O que é Gestão

Autoavaliação

Empreendedorismo

•Análise de Oportunidade de Mercado

Planejamento Estratégico

Gestão de Pessoas

Documentação e Processo Legal para Abertura de Empresa

• Relatórios Gerenciais

• Controle das Vendas Realizadas

• Apuração dos Resultados da Empresa

• Controle de Caixa do Movimento Realizado

• Fluxo de Caixa

• Balanço Gerencial

• Indicadores financeiros

• Lucratividade sobre as vendas

• Rentabilidade dos negócios

• Poder de pagamento da empresa

• Margem de Contribuição

• Ponto de Equilíbrio

Gestão Financeira

Gestão da Qualidade

• Manual da Qualidade

• Formatação dos documentos

• Fluxos de processos

• POPs

• Registro de Treinamentos

Documentação do Sistema da Qualidade

Qualificação de Fornecedores

Gestão é simultaneamente arte e ciência:

• É a arte de fazer as pessoas mais eficazes do que teriam sido sem você.

• A ciência está em como você irá fazer isso.

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Planejar Organizar

Dirigir Controlar

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Coordenador

Supervisor

Gerente

Diretor

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10/05/2013

Gestão Empresarial

Qualidade

Pessoas

Equipes

Marketing

Financeira

Custos Processos

Informação

Ambiental

Conhecimento

Mudanças

Empresa

Administrativo

Técnico

Técnico-administrativo

10

Administrativo

Financeiro

Compras

Contabilidade

Recursos Humanos

Marketing Gerenciamento

Empreende-

dorismo

Documentação

Planejamento Estratégico

Marketing

Realidade do setor

Atualidades Macroambiente

Análise da Empresa

Concorrentes

Endomarketing

Propaganda / visitação / Site

da farmácia RDC 96/2008

Atenção Farmacêutica / Atendimento

Público-alvo: Pacientes e prescritores

Marketing pessoal

Pesquisa de mercado: local,

target, classe social, ...

Estudo da marca:

branding

Responsabilidade Social

Fonte: Relatório da Comissão de Fiscalização do CFF (2010).

Quantidade

Farmácias e drogarias 82.204

Farmácias e drogarias em capitais 18.598

Farmácias e drogarias em cidades do interior 63.606

Farmácias com manipulação 7.351

Farmácias homeopáticas 1.053

Farmácias e drogarias de propriedade de farmacêuticos 21.743

Farmácias e drogarias de propriedade de não-farmacêuticos 46.451

Farmácias públicas registradas nos Conselhos Regionais 8.379

Farmácias hospitalares 5.631

Lab. de análises clínicas de propriedade de farmacêuticos 5.993

Industrias farmacêuticas 532

Distribuidoras de medicamentos 3.821

Globalização

• Exige reformulação e adaptação para aumentar a competitividade

Necessidade

•Produzir o máximo, com qualidade preços atraentes, custo baixo, mão de obra qualificada

Vagas remanescentes

•Altas qualificações, conhecimentos diversificados, versatilidade e larga experiência. Aumenta a carga de trabalho e responsabilidade. Diminui o salário e os benefícios

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Extinção dos empregos formais

Menos vagas na indústria

Formam-se milhares profissionais pelas Universidades

Tendência de trabalho

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• Empresa própria

• Farmacêutico

– Formação extremamente técnica

– Pouca experiência administrativa

– Longe das grandes decisões

• Necessitamos de conceitos administrativos

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Razões para existir uma empresa

Econômica – LUCRO

Ideológica - Recompensas profissionais

Necessidade – Atender a população

17

Autoavaliação

Tentar vivenciar uma experiência

“Ouvir falar” – decepção e desiste prematuramente

Farmacêutico - Inicia sua carreira como funcionário e com o tempo passa a sonhar com sua própria Empresa

18

Empresas amadoras ou voltadas exclusivamente para as questões comerciais (qualidade e segurança?)

Esquemas pouco profissionais e improvisos

Empresas deficientes desgaste da imagem do setor

19

Prejuízos à partir de um “fracasso”

• Material

• Indivíduo abalado, frustrado e desmoralizado

• Muitas vezes só teve uma oportunidade

• Desestimulará outros

20

Farmácia Drogaria Análises Clínicas

Distribuidora Indústria Cosméticos

Veterinária Alimentos Educacional,

etc

21

Confira o seu perfil?

22

– é criativo e sempre imagina o futuro

23

– organiza e planeja as ações

24

– sua preocupação está em como as coisas serão feitas

25

26

• As grandes ideias não se realizam

• A cada dia, há novos projetos que não saem do papel

27

• A empresa é organizada, mas não enxerga as oportunidades

• Faltará o conhecimento necessário para entregar ao mercado produtos e serviços de qualidade

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• Técnico trabalhará exaustivamente, mas no fim de cada dia a situação estará ainda mais difícil

Sem organização

• Deixará de aproveitar as novas oportunidades oferecidas pelo mercado

Sem a visão do empreendedor

29 Perfil que mais existe

A maior parte das empresas é aberta por pessoas com um perfil técnico

São empresários que já trabalhavam naquela atividade e aproveitaram uma oportunidade para realizar o sonho de ter independência profissional e financeira

30

Enxerga oportunidades, é criativo...

• Desenvolva características como: – Acompanhamento das tarefas

– Comprometimento

– Desenvolvimento da equipe

– Persistência

– Planejamento e organização

– Capacidade de trabalhar com metas, objetivos e prazos

31

Não adianta ter clientes se você não tem o que entregar

Planejamento, organização e capacidade de assumir riscos calculados.

• Desenvolva características como:

– Busca de informações e conhecimento técnico

– Criatividade e inovação

– Busca de oportunidade e iniciativa

– Habilidades comerciais

– Independência e autoconfiança

– Relacionamento e redes de contados

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Não adianta ter controles se não há o que controlar e nem para quem entregar

Gosta do que faz e se empenha em cumprir uma tarefa

• Desenvolva características como:

– Busca de conhecimentos administrativos e de marketing

– Capacidade de correr riscos calculados

– Desenvolvimento da equipe e estabelecimento de metas

– Habilidades comerciais, busca de oportunidade e iniciativa, independência e autoconfiança

– Planejamento e monitoramento de sistema

– Relacionamento e redes de contados

33

Não adianta ter produtos atraentes se ninguém sabe onde comprá-los

Planejar é um processo no qual se identifica aonde se quer chegar (uma situação ou um

estado), para definir como chegar lá, da forma mais eficiente possível.

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Utilizar os recursos de forma eficaz e eficiente (economia)

Aumentar o conhecimento sobre o negócio/projeto e seu potencial de mercado

Facilitar a percepção de novas oportunidades ou riscos e aumentar a sensibilidade do empresário/executivo frente a problemas futuros

Criar um "espírito de negócio" e comprometimento com o negócio/projeto, tanto em relação ao "dono" ou responsável pelo negócio, como também junto aos funcionários/parceiros envolvidos

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Determinar tarefas e prazos com responsabilidade definida, viabilizando o controle do processo e do andamento do negócio

Deixar claro para o empresário/executivo qual é o diferencial competitivo de seu negócio

Pode, ainda, ser utilizado como suporte para conseguir credibilidade e apoio financeiro no interno e/ou no mercado

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Dica - Como elaborar um plano de negócio: http://www.biblioteca.sebrae.com.br/bds/bds.nsf/797332C6209B4B1283257368006FF4BA/$File/NT0

00361B2.pdf

9 – Acompanhamento e controle

8 – Execução dos planos de ação

7 – Preparação dos planos de ação

6 – Elaboração das estratégicas

5 – Diagnósticos interno e externo

4 – Levantamento dos fatores críticos de sucesso

3 – Esclarecimento das crenças, valores e princípios

2 – Estabelecimento da visão

1 – Declaração da missão

Analisar o mercado Definir brechas e nichos de mercado

Análise ambiental – Macroambiente

Externa e interna Análise "SWOT“

Concorrência

Fornecedores

Compradores

Produtos substitutos e potenciais novos entrantes no mercado

Missão

– A razão de ser da empresa. Deve ser definida de modo amplo, considerando as necessidades do mercado que pretendemos atender e os recursos disponíveis para tal.

Políticas

– Definem os valores empresariais que

serão implantados no negócio.

Objetivo - Visão

– Onde queremos chegar

– Os objetivos devem ser específicos, realistas e mutuamente consistentes.

– Se possível, mensuráveis (qualitativos ou quantitativos)

Estratégia

– Como chegar

Plano Administrativo/Financeiro – Estruturar a área administrativa e de pessoal (Recursos Humanos)

– Realizar os controles financeiros básicos: fluxo de caixa, plano de contas, lucros e perdas previstos

Plano de Produção – Gestão de estoques, lay-out da empresa e fluxo de produção

– Em serviços

• deve-se definir responsabilidades e fluxos de trabalho, bem como a infraestrutura necessária para que o serviço seja prestado

Plano de Marketing/Comercial – 4 Ps

Assegure o tempo necessário para cada evento

O desenvolvimento de uma estratégia em si, não é suficiente para determinar o sucesso de uma empresa

A estrutura deve ser ajustada ao plano formulado

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• SÓCIOS

• COLABORADORES

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• Manter o quadro de pessoal sempre informado do que ocorre na empresa, como um fator de motivação e participação.

• Clima de parceria, de confiança.

• Endomarketing:

– Ações utilizadas por uma empresa para vender a sua própria imagem a funcionários e familiares.

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a)Reduzir a fofoca, ou ‘rádio-corredor”, pela informação direta e transparente.

b)Imbuir os funcionários das metas da organização.

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• Escolha de um sócio

• O projeto

• Os papéis de cada um: – Os Objetivos e as Metas a serem alcançadas

• Metodologia de trabalho: – Sempre trabalhar às claras.

– Comunicar a todos sobre tudo o que está acontecendo e as medidas que estão sendo tomadas.

– Respeito mútuo dos valores de cada um.

– Saber criticar e estar preparado para receber críticas.

– Ciência do processo: Todos devem estar cientes do processo de adaptação uns aos outros pelo qual deverão passar.

Pense nos funcionários

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• Funcionários, Empregados ou Colaboradores • Perfil dessas pessoas? • Legislação trabalhista?

• Administração voltada para a gestão de

recursos humanos: – Qualidade agregada aos seus produtos ou

serviços: • Pessoas motivadas • Alto nível de qualidade pessoal e profissional.

Fatores relacionados à administração de recursos humanos

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• Elevados índices de: – Rotatividade

– Absenteísmo

– Acidentes de trabalho

– Problemas com qualidade dos produtos

– Retrabalho

– Desperdício de materiais

– Baixos salários

– Condições de trabalho inadequadas

– Relações de trabalho insatisfatórias

Superando as dificuldades

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• Investir em treinamentos:

– Autoconhecimento

– Autodesenvolvimento

– Buscar uma maior capacidade de trabalho em equipes multidiciplinares

– Adaptar os móveis e as condições dos postos de trabalho visando o conforto e bem-estar de seus colaboradores.

Processo

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• Descrição dos cargos

• Administração de salários

• Recrutamento

• Testes de seleção

• Perfil psicológico

• Motivação

• Escritório de contabilidade

• Alguns aspectos legais variam para cada cidade

• De tempos em tempos ocorrem mudanças na

legislação

Sendo o imóvel próprio ou alugado deverá ser verificada sua regularidade no âmbito municipal e outros, observando-se o seguinte:

• Se a planta do imóvel está regular na prefeitura – "Certidão Negativa de Tributos Imobiliários”

• Demais pendências – multas, outros impostos, contas de água, luz etc.

• Leis de zoneamento – Específica para farmácias ou residenciais/comerciais/industriais

Contrato de locação

• Débitos anteriores

– Fiscais, trabalhistas, tributos, etc.

• Solicite as certidões negativa de débitos para:

– FGTS, INSS, Municipal, Estadual (ICMS), Federal, CRF, Sindicato

Patronal e dos Empregados, Certidão de Falência e Concordata,

Certidão Negativa de Ações Cíveis movidas contra a Empresa e seus

sócios, protestos e ações trabalhistas

• Contrato Social

– Interesse das partes

– Objetivo da empresa

– Descrição do aspecto societário e a maneira de integralização das cotas

• Registro e arquivamento do Contrato Social na Junta Comercial ou Cartório de Registro de Pessoa Jurídica – “certidão de nascimento” da empresa

• Obtém o NIRE (Número de Identificação do Registro de Empresa)

• Registro na Receita federal para obtenção do CNPJ

• O registro do CNPJ é feito exclusivamente pela Internet, no site da Receita Federal por meio do download de um programa específico

• Os documentos necessários, informados no site, são enviados por Sedex ou pessoalmente para a Secretaria da Receita Federal, e a resposta é dada também pela Internet

• Ao fazer o cadastro no CNPJ, é preciso escolher a atividade que a empresa irá exercer.

• Essa classificação será utilizada não apenas na tributação, mas também na fiscalização das atividades da empresa

• Lembre-se que nem todas as empresas podem optar pelo Simples, principalmente as prestadoras de serviços que exigem habilitação profissional

• Portanto, antes de fazer sua inscrição no CNPJ, consulte os tipos de empresa que não se enquadram no Simples

• Prefeitura ou administração

• O alvará é uma licença que permite o estabelecimento e o funcionamento de instituições comerciais, industriais, agrícolas e prestadoras de serviços, bem como de sociedades e associações de qualquer natureza, vinculadas a pessoas físicas ou jurídicas

• Geralmente, a documentação necessária é – Formulário próprio da prefeitura

– Consulta prévia de endereço aprovada

– Cópia do CNPJ

– Cópia do Contrato Social

– Laudo dos órgãos de vistoria, quando necessário

• Secretaria da Fazenda Estadual

• Atualmente, a maioria dos estados possui convênio com a Receita Federal, o que permite obter a Inscrição Estadual junto com o CNPJ, por meio de um único cadastro

• Obrigatória para empresas dos setores do comércio, indústria e serviços de transporte intermunicipal e interestadual

• Também estão incluídos os serviços de comunicação e energia

• Ela é necessária para a obtenção da inscrição no ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços)

Observação: em alguns estados a inscrição estadual deve ser solicitada antes do alvará de funcionamento.

• Para contratar funcionários, é preciso arcar com as obrigações trabalhistas sobre eles

• Ainda que seja um único funcionário, ou apenas os sócios inicialmente, a empresa precisa estar cadastrada na Previdência Social e pagar os respectivos tributos

• Assim, o representante deverá dirigir-se à Agência da Previdência de sua jurisdição para solicitar o cadastramento da empresa e seus responsáveis legais

• O prazo para cadastramento é de 30 dias após o início das atividades

• Vigilância em Saúde local

• Documentos

– Requerimento

– Cópia do contrato social devidamente registrado na Junta Comercial

– Cópia do documento de comprovação de habilitação profissional e vínculo empregatício do responsável técnico, quando exigido pela legislação específica

– CNPJ e documentos pessoais dos sócios

• Autorização de Funcionamento de Farmácias e Drogarias (AFE)

• Autorização Especial de Funcionamento (AE)

• Renovação anual

• Registro de Pessoa Jurídica - Matriz e Assunção de Responsabilidade Técnica/ Substituto

– Contrato social e alterações registrado na Junta Comercial

– Para Farmácias Homeopáticas / Indústria de Medicamentos Homeopáticos

• Comprovação de especialização em Homeopatia

• Certificado de Regularidade

• É a junção do SÍMBOLO com o NOME da empresa.

Logomarca

• É formado pelo NOME da empresa, escrito em extenso, de forma estilizada ou com algum design nas letras.

Logotipo

• É um ícone ou ilustração abstrata para representar ou lembrar a empresa.

Símbolo:

– Registrar no INPI

– Padronizar os materiais gráficos

– Marca incorpora os valores da empresa

• Credibilidade, segurança, confiabilidade, etc.

– É um Patrimônio de uma empresa

– Escolher com seriedade para obter melhor desempenho Institucional e de Marketing

• Verificar também a legislação para fachadas e

luminosos – TFA

• Providenciar o talonário de Notas Fiscais

A empresa deverá ser inscrita em um Sindicato

• Registre sempre seus funcionários

• Verifique a legislação trabalhista

• Respeite os acordos coletivos

A escolha

do ponto

Deve-se levar em conta princípios estatísticos, como análise do fluxo de pedestres e veículos, hábitos de compra e poder aquisitivo dos consumidores

Para uma empresa de prestação de serviços e varejo a orientação é estar próximo do público alvo

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• O comércio depende basicamente de sua localização

• Nesse caso as opções são maiores, por isso requer mais estudo

– Uma loja de shopping ou de rua?

– Numa rua do centro ou de bairro?

– Galeria ou calçada?

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Vantagens

- Campanhas Promocionais

- Segurança

- Estacionamento

- Conforto

- Praticidade

Desvantagens

- Alto investimento na aquisição da loja

- Taxa de condomínio alta

- Cobrança de fundo de promoção

- Regras de funcionamento

- Cobrança de estacionamento

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Vantagens

- Custos mais baixos

- Maior liberdade de gestão

- Estacionamento gratuito

Desvantagens

- Falta de segurança

- Dificuldade de estacionamento

- Falta de campanhas promocionais

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Estabeleça o perfil do consumidor

Defina o produto a ser oferecido

Condições do aluguel

Facilidade de acesso

Condições de higiene, segurança

e Infraestrutura

Pontos de ônibus

Negócios em bairros não pode ser desculpa para alguém parar no

tempo

Legislação específica em seu município

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• Controle das Vendas Realizadas

• Apuração dos Resultados da Empresa

• Controle de Caixa do Movimento Realizado

• Fluxo de Caixa

• Balanço Gerencial

• Lucratividade sobre as vendas

• Rentabilidade dos negócios

• Poder de pagamento da empresa

• Margem de Contribuição

• Ponto de Equilíbrio

Normalmente, o proprietário de um pequeno comércio conhece o valor das vendas realizadas no mês.

No entanto, conhecer apenas o montante vendido do mês encerrado, é uma informação incompleta, pois torna-se necessário conhecer qual foi o lucro gerado, como a margem de ganho nas vendas realizadas.

Tais informações são necessárias para facilitar a análise do desempenho da empresa com relação às suas vendas, custos e lucro.

Descrição dos Produtos

(2)

Produto A

Produto B

Produto C

Produto D

Produto E

Produto F

Os valores correspondentes às vendas da coluna (3) são independentes da forma de recebimento, ou seja, a vista ou a prazo

Os custos das vendas da coluna (4) correspondem ao valor da aquisição da mercadoria vendida, independentemente do pagamento da mesma. Para tanto, torna-se necessário a cada venda realizada identificar o custo correspondente. O lucro bruto é a diferença entre o valor da venda realizada e o custo da mercadoria vendida

A margem de lucro tem a finalidade de demonstrar qual foi o percentual de ganho sobre o valor da venda de cada produto feito pela empresa

Outubro 2010 Outubro 2011

• Itens 1 e 2: relatórios gerenciais

• Lucro bruto: diferença entre as vendas e os custos das mercadorias

• Despesas variáveis: – Gastos que surgem no momento da realização da venda das mercadorias:

Impostos, comissões dos vendedores, royalties (franquia)

• Margem de contribuição: – Diferença entre o lucro bruto menos as despesas variáveis.

– O montante da margem de contribuição deverá ser superior as despesas fixas e financeiras para gerar o lucro

• Despesas fixas

– Gastos com a estrutura da empresa, necessários para o seu funcionamento: • Aluguel, condomínio, contas de água, luz e telefone, salários e

encargos sociais, pró-labore, honorários do contador, etc.

• Despesas financeiras

– Juros (empréstimos bancários), descontos de cheques e/ou duplicatas, taxas de administração de cartões de crédito

• Resultado financeiro: lucro ou prejuízo

O objetivo deste relatório é apurar o resultado líquido mensal da empresa.

O resultado líquido mensal é o valor das vendas menos o custo das mercadorias vendidas e as despesas da empresa.

Ressaltamos que a retirada dos sócios (pró-labore) se constitui numa despesa da empresa, não devendo ser confundido com o lucro líquido.

O objetivo deste relatório é apurar o resultado operacional da empresa. Este controle financeiro deverá ser elaborado mensalmente.

ATIVO

• Caixa

• Saldo em banco

• Contas a receber

• Estoque: custo de aquisição

• Imobilizado (Bens):

– Instalações

– Móveis

– Equipamentos

– Automóveis...

PASSIVO

• Contas a pagar:

– Fornecedores

– Salários e encargos

– Impostos

– Empréstimos bancários

É o capital inicial e os lucros acumulados durante a existência da empresa e que pertencem aos proprietários do negócio.

O patrimônio líquido representa a situação líquida da empresa, ou seja, é quanto de fato pertence aos sócios caso a empresa encerre suas atividades.

O patrimônio líquido é apurado pela diferença feita entre o Ativo e o Passivo

ATIVO 31/10/2010 31/10/2011 PASSIVO 31/10/2010 31/10/2011

• Poder de ganho da empresa comparando o seu lucro líquido com relação ao seu montante de venda

• A fórmula para calcular o índice de lucratividade

– Resultado Líquido / vendas

R$ 1.440,00 = 8%

R$ 18.000,00

• “Poder de ganho” dos negócios:

– Determinar a rentabilidade da empresa

– Determinar a rentabilidade dos proprietários do negócio

• Resultado Líquido / Ativo Total

• A Rentabilidade da empresa do mês de outubro de 2010 foi de

– R$ 1.440,00 / R$ 40.000,00 = 4%

• A Rentabilidade da empresa do mês de outubro de 2011 foi de

– (R$ 1.500,00) / R$ 41.500,00 = (3,61%)

• Resultado Líquido / Total do Patrimônio Líquido

• Rentabilidade dos proprietários da empresa em outubro de 2010

– R$ 1.440,00 / R$ 23.750,00 = 6,06%

• Rentabilidade dos proprietários da empresa em outubro de 2011

– (R$ 1.500,00) / R$ 22.250,00 = (6,74%)

• Demonstrar qual é a dependência da empresa com relação aos recursos tomados de terceiros

• Quanto mais a empresa depende de recursos de terceiros, quer dizer de bancos, mais aumentam suas despesas financeiras (juros pagos)

• Quando o endividamento da empresa está fora de controle, poderá provocar a quebra da mesma

• Nível de Endividamento da Empresa (10/2010);

– Total do Passivo / Total do Ativo Fornecedores + Contas a Pagar + Empréstimos / Total do Ativo

R$ 11.250,00 + R$ 5.000,00 + R$ 0,00 : R$ 40.000,00 = 40,63%

• Nível de Endividamento da Empresa (10/2011). R$ 12.500,00 + R$ 6.000,00 + R$ 700,00 : R$ 41.500,00 = 46,27%

É a diferença entre o lucro bruto menos as despesas variáveis

O montante da margem de contribuição deverá ser superior às despesas fixas e financeiras para gerar o lucro

A Margem de Contribuição Total do mês do outubro de 2010, conforme a Apuração de Resultados da Empresa, foi de R$ 5.850,00, e o valor da Margem de Contribuição Total do mês de outubro 2011 foi de R$ 3.900,00

A margem de contribuição pode ser definida também como sendo a diferença entre o preço

de venda de um produto com os seus gastos variáveis (custo da mercadoria mais as despesas

variáveis)

• Produto X

• Preço de venda (PV): R$ 20,00

• Custo de aquisição: R$ 12,00

• Despesas variáveis (comissões e impostos sobre vendas) 10% do preço de venda: R$ 2,00

Margem de Contribuição = Preço de Venda (-) Gastos Variáveis

Margem de Contribuição = R$ 20,00 – R$ 12,00 – R$ 2,00

Margem de Contribuição = R$ 6,00

Margem de Contribuição = 30% (MC/PV)

• Identificar qual a participação desses produtos no faturamento da empresa

• Presumindo que o produto do exemplo acima tenha uma participação de 20% no faturamento total da empresa

• Margem de Contribuição Ponderada =

% MC x % Participação no Faturamento

• Margem de Contribuição Ponderada =

30% x 20% Margem de Contribuição Ponderada = 6%

• É o montante de vendas para cobrir todos os seus custos e despesas para não ter prejuízo

• Quando as vendas igualam-se com os custos e despesas totais

– Ponto de Equilíbrio Vendas = Custos + Despesas Totais

• Somar as despesas fixas mais as despesas financeiras e dividir pela porcentagem da margem de contribuição

• R$ 4.410,00 / 32,5% = R$ 13.569,23 (out/2010)

• R$ 4.800,00 + R$ 600,00 / 32,5% = 16.615,38 (out/2011)

Elaborar e manter os relatórios gerenciais (controles financeiros) sempre atualizados

Acompanhar mensalmente os indicadores financeiros

Manter os estoques em níveis compatíveis com os volumes de vendas

Evitar os excessos de compras

Fuja sempre que possível de desconto de cheques pré-datados e duplicatas

Mantenha um controle permanente das despesas fixas, procurando mantê-las compatíveis com a capacidade da empresa

Determine um valor fixo e data fixa para pagamento do seu pró-labore - limite seu valor dentro das possibilidades da empresa

Peça orientações do seu contador sobre o melhor enquadramento tributário da sua empresa, visando reduzir a carga tributária

Adote políticas de formação de preços de venda, que mantenham a empresa competitiva, sempre pensando na rentabilidade do negócio

Sempre que fizer propaganda, analise o custo/benefício da mesma para os negócios da empresa

Evite os descasamentos de prazos entre os pagamentos de compras com os recebimentos das vendas a prazo;

Procure adotar critérios seguros e adequados para liberar o crédito nas vendas a prazo, livrando, assim, o aumento da inadimplência;

Não se esqueça de que as três principais áreas de sua empresa são: Compras e Estocagem, Vendas e Marketing e Administração e Finanças.

Normalmente os problemas financeiros são decorrentes da falta de planejamento, organização, liderança e controle.

10/05/2013

10/05/2013

Sistema da Qualidade

Melhoria Contínua

Ações Preventivas

Ações Corretivas

Satisfação do Cliente

O artesão projeta. fabrica, verifica e

vende seu produto

O mestre controla a qualidade do

trabalho dos operários

Introdução do Controle

Estatístico da Qualidade

Teoria dos Sistemas

TQC

ISO 9000

Controle da Qualidade Total

- Sistema da qualidade - Publicação da ISO 9000 - Foco no cliente e melhoria contínua

PR

EVEN

TIVA

C

OR

RETIV

A

Os inspetores controlam a qualidade

10/05/2013

PREVENÇÃO – Planejamento da Qualidade: imaginar como realizar as atividades para

evitar problemas futuros e aumentar a probabilidade de acerto

• Responsabilidades

• Fluxo do processo

• Método executivo

• Prever eventuais problemas – Documentação dos processos

– GARANTIA DA QUALIDADE

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CONTROLE DA QUALIDADE

– Acompanhar o processo através de medições periódicas

• Permitir acompanhar o resultado do processo

• Tomar ações de imediato em caso de desvios

– Controle da Qualidade (inspeções e ensaios)

– Controle Estatístico do Processo (CEP)

– Auditorias

10/05/2013

• MELHORIA DA QUALIDADE

– Identificar e selecionar os problemas

– Identificar as causas fundamentais

– Propor ações para eliminar as causas

– Implementar as ações

– Monitorar os resultados das ações

10/05/2013

• OBJETIVOS

– Meio de comunicação (requisitos, procedimentos, política da

qualidade)

– Referência para avaliação da eficiência/eficácia do sistema

de gestão da qualidade

– Base para treinamento e capacitação do pessoal

– Formalização de melhorias

– Manutenção/continuidade do sistema de gestão da

qualidade (independência das pessoas)

10/05/2013

Manual da Qualidade

Fluxos de Processo

POPs (Procedimentos Operacionais Padrão)

Registros

Anexos 10/05/2013

DOCUMENTOS CONTEÚDO BÁSICO

CARACTERÍSTICAS PRINCIPAIS

MANUAL DA QUALIDADE

• POLÍTICA DA QUALIDADE • DIRETRIZES GERAIS • RESPONSABILIDADES • PRINCÍPIOS DO SQ

• GENERALIDADES • INFORMAÇÕES NÃO SIGILOSAS • POUCO SUJEITO A MUDANÇAS

PROCEDIMENTOS ORGANIZACIONAIS (Fluxos de Processo)

• PROCEDIMENTOS RELATIVOS AOS DIVERSOS ELEMENTOS DO S.Q.

• REFLETEM A ORGANIZAÇÃO INTERNA DA EMPRESA • GERALMENTE INTERFUNCIONAIS • ÊNFASE NA INTERFACE ENTRE ATIVIDADES • SUJEITOS A MUDANÇAS

INSTRUÇÕES DE TRABALHO POPs

• INSTRUÇÕES DETALHADAS DE COMO EXECUTAR CADA ATIVIDADE OU OPERAÇÃO

• EM GERAL TÉCNICOS • INTRAFUNCIONAIS • UNIFORMIZAÇÃO DOS MÉTODOS E PROCESSOS • REGIDAS POR DOCUMENTOS DO NÍVEL 2 • REFLETEM O NÍVEL TECNOLÓGICO DA EMPRESA

FORMULÁRIOS • REGISTROS DE TREINAMENTO, INSPEÇÃO E ENSAIO, AUDITORIAS INTERNAS, OUTROS

• REPRESENTAM EVIDÊNCIA OBJETIVA QUE O SGQ ESTÁ OPERANDO CONFORME ESTABELECIDO

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• Apresentação da empresa

– Missão, visão, valores

• Objetivo do Manual da Qualidade

– Indicadores

• Aprovação do manual

• Sistema de gestão da qualidade

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• Identificação do estabelecimento

• Nome e endereço do estabelecimento

• Nome e registro do responsável técnico

• Objetivos do estabelecimento

• Objetivo do Manual

• Referências: Regulamentação utilizada como referência para desenvolvimento deste Manual

• Estrutura Física – Instalações – Áreas

– Instalações: metragem, materiais

– Características

– Layout / Planta baixa (cópia)

– Equipamentos, utensílios, acessórios

– Limpeza e sanitização - controle integrado de pragas

– Segurança coletiva

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• Requisitos de Documentação

• Estrutura da Documentação (pirâmide)

• RESPONSABILIDADE DA DIREÇÃO

– Comprometimento da Direção

– Política da Qualidade

– Objetivos da Qualidade

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• Responsabilidade e Autoridade (descrição das responsabilidades) – Estrutura Organizacional

– Responsável Técnico

– Representante da Direção

• GESTÃO DE RECURSOS

– Provisão de Recursos

– Recursos Humanos

– Infra-estrutura e ambiente de trabalho

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• Processos relacionados a clientes

– Avaliação farmacêutica da prescrição

– Atendimento à reclamação

– Aquisição

– Qualificação e avaliação de fornecedores

– Recebimento

– Armazenamento

– Dispensação

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• Criar um organograma da sua Empresa

–Vários níveis

• Alta direção

• Gerência, supervisão, farmacêuticos,...

• Departamentos / Funções

– Administrativo, Marketing e Técnica

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LogoREVISÃO : 00

DATA : xx/yy/zzzz

Descrição:

PROCEDIMENTO DA QUALIDADE PQ XXX

TÍTULO :

ELABORADO POR :

OBJETIVO : PÁGINA

1 1

Emissão Inicial

APROVAÇÃO:

REGISTROS:NATUREZA DAS ALTERAÇÕES:

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OBJETIVOS

• Definir sequência lógica das atividades de um processo

• Visualizar as interfaces existentes entre processos

• Identificar oportunidades de melhoria de processo

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• COMO ELABORAR

– Reunir pessoas que entendam do processo

– Definir início e fim do processo

– Desenhar o fluxograma atual

– Perguntar

Qual atividade? O que produz a atividade? Quem recebe o produto? O que faz depois?

– Revisar o fluxograma 10/05/2013

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Logo da sua empresa

FLUXO DE PROCESSO / FLUXOGRAMA NORMA DA QUALIDADE (NQ)

NQ 06

TÍTULO: ATENDIMENTO À RECLAMAÇÃO

REVISÃO: 00

DATA: 17/02/2012

ELABORADO POR: (nome do resp.) PÁGINA

OBJETIVO: Implementar ações para esclarecimento e correção das

reclamações de clientes, propondo também ações preventivas necessárias a evitar novas reclamações.

01 01

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RESPONSÁVEIS: NATUREZA DAS ALTERAÇÕES: REGISTROS:

Gerência Técnica FQ NQ 06.01

APROVAÇÃO CONFERÊNCIA

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logo da sua empresa

RECLAMAÇÃO DE CLIENTE FQ NQ 06.01

ELABORADO POR: DATA: __/__/2012

NOME DO RECLAMANTE :_____________________________

TEL:________________________

Endereço:___________________________________________________________________

Email:________________________________________Fax:___________________________

Nome do paciente:

____________________________________________________________________

Nome do produto: _____________________Lote: ______________Val: ________________

Médico prescritor: ______________________________Tel:_________________________

HISTÓRICO DA RECLAMAÇÃO:

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

PROVIDÊNCIAS TOMADAS:

___________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

MEDIDAS CORRETIVAS:

___________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

(ANEXAR TODOS OS COMPROVANTES DO PROCESSO DE RECLAMAÇÃO)

RESPONSÁVEL PELO ATENDIMENTO: _____________________________________

• SÍMBOLOS

ATIVIDADE DECISÃO

CONECTOR

FLUXO

TRANSPORTE

TERMINAL (INÍCIO OU FIM)

ARQUIVO

DOCUMENTO

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• Processo de aquisição (compras) – Objetivos

• Assegurar que o produto adquirido esteja em conformidade com os padrões de qualidade estabelecidos

– Como atingir os resultados

• Definir o fluxograma do processo de compra a partir da necessidade de comprar alguma coisa, até a entrega do pedido pelo fornecedor

• Assegurar, antes da liberação, que os requisitos especificados no documento de compra estejam adequados

• Definir os documentos de compra

• Definir todas as condições de compra: técnicas, comerciais, embalagens, transportes, prazos

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• EXERCÍCIO

– Elaborar o fluxograma do processo de compras existente na farmácia

• Início: Identificação da necessidade de compra

• Fim: Recebimento da mercadoria

• Após a elaboração do fluxograma, monte as fichas de registro do POP referente às compras

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POP PROCEDIMENTO

OPERACIONAL PADRÃO

Documento que expressa o planejamento do trabalho repetitivo que deve ser executado para

o alcance da meta padrão

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Pode conter

– listagem dos equipamentos

– peças e materiais utilizado na tarefa, incluindo-se os instrumentos de medida

– padrões da qualidade

– descrição dos procedimentos da tarefa por atividades críticas

– condições de fabricação, de operação e pontos proibidos de cada tarefa

– pontos de controle (itens de controle e características da qualidade) e os métodos de controle

– relação de anomalias passíveis de ação

– roteiro de inspeção periódicas dos equipamentos de produção

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• Cuidado ao copiar procedimentos de livros ou de outras organizações, existem particularidades

• A pessoa que executa a tarefa é quem deve escrever o procedimento

– caráter psicológico que faz com que o funcionário se sinta parte integrante do sistema

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• O funcionário deve estar familiarizado com fatores que influenciam seu processo, manuseio de equipamentos de sua área, etc.

• Este funcionário tem que ser treinado, habilitado e qualificado para a execução de sua tarefa

• Sendo assim, escreva o que você faz e faça o que está escrito

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• Faça constantes análises críticas (pelo menos uma vez por ano) sobre a aplicabilidade de seus procedimentos e se os mesmos ainda estão sendo seguidos

• A linguagem utilizada no POP deverá estar em consonância com o grau de instrução das pessoas envolvidas nas tarefas, dê preferência para uma linguagem simples e objetiva

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• O conteúdo do POP, assim como sua aplicação, deverá ter o completo entendimento e familiarização por parte dos funcionários que tenham participação direta e/ou indireta na qualidade final daquele serviço

• Normalmente a ingerência de supervisores, coordenadores e diretores neste ponto é uma das causa de ineficiência na implantação de um Sistema da Qualidade

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• Grupos

• Utilizar os textos fornecidos

• Descrever – PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO PARA VERIFICAÇÃO DA

PRESSÃO ARTERIAL

– PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO PARA APLICAÇÃO DE INJETÁVEIS

• DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

– Resolução RDC Anvisa nº 44, de 17/09/09

– SERVIÇOS FARMACÊUTICOS: Projeto: Farmácia Estabelecimento de Saúde. São Paulo: Conselho Regional de Farmácia do Estado de São Paulo, n. 3, 01 jun. 2009

– Res. 357 CFF 10/05/2013

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Material necessário

Procedimento

Parâmetros

Quando encaminhar ao médico?

Documentos de referência

Cabeçalho e Rodapé

TREINAMENTO OPERACIONAL PADRÃO TOP 01

TÍTULO: Referente ao POP para Atendimento aos Clientes REVISÃO: 00

DATA: 17/02/2012

ELABORADO POR: Daniel PÁGINA OBJETIVO: Registrar o treinamento de acordo com o POP (Procedimento Operacional Padrão) a que se refere.

01 01

NOME DO COLABORADOR ASSINATURA RESP. PELO TREINAMENTO

CARGA HORÁRIA

AVALIAÇÃO DATA

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MATRIZ DE COMPETÊNCIA E TREINAMENTO

FQ 03.02

ELABORADO POR: Daniel DATA: 30/03/2009

FUNÇÃO / CARGO TREINAMENTO Gerente do Sistema de Qualidade NQ:

POP:

Gerente Técnico / Responsável Técnico NQ:

POP:

Gerente de Marketing NQ:

POP:

Gerente Administrativo e Finenceiro NQ:

POP:

Representante / Propagandista NQ:

POP:

Supervisor Técnico NQ:

POP:

Balconista / Recepcionista / Atendente

NQ:

POP:

Manipulador / Lab. Sólidos NQ:

POP:

Auxiliar de Manipulação / Lab. Sólidos NQ:

POP:

Manipulador Lab. Líquidos e Semi-sólidos NQ:

POP:

Auxiliar de Manipulação / Lab. Líquido e Semi-sólidos NQ:

POP:

Estoquista de Embalagens NQ:

POP:

Conferente Final NQ:

POP:

Entregador NQ:

POP:

Auxiliar de Limpeza NQ:

POP:

Técnico / Lab. do Controle de Qualidade NQ:

POP:

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LISTA-MESTRA DE DOCUMENTOS

ELABORADO POR: Daniel

DATA:

POP

Título do

documento

Revisão

Distribuição A T O Lab Lab Alm CQ Hom Escr

01 Atendimento 00 X x x

Setor: A: atendimento; T: Telemarketing; O: Orçamento; ...

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– Objetivos Garantir que os fornecedores atendam aos critérios de qualidade estabelecidos

para a compra de materiais

– Como atingir os resultados Estabelecer sistemática para qualificação do fabricante/ fornecedor abrangendo

no mínimo, os seguintes critérios

Comprovação de regularidade perante a autoridade sanitária

Compromisso formal do exato atendimento às especificações estabelecidas pelo farmacêutico

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– Como atingir os resultados

Avaliação do fabricante / fornecedor, com realização de análises estatísticas do histórico dos documentos apresentados ou através de auditoria para avaliação do cumprimento das Boas Práticas de Fabricação ou Distribuição

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– A qualificação de fornecedores é realizada mediante preenchimento do “Questionário de Qualificação”

– Todos os registros relacionados à qualificação deverão ser arquivados por fornecedor, em prontuário específico

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Para o fornecedor ser qualificado deverá responder satisfatoriamente as seguintes sobre:

1. IDENTIFICAÇÃO DA EMPRESA/FORNECEDOR

2. REGISTROS OFICIAIS (Com Cópia Anexa)

3. PESSOAS RESPONSÁVEIS PELO ATENDIMENTO AO CLIENTE/CONTATO;

4. PESSOAL (Recursos Humanos)

5. INSTALAÇÃO E HIGIENE

6. SISTEMA DE CONTROLE E INSPEÇÃO DA QUALIDADE

7. SISTEMA DE GARANTIA DA QUALIDADE

8. RECEBIMENTO, ESTOCAGEM E EXPEDIÇÃO

9. PRODUÇÃO/FRACIONAMENTO

10. RECLAMAÇÕES, DEVOLUÇÕES E RECOLHIMENTOS

11. QUALIFICAÇÃO DE FORNECEDORES

12. LITERATURA TÉCNICO-CIENTÍFICA

– Avaliação de fornecedores

A avaliação dos fornecedores é realizada a cada entrega, preenchendo-se a “Planilha de avaliação de fornecedores”

Os itens avaliados são

Cumprimento do Prazo: peso ...

Dados da NF: peso ...

Envio do Laudo: peso ...

Trimestralmente é realizada uma análise da nota média de cada fornecedor. Caso apresente nota média inferior a ... ou apresente constantes desvios em algum dos itens, o mesmo será contatado, solicitando-se que tome as ações corretivas necessárias

Todos os registros relacionados à avaliação deverão ser arquivados por fornecedor, em prontuário específico

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• ANTUNES JUNIOR, Daniel. Farmácia de Manipulação – Noções Básicas. São Paulo: Tecnopress, 2002.

• CAVAGNOLI, Irani. O que é Gestão? O que os Gestores fazem? Disponível em < http://gestaoeinovacao.com/?p=36> . Acesso em 15 mai 2012.

• Revista Meu Próprio Negócio. Perfil empreendedor: você tem? Ano 5. ed 49. Pág. 36 e 37.

• SEBRAE. Guia do Empreendedor. Gestão Financeira. Disponível em http://201.2.114.147/bds/BDS.nsf/AC2B673CD4E74AA183256F66006B8F1E/$File/NT000A215A.pdf . Acesso em 16 mai 2012.

• SILVA, Helton Haddad. Planejamento Empresarial. Resumo teórico – artigos e casos. Disponível em < http://tgp-mba.pcc.usp.br/TG-001/Apostila%20Planejamento%20Empresarial%20ETenca.pdf>. Acesso em 15 mai 2012.

• SOUSA, J. M. Tendências Contemporâneas de Gestão. Técnicas de Gestão para as MPE´s Brasileiras. PC Editorial: São Paulo, 2003.

• www.sebrae.com.br