ADVOCAS o l u ç ã o J u r í d i c a

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A g o r a t a m b é m s e r á

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O que é o Advoca• É uma solução para gerar remuneração, gerenciar e organizar

seu escritório jurídico;

• Reúne seu escritório de advocacia inteiro na tela do computador;

• Funciona totalmente na web;

• Não há módulos nem treinamentos complicados;

• Concebido para uso de quem não tem domínio de internet sendo produtivo, fácil de usar e colaborativo.

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Tela de entrada ADVOCA

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ADVOCA e rentabilidade• É uma solução que além de administrar seu escritório; gera

mensalidade a partir de outros clientes captados na web;

• Ele está programado para cadastro gratuito durante 30 dias, assim seu cliente (escritório de advocacia) conhece a ferramenta utilizando durante este período de cortesia;

• Estando na web, fica disponível 24 horas para cadastro;

• Após os 30 dias o sistema bloqueia o acesso, você libera ou não dependendo da assinatura do cliente;

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Painel Administrativo

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O que você / escritório podem fazer• Cadastrar e acessar os processos e clientes do seu escritório

jurídico;

• Criar e associar audiências, prazos, reuniões etc aos processos e clientes;

• Filtrar as atividades do escritório de todas as formas possíveis;

• Notificar seus clientes via e-mail sobre as atividades relacionadas a eles;

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O que você / escritório podem fazer• Adicionar toda a sua equipe para acompanhar as atividades do

escritório;

• Trocar recados e delegar tarefas entre a equipe do escritório de maneira colaborativa;

• Gerar relatórios de tarefas ativas e clientes em pdf;

• Acessar os dados do escritório de onde quiser, 24 horas por dia;

• E muito mais.

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Como usar o ADVOCA?Passo a passo

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Passo a passo: Visão Geral

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Visão Geral• O ADVOCA será testado na página www.advoca.com.br assim

que houver o pagamento da taxa de adesão.• Após se cadastrar [2], você acessa o Advoca simplesmente

digitando seu e-mail e senha nos campos correspondentes [1].

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Visão Geral• A imagem abaixo mostra a tela que aparece logo após acessar

sua conta no Advoca;• Criamos um escritório fictício para demonstrar o uso do Advoca.

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Visão Geral• No topo [1], você tem acesso aos seus recados, perfil e à sua

equipe do escritório, além da ajuda e do botão de sair;

• O nome do escritório [2] fica sempre no topo à esquerda;

• No campo de busca [3], você pode procurar por processos, clientes e tarefas do seu escritório;

• O menu principal [4] guarda todos os links para acessar e modificar os processos, clientes, tarefas etc do escritório.

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Passo a passo: Clientes

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Clientes• Para cadastrar ou visualizar seus clientes, basta ir a Partes, no

menu principal, e clicar em Novo cliente ou Ver clientes.

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Clientes• Para cadastrar um cliente, basta preencher seus dados pessoais

e clicar em Salvar.

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Clientes• Ao ver seus clientes, você pode listá-los pela letra inicial do

nome [1]. Clique no nome para detalhar os dados do cliente [2].

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Clientes• Ao detalhar um cliente, você pode editar ou deletá-lo, ver as tarefas e

processos dele etc. clicando nos ícones correspondentes [1];• Você também pode ver, se houver, as tarefas urgentes do cliente [2].

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Partes adversas• O cadastro e visualização das partes adversas (também no

menu Partes) funcionam de modo similar aos dos clientes;• Para cadastrar ou visualizá-las, basta ir a Partes, no menu

principal, e clicar nos ícones correspondentes.

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Passo a passo: Processos

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Processos• Para cadastrar ou visualizar os processos, basta ir a Processos,

no menu principal, e clicar em Novo processo ou Ver processos.

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Processos• Para cadastrar um processo, basta preencher os dados nos

campos do formulário e clicar em Salvar.

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Processos• Alguns campos são do tipo autocompletar: à medida que se

digita, sugestões aparecem numa lista;

• Além disso, se os dados digitados nesses campos não existirem, eles serão cadastrados automaticamente juntamente com o processo;

• Por exemplo, se o cliente digitado não existir [1], ele será cadastrado quando o processo for criado.

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Processos• Ao ver seus processos, você pode listá-los pelo status [1]. Clique

no número para detalhar o processo [2].

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Processos• No lado esquerdo [3], você pode ver o cliente, a parte adversa e

a vara referentes aos processos;

• No lado direito [4], além do número e status, há a lista de tarefas do processo ordenada por prioridade;

• Ao detalhar um processo, essa mesma lista de tarefas aparece abaixo dos seus dados;

• Falaremos sobre as tarefas em breve.

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Processos• Ao detalhar um processo, você pode concluir, editar ou deletá-

lo clicando nos ícones correspondentes [1].

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Processos• Além disso você pode ver, caso haja, todas as tarefas

pertencentes ao processo, ordenadas pelo prazo [2];

• Você também pode acrescentar anotações ao processo digitando-as no campo correspondente e clicando em Salvar anotações [3].

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Passo a passo: Tarefas

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Tarefas• Antes de mostrar como cadastrar ou ver tarefas, uma breve

explicação: no Advoca, uma tarefa é qualquer atividade do seu escritório;

• As tarefas possuem tipos, e alguns deles são criados automaticamente ao se cadastrar no Advoca;

• Os tipos criados automaticamente são: Audiência, Alvarás, Lembrete, Notas de Foro, Petição Inicial, Prazo e Reunião;

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Tarefas• Para cadastrar ou ver as tarefas, basta clicar em Nova tarefa e

Ver tarefas, respectivamente;• Você pode acrescentar novos tipos ou modificá-los clicando em

Tipos.

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Tarefas• Para cadastrar uma tarefa, basta preencher os dados nos

campos do formulário e clicar em Salvar.

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Tarefas• Uma tarefa pode ser associada a um processo ou cliente [1];

• Tanto o campo Processo quanto Cliente são do tipo autocompletar: caso ele já exista, será mostrado numa lista;

• Além disso, se os dados digitados nesses campos não existirem, eles serão cadastrados automaticamente juntamente com a tarefa.

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Tarefas• Você pode escolher o tipo da tarefa no campo Tipo [2];

• O campo Data limite [3] define (até) quando a tarefa deve ser concluída;

• O campo Responsável [4] define quem do seu escritório será o responsável por executar a tarefa;

• Você pode definir um assunto e uma descrição à tarefa nos campos correspondentes [5].

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Tarefas• Ao ver suas tarefas, você pode filtrá-las por Tipo, Responsável

ou Status [1];

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Tarefas• Você pode clicar no assunto para detalhar uma tarefa [2];

• No lado esquerdo, você pode consultar várias dados referentes às tarefas [3];

• No lado direito você pode consultar o tipo, o assunto e a descrição das tarefas [2];

• Além disso, você pode marcar a tarefa como concluída clicando no ícone à direita [4];

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Tarefas• Ao detalhar uma tarefa, você pode concluir, editar ou deletá-la

clicando nos ícones correspondentes [1];• Além disso você pode ver, caso haja, o processo a que ela pertence

[2].

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Passo a passo: Seu Painel

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Seu painel• O Painel é a primeira tela mostrada ao acessar sua conta do

Advoca;• Você pode acessá-lo de qualquer lugar clicando em Seu Painel

no menu principal;

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Seu painel• O seu painel mostra suas tarefas mais urgentes [1], ordenadas pela data

limite, e seus recados recentes [2];• Desta forma, o painel serve para mantê-lo atualizado de seus

compromissos mais urgentes e dos recados trocados com a equipe.

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Seu painel• Suas tarefas mais urgentes são as tarefas pelas quais você é

responsável e que têm a data limite mais próxima;

• Seu painel começará a mostrá-las assim que tarefas cujo responsável é você forem cadastradas;

• Tarefas cujo responsável não é você não aparecerão no seu painel, a não ser que a tarefa tenha sido atribuída a todos do escritório.

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Seu painel• Há ícones à direita de cada tarefa no seu painel [3]:

– O primeiro ícone mostra dados adicionais da tarefa, como assunto, descrição etc;

– O ícone do meio serve para marcar a tarefa como concluída;

– Por fim, o último ícone detalha os dados da tarefa;

• Já seus recados recentes são os últimos recados enviados por algum integrante do seu escritório para você.

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Passo a passo: Recados

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Recados• Falamos que, no Painel, é possível ler seus recados recentes;

• Você pode ler e trocar recados entre a equipe do seu escritório clicando em Recados, no topo direito da página.

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Recados• Ao clicar em Recados, você visualiza os recados enviados para

você;• Clique em Escrever recado [1] para redigir um recado a outro

integrante do escritório ou a todos de uma vez.

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Passo a passo: Relatórios

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Relatórios• Para gerar uma lista de tarefas ativas ou de clientes do seu

escritório em formato pdf, basta acessar a seção Relatórios;• Ao fazer download dos relatórios com frequência, você continua

com acesso aos seus compromissos mesmo sem internet.

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Relatórios• No Advoca, você também pode notificar seus clientes via e-mail;

• Atualmente, há dois tipos de notificação de cliente no Advoca:

– Notificação de processo;

– Notificação de próximas tarefas ativas;

• A notificação de processo envia um e-mail para o cliente informando os dados do processo e as tarefas associadas a ele;

• A notificação de tarefas ativas envia um e-mail contendo todos os dados das tarefas a cumprir do cliente.

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Relatórios• Para enviar uma notificação de processo para o cliente, basta

entrar no processo, clicar no ícone correspondente [1] e seguir as instruções na tela.

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Relatórios• Já para enviar uma notificação de tarefas ativas para o cliente,

basta entrar no cliente, clicar no ícone correspondente [1] e seguir as instruções na tela.

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Passo a passo: Sua equipe

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Sua equipe• É possível cadastrar toda a equipe do escritório – advogados,

secretárias etc. - para trabalhar no Advoca;

• Observação: apenas o gerente do escritório (quem criou o escritório no Advoca) pode gerenciar a equipe do escritório;

• O gerente pode gerenciá-la clicando em Sua equipe, no topo direito da página;

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Sua equipe• Para convidar uma pessoa à sua equipe, basta digitar e

confirmar seu e-mail [1]: a pessoa receberá um convite para integrar sua equipe no Advoca;

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Sua equipe• Também é possível visualizar os integrantes da equipe [2], assim

como detalhá-los e excluí-los [3];

• O gerente do escritório também pode, se desejar, definir outros integrantes para também serem gerentes do escritório;

• Para isso, basta clicar no ícone correspondente [4].

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Sua equipe• Com a equipe cadastrada, dá para delegar responsáveis às

tarefas, assim como enviar e receber recados (como já visto anteriormente);

• A equipe, assim como você, também pode cadastrar e visualizar suas tarefas, processos e clientes , de modo que o escritório passa a funcionar de maneira colaborativa;

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Passo a passo: Seu perfil

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Seu perfil• Você pode acrescentar ou editar seus dados pessoais clicando

em Seu perfil, no topo direito;• Além dos dados pessoais, você também pode alterar sua senha

de acesso ao Advoca por uma nova.

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Pronto• Se você ainda tiver dúvidas, não deixe de entrar em contato

conosco:

• Dúvidas?

• contato@gflexmarketing.com.br

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