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ANA CAROLINA DO NASCIMENTO
TÉCNICAS DE PROCESSO SELETIVO NA ÁREA DE
SECRETARIADO EXECUTIVO – UM ESTUDO DE CASO COM
EX-ALUNOS DA UFV
MONOGRAFIA
Universidade Federal de Viçosa
Viçosa – MG
Brasil
2010
Universidade Federal de Viçosa
Centro de Ciências Humanas, Letras e Artes
Departamento de Letras
Curso de Secretariado Executivo Trilíngue
Técnicas de Processo Seletivo na Área de Secretariado Executivo – Um
Estudo de Caso com Ex-Alunos da UFV
Monografia apresentada ao Departamento de
Letras da Universidade Federal de Viçosa, como
exigência da disciplina SEC499 – Monografia, e como
um dos requisitos para a conclusão do curso de
Secretariado Executivo Trilíngue, tendo como
orientador o Professor José Roberto Reis.
Ana Carolina do Nascimento
Viçosa – MG
Brasil
2010
A monografia intitulada
Técnicas de Processo Seletivo na Área de Secretariado Executivo – Um
Estudo de Caso com Ex-Alunos da UFV
elaborada por
Ana Carolina do Nascimento
como exigência da disciplina SEC499 – Monografia, e como um dos requisitos para a
conclusão do curso de Secretariado Executivo Trilíngue, foi aprovada por todos os membros
da Banca Examinadora.
Viçosa, 03 de dezembro de 2010.
Prof. José Roberto Reis (DAD/UFV)
Orientador
Profª. Nathalia Carvalho Moreira (DLA/UFV)
Profª. Michele Rodrigues (DAD/UFV)
SUMÁRIO
1. Introdução 3
2. Referencial teórico 7
2.1 Histórico da Administração de Recursos Humanos 7
2.2 Administração de Recursos Humanos 9
2.3 Recrutamento e seleção de pessoal 11
2.4 Técnicas de seleção 12
2.5 Evolução da área de Secretariado Executivo 15
2.6 A profissão de Secretariado Executivo hoje 17
2.7 Técnicas secretariais 18
3. Procedimentos metodológicos 20
3.1 Delineamento da pesquisa 20
3.2 Técnicas de coleta de dados 21
3.3 Delimitação do Universo de pesquisa 22
3.4 Método de análise de dados 22
4. Apresentação e discussão dos dados 24
4.1 Análise da bibliografia 24
4.2 Análise dos questionários 29
5. Considerações finais 35
6. Referências bibliográficas 37
7. Apêndice 39
3
1. Introdução
Muitos universitários esperam o momento de ingressar no mercado de trabalho, e para
isso, procuram adquirir dentro da universidade, conhecimentos e habilidades que consideram
importantes para seu futuro profissional. Para que esse ingresso aconteça, eles precisam passar
por um processo seletivo na empresa desejada, para que os empregadores possam verificar se
detêm as capacidades necessárias para ocupar o cargo pretendido.
Pelo lado da empresa, “estamos vivendo uma era dos negócios que se caracteriza por uma
verdadeira guerra por talentos. As organizações estão caçando talentos no mercado a fim de
manter e garantir sua competitividade e sustentabilidade em um mundo de negócios altamente
dinâmico, mutável e competitivo” (CHIAVENATO, 2009:IX). Assim, as empresas precisam,
cada vez mais, desenvolver melhores técnicas de seleção de seus futuros profissionais.
Portanto, essa necessidade é o ponto de partida para a elaboração do problema nessa
pesquisa.
“O problema (...) consiste em um enunciado explicitado de forma clara, compreensível e
operacional, cujo melhor modo de solução ou é uma pesquisa ou pode se resolvido por meio de
processos científicos” (MARCONI & LAKATOS, 2008a:129).
De acordo com o Catálogo de Graduação de 2006 da Universidade Federal de Viçosa: o
curso de Secretariado Executivo permite ao graduado, dentre outras, as atribuições de assessorar
4
executivos dos mais diversos setores empresariais ou funcionários públicos em cargo de grande
responsabilidade; planejar, organizar e gerenciar trabalhos de secretaria executiva; elaborar e
executar o fluxo de informações e de conhecimentos estratégicos; e exercer a prática de
conhecimentos éticos e protocolares. O bacharel em Secretariado Executivo Trilíngüe estará
habilitado para promover e participar da melhoria do processo de gestão e desenvolvimento das
organizações públicas e privadas, na busca do aumento de produtividade e competitividade. O
egresso exercerá um novo papel dentro das organizações, assessorando staffs, gerenciando
setores e pessoas, utilizando novas tecnologias, inovando, enfrentando mudanças culturais,
econômicas, políticas, sociais e profissionais, com sensibilidade e lucidez para diagnosticar e
gerenciar soluções para situações de conflitos e resistência a mudanças, com visão
empreendedora, capaz de promover novos conhecimentos, trabalhando com competência e
discrição. O Curso da UFV forma bacharéis para trabalhar como assessor executivo, gestor,
empreendedor e consultor, capaz de atuar em um mercado altamente concorrido e em constantes
transformações. A profissão de secretário executivo engloba diversidade de tarefas. Assim, exige
certos requisitos pessoais como: criatividade, descrição, iniciativa, capacidade de lidar com as
idéias, refletindo, argumentando e transmitindo-as.
Neste caso, o estudo é sobre processo seletivo na área de Secretariado Executivo, visando
uma contribuição científica para o curso.
Então, no atual trabalho, o enunciado do problema é: Quais as técnicas de processo
seletivo que seriam mais eficientes na seleção de profissionais da área de Secretariado Executivo?
Neste trabalho, define-se eficiência como a ênfase nos meios, ou seja, fazer as coisas de
maneira correta.
Além disso, outro conceito utilizado durante o trabalho é o de eficácia, que se define
como a ênfase nos resultados, ligada à produtividade, fazer mais, com menos recursos.
Como já dito, o objetivo de muitos graduandos de um curso superior é a inserção no
mercado de trabalho. Dessa forma, mostra-se relevante um estudo das formas de seleção dos
futuros profissionais.
Além disso, a área de Secretariado ainda sofre com a escassez de bibliografia específica,
portanto esta pesquisa visa também um enriquecimento do conhecimento sobre a profissão.
5
Marconi & Lakatos (2008b:44) citam, como um fator que deve ser levado em
consideração na escolha do tema, a seleção de “um assunto de acordo com as inclinações, as
aptidões e as tendências de quem se propõe a elaborar um trabalho científico”. Nesse caso, há o
interesse pessoal na área de Recursos Humanos, especialmente na parte de processo seletivo.
Esta pesquisa objetiva descobrir as técnicas de processo seletivo que apresentam
condições de eficiência e eficácia para a escolha de um candidato na área de Secretariado
Executivo, tendo ainda como objetivos específicos os seguintes tópicos:
Pesquisar técnicas de processo seletivo e seus objetivos.
Identificar as funções e qualidades mais relevantes do profissional de Secretariado
Executivo.
Relacionar os objetivos das técnicas de processo seletivo com as funções do
Secretário hoje, identificando, assim, as técnicas de processo seletivo que podem ser
utilizadas na contratação de profissionais da área de Secretariado Executivo.
Identificar a percepção dos ex-alunos de Secretariado Executivo sobre o tema, visando
sua demonstração na realidade.
A pesquisa foi organizada em sete capítulos, sendo o primeiro a introdução, e o segundo o
referencial teórico. Esta segunda parte possui sete divisões. A primeira trata do histórico da
Administração de Recursos Humanos (ARH), a segunda sobre a ARH propriamente dita, a
terceira sobre as tarefas de recrutamento e seleção, a quarta sobre as técnicas de processo
seletivo, a quinta começa a tratar da área de Secretariado Executivo, abordando seu histórico, a
sexta sobre a profissão de Secretariado Executivo hoje, e a última sobre as técnicas secretariais.
No terceiro capítulo é abordada a metodologia, no quarto, os dados são apresentados e
discutidos, no quinto apresenta-se a conclusão, no sexto, as referências bibliográficas, e no
último, o apêndice.
Para alcançar os objetivos, foi feita uma pesquisa bibliográfica onde foram analisadas as
técnicas de seleção mais utilizadas, e as características mais importantes para o profissional de
Secretariado Executivo, segundo o referencial teórico da área.
Posteriormente, foi feita uma relação entre estes dados, com o objetivo de verificar quais
as técnicas que são mais eficientes para detectar as qualidades principais de um Secretário
Executivo.
6
Por fim, será apresentada uma proposta de métodos de selecionar Secretários Executivos,
de acordo com as três das funções mais exercidas por esse profissional: recepção e atendimento,
organização de arquivo, e redação de documentos.
Para avaliar a coerência desta proposta, foi feita uma pesquisa, por meio da aplicação de
questionários online, com os ex-alunos de Secretariado Executivo Trilíngue da UFV que já
passaram pela experiência de processo seletivo na área.
7
2. Referencial teórico
2.1. Histórico da Administração de Recursos Humanos
Para iniciar o assunto desse trabalho, devemos ter em mente a evolução da área a ser
estudada. Assim sendo, o quadro a seguir apresenta um histórico da Administração de Recursos
Humanos no Brasil, dividido em períodos, de acordo com França (2007).
Quadro1 – Histórico da Administração de Recursos Humanos.
Ano Descrição
1930 Há inexistência de legislação trabalhista, do departamento pessoal ou área
correlata que se responsabilize formalmente pela gestão de pessoas.
Caracteriza-se pela descentralização de funções e provavelmente as demandas
de pessoas estavam relacionadas à solicitação de tarefas simples, com
qualificação instrumental primária.
1930-1950
Nesse período, há o advento da legislação trabalhista (com muitas leis e
normas que vigoram até hoje). Surgem os primeiros departamentos de
pessoal, centrados na rotina de “apontamentos” de freqüência, pontualidade,
absenteísmo, registro de ponto e pagamento dos salários.
1950-1960
Nesse período, a Administração de Recursos Humanos no Brasil já adota o
conceito de Sistemas de Recursos Humanos, compostos por: recrutamento e
8
seleção, treinamento (especialmente formação de aprendizes e operários
semi-qualificados), avaliação de desempenho, programa de cargos e salários,
higiene industrial e serviço social. Há maior preocupação com eficiência e
desempenho.
1960-1980 Nesse período começam a surgir os primeiros cargos de gerência de recursos
humanos. Esses cargos, em sua maioria, tinham responsabilidade de
coordenação dos sistemas de recursos humanos. Em algumas empresas mais
voltadas para o mercado naquele período – como os sistemas financeiros –
essa gerências tinham atividades de integração entre os objetivos negociais e
as expectativas dos empregados. Alguns raros gerentes de recursos humanos
ocupavam posições junto à diretoria da empresa. Esse período apresentou
forte ênfase no treinamento e desenvolvimento e alimentação do trabalhador.
1980-1990
Esse período caracteriza-se pela integração dos enfoques administrativo,
estruturalista e comportamental, o que significa alinhamento entre as rotinas
de pessoal, estrutura organizacional e comportamento individual. A função de
diretor de Relações Industriais tinha como maior demanda as pressões
sindicais e a capacidade de “eliminar” conflitos, especialmente grupais.
São realizados treinamentos para formação de liderança, aprendizado de
atividades em equipes, e discussões sobre neuroses e patologia do trabalho.
São criados e estimulados estudos de Saúde Mental no Trabalho.
1990 - hoje
Novas identidades de denominação são buscadas: gestão de pessoas, gestor de
talentos, departamento de gente, entre outras. Os desafios de qualidade e
competitividade são o sinal de vida ou morte das áreas, dos empregos e da
própria unidade de negócios.
A ARH (Administração de Recursos Humanos) vive novos cenários: tem o
desafio de integrar elementos do ambiente externo. Os vetores são alta
velocidade, qualidade e produtividade, qualificação contínua, emprego com
vínculos de fidelidade transitória, entre tantos outros.
Fonte: França (2007).
9
2.2. Administração de Recursos Humanos
Após o histórico, apresenta-se os conceitos e importância da Administração de Recursos
Humanos atualmente.
A Administração de Recursos Humanos é a parte da administração que trata da provisão e
manutenção de recursos humanos dentro de uma organização. Dessa forma, esta será a
especialidade administrativa estudada nesta pesquisa. A seguir, Chiavenato, coloca sua posição
sobre a importância desse sistema da administração:
Em plena Era do Conhecimento a base da excelência organizacional passou a ser
o elemento humano. A globalização, o desenvolvimento tecnológico e a
mudança e transformação da sociedade fazem com que a capacidade de
sobrevivência e excelência das organizações passe cada vez mais a depender
forte e diretamente das habilidades e competências das pessoas que nelas
trabalham. (...) O segredo das organizações bem-sucedidas é saber agregar
valores humanos e integrá-los e alinhá-los em suas atividades. Saber buscar
pessoas no mercado que tenham condições de ajudar a organização a navegar
pelas turbulências dessa nova era. Neste aspecto, os subsistemas de provisão de
recursos humanos constituem a fonte inesgotável desses valores e talentos
humanos capazes de formar o cérebro, a inteligência e o sistema nervoso da
organização moderna (CHIAVENATO, 2009:1-2).
Lodi (1992) corrobora a posição de Chiavenato, de que as pessoas são essenciais para a
organização quando diz que: “mais do que recursos físicos e materiais, o homem é a chave da
solução dos problemas de qualidade e competição.”
A ARH pode ser divida em cinco subsistemas básicos. A figura presente na página
seguinte apresenta os mesmos, destacando as atividades envolvidas no subsistema de provisão de
recursos humanos, que é o que mais nos interessa nessa pesquisa.
10
Fonte: Chiavenato, 2009, p.5
Os objetivos e atividades dos subsistemas são descritos no quadro a seguir:
Quadro 2 – Os cinco subsistemas básicos na ARH.
Subsistema Objetivo Atividades envolvidas
Provisão Quem irá trabalhar na organização Pesquisa de mercado de RH
Recrutamento de pessoas
Seleção de pessoas
Aplicação O que as pessoas farão na organização Integração de pessoas
Desenho de cargos
Descrição e análise de cargos
Avaliação de desempenho
Manutenção Como manter as pessoas na organização Remuneração e compensação
Benefícios e serviços sociais
Higiene e segurança do trabalho
Relações sindicais
Desenvolvimento Como preparar e desenvolver pessoas Treinamento
Desenvolvimento organizacional
Monitoração Como saber o que são e o que fazem as
pessoas
Banco de dados
Sistemas de informação
Balanço social Fonte: CHIAVENATO (2009, p.4).
11
O subsistema que nos interessa aqui é o de provisão, assim, Chiavenato explica
detalhadamente o que é o subsistema de provisão de recursos humanos:
(...) o subsistema de provisão de recursos humanos funciona como a porta de
entrada dos talentos que trazem a vida, inteligência, motivação e competências
para a organização. Mas essa porta de entrada precisa filtrar e deixar entrar
apenas candidatos que realmente tragam recursos e competências desejados pela
organização (CHIAVENATO, 2009:15).
As atividades do subsistema mais relevantes são de recrutamento e seleção de pessoas.
Então, faz-se necessário a leitura sobre o tema.
2.3. Recrutamento e seleção de pessoal
Recrutamento é um conjunto de técnicas e procedimentos que visa atrair
candidatos potencialmente qualificados e capazes de ocupar cargos e oferecer
competências para a organização. (...) A função do recrutamento é a de suprir a
seleção de pessoal com a matéria-prima básica (candidatos) para seu
funcionamento adequado (CHIAVENATO, 2009:68).
Após o recrutamento de candidatos, há a seleção dos mesmos: “o objetivo básico da
seleção é o de escolher e classificar os candidatos adequados às necessidade da organização”
(CHIAVENATO, 2009:105).
Para demonstrar a importância da boa seleção de pessoal, e conseqüentemente, deste
trabalho científico, cita-se:
Selecionar bem pode até parecer caro, mas selecionar mal sai
incontestavelmente muito mais caro para a organização no curto, médio e longo
prazo. Na verdade é um valioso investimento organizacional no seu presente e
no seu futuro e que traz retornos invejáveis e maravilhosos. No fundo, o
processo seletivo é altamente necessário e valioso para a organização que
pretende se distanciar das demais neste mundo competitivo de negócios
(CHIAVENATO, 2009:X).
Ainda sobre a importância de um eficaz processo seletivo, Dessler afirma que:
12
(...) o seu próprio desempenho depende, em parte, dos seus funcionários.
Funcionários com boas habilidades e atributos farão um trabalho melhor para
você e para a empresa. Funcionários que não tenham essas habilidades e
atributos, que causem atritos ou criem dificuldades não terão um desempenho
efetivo e prejudicarão o seu próprio desempenho e o da empresa. A hora de
separar os indesejáveis é antes de eles entrarem pela porta, não depois
(DESSLER, 2003:106).
2.4. Técnicas de seleção
Para que a seleção de pessoas ocorra, é preciso antes conhecer as técnicas de seleção, para
que se possa escolher as que melhor atendem as necessidades de cada cargo.
As técnicas de seleção que serão analisadas no desenvolvimento desta pesquisa são as
enumeradas por Chiavenato no quadro abaixo: entrevista de seleção, provas ou testes de
conhecimentos ou de capacidade, testes psicológicos, testes de personalidade e técnicas de
simulação.
Quadro 3 - As cinco categorias de técnicas de seleção de pessoal.
1) Entrevista Dirigidas (com roteiro preestabelecido)
Não dirigidas (livres ou sem roteiro)
2) Provas de conhecimentos ou de capacidade Gerais
Específicos
3) Testes psicológicos Testes de aptidões
4) Testes de personalidade Expressivos PMK
Projetivos Teste da árvore Teste de Rorschach
TAT
Teste da figura humana
Teste de Szondi
Inventários Inventário de interesses
Inventário de motivação
Inventário de frustração
5) Técnicas de simulação Psicodrama
Dramatização (role-playing) Fonte: Chiavenato (2009, p.126).
13
Os diferentes tipos em que cada uma destas cinco técnicas podem se desdobrar não serão
aprofundados, mas somente no objetivo geral de cada uma.
Para melhor entendimento do trabalho, vamos ver as principais características de cada
uma dessas técnicas de seleção, de acordo com Chiavenato (2009):
Entrevista de seleção
Embora careça de base científica e situe-se como técnica mais subjetiva e imprecisa de
seleção, a entrevista pessoal é aquela que mais influencia a decisão final a respeito dos
candidatos.
A entrevista é o processo de comunicação entre duas ou mais pessoas que interagem entre
si. De um lado, o entrevistador e, de outro, o entrevistado. O candidato assemelha-se a uma caixa
preta que deve ser desvendada: aplica-se a ela determinados estímulos para se verificar suas
reações e, com isto, estabelecer as possíveis relações de causa e efeito ou verificar seu
comportamento frente a determinadas situações.
De modo geral, a entrevista deve ser entendida como um instrumento de comparação, e o
entrevistador precisa trabalhar dentro de certa precisão (apresentando resultados coerentes) e de
certa validade (medindo exatamente aquilo que se pretende verificar), tal como instrumento de
medida confiável. Logicamente, sua margem de erro (sua tolerância ou variância com as
medidas) é muito maior dada sua condição humana.
Provas ou testes de conhecimentos ou de capacidade
São instrumentos para avaliar tanto quanto objetivamente os conhecimentos e habilidades
adquiridos por meio de estudo, da prática ou do exercício. Quanto à maneira de aplicação são
classificadas em orais, escritas ou de realização (prática).
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Testes psicológicos
Constituem uma medida objetiva e estandardizada de amostras do comportamento das
pessoas. Sua função é analisar essas amostras de comportamento humano, examinado-as sob
condições padronizadas e comparando-as com padrões baseados em pesquisas estatísticas. O
resultado do teste psicológico de uma pessoa é comparado com os padrões de resultados
alcançados por uma amostra representativa de pessoas e, assim, enquadrado em percentis. Os
testes psicológicos focalizam principalmente as aptidões, procurando a determinação de quanto
elas existem em cada pessoa, com o intuito de generalizar e prever aquele comportamento em
determinadas formas de trabalho.
Testes de personalidade
Os testes de personalidade servem para analisar os diversos traços de personalidade,
sejam aqueles determinados pelo caráter (traços adquiridos ou fenotípicos) como pelo
temperamento (traços inatos ou genotípicos). Um traço de personalidade é uma característica
marcante da pessoa e que é capaz de distingui-la das demais.
Técnicas de simulação
As técnicas de simulação procuram passar do tratamento individual e isolado para o
tratamento em grupos, e do método exclusivamente verbal ou de execução para a ação social. Seu
ponto de partida é o drama, que significa reconstituir em cima de um palco – contexto dramático
– no momento presente, o acontecimento que se pretende estudar e analisar o mais proximamente
do real. As técnicas de simulação são essencialmente técnicas de dinâmica de grupo. A principal
técnica de simulação é o psicodrama que se fundamenta na teoria geral de papéis: cada pessoa
põe em ação os papéis que lhe são mais característicos sob forma de comportamento, seja
isoladamente seja em interação com outra(s) pessoa(s). Age no aqui e agora como em seu
cotidiano, o que permite analisar e diagnosticar seu próprio esquema de comportamento.
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2.5. Evolução da área de Secretariado Executivo
Assim como foi visto a evolução na história da área de Recursos Humanos, verifica-se
aqui as mudanças da área secretarial. A partir da visão de Sabino & Rocha (2004), o estudo
inicia-se na Dinastia Macedônica, onde ocorreu a origem da profissão, chegando até os dias de
hoje.
Nas batalhas para suas conquistas territoriais, Alexandre Magno cercava-se de secretários,
que o serviam tanto na composição de seus exércitos, defendendo os interesses de seu Imperador,
quanto nos registros escritos dos grandes feitos do conquistador macedônico.
Este pequeno histórico é necessário para mostrar, desde já, a proximidade com os
secretários dos grandes líderes. Esta proximidade impunha aos secretários fidelidade ao senhor e
cautela no tratamento das informações que recebia, já que faziam parte do círculo de altos
comandos.
O destino do Secretariado seguiu pelo afortunado caminho da cultura, pois para registrar a
história, os secretários tinham que ter domínio da escrita. E quem tinha esta capacidade,
exercendo funções tão ligadas aos Governantes, obtinha o privilégio da leitura de obras cerceadas
ao povo.
E foi nesta nova sociedade cultural, sob a designação de Escribas, que o Secretariado
sedimentou a sua história. Eles foram trabalhadores valiosos e requisitados às primeiras ações de
organização burocrática na história social. A valorização de habilidades diversas e perfeito
domínio do idioma, da literatura e da história do seu país foram características exigidas a esses
assessores de Reis, Imperadores, filósofos e líderes. Tais características incorporariam, mais
tarde, o perfil do profissional de Secretariado.
Pela diversidade de conhecimentos, tal profissão poderia honrar a origem de muitas outras
da atualidade, mas uma das práticas dos Escribas define-se como, particularmente, ligada ao
Secretariado: a assessoria direta ao seu superior, principalmente na escrita.
16
O conceito de Secretariado amplia-se. Em 1947, o primeiro dicionário de Merriam-
Webster define:
“Secretário: uma pessoa empregada por um corpo público, ou por uma
companhia ou por um indivíduo, cabe a ela escrever ordens, cartas e registros,
documentos públicos ou privados. Assim corpos de legislativo têm secretários,
cujo negócio é registrar todas suas leis e resoluções; um trabalhador, cujo ofício
é administrar os negócios de um departamento particular ou de governo; como o
secretário de Estado...”
Com o despertar da era da qualidade e da Informática, nos anos 80, surgiu a administração
participativa e os chefes e secretárias tiveram que atuar conjuntamente. Passaram, então, a
constituir uma equipe que participava de grupos de discussão sobre os processos internos e
externos, buscando a qualificação dos seus produtos/serviços.
A inclusão nesses grupos rendeu às secretárias a queda do mito de função maternal,
passiva e supérflua. Ela pôde expor o quanto o seu trabalho era indispensável, capaz de produzir
resultados concretos na otimização da empresa.
As antigas características da profissão foram substituídas por excelência profissional,
competência, conhecimentos múltiplos, cultura e aperfeiçoamento contínuo. Deixou de ser vista
como “executora de rotinas” ou “apoio do executivo” e os anos 90 dignificaram a profissão como
“gestora de processos”.
O empresariado, então, descobriu que tinha em seu quadro funcional uma profissional
com formação voltada não só para o conhecimento técnico, como também para habilidades
gerenciais, além de primar pela eficiência, criatividade e produtividade.
A década de 90 anunciava para o próximo século a imprescindível automação dos
escritórios. Um levantamento divulgado pelos Estados Unidos naqueles anos, produzido pela
ONU, distinguiu o Secretariado como a terceira profissão mais próspera no mundo.
Podemos perceber, a partir desse histórico, que a profissão de Secretariado vem
aumentando seu grau de participação dentro da empresa, e conseqüentemente sua importância
para os empregadores.
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2.6. A profissão de Secretariado Executivo
Atualmente, “o secretário exerce um papel de extrema confiança e sua responsabilidade
torna-se ainda mais marcante quando atua em altos cargos que envolvam locais de trabalho em
que a discrição é extremamente necessária” (BIANCHI & ALVARENGA, 2003:XII).
Esclarecendo um pouco mais sobre o que é a profissão de Secretariado Executivo:
Secretária é uma profissional que assessora o executivo, transmite-lhe
informações e executa as tarefas que lhe são confiadas. Ela transformou-se em
assistente executiva que domina as habilidades requeridas num escritório,
demonstra capacidade para assumir responsabilidade sem supervisão direta e
tem iniciativa para tomar decisões segundo os objetivos assinalados pela
autoridade. Atualmente, o executivo espera dela capacidade para desempenhar
funções de assistente administrativa que possam aliviá-lo de trabalhos rotineiros
e de alguns especializados. Daí o mercado de trabalho passa a recrutar
profissionais com conhecimentos para realizar tarefas que antes eram da
competência do executivo (MEDEIROS & HERNANDES, 2006:312).
Sabino & Rocha (2004) afirmam que o Secretariado hoje é definido como “um
profissional administrativo que possui um domínio de habilidades de escritório, demonstra a
habilidade para assumir responsabilidade sem supervisão direta, iniciativa de exercícios e
julgamento, e toma decisões dentro do âmbito de autoridade.”
Esse novo perfil exige algumas características do profissional, segundo os mesmos
autores, como: flexibilidade, competência, e comprometimento com o desenvolvimento e
aperfeiçoamento de suas atividades. Deve ainda ter capacidade empreendedora, deve ser capaz de
trabalhar em grupo, ter postura ética, ser determinado para alcançar objetivos, ousado para
apresentar idéias e objetivo nas suas ações.
Reforçando essa idéia, Azevedo & Costa (2006) dizem que “o especialista em
determinadas tarefas está sendo substituído por aquele com visão abrangente, que saiba trabalhar
em equipe, conhecendo a totalidade dos projetos da empresa”, e o profissional de secretariado
acompanha esse processo de mudança organizacional, adaptando-se às multifunções para se
encaixar no novo perfil da organização.
18
Os mesmos autores destacam as competências o que o mercado atual vem buscando:
“Assessoramento – capacidade para atuar junto aos centros de decisão.
Gestão – com conhecimento das funções gerenciais.
Empreendedorismo – capacidade reflexiva e criativa, promovendo práticas inovadoras.”
Apesar de haver um crescimento da participação do profissional de Secretariado
Executivo dentro das empresas, e de sua multifuncionalidade com o passar dos anos, algumas
atividades rotineiras ainda são responsabilidade deste profissional. São as chamadas técnicas
secretariais.
2.7. Técnicas secretariais
“O conjunto dos procedimentos empregados no dia-a-dia da Secretária configuram as
técnicas da profissão, cuja excelência na aplicação dependerá da correta adequação ao ramo,
cultura e recursos da empresa em que a profissional atua” (SABINO & ROCHA, 2004:50).
Concluímos, então, que as técnicas secretariais são aquelas atividades mais realizadas
pelo profissional da área de Secretariado, e, portanto, funções que os profissionais devem possuir
para poder exercer seu trabalho. Algumas dessas técnicas são: “realizar contatos telefônicos,
pessoal e eletrônico; agendar; fazer follow-up; redigir; organizar e participar de reuniões;
organizar eventos; preparar viagens da equipe; lidar com documentação e arquivo” (BIANCHI &
ALVARENGA, 2003:125).
Cada autor cita as funções que acreditam ser as mais praticadas. Azevedo & Costa (2006),
por exemplo, explicam sobre as seguintes técnicas: organização do local de trabalho; atendimento
a clientes internos e externos; atendimento telefônico; organização da agenda; follow-up; controle
de correspondências; organização do arquivo; preparação de reuniões; e preparação de viagens.
Além dessas atividades do dia-a-dia, o profissional deverá adquirir outras habilidades
específicas, como cita Medeiros: “(...) uma secretária, além das habilidades genéricas que a
profissão exige, deverá adquirir os conhecimentos da área do executivo” (MEDEIROS &
HERNANDES, 2006:312).
Dessa forma, no momento da seleção, é importante coincidir a área na qual o secretário
irá trabalhar, com os conhecimentos por ele adquiridos ao longo da vida.
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Nesta pesquisa iremos trabalhar apenas com as técnicas secretariais, que são as tarefas
mais comuns, sendo exercidas por secretários em diferentes níveis da profissão, e em diversos
setores e tipos de organização. Dessa forma, aumenta-se a abrangência deste trabalho.
20
3. Procedimentos metodológicos
“(...) o método é o conjunto das atividades sistemáticas e racionais que, com maior
segurança e economia, permite alcançar os objetivos (...), traçando o caminho a ser seguido,
detectando erros e auxiliando as decisões do cientista” (MARCONI & LAKATOS, 2008a:83).
3.1. Delineamento da pesquisa
Nesta pesquisa, será usado o método dedutivo que, segundo Marconi & Lakatos
(2008a:106), parte de teorias e leis para predizer a ocorrência dos fenômenos particulares.
Os pontos de partida serão as características mais importantes de um profissional da área
de Secretariado Executivo atualmente, e as técnicas de seleção mais comuns. Com isso, pretende-
se deduzir as melhores formas de selecionar Secretários Executivos.
Além disso, esta pesquisa apresenta-se como um estudo de caso, desde que: “pesquisa
sobre um determinado indivíduo, família, grupo ou comunidade que seja representativo do seu
universo, para examinar aspectos variados da sua vida” (CERVO & BERVIAN, 2006:67). Neste
caso, o grupo representativo é o de ex-alunos do curso de Secretariado Executivo Trilíngue da
UFV.
21
Este estudo é uma pesquisa bibliográfica, como melhor explicado no tópico de coleta de
dados, e também é descritivo, pois na concepção de Gil (1999), a pesquisa descritiva tem como
principal objetivo descrever características de determinada população ou fenômeno ou o
estabelecimento de relações entre variáveis. Uma de suas características mais significativas está
na utilização de técnicas padronizadas de coleta de dados.
3.2. Técnicas de coleta de dados
O levantamento de dados será feito através de pesquisa bibliográfica (ou de fontes
secundárias).
“A pesquisa bibliográfica procura explicar um problema a partir de referências teóricas
publicadas em documentos. (...) busca conhecer e analisar as contribuições culturais ou
científicas do passado existentes sobre um determinado assunto, tema ou problema” (CERVO &
BERVIAN, 2006:65).
A bibliografia utilizada abrange a área de Secretariado Executivo, incluindo a lei de
regulamentação da profissão, e de Administração de Recursos Humanos, toda citada nas
referências bibliográficas.
Outro instrumento de coleta de dados utilizado nesta pesquisa é o questionário,
considerado, por Marconi & Lakatos (2008b), como objeto de observação direta extensiva.
“Questionário é um instrumento de coleta de dados constituído por uma série ordenada de
perguntas, que devem ser respondidas por escrito e sem a presença do entrevistador” (MARCONI
& LAKATOS, 2008b:86).
Este instrumento foi utilizado visando a obtenção de dados retirados da prática, e não
somente teóricos: “O questionário é a forma mais usada para coletar dados, pois possibilita medir
com melhor exatidão o que se deseja” (CERVO & BERVIAN,2006:48).
Ainda: “Possui a vantagem de os respondentes se sentirem mais confiantes, dado o
anonimato, o que possibilita coletar informações e respostas mais reais” (CERVO &
BERVIAN,2006:48).
22
Nesta pesquisa, o questionário foi composto por cinco questões: uma de múltipla escolha
e quatro abertas, além de perguntas sobre o perfil dos pesquisados. Este questionário foi
elaborado com a ajuda do professor orientador. Os documentos foram preenchidos entre os dias
16 de outubro e 5 de novembro de 2010.
Os ex-alunos tiveram conhecimento do questionário através da coordenadora do curso,
Rosália Beber, que repassou um e-mail explicando os objetivos da pesquisa para eles. Os
questionários foram preenchidos na internet, por meio de um site de questionários online
(www.surveymonkey.com). O modelo do questionário aplicado se encontra no apêndice, ao final
deste trabalho.
3.3. Delimitação do Universo de pesquisa
O objeto de estudo é a área de Recursos Humanos, especialmente a parte de processo
seletivo e as técnicas de seleção, além da área de Secretariado Executivo, especificamente as
qualidades que atualmente mais se esperam que um profissional de Secretariado Executivo
possua.
O Universo pesquisado por meio do questionário é o de ex-alunos, graduados no curso de
Secretariado Executivo Trilíngue da Universidade Federal de Viçosa, entre os anos de 2005 e
2010. No total, 18 questionários foram recebidos, e 16 analisados. Os questionários não
analisados pertenciam a entrevistados que ingressaram na área acadêmica, não integrando o
universo de pesquisa.
3.4. Método de análise de dados
Os dados coletados serão analisados de acordo com a análise de conteúdo.
Essa análise “trabalha a palavra, a prática da língua realizada por emissões identificáveis.
Leva em consideração as significações (conteúdo), usa forma e a distribuição desses
conteúdos e formas. Lida com mensagens (comunicação) e tem como objetivo principal sua
manipulação (conteúdo e expressão).” (BARDIN, 1997:45-46, apud MARCONI & LAKATOS,
2008b:29)
23
Ou seja, até mesmo por se tratar de uma pesquisa qualitativa, não trataremos de números,
mas de conteúdo, funções da profissão, qualidades, técnicas, entre outras.
24
4. Resultado e discussão dos dados
4.1. Análise da bibliografia
Segundo Chiavenato (2009), a seleção de recursos humanos deve apoiar-se em algum
padrão ou critério para alcançar certa validade, e esse critério geralmente é extraído das
características do cargo a ser preenchido ou das competências exigidas. Dessa forma, as técnicas
de processo seletivo a serem usadas devem ter relação com as funções exercidas pelo profissional
após sua contratação.
Como existe um grande número de funções que um Secretário Executivo pode realizar, a
base para a escolha das funções a serem analisadas será a Lei Federal nº 9261, de 10/01/96. De
acordo com esta lei, as atribuições do Secretário Executivo são: planejamento, organização e
direção de serviços de secretaria; assistência e assessoramento direto a executivos; coleta de
informações para a consecução de objetivos e metas de empresas; redação de textos profissionais
especializados, inclusive em idioma estrangeiro; interpretação e sintetização de textos e
documentos; taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive
em idioma estrangeiro; versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de
comunicação da empresa; registro e distribuição de expediente e outras tarefas correlatas;
orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento a chefia;
conhecimentos protocolares.
25
Devido à extensão e tempo da pesquisa, apenas três destas funções foram analisadas aqui.
A escolha por estas três foi feita com base nas atribuições do Secretário de acordo com a lei 9.261
de 10/01/1996, que regulamenta a profissão, além da citação das mesmas em dois livros da área
de Secretariado. Essas funções são:
Função 1: Recepção e atendimento (telefone ou presencial)
“(...) recepção, registro de compromissos e informações.” (grifo meu) (BRASIL, Lei
9.261/96)
“A secretária é o cartão de visita da empresa para a qual trabalha, devendo estar
comprometida com o bom atendimento tanto ao cliente interno como ao externo” (AZEVEDO,
2006:40).
“A lista de atividades de uma secretária é extensa (...). Entre elas destacam-se: (...),
atender a telefonemas, fazer chamadas telefônicas, anotar recados, atender a clientes e visitas,
(...)” (MEDEIROS & HERNANDES, 2006:281 e 282).
Função 2: Organização de arquivo
“(...) datilografar e organizar documentos...” (BRASIL, Lei 9.261/96)
“O arquivo é a imagem da atividade exercida pela instituição. Ele deve ser organizado
para que o documento seja encontrado assim que for solicitado” (AZEVEDO, 2006:79).
“A lista de atividades de uma secretária é extensa (...). Entre elas destacam-se: (...),
arquivar correspondências, (...)” (MEDEIROS & HERNANDES, 2006:281 e 282).
Função 3: Redação de documentos (inclusive em língua estrangeira)
“(...) executar tarefas relativas à anotação e redação, inclusive em idiomas estrangeiros...”
(BRASIL, Lei 9.261/96)
“Na comunicação empresarial a correspondência é reconhecida por meio de cartas,
memorandos, circulares, ofícios, requerimentos, etc.” (AZEVEDO, 2006:77).
“A lista de atividades de uma secretária é extensa (...). Entre elas destacam-se: (...),
datilografar cartas e documentos, escrever cartas, (...)” (MEDEIROS & HERNANDES, 2006:281
e 282).
26
Além da citação acima, a mesma função aparece como uma das responsabilidades de uma
secretária na página 314, segundo os mesmos autores.
Após identificar algumas funções primordiais da profissão, deve-se, então, localizar os
requisitos que o profissional deve preencher para cumprir bem cada uma das funções. Só assim
pode-se escolher as técnicas de seleção que melhor identificarão a presença ou ausência destes
requisitos.
Função 1: Recepção e atendimento (telefone ou presencial)
Primeiro, cita-se as principais dicas para bom atendimento ao público de Azevedo &
Costa (2006:40):
“Seja atenciosa, cortês, discreta e simpática, porém sempre mantendo um postura
profissional.
Estabeleça um contato positivo mesmo com clientes difíceis. O bom humor é
fundamental para o desenvolvimento de uma verdadeira relação.
Oriente, registre, encaminhe, receba ou esclareça aqueles que procuram sua
empresa na solução de algum problema.
Não elabore respostas antes de entender atentamente o que o cliente quer dizer.
Saiba ouvir.
Não demonstre ansiedade, caso o cliente se mantenha em silêncio. Evite perguntas
agressivas. Incentive o cliente a expor suas idéias. Auxilie com perguntas abertas:
o que?, como?, onde?, quando?, evitando perguntas que geram respostas do tipo
sim ou não.
Mantenha o profissionalismo ao dialogar com o cliente. Evite comentários de sua
vida pessoal ou do seu executivo.
Matenha sempre a postura receptiva e não a defensiva.
Tome providências imediatas, a fim de reparar alguma falha que tenha ocorrido no
atendimento ao cliente.”
27
Os princípios básicos para Medeiros & Hernandes (2006) sobre atendimento,
especificamente ao telefone, são: cortesia, tranquilidade, atenção, modulação da voz. Além disso,
durante o capítulo dedicado ao assunto, o uso correto da linguagem também é discutido.
Conclui-se que os requisitos que o profissional deve possuir para um bom desempenho
desta atividade são: atenção, cortesia, discrição, simpatia, bom humor, postura, profissionalismo,
boa articulação de idéias, tranquilidade e linguagem culta. Além disso, deve ser prestativo e saber
ouvir.
Função 2: Organização de arquivo
De acordo com Marilena Paes (2005), para o bom desempenho das funções dos
profissionais de arquivo, é importante, além de ter conhecimento da organização da instituição
em que se trabalha e dos sistemas de arquivamento, posssuir características como: saúde,
habilidade em lidar com o público, espírito metódico, discernimento, paciência, imaginação,
atenção, poder de análise e de crítica, poder de síntese, discrição, honestidade, espírito de equipe
e entusiasmo pelo trabalho.
Função 3: Redação de documentos (inclusive em língua estrangeira)
De acordo com Azevedo (2006), o profissional deve verificar a ortografia e se todas as
informações estão corretas (conteúdo, nome, anexos, etc); e deve utilizar linguagem clara,
simples, objetiva e correta.
Requisitos: Conhecimentos de português e de idiomas estrangeiros e de redação
empresarial ou oficial, dependendo da natureza da organização.
Seguindo os passos de Chiavenato (2009): “Obtidas as informações acerca do cargo ou
das competências exigidas, bem como das características que deve possuir o candidato, (...) o
passo a seguir é a escolha das técnicas de seleção mais adequadas ao caso ou à situação.”
Esse é o momento, então, em que as técnicas de seleção serão sugeridas, de acordo com a
literatura sobre as características da profissão, funções a serem exercidas, requisitos para o bom
desempenho nessas tarefas, e objetivo de cada técnica de seleção.
Para melhor visualização os requisitos de cada função são recuperados aqui.
28
Função 1 : Recepção e atendimento
Requisitos: atenção, cortesia, discrição, simpatia, bom humor, postura, profissionalismo,
boa articulação de idéias, tranquilidade e linguagem culta, deve ser prestativo e saber ouvir.
Pode-se perceber que a maioria destes atributos correspondem a características de
personalidade, não são aprendidos formalmente, em sala de aula. Portanto para verificá-los não
deve-se usar provas de conhecimento, mas entrevistas ou testes de personalidade, que são
técnicas com as quais pode-se aprender mais sobre a personalidade do indivíduo.
Função 2: Organização de arquivo
Requisitos: ter conhecimento da organização da instituição em que se trabalha e dos
sistemas de arquivamento, saúde, habilidade em lidar com o público, espírito metódico,
discernimento, paciência, imaginação, atenção, poder de análise e de crítica, poder de síntese,
discrição, honestidade, espírito de equipe e entusiasmo pelo trabalho.
Para verificar se o profissional tem conhecimento sobre os sistemas de arquivamento,
pode-se fazer uma prova de conhecimentos (prova escrita ou prática) sobre o tema, ou utlizar
técnicas de simulação (prova prática), onde pode-se verificar não só os conhecimentos técnicos,
mas os práticos sobre essa função.
Já os outros requisitos são, assim como os da função 1, características pessoais que podem
ser verificados nas entrevistas ou testes de personalidade, como falado anteriormente.
Função 3: Redação de documentos (inclusive em língua estrangeira)
Requisitos: Conhecimentos de português e de idiomas estrangeiros e de redação
empresarial ou oficial, dependendo da natureza da organização.
A forma mais completa de verificar a presença dos atributos acima é uma prova de
conhecimentos, ou seja, pedir ao candidato que redija um documento, em português e/ou em
outro idioma.
29
Levando-se em consideração que “a utilização de diversas técnicas que se complementam
pode diminuir a possibilidade de erro na escolha do candidato” (FRANÇA, 2007:36), o melhor a
fazer seria combinar as diversas técnicas citadas para uma melhor e mais completa avaliação dos
candidatos.
Então, as técnicas a serem utilizadas são:
1. Entrevista e/ou teste de personalidade para verificar qualidades requeridas para a
realização das funções 1 e 2. Durante o trabalho foi citado os altos custos do processo seletivo.
Portanto, nesse caso, poderia se escolher uma entre as duas técnicas. Levando-se em
consideração que a entrevista é a forma mais utilizada e mais barata, e que dificilmente haverá
uma contratação sem a realização dessa conversa entre o empregador e o candidato, ela seria a
melhor opção.
2. Provas de conhecimento para reconhecer se o candidato possui conhecimentos sobre os
sistemas de arquivamento. Para a verificação da função 2, também foi citado a utilização de
técnicas de simulação e de prova prática, porém sabemos que para arquivar documentos de
determinada instituição, é preciso conhecer muito bem sua organização interna. Então essa prova
prática não avaliará de forma tão correta a habilidade de uma pessoa que não está inserida na
empresa.
3. Provas de conhecimento na área da função 3, ou seja, uma redação empresarial ou
oficial, dependendo da natureza e objetivos da organização, em português ou outra língua,
dependendo da abrangência da instituição.
4.2. Análise dos questionários
Foi pedido aos entrevistados que respondessem às perguntas pensando no atual ou mais
recente emprego na área de Secretariado Executivo.
Como a primeira questão é múltipla escolha, foi feito um gráfico para melhor visualização
das respostas.
Questão 1: Quais foram as etapas de processo seletivo que você participou para
conquistar esta vaga? Marque quantas alternativas achar necessário.
30
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Figura 2 – Incidência das técnicas de seleção.
Fonte: Resultados da pesquisa (2010).
Ainda na questão número 1, foi pedido aos entrevistados para descrever quais os
conhecimentos avaliados nas provas de conhecimento. A tabela abaixo mostra a incidência com
que os candidatos tiveram os conhecimentos avaliados.
Tabela 1 – Demonstração das respostas da questão 1
Prova de conhecimento Porcentagem
Inglês, escrito ou falado 75%
Português e redação 62,5%
Conhecimentos específicos de secretariado, como arquivística, redação
empresarial e oficial, e gestão secretarial
62,5%
Legislação 50%
Raciocínio lógico 25%
Informática 37,5%
Fonte: Resultados da pesquisa (2010).
A soma das porcentagens é maior que 100, pois os candidatos foram submetidos a mais
de uma prova de conhecimento.
31
Vale ressaltar aqui que os conhecimentos de legislação foram avaliados devido à natureza
da organização de alguns entrevistados, levando em consideração que seis deles trabalham no
setor público.
Questão 2: Você considera que todas as etapas foram válidas? Ou alguma foi
desnecessária em sua opinião? Qual e por quê?
Todos os entrevistados consideraram válidas as etapas às quais foram submetidos.
Um dos candidatos expôs assim sua opinião: “Achei válida a etapa das provas de
conhecimento (escritas), considerando que, por se tratar de um concurso público, faz-se
necessário ser uma seleção em que inexista a subjetividade, sendo aprovado o(s) candidato(s) que
obtiver(em) maior número de respostas corretas. Quanto ao teste psicológico, serve unicamente
para conhecer o perfil do candidato admitido, e tentar, quando há mais de uma vaga para o
mesmo cargo, lotá-lo em um setor que se adeque melhor às suas expectativas.”
Questão 3: Você acha que alguma qualidade ou conhecimento faltou ser avaliado?
Qual e qual a importância dele?
Nove candidatos consideraram completo o processo seletivo do qual participaram.
Os outros fizeram comentários sobre o que faltou ser avaliado:
“... percebi a necessidade de ser avaliada por uma pessoa da área, com bom conhecimento
teórico e prático.”
“... talvez uma entrevista específica a respeito da experiência profissional seria válida.
“Acredito que deveriam ser feitos testes de personalidade considerando que não basta a
vontade de ter um emprego estável, mas sim é necessário que o candidato seja eficiente, pró-
ativo, pontual, flexível e comprometido com o desenvolvimento de seu trabalho.”
“Sim, habilidades específicas para a área do secretariado executivo fundamental para o
cargo.”
32
“Sim. A proficiência na língua Inglesa é imprescindível para este cargo nesta empresa, no
entanto, nenhum teste foi aplicado, apenas consideraram minha experiência que relatei. (...) Outro
aspecto que deveria ser avaliado para o cargo é a capacidade do candidato de trabalhar sob
pressão, talvez pudessem aplicar algum teste psicológico para verificar melhor o perfil do
candidato.”
“Através da entrevista eles não puderam medir minha proficiência no inglês, que para o
cargo era de suma importância, porém, como eu estava me desligando de outra empresa, onde eu
exercia a mesma função, eles subjugaram que eu era proficiente no idioma.”
“Acho que as características pessoais de cada candidato, por exemplo, capacidade de lidar
com público, poderiam ser avaliadas através de entrevista. Isso eliminaria candidatos que
poderiam prejudicar as instituições por não saberem lidar com o público externo.”
Vimos aqui a importância de se realizar ao menos uma entrevista para conhecer melhor o
perfil do candidato, e uma prova de inglês para testar a proficiência do futuro contratado.
As duas questões seguintes foram formuladas visando uma contribuição para o curso de
Secretariado Executivo Trilíngue da Universidade Federal de Viçosa.
Questão 4: Quais conhecimentos, aprendidos durante o curso de Secretariado
Executivo Trilíngue da UFV, foram importantes durante o processo seletivo?
Dois entrevistados consideraram a experiência nos estágios mais importante que os
conhecimentos teóricos.
Para cinco entrevistados os idiomas ajudaram no processo seletivo. Conhecimentos
específicos da área, como gestão secretarial, protocolo e cerimonial, arquivística e redação
empresarial e oficial, foram citados sete vezes. Um ex-aluno citou especificamente a
Classificação Brasileira de Ocupações (CBO).
Outro conhecimento citado por sete entrevistados foi referente à marketing pessoal, como:
postura profissional, como se portar em entrevistas e relacionamento pessoal.
33
A tabela abaixo demonstra as respostas da questão 4.
Tabela 2 – Representação das respostas da questão 4
Conhecimento aprendido Porcentagem
Experiência em estágios 9,52%
Idiomas 23,81%
Conhecimentos específicos da área 33,33%
Marketing pessoal 33,33%
Fonte: Resultados da pesquisa (2010).
Questão 5: O que você pensa que poderia ser abordado durante o curso, que poderia
ajudar durante o processo seletivo?
Seis dos entrevistados não sentiram falta de nada no curso.
Alguns citaram a falta de um maior foco de atuação do Secretário Executivo no setor
público:
“Poderia ser abordado o papel do secretário executivo nas empresas públicas,
considerando que nesse tipo de empresa em que todos os funcionários possuem estabilidade e nas
quais permanecem por quase toda a vida profissional, é fundamental saber relacionar-se bem e
manter-se sempre atualizado.”
“Acho que o que melhor responde esta pergunta é a parte da legislação federal que diz
respeito à gestão de pessoal no funcionalismo público, apesar desse ser um conhecimento
específico, que talvez não seja tão necessário ser visto na graduação em secretariado.”
“Um pouco de foco e conteúdo voltados para concursos públicos na área do secretariado
executivo. O curso deu muita ênfase para o acesso a empresas privadas.”
“Assessoria parlamentar e serviço público federal.”
Outras respostas dadas foram:
“Abordar assuntos como inteligência emocional e marketing pessoal.”
“Simulações. Conhecimentos tecnológicos atualizados.”
“Focar na parte contábil.”
34
“Mais matérias relacionadas à administração.”
“Não sei se já tem alguma disciplina que aborda o empreendedorismo e o
intraempreendedorismo.”
“Simulação de processos seletivos.”
A tabela abaixo demonstra as respostas da questão 5.
Tabela 2 – Representação das respostas da questão 5
Respostas Porcentagem
Não sentiram falta de nada 33,33%
Setor público 22,22%
Inteligência emocional 5,56%
Conhecimentos tecnológicos atualizados 5,56%
Parte contábil 5,56%
Mais matérias relacionadas à administração 5,56%
Simulação de processos seletivos 11,11%
Empreendedorismo e intraempreendedorismo 5,56%
Marketing pessoal 5,56%
Fonte: Resultados da pesquisa (2010).
É importante destacar aqui que, alguns destes conhecimentos que os entrevistados
sentiram falta durante a graduação, já foram implementados no curso. Por exemplo, marketing
pessoal e assessoria parlamentar. Essa mudança que vem ocorrendo no curso pode ser explicada
pela mudança na formação de professores.
O curso de Secretariado Executivo Trilíngue da UFV não só ganhou professores ao longo
dos anos, como também, esses docentes vem aumentando sua titulação através de cursos de
mestrado e doutorado, dentro e fora do Brasil.
Além disso, percebeu-se a necessidade demudar um pouco o foco do curso, para tentar
fomentar a pesquisa científica na área, que é um ponto muito fraco da área de Secretariado
Executivo.
35
5. Considerações finais
Após o desenvolvimento deste trabalho, verificou-se a importância de selecionar novos
colaboradores de forma eficaz. Com isso, as chances do sucesso da empresa aumentam, já que
são os recursos humanos que as fazem progredir. Porém, percebemos que o processo seletivo
pode sair caro dependendo das técnicas utilizadas. Assim, essa pesquisa procurou elucidar uma
forma eficiente (poupando tempo e dinheiro) para a seleção de Secretários Executivos.
Chegamos a esse resultado atingindo os objetivos específicos da pesquisa.
No primeiro objetivo procurava-se pesquisar as técnicas de processo seletivo e seus
objetivos. Assim, destacamos cinco técnicas: entrevista (verifica comportamentos frente a
determinadas situações); provas de conhecimento (avalia habilidades adquiridos por meio de
estudo ou prática); testes psicológicos (reconhece aptidões e prevê comportamentos); testes de
personalidade (analisa traços da personalidade); e técnicas de simulação (analisa e diagnostica o
esquema de comportamento numa ação social).
Depois, o objetivo era identificar as principais responsabilidades e características do
Secretário Executivo requisitado no mercado. Analisamos três dessas funções. A primeira era
recepção e atendimento, onde o profissional deveria possuir qualidades como simpatia, atenção e
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postura. A segunda foi organização de arquivo, onde o candidato deveria possuir conhecimento
sobre sistema de arquivamento, além de saber lidar com o público. A última é a redação de
documentos. Para exercê-la, o profissional deveria possuir boa escrita em português e/ou em uma
língua estrangeira, e conhecimentos técnicos sobre redação oficial ou empresarial.
Dessa forma, pode-se fazer associações entre as técnicas de seleção e os requisitos que os
candidatos deveriam preencher. Assim, chega-se à conclusão que uma seleção na área de
Secretariado Executivo poderia ser satisfatória se os candidatos fossem avaliados em três etapas:
a entrevista, e duas provas de conhecimento, uma para avaliar redação em diferentes idiomas, e
outra para verificar os conhecimentos de arquivística. É evidente que essa seleção pode ser
completada por testes psicológicos e de personalidade para conhecer melhor o perfil do
selecionado, lembrando que são etapas mais caras, pois precisam de profissionais especializados
(psicólogos) para aplicá-las.
Entretanto, por se tratar de um tema prático (aplicação de técnicas de seleção), percebeu-
se a necessidade de constatar a veracidade dessas conclusões. Por isso, aplicaram-se
questionários em pessoas que passaram pela experiência de participar de processos seletivos na
área de Secretariado Executivo.
De acordo com o resultado destes questionários, 69% dos diplomados foram entrevistados
antes de serem efetivados na empresa, e 50% participaram de provas de conhecimento (teóricas
ou práticas). Dos que se submeteram às provas de conhecimento, 67% tiveram o conhecimento
de inglês avaliado, e 56% o de arquivística (junto a outros conhecimentos específicos da área de
secretariado).
As respostas dos questionários embasam, então, a conclusão alcançada por meio da teoria,
pois se as técnicas que são eficientes de acordo com o estudo bibliográfico, são aplicadas na
realidade das organizações, indica que estas são técnicas eficazes e eficiente de seleção de
pessoal na área.
Após este estudo, pode-se observar ainda que outros pontos poderiam ser estudados sobre
o tema. Uma sugestão seria uma pesquisa com os gestores de pessoas sobre as técnicas de seleção
e o processo seletivo na área em geral.
37
6. Referências bibliográficas
AZEVEDO, Ivanize; COSTA, Sylvia Ignacio da Costa. Um guia prático. 6.ed. São Paulo: Senac,
2006. 188p.
BARDIN, Laurende. Análise de conteúdo. Lisboa: Edições 70, 1997. 225p.
BIANCHI, Roberto; ALVARENGA, Marina; BIANCHI, Anna C. de Moraes. Orientação para
estágio em secretariado: trabalhos, projetos e monografias. São Paulo: Pioneira Thompson
Learning, 2003. 117p.
BRASIL. Lei nº 9261, de 10 de janeiro de 1996.
CERVO, Amado L.; BERVIAN, Pedro A. Metodologia científica. 5. ed. São Paulo: Pearson
Prentice Hall, 2006. 242p.
CHIAVENATO, Idalberto. Planejamento, recrutamento e seleção de pessoal: como agregar
talentos à empresa. 7. ed. Barueri: Manole, 2009. 192p.
38
CHIAVENATO, Idalberto. Recursos humanos: O capital humano das organizações. 8. ed. Atlas,
2006. 515p.
DRESSLER, Gary. Administração de recursos humanos. 2. ed. São Paulo: Prentice Hall, 2003.
331p.
FRANÇA, Ana Cristina Limongi. Práticas de Recursos Humanos – PRH: conceitos, ferramentas
e procedimentos. 1ª ed. São Paulo: Atlas, 2007. 267p.
GIL, Antônio Carlos. Métodos e Técnicas de Pesquisa Social. 5. ed. São Paulo: Atlas, 1999.
LODI, João Bosco. Recrutamento de pessoal. 7. ed. São Paulo: Pioneira, 1992. 175p.
MARCONI, Marina de Andrade; LAKATOS, Eva Maria. Fundamentos de metodologia
científica. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2008a. 315p.
MARCONI, Marina de Andrade; LAKATOS, Eva Maria. Metodologia do trabalho científico. 7.
ed. São Paulo: Atlas, 2008b. 225p.
MEDEIROS, João Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária: técnicas de trabalho.
10. ed. São Paulo: Atlas, 2006. 372p.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2008. 225p.
SABINO, Rosimeri Ferraz; ROCHA, Fabio Gomes. Secretariado – do escriba ao web writer. 1ª
ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2004. 166p.
39
7. Apêndice
Questionário - Processo seletivo na área de Secretariado Executivo
Instruções:
Não é obrigatório identificar a empresa, se preferir.
Todas as questões devem ser respondidas tendo em vista o emprego mais atual que teve na área
de Secretariado Executivo.
Em caso de dúvidas, entre em contato: [email protected]
Ano de conclusão de curso:
Empresa:
Setor:
Cargo:
1. Quais foram as etapas de processo seletivo que você participou para conquistar esta
vaga? Marque quantas alternativas achar necessário.
( ) Entrevista
( ) Provas de conhecimento ou de capacidade (provas escritas ou práticas)
Qual o conhecimento avaliado?_________________________________________
( ) Testes psicológicos
( ) Testes de personalidade
( ) Técnicas de simulação (dramatização)
Qual o conhecimento avaliado?________________________________________
( ) Outros. Descreva: _________________________________________________
Para responder as próximas duas perguntas, observe as funções que você exerce/exerceu neste
cargo. Emita sua opinião sobre as etapas do processo seletivo que enfrentou para ocupar o
referido cargo.
2. Achou todas as etapas válidas? Ou alguma foi desnecessária em sua opinião? Qual e
por quê?
40
3. Você acha que alguma qualidade ou conhecimento faltou ser avaliado? Qual e qual a
importância dele?
4. Quais conhecimentos, aprendidos durante o curso de Secretariado Executivo
Trilíngue da UFV, foram importantes durante o processo seletivo?
5. O que você pensa que poderia ser abordado durante o curso, que poderia ajudar
durante o processo seletivo?
Observações:
