Apostila do Microsoft Excel 2007

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Fred Lucena

Microsoft Excel 2007 Fred Lucena

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Apresentação O Microsoft Excel® 2007 foi lançado, juntamente com o Microsoft Office®, em vinte e nove de

janeiro de dois mil e sete.

Diferentemente das versões lançadas anteriormente, esta foi a que mais recebeu mudanças no

seu layout de apresentação. Para o usuário que está tendo o seu primeiro contato com esta

ferramenta, as facilidades tendem a trazer um ganho muito grande na velocidade do

aprendizado. O mesmo não se pode dizer em relação aos usuários de versões anteriores que

terão de quebrar um paradigma de muitos e muitos anos estabelecidos pela Microsoft®.

A velha barra de menus e barras de ferramentas, como alguns outros recursos, simplesmente

desapareceram. O preço a pagar por esta mudança é relativamente pequeno frente aos

ganhos que teremos na produtividade diária. A demora inicial na memorização de onde estão

os comandos, será compensada pela facilidade na execução das tarefas e disponibilidade de

novos recursos.

É em decorrência desta grande mudança no layout que iniciaremos a nossa abordagem sobre

o Excel, dando uma ênfase maior a sua anatomia.

Espero poder minimizar o caminho na absorção dos novos conceitos e fazer com que o Excel

2007 chegue até você de uma forma simples e prazerosa.

Mãos a obra!


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Sumário Apresentação ............................................................................................................................ 2

Anatomia do Microsoft Excel 2007 ............................................................................................ 6

A Barra de Título ................................................................................................................... 6

A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido......................................................................... 6

O Botão Salvar (Ctrl + B) ou (Alt + 1) .............................................................................. 6

O Botão Desfazer (Ctrl + Z) ou (Alt + 1) .......................................................................... 6

O Botão Refazer (Ctrl + Y) ou (Alt + 2) ............................................................................ 6

Botão Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido .......................................... 7

Personalizando a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido............................................. 7

Reposicionando a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido ........................................... 8

O Botão Office (Alt + A) ......................................................................................................... 8

A Faixa de Opções (Alt) ....................................................................................................... 10

A Caixa de Nome ................................................................................................................. 10

Redimensionamento da Caixa de Nome .......................................................................... 10

A Barra de Fórmulas ............................................................................................................ 11

O Botão Inserir Função .................................................................................................... 11

Expandir Barra de Fórmulas............................................................................................. 11

Botões de Colunas e Botões de Linhas ................................................................................. 12

Barras de Rolagem (Vertical e Horizontal) ........................................................................... 12

Guias das Planilhas .............................................................................................................. 13

Barra de Status.................................................................................................................... 13

Configurando a Barra de Status ....................................................................................... 13

Manipulando Pastas e Planilhas .............................................................................................. 14

Inserindo Planilhas .............................................................................................................. 14

Excluindo Planilhas .............................................................................................................. 14

Movendo Planilhas .............................................................................................................. 15

Movendo uma Planilha.................................................................................................... 15

Movendo várias Planilhas ................................................................................................ 15

Movendo Planilhas Consecutivas ................................................................................. 15

Movendo Planilhas Intercaladas .................................................................................. 15


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Copiando Planilhas .............................................................................................................. 15

Copiando uma Planilha .................................................................................................... 15

Copiando várias Planilhas ................................................................................................ 15

Copiando Planilhas Consecutivas ................................................................................. 15

Copiando Planilhas Intercaladas .................................................................................. 15

Manipulando Células .............................................................................................................. 16

Selecionando Células........................................................................................................... 16

Percorrendo Células ............................................................................................................ 17

Nomeando Células .............................................................................................................. 18

Redimensionando Linhas e Colunas ........................................................................................ 18

Redimensionando uma Coluna ............................................................................................ 19

Redimensionando Várias Colunas ........................................................................................ 19

Redimensionando uma Linha .............................................................................................. 20

Redimensionando várias Linhas........................................................................................... 20

Manipulando Dados ................................................................................................................ 20

Selecionando Intervalo de Entrada ...................................................................................... 21

Inserindo, Copiando e Movendo Dados ............................................................................... 21

Inserindo Dados .............................................................................................................. 21

Copiando Dados .............................................................................................................. 22

Movendo Dados .............................................................................................................. 22

A Alça de Preenchimento ................................................................................................ 22

Manipulando Listas ......................................................................................................... 23

Formatando Dados.............................................................................................................. 23

Trabalhando com Fórmulas ................................................................................................. 25

Inserindo Equações ......................................................................................................... 25

Alterando Equações ........................................................................................................ 25

Operadores Aritméticos .................................................................................................. 25

Trabalhando com Funções .................................................................................................. 26

Validando Dados ................................................................................................................. 27

Funções de Procura e Referência – PROCV() ........................................................................ 28

Manipulando Tabelas .......................................................................................................... 29

Filtrando Dados ................................................................................................................... 29

Classificando Dados............................................................................................................. 30

Subtotalizando Dados ......................................................................................................... 31

Utilizando Teste Condicional ............................................................................................... 31


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Função SE() ..................................................................................................................... 31

SE(teste_lógico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso) .................................................. 32

Função E() e OU() ............................................................................................................ 32

E(lógico1;lógico2;...) .................................................................................................... 32

OU(lógico1;lógico2;...) ................................................................................................. 32

Aplicando Formatação Condicional ..................................................................................... 33

Ferramentas de Projeção .................................................................................................... 34

Atingir Meta .................................................................................................................... 34

Solver .............................................................................................................................. 35


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Anatomia do Microsoft Excel 2007

A Barra de Título A Barra de Títulos tem, entre outras, as funções de acondicionar a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, os botões Personalizar a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, Minimizar, Restaurar, Maximizar e Fechar. Também possibilita identificar a pasta atual e o aplicativo em uso. No modo restaurar, também permite mover a janela do aplicativo pela tela.

A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido Esta barra acondiciona os botões que representam as operações utilizadas com maior frequência. Ela pode ser reconfigurada incluindo novos botões para melhor atender ao usuário.

O Botão Salvar (Ctrl + B) ou (Alt + 1) O botão Salvar, como o próprio nome indica, permite a gravação da pasta atualmente em uso. Perceba que, enquanto a pasta não for salva, ela utilizará um nome temporário com a estrutura “Pasta N”, onde N é um número sequencial que aumentará à medida que novas pastas forem sendo criadas. Ao salvar a pasta, o nome temporário será substituído pelo novo nome.

O Botão Desfazer (Ctrl + Z) ou (Alt + 1) Este botão permite desfazer até as últimas cem operações feitas na ferramenta. Pressionar diretamente a seta, o mesmo que (Ctrl + Z) ou (Alt + 1), permite desfazer seqüencialmente as alterações. Caso haja a necessidade de desfazer para uma posição muito anterior, pode-se utilizar a seta existente no lado direito.

O Botão Refazer (Ctrl + Y) ou (Alt + 2)

Este botão permite refazer até as últimas cem operações feitas na ferramenta. Pressionar diretamente a seta, o mesmo que (Ctrl + Y) ou (Alt + 2), permite refazer seqüencialmente as alterações. Caso haja a necessidade de refazer para uma posição muito posterior, pode-se utilizar a seta existente no lado direito.


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Botão Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido A partir deste, é possível remover ou inserir novos botões na barra de ferramentas, facilitando o acesso as operações mais utilizadas pelo usuário.

Após clicar no botão, Personalizar Barra de

Ferramentas de Acesso Rápido, podemos perceber que as opções Salvar, Desfazer e Refazer encontram-se com um símbolo de verificação ao lado, indicando que esses botões estão habilitados e, portanto, visíveis. Para ter acesso a mais opções, basta selecionar o item Mais Comandos.... O item Mostrar Abaixo da Faixa de Opções permite deslocar a Barra de Acesso Rápido, para baixo da Faixa de Opções. O item Minimizar a Faixa de Opções faz com que cada faixa seja mostrada apenas quando selecionada.

Personalizando a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

Utilizando o caminho Personalizar Barra

de Ferramentas de Acesso Rápido / Mais

Comandos ou clicando com o botão direito do mouse sobre uma das guias e solicitando a opção Personalizar

Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, obteremos a apresentação da janela à esquerda. A partir desta janela é possível alterar a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido (Padrão) ou criar uma configuração específica para a pasta atual. Outra forma é clicar com o botão direito do mouse sobre um botão qualquer e selecionar Adicionar à

Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.


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Reposicionando a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

Utilizando a opção Personalizar Barra de Ferramentas

de Acesso Rápido / Mostrar Abaixo da Faixa de Opções é possível reposicionar a barra de ferramentas conforme mostrado abaixo.

É importante perceber que esta configuração ocupa uma linha a mais da tela em relação à configuração padrão. Este tipo de configuração é bastante útil quando temos muitos botões na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Com um número elevado de botões, a barra se projeta sobre o título do documento.

O Botão Office (Alt + A) O botão Office foi uma implementação feita a partir da versão 2007 para concentrar os principais comandos e recursos do aplicativo. Fazendo uma comparação com as versões anteriores, temos neste botão os comandos básicos encontrados na antiga barra de ferramentas Padrão.


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Ao posicionar o ponteiro do mouse sobre o botão Office, é apresentada a tela abaixo.

Perceba que além de mostrar uma ajuda rápida sobre o botão, esta janela apresenta, na parte inferior, uma interrogação com a indicação de que a partir da tecla F1 é possível obter-se mais informações.

Clicando sobre o botão Office, será apresentada a seguinte janela: A partir desta janela é possível executar as seguintes operações:

Criar uma nova pasta;

Abrir uma pasta existente;

Salvar uma pasta;

Salvar mudando o nome;

Imprimir;

Preparar;

Enviar;

Publicar;

Fechar.

Também é possível, a partir do botão Opções do Excel, alterar algumas configurações da ferramenta.


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A Faixa de Opções (Alt) A Faixa de Opções foi criada para substituir as Barras de Ferramentas das versões anteriores. Agora, ao clicar em uma de suas guias, as opções são mostradas de forma mais simples e direta. Ao pressionar a tecla Alt, teremos acesso as Faixas de Opções e visualizaremos os atalhos para algumas operações conforme mostrado abaixo.

A Caixa de Nome A Caixa de Nomes tem três funções básicas:

1. Identificar a coordenada da célula ativa; 2. Nomear células e intervalos; 3. Posicionar em uma célula a partir da sua coordenada.

A partir deste botão é possível alterar a largura da caixa de nome, possibilitando uma melhor visualização do seu conteudo.

Redimensionamento da Caixa de Nome


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A Barra de Fórmulas possui as seguintes funções:

1. Dar acesso às funções internas; 2. Mostrar o conteúdo da célula ativa; 3. Alterar o conteúdo da célula ativa;

A partir deste botão é possível ter

acesso às funções internas do Excel. Estas funções estão divididas em categorias conforme mostrado ao Lado. À medida que mudamos de categoria, as funções são apresentadas a esquerda. Caso não saibamos a que categoria determinada função pertence, podemos selecionar a opção Todas. Quando selecionamos uma função, automaticamente é mostrada, na parte inferior da janela, uma sucinta descrição da sintaxe a ser utilizada. Se forem necessárias maiores informações, basta clicar na parte inferior da tela no item Ajuda sobre esta

função.

Este botão, passou a existir a partir da versão 2007 e resolve um problema antigo que era a sobreposição das células da primeira linha pelo conteudo apresentado na barra de fórmulas. Esta operação também pode ser feita colocando-se o apontador do mouse sobre a linha que separa a Barra de Fórmulas e os botões indicadores das colunas. Ao posicionar sobre a linha, é apresentada uma dupla seta que poderá ser arrastada aumentando a largura da Barra de Fórmulas. Esta largura fica memorizada e sempre retorna-rá ao pressionar-mos o botão Expandir Barra de Ferramentas.

A Barra de Fórmulas

O Botão Inserir Função

Expandir Barra de Fórmulas


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Os botões de Colunas e de linhas, têm como função principal, identificar cada coluna e Linha. Também são utilizados para selecionar uma ou mais colunas e linhas, além de permitir o os seus redimensionamentos. É importante notar que as colunas são identificadas por Letras e as Linhas por Números. Este tipo tipo formato é mais prático porém não obrigatório. A forma de visualização pode ser mudada para referência L1C1 a partir da alteração em Botão Office / Opções do Excel / Fórmulas / Estilo de

Referência L1C1. Após a alteração, a barra será apresentada conforme mostrado abaixo:

Botões de Colunas e Botões de Linhas

Barras de Rolagem (Vertical e Horizontal) As barras de rolagem permitem o deslocamento horizontal e vertical através da planilha atual. Também possibilitam a divisão visual da planilha, possibilitando o acesso a locais distantes na mesma planilha.


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Guias das Planilhas As guias têm como função, não só identificar cada cada planilha, como também:

Inserir uma nova planilha;

Mover uma planilha de lugar;

Renomear uma planilha existente;

Copiar uma planilha;

Excluir uma planilha. É importante observar que, do lado esquerdo das guias existem quatro botões com a função de facilitar a navegação entre as guias quando o número de planilhas é muito grande ou o nome utilizado é muito extenso.

Barra de Status A partir desta barra, podemos ter acesso as seguintes opções:

Mostrar operações em andamento (Salvando, Formatando, etc.)

Mudar a visualição da planilha atual para os modos Normal, Layout da Página e Visualização de

Quebra de Página;

Controlar o nível de Zoom;

Apresentar resultados automáticos a partir da seleção de células;

Configuração de recursos da Barra de Status;

Configurando a Barra de Status Clicando com o botão direito do mouse sobre a Barra de Status, é possível visualizar e alterar os recursos disponíveis. Perceba que àqueles que estão visiveis, apresentam do lado esquerdo um símbolo de verificação. Alguns recursos só estarão visiveis, quando existirem células selecionadas e com valores como é o caso de resultados de cálculos (Média, Contagem, Mínimo, etc.)


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Manipulando Pastas e Planilhas As Pastas, no Microsoft Excel, representam um conjunto planilhas. Por padrão, ao abrir o excel, obtem-se um total de 3 (três) planilhas. Este número pode ser alterado através da opção Botão do Office / Opções do Excel / Mais Usados / Ao criar novas pastas de trabalho / Incluir este número de

planilhas / OK, conforme mostrado abaixo. As alterações nesta opção só terá efeito quando da criação de uma nova pasta.

Inserindo Planilhas Caso seja necessário criar uma nova planilha, basta clicar no botão Inserir Planilha (Shift + F11).

Excluindo Planilhas Para excluir uma planilha, basta clicar sobre a guia com o botão direito do mouse e selecionar Excluir.


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Movendo Planilhas

Movendo uma Planilha Para mover uma planilha, basta clicar sobre a guia com o botão esquerdo do mouse e arrastar até a posição desejada. Perceba que, enquanto o botão esquerdo do mouse estiver pressionado, será mostrado uma pequena seta preta indicando o local para onde será movida a planilha. Também é mostrada uma pequena folha indicando a operação.

Movendo várias Planilhas

Movendo Planilhas Consecutivas

A única diferença entre mover uma ou várias planilhas, está no processo de seleção das guias. Para selecionar uma seqüência, clique na primeira guia do intervalo e mantendo a tecla Shift pressionada, clique sobre a última do intervalo desejado. Agora, com o botão esquerdo do mouse, clique sobre uma das guias selecionadas e arraste até a posição desejada.

Movendo Planilhas Intercaladas Para mover várias planilhas intercaladas, clique na primeira guia a ser selecionada e mantendo a tecla Ctrl pressionada, selecione as outras planilhas. Agora, com o botão esquerdo do mouse, clique sobre uma das guias selecionadas e arraste até a posição desejada.

Copiando Planilhas

Copiando uma Planilha Para copiar uma planilha, basta clicar sobre a guia com o botão esquerdo do mouse e arrastar até a posição desejada e, mantendo a tecla Ctrl pressionada, solte o botão do mouse. Perceba que, enquanto a tecla Ctrl estiver pressionada, será mostrado um sinal de adição no meio da folha próximo ao pontador do mouse. Esta seta indica que estamos fazendo uma cópia.

Copiando várias Planilhas

Copiando Planilhas Consecutivas Para copiar uma seqüência de planilhas, clique na primeira guia do intervalo e mantendo a tecla Shift pressionada, clique sobre a última do intervalo desejado. Agora, com o botão esquerdo do mouse, clique sobre uma das guias selecionadas e arraste até a posição desejada. Antes de soltar o botão do mouse, mantenha a tecla Ctrl pressionada.

Copiando Planilhas Intercaladas Para copiar várias planilhas intercaladas, clique na primeira guia a ser selecionada e mantendo a tecla Ctrl pressionada, selecione as outras planilhas. Agora, com o botão esquerdo do mouse, clique sobre uma das guias selecionadas e arraste até a posição desejada. Antes de soltar o botão do mouse, mantenha a tecla Ctrl pressionada.


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Manipulando Células

Selecionando Células Antes de começar a digitar, é necessário tornar ativa, a célula que receberá os dados. Para ativar uma célula, basta clicar sobre ela ou fazer o deslocamento utilizando as setas de navegação. Na versão anterior a 2007, o Excel possuia 65.536 linhas e 256 colunas. Com a versão 2007, o Excel passou a ter 1.048.576 linhas e 16.384 colunas. Para constatar estes dados, basta executar os seguintes passos:

1. Acessar o Botão do Office / Opções do Excel / Fórmulas / Estilo de Referência L1C1 / OK e obteremos a seguinte tela:

2. Após a etapa anterior, poderemos tornar a última célula ativa pressionando a tecla End, soltando e pressionando a Seta para a direita. Depois com o End seguido da seta para baixo, iremos para a última célula conforme mostrado abaixo:


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Também é possível posicionar em uma determinada célula, apartir da caixa de nomes. Por exemplo: Se quiser-mos posicionar na célula XEL1525, basta posicionar na Caixa de Nomes, escrever a coordenada e dar Enter.

Percorrendo Células Após digitar dados, necessitamos pressionar a tecla Enter ou uma das teclas de navegação. No caso do Enter, o padrão é que após a digitação a célula ativa passe a ser a próxima de baixo. Esta configuração, porém, pode ser alterada através dos seguintes passos: Pressione o Botão do Office / Opções do Excel / Avançado / Direção / OK, conforme mostrado abaixo:

Se a caixa de checagem Depois de pressionar Enter for desmarcada, a célula ativa permanecerá a mesma após o enter. Outra forma de direcionar o deslocamento após a tecla Enter é selecionando o intervalo que receberá os dados.


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Nomeando Células As células são identificadas por suas coordenadas. Porém, é possível nomear a célula de tal forma que ela pode ser identificada por este nome ou por sua coordenada conforme mostrado abaixo:

Da mesma forma que é possível nomear uma célula, também é possível nomear intervalos de células. As células ou intervalos nomeados são visíveis a toda a pasta. Ao clicar no botão da caixa de nomes, todas as células ou intervalos nomeados serão apresentados, conforme modelo abaixo:

Redimensionando Linhas e Colunas Ao escrevermos o texto “Microsoft Excel 2007” na célula A1, a sensação que temos é que as células A1 e B1 foram ocupadas pelo texto. Na verdade, a frase está armazenada na célula A1 e como sua largura não é suficiente, tende a mostrar seu conteudo sobre as células vizinhas. Isto só é possível porque a célula B1 está vazia. Se utilizar-mos a célula B1, o conteudo de A1 é apresentado de forma truncada, porém, seu conteudo não foi alterado. Estando com as duas células preenchidas, ao posicionar-mos sobre a célula A1 podemos verificar que, na barra de fórmulas, o seu conteudo continua integro conforme mostrado abaixo:


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Redimensionando uma Coluna Uma forma de evitar que o texto fique oculto é redimensionar a coluna A. Para redimensionar uma coluna, basta posicionar o mouse sobre o limite do botão da coluna até aparecer uma dupla seta conforme mostrado abaixo:

Clicado o botão esquerdo do mouse e movendo para a direita, aumentamos a largura da coluna. Se a largura necessária for a do conteudo da célula, podemos dar um duplo clique acionando o autoajuste de colunas.

Redimensionando Várias Colunas Mais de uma coluna pode ser selecionada utilizando as tecla Ctrl e Shift. Para selecionar colunas salteadas, basta clicar em uma delas e, mantendo a tecla Ctrl pressionada, clicar nas outras seguintes. Para selecionar uma seqüência de células, basta clicar no botão da primeira coluna e, mantendo a tecla Shift pressionada, clicar na última da sequência. As operações de redimensionamento podem ser feitas em mais de uma coluna ao mesmo tempo, basta selecionar àquelas que serão redimensionadas e alterar a largura de uma delas. O excel entende que todas as colunas deverão o mesmo tamanho. Se for utilizado o duplo clique, todas as selecionadas serão autoajustadas conforme mostrado abaixo:


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Redimensionando uma Linha O redimensionamento de uma linha segue o mesmo esquema do redimensionamento de colunas, ou seja, posicionando o apontador do mouse na parte inferior do botão da linha a ser redimensionada, clicando o botão esquerdo do mouse e puxando, a linha será redimensionada.

Redimensionando várias Linhas As operações de redimensionamento de linha, seguem o mesmo princípio daqueles utilizados para as colunas. Basta selecionar àquelas que serão redimensionadas e alterar a largura de uma delas. O excel entende que todas as linhas deverão o mesmo tamanho. Se for utilizado o duplo clique, todas as selecionadas serão autoajustadas conforme mostrado abaixo:

Manipulando Dados Para digitar no Microsoft Excel, basta tornar ativa a célula que receberá o dado, digitar e pressionar Enter ou utilizar as setas de navegação. Quando pressionamos o Enter, o Excel recebe o dado e posiciona na célula abaixo: Este deslocamento é padrão porém, pode ser alterado. Acesse a opção Botão do Office / Opções do Excel / Avançado / Depois de pressionar Enter, mover seleção /

OK e no item direção, selecione o sentido conforme modelo abaixo:

Se a opção Depois de pressionar Enter, mover seleção for desmarcada, a célula ativa continuará sendo a mesma após o Enter.


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Selecionando Intervalo de Entrada Uma forma de evitar a constante alteração nas configurações de deslocamento, é a seleção prévia da área onde será digitado os dados. Após selecionado, os dados devem ser digitados e a entrada confirmada com o Enter. Caso a seleção seja em uma linha, o deslocamento após o Enter será para a direita. Se a tecla Shift for mantida pressionada durante o Enter, o deslocamento será para a esquerda. Na seleção vertical, o deslocamento se dá de cima para baixo. Com a teca shift pressionada, o deslocamento se dá de baixo para cima.

Inserindo, Copiando e Movendo Dados

Inserindo Dados Para inserir dados, basta selecionar um célula, digitar o dado desejado, pressionar o Enter ou uma das setas de navegação. Para digitar dados em várias células simultâneas, basta seleciona-las e pressionar o Enter mantendo-se o Ctrl pressionado.

Shift Enter

Enter Enter

Shift Enter


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Copiando Dados

Para copiar dados, devemos primeiro selecionar as células a serem copiadas, pressionar o

botão (Ctrl + C), posicionar na célula destino e pressionar o botão (Ctrl + V). Também é possível fazer cópia utilizando apenas o mouse e o teclado. Posicione na borda da célula e quando visualizar uma seta, matenha o Ctrl pressionado enquanto arrasta para o local de destino.

Movendo Dados Para mover dados, devemos primeiro selecionar as células a serem movidas, pressionar o

botão (Ctrl + X), posicionar na célula destino e pressionar o botão (Ctrl + V). Também é possível mover utilizando apenas o mouse e o teclado. Posicione na borda da célula e quando visualizar uma seta, arraste até o local de destino.

A Alça de Preenchimento

Uma das propriedades da Alça de Preenchimento é a que permite copiar o conteúdo de uma célula para várias outras. Outra propriedade é a que permite preencher sequências lógicas como dias da semana, meses, anos, datas, etc.

Utilisando o botão esquerdo do mouse.

Utilisando o botão direito do mouse.


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Manipulando Listas

No preenchimento de uma sequência lógica o Excel utiliza o recurso de Listas. As listas são conjunto de palavras que podem ser utilizados ou criados para facilitar o preenchimento de dados no excel. Para visualizar as listas existentes, acesse a opção Botão do Office / Opções do Excel /

Mais Usados / Editar Listas Personalizadas.

A partir desta opção é possível visualizar, modificar, criar ou excluir listas. Apenas as listas padrão do Excel não poderão ser excluidas.

Formatando Dados O Excel procura identificar os tipos de dados lançados nas células e faz a primeira formatação básica que é o alinhamento. Ao digitar um número o Excel faz o alinhamento para a direita, quando for um nome o Excel alinha a esquerda. Este alinhamento automático pode ser contrariado pelo usuário ao seu gosto, através dos botões de alinhamento mostrados abaixo.


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No caso dos números e valores monetários, é possível utilizar os botões de formatação mostrados abaixo.

Para ter acesso a todas as opções de formatação, utilize a opção Mais Formatos de Números ou o botão direito do mouse, Formatar Células.

Perceba que a partir desta opção, podemos fazer todas as formatações relativas a números, alinhamentos, fontes, bordas, preenchimentos e proteção.


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Trabalhando com Fórmulas

Inserindo Equações

O Excel procura interpretar os dados lançados na célula alterando o seu alinhamento. Quando digitamos números ou nomes, o Excel alinha a direita ou esquerda respectivamente. No caso das equações, para que o Excel possa identifica-las, é necessário começar pela digitação do sinal de igual. Ex:

Obs. Procure evitar a digitação das coordenadas apontando para as células envolvidas no

cálculo.

Alterando Equações Para alterar uma equação ou o conteúdo de uma célula, utilize a tecla F2, duplo clique ou a barra de fórmulas. A barra de fórmulas permite que a alteração seja feita de uma forma mais rápida por permitir o posicionamento no local apropriado.

Operadores Aritméticos Para a execução de operações, o Excel utiliza os seguintes operadores aritméticos:

+ Adição

- Subtração

* Multiplicação

/ Divisão

^ Potenciação


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Conforme ocorre nas regras matemáticas, no Excel a Multiplicação e a Divisão têm precedência sobre a soma e a subtração. Ex: 5 + 4 x 5 ÷ 2 – 5

Trabalhando com Funções Algumas operações no Excel são utilizadas com maior frequência. Pensando nisto, a Microsoft desenvolveu algumas rotinas chamadas de Funções.

No Excel, as funções são agrupadas em categorias e podem ser acessadas através do botão existente na barra de fórmulas. Após posicionar na célula que receberá o resultado e pressionar o botão de funções, será apresentada a seguinte tela:

As funções permitem fazer alguns cálculos matemáticos com maior facilidade e rapidez.


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Validando Dados É um recurso que limita a entrada de dados a uma determinada regra previamente definida.

A janela validação de dados possui três abas onde a primeira faz a limitação dos dados que serão informados, a segunda define a mensagem a ser mostrada quando tornamos a célula ativa e a terceira aba configura a mensagem a ser exibida quando a regra é contrariada.

Como fonte da lista de dados, podemos digitar os itens separados por ponto e vírgula ou utilizar uma sequência de células nomeadas.


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É possível fazer uma referência indireta utilizando a função INDIRETO() como fonte. Ex: Quando o sexo informado for M, a validação será (RG, Carteira Profissional e Reservista).

Quando o sexo for F, a validação será (RG e Carteira Profissional).

Funções de Procura e Referência – PROCV() A função PROCV() permite a procura de um determinado dado na primeira coluna de uma matriz e o retorno de dados em outra coluna. Ex:

Nomeado como M

Nomeado como F

=INDIRETO($A$2)

Intervalo Nomeado como MCargo


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Manipulando Tabelas O recurso de tabelas permite que uma tabela tenha suas fórmulas copiadas automaticamente ao ser incluído dados em uma nova linha. Com o recurso de tabelas, as áreas nomeadas também são reajustadas quando incluídas novas linhas. Para transformar uma área em tabela, basta selecionar o cabeçalho e uma linha de dados pressionando, logo a seguir, o botão Tabela na barra Inserir.

Filtrando Dados Ao transformar um intervalo de células em tabela, o Excel disponibiliza ao lado de cada item do cabeçalho, um botão com uma pequena seta em seu interior. A partir destes botões é possível filtrar os dados baseado na condição selecionada.

Após lecionar a opção de filtragem, a seta do interior do botão tem sua imagem alterada para indicar que o filtro está ligado.


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Podemos filtrar os dados através de uma ou mais colunas. Os filtros podem ser ligados ou desligados em qualquer ordem. Para fazer a tabela voltar à condição de intervalo, basta posicionar em qualquer célula da tabela, clicar na opção Ferramentas de Tabela na barra de títulos, depois no botão Converter em Intervalo

e confirmar na janela seguinte.

Classificando Dados

Para fazer a classificação de dados, basta posicionar em qualquer célula da coluna a ser ordenada e pressionar os botões de classificação abaixo:

Também é possível fazer a classificação por mais de uma coluna simultaneamente, para tanto, basta pressionar o botão Classificar e selecionar as colunas desejadas.

Ordem de A a Z

Ordem de Z a A

Classificar várias colunas


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Subtotalizando Dados

A subtotalização é um recurso do Excel que permite fazer cálculos de agrupamento de dados sem a necessidade incluir formulas manualmente. A única exigência feita pela ferramenta é que as colunas que serão utilizadas como quebra de dados (agrupamento) estejam classificadas. Obs. O intervalo de dados não pode estar configurado como tabela.

Para fazer uma subtotalização, basta classificar a coluna a ser agrupada e logo a seguir pressione o botão Subtotal.

No item A cada alteração em, selecione a coluna a ser agrupada.

No item Usar função, selecione a função desejada.

No item Adicionar subtotal a:, marque os itens a serem calculados.

O item Substituir subtotais atuais deve ser desmarcados no caso de ocorrer a necessidade de fazer uma nova subtotalização mantendo a subtotalização anterior.

O item Quebra de página entre grupos permite imprimir cada grupo

totalizado em uma página separada.

O item Resumir abaixo dos dados permite que a totalização venha abaixo dos itens de cada grupo.

Para remover uma subtotalização, primeiro remova o filtro, selecione toda a planilha, pressione o botão Subtotal e na janela apresentada, clique no botão Remover todos.

Utilizando Teste Condicional O teste condicional permite que a planilha possa responder a determinada condição. Para o teste condicional existem três funções básicas:

Função SE()


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A função SE() permite definir o conteúdo de uma célula baseado em determinada condição. A função SE() possui a seguinte sintaxe:

SE(teste_lógico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso)

teste_lógico : Neste parâmetro deve ser informada a condição de teste. valor_se_verdadeiro : Aqui é colocada a resposta caso a condição seja verdadeira. valor_se_falso : Aqui é colocada a resposta caso a condição seja falsa. Ex:

Função E() e OU()

A função E() permite utilizar várias condições de uma só vez. Para que o resultado da função E() seja verdadeiro é necessário que todas as condições sejam verdadeiras. A função E() possui a seguinte sintaxe:

E(lógico1;lógico2;...) lógico1;lógico2;... : Condições de teste.

A função OU() permite utilizar várias condições de uma só vez. Para que o resultado da função seja verdadeiro é necessário que pelo menos uma das condições seja verdadeira. A função OU() possui a seguinte sintaxe:

OU(lógico1;lógico2;...)

lógico1;lógico2;... : Condições de teste.

=SE(B2>=7;”APROVADO”;”REPROVADO”) Nesta equação o aluno que tiver média maior ou igual a 7,0 está APROVADO, caso contrário, REPROVADO.

=SE(B2<5;”REPROVADO”;SE(B2>=7;”APROVADO”;”RECUPERAÇÃO”)) Nesta equação o aluno que tiver média menor que 5 está REPROVADO, maior ou igual a 7,0 está APROVADO, caso contrário, em RECUPERAÇÃO.


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Exemplo de utilização das funções SE(), E() e OU():

Aplicando Formatação Condicional A formatação condicional permite alterar o formato de uma célula de acordo com o seu próprio conteúdo ou de outra célula. Ex: No exemplo abaixo, as linhas serão formatadas levando-se em consideração o valor da média. As linhas com medias menores que 5,0 ficaram vermelhas com letras brancas, as linhas com médias maiores ou iguais a 7,0 ficarão azuis com letras amarelas e as linhas restantes, ficarão com o formato padrão de amarelo com letras pretas.

=ANO(DataAtual)-ANO(A1)-SE(OU(MÊS(A1)>MÊS(DataAtual);E(MÊS(A1)=MÊS(DataAtual);DIA(A1)>DIA(DataAtual)));1;0)

Escreve a idade em anos, levando-se em consideração o ANO, MÊS e DIA de nascimento.

DataAtual Célula D1 nomeada como DataAtual.


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Ferramentas de Projeção As ferramentas de projeção possibilitam calcular um valor desejado a partir de condições previamente estabelecidas.

Atingir Meta

Das ferramentas de projeção, o atingir meta é a mais simples e, consequentemente, possui algumas limitações. Ex: Na planilha abaixo, queremos saber qual o período necessário para a obtenção de um valor

de parcela igual a, no máximo, R$ 200,00.

Na Faixa de Opções Dados, selecione a opção Teste de Hipóteses/Atingir metas... conforme mostrado abaixo.

Na janela Atingir meta, informe os dados mostrados acima e detalhados a seguir:

Definir célula - Faz referência a célula que acondicionará o valor desejado;

Para valor - Deve ser fornecido o valor desejado;

Alternando célula – É a célula onde o Excel fará as interações para a obtenção do resultado desejado.

Perceba que o prazo calculado possui casas decimais, o que não faz sentido já que representa a quantidade de meses. O prazo deverá ser arredondado para 12.


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Solver

O solver é uma ferramenta de projeção muito mais completa que o Atingir Metas, porém ela não vem habilitada por padrão. Para habilitar o Solver, execute os seguintes passos:

No Botão Office selecione Opções do Excel;

Na janela apresentada, selecione Suplementos e pressione o botão Ir...;

Marque a opção Solver e pressione o botão OK;

Confirme a instalação do suplemento.

Após as etapas acima, será apresentada uma nova opção na faixa de opções Dados conforme mostrado abaixo:

Ex: Uma turma de formandos arrecadou durante todo o curso a quantia de R$ 15.000,00 para

pagar os gastos da formatura. Para fazer o controle dos gastos, elaboraram a planilha abaixo:

Durante a programação das despesas, houve a sobra de R$ 3.000,00 que seria investido em brindes como Chaveiros, Canetas e Agendas, porém ficaram na dúvida de como distribuir este valor entre os brindes de forma que não houvesse sobra de dinheiro.


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Para resolver esta questão, utilizaremos a ferramenta Solver da seguinte forma:

Posicione na célula B8, acione a ferramenta Solver e preencha a janela apresentada como mostrado abaixo.

Após pressionar o botão Resolver, obteremos os resultados abaixo.


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Exercício:

Funções Utilizadas HOJE() SOMA() LIN() Validação de Dados ANO() PROCV() REFERÊNCIA ABSOLUTA/RELATIVA INSERIR TABELAS

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Apostila do Microsoft Excel 2007