SME – RJ 1Manual de uso do RIOMAIL

Apostila Básica

Portal RIOMAIL

SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO

E

MULTIRIO

SME – RJ 2Manual de uso do RIOMAIL

SumárioAcessando o RIOMAIL........................................................................................................................3

Tela de entrada do Webmail............................................................................................................ 3O Portal RIOMAIL..........................................................................................................................4Correio............................................................................................................................................. 4Catálogo de Endereços.....................................................................................................................4Minha Conta-Senha......................................................................................................................... 4Trocando a senha............................................................................................................................. 4

Correio Eletrônico ............................................................................................................................... 6Usando o Correio............................................................................................................................. 6Lendo Mensagens............................................................................................................................ 6Escrevendo Mensagens....................................................................................................................7Anexando arquivos como link....................................................................................................... 10Excluindo Mensagens.................................................................................................................... 10

Realizando um backup no RioMail.................................................................................................... 11Restaurando um backup do RioMail............................................................................................. 13Excluindo mensagens do RioMail salvas no backup.....................................................................16

Opções de Visualização das mensagens ............................................................................................17Tela................................................................................................................................................ 17Ordenação...................................................................................................................................... 18

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Acessando o RIOMAIL

Para acessarmos o RIOMAIL, é necessário termos um programa navegador (browser) de Internet instalado em nossa máquina.

Dentro do ambiente da Prefeitura, o acesso ao RIOMAIL pode ser feito através da página da intranet (http://sme). Fora do ambiente corporativo, o acesso pode ser realizado através de qualquer equipamento que possua conexão com à Internet, bastando digitar o endereço da página da Secretaria Municipal de Educação na Internet: http://www.rio.rj.gov.br/sme. Depois de acessar a página, basta clicar na opção Webmail (Correio Eletrônico) que está no canto inferior direito da tela, conforme figura abaixo:

Tela de entrada do WebmailEsta é a tela de identificação do RIOMAIL. Nela deverão ser informados o Login e

Senha dos usuários.

Por exemplo, se o e-mail do usuário for xyz@rio.rj.gov.br, o campo Usuário será: xyz.

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O Portal RIOMAILO conceito de Portal indica que o RIOMAIL é a porta de comunicação com nosso

trabalho, através de várias ferramentas e funcionalidades, que visam melhorar a produtividade e o uso do computador para nossas tarefas diárias. A seguir estão os módulos que compõem o Portal RIOMAIL.

Correio

Esta é a função principal do RIOMAIL. Aqui podemos verificar as opções de mensagens recebidas (Caixa de Entrada), escrever Nova Mensagem, consultar mensagens Enviadas, etc.

Catálogo de EndereçosSua função é armazenar dados de contatos e grupos de pessoas. No Portal RIOMAIL

temos já cadastrados todos os endereços de e-mail da SME (usuários e grupos). Não há mais a possibilidade de criar grupos de endereços pessoais.

Minha Conta-SenhaEsta opção disponibiliza a troca de senhas de acesso ao sistema. É importante que a

senha seja alterada no 1º acesso ao sistema e a cada 45 dias, conforme Política de Segurança da PCRJ.

Trocando a senhaClicando na opção Minha Conta, será disponibilizada a opção Senha e aparecerá a

seguinte tela:

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Coloque em Senha antiga a sua senha atual de acesso ao sistema. Na opção Senha nova, digite a sua nova senha e abaixo confirme esta nova senha. Se as senhas forem digitadas corretamente, aparecerá a mesma tela informando que a senha foi alterada com sucesso.

A seguir, clique em Desconectar no menu à esquerda. Se isso não for feito, o usuário será desconectado pelo RioMail quando tentar acessar a Caixa de Entrada, ou qualquer uma das subpastas, além de não conseguir visualizar o Catálogo de Endereços corretamente.

OBS: A sua senha deve possuir no mínimo 6 caracteres. Utilize senhas fortes, combinando numéricos e alfanuméricos, MAIÚSCULAS e minúsculas, caracteres especiais, etc. Não utilize datas comemorativas, sobrenomes, nome do cônjuge, placas de carro, etc.

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Correio Eletrônico

Usando o CorreioApós entrar com o nome de usuário e a senha, aparecerá a tela inicial do RIOMAIL:

Para entrar no correio, clique sobre a palavra Correio localizada no menu central da página e no menu situado à esquerda da tela. Note que a estatística de espaço é apresentada já nesta primeira tela.

Após isso, aparecerá a tela Caixa de Entrada do correio eletrônico, onde de forma simples pode-se checar todas as mensagens recebidas, assim como acessar outras funções de correio.

Lendo MensagensA visualização das mensagens dispostas na Caixa de Entrada é bem simples. As

mensagens são listadas na tela principal do módulo Correio.

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No topo desta tela aparecem os botões mais usados (Caixa de Entrada, Nova Mensagem, Pastas, Pesquisar). Logo abaixo aparece a indicação do espaço usado na caixa de correio e o total de mensagens.

Mais abaixo, temos as mensagens propriamente ditas, ordenadas por datas e com as características comuns a todos os e-mails: o remetente (De), a Data, o Assunto da mensagem e o tamanho em Kbytes.

Para ler uma mensagem recebida, basta clicar sobre o remetente ou o assunto daquela mensagem. Ela será aberta e marcada como lida.

Nesta tela, algumas ações podem ser executadas: Excluir, Responder, Responder para Todos (caso haja mais de uma pessoa envolvida num dos campos de destinatários), Encaminhar, Redirecionar, Salvar como (se for necessário arquivar a mensagem no computador local), Imprimir e Ir para Caixa de Entrada (retorna para a listagem das mensagens contidas na caixa de entrada) ou ainda copiá-la / movê-la para outra pasta.

Escrevendo MensagensClique no botão Nova Mensagem para enviar um e-mail. A tela Composição de

Mensagem será aberta em uma nova janela:

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É necessário esclarecer algumas informações para os seguintes campos: • “Para” - Endereço de e-mail do destinatário (preenchimento obrigatório);• “Cc” - Pessoas que recebem cópia deste e-mail;• “Cco” - Pessoas que recebem cópia deste e-mail, mas seus endereços de e-mail não

são vistos pelos outros destinatários;• “Assunto” - Tema do e-mail.

Preferencialmente escreva suas mensagens com a tela maximizada, clicando no botão do meio canto superior direito da tela.

Para procurar o endereço de alguém ou de alguma unidade escolar, clique no ícone Catálogo de Endereços, logo abaixo do Assunto, e será aberta uma nova janela:

Nesta janela deveremos colocar uma parte do nome que queremos procurar (Por exemplo: argentina). Após isso, devemos clicar no botão Pesquisar. Os resultados aparecerão no quadro à esquerda. Selecione o(s) nome(s) desejado(s) e clique na opção Para (e/ou Cc e/ou Cco). Repita o mesmo procedimento para todos os nomes que deseja enviar e-mail. Os nomes selecionados irão para o campo da direita. Clique em OK para fechar a janela, retornando assim para a tela Composição de Mensagem, para onde os nomes selecionados serão copiados. Veja o exemplo abaixo:

Na janela Composição de Mensagem, é possível realizar as seguintes operações:• Salvar uma cópia em "Enviadas" (opção):Se estiver selecionada, uma cópia do

e-mail é salva na pasta Enviadas.• Solicitar Confirmação de Leitura (opção):Se estiver selecionada, permite que o

remetente receba um aviso quando sua mensagem for aberta por qualquer destinatário.

• Enviar a mensagem (botão): a mensagem é enviada.• Salvar Rascunho (botão): a mensagem é salva na pasta Rascunho para um

posterior envio, • Cancelar seu envio (botão): a mensagem é cancelada e todas as suas

informações perdidas.

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Anexando arquivosSe houver necessidade de anexar algum arquivo (texto, planilha, apresentação, etc.) no

e-mail que está sendo elaborado, clique no botão Anexos, que está situado abaixo do campo Assunto:

O item Anexos da tela Composição de Mensagem será visualizado na parte inferior da janela. Clique no botão Arquivo (Navegador Firefox) ou Procurar (Navegador Internet Explorer).:

Na janela que será aberta, selecione o arquivo a ser anexado (ex.: 01-PagInicial.JPG) e clique no botão Abrir.

A tela Composição de Mensagem aparecerá novamente e o campo Arquivo 1, em Anexos, preenchido. Clique no botão Atualizar (situado à direita da tela).

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Após atualizar, o arquivo selecionado aparecerá na parte inferior de Anexos.

Se desejar excluir o anexo, bastar selecionar Excluir e clicar em Atualizar.

Anexando arquivos como linkPara utilizar esta opção, basta selecionarmos Sim na opção Criando anexos como

link (Veja na figura acima, logo abaixo do botão Atualizar).

OBS: A grande vantagem da utilização do anexo como link, é que desta forma os arquivos anexados não ocupam espaço nas caixas de mensagens do(s) remetente(s) e destinatário(s), ficando armazenadas no servidor de correio por um período de 6 meses. Depois disso, esses arquivos serão excluídos e não mais acessados através desse link. Por este motivo, caso o arquivo seja importante, aconselhamos que ele seja salvo na máquina do usuário, ou em qualquer outro dispositivo seguro (ex.: CD, DVD...).

Cada destinatário visualizará o(s) arquivo(s) anexado(s) ao final do campo Texto da mensagem. Para exibir um anexo, clique no link (em azul) correspondente.

Excluindo MensagensNas telas Caixa de Entrada, Enviadas, ou qualquer outra pasta do correio,

mensagens podem ser apagadas. Para tanto, selecione a(s) mensagem(ns), clicando no quadrado do lado esquerdo da mesma, e clique em Excluir (situada acima dos quadrados). A(s) mensagem(ns) serão movidas para a Lixeira.

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Realizando um backup no RioMailQuando a caixa de correio chegar a 100% de utilização, não será mais possível enviar

nem receber e-mails. Portanto, para evitar transtornos, faça backup de suas pastas regularmente em local (na sua máquina). Veja a seguir como é fácil.

Na parte superior da tela Caixa de Entrada, ou de qualquer outra pasta, encontra-se a barra de ferramentas padrão:

Clique no botão Pastas. Aparecerá a tela Navegador de Pastas, exibindo as pastas do usuário:

Marque o checkbox (o quadradinho antes do nome) da pasta que você deseja fazer o backup.

No combobox de ações (o retângulo com uma seta no canto direito onde encontra-se escrito Escolha a Ação:), escolha a opção Backup das Pasta(s) ou .Backup das Pasta(s) [formato .zip]:

Leia a mensagem exibida e clique no botão “OK”.

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Todos os arquivos de backup do RioMail terão a extensão “.MBOX” (MailBox) e receberão o nome da pasta que está sendo feito o backup. Por exemplo:

Nome da Pasta no RioMail

Nome do arquivo de backup Nome do arquivo de backup [formato zip]

Caixa de Entrada INBOX.mbox INBOX.zip

Enviadas INBOX.Enviadas.mbox INBOX.Enviadas.zip

Se for escolhido [formato .zip], o backup será compactado antes de ser enviado para a máquina do usuário. Esta opção é altamente recomendada em casos de acesso lentos à Internet (acesso discado, Frame Relay), já que o arquivo transmitido será bem menor.

No Firefox será aberta uma caixa como a exibida a seguir. Veja o nome do arquivo e clique no botão OK

No Internet Explorer o diálogo será como o mostrado abaixo.

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Após clicar no botão Salvar será aberto automaticamente o diálogo para que o usuário escolha o destino do arquivo de backup. Selecione Meu computador. Dê duplos cliques em C:\, em Backups RioMail e em seu nome de usuário (ex.: crainho).

Renomeie o Nome do arquivo, conforme tabela abaixo (considere que o backup foi realizado em 01-03-2006) e clique no botão Salvar:

RENOMEARDe ParaINBOX.mbox Caixa de Entrada 01-03-2006.mboxINBOX.zip Caixa de Entrada 01-03-2006.zipINBOX.Enviadas.mbox Enviadas 01-03-2006.mboxINBOX.Enviadas.zip Enviadas 01-03-2006.zip

Caso o backup tenha sido feito em [formato .zip], descompactá-lo e renomear o arquivo .mbox resultante, conforme a tabela acima.

Restaurando um backup do RioMail

Para restaurar um arquivo de backup e visualizar suas mensagens, vá à Área de Trabalho do Windows e dê um duplo clique no ícone do iScribe, programa instalado pelo técnico do setor de Informática

Com o iScribe aberto, clique no menu Ferramentas e selecione as opções conforme figura abaixo:

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Na tela que aparecerá, clique no botão “+”, em Arquivos de Origem, para adicionar o arquivo .mbox a ser importado (ex: Caixa de Entrada 21-04-2006.mbox). Em Pasta de Destino, clique em “...” e selecione a pasta correspondente no iScribe (ex: /crainho/Caixa de entrada). Veja como ficaria a tela com os dados preenchidos para importação de mensagens recebidas:

Importando um arquivo .mbox de mensagens enviadas, a tela ficaria assim:

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Para visualizar as mensagens, selecione a pasta desejada, no menu à esquerda e clique na mensagem desejada.

Dando um duplo clique em uma mensagem, uma nova tela é aberta:

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Excluindo mensagens do RioMail salvas no backupApós realizar o backup de uma pasta do RioMail, restaurá-la no iScribe, e conseguir

visualizar as mensagens nesta ferramenta, essas mensagens devem ser excluídas do RioMail para liberar espaço na caixa de correio.

Para isso, no RioMail, selecione a pasta desejada (por exemplo: Caixa de Entrada) e clique em Selecionar: que está situado logo abaixo do nome da pasta...

... e selecione Lida:

Todas as mensagens lidas serão selecionadas. Depois, clique em Excluir e as mensagens serão movidas para a Lixeira. Passe para a próxima página, clicando na seta azul, situada à direita da tela e repita o mesmo procedimento até a última página da pasta.

Como todas as mensagens excluídas foram movidas para a Lixeira, elas continuam ocupando espaço na caixa de correio. Para liberar espaço, abra a pastas Lixeira, e clique em Esvaziar Lixeira, situado ao lado direito da tela.

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Opções de Visualização das mensagens

TelaEm telas com configuração de tela 800x600, podemos expandir o modo de visualização

das mensagens...

...ocultando o menu. Para isso, Clique no botão abaixo:

Veja o resultado:

SME – RJ 18Manual de uso do RIOMAIL

Alem de sobrar mais espaço para a visualização das mensagens, o RioMail continua funcional, permitindo, dentre outras coisas, navegar em todas as pastas e escrever nova mensagem.

OrdenaçãoAs características de ordenação das mensagens Data de chegada, Assunto,

Remetente, etc., podem ser configuradas para alterar a ordem de visualização das mensagens (crescente/decrescente). Clicando numa das setas dispostas em cada uma das colunas de informação a lista será automaticamente ordenada usando critério estabelecido. Clicando uma uma segunda vez a lista será ordenada em ordem inversa do critério.

Com este recurso terminamos o uso básico do Portal RIOMAIL. Ele é seu companheiro de trabalho na Prefeitura e está em constante desenvolvimento pela Equipe de Informática da SME/ATI.

Equipe de Atendimento/ SuporteUnidade Funcional Educação