Administrativo - btmcorporate.com.brbtmcorporate.com.br/wp-btm/wp-content/uploads/2017/02/NOVO... · Para solicitação de locação de veículo é preciso preencher o ... Embora

  • Upload
    phamthu

  • View
    230

  • Download
    5

Embed Size (px)

Citation preview

  • 2

    Administrativo

    PROCEDIMENTO: REGRAS DE VIAGENS MRV E GUIA DE UTILIZAO BTM

    Sumrio 1. Introduo: ............................................................................................................................ 3

    Regras e informaes importantes .............................................................................................................. 4

    2. Regras Gerais: ........................................................................................................................ 4

    3. Regras Solicitaes ................................................................................................................. 6

    Areo .................................................................................................................................................... 6

    Hospedagem ......................................................................................................................................... 6

    Outros ................................................................................................................................................... 6

    4. Fluxograma Solicitaes: ........................................................................................................ 6

    Fluxo solicitao de apenas Areo ....................................................................................................... 6

    Fluxo solicitao de Areo + Hospedagem ........................................................................................... 7

    5. Passo a passo Solicitaes Sistema BTM: ................................................................................. 8

    Solicitar cadastro sistema BTM: ........................................................................................................... 8

    Areo .................................................................................................................................................... 9

    Hospedagem ....................................................................................................................................... 13

    6. Outras Orientaes: ............................................................................................................. 16

    Efetuar escolha Hotel ......................................................................................................................... 16

    Alterao Centro de Custo ................................................................................................................. 16

    Recebimento do roteiro de viagem (Voucher) ................................................................................... 17

    Aprovao (para os aprovadores); ..................................................................................................... 18

    Reprovar ............................................................................................................................................. 18

    Aprovar ............................................................................................................................................... 18

    Conferncia Oramento ..................................................................................................................... 19

    7. Consultar status do pedido ................................................................................................... 20

    8. Informaes Complementares .............................................................................................. 21

    Planto BTM: ...................................................................................................................................... 21

  • 3

    1. Introduo:

    O ncleo de Viagens MRV o elo entre a Cia e a agncia de viagens oficial BTM Viagens.

    responsvel pelas viagens nacionais de todos os colaboradores da CIA (exceto Diretoria

    Executiva, MRL e Prime, LOG e Urbamais).

    E-mail: [email protected]

    Endereo: Avenida Professor Mrio Werneck, 621 - 8 andar BH/MG

    Gerencia Administrativa

    Jaqueline Barcelos

    Coordenao Administrativa

    Robson Lanza

    Analista

    Morgana Souza

    Nathalia Coutinho

    31 - 3615-8739

    Jessica Cota

    31 - 3615-8737

    Jennifer Freitas

    31 - 3615-8897

    mailto:[email protected]

  • 4

    Regras e informaes importantes

    2. Regras Gerais:

    As solicitaes devem ser feitas via Sistema BTM.

    Todos os colaboradores da Cia podem solicitar passagens areas e hospedagens;

    Para fazer solicitaes preciso est cadastrado no sistema BTM;

    Imprescindvel que todas as solicitaes sejam planejadas e verificadas a real

    necessidade.

    As solicitaes so atendidas at s 17 horas nos dias teis.

    o FIQUE ATENTO: Solicitaes feitas aps este horrio e finais de semana, podero

    no ser atendidas/aprovadas em tempo hbil e a reserva cancelada

    automaticamente e um novo pedido dever ser criado.

    Todas as solicitaes de passagens e hospedagens devero ser justificadas no sistema.

    o Existe um campo obrigatrio para descrio do motivo da viagem.

    o As Viagens com a finalidade Reunio esto suspensas pela diretoria.

    de responsabilidade do viajante observar a antecedncia mnima de embarque / check

    in/ retirada e devoluo de veculos;

    Compras de passagens areas / reserva de hotis / locao de veculos feita com

    recursos prprios, no respeitando os fluxos mencionados neste documento e em

    desacordo com as polticas da CIA, no sero reembolsadas;

    Perodo superior a 30 dias de hospedagem obrigatrio a cotao de um flat junto ao

    Suprimentos. Seguindo o procedimento de locao de Flat. Entre em contato com

    [email protected]. Para acessar do documento Clique aqui;

    Caso seja necessrio, por qualquer motivo, o cancelamento do trecho areo,

    hospedagem e/ou locao do veculo, o viajante precisa entrar em contato com ncleo

    de Viagens (clique aqui) ou o agncia (31-3555-7830 Planto aps as 19h00m) com

    antecedncia mnima de 24 horas;

    o As passagens areas so emitidas automaticamente to logo aprovadas e

    qualquer alterao/cancelamento gera custos para a Cia.

    o Alteraes de hospedagens podem ser feitas em at 24 horas antes do check-in

    sem custo. Aps este perodo tambm ocorre custos para a Cia.

    https://www.argoit.com.br/btmviagens/default.aspx?cliente=mrvmailto:[email protected]://mrvnet.mrv.com.br/depts/administrativo/_layouts/15/listform.aspx?PageType=4&ListId=%7B9E12CCA1%2DF9FE%2D4BEC%2DB2F2%2DA325658A05FD%7D&ID=36&ContentTypeID=0x01040084AFB464F16B8949BDABADA3E81A4A0Bmailto:[email protected]

  • 5

    Para alterar data e/ou trecho de uma passagem emitida, no necessrio abrir outra

    OS.

    o O viajante deve entrar em contato com ncleo de viagens (clique aqui) e solicitar

    a simulao do valor da alterao.

    o Criar nova OS gera duplicidade e custos que ser repassado ao funcionrio.

    Os custos referentes alterao/cancelamento que gere mais despesas podero ser

    repassados ao viajante;

    NO SHOW gera multa. Elas sero avaliadas pelo Ncleo Viagens e os custos podero ser

    repassados ao viajante, principalmente se poderiam ter sido evitadas. Da mesma forma,

    alterao/cancelamento de voos que resulte no aumento de diria de hotel e locao de

    veculos.

    Caso a solicitao, tanto de passagem area, quanto de hospedagem seja reprovada, o

    colaborador ir receber novamente o pedido para escolha e dever selecionar opes

    mais econmicas;

    Os crditos dos bilhetes no voados so reutilizados somente para remarcao de voos

    no que diz respeito as atividades da MRV. Somente a agncia permitida a fazer as

    remarcaes mediante aprovao da equipe do ncleo de viagens.

    Maiores informaes entrar em contato com Viagens (clique aqui)

    As solicitaes de Reembolso e/ou adiantamento devem ser tratadas com o Ncleo

    Central de Reembolso atravs do e-mail [email protected].

    Observao: Para solicitar Reembolso e/ou adiantamento preciso estar cadastrado como

    Fornecedor funcionrio no SAP.

    mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]

  • 6

    3. Regras Solicitaes Areo

    o 15 dias de antecedncia da data e hora do voo para solicitaes;

    Hospedagem

    o 07 dias de antecedncia da data de hospedagem para solicitaes;

    As solicitaes fora dos prazos acima estaro sujeitos a aprovao da

    equipe do Ncleo de Viagens do Departamento Administrativo. (No

    necessrio envio do formulrio preenchido e aprovao por e-mail neste

    caso);

    Para solicitaes de hospedagem deve-se ficar atento escolha do hotel

    aps a cotao da agncia (processo via sistema);

    Sero priorizadas acomodaes em hotis em apto duplo, de acordo com

    datas e cidades coincidentes da estadia (exceto para diretores, gestores e

    prestadores de servio que devero ter a estadia em quarto individual);

    As despesas com estadia, taxas e caf da manh sero pagas pela MRV;

    Gastos extras no sero aprovadas para faturamento e devem ser

    quitadas pelo viajante;

    Outros

    o 07 dias de antecedncia para solicitao de locao de veculo;

    Para solicitao de locao de veculo preciso preencher o documento

    de solicitao de Viagens (clique aqui) e enviar para [email protected]

    juntamente com a aprovao do diretor responsvel.

    Os veculos permitidos para locao se enquadram na categoria

    intermediria (Grupo C Ar condicionado e direo hidrulica).

    4. Fluxograma Solicitaes: Fluxo solicitao de apenas Areo

    Solicita a passagem area

    Viajante (via sistema)

    Anlise a necessidade da viagem;

    Verifica se est dentro da Poltica de viagem da Cia;

    Aprova o custo e realizao da viagem.

    Aprovador (Resp. centro de custo) Emite voucher

    Envia voucher para email solicitante

    Agncia de Viagem

    http://mrvnet.mrv.com.br/depts/administrativo/Formulrios/Novo%20formul%C3%A1rio%20de%20viagens.xlsxmailto:[email protected]

  • 7

    Fluxo solicitao de Areo + Hospedagem

    Viajante (via sistema) Solicita a passagem

    area

    Solicita Hospedagem;

    Agncia de Viagem Faz a cotao nos hoteis, de

    acordo com o Diretorio MRV.

    Viajante (via sistema) Seleciona o hotel

    Aprovador (Resp. centro de custo)

    Anlise a necessidade da viagem e hospedagem;

    Verifica se est dentro da Poltica de viagem da Cia;

    Aprova o custo e realizao da viagem.

    Agncia de Viagem

    Emite vouchers

    Envia vouchers para email solicitante

  • 8

    5. Passo a passo Solicitaes Sistema BTM:

    Solicitar cadastro sistema BTM:

    Preencher dados abaixo e enviar para [email protected].

    Sem o preenchimento correto ou incompleto, no possvel prosseguir com o cadastro.

    Aps a concluso do cadastro, ser enviado um e-mail automtico com senha e login do usurio.

    Dados

    Nome completo: (Conforme documento de identidade)

    Cargo:

    rea

    CPF:

    Centro de Custo:

    Matricula:

    E-mail:

    VP (ex: Jurdico, Comercial, Administrativo,

    Operaes, Obras, Crdito Imobilirio,

    Terceiros, Parceiros)

    Oramento (Essa informao ser fornecida pela equipe

    do ncleo de viagens no momento da

    solicitao do cadastrado)

    Observao No caso de reembolso ou adiantamento de despesas, o usurio deve possuir tambm cadastro no

    SAP. Para solicitar o cadastro entre em contato atravs do cadastro fornecedor Clique aqui.

    Dvidas de reembolso e adiantamento tratar no setor Financeiro atravs do e-mail

    [email protected].

    Embora seja o mesmo sistema, o ncleo de viagens processa apenas a criao do cadastro do

    usurio e as viagens da empresa!

    mailto:[email protected]://sistemas.mrv.com.br:8082/comercial/cadastrofornecedor.aspxmailto:[email protected]

  • 9

    Solicitar Viagens/Hospedagens:

    Entrando no sistema:

    Acessar o Link do sistema BTM na pgina principal da intranet ou clique aqui.

    Insira o CPF e Senha e clique em acessar:

    Veja que poder acessar este material diretamente do sistema.

    Areo

    Clicar em areo:

    Inserir Origem, Destino e Data:

    https://www.argoit.com.br/btmviagens/default.aspx?cliente=mrv

  • 10

    Selecionar perodo

    Clicar em pesquisar:

    Primeiro aparecer s opes de ida e aps escolha a pgina altera para as opes de volta

    Selecionar o(s) Voo(s) clicando no valor:

    Observao: Nesta etapa preciso observar todos os dados como: datas, tempo de voo, valores, origem e destino.

    Clicar em estou de acordo e clicar no valor novamente para continuar:

  • 11

    Verificar as informaes (data, horrio, Local) e clicar em confirmar:

    Caso seja necessrio fazer nova pesquisa, clicar em nova busca;

    Para acrescentar hospedagem, seguir o procedimento hospedagem.

    Para concluir solicitao somente areo clicar em Concluir:

    Verificar as informaes (data, horrio, Local) e clicar em confirmar:

    Inserir o motivo da Viagem e centro de custo e clicar em prosseguir. (PREENCHIMENTO OBRIGATRIO)

    Observao: para viagens rateadas clicar em e inserir os coletores e os percentuais.

    Na proxima tela aparecer o aprovador responsvel. Insir as observaes e clique em

    efetivar solicitao";

  • 12

    Aps est etapa a OS seguir para aporavao e quando emitida,qualquer cancelamento pode

    gerar custos extras a Cia.

    Ser criado uma OS (Ordem de Servio) e seguir para tratativa da agncia.

    Anote este Nmero e acompanhe os prximos passos (Escolha do hotel e aprovao).

  • 13

    Hospedagem

    Clicar em hospedagem:

    Selecionar a data de entrada no hotel (Chek-in), data de sada (Check-out), no campo

    Destino selecionar a cidade:

    Observaes:

    o O campo Acompanhante s deve ser preenchido quando for quarto duplo e apenas

    um dos viajantes devem solicitar.

    o O Campo hotel no deve ser preenchido. O direcionamento do hotel ser conforme

    endereo considerando as regras da Cia.

    Clicar em pedir agencia:

  • 14

    Preencher:

    o Regio/Localidade/Hotel (neste campo deve ser informado o endereo do escritrio, obra

    ou local do evento); PREENCHIMENTO OBRIGATRIO

    o Selecionar o tipo de apartamento (Individual ou duplo);

    o Observao: Inserir todas as informaes importantes que pode facilitar a escolher a melhor

    opo de hospedagem para a ocasio.

    Clicar em Confirmar

    Para concluir as solicitaes clicar em Concluir:

    Verificar as informaes (data, horrio, Local) e clicar em confirmar:

    Inserir o motivo da Viagem e centro de custo e clicar em prosseguir. (PREENCHIMENTO OBRIGATRIO)

    Observao: para viagens rateadas clicar em e inserir os coletores e os percentuais.

  • 15

    Na proxima tela aparecer o aprovador responsvel. Insira as observaes e clique em

    efetivar solicitao";

    Aps est etapa a OS seguir para aporavao e quando emitida,qualquer cancelamento pode

    gerar custos extras a Cia.

    Ser criado uma OS (Ordem de Servio) e seguir para tratativa da agncia.

    Anote este Nmero e acompanhe os prximos passos (Escolha do hotel e aprovao).

  • 16

    6. Outras Orientaes: Efetuar escolha Hotel

    Para hospedagens a solicitao ser encaminha para cotao da agncia e o viajante dever

    realizar a escolha, que a confirmao e conferncia do que foi solicitado.

    Ser enviado um e-mail ao viajante informando que a cotao est disponvel no sistema para

    escolha. Clique em Aguardando escolha, confira data, cidade, hotel e clique no , insira a

    Justificativa e depois clique no boto .

    Caso encontre alguma divergncia clique no boto e informe o motivo. O pedido

    voltar para cotao da agncia.

    Aps este processo ser enviado um e-mail para aceitao do aprovador.

    Alterao Centro de Custo

    Quando o centro de custo que ir receber a despesa for diferente do que est cadastrado no

    usurio do viajante, possvel alterar. Basta selecionar, pressionar DELETE e digitar o novo que ir

    receber a despesa.

    Obs: No utilizar os centros de custo com a palavra PAI na frente.

  • 17

    Recebimento do roteiro de viagem (Voucher)

    Aps aprovao, as passagens/hotel sero emitidas pela agncia e o viajante receber um e-mail

    automtico do sistema ([email protected]) com o roteiro de viagens conforme abaixo.

    Valide as informaes e encontrando divergncias entre em contato imediatamente com a

    equipe do ncleo de viagens atravs de [email protected] .

    mailto:[email protected]:[email protected]

  • 18

    Aprovao (para os aprovadores);

    O responsvel pelo centro de custo ir receber por e-mail um link de aprovao automtico do

    sistema.

    No sistema, o aprovador ter a opo de aprovar ou reprovar a solicitao. Caso seja reprovada,

    o mesmo dever relatar o motivo antes de clicar no boto Reprovar.

    Reprovar

    Aprovar

    Para aprovar a OS, verifique os valores e se a solicitao cumpre as normas de viagens da CIA

    (Antecedncia, motivo da viagem, valor mais econmico) e clique no boto Aprovar.

    Inserir o motivo

    de Reprovao

  • 19

    Conferncia Oramento

    A nova verso do sistema disponibiliza ao aprovador uma ferramenta para visualizar em tempo

    real o status do oramento de viagens.

    Clique na aba

    Valor orado Valor disponvel no ms + saldos dos meses anteriores;

    Valor previsto Valores reservados para viagens que ainda no foram emitidas;

    Valor realizado Total gasto;

    Valor disponvel Saldo disponvel at o momento sujeito a alterao conforme utilizao;

    Valor da viagem Total da viagem da aprovao em questo;

    Final Aps aprovao da viagem, saldo que ir restar.

  • 20

    7. Consultar status do pedido

    1. Entrar no sistema;

    2. Clicar em consulta (cone da lupinha);

    3. Inserir o nmero da OS (nmero gerado no sistema) no campo Nmero da solicitao;

    4. Clicar no boto Buscar;

    5. Desa com a barra de rolagem e ir aparecer seu pedido.

    Legenda:

    Aguardando cotao - Depende da ao da agncia liberar a OS. Nesta etapa, a agncia est verificando a

    disponibilidade nos hotis;

    Aguardando escolha - Depende de uma ao do solicitante da viagem. Apenas clique e confirme a opo

    que agncia disponibilizar (A partir da pgina 17 deste material);

    Aguardando autorizao de custo - Depende da aprovao do responsvel pelo centro de custo;

    Aguardando emisso Agncia ir emitir o voucher de confirmao, apenas aguardar.

  • 21

    8. Informaes Complementares

    Durante todo o processo o usurio e aprovador sero informados via e-mail sobre o status das

    solicitaes;

    Caso o aprovador ainda no tenha aprovado a solicitao, o mesmo ser informado 30 minutos

    antes da reserva expirar;

    A BTM tem um canal direto para dvidas/reclamaes/sugestes referentes ao sistema atravs

    do e-mail [email protected] ou pelos telefones (31) 3555 7830 ou 3555 7737.

    Planto BTM:

    Atendimento emergencial 24hs aps s 19hs

    31-3555-7830

    mailto:[email protected]

    1. Introduo:Regras e informaes importantes2. Regras Gerais:3. Regras SolicitaesAreoHospedagemOutros

    4. Fluxograma Solicitaes:Fluxo solicitao de apenas AreoFluxo solicitao de Areo + Hospedagem

    5. Passo a passo Solicitaes Sistema BTM:Solicitar cadastro sistema BTM:Entrando no sistema:

    AreoHospedagem

    6. Outras Orientaes:Efetuar escolha HotelAlterao Centro de CustoRecebimento do roteiro de viagem (Voucher)Aprovao (para os aprovadores);ReprovarAprovarConferncia Oramento

    7. Consultar status do pedido8. Informaes ComplementaresPlanto BTM: