APOSTILA AUXILIAR ADMINISTRATIVO MÓDULO II

7/29/2019 APOSTILA AUXILIAR ADMINISTRATIVO MÓDULO II

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“O Conhecimento Mais Perto de Você”

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LOGISTICA

A Logística é a área da gestãoresponsável por prover recursos,equipamentos e informações para aexecução de todas as atividades deuma empresa.

Entre as atividades da logística estãoo transporte, movimentação demateriais, armazenamento,processamento de pedidos egerenciamento de informações.

Pela definição do Council of LogisticsManagement, "Logística é a parte do Gerenciamento da Cadeia deAbastecimento que planeja, implementa e controla o fluxo earmazenamento eficiente e econômico de matérias-primas, materiais semi-acabados e produtos acabados, bem como as informações a eles relativas,desde o ponto de origem até o ponto de consumo, com o propósito deatender às exigências dos clientes“ (Carvalho, 2002, p. 31).Uma das principais ferramentas da logística é o WMS, WarehouseManagement System , do inglês, em português - literalmente: sistema deautomação e gerenciamento de depósitos, armazéns e linhas de produção) éuma parte importante da cadeia de suprimentos (ou supply chain) e fornecea rotação dirigida de estoques, diretivas inteligentes de picking,consolidação automática e cross-docking para maximizar o uso do valioso

espaço do armazéns

O QUE E REALMENTE LOGISTICA?

É o processo de planejar, executar e controlar eficientemente, a custocorreto, o transporte, movimentação e armazenagem de produtos dentro efora das empresas, garantindo a integridade e os prazos de entrega dosprodutos aos usuários e clientes.




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FORMAÇÃO DE PREÇOS

O método de formação de preços maistradicional consiste em calcular o custo totalunitário do produto e acrescentar umamargem de lucro, também chamadamarkup. Como mostrado na seção anterior, opercentual de markup deve ser calculado deforma a gerar a taxa de retorno desejada

sobre o investimento próprio da empresa. Uma vez que sobre o preço de venda incidem alguns encargos(impostos, comissões, etc.), isto precisa ser levado em conta noprocesso de cálculo do preço que por este motivo não será asimples aplicação do markup sobre o custo.

Num processo de formação de preços mais rigoroso, outros ajustesse fazem necessários. Entre eles podem ser citados: prazo depagamento concedido pelos fornecedores, prazo de pagamentoconcedido aos clientes, prazo de pagamento para recolhimento deimpostos incidentes sobre o preço.

O modelo básico de precificação com base no markup sobre ocusto considera os seguintes elementos:

ELEMENTO SÍMBOLO

custo total unitário C

% de encargos sobrevendas

E

% markup sobre o custo M

preço de venda P

Neste modelo básico, o preço de venda é calculado a partir do

seguinte raciocínio: o preço de venda menos os encargos sobrevendas deve ser igual ao custo de produção/operação mais a




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margem de lucro desejada. A representação dessa igualdade apartir dos elementos e respectivos símbolos apresentados antes éa seguinte:

P - P.E = C + C.M

Colocando P e C em evidência, temos:

P(1- E) = C(1 + M)

O valor de P será:

Exemplo:

O custo unitário de um produto é R$ 200,00. O percentual deencargos incidentes sobre o preço de venda é de 27%. A empresaprecisa aplicar um percentual de 32,4% sobre o custo (markup ) demodo a obter sua meta de retorno de 16% ao ano sobre oinvestimento. O preço de venda será: C = 200E = 0,27M = 0,324P = ?

P = C(1 + M) ÷ (1- E)

P = 200(1 + 0,324) / (1 - 0,27)

200x(1, 324) /(0,73)

264,80 / 0,73

362,79 P = 362,79

P = C(1 + M) ÷ (1-E)




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.ATIVIDADES VIII

1)Defina com suas palavras o que e logística?

2)Quais São as Principais Atividades da logística?

3)Qual a definição dada por Council of Logistics Management, emrelação à logistica?

4)Qual e uma das principais ferramentas da logistica em seguida defina estaferramenta?

5)Relacionado agora a formatação de preços.Defina o que e markup ?

6)Além do markup quais os outros fatores que incidem sobre o preço de umproduto ?

7)Defina os seguintes simbolos ?

C

E

M

P




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8)Baseado no exemplo que foi dado anteriormente sobre a formatação depreços , elabore a formatação de preço , tendo um produto com o custounitario de 300 R$ , os encargos sobre as vendas são de 18 % e o markup

(margem de lucro ) e de 26 %Sabemos que:

C= custo unitario do produto 300 R$

E= encargos sobre a venda = 0,18

M= markup = 0,26

P = ?

Utilizando a formula calcule o P = preço do produto

(P = C(1 + M) ÷ (1- E)

SELEÇÃO DE PESSOAL

Primeira etapa

Não é possível efetuar uma seleção de pessoal sem que definamos, tãoexplicitamente. quanto possível, a natureza e as atribuições típicas dasfunções. Quanto mais complexa forem estas, mais difícil será a descriçãooperacional das mesmas. Sendo assim, ébem mais fácil definir as tarefas de um

operador de máquina, que deve apenasacionar três botões, do que as de umadministrador de empresas, que acumulauma série de tarefas de difícil precisão.

Para as funções que não exigem qualificação superior, a descrição de cargopode ser efetuada através da informação de profissionais da área (o técnicode segurança pode ajudar a definir os riscos que atingem o trabalhadornaquela ocupação) e da observação do próprio homem trabalhando. O

importante, nesta etapa, é que a descrição de cargo seja feita de modo afacilitar a execução da etapa subseqüente.




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Segunda etapa

A partir da descrição de cargo, podemos

inferir as características e qualidades que oindivíduo deve apresentar, para que possacumprir a função eficientemente. Para sechegar a tal inferência, psicólogo procedem apesquisas que correlacionam características equalidades com a eficiência profissional.

A técnica da pesquisa em si não vem, é claro,de encontro ao nosso interesse. O importanteé que se tenha evidências lógicas de que paraa função x, o candidato deve, idealmente, apresentar as características b, d,f, l e as aptidões m, n e p.

Para se ter uma idéia mais exata do que denominamos "características" e"aptidões", vamos descrever, em seguida, os itens que devem serdefinidos: condições gerais (sexo, idade, nacionalidade, estado civil, etc.),condições legais (diplomas, licenças registros, etc.), títulos profissionais,experiência profissional referencias, saúde, conhecimentos gerais,conhecimentos especiais, aptidões, capacidade profissional , personalidade

e adaptabilidade.

Ao final desta etapa, deve-se ter uma definição clara e precisa do que seráexigido dos candidatos com relação a cada um dos itens acimarelacionados.

Terceira etapa

Conhecidas as habilidades, aptidões e características pessoais que se requer

de um candidato à vaga em aberto, partimos para a terceira etapa, que seresume na obtenção de dados a respeito dos indivíduos recrutados.

Estes dados são obtidos através de formulários, questionários, entrevistas eda aplicação de testes psicológicos. A utilização de todos estes métodos evantajosa na medida em que assegura um máximo de precisão e devalidade de prognostico na etapa final.

Os testes ou provas psicológicas vão permitir a comparação dos perfisindividuais, e compreendem cinco grandes categorias:




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1 - testes de conhecimentos gerais,2 - provas de conhecimentos especiais (mecânica, eletricidade, desenho,etc.),

3 - testes de aptidões gerais e especiais (inteligência geral, inteligênciaverbal, habilidade numéricadestreza manual, coordenação motora, rapidez de percepção, etc.),

4 - provas práticas de capacidade profissional (execução pratica de umatarefa)5 - testes de personalidade e adaptabilidade(desenvoltura intelectual,persistência, introversão,

autoconfiança, liderança, maturidade social, etc.).

À parte, destacamos, ainda, como essencial, os formulários sobrecondições físicas e de saúde (capacidade de esforço físico; capacidade detrabalho; necessidade de movimentos rápidos; acuidade visual e auditiva;resistência à poeira, temperaturas extremas, altitude, tóxicos; etc.).

Nem sempre, entretanto, dispomos de testes e provas psicológicas emquantidade suficiente ou então, válida para o nosso meio, o que podedificultar, de certa forma, implantação de métodos adequados de seleção.

Quarta etapa

Tendo em mãos um fichário completo de informações e perfis doscandidatos, o ultimo passo é proceder à avaliação e escolha do melhorcandidato para a vaga.

Para a escolha, é natural que o setor de Seleção de Pessoal se baseie emcritérios pré-estabelecidos, que nortearão o julgamento a ser feito.

Estabelecer pesos mínimos para cada prova não é aconselhável, pois um

bom candidato poderá ficar de fora devido a uma diferença insignificanteem uma das provas. Tem sido muito utilizado o critério de se verificar oresultado global do indivíduo (determinado pela combinação dos váriosresultados parciais), dando-se um peso diferente a cada prova. Conforme aimportância adquirida naquele caso.

Apesar de bem sucedido, este critério ainda mantém fixo o resultado a seratingido em cada prova, o que não permite um julgamento mais maleáveldos candidatos. O ideal seria considerar o resultado total dos testes,analisando globalmente todas as informações sobre o candidato em questão

e fazendo uma apreciação integral de cada caso individual.




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Este ultimo critério se fundamenta na proposição de que as pessoas não sãosistematicamente boas ou más: elas possuem isto sim, diferentescapacidades, atividades, preferências e atributos pessoais, o que as torna

mais adequadas para um numero limitado de funções.Incorrem em grande erro aqueles que, pôr exemplo, escolhem os maisinteligentes para trabalhos mais simples, pois, inadvertidamente, estãocontribuindo para a adaptação do indivíduo no emprego (ocorrência defadiga psicológica, desvalorização pessoal) e conseqüente rotatividadedentro da empresa.

Seleção nem sempre significa escolher os que revelam aptidões oucapacidades nos seus índices mais elevados. Lembremos sempre disto.

TECNICAS DE NEGOCIAÇÃO

Os princípios da negociação efetiva

O objetivo de uma boa negociação é atingir omelhor acordo para todos os participantes, e cada

participante busca também garantir o melhorresultado para a sua parte, considerando sua própriaagenda – idealmente tendo definido antes os 3cenários básicos:

• Seus objetivos mínimos – que procuraráalcançar mesmo no caso de um ambientedesfavorável de negociação,

• Seus objetivos prováveis – para a situação que lhe parece mais

equilibrada entre as partes, e.• Seus objetivos ideais, que ele buscará atingir no caso de uma

situação francamente favorável.

A negociação é um processo que envolve troca de mensagens entre aspartes, portanto aplicam-se a ela os conceitos da comunicação. E como oseu interesse é fazer com que sua mensagem esteja adequada, chegueintegralmente ao destinatário e cause o efeito pretendido, é importante queela seja previamente planejada, levando em conta um estudo sobre a outraparte, procurando identificar fatores como:




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• Questões político-sociais e jurídicas• Crenças e cultura• Aspectos comerciais e mercadológicos•

Questões financeiras e fiscais• Características das pessoas que representarão à outra parte na

negociação

Considerando os aspectos e cenários acima, o negociador busca definirpreviamente suas alternativas táticas, cria planos de ação que envolvemoportunidades de suspensão dos trabalhos caso surjam aspectos nãoconsiderados previamente, define como irá apresentar sua pauta(resumidamente ou não, completa ou em partes, etc.) e parte para anegociação.

O ato de negociar em si deve ser isento de viés emocional, considerandocom respeito o ponto de vista da outra parte, sem subestimar a ela, suasnecessidades nem seus interesses.

O processo deve prosseguir com foco no interesse comum, até alcançar omáximo possível de satisfação mútua. Após o processo, antes de encerrar areunião, deve-se recapitular o que foi discutido e acordado, e registrar –formalmente ou não, mas de forma que seja reconhecida por todas as

partes.

Assim, podemos destacar como sendo os princípios da boa negociação alista a seguir:

1. Objetividade: definir com clareza um objetivo, e orientar todos osesforços durante o processo a buscar alcançá-lo - sem deixar queaspectos emocionais, interesses pessoais ou mesmo a sede de“ganhar a discussão” interfiram. O objetivo deve ser definido deforma escalonada, identificando inclusive quais deles sãoirrenunciáveis (o “escopo mínimo”, do qual o negociador não podeabrir mão) e quais são apenas desejáveis.

2. Comunicação: Comunicação é tornar comum, é fazer com que umamensagem alcance o receptor e (idealmente, em uma comunicaçãoefetiva) influencie seu comportamento. Uma comunicação efetivademanda planejamento prévio e grande capacidade de adaptação àscondições do ambiente e dos interlocutores – o que nos leva aoterceiro princípio:

3. Preparação: para ter sucesso no processo, é necessário conhecer de

antemão os interlocutores, garantir as melhores condições ambientais




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e conjunturais possíveis, e ter um plano detalhado contendo inclusiveos “checkpoints” e roteiros de escape para o caso de ser melhorinterromper a negociação antes de chegar ao objetivo desejado, de

forma a continuá-la posteriormente em condições mais favoráveis. Aanálise é fundamental: leva vantagem o negociador que conseguecompreender e definir qual o objetivo de sua contraparte, eidentificar até que ponto ela está preparada para ceder.

4. Pauta: A pauta de negociação deve ser definida levando em conta oscritérios acima, e deve ser planejada levando em conta a forma comoserá transmitida. Uma pauta para um almoço de negócios é diferenteda pauta para uma reunião formal, que é diferente da pauta para umaconferência. Decisões sobre como ela deve ser apresentada(paulatinamente ou de uma vez só, verbalmente ou por escrito, etc.) esobre por quais pontos iniciar a conversação são importantes e nãodevem ser subestimadas.

5. Impessoalidade: a negociação não deve misturar os interesses daspessoas com os objetivos do processo. Pode ser necessário assumir opapel da parte que “perdeu” a negociação, aos olhos dos demais, paragarantir o alcance dos objetivos previamente definidos. Uma boanegociação é um processo racional, e não deve considerar aspectosemocionais ou exaltar os ânimos dos participantes. O foco deve sersempre mantido nos objetivos definidos, e não nas posições

assumidas pelos participantes ao longo do processo.6. Análise: como no método científico, o ideal é primeiro ser analítico

para só depois ser sintético. - O processo deve gerar múltiplassoluções possíveis, todas elas adequadamente registradas, e apenasao final desta fase analítica deve se passar à fase de síntese, em quese classificam e selecionam as melhores opções e se escolhe amelhor.

7. Racionalidade: o resultado de todos os passos acima, se seguidoscorretamente, é uma decisão equilibrada, considerando todos os

dados existentes ou estimados, e baseada em critérios objetivos – eque atende da melhor forma possível a todas as partes interessadas.

O papel do preço na negociações de vendas de serviços

A micro economia explica como são compostos os preços que o mercadoestá disposto a pagar por um determinado bem ou serviço, na forma deequações relativamente simples, mas cujos componentes são agregadoscompostos de uma série de fatores sobre os quais raros vendedores e

compradores têm algum controle.




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Em especial, a elasticidade da demanda é um fator que todo vendedorgostaria de manipular, mas em geral apenas os monopolistas podem exerceralgum controle, mesmo que restrito. Que vendedor não gostaria de

influenciar seu mercado de forma a garantir que um aumento de preço nãoreduzisse a procura por seus produtos ou serviços? Mas a lei da oferta e daprocura não pode ser revogada, e em mercados saudáveis, o preço baixo, ouo mítico “preço justo”, são os reis no que diz respeito às negociações.

Já estabelecemos que as negociações bem-sucedidas sejam processosracionais e baseados em fatos, e todos sabemos que em negociações devendas de produtos ou serviços, o fator preço é um dos mais relevantes.

Composição racional dos preços de venda

Mas se você é a parte ofertante, como pode definir o seu preço de forma agarantir a venda no volume necessário para manter suas operações ealcançar seus objetivos, e como saber qual o preço inicial a propor, e atéque ponto estar disposto a ceder na negociação?

Existem alguns fatores básicos a levar em conta, dos quais podemos

destacar os essenciais:• Seus desembolsos: os custos (recursos despendidos diretamente no

processo produtivo ou como conseqüência dele, como matérias-primas, mão de obra direta, etc.) e despesas (outros dispêndios daempresa);

• Competitividade: é necessário levar em conta os preços praticadospor outros concorrentes diretos e por possíveis produtos ou serviçosque possam substituir o seu, mesmo que com desvantagem. Se o seuproduto tem diferenciais e o mercado está em expansão ou é amplo o

suficiente, você pode cobrar mais que o concorrente imediato. Casocontrário, a tendência é ter dificuldades para fechar negócios.

• Rentabilidade: vender pelo preço de custo não dá margem paracrescimento da empresa e nem para atividades importantes comoPesquisa & Desenvolvimento ou o marketing institucional. Énecessário definir e perseguir margens de lucro aceitáveis quecapitalizem a empresa e garantam o retorno para o investimento dossócios e acionistas.

• Fatores regula tórios e legais: Impostos, taxas, incentivos,

subsídios, tabelamentos e outros.




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O conhecimento dos custos envolvidos na produção de cada produto,serviço ou projeto, a análise dos preços praticados no seu mercado e amargem de retorno desejada é importante em todas as operações da

empresa, mas se torna essencial em alguns momentos específicos, como nolançamento de uma nova linha de produtos, na preparação para umanegociação de venda intrincada ou estratégica, ou quando o mercado passapor uma reviravolta (como na abertura da importação dos têxteis asiáticos,que quebrou tantas tecelagens catarinenses na década passada) e a empresaprecisa se adaptar rapidamente.

Naturalmente há outros fatores envolvidos na formação dos preços. Porexemplo: uma empresa pode aceitar prestar a preço de custo um serviçoque dará retorno a ela na forma de publicidade, ou para formar sua carteirade clientes, ou mesmo por questões de responsabilidade social. Da mesmaforma, algumas empresas estabelecem preços bastante superiores aos seuscustos como forma de diferenciação ou posicionamento do mercado (“custoda marca” e outros fenômenos similares).

No momento da negociação, todos estes fatores precisam ser conhecidos edominados. Raramente uma empresa divulga sua estrutura de custos,mesmo na mesa de negociação. Mas o negociador precisa estar apto adecidir até que ponto pode ceder (o ponto em que o retorno do investimento

passa a ser nulo ou desinteressante), e também que aspectos do produto ouserviço devem ser destacados e valorizados para justificar o preço proposto.

Concluindo

O preço geralmente inicia a negociação como o fator-chave, e é o focodurante todo o processo, portanto ele é a variável básica que pode sermanipulada para alcançar o sucesso na negociação.

Ele deve ser formado atendendo a critérios racionais e objetivos, atendendotanto aos aspectos internos da empresa (sintetizados nos desembolsos e naexpectativa de rentabilidade) e nos aspectos de mercado (especialmente acompetitividade).

Para uma negociação bem-sucedida, comprador e vendedor encaram opreço como a variável essencial, e leva vantagem àquele que melhorconsegue identificar os limites até onde a outra parte está disposta a ir, eque outras ofertas ela pode ter recebido anteriormente.




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Em minha opinião, conhecer suas próprias forças e fraquezas, dominar asinformações sobre as oportunidades e ameaças do mercado e especialmenteconhecer os preços praticados pelos concorrentes (inclusive os que

comercializam produtos diferentes, mas que podem substituir o seu) são osingredientes essenciais tanto da boa formação de preços quanto danegociação bem-sucedida. E ambas as habilidades (formação de preços enegociação) são importantes para o sucesso de qualquer projeto ouorganização.

3 Jan., 2007, por .

ATIVIDADES IX

1)Com suas Palavras defina resumidamente quais são as quatro etapas paraa contratação de um funcionário?

2)Qual o objetivo maior de uma boa negociação?

3)Quais são os cenários para os três objetivos a serem atingidos?

4)Dentro de uma negociação, quais os fatores que devem ser observados daoutra parte com a qual se esta negociando?

5)Defina resumidamente quais são os sete princípios para uma boanegociação?

6)E correto afirmar que, o preço baixo, ou o mítico “preço justo”, são osreis no que diz respeito às negociações.

() sim

() não

7) Quais os fatores que devemos levar em conta para formalização de umpreço para que façamos uma boa negociação? Cite quais e em seguidadefina cada um deles:

8) Quais são os outros fatores que deve se levar em conta para formalizarum preço? E correto as empresas realizarem um serviço apenas por umaquestão publicitária?Explique:




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COMO SE TORNAR UM EXECUTIVO

De acordo com a consultoria DBM, especializada

em gestão do capital humano em momentos detransição, segue aumentando a busca porexecutivos no Brasil. Uma pesquisa mostra que onúmero de vagas abertas para chefesintermediários, gerentes, diretores e até presidentesde companhias (CEOs) quase dobrou no primeirotrimestre de 2008 em relação ao mesmo período de2007.

Segundo a pesquisa da DBM, entre janeiro emarço deste ano, foram abertas posições para5.276 executivos, ante 2.736 nos primeiros três meses de 2007 – umcrescimento de 92,84%. Os setores de serviços e seguros, da indústria deembalagens e de papel e o segmento das usinas foram os que abriram maisposições para executivos no período. Juntos, responderam por 33% dademanda. Na contramão, os segmentos de informática e telecomunicaçãoabriram menos vagas. Foram responsáveis por 4% da demanda, ante 10%no primeiro trimestre de 2007.

PASSO A PASSO

Confira a receita dos especialistas para se tornar um executivo e conquistarcargos de liderança.

1º Defina se você quer ser um gestor generalista, que comanda váriasequipes, ou um profissional especialista em um assunto, que não precisaconhecer a empresa como um todo.

2º Invista na sua formação técnica, com treinamentos, cursos e MBAs.Comparar suas ações com as de outras empresas também é válido.

3º Desenvolva suas habilidades comportamentais, como flexibilidade,adaptação, negociação, jogo de cintura, comunicação, liderança, visãosistêmica, visão estratégica, poder de decisão e criatividade. Elas sãoessenciais para quem quer comandar.

4º Aproveite todas as oportunidades que a empresa lhe oferecer para gerirum projeto.

5º Procure conhecer como funciona cada departamento da companhia.




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6º Esteja atento a possíveis vagas em cargos executivos que abrirem emoutras empresas. Para tanto, a rede de relacionamentos deve ser semprecultivada.

Para a diretora de operações da empresa caça-talentos De Bernt, SimoneTurra, antes de se tornar um executivo, o profissional deve decidir se quergerenciar equipes ou ser um especialista. “A pessoa tem que descobrir ondese sente mais à vontade e onde pode ter maiores ganhos para sua carreira.As habilidades de um executivo, como liderança, poder de decisão,condução de equipe e convivência com o risco, podem ser aprendidas, mastêm muito a ver com a natureza da pessoa”, explica. Na opinião dela, oprofissional especialista consegue chegar ao máximo ao cargo de gerência.

Para ser um executivo, diz Simone, é preciso ser um “generalista comespecialidades”. “Ele tem que conhecer todas as áreas da empresa. Podenunca ter trabalhado no setor de marketing, mas tem que entender comofunciona”, exemplifica. Para chegar lá, é necessário adquirir amploconhecimento técnico com treinamentos, cursos de especialização e MBAs,além de desenvolver competências comportamentais, como boacomunicação e liderança. Isso tudo pode ser auxiliado por um coach(treinador profissional) e pelo departamento de recursos humanos daempresa. Além disso, segundo a diretora de operações da De Bernt, é

preciso demonstrar interesse dentro da empresa para assumir novosdesafios. Só assim chegam as promoções para cargos de gestão.

Geralmente, o bom executivo começou como subordinado. “É precisoentender o que passa alguém que está sob comando de um chefe”, dizSimone. Com o tempo, o candidato a executivo deve agarrar qualqueroportunidade de mostrar suas habilidades de liderança que aparecerem. Éassim que ele vai subir a escada corporativa até, quem sabe, a presidênciada companhia.

Para a diretora da ZHZ Consultores, Susane Zanetti, quem quer serexecutivo precisa ter o perfil para trabalhar em empresas ou corporações –o que significa gostar de participar de uma cultura organizacional, comsuas regras, políticas e exigências. “É preciso muito jogo de cintura eflexibilidade para suportar a pressão por resultados e boa performance.Muitos têm o perfil de autônomo, de ter seu próprio negócio.” Outro pontoa ser considerado, diz Susane, é que, quanto mais alto for o cargo doexecutivo, mais ele vai ter que lidar com “politicagens” – ou seja, troca defavores e formação de alianças dentro da própria companhia.




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Assim como Simone, da De Bernt, Susane também acredita que acapacidade técnica e comportamental do profissional é requisito básicopara ser um executivo. Por isso é preciso aprender os segredos de

negociação, comunicação, liderança, criatividade e visão sistêmica eestratégica. Tudo isso somado a uma boa dose de independência e ambição.“O executivo consegue resultados com as pessoas – não depende só dele. Etem gente que entrega resultados, mas não se vende”, acrescenta. ParaSusane, as competências técnicas são condições básicas que umprofissional tem que ter, mas é o comportamento que constrói suareputação e credibilidade profissional.

Gazeta do povo Marco Sanchotene

COMO PREPARAR UMA REUNIAO

É possível tornar as reuniões mais diretas, objetivas, pontuais e efetivas.

Reuniões são inevitáveis, sejano ambiente corporativo,

acadêmico ou mesmo nodoméstico. O grupo de estudosprecisa definir como realizará oprojeto de pesquisas, odepartamento de pesquisa vaidefinir como aplicar seuorçamento para os próximos 6meses, e o condomínio quersaber se é mais prioritárioimpermeabilizar o teto das garagens ou instalar câmeras nos acessos doprédio. Qual a solução tradicional? Reunir os interessados, ouvir a todos etomar decisões sobre o que fazer.

Mas uma reunião mal planejada ou conduzida perde muito de sua eficácia.Os passos para garantir uma reunião que produz resultados são simples eóbvios, mas muitas vezes acabam ficando de lado. Veja abaixo as dicaspara realizar boas reuniões, e tente colocá-las em prática - ou influenciaroutras pessoas para que o façam.




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1. Tenha um tema bem definido. Registre-o, juntamente com os tópicos,em uma pauta - mesmo que simples e resumida. Divulgue-a comantecedência aos que deverão estar presentes e aos demais interessados.

2. Marque com antecedência. Ao divulgar, informe todos os participantessobre o tema e pauta da reunião, e sobre quem mais estará presente, paraque possam chegar preparados com dados e idéias. A antecedêncianecessária depende do tema e contexto: às vezes, 30 minutos deantecedência podem ser suficientes, e em outras vezes 48h pode serpouco. Mas reuniões marcadas com 5 minutos de antecedência nãoproduzirão decisões tão eficientes quanto às marcadas com temposuficiente para os participantes reunirem e atualizarem informações.

3. Defina horário e duração. E não exceda a duração definida, a não serque seja de comum acordo.

4. Lide com participantes temporários. Se você tem uma pauta bemdefinida, pode dispensar os participantes que foram chamados apenaspara um ponto específico dela, assim que este ponto for tratado. Deixeisto claro desde o princípio.

5. Não chame “todo mundo”. Pessoas que você gostaria que participassemda reunião apenas para que estejam informados, ou para o caso de teremalguma opinião, em geral podem fazê-lo apropriadamente a partir daleitura da pauta e da ata. Uma reunião só com as pessoas envolvidasdiretamente tem mais chances de ser produtiva - mas envolva não

apenas os tomadores de decisão: chame também as pessoas que sãocapazes de resolver os problemas.

Veja abaixo mais dicas, e um guia sobre como escrever boas pautas, atas eminutas de reunião.

1. Defina um secretário. Um dos participantes da reunião deve ficarencarregado de acompanhar os pontos da pauta, para certificar-sede que serão todos discutidos, tomar notas sobre as decisões

relacionadas e gerar uma ata sumarizando-as - imediatamente apósa reunião. Antes de encerrar a reunião, o secretário deve ter 5minutos para ler suas anotações sobre as decisões tomadas, paracertificar-se de que estão todos de acordo. O ideal é haver ummecanismo definido sobre a forma de divulgar esta ata: todosprecisam assinar, ou apenas a autoridade responsável pela reunião?É um documento público ou não? Quanto mais firme for estapolítica, mais automática será a difusão das informações dareunião. Como um bônus adicional, o secretário pode ficar

encarregado de fazer a pauta avançar ao perceber que está sendodedicado muito tempo a algum problema secundário.




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2. Tenha uma política clara quanto a atender telefonemas durante areunião. Nem sempre é possível evitar todas as chamadas, masprocure definir uma etiqueta própria, em que as chamadas

atendidas sejam sempre abreviadas. Não deixe o celular levarvantagem: privilegie as pessoas que abriram mão de suas demaisatividades para estar fisicamente reunidas com você.

3. “Pule” as discussões operacionais. Assim que for decidido “o que”fazer, a tendência é que as pessoas ou áreas diretamente envolvidasqueiram discutir imediatamente “como” fazer - mas isto tende anão afetar imediatamente a todos os presentes. Faça com quemarquem imediatamente uma reunião entre eles diretamente, eprossiga com sua pauta original.

4. Não permita que o debate seja monopolizado ou polarizado.Garanta o livre fluxo de manifestações e opiniões: se necessário,interfira para garantir voz e vez a todos.

5. Gere decisões efetivas. A reunião não deve definir apenas “o que”fazer, mas também qual o próximo passo, e quem entre ospresentes será o responsável por ele.

6. Permita a discussão de itens que não estavam na pauta original.Mas apenas no final da reunião, após encerrar todos os temasoriginalmente agendados.

A pauta não precisa ser um documento formal, mas para ser útil deveconter no mínimo os seguintes itens:

1. Tema da reunião2. Motivo da sua realização3. Data, horário, duração prevista e local.4. Quem a conduzirá (se for o caso) e quem estará presente5. tópicos agendados

Da mesma forma, uma boa ata ou minuta simplificada deve registrar deforma clara e direta as decisões da reunião. Ela deve incluir:

1. Tema da reunião2. Motivo da sua realização3. Data, horário, duração e local em que se realizou.4. Quem a conduziu (se for o caso) e quem esteve presente5. Tópicos discutidos e decisões tomadas6. Para cada decisão registrada, idealmente deve constar qual será a

próxima ação e quem entre os presentes é o responsável.




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15 Fev, 2008, por .

ATIVIDADES X

1)Quais foram os resultados das pesquisas da D B M, em relação aomercado de trabalho dos executivos?

2)Segundo os especialista cite quais são os seis passos para ser umexecutivo de liderança? Em seguida defina-os:

3) Segundo a diretora de operações da empresa caça-talentos De Bernt,

Simone Turra o que se deve fazer antes de se tornar um executivo?4)E correto afirmarmos que as reuniões fazem parte do nosso cotidiano?Comente:

5)Defina quais são os cinco passos para uma reunião ter um bom resultado?Explicando um a um?

6)Quais são os seis critérios a se levar em conta para escrever boas pautas,atas e minutas de reunião? Em seguida defina-os:

7)Quais são os cinco itens que se deve ter para elaborar uma pauta?

8)Cite agora quais os seis itens que se deve levar em conta para elaboraruma ata ou minuta simplificada?

Taxa de câmbio

Origem: Wikipédia, a enciclopédia livre.

Taxa de câmbio é o preço de uma unidade monetária de uma moeda emunidades monetárias de outra moeda. A taxa de câmbio pode ser definidaem termos directos (ao incerto) ou em termos indirectos (ao certo). A taxade câmbio está definida em termos directos quando exprime o preço deuma unidade monetária estrangeira em unidades monetárias de moedanacional (exemplo: a taxa de câmbio USD/EUR está definida de formadirecta para os habitantes da zona euro; ou está definida de forma indirectapara os habitantes dos EUA). A taxa de câmbio está definida de formaindirecta quando exprime o preço de uma unidade monetária de moeda




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nacional em unidades monetárias de moeda estrangeira (exemplo: taxa decâmbio EUR/USD está definida em termos indirectos para os habitantes dazona euro, pois exprime o preço de 1

unidade monetária nacional, o euro, emunidades monetárias de moedaestrangeira, o dólar).

Para entendermos melhor taxa de câmbioe a diferença de moeda de um pais para ooutro por exemplo REAL (Brasil) paracom o DÓLAR (EUA)

A taxa de câmbio reflete, assim, o custo de uma moeda em relação a outra,

dividindo-se em taxa de venda e taxa de compra. Pensando sempre doponto de vista do banco (ou outro agente autorizado a operar pelo BancoCentral), a taxa de venda é o preço que o banco cobra para vender amoeda estrangeira (a um importador, por exemplo), enquanto a taxa decompra reflete o preço que o banco aceita pagar pela moeda estrangeiraque lhe é ofertada (por um exportador, por exemplo).

Portanto, o câmbio é uma das variáveis mais importantes damacroeconomia, sobretudo no que se refere ao comércio internacional.

Quando se deseja negociar ativos de um país para outro, quaseinvariavelmente temos de mudar a unidade de conta do valor desses ativos– da moeda doméstica para a moeda estrangeira. Nesse sentido, pode-sedefinir a taxa de câmbio de um país como o número de unidades de moedade um país necessário para se comprar uma unidade de moeda de outropaís. Em outras palavras, é o preço de uma moeda em termos de outra.

Arranjos de câmbio

Existe uma variedade bastante ampla de diferentes arranjos de câmbioadotados pelos países ao longo da história. Todos esses arranjos podem seragrupados em dois segmentos básicos: regimes cambiais fixos ouflutuantes. A diferença básica entre esses dois regimes é que, enquanto nocaso dos câmbios fixos a taxa de câmbio é definida pelas autoridadesmonetárias nacionais, em câmbios flutuantes essa mesma taxa é formada nomercado cambial, através dos movimentos de oferta e demanda por ativosem moeda estrangeira




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SISTEMA FINANCEIRO NACIONAL

O sistema financeiro nacional do Brasil é formadopor um conjunto de instituições financeiras voltadaspara a gestão da política monetária do governofederal. É composto por entidades supervisoras e poroperadores que atuam no mercado nacional eorientado por três órgãos normativos, o ConselhoMonetário Nacional (CMN), o Conselho Nacional de

Seguros Privados (CNSP) e o Conselho de Gestão da PrevidênciaComplementar (CGPC).

ATIVIDADES XI

1)Defina o que e taxa de câmbio?

2)No que reflete a taxa de câmbio?

3) Defina o que e taxa de venda e de compra? Em relação às taxasde câmbio?

4)Defina o que e Arranjo de cambio?

5)Pelo que esta formado o Sistema Financeiro Nacional?

6)Quais são os três órgãos normativos, que orientam o SistemaFinanceiro Nacional?

DEPARTAMENTO DE PESSOAL

Nas empresas de menor porte,normalmente inexiste o Departamento DePessoal, pois as atividades sãonormalmente supridas pelo "Contador" da

empresa.




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Já nas empresas de maior porte, podemos quase sempre encontrá-lo,de estrutura meramente simples ou então até os mais sofisticados, emnível de Diretoria.

Basicamente o Departamento De Pessoal, é constituído por três setores:Admissão, Compensação e Desligamento.

O setor de Admissão de Pessoal tem por atribuição cuidar de todo oprocesso de integração do indivíduo na empresa, dentro dos critériosadministrativos e jurídicos. Tem início na busca do profissional nomercado de trabalho, adequar nas funções do cargo e efetuar o registrode acordo com as conformidades da legislação do trabalho.

O setor de Compensação de Pessoal tem por atribuição cuidar de todoprocesso de controle de freqüência, pagamento de salários e benefícios,bem como de pagamentos de taxas, impostos e contribuições. A partir daintegração dos empregados na empresa, tem início no controle do fluxode freqüência ao trabalho, elaboração da folha de pagamento, controlede benefícios e finaliza em cálculos de tributos.

O Setor de Desligamento de Pessoal tem por atribuição cuidar de todoprocesso de desligamento e quitação do contrato de trabalho,estendendo-se na representação da empresa junto aos órgãos oficiais(DRT, Sindicato, Justiça do Trabalho, etc.) e cuidar de toda rotina defiscalização. Tem início a partir do desligamento do empregado e terminaquando da sua efetiva quitação do contrato de trabalho. Assim, podemosorganizar da seguinte maneira:

DEPARTAMENTO DEPESSOAL

SETOR DE ADMISSÃO SETOR DE

COMPENSAÇÃO SETOR DE

DESLIGAMENTO

Atribuições:

Recrutamento eSeleção

Integração

Registro

Atribuições:

Jornada de Trabalho

Folha de Pagamento

Benefícios

Tributação

Atribuições:

Rescisão do contrato deTrabalho

Justiça do Trabalho

Fiscalização




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RELAÇÕES PUBLICAS

Definição: Relações Públicas é umafunção administrativa que avalia asatitudes públicas, identifica as diretrizes ea conduta individual ou da organizaçãona busca do interesse público, e planejae executa um programa de ação paraconquistar a compreensão e a aceitaçãopúblicas.

James E. GrunigAtividade-fim de Relações Públicas é planejar, implantar edesenvolver o processo total da comunicação institucional daorganização como recurso estratégico de sua interação com seusdiferentes públicos e ordenartodos os seus relacionamentos com esses públicos, para gerar umconceito favorável sobra à organização, capaz de despertar nopúblico credibilidade, boa vontade para com ela, suas atividades eseus

produtos.

Enquanto marketing prende-se estreitamente ao produto e a suapromoção, tendo por foco a marca, Relações Públicas concentra-sena identidade da organização e na sua filosofia comportamental,tendo por foco sua imagem projetada na opinião pública.

O profissional de Relações Públicas, pela lei brasileira, precisa serformado em curso superior, ter registro no Conselho da categoria e

pode exercer sua atividade como profissional liberal, assalariado oude magistério nas entidades de direito público ou privado, tendo porfim o estudo ou aplicação de técnicas de política social destinada àintercomunicação de indivíduos, instituições ou coletividades.

As funções de Relações Públicas estão expressas no decreto n.º63.283, de 26/9/1968, que regulamentou a profissão. Consideram-se atividades específicas de Relações Públicas as que dizemrespeito:

a) à orientação de dirigentes de instituições públicas ou privadas naformulação de políticas de Relações Públicas;




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b) à promoção de maior integração da instituição na comunidade;c) à informação e a orientação da opinião pública sobre os objetivoselevados de uma instituição;

d) ao assessoramento na solução de problemas institucionais queinfluemna posição da entidade perante a opinião pública.e) ao planejamento e execução de campanhas de opinião pública;f) à consultoria externa de Relações Públicas junto a dirigentes deinstituições;g) ao ensino de disciplinas específicas ou de técnicas de RelaçõesPúblicas.Função estratégica: Relações Públicas exerce uma funçãoestratégica importante nas organizações modernas ao planejar eexecutar sua comunicação e seus relacionamentos com os maisdiversos públicos. Daí a necessidade que tem as organizações deoferecer ao profissional de Relações Públicas condições adequadaspara ser bem sucedido na sua função em benefício da própriaorganização

ATIVIDADES XII

1) Por que nas empresas de pequeno porte não existe o Dep. Pessoal?

2)Quais são os três setores que o departamento De Pessoal e composto emuma empresa? em seguida define-os:

3)Defina o que são Relações publicas?

4) o que as Relações Publicas visam?

5) o que e preciso para ser um profissional em relações Publicas?

6)Qual a função estratégica da Relação Publica?




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MATEMÁTICA FINANCEIRA

Elementos básicos em Matemática Financeira

A Matemática Financeira é umaferramenta útil na análise de algumasalternativas de investimentos oufinanciamentos de bens de consumo. Aidéia básica é simplificar a operação

financeira a um Fluxo de Caixa eempregar alguns procedimentosmatemáticos.

Capital: O Capital é o valor aplicado através de alguma operaçãofinanceira. Também conhecido como: Principal, Valor Atual, ValorPresente ou Valor Aplicado. Em língua inglesa, usa-se PresentValue, indicado nas calculadoras financeiras pela tecla PV.

Juros: Juros representam à remuneração do Capital empregadoem alguma atividade produtiva. Os juros podem ser capitalizadossegundo os regimes: simples ou compostos, ou até mesmo, comalgumas condições mistas.

Regime Processo de funcionamento

Simples Somente o principal rende juros.

Compostos Após cada período, os juros são incorporadosao Capital, proporcionando juros sobre juros.

Notações comuns que serão utilizadas neste material

C Capital

n número de períodos

j juros simples decorridos n períodos

J juros compostos decorridos n períodos




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r taxa percentual de juros

i taxa unitária de juros (i = r / 100)

P Principal ou valor atual M Montante de capitalização simples

S Montante de capitalização composta

Compatibilidade dos dados

Se a taxa de juros for mensal, trimestral ou anual, os períodos

deverão ser respectivamente, mensais, trimestrais ou anuais, demodo que os conceitos de taxas de juros e períodos sejamcompatíveis, coerentes ou homogêneos. Situações onde isto nãoocorre, serão estudadas à parte e deverão ser feitas conversõesde unidades.

Exemplo: Na fórmula

F(i,n) = 1 + i n

a taxa unitária de juros i deverá estar indicada na mesma unidadede tempo que o número de períodos n, ou seja, se a taxa é i=0,05ao mês, então n deverá ser um número indicado em meses.

Juros simples

1. Se n é o numero de períodos, i é a taxa unitária aoperíodo e P é o valor principal, então os juros simples sãocalculados por:

j = P i n

Exemplo: Os juros simples obtidos por um capitalP=1.250,00 durante 4 anos à taxa de 14% ao ano sãodados por:

j = 1.250,00 x 0,14 x 4 = 700,00




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2. Se a taxa ao período é indicada percentualmente,substituímos i por r/100 e obtemos a fórmula:

j = P r n / 100Exemplo: Os juros simples obtidos por um capitalP=1.250,00 durante 4 anos à taxa de 14% ao ano sãodados por:

j = 1.250,00 x 14 x 4 / 100 = 700,00

3. Se a taxa é r % ao mês, usamos m como o número de

meses e a fórmula: j = P r m / 100

Exemplo: Os juros simples obtidos por um capitalP=1.250,00 durante 4 anos (48 meses) à taxa de 2% aomês são dados por:

j = 1.250,00 x 2 x 48 / 100 = 1.200,00

4. Se a taxa é r% ao dia, usamos d como o número de diaspara obter os juros exatos (número exato de dias) oucomerciais simples com a fórmula:

j = P r d / 100

Exemplo: Os juros simples obtidos por um capitalP=1.250,00 durante 6 meses (180 dias) à taxa de 0,02%

ao dia são dados por: j = 1.250,00 x 0,02 x 180 / 100 = 45,00

Exemplo: Os juros simples exatos obtidos por um capitalP=1.250,00 durante os 6 primeiros meses do ano de1999 (181 dias), à taxa de 0,2% ao dia, são dados por:

j = 1.250,00 x 0,2 x 181 / 100 = 452,50




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Montante simples

Montante é a soma do Capital com os juros. O montante também

é conhecido como Valor Futuro. Em língua inglesa, usa-se FutureValue, indicado nas calculadoras financeiras pela tecla FV. Omontante é dado por uma das fórmulas:

M = P + j = P (1 + i n)

Exemplo a: Se a taxa de uma aplicação é de 150% ao ano,quantos meses serão necessários para dobrar um capitalaplicado através de capitalização simples?

Objetivo: M=2P

Dados: i=150/100=1,5; Fórmula: M=P(1+in)

Desenvolvimento: Como 2P=P(1+1,5 n), então 2=1+1,5 n, logo

n = 2/3 ano = 8 meses

Exemplo b: Qual é o valor dos juros simples pagos à taxa i=100%

ao ano se o valor principal é P=R$ 1.000,00 e a dívida foicontraída no dia 10 de janeiro, sendo que deverá ser paga no dia12 de abril do mesmo ano?

Contagem do tempo:

Período Número de dias

De 10/01 até 31/01 21 dias

De 01/02 até 28/02 28 dias

De 01/03 até 31/03 31 dias

De 01/04 até 12/04 12 dias

Total 92 dias

Fórmula para o cálculo dos juros exatos:

j = P r (d / 365) / 100

Cálculo:




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j = (1000×100×92/365)/100 = 252,05

Juros compostos

Em juros compostos, o problema principal consiste em calcular omontante (soma) S obtido pela aplicação de um único valorprincipal P no instante t=0, à taxa i de juros (por período) duranten períodos.

Exemplo preparatório: Consideremos uma situação hipotética

que, em 1994 a correção da caderneta de poupança tenha sidode 50% em cada um dos 5 primeiros meses do ano. Se umapessoa depositou $100,00 em 01/01/94, poderíamos montar umatabela para obter o resultado acumulado em 01/06/94.

Tempo Data Valor Principal Juros Montante

0 01/01/94 100,00 0 100,00

1 01/02/94 100,00 50,00 150,00

2 01/03/94 150,00 75,00 225,003 01/04/94 225,00 112,50 337,50

4 01/05/94 337,50 168,75 506,20

5 01/06/94 506,25 253,13 759,38

Observamos que os juros foram calculados sobre os Principaisnos inícios dos meses que correspondiam aos montantes dosfinais dos meses anteriores.

Juros Compostos são juros sobre juros (anatocismo)

A situação apresentada acima, pode ser analisada do ponto devista matemático, com P=100,00 e i=50%=0,5. Assim:

S1=100(1,5)1 S2=100(1,5)2 S3=100(1,5)3 S4=100(1,5)4 S5=100(1,5)5

Em geral:

Sn = P (1+i)n




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onde

Sn Soma ou montante

P Valor Principal aplicado inicialmente

i taxa unitária

n número de períodos da aplicação

Observação: Relembramos que a taxa e o número de períodosdevem ser compatíveis ou homogêneos com respeito à unidadede tempo.

Montante composto

A fórmula para o cálculo do Montante, em função do valorPrincipal P, da taxa i ao período e do número de períodos n, édada por:

S = P (1+i)n

Exemplo: Se a taxa de uma aplicação é de 150% ao ano, quanto

tempo será necessário para dobrar o capital aplicado através decapitalização composta?

Objetivo: S=2P

Taxa anual: i=150/100=1,5. A fórmula é dada por:

S=P(1+i)n

Solução: 2P=P(1+1,5)n

, logo(2,5)n = 2

Para resolver esta última equação, aplicamos logaritmos a ambosos lados da igualdade, para obter:

n = log(2) / log(2,5) = 0,7564708 de 1 ano

ESTRAIDO DE Ulysses Sodré




ATIVIDADES XII1) Qual a importância da matemática financeira para a empresa?

2)Defina o que e Capital e Juros:

3)Quais os dois tipos de juros?

4)Defina o que representam as seguintes letrasC:

n: j:J:r:

i:P:

M:S:5)Defina o que e montante Simples?

6) Defina o que e juros compostos?

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APOSTILA AUXILIAR ADMINISTRATIVO MÓDULO II