Apostila de Noções de Arquivologia para Concursos

APOSTILA PARA CONCURSOS PÚBLICOS

ARQUIVOLOGIA

Encontre o material de estudo para seu concurso preferido em

www.acheiconcursos.com.br Conteúdo:

1. Conceito e Princípios de Arquivamento;

2. Idade dos Documentos;

3. Documentação Técnica e Material Arquivístico;

4. Métodos de arquivamento e guarda de documentos;

5. Setor de protocolo, termos específicos e arquivos especiais;

6. Legislação arquivística.

Teoria completa com exercícios resolvidos;

154 questões extraídas de concursos anteriores;

55 questões comentadas didaticamente.

ATENÇÃO:

Esta apostila é uma versão de demonstração, contendo 34 páginas. A apostila completa contém 110 páginas e está disponível para download aos

usuários que participarem da promoção em

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Conceito e princípios de arquivamento

Fabrício Mariano

IntroduçãoNo Brasil, o conceito de arquivo pode ser encontrado na Lei 8.159/91.

Essa lei “dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências”. Assim, de acordo com o artigo 2.º desta, temos que

Art. 2.º: Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Definições de autores de grande importância na área de Arquivos

T. R. Schellenberg“Arquivos são documentos de qualquer instituição pública ou privada que

hajam sido conservados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia permanente” (SCHELLENBERG, 2005).

Nota: o termo custódia (guarda dos documentos pelo governo) tem a sua origem, de acordo com a abordagem de Schellenberg, na Revolução Francesa.

Heloísa Liberalli Bellotto“Arquivo é toda coleção de documentos conservados, visando sua utili-

dade que poderão oferecer futuramente” (BELLOTTO, 2004).

Nota: para essa autora, verifica-se a importância do documento para valor futuro, ou seja, ela tem como característica considerar mais impor-tantes os documentos da terceira idade. Mais adiante, serão explicadas as idades dos documentos.

* Mestre em Economia pela Wisconsin Internatio-nal University. Pós-gradu-ado em Finanças e Gestão Corporativa pela Univer-sidade Candido Mendes (UCAM). Graduado em Física pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ).Professor do Ins-tituto de Administração do Rio de Janeiro (IARJ). Professor de cursos pre-paratórios para concursos.

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Hilary Jenkinson“Arquivos são documentos produzidos ou usados no curso de um ato ad-

ministrativo ou executivo (público ou privado)” (JENKINSON, 1948).

Nota: essa definição tem como característica o objetivo funcional do do-cumento na instituição, seja ela pública ou privada.

Concluindo, não há uma definição preferível em detrimento às demais, pois cada uma foi produzida dentro de um contexto histórico e cultural pró-prio. A definição correta é a que sirva a cada instituição, de acordo com sua realidade e necessidade particular.

Deve ficar claro que a guarda dos documentos, no que se refere à sua tipologia documental, pode variar de empresa para empresa. O conceito de tipologia documental será visto adiante.

Finalidade e função do arquivoTodo o material de arquivo tem um objetivo funcional, logo, tem a finali-

dade de servir a quem é de interesse, e a função de guardar os documentos, nas entidades mantenedoras, que são locais onde haverá a guarda de docu-mentos, que pode ter a custódia ou não do governo.

Centro de documentaçãoÓrgão responsável pelo tratamento e disseminação da informação, ou

seja, fornece as informações seletivas definidas pelo prévio conhecimento do perfil do seu usuário.

Os órgãos de documentação podem ser representados por

arquivos; �

bibliotecas; �

museus; �

centros de documentação etc. �

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Análise e manutenção documentalA análise documental desdobra-se em:

registrar � – consiste no registro cronológico de todos os documentos neles encontrados;

classificar � – consiste em selecionar os documentos, de acordo com um planejamento e programação determinados. A classificação é, em suma, um conjunto de regras lógicas para orientar o arquivista.

A manutenção documental compõe-se de:

ordenar � – consiste em reunir a documentação nos grupos que foram definidos na etapa de classificação. A ordenação é um ato executório e complemento operacional da classificação, ou seja, é o ato de fazer o arquivo. A classificação é a parte teórica, a ordenação, a parte prática;

conservar � – é a guarda dos documentos em locais adequados e nas me-lhores condições possíveis, levando em conta os fatores físicos, químicos e biológicos, que poderão levar à deterioração dos documentos;

procurar � – é caracterizada pela busca dos documentos, que deverão ser encontrados prontamente, quando solicitados;

difundir � – a difusão documental objetiva a redistribuição da informa-ção arquivada às pessoas e órgãos diretamente interessados.

Diferenciação entre arquivo e bibliotecaArquivo Biblioteca

Só serve ao país de origem1 Pode receber doações de outros países

Cópias devem ser evitadas Podem ser feitas cópias

Tem objetivo funcional Tem objetivo de consulta e pesquisa

Resolução de questões1. (TSE – Técnico Judiciário – CESPE) Julgue os itens a seguir, acerca da

fase corrente do ciclo de vida dos documentos.

1 Se um documento sai de um Arquivo de um país A para um país B, este, ao chegar ao país B, será clas-sificado como material de Biblioteca.

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I. Uma boa organização dos arquivos correntes permite aumentar a eli-minação dos documentos na fonte, diminuindo o volume documental total.

II. Prevalece, nessa fase, o valor secundário dos documentos, pela im-portância administrativa que eles têm.

III. A ausência de normas que guiam a organização dos arquivos cor-rentes pode provocar a má utilização do espaço e do equipamento.

Assinale a opção correta.

a) Nenhum item está certo.

b) Apenas os itens I e II estão certos.

c) Apenas os itens I e III estão certos.

d) Todos os itens estão certos.

Solução:

Comentando item a item:

I. No que se refere à guarda dos documentos, deve-se constantemente verificar se o documento ainda deve permanecer nas suas respectivas ida-des (primeira, segunda ou terceira idade), visto que a massa documental de uma empresa é flexível, ou seja, pode aumentar ou diminuir no tempo, requerendo, assim, avaliações periódicas da massa documental, de acor-do com mudanças possíveis na empresa. Assim, é correto dizer que “uma boa organização dos arquivos correntes permite aumentar a eliminação dos documentos na fonte, diminuindo o volume documental total”.

II. Incorreto, pois o valor secundário de um documento está associa-do aos documentos que perdem a função administrativa, segundo Schellenberg. Logo, o valor secundário do documento não está as-sociado à sua importância administrativa, mas sim à perda da função administrativa. A função administrativa de um documento está asso-ciada ao documento ter um objetivo funcional na empresa.

III. Correto. Na verdade, a ausência de normas nos arquivos pode pro-vocar a má utilização do espaço e do equipamento de qualquer or-dem. Logo, normas e regras devem ser definidas obrigatoriamente.

Gabarito: C

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2. (TSE – Técnico Judiciário – CESPE) É possível estabelecer uma série de diferenças entre arquivo e biblioteca. Acerca dessas diferenças, assina-le a opção correta.

a) Os documentos de arquivo são produzidos e conservados com ob-jetivos funcionais, e os de biblioteca com objetivos culturais.

b) Os documentos de arquivo são colecionados de fontes diversas, e os de biblioteca por atividades organizacionais.

c) Os documentos de arquivo são classificados a partir de métodos predeterminados, e os de biblioteca pelas particularidades das ati-vidades geradoras.

d) Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exem-plares, e os de biblioteca em um único exemplar ou em limitado número de cópias.

Solução:

Quando se fala que os documentos de arquivo são produzidos e con-servados com objetivos funcionais, deve-se ficar claro que a preocupa-ção maior está associada aos documentos que são importantes para a instituição no seu uso corrente, diferente da biblioteca, que tem como característica maior objetivos culturais.

Gabarito: A

3. (TRE/PB – Técnico Judiciário – FCC) Desde o momento em que são cria-dos até sua destinação final, os documentos de arquivo cumprem ciclo de vida em que a passagem de uma etapa ou condição para outra:

a) obedece a normas emanadas dos serviços de protocolo.

b) está prescrita nas guias de recolhimento.

c) resulta do processo de avaliação.

d) corresponde a períodos quinquenais e decenais de temporalidade.

e) vem indicada nos planos de arquivamento e classificação.

Solução:

A massa documental é flexível no tempo e varia de instituição para instituição, deve ficar claro que o método de arquivamento é flexível e

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(...) ESTE É UM MODELO DE DEMONSTRAÇÃO DA APOSTILA E CONTÉM APENAS UM TRECHO DO CONTEÚDO ORIGINAL. O DESENVOLVIMENTO DA MATÉRIA CONTINUA POR MAIS PÁGINAS NA APOSTILA COMPLETA, QUE VOCÊ PODERÁ OBTER EM http://www.acheiconcursos.com.br .

Idade dos documentos

Fabrício Mariano

Idade dos arquivosA classificação das “idades dos arquivos” varia de autor para autor, pois

cada uma tem origem em um país diferente ou é influenciada em maior ou menor grau por uma cultura específica.

A seguir, serão abordadas as idades dos documentos, no que se refere a bibliografias indicadas para concursos públicos.

Classificação das idades, segundo T. R. Schellenberg

Primeira idade: arquivo corrente ou ativo

É constituído de documentos de uso frequente, normalmente nas pró-prias unidades que os receberam ou produziram. Nessa fase, os documentos são analisados, organizados, classificados e arquivados, até que cumpram o seu tempo de vida útil, especificado na tabela de temporalidade.

Na verdade, os documentos de primeira idade são os que têm função ad-ministrativa e estão ligados à alta gerência da instituição. Diz-se também que o documento na primeira idade tem gênero de valor primário.

Segunda idade: arquivo intermediário ou temporário

É constituído de documentos que deixam de ser consultados frequente-mente, mas que ainda poderão ser solicitados (virtualmente transferidos dos arquivos correntes), como também de documentos que aguardam o cumpri-mento do prazo que antecede à microfilmagem ou reprodução em CD-ROM.

Na verdade, os documentos de segunda idade são os que têm função administrativa, mas não ligados à alta gerência, mais ligados à parte opera-cional da empresa. Diz-se também que o documento na segunda idade tem gênero de valor primário.

* Mestre em Economia pela Wisconsin Internatio-nal University. Pós-gradu-ado em Finanças e Gestão Corporativa pela Univer-sidade Candido Mendes (UCAM). Graduado em Física pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ).Professor do Ins-tituto de Administração do Rio de Janeiro (IARJ). Professor de cursos pre-paratórios para concursos.

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(...) ESTE É UM MODELO DE DEMONSTRAÇÃO DA APOSTILA E CONTÉM APENAS UM TRECHO DO CONTEÚDO ORIGINAL. O DESENVOLVIMENTO DA MATÉRIA CONTINUA POR MAIS PÁGINAS NA APOSTILA COMPLETA, QUE VOCÊ PODERÁ OBTER EM http://www.acheiconcursos.com.br .

ARQUIVAMENTO E ARQUIVOLOGIA

QUESTÕES DE CONCURSOS APLICADAS PELO CESPE/UNB

(TRE-MA, Cespe - Técnico Administrativo - 2009)

01. Julgue os itens subsequentes, relativos a conceitos de arquivologia.

I. Arquivo é o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.

II. Os documentos de arquivo existem em vários exemplares, não tendo limitação quanto ao número de cópias.

III. Os documentos textuais, audiovisuais e cartográficos são gêneros documentais encontrados nos arquivos.

IV. A significação do acervo documental arquivístico independe da relação que os documentos estabelecem entre si.

V. O método de classificação dos arquivos exige conhecimento a respeito da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos órgãos.

Estão certos apenas os itens

a) I e II.

b) I e III.

c) II e IV.

d) III e V.

e) IV e V.

02. Julgue os itens a seguir, relativos às características que distinguem os arquivos.

I. O arquivo é criado e recebido por um órgão, empresa ou instituição exclusivamente no desenvolvimento de suas atividades, não sendo colecionado por motivos culturais.

II. Os documentos de arquivo são provas de transações realizadas nas organizações.

III. Um documento de arquivo, mesmo destacado do todo ao qual pertence, tem o mesmo significado do conjunto no qual está inserido.

IV. Em relação à natureza do assunto, os documentos de arquivo podem ser classificados em arquivo especial e arquivo especializado.

V. Quanto à abrangência da atuação, os arquivos são classificados em correntes e intermediários.

A quantidade de itens certos é igual a

a) 1.

b) 2.

c) 3.

d) 4.

e) 5.

03. Acerca da gestão de documentos, assinale a opção correta.

a) Os principais instrumentos de gestão arquivística são o plano de classificação e a tabela de temporalidade.

b) A preservação é a função arquivística que permite a agilização do acesso aos documentos.

c) A avaliação de documentos de arquivo é executada com a aplicação do código de classificação.

d) Não é objetivo da gestão de documentos racionalizar a produção dos documentos, mas, sim, eliminar os documentos de valor secundário.

e) As atividades de protocolo fazem parte da fase de destinação na gestão de documentos.

04. Os arquivos correntes são

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a) transferidos, após o final de sua utilização, aos arquivos permanentes, onde aguardam a destinação final.

b) formados por documentos com prazos precaucionais esgotados.

c) alocados perto dos seus usuários diretos, devido à grande possibilidade de uso que apresentam, e são conhecidos também como arquivos ativos.

d) formados por documentos com valor secundário.

e) armazenados em depósitos centralizados, localizados distantes dos setores de trabalho onde foram acumulados.

05. A respeito dos arquivos intermediários, assinale a opção correta.

a) Os arquivos intermediários são constituídos, fundamentalmente, por documentos com valor informativo.

b) Os documentos do arquivo intermediário são mantidos por conta dos prazos prescricionais e precaucionais e aguardam a destinação final: eliminação ou guarda permanente.

c) Os arquivos intermediários são formados por documentos que perderam a vigência administrativa, mas são providos de valor histórico-cultural.

d) O acesso aos documentos no arquivo intermediário é aberto ao público.

e) As características provisórias do arquivamento intermediário impedem a aplicação da tabela de temporalidade.

06. Com relação ao arquivo permanente, assinale a opção correta.

a) O acesso aos documentos do arquivo permanente é feito com a autorização do órgão acumulador.

b) As atividades intelectuais no arranjo de documentos estão relacionadas ao acondicionamento e à fixação de etiquetas de identificação nas unidades de armazenamento.

c) O tratamento da documentação permanente deve ser feito a partir da aplicação do princípio da territorialidade, um dos princípios fundamentais da arquivologia.

d) A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos.

e) Os documentos do arquivo permanente têm valor primário decrescente.

07. Acerca das tipologias documentais e dos suportes físicos, assinale a opção correta.

a) A documentação escrita ou textual apresenta inúmeras espécies documentais criadas para produzir determinada ação específica, tais como relatórios, convênios, formulários e cartas.

b) O microfilme ainda não tem reconhecimento legal no Brasil.

c) Os documentos, independentemente do suporte, devem ser acondicionados da mesma forma.

d) O gênero micrográfico de documento é formado por documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas.

e) Os filmes cinematográficos e as fitas de vídeo fazem parte do gênero documental conhecido como iconográfico.

08. Quanto à preservação, à conservação e à restauração de documentos, assinale a opção correta.

a) A desinfestação e o alisamento são técnicas de restauração de documentos.

b) A higienização dos documentos consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina.

c) O silking é um método de desinfestação que combate os insetos e apresenta maior eficiência que a fumigação.

d) A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e não se refere ao local de guarda.

e) A luz do dia e a umidade são prejudiciais à conservação do acervo documental.

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09. (TRT-DF, Cespe - Técnico Judiciário - 2004) No que se refere à metodologia a ser adotada para o gerenciamento , a avaliação e o arquivamento dos processos e demais tipologias documentais acumuladas em órgãos, como é o caso do TRT, julgue os itens seguintes em (C) CERTO ou (E) ERRADO.

a) Os processos ultimatos, de procedência externa, serão transferidos ao arquivo de caráter permanente.

b) Um dos critérios estabelecidos nos processos de avaliação documental é indicar o descarte dos documentos que tenham sido produzido s no prazo superior a 20 anos.

c) Por suas características de produção, todos os processos constituídos no TRT são de guarda permanente.

d) É atribuída a guarda permanente aos atos normativos.

10. (TRE-AL, Cespe - Analista Judiciário - 2004) Acerca dos procedimentos técnicos (funcionalidades) executados no setor de arquivos, julgue os itens subsequentes em em (C) CERTO ou (E) ERRADO.

a) A fim de instruir os usuários sobre os documentos existentes no acervo arquivístico, diferentes instrumentos de pesquisa são elaborados, incluindo o guia do arquivo.

b) A tabela de temporalidade é um instrumento utilizado em todas as fases do ciclo vital dos documentos.

c) Os documentos de cunho arquivístico auxiliam os profissionais da instituição no processo decisório.

d) De acordo com a legislação arquivística em vigor, os documentos microfilmados possuem respaldo legal, o que permite, em alguns casos, o descarte do documento original.

e) A implantação de uma política de gestão documental nos arquivos favorece a racionalização da produção e do trâmite documental.

f) Nos arquivos de caráter permanente, o empréstimo de documentos é facultado a todos os usuários.

g) Por suas características de produção, os autos de todos os processos com origem no TRE/AL serão de guarda permanente.

h) No Brasil, a política de acesso aos documentos arquivísticos obedece aos graus de sigilo atribuídos pelo Decreto n.º 4.553/2002, segundo os quais um documento pode ser classificado como ultra-secreto, secreto, confidencial ou reservado.

i) Incluem-se como atos normativos os tratados, os convênios e os termos.

j) A função essencial dos arquivos é avaliar os documentos, a fim de garantir o controle do volume documental produzido no âmbito da instituição.

11. (TRE-AL, Cespe - Técnico Judiciário - 2004) Acerca do arquivamento de documentos, julgue os itens subsequentes em (C) CERTO ou (E) ERRADO.

a) De acordo com a teoria arquivística, os documentos arquivados na fase corrente possuem valor primário e secundário.

b) No método de arquivamento ideográfico, o principal elemento adotado para a recuperação da informação é o assunto.

c) Ocorrendo o empréstimo de documentos do acervo, o profissional responsável pelo arquivamento e desarquivamento deve utilizar a guia-fora para indicar a retirada do documento.

d) Os procedimentos teóricos da arquivística indicam que o arquivamento de documentos deve ser posterior à sua classificação, a qual deve ter como base o plano de classificação da instituição.

e) O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediária é de 10 a 20 anos.

f) Além dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao gênero iconográfico, filmográfico e sonoro.

g) De acordo com a teoria arquivística, os atos de correspondência, como os ofícios, as cartas e os memorandos, devem ser arquivados obedecendo à classificação de “Recebidos”, para os documentos encaminhados à instituição, e “Expedidos”, para aqueles produzidos pela instituição.

h) No que se refere ao arquivamento de documentos, é indicado que a instituição adote um método de arquivamento único.

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i) Os documentos que refletem a origem e os objetivos da instituição possuem valor secundário e, na terceira fase do ciclo vital, são de guarda permanente.

j) Somente serão aceitos, nos arquivos, os processos que, finalizado o trâmite, possuírem o indicativo “arquive-se”, aposto pela autoridade competente.

(TRT-MA - Cespe, Técnico Judiciário - 2005)

12. A respeito de arquivologia, julgue os itens seguintes em (C) CERTO ou (E) ERRADO.

a) Legado é o elemento de identificação das unidades de arquivamento, constituído de números, geralmente utilizado na administração pública para designar um conjunto de documentos.

b) Unidade de arquivamento é a menor unidade arquivística materialmente indivisível.

c) Dossiê é uma unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, pertinentes a determinado assunto ou pessoa.

d) Documentos cartográficos são representações geográficas contendo imagens estáticas de suportes sintéticos e podem ser constituídos por documentos escritos ou textuais datilografados ou impressos com formatos e dimensões e rotações variáveis.

13. A gestão de documentos compreende um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, em fases corrente e intermediária, visando à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente. Acerca desse assunto, julgue os itens seguintes em (C) CERTO ou (E) ERRADO.

a) No método geográfico, quando se adota a ordenação geográfica - nome do estado, cidade e correspondente -, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais.

b) No método básico alfabético, os graus não são considerados na ordenação, mesmo sendo considerados parte integrante do último sobrenome, salvo quando servirem de elemento de distinção.

c) Método numérico simples cronológico ou método dígito terminal corresponde à atribuição de um número a cada correspondente ou cliente, obedecendo-se à ordem de entrada ou registro, sem preocupação com a ordenação alfabética.

d) A rotina de protocolo compreende as seguintes ações: recebimento da correspondência (malotes, balcão, entre outros); separação da correspondência oficial da particular; colocação do carimbo de protocolo; elaboração do resumo do assunto; e, por fim, encaminhamento ao setor de registro e movimentação.

e) A utilização de documentos se desenvolve mediante a análise e a avaliação dos documentos acumulados no arquivo. O objetivo desse processo é estabelecer prazos de guarda, determinando quais documentos serão objeto de arquivamento permanente, o protocolo deste, a expedição, se for o caso, a organização e, por fim, a eliminação, caso tenham perdido seu valor de prova ou de informação para a instituição.

f) A produção de documentos corresponde ao momento da elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor.

14. Quanto à arquivologia, julgue os itens seguintes em (C) CERTO ou (E) ERRADO.

a) Tabela de equivalência corresponde a um instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes ou intermediários, sendo depois recolhidos aos arquivos permanentes.

b) Repertório é o instrumento de pesquisa no qual são descritos, pormenorizadamente, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, e que pode ser elaborado segundo critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico.

c) Iconográficos são documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens, com dimensões e rotações variáveis, contendo registros de imagens não estáticas.

d) Datas-limites corresponde ao elemento de identificação cronológica de uma unidade de arquivamento, em que são indicadas as datas de início e término do período abrangido.

15. Em determinado arquivo corrente optou-se pelo método básico alfabético. Ocorre que, no arquivamento, duas pessoas têm sobrenome igual, João Villa-Lobos e Otávio Villa-Lobos. Havia

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também três pessoas com sobrenome Santos, José dos Santos, J. Santos e Jonas dos Santos. No mesmo arquivo, existiam mais duas pessoas: uma chamava-se Marcelo da Câmara e a outra Juvenal de Almeida. Apareciam também situações de pessoas cujo sobrenome exprimiam graus de parentesco, como Antônio Almeida Neto e Pedro Carvalho Filho. Havia dois autores espanhóis, Francisco Carbalhal y Oviedo e outro Pacco Baños Molinero, e dois autores orientais, Li Yutang e Yoshi Matsue.

Observando as regras do método de arquivamento alfabético e a situação hipotética apresentada, julgue os itens seguintes em (C) CERTO ou (E) ERRADO.

a) O correto é classificar Filho, Pedro Carvalho para depois classificar Neto, Antônio Almeida.

b) Onde aparecem três pessoas com sobrenome Santos, a classificação será na seguinte ordem: primeiro Santos, J. pois a inicial abreviada terá preferência às demais, independente de qual seja o nome abreviado; em segundo, Santos, Jonas dos; e o terceiro será Santos, José dos.

c) No que concerne à classificação dos orientais, primeiro vem Li Yutang e depois Yoshi Matsue.

d) No arquivo, primeiro virá Juvenal de Almeida e depois Marcelo da Câmara, pois os artigos e preposições como o "de" e o "da" não são considerados no momento de classificar o artigo pelo método alfabético.

e) Entre as pessoas com sobrenome igual, prevalece a ordem alfabética do prenome, desta forma, na hipótese apresentada, o correto seria arquivar Lobos, João Villa e depois Lobos, Otávio Villa.

f) É correto afirmar que entre os autores espanhóis, primeiro vem o Molinero, Pacco Baños e depois o Oviedo, Francisco Carbalhal.

16. (STJ - Cespe, Técnico Judiciário - 2007) Acerca das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos, julgue os itens a seguir em (C) CERTO ou (E) ERRADO.

a) A disposição alfabética de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetação é exclusiva para nomes de pessoas.

b) A disposição abaixo está correta, pois foi feita de palavra por palavra, podendo, também, ser feita de letra por letra.

Morro Alegre

Morro Branco

Morro Maior

Morro Santo

Monteiro

Montenegro

c) Os arquivos correntes de um órgão são formados pelas correspondências recebidas e expedidas, diferentemente do arquivo intermediário, que é responsável pela guarda de processos administrativos.

d) Os documentos dos arquivos correntes representam um ponto de partida para a tomada de decisões no órgão/instituição.

e) A organização e a classificação dos documentos de uma organização devem ser feitas por tipo documental.

f) As atividades de registro, expedição, distribuição e movimentação são típicas do protocolo, apesar de esta última ter uma participação importante dos setores de trabalho do órgão/instituição.

g) Quando entra no órgão/instituição, o documento deve ser registrado, o que significa identificá-lo em um formulário próprio ou em um sistema informatizado que deve conter a origem, a espécie, o destino, o número e a data do documento, entre outros elementos.

h) Os documentos consultados com pouca frequência fazem parte do arquivo corrente.

i) O protocolo deve separar as correspondências oficiais das particulares e a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso.

j) O método de ordenação dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado é conhecido como Duplex.

l) Processo é o termo geralmente usado na administração pública para designar o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária.

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m) As folhas de um processo devem ser numeradas e rubricadas exclusivamente pelos funcionários do protocolo.

(TRE-MT - Cespe, Técnico Judiciário - 2005)

17. A respeito dos procedimentos administrativos adotados no arquivamento dos documentos de caráter permanente, assinale a opção correta.

a) Segundo a teoria arquivística, os documentos produzidos pelo TRE/MT que reflitam a origem da instituição são de caráter permanente.

b) Na fase permanente, obedecendo o ciclo vital, os documentos cumprem um prazo de guarda e serão preservados aqueles que obedeceram a um trâmite interno, cuja finalização ocorreu na instituição produtora, sendo os demais descartados.

c) A legislação arquivística brasileira coíbe o acesso aos documentos da fase permanente para o público externo.

d) Cumprindo o ciclo vital, os documentos são transferidos do arquivo intermediário para o arquivo permanente.

e) Devido ao caráter permanente, é indicada a encadernação dos atos normativos produzidos pelo TRE/MT.

18. Os procedimentos operacionais adotados no tratamento dos documentos de cunho arquivístico acumulados pelo TRE/MT devem atender aos ditames da teoria arquivística. Assinale a opção correta quanto à organização dos acervos arquivísticos.

a) Cada setor e(ou) departamento definirá os prazos de guarda para os documentos produzidos internamente.

b) A gestão de documentos atende, fundamentalmente, os documentos da fase corrente.

c) Os documentos encaminhados ao arquivo intermediário devem ser devidamente identificados, incluindo o prazo de guarda e a destinação final.

d) Na fase intermediária, os documentos serão reclassificados a fim de atender aos procedimentos operacionais internos.

e) No que se refere ao acompanhamento do nível de crescimento do acervo arquivístico, é indicada a eliminação a qualquer momento, desde que o documento não atenda mais as exigências administrativas e legais para a instituição.

19. No que se refere ao acompanhamento do nível de crescimento do acervo arquivístico, é indicada a eliminação a qualquer momento, desde que o documento não atenda mais as exigências administrativas e legais para a instituição.

a) Na adoção do método de arquivamento geográfico em que o elemento diferenciador seja a unidade da federação, na sequência são ordenadas as capitais, seguidas dos demais municípios.

b) O método de arquivamento geográfico é considerado um sistema indireto de arquivamento.

c) Uma das desvantagens do método de arquivamento geográfico consiste em ser de difícil manuseio.

d) Devido às possibilidades de ordenação, o método geográfico é um dos métodos padronizados de arquivamento.

e) No método de arquivamento geográfico, a partir do nome do interessado é que serão definidas as entradas principais para a ordenação dos documentos.

20. Considere que o Tribunal Regional Eleitoral de Mato Grosso (TRE/MT) adotará o método de arquivamento alfabético e fará uso das regras de alfabetação. Segundo essas regras, assinale a opção cujo nome de pessoa física está representado de modo correto para o referido arquivamento.

a) Neto, Antonio Pereira de Souza

b) De Camargo, Luisa Maria Pontes

c) Branco, Solange Ribeiro Castelo

d) Sato, Akiko Yamamoto

e) Muller, Paul

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21. Acerca dos métodos de arquivamento adotados nas instituições arquivísticas, assinale a opção correta.

a) O método de arquivamento numérico decimal possibilita a criação de mais de 10 classes.

b) No método de arquivamento enciclopédico, os temas criados são relacionados obedecendo a uma ordem alfabética.

c) O método de arquivamento duplex apresenta como desvantagem a definição de apenas dez classes.

d) Uma das desvantagens do método de arquivamento alfabético é a utilização de instrumentos auxiliares para a recuperação das informações.

e) O método de arquivamento dígito-terminal apresenta como desvantagem a lentidão na recuperação da informação.

22. Assinale a opção que contém uma das diretrizes a ser obedecida no estabelecimento dos documentos de cunho arquivístico a serem arquivados em caráter permanente.

a) A frequência de utilização dos dados e informações registrados nos documentos.

b) O fato de determinados documentos conterem a assinatura dos agentes e diretores das instituições públicas.

c) A preservação dos documentos de valor unicamente primário.

d) Os documentos definidos pelos acionistas da instituição como sendo de valor histórico.

e) Todo e qualquer documento com produção anterior ao século XIX.

23. O instrumento auxiliar das atividades de gestão de documentos que tem por finalidade facultar o arquivamento correto dos documentos das instituições públicas e privadas denomina-se

a) tabela de temporalidade.

b) plano de classificação.

c) quadro de classificação.

d) tabela de classificação.

e) plano de arquivamento.

24. Acerca da gestão de documentos correntes, assinale a opção correta com referência à atividade de arquivamento de documentos novos.

a) O arquivamento de documentos é uma atividade anterior à de classificação de documentos.

b) Essa atividade consiste em agrupar os documentos de acordo com a codificação a eles atribuída.

c) Na etapa de arquivamento, os documentos são inseridos em unidades de arquivamento, como pastas e maços.

d) No intuito de se evitarem falhas, o arquivamento dos documentos é realizado sistematicamente por um único profissional.

e) O empréstimo de documentos entre os setores ocorrerá sistematicamente, desde que sejam obedecidos os procedimentos operacionais de registro, de arquivamento e de desarquivamento dos documentos.

(TRE-MA - Cespe, Técnico Judiciário - 2005)

25. Assinale a opção que corresponde a objetivo de um programa de gestão documental.

a) Elaborar o inventário do fundo arquivístico.

b) Garantir a reprodução dos documentos para trâmite interno.

c) Realizar exposições tomando-se como base o acervo arquivístico.

d) Auxiliar na preservação dos documentos identificados como de valor secundário e de guarda permanente.

e) Adotar o método de arquivamento ideográfico para os dossiês funcionais.

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26. No âmbito do gerenciamento da informação e da gestão de documento, as funções realizadas nos arquivos intermediários incluem o(a)

a) descrição de documentos arquivísticos.

b) acompanhamento do trâmite dos documentos.

c) atendimento aos usuários internos para consulta aos documentos e empréstimo ao órgão produtor dos mesmos.

d) elaboração dos instrumentos de pesquisa do acervo arquivístico.

e) elaboração do quadro de arranjo do acervo arquivístico.

(TRE-GO, Cespe - Técnico Judiciário - 2009)

27. A respeito da prática arquivística em esfera pública no Brasil, assinale a opção correta.

a) A legislação brasileira define arquivo como sendo o conjunto formado exclusivamente por documentos textuais oficiais, produzidos e recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em suas funções administrativas, legislativas e judiciárias, ou por instituições de caráter público, ou ainda por entidades privadas, encarregadas da gestão de serviços públicos.

b) Chama-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas realizados na fase corrente e na intermediária e que abrangem produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, estabelecendo sua destinação, isto é, determinando a eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

c) O cidadão brasileiro tem o direito de receber dos órgãos públicos informações relativas a seus direitos e deveres, exclusivamente particulares, contidas em documentos de arquivo, quando autorizado pelo judiciário. Outras informações são originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a segurança do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem de outras pessoas.

d) A gestão da informação é o conjunto de procedimentos automatizados por meio dos quais é feita a indexação e o armazenamento dos documentos eletrônicos, obedecendo a princípios específicos, uma vez que tais documentos não são regidos pela legislação arquivística.

28. É correto afirmar que o princípio teórico-metodológico fundamental da teoria arquivística é o(a)

a) respeito à pertinência territorial.

b) gestão de documentos.

c) arranjo estrutural funcional.

d) respeito à proveniência.

29. A destinação dos documentos é indicada

a) pelo plano de classificação.

b) pelos instrumentos de pesquisa.

c) pela tabela de temporalidade.

d) pela tipologia documental.

30. Julgue os itens seguintes a respeito das idades documentais.

I. A teoria das três idades é aquela que afirma que os documentos passam por diferentes fases, determinadas, por um lado, pela frequência de uso dos documentos pela entidade produtora ou acumuladora e, por outro lado, pela identificação dos valores primário e secundário presentes ou não nos documentos.

II. A legislação determina que todos os documentos produzidos e acumulados por órgãos públicos e instituições de caráter público devem ser identificados como correntes, intermediários ou permanentes e devem receber tratamento adequado.

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III. Os documentos considerados correntes são caracterizados por estarem ativos, ou em curso; em muitos casos, mesmo quando não há mais a movimentação dos documentos, eles são alvo de consultas frequentes.

IV. Chama-se ciclo vital o sistema de registro de documentos que permite controlar a produção e a tramitação na fase corrente e a passagem para a intermediária por meio de listagens, repertórios, índices e planos de arquivamento.

A quantidade de itens certos é igual a

a) 1.

b) 2.

c) 3.

d) 4.

31. Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados, respectivamente,

a) arranjo e classificação.

b) arquivamento e acondicionamento.

c) avaliação e seleção.

d) transferência e recolhimento.

32. A respeito da preservação da integridade dos documentos, assinale a opção correta.

a) Preservação é o nome dado ao processo de exposição de uma peça documental a vapores químicos, dentro de câmaras especiais a vácuo, para destruição de insetos e fungos, resultando na polimerização do documento.

b) Denomina-se conservação o conjunto de atividades que visam à preservação dos documentos, isto é, ações realizadas com o objetivo de desacelerar os processos de degradação por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos, como higienização, acondicionamento, reparos e outros.

c) A limpeza do depósito do arquivo deve ser rigorosa para evitar a proliferação de fungos e insetos; o chão deve ser limpo com pano umidecido em uma mistura de água, solventes, cera e substâncias bactericidas. Uma vez por mês, pelo menos, as estantes devem ser limpas com a mesma mistura.

d) A luz natural e o calor são prejudiciais aos documentos. Recomenda-se, para o local de armazenamento, a utilização de lâmpadas fluorescentes, por não produzirem calor nem radiação ultravioleta (UV), e o uso de condicionadores de ar para manter a temperatura abaixo de 5 graus durante o dia. Durante a noite, os aparelhos podem ser desligados, para reduzir os custos e o risco de incêndio.

33. Acerca das rotinas de tratamento documental em arquivos, assinale a opção correta.

a) As atividades que compõem as rotinas de classificação são as seguintes: receber o documento; ler o conteúdo do documento identificando a data, o(s) responsável(is) pela assinatura e o assunto; localizar o(s) assunto(s) no Índice de classificação bibliográfica; anotar o código no verso do documento; preencher a(s) folha(s) de identificação com a data e o(s) nome(s) do(s) responsável(is).

b) As rotinas de arquivamento consistem em: inspeção do documento para verificar se está assinado e se é original; formação de dossiê, agrupando os documentos emitidos na mesma data, que devem ser acondicionados em pasta suspensa com prendedor; na pasta, devese registrar o dia ou o mês em que foram emitidos os documentos e os números de protocolo, para facilitar sua localização; dentro do dossiê, os documentos devem ser ordenados alfabeticamente pelo nome das pessoas que os assinam.

c) As atividades a seguir são rotinas de protocolo: receber documentos enviados por outras instituições; despachar documentos enviados por setores do órgão; armazenar os documentos em fase corrente; emprestar os documentos aos setores que os solicitarem; fazer o controle de retirada; controlar o prazo para devolução do documento; prestar informações contidas nos documentos; estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relação à prática e à ética profissional.

d) Fazem parte das rotinas para destinação de documentos na fase corrente as seguintes atividades: verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade; verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido; registrar

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os documentos a serem eliminados; proceder à eliminação; elaborar termo de eliminação; elaborar lista de documentos destinados à fase intermediária; operacionalizar a passagem ao arquivo intermediário.

34. Considerando os princípios arquivísticos e a legislação a respeito da avaliação e da eliminação de documentos públicos, assinale a opção correta.

a) A pessoa que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerados como de interesse público e social ficará sujeita à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor.

b) Avaliação é a atividade que, por meio da análise do conteúdo do documento, a fim de verificar a importância e a veracidade das informações nele contidas, deve atribuir graus de sigilo, segundo legislação específica. É nessa etapa que se identificam quais os documentos originais e autênticos, de acordo com as normas de validação, sendo responsável por determinar a eliminação dos demais documentos.

c) A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público somente será realizada após autorização da presidência do órgão, e sancionada em instância superior: se federal, pela Casa Civil da Presidência da República; se estadual, pelo Gabinete do Governador.

d) O instrumento resultante da atividade de avaliação é o catálogo seletivo, que indica os documentos selecionados para a guarda permanente ostensiva ou sigilosa, indicando os níveis legais de acesso a cada documento ou informação.

35. Assinale a opção que apresenta corretamente a definição de documento de arquivo.

a) Toda informação gerada por atividades de órgãos públicos, fixada em suportes e reunida intencionalmente por características culturais comuns.

b) Qualquer documento considerado autêntico e preservado em velino por causa dos fatos sociais ou históricos registrados por seu conteúdo.

c) Qualquer documento produzido ou recebido por pessoa física ou jurídica, acumulado naturalmente ao longo das atividades e preservado como prova de tais atividades.

d) A informação textual gerada oficialmente no decurso de ação administrativa ou judicial de órgão público, fixada ou não em suporte.

36. Com relação à alteração do suporte da informação em arquivos, assinale a opção correta.

a) A atual legislação somente autoriza a eliminação de documentos permanentes após sua reprodução por meio dos processos de microfilmagem ou digitalização, desde que garantida a autenticidade da cópia.

b) Qualquer proposta de alteração de suporte das informações arquivísticas deve levar em consideração as questões legais, garantias jurídicas, normalização de procedimentos, padrões de qualidade estabelecidos pela legislação brasileira. É necessário considerar, ainda, as peculiaridades de cada órgão, além de realizar estudos de viabilidade econômica.

c) As vantagens da alteração do suporte de documentos de arquivo, incluem: agilizar o arquivamento das informações por tornar desnecessária a organização dos documentos; facilitar o intercâmbio com outras entidades; proporcionar acesso às informações em redes; reduzir a ocupação e melhorar o aproveitamento do espaço; reduzir custos de manutenção.

d) Apesar de ser um processo de reprodução de documentos tradicionalmente muito utilizado, a microfilmagem não deve ser realizada quando houver intenção de eliminar os originais, pois tal processo não pode, em circunstância alguma, ter validade em juízo.

(TSE, Cespe - Técnico Judiciário - 2007)

37. Julgue os itens abaixo, relativos a documentos públicos.

I. São considerados documentos públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

II. A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

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III. A gestão e o recolhimento dos documentos públicos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário federal é de responsabilidade do Conselho Nacional de Arquivos.






38. O arquivo intermediário é uma das fases do ciclo de vida dos documentos de arquivo. Constitui objetivo do arquivo intermediário

a) evitar a manutenção de documentos por um longo período nos escassos espaços dos setores de trabalho.

b) guardar os documentos históricos.

c) diminuir os custos com a duplicação de documentos.

d) manter os documentos de maneira descentralizada.

39. É possível estabelecer uma série de diferenças entre arquivo e biblioteca. Acerca dessas diferenças, assinale a opção correta.

a) Os documentos de arquivo são produzidos e conservados com objetivos funcionais e os de biblioteca, com objetivos culturais.

b) Os documentos de arquivo são colecionados de fontes diversas e os de biblioteca, por atividades organizacionais.

c) Os documentos de arquivo são classificados a partir de métodos predeterminados e os de biblioteca, pelas particularidades das atividades geradoras.

d) Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exemplares e os de biblioteca, em um único exemplar ou em limitado número de cópias.

40. Julgue os itens a seguir, acerca da fase corrente do ciclo de vida dos documentos.

I. Uma boa organização dos arquivos correntes permite aumentar a eliminação dos documentos na fonte, diminuindo o volume documental total.

II. Prevalece, nessa fase, o valor secundário dos documentos, pela importância administrativa que eles têm.

III. A ausência de normas que guiam a organização dos arquivos correntes pode provocar a má utilização do espaço e do equipamento.






41. As atividades típicas do protocolo não incluem o(a)

a) recebimento de correspondência.

b) abertura de processo.

c) distribuição de documentos.

d) preparação de instrumento de descrição.

42. O instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda é o(a)

a) plano de classificação.

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b) listagem de eliminação.

c) tabela de temporalidade.

d) plano de preservação.

43. Os suportes dos documentos de arquivo incluem

a) papel, papel fotográfico, película videográfica.

b) plantas, mapas, fotografias.

c) mídia eletrônica, película filmográfica, iconográfico.

d) negativo fotográfico, diapositivo, audiovisual.

44. A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e ao seu local de armazenamento. As principais operações de conservação são

a) higienização, exaustão, congelamento e preservação.

b) umidificação, limpeza, calafetação, restauração.

c) laminação, refrigeração, evaporação e encapsulamento.

d) desinfestação, limpeza, alisamento e restauração.

45. Uma das espécies documentais mais utilizadas nos órgãos do Poder Judiciário é o processo. É comum a juntada de processos, que pode ocorrer por anexação ou por apensação. A juntada por anexação significa

a) a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não.

b) a união definitiva de um ou mais processos a um outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.

c) a união provisória de um ou mais processos a um outro processo, desde que pertencentes à atividade-meio.

d) a união, por até um ano, de processos que envolvam questões recursais relativas a um mesmo interessado.

46. A ordenação alfabética de documentos ou de dossiês é uma das possibilidades para a disposição de documentos em um arquivo. Nesse sentido, julgue as propostas de ordenação alfabética apresentadas nos itens abaixo.

I. Campos, Milton de Sousa

Ferreira, André

Muller, Paul

Sousa, Antônio José

II. Almeida, Pedro de

Almeida Filho, João Almeida

São Paulo, Carlos

Braga Sobrinho, Antônio

III. I Conferência de Gestão de Documentos

Quarto Workshop sobre Avaliação

Segundo Congresso Nacional de Arquivologia

Terceiro Seminário sobre Preservação de Documentos

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a) Apenas um item está certo.




47. (ANTAQ, Cespe - Técnico Administrativo - 2009) Acerca de arquivamento e procedimentos administrativos, julgue os itens a seguir em (C) CERTO ou (E) ERRADO.

a) As operações de arquivamento são inspeção, estudo, classificação, codificação, ordenação e guarda dos documentos.

b) O recolhimento é a passagem dos documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermediários e tem como objetivo racionalizar os trabalhos de arquivamento e de localização dos documentos, liberando espaços e economizando recursos materiais.

c) Os documentos de arquivo não são objeto de coleção, mas produtos e subprodutos das funções e das atividades de uma organização pública ou privada e das atividades de uma pessoa física.

d) O método de avaliação dos documentos de um arquivo aplica-se a unidades isoladas e não ao conjunto dos documentos.

e) O arquivo intermediário é constituído de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa.

f) Na expedição dos documentos, deve-se expedir a cópia do documento, com os anexos, se for o caso, e encaminhar o original, acompanhado dos antecedentes que deram origem a ele, ao arquivo.

g) Na ordenação geográfica de documentos relativos à correspondência com outros países, deve-se alfabetar em primeiro lugar o país, seguido da cidade e do correspondente. Por exemplo: França Paris — Duchein, Michel.

h) O método numérico simples determina a numeração sequencial dos documentos, dispondo os números em três grupos de dois dígitos cada um. Por exemplo: 52-63-19.

i) No arquivamento por assunto, pode ser adotado o método alfabético ou o método numérico. O método alfabético deve ser aplicado quando o volume e a diversidade de assuntos da documentação a ser arquivada forem pequenos.

j) Uma das vantagens apresentadas pelo método duplex de arquivamento é a possibilidade ilimitada de classes de documentos.

(PG-DF, Cespe - Assistente de Apoio às Atividades Jurídicas - 2005)

48. Arquivo pode ser entendido como a guarda sistemática de informações para servir de base para pesquisas futuras. Com relação a esse assunto, julgue os itens que se seguem em (C) CERTO ou (E) ERRADO.

a) Uma das finalidades dos arquivos é servir de base para o conhecimento da história.A função básica dos arquivos é possibilitar ao usuário o acesso rápido e preciso às informações deixadas sob sua responsabilidade de guarda.

b) Os arquivos podem ser denominados corrente, intermediário e permanente em função da idade dos documentos mantidos sob sua guarda. No arquivo permanente, são guardados documentos que deixaram de ser consultados com frequência, mas que podem ser solicitados pelas unidades ou órgãos que os produziram, para a busca de solução de assuntos similares ou para retomar um problema que se pensava resolvido.

c) Tabela de temporalidade é o documento que especifica os prazos de permanência dos documentos nos arquivos corrente e intermediário.

d) Acervo é o conjunto de documentos mantidos sob guarda de um arquivo.

49. Julgue os itens que se seguem em (C) CERTO ou (E) ERRADO

a) Conforme suas características, sua forma e seu conteúdo, os documentos mantidos em arquivo são classificados segundo a natureza do assunto e o gênero. Documentos manuscritos são classificados como textuais, documentos com imagens estáticas são classificados como iconográficos e documentos

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que demandam medidas especiais de salvaguarda para custódia e divulgação são classificados como sigilosos.

b) Na elaboração de um plano de arquivo, uma questão que deve ser considerada se refere à centralização ou descentralização dos serviços de arquivo. No arquivo centralizado, tem-se a reunião dos documentos sob guarda em apenas um local, e a atribuição da responsabilidade pelas atividades de controle do arquivo cabe a apenas uma unidade organizacional.

c) Para que os arquivos descentralizados sejam acessados com rapidez e segurança, é importante que a organização mantenha também descentralizadas as atividades normativas, bem como as de controle e de orientação.

d) Os elementos do plano arquivístico incluem: definição da unidade de arquivo na estrutura organizacional; estabelecimento do manual de normas e procedimentos; definição dos recursos humanos necessários; escolha das instalações; e análise dos gêneros e espécies dos documentos da instituição.

50. Julgue os itens que se seguem em (C) CERTO ou (E) ERRADO.

a) Considerando as hipóteses de arquivamento a seguir, é correto afirmar que o método principal empregado foi por assunto, mas foram empregados também os métodos secundários geográfico, alfabético e cronológico.

VEÍCULOS

– Goiás

– Minas Gerais

– São Paulo/Capital

– São Paulo/Interior

PESSOAL – ADMISSÃO E DEMISSÃO

– de Abrão, Antonio até Carvalho, Paulo A.

– de Castro, Maria S. até Dias, Paulo R.

PAGAMENTOS

– antes de 1980

– de 1981 a 1985

– de 1986 a 1989

b) Simples e dígito-terminal são métodos numéricos de arquivamento.

c) A fase de escolha dos métodos de arquivamento, que fornece insumos para a fase de levantamento de dados, é uma das fases mais importantes da organização de arquivos por adequar o arquivo às necessidades de recuperação das informações.

d) Na organização de arquivos, o exame das normas e da estrutura da instituição ocorre na fase de análise dos dados coletados.


a) A sequência alfabética a seguir não está de acordo com as regras de alfabetação para arquivamento de nomes.

– Filho, Manoel Arantes

– Júnior, Pedro Pereira

– Sobrinho, José Vieira

b) A estrutura hipotética de arquivo descrita a seguir está de acordo com as regras de alfabetação.

– Araújo, Professor José de

– Júnior, Coordenador Afonso

– Lima, Diretor Pedro de

– Menezes, Paulo César de

c) Quanto à natureza dos documentos, a unidade que tem sob sua guarda documentos referentes às decisões de tribunais superiores é chamada de arquivo especial.

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d) A escolha do local adequado para o arquivo deve considerar vários fatores ambientais. A esse respeito, está correta a instalação do arquivo em ambientes que recebam a luz direta do Sol para evitar a formação e a proliferação de fungos.


a) Quanto às instalações físicas da unidade de arquivo, devem ser evitados locais com umidade e com ar seco.

b) Muito tem-se discutido acerca da abertura dos arquivos militares com documentos produzidos no tempo do regime militar, de 1964 a 1985. Em termos legais, as pessoas têm direito a receber de órgãos públicos todas as informações de seu interesse particular contidas em documentos de arquivos, nos prazos previstos em lei, sob pena de responsabilidade.

c) Em razão do seu teor e dos seus elementos intrínsecos, as informações sigilosas são classificadas em ultra-secretas, secretas, confidenciais e reservadas. São classificados como reservados os documentos cuja revelação não-autorizada possa comprometer os objetivos neles previstos.

d) O grau de sigilo atribuído a determinado documento permanece em vigor pelo mesmo prazo de arquivamento definido para o documento.

53. Julgue os itens que se seguem em (C) CERTO ou (E) ERRADO.

a) É possível atribuir graus diferentes de sigilo a partes de um mesmo documento, mas, no seu todo, ele receberá o grau de sigilo mais elevado aplicado às suas partes.

b) A tramitação de documento sigiloso pode ocorrer desde que o documento esteja em envelope lacrado, com indicação do destinatário e do grau de sigilo do documento.

c) Considere a seguinte situação hipotética. Henrique, chefe do arquivo de determinado órgão público, recebeu solicitação judicial de reprodução de documento sigiloso que se encontrava em péssimo estado de conservação a ponto de impedir a sua reprodução.

Nessa situação, a solução para a solicitação judicial poderia ser a emissão e o fornecimento de certidão do documento sigiloso.

d) Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos considerados relevantes para o país ao serem declarados de interesse público serão transferidos para arquivo público nos prazos definidos em lei.

(PF, Cespe - Agente Administrativo - 2004)

54. A avaliação documental é uma função típica adotada mundialmente no tratamento técnico de acervos arquivísticos. Em relação a essa função, julgue os itens que se seguem em (C) CERTO ou (E) ERRADO.

a) A aplicação da tabela de temporalidade permite eliminar documentos ainda no arquivo corrente.

b) A avaliação dos documentos permite aumentar o índice de recuperação da informação.

c) Como um dos requisitos básicos de sua função, o responsável pela avaliação documental deve conhecer a estrutura e o funcionamento da instituição a ser avaliada.

d) A aplicação dos critérios de avaliação possibilita ganho de espaço físico.

e) A avaliação documental provoca, necessariamente, aumento de recursos humanos e de materiais.

55. A organização dos arquivos correntes do DPF e de outros órgãos públicos e privados pressupõe atividades indispensáveis para a recuperação e a preservação da informação. Considerando esse pressuposto, julgue os itens a seguir em (C) CERTO ou (E) ERRADO.

a) Nos arquivos correntes, são guardados os documentos utilizados com muita frequência pelos funcionários do órgão.

b) O responsável pela guarda dos documentos nos arquivos correntes não pode emprestá-los a outros setores do próprio órgão; por isso, deverá copiá-los quando houver algum pedido de informação.

c) Para melhor preservação dos documentos, deve-se guardá-los em caixas ou pastas suspensas, acondicionadas em estantes ou em arquivos de madeira, e deve-se utilizar espaços físicos que recebam diretamente a luz solar.

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d) Os funcionários responsáveis pelos arquivos correntes devem efetuar a autuação, o controle da tramitação, a distribuição e a expedição dos documentos sob sua guarda.

e) Para bem ordenar os documentos, o responsável pelo arquivo dispõe de vários métodos, como o geográfico, o alfabético e o numérico-cronológico.

(TST, Cespe - Técnico Judiciário - 2008)

56. Considere que, em cada um dos itens de a a c, é apresentada uma lista com nomes de autores de documentos a serem arquivados. Considerando as regras de alfabetação para arquivamento de documentos cujo principal elemento seja o nome, julgue em (C) CERTO ou (E) ERRADO se a lista apresentada em cada um desses itens respeita a aplicação correta das referidas regras.

a) Júnior, Thiago Pereira de Moura

Lima, Pedro Augusto Morais

Neto, Alfonso Henrique Bernardes

Oliveira, Manoel Carlos de

Ribeiro, Gustavo Silva

b) Alencastro, Marcelo Pereira d’

Brito, Pedro Paulo de

Castelo Branco, Antonio Barbosa

Moreira, Artur de Azevedo

São Tiago, Vicente de Paula de

c) Bernardes, Ministro Marcus Afonsus

Fagundes, Demóstenes Farias

Fagundes, Desembargador Carlos Tadeu Ferreira

Hansen, Pedro Henrique de Almeida

Queiroz, Juiz Amadeu Antonio de Souza

57. Acerca das técnicas de arquivamento e protocolo, julgue os itens seguintes em (C) CERTO ou (E) ERRADO.

a) Na expedição e tramitação de documentos sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento desses documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelope externo.

b) Desclassificação é o ato pelo qual a autoridade competente estabelece o grau de sigilo de determinado documento.

(TRE-BA, Cespe - Técnico Judiciário - 2009)

58. Acerca de arquivologia, julgue os itens a seguir em (C) CERTO ou (E) ERRADO.

a) Os documentos de arquivo devem ser organizados a partir dos mesmos princípios aplicados na organização das bibliotecas, principalmente no que se refere aos métodos de classificação.

b) A vinculação que se estabelece entre os documentos de arquivo, no momento em que são criados ou recebidos, é chamada de orgânica.

c) O estágio de evolução dos arquivos é conhecido como princípio de respeito aos fundos, que é o principal fundamento da arquivologia.

d) O arquivo é constituído de documentos em variados suportes, entre outros: papel; papel fotográfico; película fotográfica; mídias digitais.

59. Com relação à gestão de documentos, julgue os itens que se seguem em (C) CERTO ou (E) ERRADO.

a) A gestão de documentos visa ao tratamento do documento desde o momento de sua criação ou recepção em um serviço de protocolo até a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.

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b) Os documentos que não apresentam mais valor primário, mesmo que tenham valor secundário, podem ser eliminados, pois não são mais necessários como prova de uma atividade desenvolvida pela organização.

c) A fase de destinação de documentos, em um programa de gestão de documentos, é mais complexa que as fases anteriores, por envolver a avaliação de documentos que devem ser encaminhados para o arquivo ou o descarte.

d) Os ofícios datilografados ou impressos, os mapas e as plantas fazem parte do gênero de documentos escritos ou textuais e são muito comuns nos arquivos permanentes.

60. (TJDFT, Cespe - Técnico Judiciário - 2008) Arquivo é a guarda sistemática de informações que servirão de base para pesquisas futuras. A esse respeito, julgue os itens que se seguem em (C) CERTO ou (E) ERRADO.

a) Os arquivos recebem várias classificações conforme o estágio, a fase de evolução ou a idade dos documentos sob sua guarda. No caso de documentos consultados frequentemente, a guarda deve estar sob responsabilidade do arquivo intermediário.

b) A descentralização dos serviços de arquivo caracteriza-se pela manutenção, em mais de uma unidade organizacional, das atividades de guarda de documentos, de controle, de coordenação, de orientação e normativas.

c) Quanto à natureza dos documentos, denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas físicas variadas e que necessitam de armazenamento, registro, acondicionamento e conservação sob condições especiais.

d) Para uma correta conservação do acervo documental em papel, a unidade de guarda dos documentos deve ser instalada em ambiente sem luz solar direta e isento de umidade.

e) Reservado, confidencial, secreto e ultra-secreto são graus de sigilo aplicados a documentos que necessitam de medidas especiais de guarda e divulgação.

f) Com base nas regras de alfabetação, os nomes a seguir estão corretamente apresentados.

Araújo, José Cardoso da Silva (Desembargador)

Barbosa Neto, Pedro Paulo

Fundação Getúlio Vargas

Lao Xing Xiang

Vale Verde, Ricardo Pereira do

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GABARITO 01. D 02. B 03. C 04. E 05. D 06. A 07. C 08. B 09. E, E, E, C 10. C, E, C, C, C, E, E, C, E, E 11. E, C, C, C, E, C, E, E, C, C 12. E, E, C, E 13. C, C, E, C, E, C 14. E, C, E, C 15. E, C, C, C, E, E 16. E, C, E, C, E, C, C, E, C, E, C, E 17. A 18. C 19. A 20. E 21. B 22. A 23. B 24. C 25. D 26. C 27. B 28. D 29. C 30. C 31. D 32. B 33. D 34. A 35. C 36. B 37. B 38. A 39. A 40. C 41. D 42. C 43. A 44. D 45. B 46. A 47. C, E, C, E, E, E, C, E, C, C 48. C, E, C, C 49. C, C, E, E 50. C, C, E, E 51. C, E, E, E 52. E, E, C, E 53. C, E, C, E 54. C, C, C, C, E 55. C, E, E, E, C 56. E, C, E 57. E, E 58. E, C, E, C 59. C, E, C, E 60. E, E, C, E, C, C

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ARQUIVAMENTO E ARQUIVOLOGIA

QUESTÕES DE CONCURSOS NO FORMATO MÚLTIPLA ESCOLHA

01. (TRE-SC - Técnico Administrativo - 2005) Assinale com V a(s) afirmativa(s) Verdadeira(s) e com F, a(s) afirmativa(s) Falsa(s).

Para se organizar um arquivo percorrem-se as etapas:

( ) Colheita de dados e colheita de informações.

( ) Estudo analítico de informações e dados colhidos.

( ) Planejamento, implantação e acompanhamento.

Assinale a alternativa CORRETA.

a) V - V - V.

b) V - F - V.

c) F - V - V.

d) F - F - V.

02. (TJ-MA - Técnico Administrativo - 2005) Assinale a alternativa que NÃO caracteriza a importância do arquivo:

a) Possibilita rápida e ordenada localização dos documentos.

b) Constitui importante memória mecânica.

c) Rege as comunicações escritas entre pessoas ou entidades.

d) Tem a função vital de guardar e conservar.

(TRE-ES - Técnico Administrativo - 2005)

03. Assinale a alternativa correta. Com referência à frequência de uso/consulta, existem três tipos de arquivos. São eles:

a) corrente, temporário e permanente.

b) ativo, inativo e morto.

c) ativo, inativo e permanente.

d) corrente, temporário e morto.

04. Qual alternativa abaixo NÃO se refere a método de arquivamento?

a) alfanumérico;

b) catalográfico;

c) alfabético;

d) numérico.

(TRE-SE - FCC, Técnico Judiciário - 2007)

05. O conceito de instrumento de pesquisa, no âmbito dos arquivos permanentes, é aplicado, com exclusividade, a

a) mecanismos de controle topográfico do acervo, para fins de preservação dos documentos mais antigos.

b) transcrições integrais de documentos isolados, para efeitos de sua eventual publicação.

c) obra de referência, publicada ou não, que identifica, localiza, resume ou transcreve fundos, grupos, séries e peças documentais.

d) formas seletivas de descrição, com a perspectiva de disponibilizar repertórios dos documentos mais importantes do acervo.

e) bancos de dados e outros produtos do advento da tecnologia da informação.

101


06. Contrato, contrato de prestação de serviços, minuta, disco magnético e livro são, respectivamente, exemplos de

a) grupo, subgrupo, técnica de registro, formato e suporte.

b) gênero, série, forma, suporte e espécie.

c) série, subsérie, gênero, forma e tipo.

d) espécie, tipo, forma, suporte e formato.

e) fundo, grupo, série, gênero e forma.

07. Inspirados no clássico autor Schellenberg, os manuais de Arquivologia costumam definir os procedimentos da área comparando-os aos praticados pelas demais instituições de custódia de documentos. Nessa linha de abordagem, é possível afirmar que os arquivos,

a) ao contrário das bibliotecas, reúnem documentos desprovidos de autonomia.

b) ao contrário dos museus, não dispõem de documentos iconográficos.

c) ao contrário das bibliotecas, só comportam documentos manuscritos e dactiloscritos.

d) à semelhança dos museus, têm uma função social de lazer e entretenimento.

e) à semelhança dos centros de documentação, organizam seu universo documental a partir de descritores e palavras-chave.

08. Dentre as atividades desenvolvidas pelos serviços de protocolo incluem-se

a) a redação de ofícios e seu encaminhamento.

b) a elaboração de tabelas de temporalidade e a eliminação de documentos desprovidos de valor.

c) o calendário de eventos e a programação cultural da instituição.

d) a microfilmagem e a digitalização de arquivos de valor intermediário.

e) o registro e a movimentação de documentos.

09. Considerando as características dos arquivos em cada etapa de seu ciclo vital, pode-se afirmar que

a) os documentos da fase intermediária correspondem aos que foram gerados no desempenho das atividades-fim da instituição de origem.

b) a frequência de uso e a validade das disposições contidas nos documentos constituem critérios para a configuração dos depósitos de primeira e segunda idades.

c) o processo de avaliação decorre da transferência, isto é, da passagem dos documentos da fase intermediária para a permanente, depois de cumpridos os prazos estabelecidos nas tabelas de temporalidade.

d) o instrumento de pesquisa típico da fase corrente é o guia, por oferecer uma visão panorâmica das principais séries documentais que integram o acervo.

e) os critérios de classificação dos documentos correntes devem ser substituídos, nas instituições de custódia permanente, por aqueles que privilegiam temas ligados à pesquisa histórica.

(TRE-PB - FCC, Técnico Judiciário - 2007)

10. Para um eficiente programa de conservação preventiva, é preciso

a) preencher as falhas dos documentos com polpa de papel.

b) promover a digitalização dos documentos por processo fotostático.

c) aumentar o grau de acidez e oxidação dos documentos em suporte-papel.

d) evitar oscilações acentuadas de temperatura e umidade nos depósitos de documentos.

e) plastificar e encapsular os documentos avulsos, inibindo a penetração de raios ultravioletas.

102


11. Edital, edital de abertura de inscrições, rascunho, microficha e fita magnética constituem, respectivamente, exemplos de

a) série, subsérie, técnica de registro, suporte e formato.

b) espécie, tipo, forma, formato e suporte.

c) fundo, grupo, dossiê, formato e unidade de arquivamento.

d) grupo, subgrupo, seção, gênero e técnica de registro.

e) gênero, classe, suporte, forma e unidade de acondicionamento.

12. Dentre os instrumentos de pesquisa elaborados para atender ao programa descritivo dos arquivos permanentes, inclui-se

a) o inventário, que toma por unidade a peça documental.

b) o guia, que relaciona descritores ou palavras-chave capazes de recuperar o conteúdo dos documentos.

c) o índice, que oferece uma visão panorâmica dos seus diferentes fundos.

d) o catálogo, que indica, na ordem de numeração das estantes e prateleiras, o lugar ocupado pelas unidades de arquivamento.

e) a edição de textos, que transcreve na íntegra certos documentos.

13. Desde o momento em que são criados até sua destinação final, os documentos de arquivo cumprem ciclo de vida em que a passagem de uma etapa ou condição para outra

a) obedece a normas emanadas dos serviços de protocolo.

b) está prescrita nas guias de recolhimento.

c) resulta do processo de avaliação.

d) corresponde a períodos quinquenais e decenais de temporalidade.

e) vem indicada nos planos de arquivamento e classificação.

14. A qualidade pela qual os documentos de arquivo evidenciam fatos e permitem reconstituir a estrutura e o funcionamento da instituição responsável por sua acumulação é conhecida como

a) valor probatório.

b) prescrição.

c) jurisprudência.

d) princípio da proveniência.

e) vigência.

(ANEEL - Esaf, Técnico Administrativo - 2004)

15. Com relação à classificação de documentos de arquivo, analise as assertivas a seguir:

I. O método geográfico é utilizado preferencialmente quando o principal elemento a ser considerado é a procedência.

II. No Sistema Decimal de Melvil Dewey a divisão dos assuntos parte sempre do geral para o particular.

III. O método variadex utiliza as cores como elementos auxiliares para facilitar o arquivamento e a localização dos documentos.

IV. No método numérico cronológico, além da ordem numérica, tem-se que observar, também, a data dos documentos.

Assinale a quantidade de itens corretos.

a) 0

b) 1

c) 2

d) 3

103


e) 4

16. O instrumento de destinação que determina prazos para transferência, recolhimento, eliminação e mudança de suporte de documentos chama-se:

a) plano de classificação.

b) inventário.

c) listagem de eliminação.

d) tabela de temporalidade.

e) termo de recolhimento.

17. Constituem atividades de protocolo, exceto,

a) receber a correspondência e separar a correspondência oficial da particular.

b) eliminar a correspondência destituída de valor secundário.

c) controlar o trâmite dos documentos na organização.

d) receber a correspondência para expedição.

e) ler a correspondência e verificar a existência de antecedentes.

18. A atividade de avaliação documental tem por finalidade:

I. orientar o usuário sobre o acesso aos documentos de seu interesse.

II. permitir a eliminação de documentos destituídos de valor primário e secundário.

III. distribuir os documentos de um arquivo conforme sua classificação.

IV. otimizar recursos humanos e materiais.

A quantidade dos itens corretos é igual a

a) 0

b) 1

c) 2

d) 3

e) 4

19. Analise os conceitos a seguir:

I. Documento oficial é aquele emitido ou reconhecido por instituição do poder público.

II. A duplicata consiste em dois ou mais exemplares de um mesmo documento.

III. O emissor é a pessoa ou entidade responsável pela produção de um documento, independente de conter assinatura.

IV. A guia-fora é um indicador colocado no lugar de um documento para assinalar sua remoção temporária.

Assinale a quantidade de itens corretos.

a) 0

b) 1

c) 2

d) 3

e) 4

20. De acordo com o conhecimento arquivístico sistematizado, nas organizações, os documentos mais recentes e frequentemente consultados localizam-se nos

a) arquivos permanentes.

104


b) arquivos históricos.

c) arquivos correntes.

d) arquivos intermediários.

e) arquivos de segurança.

(ANEEL - Esaf, Técnico Administrativo - 2006)

21. Com relação à gestão de documentos eletrônicos, assinale a opção correta.

a) Um programa de gestão arquivística de documentos eletrônicos está condicionado à forma ou ao suporte no qual o documento é produzido.

b) A gestão arquivística de documentos digitais deverá prever a implantação de um sistema eletrônico de gestão, que adotará requisitos funcionais e requisitos estruturais.

c) Considera-se documento arquivístico digital o documento codifi cado em dígitos binários armazenado por sistema computacional.

d) A eliminação de documentos arquivísticos submetidos a processo de digitalização só poderá ser efetivada para documentos que apresentem valor secundário.

e) São exemplos de documentos arquivísticos digitais: planilhas eletrônicas, sítios na internet, bases de dados e também textos, entre outras possibilidades, em formato digital.

22. Avalie os seguintes itens relativos à conservação e preservação de documentos arquivísticos.

I. Nas áreas de depósito, devem ser utilizados sistemas de combate ao fogo que não empreguem substâncias líquidas.

II. A higienização é o conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteção física dos arquivos.

III. As áreas de depósito de documentos de arquivo devem ser integradas às áreas de trabalho administrativo.

IV. A exposição dos documentos à luz natural deve ser reduzida, por acelerar sua deterioração.

A quantidade dos itens corretos é igual a:

a) 0

b) 1

c) 2

d) 3

e) 4

23. Avalie os seguintes itens relativos à legislação arquivística brasileira.

I. Os documentos de valor permanente são alienáveis.

II. Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos.

III. São considerados privados os documentos produzidos e recebidos por pessoas físicas, por pessoas jurídicas, por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.

IV. A eliminação de documentos públicos será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública.

A quantidade dos itens corretos é igual a:

a) 0

b) 1

c) 2

d) 3

e) 4

105


24. Conforme a Resolução n. 10 do Conselho Nacional de Arquivos, identifique a sinalética utilizada após a sequência de documentos microfilmados que deve constar de todos os rolos, para que não restem dúvidas quanto ao fim do filme:

a)

b)

c)

d)

e)

25. Assinale a única opção que se refere ao gênero dos documentos de arquivo.

a) Tridimensional.

b) Notarial.

c) Ostensivo.

d) Sonoro.

e) Privado.

26. Assinale a opção que se refere ao instrumento de trabalho resultante do processo de avaliação de documentos de arquivo.

a) Tabela de temporalidade.

b) Plano de classificação.

c) Quadro de arranjo.

d) Inventário sumário.

e) Catálogo seletivo.

27. Assinale o item que não faz parte das rotinas do Protocolo.

a) Receber a correspondência.

b) Abrir a correspondência ostensiva.

c) Encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários.

d) Avaliar os documentos de acordo com os valores primário e secundário.

e) Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos.

28. Quanto ao arquivo intermediário podemos afirmar que

a) é subordinado técnica e administrativamente ao arquivo corrente.

b) a economia é a razão principal para sua criação.

106


c) os documentos nessa fase têm uma classificação diferente da que lhes foi dada nos arquivos correntes.

d) armazenam, principalmente, documentos de valor histórico e secundário.

e) o acesso aos documentos é público, não havendo nenhuma restrição ao seu uso.

29. As atividades realizadas nos arquivos correntes são as seguintes, exceto:

a) Preservação de documentos históricos.

b) Expedição de documentos.

c) Empréstimo e consulta.

d) Arquivamento.

e) Protocolo.

30. Assinale a opção que não corresponde a um elemento característico dos documentos de arquivo.

a) Unicidade.

b) Organicidade.

c) Autenticidade.

d) Parcialidade.

e) Cumulatividade.

(TRE-MS - FCC, Técnico Judiciário - 2007)

31. No mundo dos documentos eletrônicos,

a) o princípio da proveniência é substituído pelo da pertinência.

b) há densidade máxima de informação em um mínimo de suporte.

c) a descrição deve privilegiar os instrumentos seletivos.

d) não há necessidade de proceder à avaliação.

e) a classificação por assunto é preferível à abordagem funcional.

32. A longevidade de documentos em suporte-papel supõe ações preventivas, como

a) o emprego de tintas ferrogálicas.

b) a exposição à luz natural do sol.

c) o uso constante de fungicidas.

d) a manutenção do pH neutro.

e) a reenfibragem e a laminação.

33. Portaria, portaria de nomeação, cópia, fita magnética e ficha são, respectivamente, exemplos de

a) espécie, tipo, forma, suporte e formato.

b) gênero, série, forma, suporte e espécie.

c) série, subsérie, gênero, forma e tipo.

d) fundo, grupo, série, gênero e forma.

e) grupo, subgrupo, técnica de registro, formato e suporte.

34. No processo de análise dos arquivos, com vistas à sua destinação final, levam-se em conta, entre outros,

a) valores administrativos, isto é, qualidades pelas quais os documentos demonstram a aquisição, manutenção, transferência, modificação ou extinção de direitos.

107


b) valores fiscais, isto é, qualidades inerentes aos documentos a partir da presença de sinais de validação.

c) valores probatórios, isto é, qualidades pelas quais os documentos permitem conhecer a estrutura e o funcionamento da instituição que os acumulou.

d) valores históricos, isto é, referências a grandes personagens da vida política, econômica e social de uma nação.

e) valores jurídicos, isto é, qualidades pelas quais os documentos servem ao desempenho das atividades-meio e das atividades-fim de uma instituição.

35. Quando o arquivo de uma entidade passa a conviver com o de outras, nas instituições de guarda permanente de documentos, recebe o nome de

a) série.

b) setor.

c) grupo.

d) seção.

e) fundo.

(TRE-RN, FCC - Técnico Judiciário - 2005)

36. Na administração de documentos correntes tem-se a preocupação de conservá-los de maneira ordenada e acessível. Para atingir esses objetivos torna-se necessário que os documentos sejam bem

a) classificados e manuseados.

b) classificados e arquivados.

c) selecionados e arquivados.

d) selecionados e classificados.

e) selecionados e manuseados.

37. Para definir os prazos de retenção e ter um instrumento norteador do destino dos documentos na empresa é necessária a Tabela

a) Cronológica.

b) PHA.

c) de Temporalidade Documental.

d) de Temporalidade Assessoral.

e) CUTTER.

38. Um conjunto de diversos documentos referentes a um mesmo assunto chama-se

a) expurgo.

b) indexação.

c) inventário.

d) dossiê.

e) guia.

39. A colocação correta das pastas e guias nas gavetas do arquivo, onde cada documento deve ocupar um único e exclusivo lugar, é chamada de

a) arranjo.

b) notação.

c) etiquetas.

d) projeções.

108


e) classificados.

GABARITO 01. A 02. C 03. B 04. B 05. C 06. D 07. A 08. E 09. B 10. D 11. B 12. E 13. C 14. A 15. E 16. D 17. B 18. C 19. E 20. C 21. E 22. C 23. C 24. B 25. D 26. A 27. D 28. B 29. A 30. D 31. B 32. D 33. A 34. C 35. E 36. B 37. C 38. D 39. A

109


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Apostila de Noções de Arquivologia para Concursos