralisação de fabricação, a descontinuidade das operações ou serviços etc., além dos custos adicionais e excessivos que, a partir destes fatores, igualam, em importância estratégica e econômica, os investimentos em estoque aos investimentos ditos diretos.
Porém, toda a aplicação de capital em inventário priva de investimentos mais rentáveis uma organização industrial ou comercial. Numa organização pública, a privação é em relação a investimentos sociais ou em serviços de utilidade pública.
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A gestão dos estoques visa, portanto, numa primeira abordagem, manter os recursos ociosos expressos pelo inventário, em constante equilíbrio em relação ao nível econômico ótimo dos investimentos. E isto é obtido mantendo estoques mínimos, sem correr o risco de não tê-los em quantidades suficientes e necessárias para manter o fluxo da produção da encomenda em equilíbrio com o fluxo de consumo.
10.1 NATUREZA DOS ESTOQUES
Estoque é a composição de materiais - materiais em processamento, materiais semi-acabados, materiais acabados - que não é utilizada em determinado momento na empresa, mas que precisa existir em função de futuras necessidades. Assim, o estoque constitui todo o sortimento de materiais que a empresa possui e utiliza no processo de produção de seus produtos/serviços.
Os estoques podem ser entendidos ainda, de forma generalizada, como certa quantidade de itens mantidos em disponibilidade constante e renovados, permanentemente, para produzir lucros e serviços. São lucros provenientes das vendas e serviços, por permitirem a continuidade do processo produtivo das organizações.
Representam uma necessidade real em qualquer tipo de organização e, ao mesmo tempo, fonte permanente de problemas, cuja magnitude é função do porte, da complexidade e da natureza das operações da produção, das vendas ou dos serviços.
A manutenção dos estoques requer investimentos e gastos muitas vezes elevados. Evitar sua formação ou, quando muito, tê-los em número reduzido de itens e em quantidades mínimas, sem que, em contrapartida, aumente o risco de não ser satisfeita a demanda dos usuários ou dos consumidores em geral, representa um ideal conflitante com a realidade do dia-a-dia e que aumenta a importância da sua gestão.
A acumulação de estoques em níveis adequados é uma necessidade para o normal funcionamento do sistema produtivo. Em contrapartida, os estoques representam um enorme investimento financeiro. Deste ponto de vista, os estoques constituem um ativo circulante necessário para que a empresa possa produzir e vender com um mínimo risco de paralisação ou de preocupação. Os estoques representam um meio de investimento de recursos e podem alcançar uma respeitável parcela dos ativos totais da empresa. A administração dos estoques apresenta alguns aspectos financeiros que exigem um estreito relacionamento com a área de finanças, pois enquanto a Administração de Materiais está voltada para a facilitação do fluxo físico dos materiais e o abastecimento adequado à produção e a vendas, a área financeira está preocupada com o lucro, a liquidez da empresa e a boa aplicação dos recursos empresariais.
A incerteza de demanda futura ou de sua variação ao longo do período de planejamento; da disponibilidade imediata de material nos fornecedores e do cumprimento dos prazos de entrega; da necessidade de continuidade operacional e da remuneração do capital investido, são as principais causas que exigem estoques permanentemente à mão para o pronto atendimento do consumo interno e/ou das vendas. Isto mantém a paridade entre esta necessidade e as exigências de capital de giro.
É essencial, entretanto, para a compreensão mais nítida dos estoques, o conhecimento das principais funções que os mesmos desempenham nos mais variados tipos de organização, e que conheçamos as suas diferentes espécies. Ter noção clara das diversas naturezas de inventário, dentro do estudo da Administração de Material, evita distorções no planejamento e indica à gestão a forma de tratamento que deve ser dispensado a cada um deles, além de evitar que medidas corretas, aplicadas ao estoque errado, levem a resultados desastrosos, sobretudo, se considerarmos que, à vezes, consideráveis montantes de recursos estão vinculados a determinadas modalidades de estoque.
Cada espécie de inventário segue comportamentos próprios e sofre influências distintas, embora se sujeitando, em regra, aos mesmos princípios e às mesmas estruturas de controle. Assim, por exemplo, os estoques destinados à venda são sensíveis às solicitações impostas pelo mercado e decorrentes das alterações da oferta e procura e da capacidade de produção, enquanto os destinados ao consumo interno da empresa são influenciados pelas necessidades contínuas da produção, manutenção, das oficinas e dos demais serviços existentes. Já outras naturezas de estoque podem apresentar características bem próprias que, não estão sujeitas a influência alguma. É o caso dos estoques de sucata, não destinada ao reprocessamento ou beneficiamento e formados de refugos de fabricação ou de materiais obsoletos e inservíveis destinados à alienação e outros fins. Em uma indústria, estes estoques podem vir a formar-se aleatoriamente, ao longo do tempo, caracterizando-se como contingências de armazenagem. Acabam representando, mesmo, para algumas organizações, verdadeiras fontes de receitas ( extra operacional), enquanto os estoques destinados ao consumo interno constituem-se, tão somente, em despesas. Entretanto, esta divisão por si só, pode trazer dúvidas a partir da definição da natureza de cada um destes estoques. Se entendermos por produto acabado todo material resultante de um processo qualquer de fabricação, e por matérias-primas todo elemento bruto necessário ao fabrico de alguma coisa, perdendo as suas características físicas originais, mediante o processo de transformação a que foi submetido, podemos dizer, por exemplo, que a terra adubada, o cimento, a areia de fundição preparada com a bentonita, o melaço e outros produtos que são misturados a ela para dar maior consistência aos moldes que receberão o aço derretido para a confecção de peças constituem-se em produtos acabados para seus fabricantes, e em matérias-primas para seus consumidores que os utilizarão na fabricação de outros produtos.
Do mesmo modo, a terra, a argila, o melaço e a areia, em seu estado natural, podem constituir-se em insumos básicos de produção ou em produtos acabados, dependendo da finalidade ou do uso destes itens para a empresa. As porcas, as arruelas,
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os parafusos etc., empregados na montagem de um equipamento, por exemplo, são produtos semi-acabados para o montador, mas, para o fabricante que os vendeu, trata-se de produtos-finais.
Diante dos exemplos apresentados, surge, naturalmente, outra classificação: estoques de venda e de consumo interno. Para uma indústria, os produtos de sua fabricação integrarão os estoques de venda e, para outra, que os utilizará na produção de outro bem, integrarão os estoques de material de consumo. Por sua vez, o estoque de venda pode desdobrar-se em estoque de varejo e de atacado. O estoque de consumo pode subdividir-se em estoque de material específico e geral. Este último pode desdobrar-se, ainda, em estoque de artigos de escritório, de limpeza e conservação etc.
Temos assim, diferentes maneiras de se distinguir os estoques, considerando a natureza, finalidade, uso ou aplicação etc. dos materiais que os compõem. O importante, todavia, nestas classificações, que procuram mostrar os diferentes tipos de estoque e o que eles representam para cada empresa, é que elas servem de subsídios valiosos para a (o): configuração de um sistema de material; estruturação dos almoxarifados; estabelecimento do fluxo de informação do sistema; estabelecimento de uma classificação de material; política de centralização e descentralização dos almoxarifados; dimensionamento das áreas de armazenagem; planejamento na forma de controle físico e contábil.
10.2 FUNÇÕES DO ESTOQUE
As principais funções do estoque são:
Garantir o abastecimento de materiais à empresa, neutralizando os efeitos de:
Demora ou atraso no fornecimento de materiais; Sazonalidade no suprimento; Riscos de dificuldade no fornecimento.
Proporcionar economias de escala:
Através da compra ou produção em lotes econômicos; Pela flexibilidade do processo produtivo; Pela rapidez e eficiência no atendimento às necessidades.
Os estoques constituem um vínculo entre as etapas do processo de compra e venda - no processo de comercialização em empresas comerciais - e entre as etapas de compra, transformação e venda - no processo de produção em empresas industrias. Em qualquer ponto do processo formado por essas etapas, os estoques desempenham um papel importante na flexibilidade operacional da empresa. Funcionam como amortecedores das entradas e saídas entre as duas etapas dos processos de comercialização e de produção, pois minimizam os efeitos de erros de planejamento e as oscilações inesperadas de oferta e procura, ao mesmo tempo em que isolam ou diminuem as interdependências das diversas partes da organização empresarial.
10.3 CLASSIFICAÇÃO DE ESTOQUES
10.3.1 ESTOQUES DE MATÉRIAS-PRIMAS (MPS)
Os estoques de MPs constituem os insumos e materiais básicos que ingressam no processo produtivo da empresa. São os ítens iniciais para a produção dos produtos/serviços da empresa.
10.3.2 ESTOQUES DE MATERIAIS EM PROCESSAMENTO OU EM VIAS
Os estoques de materiais em processamento - também denominados materiais em vias - são constituídos de materiais que estão sendo processados ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo da empresa. Não estão nem no almoxarifado - por não serem mais MPs iniciais - nem no depósito - por ainda não serem Pas. Mais adiante serão transformadas em Pas.
10.3.3 ESTOQUES DE MATERIAIS SEMI-ACABADOS
Os estoques de materiais semi-acabados referem-se aos materiais parcialmente acabados, cujo processamento está em algum estágio intermediário de acabamento e que se encontram também ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo. Diferem dos materiais em processamento pelo seu estágio mais avançado, pois se encontram quase acabados, faltando apenas mais algumas etapas do processo produtivo para se transformarem em materiais acabados ou em PAs.
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10.3.4 ESTOQUES DE MATERIAIS ACABADOS OU COMPONENTES
Os estoques de materiais acabados - também denominados componentes - referem-se a peças isoladas ou componentes já acabados e prontos para serem anexados ao produto. São, na realidade, partes prontas ou montadas que, quando juntadas, constituirão o PA.
10.3.5 ESTOQUES DE PRODUTOS ACABADOS (PAS)
Os Estoques de Pas se referem aos produtos já prontos e acabados, cujo processamento foi completado inteiramente. Constituem o estágio final do processo produtivo e já passaram por todas as fases, como MP, materiais em processamento, materiais semi-acabados, materiais acabados e Pás.
10.4 CONTROLE DE ESTOQUES
O objetivo básico do controle de estoques é evitar a falta de material sem que esta diligência resulte em estoque excessivo às reais necessidades da empresa. O controle procura manter os níveis estabelecidos em equilíbrio com as necessidades de consumo ou das vendas e os custos daí decorrentes. Para mantermos este nível de água, no tanque, é preciso que a abertura ou o diâmetro do ralo permita vazão proporcional ao volume de água que sai pela torneira. Se fecharmos com o ralo destampado, interrompendo, assim, o fornecimento de água, o nível, em unidades volumétricas, chegará, após algum tempo, a zero. Por outro lado, se a mantivermos aberta e fecharmos o ralo, impedindo a vazão, o nível subirá até o ponto de transbordar. Ou, se o diâmetro do raio permite a saída da água, em volume maior que a entrada no tanque, precisaremos abrir mais a torneira, permitindo o fluxo maior para compensar o excesso de escapamento e evitar o esvaziamento do tanque.
De forma semelhante, os níveis dos estoques estão sujeitos à velocidade da demanda. Se a constância da procura sobre o material for maior que o tempo de ressuprimento, ou estas providências não forem tomadas em tempo oportuno, a fim de evitar a interrupção do fluxo de reabastecimento, teremos a situação de ruptura ou de esvaziamento do seu estoque, com prejuízos visíveis para a produção, manutenção, vendas etc.
Se, em outro caso, não dimensionarmos bem as necessidades do estoque, poderemos chegar ao ponto de excesso de material ou ao transbordamento dos seus níveis em relação à demanda real, com prejuízos para a circulação de capital.
O equilíbrio entre a demanda e a obtenção de material, onde atua , sobretudo, o controle de estoque, é um dos objetivos da gestão.
10.5 FUNÇÕES DO CONTROLE DE ESTOQUE
Para organizar um setor de controle de estoques, inicialmente devemos descrever suas funções principais que são:
Determinar "o que" deve permanecer em estoque. Número de itens; Determinar "quando" se devem reabastecer os estoques. Periodicidade; Determinar "quanto" de estoque será necessário para um período predeterminado; quantidade de compra; Acionar o Depto de Compras para executar aquisição de estoque; Receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades; Controlar os estoques em termos de quantidade e valor, e fornecer informações sobre a posição do
estoque; Manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estados dos materiais estocados; Identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados.
10.6 CLASSIFICAÇÃO ABC
A curva ABC é um importante instrumento para o administrador; ela permite identificar aqueles itens que justificam atenção e tratamento adequados quanto à sua administração. Obtém-se a curva ABC através da ordenação dos itens conforme a sua importância relativa.
Verifica-se, portanto, que, uma vez obtida a seqüência dos itens e sua classificação ABC, disso resulta imediatamente a aplicação preferencial das técnicas de gestão administrativas, conforme a importância dos itens. A curva ABC tem sido usada para a administração de estoques, para definição de políticas de vendas, estabelecimento de prioridades para a programação da produção e uma série de outros problemas usuais na empresa. Após os itens terem sido ordenados pela importância relativa, as classes da curva ABC podem ser definidas das seguintes maneiras:
Classe A: Grupo de itens mais importante que devem ser trabalhados com uma atenção especial pela administração.
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Classe B: Grupo intermediário.Classe C: Grupo de itens menos importantes em termos de movimentação, no entanto, requerem atenção pelo fato de
gerarem custo de manter estoque.
A classe "A" são os itens que nesse caso dão a sustentação de vendas, podemos perceber que apenas 20% dos itens correspondem a 80% do faturamento. (alta rotatividade).
A classe “B” responde por 30% dos itens em estoque e 15% do faturamento. (rotatividade média).
A classe "C" compreende a sozinha 50% dos itens em estoque, respondendo por apenas 5% do faturamento.
10.7 MONTAGEM DA CURVA ABC
Relacionar os itens analisados no período que estiver sendo analisado; Número ou referencia do produto; Nome do produto; Preços unitários atualizado; Valor total do consumo; Arrume os itens em ordem decrescente de valor; Some o total do faturamento; Defina os itens da classe "A" = 80% do faturamento; Fat. Classe "A" = Fat. Total x 80;100 Defina os itens da classe "B" = 15% do faturamento; Defina os itens da classe "C" = 5% do faturamento; Após conhecidos esses valores define-se os itens de cada classe.
10.8 NÍVEIS DE ESTOQUES
10.8.1 CURVA DENTE DE SERRA
A apresentação da movimentação (entrada e saída) de uma peça dentro de um sistema de estoque pode ser feita por um gráfico.
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O ciclo acima representado será sempre repetitivo e constante se:
Não existir alteração de consumo durante o tempo T; Não existirem falhas adm. que provoquem um esquecimento ao solicitar compra; O fornecedor nunca atrasar; Nenhuma entrega do fornecedor for rejeitada pelo controle de qualidade.
Como sabemos essa condição realmente não ocorre para isso devemos prever essas possíveis falhas na operação como representado abaixo:
No gráfico acima podemos notar, que durante os meses de junho, julho e agosto e setembro, o estoque esteve a zero e deixou de atender a uma quantidade de 80 peças. A partir dessa análise concluímos que deveríamos então estabelecer um estoque de segurança.
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10.9 TEMPO DE REPOSIÇÃO; PONTO DE PEDIDO
a) emissão do pedido - Tempo que se leva desde a emissão do pedido de compras até ele chegar ao fornecedor;
b) preparação do pedido - Tempo que leva o fornecedor para fabricar os produtos, separar, emitir faturamento e deixá-los em condições de serem transportados.
c) Transportes - Tempo que leva da saída do fornecedor até o recebimento pela empresa dos materiais encomendados.
Em virtude de sua grande importância, este tempo deve ser determinado de modo mais realista possível, pois as variações ocorridas durante esse tempo podem alterar toda a estrutura do sistema de estoques.
10.10 DETERMINAÇÃO DO PONTO DE PEDIDO (PP).
PP = C x TR + E.minOnde:PP = Ponto de pedido1- Emissão do pedido2- Preparação do pedido3- TransporteC = Consumo médio mensal / diaTR = Tempo de reposiçãoE.min = Estoque mínimo
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10.11 ESTOQUE MÍNIMO
Emin = Er + Pe x C
Onde:ER= Estoque de Reserva ou de Segurança;Pe = Prazo de Entrega;C = Consumo Diário
10.12 ESTOQUE MÍNIMO COM VARIAÇÃO.
E.min = T1 x (C2 - C1) + C2 x T4
Onde:T1 = Tempo para o consumo.C1 = Consumo normal mensalC2 = Consumo mensal maior que o normalT4 = Atraso no tempo de reposição
Exemplo:
Um produto possui um consumo mensal de 55 unidades. Qual deverá ser o estoque mínimo se o consumo aumentar para 60 unidades, considerando que o atraso de reposição seja de 20 dias e o tempo de reposição é de 30 dias.
E.min = 1 x (60 - 55) + 60 x 0,67E.min = 45,2 unidades, ou seja, 46 unidades
10.13 SISTEMA DE MÁXIMOS MÍNIMOS:
É utilizado quando há muita dificuldade para determinar o consumo ou quando ocorre variação no tempo de reposição. Esse sistema consiste em estimar os estoques máximos (Emax) e mínimos (Emin) para cada item, em função de uma expectativa de consumo previsto para determinado período de tempo. A partir daí, calcula-se o ponto de pedido (PP).
Estoque mínimo é uma quantidade em estoque que, quando atingida, determina a necessidade de encomendar um novo lote de material.
O Er, ou de segurança, é uma quantidade morta em estoque que somente é consumida em caso de extrema necessidade. Destina-se cobrir eventuais atrasos e garantir a continuidade do abastecimento da produção, sem o risco de falta de material, que provoca o custo da ruptura, isto é, o custo de paralisação da produção.
Ponto de pedido (PP) é uma quantidade de estoque que, quando atingida, deverá provocar um novo pedido de compra. Intervalo de reposição (IR), é o período de tempo entre duas reposições de material. È o intervalo de tempo entre dois PPs.
Para representar os sistemas máximos-mínimos, utilizamos a chamada curva dente de serra.
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10.14 CUSTO DE PEDIDO (B)
Chamaremos de B o custo de um pedido de compra. Para calcularmos o custo anual de todos os pedidos colocados no período de um ano é necessário multiplicar o custo de cada pedido pelo número de vezes que, em um ano, foi processado.
Se (N) for o número de pedidos efetuados durante um ano, o resultado será:B x N = custo total de pedidos (CTA)
O total das despesas que compõe o CTA é:a) Mão-de-obra - para emissão e processamento;b) Material- utilizado na confecção do pedido (papel, etc);c) Custos indiretos - despesas ligadas indiretamente com o pedido( telefone, luz, etc).Após apuração anual destas empresas teremos o custo total anual dos pedidos.Para calcular o custo unitário é só dividir o CTA pelo número total anual de pedidos.
B = CTA = Custo unitário do pedidoN- Método para cálculo do custo do pedido:1) Mão de obra : Salários e encargos + honorários do pessoal envolvido, anual;2) Material: Papel, caneta, envelope, material de informática, etc, anual;3) Custos indiretos: Telefone, luz, correios, reprodução, viagens, custo de área ocupada, servidor de Internet, etc, anual.
10.15 CUSTO DE ARMAZENAGEM (I)
Para calcular o custo de armazenagem de determinado material, podemos utilizar a seguinte expressão:
Custo de armazenagem = Q/2 x T x P x I
Onde:Q = Quantidade de material em estoque no tempo consideradoP = Preço unitário do materialI = Taxa de armazenamento, expressa geralmente em termos de porcentagem do custo unitário.T = Tempo considerado de armazenagem
10.16 TAXA DE ARMAZENAMENTO
a) Taxa de retorno de capitalIa = 100 x lucroValor estoquesb) Taxa de armazenamento físicoIb = 100 x S xAC x P
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Onde:S = área ocupada pelo estoqueA = custo anual do m² de armazenamentoC = consumo anualP = preço unitário
c) Taxa de seguroIc = 100 x custo anual do seguroValor estoque + edifíciosd) Taxa de transporte, manuseio e distribuiçãoId = 100 x depreciação anual do equipamentoValor do estoquee) Taxa de obsolescênciaIe = 100 x perdas anuais por obsolescênciaValor do estoquef) Outras taxas (água, luz...)If = 100 x despesas anuaisValor do estoque
Conclui-se então, que a taxa de armazenamento é:I = Ia + Ib + Ic + Id + Ie + If
Obs: Esses valores acima devem ser facilmente encontrados no setor contábil da empresa.
10.17 LOTE ECONÔMICO
O Lote Econômico de Compra ( Lec ) é o resultado de um procedimento matemático, através do qual a empresa adquire o material necessário às suas atividades pelo seu custo mais baixo. Essa prática torna possível diluir os custos fixos entre muitas unidades e, portanto, reduzir o custo unitário. Isso, porém, não se consegue de graça: - estoques são criados e custam dinheiro.
Portanto, não se deve levar tal procedimento muito longe, pois se as ordens de reposição se tornam muito grandes, os estoques resultantes crescem além de certos limites e, os custos tanto de capital como de manuseio, excedem as possíveis economias em custos de transporte, produção e administração.
Deve-se procurar um tamanho de lote que minimize o custo total anual.
Os elementos que influenciam essa determinação são:I- Taxa de custo ou de posseCO - Custo de aquisição ou de compra (custo de obter)P- Preço unitário do itemD- Demanda anualA fórmula, a seguir, se encontra deduzida em vários livros:
Exemplo:
O consumo de determinada peça é de 20.000 unidades por ano. O custo de armazenagem por peça e de $ 1,90 por ano e o custo de pedido é de $ 500,00.
Fórmula:Lec = √ 2 d.COp.i
10.18 RESTRIÇÕES AO LOTE ECONÔMICO DE COMPRA
Espaço de Armazenagem - uma empresa que passa a adotar o método em seus estoques, pode deparar-se com o problema de falta de espaço, pois, às vezes, os lotes de compra recomendados pelo sistema não coincidem coma capacidade de armazenagem do almoxarifado;
Variações do Preço de Material - Em economias inflacionarias calcular e adquirir a quantidade ideal ou econômica de compra, com base nos preços atuais para suprir o dia de amanhã, implicaria, de certa forma, refazer os cálculos tantas vezes quantas fossem as alterações de preços sofridas pelo material ao longo do período, o que não se verifica , com constância, nos países de economia relativamente estável, onde o preço permanece estacionário por períodos mais longos;
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Dificuldade de Aplicação - Esta dificuldade decorre, em grande parte, da falta de registros ou da dificuldade de levantamento dos dados de custos. Entretanto, com referência a este aspecto, erros, por maiores que sejam, na apuração destes custos não afetam de forma significativa o resultado ou a solução final. São poucos sensíveis à alterações razoáveis nos fatores de custo considerados. Estes são, portanto, sempre de precisão relativa;
Natureza do Material - Pode vir a se constituir em fator de dificuldade. O material poderá tornar-se obsoleto ou deteriorar-se;
Natureza de Consumo - A aplicação do lote econômico de compra pressupõe, em regra, um tipo, de demanda regular e constante, com distribuição uniforme. Como isto nem sempre ocorre com relação à boa parte dos itens, é possível que não consigamos resultados satisfatórios ou esperados com os materiais cujo consumo seja de ordem aleatória e descontínua.
Podemos, nestas circunstâncias, obter uma quantidade pequena que inviabilize a sua utilização.
10.19 O ARMAZENAMENTO
Na definição do local adequado para o armazenamento devemos considerar:
Volume das mercadorias / espaço disponível; Resistência / tipo das mercadorias (itens de fino acabamento); Número de itens; Temperatura, umidade, incidência de sol, chuva, etc; Manutenção das embalagens originais / tipos de embalagens; Velocidade necessária no atendimento; O sistema de estocagem escolhido deve seguir algumas técnicas imprescindíveis na Adm. de Materiais. As
principais técnicas de estocagem são:
a) Carga unitária: Dá-se o nome de carga unitária à carga constituída de embalagens de transporte que arranjam ou acondicionam uma certa quantidade de material para possibilitar o seu manuseio, transporte e armazenamento como se fosse uma unidade. A formação de carga unitária se através de pallets. Pallet é um estrado de madeira padronizado, de diversas dimensões. Suas medidas convencionais básicas são 1.100mm x 1.100mm, como padrão internacional para se adequar aos diversos meios de transportes e armazenagem;
b) Caixas ou Gavetas: É a técnica de estocagem ideal para materiais de pequenas dimensões, como parafusos, arruelas, e alguns materiais de escritório; materiais em processamento, semi acabados ou acabados. Os tamanhos e materiais utilizados na sua construção serão os mais variados em função das necessidades específicas de cada atividade.
c) Prateleiras: É uma técnica de estocagem destinada a materiais de tamanhos diversos e para o apoio de gavetas ou caixas padronizadas. Também como as caixas poderão ser construídas de diversos materiais conforme a conveniência da atividade. As prateleiras constitui o meio de estocagem mais simples e econômico.
d) Raques: Ao raques são construídos para acomodar peças longas e estreitas como tubos, barras, tiras, etc.
e) Empilhamento: Trata-se de uma variante da estocagem de caixas para aproveitamento do espaço vertical. As caixas ou pallets são empilhados uns sobre os outros, obedecendo a uma distribuição eqüitativa de cargas. Container Flexível: È uma das técnicas mais recentes de estocagem, é uma espécie de saco feito com tecido resistente e borracha vulcanizada, com um revestimento interno conforme o uso.
10.20 PLANEJAMENTO FÍSICO DE UM ARMAZÉM
Os princípios para o planejamento físico de um armazém, são:
Planejar o conjunto, e depois, o detalhe; Obter a disposição ideal, e depois, a disposição prática; Planejar cada armazém a partir das necessidades a serem servidas; Planejar a distribuição interna baseando-se no tráfego e nos meios; Projetar o edifício partindo da distribuição; Planejar com visão clara; Trabalhar em equipe; Comprovar o plano / criticar.
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O bom projeto de um armazém leva em considerações todos os fatores envolvidos e a utilização da metodologia PQRST, garantirá o seu cumprimento.
P: Produto – Material: O que será armazenado? Q: Quantidade – Volume: Quanto de cada material será armazenado? R: Roteiro – Processo: Onde serão estocados os itens? S: Serviços de apoio: Como será a estocagem dos itens? T: Tempo: Por quanto tempo serão armazenados os materiais?
Outras ferramentas utilizadas são o gráfico P/Q, onde P representa produtos e Qual as suas quantidades, curva ABC e gráfico de Paretto.
A curva ABC para a estocagem pode ser orientada para as entradas, para as saídas com separação individual conforme requisição e orientada para entrada e saída do estoque.
Classe A: itens de alta movimentação. Classe B: itens de média movimentação. Classe C: itens de baixa movimentação.
Estocagem orientada para as entradas.Có
digoVolume da Embalagem de
EntradaDemanda por período % sobre a
somaDa
peça(m3 / caixa) - A (caixa / mês) B A x B A x B
101
0,60 10.000 6.000 12,5%
102
0,70 12.000 8.400 17,4%
103
0,45 4.000 1.800 3,7%
104
0,10 60.000 6.000 12,5%
105
0,80 13.000 10.400 21,6%
106
1,10 8.000 8.800 18,3%
107
0,90 7.500 6.750 14,0%
Soma A x B => 48.150 100,0%
Estocagem orientada para a saída, com separação individual, Conforme solicitação de pedidos.
Código
Volume Unitário Qtde Requisitada por Período
No. de Requisições ou Pedidos % sobre a soma
Da peça
(m3 / unidade) - A (unidade / mês) B (req. / mês) C A x B / C A x B
101
0,60 8.000 800 6,00 35,5%
102
0,01 12.000 1.000 0,12 0,7%
103
0,15 3.600 200 2,70 16,0%
104
0,10 50.000 1.200 4,17 24,7%
105
0,20 12.500 2.000 1,25 7,4%
106
0,11 8.000 700 1,26 7,4%
107
0,10 7.000 500 1,40 8,3%
Soma A x B / C=> 16,9 100,0%
Localização orientada para entrada e saída do estoque.
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Código
A x B A x B / C 1 / 2 % sobre a soma
da peça
(m3 / mês) 1 (m3 / req.) 2 (req. / mês) 1 / 2
101
6.000 6,00 1.000 1,1%
102
8.400 0,12 70.000 75,1%
103
1.800 2,70 667 0,7%
104
6.000 4,17 1.439 1,5%
105
10.400 1,25 8.320 8,9%
106
8.800 1,26 6.984 7,5%
107
6.750 1,40 4.821 5,2%
Soma 1 / 2 => 93.231,1 100,0%
10.21 CORES DE SEGURANÇA
São as empregadas para a identificação de equipamentos, delimitação de áreas e advertência contra perigos.A NBR-76 da ABNT, que regula o assunto em pormenores, deverá ser obedecida, permitindo-se pequenas variações de
tonalidades, desde que possam ser denominadas pelas mesmas expressões.
As cores e os respectivos campos de aplicação são os seguintes:
Vermelho – é a cor adotada principalmente para identificar equipamentos contra incêndio. Deverá também ser empregada em portas de saídas de emergência, em luzes de barricadas e tapumes de obstrução, e em botões interruptores de circuitos elétricos para paradas de emergência, tais como:
Extintores, hidrantes e bombas de incêndio; Caixas e sirenes de alarmes de incêndio; Placas localizadoras de equipamentos contra incêndio; Viaturas de combate a incêndio; Caixas com cobertores para abafamento de chamas; Localização de mangueiras de incêndio (a cor deverá ser usada no carretel, no suporte, na moldura de
caixa de nicho); Baldes de areia ou água para combate a incêndio; Tubulações, válvulas e hastes de sistemas de aspersão de água.
Alaranjado – é a cor adotada para indicar “alerta” e assinalar:
Partes internas das guardas de máquinas, que poderão ser removidas ou abertas; Faces internas de caixas protetoras de dispositivos elétricos; Faces externas de polias e engrenagens.
Amarelo – é a cor adotada para indicar “cuidado” , usada também em combinação com listras e quadrados pretos quando houver necessidade de melhor visibilidade de sinalização:
Partes baixas de escadas portáteis; Corrimãos, parapeitos, pisos e partes inferiores de escadas que apresentam perigo; Espelhos de degraus de escadas; Bordas desguarnecidas de plataformas sem corrimão e de aberturas no solo (poços, entradas subterrâneas,
etc.); Bordas horizontais de elevadores com fechamento vertical; Faixas do piso de entrada de elevadores e plataformas de carga; Meios-fios, desde que haja necessidade de advertência; Paredes de fundo de corredores sem saída e avisos de advertência; Cavaletes, porteiras e lanças de cancela; Cabines, caçambas;
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Equipamentos de movimentação de advertência; Pilastras, vigas, postes, colunas e partes salientes de estruturas e equipamentos; Comandos e equipamentos suspensos; Bandeiras de advertência (combinado com preto); Pára-choques de viaturas de movimentação de carga (combinado com preto); Laterais de degraus de escadas-rolantes.
Verde – é a cor adotada para indicar “segurança” e assinalar:
Caixas de equipamentos de urgência; Caixas de máscaras contra gases; Chuveiros de segurança; Fontes lavadoras de olhos; Macas e padiolas; Quadros de aviso; Portas de entrada de salas de curativos.
Azul – é a cor adotada para indicar “cuidado”, ficando o seu emprego limitado a avisos contra uso e movimentação de equipamentos que deverão permanecer fora de serviço. É empregada em barreiras e bandeirolas de advertência localizadas nos postos de comando de partida ou fontes de energia. Sinais de advertência devem ser usados nos seguintes equipamentos:
Estufas, fornos e caldeiras; Tanques e válvulas; Elevadores, escadas e andaimes; Caixas de controle elétrico; Entradas para caixas subterrâneas.
Púrpura – é a cor adotada para indicar “perigo”, provenientes das radiações eletromagnéticas penetrantes e partículas nucleares tais como:
Portas e aberturas de acesso a locais destinados à manipulação e à estocagem de materiais radioativos ou contaminados pela radioatividade;
Recipientes de materiais radioativos ou de refugos de materiais contaminados; Sinais luminosos para indicar equipamentos produtores de radiações eletromagnéticas penetrantes e
partículas nucleares.
Branco – é a cor adotada para assinalar:
Passadiços e corredores de circulação (faixas de localização e largura); Direção e circulação (sinais); Localização de bebedouros; Localização de coletores de resíduos; Delimitação de áreas de estocagem; Delimitação de áreas de localização de equipamentos de emergência.
Preto – é a cor adotada em substituição ao branco ou combinada a este, quando as condições locais o aconselharem. É empregada para identificar coletores de resíduos.
11 EMBALAGEM
A embalagem tem um impacto relevante sobre o custo e a produtividade dos sistemas logísticos. A compra de materiais de embalagem, a execução de operações automatizadas ou manuais de embalagem e a necessidade subsequente de descartar a própria embalagem representam os custos mais evidentes. O que não é imediatamente notado, contudo, é que os custos de compra e de eliminação das embalagens são absorvidos pelas empresas nas pontas extremas do canal de distribuição e que os ganhos de produtividade gerados pela embalagem são diluídos por todo o sistema logístico. Assim, o impacto da embalagem passa facilmente despercebido ou é, no mínimo, subestimado.
11.1 PERSPECTIVAS
A embalagem é geralmente classificada em dois tipos: embalagem para o consumidor, com ênfase em marketing, e embalagem industrial, com ênfase na logística.
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11.1.1 EMBALAGEM PARA O CONSUMIDOR (ÊNFASE EM MARKETING)
O projeto final da embalagem é mais freqüentemente baseado nas necessidades de fabricação e de marketing, negligenciando as necessidades de logística. O projeto da embalagem de consumo dever ser voltado para a conveniência do consumidor, ter apelo de mercado, boa acomodação nas prateleiras dos varejistas e dar proteção ao produto. Geralmente embalagens ideais de consumo (por exemplo, grandes embalagens e tamanhos inusitados, que aumentam a visibilidade para o consumidor) sãomuito problemáticas do ponto de vista logístico. Um projeto adequado de embalagem deve considerar todas as necessidades logísticas ligadas a ela. Para isso, deve ser feito um estudo de como a embalagem é influenciada por todos os componentes do sistema logístico.
11.1.2 EMBALAGEM INDUSTRIAL (ÊNFASE EM LOGÍSTICA)
Produtos e peças são embalados geralmente em caixas de papelão, sacos, pequenas caixas, ou mesmo barris, para maior eficiência no manuseio. Essas embalagens são usadas para agrupar produtos e são chamadas embalagens secundárias. Quando as embalagens secundárias são agrupadas em unidades maiores, para fins de manuseio, essa formação é chamada unitização. As embalagens secundárias e as cargas unitizadas são as unidades básicas de manuseio nos canais logísticos. O peso, a cubagem e a fragilidade das embalagens secundárias utilizadas nas operações de linhas de produção determinam as necessidades de manuseio e de transporte. Se a embalagem não é projetada para proporcionar um processamento eficiente, o desempenho de todo o sistema logístico sofre as conseqüências. Naturalmente, considerações logísticas não podem dominar inteiramente o projeto das embalagens. A embalagem ideal, para as atividades de manuseio de materiais e de transporte, é um cubo perfeito, de comprimento, largura e altura iguais, com a maior densidade de acomodação possível. No entanto, tal embalagem raramente existe. O ponto mais importante a ser considerado é que as necessidades logísticas devem ser avaliadas juntamente com as necessidades de produção, marketing e projeto de produto, quando da padronização de embalagens secundárias. Um fator crítico com o qual o projeto de embalagens defronta é a determinação do grau de proteção necessária aos fatores externos. O desenho e o material da embalagem devem ser combinados para garantir o nível de proteção desejado, sem, no entanto, incorrer em custos elevados de superdimensionamento.
Uma embalagem, todavia, pode ser feita do material correto e não proporcionar a proteção necessária. Alcançar uma solução satisfatória para uma embalagem implica definir o nível de avarias aceitável sob condições normais, e então adotar uma combinação de desenho e de materiais capaz de atender às especificações escolhidas. Pontos importantes a serem considerados são: (1) que na maioria dos casos o custo para obter proteção total é proibitivo e (2) que a embalagem é sempre uma combinação entre o desenho e o material do qual é feita. As três funções principais de uma embalagem podem, geralmente, ser descritas como proteção contra avarias, utilidade e eficiência, e comunicação.
11.1.3 PROTEÇÃO CONTRA AVARIAS
Uma função importante das embalagens secundárias é proteger os produtos das avarias durante o manuseio e a armazenagem, num sistema logístico. As embalagens secundárias também servem como proteção contra furtos. Para alcançar um grau desejado de proteção, é necessário adequar a embalagem ao produto e selecionar o material dela. A questão principal é estabelecer o grau desejado de proteção ao produto.
Como já dito, o custo de proteção total é proibitivo para a maioria dos produtos. Os fatores determinantes do grau de proteção são o valor e a fragilidade do produto: quanto mais elevado for o valor, maior a justificativa econômica para uma proteção quase total. Se um produto é frágil e de elevado valor o custo de proteção total pode ser significativo.
A suscetibilidade de uma embalagem à avaria está diretamente relacionada com o ambiente no qual ela se movimenta e é armazenada. A fragilidade de um produto pode ser medida por meio de testes, tanto do produto como da embalagem, com o uso de equipamentos de choque e de vibração.se o custo das necessidades de embalagem é proibitivo, devem ser considerados projetos alternativos do produto, por meio do uso dos mesmos equipamentos usados para os testes. O objetivo final é determinar exatamente a embalagem necessária para proteger o produto. O ambiente também deve ser estudado quanto a suas características físicas e aos fatores que o compõem.
11.1.4 AMBIENTE FÍSICO
O ambiente físico que envolve um produto é o ambiente logístico. Esse ambiente tanto influencia quanto é influenciado pela possibilidade de avaria. A avaria da embalagem resulta dos sistemas usados para transporte, armazenagem e manuseio. Em depósitos próprios, com meios específicos de manuseio, os produtos movem-se para seus destinos num ambiente relativamente controlado. Já com transportadores fretados, os produtos entram num ambiente sem controle. Podem ser manuseados em terminais de separação de cargas e transportados por diferentes veículos. Quanto menos controle a empresa tiver sobre o ambiente físico, maiores devem ser as precauções com a embalagem para evitar avarias. O ambiente logístico influencia, portanto, as decisões relativas ao projeto da embalagem.
Durante o processamento logístico, o produto pode passar por várias situações suscetíveis a avarias. As quatro causas mais comuns de avarias são a vibração, o impacto, a perfuração e a compressão. Num sistema logístico, essas causas podem ocorrer simultâneamente esteja o produto em trânsito ou sob manuseio. Além disso, também podem ocorrer falhas no empilhamento que podem resultar em avarias. O leque de possíveis avarias provocadas por um empilhamento malfeito vai
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desde avarias à superfície da embalagem por contato, como manchas e desfiguração, até seu completo esmagamento, deformação e quebra.
Em trânsito, a possibilidade de avarias pode ser significativamente reduzida. Os métodos mais comuns são a amarração dos volumes, a fixação, também por amarração à carroçaria do veículo, o uso de calços para impedir o deslizamento, a vibração e o choque entre as mercadorias. O melhor método de prevenção contras avarias é carregar as carretas ou os vagões utilizando ao máximo o espaço útil, compactando as mercadorias, para reduzir o deslizamento. A adequada disposição da carga e sua amarração minimizam a necessidade de prevenção de avarias que as embalagens devem oferecer.
11.1.5 FATORES EXTERNOS
Os fatores ambientais que afetam a embalagem são a temperatura, a umidade e os materiais estranhos. Na maioria das vezes, esses fatores ambientais estão fora do controle da gerência logística. Ainda assim, o nível de proteção da embalagem deve ser projetado para atender a uma faixa de possíveis adversidades em trânsito. O principal problema na avaliação dos fatores ambientais é determinar antecipadamente os impactos sobre o conteúdo das embalagens, no que diz respeito à deterioração.
Temperaturas extremas afetam, obviamente, o conteúdo das embalagens. Quando expostos a temperaturas muito altas, alguns produtos derretem, estragam, descascam, fundem-se uns com os outros, ou perdem as cores. Expostos ao frio, podem quebrar, rachar, ou mesmo estragarem-se completamente. A embalagem pode apenas oferecer uma mínima proteção contras as temperaturas extremas.
Outro impacto de natureza ambiental é causado por água e vapor. O efeito da umidade é, por muitas razões, muito mais crucial do que o efeito de temperaturas extremas sobre o conteúdo das embalagens. Normalmente, os produtos têm limitada tolerância à água sem sofrerem dissolução, separação, corrosão. A exposição à água ocorre, sobretudo durante operações de transferência entre empresas transportadoras ou distribuidoras. Nesses casos, a embalagem pode constituir a única proteção do produto. Mesmo protegida, a embalagem pode facilmente perder sua identificação exterior, por exposição à umidade excessiva.
Materiais estranhos provocam avarias e perda de estabilidade. O conteúdo de uma embalagem pode contaminar-se, por exemplo, ao absorver sabores e odores, se exposto por longo período a produtos químicos, materiais nocivos ou tóxicos. Alguns produtos precisam receber cuidados extremos contra insetos e roedores. Às vezes, a embalagem deve oferecer proteção contra exposição prolongada ao ar ou à luz.
11.1.6 UTILIDADE E EFICIÊNCIA DO MANUSEIO DE MATERIAIS
A utilidade de uma embalagem está ligada à forma como ela afeta tanto a produtividade quanto à eficiência logística. Todas as operações logísticas são afetadas pela utilidade da embalagem – desde o carregamento do caminhão e a produtividade na separação de pedidos até a utilização do espaço cúbico no armazenamento e no transporte.
A produtividade logística é a relação entre o volume de saída de uma atividade logística (exemplo: carregamento de um caminhão) e os recursos despendidos (mão-de-obra e tempo de empilhadeiras). A maior parte dos estudos de produtividade concentram-se no esforço para se obter o máximo dos recursos despendidos. No entanto, iniciativas na área de embalagem também pssibilitam aumentos na produtividade. Quase todos os indicadores de produtividade das atividades logísticas podem ser expressos como a quantidade de volumes, ou embalagens, carregadas por hora numa carreta; ou quantidade separada por hora num depósito. A eficiência do manuseio de materiais é fortemente influenciada pela natureza do produto, pela unitização e pelas características em termos de comunicação.
11.1.7 CARACTERÍSTICAS DOS PRODUTOS
A embalagem dos produtos sob determinadas configurações e as quantidades padronizadas contribuem para aumentar a produtividade das atividades logísticas. A redução do tamanho da embalagem, por exemplo, pode melhorar a utilização do espaço cúbico. Isso pode ser conseguido pelo aumento no nível de concentração dos produtos (casos como suco de laranja e amaciante de roupa); eliminando o ar dentro das embalagens; ou entregando os produtos desmontados, com base no encaixe perfeito entre os diversos componentes do produto. Alguns especialistas acreditam que o aumento da utilização do espaço cúbico representa a maior oportunidade de avanço técnico da embalagem, e que, em linhas gerais, a cubagem das embalagens poderia ser reduzida 50%, fato este que duplicaria a eficiência do transporte.
11.1.8 UNITIZAÇÃO
O termo significa agrupamento de caixas numa carga única, formando um só volume, para manuseio ou transporte. Os termos conteinerização e paletização comportam todas as formas de unitização, desde a ligação de duas embalagens
secundárias com fita adesiva até o uso de equipamento especializado de transporte.todos os tipos de conteinerização e paletização têm o objetivo básico de aumentar a eficiência do manuseio de materiais.
As cargas unitizadas apresentam muitas vantagens. Em primeiro lugar, são reduzidos o tempo de descarga e o congestionamento no ponto de destino.em segundo lugar, é facilitado o manuseio de materiais, pela simplificação na verificação das mercadorias, em sua entrada, e no rápido posicionamento para separação de pedidos.cargas unitizadas tomam somente
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um quinto do tempo necessário no manuseio convencional. Por último, a quantidade de avarias em trânsito pode ser reduzida pela adoção de cargas unitizadas e equipamentos especializados para o transporte. Todos esses fatores reduzem custos logísticos.
11.1.9 COMUNICAÇÃO
Outra função importante da embalagem é a comunicação, ou transferência de informação. Essa função é cada vez mais crítica para a identificação do conteúdo da embalagem, seu rastreamento e manuseio, à medida que essas atividades se tornam mais importantes e necessárias ao aumento da produtividade.
Identificação de conteúdo: o papel mais óbvio da comunicação é identificar o conteúdo da embalagem para todas empresas do canal de distribuição. As informações normais incluem: fabricante, produto, tipo de embalagem, quantidade e código de barras. As informações contidas na embalagem secundária são usadas para identificar o produto no recebimento, na separação de pedidos e na verificação de cargas. A visibilidade também deve ser uma das considerações principais. O pessoal do manuseio deve poder ver as etiquetas a distâncias razoáveis, de todas as direções. A única exceção a ser considerada é com relação a produtos de alto valor, que frequentemente apresentam etiquetas pequenas para reduzir a probabilidade de roubo de carga.
Rastreamento: o rastreamento é outro aspecto importante da embalagem logística. Um sistema de manuseio de materiais com bom nível de controle deve ter capacidade de rastrear o produto no recebimento, na armazenagem, na separação e na expedição.
Instruções de manuseio: outro papel da embalagem para a atividade logística é transmitir instruções de manuseio e de prevenção contra avarias. As informações devem incluir pormenores relevantes de manuseio, tais como se a embalagem é de vidro, se há restrições de temperatura e o grau de empilhamento, além de outras considerações ambientais.se o produto é perigoso, como no caso dos produtos químicos, a embalagem ou o material que a acompanha deve conter instruções sobre como proceder nos casos de vazamentos e avarias da embalagem.
11.1.10 MATERIAIS TRADICIONAIS
São usados diversos tipos de materiais em embalagens para uso na log’sitica, desde caixas de papelão ondulado, sacos, latas de folha de flandres, baldes, tambores, engradados e outras embalagens de papel multifolhado.
Sacos são emblagens de papel ou de material plástico que dão proteção, na forma de embrulhos, podendo também conter produtos soltos.são flexíveis e facilmente descartáveis.suas desvantagens são a pouca proteção contra avarias e sua impossibilidade para uso com uma grande variedade de produtos.
Caixas de material plástico de alta densidade são emblagens com tampa similares às caixas que se compram para uso doméstico. São rígidas e restistentes e oferecem proteção substancial aos produtos. Seus pontos fracos são a inflexibilidade, o peso e a necessidade de seu retorno à origem, por motivos econômicos.
Fitas plásticas são usadas para enfaixar e unitizar cargas compostas por caixas pequenas, para que o conjunto possa ser manuseado como uma única embalagem de maiores proporções. As fitas têm normalmente entre um e três centímetros de largura e são enroladas bem apertadas ao redor das embalagens.
A forração com espuma plástica é feita com as conhecidas partículas utilizadas para embalar produtos de formatos assimétricos em caixas padronizadas. As partículas são leves e não aumentam o custo de transporte, proporcionando grande proteção. Suas desvantagens são os problemas ambientais ligados ao descarte.
A flexibilização na regulamentação dos padrões tradicionais de embalagens secundárias, o ambiente competitivo que encoraja a adoção de sistemas integrados e a inovação tecnológica deram início ao renascimento da embalagem para fins logísticos. As empresas estão pesquisando, cada vez mais, materiais e formas alternativas de embalagem, bem como encorajando experiências com novos sistemas de embalagem, menos caros e mais criativos.
12 MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAIS
A movimentação de materiais é uma atividade interna na empresa, inerente a todo sistema produtivo, e, está relacionada aos deslocamentos de matérias-primas, componentes em processo ou produtos acabados. Portanto, todas as características devem ser consideradas, porque é parte inseparável do sistema, garantindo desta maneira o abastecimento e a seqüência entre os diversos postos de trabalho.
Movimentar materiais é uma tarefa que demanda grande esforço. A utilização de equipamentos adequados para cada tipo de material a ser transportado pode contribuir para uma melhor execução desta tarefa. Cada vez mais, novos equipamentos, mais modernos e sofisticados, são introduzidos no mercado, e a escolha do melhor equipamento depende de muitas variáveis, como o custo, o produto a ser manuseado, a necessidade ou não de mão-de-obra especializada, espaço disponível, entre outros.
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O manuseio ou a movimentação interna de produtos e materiais significa transportar pequenas quantidades de bens por distâncias relativamente pequenas, quando comparadas com as distâncias na movimentação de longo curso executadas pelas companhias transportadoras. É atividade executada em depósitos, fábricas, e lojas, assim como no transbordo entre tipos de transporte. Seu interesse concentra-se na movimentação rápida e de baixo custo das mercadorias. Métodos e equipamentos de movimentação interna ineficientes podem acarretar altos custos para a empresa devido ao fato de que a atividade de manuseio deve ser repetida muitas vezes e envolve a segurança e integridade dos produtos.
Ela pode ser horizontal, quando os deslocamentos se dão dentro de um espaço plano e em um mesmo nível, ou vertical, quando utiliza diversos níveis de altura.
Devido a não estar relacionada diretamente ao produto final, o custo total gerado por esta atividade, tem sido objeto de estudo e de grandes investimentos nos últimos tempos, isto porque não agrega valor ao produto final, e, portanto, deverá ser muito bem administrada em todo o seu processo.
Pode-se citar como principais finalidades para uma administração da movimentação de materiais eficiente, os seguintes fatores:
12.1 AUMENTAR A CAPACIDADE PRODUTIVA DA EMPRESA.
O aumento da capacidade produtiva da empresa pode ser atingido através da: redução do tempo de fabricação; incremento da produção, através da intensificação do abastecimento de materiais aos postos produtivos; utilização racional da capacidade de armazenagem, utilizando plenamente o espaço disponível e
aumentando a área útil da fábrica.
12.2 MELHORAR AS CONDIÇÕES DE TRABALHO.
A melhoria das condições de trabalho pode, entre outros benefícios, proporcionar: maior segurança e redução de acidentes durante as operações com materiais; redução da fadiga nas operações com materiais e maior conforto para os operadores; aumento da produtividade da mão-de-obra.
12.3 REDUZIR OS CUSTOS DE PRODUÇÃO.
Pode-se obter uma redução significativa de custos através: da utilização de equipamentos de manuseio e de transporte de materiais adequados, com a diminuição de
transportes manuais; da eliminação de perdas e estragos de materiais com a aplicação de técnicas de acondicionamento e de
transportes; de menores despesas de transporte e menores níveis de estoque de
materiais.
Para se atingir um sistema de transporte interno eficiente e que tenha custos minimizados, torna-se importante conhecer e adotar certos princípios básicos para a economia de movimentos, a saber:
Obedecer ao fluxo do processo produtivo e utilizar meios de movimentação que facilitem esse fluxo; Reduzir distâncias ou eliminar/reduzir todos os transportes entre as operações; Usar a força da gravidade sempre que possível; Minimizar a manipulação, preferindo meios mecânicos; Considerar sempre a segurança do pessoal envolvido; Utilizar cargas unitárias sempre que possível; Procurar a utilização máxima do equipamento; Prever sempre um sistema alternativo de transporte, para uso em caso de falha do principal.
Para a definição dos fluxos e equipamentos necessários, devem ser analisados juntamente com o arranjo físico, levando em consideração os seguintes aspectos principais:
O produto/serviço gerado pela empresa, suas dimensões, características, quantidade a ser movimentada, possibilidades de alterações, etc.;
O tipo de edificação e suas características, como espaço, dimensão da área e corredores, tamanho das portas, resistência do piso, leiaute, possibilidades de alterações, etc.;
O processo produtivo utilizado, como sistema de produção, seqüência das operações, tecnologia utilizada, máquinas e equipamentos de produção, métodos de trabalho, etc.;
Necessidades de movimentação de materiais em função de métodos de trabalho, de abastecimento de
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materiais e de armazenamento dos mesmos.
Pode-se dividir os diversos tipos de equipamentos de movimentação de materiais, como sendo:
12.4 VEÍCULOS INDUSTRIAIS
São os equipamentos indicados para a movimentação de materiais entre pontos sem limites fixos ou predefinidos. São os mais versáteis.
Carrinhos: São os equipamentos mais simples. Consistem em plataformas com rodas e um timão direcional. Possuem vantagens como baixo custo, versatilidade, manutenção quase inexistente. Desvantagens: Capacidade de carga limitada, baixa velocidade e produção, exigem mão-de-obra.
Paleteiras ou Transpaletes: Carrinhos com braços metálicos em forma de garfo e um pistão hidráulico para a elevação da carga (pequena elevação). As paleteiras podem ser motorizadas ou não.
Empilhadeiras: podem ser elétricas ou de combustão interna (verificar ventilação). São usadas quando o peso e as distâncias são maiores (se comparadas com o carrinho) As mais comuns são as frontais de contrapeso. Vantagens: livre escolha do caminho, exige pouca largura dos corredores, segurança ao operário e à carga, diminui a mão-de-obra. Desvantagens: retornam quase sempre vazias, exige operador especializado, exige paletização de cargas pequenas.
12.5 TRANSPORTADORES CONTÍNUOS
São utilizados para os casos de movimentação constante e ininterrupta de materiais entre dois pontos predeterminados. Sua maior aplicação na indústria é a linha de montagem na produção em série e também nas indústrias de mineração, terminais de carga e descarga, terminais de recepção e expedição ou em armazéns.
Exemplos de sistemas de transportes contínuos:
Esteiras transportadoras: São equipamentos de ampla aplicação, podem ser de correia, fita ou de tela metálica utilizadas geralmente para grandes quantidades de material.
Fitas metálicas: podem ser feitas de aço-carbono, aço inoxidável e aço revestido por borracha. Nas esteiras o ângulo máximo de inclinação é função das características do material (entre 20 e 35º).
Esteiras transportadoras: apresentam a desvantagem de possuir uma pequena flexibilidade na trajetória.Transportadores de roscas: São indicados para a movimentação de materiais pulverizados não corrosivos ou
abrasivos. Utilizados em silos, moinhos, indústria farmacêutica, etc. O transporte é feito através da rotação do eixo longitudinal do equipamento.
Transportadores magnéticos: utilizado para a movimentação de peças e recipientes de ferro e aço. Consiste em duas faixas de ferro magnetizadas por ímãs permanentes colocados na parte posterior de um transportador de fita, com um pólo em cada faixa, assim, o material ferroso é conduzido e atraído simultaneamente, podendo seguir em trajetórias verticais e horizontais, ser virado, frendo, etc. Vantagens: é silencioso, requer pouco espaço e manutenção, trabalha até embaixo d’água. Desvantagens: só transporta materiais ferrosos.
Transportadores pneumáticos: utilizado para transporte de materiais granulados em silos, moinhos e portos. Constituem-se em um conjunto de tubulações e de um sistema motor que produz a corrente de ar. Vantagens: funcionam em qualquer tipo de trajeto, vedação completa, requer pouco espaço, baixos custos de manutenção. Desvantagens: somente utilizado para materiais de pequena granulometria e não abrasivos.
Transportadores de roletes livres: não há mecanismo de acionamento (somente a força da gravidade ou manual). É um sistema de transporte econômico, não há manutenção, permite o transporte de todos os materiais não a granel. A superfície de fundo do material deve ser dura e plana e no mínimo 3 roletes devem estar agindo simultaneamente sobre a carga.
Transportadores de correntes: Evita problemas de contaminação, permite o aproveitamento do espaço aéreo, gasto inicial e manutenção baixos.
12.6 SISTEMAS DE MANUSEIO PARA ÁREAS RESTRITAS
Estão agrupados nesta categoria os equipamentos de manuseio específicos para áreas restritas e limitadas, em que as cargas são movimentadas constantemente, portanto a área é elemento crítico: por isso são bastante utilizados em almoxarifados.
Pontes rolantes: Viga suspensa sobre um vão livre, que roda sobre dois trilhos. São empregadas em fábricas ou depósitos que permitem o aproveitamento total da área útil (armazenamento de ferro para construção, chapas de aço e bobinas, recepção de carga de grandes proporções e peso. Vantagens: elevada durabilidade, movimentam cargas
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ultrapesadas, carregam e descarregam em qualquer ponto, posicionamento aéreo. Desvantagens: exigem estruturas, investimento elevado, área de movimentação definida.
Stacker Crane: Consiste numa torre apoiada sobre um trilho inferior e guiada por um trilho superior. Pode ser instalada em corredores com menos de 1 metro de largura e algumas torres atingem até 30m de altura. Exige alto investimento, mas ocasiona uma grande economia de espaço.
Pórticos: São vigas elevadas e auto-sustentáveis sobre trilhos. Possuem sistema de elevação semelhante ao das pontes rolantes. Os pórticos são utilizados no armazenamento em locais descobertos. Vantagens: maior capacidade de carga que as pontes rolantes, não requer estrutura. Desvantagens: menos seguro, interfere com o tráfego no piso, e é mais caro.
12.7 EQUIPAMENTOS DIVERSOS
Nesta categoria estão os equipamentos que não possuem mobilidade própria e dependem de outros equipamentos para serem tracionados ou deslocados, portanto são equipamentos auxiliares ou de suporte à movimentação. Também estão inclusos os equipamentos que auxiliam na colocação e posicionamento, na pesagem, no controle e na pequena movimentação de materiais.
Guindastes: usados em pátios, construção pesada, portos e oficinas de manutenção. O veículo pode ser motorizado ou não. Opera cargas não paletizadas, versátil, alcança locais de difícil acesso mas apresenta a desvantagem de exigir espaço e ser lento.
Plataformas de Carga e Descarga: utilizadas no recebimento e na expedição de mercadorias, facilitando o trabalho. Geralmente são fixas.
Mesas e Plataformas Hidráulicas: usadas basicamente na elevação da carga geralmente em conjugação com outro equipamento ou pessoa.
AGV (Automatic Guided Vehicles): São utilizados desde 1950 podendo carregar até 100 toneladas. Os AGVs modernos são controlados por computador, possuindo microprocessadores e gerenciadores de sistema, que podem até emitir ordens de transporte e recolher ou descarregar cargas automaticamente. Existem diversos modelos, com os mais variados tipos de sensores e até por rádio-freqüência. As desvantagens deste sistema são o custo e manutenção elevados.
Dispositivos para Movimentação de Barris: utilização limitada, mas bastante útil para este tipo de material. Elimina a necessidade de paletização.
Outra consideração que se deve fazer com relação a movimentação de materiais é referente aos seus custos, pois às vezes possui uma parcela significativa no produto final ou serviço sem agregar valor a ele.
Porém, a movimentação não pode ser tratada como um fator singular, que não esteja correlacionada aos demais fatores ligados à produção, portanto a sua simples redução ou eliminação, deverá ser avaliada no âmbito total, através de suas influências positivas e negativas ao sistema.
Os custos de movimentação de materiais podem ser assim divididos:
Equipamentos utilizados: capital empregado e amortização nos equipamentos empregados; Combustível utilizado: despesas efetuadas com a energia para a movimentação dos equipamentos; Pessoal: despesas gastas com operadores dos equipamentos; Manutenção do equipamento: despesas gastas diretamente com a manutenção, ou o custo da oficina,
específicas para manter os equipamentos; Perdas de material: custos com perdas, quebras, estragos, dos materiais envolvidos, causados pelos
equipamentos/movimentação.
Nas figuras a seguir pode se observar alguns equipamentos para a movimentação de materiais.
1. Empilhadeira Elétrica Manual.
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2. Transpalete
3. Guindaste Giratório.
5. Palete.
13 Controle Patrimonial
A importância de se analisar os recursos patrimoniais de uma organização está no fato de que a produção de bens e serviços se dão por meio de matéria-prima (não para serviços), mão-de-obra e instalações. Com o passar do tempo e com o uso, as instalações vão necessitando de uma manutenção sistemática, sendo necessário o estudo e acompanhamento de sua vida econômica, de forma que a otimização do capital empregado seja maximizado.
Os Recursos Patrimoniais ou Bens Patrimoniais possuem diversas formas de classificação e podem assim serem divididos:
13.1 QUANTO A MATÉRIA
Corpóreos: quando possuem uma forma identificável, um corpo, Materiais: quando possuem substância material, são palpáveis, Tangíveis: quando possuem substância ou massa, Incorpóreos, imateriais e intangíveis: como por exemplo, direitos de uso e marcas, fórmulas químicas,
registro de jazidas, projetos de produtos, patentes e direitos autorais.
13.2 QUANTO A SUA MOBILIDADE
Móveis: quando podem ser deslocados sem alteração em sua forma física, Imóveis: quando não podem ser deslocados sem perder sua forma física, ou simplesmente não podem ser
deslocados.
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4. Talha Elétrica
13.3 QUANTO A SUA DIVISIBILIDADE
Divisíveis: quando podem ser divididos sem que as partes percam suas características iniciais, Indivisíveis: quando não têm a possibilidade de divisão, constituindo uma unidade.
Outro fator muito importante na administração dos Recursos Patrimoniais ou Bens Patrimoniais é o que diz respeito à sua depreciação, que é a perda de seu valor, com o passar do tempo, decorrente do uso, deterioração ou obsolescência tecnológica e podemos dividi-la em duas categorias básicas, sendo uma técnica que é a forma como as empresas alocam estes valores em seus custos, e a linear, que é a forma como a Receita Federal aceita o valor a ser depreciado em cada período, por meio de instruções normativas.
Alguns exemplos, da depreciação linear, podem ser vistas na Tabela 1, a seguir:
Tabela1: Vida útil de alguns grupos de Bens.Espécie do Bem Vida útil (em anos) Taxa anual
Bibliotecas 10 10%
Britadores 5 20%
Caminhão fora de estrada 4 25%
Correias de transmissão 2 50%
Edifícios 25 4%
Escavadeiras 4 25%
Instalações elétricas 5 20%
Móveis e utensílios em geral 10 10%
Veículos em geral 5 20%
Além da depreciação linear, as empresas podem utilizar-se de cota de depreciação diferente da fixada, desde que comprovem sua adequação ao tempo e vida útil do bem, mediante laudo pericial de órgão competente, como por exemplo depreciação acelerada, quando há mais de um turno de 8 horas de trabalho por dia.
Outro critério utilizado é a soma dos dígitos, que será apresentado na seqüência.
Para o sistema de depreciação linear, a vida útil do bem é geralmente fixada em função de sua natureza, como demonstrado na Tabela 1 e pode-se determinar o valor a ser depreciado pela fórmula:
Dt = P – VR
N
Onde: t = período de referência; P = o valor ou custo inicial do bem; VR = Valor Residual; N = Vida útil do bem.
Ex1: Calcular a depreciação anual, a depreciação acumulada e o valor contábil, através da depreciação linear, de uma instalação elétrica que custou R$680.000,00 e terá vida útil de 5 anos, sendo seu valor residual nulo e que seja considerado correção monetária e juros de 0%.
P = R$680.000,00; VR = 0, portanto:
Dt = 680.000,00 – 0 = R$ 136.000,00 / ano. 5
Portanto, o bem será depreciado em 1/5 de seu valor a cada ano, isto é, perderá R$136.000,00 ao ano.
Cálculo da Depreciação Acumulada e Valor Contábil.An
oDepreciação Anual
(em R$)Depreciação Acumulada
(em R$)Valor Contábil ( em R$ )
1 136.000 136.000 544.0002 136.000 272.000 408.0003 136.000 408.000 272.0004 136.000 544.000 136.000
27
5 136.000 680.000 0
Pelo método de depreciação pela Soma dos Dígitos, permite que haja uma depreciação maior no início da vida do bem e pode ser representada pelas seguintes fórmulas:
S = N ( N + 1 ) 2onde, N = Vida útil do bem, S = Soma do dígitos.
Dt = (N – t + 1) x (P – VR) S
Ex2: Calcular pelo método da soma dos dígitos, a depreciação anual, a depreciação acumulada e o valor contábil de uma máquina com uma vida útil de 10 anos e que custou R$80.000,00.
S = N ( N + 1 ) = 10 ( 10 + 1 ) = 100 + 10 = 110 = 55 2 2 2 2
D1 = (N – t + 1) x (P – VR) = (10 – 1 + 1) x (80.000 – 0) = 10 x 80.000 = 14.545,45. S 55 55
D2 = (N – t + 1) x (P – VR) = (10 – 2 + 1) x (80.000 – 0) = 9 x 80.000 = 13.090,91. S 55 55
D3 = (N – t + 1) x (P – VR) = (10 – 3 + 1) x (80.000 – 0) = 8 x 80.000 = 11.636,36. S 55 55
.
.
.
.D10 = (N – t + 1) x (P – VR) = (10 – 10 + 1) x (80.000 – 0) = 1 x 80.000 = 1.454,55. S 55 55
Tabela 3: Depreciação Acumulada e Valor Contábil.ANO Fator Depreciação Depreciação
AcumuladaValor
Contábil1 10/55 14.545,45 14.545,45 65.454,552 9/55 13.090,91 27.636,36 52.363,643 8/55 11.636,36 39.272,73 40.727,274 7/55 10.181,82 49.454,55 30.545,455 6/55 8.727,27 58.181,82 21.818,186 5/55 7.272,73 65.454,55 14.545,457 4/55 5.818,18 71.272,73 8.727,278 3/55 4.363,64 75.636,36 4.363,649 2/55 2.909,09 78.545,45 1.454,5510 1/55 1.454,55 80.000,00 0,00
13.4 SUBSTITUIÇÃO DE EQUIPAMENTOS
A substituição de bens deve ser estudada financeiramente a fim de se saber se ela trará benefícios para a empresa. Portanto, o bem pode ser classificado em relação ao seu período de vida conforme segue:
Vida econômica: é o período de tempo de um bem em que o custo anual equivalente de possuir e de operar um bem é o mínimo. Com o passar do tempo, devido ao desgaste de operação, o valor de um bem vai diminuindo e em contrapartida o seu custo operacional vai aumentando. A partir de um determinado instante não é mais interessante manter o bem, é quando ele atingiu a sua vida econômica.
Vida útil: de um bem é o período de tempo em que o bem consegue exercer as funções que dele se espera. A vida útil depende de como o bem é utilizado e mantido.
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O método utilizado para a certificação da viabilidade de substituição de um bem que será adotado é o do fluxo de caixa incremental FCI, neste caso, o valor a ser investido deve produzir uma receita que justifique o investimento. O valor a ser considerado é a Valor Presente (VP), sendo este positivo, serão considerados aceitos. Como as vendas serão as mesmas, a quantidade produzida também não sofrerá modificações; portanto, a única forma de gerar receita é reduzindo custos, sendo que estas reduções de custos passam a serem consideradas receitas do projeto.
14 Distribuição Física
Distribuição física é a atividade dentro da logística empresarial que trata da movimentação, estocagem e processamento de pedidos dos produtos finais da empresa.
A finalidade deste canal é proporcionar aos consumidores a combinação desejada do que é produzido pelo canal (tamanho do lote, tempo de entrega e descentralização do mercado) a um custo mínimo.
Há geralmente dois tipos de mercados para os quais, o profissional da área deve focar seu planejamento. Um é o do usuário final e o outro é o mercado composto por intermediários.
O mercado do usuário final é definido por aqueles que usam o produto tanto para satisfazer suas necessidades, como aqueles que o utilizam para criar novos produtos, que é caso dos consumidores industriais.
O mercado composto por intermediários é o que não consome o produto diretamente e o oferece para revenda, em geral são os distribuidores.
A administração da distribuição física é tarefa desenvolvida em três níveis, sendo o estratégico, o tático e o operacional.
Definido o mercado no qual a distribuição física vai atuar, têm-se que determinar a configuração estratégica a ser aplicada. Dentre as muitas existentes, há três formas básicas, a saber:
Entrega direta a partir de estoques da fábrica; Entrega direta a partir de vendedores ou da linha de produção; Entrega feita utilizando um sistema de depósitos.
Administrar a distribuição física no nível tático é gerenciar a utilização de seus recursos. É a utilização dos equipamentos e recursos de forma a otimizá-los para garantir a minimização dos custos.
Na administração no nível operacional refere-se as tarefas diárias que o gerente de distribuição e seus subordinados devem desempenhar para garantir que os produtos fluam através do canal de distribuição até o último cliente. O foco principal deste ponto é a supervisão e a realização das tarefas.
Resumidamente, cada nível se preocupa com cada um dos três posicionamentos abaixo:
Estratégico – como deve ser o nosso sistema de distribuição? Tático – como o sistema de distribuição pode ser utilizado da melhor maneira possível? Operacional – vamos fazer as mercadorias fluir.
Para lidar com toda esta problemática da distribuição física têm-se que entender três conceitos importantes que são: a compensação (trade-offs) nos custos, o conceito do custo total e o conceito do sistema total de custos.
O conceito de compensação de custos reconhece que os modelos de custos das várias atividades da empresa por vezes exibem características que colocam essas atividades em conflito econômico entre si.
Já o conceito do custo total reconhece que os custos individuais exibem comportamentos conflitantes, devendo ser examinados coletivamente e balanceados no ótimo, conforme visto na figura abaixo.
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O terceiro princípio é o conceito de sistema total, que foca os problemas de distribuição em termos abrangentes para descobrir relações que, caso neglicenciada, poderiam levar a decisões subótimas. Este enfoque relaciona-se diretamente com muitas outras áreas funcionais dentro e fora dos limites legais da empresa.
A estruturação do canal de distribuição deve ponderar dois modelos em especial, que são: o adiamento (ou postergação) e a especulação. O adiamento resulta em economia porque leva a diferenciação para mais próximo do tempo de compra, quando a demanda é mais facilmente prevista. Isto reduz os custos de riscos e incertezas. A especulação envolve a transformação do produto o mais cedo possível , objetivando ganhar economias de escala. A escolha por fazer isso envolve assumir o risco econômico.
A distribuição física tem um estreito relacionamento com as áreas de Marketing e Produção. A área de Marketing possui dois propósitos básicos. Um deles é obter demanda e outro é atender a demanda.
A demanda é resultado das atividades promocionais, preço e composição de produtos oferecidos aos clientes. Uma vez conseguida a demanda, esta deve ser atendida, que é quando a distribuição física atua.
Já com relação a área de Produção a relação também é forte. Ela ocorre em pelo menos duas maneiras. A primeira sendo na programação de ordens de ressuprimento dos armazéns e a segunda na definição da carga de produção das fábricas.
15 Transportes
O papel do transporte que este ocupa na atividade econômica de uma sociedade organizada é a de minimizar o problema de tempo e espaço entre a produção de mercadorias ou serviços e o seu mercado consumidor; que normalmente não está no mesmo ponto da produção.
A utilidade de espaço é criada quando da movimentação das mercadorias através das distâncias, disponibilizando desta maneira os produtos aos clientes.
Já a utilidade de tempo é atingida através da rapidez e consistência com que o produto se move entre os pontos, até a sua disponibilidade para os clientes.
Devido a estas duas funções, algumas decisões comerciais são intensamente afetadas pelo transporte. São elas:
Decisões sobre produtos: está relacionada com “o que” produzir e o seu custo para se atingir o mercado consumidor; Decisões de área de mercado: está relacionada com “aonde” o produto deve ser vendido, podendo ser afetado pela
disponibilidade e custo do transporte;
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Total de armazéns no sistema de distribuição
Custo ($)
Decisões de compra: é afetado pelo transporte, no momento da decisão de “o que, onde e quando” comprar; Decisões de localização: é afetado pelo custo do transporte quando de decisões relativas ao local de fábricas,
armazéns, escritórios, lojas e outros tipos de instalações comerciais devam se localizar; Decisões de preços: o transporte é um dos fatores de custo, e dependendo de sua representatividade no segmento
industrial onde a empresa está inserida, poderá tirar sua vantagem competitiva em relação aos seus concorrentes.
O custo/preço do transporte é influenciado pelo produto e pelo mercado. Relacionado ao produto pode-se citar a sua densidade, a facilidade de armazenagem, sua facilidade de manipulação e o seu risco.
Relacionado com o mercado os fatores mais significativos são: o grau de concorrência dentro do meio de transporte; localização dos mercados; regulamentações governamentais; equilíbrio do tráfego, sazonabilidade do tráfego.
O sistema de transporte está configurado entre cinco modalidades básicas – rodoviário, ferroviário, aéreo, hidroviário ou dutoviário, podendo haver combinações entre si.
Pode-se destacar como principais características de cada modal, conforme segue:
Rodoviário: maior flexibilidade e versatilidade; Ferroviário: menor custo para transporte terrestre; Aéreo: rapidez; Hidroviário: baixo custo; Dutoviário: alto nível de serviço à baixo custo.
De uma maneira geral, um melhor e mais competitivo sistema de transportes contribui para aumentar a competição no mercado, disponibilizando produtos fabricados por empresas de diversas regiões em um mesmo mercado consumidor. Permitir economias de escala pois desvincula áreas de produção de áreas de consumo. Viabiliza preços reduzidos, a medida que o transporte é mais eficiente, e este, é uma variável do custo do produto, portanto pode-se conseguir preços menores de produtos.
16 ADMINISTRAÇÃO DOS SERVIÇOS DE COMPRAS
"A arte de comprar está se tornando cada vez mais uma profissão e cada vez menos um jogo de sorte"."Em muitos casos não é o custo que determina o preço de venda, mas o inverso. O preço de venda necessário determina
qual deve ser o custo. Qualquer economia, resultando em redução de custo de compra, que é uma parte de despesa de operação de uma indústria, é 100% lucro. Os lucros das compras são líquidos". (HENRY FORD)
Embora todos saibamos comprar, em função do cotidiano de nossas vidas, é imprescindível a conceituação da atividade, que significa procurar e providenciar a entrega de materiais, na qualidade especificada e no prazo necessário, a um preço justo, para o funcionamento, a manutenção ou a ampliação da empresa.
16.1 CONCEITO DE COMPRA
É a função responsável pela obtenção do material no mercado fornecedor, interno ou externo, através da mais correta tradução das necessidades em termos de fornecedor / requisitante.
É ainda, a unidade organizacional que, agindo em nome das atividades requisitantes, compra o material certo1, ao preço certo2, na hora certa3, na quantidade certa4 e da fonte certa5.
16.1.1 MATERIAL CERTO
É importante que o comprador esteja em situação de certificar-se se o material comprado, de um fornecedor está de acordo com o solicitado. O comprador deve, portanto, desenvolver um “sentido técnico a fim de descobrir eventuais discrepâncias entre a cotações de um fornecedor e as especificações da Requisição de Compras. O comprador deve ter condições de reconhecer, em uma eventual alternativa de cotação, uma economia do custo potencial ou a idéia de melhoria do produto. Evidentemente, em tais circunstancias, a decisão final não será do comprador mas ele deve ter habilidade para encaminhar aos setores requisitantes ou técnicos da empresa essas sugestões. Toda vez que uma requisição não for suficientemente clara, o comprador deverá solicitar esclarecimentos ou, se for o caso, devolvê-la a fim de que seja preenchida corretamente e de maneira que transmita exatamente o que se deseja adquirir”.
Em hipótese alguma o comprador deve der inicio a um processo de compras, sem ter idéia exata de que quer comprar. Objetivando um melhor conhecimento do que vai comprar, o comprador, sempre que possível, deverá entrar em contato cem os setores que utilizam ou que vão utilizar o material ou serviço a ser adquirido, de que maneira e se inteirar de todos os problemas e dificuldades que poderão ocorrer ou ocorrem quando da utilização do item requisitado.
Em resumo: cada vez mais, hoje em dia, o comprador deve ser um técnico.
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16.1.2 PREÇO CERTO
Nas grandes empresas, subordinado a Compras, existe o Setor de Pesquisa e Análise de Compras. Sua função é, entre outras, a de calcular o "preço objetivo" do item (com base em desenhos e especificações) . O cálculo desse "preço objetivo" é feito baseando-se no tempo de execução do item, na mão de obra direta, no custo da matéria prima com mão de obra média no mercado; a este valor deve-se acrescentar um valor, pré-calculado, de mão de obra indireta. Ao valor encontrado deve-se somar o lucro. Todos estes valores podem ser obtidos através de valores médios do mercado, e do balanço e demonstrações de lucros e perdas dos diversos fornecedores.
O "preço objetivo" é que vai servir de orientação ao comprador quando de uma concorrência. No julgamento da concorrência duas são as possíveis situações:
a) Preço muito mais alto do que o "preço objetivo": nessas circunstâncias, eventualmente, o comprador poderá chamar o fornecedor e solicitar esclarecimentos ou uma justifica tive do preço. O fornecedor ou está querendo ter um lucro excessivo, ou possui sistemas onerosos de fabricação ou um mau sistema de apropriação de custos;
b) Preço muito mais baixo que o "preço objetivo": o menor preço não significa hoje em dia, o melhor negócio. Se o preço do fornecedor for muito mais baixo, dois podem ser os motivos: 1) O fornecedor desenvolveu uma técnica de fabricação tal que conseguiu diminuir seus custos; 2) O fornecedor não soube calcular os seus custos e nessas circunstâncias dois problemas podem ocorrer: ou ele não descobre os seus erros e fatalmente entrará em dificuldades financeiras com possibilidades de interromper seu fornecimento, ou descobre o erro e então solicita um reajuste de preço que, na maioria das vezes, poderá ser maior que o segundo preço na concorrência original.
Portanto, se o preço for muito mais baixo que o preço objetivo, o fornecedor deve ser chamado, a fim de prestar esclarecimentos. Deve-se sempre partir do princípio fundamental de que toda empresa deve ter lucro, evidentemente um lucro comedido, e que, portanto, não nos interessa que qualquer fornecedor tenha prejuízos. Se a empresa não tiver condições de determinar esse preço objetivo, pelo menos, o comprador deve abrir a concorrência tendo uma idéia de que vai encontrar pela frente. Nessas circunstâncias, ele deve tomar como base ou o último preço, ou, se o item for um item novo, deverá fazer uma pesquisa preliminar de preços. Em resumo: nunca o comprador deve dar início a uma concorrência, sem ter uma idéia do que vai receber como propostas.
16.1.3 HORA.CERTA
O desenvolvimento industrial atual e o aumente cada vez maior do numero de empresas de produção em série, torna o tempo de entrega, ou os prazos de entrega, um dos fatores mais importantes no julgamento de uma concorrência. As diversas flutuações de preços do mercado e o perigo de estoques excessivos fazem cem que e comprador necessite coordenar esses dois fatores da melhor maneira possível, a fim de adquirir na hora certa o material para a empresa.
16.1.4 QUANTIDADE CERTA
A quantidade a ser adquirida é cada vez mais importante por ocasião da compra. Até pouco tempo atrás aumentava-se a quantidade a ser adquirida objetivando melhorar e preço; entretanto outros fatores como custo de armazenagem, capital investido em estoques etc., fizeram com que maiores cuidados fossem tornados na determinação da quantidade certa ou na quantidade mais econômica a ser adquirida. Para isso foram deduzidas fórmulas matemáticas objetivando facilitar a determinação da quantidade a ser adquirida. Entretanto, qualquer que seja, a fórmula ou método a ser adotado não elimina a decisão final da Gerência de Compras com eventuais alterações destas quantidades devido as situações peculiares do mercado.
16.1.5 FONTE CERTA
De nada adiantará ao comprador saber exatamente o material a adquirir, o preço certo, o prazo certo e a quantidade certa, se não puder encontrar uma fonte de fornecimento que possa agrupar todas as necessidades. A avaliação dos fornecedores e o desenvolvimento de novas fontes de fornecimento são fatores fundamentais para o funcionamento de compras. Devido a essas necessidades o comprador, exceto o setor de vendas da empresa, é o elemento que mantém e deve manter o maior número de contatos externos na busca cada vez mais intensa de ampliar o mercado de fornecimento. Tão importante é este item que mais adiante vamos tratar com detalhes como escolher e selecionar novos fornecedores.
16.2 FUNÇÃO DE COMPRA
A Função Compras é uma das engrenagem do grande conjunto denominado Sistema Empresa ou Organização e deve ser devidamente considerado no contexto, para que deficiências não venham a ocorrer, provocando demoras onerosas, produção ineficiente, produtos inferiores, o não cumprimento de promessas de entregas e clientes insatisfeitos.
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A competitividade no mercado, quanto a vendas, e em grande parte, assim como a obtenção de lucros satisfatórios, devida a realização de boas compras, e para que isto ocorra é necessário que se adquira materiais ao mais baixo custo, desde que satisfaçam as exigências de qualidade.
O custo de aquisição e o custo de manutenção dos estoques de material devem, também, ser mantidos em um nível econômico. Essas considerações elementares são a base de toda a função e ciência de Compras.
A função Compras compreende:
Cadastramento de Fornecedores; Coleta de Preços; Definição quanto ao transporte do material; Julgamento de Propostas; Diligenciamento do preço, do prazo e da qualidade do material; Recebimento e Colocação da Compra.
16.3 FLUXO SINTÉTICO DE COMPRAS
Recebimento da Requisição de Compras Escolha dos Fornecedores Consulta aos Fornecedores Recebimento das Propostas Montagem do Mapa Comparativo de Preços Análise das propostas e escolha Emissão do documento contratual Diligenciamento Recebimento
16.4 OBJETIVO DE COMPRAS
De uma maneira bastante ampla, e que demonstra que a função compras não existe somente no momento da compra propriamente dita, mas que a mesma possui uma maior amplitude, envolvendo a tomada de decisões, procedendo a análises e, determinando ações que antecedem ao ato final, podemos dizer que compras tem como objetivo "comprar os materiais certos, com a qualidade exigida pelo produto, nas quantidades necessárias, no tempo requerido, nas melhores condições de preço e na fonte certa".
Para que estes objetivos sejam atingidos, deve-se buscar alcançar as seguintes metas fundamentais:
Atender o cronograma de produção, através do fornecimento contínuo de materiais; Estocar ao mínimo, sem comprometer a segurança da produção desde que represente uma economia para a organização; Evitar multiplicidade de itens similares, o desperdício, deterioração e obsolescência; Manter a qualidade dos materiais conforme especificações; Adquirir os materiais a baixo custo sem demérito a qualidade; Manter atualizado o cadastro de fornecedores.
16.5 TIPOS DE COMPRAS
Toda e qualquer ação de compra é precedida por um desejo de consumir algo ou investir. Existem pois, basicamente, dois tipos de compra:
A compra para consumo e; A compra para investimento.
16.5.1 COMPRA PARA INVESTIMENTO
Enquadram-se as compras de bens e equipamentos que compõem o ativo da empresa (Recursos Patrimoniais ).
16.5.2 COMPRAS PARA CONSUMO
São de matérias primas e materiais destinados a produção, incluindo-se a parcela de material de escritório. Algumas empresas denominam este tipo de aquisição como compras de custeio.
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As compras para consumo, segundo alguns estudiosos do assunto, subdividem-se em:
Compras de materiais produtivos e; Compras de material improdutivo.
16.5.3 MATERIAIS PRODUTIVOS
‘ São aqueles materiais que integram o produto final, portanto, neste caso, matéria-prima e outros materiais que fazem parte do produto, sendo que estes diferem de indústria - em função do que é produzido.
16.5.4 MATERIAIS IMPRODUTIVOS
São aqueles que, sendo consumido normal e rotineiramente, não integram o produto, o que quer dizer que é apenas material de consumo forçado ou de custeio.
Em função do local onde os materiais estão sendo adquiridos, ou de suas origens, a compra pode ser classificada como: Compras Locais ou Compras por Importação.
16.5.5 COMPRAS LOCAIS
As atividades de compras locais podem ser exercidas na iniciativa privada e no serviço público. A diferença fundamental entre tais atividades é a formalidade no serviço público e a informalidade na iniciativa privada, muito embora com procedimentos praticamente idênticos, independentemente dessa particularidade. As Leis nº 8.666/93 e 8.883/94, que envolvem as licitações no serviço público, exigem total formalidade. Seus procedimentos e aspectos legais serão detalhados em Compras no Serviço Público.
16.5.6 COMPRAS POR IMPORTAÇÃO
As compras por importação envolvem a participação do administrador com especialidade em comércio exterior, motivo pelo qual não cabe aqui nos aprofundarmos a esse respeito. Seus procedimentos encontram-se expostos a contínuas modificações de regulamentos, que compreendem, entre outras, as seguintes etapas:
Processamento de faturas pro forma; Processamento junto ao Departamento de Comércio Exterior - DECEX – dos documentos necessários à importação; Compra de câmbio, para pagamento contra carta de crédito irrevogável; Acompanhamento das ordens de compra (purchase order) no exterior;
e. Solicitação de averbações de seguro de transporte marítimo e/ou aéreo; Recebimento da mercadoria em aeroporto ou porto; Pagamento de direitos alfandegários; Reclamação à seguradora, quando for o caso.
Quanto a formalização das compras, as mesmas podem ser:
16.5.7 COMPRAS FORMAIS
São as aquisições de materiais em que é obrigatória a emissão de um documento de formalização de compra. Estas compras são determinadas em função de valores pré - estabelecidos e conforme o valor a formalidade e feita em graus diferentes.
16.5.8 COMPRAS INFORMAIS
São compras que, por seu pequeno valor, não justificam maior processamento burocrático.
16.6 SEQÜÊNCIA LÓGICA DE COMPRAS
Para se comprar bem é preciso conhecer as respostas de cinco perguntas, as quais irão compor a lógica de toda e qualquer compra:
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O que comprar? R. - Especificação / Descrição do Material
Esta pergunta deve ser respondida pelo requisitante, que pode ou não ser apoiado por áreas técnicas ou mesmo compras para especificar o material.
Quanto e Quando comprar? R.- É função direta da expectativa de consumo, disponibilidade financeira, capacidade de armazenamento e prazo de entrega.
A maior parte das variáveis acima deve ser determinada pelo órgão de material ou suprimento no setor denominado gestão de estoques. A disponibilidade financeira deve ser determinada pelo orçamento financeiro da Empresa. A capacidade de armazenamento é limitada pela própria condição física da
Empresa.
Onde comprar? R.- Cadastro de Fornecedores.É de responsabilidade do órgão de compras criar e manter um cadastro confiável (qualitativamente) e numericamente
adequado (quantitativa). Como suporte alimentador do cadastro de fornecedores deve figurar o usuário de material ou equipamentos e logicamente os próprios compradores.
Como comprar? R.- Normas ou Manual de Compras da Empresa.Estas Normas deverão retratar praticamente a política de compras na qual se fundamenta a Empresa. Originadas e
definidas pela cúpula Administrativa deverão mostrar entre outras, competência para comprar, contratação de serviços, tipos de compras, fórmulas para reajustes de preços, formulários e rotinas de compras, etc.
Outros Fatores: Além das respostas as perguntas básicas o comprador deve procurar, através da sua experiência e conhecimento, sentir em cada compra qual fator que a influencia mais, a fim de que possa ponderar melhor o seu julgamento. Os fatores de maior influência na compra são: Preço; Prazo; Qualidade; Prazos de Pagamento; Assistência Técnica.
16.7 CENTRALIZAÇÃO DAS COMPRAS
Em quase todas as empresas mantém-se um departamento separado para compras. A razão que as leve a proceder assim diz respeito a custos e padronização, assim sendo, somente alguns materiais são dele gados a aquisição, e estes são aqueles de uso mais insignificante, em termos de custos, para a empresa, e que por essa razão não sofrem maiores controles.
A empresa que atua em diversos locais distintos não necessariamente deve centralizar compras em um único local, neste caso procede-se uma analise e se a mesma for favorável deve-se regionalizar as compras visando um atendimento mais rápido e um custo menor de transporte.
O abastecimento centralizado oferece as seguintes vantagens:
Melhor aproveitamento das verbas para compras; A concentração das verbas para compras aumenta o poder de barganha; Melhor controle por parte da direção; Melhor aproveitamento de pessoal; Melhoramento das relações com fornecedores.
16.8 SELEÇÃO DE FORNECEDORES
A escolha de um fornecedor é uma das atividades fundamentais e prerrogativa exclusiva de compras. O bom fornecedor é quem vai garantir que todas aquelas clausulas solicitadas, quando de uma compra, sejam cumpridas. Deve o comprador procurar, de todas as maneiras, aumentar o número de fornecedores em potencial a serem consultados, de maneira que se tenha certeza de que o melhor negócio foi executado em benefício da empresa. O número limitado de fornecedores a serem consultados, constituem uma limitação das atividades de compras.
O processo de seleção das fontes de fornecimento não se restringe a uma única ocasião, ou seja, quando e necessária a aquisição de determinado material. A atividade deve ser exercida de forma permanente e contínua, através de várias etapas, entre as quais selecionamos as seguintes:
16.8.1 ETAPA 1 - LEVANTAMENTO E PESQUISA DE MERCADO
Estabelecida a necessidade da aquisição para determinado material, e necessário levantar e pesquisar fornecedores em potencial. O levantamento poderá ser realizado através dos seguintes instrumentos:
Cadastro de Fornecedores do órgão de Compras; Edital de Convocação;
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Guias Comerciais e Industriais; Catálogos de Fornecedores; Revistas especializadas; Catálogos Telefônicos; Associações Profissionais e Sindicatos Industriais.
16.8.2 ETAPA 2 - ANÁLISE E CLASSIFICAÇÃO
Compreende a análise dos dados cadastrais do fornecedor e a respectiva classificação quanto aos tipos de materiais a fornecer, bem como, a eliminação daqueles fornecedores que não satisfizerem as exigências da empresa.
16.8.3 ETAPA 3 - AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO
Esta etapa é efetuada pós - cadastramento e nela faz-se o acompanhamento do fornecedor quanto ao cumprimento do contratado, servindo não raras vezes como elemento de eliminação das empresas fornecedoras.
16.9 COMPRAS X CUSTOS INDUSTRIAIS
Modernamente a função de compras tem sido desenvolvida dentro de um novo sistema de maturidade com técnicas mais sofisticadas.
Um dos aspectos que devem merecer muita atenção são os custos industriais que representam percentual considerável na composição final do preço de venda.
CUSTO INDUSTRIAL = CUSTO DE AQUISIÇÃO + CUSTO DE TRANSFORMAÇÃO.
O controle da eficiência dos custos de transformação já são perfeitamente realizados através de técnicas consagradas, entretanto o controle da eficiência de aquisição constitui um problema de difícil equacionamento, principalmente em virtude de a atividade de aquisição estar voltada para fora da empresa e sujeita a um sem número de fatores ainda não controláveis.
Muitos estudos têm mostrado que os gastos relativos a compras em empresas de manufatura podem alcançar mais de 50% da receita líquida.
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16.10 ORGANIZAÇÃO DO SERVIÇO DE COMPRAS
As compras podem ser centralizadas ou não. O tipo de empreendimento é que vai definir a necessidade de centralizar. Uma prática muito usada é ter um comitê de compras, em que pessoas de todas as área da empresa participem das decisões.
As vantagens da centralização dos serviços de compras são sempre postas em dúvida pelos departamentos que necessitam de materiais. De modo geral, a centralização apresenta aspectos realmente positivos, pela redução dos preços médios de aquisição, apesar de, em certos tipos de compras, ser mais aconselhável à aquisição descentralizada.
16.10.1 VANTAGENS DE CENTRALIZAR
Visão do todo quanto à organização do serviço; Poder de negociação para melhoria dos níveis de preços obtidos dos fornecedores; Influência no mercado devido ao nível de relacionamento com os fornecedores; Análise do mercado, com eficácia, em virtude da especialização do pessoal no serviço de compras; Controle financeiro dos compromissos assumidos pelas compras associado a um controle de estoques; Economia de escala na aquisição centralizada, gerando custos mais baixos; Melhor qualidade, por causa da maior facilidade de implantação do sistema de qualidade; Sortimento de produtos com mais consistência, para suportar as promoções nacionais; Especialização das atividades para o pessoal da produção não perder muito tempo com contatos com os vendedores.
16.10.2 O USO DE COMITÊ TEM AS SEGUINTES VANTAGENS
Larga faixa de experiência é aplicada nas decisões; As decisões são tomadas numa atmosfera mais científica; O nível de pressões sobre compras é mais baixo, melhorando as relações dos compradores com o pessoal interno e os vendedores; A co-participação das áreas dentro do espírito de engenharia simultânea cria um ambiente favorável para melhor desempenho tanto do ponto de vista político, como profissional.
16.10.3 PONTOS IMPORTANTES PARA DESCENTRALIZAÇÃO
Adequação da compra devido ao conhecimento dos problemas específicos da área onde o comprador exerce sua atividade. Menor estoque e com uma variedade mais adequada, por causa de peculiaridades regionais da qualidade, quantidade, variedade. Coordenação, em virtude do relacionamento direto com o fornecedor, levando a unidade operacional a atuar de acordo com as necessidades regionais. Flexibilidades proporcionadas pelo menor tempo de tramitação das ordens provocando menores faltam.
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16.11 CUIDADOS AO COMPRAR
O processo de produção inicia-se com planejamento das vendas, estabelecimento de uma política de estoque de produtos acabados e listagem dos itens e quantidades de produtos a serem fabricados, quantidades estas distribuídas ao longo de um cronograma de produção.
Um sistema de planejamento de produção fixa as quantidades a comprar somente na etapa final da elaboração do plano de produção. As quantidades líquidas a comprar serão apuradas pela desagregação das fichas de produção e em especial pela listagem de materiais necessários para compor cada unidade de produto a ser produzido. Será necessário comparar as necessidades de materiais com as existências nos estoques de matérias-primas, para se apurar as necessidades líquidas distribuídas no tempo conforme o cronograma de produção necessária para atender ao planejamento de vendas.
Entretanto, a execução da compra será a primeira etapa executiva do programa de produção. O término da programação e o início das atividades de compra caracterizam-se, portanto, como uma área com muitas facilidades de conflitos, conflitos estes sempre agravados pelos atrasos normais e habituais do planejamento.
As pressões exercidas pelos setores de produção e faturamento reforçam ainda mais a probabilidade de atritos na área de compras. Neste momento todos se esquecem dos atrasos no planejamento das vendas e na programação da produção.
Outro aspecto interessante do relacionamento dentro da área de compras é a inversão curiosa de atitude que se processa entre o comprador e o vendedor após a emissão do pedido. A posição inicial de vendedor é sempre solicitante e o comprador nesta fase poderá usar seus recursos de pressão para forçar o vendedor a chegar às condições ideais para a empresa.
Uma vez emitido o pedido, o comprador perde sua posição de comando e passa a uma atitude de expectativa. Procurará de agora em diante adotar uma atitude de vigilância, procurando cuidar para que os fornecimentos sejam feitos e os prazos cumpridos.
16.12 COTAÇÃO DE PREÇOS
O depto de compras com base nas solicitações de mercadorias efetua a cotação dos produtos requisitados. Depois de efetuadas as cotações o órgão competente analisa qual a proposta mais vantajosa levando em consideração os seguintes itens:
Prazo de pagamento; Valor das parcelas;
Para análise, utilizamos a seguinte fórmula:
(VA = VF)VA = Valor atual do produtoVF = Valor futuro do produtoi = Taxa de jurosn = prazo de pgto
16.13 O PEDIDO DE COMPRA
Após término da fase de cotação de preços dos materiais e analise da melhor proposta para fornecimento, o setor de compras emite o pedido de compras para a empresa escolhida. Esse pedido deverá ter com clareza a descrição do material a ser comprado, bem como as descrições técnicas, para que não ocorram as freqüentes dúvidas que comumente acontecem.
Preferencialmente o pedido deverá ser emitido em 3 vias, sendo a 1ª e 2ª vias enviadas ao fornecedor, o qual colocará ciente na 2ª via e a devolverá, que passará a ter força de contrato, funcionando como um "instrumento particular de compromisso de compra e venda". A 3ª via funciona como follow up do pedido.
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16.14 O RECEBIMENTO DE MATERIAIS
No recebimento dos materiais solicitados, alguns principais aspectos deverão ser considerados como:
Especificação técnica: conferencia das especificações pedidas com as recebidas. Qualidade dos materiais: conferencia física do material recebido. Quantidade: Executar contagem física dos materiais, ou utilizar técnicas de amostragem quando for inviável a contagem um a um. Preço. Prazo de entrega: conferencia se o prazo esta dentro do estabelecido no pedido.
Condições de pagamento: conferencia com relação ao pedido.
16.15 COMERCIALIZAÇÃO E CONSUMO
16.15.1 OBJETIVOS:
Suprir mercado; Atender satisfatoriamente o cliente; Garantia de reposição de itens; Obtenção de lucro; Continuidade do negócio.
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Poderíamos resumir que a comercialização no setor de materiais, deverá estar preparada para vender as mercadorias do estoque, de maneira mais rentável e prestando o melhor atendimento. Para tanto é imprescindível que a empresa conheça o mercado onde atua; os concorrentes; o produto que vende; e os meios para vendê-los e os clientes. Com relação ao mercado é necessário saber qual a potencialidade, o que poderá ser absorvido pelos consumidores.
Poderíamos fazer as seguintes perguntas:
Qual o volume aproximado de vendas que se pode estimar ? Quais as características desse mercado ? Tende a crescer ? Existem novos projetos para a região que poderiam incrementar os negócios ?
Essas e muitas outras questões devem ser colocadas e analisadas pela empresa, a fim de estabelecer a quantidade de m.o., volume e características do estoque e política de comercialização.
16.16 CONHECIMENTO DO PRODUTO
O conhecimento do produto pode ser decisivo, na comercialização, sendo capaz de alterar o comportamento de vendas.
Devemos saber:
Origem: quem é o fabricante, ou fornecedor, qual a garantia, utilização, características técnicas. Nome do produto: denominação técnica e popular. Função: 0nde é aplicado e para que se destina, o que faz. Inter relação: um dado precioso, pois a utilização de um item pode influir no outro. Intercambialidade: o mesmo componente poderá ser utilizado em mais de um produto ou processo. Preço: valor, condições de venda, prazo, desconto.
16.17 POLÍTICA DE COMERCIALIZAÇÃO
A comercialização é uma atividade que deve respeitar normas e princípios para poder se desenvolver com sucesso.Para isso a empresa deve estabelecer uma Política de Comercialização, isto é, as normas de vendas, definindo e
detalhando, todo o processo de vendas. A política deverá, tratar de categorias de vendas, tipo de clientes, prazos, entregas, garantia e política de preços.
Toda política comercial deverá ser estabelecida objetivando praticas saudáveis de comercialização para obter a realização de vendas com qualidade. O item preço x margem de lucro, exige uma análise bastante ampla, pois é necessário conquistar e manter mercado, tendo preços competitivos, com uma margem de lucro coerente com o volume comercializado e com o produto, tendo em vista as práticas da concorrência ou as peculiaridades daquele mercado. Um cuidado muito grande pois pratica de concessão de descontos e condições descabidas, levam a realização de vendas suicidas.
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É de fundamental importância da consciência de que não é somente preço que promove a venda do produto, mas principalmente os serviços prestados na venda e no pós-venda, ampliando o valor de seus produtos, com a agregação de valor, que se dá basicamente nos serviços de venda, pós-venda e seguimento de venda, agregadas ao valor da marca.
18 ARRANJO FÍSICO – LAYOUT
Planejar o arranjo físico de certa instalação significa tomar decisões sobre a forma como serão dispostos, nessa instalação, os centros de trabalho que aí devem permanecer. Pode-se conceituar como centro de trabalho a qualquer coisa que ocupe espaço: um departamento, uma sala, uma pessoa ou grupo de pessoas, máquinas, equipamentos, bancadas e estações de trabalho, etc. Em todo o planejamento de arranjo físico, irá existir sempre uma preocupação básica: tornar mais fácil e suave o movimento do trabalho através do sistema, quer esse movimento se refira ao fluxo de pessoas ou de materiais.
Podemos citar em princípio três motivos que tornam importantes as decisões sobre arranjo físico:
Elas afetam a capacidade da instalação e a produtividade das operações: uma mudança adequada no arranjo físico pode muitas vezes aumentar a produção que se processa dentro da instalação no fluxo de pessoas e/ou materiais; Mudanças no arranjo físico podem implicar no dispêndio de consideráveis somas de dinheiro, dependendo da área afetada e das alterações físicas necessárias nas instalações, entre outros fatores; As mudanças podem apresentar elevados custos e dificuldades técnicas para futuras reversões; podem ainda causar interrupções indesejáveis no trabalho.
Por todos esses motivos, poderia à primeira vista parecer que um arranjo físico, uma vez estabelecido, é quase imutável e se aplica prioritariamente a novas instalações. Isso não é verdade, entretanto, diversos fatores podem conduzir a alguma mudança em instalações já existentes: a ineficiência de operações, taxas altas de acidentes, mudanças no produto ou no serviço ao cliente, mudanças no volume de produção ou fluxo de clientes.
Num esforço de sistematização, costuma-se agrupar os arranjos físicos possíveis em três grandes tipos:
Arranjo físico por produto: corresponde ao sistema de produção contínua (como linha de montagem); Arranjo físico por processo: corresponde ao sistema de produção de fluxo intermitente ( como a produção por lotes ou encomendas ); Arranjo físico de posição fixa: corresponde ao sistema de produção em projetos.
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19 RECURSOS HUMANOS
Na administração atual fica cada vez mais evidente a importância das relações humanas na empresa. Ex.: Os investimentos que as empresas vem fazendo para conquista de capital humano e intelectual.
No setor de materiais também não é diferente, pois as preocupações são as mesmas de uma organização como um todo, só que com foco centrado na sua atividade como parte do todo empresarial, tendo suas preocupações específicas, com relação às condições de trabalho, segurança, salários, cargos, treinamento, hierarquia, etc.
Dentro do setor de materiais as funções mais usuais são:
Gerente: função responsável pela Administração do setor, pelo cumprimento das metas e objetivos estabelecidos , seja pela eficiência ou pelo lucro no caso de comercialização direta. Programador: função responsável pelo planejamento e coordenação de compra de modo a obter um equilíbrio no estoque. Comprador: função responsável pelas compras, com critérios de preço, formas de pagamento, qualidade, quantidade, prazo de entrega, etc. Controlador de Estoque: função responsável pelo controle de entrada e saída de mercadorias do estoque. Estoquista: função responsável pelas atividades de recepção, locação e proteção das mercadorias, de modo a mantê-las em perfeitas condições sempre. Atendente: função responsável pelo atendimento das requisições dos diversos setores da empresa. Vendedor ou Balconista: função responsável pelas vendas ou solicitações dos clientes, quando for o caso.
Dentre essas funções, poderemos encontrar uma grande variação de empresa para empresa, mas algumas delas são básicas e fundamentais.
O relacionamento entre as funções e sua hierarquia também deverá ser muito clara para todos empregados do setor.
REFERÊNCIAS
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