Apostila Prática Access 2003

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MS OFFICE ACCESS

So Paulo 2010

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SUMRIO INTRODUO .......................................................................................................................... 4 1 O QUE UM BANCO DE DADOS? .................................................................................... 5 1.1 Vantagens de se utilizar um banco de dados .................................................................... 5 2 MICROSOFT OFFICE ACCESS ........................................................................................... 6 2.1 Objetos do Access ............................................................................................................. 6 2.2 Tabelas .............................................................................................................................. 6 2.2.1 Tipos de dados ............................................................................................................ 7 2.2.2 Configurando os Campos ........................................................................................... 8 2.2.3 Chave Primria ........................................................................................................... 9 2.2.4 Relacionamento Entre Tabela .................................................................................... 9 2.3 Consultas ......................................................................................................................... 10 2.3.1 Exemplos de critrios ............................................................................................... 10 2.4 Formulrios ..................................................................................................................... 11 2.4.1 Inserindo Botes de Comando ................................................................................. 12 2.4.2 Trabalhando com funes ........................................................................................ 13 2.4.3 Telas de exibio ...................................................................................................... 13 2.4.4 Criando o Formulrio de Cadastros ......................................................................... 13 2.5 Inserindo Senha no Banco de Dados .............................................................................. 15 2.6 Relatrios ........................................................................................................................ 16 2.6.1 Criando um relatrio ................................................................................................ 16 2.7 Desvantagens do MSOffice ............................................................................................ 16 3 APLICAO NUMA LOCADORA DE VDEOS .............................................................. 18 3.1 Importncia de um Sistema Gerenciador de Banco de Dados na Locadora ................... 18 3.1.1 Necessidades de Uma locadora ................................................................................ 18 3.1.2 Coleta de dados (Dados dos filmes) ......................................................................... 18 3.1.3 Classificao de dados ............................................................................................. 18 3.1.4 Codificao (para protocolo e processo) .................................................................. 19 3.1.5 Informao processada ............................................................................................. 19

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3.2 Procedimentos no MS Access ......................................................................................... 19 3.2.1Tela Inicial................................................................................................................. 20 3.2.2 Tela Principal ........................................................................................................... 21 3.2.3 Cadastros .................................................................................................................. 22 3.2.4 Cadastrando Um Novo Cliente ................................................................................ 22 3.2.5 Cadastro de Uma Locao........................................................................................ 24 3.2.6 Cadastro de Um Novo Filme .................................................................................... 25 3.2.7 Consultas .................................................................................................................. 25 3.2.8 Consulta das Informaes de Um Cliente ................................................................ 26 3.2.9 Consultas das Locaes Por Perodo ........................................................................ 28 3.2.10 Consulta do Acervo de Filmes ............................................................................... 29 3.2.11 Relatrios ............................................................................................................... 31 3.2.12 Relao dos Filmes Alugados em Determinado Perodo ....................................... 32 CONCLUSO .......................................................................................................................... 33 BIBLIOGRAFIA ...................................................................................................................... 34

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INTRODUONos dias atuais, num mercado cada vez mais competitivo, o correto controle de seus processos e a harmonia entre os setores de uma empresa so fatores estratgicos e essenciais para se manter no mercado. A falta de uma matria-prima pode comprometer toda uma linha de produo e o setor comercial poder ter problemas com seus pedidos. Devido importncia e interligao entre as atividades dos diversos setores de uma empresa foram criados os ERPs (Enterprise Resource Planning), que so sistemas de informao que integram todos os dados e processos de uma organizao em um nico sistema. A integrao pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de: finanas, contabilidade, recursos humanos, fabricao, marketing, vendas, compras, etc.) e sob a perspectiva sistmica (sistema de processamento de transaes, sistemas de informaes gerenciais, sistemas de apoio a deciso, etc.). Os ERPs em termos gerais so uma plataforma de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automao e armazenamento de todas as informaes de negcios. Todas as empresas necessitam de um sistema para gerenciar seus processos, porm a maioria dos ERPs atuais exige um alto investimento, alm disso, qualquer modificao s possvel de ser realizada por tcnicos autorizados e tambm implicam em custos. Diante disso, pequenas e microempresas recorrem a aplicativos mais simples, que atendem seus processos no to complexos. O Microsoft Office Access uma boa opo, pois alm de fazer parte do Pacote Office pode ser manipulado facilmente pelo usurio. As duas verses mais utilizadas atualmente so as verses 2003 e 2007. Aps apresentarmos o aplicativo, explicaremos brevemente como montar um banco de dados no Access e em seguida explicaremos como pode ser utilizado numa locadora de vdeos. Lembramos, porm, que o aplicativo oferece muitas funes que no sero apresentadas por no ser o objetivo deste trabalho, tentamos passar apenas o essencial.

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1 O QUE UM BANCO DE DADOS?A tecnologia aplicada aos mtodos de armazenamento vem crescendo e gerando um impacto cada vez maior no uso dos computadores, em qualquer rea que os mesmos podem ser aplicados. Um banco de dados pode ser definido com um conjunto de dados devidamente relacionados. Por dados podemos compreender os fatos conhecidos que podem ser armazenados e que possuem um significado implcito. Porm, o termo banco de dados pode significar algo mais que a definio acima. Um banco de dados pode ser criado e mantido por um conjunto de aplicaes desenvolvidas especialmente para esta tarefa ou por um Sistema Gerenciador de Banco de Dados (SGBD). Um SGBD permite aos usurios criarem e manipularem bancos de dados de propsito geral. O conjunto formado por um banco de dados mais as aplicaes que manipulam o mesmo chamado de Sistema de Banco de Dados.

1.1 Vantagens de se utilizar um banco de dadosCom um banco de dados, o usurio realmente tem o comando de seus dados, pois possvel recuper-los, classific-los, analis-los, resumi-los, bem como relatar resultados em segundos. Ele pode combinar dados de vrios arquivos para que voc no precise mais inserir informaes duas vezes e pode at mesmo tornar a entrada de dados mais eficiente e precisa.

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2 MICROSOFT OFFICE ACCESSO Access um SGBD, ou seja, um sistema gerenciador de banco de dados, ele permite que seja realizado o armazenamento e a manipulao de dados, atravs de tabelas, consultas e formulrios para obteno de informaes. Alm do Access existem outros SGBDs, como o My SQL, Oracle, porm o que diferencia o Access dos demais o fato do aplicativo ser em portugus e no ser necessrio conhecer a linguagem SQL para desenvolver os bancos de dados, que uma linguagem composta por comandos, todos eles em ingls. 2.1 Objetos do Access O Access trabalha com objetos abaixo indicados (focaremos na verso 2003): Tabela: Formada por campos onde os dados sero inseridos. Representa o objeto mais importante do banco de dados. Consultas: Permitem a manipulao dos dados atravs de busca, filtragem, clculos para obter informaes. Antes de criar uma consulta, deve existir uma tabela. Formulrio: Permite que se trabalhe com a aparncia do banco de dados (configuro interface). Relatrio: Permite a Impresso de dados que esto nas tabelas ou consultas. Pgina: Muito parecido com o formulrio, porm permite conexo de dados com a internet. Mdulo: Programao em VBA(Visual Basic). Macro: Aes programadas do Access, que so ativadas com algum comando.

2.2 TabelasPara iniciar a construo de um banco de dados, abriremos o aplicativo da seg