Administrao Farmacutica Prtica em Farmcias e Drogarias

Farmacutico Dr. Rodrigo Magalhes

Vdeo Administrao Farmacutica

O Farmacutico e as finanas

O Farmacutico tem que extrair

do negcio Farmcia a sua

remunerao!

O desafio do Farmacutico na Farmcia Comunitria: Transformar o conhecimento sobre sade em valores financeiros, como forma de sua remunerao.

A soluo: Tcnicas Administrativas

Como ter sucesso com a Farmcia

Gesto Administrativa (Conhecendo e mensurando os resultados)

+

Servios Tcnicos

Farmacuticos (Atendimento diferenciado ao Cliente)

= SUCESSO !!!

A Proposta :

PROSPERAR X SOBREVIVER

As Farmcias denominadas de independentes na sua grande maioria no

tem uma gesto administrativa eficiente e

atualizada.

O funcionamento das Farmcias

independentes:

1. Normalmente o Farmacutico que o proprietrio fica no Balco ou no Caixa, lida diretamente com o Cliente e no mensura os dados da Farmcia Diz que no sobra tempo!

2. Poltica de Desconto adotada: S se o cliente pedir; estabelece um percentual mximo e negocia o preo no balco.

3. Compras: Leilo de quem faz mais barato. Fornecedor bom o que d maior desconto. No estabelece parcerias.

A maioria tem dificuldade de entendimento do seu prprio negcio e acha que a culpa pelo insucesso

da concorrncia!

1. Atendimento: O Farmacutico administrador tambm lida com o cliente, mas somente em horrios pr-definidos aps ajustar a parte Administrativa.

2. Poltica de Desconto adotada: Os produtos devero ter um Preo Mnimo j ofertados aos clientes no momento da venda.

3. Compras: Foco na parceria com o Fornecedor. O melhor desconto aquele que contnuo!

Entende o seu negcio e consegue avaliar a concorrncia!

Como fazem as Farmcias de sucesso:

Dvidas sobre o negcio de Farmcia:

Como trabalhar a indicao e a substituio na venda?

Como fazer o fechamento do caixa e o controle do estoque?

Qual o valor mximo das Despesas da minha Farmcia?

Quanto e como devo comprar dos Fornecedores?

Qual poltica de descontos devo utilizar?

Como fazer para que o credirio seja fonte de lucro e no de prejuzo?

Falta de Tcnica e mtodos de mensurao = incertezas no Farmacutico.

Dvidas que limitam o Sucesso do Farmacutico:

Quanto posso ganhar mensalmente com uma Farmcia? Ser que meus clculos esto certos?

Qual a Margem de Lucro de minha Farmcia?

Devo COMPRAR ou MONTAR minha Farmcia?

Qual a venda que ser necessria para que eu possa retirar no mnimo um Piso

Salarial?

Entendendo a Farmcia como um negcio

A Farmcia precisa ser tica.

A Farmcia precisa ser prestadora de servios para a comunidade.

Mas a Farmcia precisa ser LUCRATIVA para o Farmacutico.

Para obtermos resultados econmicos, em primeiro lugar

(Segundo Peter F. Drucker A Prtica da Administrao de Empresas - Pg.08).

...Mesmo que haja grandes resultados no-econmicos a felicidade dos membros da empresa, uma contribuio ao bem-estar ou cultura da comunidade, etc... a administrao ter fracassado se no houver obtido resultados econmicos.

O que Administrar? A Administrao consiste em gerncia, controle e direo

de empresas pblicas ou privadas, tendo como objetivo maior a produtividade e a lucratividade. Para se chegar a isto, o administrador avalia os objetivos organizacionais e desenvolve as estratgias necessrias para alcan-los. (Fonte: Site do Conselho de Administrao (CRA)).

A Gesto por Resultados

Peter F. Drucker diz ainda (A Prtica da Administrao de Empresas. 13(a) ed. Thomson, 2003):

..a Administrao de qualquer empresa dever ser efetivada a partir dos seus resultados. A sua

anlise leva a extenso da Administrao aos

diversos setores da empresa.

Para analisar os resultados preciso de MTODO.

Um dos maiores consultores da atualidade:

Vicente Falconi (Livro: O Verdadeiro Poder. 1(a) ed. INDG, 2009):

... as empresas falham por falta de metas certas, falta de mtricas de desempenho financeiro, e por

falta de mtodo de anlise correto...

Devemos mensurar os Resultados do Investimento e tambm do trabalho efetuado: O hbito de fazer

a avaliao do negcio leva ao sucesso.

Mtodo de Anlise dos Resultados

Conhecendo o negcio

Conhecer o negcio saber mensurar os valores:

Fatiando o Dinheiro da Farmacia (Venda

Bruta)

CMV

(Fornec.):

?? %Margem

Lucro Bruto:

?? %

Margem Lucro

Bruto (%)

CMV

(Fornecedores) (%)

Despesas Totais. Descontos na Venda. Lucro do Farmacutico.

FATIANDO A Venda da FARMCIA:

A Farmcia em Fatias

Lucro Final: ???

Custo

Mercadoria: ?

Descontos

Venda: ?

Despesas: ?Descontos na Venda (%)

C.M.V. (Custo Merc. Vendida)

(%)

Despesas Operac. Total (%)

Lucro/Prejuzo (%)

Venda Bruta = 100%

A Farmcia em Fatias

Lucro Final: ???

Custo

Mercadoria: ?

Descontos

Venda: ?

Despesas: ?

Descontos na Venda (%)

C.M.V. (Custo Merc. Vendida)

(%)

Despesas Operac. Total (%)

Lucro/Prejuzo (%)

Venda Bruta = 100%

A Fatia do Lucro Final pode aumentar mais ainda...:

A Farmcia em Fatias

Lucro Final: ???

Custo

Mercadoria: ?

Descontos

Venda: ?Despesas: ?

Descontos na Venda (%)

C.M.V. (Custo Merc. Vendida)

(%)

Despesas Operac. Total (%)

Lucro/Prejuzo (%)

Venda Bruta = 100%

A Fatia do Lucro Final pode desaparecer...

Forma estruturada de dispor os dados da Farmcia

Devemos mensurar os Resultados do Investimento...

Como fazer a mensurao dos dados?

Organizar os dados da Farmcia nos Indicadores Financeiros:

DLP (Demonstrativo de Lucros e Perdas). DFC (Demonstrativo de Fluxo de Caixa).

Para entender os Indicadores Financeiros Conceitos Bsicos para entender um DLP:

Venda Bruta: Valor vendido a Preo Venda Oficial (P.M.C.).

Venda Lquida: Venda total da Farmcia, subtrada dos descontos concedidos aos clientes.

Descontos concedidos na Venda: Descontos que foram concedidos ao cliente, no ato da venda.

Custo da Mercadoria Vendida (CMV): a somatria de todos os produtos vendidos a Preo de Compra (j levando em considerao os descontos obtidos do fornecedor a Preo Custo Compra).Valor que dever ser reposto de produtos na Farmcia. Pode tambm ser calculado conhecendo-se as Margens de Lucro dos Produtos.

Lucro Bruto: Lucro obtido antes de pagar as despesas da Farmcia.

Despesas Operacionais Variveis: So as despesas que variam conforme o montante de venda da Farmcia. Representam um percentual (%) sobre a venda lquida. So operacionais porque derivam da operao de compra e venda de produtos da Farmcia.

Entendendo os valores de um DLP:

Despesas Operacionais Fixas: So as despesas que no aumentam conforme o aumento de Venda da Farmcia. So despesas que no representam um percentual sobre a venda. Os seu valores so mais ou menos fixos. So operacionais porque derivam da operao de compra e venda de produtos da Farmcia.

Margem de Contribuio: Representa o Lucro que sobra para pagar as

Despesas Fixas e remunerar o Farmacutico.

Lucro Operacional: o Lucro resultante de todas as operaes da Farmcia. Representa o valor que sobrou para remunerar o investimento do Farmacutico. Demonstra o Lucro da real da Farmcia ocorrido no perodo. o mais importante para ser analisado.

Receitas No Operacional: Valores que no so provenientes das operaes de compra e venda de produtos.

Despesas No Operacional: So as despesas ocorridas no perodo que no foram provenientes das operaes de compra e venda de produtos da Farmcia.

Lucro Lquido Ajustado: o Lucro resultante depois de levada em considerao as Receitas e Despesas No Operacionais. Representa o Lucro No Operacional.

Valores No Operacionais de um DLP:

Estrutura de um DLP (Demonstrativo de Lucros e Perdas)

Descrio das Operaes: Valor (R$)

Vendas Brutas (R$)

(-) Descontos concedidos na Venda (R$)

Vendas Lquidas (R$)

(-) Custo da Mercadoria Vendida (CMV)-(R$)

Lucro Bruto (R$)

(-) Despesas Operacionais Variveis (R$)

Margem de Contribuio (R$)

(-) Despesas Operacionais Fixas (R$)

Lucro Operacional (R$)

(+) Receitas No Operacional (R$)

(-) Despesas No Operacional (R$)

Lucro Lquido (Lucro Lquido Final Ajustado)-(R$)

Descrio das Operaes: Valores do

ms (R$)

Representatividade Sobre Venda Bruta (%)

Vendas Brutas (R$) 34.050,00 100,00

Descontos concedidos na Venda (R$) 4.021,31 11,81

Vendas Lquidas (R$) 30.028,70 88,19

Custo da Mercadoria Vendida (CMV)-(R$) 18.165,01 53,29

Lucro Bruto (R$) 11.863,68 34,91

Despesas Operacionais Variveis (R$) 2.266,73 6,66

Margem de Contribuio (R$) 9.596,95 28,18

Despesas Operacionais Fixas (R$) 5.414,00 15,90

Lucro Operacional (R$)

4.182,95

12,28

Receitas No Operacional (R$) 10,00 0,03

Despesas No Operacional (R$) 60,00 0,18

Lucro Lquido (Lucro Lquido Final Ajustado)-(R$) 4.132,95 12,14

Estudo do DLP de um grupo de Farmcias (mdia entre 36 Farmcias independentes de pequeno porte e com lucratividade)

Repartindo a Venda Bruta Total (100%)

Lucro

Operacional

Mdio (%) 12%Despesas

Operacionais (%)

23%

Descontos

concedidos na

Venda (%) 12%

Custo da

Mercadoria

Vendida (CMV)-

(%) 53%

A Farmcia em fatias:

Duas mudanas bsicas em relao ao DLP: I. Trocar valor da Venda Bruta pelo valor da Receita Financeira ocorrida.

II. Trocar valor do CMV pelo valor pago a Fornecedores (efetivamente).

Receita Lquida Financeira Operacional: o valor total de dinheiro que entrou nos cofres da Farmcia durante o perodo. Pode ser obtido somando:

(Vendas A vista) + (Recebimentos ocorridos durante o ms)

Fornecedores pagos efetivamente no ms: a somatria de todos os documentos (boletos) que foram pagos dentro do perodo.

Para entender os Indicadores Financeiros Conceitos Bsicos para entender um DFC:

Fluxo de Caixa Operacional: Equivale ao Lucro Operacional (que existe no DLP). o valor financeiro resultante de todas as operaes da Farmcia no perodo. Representa o valor que sobrou efetivamente em dinheiro, para remunerar o investimento do Farmacutico. Demonstra o valor financeiro que foi possvel sobrar para a Farmcia, ocorrido no perodo (ou no ms).

Fluxo de Caixa Ajustado: Equivale ao Lucro Final Ajustado (que existe no DLP). o valor financeiro resultante, depois de levada em considerao as Receitas e Despesas No Operacionais. Representa o valor financeiro que sobrou nos cofres da Farmcia no final do perodo (ou no ms).

Para entender os Indicadores Financeiros Conceitos Bsicos para entender um DFC:

Descrio das Operaes: Valor (R$)

Receita Lquida Financeira Operacional (R$)

(-) Fornecedores pagos efetivamente no ms (R$)

Lucro Bruto (R$)

(-) Despesas Variveis pagas no ms (R$)

Margem de Contribuio (R$)

(-) Despesas Fixas pagas no ms (R$)

Resultado do Fluxo de Caixa Operacional (R$)

(+) Receita NO Operacional

(-) Despesa NO Operacional

Resultado do Fluxo de Caixa Ajustado (R$)

Estrutura de um DFC (Demonstrativo de Fluxo de Caixa)

Descrio das Operaes: Valores do Ms (R$)

Representativi dade sobre Receita Lquida (%)

Receita Lquida Financeira Operacional (R$) 29.000,00 100,00

Fornecedores pagos efetivamente no ms (R$) 21.000,00 72,41

Lucro Bruto (R$) 8.000,00 27,59

Despesas Variveis pagas no ms (R$) 2.266,73 7,82

Margem de Contribuio (R$) 5.733,27 19,77

Despesas Fixas pagas no ms (R$) 5.414,00 18,67

Resultado do Fluxo de Caixa Operacional (R$) 319,27 1,10

Receita NO Operacional 10,00

0,03

Despesa NO Operacional 60,00 0,21

Resultado do Fluxo de Caixa Ajustado (R$) 269,27 0,93

Estudo do DFC de um grupo de Farmcias (mdia entre 36 Farmcias independentes de pequeno porte e com lucratividade)

Comparao entre os valores do DLP e do DFC das Farmcias estudadas:

Descrio das Operaes:

Valores do DLP (R$)

Valores do DFC (R$)

Vendas Brutas (R$) 34.050,00 -----------------

Descontos concedidos na Venda (R$) 4.021,31 -----------------

Vendas Lquidas (R$) 30.028,70 29.000,00

Custo da Mercadoria Vendida (CMV)-(R$) 18.165,01 21.000,00

Lucro Bruto (R$) 11.863,68 8.000,00

Despesas Operacionais Variveis (R$) 2.266,73 2.266,73

Margem de Contribuio (R$) 9.596,95 5.733,27

Despesas Operacionais Fixas (R$) 5.414,00 5.414,00

Lucro Operacional (R$)

4.182,95 319,27

Receitas No Operacional (R$) 10,00 10,00

Despesas No Operacional (R$) 60,00 60,00

Lucro Lquido (Lucro Lquido Final Ajustado)-(R$) 4.132,95 269,27

DLP x DFC

Anlise Conjunta

DLP O DLP demonstra os limites: Dos Descontos para clientes. Das Despesas Totais. A Farmcia s poder continuar de portas abertas se o DLP for positivo.

O DLP demonstra: A viabilidade da Farmcia.

Um DLP Negativo demonstra: Problemas estruturais da

Farmcia.

O DFC demonstra: Se o Valor Pago a Fornecedores esta

dentro dos limites de compra (estipulados no DLP).

Se o Valor das Vendas A PRAZO esta retornando para o Caixa (recebimento bom nvel).

A Farmcia com um DFC negativo: Necessitar de ser injetado

mais Capital de Giro. O DFC mostra se o Gerente da Farmcia esta conseguindo reproduzir o planejado no DLP. Um DFC negativo no quer dizer prejuzo, mas que dizer que o dinheiro ganho no DLP esta ficando em Estoque ou em Credirio.

DFC

Outros Indicadores importantes na Farmcia:

Indicadores de Atividade

Ticket Mdio: Representa o Valor Mdio de cada Venda efetuada. calculado:

Venda Total / n de Clientes atendidos.

Ponto de Equilbrio Financeiro: Representa o Valor de Venda Mensal que ser capaz de pagar todas as Despesas Fixas e deixar Lucro zero. Pode ser obtido pela frmula:

Despesas Fixas / Margem de Contribuio (em %).

Outros Indicadores de Atividade

Posicionamento Relativo: Indica se os prazos de recebimentos esto mais alongados que os prazos de pagamentos. O ideal que seja inferior a 1 (um) ou pelo menos muito prximo de 1 (um), para garantir uma situao neutra no mnimo. Clculo:

Prazo Mdio de Recebimento (PR) / Prazo Mdio de Pagamento (PG).

Rotao dos Estoques: Representa o nmero de vezes em que o estoque se renova em um determinado perodo (em nmero de dias). Pode ser calculado pela frmula:

CMV / Estoque Mdio (EM).

Avaliaes com base nos resultados da Farmcia:

Caixa Mnimo Necessrio (CMN): Tambm denominado de Capital de Giro. o valor que a Farmcia dever manter em Caixa para suportar o pagamento das Despesas e dos Fornecedores. Para a Prtica de Farmcia poder ser calculado:

Valor Mdio de Pagamento a Fornecedores + (Despesas Mdias do Perodo/2)

Rotao de Contas a Receber: Mostra a rapidez com que a Farmcia converte em dinheiro as vendas a prazo. Clculo:

Vendas Anuais a Crdito / Contas a Receber

Avaliaes com base nos resultados da Farmcia:

Produtividade por Funcionrio: Representa o valor da Venda Mensal dividido pelo Nmero de Funcionrios efetivos existentes na Farmcia.

Venda por Metro Quadrado (Venda/Mt2): Representa o valor da Venda Mensal dividido pelo Nmero de Metros Quadrados existentes na rea de Vendas da Farmcia. Demonstra a importncia da alocao do investimento do imvel em relao a produtividade. sabido que Farmcias de grandes redes chegam a uma marca superior a R$ 2.000,00 de Venda/Mt2.

Padronize as despesas em categorias

DESPESAS VARIVEIS

Comisso Funcionrios

Imposto Estadual (ICMS/SIMPLES)

Imposto Federal (se houver:

I.R.+CS+PIS+COFINS)

DESPESAS FIXAS

Agua

Aluguel

Benefcios a Func.

Doaes e Perdas

Encargos Sociais

Energia

Folha Pagto/Sal.Fixos

Informtica/Assist Terc.

Lastro Inadimplentes

Lastro Rh

Manutenes Diversas

Marketing/Merchandising

Material Limpeza e Hig.

Mensalidades Diversas

Papelaria/Grfica

Pr-Labore Scios

Quebra de Caixa

Servio de Cobrana

Servio Entrega a Dom.

Servios de Terceiros

Taxas Bancrias

Telefones/Internet

Viagens/Correios/Fretes

Determine o peso em percentual de cada categoria de despesa sobre a Venda Lquida:

Exemplo de DESPESAS e seus Pesos (%) Percentual Mximo

aproximado (%)

Imposto Estadual (ICMS/SIMPLES) At 9,63% sobre a Venda

Lquida

Impostos Federal e Estadual

(I.R.+CS+PIS+COFINS) Quando a Farmcia

estiver fora do SIMPLES Nacional (Lucro Real ou

Presumido)

At 11,61% sobre a Venda

Lquida

Folha Pagto/Sal.Fixos Esperado at 12,00% sobre a

Venda Lquida

Mensure o peso (%) dos Impostos incidentes na Farmcia:

Calcule qual o percentual representativo dos Impostos pagos sobre a Venda Lquida da Farmcia.

Compare esse percentual na Tabela do SIMPLES NACIONAL. Tabela SIMPLES Nacional.xls

Se valor acima de 10,0 %, faa a SEGREGAO dos Impostos para no haver sobreposio de pagamentos (em especial: PIS/COFINS).

Para vencer e ter sucesso com a Farmcia:

Temos que conhecer o nosso negcio Farmacutico.

Temos que adotar Mtodo de Anlise Financeira para avaliar sempre a Farmcia.

Temos que conhecer o nosso concorrente e como ele trabalha.

Temos que ter disciplina e capacidade para colocar em prtica os conhecimentos adquiridos >>>EVOLUIR SEMPRE.

Automatize a sua Gesto para que tenha sucesso!

Vem a o sistema

BULLA Gestor Farmacutico No um sistema para Farmcia um Mtodo

automatizado de Administrao Farmacutica.

Com ele o Farmacutico poder tomar decises administrativas

geis, e fazer o mais importante dentro da Farmcia: Ter tempo para

atender o seu cliente!!!

Lanamento previsto para Julho/2012.

EXCELENTES NEGCIOS PARA

VOC!

Bibliografia Consultada PARENTE, Juracy. Varejo no Brasil: Gesto e Estratgia. 1(a) ed.

Atlas, 2000.

ANGELO, Claudio Felisoni, SILVEIRA, Jose Augusto e FVERO, Luiz Paulo. Finanas no Varejo: Gesto Operacional. So Paulo, 3(a). ed. Saint Paul Editora, 2006.

MARTINS, Eliseu. Contabilidade de Custos. So Paulo, 9(a). ed. Atlas, 2003.

PADOVEZE, Clvis Luis. Introduo Administrao Financeira. So Paulo, Thomson, 2005.

CHRISTOVO, Daniela e WATANABE, Marta. Guia Valor Econmico de Tributos. So Paulo, Ed. Globo, 2002.

Revista ABCFARMA

Sites Pesquisados: www.sebrae.com.br; www.sefaz.go.gov.br; www.abcfarma.ogr.br; www.anvisa.gov.br; www.sebraesp.com.br; www.abcfarma.org.br.

Contato

Farmacutico Rodrigo Magalhes

Fone Pessoal: (62) 8161-0241

Contato e-mail pessoal: rodrigo@institutoadtec.com.br

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Simulao e Estudos de Casos

Analise de DLP e DFC de Farmcia Consultadas Casos Reais:

CASES:

Simulador Anlise do DLP e DFC

Farmacia I

Farmacia II

Farmacia III

Farmacia IV

Farmacia V

Farmacia VI