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Análise de Melhoria do Processo:
“Gestão da Informação de Pesquisa e Desenvolvimento “
Período: Março/2000 a Julho/2003
CLIENTES
Clóvis Pereira Salgado
Cristina Tiemi Shoyama
Márcia Regina Grandorff
Margarete Esteves Nunes Crippa (Presidente)
Maria Amélia de Toledo Leme
Maria Izabel Renno Grilo de Lima
Maria Katy Anne V. de O. Guimarães
Silvana Cristina Teixeira
Vera Lúcia Ferracini
EQUIPE (2000-2003)EQUIPE (2000-2003)
ESPECIALISTAS
Deise Maria Fontana CapalboNilce Chaves Gattaz
COLABORADORES
Ana Paula Americano AlmadaCarlos Benjamin Pazzianotto
OBJETIVOSOBJETIVOS
• Organizar e controlar o fluxo de informações Organizar e controlar o fluxo de informações
de P&D da Unidade, estabelecendo interface de P&D da Unidade, estabelecendo interface
entre os resultados dos projetos de pesquisa entre os resultados dos projetos de pesquisa
e as metas gerenciais, principalmente aquelas e as metas gerenciais, principalmente aquelas
estabelecidas no SAPRE/SAU e no PDU da estabelecidas no SAPRE/SAU e no PDU da
Unidade.Unidade.
• Subsidiar, em tempo real, os processos Subsidiar, em tempo real, os processos
internos no reuso da informação, agilizando internos no reuso da informação, agilizando
assim, a elaboração de documentos/relatórios assim, a elaboração de documentos/relatórios
bem como facilitando e a execução de suas bem como facilitando e a execução de suas
tarefastarefas.
Legenda:
IFA - Índice de Eficácia
ADE - Índice de Avaliação da DE
ISC - Índice de Satisfação do Cliente
IEF - Índice de Eficiência Relativa
IQT - Índice da Qualidade Técnica
ISE - Índice de Impacto Sócio-Econômico
IDI - Índice de Desempenho Institucional
SAPRE - Sistema de Avaliação e Premiação por Resultados da Embrapa
Sistema de Avaliação das Unidades - SAUSistema de Avaliação das Unidades - SAU
IFAIFA IEFIEF IQTIQT ISEISE ISCISC ICPICP
IDIIDI
AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO DE EMPREGADOS E DE EQUIPES
Científica ChefiaSuporte
SAAD IDE IDISAAD IDES
Legenda:
SAPRE - Sistema de Avaliação e Premiação por Resultados da EmbrapaSAAD - Sistema de Planejamento, Acompanhamento e Avaliação de Resultados do Trabalho IndividualIDI - Índice de Desempenho InstitucionalIDE - Índice de Desempenho por Equipe (Científica)IDES - Índice de Desempenho de Equipes de Suporte
SAPRE - Sistema de Avaliação e Premiação por Resultados da Embrapa
Situação AnteriorSituação Anterior• ATIVIDADE FIM (Pesquisadores):
– Acompanhamento das metas de forma ineficiente e ineficaz
• metas já realizadas não eram informadas• desconhecimento formas de comprovações• desconhecimento das metas negociadas com
Diretoria
– Desconhecimento das atividades/rotina dos Comitês Internos
• ATIVIDADE MEIO (Processos Suporte):– Informações dispersas e desatualizadas– Controles paralelos– Captação de recursos indiretos com
companhamento precário
• Processo negociado com Diretoria (3 anos)• Seguir Metodologia da Embrapa de Análise e
Melhoria de Processos (AMP)
“A metodologia de Análise e Melhoria de Processos - AMP, envolve pesquisa, observação, estudo e comparações internas e externas sobre os diferentes processos da Unidade, com o objetivo de identificar problemas e causas que estão interferindo na qualidade dos resultados e também possibilitar o estabelecimento de medidas corretivas ou de melhoria desses processos.”
Início dos Trabalhos Início dos Trabalhos
• Pontos Chaves– Organização dos setores/processos geradores
de informações para avaliação de equipes e preparação de documentos/relatórios
– Divulgação ampla de cada meta/indicador e grau de importância
– Compatibilização das informações na intranet
• Metas: - Divulgar internamente as contribuições das equipes- Agilizar a busca de informações para reuso interno- Organizar informações para composição dos aplicativos do SISPATSISPAT
Conhecendo o Conhecendo o processoprocesso
• Caracterização:
- Problemas identificados: 11- Causas identificadas: 35
- Soluções propostas: 44
• Desenvolvimento:- Problemas priorizados: 8
- Causas priorizadas: 18
- Soluções priorizadas: 24
• Definição dos Problemas (brainstorming e pesquisa de opinião)
• Recuperar documentos para o SAPRE• Recuperar documentos de anos anteriores
que não foram considerados• Recuperar documentos/comprovantes dos
processos de viagens (Comissão de AMP)• Conscientizar empregados quanto as metas
SAPRE• Recuperar informações do processo de
estágio
Problemas Identificados
Problemas Identificados
• Recuperar informações do processo capacitação empregados (Comissão de AMP)
• Recuperar informações de contratos entre a Unidade e Instituições Externas (Comissão de AMP)
• Funcionamento do CTI/Ações de P&D• Identificação/oficialização de parceiros• Solicitações de recursos junto a instituições
de fomento à pesquisa. (Designada Comissão de AMP)
• Desconhecimento sobre a execução dos principais relatórios de gestão administrativa e de P&D da Unidade
AvançosAvanços
• Melhorou, já no primeiro ano, a classificação da Unidade entre os Centros de Pesquisa da Embrapa - do quarto quartil (34º) para o segundo quartil (16º) - no qual permaneceu nos dois anos seguintes
• Possibilitou um acompanhamento dinâmico da produtividade da Unidade através da disponibilização das informações na intranet
• Intranet - ambiente seguro com garantia da integridade das informações (backup diário)
• Informações disponibilizadas sempre com transparência
• Sem custos de infra-estrutura para a Embrapa - as ferramentas de apoio utilizadas no desenvolvimento do Processo são de domínio público (softwares).
ResultadosResultados
Resultados - Página Chefia de P&D
Comitê de Publicações
Comitê Técnico Interno
Resultados - Controle das metas
Antes
Depois
Antes - planilha excel
Depois - on line (Intranet)
Resultados - Receita Indireta
Resultados - Realizações Equipes
Antes - documento word
Depois - on line - intranet
Resultados - Avaliação das Equipes
Antes - Acompanhamento Word (CTI)
Depois - on line - Intranet
Resultados - Realizações por Empregado
Antes - planilha excel - estática
Depois - on line - dinâmica
Resultados - Renegociação de Metas
Antes: consulta aos líderes/responsáveis de projeto/subprojetos
Depois: consulta Página PAT e Página CLP
Resultados - Saídas a Serviço (AV/PCV)
Antes: e-mail para empregado
Depois: consulta relatório viagem
Resultados - Acompanhamento estágio
Antes - excel
Depois - on line
Resultados - Acompanhamento Projetos
(em desenvolvimento)
Outros Resultados
• Estabelecimento de rotina e formulário específico para solicitar aos respectivos responsáveis informações quanto aos demais aplicativos do SISPAT:
• Racionalização de Custos• Organização de Base de Dados• Metas Técnicas• Avaliação de Impacto• Acompanhamento Programação de P&D • Balanço Social• Participação em Políticas Públicas
•
Outros Resultados
• Unificação de formulários - No mesmo pedido de viagem conseguimos informações sobre o tipo de saída (Treinamento e/ou Participação em Eventos) e também de receita.
• Designação equipes de trabalho (IS ou OS) com textos orientadores para atendimento ao PDU, MGE, PAT, Regimento Interno e outros documentos gerenciais.
• Glossário na intranet
• Agilidade na “confecção” da Matriz de Parceria
• Agilidade atualização SIPF/SIPJ (Parceiros projetos)
Monitoramento Processo
• Veracidade: – número de relatórios refeitos (após
auditoria) X número de documentos preparados
• Após Auditoria, não houve necessidade de refazer nenhum relatório.
• Satisfação do cliente (pesquisa de opinião): – número de reclamações X número de
documentos preparados• Nos três anos obteve índice baixo de reclamações
- apenas duas.
• Metas por subprojeto - CPD, CTI, Equipes projeto• Ações de Parceria - SISPAT, CPD, CTI, Equipes projeto• Metas por empregados/base autoria - CGE, CTI,
Equipes• Metas quantitativas (PAT) - SISPAT, CGE, CPD, CTI• Receita Indireta - SISPAT, CGE, CPD, CAA• Soma metas - CTI, Equipes projeto• Sistema de Estágio - CAA, PRFM, SIT, PGP, CPD, ACE• Banco consultores ad hoc - CTI, CLP• Acompanhamento projetos - CPD, CCN/ANT, Equipes
projeto• Relatório de viagens por período - PAT, SISPAT, PLS
Interfaces
Atividades futurasAtividades futuras
• Neste processo de melhoria contínua, estão previstas as seguintes ações:– reestruturar relatórios de ações de
parceria conforme demanda da Sede– atualizar/completar página da Chefia de
P&D e do CTI– agilizar recuperação da dedicação dos
pesquisadores nos projetos de pesquisa – disponibilizar produções técnicas
registradas no PAT para acesso no serviço de busca na home page da Unidade
– integração da base de autores para atualização do currículo Lattes (base do CNPq)
– disponibilizar, conforme divulgação da Diretoria, o peso dos indicadores do PAT para sensibilizar a importância no cumprimento das metas
– apresentar recursos orçamentários e financeiros (aprovados e gastos) para fins de composição de relatórios anuais (quadrimestrais e/ou semestrais) dos projetos
Atividades futurasAtividades futuras
Obrigada!
– integrar o sistema de controle dos estágios com relógio de ponto
– a partir do sistema de controle de estágio:• imprimir contratos e termos aditivos •agilizar a emissão de FAPs para
pagamento dos estagiários da Embrapa•cadastrar, pela Internet, interessados em
estagiar na Unidade•incluir local para inserção relatório final do
período de estágio
Atividades futurasAtividades futuras