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A MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA E OS ARQUIVOS O EXEMPLO DA CMP AO SERVIÇO DO CIDADÃO 2015 © CMP | DMC | DMAG GTGDA - BAD, 18 de Junho de 2015 Daniela F. Gabriel João Paulo Lopes Vítor Mesquita

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A MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA E OS ARQUIVOS

O EXEMPLO DA CMP AO SERVIÇO DO CIDADÃO

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GTGDA - BAD, 18 de Junho de 2015

Daniela F. Gabriel

João Paulo Lopes

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I. A MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA E A MUDANÇA DE PARADIGMA: O DIGITAL

1. O paradigma Digital na CMP

• A CMP em projetos

• A CMP em números

II. PROBLEMA OU OPORTUNIDADE?

1. Di@gnosticar: o “estado da arte” das arquiteturas do sistema de informação do Município do Porto

2. Tr@nsformar: de Sistema de Informação (SI) a Sistema de Informação Ativa e Permanente (SI-AP)

• Sistema de Informação Ativa e Permanente (SI-AP), o que é?

• Sistema de Informação Ativa e Permanente (SI-AP), como?

3. Inov@r: o Modelo do Arquivo Digital

III. MODELO DE OPERACIONALIZAÇÃO

1. Operação 1: Cap@CIDADE: Inovar para o Cidadão

2. Operação 2: CID@ta: Informação para todos

AGENDA

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I. A Modernização Administrativa e a Mudança de Paradigma

Crescimento exponencial da informação digital

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Informatização de Serviços

Implementação do Registo de Expediente que evoluiu para Gestão Documental

Oferta de Serviços Online

Desmaterialização e tramitação digital de processos

Racionalizar recursos internos, potenciando a informação

Melhorar o acesso do cidadão aos serviços/informação da CMP

Concretizar projetos de simplificação administrativa

O paradigma Digital na CMP

… desde 1980 …

Projetos de descrição e digitalização de documentação arquivada

Salvaguarda dos originais físicos

Disseminação de conteúdos em plataformas digitais

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PROJETOS • CALIOPE (1988/91)

• GISA (1995 | 2008)

– GISA-MOD (2009-10)

– GISA-WEB (2011)

SAMA/SIMPLEX 2009/2010

• UCD – Unidade Central de Digitalização

• Emissão Certidão IMI na Hora

SIMPLEX 2010/2011

• Documento Orientador - Arquivo Eletrónico

Certificável : desmaterializar controladamente para potenciar a informação em rede

PROJETOS • GescorV2 1999

• Criação do Gabinete do Munícipe 2004

• DocInPorto 2005 | 2006

SAMA/SIMPLEX 2009/2010

• LUD – Licenciamento Urbanístico Digital

• BAV – Balcão Atendimento Virtual

• Serviços online: Certidões de autorizações de utilização Informação Escolar, Serviços Culturais, Bilhética,…

• Serviços na hora: Disponibilização de elementos instrutórios de processos de licenciamento urbanístico, Licenciamento de publicidade , de ocupação da via pública, …

Na Produção

No Arquivo

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a CMP em Projetos …

SAMA SIMPLEX

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a CMP em Projetos …

SAMA 2012-2015

• Cap@CIDADE: inovar para o cidadão • CID@ta: informação para todos

No Arquivo

Na Produção

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GISA: [ATÉ 2015-05]

349.000 UNIDADES INFORMACIONAIS

49.000 COM OBJETOS DIGITAIS

293.000 IMAGENS (TIFF|JPEG)

PUBLICADOS (WEB):

124.000 UNIDADES INFORMACIONAIS

34.000 COM OBJETOS DIGITAIS

203.000 IMAGENS (TIFF|JPEG)

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a CMP em Números …

CONSULTAS:

39.200 UTILIZADORES VIRTUAIS

1.000.000 DOCUMENTOS CONSULTADOS

ORIGEM DAS CONSULTAS: • 90% portugueses

• 3,6% brasileiros

• 3,6% espanhóis

• 2,8% de + 75 países de todos os continentes

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LUD [ATÉ 2015-05]

44.250 PROCESSOS LUD DESMATERIALIZADOS

1.500.000 IMAGENS (TIFF|JPEG)

6 TB

REQUERIMENTOS ONLINE

35.500 REQUERIMENTOS ONLINE

DOCINPORTO [DESDE 2007]

567.801 PROCESSOS ATIVOS

867.325 PROCESSOS ARQUIVADOS

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a CMP em Números …

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OU UMA OPORTUNIDADE

PROBLEMA

II.

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PROBLEMA OPORTUNIDADE

1. Di@gnosticar: o “estado da arte” do sistema de informação do Município do Porto

2. Tr@nsformar: de Sistema de Informação (SI) a Sistema de Informação Ativa e Permanente (SI-AP)

3. Inov@r: o Modelo do Arquivo Digital

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1. Di@gnosticar: O “ESTADO DA ARTE” DAS ARQUITETURAS DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO

DO MUNICÍPIO DO PORTO

REQUISITOS DE LEVANTAMENTO

• Identificar e documentar os sistemas de informação tecnológicos existentes e respetiva arquitetura lógica e física; • Aferir a qualidade, fiabilidade, acessibilidade e interoperabilidade das aplicações e dos sistemas, medindo a relação de dependência com os fornecedores; • Avaliar o “gap” entre a arquitetura atual e as novas tendências tecnológicas, reconhecendo e propondo quais as tecnologias emergentes capazes de trazer valor acrescentado à CMP • Classificar por criticidade, urgência, esforço (externo, interno, financeiro) e risco as propostas de desenvolvimento e melhoria apresentadas

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POLÍTICAS E BOAS PRÁTICAS DA GESTÃO DA INFORMAÇÃO:

• Políticas de segurança [5]

• Políticas de preservação [4]

• Políticas comuns a ambas as áreas [4]

• Normas orientadoras para criação

Arquivo Digital [9 - ISO]

1. Di@gnosticar: Alguns resultados

SERVIDORES APLICACIONAIS IIS |WebLogic | Tomcat |Apache

Aplicativos Gestão

Informação

109 aplicações em

exploração

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2. Tr@nsformar: DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO (SI) A SISTEMA DE INFORMAÇÃO ATIVA E

PERMANENTE (SI-AP)

O QUE É?

“corresponde ao modelo operacional e sistémico que

efetiva a estruturação do sistema de informação

organizacional, refletindo a cultura organizacional e

corporizando o carácter único e particular de cada

Organização, sendo impossível dissociar nesta abordagem

as realidades informacional, tecnológica e organizacional “

“constituído pelos diferentes tipos de

informação …, não importa qual o

suporte (material e tecnológico), de

acordo com uma estrutura (entidade

produtora/recetora) prolongada pela

ação na linha do tempo”

“é assumido como a plataforma

tecnológica – meio físico e lógico – que

sustenta a produção, processamento,

circulação, armazenamento, transmissão

e acesso à informação que constitui o SI

propriamente dito”

Sistema de Informação Ativa

e Permanente (SI-AP)

Sistema de

Informação (SI)

Sistema Tecnológico

de Informação

(STI)

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2. Tr@nsformar: DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO (SI) A SISTEMA DE INFORMAÇÃO ATIVA E

PERMANENTE (SI-AP)

COMO?

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2. Tr@nsformar: DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO (SI) A SISTEMA DE INFORMAÇÃO ATIVA E

PERMANENTE (SI-AP)

COMO?

• Manter a informação ativa e permanente, usável

em qualquer suporte e estado (tramitação/arquivado);

• Incluir a avaliação desde a produção

(profilaticamente)

• Fomentar a interoperabilidade semântica,

tecnológica e aplicacional [MEF/PCIAAL]

• Assegurar cumprimento da Moreq 2010 , incluindo

as técnicas de autenticação e certificação digital

• Garantir a captura de metainformação (descritiva,

técnica, estrutural e de preservação)

• Criar as bases para implementar um Arquivo

Digital Certificável

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2. Tr@nsformar: DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO (SI) A SISTEMA DE INFORMAÇÃO ATIVA E

PERMANENTE (SI-AP)

COMO?

• Eliminar as situações de caos informacional nos serviços administrativos

• Desconhecimento das normas de tramitação administrativa e organização dos processos:

ordenar, numerar, anexar, identificar, acondicionar, etc.;

• Mistura de documentação, menor possibilidade de eliminação

• Falta de espaço crónica, acumulação de massas documentais amorfas e dispersas por

vários locais;

• Eliminações abusivas;

• Ignorância dos princípios de comunicabilidade;

• Administração pouco confiante, não controla a informação e que por isso recorre à

multiplicação de cópias (vários suportes)

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2. Tr@nsformar: DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO (SI) A SISTEMA DE INFORMAÇÃO ATIVA E

PERMANENTE (SI-AP)

COMO?

• Eliminar as situações de caos informacional nos serviços administrativos

• Desconhecimento das normas de tramitação administrativa e organização dos processos:

ordenar, numerar, anexar, identificar, acondicionar, etc.;

• Mistura de documentação, menor possibilidade de eliminação

• Falta de espaço crónica, acumulação de massas documentais amorfas e dispersas por

vários locais;

• Eliminações abusivas;

• Ignorância dos princípios de comunicabilidade;

• Administração pouco confiante, não controla a informação e que por isso recorre à

multiplicação de cópias (vários suportes)

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2. Tr@nsformar: DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO (SI) A SISTEMA DE INFORMAÇÃO ATIVA E

PERMANENTE (SI-AP)

COMO?

• Eliminar as situações de caos informacional nos serviços administrativos

• Desconhecimento das normas de tramitação administrativa e organização dos processos:

ordenar, numerar, anexar, identificar, acondicionar, etc.;

• Mistura de documentação, menor possibilidade de eliminação

• Falta de espaço crónica, acumulação de massas documentais amorfas e dispersas por

vários locais;

• Eliminações abusivas;

• Ignorância dos princípios de comunicabilidade;

• Administração pouco confiante, não controla a informação e que por isso recorre à

multiplicação de cópias (vários suportes)

• Normalizar práticas de trabalho:

• criando instrumentos reguladores | Regulamento interno de Gestão da Informação

• dinamizando ações de formação em contexto de trabalho

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3. Inov@r: O MODELO DO ARQUIVO DIGITAL CERTIFICÁVEL DA CMP

1. SELEÇÃO O MODELO CONCETUAL

2. DEFINIÇÃO ARQUITETURA DE INFORMAÇÃO E DE PROCESSOS

3. SELEÇÃO DE ESQUEMAS DE METAINFORMAÇÃO

4. DEFINIÇÃO DAS CLASSES DE OBJETOS DIGITAIS

5. DEFINIÇÃO DA ARQUITETURA TECNOLÓGICA E DE

ARMAZENAMENTO

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3. Inov@r: O MODELO DO ARQUIVO DIGITAL CERTIFICÁVEL DA CMP

1. SELEÇÃO O MODELO CONCETUAL

Open Archival Information System (OAIS) ISO 14721:2012

• INTERVENIENTES • PROCESSOS • PACOTES INFORMAÇÃO

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3. Inov@r: O MODELO DO ARQUIVO DIGITAL CERTIFICÁVEL DA CMP

2. DEFINIÇÃO ARQUITETURA DE INFORMAÇÃO E DE PROCESSOS

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3. Inov@r: O MODELO DO ARQUIVO DIGITAL CERTIFICÁVEL DA CMP

3. SELEÇÃO DE ESQUEMAS DE METAINFORMAÇÃO

TIPO FUNÇÃO NORMAS

Técnica Preservação; pesquisa NISO Z39.87

Estrutural Renderização, reconstituição do objeto METS

Descritiva Acesso EAD; ISAD(G); ISAAR(CPF)

Preservação Autenticidade PREMIS

4. DEFINIÇÃO DAS CLASSES DE OBJETOS DIGITAIS

CLASSES OD FORMATO TRANSACIONAL FORMATO DEFINITIVO (PREFERENCIAL)

Texto estruturado Word | Excel, OpenOffice, etc. PDF A

Imagens Png | gif | Jpeg, vectorial (dwf), etc. TIFF, JPEG 100% e DWF X

Bases de Dados Access | Oracle | SQL Server DBML

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3. Inov@r: O MODELO DO ARQUIVO DIGITAL CERTIFICÁVEL DA CMP

5. DEFINIÇÃO DA ARQUITETURA TECNOLÓGICA E DE ARMAZENAMENTO

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III. MODELO DE OPERACIONALIZAÇÃO

Operação 1: Cap@CIDADE: Inovar para o Cidadão

Operação 2: CID@ta: Informação para todos

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Vem no seguimento dos processos de modernização e

simplificação administrativa da autarquia

Visa o alinhamento organizacional da CMP baseado

em políticas e princípios uniformes e transversais que

permitam a operacionalização de iniciativas de forma

inovadora e eficiente

Pressupôs a criação de uma estrutura operacional de

gestão por projeto, pluri-orgânica e multidisciplinar

Financiada ao abrigo do programa COMPETE na área

do Sistema de Apoios à Modernização Administrativa

(SAMA) num valor superior a 600 000€

Operação 1: Cap@CIDADE: Inovar para o Cidadão

CIDADÃO

CID@ta CAP@CIDADE

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Operação 2: CID@ta: Informação para todos

PRINCIPAIS OBJETIVOS

O CID@ta será uma plataforma modular, assente em

tecnologias e normas open source.

Promoverá:

• a interoperabilidade técnica e semântica;

• o pleno acesso e disponibilização da informação,

quer para o cidadão, quer entre organismos;

• a eficiência e a transparência administrativas,

contribuindo para a democratização do acesso aos

dados, capaz de criar sinergias de natureza

económica, social, cultural …..

CIDADÃO

CAP@CIDADE CID@TA

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III. MODELO DE OPERACIONALIZAÇÃO

Operação 1: Cap@CIDADE: Inovar para o Cidadão

16 Atividades

1.|2. Definição da arquitetura de informação e de sistemas

3.|4. Criação do modelo conceptual e implementação do Arquivo Digital Certificável

5.|6. Redefinição do sistema de gestão documental e Implementação da MEF/PCAL

7.|8. Modelação de processos/actividades e Implementação de workflow

9. Expansão da "desmaterialização" de processos operativos

10.|11. Reestruturação da carta de serviços e Otimização de CzRM

12. |13. | 14. | 15.|16. ….

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Capacitar os cidadãos, a administração e demais agentes.

Disponibilizar serviços ao cidadão/empresa assentes num conceito de administração aberta.

Sustentar a atuação da CMP e a sua prestação de serviços, numa base tecnológica e informacional inovadora.

Operação 1: Cap@CIDADE: Inovar para o Cidadão

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

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Assegurar uma resposta mais célere, fiável e eficaz ao cidadão/empresa.

Racionalizar os recursos e diminuir os custos públicos de contexto.

Criar um contexto favorável à dinamização económica.

Operação 1: Cap@CIDADE: Inovar para o Cidadão

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

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ESTADO ATUAL DO PROJETO

III. MODELO DE OPERACIONALIZAÇÃO

• Realização de diagnóstico

• Estabelecer o mapa de perfis de acesso e gestão da informação

• Definir uma nova arquitetura de informação, devidamente articulada com os sistemas tecnológicos

DEFINIÇÃO DA ARQUITETURA DE

INFORMAÇÃO E DE SISTEMAS

IMPLEMENTAÇÃO DA MEF/PCAL

MODELAÇÃO DE PROCESSOS

OPERATIVOS/ ATIVIDADES E

RESPETIVOS WORKFLOWS

• Proceder ao levantamento dos processos operativos da CMP

• Identificar os objetos informacionais existentes em cada processo operativo

• Elaborar o documento de especificações que reflita os requisitos funcionais e não funcionais identificados

• Elaborar o Plano de Implementação

• Monitorizar a implementação do novo Plano de Classificação (MEF-PCAL)

DEFINIÇÃO DAS ARQUITETURAS DE INFORMAÇÃO E DE SISTEMAS

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III. MODELO DE OPERACIONALIZAÇÃO

• Seleção, aquisição e configuração do Sistema de Gestão de Processos

• Seleção, aquisição e configuração do Sistema de Gestão Documental

• Integração do Sistema de Gestão de Arquivo

CONFIGURAÇÃO DOS APLICATIVOS DE

GESTÃO DA INFORMAÇÃO

EXPANSÃO DA DESMATERIALIZAÇÃO

DE PROCESSOS OPERATIVOS

IMPLEMENTAÇÃO DO ARQUIVO DIGITAL

CERTIFICÁVEL

• Identificação dos processos operativos a desmaterializar.

• Implementar a sua tramitação digital

• Criação do modelo conceptual e implementação do Arquivo Digital Certificável – Documento

Orientador

IMPLEMENTAÇÃO DA ARQUITETURA INFO-TECNOLÓGICA

• Seleção, aquisição e configuração do Sistema de Armazenamento e desenvolvimento da Camada de

Comunicação

ESTADO ATUAL DO PROJETO

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III. MODELO DE OPERACIONALIZAÇÃO

• Definição do quadro de indicadores

• Automatização de captura e tratamento de dados

CRIAÇÃO DE UM DASHBOARD DE

GESTÃO

REESTRUTURAÇÃO DA CARTA DE SERVIÇOS DO

MUNICÍPIO

• Proceder ao levantamento de todos os serviços prestados pela CMP

• Atualizar a lista de serviços

• Identificar as tipologias informacionais/processo relativas a cada um dos serviços prestados.

APROXIMAÇÃO AO CIDADÃO

ESTADO ATUAL DO PROJETO

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OBRIGADO!

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