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MANUAL Módulo 03 www.millennium.com.br 2008 1 Índice Sobre o Módulo 03 .................................................................................................... 2 1. CADASTRO .................................................................................. 3 1.1. Cliente ........................................................................................................... 3 1.2. Representante ............................................................................................. 15 1.3. Financeiro.................................................................................................... 19 1.4 Auxiliar a Produto......................................................................................... 32 1.5 Transportadora ............................................................................................ 35 2 PEDIDOS .................................................................................... 40 2.1 Pedido de Vendas ........................................................................................ 40 3 HISTÓRICO DE CLIENTES .......................................................... 53 4 RELATÓRIOS ............................................................................. 54 4.1 Mala Direta................................................................................................... 54 4.2 Relatórios .................................................................................................... 55

Apostila 03 Vendas 2003 - millenniuminfo.provisorio.ws · As informações relacionadas às atividades de vendas são primordiais, pois elas também determinam as necessidades para

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Índice

Sobre o Módulo 03 .................................................................................................... 2

1. CADASTRO .................................................................................. 3

1.1. Cliente ........................................................................................................... 3

1.2. Representante ............................................................................................. 15

1.3. Financeiro .................................................................................................... 19

1.4 Auxiliar a Produto ......................................................................................... 32

1.5 Transportadora ............................................................................................ 35

2 PEDIDOS .................................................................................... 40

2.1 Pedido de Vendas ........................................................................................ 40

3 HISTÓRICO DE CLIENTES .......................................................... 53

4 RELATÓRIOS ............................................................................. 54

4.1 Mala Direta................................................................................................... 54

4.2 Relatórios .................................................................................................... 55

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Sobre o Módulo 03

Este manual destina-se ao Departamento de Vendas (operacional).

O terceiro módulo de treinamento tem por finalidade apresentar todas as ferramentas que o sistema proporciona para controle das vendas, como por exemplo, cadastro de clientes, representantes e fornecedores, inclusão de pedidos de venda e a impressão de relatórios de análise.

As atividades pertinentes aos processos de vendas da empresa, também serão tratadas aqui. Pagamentos de comissões, aplicação de descontos, prazos de entrega, condições e prazos de pagamento serão explicados com exemplos de telas para tornar mais fácil o entendimento por parte dos usuários do sistema.

Os vários relatórios disponíveis no módulo de vendas permitem analisar a performance dos pedidos em relação. Além das informações relacionadas diretamente às vendas, existem outras informações muito importantes como, o prazo de entrega, a grade e a proporção da grade deste pedido, como será realizada a entrega, via transportadora ou veículo próprio, estabelecendo todo o ciclo da venda, do início ao fim. E todas essas informações precisam ser cadastradas para que se adote um padrão nos procedimentos.

As informações relacionadas às atividades de vendas são primordiais, pois elas também determinam as necessidades para o setor de vendas e de compras e ao término deste módulo você compreenderá totalmente sobre o funcionamento das operações de vendas.

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DEPTO. DE VENDAS OPERACIONAL

1. CADASTRO

1.1. Cliente

Cadastrar os clientes da empresa é uma tarefa bastante simples.

Preencha os campos com as informações pedidas. Os campos que têm nomes escritos em vermelho indicam a obrigatoriedade de seu preenchimento.

Na tela de cadastro de clientes temos alguns campos cujo preenchimento é obrigatório, como o Código e a Razão Social. Porém, de acordo com a necessidade da empresa, os demais campos também poderão ser configurados para ter seu preenchimento obrigatório.

Para um melhor aproveitamento dos recursos oferecidos pelo sistema, recomendamos que o máximo de informações sejam inseridas nos cadastros. A partir dessas informações, o usuário poderá fazer buscas no sistema e emitir vários relatórios.

Observe as setas existentes no final de alguns campos. A presença dessas setas indica que é possível fazer uma seleção dentro de um outro cadastro do sistema. Por exemplo, no campo Filial, dê um clique na seta para visualizar todas as filiais da empresa que foram incluídas no cadastro de filiais e selecione uma delas.

Outros campos podem ser preenchidos com mais de uma resposta. É o caso dos campos de múltipla escolha que exibem na tela várias opções para serem marcadas. Como, por exemplo, o campo Representantes Possíveis.

Utilize a barra de rolagem para visualizar o final da tela. Note a presença de várias tabelas. As tabelas são arquivos de dados que podem ser compartilhados por várias rotinas dentro do sistema. Por exemplo, a Tabela de Descontos pode ser utilizada tanto nas rotinas de vendas quanto nas rotinas de compras.

Entre no item VENDAS, dê um clique na pasta Cadastro e escolha a opção Clientes.

1.1.1. Incluir Clientes

• Geral

Antes de prosseguir com o cadastramento dos clientes, é recomendável definir o formato dos códigos para que haja um padrão entre eles. Seria interessante que o gestor do sistema orientasse todos os usuários que terão a tarefa de incluir registros nos bancos de dados sobre o formato adotado para a criação de códigos.

Como a maioria dos campos são auto explicativos, falaremos apenas sobre aqueles que são específicos do sistema.

Digite o código e a razão social.

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O campo Desativado provavelmente não será utilizado no momento da inclusão de um cliente. Ele deve ser marcado manualmente pelo usuário do sistema baseado em condições pré-definidas. Por exemplo, o usuário poderá considerar um cliente Desativado caso ele não realize compras num período de três meses.

Se houver necessidade de aplicar a substituição tributária para o cliente, dê um clique para marcar o campo e o sistema fará o cálculo para imprimir a nota fiscal com os valores corrigidos.

O campo Tipo Empresa irá identificar a empresa de acordo com sua classificação junto ao fisco. É fundamental selecionar o tipo correto porque este campo terá influência nos relatórios fiscais e no cálculo de impostos.

No campo Internet informe o site do cliente, se houver.

Observação é um campo livre para digitar quaisquer informações que forem consideradas importantes. Essas informações poderão ser impressas no Relatório 21 – Clientes Completo.

Na seção Endereços é possível cadastrar vários endereços diferentes. Observe na Figura 01 – Item 3 as opções para cadastrar.

Figura 01 – Item 3

Para cadastrar um endereço, no campo Tipo de Endereço, dê um clique sobre a opção desejada e preencha os campos com as informações.

ATENÇÃO!

Para os casos em que os endereços forem diferentes, utilize os campos para flag. Se esses campos não estiverem marcados, o sistema imprimirá sempre o endereço principal.

• Endereço de Entrega – Se não for igual ao endereço principal, deverá estar marcado para ser impresso na nota fiscal.

• Endereço da Nota – É o endereço que deverá constar na nota fiscal como principal.

• Endereço de Cobrança – É o endereço de envio do boleto bancário.

• No caso de endereço único, marque os três flags para informar ao sistema que o mesmo endereço será utilizado para as três funções.

Se for necessário, o usuário poderá incluir outros tipos de endereço na pasta auxiliar, no item Cadastro.

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Para cadastrar as outras opções de endereço utilize os botões que aparecem no lado esquerdo do campo, descanse o mouse sobre eles e observe a legenda: Anterior, Próximo, Inserir e Excluir.

Após cadastrar o primeiro endereço, clique no botão Inserir ( * ) para limpar os campos. Selecione uma nova opção de endereço e preencha os campos novamente. Repita esta operação para cadastrar quantos endereços quiser. A cada endereço cadastrado, marque o campo de flag para informar sua função ao sistema.

Clique nos botões Anterior e Próximo para visualizar todos os endereços cadastrados para este cliente.

É muito importante que o campo UF esteja preenchido corretamente porque o sistema utilizará essa informação para apurar o ICMS. No caso de exportação, o campo deverá ser preenchido com “EX” para efeito de geração do Sintegra.

ATENÇÃO!

Obrigatoriamente, o programa precisa pelo menos um endereço de cobrança para emissão de boletos e duplicatas. Se houver mais de um endereço para cobrança, em alguns relatórios financeiros a informação será duplicada.

A seguir, informe os dados sobre o contado que a empresa mantém no cliente.

• Dados do Cliente

Clique na seta no final do campo Filial para visualizar o cadastro com todas as filiais da empresa e dê um clique no nome daquela que está realizando o cadastro. Lembre-se que as setas no final dos campos indicam a existência de um arquivo para ser consultado. Perceba que o sistema preenche o campo automaticamente com o nome selecionado. Se o houver restrições de acesso à filial vinculada ao cliente, os usuários com restrição não visualizarão o cadastro do cliente. As restrições de acesso são cadastradas no gerenciador de usuários.

O tipo de comissão é preenchido quando existe uma diferenciação para o atendimento a um cliente específico. Nesse caso, o sistema assumirá, no pedido de venda ou faturamento, a comissão indicada no cadastro do cliente mesmo que a comissão do representante seja diferente.

Digite o código do representante que atende este cliente ou clique na seta para visualizar o cadastro e selecioná-lo.

O campo Representantes Possíveis é um campo de múltipla escolha. Clique nos quadrados (check box) que aparecem na frente dos nomes para fazer a seleção. Para desmarcar um nome, clique novamente no campo. Um exemplo de utilização para este campo é o caso de empresas que trabalham com várias marcas e contratam representantes diferentes para cada marca. Dessa forma, um mesmo clientes poderá ser atendido por dois ou mais representantes.

Há dois campos para informar os bancos com os quais o cliente trabalha. No primeiro, será informado o nome do banco preferencial para fazer cobrança eletrônica, no segundo poderão ser informados bancos alternativos, caso a empresa não trabalhe com o mesmo banco que o cliente.

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O campo Grupo Loja/Família é para indicar se o cliente pertence a alguma rede de lojas. Por exemplo, todas as lojas Pão-de-Açucar pertencem ao grupo Pão-de-Açucar. Entre os integrantes de um grupo de lojas é possível faturar o pedido de venda de uma para outra e também aproveitar o crédito de uma loja para outra.

Mais adiante, podemos visualizar algumas tabelas para serem preenchidas cujas informações poderão ser utilizadas em vários recursos do sistema, por exemplo na emissão de relatórios.

A primeira tabela apresentada será a Tabela de Contatos Pessoais.

Dê um clique na tabela para que ela se expanda e veja o resultado.

Para preencher os campos Nome e Telefone, dê um clique no campo e digite a informação. Se desejar acrescentar mais de um nome, utilize os botões ao lado da tabela exatamente como foi feito no campo de endereços. Não importa a ordem na qual os botões se encontram, as funções são sempre as mesmas exceto em alguns casos onde existem botões adicionais.

Observe a Figura 02 – Item 3 e visualize um exemplo de tabela preenchido.

Figura 02 – Item 3

Clique em OK para salvar as informações cadastradas na tabela. Ou, se desejar fechá-la sem inserir informações clique em Cancelar.

ATENÇÃO!

Sempre que uma tabela for preenchida ou alterada clique em OK para salvar as informações.

As tabelas de Informações Bancárias e Contatos Comerciais, seguem o mesmo padrão de preenchimento. Basta clicar para que elas se expandam e preencher os campos com as informações necessárias. No final sempre clique em OK para gravar os dados que foram digitados.

Ainda na inclusão de clientes existe a seção Conceito. Talvez na ocasião do cadastramento não haja muitas informações para inserir aqui, porém com o passar do tempo o conceito do cliente tomará forma. Todavia, se a inclusão for referente a um cliente antigo provavelmente existirá um perfil que possa ser informado nos campos a seguir.

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O campo Não Consulta Crédito inibe a consulta ao crédito do cliente durante a movimentação de vendas. Este recurso é útil quando a empresa cadastra um cliente único para atender vendas ao consumidor e que são geralmente pagas à vista. Para agilizar a rotina de vendas, utilize este recurso se não for necessário consultar o crédito dos clientes.

O conceito do cliente está vinculado ao parâmetro geral do sistema, onde estão determinados os procedimentos a serem tomados em relação aos pedidos e faturamentos das vendas. Os conceitos são definidos pela própria empresa e devem ser cadastrados nos parâmetros gerais, na guia Limites e Produtos.

O limite de crédito está vinculado ao faturamento do pedido de venda. Se os pedidos de venda do cliente ultrapassarem o valor informado no campo, o sistema emitirá uma mensagem de alerta para o usuário de acordo com a configuração e poderá bloquear o pré-faturamento e o faturamento do pedido. No gerenciador de usuários é possível dar permissão para o operador do sistema liberar o pedido para ser pré-faturado ou faturado. Para verificar o limite do crédito o sistema verifica os títulos em aberto e soma com a venda que está sendo cadastrada.

No campo Tabela, é possível relacionar uma tabela de preços a um determinado cliente. Mas nada impede que preços de outras tabelas possam ser aplicados para ele. Por exemplo, se o cliente só compra no atacado, poderá ser vinculado à tabela de preços de atacado, mas poderá realizar compras com preços de tabelas promocionais.

Há duas formas para definir descontos no cadastro do cliente, porém apenas uma poderá ser adotada para cada cliente. A primeira no campo Desconto (%), cujo percentual será aplicado sobre o valor dos produtos vendidos. A segunda, é utilizando a tabela de desconto. Se o campo estiver preenchido com algum percentual, o sistema não irá verificar se na tabela foi cadastrada alguma informação referente a descontos.

Na tabela poderão ser cadastrados descontos por características do produto e apenas usuários com acesso poderão autorizar sua aplicação. Mesmo que a tabela esteja preenchida, se os campos: Autorizado e Usuário não estiverem preenchidos o sistema não aplicará o desconto sobre a venda do cliente.

Na Figura 03 – Item 3 visualizamos a Tabela de Descontos com os campos preenchidos, para um melhor entendimento.

Figura 03 – Item 3

Para os usuários com autorização aparecerá na tela de clientes o link Autoriza Descontos que será utilizado para liberar as informações da tabela para uso do sistema. Selecione o cliente e clique no link Autoriza Desconto para visualizar a tabela. Marque o campo Autorizado e clique em Efetivar. Entre no cadastro do cliente novamente, clique na tabela de descontos e observe que os campos Autorizado e Usuário foram preenchidos.

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Com a Condição de Pagamento o processo será igual ao do representante. O cliente pode ter uma condição de pagamento que ele sempre utilize. Nesse caso a condição poderá ser informada neste campo para preencher automaticamente as telas de pedidos e de faturamento. Isso não impedirá o uso de outra condição qualquer.

A seguir informe o tipo de pagamento que o cliente utiliza com maior freqüência.

O mesmo não ocorre com o campo Condições Permitidas pois ele é limitante. O cliente somente poderá efetuar compras nas condições selecionadas neste campo.

ATENÇÃO!

Estes dois últimos campos funcionam da seguinte forma: se nenhuma condição de pagamento for selecionada como padrão, o sistema entenderá que o cliente pode usar qualquer uma delas. Se uma for selecionada como padrão e houver uma ou mais marcadas como permitidas, a condição padrão também deverá estar marcada como condição permitida.

Se por alguma razão houver necessidade de bloquear as vendas ou pedidos de um cliente, marque os campos Bloqueia Vendas ou Bloqueia Pedidos.

No campo seguinte é possível digitar um histórico para o bloqueio. Este histórico poderá ser visualizado no histórico geral do cliente.

O Prazo Máximo para Acerto de Consignação tem como função impedir que o cliente faça novas consignações antes de acertar outras consignações que estejam pendentes. O sistema enviará uma mensagem de alerta informando ao usuário que existem consignações a serem acertadas. Se desejar estabelecer um prazo para todos os clientes acertarem as consignações, informe nos parâmetros gerais do sistema, na guia Faturamento e Pedidos.

O campo Faturar e as Tabelas de Contrato e de Visitas são parte de um mesmo procedimento e foram criados para atender à necessidade específica de um cliente. A função básica desses itens é administrar o faturamento de pequenos lotes de mercadorias permitindo emitir uma única nota fiscal.

Para salvar as informações das tabelas, clique em OK .

As tabelas de Sócios, Ocorrências e Protestos são informativas. Nas duas tabelas podem ser cadastradas as informações obtidas através do Serasa, por exemplo.

As seções de Consulta e de Fornecedores e Pagamentos são para receber informações específicas de cada empresa.

Assim como nas Ocorrências e nos Protestos, a seção Fornecedores e Pagamentos é informativa. Porém, aqui são registradas as informações dadas por outros fornecedores do cliente. Geralmente, as empresas registram três ou mais informações de mercado sobre os clientes.

Para incluir mais de uma informação na tabela, clique no botão Inserir ( * ). Se desejar apagar uma informação cadastrada clique no botão Excluir (X). Os botões Anterior e Próximo são para navegar pela lista até encontrar o registro desejado em uma consulta.

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• Guia Foto

Para inserir a foto do cliente em seu cadastro, dê um clique duplo sobre o campo para abrir a janela de busca. Selecione o arquivo contendo a foto do cliente e clique em Abrir.

• Guia Contabilização

Conta Contábil Títulos informa ao sistema a conta do plano na qual deverão ser lançados os títulos a receber. Clique na seta para visualizar e selecionar a conta pertinente ao lançamento.

Conta Contábil Créditos é usada para lançamento das devoluções de mercadorias dos clientes, no caso da empresa preferir fazer os lançamentos em contas separadas.

As contas deverão estar previamente cadastradas no plano de contas contábil da empresa.

Se estiver preenchido, o campo Complemento Contábil vincula o cadastro do cliente, e suas respectivas contas, ao plano de contas contábil do sistema. Cabe ao contador responsável pela empresa informar o número da conta pertinente para preencher este campo.

Clique em Efetivar para gravar as informações cadastradas.

ATENÇÃO!

Sempre que uma tela for preenchida ou alterada clique em Efetivar para salvar as informações.

1.1.2. Alterar Cliente

Para fazer qualquer tipo de alteração no cadastro de um cliente, é necessário visualizar os dados do cliente na tela.

Para realizar uma busca no cadastro de clientes, basta clicar na seta do campo Ordem para escolher uma das opções de listagem e clicar em Procurar.

ATENÇÃO!

É muito importante selecionar corretamente o campo Tipo do Cliente para que o sistema não mostre informações imprecisas.

Utilize as barras de rolagem para visualizar todos os dados da listagem.

Se desejar fazer uma busca mais específica, como por exemplo, listar todos os clientes de uma determinada cidade, use os campos para filtragem. No Campo para Filtro dê um clique na seta para selecionar o campo no qual deseja realizar a busca. Este campo trabalha em conjunto com os Filtros 1 e 2.

Para obter informações sobre como realizar buscas com filtro e seleções, leia em Procurar Cliente. Dê um clique duplo sobre o registro do cliente para visualizá-lo na tela.

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Assim que os dados do cliente estivem na tela poderão ser realizadas alterações nos campos e nas tabelas. Clique sobre os campos e digite a nova informação. Se a alteração for feita em alguma tabela, dê um clique em OK para gravar a informação.

Clique em Efetivar.

1.1.3. Excluir Cliente

Para excluir o cadastro de um cliente, é necessário visualizar os dados do cliente na tela.

Para realizar uma busca no cadastro de clientes, basta clicar na seta do campo Ordem para escolher uma das opções de listagem e clicar em Procurar.

Utilize as barras de rolagem para visualizar todos os dados da listagem.

Se desejar fazer uma busca mais específica, como por exemplo, listar todos os clientes de uma determinada cidade, use os campos para filtragem. No Campo para Filtro dê um clique na seta para selecionar o campo no qual deseja realizar a busca. Este campo trabalha em conjunto com os Filtros 1 e 2.

Para obter informações sobre como realizar buscas com filtro e seleções, leia em Procurar Cliente. Dê um clique duplo sobre o registro do cliente para visualizá-lo na tela.

Clique em Excluir.

ATENÇÃO!

Se o cliente selecionado estiver relacionado a algum tipo de movimentação, o sistema não permitirá sua exclusão.

1.1.4. Libera Cliente Hoje

Este link permite a liberação do faturamento para um cliente que esteja com algum tipo de restrição. É possível liberar a emissão de pedido e em seguida cancelar a liberação para evitar que mais faturamentos sejam emitidos posteriormente. Para utilizar este recurso, selecione o cliente e clique no link Libera Cliente Hoje. Após a emissão do pedido, selecione novamente o cliente e utilize o link para cancelar a liberação.

1.1.5. Etiqueta

Se desejar emitir uma etiqueta apenas para um cliente, selecione o cliente e clique no link Etiqueta.

Para utilizar este recurso é necessário ter instalado o programa TM FORMS e a etiqueta deve estar previamente configurada no servidor, no diretório C:\WTS\FILES\DOCUMENTOS\MALADIR.

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1.1.6. Carta de Cobrança

Para abrir a tela de emissão de cartas, dê um clique em Procurar e a seguir clique em Carta de Cobrança.

Observe na Figura 04a – Item 3 a tela para seleção de clientes que receberão correspondência.

Figura 04a – Item 3

No campo Data, defina se o sistema deverá realizar a pesquisa nas datas de emissão ou de vencimento e informe o período no qual deverá pesquisar.

Nas guias de seleção informe quais os clientes que receberão carta. Dê um clique no sinal de adição ( + ) ao lado das guias e veja as opções de seleção.

Figura 04b – Item 3

Por exemplo, na Figura 04b – Item 3 vemos que foram selecionados os clientes com títulos vencidos no período de 1º. de Julho/03 a 30 de Setembro/03 das filiais TOP D´LINEA e COUROS E AFINS.

Para utilizar este recurso é necessário ter instalado o programa TM FORMS e a etiqueta deve estar previamente configurada no servidor, no diretório C:\WTS\FILES\DOCUMENTOS\CARTACOB.

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ATENÇÃO!

Para escolher o modelo de carta que será enviado ao cliente, dê um clique na seta no final do campo.

1.1.7. Nota de Débito

Neste link é possível imprimir as notas de débito selecionando a partir da data de emissão ou vencimento, por tipo de pagamento ou por código de cliente.

As notas de débito, cuja função é documentar um acréscimo ao valor do título, como por exemplo, juros, são cadastradas no item TÍTULOS, na opção A Receber, clicando no link Gera Nota de Débito.

Para utilizar este recurso é necessário ter instalado o programa TM FORMS onde os modelos de notas de débito devem estar gravados no diretório C:\wts\files\documentos\notadeb.

Figura 05 – Item 3

1.1.8. Perfil do Cliente

A função deste link é criar um relacionamento do tipo CRM com o cliente. Selecione o cliente e clique no link Perfil do Cliente para visualizar a tela que será sempre relacionada ao seu cadastro. Nas áreas de interesse, as informações exibidas no campo Assuntos são as mesmas que foram cadastradas na pasta Empresa, na opção Interesses. O usuário poderá incluir quantas ocorrências desejar, mesmo que não seja uma reclamação ou um item não encontrado. Basta clicar no asterisco para incluir novos registros. Os campos para outras informações são livres para receber quaisquer informações que o usuário considerar necessárias para a elaboração do perfil do cliente. Estas informações podem ser utilizadas no envio de mala direta e impressas no Relatório 20, marcando o campo Perfil do Cliente e na guia de seleção Perfil, onde podem ser selecionadas as ocorrências por data.

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Figura 06 – Item 3

Na Figura 06 – Item 3 temos uma exemplo de informações que podem constar no perfil do cliente.

1.1.9. Autoriza Desconto

Neste link, o usuário que tiver acesso, poderá autorizar a aplicação dos descontos da tabela, conforme vimos na inclusão de clientes. Para autorizar os descontos selecione o cliente e clique no link Autorizar Desconto. A tabela de descontos aparece mostrando alguns dados do cliente para conferência e os descontos cadastrados para ele. Dê um clique na coluna Autoriza para liberar o desconto e Efetive a operação. Retorne ao cadastro do cliente e visualize a tabela de desconto. As colunas: Autorizado e Usuário deverão estar preenchidas.

Ao selecionar os itens na movimentação de venda para o cliente autorizado, os descontos cadastrados para ele virão para tela automaticamente.

Este recurso está em fase de implantação. Verifique com o consultor técnico da empresa se ele já foi disponibilizado para utilização.

1.1.10. Limite de Crédito

Este link exibe o limite total de crédito do cliente, o valor já utilizado e o valor ainda disponível, da mesma forma que ocorre na tela de movimentação ao acionar a tecla F10.

Na finalização do evento de movimentação, o sistema exibirá uma mensagem informando que o limite do cliente foi ultrapassado. Em alguns casos é possível criar exceções para que o limite de crédito não impeça a efetivação da movimentação, como os pagamentos em dinheiro ou cartão de débito, por exemplo. Em configurações gerais, no grupo de produtos, marque as naturezas de pagamento que o sistema não deva barrar na efetivação da movimentação.

1.1.11. Procurar Cliente

Para realizar uma busca no cadastro de clientes, basta clicar na seta do campo Ordem para escolher uma das opções de listagem e clicar em Procurar.

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ATENÇÃO!

É muito importante selecionar corretamente o campo Tipo do Cliente para que o sistema não mostre informações imprecisas.

Utilize as barras de rolagem para visualizar todos os dados da listagem.

Se desejar fazer uma busca mais específica, como, por exemplo, listar todos os clientes de uma determinada cidade, use os campos para filtragem. No Campo para Filtro dê um clique na seta para selecionar o campo no qual deseja realizar a busca. Este campo trabalha em conjunto com os Filtros 1 e 2.

Na Figura 07 – Item 3 vemos um exemplo de tela de busca preenchida. Foi informado ao sistema que a busca deve ser feita no campo Cidade e que devem ser listados todos os clientes da cidade de São Paulo que compraram no período de 1º. de abril a 31 de agosto.

Se, entre os clientes acima, fosse necessário saber quais realizam compras com valor maior que R$ 10.000,00, bastaria clicar no sinal de adição ( + ) ao lado do campo Faixa de Valor de Compra, preencher os campos com o valor limite e clicar em Procurar.

As guias de seleção servem para limitar os registros pesquisados e mostrar uma listagem somente com os itens que interessem à pesquisa. Todos os campos da tela de busca podem ser utilizados como auxiliar de pesquisa no cadastro. Dê um clique na guia de seleção Não Compraram Em para visualizar o campo Mostra Clientes que Nunca Compraram. Quando o segundo campo estiver marcado, o relatório exibirá também os clientes que forem incluídos no cadastro posteriormente ao período selecionado.

Figura 07 – Item 3

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1.2. Representante

O cadastramento dos representantes segue os mesmos padrões de preenchimento de tela que foram vistos no cadastro de clientes. Durante o faturamento dos pedidos, o sistema utilizará o código do representante para lançar a comissão das vendas em contas a pagar.

Algumas vezes é necessário emitir notas fiscais para os representantes, por exemplo, para mostruário de mercadorias, e nesse caso será necessário cadastrar o representante como cliente porque o sistema não imprime notas fiscais a partir do cadastro de representantes.

Nas versões mais recentes do sistema foi criado o recurso dos geradores onde é possível fazer um cadastro único para várias funções no sistema. Entre no item UTILITÁRIOS , clique no sinal de adição da pasta Comercial e escolha a opção Geradores. Clique em incluir, preencha o cadastro com as informações do representante e clique em Efetivar. A seguir faça uma busca, selecione o cadastro e clique no link Representantes. Uma janela será aberta sugerindo um código para o representante. Se desejar altere o código e preencha os dados da guia Geral. Dessa forma, quando for necessário imprimir nota fiscal para o representante ele estará no cadastro de clientes também.

Entre no item VENDAS, dê um clique na pasta Força de Vendas e escolha a opção Representantes.

1.2.1. Incluir Representante

Clique no link Inclui Representante.

Como foi feito no cadastramento dos clientes, para cadastrar os representantes é necessário definir o formato dos códigos para que haja um padrão entre todos os códigos dos cadastros. Como alguns representantes são empresas, os campos referentes a apuração de impostos têm as mesmas funções que os campos vistos no cadastro de clientes.

• Guia Geral

Digite o código e a razão social. O campo Desativado certamente não será utilizado no momento da inclusão de um representante. Se estiver marcado, o nome do representante não será mostrado nas movimentações de vendas.

ATENÇÃO!

Mesmo quando estiver marcado, este campo não impedirá a inclusão de pedidos para o representante que estiver desativado.

Prossiga preenchendo os campos com as informações pedidas. Para saltar de um campo para outro use a tecla TAB.

No campo comissão, dê um clique na seta para visualizar o arquivo com as comissões possíveis.

A seção de endereço é exatamente igual ao que já vimos quando cadastramos os clientes.

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Na seção Endereços é possível cadastrar quatro endereços diferentes. Observe na Figura 08 – Item 3 as opções para cadastrar.

Figura 08 – Item 3

Para cadastrar o primeiro endereço, seja ele qualquer uma das opções mostradas, no campo Tipo de Endereço dê um clique sobre a opção e preencha os campos com as informações.

ATENÇÃO!

Para os casos em que os endereços forem diferentes, utilize os campos para flag. Se esses campos não estiverem marcados, o sistema imprimirá sempre o endereço principal.

• Endereço de Entrega – Se não for igual ao endereço principal, deverá estar marcado para ser impresso na nota fiscal.

• Endereço da Nota – É o endereço que deverá constar na nota fiscal como principal.

• Endereço de Cobrança – É o endereço de envio do boleto bancário.

• No caso de endereço único, marque os três flags para informar ao sistema que o mesmo endereço será utilizado para as três funções.

Para cadastrar as outras opções de endereço utilize os botões que aparecem no lado esquerdo do campo, descanse o mouse sobre eles e observe a legenda: Anterior, Próximo, Inserir e Excluir.

Após cadastrar o primeiro endereço, clique no botão Inserir ( * ) para limpar os campos. Selecione uma nova opção de endereço e preencha os campos novamente. Repita esta operação para cadastrar quantos endereços quiser.

Clique nos botões Anterior e Próximo para visualizar todos os endereços cadastrados para este representante.

ATENÇÃO!

Obrigatoriamente, o programa precisa pelo menos um endereço de cobrança para emissão de documentos. Se houver mais de um endereço para cobrança, em alguns relatórios financeiros a informação será duplicada.

A seção seguinte da tela é para incluir informações sobre os contatos com representante.

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• Guia Dados do Representante

As informações desta tela são específicas do representante. Apenas o campo Apelido que merece uma ressalva porque em alguns relatórios não aparece a razão social do representante e sim o nome pelo qual é mais conhecido.

Preencha os campos e clique em Efetivar.

1.2.2. Alterar Representante

Para fazer qualquer tipo de alteração no cadastro de um representante, é necessário visualizar seus dados na tela.

Para realizar uma busca no cadastro de representante, utilize uma das guias de busca. Na primeira a busca poderá ser feita pelos dados gerais e, na segunda, basta clicar na seta do campo Ordem para escolher uma das opções de listagem. Em ambas preencha os campos e clicar em Procurar.

Utilize as barras de rolagem para visualizar todos os dados da listagem.

Para obter informações sobre como realizar buscas com filtro e seleções, leia em Procurar Representante. Dê um clique duplo sobre o registro do representante para visualizá-lo na tela.

Assim que os dados do representante estivem na tela poderão ser realizadas alterações nos campos. Clique sobre os campos e digite a nova informação.

Clique em Efetivar.

1.2.3. Excluir Representante

Clique em Procurar para visualizar todos os representantes cadastrados no sistema. Selecione o registro que será excluído e clique em Excluir. Uma mensagem pedindo a confirmação da exclusão será emitida na tela. Clique em Excluir para confirmar.

Para obter informações sobre como realizar buscas com filtro e seleções, leia em Procurar Representante. Dê um clique duplo sobre o registro do representante para visualizá-lo na tela.

ATENÇÃO!

Se o representante selecionado estiver relacionado a algum tipo de movimentação, o sistema não permitirá sua exclusão.

1.2.4. Etiqueta

Se desejar emitir uma etiqueta apenas para um representante, selecione o representante e clique no link Etiqueta.

Para utilizar este recurso é necessário ter instalado o programa TM FORMS e a etiqueta deve estar previamente configurada no servidor, no diretório C:\WTS\FILES\DOCUMENTOS\MALADIR.

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1.2.5. Mudança de Cliente

Se houver a necessidade de transferir os clientes de um representante para outro, este link permitirá a alteração de todos os registros de uma vez.

Dê um clique em Mudança de Cliente e informe o código do representante origem e do representante destino.

Clique em Efetivar.

1.2.6. Procurar Representante

A tela para consulta de representantes possui duas guias para selecionar o tipo de busca: Procura Representante e Lista Representantes com Filtro.

Na primeira a busca poderá ser feita pelos dados gerais e, na segunda, basta clicar na seta do campo Ordem para escolher uma das opções de listagem. Em ambas preencha os campos e clicar em Procurar. Por exemplo, para visualizar todos os representantes que moram na cidade de São Paulo, preencha o campo e clique em Procurar. Todos os cadastros da cidade especificada serão mostrados na tela.

Para realizar uma busca no cadastro de representantes utilizando a segunda opção de busca, basta clicar na seta do campo Ordem para escolher uma das opções de listagem e clicar em Procurar. Se quiser visualizar o registro de um determinado representante, preencha apenas um dos campos com uma informação relativa a ele e clique em Procurar.

Utilize as barras de rolagem para visualizar todos os dados da listagem.

Observe o exemplo da Figura 09 – Item 3 onde foi realizada uma busca selecionada dentro do cadastro de representantes. O resultado da busca foi uma listagem por ordem código somente dos representantes com endereço na cidade de São Paulo.

Figura 09 – Item 3

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1.3. Financeiro

1.3.1. Tipos de Comissão

É muito importante definir e cadastrar corretamente o tipo de comissão que será paga ao representante porque o sistema tomará estas informações como orientação para calcular as comissões. Observe os vários campos com opções e suas tabelas correspondentes e proceda com cadastramento.

Entre no item VENDAS, clique no sinal de adição (+) da pasta Força de Vendas e escolha a opção Tipos de Comissão.

1.3.1.1 Incluir Tipo de Comissão

No campo Tipo de Comissão coloque uma descrição para a comissão.

Os campos de porcentagem a seguir trabalham em conjunto com suas respectivas tabelas. Observe na Figura 10 – Item 3 que mostra a tela com os campos de porcentagem e as tabelas logo a sua frente.

De acordo com os métodos de pagamento de comissões da empresa, cadastre as porcentagens nos respectivos campos e em seguida clique na tabela correspondente para preencher os prazos de pagamento.

Por exemplo, um representante ou vendedor que recebe X% de comissão poderá receber 50% por ocasião da emissão do título e os 50% restantes mediante a quitação do título. Demonstrando numericamente, se o total de comissão a receber for R$ 2.336,97 sobre as notas emitidas no mês, 50% desse valor, R$ 1.168,48, poderá ser pago no encerramento do mês e, os 50% restantes serão pagos assim que os títulos forem quitados. Algumas empresas efetuam o pagamento das comissões baseadas na data de emissão, outras pagam somente mediante a quitação do título. Enfim, definido o tipo de comissão, preencha as tabelas correspondentes para que o sistema possa gerar a conta a pagar.

A Figura 10 – Item 3 mostra a tela de inclusão dos tipos de comissões.

Figura 10 – Item 3

Clique na tabela correspondente ao tipo de porcentagem de pagamento para que ela se expanda. Observe nas Figuras 10a e 10b – Item 3 o preenchimento das tabelas.

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Na Tabela de Datas Pagto Emissão, no campo Fatura a data 31 significa que os faturamentos feitos até dia 31 do mês corrente terão suas comissões pagas 5 dias após o dia 31. Na Tabela de Datas Pagto Liquidação, a data 25 significa que os títulos liquidados até dia 25 terão suas comissões pagas 10 dias após o dia 25.

As tabelas de porcentagem por produto e por evento permitem definir comissões diferenciadas para cada caso. Por exemplo, comissão especial na venda de todos os produtos com detalhes em couro ou para vendas efetuadas numa determinada época do ano.

Figura 10a – Item 3 Figura 10b – Item 3

Tabela de % de markup tem um cálculo bem mais complexo.

Este cálculo de comissão foi desenvolvido para atender as necessidades de um cliente específico.

A finalidade deste tipo de comissão é permitir que as vendas sejam efetuadas com flexibilidade no preço do produto tornando variável a porcentagem de comissão, porque será o preço de venda de cada produto isoladamente que definirá o percentual de comissão a ser paga.

ATENÇÃO!

Para que haja essa flexibilidade, será necessário que o evento seja configurado de forma que permita alteração no preço de venda.

Na tabela de % de Markup serão incluídos os índices para o cálculo das comissões baseados em um preço de venda mínimo que poderá ser praticado pelo representante ou vendedor para cada faixa de comissão.

Para calcular o preço mínimo de venda o usuário poderá aplicar a seguinte fórmula:

MENOR PRECO VENDA = (PREÇO DE CUSTO + MARGEM) / (100% - %IMPOSTOS - %LUCRO - %EXTRAS - %MENOR COMISSAO)

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Então vamos supor que as comissões pagas pela empresa são de 6, 7 e 8% e que o produto a ser vendido custa R$15,00

A margem estabelecida pela empresa para este produto será de R$ 2,00.

Então teremos:

PREÇO DE CUSTO = 15,00

MENOR COMISSAO = 6%

MARGEM = 2,00 (Esta margem não precisa ser fixa. Ela poderá variar de faixa a faixa de comissão).

Aplicando a fórmula:

MENOR PREÇO= (15,00 + 2,00) / (100% - 18% - 10% - 3% - 6%) = 17,00 / 63% = 26,98

Então para receber 6% de comissão o preço mínimo praticado pelo representante deverá ser R$ 26,98.

O preço resultante desta fórmula deverá ser cadastrado na Tabela de Preço de Venda.

E para calcular os índices de markup em cada nível de comissão poderá ser aplicada a fórmula a seguir:

MENOR INDICE = MENOR PREÇO VENDA / (PREÇO DE CUSTO + MARGEM)

Os índices definidos na tabela de markups são o resultado da divisão do menor preço de venda pelo preço de custo somado à margem.

Onde:

Substituindo as porcentagens de comissão teremos:

Para 7% preço mínimo=> R$ 27,42

Para 8% preço mínimo=> R$ 27,87

Para comissão 6% menor índice aplicado=> 26,98 / 17,00 = 1,5871

Para comissão 7% menor índice aplicado=> 27,42 / 17,00 = 1,6129

Para comissão 8% menor índice aplicado=> 27,87 / 17,00 = 1,6394

Observe o preenchimento da tabela com os valores encontrados.

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Figura 11 – Item 3

Para utilizar este tipo de cálculo de comissão, antes de preencher a tabela, também será necessário informar no campo %Comissão o percentual mais alto pago pela empresa.

No Relatório 142 é possível visualizar as porcentagens das comissões e os índices que poderão ser aplicados nos preços.

Se forem utilizadas mais de uma tabela de preços de venda o relatório também mostrará os índices e preços delas.

Relatório 142

No exemplo acima, visualizamos a tela do Relatório 142 preenchida com dados para imprimir apenas um produto e seus preços referentes à tabela base e as tabelas derivadas com prazos de pagamento para 30, 60 e 90 dias.

ATENÇÃO!

As tabelas de preços deverão ser derivadas de uma tabela de preços base, para que a tabela de markup funcione corretamente. Ao cadastrar uma nova tabela será necessário informar no campo Tabela Base qual é a tabela que dará origem às demais.

No relatório podemos observar a porcentagem da comissão, o preço de custo, a margem, o índice de markup e os preços mínimos de cada tabela para serem aplicados em cada faixa de comissão.

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Por exemplo, na faixa de 7% de comissão para a tabela de 30 dias, o preço mínimo que o representante poderá vender o produto será R$ 28,79, o preço mínimo para a faixa de 8% na tabela de 90 dias será R$ 32,26 e assim por diante.

Impressão do Relatório 142

A comissão por fechamento, ou premiação, faz a soma das vendas realizadas pelos vendedores e/ou representantes no período, calcula a comissão e gera um único título a pagar. Ao selecionar esse campo, o sistema mostra na tela um campo de fórmula, onde deverá ser digitado o cálculo da comissão. Este campo ficará visível apenas se a comissão por fechamento for selecionada. Para utilizar este tipo de comissão o usuário deverá informar a porcentagem a ser paga na emissão e na liquidação do título.

A fórmula utilizada neste campo para cálculo de comissão deverá ser composta pelas variáveis que foram criadas especificamente para este fim:

VENDAS � total de vendas no período

COMISSAO � comissão a ser paga no período

DESCONTO � valor do desconto

DOMINGOS � quantidade de domingos no período

SE � condição (verdadeiro ou falso)

Por exemplo: SE((VENDAS<485),COMISSAO,(VENDAS/30*DOMINGOS))

Ou seja, se o total de vendas do representante no período for maior que R$ 485,00, o cálculo da comissão a ser paga é igual ao total de suas vendas dividido por 30, multiplicado pela quantidade de domingos no período.

ATENÇÃO!

O Millennium BM não cria a fórmula. Ela deverá ser elaborada pelo usuário, de acordo com suas próprias regras administrativas.

O campo Fórmula foi criado para atender a necessidade de um cliente específico, porém está disponibilizado no sistema para todos os usuários. Este campo não deverá ser confundido com a fórmula da comissão por premiação. A diferença entre elas é que a comissão por fechamento gera um único título a pagar para o representante/vendedor e a segunda gera um título a pagar para cada venda efetuada.

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A fórmula que visualizamos na Figura 12 – Item 3 baseia-se no percentual de desconto que o vendedor ou representante negocia com o cliente, onde se o percentual de desconto aplicado for maior que 28% o sistema irá realizar uma série de cálculos para chegar à comissão que será paga. Se o desconto for menor que 28%, o sistema irá assumir uma comissão de 10%.

Quando o campo Fórmula for utilizado, não será necessário preencher o campo % Comissão. Porém os campos % na Emissão e % na Liquidação podem ser utilizados normalmente.

ATENÇÃO!

A fórmula apresentada na Figura 12 – Item 3 é apenas um exemplo e trabalha apenas com a variável de desconto. Poderá ser substituída por qualquer outra que atenda a necessidade do usuário, mas para isso será necessária uma customização no sistema.

Figura 12 - Item 3

Na seção % Classificação/Produto é possível cadastrar comissões para grupos específicos de itens. Por exemplo, definir uma comissão diferenciada para venda de camisas. Clique na seta no final do campo, defina qual classificação receberá uma porcentagem de comissão diferenciada e informe o valor da porcentagem.

Para inserir mais de uma classificação, utilize os botões do lado esquerdo do campo. Clique no botão Inserir ( * ) e observe que os campos foram limpos para receberem novas informações. Utilize a seta novamente, escolha a próxima classificação e informe a porcentagem. Aqui os campos Margem e Markup funcionam da mesma forma que foi vista na tabela de comissão por markup.

Figura 13a – Item 3 Figura 13b – Item 3

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E o campo Proporção é para ser utilizado no caso de venda com múltiplos vendedores. Por exemplo, no caso dos vendedores A B C cujo cálculo de comissão seja 1, 2, 1 significa que numa venda efetuada em conjunto pelos três, o vendedor B receberá o dobro da comissão paga aos vendedores A e C.

Na seção Modificadores é possível criar diferenciais para o cálculo das comissões. Por exemplo, para incentivar os representantes a venderem mais à vista, a porcentagem da comissão pode ser maior, como vemos na Figura 13a – Item 3. Ou, como vemos na Figura 13b – Item 3 o diferencial pode ser aplicado em relação aos clientes.

Os modificadores funcionam da seguinte forma: de acordo com o fator informado na tabela, o sistema fará um novo cálculo sobre valor da comissão já calculada para a venda. Por exemplo, se o modificador for 50, o sistema dividirá a comissão por dois, ou seja, o valor final da comissão a ser paga será 50% do percentual da comissão fixa combinada com o representante.

Os campos % Pedido e % Pronta Entrega são usados para diferenciar as comissões pagas nas vendas feitas nestas condições. Caso a empresa não utilize o recurso dos modificadores, estes campos devem estar sempre preenchidos com o percentual 100%.

Clique em Efetivar para gravar as informações.

1.3.1.2 Alterar Tipo de Comissão

Clique em Procurar. Uma lista de todos os tipos de comissão será apresentada na tela. Para visualizar toda a lista, utilize a barra de rolagem. Selecione o tipo que deseja alterar e clique em Alterar, ou dê um clique duplo para abrir a tela com o tipo de comissão escolhido. Clique sobre o campo que deseja alterar o digite a nova informação. Para alterar os dados de uma tabela, clique sobre ela para que se expanda e faça as alterações. Clique em OK para salvar as alterações feitas na tabela e em seguida clique em Efetivar.

1.3.1.3 Excluir Tipo de Comissão

O sistema não permite que um tipo de comissão seja excluído porque se houver algum título, cuja comissão não tenha sido paga, vinculado a ele, não será possível fazer o cálculo da comissão.

1.3.1.4 Procurar Tipo de Comissão

Clique em Procurar. Uma lista de todos os tipos de comissão será apresentada na tela. Para visualizar toda a lista, utilize a barra de rolagem.

1.3.2 Condição de Pagamento

Entre no item UTILITÁRIOS , clique no sinal de adição (+) da pasta Comercial e escolha a opção Condições de Pagamento.

1.3.2.1 Incluir Condição de Pagamento

Digite o código e a descrição. Seria interessante criar uma descrição que mostre de imediato do que se trata a condição. Como em nosso exemplo, a descrição é 30/60/90 DDD.

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É possível definir um prazo de validade para uma condição de pagamento. Por exemplo, se for criada uma condição específica para o Natal ela poderá ter um prazo limitado para o período. Para isso, preencha o campo Validade clicando na seta e definindo uma data.

Uma condição de pagamento também pode ser específica para um tipo de operação. Clique no campo e selecione o tipo de operação que será adotado para esta condição.

ATENÇÃO!

O campo Tipo de Operação deve estar sempre preenchido para que a condição de pagamento seja mostrada nas movimentações.

No campo Tipo de Pagamento informe como será feita a cobrança. Boleto bancário, cheque, cartão de crédito ou dinheiro são todos exemplos de tipo de pagamento.

A seguir preencha o campo Prazo 1ª. Parcela. No exemplo da Figura 14 – Item 3 a condição de pagamento é 30/60/90 DDD, portanto o prazo para 1ª. Parcela será de 30 dias.

Se as parcelas forem divididas em valores iguais, o sistema calculará seus valores automaticamente. Porém, para a condição de pagamento em nosso exemplo, ficou definido que na primeira parcela seria pago 60% do valor total do título e os 40% restantes seriam pagos na segunda e terceira parcelas. Para que o sistema calcule corretamente o valor de cada parcela, preencha o campo Percentual da 1ª. Parcela com a porcentagem da 1ª. a ser paga. As duas parcelas seguintes serão informadas na Tabela de Descrição da Tabela.

Clique na tabela para que ela se expanda.

Lembre-se que a primeira parcela já foi descrita no campo Prazo da 1ª. Parcela. Na tabela descreveremos da segunda em diante.

No campo Prazo informe quantos dias tem entre o vencimento da primeira e da segunda parcela. Em nosso exemplo, 30 dias. No campo Percentual informe qual porcentagem do valor será paga, no caso, 20%.

Em seguida faça o mesmo, para a terceira parcela. Quantos dias tem entre a segunda e a terceira parcela? Também são 30 dias e o valor dela será os 20% restantes. Se a tabela não for preenchida, o sistema dividirá em valores iguais pelo número de parcelas indicado na condição de pagamento.

Clique em OK para salvar as informações.

Observe na Figura 14 – Item 3 o preenchimento das duas parcelas restantes.

O campo Taxa de Juros (Por período) funciona em conjunto com o campo Tipo de Taxa. Informe a porcentagem de juros e clique na seta para selecionar o tipo de taxa que será aplicada.

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Figura 14 – Item 3

• Taxa Simples = ( Valor total nota + ( Tx * P) / P

Para exemplificar numericamente, suponha que o valor total de uma nota seja R$ 150,00, com taxa simples de juros de 10% a.m., a serem pagos em 3 parcelas. O cálculo seria:

Primeira parcela: R$ 50 * (1 +((10 /30/100) *30) =

50 * 1,1 = 55,00 (10% aplicados aos 30 dias decorridos)

Segunda parcela: R$ 50 * (1 +((10 /30/100) *60) =

50 * 1,2 = 60,00 (20% aplicados aos 2 períodos de 30 dias decorridos)

Segunda parcela: R$ 50 * (1 +((10 /30/100) *90) =

50 * 1,3 = 65,00 (30% aplicados aos 3 períodos de 30 dias decorridos)

• Taxa Composta = (( Valor total da nota * Tx) / 3 ) + 10% por parcela

Ou seja:

(1.000,00 * 10%) / 3 =

1.100,00 / 3 = 366,66 este é o valor da 1ª. Parcela

Por se tratar de juros compostos, o valor da 2ª. parcela será calculado sobre os juros que foram aplicados na 1ª. Ou seja, serão juros sobre juros.

366,66 + ( 366,66 * 10%) = 403,33 valor da 2ª. parcela e

403,33 + ( 403,33 * 10%) = 443,66 valor da 3ª. Parcela

• Juros sobre total = ( Valor total da nota * Tx ) / P

( R$ 1.000,00 * 10% ) / 3 = 366,66 valor da 1ª. Parcela

366,66 valor da 2ª. Parcela

366,64 valor da 3ª Parcela

Obs.: Se fossem 4 prestações, na fórmula, o 3 seria substituído pelo 4 e assim por diante.

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O campo Fixa Mês em 30 dias, irá considerar que todos os meses do ano têm 30 dias. Para utilizar este recurso dê um clique no campo para ativá-lo. Se quiser evitar que os pagamentos caiam nos finais de semana, dê um clique no campo Muda Data de Pagto e o sistema fará a alteração dos vencimentos do Sábado e Domingo para a Segunda-feira seguinte.

Figura 15 – Item 3

Na seção parâmetros é possível definir um valor para a condição de pagamento. Basta informá-lo no campo Valor Mínimo para que sistema impeça sua aplicação em transações que não atinjam o montante estipulado.

Os campos Desconto Pré-Estipulado e Taxa Financeira Aplicada, quando preenchidos, resultarão no cálculo automático dos valores toda vez que a condição de pagamento for utilizada.

Em Configurações do Carnê é possível imprimir o carnê de pagamento pela impressora fiscal . Este tipo de impressora é divida em duas funções: uma permite apenas a emissão de cupons fiscais obedecendo à lei fiscal vigente e a outra possibilita impressões com textos livres.

Dois campos no cadastro de condição de pagamento utilizarão o recurso dos textos livres para imprimir o carnê:

1º. Imprime Carnê – deverá estar sempre marcado para que a rotina funcione;

2º. Mensagem do Carnê – qualquer texto digitado neste campo será impresso no final do carnê.

No texto desenvolvido para a impressora Bematech serão impressos: nome do cliente, CPF, data da compra, valor total, quantidade de parcelas, número do documento, filial, datas de vencimento, valores das parcelas e a declaração de aceite da dívida.

Este recurso está homologado (disponível) apenas para as impressoras Bematech. Cada marca de impressora fiscal necessita um programa específico para utilizar este recurso.

ATENÇÃO!

O sistema não permitirá a aplicação de condição de pagamento que não esteja de acordo com a configuração definida no cadastro de evento.

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1.3.2.2 Alterar Condição de Pagamento

Clique em Procurar. A lista de todos as condições será apresentada na tela. Para visualizar toda a lista, utilize a barra de rolagem. Selecione o tipo que deseja alterar e clique em Alterar, ou dê um clique duplo para abrir a tela com o tipo de condição escolhida. Clique sobre o campo que deseja alterar o digite a nova informação. Para alterar os dados de uma tabela, clique sobre ela para que se expanda e faça as alterações. Clique em OK para salvar as alterações feitas na tabela e em seguida clique em Efetivar.

1.3.2.3 Excluir Condição de Pagamento

Clique em Procurar. A lista de todas as condições de pagamento será apresentada, selecione aquela que será excluída e dê um clique. Uma mensagem pedindo a confirmação da exclusão será apresentada na tela, clique em Efetivar para confirmar, ou dê um clique na seta Voltar para retornar à tela anterior.

ATENÇÃO!

Se a condição de pagamento selecionada estiver relacionada a alguma movimentação ou pedido, o sistema não permitirá sua exclusão.

1.3.3.4 Procurar Condição de Pagamento

Clique em Procurar. A lista de todos os tipos de comissão será apresentada na tela. Para visualizar toda a lista, utilize a barra de rolagem.

1.3.4 Tipo de Pagamento

O cadastro de tipo de pagamento é para informar como será a liquidação do título, a pagar ou receber, por exemplo: cheque ou dinheiro.

1.3.4.1 Incluir Tipo de Pagamento

Entre no item UTILITÁRIOS , clique no sinal de adição (+) da pasta Comercial e escolha a opção Tipo de Pagamento.

Informe uma descrição para o Tipo de Pagamento.

Vamos deixar de lado por enquanto o campo Simplificado, se falarmos sobre ele final será mais fácil entendê-lo.

O campo Moeda é para preencher com a moeda corrente no país. Portanto, deixe em branco este campo a menos que o tipo de pagamento que estiver cadastrando seja em moeda estrangeira.

Toda vez que é feita uma operação que tenha influência no financeiro é gerado um título, inclusive nas operações à vista. O campo Baixa Automática faz com que o título seja gerado como

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baixado, evitando que o usuário tenha que baixá-los sempre que uma movimentação à vista seja efetuada.

No campo Taxa Financeira digite seu percentual para este tipo de pagamento, se houver.

O campo Cobrança deve ser utilizado com um tipo de pagamento especifico para ele. Quando este campo estiver marcado, o sistema irá gerar um título que será visualizado no histórico de clientes, na guia chamada Em Aberto, sempre que o cliente consultado utilizar este tipo de pagamento. O procedimento de cobrança e baixa dos títulos gerados com este tipo de pagamento é o mesmo utilizado para os demais títulos.

A seção da tela chamada Acessa é para uso exclusivo do tipo de movimentação cujo evento está configurado para utilizar a interface de PDV. Por exemplo, ao receber um pagamento com cheque é possível configurar o sistema para que o operador digite o número do banco e do cheque. Este tipo de movimentação deve estar previamente configurado para que a tela seja apresentada com os campos necessários.

Natureza agrupa os pagamentos afins. Por exemplo, visa, master, diners são todos de natureza cartão. Este campo é muito importante para empresas que utilizam o sistema eletrônico de cobrança bancária.

Na seção Plano de Contas, clique nas setas para informar as contas de débito e crédito que serão movimentadas.

Na seção Desconto Financeiro, clique na seta do campo Tipo de Desconto para visualizar as opções. Para a opção Percentual preencha o campo %Desconto e para a opção Expressão digite no campo a fórmula do desconto a ser aplicado. Esta fórmula será utilizada pelo sistema da mesma forma que foi vista no cadastro de comissões. Portanto, preencha o campo com a fórmula que melhor atenda às necessidades da empresa.

Figura 16 – Item 3

Na Figura 16 – Item 3 observamos um exemplo de fórmula que pode ser usada no caso de pagamento com cheque eletrônico.

No exemplo, é feita uma venda de R$ 100,00 onde, o cliente paga, com cheque eletrônico à vista. A administradora cobra uma taxa de 1% + R$ 0,15. Para os pagamentos a prazo os valores mudam de acordo com a tabela:

À vista - 1% + 0,15

30 d - 2,5% + 0,23

60 d - 4,3% + 0,23

90 d - 6,10% + 0,23

120 d - 0,7% + 0,23

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Substituindo a fórmula por valores teremos:

IF(PRAZO=0,100*0,01+0,15),(0,0006*30+0,007)*100+0,23

Traduzindo:

Se o prazo de pagamento for igual a zero ( à vista ), multiplique o valor da compra por 0,01 e some R$ 0,15. Se não for igual a zero, multiplique 0,0006 pelo prazo de pagamento ( 30 dias ), multiplique o resultado por 0,007 e este segundo resultado ( 2,5% ) multiplique pelo valor da compra e some R$ 0,23.

ATENÇÃO!

Esta fórmula poderá ser substituída por outra para atender a necessidade da empresa.

O campo Simplificado foi criado para facilitar o cadastramento dos títulos a receber quando este é feito manualmente e não através das movimentações de vendas. No menu principal existe o item Títulos. Neste item é possível cadastrar contas a pagar e a receber independentemente de lançamento de notas fiscais.

Figura 17 – Item 3

Quando o campo Simplificado está marcado, o sistema abre uma tela de inclusão rápida de título a receber para facilitar o trabalho de digitação. Para acionar a tela simplificada de inclusão basta clicar no link Incluir Título Simplificado. A utilização deste link será vista com mais detalhes no módulo 8.

Na Figura 17 – Item 3 podemos visualizar a tela de inclusão de tipo de pagamento.

Clique em Efetivar.

1.3.4.2 Alterar Tipo de Pagamento

Selecione a natureza do pagamento e clique em Procurar. A tela de visualização do cadastro exibirá todos os tipos de pagamento. Selecione aquele que deseja alterar e dê um clique duplo para acessar seu registro. Faça as alterações necessárias e clique em Efetivar.

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1.3.4.3 Excluir Tipo de Pagamento

Selecione a natureza do pagamento e clique em Procurar. A tela de visualização do cadastro exibirá todos os tipos de pagamento. Selecione aquele que deseja excluir e clique em Excluir.

Clique em Efetivar.

ATENÇÃO!

Se o Tipo de Pagamento selecionado estiver relacionado a algum título a pagar ou receber, o sistema não permitirá sua exclusão.

1.3.4.4 Procurar Tipo de Pagamento

Selecione a natureza do pagamento e clique em Procurar. A tela de visualização do cadastro exibirá todos os tipos de pagamento que foram incluídos no arquivo.

Na Figura 18 – Item 3 podemos visualizar as características de cada tipo de pagamento conforme foram cadastradas.

Figura 18 – Item 3

Observe que nos pagamentos em dinheiro as colunas de Baixa Automática e de Desconto

aparecem marcadas.

1.4 Auxiliar a Produto

1.4.1 Proporção na Grade

Entre no item PRODUTOS e SERVIÇOS, clique no sinal de adição (+) da pasta Cadastros e escolha a opção Proporção nas Grades.

1.4.1.1 Incluir Proporção nas Grades

Após cadastrar as grades com as quais a empresa irá trabalhar, é necessário fazer o cadastro das proporções de grade, se a empresa costuma produzir dessa forma. Uma grade poderá ter várias proporções vinculadas a ela.

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Digite o código e a descrição. Selecione a grade para fazer o vínculo e clique em Efetivar.

É possível vincular um produto a uma grade ou proporção específicas. Selecione o produto ao qual a proporção será vinculada. A seguir, dê um clique na tabela referente à proporção.

A proporção poderá ser para cor, tamanho e estampa. Clique em Efetivar.

Figura 19 – Item 3

Na Figura 19 – Item 3 temos exemplos de proporções cadastradas para as três opções disponíveis. Este exemplo é apenas ilustrativo, o sistema não permite a expansão várias tabelas ao mesmo tempo.

1.4.1.1.1 Alterar Proporção nas Grades

Clique em Procurar para visualizar todas as proporções cadastradas e suas respectivas grades. Dê um clique duplo sobre a proporção a ser alterada para visualizar a tela com o registro completo. Faça as alterações necessárias em clique em Efetivar.

1.4.1.1.2 Excluir Proporção nas Grades

Clique em Procurar para visualizar todas as proporções cadastradas e suas respectivas grades. Dê um clique duplo sobre a proporção a ser excluída para visualizar a tela com o registro completo. Uma mensagem pedindo a confirmação da exclusão será emitida na tela. Clique em Efetivar para confirmar a exclusão do item.

ATENÇÃO!

Se a proporção estiver vinculada a algum item que tiver movimentação, o sistema não permitirá sua exclusão.

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1.4.1.1.3 Procurar Proporção nas Grades

Clique em Procurar para visualizar todas as proporções do cadastro. Ou utilize os campos de filtros para selecionar apenas os itens que interessem no momento.

1.4.2 Prazo de Entrega

Os prazos de entrega são utilizados nos pedidos de compra e venda. Ao ser informado no pedido de compra irá gerar previsão financeira e no pedido de venda é um campo informativo, ou seja, não causa reflexos em outros módulos do sistema.

Entre no item UTILITÁRIOS , clique no sinal de adição (+) da pasta Comercial e escolha a opção Prazos de Entrega.

1.4.2.1 Incluir Prazos de Entregas

Na Figura 20 – Item 3, vemos a tela de inclusão com um exemplo de prazo de entrega sendo cadastrado. Como sempre, o primeiro campo a ser informado é o código, em seguida a descrição, 30/60/90 dias e o prazo para entrega da primeira remessa ( ou remessa única, se for o caso ). Estes três campos e mais a tabela são de preenchimento obrigatório. Na tabela, deverão ser informados os percentuais a serem entregues e seus respectivos prazos.

Figura 20 – Item 3

Os campos não obrigatórios funcionam como auxiliares no controle das entregas.

• Em Percentual p/ a 1ª, será informada a porcentagem do pedido que será entregue na primeira data.

• Em Fixa mês em 30 dias, considera que todos os meses têm 30 dias, mês comercial.

• Em Muda a data de entrega de Sábado ou Domingo p/ segunda, altera automaticamente a data de entrega que cai nos finais de semana para a Segunda-Feira ( Este procedimento não se aplica a feriados ).

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• Em Validade, limita o tempo que o Prazo de Entrega será válido. Por exemplo, para o caso de um prazo ser criado para uma promoção.

• Muda data de Entrega de Sábado e Domingo / Segunda-Feira funciona como nos prazos de pagamento.

Na Figura 20 – Item 3, os prazos são 30, 60 e 90 dias sendo que a primeira remessa será 50% do pedido e efetuada em 30 dias. O restante do pedido será dividido em duas remessas de 25% cada uma e em intervalos de 30 dias, ou seja, entregues em 60 e 90 dias, respectivamente.

1.4.2.2 Alterar Prazo de Entrega

Clique em Procurar. A lista de todos os prazos de entrega do cadastro será apresentada, selecione aquele que quiser alterar, dê um clique e a tela referente ao tipo escolhido aparece. Faça as alterações desejadas e clique em Efetivar.

Caso a alteração a ser feita seja na tabela de prazos, dê um sobre ela e faça as alterações necessárias. Clique em OK, para fechar a tabela e, em Efetivar para gravar as alterações.

1.4.2.3 Excluir Prazo de Entrega

Clique em Procurar. A lista de todos os prazos de entrega do cadastro será apresentada, selecione aquele que será excluído e dê um clique. Uma mensagem pedindo a confirmação da exclusão será apresentada na tela, clique em Efetivar para confirmar, ou dê um clique na seta Voltar para retornar à tela anterior.

ATENÇÃO!

Se o Prazo de Entrega selecionado estiver relacionado a algum título a pagar ou receber, o sistema não permitirá sua exclusão.

1.4.2.4 Consultar Prazo de Entrega

Para consultar os prazos de entrega cadastrados, clique em Procurar. A lista de todos os prazos de entrega surgirá na tela. Utilize as setas de direção para navegar pela lista.

1.5 Transportadora

Entre no item UTILITÁRIOS , dê um clique no sinal de adição (+) da pasta Comercial e escolha a opção Transportadoras.

1.5.1 Incluir Transportadora

Clique no link Inclui Transportadora.

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Como foi feito no cadastramento dos clientes e representantes, para cadastrar as transportadoras é necessário definir o formato dos códigos para que haja um padrão entre todos os códigos dos cadastros. Os campos referentes à apuração de impostos têm as mesmas funções que os campos vistos no cadastro de clientes.

• Guia Geral

Digite o código e a razão social. O campo Desativado certamente não será utilizado no momento da inclusão de uma transportadora. Se estiver marcado, o nome da transportadora não será mostrado nas movimentações de vendas.

ATENÇÃO!

Mesmo quando estiver marcado, este campo não impedirá a inclusão da transportadora nas movimentações de vendas.

Prossiga preenchendo os campos com as informações pedidas. Para saltar de um campo para outro use a tecla TAB.

A seção de endereço é exatamente igual ao que já vimos quando cadastramos os clientes.

Na seção Endereços é possível cadastrar quatro endereços diferentes. Observe na Figura 21 – Item 3 as opções para cadastrar.

Na seção Endereço é possível informar mais de um endereço, como foi feito no cadastro de clientes.

Para cadastrar o primeiro endereço, seja ele qualquer uma das opções mostradas, no campo Tipo de Endereço dê um clique sobre a opção e preencha os campos com as informações.

ATENÇÃO!

Para os casos em que os endereços forem diferentes, utilize os campos para flag. Se esses campos não estiverem marcados, o sistema imprimirá sempre o endereço principal.

• Endereço de Entrega – Se não for igual ao endereço principal, deverá estar marcado para ser impresso na nota fiscal.

• Endereço da Nota – É o endereço que deverá constar na nota fiscal como principal.

• Endereço de Cobrança – É o endereço de envio do boleto bancário.

• No caso de endereço único, marque os três flags para informar ao sistema que o mesmo endereço será utilizado para as três funções.

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Figura 21 – Item 3

Para cadastrar as outras opções de endereço utilize os botões que aparecem no lado esquerdo do campo, descanse o mouse sobre eles e observe a legenda: Anterior, Próximo, Inserir e Excluir.

Após cadastrar o primeiro endereço, clique no botão Inserir ( * ) para limpar os campos. Selecione uma nova opção de endereço e preencha os campos novamente. Repita esta operação para cadastrar quantos endereços quiser.

Clique nos botões Anterior e Próximo para visualizar todos os endereços cadastrados para este cliente.

ATENÇÃO!

Obrigatoriamente, o programa precisa pelo menos um endereço de cobrança para emissão de boletos e duplicatas. Se houver mais de um endereço para cobrança, em alguns relatórios financeiros a informação será duplicada.

A seção seguinte da tela é para incluir informações sobre os contatos com a transportadora. Digite nos campos os números de telefones com os respectivos DDDs e ramais.

• Guia Dados da Transportadora

Informe em qual região que a transportadora atua.

Para que o sistema calcule o valor do frete e do seguro a serem pagos será necessário informar alguns dados antecipadamente:

• O peso por peça de cada item deverá estar preenchido corretamente no cadastro de produtos no campo Peso Kg.

• No cadastro do evento, na guia Financeiro e Contabilização, o campo Gerar Título para Frete deverá estar selecionado com a opção adequada.

• A Tabela de Preços do Frete, no cadastro de transportadoras deverá estar preenchida.

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Figura 22a - Item 3

Com estas informações o sistema irá gerar um título a pagar no caso de Cif, ou acrescentará o valor do frete ao título a receber do cliente, no caso de Fob, de acordo com a configuração do evento e a opção selecionada na movimentação de venda e de compra.

Também será necessário configurar a rotina de frete nos parâmetros gerais do sistema. Entre em UTILITÁRIOS , escolha a opção Parâmetros Gerais e clique na guia Fechamento e Geração de Títulos. Na seção de Frete serão informados: número da conta no plano de contas financeiro, tipo de pagamento e se o frete deverá ser cobrado no pagamento da primeira parcela do título, nos casos de Fob. O campo motivo foi criado para atender a necessidade de um cliente específico, mas poderá ser preenchido com a opção Indefinido.

Para gerar automaticamente o título a pagar, o sistema utilizará as informações cadastradas na Tabela de Data de Pagamento de Frete.

Clique na tabela para visualizar os campos que devem ser preenchidos.

Figura 22b – Item 3

A coluna Faturados Até define que os títulos emitidos até o dia 10, por exemplo, de cada mês serão pagos trinta dias após a data de emissão, ou seja, no dia 10 do mês posterior. O mesmo procedimento será seguido para os títulos emitidos até dia 20 ou 31.

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No campo Seguro deverá ser informado o valor do seguro por item e o sistema calculará automaticamente o valor total do seguro baseado no preço de venda total dos produtos.

No caso do seguro, o pagamento será feito da mesma forma que o frete. Se a empresa pagar o frete o sistema gerará um título a pagar e se o cliente pagar, o sistema incluirá o valor no título a receber correspondente.

1.5.2 Alterar Transportadora

Clique em Procurar para visualizar a lista do cadastro de transportadoras. Selecione o registro que deseja alterar. Dê um clique duplo para abrir a tela com os dados do registro e digite a nova informação no campo a ser corrigido. Se a alteração a ser feita for na Tabela de Preços do Frete, clique em OK para salvar a informação alterada na tabela.

Clique em Efetivar para salvar as alterações feitas no registro.

1.5.3 Excluir Transportadora

Clique em Procurar para visualizar a lista do cadastro de transportadoras. Selecione o registro que deseja alterar. Selecione a transportadora que deseja excluir.

Clique em Excluir. Uma mensagem confirmando se realmente deseja excluir o item será apresentada na tela. Clique em Efetivar para confirmar a exclusão ou clique em Voltar para sair da tela.

ATENÇÃO!

Se a transportadora selecionada estiver relacionada a algum tipo de movimentação, o sistema não permitirá sua exclusão.

1.5.4 Etiqueta

Se desejar emitir uma etiqueta apenas para uma transportadora, selecione o cliente em clique no link Etiqueta.

Para utilizar este recurso é necessário ter instalado o programa TM FORMS e a etiqueta deve estar previamente configurada no servidor, no diretório C:\WTS\FILES\DOCUMENTOS\MALADIR.

1.5.5 Procurar Transportadora

A tela para consulta de transportadora possui dois guias para selecionar o tipo de busca: Lista Transportadora com Filtro e Procura Transportadora.

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Para realizar uma busca no cadastro de transportadoras utilizando a primeira opção de busca, basta clicar na seta do campo Ordem para escolher uma das opções de listagem e clicar em Procurar.

Utilize as barras de rolagem para visualizar todos os dados da listagem.

Na segunda guia, é possível fazer uma busca mais específica, como, por exemplo, descobrir a qual transportadora pertence um determinado CNPJ, digite o número no campo respectivo, selecione o campo Ordem e clique em Procurar. O sistema fará uma pesquisa e apresentará na tela o registro com todos os dados referentes ao número do CNPJ digitado.

Na Figura 23 – Item 3 visualizamos uma tela de busca por campo específico, o CNPJ.

Figura 23 – Item 3

2 PEDIDOS

2.1 Pedido de Vendas

Depois de cadastrar os itens necessários para a composição de um pedido de vendas, iremos realizar o cadastro de um pedido de vendas propriamente dito.

Entre no item VENDAS e escolha a opção Pedido de Venda.

2.1.1 Incluir Pedido de Venda

Observe a Figura 24 – Item 3 e perceba, que a maioria dos campos que estão na parte superior da tela são conhecidos e todos foram vistos nos cadastros que aprendemos a efetivar até aqui. Vários campos são obrigatórios, sem os quais o sistema não efetivará o pedido e são fundamentais na emissão de relatórios. Por exemplo, muitos relatórios se baseiam nas datas de emissão, recebimento ou entrega para selecionar os registros que serão processados.

O campo Coleção é utilizado em conjunto com o botão Buscar Coleção, localizado à esquerda da tela. Se uma coleção for selecionada, o botão de busca mostrará na tela todos os itens nela incluídos para que sejam digitadas as quantidades daqueles que entrarão no pedido. Alguns relatórios do sistema permitem filtrar as informações pela coleção do pedido.

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Há um recurso nos parâmetros gerais do sistema que verifica se os itens selecionados realmente pertencem à coleção informada. Na guia Faturamento e Pedidos, na seção de Pedidos de Venda, o campo Valida Coleção poderá ser marcado para impedir a inclusão de itens que não pertençam à coleção indicada ou, então, emitir mensagens de alerta.

ATENÇÃO!

Para utilizar este recurso, será obrigatório que o usuário informe a coleção do item durante a digitação do pedido de venda. Este recurso não será ativado se, no pedido de venda, o campo coleção estiver em branco.

É possível fazer um pedido de venda contendo itens de estoques diferentes, por exemplo, produto acabado e matéria-prima, ou produto acabado e serviço, ou os três tipos. No campo Tipo de Produto selecione a opção Múltiplos. Para utilizar este recurso, dentro do grid, na coluna Tipo, será necessário informar se a linha está tratando de produto acabado, matéria-prima, serviço ou material de consumo digitando AC, MP, SE ou MC. Daí em diante o processo é igual ao lançamento normal.

Para quem utiliza o leitor de código de barras, o sistema pode ser configurado para fazer os pedidos utilizando o equipamento. Escolha o item Utilitários no menu principal, e em seguida a opção Parâmetros Gerais. Clique na guia Faturamento e Pedidos e, na seção Pedidos de Venda marque o campo Utiliza Código de Barras. Clique em Efetivar para salvar a alteração.

O leitor fará a leitura do código de barras e preencherá o campo da coluna Código. Proceda com o preenchimento do pedido de vendas normalmente.

As opções do campo Código de Liberação não interferem no pré-faturamento ou no faturamento dos pedidos de vendas, são apenas informativas. A opção selecionada neste campo poderá ser visualizada no Relatório 303 – Pedidos Bloqueados.

No campo Endereço será mostrado sempre aquele que estiver marcado no cadastro do cliente como endereço de entrega.

A função do campo Sortido é abrir mais uma linha e uma coluna na grade onde serão digitadas as quantidades dos itens. Este recurso é para o caso de venda na qual o cliente compra sem escolher tamanho, cor ou estampa, definindo apenas a quantidade do item. Neste caso será informado, no pedido somente a quantidade que deve ser separada. No pré-faturamento do pedido, após a separação das peças, será possível informar a quantidade que será enviada de cada tamanho, cor ou estampa de acordo com a disponibilidade do estoque.

ATENÇÃO!

Para utilizar o recurso Sortido é necessário obrigatoriamente utilizar o recurso de pré-faturamento manual.

O campo Prioritário, se estiver marcado, fará com que o sistema dê prioridade ao pedido de venda na distribuição do pré-faturamento automático.

A Tabela de Meses de Entrega funciona em conjunto com o campo “Disponível Em”, que está na guia Geral do cadastro de produtos e com o campo de “Múltiplas Datas de Entrega”, encontrado nos parâmetros gerais do sistema, na guia Faturamento e Pedidos. Dê um clique na tabela para que

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se expanda e selecione o mês e a quinzena na qual será programada a entrega. Ao selecionar a opção de múltiplas datas de entrega, será disponibilizada na tela de pedido de venda a coluna Entrega que será preenchida automaticamente. No final da digitação dos produtos, clique no botão Assistente de Preenchimento, localizado na barra à esquerda dos itens do pedido. A coluna Entrega será preenchida com sugestões de datas baseadas na informação do campo Disponível Em. Ao usar este recurso, preencha a coluna Entrega com a data corrente para ter acesso ao campo de código e no final da digitação clique no botão Assistente de Preenchimento.

Se a empresa trabalha com metas de vendas e houver um pedido que não deva ser incluído na meta do representante, o usuário poderá marcar o campo Não Influi na Meta. Como reflexo desse campo, o valor do pedido não será computado no total das vendas do representante para fins de cumprimento da meta. No relatório 91 – Metas, o pedido que tiver este campo marcado também não será visualizado.

No centro da tela, em azul, está o campo onde serão digitados os itens do pedido e suas respectivas informações, como código, quantidade e preço.

Abaixo da inclusão de itens há outros campos a serem preenchidos, em sua maioria referentes ao próprio pedido.

E, por fim, no rodapé da tela tem os campos referentes à totalização do pedido.

Depois de preenchidos os campos na parte superior, informe os itens vendidos na seção Produtos.

Figura 24 – Item 3

Dê um clique na coluna código e digite o código do produto. Tecle Enter para abrir a janela de grades e digitar as quantidades dos itens. Ao encerrar a digitação, clique OK para fechar a janela. Veja que o sistema assumiu as quantidades digitadas e acrescentou várias outras informações na linha, como preço e descrição.

Na Figura 24 – Item 3 visualizamos a janela de grades expandida para receber as quantidades dos itens do pedido. Nela, podemos ver um exemplo de digitação manual das quantidades.

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Porém, se a grade de cores e tamanhos for muito grande torna-se inviável digitar uma a uma. Nesses casos é melhor utilizar o recurso de preenchimento de grade por proporções. Este recurso, na verdade, foi criado para ser utilizado por empresas que trabalham com quantidades fechadas, as packs ou grades.

Dê um clique na coluna código e digite o código do produto. Tecle Enter para abrir a janela de grades.

No rodapé da janela, dê um clique no link Proporções e veja que uma segunda janela se abre na tela: a janela Proporções.

Na janela Proporções é possível inserir as quantidades por proporção de tamanho, cor, distribuindo ou multiplicando.

Em nosso exemplo, foi feita uma distribuição de três mil peças na proporção de 1/2/1 dos tamanhos P, M e G.

Observe na Figura 25 – Item 3 a utilização do preenchimento por proporção.

Figura 25 – Item 3

Para preencher a janela Proporções clique nas setas dos campos Proporção e Opção para definir como será feita a distribuição. No campo Quantidade, informe quantas peças o sistema irá distribuir na grade. É possível distribuir as quantidades apenas em determinadas cores. Para isso clique no campo Cor e selecione a cor do produto. No campo Opção defina se o sistema irá distribuir a quantidade informada na grade ou se irá multiplicar a quantidade pela proporção da grade.

Em nosso exemplo se fosse escolhida a opção Multiplicar, o sistema usaria a proporção 1/2/1 para lançar as quantidades na grade.Então o resultado seria o que podemos ver na Figura 26–Item 3.

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Figura 26 – Item 3

Depois de inserir todos os produtos, prossiga com o preenchimento do pedido utilizando a barra de rolagem para visualizar todos os campos restantes.

Clique nas setas para selecionar as opções. No campo Obs. digite qualquer informação que julgue necessária acrescentar ao pedido.

Em Condição de Faturamento selecione uma das três opções: normal, parcial e remessa.

Na seção Situação clique em um dos campos para informar a condição do pedido: se ele é um pedido Aprovado, se ele é apenas um Orçamento. A condição Quitado quer dizer que o pedido foi atendido total ou parcialmente e, neste caso o restante do pedido será cancelado. Este campo não poderá ser marcado manualmente. O campo Reservar cria automaticamente um pré-faturamento reservando a mercadoria no estoque para atender o pedido do cliente. Quando usado em conjunto com o recurso Verifica Estoque, encontrado nas configurações gerais, ele fará o pré-faturamento somente dos itens que tiverem quantidade suficiente no estoque, deixando os itens com saldo restante ou quantidade zero para serem pré-faturados posteriormente. Para ativar este recurso, é necessário marcar o campo Ajusta a Quantidade dos Itens ao Saldo do Estoque, que fica visível quando o campo Verifica Estoque é marcado, na tela de pré-faturamento, das configurações gerais.

O sistema busca automaticamente o peso dos itens no cadastro de produtos.

Por fim, na última linha da tela, temos os campos onde podemos visualizar os totais gerais e fazer acertos sobre o valor total nota. Por exemplo, no caso de um desconto, insira no campo um valor indicando a porcentagem do desconto e clique no campo seguinte para visualizar o montante do desconto. O total geral da nota já aparece na tela com o valor corrigido.

Agora, suponha que seja combinado um desconto cortesia com o cliente que será um desconto sobre desconto. Para fazer este lançamento clique no campo com as reticências ( ... ).

Observe a janela expandida onde estão relacionados os descontos aplicados. Informe nesta tabela a porcentagem do desconto cortesia. No final clique em Executar para aplicar o total do desconto sobre a nota.

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ATENÇÃO!

Se o campo Desconto estiver preenchido no cadastro do cliente, o sistema aplicará os descontos da nota sobre o desconto que estiver informado no cadastro.

Clique em Efetivar para gravar o pedido.

Na tela de inclusão de pedidos de venda, existem vários links com recursos que dinamizam o trabalho de digitação.

Figura 27 – Item 3

2.1.1.1 Pedido de Venda com consulta de estoque e v isualização da foto do produto

Na grade para digitação das quantidades, pode ser visualizado o estoque atual dos itens na filial selecionada no pedido. Esta quantidade é a mesma visualizada na consulta do estoque sem a reserva. Para ativar este recurso, marque o campo Mostra Estoque, no grupo Pedidos de Venda, nas configurações gerais. A quantidade vendida deve ser digitada na linha Saldo.

Figura 28 – Item 3

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ATENÇÃO!

Quando o pedido de vendas estiver configurado para utilizar códigos de barra, a tela não será exibida.

Para visualizar imagens dos itens nas telas de inclusão de pedidos e de pré-faturamento, marque o campo Mostra Foto do Produto. Este campo é encontrado nas configurações gerais dos dois recursos e deve ser marcado em ambos para ser visualizado nas duas telas.

É importante lembrar que o usuário deverá manter um arquivo com as imagens dos produtos para que o Millennium possa exibi-las nas telas do sistema.

2.1.1.2 Pedido de Venda com múltiplos vendedores

O pedido de vendas pode ser emitido para múltiplos vendedores desde que esteja configurado para este fim. Para configurá-lo é necessário informar a divisão no cadastro do produto, do vendedor e do tipo de comissão, pelo qual o sistema irá se orientar para calcular o valor da comissão a ser paga. Se estes três cadastros não estiverem preenchidos corretamente, o cálculo da comissão poderá ser prejudicado.

Em seguida marcar o campo Múltiplos Vendedores, no grupo Pedidos, das configurações gerais. Dessa forma o campo Vendedores, da tela de pedidos de venda, será substituído por uma tabela, na qual poderão ser selecionado vários vendedores, da mesma forma que ocorre na tela de faturamento.

ATENÇÃO!

Para faturar mais de um pedido com múltiplos vendedores de uma vez, é preciso certificar-se que os vendedores são os mesmos para todos os pedidos. Caso contrário será necessário faturar os pedidos separadamente para que o cálculo das comissões não seja prejudicado.

2.1.1.3 Cliente

Este link acessa o cadastro de clientes permitindo inclusões e alterações de registros, consulta de histórico, perfil e resumo financeiro. Dê um clique no link para abrir a tela desejada e clique em Efetivar para salvar a alteração.

O sistema retorna automaticamente à tela de inclusão de pedido.

2.1.1.4 Limpar Produtos

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Limpa Produtos, deve ser acionado para limpar toda a área da tela onde foram digitados os itens. Ele apagará todos os itens digitados e manterá as demais informações na tela, como número de documento, data, filial etc.

2.1.1.5 Atualizar Listas

Clicando nas setas nos finais dos campos, o sistema mostra listas com opções para selecionar. Como é possível fazer alterações em alguns campos sem sair da tela de inclusão de produto, basta clicar neste link para visualizar as informações atualizadas.

2.1.1.6 Produtos

Este link acessa o cadastro de produtos permitindo alterações e exclusões de registros, visualização de histórico, resumo de movimentação e preços dos itens. Dê um clique no link para abrir a tela desejada e clique em Efetivar para salvar a alteração.

O sistema retorna automaticamente a tela de inclusão de pedido.

2.1.1.7 Observações do Item

Permite inserir alguma informação adicional sobre o item, que o usuário considere necessária. Para utilizá-lo dê um clique no link para abrir a janela, digite a observação e clique em OK.

2.1.1.8 Copiar Produtos

Permite copiar produtos de pedidos, notas, tickets e romaneios emitidos, coletor de dados e arquivos dbf. Para utilizá-lo selecione o pedido, clique no link Copiar Produtos e a seguir no link Demais Opções. A janela de opções será aberta para que o usuário selecione a origem da cópia dos dados, como pode ser visualizado na figura 29b. Clique no campo Tipo para visualizar as origens possíveis e preencha os campos da tela para que o sistema mostre os registros.

Na Figura 29b – Item 3 temos como exemplo a janela de busca de arquivos de um coletor de dados. Digite o caminho ou clique no botão (...) para localizar o arquivo, em seguida clique em OK. O sistema copiará as informação do arquivo para o pedido.

ATENÇÃO!

O arquivo descarregado deve possuir apenas os produtos lidos pelo coletor e para que o Millennium BM interprete este arquivo é necessário um outro arquivo de extensão FLA. Este arquivo é configurado pelo aplicativo Fleditor onde é definido como a configuração do arquivo do coletor de dados.

A cópia com coletor de dados comum está disponibilizada para todos os usuários do sistema, porém a opção de coletor de dados Cipher Lab necessita um desenvolvimento específico para cada empresa.

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Figura 29a - Item 3 Figura 29b – Item 3

2.1.2 Alterar Pedido de Venda

Clique em Procurar. A lista de todos os pedidos de venda será apresentada na tela. Para visualizar toda a lista, utilize a barra de rolagem. Selecione o pedido que deseja alterar e clique em Alterar, ou dê um clique duplo para abrir a tela com o pedido escolhido. Clique sobre o campo que deseja alterar o digite a nova informação.

Clique em Efetivar.

As alterações feitas nas quantidades dos itens podem ser registradas em um histórico juntamente com seu motivo. Para ativar este recurso marque o campo Controle da Quantidade Original, no grupo Pedidos de Venda, nas configurações gerais. Este recurso preserva a quantidade digitada no pedido de venda após a efetivação da sua inclusão. Mesmo que o usuário faça várias alterações, zere ou quite as quantidades, aquela que foi digitada na inclusão sempre será visualizada.

Quando ativado, o recurso incluirá uma linha na tela de consulta de pedido exibindo a quantidade original de peças.

Na figura abaixo vemos o exemplo de grade para digitação onde a quantidade original do pedido eram 10 peças para cada tamanho da cor, que será exibida apenas para consulta e não poderá ser alterada.

Figura 30a -Item 3

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Se houver necessidade de registrar uma justificativa para a alteração da quantidade pedida, o usuário poderá utilizar o cadastro de motivos que foi implementado na janela de grades. Os motivos devem ser cadastros, na pasta Auxiliar, em Cadastro.

ATENÇÃO!

Se o motivo for substituído, o sistema armazenará sempre o mais recente.

Cada tamanho de cada cor alterada poderá ter também uma observação. Esta observação deverá ser digitada no campo de texto logo abaixo dos motivos.

Figura 30b – Item 3

Na tela de busca foi incluída a guia: Lista Quantidade Pedidos Alterados e Motivos. Esta guia permite que o usuário realize buscas por data de alteração, por motivo ou por representante. Perceba que há duas colunas: Qtdade Original – digitada na inclusão do pedido Qtidade Alterada – mostra a diferença entre a original e a atual Se a alteração for para menos, na coluna será mostrada a quantidade negativa.

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Figura 30c – Item 3

ATENÇÃO!

Se os motivos e as observações forem iguais, serão listados apenas uma vez.

Ao realizar alterações em pedidos de venda com reserva, que já tenham sido faturados parcialmente, o sistema fará a manutenção automática no pré-faturamento do pedido. Em qualquer alteração posterior ao faturamento, uma mensagem de tela informará ao usuário que há um pré-faturamento respectivo e que este também sofrerá alteração. Por exemplo, um pedido de venda com cem peças de um produto qualquer e que dessas cem peças, trinta já tenham sido faturadas. Se o usuário acrescentar ao pedido, dez peças, automaticamente, essas dez peças serão incluídas no pré-faturamento.

No caso de quitação do pedido de venda, esta regra não se aplica. Se o pedido for quitado, o pré-faturamento permanecerá no cadastro para ser excluído manualmente pelo usuário.

ATENÇÃO!

Leia em Procurar Pedidos mais detalhes sobre como realizar uma busca no cadastro de pedidos.

2.1.3 Alterar Orçamento

Através do uso de senhas, este link impede que os pedidos já aprovados sejam alterados por usuários não autorizados. Somente os orçamentos poderão sofrer alterações por qualquer usuário do sistema.

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2.1.4 Quitar

Quita os pedidos que não foram entregues parcial ou totalmente para manter um controle dos itens cancelados. Nos relatórios 79 e 80 permitem verificar e listar essas informações.

2.1.5 Excluir Pedido de Venda

Clique em Procurar. A lista de todos os pedidos de venda será apresentada na tela. Para visualizar toda a lista, utilize a barra de rolagem. Selecione o pedido que será excluído e clique em Excluir.

Uma mensagem será apresentada na tela perguntando se realmente deseja excluir o item selecionado. Clique em Efetivar para confirmar a exclusão ou retorne a tela anterior clicando no ícone Voltar.

ATENÇÃO!

Não deverão ser excluídos pedidos que foram faturados total ou parcialmente.

2.1.6 Copiar Pedido

Permite copiar produtos de um outro pedido para facilitar o trabalho de digitação, no caso de serem pedidos muito parecidos. Clique em Procurar e selecione o pedido que deve ser copiado. Ao clicar no link Copiar Produto a tela do novo pedido será aberta e poderá receber alterações em qualquer campo. Este recurso não permite fazer alterações nos itens do pedido.

2.1.7 Relatório Completo

É um link para o relatório 314 que imprime uma cópia do pedido de venda. Para utilizar este recurso, selecione o pedido que deseja imprimir e clique no link. Uma janela será aberta mostrando opções de impressão, clique em pedidos e em seguida clique OK.

2.1.8 Geração de Arquivo para Coletor

Gera um arquivo de texto para ser lido por um coletor de dados.

A função desse link é permitir a conferência da separação dos pedidos de venda com a utilização do coletor de dados. O sistema transforma o pedido num arquivo que o coletor de dados lê e faz a conferência eletronicamente.

Esse recurso foi desenvolvido para um cliente específico e direcionado para um determinado tipo de equipamento. Para utilizá-lo será necessário avaliar o equipamento disponível em cada empresa.

ATENÇÃO!

O Millennium BM simplesmente gera um arquivo de texto que pode ser lido pelo coletor de

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dados. O coletor e o programa que está instalado nele não fazem parte do sistema da Millennium.

2.1.9 Procurar Pedido de Venda

A primeira tela visualizada ao selecionar a função Pedidos de Venda é a tela de busca.

Observe as várias opções que o sistema oferece para encontrar um pedido dentro do cadastro. Qualquer um dos campos poderá ser utilizado para localizar um pedido apenas o campo Ordem é obrigatório.

Para que a busca tenha sucesso é importante prestar atenção nos campos Tipo de Data e Datas Inicial e Final. Veja bem, se o usuário estiver buscando um pedido emitido duas semanas atrás e não alterar a data inicial para busca, o sistema realizará a procura no arquivo a partir da data atual e apresentará uma tela vazia como resultado. O mesmo ocorrerá se estiver buscando por data de entrega e não alterar o campo Tipo de Data.

Tomados esses cuidados, basta clicar em Procurar ou se desejar fazer a busca por alguma informação específica, preencha o campo e em seguida clique em Procurar.

2.1.10 Libera Vínculos

A função deste link é cancelar o vínculo estabelecido entre um pedido de venda e uma ordem de produção. Clique no link para visualizar as ordens de produção que foram geradas para atender ao pedido. Selecione a ordem de produção e clique em Efetivar.

Este processo é parte de um recurso bem mais complexo que pertence ao módulo de produção, onde é apresentado por completo.

2.1.11 Desbloqueia Pedidos Fora de Padrão

Foi implementado um recurso para configurar padrões que os pedidos de venda deverão apresentar.

Na tela de busca de pedidos foi acrescentado o link “Configurar Padrão” onde deverão ser gravadas as informações que o sistema irá comparar com os pedidos de vendas cadastrados. Os pedidos que não estiverem de acordo com o padrão poderão ser bloqueados para o faturamento.

O padrão para pedidos abrangerá tabela de preços, condições de pagamento, desconto máximo e valor mínimo, podendo ser feito separadamente para CIF e FOB.

Os pedidos que forem bloqueados pelo recurso poderão ser desbloqueados pelo usuário utilizando o link “Desbloqueia Pedidos Fora de Padrão”. Neste link é possível fazer uma busca por seleções e visualizar apenas pedidos bloqueados que atendam uma determinada condição, como no exemplo da figura abaixo, onde serão visualizados apenas os pedidos emitidos no mês de março. Com a lista dos pedidos bloqueados, o usuário poderá marcar aqueles que deseja desbloquear. Clique em OK e em seguida clique em Efetivar para liberar os pedidos para o faturamento.

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3 HISTÓRICO DE CLIENTES

Todas as informações referentes a clientes podem ser visualizadas numa mesma tela do sistema Millennium BM.

Entre no item VENDAS e escolha a opção Histórico de Clientes.

A tela de histórico de clientes pode ser visualizada na Figura 31a – Item 3.

Figura 31a – Item 3

Note que a opção Busca já vem selecionada assim que a tela é aberta. Na mesma linha, encontramos os demais links que possibilitarão visualizar as várias informações referentes a cada cliente.

Preencha qualquer campo com uma informação referente ao cliente que deseja consultar e clique em Procurar.

Figura 31b – Item 3

Observe na Figura 31b – Item 3 que o sistema apresenta os dados do cliente.

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No histórico do cliente é possível consultar créditos, contas a receber e recebidas, pedidos de venda, compras, consignações, movimentações e cadastro. Na guia Outras Informações o usuário poderá visualizar quantidade de peças compradas pelo cliente e o preço médio pago por ele, valor total da compras, saldo devedor, títulos em atraso, em cartório, protestados, devolvidos e prorrogados, histórico de bloqueio do cliente, condições de pagamento, tabelas de preços e descontos aplicados para ele, informações bancárias, contatos pessoais e comerciais. As informações adicionais vêm do campo Observações, no cadastro do cliente. Na guia Em Aberto são mostradas as informações referentes às movimentações feitas com o tipo de pagamento Cobranças. Para visualizar as informações clique na guia respectiva.

A tela de histórico de clientes pode ser configurada para que o usuário visualize somente as informações pertinentes às suas funções. Use o gerenciador de usuários e selecione os módulos e os links que cada usuário poderá acessar no sistema.

ATENÇÃO!

Esta tela é somente para consultas e não permite nenhum tipo de alterações.

4 RELATÓRIOS

4.1 Mala Direta

A opção de impressão de mala direta pode ser utilizada para imprimir etiquetas dos cadastros de clientes, fornecedores, representantes e transportadoras.

Entre no item CRM e escolha a opção Mala Direta.

Clique na seta do campo Selecionar e defina qual cadastro será usado para gerar as etiquetas.

Dê um clique na guia de seleção Não Compraram Em para visualizar o campo Mostra Clientes que Nunca Compraram. Quando o segundo campo estiver marcado, o relatório exibirá também os clientes que forem incluídos no cadastro posteriormente ao período selecionado.

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Figura 32 – Item 3

Observe na Figura 32 – Item 3 que foi selecionado o cadastro de clientes e somente os registros de São Paulo. Para visualizar todos os campos de seleção, utilize a barra de rolagem.

Clique em Gera Arquivo para imprimir as etiquetas. Se não for necessário enviar mala direta a todos os clientes da cidade de São Paulo, clique em Selecionar Registros e marque os clientes que receberão correspondência. Em seguida clique em Gera Arquivo.

ATENÇÃO!

As etiquetas devem estar previamente configuras no diretório c:\wts. O técnico de suporte é a pessoa mais indicada para gerar as configurações de acordo com as necessidades da empresa. Para utilizar este recurso é necessário ter instalado o programa TM FORMS e a etiqueta deve estar previamente configurada no servidor, no diretório C:\WTS\FILES\DOCUMENTOS\MALADIR.

4.2 Relatórios

Imprimir relatórios no Millennium BM é muito semelhante à criação das listagens para consulta em tela, vistas até agora. A diferença é que os relatórios podem ser impressos.

Após fazer as seleções para o relatório, clique em OK para visualizar a impressão na tela. Se houver necessidade de imprimir um relatório com muita freqüência ele poderá ter sua configuração salva.

No rodapé da tela de filtros existe um campo para digitar o nome do relatório e ao lado um campo para marcar. Clique no ícone com um pequeno disquete para salvar a configuração.

Para desistir da impressão clique em Cancelar e a janela será fechada. A seguir clique na seta Voltar para retornar ao menu de relatórios.

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Para imprimir o relatório dê um clique no pequeno ícone com o desenho de uma impressora que aparece na barra de ferramenta.

Assim como é possível salvar a seleção dos filtros do relatório, também é possível salvar em arquivo o relatório impresso. Clique em Salvar para abrir a tela e selecionar a pasta na qual o relatório deverá ser salvo. Dessa forma o relatório poderá ser enviado e visualizado em qualquer computador, através de um leitor de relatórios, mesmo que no outro computador não tenha o Millennium BM instalado.

Entre no item UTILITÁRIOS e escolha a opção Relatórios.

Dê um clique duplo no relatório que deseja imprimir ou digite o número dele no campo Busca e em seguida dê um clique duplo.

4.2.1 Relatório 6 – Condições de Pagamento 4.2.2 Relatório 17 – Prazos de Entrega

Para imprimir o relatório de condições de pagamento e de prazos de entrega basta dar um duplo clique ou teclar Enter no nome do relatório. Por se tratar de relatórios simples, não há necessidade de fazer nenhum tipo de seleção, o sistema iniciará sua impressão imediatamente.

Clique no ícone Imprimir para enviar o relatório para a impressora.

4.2.3 Relatório 20 – Clientes (Resumido)

Este relatório emite uma listagem simples do cadastro de clientes com nome, endereço, telefone e data da última compra. É possível agrupar os clientes de acordo com o estado, a cidade ou o representante que atende o cliente.

Se a empresa tem o hábito de cadastrar o perfil do cliente, poderá imprimi-lo neste relatório marcando o campo Perfil do Cliente. O mesmo pode ser feito com o campo Dados Adicionais. Estes dois recursos estão no cadastro de clientes e precisam ser informados manualmente.

Defina a Ordem de impressão, o Endereço e o Tipo de empresa clicando nas setas no final dos campos. Por exemplo, se desejar imprimir somente as pessoas jurídicas, visualizando o endereço principal e listá-las por ordem de nome, basta definir essas informações nos campos.

Para verificar as informações do cliente em relação a uma determinada filial, clique no campo filial para selecioná-la.

Se desejar criar uma listagem mais específica, como, por exemplo, listar todos os clientes de um determinado bairro, use os campos para filtragem. No Campo para Filtro dê um clique na seta para selecionar o campo Bairro. Este campo trabalha em conjunto com os Filtros 1 e 2, então, no campo Filtro 1 informe que deseja listar apenas os clientes cujo bairro seja “ = “ a “ Centro “.

ATENÇÃO!

Quando no campo filtro for escolhido representante, o campo Valor deverá ser preenchido com o código e não o nome do representante. Por exemplo, para o representante João cujo código é 10, no campo deverá constar o código 10 em vez do nome.

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Nos campos seguintes é possível selecionar ainda mais os clientes que serão listados. Faixa de CEP, Seleção de Bloqueios, Campanhas, Faixa de Datas e Perfil são filtros utilizados para visualizar na listagem apenas os clientes que interessem num dado momento. Clique no sinal de adição ( + ) para expandir a guia e veja que há mais opções de seleção. Clique em OK para imprimir a listagem.

Figura 33a – Item 3

Na Figura 33a – Item 3 vemos a tela de seleção para o relatório simples de clientes.

Na Figura 33b – Item 3 vemos a listagem impressa onde foi selecionado um cliente pessoa jurídica, localizado na cidade de São Paulo, que tenha participado da campanha de vendas de março/ 2003 com sucesso nos resultados.

Figura 33b – Item 3

4.2.4 Relatório 21 – Clientes ( Completo )

O resultado deste relatório emite uma listagem detalhada do cadastro de clientes. Clique nas setas no final dos campos para selecionar os itens que serão listados.

Uma vez que se trata de um relatório detalhado, seria interessante utilizar ao máximo os recursos de filtragem e seleção que estão disponíveis.

Na tela do relatório completo é possível selecionar várias outras informações para dar uma visão ampla da situação do cliente. Na Figura 34a – Item 3 veja os campos adicionais para seleção.

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Figura 34a – Item 3

Observe o resultado do relatório completo para as mesmas seleções e filtros pedidos no relatório simples de clientes, na Figura 34b - Item 3.

Para visualizar todos os itens da tela, utilize a barra de rolagem.

Figura 34b – Item 3

4.2.5 Relatório 24 – Transportadora ( Resumido )

Imprime uma listagem somente com a razão social, nome do contato e número de telefone.

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Figura 35 – Item 3

Preencha os campos de filtragem e clique em OK para imprimir. A tela de impressão pode ser visualizada na Figura 35 – Item 3.

Figura 36 – Item 3

4.2.6 Relatório 25 – Transportadoras ( Completo )

Imprime uma listagem com todos os dados cadastrais da transportadora.

Para imprimir uma listagem selecionada preencha os campos de filtragem e clique em OK para imprimir. Se desejar imprimir, por exemplo, as transportadoras com códigos até 100, escolha o filtro Código e selecione a opção Até. Preencha o campo à frente com o número 100.

Figura 37 – Item 3

A tela de impressão pode ser visualizada na Figura 37 – Item 3.

Na Figura 38 – Item 3 mostra a listagem com os itens adicionais das transportadoras.

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Figura 38 – Item 3

4.2.7 Relatório 26 – Representantes ( Resumido ) 4.2.8 Relatório 27 – Representantes ( Completo )

Os relatórios 26 e 27 funcionam como os dois anteriores. O Preenchimento das telas é exatamente igual.

4.2.9 Relatório 78 – Pedidos de Venda – Data de Ent rega

Este relatório imprime listagens baseadas nas datas de entrega cadastradas no pedido de venda de mercadoria e também nas datas de emissão de pedidos. Clique na seta do campo Tipo de Data para selecionar uma delas.

Nos campos Data Inicial e Final informe o período que será utilizado como base para a emissão do relatório.

Em seguida, no campo Quantidade, selecione em qual delas o relatório deve considerar para a impressão do relatório.

O relatório poderá ser impresso por filiais e/ou representantes. Estes campos permitem a escolha de várias opções na mesma listagem.

A ordem na qual a impressão deve ser feita é o único item obrigatório nesta tela. Dê um clique na seta para expandir a cortina de opções e selecione aquela que melhor atenderá a necessidade do momento.

Os campos de filtro podem ser combinados com os campos de seleção.

Figura 39 – Item 3

No exemplo da Figura 39 – Item 3 vemos a tela preparada para emitir uma listagem baseada nas datas de entrega para ao período de 18/09/2003 até 17/10/2003, das filiais 07, 08 e 11, tirados pelo representante 13 e que contenham o produto CALÇA CINTURA BAIXA. Os pedidos podem ser

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Efetuados ou Não Efetuados. Se desejar listar os orçamentos feitos no período no mesmo relatório, marque o campo Orçamento.

4.2.10 Relatório 79 – Pedidos de Venda – Produto

Emite a listagem dos pedidos de vendas que foram lançados em um período determinado.

No tipo de layout Original, os pedidos podem ser listados de forma simples mostrando apenas os produtos, quantidades e valores, ou listados de forma mais completa onde são mostradas, além dessas citadas, outras informações como nome dos clientes, filiais e o número dos pedidos.

Este layout também permite imprimir o texto do campo Obs. do Item quando digitado no pedido de venda, para isso basta marcar o campo Obs. do Item.

No tipo de layout Previsão de Produção, o relatório mostra um comparativo entre os pedidos de venda lançados no sistema e a previsão de vendas ou de produção cadastrada para um período. A opção de layout com previsão também poderá ser sintética ou analítica.

O campo Quebra está disponível nos dois tipos de layout e permite uma visualização das informações por produto, cliente, pedido entre outros. O mesmo ocorre com o campo Subtrair Quantidade Pré-faturada que, somente será visualizado se a opção Quantidade a Entregar Não Efetuados estiver selecionada. Ao marcar este campo, o relatório imprimirá em colunas separadas as quantidades pré-faturadas e as não pré-faturadas.

Definido o layout do relatório, utilize as guias de seleção para imprimir apenas os itens que interessem. Por exemplo, imprimir os pedidos de uma única filial, ou de apenas dois dos representantes etc.

O relatório também permite que o usuário defina uma quantidade mínima para analisar os pedidos, por total ou por itens. Basta preencher o campo referido com a quantidade desejada e selecionar uma das opções do campo Aplicar Quantidade Mínima. Este segundo campo é que informará ao sistema se a análise da quantidade mínima deverá ser feita pelo total do pedido ou por item.

No final da listagem, é possível visualizar um resumo apresentando as quantidades e os valores totais por departamento. Para isso basta marcar o campo Resumo de Departamento.

No item PRODUÇÃO, na opção Previsão, é possível cadastrar as previsões de produção.

No exemplo da Figura 40 – Item 3 será impresso um relatório analítico com previsão de produção dos pedidos no mês de setembro/03, para a filial Lantejoulas, a quantidade pedida e a diferença entre elas.

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Figura 40 – Item 3

4.2.11 Relatório 80 – Pedidos de Venda – Completo

Este relatório lista todos os dados dos pedidos selecionados incluindo a descrição detalhada dos produtos com tamanho, quantidade, cor e estampa. Se houver um acerto sobre o valor final do pedido ou for concedido um desconto financeiro, estes valores serão impressos no relatório com seu respectivo percentual.

No final da listagem, é possível visualizar um resumo apresentando as quantidades e os valores totais por departamento, bastando para isso marcar o campo Resumo de Departamento.

A impressão do Relatório 80 requer o preenchimento de quatro campos básicos: Datas Inicial e Final, Tipo e Situação.

O campo Situação deve ser selecionado com muito cuidado para que não apresente resultados distorcidos na listagem. Em primeiro lugar deve ficar claro que o campo se refere à situação do pedido, o que não pode ser confundido com a situação do cliente.

O próximo passo é esclarecer que um pedido efetuado é aquele que foi quitado e um pedido não efetuado é aquele que ainda não foi totalmente entregue. Esta é a situação à qual o relatório se refere. Por exemplo, um pedido de 100 peças das quais 30 já foram entregues e 70 estão pendentes e serão entregues em quinze dias. Se no relatório for selecionada a situação Quantidade Pedida Efetuados, o pedido de nosso exemplo não entrará no relatório porque o pedido não foi efetuado. Porém, se for selecionada a situação Quantidade Entregue não Efetuada, o pedido de nosso exemplo aparecerá no relatório informando que das 100 peças vendidas, 30 já foram entregues. Se a opção for Quantidade a Entregar não Efetuados, ele também aparecerá mostrando as 70 peças vendidas que ainda não foram entregues.

A partir da seleção dos quatro campos obrigatórios é possível criar relatórios de pedidos de acordo com a necessidade do usuário.

Como nos outros relatórios, defina em qual tipo de data o sistema deverá realizar a pesquisa. Clique no campo Filtrar Por e selecione entre as datas por emissão ou por entrega.

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Os pedidos podem estar em vários estágios de evolução, clique na seta do campo Situação e escolha em qual delas se encaixam os pedidos que deseja listar. No campo Tipo informe se deseja listar os pedidos, orçamentos ou ambos.

Defina no campo Imprimir entre listar um pedido por página ou vários pedidos por página.

Nos campos Ordem de Pedido e Ordem de Produtos, escolha a forma que melhor atenderá a necessidade do usuário.

Neste relatório é possível visualizar um resumo mostrando a quantidade de peças por departamento e os valores respectivos, marcando o campo Resumo por Departamento.

Figura 41 – Item 3

No exemplo da Figura 41 – Item 3, o resultado do relatório será uma listagem dos pedidos que contenham o produto JJPA24, por data de emissão, no período entre 18/09 e 17/10 de 2003, das quantidades pedidas e não efetuadas. Serão impressos vários pedidos por página.

4.2.12 Relatório 83 – Compilação de Pedidos de Vend a

A finalidade deste relatório é totalizar os itens dos pedidos de um determinado período. O relatório agrupará os itens por tamanho e cor mostrando o preço unitário que consta no pedido e somando os valores. O total apresentado no final deste relatório deve ser igual ao do Relatório 85.

4.2.13 Relatório 85 – Estoque X Pedidos de Venda

Este relatório informa a necessidade de produção para reposição de estoque baseado nos pedidos de venda. A análise poderá ser feita considerando uma ou mais filiais. Se considerar uma filial, apresentará a necessidade referente apenas àquela filial. Se considerar duas irá somar a necessidade das duas e assim por diante.

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Figura 42 – Item 3

Na Figura 42 – Item 3 foi criado um relatório para verificar a necessidade de reposição dos produtos JJPA47 até JJPA67 das filiais selecionadas considerando os pedidos aprovados no período de 01/09 a 30/09 de 2003.

4.2.14 Relatório 113 – Representantes e seus client es

Este relatório emitirá uma listagem dos clientes referentes aos representantes selecionados com base no cadastro.

Clique nos campos para marcar os representantes que serão listados e em seguida clique em OK.

Na Figura 43 – Item 3 observamos que será impressa uma listagem dos clientes do representante JJRP13.

Figura 43 – Item 3

Observe o resultado do relatório na Figura 44 – Item 3. São exibidos todos os clientes com as datas de cadastro e da última compra.

Figura 44 – Item 3

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4.2.15 Relatório 117 – Clientes ( Histórico )

Imprime o histórico do cliente selecionado com informações sobre cadastro, títulos e pedidos.

Selecione o cliente e marque os campos que deseja visualizar na listagem. No exemplo da Figura 45 – Item 3 foram marcados alguns campos para que pudesse ser mostrado o resultado do relatório na Figura 46 - Item 3.

Figura 45 – Item 3

Figura 46 – Item 3

4.2.16 Relatório 119 – Pedidos X Estoque X Produção

Neste relatório é possível visualizar a descrição do produto, o valor unitário cadastrado na tabela que foi selecionada e o valor total do estoque. A quantidade é mostrada em duas colunas: a primeira com produtos acabados e a segunda incluindo a quantidade em andamento na produção. Portanto, o estoque disponível será igual ao estoque atual menos (os pedidos a entregar menos os pré-faturamentos) mais a quantidade em andamento na produção.

ATENÇÃO!

O relatório irá somar apenas os itens que se encontrarem da fase de andamento em diante.

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Portanto, para imprimir este relatório é preciso que as fases de produção estejam cadastradas no sistema, no item PRODUÇÃO, Cadastro, opção Fases.

Na listagem poderão ser impressos os pedidos aprovados, não aprovados ou ambos, todos os itens ou somente os que foram movimentados no período, com saldo de estoque positivo ou não e com ou sem valores. No caso de impressão com valores, o relatório levará em conta os valores da tabela de preços que for selecionada. O campo Imprimir Estoque mostra a quantidade atual do estoque e se estiver desmarcado mostrará apenas a coluna de quantidade disponível.

Utilize as guias de seleção para limitar as informações que serão impressas e visualizar somente os itens que interessem no momento. É possível selecionar a faixa de datas de entrega dos pedidos, produtos, filiais e coleções ativas, inativas ou ambas.

4.2.17 Relatório 129 – Estoque Disponível

A diferença entre este relatório e o 119 é que aqui não são apresentadas as fases da produção.

4.2.18 Relatório 132 – Posicionamento de Pedidos de Venda

Apresenta o andamento dos pedidos, se foram faturados ou não e, se foram, indica se o pedido foi totalmente atendido e se há itens a serem entregues ou cancelados e suas respectivas quantidades. O relatório pode ser impresso por datas de emissão ou entrega, por cliente ou por número de pedido.

A diferença entre o relatório analítico e o sintético é que o primeiro mostra os tamanhos e as respectivas quantidades.

A Figura 47 – Item 3 mostra a tela de configuração do relatório e a Figura 48 – Item 3 mostra a listagem resultante.

Figura 47 – Item 3

Observe que a listagem mostra todas as grades dos itens e suas respectivas quantidades.

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Figura 48 – Item 3

4.2.19 Relatório 139 – Projeção de Pedidos X Estoqu e

Este relatório mostra a quantidade disponível de um produto em um período escolhido incluindo os itens em estoque, os pedidos de compra e venda, pré-faturamentos e a produção em andamento. Desta forma é possível saber com exatidão qual será a posição do estoque numa determinada data.

Se quiser saber a quantidade sem incluir os itens em produção, desmarque o campo na seção Mostrar no Relatório.

Na consulta de estoque e no histórico de produto é possível visualizar as mesmas informações vistas neste relatório.

Figura 49 – Item 3

4.2.20 Relatório 154 – Pedidos por Coleção

Este relatório permite fazer um acompanhamento das vendas por coleção dentro de um período definido.

É possível imprimir todos os pedidos ou somente os aprovados. Selecionar os pedidos por cliente, representante, coleção ou estado. A listagem mostra um comparativo entre a quantidade pedida e entregue, mostrando inclusive a porcentagem de peças faturadas. Pode ser impresso por data de emissão ou entrega e ainda selecionar uma faixa de pedidos para analisar.

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4.2.21 Relatório 159 – Posicionamento de Pedido Sim ples

Relaciona os pedidos um a um informando a posição de cada item em relação ao pedido. Permite selecionar as quantidades a entregar, entregue etc.

Figura 50 – Item 3

4.2.22 Relatório 160 - Baseado em Pedidos de Venda

Este relatório permite listar os pedidos, orçamentos ou ambos e saber se foram efetuados ou não, a quantidade de peças pedidas e seus valores. Possibilita imprimir os pedidos por estado e/ou cidade e escolher qual tipo de endereço deseja visualizar. Também é possível selecionar os clientes, representantes e coleções, se desejar criar uma listagem limitada.

Figura 51 – Item 3

Observe o exemplo da Figura 51 – Item 3 onde será impressa uma listagem dos pedidos e orçamentos aprovados e não efetuados no mês de agosto/2003, enviados pelo representante JJRP02, que contenham produtos da coleção esporte masculino e feminino, para a cidade de Sorocaba. Caso tenha sido informado ao sistema, este relatório também mostrará o número do pedido do cliente.

4.2.23 Relatório 164 - Performance de Entrega de Pe didos

Lista todos os clientes e seus respectivos pedidos mostrando a quantidade pedida, reservada e faturada, com seus respectivos valores, baseando-se sempre na data de entrega.

Este relatório permite vários tipos de quebra e nas guias de seleção é possível imprimir somente os pedidos que interessem, como por exemplo, de um determinado cliente, representante ou filial.

A impressão poderá ser contínua ou por página e mostrar separadamente as informações de clientes e grupo de lojas.

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No relatório também é possível visualizar os pedidos cancelados e as devoluções.

4.2.24 Relatório 165 - Demonstrativo de Pedidos por Representante

Relaciona todos os pedidos de cada representante em um período definido totalizando a quantidade de clientes atendidos e o valor dos pedidos. Esses mesmos totais aparecem resumidos por departamento (em valores e quantidades) e calcula o percentual do total de vendas e das quantidades em relação ao total geral da listagem.

Se preferir é possível selecionar os representantes de uma ou mais filiais.

ATENÇÃO!

O percentual será calculado somente entre os representantes que estiverem na listagem.

No final da listagem é apresentado o total por departamento e o total geral da listagem.

Na Figura 52 – Item 3 temos um exemplo do demonstrativo analítico por representante.

Figura 52 – Item 3

4.2.25 Relatório 203 - Pedidos Pré-Faturados

Lista os pedidos que foram pré-faturados no período determinado. A impressão da listagem apresenta o nome do cliente, números de pré-faturamento, pedido e pedido do cliente, quantidade, valor, dates de emissão e de entrega, condições de pagamento, desconto aplicado, liberação, representante e pedidos pendentes. O total pré-faturado e de pedidos pendentes é mostrado a cada cliente listado.

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4.2.26 Relatório 229 - Situação dos Pedidos de Vend a

Este relatório mostra os pedidos de cada representante com as quantidades e os valores destacando o que foi faturado, cancelado e o saldo. A cada representante é feita a totalização de cada coluna de informação.

A listagem sintética soma todos os pedidos de um mesmo cliente mostrando o total e a forma analítica mostra todos os pedidos de cada cliente.

4.2.27 Relatório 237 - Pedidos por Cliente

Imprime uma listagem com os pedidos dos clientes selecionados. No relatório são impressos número do pedido, condição de pagamento, código de produto, tamanho e valor unitário, totalizando por pedido. O usuário poderá selecionar os pedidos aprovados, não aprovados e pendentes e filtrar os representantes e os clientes.

4.2.28 Relatório 239 - Pedidos Faturados

Lista os pedidos faturados no período determinado ou por intervalo de numeração, filtrando por representante ou filial. O usuário poderá selecionar os produtos que deverão ser listados utilizando a tabela de produtos e listar apenas os pedidos das cidades, estado ou grupo selecionado.

Na impressão do relatório serão visualizados data de emissão, números da nota fiscal e do pedido, nome fantasia e razão social do cliente, código do produto com tamanho e quantidade, preço unitário e valor total por tamanho.

4.2.29 Relatório 303 - Pedidos Bloqueados

Emite uma listagem com todos os pedidos bloqueados no período determinado, podendo selecionar a impressão por data de emissão ou de entrega.

4.2.30 Relatório 314 - Pedido de Venda (completo)

A listagem resultante deste relatório mostrará nome fantasia e razão social do cliente, endereço, transportadora, condição de pagamento, desconto concedido, número do pedido, condição do faturamento, código, tamanho e preço unitário do produto, quantidade pedida e valor total por item. No final de cada pedido será apresentado o resumo com o total do pedido, o valor total do desconto e o total final do pedido. A listagem poderá ser impressa por data de emissão ou de entrega, incluindo pedidos e/ou orçamentos. As informações do relatório poderão ser agrupadas por pedido ou por produto.

Nas guias de seleção o usuário poderá limitar as informações a serem impressas determinando se deseja analisar um grupo específico de pedidos que poderão ser apresentados em ordem de código de pedido ou pelas datas de emissão, entrega ou digitação.

O campo Situação deverá ser examinado com cuidado para que o resultado da listagem seja o esperado, caso contrário as informações apresentadas poderão causar dúvidas para o usuário.

4.2.31 Relatório 323 - Pedido X Entrega

Este relatório faz um comparativo entre o item pedido e o item que efetivamente foi entregue. Na listagem são mostradas a razão social do cliente, a cidade, coleção, as quantidades e os valores orçados e entregues, representante e região.

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O usuário poderá filtrar o relatório por representante, vendedor, filial, cliente, coleção e grupo de lojas.

4.2.32 Relatório 327 - Performance de Entrega de Pe didos

Este relatório apresenta apenas os pedidos que geraram ordem de produção. Mostra a numeração do pedido, data de emissão, código do produto, cor, quantidade pedida, número da ordem de produção, quantidade em produção e a fase, se o pedido foi pré-faturado ou faturado, parcial ou integralmente.

A seleção dos filtros poderá ser feita por produto, coleção, cliente e representante. Também poderão ser especificados os pedidos a serem impressos ou imprimir todos os pedidos do período.

Se o pedido não foi pré-faturado não aparecerá neste relatório.