Secretariado Apostila do curso de

1- O que é Ser Secretária

2- Principais Responsabilidades

3- Principais Obstáculos

4- Conhecimentos Desejáveis

5- Qualidades Indispensáveis

6- Base para a Prática na Função

7- Ética Profissional

8- Rotina de Trabalho

9- Ambiente de Trabalho

10- Recepção de Visitantes

11- Relacionamento com Chefe, Clientes e Colegas

12- Eficácia da Comunicação

13- Últimas Recomendações

Modelo do Certificado de Conclusão

O Certificado é aceito em todo o Brasil? E qual sua finalidade?

Nosso certificado é reconhecido em todo o Brasil e utilizado para diversos fins, como:

• Extensão universitária (horas extracurriculares, atividades extracurriculares, horas complementares)

• Enriquecer seu currículo (aumentando as chances de conseguir um bom emprego)

• Avaliações de empresas em processos de recrutamento e seleção (aumentado as chances de ocupar um cargo melhor)

• Avaliações para promoções internas nas empresas

• Gratificações adicionais conforme plano de carreira

• Concursos públicos (mediante verificação do edital)

• Provas de títulos (mediante verificação do edital)

• Seleções de mestrado e doutorado

Leia todo o conteúdo do curso.

Ao finalizar a leitura do curso, você poderá solicitar seu certificado de conclusão em nosso site.

Ser secretária é promover uma assessoria

completa para organização na qual faz

parte. É dominar habilidades requeridas

num escritório, demonstrar capacidade

para assumir responsabilidades e,

principalmente, ter iniciativa.

No dia a dia, este profissional deve ser mais

do que “a pessoa que digita, anota e

comunica compromissos”.

Ela deve manter seu arquivo organizado e

atende telefonemas. Deve assumir decisões

de nível gerencial e transmitir segurança na

realização das tarefas.

Ela deve ser o diferencial da empresa.

Principais Responsabilidades

Participação Ativa em Encontros

Preparação de Eventos

Redação de Correspondências

Preparação de Relatórios Administrativos

Digitação e Edição de Textos e Planilhas

Supervisão e Treinamento de Auxiliares

Recomendação de Equipamentos para Escritório

Aquisição de Material de Uso Diário

X Falta de Informação

X Falta de Experiência

X Desleixo com a expressão corporal e roupas

X Medo exagerado das situação e métodos novos.

X Incapacidade para boa comunicação

X Desinteresse pessoal e profissional

X Não clareza do seu papel na organização

X Fofocas/Impertinência/Egoísmo

Principais Obstáculos

Conhecimentos Desejáveis

o Procedimentos de trabalho dos setores de atuação

o Objetivos da Empresa: Missão/Visão/Valores.

o Fluxogramas/Organogramas/Diagramas

o Psicologia Social

o Sólidos conhecimentos sobre administração

o Idiomas adicionais (no mínimo o inglês)

o Conhecimentos sobre organização do trabalho

o Conhecimento mínimo dos produtos da empresa

Segurança Profissional

Bom Senso e Equilíbrio Emocional

Habilidade e Intuição para tomar Decisões Sábias

Ponderação diante de Situações Complexas

Humildade

Organização e Capacidade de Planejamento

Disponibilidade

Senso de Humor

Qualidades Indispensáveis

Nossa sugestão é:

Comece em uma empresa que você possa atingir suas

metas e satisfazer as suas necessidades primárias.

Nesta empresa, aprenda rapidamente a desempenhar

todas as tarefas. Reconheça a política da empresa. Faça

sobressair seus valores pessoais. Pense que, se algum dia

você tiver que deixar a empresa, que você saia sendo

indicada para outras melhores por conta da boa atuação.

Mesmo em tempos de crise financeira e econômica (como a

que estamos enfrentando atualmente), uma profissional da

importância da secretária é sempre requisitada e mantida.

Se já é complicado para uma empresa manter o bom

desempenho com a agenda organizada, imagina para

empresas que não cumprem compromissos importantes por

conta da má gestão de horários, de tarefas ou de qualquer

adversidade que sempre ocorrem nas empresas.

Ética é um conjunto de princípios que visa disciplinar e regular

os costumes, a moral e a conduta das pessoas.

A ética é utilizada para conceituar deveres e estabelecer regras

de conduta no desempenho das atividades profissionais e em

seu relacionamento com clientes e demais pessoas.

Honestidade no trabalho e lealdade para com a empresa.

Respeito à dignidade da pessoa humana.

Execução do trabalho no mais alto nível de rendimento.

Saber gerir segredos da empresa.

Respeito aos chefes, colegas e subordinados.

Prestação de contas aos superiores hierárquicos.

Observação das normas administrativas da empresa.

Apoio a esforços para aperfeiçoamento da profissão.

Princípios Éticos

Utilizar informações e influências para conseguir vantagens pessoais.

Negar-se a prestar colaboração nas dependências da entidade.

Estimular a discórdia, fofocas e conflitos, propositalmente.

Não prestar ajuda a companheiros (independente de qualquer hierarquia) por questão de má fé.

Delegar execução de trabalhos confidenciais que foram lhe atribuídos.

Prestar serviço de forma deficiente, demorar injustamente sua execução ou abandoná-lo sem motivo.

Princípios Antiéticos

A secretária é quem organiza todas as atividades

administrativas da diretoria, a qual ela está subordinada.

Ela que é a responsável por manter os contatos com as

organizações que de alguma maneira a empresa participa,

por lembrar as atividades que serão desempenhadas pelo

chefe ao longo do dia, por fazer com que o chefe seja

lembrado das suas obrigações na empresa.

Vejamos a seguir as principais atividades diárias de uma secretária.

1. Redigir e-mails, memorandos, bilhetes e outros documentos comuns.

2. Dar solução aos assuntos pendentes.

3. Colocar a mesa do executivo em ordem.

4. Atender ao chefe.

5. Cuidar dos instrumentos de trabalho.

6. Redigir listas com a pauta do dia: visitas, assuntos, reuniões, etc.

7. Atender aos telefonemas e solicitações de entrevistas.

8. Selecionar assuntos e pessoas que serão atendidas pelo chefe.

9. Organizar arquivos.

10. Estabelecer contatos com outros departamentos.

11. Prestar informações.

12. Transmitir recados.

13. Redigir e digitar correspondência.

14. Deixar a mesa sempre em ordem.

15. Manter equipamentos em condição de uso.

16. Estocar material suficiente.

17. Receber, classificar e distribuir correspondências.

18. Manter atualizado o arquivo de endereços

19. Providenciar reservas de hotéis, passagens, documentos, etc.

20. Conhecer o que a empresa produz ou dos serviços que prestam

21. Colocar tudo ao alcance da mão da equipe e do executivo.

22. Ter atenção ao conferir uma digitação.

23. Levar as atividades até o fim.

24. Manter a calma diante de situações difíceis.

25. Atender e fazer chamadas telefônicas.

26. Anotar recados.

Eficiência e Eficácia

Uma secretária deve ser eficiente e eficaz.

Uma pessoa eficaz é aquela que faz aquilo que deve ser feito,

que cumpre com suas metas, que realiza o que foi proposto.

A eficiência diz respeito a como fazer e está relacionada às

ações a serem realizadas. É uma questão de custo-benefício,

onde buscamos ter o mínimo de perdas e/ou desperdício. Uma

relação entre os resultados obtidos e os recursos empregados.

Exemplo: Cláudio vendeu sua quota de produtos. Eliza também.

Porém Eliza gastou 30% de gasolina a menos. Neste caso, se a

meta era vender a quota, ambos foram eficazes, mas Eliza foi

mais eficiente do que Cláudio.

Eficiência e Eficácia

Vamos transportar estes conceitos para o ambiente da secretária.

Primeiro temos que entender que, executar tarefas de forma eficiente e eficaz é fator de sucesso,

tanto para o profissional, tanto para a empresa.

Em âmbito pessoal, significa dar abertura para novas oportunidades de promoções, para tarefas

mais desafiadoras e mais estimulantes, e para âmbito profissional, significa melhor uso do tempo

do diário de serviço, oferecendo assim, maior produção, e consequentemente, maior lucro.

Já no âmbito profissional, a secretária, para se ter eficiência, deve assegurar que entendeu

claramente a tarefa que lhe foi designada. Deve certificar-se de ter compreendido até onde vai a

sua responsabilidade e sua autoridade.

É interessante que ela negocie com seu chefe quais as tarefas que pode executar sem precisar

consultá-lo, pois isso economiza tempo. E cada segundo é importante.

A disposição dos móveis deve ter em vista, sobretudo, a

racionalização e a redução dos movimentos. Deve-se guardar

o material que não está sendo utilizado, cuidar do arejamento

da sala e guardar os papéis em arquivos ou pastas.

Em relação a utilização da agenda, certifique-se de

anotar (além de reuniões, compromissos, e etc.) dias e

horas para, por exemplo, fazer backup de arquivos,

organizar bolo de papéis, arquivos, e outros. É um

processo simples, mas que traz grandes benefícios.

Regras básicas para organização dos arquivos: Não empilhe

papéis. Use etiquetas para facilitar a organização e procura de

documentos. Estabeleça dia e hora para a organização do

arquivo. Se trabalhar para mais de uma pessoa, mantenha

separados os arquivos de um e do outro.

Principais Materiais de trabalho: Computador e

impressora. Agenda e/ou bloco para recados. Pastas para

guardar documentos em geral. Lápis, Caneta, Carimbo da

Empresa, Clipes, Elásticos, Papel. Telefone fixo e celular.

- Procure saber o nome da visita, a qual organização pertence e qual o propósito da visita.

- Visitas frequentes devem ser atendidas com o mesmo bom humor. - Demonstre reconhecimento pelo nome. - Manifeste vontade de ajudar o visitante a alcançar seus propósitos. - Nunca julgue uma visita pela aparência. - Proteja o tempo de seu executivo. Resolva tudo o que estiver ao seu alcance. - Ao conduzir o visitante à sala de seu superior, caminhe ao lado dele e abra a porta sem ficar de costas. - Evite interromper a entrevista, exceto em caso de urgência.

de visitantes

Sabemos como é difícil agradar a todos.

Entretanto, existem itens que são importantes para a boa convivência

organizacional, seja com chefe, clientes e colegas de trabalho.

Vejamos a seguir estes principais itens.

➢ Conheça sua organização.

➢ Não favoreça ninguém.

➢ Troque ideias com colegas.

➢ Manifeste sempre vontade de cooperação.

➢ Apoie as políticas da empresa.

➢ Evite discutir assuntos que tratou com seu chefe.

➢ Aprenda a contornar as situações difíceis.

➢ Evite entrar a todo instante na sala de seu chefe.

➢ Evite sentar ao lado de seu chefe se não for convidado.

➢ Não recusar trabalhos que você nunca fez.

➢ Não se lastimar da sua vida e nem bisbilhotar a dos outros.

➢ Tenha paciência.

➢ Procure desempenhar o trabalho de forma eficiente.

➢ Saiba aceitar críticas.

➢ Use sempre o tratamento adequado ao dirigir-se aos chefes.

➢ Jamais conclua que seu chefe não é inteligente ou competente.

Comunicar significa tornar comum, trocar opiniões, fazer

saber; implica participação, interação, noção de mensagens.

É um processo de participação de experiências, que modifica

a disposição mental das partes envolvidas.

A comunicação é determinada pelo emissor, por sua posição, pelo status que ocupa na organização,

pela credibilidade e reputação que desfruta e pelas experiências passadas de comunicação.

Enquanto existe comunicação, existe a necessidade de passar uma mensagem importante.

1- COMUNICAÇÃO POSITIVA

Na comunicação, há determinadas expectativas que devem ser consumadas quando uma pessoa

entra em contato com outra. Entretanto, o emissor pode dizer algo diferente daquilo que o

receptor espera dele. Quando isso ocorre, não se estabelece uma comunicação positiva.

2- ADAPTAÇÃO

O sucesso da comunicação depende de adaptar

as tentativas de intercomunicações à ocasião,

situação, ao tema, às pessoas envolvidas, e etc.

3- COERÊNCIA

A incoerência reduz a probabilidade de que uma

mensagem seja entendida. A incoerência deve ser

banida numa mensagem ou num fluxo de informações

grandes, como existe em grandes empresas.

4- GERENCIE O TEMPO

Se o tempo é determinante, a comunicação face-a-face, ou

por telefone (ao invés de e-mails), talvez seja a mais

recomendável para resolver e tratar de assuntos urgentes.

5- ACOMPANHAR A EFETIVIDADE DA MENSAGEM

A secretária deve acompanhar todo o processo da comunicação

para verificar se a mensagem foi compreendida como ela deseja.

6- LINGUAGEM

Evite obstáculos sérios à comunicação com o uso de linguagem simples (simples não significa informal).

A complexidade de linguagem é a principal barreira à boa comunicação.

7- ATMOSFERA

Crie uma atmosfera de comunicação e entendimento mútuo entre

os membros de uma organização. A compreensão de todos é

fundamental para cumprir os objetivos da empresa. Seja metódica.

Verifique se alguém possui alguma dúvida nas tarefas designadas.

Crie um ambiente de convivência agradável entre seus participantes.

Deixe suas preocupações fora do escritório;

Procure melhorar sua capacidade de observação;

Trate com paciência e compreensão todas as pessoas;

Seja simpático, agradável, amável e prestativo com todos;

Desenvolva a iniciativa e a criatividade escondida em você;

Amplie o conhecimento sobre seu trabalho sempre que possível;

Desenvolva seu senso de responsabilidade e;

Seja disciplinado com seus próprios objetivos pessoais.

O trabalho executado pela secretária executiva faz com que o tempo seja otimizado, que os

compromissos sejam cumpridos, que a empresa seja respeitada por cumpri-los e que todos os

diretamente relacionados com a empresa sejam atendidos da melhor maneira possível.

Parabéns! Você concluiu este curso!

Solicite seu certificado de conclusão no site:

WWW.ADMINISTRABRASIL.COM.BR

Desejamos-lhe muito sucesso em sua jornada!