Administração de Recursos Materiais - Resumo

Administração de Recursos Materiais

Professor Márcio Micheli

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1. INTRODUÇÃO

Não há como uma empresa funcionar sem a existência de recursos, sejam eles

financeiros, humanos ou materiais. A Administração de Materiais foca sua

atenção sobre este último, seja no que diz respeito aos insumos ou aos bens

patrimoniais indispensáveis no processo de fabricação.

Com a crescente concorrência existente por um participação no mercado

consumidor as empresas buscam identificar formas de melhorar seus

desempenhos, encontrando maneiras diferentes de obterem vantagens

competitivas. Uma das formas de obter uma vantagem é através de uma boa

gestão dos recursos materiais e patrimoniais.

Com os custos crescentes é importante gerir bem seus estoques e seu patrimônio

produtivo de forma a utilizá-los com a máxima eficiência e eficácia.

Administração de Recursos Materiais engloba a seqüência de operações que tem

início na identificação do fornecedor, na compra do bem ou serviço, em seu

recebimento, transporte interno e acondicionamento (armazenagem), em seu

transporte durante o processo produtivo, em sua armazenagem como produto

acabado e, finalmente, em sua distribuição ao consumidor final.



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O ciclo da administração de materiais é ilustrado abaixo

Sendo o ambiente competitivo como é faz-se necessário a busca de alternativas

de vencer os concorrentes. A administração de materiais é bastante ampla e

pode contribuir a partir do momento que envolve as atividades de gerenciamento

dos recursos materiais, gerenciamento dos recursos patrimoniais e compras.

Do desempenho satisfatório dessas atividades dependem os Departamentos de

Vendas, Produção, Manutenção, os Setores Administrativos, etc.

Tem que ser considerado que o número de itens e a diversidade dos mesmos é

grande, que as informações têm de ser precisas e rápidas que a manutenção de

estoques representa parcela significativa do ativo da empresa, etc.

Se considerarmos a posição do homem de produção e de vendas seu desejo é de

que exista a maior quantidade de matérias-primas e produtos acabados,

respectivamente, estocados de forma a poder atender as suas necessidades.

Porém sendo a manutenção de estoques algo extremamente caro para a

empresa é preciso que o Administrador de Materiais equilibre os mesmos de

forma a satisfazer ambos, os administradores de produção e vendas e também

ao administrador financeiro.



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Com certeza o maior desafio continuará sendo a busca do equilíbrio entre o nível

dos estoques os recursos financeiros disponíveis. Quanto manter em estoque

com o menor risco de falta de materiais.

A tendência aponta para uma necessidade crescente no desenvolvimento de

técnicas de previsão que possibilitem minimizar as possibilidades de erro na

administração dos recursos materiais. Será necessário que a área de materiais e

seu administrador sejam o mais dinâmicos possíveis de forma a responder de

forma rápida as movimentações do mercado. Para isso um excelente suporte de

informática é fundamental, fornecendo as informações em tempo real.

A integração entre as empresas, fornecedores e compradores, deve ser cada vez

mais intensa buscando ganhos para a cadeia como um todo.

2. GESTÃO DE ESTOQUE

O estoque é a acumulação de recursos materiais em um sistema de

armazenagem para atendimento da demanda em tempo oportuno.

2.1 AS PRINCIPAIS FUNÇÕES DO ESTOQUE

a) Garantir o abastecimento de materiais à empresa, neutralizando os efeitos

de:

• demora ou atraso no fornecimento de materiais;

• sazonalidade no suprimento;

• riscos de dificuldade no fornecimento.



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b) Proporcionar economias de escala:

• através da compra ou produção em lotes econômicos;

• pela flexibilidade do processo produtivo;

• pela rapidez e eficiência no atendimento às necessidades.

Os estoques constituem um vínculo entre as etapas do processo de compra e

venda - no processo de comercialização em empresas comerciais - e entre as

etapas de compra, transformação e venda - no processo de produção em

empresas industrias. Em qualquer ponto do processo formado por essas etapas,

os estoques desempenham um papel importante na flexibilidade operacional da

empresa. Funcionam como amortecedores das entradas e saídas entre as duas

etapas dos processos de comercialização e de produção, pois minimizam os

efeitos de erros de planejamento e as oscilações inesperadas de oferta e procura,

ao mesmo tempo em que isolam ou diminuem as interdependências das diversas

partes da organização empresarial.

2.2 CURVA DENTE DE SERRA

A apresentação da movimentação (entrada e saída) de uma peça dentro de um

sistema de estoque pode ser feita por um gráfico.



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O ciclo acima representado será sempre repetitivo e constante se:

• não existir alteração de consumo durante o tempo T;

• não existirem falhas adm. que provoquem um esquecimento ao solicitar compra;

• o fornecedor nunca atrasar;

• nenhuma entrega do fornecedor for rejeitada pelo controle de qualidade.

Como sabemos essa condição realmente não ocorre para isso devemos prever

essas possíveis falhas na operação como representado abaixo:

No gráfico acima podemos notar, que durante os meses de junho, julho e agosto

e setembro, o estoque esteve a zero e deixou de atender a uma quantidade de

80 peças. A partir dessa análise concluímos que deveríamos então estabelecer

um estoque de segurança.



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TEMPO DE REPOSIÇÃO

É o tempo gasto desde a verificação de que o estoque precisa ser reposto até a

chegada efetiva do material no almoxarifado da empresa. Este tempo pode ser

dividido em três parte:

• Emissão do pedido - Tempo que se leva desde a emissão do pedido de compras até ele chegar ao fornecedor;

• Preparação do pedido - Tempo que leva o fornecedor para fabricar os produtos, separar, emitir faturamento e deixá-los em condições de serem transportados.

• Transportes - Tempo que leva da saída do fornecedor até o recebimento pela empresa dos materiais encomendados.

Em virtude de sua grande importância, este tempo deve ser determinado de

modo mais realista possível, pois as variações ocorridas durante esse tempo

podem alterar toda a estrutura do sistema de estoques.

PONTO DE PEDIDO (PP)

O Ponto de Pedido corresponde à quantidade que, ao ser atingida, dá início ao

processo de reposição. Os pedidos de compra devem ser emitidos quando as

quantidades estocadas atingirem o nível do ponto de pedido, nível suficiente



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apenas para cobrir o consumo previsto para o período correspondente ao prazo

de entrega dos fornecedores.

2.3 PREVISÃO DOS ESTOQUES

Todo o início de estudo de estoques está baseado em previsões de consumo de

material. Esta previsão de demanda estabelece estimativas futuras dos produtos

acabados comercializados pela empresa. Ainda definem quais, quantos e quando

determinados produtos serão comprados pelos clientes. Algumas características

da previsão são:

• Ponto de partida de todo planejamento de estoques;

• Eficácia dos métodos empregados;

• Qualidade das hipóteses que se utilizou no raciocínio.



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As informações básicas que permitem decidir quais serão as dimensões e a

distribuição no tempo da demanda dos produtos acabados podem ser

classificadas em qualitativas e quantitativas:

Quantitativas

• Evolução das vendas no passado;

• Variáveis com evolução e explicação baseada nas vendas. Como exemplo: criação e vendas de produtos infantis;

• Variáveis de fácil previsão, também relacionadas as vendas (população, renda, PIB);

• Influência da propaganda.

Qualitativas

• Opinião dos gerentes;

• Opinião dos vendedores;

• Opinião dos compradores;

• Pesquisas de mercado.

As técnicas de previsão podem ser classificadas em três grupos:

• Projeção: admitem que o futuro será repetição do passado ou as vendas evoluirão no tempo. Técnica de natureza essencialmente quantitativa;

• Explicação: procura relacionar vendas do passado com outras variáveis cuja evolução é conhecida ou previsível. Basicamente aplicações de técnicas de regressão e correlação;

• Predileção: funcionários experientes e conhecedores de fatores influentes nas vendas e no mercado estabelecem a evolução das vendas futuras.



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Podemos representar as formas de evolução de consumo pelas seguintes formas:

Método de evolução horizontal de Consumo: de tendência invariável ou constante

Modelo de evolução de consumo sujeito a tendência: o consumo médio aumenta ou diminui com o correr do tempo.

Modelo de evolução sazonal de consumo: o consumo possui oscilações regulares,

que tanto podem ser positivas quanto negativas, ele é sazonal quando o desvio é

no mínimo de 25% do consumo médio e quando aparecer condicionado a

determinadas causas.

Técnicas quantitativas para calcular a previsão de consumo

Método do último período

É um método simples e sem embasamento matemático. Consiste em utilizar

como previsão para o período seguinte o valor ocorrido no período anterior.

Método da média móvel

Neste método, a previsão para o próximo período é obtida calculando-se a média

dos valores de consumo nos n períodos anteriores.

A previsão gerada por este modelo é geralmente menor que os valores ocorridos

se a tendência de consumo for crescente. Inversamente, será maior se o padrão

de consumo for decrescente.



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Se o número de períodos for grande, a reação da previsão diante dos valores

atuais será muito lenta. Inversamente, se o número for pequeno, a reação será

muito rápida. A escolha do número de períodos é arbitrária e experimental.

Desvantagens

• As médias móveis podem gerar movimentos cíclicos, ou de outra natureza não existente nos dados originais;

• As médias móveis são afetadas pelos valores extremos; isso pode ser superado utilizando-se a média móvel ponderada com pesos apropriados;

• As observações mais antigas têm o mesmo peso que as atuais;

• Exige a manutenção de um número muito grande de dados.

Vantagens

• Simplicidade e facilidade de implantação;

• Admite processamento manual.

Método da média móvel ponderada

Este método é uma variação do modelo anterior, em que os valores dos períodos

mais próximos recebem peso maior que os valores correspondentes aos períodos

menos atuais.

Método da média com ponderação exponencial

Este método elimina muitas desvantagens dos métodos da média móvel e da

média móvel ponderada. Além de valorizar os dados mais recentes, apresenta



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menor manuseio de informações passadas. Apenas três fatores são necessários

para gerar a previsão para o próximo período:

A previsão do último período;

O consumo ocorrido no último período;

Uma constante que determina o valor ou ponderação dada aos valores mais recentes.

Este modelo procura prever o consumo apenas com a sua tendência geral,

eliminando a reação exagerada a valores aleatórios. Ele atribui parte da diferença

Entre o consumo atual e o previsto a uma mudança de tendência e o restante a

causas aleatórias.

Método dos mínimos quadrados

Este método é usado para determinar a melhor linha de ajuste que passa mais

perto de todos dados coletados, ou seja, é a linha de melhor ajuste que minimiza

as distâncias entre cada ponto de consumo levantado.

2.4 CLASSIFICAÇÃO ABC

A curva ABC é um importante instrumento para o administrador; ela permite

identificar aqueles itens que justificam atenção e tratamento adequados quanto à

sua administração. Obtém-se a curva ABC através da ordenação dos itens

conforme a sua importância relativa.



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Verifica-se, portanto, que, uma vez obtida a seqüência dos itens e sua

classificação ABC, disso resulta imediatamente a aplicação preferencial das

técnicas de gestão administrativas, conforme a importância dos itens.

A curva ABC tem sido usada para a administração de estoques, para definição de

políticas de vendas, estabelecimento de prioridades para a programação da

produção e uma série de outros problemas usuais na empresa.

Após os itens terem sido ordenados pela importância relativa, as classes da curva

ABC podem ser definidas das seguintes maneiras:

Classe A: Grupo de itens mais importante que devem ser trabalhados com uma

atenção especial pela administração.

Classe B: Grupo intermediário.

Classe C: Grupo de itens menos importantes em termos de movimentação, no

entanto, requerem atenção pelo fato de gerarem custo de manter estoque.



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2.5 MÉTODOS DE AVALIAÇÃO DE ESTOQUES

A avaliação financeira dos estoques é o levantamento do valor financeiro dos

materiais para permitir a correta contabilização das informações.

Diversos métodos são utilizados para avaliação financeira dos estoques que

levam em conta as diversas formas de computar o preço de cada um dos itens

existentes no estoque Vamos a seguir analisar as diversas possibilidades

existentes. Antes disso, cabe lembrar que, no Brasil, a legislação do Imposto de

Renda tem permitido, apenas, a utilização do método do custo médio ou a dos

bens adquiridos mais recentemente (FIFO ou PEPS), não permitindo, para fins

fiscais, o uso do LIFO ou UEPS, motivo pelo qual a maioria das empresas, no

Brasil, utiliza principalmente o custo médio.

CUSTO MÉDIO

A avaliação do saldo de estoque que permanece no almoxarifado bem como o

custo do material fornecido à produção são calculados pelo custo médio.

No longo prazo, a avaliação pelo custo médio indica os custos reais das compras

de material e funciona como um estabilizador ao equilibrar as flutuações de

preços que ocorrem ao longo do tempo.

Suponhamos a seguinte ficha de material em estoque:



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Notas:

a = Preço unitário = (400,00 + 800,00) /400 = 3,00

b = Preço unitário = (900,00 + 1.500,00) /600 = 4,00

Utilizando esse método, o valor de estoque é calculado pela média dos preços de

entrada no almoxarifado, enquanto o custo de produção é calculado com os

matérias avaliados a preço médio.

PEPS OU FIFO

A sigla PEPS significa Primeiro que Entra, Primeiro que Sai, e é também

conhecida por FIFO, iniciais da frase inglesa First In, First Out.

Com base nesse critério para valoração dos estoques a empresa vai dando baixa

nos estoques, a partir das primeiras compras, o que equivale ao seguinte

raciocínio: vendem-se ou consomem-se antes as primeiras mercadorias

compradas.

Notas:

a = preço unit. = 1.000,00 / 300 = 3,33



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b = preço unit. = 800,00 / 200 = 4,00

c = preço unit. = 400,00 / 100 = 2,00

UEPS OU LIFO

A sigla UEPS é a abreviação de Ultimo a Entrar é o Primeiro a Sair. Em inglês:

last in, first out. A saída do estoque é feita pelo preço do último lote a entrar no

almoxarifado. O valor do estoque é calculado ao custo do último preço, que

normalmente é o mais elevado. O UEPS não é aceito pela legislação brasileira

pois distorce os resultados apresentando custo maior e lucro menor.

Notas:

a = preço unit. = 800,00 / 300 = 2,66

b = preço unit. = 400,00 / 200 = 2,00

c = preço unit. = 200,00 / 100 = 2,00



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2.7 Modernas Filosofias de Planejamento e Controle de Estoques

No sentido de administrar a produção e materiais podem ser aplicadas

atualmente duas filosofias de administração de produção: a filosofia convencional

e a filosofia Just-In-Time (JIT), sendo esta última criada justamente na empresa

Toyota Motor Corporation e posteriormente aplicada em empresas japonesas e

ocidentais, onde vem substituindo com sucesso à filosofia convencional.

A filosofia JIT tem como objetivo estruturar a produção de modo que qualquer

atividade que não agregue valor ao produto seja eliminada, evitando todos os

desperdícios provocados por movimentações desnecessárias de materiais,

excessos de produção, tempos ocioso, fabricações indevidas, atividades

improdutivas e produção defeituosa. O estoque, sendo uma conseqüência de

tudo isto, é visto nesta filosofia como perdas, pois é capital imobilizado e ainda

precisa de investimentos para sua manutenção.

A filosofia JIT tem como um dos princípios a eliminação dos estoques, visando

chegar ao estoque zero, ainda que se considere isto como uma situação ideal;

fazendo com que a empresa seja mais flexível na produção e procure atender à

variação da demanda do mercado, quase que instantaneamente, produzindo

normalmente em lotes pequenos, e com qualidade garantida.

Para atender às mudanças do mercado a partir da venda do produto, é

necessário no JIT que as empresas desenvolvam formas para puxar a produção,

ou seja, produzir do final para o início da produção. Para tanto, utiliza-se um

sistema de gerenciamento das informações que permite que as unidades

necessárias sejam repostas na quantidade necessária e no momento necessário

nos diferentes centros produtivos, conhecido como sistema kanban. O kanban é

um sistema simples, de fácil compreensão, de controle visual dos estoques, que

garante a eficiência do sistema de puxar a produção.



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2.8 CLASSIFICAÇÃO DOS ESTOQUES

I - Quanto ao tipo de material os estoques são classificados em:

Estoques de Matérias-Primas

Os estoques de MPs constituem os insumos e materiais básicos que ingressam no

processo produtivo da empresa. São os ítens iniciais para a produção dos

produtos/serviços da empresa.

Estoques de Materiais em Processamento ou em Vias

Os estoques de materiais em processamento - também denominados materiais

em vias - são constituídos de materiais que estão sendo processados ao longo

das diversas seções que compõem o processo produtivo da empresa. Não estão

nem no almoxarifado - por não serem mais MPs iniciais - nem no depósito - por

ainda não serem produtos acabados. Mais adiante serão transformadas em

produtos acabados.

Estoques de Materiais Semi-acabados

Os estoques de materiais semi-acabados referem-se aos materiais parcialmente

acabados, cujo processamento está em algum estágio intermediário de

acabamento e que se encontram também ao longo das diversas seções que

compõem o processo produtivo. Diferem dos materiais em processamento pelo

seu estágio mais avançado, pois se encontram quase acabados, faltando apenas

mais algumas etapas do processo produtivo para se transformarem em materiais

acabados ou em produtos acabados.



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Estoques de Materiais Acabados ou Componentes

Os estoques de materiais acabados - também denominados componentes -

referem-se a peças isoladas ou componentes já acabados e prontos para serem

anexados ao produto. São, na realidade, partes prontas ou montadas que,

quando juntadas, constituirão o Produto Acabado.

Estoques de Produtos Acabados

Os Estoques de produtos acabados se referem aos produtos já prontos e

acabados, cujo processamento foi completado inteiramente. Constituem o

estágio final do processo produtivo e já passaram por todas as fases, como

matéria prima, materiais em processamento, materiais semi-acabados e

materiais acabados.

II – Quanto às funções que desempenham

Estoque de antecipação

É aplicado para produtos com comportamento sazonal de demanda, isto é, usado

quando as flutuações de demanda são significativas, mas relativamente

previsíveis.

Ex.: Fabricantes de sorvetes, ovos de Páscoa, calendários, roupas, etc.

Estoque de flutuação ou Estoque de Segurança ou Isolador

É o estoque mínimo que tem como objetivo compensar as incertezas inerentes a

fornecimento e demanda. Serve para absorver variações não previstas. A função



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do estoque de segurança é proteger a empresa contra imprevistos na demanda e

no suprimento. Atrasos na entrega de materiais e produtos ou aumentos

inesperados no consumo podem gerar falta de produtos. Essas faltas, muitas

vezes podem gerar perdas reais de vendas.

Quanto maior é o objetivo de atender bem o cliente ou consumidor, maior é o

cuidado que se deve ter na definição do nível do estoque de segurança.

Estoque por tamanho de lote ou estoque de ciclo

Os itens comprados ou fabricados em quantidades maiores que o necessário

criam imediatamente estoques de tamanho de lote. Isto é feito para se tirar

vantagem dos descontos sobre a quantidade, para reduzir as despesas de

transporte, os custos de escritório e de preparação e nos casos em que é

impossível fabricar ou comprar itens na mesma velocidade em que eles serão

utilizados ou vendidos. O estoque de tamanho do lote é, às vezes, denominado

estoque de ciclo. É a parte do estoque que vai diminuindo à medida que os

pedidos dos clientes chegam e é abastecida ciclicamente quando os pedidos aos

fornecedores são recebidos.

Estoque de transporte ou em trânsito ou no canal de distribuição

É o estoque alocado para determinado cliente até o momento em que se torna

disponível para o mesmo. Esse tipo de estoque corresponde à movimentação

física de materiais e produtos. Materiais movimentando-se de um fornecedor até

a planta, de uma operação para outra, de uma planta a um CD, do CD ao cliente.



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Estoque hedge ou de proteção

Tem como objetivo proteger a empresa contra eventualidades que envolvem

especulações de mercado relacionadas a aumento de preços, situação econômica

e política instáveis, ambiente inflacionário e imprevisível.

ETAPAS DA CLASSIFICAÇÃO:

A classificação dos itens é composta de diversas etapas, quais sejam :

catalogação, simplificação, especificação, normalização e padronização rumo à

codificação de todos os materiais que compõem o estoque da empresa.

CATALOGAÇÃO: significa o arrolamento de todos os itens existentes de modo a

não omitir nenhum deles.

Vantagens da Catalogação :

A catalogação proporciona uma idéia geral da coleção;

Facilita a consulta por parte dos usuários;

Facilita a aquisição de materiais;

Possibilita a conferência;

Evita duplicidade de codificação;

SIMPLIFICAÇÃO: significa a redução da grande diversidade de itens empregados

para uma mesma finalidade. Quando duas ou mais peças podem ser usadas para

o mesmo fim, recomenda-se a escolha pelo uso de uma delas;



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ESPECIFICAÇÃO: significa a descrição detalhada de um item, como suas

medidas, formato, tamanho, peso etc. Quanto mais detalhada a especificação de

um item, menos dúvida se terá a respeito de sua composição e características,

mais fácil será a sua compra e inspeção no recebimento.

NORMALIZAÇÃO: essa palavra deriva de normas, que são as prescrições sobre o

uso do material; portanto significa a maneira pela qual o material deve ser

utilizado em suas diversas aplicações;

PADRONIZAÇÃO: significa estabelecer idênticos padrões de peso, medidas e

formatos para os materiais, de modo que não existam muitas variações entre

eles. Por exemplo, a padronização evita que centenas de parafusos diferentes

entrem em estoque.

Vantagens da Padronização :

Possibilita a simplificação de materiais;

Facilita o processo de normalização de materiais;

Aumenta poder de negociação;

Reduz custos de aquisição e controle;

Reduz possibilidade de erros na especificação;

Facilita a manutenção;

Possibilita melhor programação de compras;

Permite reutilização e permutabilidade

Assim a catalogação, a simplificação, a especificação, a normalização e a

padronização constituem os diferentes passos rumo à codificação. A partir da

classificação pode-se codificar os materiais.



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ESPECIFICAÇÃO DE MATERIAL

A principal finalidade é evitar a compra de materiais em desacordo com as

necessidades.

Definição: Descrição das características de um material, com a finalidade de

identificá-lo e distingui-lo e seus similares. Conjunto de requisitos a serem

satisfeitos por um produto, um material ou processo.

Propicia:

a) Coleta de preços

b) Identificação

c) Inspeção

d) Armazenagem e preservação dos materiais

e) Redução das dúvidas

CRITÉRIOS SOBRE A DESCRIÇÃO:

a) Deve ser Concisa

b) Completa

c) Permitir a individualização

ESTRUTURA DA ESPECIFICAÇÃO:

a) Nome Básico

b) Nome modificador

c) Características físicas

d) Unidade metrológica

e) Medidas (se for o caso)



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f) Características para a fabricação – especificar os processos de produção

g) Características de operação – testes a serem executados;

h) Cuidados quanto a manuseio e armazenagem

i) Embalagem a ser utilizada

TIPOS PADRONIZADOS DE ESPECIFICAÇÃO:

a) Conforme Amostra

b) Por padrão e características físicas: quando os materiais devem obedecer a

normas técnicas

c) Por composição química

d) Por marca de fábrica

e) Conforme Desenho.

CODIFICAÇÃO DE MATERIAL

Significa representar todas as informações necessárias, suficientes e desejadas

por meio de números e/ou letras, com base na classificação obtida do material.

A chave para a rápida identificação do produto, das quantidades e fornecedor é o

código de barras lineares ou código de distribuição. Esse código pode ser lido

com leitores óticos (scanners). Os fabricantes codificam esse símbolo em seus

produtos e o computador no depósito decodifica a marca, convertendo-a em

informação utilizável para a operação dos sistemas de movimentação interna,

principalmente os automatizados.

A codificação de informações vem a solucionar a questão de agrupamentos de

características referentes a determinado material, pessoa ou mesmo informações

de controle gerencial.



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A codificação se ramificou pelo planeta de formas variáveis se adaptando a cada

necessidade presente. Sua variação está inclusa entre codificações: numéricas,

alfabéticas, alfa-numérica e mais contemporânea o famoso código de barras.

CODIFICAÇÃO ALFABÉTICA: Este processo representa os materiais por meio de

letras, foi muito utilizado na codificação de livros (Método Dewey), com a

implementação da imprensa no mundo, o sistema agregou números a sua

codificação, conseguindo com isto codificar a grande variedade de edições em

suas categorias e classificações de assuntos, autores e áreas especificas.

CODIFICAÇÃO ALFA-NUMÉRICA: Este processo agrupa números e letras,

atualmente é um sistema muito utilizado na classificação de peças automotivas e

na codificação de placas de automóveis. As quantidades de letras utilizadas e

números, são definidos pelo órgão ou empresa a qual adotou o sistema, não

havendo uma regra específica. Desta forma o sistema pode se adaptar a cada

necessidade.

CODIFICAÇÃO NUMÉRICA OU SISTEMA NUMÉRICO OU DECIMAL: A atribuição

consiste na adoção de algarismos arábicos. sendo o método mais utilizado, pela

facilidade de ordenação seqüencial de diversos itens e na adoção da

informatização.

A codificação segue normalmente ao adotado pelo Federal Supply Classification

System, o qual foi elaborado para o controle de materiais no após segunda

guerra mundial.

A classificação e codificação dos materiais segue ao FSC, porém com

modificações provenientes de adequação necessária ao uso pela empresa

pretendente.

Os códigos seguem então a uma regra, sendo:



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3. ATIVIDADE DE COMPRA

A função de compras assume papel verdadeiramente estratégico nos negócios de

hoje em face do volume de recursos, principalmente financeiros, envolvidos,

deixando cada vez mais para trás a visão preconceituosa de que era uma

atividade burocrática e repetitiva, um centro de despesa e não um centro de

lucros.

O valor total gasto nas compras de insumos para produção, seja do produto ou

do serviço final, varia de 50 a 80 % do total das receitas brutas. No setor

industrial, esse número alcança a casa dos 57%. É fácil perceber que mesmo

pequenos ganhos decorrentes de melhor produtividade na função têm grande

repercussão no lucro. Por isso, e por outros fatores como a reestruturação pela

qual passaram as empresas nos últimos anos, evolução da tecnologia e novos

relacionamentos com os fornecedores, cresce cada vez mais a importância das

pessoas que trabalham nesta área estarem muito bem informadas e atualizadas,

terem habilidades interpessoais.

3.1 A FUNÇÃO COMPRA

O posicionamento atual da função compras ou aquisição é bem diferente do

modo tradicional como era tratada antigamente. Nesse cenário, saber o que,

XX – XX – XXXXXX - X

DÍGITO DE CONTROLE CÓDIGO DE IDENTIFICAÇÃO CLASSE GRUPO



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quanto, quando e como comprar começa a assumir condições de sobrevivência, e

assim, o departamento de compras ganha mais visibilidade dentro da

organização.

Hoje a função compras é vista como parte do processo de logística das empresas,

ou seja, como parte integrante da cadeia de suprimento (supply chain). Por isso,

muitas empresas passaram a usar a denominação gerenciamento da cadeia de

suprimento ou simplesmente gerenciamento de suprimentos, um conceito

voltado para o processo, em vez do tradicional compras, voltado para as

transações em si, e não para o todo.

À área de compras também compete o cuidado com os níveis de estoque da

empresa, pois embora altos níveis de estoque possam significar poucos

problemas com a produção, acarretam um custo exagerado para sua

manutenção. Esses altos custos para mantê-los são resultantes de despesas com

o espaço ocupado, custo de capital, pessoal de almoxarifado e controles.

Baixos níveis de estoque, por outro lado, podem fazer com que a empresa

trabalhe num limiar arriscado, onde qualquer detalhe, por menos que seja, acabe

prejudicando ou parando a produção. A empresa poderá enfrentar, por exemplo,

reclamações de clientes, altos níveis de estoque intermediários gerados por

interrupções no processo produtivo.

O departamento de compras também pode assumir vários outros papéis. Um

deles está relacionado com a negociação de preços com os fornecedores. Essa

negociação determinará o preço final dos produtos e, portanto, a competitividade

da empresa. Mas ela pode ir mais longe, já que o comportamento do comprador

pode mexer com vários aspectos da economia, como nível de preços, o poder de

compra do consumidor e o relacionamento entre setores.



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3.2 OBJETIVOS DA FUNÇÃO DE COMPRAS

Essa função é responsável pelo estabelecimento do fluxo dos materiais na firma.

Pelo seguimento junto ao fornecedor, e pela agilização da entrega. Prazos de

entrega não cumpridos podem criar sérias perturbações para os departamentos

de produção e vendas, mas a função compras pode reduzir o número de

problemas para ambas as áreas, além de adicionar lucros.

Os objetivos da função compras podem ser subdivididos em quatro categorias:

• Obter mercadorias e serviços na quantidade e com qualidade necessárias.

• Obter mercadorias e serviços ao menor custo.

• Garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte do fornecedor.

• Desenvolver e manter boas relações com os fornecedores e desenvolver fornecedores potenciais.

Para satisfazer a esses objetivos, devem ser desempenhadas algumas funções

básicas:

• Determinar as especificações de compra: qualidade certa, quantidade certa e entrega certa (tempo e lugar).

• Selecionar o fornecedor (fonte certa)

• Negociar os termos e condições de compra.

• Emitir e administrar pedidos de compra.

Os objetivos de compras devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da

empresa como um todo, visando o melhor atendimento ao cliente interno e

externo. Essa preocupação tem tornado a função compras extremamente

dinâmica, utilizando-se de tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais como o

EDI (Eletronic Data Interchange), a Internet e cartões de crédito.



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3.3 CICLO DE COMPRAS

O ciclo de compras consiste nos seguintes passos:

1º. Receber e analisar as requisições de compra: As requisições de compras têm

início com o departamento ou a pessoa que será o usuário final. No ambiente de

MRP (Material Requirement Planning), o planejador libera um pedido planejado

autorizando o departamento de compras a ir adiante e processar um pedido de

compra. No mínimo, as requisições de compra contêm as seguintes informações:

• Identidade do requisitante, aprovação assinada, e conta em que será debitado o custo;

• Especificação do material;

• Quantidade e unidade de medida;

• Data e local de entrega exigidos;

• Qualquer outra informação complementar necessária.

2º. Selecionar fornecedores: Identificar e selecionar fornecedores são

importantes responsabilidades do departamento de compras. Para itens

rotineiros ou para aqueles que nunca foram comprados antes, deve-se manter

uma lista de fornecedores aprovados. Se o item não foi comprado antes ou se

não houver um fornecedor aceitável em arquivo, deve-se fazer uma pesquisa. Se

o pedido é de pequeno valor ou para itens padronizados, um fornecedor

provavelmente poderá ser encontrado num catálogo, num jornal especializado ou

numa lista telefônica.

3º. Solicitação de cotações: Para itens maiores, é geralmente desejável emitir

uma solicitação de cotação. Trata-se de um requerimento por escrito que é

enviado a um número suficiente de fornecedores para garantir que cotações

competitivas e confiáveis sejam recebidas. Não se trata de um pedido de venda.

Depois que os fornecedores completam e devolvem as cotações ao comprador, as

cotações são analisadas quanto a preço, obediências às especificações, termos e



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condições de venda, entrega e termos de pagamento. Para itens cujas

especificações podem ser descritas precisamente, a escolha é provavelmente

feita com base no preço, entrega e termos de venda.

4º. Determinar o preço certo: Essa é uma responsabilidade do departamento de

compras, intimamente ligada à seleção dos fornecedores. O departamento de

compras também é responsável por negociar o preço, e tentará obter o melhor

preço junto ao fornecedor.

5º. Emitir pedidos de compra:.Ordem de compra é uma oferta legal de compra.

Uma vez aceita pelo fornecedor, ela se torna um contrato legal para entrega das

mercadorias de acordo com os termos e condições especificados no contrato de

compra. O pedido de comporá é preparado com base na requisição de compra ou

nas cotações, e também em qualquer outra informação adicional necessária.

Envia-se uma cópia ao fornecedor; o departamento de compras retém uma

cópia, e outras são enviadas para outros departamentos, tais como o de

contabilidade, o departamento requisitante e o departamento de recepção.

6º. Seguimento e entrega: O fornecedor é responsável pela entrega pontual dos

itens pedidos. O departamento de compras deve garantir que os fornecedores

realmente entreguem pontualmente. Se houver dúvidas quanto ao cumprimento

dos prazos de entrega, o departamento de compras deve descobrir isso a tempo

de tomar medidas corretivas. Isso pode envolver a agilização do transporte,

fontes alternativas de suprimentos, um trabalho junto ao fornecedor para sanar

seus problemas ou a reprogramação da produção.

7º. Recepção e aceitação das mercadorias: Quando as mercadorias são

recebidas, o departamento de recepção as inspeciona para garantir que foram

enviados os itens corretos, na quantidade certa e que não foram danificados no

transporte. Usando a sua cópia do pedido de compra, o departamento de

recepção aceita as mercadorias e escreve um recibo, observando qualquer



30

variação. Se for necessária outra inspeção, por exemplo, do controle de

qualidade, as mercadorias são enviadas ao departamento correspondente ou

retiradas para inspeção. Se as mercadorias recebidas estiverem danificadas, o

departamento de recepção avisará o departamento de compras e reterá as

mercadorias para outras providências. Desde que as mercadorias estejam em

ordem e não exijam mais inspeção, elas serão enviadas para o departamento

solicitante ou para o estoque. Ma cópia do recibo é então enviada para o

departamento de compras, observando qualquer variação ou discrepância em

relação ao pedido de compra. Se o pedido é considerado completo, o

departamento de recepção fecha sua cópia do pedido de compra e avisa o

departamento compras. Se não estiver completo, o pedido de compra é mantido

aberto, esperando para ser completado. Se as mercadorias também foram

inspecionadas pelo departamento de controle de qualidade, os responsáveis por

esse setor também avisarão ao departamento de compras sobre a aceitação ou

não das mercadorias.

8º. Aprovação da fatura do fornecedor para pagamento: Quando é recebida a

fatura do fornecedor, há três informações que devem concordar: o pedido de

compra, o relatório de recebimento e a fatura. Os itens e as quantidades devem

ser os mesmos em todos os documentos; os preços e suas extensões devem ser

os mesmos no pedido de compra e na fatura. Todos os descontos e termos do

pedido original de compra devem ser comparados com a fatura. É função do

departamento de compras verificar esses aspectos e resolver quaisquer

diferenças. Uma vez aprovada, a fatura é enviada ao departamento de contas a

pagar.



31

3.4 SELEÇÃO DE FORNECEDORES

O objetivo da função de compras é conseguir tudo ao mesmo tempo: qualidade,

quantidade, prazo de entrega e preço. Uma vez tomada a decisão sobre o que

comprar, a segunda decisão mais importante refere-se ao fornecedor certo. Um

bom fornecedor é aquele que tem a tecnologia para fabricar o produto na

qualidade exigida, tem a capacidade de produzir as quantidades necessárias e

pode administrar seu negócio com eficiência suficiente para ter lucros e ainda

assim vender um produto a preços competitivos.

3.4.1 Fontes

a) Fonte única: implica que apenas um fornecedor está disponível devido a

patentes, especificações técnicas, matéria-prima, localização, e assim por

diante.

b) Fonte múltipla: é a utilização de mais de um fornecedor para um item. As

vantagens potenciais da fonte múltipla são as seguintes: a competição vai

gerar preços mais baixos e melhores serviços e haverá uma continuidade

no fornecimento. Na prática, existe uma tendência de relação competitiva

entre fornecedor e cliente.

c) Fonte simples: é uma decisão planejada pela organização no sentido de

selecionar um fornecedor para um item quando existem várias fontes

disponíveis. A intenção é criar uma parceria de longo prazo.

3.4.2 Fatores que influenciam a escolha dos fornecedores

a) Habilidade técnica: O fornecedor tem habilidade técnica para produzir ou

fornecer o produto desejado? O fornecedor tem um programa de



32

desenvolvimento e melhoria para o produto? O fornecedor pode auxiliar na

melhoria dos produtos? Essas perguntas são importantes, pois, muitas

vezes, o comprador depende do fornecedor no sentido de que ele forneça

as melhorias de produto que poderão aumentar ou reduzir o custo dos

produtos comprados. Algumas vezes, o fornecedor pode sugerir mudanças

na especificação do produto que irão melhorá-lo e reduzir seu custo.

b) Capacidade de produção: A produção deve ser capaz de satisfazer às

especificações do produto de forma consistente, ao mesmo tempo

produzindo o menor número possível de defeitos. Isso significa que as

dependências de produção do fornecedor devem ser capazes de oferecer a

qualidade e a quantidade exigidas. O fornecedor deve ter um bom

programa de controle da qualidade, pessoal de produção competente e

capaz, e bons sistemas de planejamento e controle de produção, para

garantir uma entrega pontual. Esses elementos são importantes porque

garantem que o fornecedor possa suprir a qualidade e a quantidade

desejadas.

c) Confiabilidade: Ao selecionar um fornecedor, é desejável que se escolha

um fornecedor confiável, reputado e financeiramente sólido. Se a relação

deve continuar, deve haver uma atmosfera de confiança mútua e garantia

de que o fornecedor tem solidez financeira para permanecer no negócio.

d) Serviço pós-venda: Se o produto tem natureza técnica ou provavelmente

necessitará de peças de reposição ou apoio técnico, o fornecedor deve ter

um bom serviço de atendimento pós-venda. Isso deve incluir um

atendimento bem-organizado e um estoque adequado de peças

sobressalentes.

e) Localização do fornecedor: Algumas vezes, é desejável que o fornecedor

esteja próximo do comprador, ou pelo menos que mantenha um estoque



33

local. Uma localização próxima auxilia na redução dos tempos de entrega e

significa que os produtos em falta podem ser entregues rapidamente.

f) Preços: O fornecedor deve ser capaz de oferecer preços competitivos. Isso

não significa necessariamente o menor preço. Esse aspecto considera a

capacidade do fornecedor para fornecer as mercadorias necessárias na

quantidade e na qualidade exigidas, no tempo desejado, e também

quaisquer outros serviços necessários.

No ambiente de negócios moderno, o tipo de relação entre fornecedor e

comprador é crucial para ambos. Idealmente, a relação será baseada numa

dependência mútua e duradoura. O fornecedor pode confiar em negócios futuros,

e o comprador terá garantia de fornecimento de produtos de qualidade, apoio

técnico e ambiente de produto. A comunicação entre comprador e fornecedor

deve ser aberta e plena, de modo que ambas as partes entendam o problema

uma da outra, e possam trabalhar juntas na solução de problemas que

beneficiará ambas. Assim, a seleção do fornecedor e a relação com ele

estabelecida são de fundamental importância.

3.5 FORMAS DE COMPRAR

O fenômeno da globalização, como não poderia deixar de ser, tem trazido grande

impacto na forma como as compras são efetuadas.

Os avanços em Tecnologia de Informação (TI) têm possibilitado uma verdadeira

revolução na forma como as empresas têm efetuado seus negócios. Os meios de

comunicação, particularmente, têm fornecido velocidade e precisão cada vez

maiores para o fluxo de informações entre parceiros comerciais. Em um contexto

de comércio sem fronteiras, muitas empresas começaram a perceber as



34

implicações de estarem ou não preparadas para se ajustarem à tendência já

internacionalizada de intercâmbio de dados.

3.5.1 EDI (Eletronic Data Interchange)

Uma das formas de compras que mais cresce atualmente é o EDI, tecnologia

para transmissão de dados eletronicamente. Por meio da utilização de um

computador, acoplado a um modem e a uma linha telefônica e com um software

específico para comunicação e tradução dos documentos eletrônicos, o

computador do cliente é ligado diretamente ao computador do fornecedor,

independentemente dos hardwares e softwares em utilização. As ordens ou

pedidos de compras, como também outros documentos padronizados, são

enviados sem a utilização de papel. Os dados são compactados – para maior

rapidez na transmissão e diminuição de custos – criptografados e acessados

somente por uma senha especial.

3.6 VERTICALIZAÇÃO

A verticalização é a estratégia que prevê que a empresa produzirá internamente

tudo o que puder, ou pelo menos tentará produzir.

As principais vantagens da verticalização são a independência de terceiros – a

empresa tem maior liberdade na alteração de suas políticas, prazos e padrão de

qualidade, além de poder priorizar um produto em detrimento de outro que

naquele momento é menos importante, ficando com ela os lucros que seriam

repassados aos fornecedores e mantendo o domínio sobre tecnologia própria – a

tecnologia que o fornecedor desenvolveu, muitas vezes com a ajuda da empresa,

não será utilizada também para os concorrentes.



35

A estratégia da verticalização apresenta também desvantagens. Ela exige maior

investimento em instalações e equipamentos. Assim, já que a empresa está

envolvendo mais recursos e imobilizando-os, ela acaba tendo menor flexibilidade

para alterações nos processos produtivos, seja para incorporar novas tecnologias

ou para alterar volumes de produção decorrentes de variações no mercado –

quando se produz internamente é difícil e custosa a decisão de parar a produção

quando a demanda é baixa e comprar novos equipamentos e contratar mais

funcionários para um período incerto de alta procura.

Vantagens e Desvantagens da Verticalização

Vantagens Desvantagens

Independência de terceiros Maior investimento

Maiores lucros Menor flexibilidade (perda de foco)

Maior autonomia Aumento da estrutura da empresa

Domínio sobre tecnologia própria

3.7 HORIZONTALIZAÇÃO

A horizontalização consiste na estratégia de comprar de terceiros o máximo

possível dos itens que compõem o produto final ou os serviços de que necessita.

É tão grande a preferência da empresa moderna por ela que, hoje em dia, um

dos setores de maior expansão foi o de terceirização e parcerias. De um modo

geral não se terceiriza os processos fundamentais, por questões de detenção

tecnológica, qualidade do produto e responsabilidade final sobre ele.

Entre as principais vantagens da horizontalização estão a redução de custos –

não necessita novos investimentos em instalações industriais; maior flexibilidade



36

para alterar volumes de produção decorrentes de variações no mercado – a

empresa compra do fornecedor a quantidade que achar necessária, pode até não

comprar nada determinado mês; conta com know how dos fornecedores no

desenvolvimento de novos produtos (engenharia simultânea).A estratégia de

horizontalização apresenta desvantagens como a possível perda do controle

tecnológico e deixar de auferir o lucro decorrente do serviço ou fabricação que

está sendo repassada.

Vantagens e Desvantagens da Horizontalização

Vantagens Desvantagens

Redução de custos Menor controle tecnológico

Maior flexibilidade e eficiência Maior exposição

Foco no negócio principal da empresa Deixa de auferir o lucro do fornecedor

Incorporação de novas tecnologias

3.8 COMPRAR VERSUS FABRICAR

A questão comprar ou fabricar não vem de hoje, ela persegue os administradores

e empresários faz muito tempo. Entretanto, seu escopo aumentou. Inclui agora

decisões sobre terceirização ou não da prestação de serviços que não são o

negócio principal da empresa, como limpeza, manutenção e até compras. Já há

várias empresas que prestam serviços de compras, manutenção predial,

mecânica ou elétrica.

A decisão para saber se compramos ou fabricamos componentes incluem

considerações tanto econômicas como não-econômicas. Economicamente, um

item é um candidato para a produção interna se a firma tiver capacidade



37

suficiente e se o valor do componente for bastante alto para cobrir todos os

custos variáveis de produção, além de dar alguma contribuição para os custos

fixos. Os baixos volumes de consumo favorecem a compra, que quase não altera

os custos fixos.

3.9 ÉTICA EM COMPRAS

O problema da conduta ética é comum em todas as profissões, entretanto, em

algumas delas, como a dos médicos, engenheiros e compradores, assume uma

dimensão mais relevante.

Abordando a questão mais na sua forma operacional, entendendo que o assunto

deva ser resolvido através do estabelecimento de regras de conduto devidamente

estabelecidas, divulgadas, conhecidas e praticadas por todos os envolvidos,

procurando fixa limites claros entre o “legal” e o “moral”.

Assim, os aspectos legais e morais são extremamente importantes para aqueles

que atuam em compras, fazendo com que muitas empresas estabeleçam um

“código de conduta ética” para todos os seus colaboradores.

No setor de compras o problema aflora com maior intensidade devido aos altos

valores monetários envolvidos, relacionados com critérios muitas vezes

subjetivos de decisão. Saber até onde uma decisão de comprar seguiu

rigorosamente um critério técnico, onde prevaleça o interesse da empresa, ou se

a barreira ética foi quebrada, prevalecendo aí interesses outros, é extremamente

difícil. O objetivo de um código de ética é estabelecer os limites de uma forma

mais clara possível, e que tais limites sejam também de conhecimento dos

fornecedores, pois dessa forma poderão reclamar quando se sentirem

prejudicados.



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Outro aspecto importante é que esse código de ética seja válido tanto para

vendas quanto para compras. Não é correto uma empresa comportar-se de uma

forma quando compra e outra quando vende. Os critérios devem ser

compatibilizados e de conhecimentos de todos os colaboradores. É comum

empresas incluírem nos documentos que o funcionário assina ao ser admitido,

um código de conduta (ou de ética) que deva ser seguido, sob pena de demissão

por justa causa.

O problema ético de compras não se restringe aos compradores, mas também ao

pessoal da área técnica que normalmente especifica o bem a ser comprado. É

normal encontrarmos especificações tão detalhadas, e muitas vezes mandatórias,

que praticamente restringem o fornecedor a uma única empresa. É isto

eticamente correto? Mais uma vez o problema aflora. E o comprador, nesse caso,

o que pode fazer? Cabe à gerência e à alta direção da empresa ficarem atentas a

todos esses aspectos, questionando sempre a validade das especificações e a sua

justificativa.

E quanto aos “presentes”, “lembranças”, “brindes” como agendas, canetas, malas

e convites que normalmente são distribuídos, por exemplo, ao pessoal de

compras, do controle da qualidade e da área técnica? Como abordar esse

assunto? Deve ser permitido que recebam? A melhor forma de abordar o assunto

é definir, o mais claro possível, um código de conduta, do conhecimento de

todos, pois não há dúvida de que aquele que dá presentes tem a expectativa de,

de uma forma ou de outra, ser “lembrado”. Quando o presente tem um maior

valor, maior será a obrigação de retribuição.

Deve também ficar claro para os compradores como agir no trato com empresas

que sistematicamente, com política própria, oferece uma “comissão”. Devem tais

empresas ser excluídas entre as licitantes? Tais comissões devem ser

incorporadas como forma de desconto nos preços propostos? E os outros



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fornecedores, como ficam? Enfim, todos esses aspectos devam ser abordados no

código de ética.

Toda esta questão fica mais grave quando a figura do suborno aparece. A

intenção premeditada é a essência do suborno. Ninguém é subornado por

acidente. Nesses casos, uma vez consumado o delito, o assunto já passa para a

alçada judicial. Não é raro lermos nos jornais situações em que empresas

demitem, de uma só vez, até mesmo todos os componentes de seu setor de

compras. Por exemplo, já foi manchete da Gazeta Mercantil o fato de a Fiat

brasileira ter demitido “oito funcionários da área de compras – alguns com cargos

de gerência -, acusados de estar recebendo propinas e presentes de

fornecedores”, além de suspeitas de superfaturamentos ou desvio de dinheiro.

No setor público, todo processo de licitação é claramente definido através de

legislação específica (Lei 8.666/93), cujo fim precípuo é resguardar os interesses

do Estado.

Outro aspecto concernente à ética em compras é o manuseio de informações,

como o repasse dos critérios de julgamento e dados contidos nas propostas já

entregues a um outro fornecedor que ainda está elaborando a proposta a sua.

Esse comportamento aético leva a situações em que fornecedores altamente

qualificados se neguem a apresentar propostas a “clientes” não confiáveis.

Estabelece-se assim uma relação de desconfiança que prejudica a todos, isto é,

todos perdem.

A fim de evitar estas situações, mais uma vez o código de ética entra em cena. A

empresa deve estabelecer políticas claras sobre as informações que devem ser

manuseadas.

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Administração de Recursos Materiais - Resumo