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B o l e t im In fo r m a t i vo n º 0 5 – CG D O c C E N T R O D E G E S T Ã O D O C U M E N TA L - R U A Á L VA R E S M A C I E L , N º 5 8 , S A N TA E F I G Ê N I A – B H T E - M G C E P 3 0 1 5 0 – 2 5 0 - T E L : ( 0 3 1 ) 3 3 0 7 - 0 4 1 5 / e - m a i l : : c g d o c @ p m m g . g o v . b r
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Ocorreu, no dia 21 de novembro de
2013, o II Encontro de Gestão Eletrônica de
Documentos Arquivísticos, promovido pelo
Arquivo Público Mineiro juntamente com a
Câmara Municipal de Belo Horizonte. O
objetivo do evento foi promover a discussão
sobre os aspectos teóricos e práticos da
gestão eletrônica de documentos
arquivísticos. Gestão entendida como o
conjunto de atividades necessárias para a
organização, manutenção e acesso aos
documentos produzidos em meio digital e
não digital. Durante o evento, foram
proferidas duas palestras. Na primeira, a
Doutora Rosely Curi Rondinelli, arquivista da
Fundação Casa de Rui Barbosa, apresentou
palestra intitulada “O documento arquivístico
em ambiente digital”. A segunda palestra,
intitulada “A digitalização de acervos de
caráter permanente: a experiência do Arquivo
Público Mineiro”, foi proferida por Pedro Brito
Soares, Diretor de Conservação de
Documentos do Arquivo Público Mineiro.
As palestras foram seguidas de
perguntas aos palestrantes e da discussão a
respeito dos temas. Este boletim vem ao
encontro dos temas apresentados pelos
palestrantes, bem como de perguntas
frequentes que aportam no CGDoc. Ao
responder tais perguntas, esperamos
contribuir para consolidar conhecimentos a
respeito da gestão documental, um tema
imprescindível na condução da gestão de
uma Instituição tão singular como a Polícia
Militar de Minas Gerais. Instituição que tem
Ano II Edição 05 Janeiro 2014
Figura 1: II Encontro de Gestão Eletrônica de Documentos Arquivísticos – Câmara Municipal de
Belo Horizonte
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ações amplas, razão pela qual produz um
conjunto documental vigoroso e diversificado.
Administrar esse conjunto documental exige
o conhecimento sólido de legislações e dos
procedimentos de gestão documental. Esse é
um dos maiores desafios a ser enfrentado
pela moderna administração pública.
A fim de levar a todos os integrantes
da PMMG os conhecimentos necessários
sobre a gestão arquivística, o CGDoc
organizou e apresenta, neste boletim, as
respostas para as dúvidas mais comuns
sobre o assunto.
O que é arquivamento?
Arquivar é uma técnica que consiste
em colocar e conservar numa mesma ordem,
de acordo com o plano de classificação,
todos os documentos de um órgão ou
entidade, utilizando métodos adequados, de
forma que fiquem protegidos e sejam
facilmente localizados e manuseados.
O que é gestão arquivística de
documentos?
A gestão arquivística de documentos
é constituída por um conjunto de
procedimentos e operações técnicas
referentes à produção, à tramitação, ao uso,
à avaliação e ao arquivamento dos
documentos em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
O que é documento?
Documento é uma unidade de
registro de informações, qualquer que seja o
formato ou o suporte (ARQUIVO NACIONAL,
2010, p. 73).
Figura 2: Depósito del Archivo de la Fundación Sierra-Pambley
Figura 3: Tratamento do documento, APESP
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O que são documentos
arquivísticos?
São os documentos produzidos e
recebidos no decorrer das atividades de um
órgão ou entidade, independentemente do
suporte em que se apresentam. Tais
documentos registram suas políticas,
funções, procedimentos e decisões.
Nesse sentido, constituem-se em
documentos arquivísticos aqueles que
conferem aos órgãos ou às entidades a
capacidade de:
• conduzir as atividades de forma
transparente, possibilitando a governança e o
controle social das informações;
• apoiar e documentar a elaboração
de políticas e o processo de tomada de
decisão;
• possibilitar a continuidade das
atividades em caso de sinistro;
• fornecer evidência em caso de
litígio;
• proteger os interesses do órgão ou
entidade e os direitos dos funcionários e dos
usuários ou clientes;
• assegurar e documentar as
atividades de pesquisa, desenvolvimento e
inovação, bem como a pesquisa histórica;
• manter a memória corporativa e
coletiva.
Como exemplo de documentos
arquivísticos, citamos as mensagens de
correio eletrônico. No caso da polícia,
citamos as mensagens transmitidas via
painel eletrônico, as quais possuem a
capacidade de apoiar e documentar a
elaboração de políticas e o processo de
tomada de decisão, protegendo os interesses
do órgão e de seus integrantes, garantindo,
assim, o bom desempenho de nossa missão
precípua, que é a segurança pública.
O que é documento arquivístico
convencional?
É um documento arquivístico não
digital, ou seja, aquele que é produzido em
suporte de papel. (e_ARQ Brasil, 2011, p.9)
Figura 4: 123RF Banco de Imagens
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O que é documento digital?
É uma informação registrada,
codificada em dígitos binários, acessível e
interpretável por meio de sistema
computacional. (I) Digital Document.
(CONARQ, 2011, p. 128)
O que é um documento arquivístico
digital?
É um documento digital reconhecido
e tratado como um documento arquivístico.
Documentos digitais são aqueles codificados
em dígitos binários, somente acessíveis e
interpretáveis por meio de recursos
computacionais. Eles são considerados como
arquivísticos quando são produzidos ou
recebidos pelo órgão ou entidade no decorrer
de suas atividades e possuem relação
orgânica entre si. (CONARQ, 2011, p. 128)
O que é e-ARQ Brasil?
É uma especificação de requisitos a
serem cumpridos pela organização
produtora/recebedora de documentos, pelo
sistema de gestão arquivística e pelos
próprios documentos, a fim de garantir sua
confiabilidade e autenticidade, assim como
sua acessibilidade.
O que é um Sistema de Gestão
Arquivística de Documentos?
Trata-se do conjunto de
procedimentos e operações técnicas cuja
interação permite a eficiência e a eficácia da
gestão arquivística de documentos,
possibilitando a eficácia na busca de
informações precisas para a tomada de
decisões por parte dos gestores e de
usuários.
O que é Gerenciamento Eletrônico
de Documentos (GED)?
Trata-se do conjunto de tecnologias
utilizadas para organização da informação
não estruturada de um órgão ou entidade. O
Figura 5: Capa e-ARQ Brasil,
CONARQ
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GED pode ser dividido nas seguintes
funcionalidades: captura, gerenciamento,
armazenamento e distribuição. Entende-se
por informação não estruturada aquela que
não está armazenada em banco de dados,
como mensagem de correio eletrônico,
arquivo de texto, imagem ou som, planilha
etc.
O que é um Sistema Informatizado
de Gestão Arquivística de
Documentos (SIGAD)?
É um conjunto de procedimentos e
operações técnicas que visam o controle do
ciclo de vida dos documentos, desde a
produção até a destinação final, seguindo os
princípios da gestão arquivística de
documentos e apoiado em um sistema
informatizado.
Um SIGAD tem que ser capaz de
manter a relação orgânica entre os
documentos e de garantir a confiabilidade, a
autenticidade e o acesso, ao longo do tempo,
a documentos arquivísticos. Ou seja, deve
manter seu valor como fonte de prova das
atividades do órgão produtor.
O SIGAD é aplicável a sistemas
híbridos, isto é, que utilizam documentos
digitais e documentos convencionais.
O sucesso do SIGAD dependerá,
fundamentalmente, da implementação prévia
de um programa de gestão arquivística de
documentos.
O que é Sistema de Informação?
Conjunto organizado de políticas,
procedimentos, pessoas, equipamentos e
programas computacionais que produzem,
processam, armazenam e proveem acesso à
informação proveniente de fontes internas e
externas para apoiar o desempenho das
atividades de um órgão ou entidade.
Quando um documento em formato
digital é considerado arquivístico?
Um documento em formato digital é
considerado arquivístico quando produzido
no curso de uma atividade, ou seja, de um
processo de trabalho, como instrumento ou
resultado de tal atividade, e retido para ação
ou referência. Diversos documentos
produzidos pela PMMG se enquadram neste
conceito, como por exemplo: textos, o painel
administrativo, fotografias digitais, filmes,
bases de dados, áudio, web sites, REDS, etc.
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Documento digital tem o mesmo
significado que documento
eletrônico?
Ainda é corrente o uso do termo
“documento eletrônico” como sinônimo de
“documento digital”. No entanto, do ponto de
vista tecnológico, existe uma diferença entre
os termos “eletrônico” e “digital”.
Um documento eletrônico é acessível
e interpretável por meio de um equipamento
eletrônico como, por exemplo, filmadora,
aparelho de DVD, computador etc., podendo
ser registrado e codificado em forma
analógica ou em dígitos binários. Já um
documento digital é um documento eletrônico
caracterizado pela codificação em dígitos
binários e acessado por meio de sistema
computacional. Assim, podemos concluir que
todo documento digital é eletrônico, mas nem
todo documento eletrônico é digital.
Podemos citar alguns exemplos
produzidos na Polícia Militar:
� Documento eletrônico: filme em
VHS, música em fita cassete.
� Documento digital: documentos em
PDF, planilhas em Excel, áudio em
MP3, filme em AVI.
Mensagens enviadas através de
correio eletrônico (e-mail) ou via
painel eletrônico podem ser
consideradas documentos
arquivísticos?
Para identificar uma mensagem de
correio eletrônico como um documento
arquivístico, é necessário, primeiramente,
reconhecê-la como um documento.
Documento é a “unidade de registro
de informações, qualquer que seja o formato
ou suporte” (CONARQ, 2010B, P.12). Desde
que tenham sido produzidas no curso de uma
atividade, ou seja, de um processo de
trabalho.
Reconhecido como um documento
arquivístico, a mensagem de correio
eletrônico deverá ser dotada das qualidades
inerentes a esse documento, quais sejam:
Figura 6: Arquivo digital, 123RF Banco de Imagens
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organicidade, unicidade, confiabilidade,
autenticidade, acessibilidade.
O que é organicidade?
O documento arquivístico se
caracteriza pela organicidade, ou seja, pelas
relações que mantém com os demais
documentos do órgão ou entidade e que
refletem suas funções e atividades.
Os documentos arquivísticos não são
coletados artificialmente, mas estão ligados
uns aos outros por um elo que se materializa
no plano de classificação, que os
contextualiza no conjunto ao qual pertencem.
Os documentos arquivísticos apresentam um
conjunto de relações que devem ser
mantidas.
O que é unicidade?
O documento arquivístico é único no
conjunto documental ao qual pertence.
Podem existir cópias em um ou mais
grupos de documentos, mas cada cópia é
única em seu lugar porque o conjunto de
suas relações com os demais documentos do
grupo é sempre único.
O que é confiabilidade?
Um documento arquivístico confiável
é aquele que tem a capacidade de sustentar
os fatos que atesta. A confiabilidade está
relacionada ao momento em que o
documento é produzido e à veracidade do
seu conteúdo. Para tanto, há que ser dotado
de completeza e ter seus procedimentos de
produção bem controlados. Dificilmente
pode-se assegurar a veracidade do conteúdo
de um documento; ela é inferida da
completeza e dos procedimentos de
produção. A confiabilidade é uma questão de
grau, ou seja, um documento pode ser mais
ou menos confiável.
Figura 7: Arquivo digital, 123RF Banco de Imagens
Figura 8: Arquivo digital, 123RF Banco de Imagens
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O que é autenticidade?
Um documento arquivístico autêntico
é aquele que é o que diz ser,
independentemente de se tratar de minuta,
original ou cópia, e que é livre de
adulterações ou qualquer outro tipo de
corrupção. Enquanto a confiabilidade está
relacionada ao momento da produção, a
autenticidade está ligada à transmissão do
documento e à sua preservação e custódia.
Um documento autêntico é aquele
que se mantém da mesma forma como foi
produzido e, portanto, apresenta o mesmo
grau de confiabilidade que tinha no momento
de sua produção. Assim, um documento não
completamente confiável, mas transmitido e
preservado sem adulteração ou qualquer
outro tipo de corrupção, é autêntico.
O que é acessibilidade?
Um documento arquivístico acessível
é aquele que pode ser localizado,
recuperado, apresentado e interpretado.
O que é a caixa postal eletrônica ou
caixa de correio?
É a área de armazenamento de um
usuário no serviço de correio eletrônico.
Contém as pastas Caixa de Entrada,
Mensagens Enviadas, entre outras.
O que é Captura?
Trata-se da incorporação de um
documento ao sistema de gestão
arquivística, por meio de registro,
Figura 9: Arquivo digital, 123RF Banco de Imagens
Figura 10: Arquivo digital, 123RF Banco de Imagens
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classificação e arquivamento. (CONARQ,
2011, p. 124)
O que é Cópia Autoritária?
É a manifestação de um documento
arquivístico considerado pelo produtor como
sendo o seu documento arquivístico oficial. A
cópia autoritária está comumente sujeita a
controles de procedimentos que não são
exigidos para outras manifestações.
(INTERPARES 3 PROJECT, 2011)
O que é Correio Eletrônico?
É um sistema usado para criar,
transmitir e receber mensagem eletrônica e
outros documentos digitais por meio de rede
de computadores. (I) Email. (CONARQ,
2011, p. 127)
O que é endereço de correio eletrônico?
É um nome único de uma caixa
postal eletrônica, de uma pessoa, grupo ou
organização, associado a um serviço de
correio eletrônico. É formado por um
identificador (nome, apelido, sigla ou código),
um sinal “@” (arroba) e o domínio do
provedor do serviço. (CONARQ, 2010b, p.
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A digitalização permite a eliminação
da documentação original?
Não. A eliminação do documento
original não pode ser feita apenas porque ele
foi digitalizado. A eliminação da
documentação original, como também de sua
cópia digital, dependerá de uma avaliação
prévia que definirá seu prazo de guarda e
sua destinação.
A eliminação de documentos, no
setor público, obedece a procedimentos
previstos na legislação arquivística
específica, dentre os quais, a constituição da
Sub-CPAD, a elaboração de tabela de
temporalidade e destinação de documentos
da área finalística e o cumprimento do
disposto na deliberação n° 04, que
estabelece os procedimentos para
eliminação de documentos de arquivo no
âmbito dos órgãos e entidades integrantes da
Figura 11: CGDoc
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Administração Pública do Estado de Minas
Gerais.
Qual é a diferença entre
autenticidade e autenticação?
A autenticidade é uma qualidade, ou
seja, uma credibilidade do documento,
enquanto a autenticação é uma declaração
desta qualidade/credibilidade.
Como posso preservar documentos
em formato digital?
Quando alguma Unidade produz
documentos em formato digital, deve também
implementar um programa de preservação de
documentos arquivísticos que contemple os
documentos digitais.
Podemos definir a preservação digital
como um conjunto de estratégias e
metodologias destinadas a preservar os
documentos em formato digital. Ela pode
implicar desde transferências regulares dos
suportes de armazenamento até a conversão
para outros formatos digitais, bem como a
atualização do ambiente tecnológico, o
hardware e o software. A preservação digital
visa exclusivamente à preservação dos
documentos digitais.
A Polícia Militar produz documentos
digitais?
Sim, um documento em formato
digital é considerado arquivístico quando
produzido ou recebido no curso de uma
atividade, ou seja, de um processo de
trabalho, como instrumento ou resultado de
tal atividade. Temos como exemplos: o e-
mail institucional, o painel administrativo, as
fotografias, os filmes, as plantas de
arquitetura, as bases de dados, os websites,
o Boletim de Ocorrência REDS, entre outros.
Figura 12: Arquivo digital, 123RF Banco de Imagens
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As fotografias e filmes digitais
produzidos na Polícia podem ser
considerados documentos
arquivísticos?
Sim, desde que tenham sido
produzidos no curso de uma atividade, ou
seja, de um processo de trabalho, como
instrumentos ou resultados de tal atividade.
Esses documentos devem receber a gestão
documental.
Figura 13: Pixabay
- Chefe do Centro de Gestão Documental: Ten Cel PM
Antônio Fernando Munhoz
- Subchefe do Centro de Gestão Documental: Maj PM
Joedson Flaviano Gomes
- Redação: 2º Ten PM Mary Lúcia de Britto Santos, 2º Ten
PM Marilene Nascente Ferreira, 3º Sgt PM Helder Ferreira
Duarte, 3º Sgt PM Sandro Ricardo Rocha Ribeiro e FC
Vinicius Lopes Faria.
- Diagramação: Subten PM João Carlos Otoni e 3º Sgt PM
Helder Ferreira Duarte
- Revisão: Profª Cristina Souza
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