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CENTRO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO PROFISSIONALIZANTE FRANCISCO CARNEIRO MARTINS CURSO DE ADMINISTRAÇÃO ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS E PRODUÇÃO PARTE I - GESTÃO DE MATERIAIS E LOGÍSTICA Professor JOSÉ DE ALENCAR ROCHA LOURES JÚNIOR 3ª Edição 2010

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CENTRO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO PROFISSIONALIZANTE

FRANCISCO CARNEIRO MARTINS

CURSO DE ADMINISTRAÇÃO

ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS E PRODUÇÃO

PARTE I - GESTÃO DE MATERIAIS E LOGÍSTICA

Professor JOSÉ DE ALENCAR ROCHA LOURES JÚNIOR

3ª Edição 2010

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A. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS 1. Conceito; 2. Importância da área de materiais; 3. Sistema de gestão de materiais; 4. O ciclo de materiais na empresa.

B. CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS 1. Conceito; 2. Identificação de materiais; 3. Codificação de Materiais; 4. Código de Barras; 5. Exercícios.

C. ANALISE E GESTÃO DOS ESTOQUES 1. Tipologia dos estoques; 2. Gestão econômica dos estoques; 3. Exercícios;

D. MÉTODOS DE RESSUPRIMENTO E DESEMPENHO DOS ESTOQUES 1. Parâmetros de Ressuprimento; 2. Métodos de Desempenho; 3. Exercícios.

E. AQUISIÇÃO DE MATERIAIS 1. A Função Compras (PPQQ); 2. Fornecedores; 3. Processo de Compras; 4. Compra na Qualidade Certa; 5. Diligenciamento de Compras: 6. Exercícios

F. RECEBIMENTO DE MATERIAIS 1. Conceito; 2. Nota Fiscal; 3. Entrada de Materiais; 4. Conferência Quantitativa; 5. Conferência Qualitativa; 6. Regularização.

G. ARMAZENAGEM 1. Introdução; 2. Leiaute; 3. Técnicas de Armazenamento; 4. Cargas Unitizadas.

H. MOVIMENTAÇÃO 1. Conceito; 2. Formas de Movimentação; 3. Função; 4. Equipamento de Movimentação de Materiais.

I. EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO DE MATERIAIS 1. Conceito; 2. Transportes e suas Características.

J. INVENTÁRIO DE MATERIAIS 1. Conceito; 2. Origem das Divergências de Estoque; 3. Épocas Indicadas para o Inventário; 4. Inventário Rotativo; 5. Metodologia para Realização do Inventário; 6. Avaliação e Controle.

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INTRODUÇÃO

O objetivo fundamental da gestão de materiais é determinar quando e quanto adquirir, para abastecer o estoque, o que

determina é que a estratégia do abastecimento sempre é acionada pelo usuário, à medida que, como consumidor, ele detona o processo.

No entanto, como a formação de estoque é ponto crucial, induz imediatamente à indagação “por que sempre há ruptura do estoque e consequentemente falta de material?”, perguntas estas que enfrentam dilemas e frustrações de procurar, ao mesmo tempo, manter o nível operacional da empresa, suprir os consumidores por meio de adequado atendimento e manter os investimentos em estoques em níveis adequados.

Os problemas relacionados com a gestão de estoques estão principalmente ligados à ação e não a chegar a uma resposta. O que deve ser feito para controlar o equilíbrio e estabelecer ações apropriadas? A fim de obter resposta para essa questão, é necessária a formulação de outras indagações: Por que devemos manter estoques? O que afeta o equilíbrio dos estoques que mantemos?

Atingir o equilíbrio ideal entre estoque e consumo é a meta primordial e, para tanto, a gestão se inter-relaciona com as outras atividades afins, no intuito de que as empresas e os profissionais envolvidos estejam contemplados com uma série de técnicas e rotinas, fazendo com que todo o gerenciamento de materiais incluindo-se gestão, compras e armazenagem, seja considerado como atividade integrante do Sistema de Abastecimento.

Assim como todos os outros componentes do sistema, os insumos materiais (matérias-primas, materiais secundários e outros) carecem de uma coordenação específica, de forma a permitir a racionalização de sua manipulação. A gestão de materiais coordena esse conglomerado de atividades, o que implica necessariamente o estabelecimento de normas, critérios e rotinas operacionais, de formar que todo o sistema possa ser mantido harmonicamente em funcionamento, sendo importante destacar que para a realização de seus objetivos desenvolve um ciclo contínuo de atividades correlatas e interdependentes com as demais unidades da empresa, motivo pelo qual uma série de informações tramita entre seus diversos departamentos ou setores.

O funcionamento harmônico, anteriormente mencionado, depende fundamentalmente das atividades a seguir relacionadas; Cadastramento – Compreende as atividades de classificar, especificar e codificar produtos; Gerenciamento do estoque – Compreende as atividades de formação e controle dos níveis de estoque, acompanhamento e

ajuste de saldos; Obtenção de produtos – Compreende as atividades relacionadas aos processos de aquisição de materiais; Guarda dos materiais – Compreende as atividades de recebimento, armazenamento, conservação, distribuição e expedição

dos produtos. A gestão materiais tem papel importante no dia a dia da empresa, pois é órgão de apoio principalmente das áreas de vendas

e produção.

A. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

1. Conceito Conjunto de atividades com a finalidade a assegurar o suprimento de materiais necessários ao funcionamento da

organização, no tempo certo, na quantidade necessária, na qualidade requerida e com o melhor preço. � Antes do tempo correto = Estoques altos - acima da necessidade da empresa - imobilizações em estoque ocioso; � Após o tempo correto = Estoques baixos - falta de material para atendimento das necessidades - aumento de compras emergenciais. � Além da quantidade necessária = Representam imobilizações em estoque ocioso; � Sem Atributos de Qualidade = Acarreta custos maiores e oportunidades de lucros não realizados; � Aquém da quantidade necessária = Podem levar à insuficiência de estoque.

2. Importância da Área de Materiais O grau de importância de um órgão de material está diretamente relacionado com o ramo de atividade da empresa. Porém,

podemos garantir que a referida área sempre estará presente, pois qualquer atividade requer materiais e serviços. Envolvimento o órgão de materiais conforme o ramo de atividade: � Comércio = Atinge 70 a 85% do orçamento da empresa; � Indústria = Atinge 50 a 65% do orçamento da empresa; � Prestação de Serviços = Atinge 10 a 15% do orçamento da empresa.

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Principais atribuições

3. Sistema de Gestão de Materiais

Podemos ter o sistema de materiais, decomposto em vários subsistemas (módulos) tais como: - Gestão de Estoques: Responsável pela gestão econômica dos estoques, através do planejamento e da programação de

compra de material. - Classificação de Material: Responsável pela identificação (especificação), codificação e cadastramento de todos os

materiais. - Cadastro de Fornecedores: Encarregado da pesquisa de mercado e do cadastramento dos fornecedores. - Aquisição: Responsável pela gestão, negociação e contratação de compras de material através do processo de licitação. - Diligenciamento: Responsável pelo acompanhamento do fornecimento de compras. - Movimentação de Materiais: Responsável pela seleção de equipamentos e formas de movimentação de materiais dentro

da empresa. - Armazenagem: Encarregado pela gestão física dos materiais, compreendendo a guarda, preservação, embalagem,

expedição e recepção dos materiais. - Inspeção de Recebimento: Encarregado da verificação física e documental do recebimento de material, podendo

verificar os atributos qualitativos exigidos pela empresa. - Transporte de Material: Responsável pela política e execução do transporte e distribuição de material fora da empresa. - Alienação de Material: Responsável pelo estudo e proposição de alienação (venda, doação, permuta de itens obsoletos

e irrecuperáveis a organização). - Padronização e Normalização de Material: Cabe a obtenção do menor número de variedades existentes de determinado

tipo de material. Por meio de unificação e especificação dos mesmos, propondo medidas para redução de estoques.

4. O Ciclo de Materiais na empresa

O ciclo de materiais inicia-se com as necessidades dos clientes, tanto internos como externos, que devem ser analisadas para que a empresa avalie se poderá atendê-las. A partir dos estoques existentes ou se terá de iniciar um processo de reposição de material através de compra, em se tratando de produtos fornecidos por terceiros, ou de produção, no caso de produtos fabricados internamente pela empresa.

O recebimento dos produtos pedidos pode envolver diversas atividades, relativas à área fiscal e contábil, de qualidade, de

verificação de quantidades entregues e atividades necessárias ao registro dos materiais entregues nos sistemas de materiais da empresa.

O armazenamento de materiais é uma atividade especializada e consistem em armazenar adequadamente os materiais para

que seja possível sua rápida recuperação e a manutenção dos níveis de qualidade e para que a entrega seja facilitada. A logística de distribuição visa à entrega dos materiais no ponto certo, ao menor custo e no menor prazo, mantendo suas

condições de qualidade.

Controle das compras pendentes de entrega Determinação dos níveis de estoques Estudo dos métodos de ressuprimento Classificação de materiais

Administração dos Estoques

Cadastro de fornecedor Processo de compra Negociação Diligenciamento de compras

Administração de Compras

Recebimento e expedição de materiais Movimentação de materiais Armazenagem Alienação de materiais Controle físico dos materiais

Admini stração

Física

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A Gestão de Materiais tem impacto direto na lucratividade da empresa, e na qualidade dos produtos, havendo necessidade de uma administração, o mais possível, just-in-time, com o objetivo de reduzir estoques e manter o cliente satisfeito.

B. CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS

1. Conceito

A classificação de materiais visa a identificação, codificação e catalogação de todos os itens de material da empresa atuante. Portanto, é uma função destinada ao apoio das demais atividades de suprimento.

Consideração: - O sistema de classificação é primordial para qualquer área de material, pois sem ele, não pode existir um planejamento eficiente dos estoques, aquisições de corretas de material e procedimentos adequados nas atividades de armazenamento.

A classificação não deve gerar confusões, ou seja, um produto não pode ser classificado de modo que seja confundido com outro, mesmo sendo este semelhante.

� Deve haver um material para cada código, e somente um. � Deve haver um código para cada material, e somente um.

2. Identificação de Materiais

A identificação do material pode ser feita através dos modelos descritivo e referencial. • Método de Identificação Descritivo Procura na descrição detalhada de item do material, apresentar todas as particularidades ou características que

individualizem o material, independentemente das referências do fabricante ou comercial. Procura atribuir uma nomenclatura padronizada aos itens de material. A identificação detalhada apresenta a seguinte composição:

Descrição Padronizada Nome Básico: É a denominação mais elementar de um item de material, constituindo-se no primeiro elemento a ser definido

para sua identificação. Nome Modificador: É a designação adicional empregada para distinguir itens do material possuidor de mesmo nome básico. Descrição Técnica É um complemento da descrição padronizada, compreendendo dados relativos aos aspectos físicos, químicos, elétricos e

construtivos do item do material. Descrição Auxiliar Refere-se à complementação da identificação do item do material podendo conter informações de aplicação, embalagem,

unidade de fornecimento, permutabilidade, etc.

Ciclo de Materiais

A – Levantar necessidades

C - Receber

B – Comprar

D - Armazenar

E – Controlar

F - Distribuir

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• Método de Identificação Referencial

Empregado em situações que são desnecessários maiores detalhamentos na identificação de materiais, sendo suficiente à referência ou código do fornecedor (fabricante) para sua caracterização e individualização.

Exemplo: Material Elétrico

Descrição Padronizada - Nome básico: Pára-raios - Nome modificador: Distribuição Descrição Técnica - Tipo: válvula - Instalação: externa - Tensão nominal: 15 KV - Corrente nominal descarga: 5 kA - Freqüência: 60 HZ - Normal aplicável: 811520 Descrição Auxiliar - Embalagem: caixa com 60 unidades - Unidade de fornecimento: peça

3. Codificação de Materiais

Em função de uma boa identificação de material, podemos partir para a codificação dos mesmos, ou seja, representar todas as informações necessárias, suficientes e desejadas por meio de número e/ou letra. Os sistemas de codificação mais comumente utilizados são:

• Sistema Alfabético

O material é codificado utilizando-se um conjunto de letras suficientes para preencher toda a identificação do material. • Sistema Alfa Numérico

O material é codificado através da utilização ou combinação de letras e números para representação de material. • Sistema Numérico ou Decimal

Consiste na composição e atribuição de códigos em algarismos arábicos. É o método mais utilizado, tendo em vista a

facilidade na ordenação seqüencial dos diversos itens de materiais e na adoção da informatização. O método decimal universal, como ficou conhecido, divide o universo de itens de materiais em grupos, aos quais por sua vez em subgrupos e, adiciona-se a estes um número de identificação.

Exemplo:.................................................................. 00.00.0000-0

Grupo Subgrupo Número de identificação (seqüencial por cada subgrupo) Digito verificador

4. Código de Barras

O código de barras é a tecnologia de identificação automática mais avançada disponível, com várias aplicações, e que tem sido utilizada há aproximadamente 30 anos. O seu objetivo é a representação das informações em forma de código, facilitando a sua leitura e processamento.

A grande aceitação obtida por esses sistemas deve-se à sua exatidão, precisão e confiabilidade para a coleta automática e sistematizada de informações precisas, e à sua capacidade de estabelecer laços únicos de intercâmbio e comunicação das informações.

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Os códigos de barras podem ser impressos a custo baixo, utilizando-se de uma impressora laser. Com o crescimento da codificação dos documentos, todos são beneficiados, tanto a empresa que os emite quanto o

consumidor, que é beneficiado por um atendimento mais ágil, confiável e com grande redução de filas nos caixas. A padronização dos códigos inseridos nos produtos permite a obtenção de uma linguagem comum e estreitar o intercâmbio

de informações, entre os diversos parceiros envolvidos no processo comercial, as vantagens que a codificação propicia, abrangem as facilidades nas transações, rapidez e confiabilidade da geração de dados, organização e a minimização da margem de erros, e consequentemente, maior eficiência e produtividade.

Um mercado, cada vez mais exigente e concorrido, precisa da qualidade total, tanto nos seus produtos, como nos negócios. E é exatamente nesse aspecto que o código de barras pode vir a auxiliar.

Os Códigos de Barras têm se infiltrado em cada faceta de nossas vidas; você os encontrará em supermercados, hospitais, lojas de departamentos, prisões, fazendas, e até mesmo em sua própria casa. Tornaram-se uma parte aceita de nossas vidas diárias, mas o que são exatamente e o que representam!

Você não está sozinho em sua confusão sobre as barras e espaços impressos em rótulos de alimentos, caixas para transporte, cartas, braceletes de pacientes, etc. Todos parecem iguais, mas não são. Cada indústria tem uma simbologia única como seu padrão, o que exploraremos mais tarde. Se você está pensando em instalar um sistema de gerenciamento de dados por código de barras, há muitos aspectos a considerar para fazer a opção correta para os seus desafios nos negócios.

Obtenha resposta a todas as questões que o deixam confuso, e um melhor entendimento da tecnologia, para que você possa melhor planejar sua próprias aplicações de código de barras. O Código de Barras para iniciantes foi escrito para ajudar profissionais de vanguarda como você a entenderem como os benefícios do gerenciamento de dados por código de barras podem melhorar a produtividade de sua empresa e aumentar a sua margem de lucros.

Os códigos de barras são apenas uma forma diferente de codificação de números e letras pelo uso de uma combinação de barras e espaços de larguras variáveis. Pense neles como uma outra forma de escrever, uma vez que substituem os lançamentos de dados por teclado como um método de coleta de dados. Nos negócios, o uso correto dos códigos de barras pode reduzir ineficiências e melhorar a produtividade de uma empresa, aumentando desta forma o seu lucro.

Em termos simples, os códigos de barras são uma forma rápida, fácil e exata de captura automática de dados. Isto pode parecer uma surpresa para você! Um código de barras não contém dados descritivos. Assim como o seu número

do R.G. não contém o seu nome ou endereço, um código de barras é também o número de referência que um computador usa para examinar um registro associado que contém dados descritivos e outras informações importantes.

Por exemplo: um código de barras encontrado em um pacote de pão não contém o nome do produto, tipo de pão ou o preço; ao invés, contém um número de produto com 12 dígitos. Agora, quando o caixa do supermercado realiza a leitura, este número pé transmitido ao computador da loja, verificando o registro associado a ele no banco de dados. Este item contém uma descrição do produto, o nome do fornecedor, o preço, a quantidade em estoque, etc. O computador instantaneamente faz uma verificação de preço e o disponibiliza na forma de registro no caixa (subtrai também a quantidade adquirida da quantidade em estoque). Toda a transação é feita automaticamente; pense sobre o tempo que levaria para o caixa lançar um número de 12 dígitos para cada item que você quis comprar!

Para recapitular: um código de barras têm tipicamente dados de identificação nele codificados, e tais dados são usados por um computador para examinar todas as informações específicas associadas aos dados.

A simbologia é considerada uma linguagem na tecnologia do código de barras. Assim como você pode falar francês enquanto viaja na França, uma simbologia permite a um leitor e a um código de barras "falar" entre si. Quando é realizado a leitura de um código de barras, é a simbologia que possibilita que as informações sejam lidas de forma exata. E então quando é impresso um código de barras, é a simbologia que permite a impressora entender as informações que devem ser impressas na etiqueta.

Os códigos de barras são lidos pela varredura de um pequeno ponto de luz através do símbolo do código de barras impresso. Seus olhos vêem apenas uma fina linha vermelha emitida pelo leitor laser (scanner). Todavia, o que está acontecendo é que a fonte de luz do leitor está sendo absorvida pelas barras escuras e refletida pelos espaços claros. Um dispositivo no leitor pega a luz refletida e a converte em um sinal elétrico.

O laser do leitor (fonte de luz) começa a varredura do código de barras em um espaço em branco (a zona de silêncio) antes da primeira barra e continua passando até a última barra, encerrando em um espaço em branco que a segue. Uma vez que o código de barras não pode ser lido se a varredura sair para fora da área do símbolo, as alturas das barras são escolhidas de modo a facilitar a varredura dentro da área do código de barras. Quanto maior a informação a ser codificada, maior será o código de barras.

Vantagens para a Indústria: � Conhecimento exato do comportamento de cada produto no mercado. � Estabelecimento exato de uma linguagem comum com os clientes. � Organização interna, mediante a codificação de embalagens de despacho e da matéria prima. � Controle de inventários e do estoque, expedição de mercadorias. � Padronizações nas exportações. � Aproximação do consumidor ao produto (merchandising). � Possibilidade de utilizar o Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI). Vantagens para o Consumidor: � Cupom fiscal detalhado. � Passagem rápida pelo check-out. � Eliminação de erros de digitação em sua compra. � Preços corretos nas gôndolas e no check-out. � Linhas de produtos à venda de composição mais adequada ao perfil da clientela. � Melhores serviços.

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Vantagens para o Comércio: � Otimiza o controle de estoque. � Aumenta a eficiência no ponto de venda: elimina erros de digitação, diminui o tempo das filas. � Otimiza a gestão de preços e de crédito. � Melhora o controle do estoque central. � Obtém informações confiáveis para uma melhor negociação. � Vende mais com maior lucro. � Atende às mudanças rápidas dos hábitos de consumo. � Melhora o serviço ao cliente. � Estabelece linguagem comum com os fornecedores. � Possibilita o uso de ferramentas baseadas nas informações coletadas. � Possibilita a utilização do Intercâmbio Eletrônica de Dados (EDI).

5. Exercícios

� Analise os itens abaixo e padronize caso necessário as descrições;

Parafuso cabeça quadrada 65 mm aço carbono Caneta escrita fina azul Caneta grossa escrita azul Cartucho colorido 49 A para impressora HP Azulejo 15x20 bege decorado Lata fosca tinta aveludada camurça Tinta a óleo brilhante azul Tinta a óleo brilhante cinza pérola Azulejo liso 15x15 areia Cartucho tinta preto 29 A para impressora HP Arruela lisa 16 x 25 x 4 mm aço carbono Piso cerâmico 20 x 20 marrom Arruela lisa aço carbono 21 x 37 x 3 mm Lâmpada 220v 100w Incandescente Philips E27 Arruela pressão aço carbono 3,2 x 5,1 x 0,8 mm Plug 2p+T 125V 15 A Pial referência 54305 Parafuso aço carbono 16 mm cabeça quadrada Plug 2p+T 250V 15 A Pial referência 650662 Fio elétrico isolado cobre 2,5 mm² vermelho Lâmpada Fluorescente 40W LD 220 V Sylvania Fio elétrico cobre 1,5 mm² vermelho isolado Rolamento 6202 ZZ SKF Cabo elétrico isolado cobre 1/1/0 Broca aço rápido 6 mm Lâmpada 250V Incandescente 150W E40 Broca 6 mm vídea

� Crie uma estrutura de agrupamento conforme os itens disponíveis;

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� Crie um código para os itens e relacione-os abaixo;

Código Descrição Padronizada Grupo Sub grupo

C. ANALISE E GESTÃO DOS ESTOQUES

1. Tipologia dos Estoques

Estoque Físico (EF) Quantidade de materiais armazenada sob guarda do almoxarifado, a espera de utilização. Compreende o Estoque

Disponível e o Estoque Empenhado. Estoque Disponível (ED) É a quantidade física de materiais existentes no almoxarifado sem embargo, portanto, pode ser requisitado para uso. Ativo = É o estoque que sofre modificações provenientes das operações de entrada e saída. Inativo = É o estoque que não sofre modificações. Deve ser estudado sua eliminação. Reserva Operacional = É o estoque destinado à manutenção das instalações ou equipamentos da empresa. Estoque Empenhado (EE) É uma quantidade de material com destino pré-determinado, muito embora permaneça no almoxarifado.

2. Gestão Econômica dos Estoques

A gestão econômica dos estoques é basicamente o ato de gerir recursos possuidores de valor econômico e destinado ao suprimento das necessidades futuras de material, numa organização. Visa, portanto, numa primeira abordagem, manter os estoques em constante equilíbrio em relação ao nível econômico ótimo dos investimentos e isto é obtido, mantendo estoques mínimos, sem correr o risco de não tê-los em quantidades suficientes e necessárias para manter o fluxo de produção da encomenda em equilíbrio com o fluxo de consumo.

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•••• Fatores que Influem na Determinação dos Estoques Na determinação dos níveis de estoques é importante ressaltar dois fatores: a) Quanto maior a quantidade estocada, maiores serão os custos com a manutenção dos estoques, todavia representa

garantia contra a paralisação da empresa por falta de material. b) A redução das quantidades em estoque reduz os custos de estocagem, porém aumentam-se os custos de obtenção dos

materiais e podem provocar a paralisação das atividades da empresa por falta de material

•••• Sintomas de uma Gestão de Estoques a) Quando mal planejada.

− Incapacidade de cumprir promessas de entrega; − Crescimento do estoque quando a demanda for inferior ao previsto; − Falta constante de espaço de armazenagem; − Aumento dos itens de materiais obsoletos.

c) Quando bem planejada.

− Melhoria nas relações com usuários; − Redução dos custos dos materiais comprados; − Redução dos custos e perdas de estoque.

•••• Método ABC dos Materiais A aplicação do método ABC tem como finalidade identificar os itens de materiais de acordo com sua importância em termos

de valor, peso e volume dos consumos, estoques, compras, etc., (médio anual). Surgiu na Itália em 1800, e foi criado por Wilfredo Paretto que desenvolveu o método de classificação (Lei 20 x 80).

Mediu a distribuição de renda da população e constatou que poucos indivíduos da sociedade concentravam a maior parte das riquezas existentes: 20% da população absorvia 80% de renda.

A aplicabilidade dos fundamentos do método de Paretto foi comprovada e posta em prática nos Estados Unidos, logo após a Segunda Guerra Mundial (1951), pelo General Eletric, tendo como responsável H. F. Dixie. Foi determinado como:

Classe Valor (%) Quantidades (%) A 75 10 B 20 25 C 5 65

* Grupo A - poucos itens - maiores valores, peso ou volume. * Grupo B - itens em situação intermediária. * Grupo C - bastante itens - menores valores, peso ou volume.

Pelo método ABC podemos tratar de uma maneira diferente os diferentes itens de material. Controlar rigidamente os grupos A e B, e superficialmente o grupo C.

Critério de Determinação = Para obter-se a classificação ABC, deve-se: a) Conhecer o universo de materiais a serem analisados.

- identificação do material (descrição ou código); - quantidade (consumo, estoque, compra) Þ média mensal ou anual; - preço unitário; - peso unitário ou embalagem; - volume unitário ou embalagem.

b) Calcular o valor, peso e volume de cada item. c) Ordenar decrescentemente, por valor, peso ou volume. d) Acumular os valores, peso ou volume. e) Calcular o percentual do valor, peso ou volume. f) Separar os grupos A, B, C.

3. Avaliação dos Estoques

Todas as formas de registro de estoque objetivam controlar a quantidade de materiais em estoque, tanto o volume físico quanto o financeiro.

Contudo, a avaliação de estoque anual deverá ser realizada em termos de preço, para proporcionar uma avaliação exata do

material e informações financeiras atualizadas. A avaliação dos estoques inclui o valor das mercadorias e dos produtos em

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fabricação ou produtos acabados. Para fazer uma avaliação desse material, tomamos por base o preço de custo ou do mercado, preferindo-se o menor entre os dois. O preço de mercado é aquele pelo qual a matéria-prima é comprada e consta da nota fiscal do fornecedor. No caso de materiais de fabricação da própria empresa, o preço de custo será aquele de fabricação do produto.

Podemos realizar uma avaliação dos estoques através de quatro métodos: Custo Médio, PEPS, UEPS e Custo de Reposição.

Para seguir a legislação e para fins didáticos falaremos sobre o Custo Médio. Custo Médio = É a mais utilizada e autorizada pela legislação. Tem por base o preço de todas as retiradas, ao preço médio

do suprimentos total do item em estoque. Age como um estabilizados, pois equilibra as flutuações de preços; contudo, a longo prazo, reflete os custos reais das compras de material.

Analisando a ficha que segue como exemplo, vamos compreender melhor uma avaliação do custo médio.

Entradas Saídas Saldo Data

Qte PU Total Qte PU Total Qte PM Total XX/01 500 15,00 7.500,00 500 15,00 7.500,00 XX/01 200 20,00 4.000,00 700 16,43 11.500,00 XX/01 150 16,43 2.464,50 550 16,43 9.035,50

4. Exercícios 1) Preencher na planilha dados os valores dos itens (inclusive o total), Colocar em ordem de valores (do maior para o

menor), Calcular o percentual de cada item com relação ao valor total, Identificar os itens que pertencem as classes A, B e C, Informar no gráfico e fazer a curva ABC.

TABELA DE PADRÕES ABC

Valores A = 75 B = 20 C = 05 Quantidades A = 10 B = 25 C = 65

DADOS CLASSIFICAÇÃO

Código Demanda

Média Preço

Unitário Valor Total

Código Valor % % Acumulado Cl

01 525 18,00 02 180 15,00 03 5252 110,00 04 300 104,00 05 500 16,00 06 50 80,00 07 500 8,00 08 5000 43,00 09 200 50,00 10 20 57,00 11 200 16,00 12 782 8,00 13 251 74,00 14 11 100,00 15 120 880,00 Totais Gerais ======= ======= ========= ======= ====

GRÁFICO 100 90 80 70 60 % 50 40 30 20 10

Itens

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

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2) Preencher na planilha dados os valores dos itens (inclusive o total), Colocar em ordem de valores (do maior para o menor), Calcular o percentual de cada item com relação ao valor total, Identificar os itens que pertencem as classes A, B e C, Informar no gráfico e fazer a curva ABC.

TABELA DE PADRÕES ABC Valores A = 75 B = 20 C = 05 Quantidades A = 10 B = 25 C = 65

DADOS CLASSIFICAÇÃO

Código Demanda

Média Preço

Unitário Valor Total

Código Valor % % Acumulado Cl

01 100 5,00 02 2000 25,00 03 3000 10,00 04 500 4,00 05 10 160,00 06 50 75,00 07 250 6,00 08 5000 1,00 09 96 35,00 10 14 800,00 11 180 6,00 12 320 3,00 Totais Gerais ======= ======= ======= ====

GRÁFICO

100 90 80 70 60 % 50 40 30 20 10

Itens

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

3) Preencher a tabela abaixo utilizando o sistema de avaliação de estoque por preço médio.

Entradas Saídas Saldo Data

Qte PU Total Qte PU Total Qte PM Total XX/01 500 10,00 5.000,00 XX/02 200 12,00 2.400,00 XX/03 100 XX/04 300 11,00 XX/05 400

4) Preencher a tabela abaixo utilizando o sistema de avaliação de estoque por preço médio.

Entradas Saídas Saldo Data

Qte PU Total Qte PU Total Qte PM Total XX/01 1200 5,00 6.000,00 XX/02 800 4,50 3.600,00 XX/03 900 XX/04 300

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D. MÉTODOS DE RESSUPRIMENTO E DESEMPENHO DOS ESTOQUES

1. Parâmetros de Ressuprimento

As estimativas exageradas por excesso implicam a imobilização desnecessária de recursos financeiros, além do congestionamento de áreas de armazenagem e da sobrecarga de trabalho de manuseio de materiais e realização de inventários. As reposições em quantidades reduzidas acarretam compras repetidas e urgentes, em condições geralmente desfavoráveis. Por tais circunstâncias, atendendo às condições peculiares da empresa, analisam-se previamente os fatores essenciais à determinação da quantidade a ser ressuprida, a fim de evitar os prejuízos decorrentes dos exageros nas estimativas, por excesso ou por falta, e para a fixação, com propriedade, das épocas em que deva ser diligenciado o ressuprimento.

Para contornar tais problemas, otimiza-se o estoque por meio dos parâmetros de ressuprimentos, a seguir definidos, os quais têm por finalidade manter os níveis permanentemente ajustados em função da lei de consumo, do prazo de reposição, da importância operacional e do valor de cada material.

Além de otimizar, o gerenciamento também objetiva evitar a ruptura do estoque, ou seja, impedi-lo de atingir o nível zero, programando o abastecimento de modo que haja uma reserva. Essa reserva, o estoque de segurança, aparentemente excesso de material, previamente calculada, formará um lastro de emergência, que será utilizado após o nível de estoque terá atingido seu ponto mínimo.

A seguir, conceituamos os principais parâmetros de ressuprimento, bem como as formulações matemáticas referentes aos cálculos respectivos, envolvendo materiais com consumo regular e consumo irregular.

a - Demanda (D): é a quantidade consumida ou requisitada para uso em um determinado período. b - Demanda Média Mensal (`D): é a quantidade média de material consumido em um determinado período. x 1+x 2+x 3 +.......... +x n . N c - Demanda Anual (Q): é a quantidade de material consumido em um período de 12 meses. d - Quantidade Pendente de Compra (QPC): é a quantidade de material em aquisição ainda não entregue pelo

fornecedor. e - Tempo de Ressuprimento: compreende o espaço de tempo decorrido entre a data da emissão da requisição para

compra do material e aquela em que o material é recebido pelo almoxarifado, o considerado em condições de utilização. Podemos dividir em: tempo de processo, que é o tempo gasto na elaboração do processo de compra, e o tempo de entrega, que é utilizado pelo fornecedor para atender e eventualmente, fabricar o material. Demora solicitação + Demora Pedido + Demora Fornecedor + Demora Recebimento + ETC.

f - Ponto de Ressuprimento (PR) ou Ponto de Encomenda ( PE) ou Ponto de Pedido (PP): corresponde ao nível de estoque que ao ser atingido indica a necessidade de ressuprimento do material. PR = (D.TR) + ES.

g - Intervalo de Ressuprimento (IR): é o espaço de tempo compreendido entre duas datas consecutivas de ressuprimento. A= IR 2 meses, B= IR 3 meses, C= IR 4 meses.

h - Lote de Compra (LC) ou Quantidade de Ressuprimento (QR): é a quantidade de material solicitada em cada ressuprimento de estoque. QR = D x IR.

i - Nível de Suprimento (NS): corresponde à quantidade existente fisicamente no almoxarifado e mais em processo de compras. NS = C (IR + TR) + ES.

j - Estoque Máximo (EMax): quantidade máxima de material admissível em estoque. Emax = D.IR + ES. k - Estoque Médio (EM): é uma quantidade média de material mantida em estoque em um determinado período.

Emed = QR + ES l - Cadência de Compras (CC): é o número de ressuprimento efetuados no ano. m - Estoque de Segurança (ES): é a quantidade de material destinada a evitar ruptura de estoque, ocasionada por

dilatação de tempo de ressuprimento (atraso na entrega ou qualidade) ou aumento da demanda em relação ao previsto. ES = D x TR

n - Ruptura de Estoque (RE): é a situação em que determinado item de material é requisitado ao almoxarifado, sem que haja saldo suficiente em estoque para seu atendimento total.

RE = Número vezes não atendida x 100 Número vezes solicitada o - Lote Econômico de Compras (LEC): É o equilíbrio econômico entre o custo de posse (manutenção dos estoques) e o

custo de aquisições (obtenção de material, em determinação das qualidades as compras). Para a determinação do lote econômico, define-se que o custo do sistema é:

Custo do Sistema

Custo do Material

Comprado

Custo da Gestão das Compras

Custo Financeiro de Manter os

Estoques = + +

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Formulando o modelo matemático temos: a) O lote econômico b) Quantos pedidos devem ser feitos ao longo do ano c) O Custo do Total do Sistema, incluindo o custo de compra do material. Onde:

Cc = custo unitário do material comprado Cp = custo para fazer um pedido de compra D = demanda do item para o período considerado N = número de pedidos que devem ser feitos no período para atender à demanda J = taxa de juros do período Em = estoque médio do período Exemplo O consumo previsto de um produto é de 12.000 unidades ao ano. A negociação do departamento de compras resultou na

escolha de um fornecedor que se compromete a entregar o produto mantendo o preço unitário constante ao longo do ano em $ 3,50. Estima-se que a taxa de juros anual se situará em 20% para o período e que o custo de cada pedido seja $100,00 Calcule:

a) O lote econômico b) Quantos pedidos devem ser feitos ao longo do ano c) O Custo do Total do Sistema, incluindo o custo de compra do material. a) b) c)

C

Cc X D

Cp X D Q

Cc X J X Q 2 = + +

Q = 2 X Cp X D

Cc X J

N = D Q

Em = Q 2

C

3,50 X 12.000

100 X 6,48

3,50 X 0,20 X 1.851,64 2

= + +

Q = 2 X 100 X 12.000 = 1.851,64 unidades 3,50 X 0,20 por vez

N = D = 12.000 = 6,48 pedidos Q 1.851,64

C

42.000

648

3,50 X 0,20 X 1.851,64 2

= + +

C

42.000

648

3,50 X 0,20 X 925,82

= + +

C

42.000

648

648,07

= + +

C

43.296,07 =

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2. Medidas de Desempenho São indicadores que permitem uma constante avaliação do desempenho da atividade de gestão de estoque. Estes

procedimentos permitem um acompanhamento dos resultados e a tomada de ações corretivas para minimização dos problemas e aprimoramento da função.

Apresentamos a seguir os principais indicadores utilizados para aferir o comportamento da gestão de estoque. Índice de rotação de estoque (IRE) ou Giro de estoq ue (GE) = Indica quantas vezes o estoque médio foi atingido em um

determinado período. Pode ser determinado por item de material ou pelo número total de itens em estoque, e em função da quantidade ou do valor.

IRE = ∑ D E med N Caso Prático: Calcular o índice de rotação de estoque para o item de material que apresenta as seguintes informações: JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO

Demanda 870 840 760 920 940 680 790 840 Estoque 3100 2260 1500 3070 2130 1450 660 3150

IRE = 6640 = 6640 = 3,07 vezes 17320 2165 8 Índice de esgotamento de estoque (IEE) ou Cobertura de estoque (CE) = Indica o número de períodos médios com

disponibilidade do material em estoque. IEE = EF D N Caso Prático: Calcular o índice de esgotamento de estoque para o item de material a seguir: JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO

Demanda 870 840 760 920 940 680 790 840 Estoque 3100 2260 1500 3070 2130 1450 660 3150

IEE = 3150 = 3150 = 3,8 meses 6640 830 8 Nível de serviço (NSE) = Identifica o desempenho da área nos atendimentos das solicitações de materiais ao almoxarifado

num determinado período. NSE = NPA x 100 NPR Onde: NPA = Número de pedidos atendidos NPR = Número de pedidos recebidos dos requisitantes Caso Prático De um determinado item de material, foram recebidos no almoxarifado num certo tempo 24.680 pedidos, sendo que dos

mesmos foram atendidos 24.386 pedidos. Calcular o nível de serviço apresentado pelo item de material. NSE = 24.386 x 100 = 98,81% 24.680

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Taxa de Inatividade do estoque (TIE) = Indica a representatividade dos itens de material em estoque, porém sem movimentação a ‘’N ‘’ meses (obsoletos).

TIE = IIE x 100 IEF Onde IIE = Número de itens inativos em estoque IEF = Número de itens existentes em estoque. Caso prático Calcular a taxa de inatividade do estoque, sabendo que a empresa possui 13.856 itens no almoxarifado dos quais 1.164

itens estão sem movimentação a mais de doze meses. TIE = 1.164 x 100 = 8,4% 13.856 Nível de significância do estoque de segurança (NES ) = Indica a relação existente entre o Estoque de Segurança

mantido na empresa e o estoque médio. NES = ESV x 100 E V m Onde: ESV = Estoque de segurança valorizado EMV = Estoque médio valorizado Caso Prático Sabendo-se que o valor do estoque médio de uma determinada empresa é de R$ 8.610.000,00 e que o valor do estoque de

segurança atinge R$ 430.500,00, determinar o nível de significância do estoque de segurança. NES = 430.500,00 x 100 = 5,0% 8.610.000,00 3. Exercícios 1. Calcular a Demanda, Tempo de Ressuprimento, Estoque Segurança, Intervalo de Reposição, Ponto de Ressuprimento,

Quantidade de Ressuprimento, nível de Ressuprimento, conforme dados abaixo; Dados

A B C D E E

D 30 50 5+10+7+6+8+9 25 11+12+8+9+7+9 98

TR 15 dias 45 dias Um mês 15 dias 30 dias 15 dias

IR Três meses Dois meses Um mês Dois meses Três meses Dois meses

Respostas

A B C D E E

D

TR

ES

IR

PR

QR

NR

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2. Determinar o lote econômico, Quantidade de pedidos devem ser feitos ao longo do ano e o custo do total do sistema (incluindo o custo de compra do material); A - Uma empresa tem um consumo anual de 2.000 unidades de um determinado produto que custa $4,25 a unidade. A taxa de juros estimada é de 22% ao ano, e o custo para fazer um pedido é $55,00. B - Uma empresa tem um consumo anual de 15.000 unidades de um determinado produto que custa $3,00 a unidade. A taxa de juros estimada é de 18% ao ano e o custo para fazer um pedido é $93,00. C - Uma empresa tem um consumo anual de 2.000 unidades de um determinado produto que custa $4,50 a unidade. A taxa de juros estimada é de 16% ao ano, e o custo para fazer um pedido é $45,00. D - Uma empresa tem um consumo anual de 5.000 unidades de um determinado produto que custa $5,00 a unidade. A taxa de juros estim3da é de 20% ao ano e o custo para fazer um pedido é $100,00.

3. Calcule as medidas de desempenho da gestão de estoque, dos indicadores:

a) IRE ou GE Dados:

JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO Demanda 1820 2860 960 1950 1040 999 1080 1130 Estoque 3200 2460 1700 3170 2230 1560 880 2950

Resultado:

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b) IEE ou CE Dados

JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO Demanda 1820 2860 960 1950 1040 999 1080 1130 Estoque 3200 2460 1700 3170 2230 1560 880 2950

Resultado: c) NSE Dados De um determinado item de material, foram recebidos no almoxarifado num certo tempo 14.520 pedidos, sendo que dos mesmos foram atendidos 14.185 pedidos. Calcular o nível de serviço apresentado pelo item de material Resultado: d) TIE Dados Calcular a taxa de inatividade do estoque, sabendo que a empresa possui 54.129 itens no almoxarifado dos quais 4.005 itens estão sem movimentação a mais de doze meses. Resultado: e) NES Dados Sabendo-se que o valor do estoque médio de uma determinada empresa é R$ 23.578.620,00, e que o valor do estoque de segurança atinge R$ 938.429,08, determinar o nível de significância do estoque de segurança Resultado:

E. AQUISIÇÃO DE MATERIAIS

1. A função Compras (PPQQ)

A função compras é um segmento essencial da administração de material, que tem por finalidade suprir as necessidades de materiais e serviços, planejá-las quantitativamente, satisfazê-las no momento certo, na qualidade correta e providenciar seu armazenamento.

Compras é, portanto, uma operação de administração de materiais, mas essencial entre os que compõem o processo de suprimento de uma empresa. Antes que uma simples engrenagem possa começar a girar no processo produtivo, os materiais devem estar disponíveis e deve haver certeza de que o suprimento será contínuo, para satisfazer as necessidades e os programas de produção.

Objetivos da Área de Compras

� Comprar materiais e insumos obedecendo aos padrões de qualidade requerida. � Procurar colocar os materiais a disposição do usuário na quantidade solicitada. � Procurar dentro de uma negociação justa e honrada os melhores preços para a empresa. � Coordenar para que os materiais estejam a disposição do usuário no prazo (momento) correto.

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Centralização e Descentralização de Compras

Vantagens da Centralização � Permite melhor negociação em função do volume de compras. � Possibilidade de uma maior especialização por parte do pessoal de compras. � Adoção de procedimentos uniformes, possibilitando melhores controles.

Vantagens da Descentralização � Maior agilização na obtenção dos materiais. � Proximidade com o centro de decisão local. � Maior divisão de responsabilidade.

Atividade Básicas de Área de Compras

� Cadastro de Fornecedores: � Processo Compras: � Diligenciamento

Estruturas da Área de Compras

� Por função: � Por produto: � Por força de trabalho:

As Interfaces de Compras com Outros Sistemas

Engenharia = assuntos concernentes ao projeto planejamento e especificações preliminares as verdadeiras exigências do produto.

Produção = os materiais são uma entrada deste sistema. Sem ele não há produto final. Testar materiais alternativos para suprimento a pedido da área de compras e indicar os que forem satisfatórios.

Finanças/Orçamento = com base nos orçamentos financeiros, avaliar os compromissos a serem efetuados pela área de compras. Pagamento das despesas de aquisição.

Relacionamento com Vendas = informações com as quotas de vendas e quanto às expectativas das mesmas que servem como índice das prováveis necessidades de materiais.

Contabilidade = contabilizar todos os materiais adquiridos. Sistema de Classificação de Material = definir as características dos materiais necessários de forma que os

compradores obtenham o material adequado. A descrição deve ser padronizada. Planejamento e Controle de Estoque = com base em informações de provável demanda, desenvolver programas de

necessidades quantitativas de materiais, informando a área de compras. E auxilia na negociação com fornecedores no tocante a quantidade e prazos.

Controle de Qualidade = verificar se os materiais recebidos correspondem aos comprados. Informa ao órgão de compras e estoque fornecedor quais os métodos de testes que serão aplicados e qual será o critério para sua aceitabilidade. Também auxiliar nas avaliações industriais dos fornecedores e ao diligenciamento.

Armazenagem = informação de recebimento dos materiais comprados, dados sobre embalagem de material. Transporte = Envolve a seleção de transportadoras (CIF - frete incluso no preço - Cost of Exisurance and Freight - FOB -

frete não incluso no preço - Free on Board).

2. Fornecedores Podemos dizer que fornecedores são todas as empresas interessadas em suprir as necessidades de outra empresa em

termos de matéria-prima, serviços e mão-de-obra. A eficiência da área de compras está ligada ao grau de atendimento e ao relacionamento entre comprador e fornecedor, que

deve ser o mais adequado e conveniente. Classificação dos Fornecedores

Fornecedor Monopolista: são os fornecedores de produtos exclusivos. � Normalmente, o volume de compras é que determina o grau de atendimento e relacionamento; � Atenção pequena do vendedor para seus clientes; � Fornecedor é consciente do seu monopólio; � Comprador é que mantém o interesse em aquisição.

Fornecedores Habituais: são os fornecedores tradicionais, que sempre são consultados em um processo de compra.

� Possuem uma linha de produtos padronizados e comerciais; � Prestam melhor atendimento, pois dele depende novas vendas.

Fornecedores Especiais: são os que ocasionalmente poderão prestar serviços, mão-de-obra ou fabricação de produtos, que requerem equipamentos especiais ou processos específicos, não encontrados nos fornecedores habituais.

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Fornecedores Habituais e Especiais: manter em seu cadastro no mínimo três (3) fornecedores habilitados. Vantagens: � Maior liberdade de negociação (redução preço - compra); � Maior segurança no ciclo de reposição dos materiais.

Estágio da Avaliação dos Fornecedores É a fase de análise das fontes de fornecimento identificadas (cadastro inicial) passando de fontes possíveis para fontes

habilitadas ou qualificadas. Afirma-se em geral que a avaliação adequada de uma fonte de fornecimento, resolve praticamente todas as considerações

relativas à compra. Compreende:

Capacidade administrativa � Direção administrativa da empresa; � Conceituação no mercado; � Interesse em participar do corpo de fornecedores da empresa compradora.

Capacidade técnica

� composição do corpo técnico em relação às necessidades da empresa � Capacidade de produção � Recursos técnicos disponíveis e utilizados � Disponibilidade de operadores, máquinas e ferramentas adequadas às exigências técnicas

Capacidade financeira (indicadores financeiros - balanço)

� Índice de liquidez - relação entre o ativo e o passivo � Índice de endividamento - relação entre dívidas assumidas e o capital de giro líquido � Índice de lucratividade - medido em função das vendas ou em função do patrimônio líquido � Índice de rotação de estoques (IRE) - relação entre o consumo e o estoque médio

Estágio do Desempenho dos Fornecedores Constitui-se na avaliação da empresa através da observação do seu comportamento em licitações e fornecimentos.

O desempenho pode ser avaliado sob dois aspectos:

� Desempenho de licitação: é o registro da participação do fornecedor em licitações, expresso através de número de licitações não respondidas, número de itens adjudicados (colocados) e o número de itens com preços elevados.

� Desempenho do fornecimento: é o registro do desempenho do fornecedor em função dos pedidos de materiais a ele adjudicados (colocados), levando-se em conta os seguintes fatores:

• Atrasos nas entregas dos materiais em relação ao contrato • Índice de recusa de materiais em inspeções qualitativas • Quantidades inferiores às contratadas

Caso Prático - Avaliação Desempenho de Fornecedores

Critérios Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor C

Qualidade (40%) 80 lotes 80 lotes 05 recusados

60 lotes 08 recusados

90 lotes 06 recusados

Prazo de Entrega 35%)

80 lotes 08 atrasos

60 lotes 04 atrasos

90 lotes 05 atrasos

Preço (25%)

35,40 34,20 38,50

Desenvolvimento de Novos Fornecedores A área de compras tem a missão de encontrar fornecedor para todas as necessidades e sempre que possível mais de um.

Itens de materiais que devem ser desenvolvidos fornecedores:

� Itens com fornecedor monopolista � Itens importados, sem similar nacional

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Forma de desenvolvimento: Contato com fornecedor mais habilitado, ou seja, com melhor desempenho Necessidade de:

� Fornecimento de dados (desenhos, especificações, desempenho esperado, etc. � Adoção de encomendas experimentais. � Acompanhamento na fabricação. � Garantia de aquisição por determinado período. � Ajuda financeira.

Fases para o desenvolvimento de novos fornecedores:

Fase

Fases para o desenvolvimento de novos fornecedores Duração Média

(em dias) 01

Visita preliminar para avaliar a capacidade do fornecedor 1 1

02 Envio de um questionário para o fornecedor que deverá preenchê-lo e enviá-lo para a empresa cliente antes da auditoria final 20

03

Análise dos resultados apresentados no questionário e preparação da auditoria final

5

04 Visita final de avaliação 2 2 05

Elaboração de um relatório final recomendando ou não a aprovação do fornecedor

2

3. Processo de Compras

O processo de compras abrange desde o recebimento da solicitação de compras (requisição) de material e/ou serviço até o momento da efetiva entrega ou execução dos mesmos.

Solicitação de Compras (requisição) A solicitação de compras de material e/ou serviço, normalmente é um documento que dá autorização para o comprador

executar uma aquisição.

É um documento que deve informar: � Descrição do material; � Quantidade do material; � Prazo de entrega; � Indicação de fornecedores (casos especiais); � Local de entrega.

Antes de iniciar o processo de compras, deve-se analisar:

� Preenchimento correto de todas as informações; � Disponibilidade financeira; � Competência de aprovação.

Consulta a Fornecedores (coleta de preços)

Indicação dos fornecedores para participar � Pesquisa no cadastro de fornecedores habilitados.

Consulta a fornecedores � Verbal: com resposta verbal, com resposta por escrito � Escrito: com formulário padronizado, telex, telegrama, fax

Solicitação de compra

Consulta Fornecedor

Análise da Proposta

Emissão do Documento Contratual

Recibo Efetivo dos Materiais

Diligenciamento

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O formulário padronizado deve conter: � Descrição / Especificação; � Quantidade; � Prazo de entregas; � Local de entrega; � Data e hora de abertura das propostas.

O formulário padronizado deve solicitar informações de: � Quantidade; � Prazo de entrega; � Local de entrega; � Preço (firme, reajustável, fórmula reajuste); � Condições de pagamento; � Validade da proposta; � CIF / FOB; � Impostos.

Análise das Propostas (mapa comparativo)

Recebimento e abertura das propostas

� Processo interno: Fornecedores não tomam conhecimento dos preços. Geralmente, utilizado para valores específicos.

� Processo público: Participantes tomam conhecimento das propostas dos concorrentes. � Não há dúvida quanto a idoneidade do processo, mas há algumas desvantagens como o encontro de

fornecedores e próximas cotações possivelmente com preços majorados.

Montagem do mapa comparativo

� Decalque do formulário coleta de preços, � Preenchimento que permita a comparação das propostas; � Análise das propostas quanto a rasuras ou entrega fora do prazo.

Análise do mapa comparativo

� A área de compras faz analise comercial ; � Analise técnica (usuário) � Específico (itens cotados não puderam ser comparados em virtude de diferenças de características técnicas e de

desenhos e especificações. � Verifica reajuste de preços � Negociação as condições finais.

Emissão do Documento Contratual Preenche os formulários devidos (ordem de compra, pedido de compra, solicitação de compra e autorização de serviço),

solicita aprovação (conforme o escalamento ou níveis de competência) e comunica os resultados. Diligenciamento - Acompanhamento de Fornecimento Acompanha normalmente os processos para identificar o cumprimento dos prazos de entrega. Efetua também a analise da

lista crítica de materiais. Recebimento Efetivo dos Materiais Providencia a análise qualitativa e quantitativa, realimenta de informações o cadastro (movimentações como: recusa pela

qualidade, data de entrega, quantidade fornecida, etc).

4. Compra na Qualidade Certa Os principais fatores participantes nas decisões relativas a compras são: qualidade, quantidade, prazo e preço. Normalmente, a qualidade é considerada de importância primordial e então, é um ponto lógico de partida na consideração

do processo compra. A qualidade não é medida pelo preço.

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Composição do Produto Os elementos importantes de qualidade de que caracterizam os materiais e componentes que entram na manufatura de um

produto são:

� Propriedades físicas, químicas e dielétricas. � Viabilidade - Aplicação prática. � Uniformização de análise e dimensão - Resultados uniformes em processamento padronizado. � Características especiais - Aparência e acabamento.

Qualidade Adequada No tocante a qualidade adequada, devemos observar que:

� A qualidade adequada não significa, necessariamente, a melhor qualidade disponível, por mais desejável que esta possa ser.

� Qualidade adequada significa a melhor qualidade para um determinado fim. Isso envolve tanto análise econômica como física.

� A especificação do material ou produto deve definir a qualidade máxima e mínima aceitável que servirá de balizamento ao comprador.

� O comprador deve levar em consideração que, normalmente, a qualidade além da adequada gera desperdícios e que a qualidade aquém da adequada pode levar a rejeições/prejuízos.

� Na definição de qualidade adequada considerar também o custo de aplicação/utilização do material. Especificação de Qualidade Adequada Deve ser especificada para todos as mercadorias e produtos que serão comprados, e deve ser expressa de tal forma que:

� A área de compras saiba exatamente o que está sendo desejado. � O contrato, ou encomenda de compra, seja elaborado com uma descrição adequada do que se deseja. � O fornecedor seja inteiramente informado das exigências, quanto a qualidade do material. � Meios apropriados de inspeção e testes possam ser aplicados. Para que se verifique que os artigos entregues

satisfazem os padrões de qualidades especificados. � Os artigos entregues de acordo com as especificações de qualidade sejam aceitáveis para a empresa

compradora.

5. Diligenciamento de Compras Finalidade A finalidade do diligenciamento é colocar os materiais a disposição dos usuários no momento certo evitando desta forma

problemas de paralisações ou atrasos na linha de produção. O diligenciamento inicia com a entrega de pedido de compra ao fornecedor e termina com a efetiva entrega do material.

Tipos de Diligenciamento

� Por telefone; � Por correspondência; � Telex; � Fax; � Com visitas ao fornecedor.

Aspectos do Diligenciamento

Itens a serem diligenciados = À princípio todos, mas é no caso da impossibilidade de diligenciamento total dos materiais devemos prioridades a:

� itens críticos na produção: é o item que se faltar, pára tudo; � itens A e B da curva ABC; � itens constantes de lista crítica; � itens de fornecedor novo; � itens urgentes.

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Estruturas de Diligenciamento

Equipes específicas:

Vantagens: � Especialização em diligenciamento � Disponibilidade para viagens

Desvantagens: � Comprador fica distante ao processo.

Próprio comprador:

Vantagens: � Responsável pela indicação do vendedor na cotação bem como pelo fornecimento do material. � Acompanhamento de perto do desempenho do fornecedor.

Desvantagens: � Desvia o comprador de outros processos de compra em andamento.

Classificação do Diligenciamento

Interno: � Lista crítica de materiais elaborada pela gestão de estoques.

Externo: � Preventivo - contatos sistemáticos com o fornecedor detectando eventuais problemas de fabricação,

possibilitando compras de emergência e mudança no cronograma de aplicação. � Constatativos ou corretivo - reclamações diárias aos fornecedores e normalmente impulsionado pela lista crítica

de materiais.

6. Exercícios 01. Você trabalha na empresa Beta e está recebendo uma requisição de compra aprovada com itens abaixo para serem

comprados:

REQUISIÇÃO DE MATERIAI S Número:

Setor Requisitante: Data:

Item Descrição Unidade Qtde

01 Cartucho colorido 29A para Impressora HP PÇ 45

02 Cola bastão 90 gramas Pritt PÇ 50

03 Caneta esferográfica azul ponta grossa PÇ 90

04 Grampo 26/6 niquelado para grampeador CX 20

05 Papel Sulfite padrão A4 pacote com 500fls PT 120

Local de entrega: Almoxarifado da empresa

Prazo de entrega: 00/C0/00

___________________________ ____________________________ Requisitante Ap rovador

02. Diante da necessidade de compra você enviou essa lista para quatro fornecedores, e estabeleceu que o retorno deveria ser em 24 horas.

No tempo previsto você recebeu todas as propostas dos fornecedores

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03. O recebimento aconteceu no prazo, e as proposta foram as seguintes: A.

Item Unidade Quantidade Preço 1 Preço 2 Preço 3 01 PÇ 45 78,00 68,00 0,00 02 PÇ 50 1,20 1,00 0,85 03 PÇ 90 0,45 0,00 0.00 04 CX 20 1,50 0,00 0,00 05 PT 120 6,50 0,00 0,00 Detalhe do item 01 produto similar preço 2 Detalhe do item 02 compra acima de 200 unidades preço 2 Detalhe do item 02 produto similar preço 3 Condições de pagamento: 28 dias - Condições de paga mento opcional: a vista 5% desconto Prazo de entrega: 10 dias Frete: pago (CIF) se fechar todos os produtos - Frete: a pagar (FOB) para demais produtos

Empresa tradicional no mercado localizada em Curitiba e que fornece para nossa empresa a muito tempo;

B. Item Unidade Quantidade Preço 1 Preço 2 Preço 3 01 PÇ 45 88,80 0,00 0,00 02 PÇ 50 1,68 0,00 0,00 03 PÇ 90 0,55 0,00 0.00 04 CX 20 1,96 0,00 0,00 05 PT 120 7,20 6,50 6,00 Detalhe do item 05 compra acima de 300 unidades preço 2 Detalhe do item 05 compra acima de 500 unidades preço 3 Condições de pagamento: 28 dias - Condições de pagamento opcional: a vista 3% desconto Prazo de entrega: 15 dias

Empresa tradicional no mercado localizada em Guarapuava e que fornece para nossa empresa a muito tempo;

C. Item Unidade Quantidade Preço 1 Preço 2 Preço 3 01 PÇ 45 85,00 60,00 0,00 02 PÇ 50 1,10 0,00 0,00 03 PÇ 90 0,45 0,00 0.00 04 CX 20 1,45 0,00 0,00 05 PT 120 3,00 0,00 0,00 Detalhe do item 01 – produto similar preço 2 Detalhe do item 04 – não é niquelado conforme especificação Detalhe do item 05 – somente produto similar preço 1 Condições de pagamento: 35 dias - Condições de pagamento opcional: a vista 7% desconto Prazo de entrega: 10 dias itens 01 e 02, 20 dias restante Frete: pago (CIF) se fechar todos os produtos - Frete: a pagar (FOB) para demais produtos

Empresa nova no mercado localizada em Ponta Grossa

D. Item Unidade Quantidade Preço 1 Preço 2 Preço 3 01 PÇ 45 45,00 0,00 0,00 02 PÇ 50 0,35 0,00 0,00 03 PÇ 90 0,15 0,00 0.00 04 CX 20 Não tem 0,00 0,00 05 PT 120 7,00 0,00 0,00 Detalhe do item 01 – somente produto similar preço 1 Detalhe do item 02 – somente produto similar preço 1 Detalhe do item 03 – somente produto similar preço 1 Condições de pagamento: 45 dias - Condições de pagamento opcional: a vista 10% desconto Prazo de entrega: 12 dias Frete: pago (CIF) se fechar todos os produtos

Empresa importadora e que fornece materiais de todas as marcas (nacionais e importados)

04. Preencha a planilha de cotação (comparativo de preços) e analisar propostas recebidas:

a) Indicar o fornecedor vencedor; b) Explicar porque escolheu o referido fornecedor.

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COTAÇÃO DE PREÇOS

Fornecedores Item Produto Unidade Qte

A B C D

Prazo de entrega

Data da pesquisa

Contato

Condições de Pagamento

Forma de Pagamento

Frete

Observações

Resultado

Motivo

05. Preencher Pedido de Compra:

PEDIDO DE COMPRA Comprador: Data: / / Número:

Dados do Fornecedor

Nome:

Endereço: CEP: Cidade: Estado;

CNPJ: CAD/ICMS:

Dados do Comprador

Nome:

Endereço: CEP: Cidade: Estado;

CNPJ: CAD/ICMS:

Itens do Pedido Item Código Descrição Qte Unitário Total ICMS IPI

Total do Pedido

Entrega

Local: Data:

Tipo de Frete: Transportadora:

Valor do Frete:

Observações

Aprovação

________________________________ ______________________________ Comprador Aprovador

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F. RECEBIMENTO DE MATERIAIS

1. Conceito

A atividade recebimento intermedia as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, e tem início quando o material chega às dependências da empresa. O recebimento, em geral, é realizado pelo órgão de armazenamento; contudo há empresas que possuem órgãos diferenciados para recebimento de materiais, principalmente no caso de materiais muito especializados ou se existe um grande volume de materiais.

� Para a atividade de recebimento as atribuições básicas são: � Coordenar e controlar as atividades de recebimentos e devolução de materiais; � Analisar a documentação recebida, verificando se a compra está autorizada; � Confrontar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto de Transporte com os volumes a serem

efetivamente recebidos; � Proceder a conferência visual, verificando condições de embalagem quanto a possíveis avarias na carga

transportada e, se for o caso, apontando as ressalvas de praxe nos respectivos documentos; � Proceder a conferência quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos; � Decidir pela recusa, aceite ou devolução, conforme o caso; � Providenciar a regularização da recusa, devolução ou da liberação de pagamento ao fornecedor; � Liberar o material desembaraçado para o estoque no Almoxarifado.

Um sistema de recebimento de materiais deve ter, como um de seus requisitos, o gerenciamento global, o qual irá determinar, entre outras, as seguintes vantagens:

� Racionalização e agilização, no âmbito operacional, das rotinas e procedimentos, em todos os segmentos do

processo; � Maior integração com os sistemas envolvidos; � Estabelecimento de critérios administrativos mais adequados, para o tratamento de pendências; � Minimização das ocorrências de erros no processo das informações,

A analise do Fluxo de Recebimento de Materiais permite dividir a função em quatro fases:

� Fase 1: Entrada de Materiais; � Fase 2; Conferência quantitativa; � Fase 3: Conferência qualitativa; � Fase 4: Regularização.

Anteriormente ao estudo das fases referidas, devemos, em primeiro plano, analisar a Nota Fiscal, documento vital e de

extrema importância para os procedimentos, emitido pelo Fornecedor, que desencadeia o processo de recebimento.

2. Nota Fiscal Trata-se de documento, emitido pelo fornecedor quando da aquisição de materiais, para notificação ao fisco dos impostos a

seguir: (a) Imposto sobre Produtos Industrializados - IPI; (b) Imposto sobre Circulação de Mercadorias - ICMS; e (c) Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza - ISS, a serem recolhidos na venda da mercadoria, prestando-se também para seu transporte, durante o trajeto do estabelecimento vendedor até seu destinatário comprador.

Fatura

Em se tratando de vendas a prazo, a empresa vendedora deve emitir uma Fatura, que parte do valor total da Nota ou Notas Fiscais, a qual deve conter alguns dados adicionais, como os valores e os prazos das parcelas em que a venda a prazo será cobrada, indicando-se também em que banco a (s) duplicata (s) será (ão) cobrada (s). É importante salientar que a Fatura é só um aviso informativo, não sendo considerada título hábil para cobrança.

Duplicata

A Duplicata é uma cópia da Fatura, em se tratando de apenas um vencimento, daí seu nome (dupla cópia). Caso a Fatura corresponda a mais de um pagamento, serão emitidas duplicatas quantos forem os vencimentos e valores parciais. A duplicata é um título de crédito, cuja quitação prova o pagamento de obrigação oriunda de compra de mercadorias ou de recebimento de serviços. É emitida pelo credor (vendedor da mercadoria) contra o devedor (comprador).

Nota Fiscal Fatura Tendo em vista que a Fatura é apenas um documento informativo, com algumas informações a mais do contido na Nota

Fiscal, muitas empresas adotam o sistema de aglutinar tais documentos numa única peça, a Nota Fiscal Fatura, fazendo a cobrança de todas as vendas por meio de duplicatas.

Conhecidas as nuanças contábeis, é importante entendermos a utilidade da Nota Fiscal no contexto de Administração de Materiais, tendo em vista, como já foi mencionado, que tal documento é vital para os procedimentos de Recebimento, motivo pelo qual, para efeito de entendimento, pode-se assim dividi-lo:

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� Identificação da nota fiscal; � Dados do produto da nota fiscal; � Dados da prestação de serviço da nota fiscal; d. cálculo do imposto; � Transportador/volumes transportados; � Dados adicionais; � Canhoto da nota fiscal.

Das partes da Nota Fiscal, interessam aos procedimentos de recebimento as 3 (três) últimas, as quais passamos a comentar. Transportador/volumes transportados Campo destinado à identificação personalizada do Transportador e dos volumes transportados, dele fazendo parte a

quantidade de volumes, a espécie, a marca, o número e pesos bruto e líquido. Dados adicionais Dependendo do leiaute da Nota Fiscal, campo destinado a informações, o qual, entre outros, contempla:

� Código do representante; � Nosso pedido número; � Seu pedido número; � Condições de pagamento; � Características que interessam ao emitente da Nota Fiscal; � Mensagem do emitente da Nota Fiscal; � Espaço reservado ao Fisco; � Número de Controle do formulário (se for Nota Fiscal em forma de formulário contínuo); � Códigos de Classificação Fiscal; códigos de Situação Tributária. � Canhoto da Nota Fiscal

Campo destinado ao protocolo de recebimento das mercadorias pelo destinatário, dele fazendo parte a data do recebimento

e identificação e assinatura do recebedor. Por meio dessas informações é que se desenvolverá essencialmente o processo de Recebimento, a seguir devidamente

analisado.

3. Entrada de Materiais A primeira fase, correspondente à entrada de materiais, representa o início do processo de Recebimento, tendo como

propósito efetuar a recepção dos veículos transportadores, proceder à triagem da documentação suporte do recebimento, encaminhá-los para descarga e efetuar o cadastramento dos dados pertinentes para o sistema.

Sendo o Recebimento uma interface, conforme caracterizado anteriormente, os materiais adquiridos no mercado fornecedor são passíveis de dupla recepção, diferenciados em momentos ou locais distintos.

Na portaria da empresa

� A recepção efetuada na portaria da empresa sofre critérios de conferência primária de documentação que objetiva identificar, constatar e providenciar, conforme cada caso:

� se a compra, objeto da Nota Fiscal em análise, está autorizada pela empresa; � se a compra devidamente autorizada tem programação prevista, estando no prazo de entrega contratual; � se o número do documento de compra consta na Nota Fiscal; � cadastramento das informações referentes a compras autorizadas, para as quais se inicia o processo de

Recebimento.

Após consulta ao órgão de compras, deve-se recusar o recebimento para os casos referentes a compras não autorizadas ou em desacordo com a programação de entrega, transcrevendo os motivos no verso da Nota Fiscal. Assim, após essa anotação, a Nota Fiscal em pauta é própria para acompanhar a mercadoria, em retomo, até o estabelecimento fornecedor, não se prestando mais para nenhum outro fim, especialmente para lastrear o crédito fiscal caso o comprador, após esse ato, resolva aceitar a mercadoria.

Os materiais consignados nas Notas Fiscais que passaram por esse crivo devem ter sua entrada permitida e orientada para as dependências do Almoxarifado da empresa.

É na portaria da empresa que é cadastrado os dados de recepção, e compreende o comando de entrada dos dados necessários ao registro do recebimento do material, sua validação e eventuais acertos de erros de consistência. Compreende também a atualização do sistema, conforme segue:

� sistema de Administração de Materiais, dados necessários à entrada dos materiais em estoque; � sistema de Contas a Pagar, dados referentes a pendências com fornecedores, dados necessários à atualização

da posição de fornecedores e à liberação de pendências com fornecimento; � sistema de compras, dados necessários à atualização de saldos e baixa dos processos de compra; � sistema de gestão de estoques, dados para controle de entrada de materiais.

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No almoxarifado A recepção do material, para efeito de descarga e acesso ao Almoxarifado está voltada para conferência de volumes,

confrontando-se Nota Fiscal do fornecedor com os respectivos registros e controles de compra, posicionamento do veículo no local exato da descarga, providências de equipamento e material de descarga necessários.

Nesse contexto, a aceitação fica condicionada à posterior conferência de quantidade e qualidade, condição essa que, se implementada pela empresa compradora, deve estar explícita nas condições da Licitação e nos termos da Contratação, bem como também adotar-se carimbo padronizado para atestar o recebimento mediante tal critério nos canhotos das Notas Fiscais.

Material cuja aceitação está sujeita à posterior co nferência de quantidade e de qualidade.

Exame de Avarias e Conferência de Volumes = O exame de avarias é necessário para apontamento de responsabilidades. A existência de avarias é constatada por meio da análise de disposição da carga, observando-se se as embalagens ou proteções estão intactas e invioláveis ou contenham sinais evidentes de quebra, umidade, estar amassada etc.

A conferência de volumes é efetuada por meio da confrontação dos dados assinalados na Nota Fiscal, campo transportador/volumes transportados, com a contagem física dos volumes em questão, a qual julgamos oportuno repetir.

Para transporte de mercadorias, as transportadoras utilizam o Conhecimento de Transporte Rodoviário de Carga, documento emitido quando do recebimento da mercadoria a ser transportada, e que também serve de orientação para se realizar as operações de análise de avarias e conferência de volumes.

Recusa do Recebimento = As divergências constatadas devem ser apontadas no conhecimento de transporte e também no canhoto da Nota Fiscal, providências estas cabíveis para o processamento de ressarcimento de danos. Se for o caso, e mais uma vez, dependendo do exame preliminar resultar a constatação de irregularidades insanáveis em relação às condições contratuais, deve-se recusar o recebimento, anotando-se, também nestes casos, no verso da 1 i! via da Nota Fiscal as circunstâncias que motivaram a recusa, bem como nos documentos do transportador.

Assim, após essa anotação, a Nota Fiscal em pauta é própria para acompanhar a mercadoria, em retorno, até o estabelecimento fornecedor, não se prestando mais para nenhum outro fim, especialmente para lastrear o crédito fiscal caso o comprador, após esse ato, resolva aceitar a mercadoria.

Liberação do transportador = O Transportador será liberado mediante os procedimentos anteriormente vistos e que contemplam a recusa do recebimento, como também para os materiais referentes às Notas Fiscais devidamente checadas, assinando-se o canhoto da Nota Fiscal e o Conhecimento do Transporte.

Os materiais referentes às Notas Fiscais aprovadas durante essa etapa terão sua descarga autorizada. Descarga = Normalmente, no leiaute do Almoxarifado há espaço destinado ao Recebimento, o qual contempla área

para descarga, se possível, com docas. Para a realização da descarga do veículo transportador, dependendo da natureza do material envolvido, é necessária a

utilização de equipamentos, dentre os quais se destacam paleteiras, talhas, empilhadeiras e pontes rolantes, além do próprio esforço físico humano, sendo necessário envolver o fator segurança, não só com relação ao material em si como também, e principalmente, ao pessoal.

4. Conferência Quantitativa A conferência quantitativa é a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo Fornecedor na Nota Fiscal corresponde à

efetivamente recebida, portanto, típica de contagem, devendo-se optar por um modelo de conferência por acusação, no qual o Conferente aponta a quantidade recebida, desconhecendo a quantidade faturada pelo Fornecedor, conhecido como o princípio da "contagem cega". A confrontação do recebido versus faturado é efetuada a posteriori, por meio do Regularizador que analisa as distorções detectadas e providencia recontagem, a fim de se dirimir as dúvidas constatadas.

O procedimento para conferência da quantidade faturada deve ser feita por duas ou mais pessoas (cada conferente não deve saber o resultado da contagem do outro). Após esse procedimento faz-se o comparativo das contagens apontadas para detectar divergências.

Dependendo da natureza dos materiais envolvidos, estes podem ser contados utilizando-se um dos seguintes métodos: Manual = Para casos de pequenas quantidades; Por meio de cálculo = Para os casos que envolvem embalagens padronizadas com grandes quantidades; Por meio de balanças contadoras e pesadoras = Para casos que envolvem grande quantidade de pequenas peças,

como parafusos, porcas ou arruelas. A contagem efetuada mediante balanças contadoras e pesadoras. O uso desses equipamento proporciona agilidade, precisão e economia de mão-de-obra.

Pesagem = Para materiais de maior peso ou volume, a pesagem poder ser feita com o veículo transportador sobre balanças rodoviárias ou ferroviárias, casos em que o peso líquido será obtido por meio da diferença entre o peso bruto e a tara do veículo. Materiais de menor peso podem ser conferidos por meio de pesagem direta sobre balanças.

Medição = Em geral, as medições são efetuadas por meio de trenas ou paquímetros. Critérios de Tolerância = A empresa poderá adotar critérios para permitir o recebimento de materiais encaminhados

pelo fornecedor em excesso, quando de aquisições de quantidade de vulto. Como as balanças apresentam certo grau de imprecisão, haja vista que uma mesma mercadoria pesada em balanças distintas geralmente apresenta valores divergentes, deve-se considerar determinada tolerância para tais desvios, podendo, em certos casos, admitir-se até mais ou menos 1% de peso declarado. Em tratando de materiais cuja unidade de medida seja o peso, portanto sujeitos à pesagem em balanças apropriadas, a empresa deve seguir as orientações do Instituto Nacional de Pesos e Medidas.

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5. Conferência Qualitativa

Não obstante a qualidade sempre ter sido considerada como fator de importância, nem sempre achou-se importante ter qualidade. Atualmente, qualidade é questão de sobrevivência, pois em face do nível de exigência do mercado consumidor, as empresas passaram a melhorar os níveis de qualidade de seus produtos a fim de se ajustar à nova realidade conjuntural, visto que o desempenho dos produtos dependerá fundamentalmente da qualidade dos materiais comprados.

Como já vimos, o recebimento de materiais, além de sofrer critérios de conferência quantitativa, também sofre os critérios de conferência qualitativa, atividade também conhecida como Inspeção Técnica, da mais alta importância no contexto de recebimento de materiais, uma vez que visa garantir a adequação do material ao fim a que se destina.

A análise de qualidade efetuada pela inspeção técnica, por meio da confrontação das condições contratadas na Autorização de Fornecimento com as consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor, visa garantir o recebimento adequado do material contratado pelo exame dos seguintes itens:

� Características dimensionais; � Características específicas; � Restrições de especificação.

Modalidades de inspeção de materiais = A atividade inspeção é exercida mediante as modalidades a seguir

analisadas, as quais são selecionadas pelo desempenho do fornecedor ou pela responsabilidade do material que se está adquirindo.

� Acompanhamento durante a fabricação: trata-se de modalidade de inspeção na qual torna-se conveniente, por questões de segurança operacional, acompanhar in loco todas as fases de produção;

� Inspeção no fornecedor, produto acabado: trata-se de modalidade na qual, por interesse da empresa compradora, far-se-á a inspeção do produto adquirido acabado em cada respectivo fornecedor;

� Inspeção por ocasião do recebimento: trata-se de modalidade na qual a inspeção dos materiais adquiridos pela empresa será feita por ocasião dos respectivos recebimentos.

Roteiro seqüencial de inspeção = A fim de se obter uniformidade e padronização, com a conseqüente produtividade,

nas tarefas de inspeção, é necessário determinar uma seqüência lógica e racional, para facilitar a decisão de apresentar o resultado final almejado, aceitar ou recusar o material.

Logo, os seguintes passos e medidas devem ser observados.

Documentos para inspeção = Trata-se de etapa preparatória e que funciona como fase de planejamento, motivo pelo qual se deve reunir os seguintes documentos, que contemplarão o processo de inspeção:

� Especificação de compra do material e alternativas aprovadas durante o transcorrer do processo de aquisição; � Desenhos e catálogos técnicos, conforme o caso; � Padrão de inspeção, instrumento que norteia os parâmetros que o inspetor deve seguir para auxiliá-Io a tomar a

decisão de aceitar ou recusar o material.

Seleção do tipo de inspeção = Dependendo da quantidade, seleciona-se o tipo de inspeção a ser adotado, se total ou por amostragem, esta de conformidade com a Norma ABNT NB-309, utilizando-se conceitos estatísticos para se determinar a quantidade de peças a inspecionar, bem como a decisão de aceitar ou recusar.

Preparação do material para inspeção = O material deve ser preparado para inspeção, retirando-se a proteção e/ou embalagem que o envolve, a fim de facilitar o trabalho do inspetor.

Análise visual = Objetiva verificar, sem a utilização de instrumentos, o acabamento do material, análise por meio da qual podem ser detectados defeitos, como respingos de solda, rebarbas de metal em cortes de chapa ou em furações, falta de proteção em partes usinadas, riscos na pintura, amassamento etc.

Análise dimensional = A realização de medidas objetiva verificar, utilizando instrumentos de medição, as dimensões dos materiais em análise, como comprimento, largura, altura, espessura, raios de concordância, diâmetros, tolerâncias diversas etc., objetivando constatar se o material recebido se encontra dimensionalmente de acordo com as tolerâncias especificadas.

Ensaios = Os ensaios comprovam a qualidade, resistência mecânica, balanceamento, desempenho, funcionamento etc. de materiais e/ou equipamentos. Assim, existem ensaios específicos para materiais mecânicos e elétricos, os quais, a seguir analisados, devem ser, obviamente, interdependentes, para auxiliar o inspetor a tornar a decisão final a respeito da liberação do material.

� Ensaios mecânicos: por se tratar de ensaios destrutivos, são utilizados quando há exigências na especificação de compra para que o fornecedor apresente corpo de prova, ou quando alguns materiais permitem a retirada de uma amostra;

� Ensaios elétricos: isolamento, continuidade, condutibilidade, ensaio a vazio e com rotor bloqueado de máquinas

elétricas rotativas, ensaios de curto-circuito, relação de transformação, rigidez dielétrica, capacitância elétrica, vibração, rotação etc.

Testes = Os testes não destrutivos visam garantir a sanidade interna do material. Basicamente, são realizados testes

de ultra-som, radiografia, líquido penetrante, partículas magnéticas, dureza, rugosidade, hidráulicos, pneumáticos e outros, que se fizerem necessários.

Dependendo da situação, e de conformidade com cláusula específica da Autorização de Fornecimento, o Fornecedor poderá emitir Certificado de Qualidade atestando os testes necessários que comprovarão a qualidade do material.

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Consulta ao usuário do material = Em casos de divergências mínimas, deve-se consultar o usuário para, de comum acordo, decidir pelo aceite do material, em função, se for o caso, da premência do uso, a fim de se evitar o acionamento de mecanismos excepcionais e rígidos de devolução de material ao Fornecedor.

Resultado final = A liberação ou recusa do material analisado é apontada em um carimbo colocado no documento fiscal, ou através de formulário específico (Relatório Técnico de Inspeção).

6. Regularização

A atividade de regularizar caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela confirmação da conferência

qualitativa e quantitativa, por meio do laudo da Inspeção Técnica e da confrontação quantidades conferidas versus faturadas, respectivamente, para decisão de aceitar ou recusar, e, finalmente, pelo encerramento do processo.

Os limites permissíveis de aceitação de excessos entregues pelo Fornecedor devem ser definidos pela empresa, conforme sua conveniência. Os procedimentos básicos para regularização do recebimento de materiais podem ser sumarizados nas seguintes fases:

Documentos envolvidos na Regularização = Os procedimentos de Regularização, visando à confrontação de dados e objetivando decisões, como, por exemplo, recontagem e aceite ou não de quantidades remetidas em excesso pelo Fornecedor, envolvem os seguintes documentos:

� Nota Fiscal; � Conhecimento de transporte rodoviário de carga; � Parecer de contagem efetuada e inspeção final (visto no documento fiscal); � Catálogos técnicos; � Desenhos.

Processamento = O próximo passo, após analise dos documentos, é definir o se: � Libera para pagamento o fornecedor, em se tratando de material recebido sem ressalvas; � Libera parcialmente o pagamento ao fornecedor; � Devolve o material ao fornecedor; � Reclama a irregularidade ao fornecedor, e efetua entrada do material no estoque.

A regularização processar-se-á por meio da documentação nos vários segmentos do Sistema de Recebimento. Se, após

essa fase, quando da conferência, nenhuma irregularidade se constatar, encaminham-se os materiais ao Almoxarifado, os quais são incluídos no estoque contábil e físico, identificados mediante seu código na localização conveniente e determinada, sendo armazenados com os cuidados adequados.

Devolução ao Fornecedor = Quando constatada irregularidade insanável, providencia-se a devolução de materiais

com defeito e/ou em excesso ao Fornecedor, acompanhados de Nota Fiscal de Devolução, emitida pela empresa compradora. Deve-se atentar para o prazo decadencial das devoluções que é de 10 dias, a contar do recebimento. Expirado esse prazo e

não devolvida a mercadoria, o fornecedor poderá executar a Duplicata caso não seja paga em seu vencimento. Independentemente da devolução por ocasião do recebimento, pode, eventualmente, ocorrer devolução ao Fornecedor

mesmo após tal operação e conseqüente pagamento. Quando o desempenho dos sobressalentes for acompanhado e se detectarem falhas prematuras, como vida útil significativamente inferior à esperada, devem ser realizados estudos especiais para determinação da causa da falha em operação. Caso seja detectado que a falha ocorreu por deficiência da matéria-prima, como não cumprimento à especificação metalúrgica, o Fornecedor será acionado para, em primeiro plano, repor o material em questão e, em seguida, se for o caso, ressarcir os prejuízos causados.

Motivos de reclamação e/ou devolução ao fornecedor = As reclamações e/ou devoluções de material, qualquer que

seja o motivo, independentemente de providências fiscais, deverão ser devidamente esclarecidas ao Fornecedor envolvido por meio de correspondência ou documento relacionando as divergências. Os motivos mais freqüentes são:

� Reclamação, envolvendo casos de quantidade física diferente da faturada, por meio das seguintes situações:

• Diferença de peso a menor; • Diferença de quantidade a menor.

� Devolução ao fornecedor, envolvendo problemas de qualidade ou quantidades maiores que as compradas, por

meio das seguintes situações: • Embalagem em desacordo com a especificação; b. material recebido com avarias; • Material recebido diferente do solicitado; • Diferença de peso a maior; • Diferença de quantidade a maior; • Material já fornecido anteriormente.

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G. ARMAZENAGEM 1. Introdução

Armazenagem é na sua essência uma operação ou conjunto de operações, que envolvem a mudança de posição de coisas para qualquer processamento ou serviço, Em resumo é guarda (interna ou externa) de produtos em uma área específica.

Vantagens da armazenagem: � Garantia da continuidade de produção; � Necessidade de compensação das diferentes capacidades das fases de produção; � Custos e especulações; � Equilíbrio sazonal; Desvantagens da armazenagem: � Os materiais armazenados imobilizam capital; � As mercadoria envelhecem ao fim do tempo excessivo em depósitos; � Grandes estoques ocupam grandes armazéns acarretando altos custos de movimentação e administração.

A armazenagem tem com objetivo básico atingir:

� Máximo uso do espaço � Acesso fácil a todos os itens de material � Máxima proteção dos itens de material � Movimentação eficiente dos itens de material � Utilização efetiva da mão-de-obra e equipamentos � Boa qualidade de armazenagem

2. Leiaute

A realização de uma operação eficiente e efetiva de armazenagem depende muito da existência de um bom leiaute do armazém, que determina, tipicamente, o grau de acessibilidade ao material, os modelos de fluxo de material, os locais de áreas obstruídas, a eficiência da mão-de-obra, a segurança do pessoal e do armazém. Os objetivos do leiaute de um armazém podem ser:

� Assegurar a utilização máxima do espaço; � Propiciar a mais eficiente movimentação de materiais; � Propiciar a estocagem mais econômica, em relação às despesas de equipamento, espaço, danos de material e

mão-de-obra do armazém; � Propiciar flexibilidade máxima para satisfazer as necessidades de mudança de estocagem e movimentação; � Fazer do armazém um modelo de boa organização.

A metodologia geral, para projeta um leiaute de armazém, consiste em cinco etapas:

� Definir a localização de todos os obstáculos; � Localizar as áreas de recebimento e expedição; � Localizar as áreas primárias, secundárias, de separação de pedidos e de estocagem; � Definir o sistema de localização do estoque; � Avaliar as alternativas de leiaute do armazém.

O primeiro passo desta metodologia envolve a identificação e a localização das características físicas da instalação do armazém, que estão além do controle do projetista . Exemplos comuns de tais obstáculos são: colunas de apoio, saídas de emergência, poços de escada, poços de elevador e equipamentos de proteção contra incêndio.

Tais obstáculos devem ser identificados e localizados no plano do armazém, antes que objetos e atividades mais flexíveis sejam incluídos no leiaute, do contrário, irão surgir conflitos entre os planos desejados de leiaute e o que se pode fazer realmente na instalação.

Freqüentemente, a localização das áreas de recebimento e expedição é determinada pelo plano diretor do local em que o armazém está ou será localizado. Se este razão for real, então as áreas de recebimento e expedição devem ser localizadas no leiaute do armazém, de maneira a maximizar a eficiência dessas operações. Entre os fatores a se considerar, estão: a localização das estradas, as vias de acesso, o padrão desejado de tráfego em volta da instalação, os padrões desejados de tráfego dentro do armazém e a produtividade da mão-de-obra no desempenho das atividades de recebimento e expedição. Os fatores de eficiência energética também devem ser considerados. Quando possível, as docas de recebimento e expedição devem, tipicamente, estar voltadas para uma direção distante dos ventos dominantes em volta do armazém, para reduzir a perda de calor, ao impedir que o vento entre pelas portas abertas.

Uma vez que se tenha localizado as áreas de recebimento e expedição no leiaute, é preciso analisar as áreas de estocagem de material. Os tipos de áreas e equipamentos de estocagem a serem usados irão determinar, até certo ponto, a configuração do leiaute da estocagem e as necessidades de corredores. As áreas primárias de estocagem e de separação de pedidos podem .ser diferenciadas das áreas secundárias, para fornecer espaço máximo, movimentação de materiais e eficiência de mão-de-obra, para os materiais mais importantes a serem estocados.

A definição do estoque para os locais de armazenagem dentro da alternativa de leiaute assegura que serão deixados espaços para todos os itens. Além disso, ela permite que o projetista simule mentalmente o desempenho da alternativa de leiaute para as atividades diárias esperadas no armazém.

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Finalmente, cada alternativa de leiaute do armazém deve ser avaliada, para determinar se ela atinge os objetivos desejados. Cada leiaute do armazém deve ser avaliado com base no ponto até onde são seguidas várias filosofias básicas, entre os quais estão as seguintes:

⇒ Intensidade de Uso � Estocar as mercadorias de maior rotatividade o mais perto possível do ponto de uso. � Estocar as mercadorias de menor rotatividade no espaço mais profundo possível.

⇒ Semelhança � Os itens recebidos e expedidos juntos devem ser estocados próximos. � Os itens que possuem uma forte correlação, com respeito ao tipo, devem ser estocados próximos.

⇒ Tamanho � Estocar mercadorias pesadas, volumosas e de difícil movimentação, próximas ao seu ponto de uso. � Propiciar vários locais e tamanhos de estocagem. � Os itens pesados devem ser estocados em áreas com teto baixo e os leves e de fácil movimentação em áreas

com alto pé-direito. � Não ver o tamanho dos itens individuais e sim o tamanho do estoque total de um item.

⇒ Características dos Materiais � Projetar o leiaute para acomodar apropriadamente os itens perecíveis. � Propiciar um leiaute eficiente, com técnicas de estocagem, para maximizar a utilização do espaço para itens com

formatos diferentes e que possam ser comprimidos. � Planejar a proteção dos materiais perigosos contra incêndios e proteger os outros materiais contra os materiais

perigosos, no caso de um acidente. � Projetar o leiaute da compatibilidade dos itens estocados, dentro da proximidade de cada um. � Projetar o leiaute para maximizar a proteção dos itens de segurança pela localização.

⇒ Utilização do Espaço � Conservar o usa do espaço ao maximizar a concentração das mercadorias na estocagem, maximizar a utilização

do espaço cúbico e minimizar as perdas nos vãos de estocagem. � Projetar o leiaute em torno de obstáculos e outras limitações à utilização do espaço. � Os corredores devem ser retos, e os principais devem levar até às portas. � Os corredores devem ter largura suficiente para permitir uma operação eficaz, sem desperdício de espaço. � Todos os lados da estocagem devem ter acesso por um corredor. � Deve-se evitar o bloqueamento do estoque. � As pilhas de material devem ser uniformes, retas, estáveis e de fácil acesso. � Deve-se fazer a marcação dos corredores, para conservá-los. � Deve-se evitar espaços vazios dentro das áreas de estocagem. � Deve-se manter registros dos locais de estoque.

Leiaute do Espaço A localização do estoque no depósito afeta diretamente a despesa total da movimentação de materiais e a utilização do

espaço no depósito. Especificamente, há considerações sobre o espaço da estocagem e sobre a separação de pedidos no projeto interno de um

depósito. Leiaute para Estocagem Em depósitos onde o movimento é baixo, a preocupação primária é traçar áreas de estocagem que podem ser largas e

profundas e a pilha é tão alta o quanto permitam o pé-direito ou a estabilidade da carga. Os corredores podem ser estreitos. Este leiaute supõe que o tempo extra necessário para movimentar o estoque para dentro e para fora das áreas será compensado pela utilização total do espaço. À medida que o movimento de estoque aumenta, tal leiaute se torna, progressivamente, menos satisfatório e deve-se fazer modificações para manter razoáveis as despesas de movimentação. Assim, os corredores irão se tornar mais largos e a altura da pilha poderá diminuir, reduzindo o tempo gasto na colocação e na remoção do estoque.

Uso de um Sistema de Identificação e Localização no Leiaute Após projetar cuidadosamente a área de estocagem, um sistema deve ser estabelecido para permitir a fácil localização de

um item desejado, pois cada item deve ter um endereço onde ele possa ser encontrado. Deverá ser utilizada uma simbologia (codificação) representativa de cada local de estocagem, abrangendo até o menor espaço de uma unidade de estocagem.

Cada conjunto de códigos, deve indicar, precisamente, o posicionamento de cada material estocado, facilitando as operações de movimentação, inventário, etc.

É importante definir um esquema de identificação, que defina detalhadamente a posição e a situação dos espaços das respectivas áreas de estocagem, conforme demostram os desenhos mais adiante.

As estantes podem ser identificadas por letras, cuja seqüência deverá ser da esquerda para a direita em relação à entrada principal. No caso de existência de piso superior e inferior, as estantes devem ser identificadas com um código do seu respectivo piso. Quando duas estantes forem associadas pela parte de trás, defrontando corredores de acesso diferentes, cada uma delas deve ser identificada como unidade isolada. O símbolo da estante devera ser colocado no primeiro montante da unidade, com projeção para o corredor principal.

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As prateleiras devem ser identificadas por letras, cuja seqüência deve ser iniciada em A no sentido de baixo para cima da estante e o escaminho por números no sentido do corredor principal para a parede lateral. Normalmente são usados dois critérios de localização de material:

Sistema de estocagem fixo = Como o próprio nome diz, neste sistema é determinado um número de áreas de estocagem para um tipo de material, definindo-se, assim que somente material deste tipo poderá ser estocado nos locais marcados. Com esse sistema corre-se um risco muito grande de desperdício de áreas de armazenagem; em virtude do fluxo intenso de entrada e saída de materiais, dentro de um depósito pode ocorrer falta de determinado material, assim como excesso de outro. No caso de o material em excesso não ter local para ser guardado, ele ficará no “corredor”. Ao mesmo tempo pode ocorrer que um outro corredor e em outra estante existam locais vazios, porque está faltando o material, o fornecimento está atrasado ou houve uma rejeição por parte do controle de qualidade.

Sistema de estocagem livre = Neste sistema não existem locais fixos de armazenagem, a não ser, para materiais de estocagens especiais. Os materiais vão ocupar os espaços disponíveis dentro do depósito. O único inconveniente deste sistema é o perfeito método de controle que deve existir sobre o endereçamento, sob o risco de possuir material em estoque perdido que somente será descoberto ao acaso ou na execução do inventário.

Este sistema de codificação deve estar aprovado no cadastro de material (para manutenção e acompanhamento) e, consequentemente, nos documentos de movimentação, a fim de facilitar sua busca na área de estocagem.

Exemplo de Estrutura: A) 2.1.3.2.1 Área de estocagem = 2 Rua número = 1 Prateleira ou estante número = 3 Local dentro da posição vertical = 2 Boxe horizontal dentro da posição vertical = 1

B) A.1.3.b.1 Área de estocagem = A Rua número = 1 Prateleira ou estante número = 3 Local dentro da posição vertical = b Boxe horizontal dentro da posição vertical = 1

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Variações dos Custos com o Leiaute Não parece evidente, mas é de extrema importância considerar a relação entre o custo do sistema de armazenagem e o da

construção do armazém. Este pode variar indiretamente com relação àquele, que, por sua vez está diretamente relacionado com o leiaute que se vai adotar.

O exemplo abaixo ilustra claramente este fato: Uma determinada empresa tem uma necessidade de armazenagem de 10.000 paletes, não havendo, entretanto, especificações quanto as dimensões do armazém que se vai construir. Uma primeira aproximação arbitrária seria considerar a utilização de 5 filas de estruturas porta-paletes, com capacidade para 2.000 paletes cada uma. Esta configuração resultaria em um armazém com aproximadamente 245 metros de comprimento por 22 metros de largura e 12 metros de altura, cobrindo um perímetro de 534 metros e quase 65.000 metros cúbicos para armazenagem.

Há outras instalações que poderiam suprir a mesma capacidade de armazenagem, como por exemplo, um armazém com aproximadamente 68 metros de comprimento por 68 metros de largura e 12 metros de altura. O perímetro, aqui, seria de 272 metros - 262 metros menor do que o primeiro.

O armazém tornou-se quadrado, com um perímetro muito menor, mas a sua capacidade de estocagem é a mesma do considerado anteriormente. Estudos econômicos têm demonstrado que o custo de construção do armazém do tipo quadrado é mais baixo do que o do tipo retangular.

Por outro lado, sistemas automatizados de estocagem oferecem substanciais reduções nos custos de construção, visto que otimizam o espaço cúbico. Em aplicações convencionais de movimentação de materiais por empilhadeiras e transportadores, o maior investimento está na construção do armazém, com baixos investimentos na aquisição de equipamentos.

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Nos armazéns de elevado pé-direito, de forma cúbica, os custos de construção são mais baixos, enquanto que os grandes investimentos estão ligados a sofisticados equipamentos de movimentação de materiais, que reduzem consideravelmente a utilização de mão de obra, diminuem os danos causados por manuseios incorretos e aumentam o controle dos materiais.

Uma vez definidos os principais parâmetros que afetam as dimensões do sistema de armazenagem, é possível otimizar o leiaute, encontrando-se aquele que apresenta o menor custo total. Isto é realizado através da utilização do computador, onde as diversas alternativas são simuladas. Esta simulação consiste na determinação, para um certo sistema, da capacidade de armazenagem de cada alternativa. Os custos de construção de cada caso são determinados e, em cada alternativa. são computados os seus custos totais, permitindo encontrar a que, possui os mínimos. Variando-se o comprimento, a largura, o número de estruturas de armazenagem etc., pesquisa-se o sistema que apresenta o menor custo total.

Leiaute do Armazém O objetivo de todo armazém deve ser: “ produzir o nível desejado de trabalho ao custo mais baixo “. Um grande fator na

determinação de qual será este custo é o Leiaute do Armazém. O apropriado é constituído em um balanço entre três objetivos: bom fluxo de material, custos de operação baixos para estocagem e coleta e eficiente utilização do espaço de estocagem e do equipamento.

Chegar à melhor solução possível com apenas um desses objetivos, sem considerar os outros dois, é arriscado para a eficiência do custo global do armazém. O balanço que deve ser obtido entre esses três objetivos, para produzir o custo global mais baixo, é determinado pelo nível de atividades e de serviço, desejado no armazém.

Fluxo de Material O fluxo de material refere-se ao percurso das peças desde a hora em que entram na empresa até o momento em que a

deixam. O percurso num armazém é determinado pela disposição de: recebimento, estocagem, embalagem e estruturas de estocagem. O percurso mais curto resulta no fluxo de material mais eficiente. Um bom fluxo de materiais é importante, porque custa dinheiro mover peças e, 9uanto mais longe forem transportadas, maior é o custo. Dois princípios que devem ser seguidos para assegurar um bom fluxo de material são:

Minimizar o Retrocesso = (Todo movimento de um item deve ser em direção à doca de expedição) A seqüência na qual as

operações são feitas determina quanto retrocesso haverá. O exemplo seguinte mostra uma grande quantidade de retrocesso, causada pela disposição da área de estocagem de recebimento no lado oposto, no fim do armazém, a partir do recebimento.

O desenho de linhas no leiaute, para mostrar o fluxo de material, torna qualquer retrocesso aparente. O leiaute pode ser aperfeiçoado, rearranjando as operações.

Localizar as atividades relacionadas próximas = Isto reduz a distância de movimentação entre duas operações, e embora

seja possível localizar todas as funções do armazém muito próximas, às vezes isso não ocorre. Se, por alguma razão, tiver que existir uma grande distância em algum lugar do leiaute, esta deve ser coberta por uma empilhadeira. Onde os materiais são movimentados manualmente entre duas atividades, a distância deve ser a mais curta possível.

A coleta e a embalagem são duas atividades que devem ser paralelas. As peças são transferidas entre as duas, em pequenas quantidades, através de um carrinho empurrado por um selecionador.

O recebimento e a estocagem de recebimento podem situar-se mais distantes, separados da coleta e da embalagem, já que as peças serão transportadas por uma empilhadeira e em quantidades maiores que as coletadas.

Custos de Operação de Estocagem = As principais atividades, onde há transporte de peças, são a estocagem e a coleta,

embora deva ser dada uma atenção particular aos métodos de estocagem usados, para que não atrapalhem estas duas operações. As peças devem ser colocadas de forma que as de maior atividade fiquem situadas na altura mais conveniente de coleta. Em

gavetas, é entre a cintura e os ombros. Em estantes, é nas prateleiras inferiores. Se as peças forem arranjadas aleatoriamente pela área, sem qualquer consideração às suas atividades, o selecionador terá

a mesma a probabilidade de percorrer qualquer corredor para obter uma delas. Num pedido de 8 ou 10 itens, o selecionador pode ter que percorrer oito ou dez corredores diferentes. Com o auxílio de uma

relação de freqüência de pedidos, as peças de alta rotatividade podem ser concentradas em poucos corredores, ao redor- de um central, o principal. Usando o conceito do corredor central, o selecionador está exposto a um grande número de peças, situadas dentro de uma distância muito pequena. Já que a coleta é composta do percurso de corredores entre os locais, esta concentração de peças ativas em poucos corredores, ao longo de um corredor central, reduz o tempo de coleta.

A eficiência da movimentação de materiais depende do formato, do tamanho e de como as mercadorias são estocadas. Há um pequeno ponto, na melhoria do método de movimentação em um armazém, no qual o leiaute é inerentemente eficiente e poderia ser melhorado. Se o leiaute for otimizado em primeiro Lugar, o equipamento necessário para operar de maneira mais eficiente pode ser mais simples e menos oneroso.

Se for admitido que a operação mais eficiente é aquela na qual incorre o menor custo total para a operador do armazém, este pode ser dividido em duas áreas principais: custo do volume ou área ocupada e custo de movimentação. Pode ser demonstrado que os leiautes que minimizam o volume de estocagem são inteiramente diferentes daqueles que minimizam a distância de movimentação.

Contudo, proporções diferentes entre o custo do volume ocupado e os custos de movimentação exigem leiautes diferentes para minimizar os custos globais operacionais. A taxa de ocupação/movimentação depende diretamente da freqüência da movimentação de materiais que, por sua vez, depende da rotação e do tamanho da unidade de carga.

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3. Técnicas de Armazenamento Instalações de Armazenamento São áreas físicas destinadas ao recebimento, conferência, estocagem e expedição de materiais.

Tipos de Instalações de Armazenamento: • Armazém: edificação dotada de piso, cobertura, paredes frontais e laterais.

− Armazéns de uso geral: São cobertos e fechados, desprovidos de mecanismos de aclimatação e utilizados para armazenagem de diferentes tipos de material.

− Armazéns frigorificados: São aqueles providos de mecanismos de controle de temperatura. − Armazéns desumidificados: São providos de mecanismos de controle de umidade. − Armazéns para guarda de materiais inflamáveis: São construídos em material não inflamável e devem ser

providos de portas corta fogo com capacidade de resistência de quatro horas de fogo. − Abrigos transitórios: São pré-fabricados normalmente em estrutura metálica com paredes, teto, portas, etc.,

que podem ser facilmente desmontadas para transporte e remontagem. − Armazéns elevados: São construídos a cerca de meio metro acima do chão, como uma forma de melhorar a

ventilação da área de armazenagem, com circulação de ar sob o piso. este tipo de armazenagem é específico para a guarda de munição e explosivos, sendo que, para esse fim, possui sistema de ventilação forçada, normalmente nas partes mais altas, para a expulsão do ar, que, em função do material estocado, pode conter misturas explosivas.

− Armazéns subterrâneos ou cobertos com terra: São também utilizados para a guarda de munições e explosivos. possuem caracteristicamente o teto em arco, com um baixo ponto de ruptura, de forma a possibilitar que, em caso de explosão, esta seja direcionada no sentido vertical, o que, teoricamente, causa danos infinitamente menores. as temperaturas ideais de temperaturas ideais de armazenagem situam-se entre 15º C e 20º C para esse tipo de material.

− Galpão: edificação dotada de piso, cobertura e, quando necessário, de cercos frontais e laterais. são construções que não possuem paredes ou portas, devendo, portanto, ser utilizados para a guarda de itens que necessitam de máxima ventilação ou que não requeiram completa proteção do tempo.

− Pátio: área descoberta, dotada de piso drenado, compactado e, quando necessário, pavimentado e provido de limitações frontais e laterais.

Caracterização das Áreas de Instalação de Armazenamento: • Área de Administração • Área de Movimentação e/ou Serviço • Área de Estocagem: Zona de estoque-

− Aberta: Estantes, prateleiras - Local normal de estoque

− Fechada: Estufa. área Livre - Possuem paletes, etc. - Não usa estante.

• Circulação Principal: Corredor • Circulação Secundária: Corredores perpendiculares a circulação principal • Corredores de Acesso: Entre estantes • Área de Segurança: (Corredor de Segurança) Espaço livre entre estoque e paredes (mínimo 0,5 metros)

Dispositivos de Armazenamento São estruturas metálicas ou de madeira (tratada contra fogo e insetos), dispostos de modo a formar dispositivos de

sustentação de materiais destinados a otimizar a utilização do espaço vertical, proteger, facilitar a localização, organizar e racionalizar a estocagem de material.

Tipos de Dispositivos de Armazenamento: • Estantes (metálica ou madeira): material de pequeno volume • Armações de estocagem • Estrutura porta-palete • Unidades auxiliares de estocagem

Caracterização dos Dispositivos de Armazenagem • Estantes: estrutura metálica ou de madeira, destinada à estocagem de materiais de reduzido peso e/ou volume.

Podem ser: - Estantes leves (tradicional) - Armários modulados (gavetões com separadores - Estante para estocagem dinâmica (PEPS) - carrinhos deslizantes - Estantes deslizantes (espécie de gavetas que são estantes) - Estante de múltiplos pisos (mezanino)

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• Armações de Estocagem: construído de metal ou de madeira de seção variável destinada à guarda de material cujas características impeçam ou não. Recomendem a utilização de estante ou porta-palete. Podem ser: - Berços empilháveis (tubos) - Estrutura tipo cantileves (tubos) - Armações de estocagem (chapas empilhadas)

• Estruturas Porta-Palete: formada por estrutura pesada metálica ou de madeira, com características semelhantes

às estantes, porém destinadas a suportar cargas paletizadas. Podem ser: - Estruturas porta-palete convencional - Estruturas porta-palete deslizante - Estruturas porta-palete com trânsito interno - Estruturas porta-palete de estocagem dinâmica

• Unidades Auxiliares de Estocagem: dispositivo de estocagem de uso repetitivo, formado por estruturas metálicas,

plástico, de papelão ou de madeira, de forma variável, destinadas a conter e proteger o material. Podem ser principalmente: - Paletes: plástico, metálico, papelão rígido e madeira - Paletes contentores - Conteineres - Berço para tambores - Etc.

Tipos de Armazenamento Não vigoram regras taxativas que regulem o modo como os materiais devem ser colocados no almoxarifado. A decisão final

depende de variados fatores que devem ser analisados. Algumas formas de distribuição ou colocação dos materiais no almoxarifado: Armazenagem por Agrupamento = Sempre em um local físico único. Os materiais são estocados por grupos ou tipos.

Facilita as tarefas de arrumação e busca, mas nem sempre permite o melhor aproveitamento do espaço. Armazenagem por Tamanho, Peso e Volume = Os materiais com tamanho, peso ou volume significativos são

agrupados numa mesma área de almoxarifado. Permite um bom aproveitamento do espaço. Exige que todos os documentos de entradas e saídas contenham a localização do material no almoxarifado a fim de facilitar sua busca.

Armazenagem por Freqüência = Dos materiais cujo volume de movimentação e freqüência é significativo, devem ser colocados tão próximo quanto possível da saída da instalação de armazenamento. Pode-se identificar através da classificação ABC

Armazenagem por Setores de Montagem = Os materiais são colocados de acordo com sua utilização na linha de montagem.

Dimensionamento de Espaço Metodologia através da qual são definidas as dimensões necessárias às instalações de armazenamento, bem como a

quantidade de material possível de estocagem.

Objetivos do Dimensionamento de Espaço

• Definir dimensões necessárias para a instalação de armazenamento. • Subsidiar a administração de estoques quanto a freqüência do recebimento de material. • Evitar improvisação de espaços. • Fornecer instrumentos gerenciais tais como: índice de utilização do espaço. • Necessidade de novas instalações.

Fatores Principais a Considerar: No dimensionamento do espaço devemos considerar:

• Tipo de material: características, embalagem • Quantidade de material a ser mantida no estoque • Unidades de estocagem • Equipamentos e métodos de estocagem

Metodologia para Dimensionamento de Espaço

• Dimensionamento de Espaço a partir da Quantidade de Material: Permite estabelecer o número de unidade de

estocagem/área livre necessária, bem como a área e o volume a ser ocupado com o armazenamento. • Determinação da Quantidade a partir de Espaço Disponível: Permite estabelecer o estoque máximo a ser

mantido em função do espaço existente e das unidades de estocagem. • Determinação do Espaço Ocioso ou em Falta: Permite conhecer as necessidades de postergação de entregas,

remanejamentos de preparação de novos espaços antecipadamente, bem como garantir a utilização das áreas de estocagem.

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Grau de Aproveitamento da Área e do Volume

• Grau de Aproveitamento da Área: É a relação entre a área ocupada e a área disponível. GAA = Área Ocupada Área Disponível

• Grau de Aproveitamento do Volume: É a relação entre o volume ocupado e o volume disponível. GAV = Volume Ocupado Volume Disponível

4. Cargas unitizadas

Carga unitizada É um número de peças ou blocos de materiais, arranjados e acondicionados de tal maneira a possibilitar manuseio,

transporte e armazenagem por meios mecanizados como se constituíssem uma só unidade. Baseia-se no princípio de que é mais fácil movimentar diversas cargas de uma só vez, ao invés de operações sucessivas

com cargas individuais ou pequenas.

Resultados principais decorrentes do uso de cargas unitizadas: � redução no tempo de carga e descarga � otimização do uso do espaço cúbico nas instalações de armazenagem � redução no tempo de inventários � flexibilidade nas mudanças de arranjo físico

Dependendo do formato dos materiais, de sua embalagem ou meio de transporte a ser utilizado, os tipos de cargas

Unitizadas podem ser: � Carga Conteinerizada: consiste em colocar os volumes individuais ou agrupados dentro de conteineres,

formando assim carga e conteiner a unidade de carga do sistema. Na conteinerização, os volumes podem ser soltos, paletizados, cintados, etc.

� Carga Contentorizada: os materiais são acondicionados em um contentor, que é um acessório ou dispositivo projetado para manter as peças em uma posição. Ex.: vidros, peças de formato irregular.

� Carga Auto-Unitizada: é o sistema onde vários volumes são presos uns aos outros por meio de cintas, arames, fitas, formando uma unidade de carga. Ex.: tubos, barras, etc.

� Carga Pré-Lingada: é a unitização principalmente de tubos plásticos ou metálicos � Carga Paletizada: São cargas unitizadas, acondicionadas sobre paletes (plataformas). É a mais utilizada dentre

as cargas unitizadas. • Paletes: É usualmente uma plataforma para apoio e acondicionamento de carga, com dimensões

padronizadas, possuindo dispositivos para apoio de garfo de empilhadeira ou outro equipamento, e podendo ser construído em madeira, plástico ou alumínio. Principais tipos de paletes: − Uma face com duas entradas − Duas faces com duas entradas − Uma face com quatro entradas − Duas faces com quatro entradas − com abas

Podemos considerar várias dimensões para os paletes:

1100 x 1100 mm (357 arranjos) 1100 x 1200 mm (161 arranjos) 1100 x 825 mm 1000 x 1000 mm 1200 x 1800 mm 1200 x 1600 mm 1000 x 1200 mm 800 x 1200 mm 800 x 1000 mm 1200 x 1200 mm

Os Aspectos da Paletização podem ser: − Bom aproveitamento das áreas de cargas: ex.: carroceria de caminhão com 220 largura − (1100 x 1100). − O palete quadrado é o mais adequado à operação de empilhadeira. − O palete com quatro entradas é o mais prático. − Empilhamento de embalagens retangulares com maior número de apoios cruzados, que − Asseguram uma maior amarração ao conjunto das embalagens.

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No Arranjo de Embalagens em Paletes devemos considerar para a formação da carga: − Tamanho da carga − Peso do material (número de camadas ¾ resistência das embalagens e do palete) − Altura de armazenamento − Resistência de piso de armazenagem − Equipamentos de movimentação disponíveis − Compacidade (entrelaçamento) − Padronização das embalagens − Perda de espaços (vazios)

H. MOVIMENTAÇÃO

1. Conceito É a operação de deslocamento físico de materiais de um local para outro, dentro da instalação de armazenamento.

2. Formas de Movimentação

� Manual: quando as operações são executadas pelo homem sem auxílio de equipamento. � Mecanizada: quando as operações são efetuadas por equipamentos de movimentação de materiais e dirigidas

por homens. � Automatizadas: quando operada por computador.

3. Função A movimentação de materiais pode ser considerada como tendo a função de movimento, lugar, tempo, quantidade e espaço.

� Movimento: deslocamento de peças, materiais e produtos acabados, de maneira mais eficientes. � Lugar: responsabilidade de verificar se o material desejado está entregue no lugar certo. � Tempo: os materiais devem chegar ao local de trabalho, fábrica ou cliente no momento exato. � Quantidade: providenciar para cada operação, a quantidade exata dos materiais necessários. � Espaço: espaço de armazenagem é um dos elementos mais importantes em qualquer fábrica.

4. Equipamentos de Movimentação de Materiais

São dispositivos (equipamentos, máquinas) utilizados para movimentação de materiais dentro de um depósito ou fora dele. Os equipamentos utilizados devem ser simples, flexíveis e de baixo custo. Deve-se preferir os carrinhos manuais às empilhadeiras, e as empilhadeiras as pontes rolantes. No caso específico da

utilização de empilhadeiras, é conveniente analisar a possibilidade da terceirização do serviço (equipamento e pessoal para que a empresa não arque com problemas de paralisação por falta de máquinas e manutenção de estoque de peças).

Tipos de Equipamentos

Veículos Industriais = Veículos motorizados ou não, empregados para mover cargas mistas ou uniformes, em caminhos variados com superfície adequada, onde as funções principais são manobrar e movimentar.

• Empilhadeiras - frontal, lateral, patrola

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• Carrinhos industriais • Carrinhos porta-bandeira • Paleteira manual • Transpaleteira elétrica

Equipamentos de Elevação e Transporte = Dispositivos aéreos utilizados para movimentar cargas variam, intermitente, entre dois pontos, dentro de uma área limitada, onde a função principal é transferir.

• Guindastes • Guindastes auxiliares para veículos • Talhas • Ponte rolante • Monovia

Transportadores Contínuos = Dispositivos motorizados ou transportadores por meio da gravidade, instalados em

rotas fixas e de movimento contínuo, onde a função principal é transportar.

• Transportadores de esteira • Transportadores de rolo • Transportadores de caçamba • Plano inclinado

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Sistemas de Armazenagem de Carga Unitizada

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I. EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO DE MATERIAIS

1. Conceito É a atividade por meio da qual a empresa efetua as entregas de seus produtos, estando, por conseqüência, intimamente

ligada a movimentação e a transportes. Deve-se considerar alguns fatores importantes para o equacionamento da distribuição, como: Natureza dos produtos a transportar Os produtos da empresa, para efeito de transporte, podem ser assim classificados: ⇒ Carga Geral = Deve ser consolidada para materiais com peso individual de até 4 toneladas; ⇒ Carga por volume único = A granel, líquida e sólida; ⇒ Carga semi-especial = trata-se de materiais com dimensões e peso que exigem licença especial, porém no gabarito que

permite tráfego em qualquer estrada; ⇒ Carga Especial = trata-se de uma variável da definição anterior, com ressalva de que seu tráfego exige estudo de rota,

para avaliar a largura das obras de arte e a capacidade das pontes e viadutos. ⇒ Carga Perigosa = os produtos classificados como perigosos englobam mais de 3.000 itens, estando codificados em nove

classes, de acordo com norma internacional. Origem dos recursos de transporte A necessidade de se possuir um bom sistema de controle de custos na distribuição física é conseqüente de duas

determinantes básicas: � Distribuição física representa uma despesa, ou seja, não agrega nenhuma melhoria ou valor ao produto; � Distribuição física é um custo que consome certa percentagem do valor das vendas. Dependendo da situação, a distribuição pode ser classificada como segue: � Distribuição interna: trata-se da distribuição de matérias-primas, componentes ou sobressalentes para manutenção, do

almoxarifado ao requisitante, para continuidade das atividades da empresa. � Distribuição externa: trata-se da entrega dos produtos da empresa a seus clientes, tarefa que envolve o fluxo dos

produtos/serviços para o consumidor final, motivo pelo qual adota-se a denominação de distribuição física.

2. Transportes e suas características O progresso da civilização tem sido determinado pelo desenvolvimento dos meios de transporte, os quais se desenvolvem

em função do avanço tecnológico e do aproveitamento das disponibilidades de energia. As iniciativas da boa organização da distribuição envolvem grandes recursos e aglutinam atividades tradicionalmente

segmentadas, como o já mencionado transporte, e depósitos e expedição, o que implica, nas páginas seguintes, a análise para o estabelecimento de vantagens e desvantagens das várias for-mas de transporte, por meio de frota própria ou não, objetivando os interesses da empresa. Como não poderia deixar de ser, a distribuição é efetuada via transporte, o que nos leva a enumerar suas várias modalidades:

Modalidades de Transporte

⇒ Transporte rodoviário: destinado a cargas que exigem prazos relativamente rápidos de entrega. ⇒ Transporte ferroviário: destinado a cargas maiores, cujo fator tempo para a entrega não será preponderante. ⇒ Transporte hidroviário e marítimo: destinado a cargas cujo tempo de entrega não seja fator preponderante no

encarecimento do produto. ⇒ Transporte aeroviário: destinado a cargas, cujo prazo de entrega seja imperioso. ⇒ Transporte intermodal: o transporte intermodal requer tráfego misto, envolvendo várias modalidades, com parte do

percurso podendo ser feita mediante um método e parte mediante outro, motivo pelo qual o intermodal constitui a solução ideal para atingir locais de difícil acesso ou de extrema distância.

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Surge, então, a aplicação do conceito de logística, atividade que coordena a armazenagem, a movimentação e o transporte dos materiais da empresa ao cliente. Na prática, a maior preocupação da logística concentra-se com o tráfego e com o transporte interno e externo de materiais. Rotineiramente, a logística está voltada para a distribuição dos produtos aos clientes, envolvendo, como já vimos, todo um sistema de transportes, originando a logística de distribuição.

Pelos motivos expostos, a administração de transporte exige especialistas para seu gerenciamento. O administrador de transportes ocupa-se de todas as ações a fim de melhor distribuir as mercadorias a seu encargo, optando pelo meio mais eficiente, simples ou misto, analisando também o tipo de embalagem, palete ou contêiner mais apropriado, visando transporte seguro, rápido e econômico. O meio de transporte mais utilizado na distribuição física, no entanto, é o rodoviário.

Seleção da Modalidade de Transporte A seleção da modalidade de transporte depende de dois fatores primordiais: � A diferença entre o preço de venda do produto na origem e no local de consumo, fator este conhecido. � O custo de transporte entre o centro de produção e o local de consumo, fator que para ser calculado depende de: � Características da carga a ser transportada: envolve tamanho, peso, valor unitário, tipo de manuseio, condições de

segurança, tipo de embalagem, distância a ser transportada, prazo de entrega e outros. � Características das modalidades de transporte: condições da infra-estrutura da malha de transportes, condições de

operação, tempo de viagem, custo e frete, mão-de-obra envolvida e outros. Também influem na seleção da modalidade de transporte outros fatores: � Tempo: cada modalidade apresenta um tempo diferente em função de suas próprias características. � Custo: cada modalidade tem seu componente de custos, que determina o valor do frete. � Manuseio: cada modalidade está sujeita a determinadas operações de carga e descarga, nas quais a embalagem

permite facilitar o manuseio, reduzir perdas e racionalizar custos. � Rotas de viagem: cada modalidade envolve maior ou menor número de viagens, podendo a empresa adotar o transporte

intermodal sempre que os custos do transporte possam ser racionalizados.

Um aspecto importante a considerar é quando se pode adotar frota própria para transporte, o que demanda estudo de viabilidade técnica e financeira.

Estrutura para a Distribuição

Entre as muitas formas existentes para estruturar a distribuição física, deve-se mencionar a mais adequada às condições e necessidades de nosso mercado, a qual envolve e contempla os seguintes segmentos:

� Depósitos regionais e de mercadorias em trânsito: recebimento, armazenagem e expedição de materiais. � Movimentação de materiais: manuseio interno dos depósitos, movimentação interna e externa dos depósitos e terminais

e centros de distribuição. � Transportes e fretes: determinação de roteiros para utilização dos serviços de transporte da forma mais econômica e

eficiente. � Embalagem e acondicionamento: embalagem de proteção e acondicionamento, material de embalagem, serviços de

carpintaria, mecanização de embalagem e enchimento. � Expedição: preparação de cargas, determinação das condições de transporte, carregamento, expedição e controle

cronológico das remessas. O transporte, como se pode concluir, faz parte da engrenagem do abastecimento e representa o fim da linha, ou seja, é o

setor em que o tempo torna-se mais curto entre a colocação de uma encomenda, sua produção e seu uso, motivo pelo qual deve ser efetuado no menor prazo possível e ao menor custo.

Transporte de Produtos Perigosos Produto perigoso é o que, por suas propriedades físicas ou químicas, oferece algum risco ao ser humano, ao meio ambiente

ou ao transporte. Os maiores problemas até agora enfrentados no transporte de produtos perigosos são a falta de conhecimento da regulamentação em vigor, além da falta de informações técnicas a seu respeito, o que dificulta muito a classificação dos artigos, bem como a melhor escolha da embalagem a ser utilizada.

A verdade é que existem parâmetros a serem seguidos por quem trabalha com produtos perigosos. A Portaria número 204, de 20 de maio de 1997, normatiza o modus operandi do transporte, embalagem e armazenagem de produtos perigosos. Esta Portaria foi baseada na 7ª edição do livro da ONU, Recomendações para o transporte de produtos perigosos, também conhecido como Orange book. Este livro é editado a cada 2 (dois) anos. É o resultado de uma reunião de especialistas do assunto.

Cada modal de transporte é fiscalizado por uma autoridade competente. O responsável pelo transporte terrestre é o Ministério dos Transportes (GEIPOT - Empresa Brasileira de Planejamento de Transportes). Já o Marítimo é fiscalizado pelo Ministério da Marinha (Diretoria de Portos e Costas) e o Aéreo pelo Ministério da Aeronáutica (DAC - Departamento de Aviação Civil e CTA - Centro Técnico Aeroespacial).

Classificação = A Portaria número 204 classifica os produtos considerados perigosos com base no tipo de risco que apresentam, conforme demonstrado:

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Classe PRODUTO

Classe 1 EXPLOSIVOS

GASES, COM AS SEGUINTES SUBCLASSES:

2.1 Gases inflamáveis

2.2 Gases não inflamáveis, não tóxicos Classe 2

2.3 Gases tóxicos

Classe 3 LÍQUIDOS INFLAMÁVEIS

ESSA CLASSE DIVIDE-SE NAS SEGUINTES SUBCLASSES:

4.1 Sólidos inflamáveis

4.2 Substâncias sujeitas a combustão expontânea Classe 4

4.3 Substâncias que, em contato com a água, emitem gases inflamáveis

ESSA CLASSE DIVIDE-SE NAS SEGUINTES SUBCLASSES:

5.1 Substâncias oxidastes Classe 5

5.2 Peróxidos orgânicos

ESSA CLASSE DIVIDE-SE NAS SEGUINTES SUBCLASSES:

6.1 Substâncias tóxicas (venenosas) Classe 6

6.2 Substâncias infectantes

Classe 7 MATERIAIS RADIOATIVOS

Classe 8 CORROSIVOS

Classe 9 SUBSTÂNCIAS PERIGOSAS DIVERSAS Os produtos das Classes 3, 4, 5 e 8 e da Subclasse 6.1 classificam-se, para fins de embalagem, segundo 3 (três) grupos,

conforme o nível de risco que apresentam: � Grupo de Embalagem I - alto risco. � Grupo de Embalagem II - risco médio. � Grupo de Embalagem III - baixo risco.

Atualmente, existem no Brasil vários tipos de legislação para os produtos perigosos:

� Decreto número 96.044, de 18 de maio de 1988 - Regulamento para o transporte rodoviário de produtos perigosos.

� Decreto número 1. 797, de 25 de agosto de 1996 - Acordo para a facilitação do transporte de produtos perigosos para o Mercosul.

� Portaria número 204, de 20 de maio de 1997 - Instruções complementares ao regulamento do transporte terrestre de produtos perigosos.

� Leis Estaduais e Municipais - Estas de caráter restritivo com relação a rotas, horários e até mesmo produtos. Identificação de unidades de transporte As unidades de transporte devem ser identificadas pelos rótulos de risco e painéis de segurança para advertir que seu

conteúdo é composto de produtos perigosos e apresenta riscos.

Rótulos de Risco = Os rótulos de risco, exceto para a classe 7, devem:

� Ter dimensões mínimas de 250 mm, com uma linha da mesma cor do símbolo a 12,5 mm da borda e paralela a todo o seu perímetro.

� Corresponder ao rótulo de risco estipulado para a classe do produto perigoso em questão quanto à cor e ao símbolo.

� Conter o número da classe ou subclasse (e para os produtos da classe 1, grupo de compatibilidade) dos produtos perigosos em questão, em caracteres com altura mínima de 25 mm.

� Para a classe 7, os rótulos devem ter dimensões de 250 mm por 250 mm com uma linha preta ao redor de toda a borda. Quando a expedição consistir de material radioativo BAE-I (Baixa Atividade Específica - I) ou OCS-I (Objeto Contaminado na Superfície - I) sem embalagem ou, ainda, quando se tratar de uma remessa de uso exclusivo de materiais radioativos embalados, correspondentes a um único número ONU, este número, em caracteres negros, com altura não inferior a 65 mm, poderá ser inscrito na metade inferior do rótulo.

Números de Risco = Os números que indicam o tipo e a intensidade do risco são formados por 2 (dois) ou 3 (três)

algarismos. A importância do risco é registrada da esquerda para a direita. Os algarismos que compõem os números de risco têm o seguinte significado:

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2 Emissão de gás devido à pressão ou à reação química. 3 Inflamabilidade de líquidos (vapores) e gases, ou líquido sujeito a auto-aquecimento. 4 Inflamabilidade de sólidos ou sólidos sujeitos a auto-aquecimento 5 Efeito oxidante (favorece incêndio). 6 Toxicidade. 7 Radioatividade. 8 Corrosividade. 9 Risco de violenta reação espontânea.

A letra "X" antes dos algarismos significa que a substância reage perigosamente com água. A repetição de um número indica, em geral, aumento da intensidade daquele risco específico. Quando o risco associado a uma substância puder ser adequadamente indicado por um único número, este será seguido por zero.

Contrato de Transporte Considerando-se a impossibilidade de adotar frota própria para transpor-te, a solução está na contratação para efetuar a

distribuição dos produtos da empresa, os quais são acolhidos pela empresa Transportadora, mediante o documento Conhecimento de Transporte, e regidos por respectivo Contrato de Transporte.

Ressalte-se, entretanto, que o referido Contrato de Transporte pode ou não encontrar-se impresso no verso do conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, formulário emitido em 6 (seis) vias, as quais têm o seguinte destino: 1ª via (tomador do serviço), 2ª via (comprovante de entrega), 3ª via (fisco origem), 4ª via (fixa), 5ª via (fisco destino) e 6ª via (controle).

Na confecção do contrato deve-se incorporar seções relacionadas como: das obrigações da transportadora, do conhecimento de transporte rodoviário de cargas e a condição FOB, das obrigações do remetente, do preço dos serviços de transporte.

J. INVENTÁRIO DE MATERIAIS

1. Conceito

O inventário físico é uma contagem periódica dos materiais existentes para efeito de comparação com os estoques registrados e contabilizados em controle da empresa, a fim de se comprovar sua existência e exatidão. Desse modo, os inventários visam confrontar a realidade física dos estoques, em determinado momento, com os registros contábeis correspondentes nesse mesmo momento. Com sua realização, fica viável efetuar as conciliações necessárias e identificar as possíveis falhas de rotina ou de sistema, corrigindo-as.

Os sistemas de controle de estoques estão sujeitos a falhas, não havendo garantia de que as quantidades registradas correspondam efetivamente às existentes na prateleira. A exatidão é essencial para que o sistema de controle funcione com a eficiência requerida.

Excluindo as imperfeições que provocam perda de exatidão nos registros em virtude de falhas durante a movimentação de materiais, podem ainda ocorrer extravios, furtos e perdas por deterioração. Tais fatores em conjunto levam à necessidade de que, periodicamente, seja feita uma verificação para comprovar a existência e exatidão dos estoques registrados. Essa verificação é o inventário físico.

Os inventários tomam-se importante instrumento de gerenciamento e, por razões de auditoria, é necessário ter-se a comprovação real da exatidão de seu valor.

2. Origem das Divergências de estoque Os almoxarifes devem dedicar especial atenção a determinadas funções, entre as quais merecem destaque: procedimentos,

recebimento, localização e conferência de embarque. A exatidão das informações referentes ao sistema de controle de estoque depende do perfeito funcionamento dessas funções. Não há sistema de inventário que suporte e garanta a fidelidade de informações quando há distorções nas funções acima relacionadas.

Portanto, antes de se pensar no desenvolvimento de uma política de inventário, há que se ponderar a respeito do completo cumprimento de execução de tais funções. Detalhadamente, as influências de cada função no sistema são:

Procedimentos

Para o controle dos estoques a observância dos procedimentos em vigor é fundamental, a fim de se evitarem distorções que irão causar divergências entre os saldos registrados e as quantidades físicas de estoque.

A análise das divergências constatadas oferece excelente oportunidade para a correção dos desvios observados. Recebimento

São fundamentais para o controle dos estoques as normas que assegurem à empresa receber realmente as mercadorias pelas quais pagou ou vai pagar.

A conferência quantitativa dos materiais deverá ser efetuada detectando-se por contagem a quantidade recebida, desconhecendo-se, todavia, a quantidade faturada pelo fornecedor.

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Localização Os custos de estoque são diretamente afetados pela capacidade demonstrada na organização, de se identificar e localizar

com precisão materiais disponíveis, à medida que estes são necessários. Se não se podem localizar os materiais, o resultado é semelhante ao de uma falta nos estoques. Além do mais, a incapacidade de localizar itens de estoque pode provocar a necessidade de comprar ou produzir o item.

A solução para se encontrar material, quando se necessita dele, é associada a determinada localização no almoxarifado, pois todo item de estoque deve ter endereço certo.

As distorções acima descritas são geradas por falhas humanas. Assim, um método para evitar tais falhas é a associação de dígitos de controle nas localizações predefinidas, desde que se conte, evidentemente, com sistema informatizado.

Conferência de embarque Visa garantir a exatidão das quantidades separadas refletindo aquilo que realmente foi requisitado, devendo ser efetuada

anteriormente ao embarque dos materiais requisitados para distribuição aos interessados. Ao se eliminarem as causas das divergências, aprimora-se a confiabilidade dos estoques, ou seja, as informações tomam-se

seguras. Esta segurança com qualidade é obtida por intermédio do inventário. Na moderna gestão, a qualidade do inventário é importante indicador gerencial. Para se aquilatar tal questão, desde que disponha de controle aprimorado, a confiabilidade atinge de 98 a 99%, índice normalmente aceito por auditorias.

3. Épocas indicadas para o inventário A prática mais disseminada e tradicional nas empresas é o inventário anual em época de balanço. Este método exige a

paralisação das atividades durante o transcorrer da contagem. Em empresas de grande porte, tal método é impraticável, sendo também inviável a realização contínua das verificações a cada entrada ou saída do estoque.

Descartando-se a prática anual, resta a opção pelo inventário rotativo, o qual, obviamente, encontra-se alicerçado em recursos de informática.

Na tabela abaixo podemos evidenciar as principais características entre as opções de periodicidade de inventário.

Inventário Anual Inventário Rotativo

Esforço concentrado, produzindo pico de custo. Sem grandes esforços, com custos distribuídos.

Gera impacto nos atividades do empresa, com almoxarifado de portas fechadas É possível o continuidade de atendimento com o almoxarifado de portas abertas

Produtividade da mão-de-obra decrescente ocorrendo falhas durante o processo.

Incremento do produtividade, com ações preventivas que, em conseqüência, reduzem as falhas.

Almoxarifes "reaprendem" ano após ano. Almoxarifes tornam-se especialistas no processo e no ajuste

As causas dos divergências não são identificados. O Feedback imediato eleva a qualidade, havendo motivação e participação geral; assim, as causas das divergências são rapidamente identificadas.

Confiabilidade não melhora. Aprimoramento contínuo da confiabilidade.

4. Inventário Rotativo O sistema rotativo de inventário, enquadrado no princípio de garantir permanente relação biunívoca entre controle de estoque

e estoque físico, Tem por objetivo: � Classificar os itens dentro da classificação ABC; � Determinar os critérios de inventário com relação à porcentagem de itens de cada classe a serem inventariados e ao

período de tempo em que serão inventariados; � Com o auxílio da auditoria contábil/fiscal, promover os ajustes necessários; � Calcular a acurácia do estoque. O sistema rotativo de inventário, utiliza os recursos de informática e pode ser classificado em 3 (três) tipos: Inventário Automático Trata-se de solicitação em sistema para inventário item a item, mediante a ocorrência de qualquer dos seguintes eventos

indicadores de possível divergência e/ou que também visem garantir a confiabilidade de estoque de materiais vitais: � Saldo zero no sistema de controle; � Requisição de material atendida parcialmente; c. requisição de material não atendida; � Material crítico requisitado; � Material crítico recebido; � Transferência de localização.

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Inventário Programado Trata-se de solicitação em sistema para inventário por amostragem de itens, em períodos estabelecidos conforme exemplo:

Classificação item Amostra Freqüência Classificação

item Amostra Freqüência Classificação item Amostra Freqüência

Z 100% Mensal Z 100% Mensal Z 100% Mensal

y 100% Trimestral y 20% Semestral y 5% Anual A

X 100% Trimestral

B

X 20% Anual

C

X 5% Bienal

ESTOQUE RESIDUAL Amostra: 100% Freqüência: Anual Inventário a Pedido Trata-se de input para solicitação em sistema para inventário item a item por interesse dos órgãos de administração de

materiais e de controladoria, como: falhas de processamento, solicitações do almoxarife ou da gestão, solicitações da auditoria e outros motivos.

Acurácia dos estoques É calculada como: AQE = Número de itens corretos Número total de itens

AVE = Valor dos itens corretos Valor total dos itens

5. Metodologia para Realização do Inventário As verificações para comprovação da exatidão dos estoques físicos com os saldos registrados, quaisquer que sejam suas

origens ou necessidades, são efetuadas por meio do formulário Requisição de Inventário, e com respectiva rotina específica. A Requisição de Inventário é um instrumento gerado por sistema mecanizado ou manual, de conformidade com parâmetros

prefixados, para: � Solicitação de conferência de estoques físicos; � Registro dos resultados da conferência; � Reajustes necessários identificados pela contagem e confirmados por análise.

6. Avaliação e Controle A emissão das Requisições de Inventário por sistema mecanizado possibilita o acompanhamento e o controle do andamento

das verificações por meio do próprio sistema, o qual deve estar programado para gerar os seguintes relatórios: � Requisições de Inventário ainda não atendidas pelo almoxarifado, com emissão diária e acumulativa, enquanto persistir a

pendência; � Resumo dos resultados das Requisições de Inventário, com emissão mensal; � Resumo dos resultados das requisições por tipo de inventário, com emissão mensal; � Itens inventariados acumulados (histórico em microficha), com emissão mensal. � Itens inventariados repetidamente, com emissão mensal. Os resultados do inventário que refletem a confiabilidade da qualidade dos estoques devem ser avaliados mensalmente. O

resumo dos resultados das requisições de inventário, com destaque para: � Ajustes de estoque emitidos, em quantidade positiva, com respectivos percentuais; � Ajustes de estoque emitidos, em quantidade negativa, com respectivos percentuais; � Comparação de valores dos ajustes emitidos, tanto positivos quanto negativos, e seus reflexos no capital imobilizado.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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