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Administração Pública /

Setor Público Administrativo

A Administração Pública, muitas vezes designada por

Setor Público Administrativo, compreende uma grande diversidade de Entidades / Organizações.

Diversidade que não é menor do que a que encontramos no Setor Privado. Mas haverá algo que as

diferencie e lhes dê uma certa homogeneidade em termos de Gestão? E isso reflete-se na necessidade de

software específico para suportar essa Gestão? A resposta é afirmativa.

Nos Organismos Públicos o papel do Controlo Orçamental é muito mais importante.

Os Organismo têm de executar um Orçamento em que há valores previstos para as Despesas, que não podem ser

excedidos, sob pena de graves consequências. E não se trata apenas de não ultrapassar valores globais, isto é, de não

se poder exceder os valores previstos em cada conta, cada rubrica. Também não se podem exceder os valores previstos

para cada uma das despesas em particular. Há um duplo controlo.

Isto leva a que todo o Processo da Despesa tenha de ser

controlado passo a passo, desde que se propõe efetuar

uma despesa até ao pagamento. Logo nas Propostas de

Despesas tem de garantir-se que as mesmas poderão

ser pagas, mais tarde, sem ultrapassar o Orçamento dos

Organismos.

Por isso, existem fases bem definidas no processo da

despesa na Administração Pública, cujo controlo é

essencial.

Para responder a esta especificidade do Controlo por

Conta / Rubrica e diversas Fases, a nossa Solução,

baseada em quase 20 anos de experiência neste Setor,

contempla um Módulo de Controlo Orçamental

específico para a Administração Pública e Extensões a vários Módulos, da Contabilidade à Tesouraria, passando pelos

Recursos Humanos e Património, de forma a responder adequadamente às necessidades deste tipo de Organizações.

Soluções na Nuvem

Pode a Administração Pública beneficiar com a Cloud? Pode e muito. A informação passa a estar na Web e pode ser acedida, por

quem estiver autorizado, a qualquer hora, de qualquer lugar. Deixa de haver preocupações com Servidores, Bases de Dados,

Backups (que asseguramos em pelo menos 3 instalações distribuídas por 2 países), Instalação e Manutenção de Aplicações.

Serviço de Suporte Consultoria Local e Remota

Os Utilizadores beneficiam de um Serviço de Helpdesk,

Documentação, Videoteca na Web e E-learning, que os ajuda

no melhor uso das Soluções.

Os Consultores da Rede Altoga estão disponíveis quer para

intervenções locais quer para Apoio e Formação Remota via Web,

Conference Calls e Webinars. Além do suporte às Aplicações,

temos especialistas em várias áreas do negócio, incluindo

Administração Pública.

Preços Inesperados

Os Módulos são subscritos a baixo custo, muito inferior às soluções tradicionais On-Site, e sem necessidade de uma compra inicial.

Paga-se apenas a subscrição mensal. Poupam-se os elevados custos de ter e administrar sistemas locais. O Helpdesk e a Consultoria

Remota diminuem ainda mais os gastos. E aí podemos chegar a preços inesperadamente baixos – Consulte-nos!

Organização dos Módulos Controlo Orçamental Público

À parte do Módulo do

Controlo Orçamental

Público, que é específico, os

restantes Módulos são os

mesmos das outras

Organizações embora com

extensões específicas para a

Administração Pública.

Destacam-se:

M235 – Controlo

Orçamental Público

M200 – Contabilidade de

Gestão

M210 – Documentos

Comerciais e Fiscais

M160 – Faturas / NFEs

Eletrónicas e Certificadas

M240 – Tesouraria

M245 - Contas Correntes e

Cobranças

M270 – Património

Já vimos que o elemento diferenciador base do Controlo

Orçamental Público é o Controlo fase a fase.

Tendo em consideração que operamos em diversos

contextos e países, o nosso modelo de controlo das fases

considera até 6 fases:

Tudo isto é articulado com a

Automatização dos reflexos dos

Documentos e de outros

Subsistemas neste controlo.

Basta dar o comando Contabilizar

sobre os Documentos e

automaticamente são obtidos

todos os reflexos quer na

Contabilidade quer no

Orçamento.

O mesmo automatismo é obtido

a partir da Tesouraria, dos

Recursos Humanos e do

Património, entre outros

subsistemas. Todos estes reflexos,

em paralelo com o que acontece

na Contabilidade, são

Multidimensionais, podendo ir até

cerca de 30 dimensões.

Há ainda a considerar questões

específicas como a da preparação

dos Orçamentos e a da Prestação

de Contas. Para estas situações e

outras dispomos das facilidades

necessárias, incluindo a

importação de dados e a

formatação de outputs em PDF,

XML, EXCEL e outros formatos.

O Controlo Orçamental pode

ainda ser expresso em gráficos e

integrado em Dashboards.

A fase a) é a Dotação do valor que é disponibilizado

A fase b) é o Cabimento / Cativação das verbas para as Despesas

em concreto. É uma questão interna ainda

A fase c) é o Compromisso, quando uma Entidade Externa é

envolvida através de uma Requisição / Encomenda ou similar

A fase d) é o Processamento propriamente dito da despesa, em que

o Produto ou Serviço é aceite e se trata da Fatura

Esta fase e) tem uma implementação muito variada e prende-se, por

exemplo, com Autorizações de Pagamento, Requisições de Fundos,

e no caso Português do POCP, afetação das contas 25. São

questões que variam muito de Organização para Organização.

Finalmente, a fase f) que é a do Pagamento

No caso brasileiro temos, depois da Dotação, e indicado a

amarelo, o Empenho, a Liquidação e o Pagamento. Mas se

interessar podemos na mesma implementar as fases b) e c) em

separado.

Documentos Comerciais e Fiscais Faturas / NFEs Eletrónicas e

Certificadas

Os Documentos Comerciais

e Fiscais também na

Administração Pública

providenciam reflexos

automáticos nos diversos

subsistemas:

Contabilidade

Orçamento

Contas Correntes

Tesouraria

Stocks

Património

Contratos / Projetos /

Obras

Estatísticas / Dashboards

O que têm de específico, no caso da Administração Pública, é o

seu relacionamento com os Cabimentos / Empenhos e outros

elementos do Controlo Orçamental Público.

Por outro lado o fato de os nossos Documentos poderem ser

Organizados em Cadeias permite colocar na mesma cadeia os

diferentes Documentos representativos das diferentes fases, da

Requisição / Encomenda à Fatura e ao Pagamento (no caso o

Documento Financeiro do Pagamento).

Nesta linha, também é possível sobre o Documento dar o

respetivo Cabimento, emitir a respetiva Autorização de

Pagamento e outras facilidades correlacionadas. Tudo

integrado com o Controlo Orçamental Público, portanto.

Os Módulos de suporte às

Faturas e NFEs Eletrónicas /

Certificadas, que variam de país

para país devido aos

condicionamentos legais de

certificação pelas respetivas

Entidades Fiscais e outras,

também estão integrados com o

Controlo Orçamental Público.

De fato contêm todos os dados e

facilidades dos Documentos

Fiscais e Comerciais, podendo

pertencer a cadeias e ser

refletidos na Contabilidade e

Orçamento.

Note-se que os Documentos, além destes Reflexos Automáticos que

nos diferenciam, asseguram naturalmente também o seu papel no

negócio, podendo nomeadamente ser impressos e enviados para os

devidos efeitos legais e do negócio e constituírem um importante

histórico auditável das atividades.

Contabilidade de Gestão Tesouraria

Este Módulo visa disponibilizar:

Quer facilidades para responder às

necessidades da Contabilidade Geral

para efeitos legais / fiscais

Quer facilidades para responder a

necessidades mais avançadas de

Gestão

Quer facilidades de ligação /

integração com o Controlo

Orçamental Público

Tudo isto com a máxima eficiência,

para o que contribui muito a

Contabilização Automática

presente nos diferentes Módulos

com reflexos na Contabilidade.

Consoante a parametrização, a

Solução providencia até cerca de

30 dimensões, sendo normalmente

20 para utilização geral e várias

específicas dedicadas aos Terceiros,

Produtos, Contratos, Impostos e

outras questões específicas.

A Contabilização Automática é uma

exigência em termos de

produtividade e a ausência de erros

torna-se cada vez mais

imprescindível na automatização

das atividades das organizações.

O objetivo é conseguir que todas as

operações sejam assistidas por

computador e de forma automática,

incluindo a contabilização.

Isto sem que os operadores tenham de

saber de Contabilidade.

Para tal é necessário que se possa chegar

aos lançamentos contabilísticos a partir

dos conceitos do negócio como sejam os

produtos, os contratos, as unidades

organizativas, etc.

Como a maior parte das operações é

suportada por Documentos, a forma

natural de se obter a Contabilização

Automática pretendida é a partir desses

Documentos.

Esta automatização integral a partir dos

Documentos e Conceitos do Negócio e a

Contabilização Multidimensional são os

principais elementos diferenciadores deste

Módulo de Contabilidade.

Suporta a Tesouraria, incluindo os

Reflexos no Controlo Orçamental

Público, destacando-se:

Registo dos Pagamentos e Recebimentos,

incluindo a ligação aos Documentos da

Administração Pública, bem como de

Movimentos com Bancos e Transferências

de Fundos

Controlo das disponibilidades atuais e

previsionais

Controlo da Tesouraria por Conta,

Terceiro, Contrato e Classe

Emissão de Documentos típicos de

Tesouraria

Conciliação Bancária

Controlos Diversos como: Meios de

Pagamento, Recibos, Classificação de

Tesouraria, Folhas de Caixa

Automatização do reflexo dos

Movimentos em termos de Contabilidade,

Orçamento e Contas Correntes.

Contas Correntes e Cobranças Património Business Intelligence / Dashboards

As Contas Correntes em si

são essencialmente reflexos

dos Documentos e da

Tesouraria.

Este Módulo acrescenta no

entanto mais duas facilidades

operacionais importantes

para as empresas:

Fixação e Gestão dos Limites

de Crédito

Gestão das Cobranças com

suporte para o registo e

agendamento dos contactos

para efeitos de cobrança,

associados aos itens em dívida.

Gestão Administrativa, incluindo requisitos da

Administração Pública, e Técnica do Património

destacando-se:

Tratamento Legal / Contabilístico / Fiscal, incluindo o

cadastro, depreciações / amortizações, abates e

reavaliações em termos de cálculo e de reflexos

contabilísticos automáticos

Enquadramento dos bens, de acordo com as Múltiplas

Dimensões da Contabilidade com Listagens dos Bens e

Movimentos por essas dimensões

Registo de Eventos em Geral, Transferências e Valores

Diversos Associados

Inventário dos bens e das suas condições de

funcionamento

Tratamento Ótico (Códigos de Barras) ou por RFID e

rastreamento com mapeamento via Google Maps

Integração em termos de Gestão Técnica com os

Módulos de Equipamentos, Veículos, Edifícios e

Helpdesk, para tratamento da manutenção, dos

consumíveis, dos seguros dos Itens e do apoio à

utilização dos equipamentos mais complexos

Os nossos Servidores na Web de

Business Intelligence permitem aos

Clientes dos nossos Módulos

dispor à partida um conjunto de

Dashboards e construir outros.

Isto de uma forma integrada e

automatizável. Os Servidores na

Cloud comunicam entre si.

Situações híbridas de Dashboards

com dados dos nossos Módulos e

de outras Aplicações também são

possíveis.

E, claro, muitas das nossas

listagens, com um simples click,

possuem desde logo a

possibilidade de mostrar gráficos

associados.

Descanse na Nuvem!

Conte com uma Sólida Experiência de mais de 20 anos.

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2012-04-29