47
1 MS OFFICE ACCESS São Paulo 2010

Apostila Prática Access 2003

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Apostila Prática Access 2003

1

MS OFFICE ACCESS

São Paulo

2010

Page 2: Apostila Prática Access 2003

2

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO..........................................................................................................................5

1 O QUE É UM BANCO DE DADOS?.....................................................................................6

1.1 Vantagens de se utilizar um banco de dados.....................................................................6

2 MICROSOFT OFFICE ACCESS............................................................................................7

2.1 Objetos do Access.............................................................................................................7

2.2 Tabelas..............................................................................................................................7

2.2.1 Tipos de dados............................................................................................................8

2.2.2 Configurando os Campos...........................................................................................9

2.2.3 Chave Primária.........................................................................................................10

2.2.4 Relacionamento Entre Tabela...................................................................................10

2.3 Consultas.........................................................................................................................11

2.3.1 Exemplos de critérios...............................................................................................11

2.4 Formulários.....................................................................................................................12

2.4.1 Inserindo Botões de Comando..................................................................................13

2.4.2 Trabalhando com funções.........................................................................................14

2.4.3 Telas de exibição......................................................................................................14

2.4.4 Criando o Formulário de Cadastros..........................................................................14

2.5 Inserindo Senha no Banco de Dados...............................................................................16

2.6 Relatórios........................................................................................................................17

2.6.1 Criando um relatório.................................................................................................17

2.7 Desvantagens do MSOffice.............................................................................................17

3 APLICAÇÃO NUMA LOCADORA DE VÍDEOS..............................................................19

3.1 Importância de um Sistema Gerenciador de Banco de Dados na Locadora...................19

3.1.1 Necessidades de Uma locadora................................................................................19

3.1.2 Coleta de dados (Dados dos filmes).........................................................................19

3.1.3 Classificação de dados..............................................................................................19

3.1.4 Codificação (para protocolo e processo)..................................................................20

3.1.5 Informação processada.............................................................................................20

Page 3: Apostila Prática Access 2003

3

3.2 Procedimentos no MS Access.........................................................................................20

3.2.1Tela Inicial.................................................................................................................21

3.2.2 Tela Principal............................................................................................................22

3.2.3 Cadastros..................................................................................................................23

3.2.4 Cadastrando Um Novo Cliente.................................................................................23

3.2.5 Cadastro de Uma Locação........................................................................................25

3.2.6 Cadastro de Um Novo Filme....................................................................................26

3.2.7 Consultas..................................................................................................................26

3.2.8 Consulta das Informações de Um Cliente................................................................27

3.2.9 Consultas das Locações Por Período........................................................................29

3.2.10 Consulta do Acervo de Filmes................................................................................30

3.2.11 Relatórios................................................................................................................32

3.2.12 Relação dos Filmes Alugados em Determinado Período.......................................33

CONCLUSÃO..........................................................................................................................34

BIBLIOGRAFIA......................................................................................................................35

Page 4: Apostila Prática Access 2003

4

INTRODUÇÃO

Nos dias atuais, num mercado cada vez mais competitivo, o correto controle de seus

processos e a harmonia entre os setores de uma empresa são fatores estratégicos e essenciais

para se manter no mercado. A falta de uma matéria-prima pode comprometer toda uma linha

de produção e o setor comercial poderá ter problemas com seus pedidos.

Devido à importância e interligação entre as atividades dos diversos setores de uma

empresa foram criados os ERPs (Enterprise Resource Planning), que são sistemas de

informação que integram todos os dados e processos de uma organização em um único

sistema. A integração pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de: finanças,

contabilidade, recursos humanos, fabricação, marketing, vendas, compras, etc.) e sob a

perspectiva sistêmica (sistema de processamento de transações, sistemas de informações

gerenciais, sistemas de apoio a decisão, etc.).

Os ERPs em termos gerais são uma plataforma de software desenvolvida para integrar

os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automação e armazenamento de

todas as informações de negócios.

Todas as empresas necessitam de um sistema para gerenciar seus processos, porém a

maioria dos ERPs atuais exige um alto investimento, além disso, qualquer modificação só é

possível de ser realizada por técnicos autorizados e também implicam em custos.

Diante disso, pequenas e microempresas recorrem a aplicativos mais simples, que

atendem seus processos não tão complexos. O Microsoft Office Access é uma boa opção, pois

além de fazer parte do Pacote Office pode ser manipulado facilmente pelo usuário. As duas

versões mais utilizadas atualmente são as versões 2003 e 2007.

Após apresentarmos o aplicativo, explicaremos brevemente como montar um banco de

dados no Access e em seguida explicaremos como pode ser utilizado numa locadora de

vídeos. Lembramos, porém, que o aplicativo oferece muitas funções que não serão

apresentadas por não ser o objetivo deste trabalho, tentamos passar apenas o essencial.

Page 5: Apostila Prática Access 2003

5

1 O QUE É UM BANCO DE DADOS?

A tecnologia aplicada aos métodos de armazenamento vem crescendo e gerando um

impacto cada vez maior no uso dos computadores, em qualquer área que os mesmos podem

ser aplicados.

Um banco de dados pode ser definido com um conjunto de dados devidamente

relacionados. Por dados podemos compreender os fatos conhecidos que podem ser

armazenados e que possuem um significado implícito. Porém, o termo banco de dados pode

significar algo mais que a definição acima.

Um banco de dados pode ser criado e mantido por um conjunto de aplicações

desenvolvidas especialmente para esta tarefa ou por um Sistema Gerenciador de Banco de

Dados (SGBD). Um SGBD permite aos usuários criarem e manipularem bancos de dados de

propósito geral. O conjunto formado por um banco de dados mais as aplicações que

manipulam o mesmo é chamado de “Sistema de Banco de Dados”.

1.1 Vantagens de se utilizar um banco de dados

Com um banco de dados, o usuário realmente tem o comando de seus dados, pois é

possível recuperá-los, classificá-los, analisá-los, resumi-los, bem como relatar resultados em

segundos. Ele pode combinar dados de vários arquivos para que você não precise mais inserir

informações duas vezes e pode até mesmo tornar a entrada de dados mais eficiente e precisa.

Page 6: Apostila Prática Access 2003

6

2 MICROSOFT OFFICE ACCESS

O Access é um SGBD, ou seja, um sistema gerenciador de banco de dados, ele permite

que seja realizado o armazenamento e a manipulação de dados, através de tabelas, consultas e

formulários para obtenção de informações.

Além do Access existem outros SGBD’s, como o My SQL, Oracle, porém o que

diferencia o Access dos demais é o fato do aplicativo ser em português e não ser necessário

conhecer a linguagem SQL para desenvolver os bancos de dados, que é uma linguagem

composta por comandos, todos eles em inglês.

2.1 Objetos do Access

O Access trabalha com objetos abaixo indicados (focaremos na versão 2003):

Tabela: Formada por campos onde os dados serão inseridos. Representa o objeto mais

importante do banco de dados.

Consultas: Permitem a manipulação dos dados através de busca, filtragem, cálculos para

obter informações. Antes de criar uma consulta, deve existir uma tabela.

Formulário: Permite que se trabalhe com a aparência do banco de dados (configuro

interface).

Relatório: Permite a Impressão de dados que estão nas tabelas ou consultas.

Página: Muito parecido com o formulário, porém permite conexão de dados com a internet.

Módulo: Programação em VBA(Visual Basic).

Macro: Ações programadas do Access, que são ativadas com algum comando.

2.2 Tabelas

Para iniciar a construção de um banco de dados, abriremos o aplicativo da seguinte

forma: Menu Iniciar → Executar → Msaccess.

Escolheremos a opção “Banco de Dados Vazio” para criar um bando de dados a partir

do zero. Ao salvar o arquivo criaremos uma pasta no local desejado e o nomearemos de

Locadora.

Após isso, será aberta a janela tabela, escolheremos a opção Criar Tabela no Modo

Estrutura.

Na coluna Nome do Campo serão digitados os seguintes campos: Código do cliente,

Nome, Sexo, Estado Civil, Data de nascimento, RG, CPF, Naturalidade, Endereço, Bairro,

Page 7: Apostila Prática Access 2003

7

Cidade, Estado, CEP, Telefone Residencial, Telefone Celular, E-mail. Cada campo deve ser

inserido numa linha diferente.

2.2.1 Tipos de dados

Após serem criados todos os campos, configuraremos o tipo de dados dos mesmos. No

Código do Cliente utilizaremos a Auto Numeração, no Sexo e Estado Civil utilizaremos

Assistente de Pesquisa e na Data de Nascimento utilizaremos Data/Hora, os demais campos

permanecerão como Texto. Veja abaixo como funcionam os tipos de dados:

Texto: Armazena até 255 caracteres (letras, espaços, números) não trabalha com cálculos;

Memorando: Armazena até 64 mil caracteres, não trabalha com cálculos;

Numero: Trabalha com cálculos;

Data/Hora: Calendário

Moeda: Armazena valores monetários, formato de dinheiro;

Auto Numeração: Numeração automática;

Sim/Não: Armazena um valor verdadeiro ou falso, respostas lógicas que permitem apenas

duas respostas: Sim ou não. Exemplo: Você fuma?

Objeto OLE: Inserção de arquivos ou informações que estão fora do banco de dados ou estão

em outros aplicativos, como o Word, Excel;

Hiperlink: Armazena um endereço da internet (link) acesso direto a internet;

Assistente de pesquisa: Criação de uma lista de opções (menu), também trabalha com

relacionamento.

Para trabalhar com a opção Assistente de Pesquisa é muito simples, utilizaremos

primeiro no campo chamado Sexo. Para inserir primeiramente daremos um clique no campo

mencionado, na célula da frente onde está escrito texto selecionaremos a opção Assistente de

Pesquisa, após isso surgirá uma nova janela, onde selecionaremos a 2ª opção (Eu digitarei os

valores que desejo), depois clicamos em avançar. Na próxima janela não alteraremos o item

chamado número de colunas, vamos apenas digitar abaixo do item col1 a palavra masculino e

abaixo dela a palavra feminino, depois disso clicamos em avançar e concluir. Notem que o

tipo de dados do campo Sexo vai continuar como texto, isso é normal, só serão mostradas as

duas opções quando estivermos visualizando a tabela no modo Folha de Dados.

Page 8: Apostila Prática Access 2003

8

Após escolher os tipos de dados dos campos, configuraremos os tipos de dados de

alguns, como segue. Explicaremos como configurar o primeiro, os demais seguem a mesma

lógica.

CPF: máscara= 000.000.000-00

Telefones: máscara= (00)0000-0000

CEP: máscara= 00000-000

Data Nascimento: máscara=00/00/0000

2.2.2 Configurando os Campos

O primeiro passo é clicar no campo CPF, e notem que logo abaixo (no rodapé da janela)

vai surgir uma aba chamada geral, e ela contém os seguintes itens:

Tamanho do campo: Alterar tamanho para 14 (contasse os números, pontos e outros

caracteres); permite configurar quantos caracteres poderão ser inseridos.

Formato: Só é utilizada quando trabalhamos com o tipo de dados número. Deixar em branco;

Máscara de entrada: Utilizada para modelar e controlar a entrada de dados nos campos,

digitar: 000.000.000-00

Cada número 0 (zero) indica que só poderá ser digitado um numero, se quisermos criar a

máscara de entrada para receber letras (caracteres) basta digitar a letra A (minúscula);

Legenda: Permite criar um rótulo para o nome do campo, esse rótulo só pode ser visto

quando a tabela estiver sendo visualizada no formulário. Deixar em branco;

Valor padrão: Um valor que será carregado automaticamente no campo. Deixar em branco;

Regra de validação: É utiliza para limitar a digitação em um determinado campo, exemplo

criar um bloqueio para não serem digitados valores maiores que 20. Basta digitar: <20, mas

em nosso caso devemos deixar em branco;

Texto de validação: uma mensagem que aparece caso algum usuário tente quebrar a regra de

validação, seguindo o exemplo anterior, se por um acaso alguém digitar um valor maior que

20 nós podemos criar um texto para aparecer na tela;

Requerido: torna obrigatório o preenchimento de um determinado campo, para isto basta

deixar selecionada a opção Sim. Em nosso caso deixaremos Sim, pois o CPF é obrigatório de

ser preenchido;

Page 9: Apostila Prática Access 2003

9

Permitir comprimento zero: se estiver habilitado o item requerido e for habilitada esta

opção, o usuário pode apenas pressionar a tecla de espaço do teclado, que o Access vai aceitar

a tecla de espaço como caracter;

Indexado: indica se o conteúdo do campo será classificado ou não, podendo ou não ser

duplicado, quando ativado pode tornar as buscas (consultas) mais lentas;

Compactação Unicode: serve para compactar (reduzir) o espaço ocupado pelo campo. Nas

versões mais atuais do Access esta opção não existe mais.

2.2.3 Chave Primária

A Chave Primária é um campo da tabela que permite identificação única de um registro,

como se fosse um índice geral. A Chave Primária não permite que existam registros repetidos

e também não permite registros em branco. Para ativar a Chave Primária basta dar um clique

no campo Código do Cliente e em seguida dar um clique no ícone da chave primaria:

Após isso basta salvar a tabela e cadastrar alguns clientes. Podemos fazer outras tabelas,

para funcionários, filmes entre outras, o procedimento é o mesmo, apenas os dados desejados

mudam conforme a escolha do usuário. Para a locadora o ideal é a criação de no mínimo

quatro tabelas: de filme, de clientes, de funcionários e uma tabela de controle das locações.

2.2.4 Relacionamento Entre Tabela

Para ser possível desenvolver um relacionamento entre tabelas é necessário que os tipos

de dados dos campos sejam iguais ou semelhantes. Outra observação é que para dar início à

criação do relacionamento, todas as tabelas devem estar fechadas.

Após fechar todas as tabelas, basta ir até Ferramentas → Relacionamentos, adicionar as

tabelas desejadas e criar os devidos relacionamentos. O processo é simples, faz-se arrastando

os dados de um determinado campo da tabela de origem (principal) até o campo semelhante

da tabela de destino (dependente) e seguir as instruções do menu que aparece (o ideal é

selecionar todas as opções do menu).

Page 10: Apostila Prática Access 2003

10

Para ilustrar um relacionamento podemos pensar na tabela de controle de locações, que

tem dados obtidos em outras tabelas, como o nome do filme, o cliente que alugou e o

funcionário que registrou no sistema.

2.3 Consultas

Consultas são buscas realizadas dentro do banco de dados. Podem ser realizadas

utilizando qualquer campo de uma determinada tabela: Nome, CPF, Código do Cliente etc.

Para ser criada uma consulta, precisamos utilizar um critério, ou seja, informar ao banco de

dados qual é a informação que queremos visualizar. O critério sempre será inserido dentro de

colchetes [ ];

Para iniciarmos devemos clicar no objeto Consultas → Criar Consulta no Modo

Estrutura. Selecionar e adicionar apenas a tabela de cliente. Logo após deve-se clicar duas

vezes no cabeçalho da tabela (todos os campos serão selecionados), precisamos então clicar

no Código do Cliente, segurar e arrastar até o primeiro item campo que aparece abaixo da

tabela.

Na linha indicada como critério digitaremos o que for mais conveniente para consultas.

Devemos lembrar que apenas um critério deve ser utilizado por consulta (por coluna de

campo escolhida), para digitar outros critérios devemos repetir o procedimento acima e criar

outras consultas.

2.3.1 Exemplos de critérios

Consulta por Código do Cliente: [digite o código do cliente]

Consulta por Nome do Cliente (apenas o primeiro): Como[digite o nome do cliente]+*

Consulta por Nome ou Sobrenome do Cliente: Como"*"&[digite o nome ou sobrenome do

cliente]&"*"

O & indica que iremos buscar a informação, na primeira e na segunda palavra do nome.

Consulta por CPF do Cliente: Como [digite o numero do CPF do cliente]+*

Page 11: Apostila Prática Access 2003

11

Agora iremos desenvolver um critério que funciona como um filtro na tabela de

controle de locações. Ele vai apenas consultar a data de hoje, mas como é uma filtragem, não

é feita um pergunta, a informação é mostrada diretamente: =Data( )

Consulta por Período de Locação: Entre[digite a data inicial]E[digite a data final]

Consulta pela Sigla do Estado: ="sp"

Agora inseriremos uma nova consulta, utilizando a tabela de controle de locações que

permitirá a criação de um novo campo e também a realização de um cálculo. O novo campo

será: Valor a Pagar.

Consulta por Valor a Pagar: [preço]-([preço]*[desconto])

2.4 Formulários

Através dos formulários, nós desenvolvemos as telas do nosso sistema de banco de

dados, criaremos um formulário que irá exibir os dados da Tabela de Cliente, do banco de

dados Locadora.

Para criar o formulário, devemos dar um clique no objeto Formulário, em seguida

daremos um duplo clique no item Criar Formulário no Modo Estrutura, siga abaixo a

configuração e observações para desenvolvimento do formulário:

Tamanho: Deixar o formulário no tamanho de 15 largura, por 10 de altura;

Cabeçalho e Rodapé: Desenvolveremos um cabeçalho e rodapé para o formulário. Basta ir

ao menu exibir → cabeçalho e rodapé;

Rótulo: Inserir um rótulo, através da opção: Aa;criar um nome para rótulo (será o nome da

sua locadora). Para formatar o rótulo, é só selecionar-lo (um clique apenas) e dar um clique

sobre o mesmo com o botão direito do mouse;

Inserir Data/Hora: Ir ao menu inserir data e hora. Notem que automaticamente os dados das

horas são inseridos no cabeçalho do formulário. Devemos dar um clique, segurar e arrastar os

dados para o rodapé do formulário, a data e hora só são exibidas no modo de visualização do

Formulário.

Após isso, vamos à opção Exibir → Modo Formulário (modo de visualização, quando

não conseguimos alterar configurações ou o layout do formulário). Depois de visualizar

Page 12: Apostila Prática Access 2003

12

formulário, voltamos à opção Exibir → Modo Estrutura e inseriremos uma tabela dentro deste

formulário.

Para isso precisamos clicar com botão direito do mouse em qualquer região fora do

formulário, seguir até propriedades (no menu que aparecerá) → aba dados → origem do

registro → selecionar a tabela ou consulta e sempre arrastar os dados para o meio do

formulário.

Se os campos não aparecerem no formulário, devemos ativar o botão Lista de Campos

que está próximo ao botão Caixa de Ferramentas:

2.4.1 Inserindo Botões de Comando

Clicar no ícone Botão de Comando (se não estiver aparecendo, ir em exibir, barra de

ferramentas, caixa de ferramentas):

Após dar um clique no ícone Botão de Comando, devemos desenhar o botão no

formulário (retângulo), após isso será aberta uma janela onde teremos um item Categorias e o

outro Ação. Para inserir o primeiro botão deixaremos selecionada a categoria Navegação de

Registro, e na ação selecionaremos a opção Ir Para Primeiro Registro, após isso clicamos em

avançar, na próxima janela selecionaremos a opção Texto, depois clicamos em avançar e

concluir.

Esse primeiro botão desenvolvido abrirá o primeiro registro, mas fique atento, só é

possível utilizar o botão no Modo Formulário.

Outros botões de comando podem ser criados, com várias ações possíveis de acordo

com a necessidade do usuário. O mesmo pode ser dito dos formulários. O ideal é que façamos

formulários para todas as tabelas e consultas de nosso banco de dados.

Botão Lista de Campos

Botão de Comando

Page 13: Apostila Prática Access 2003

13

2.4.2 Trabalhando com funções

Devemos abrir o Formulário da Tabela de Controle de Locações no Modo Estrutura e

inserir uma caixa de texto.

Para inserir a caixa de texto temos que clicar no item ab que fica ao lado da opção

rótulo (Aa); aparecerão duas caixas, uma escrita não acoplado, e a outra escrito texto.

Na caixa escrito texto, digitaremos a seguinte informação: Total arrecadado. Na caixa

não acoplado: digitaremos: =Soma([preço])

Aparecerá a soma de todos os preços cadastrados.

Agora inseriremos uma função no formulário da tabela de cliente. Na tabela de cliente

precisamos inserir um caixa de texto como no exemplo anterior, onde digitaremos a seguinte

informação: Total de Locações. Na caixa não acoplado digitaremos: =Contar([código do

cliente]).

Essa função irá contar quantos clientes foram cadastrados no banco de dados.

2.4.3 Telas de exibição

Todas as telas de exibição terão cabeçalhos e uma imagem.

Precisamos começar a desenvolver as telas de exibição da última para a primeira, ou

seja, primeiro desenvolveremos o formulário que conterá os botões que abrirão os

Formulários das Consultas e também o Formulário de Cadastro.

O formulário que conterá botões com os formulários da tabela será chamado de

Formulário de Cadastro, já o formulário que conterá os botões que abriram as consultas, se

chamara Formulário de Consultas.

2.4.4 Criando o Formulário de Cadastros

As telas de exibição não terão cabeçalho e rodapé, apenas data e hora e terão o rótulo

com o nome da locadora;

Colocaremos também uma imagem que ficará ao lado do rotulo do nosso formulário:

Tela inicial

Entrar Sair

Tela principal

Tabelas Consultas

Cadastros

Botões para as 4 tabelas

Consultas

Botões para as consultas

Page 14: Apostila Prática Access 2003

14

Inserindo imagem no formulário de cadastro: Menu inserir → figura → selecionar a pasta

que está a figura → selecionar a figura desejada.

Após a imagem ser inserida, deve-se selecionar a imagem (com um único clique). Ao

redor da imagem, aparecerão pontos (pequenos quadrados pretos ou brancos), nos quais

posicionaremos o mouse até ele se transformar em uma dupla seta, e alterar o tamanho da

imagem. Em seguida deve-se selecionar a imagem novamente, clicar com o botão direito do

mouse sobre ela, ir à opção Propriedades, na aba Formato, item Modo Tamanho e alterar este

item para Estender.

Após ter inserido e configurado a imagem, construiremos os botões que irão dar acesso

aos formulários das tabelas.

Inserindo botão que vai abrir formulário da tabela de cliente: Clicar no ícone chamado

botão de comando → desenhar o botão → selecionar a categoria chamada Operações de

Formulário → selecionar ação Abrir Formulário → selecionar o Formulário Tabela de Cliente

→ selecionar opção abrir o formulário e mostrar todos os registros → selecionar opção texto e

digitar a palavra Tabela de Cliente → avançar e concluir.

Repetir o processo e criar os botões para abrir os formulários da tabela de funcionário,

tabela de filmes e tabela de controle de locações e outras que tiver feito para sua locadora.

Inserir um botão para fechar o formulário de cadastro: Clicar no ícone Botão de

Comando → desenhar o botão → selecionar a categoria chamada Operações de Formulário →

selecionar ação Fechar Formulário → selecionar opção de texto e digitar palavra Sair →

avançar → concluir.

Agora construiremos o formulário que conterá os botões que abrirão as consultas. Este

formulário se chamara Consulta Geral, lembrando que este formulário também é uma tela de

exibição:

As telas de exibição não terão cabeçalho e rodapé, apenas data e hora e terão o rótulo

com o nome da locadora. Também inseriremos uma imagem que ficará ao lado do rotulo

formulário.

Inserindo botão que abrirá o Formulário Consulta pelo Código do Cliente: Clicar no

ícone Botão de Comando → desenhar o botão → selecionar a categoria chamada Operações

de Formulário → selecionar ação Abrir Formulário → selecionar o Formulário da Consulta

Page 15: Apostila Prática Access 2003

15

pelo Código do Cliente → abrir o formulário e mostrar todos os registros → selecionar opção

texto e escrever Código do Cliente → avançar → concluir.

Repetir o processo e criar os botões para abrir os formulários de todas as consultas que

foram feitas no banco de dados.

Inserir um botão para fechar o formulário de consultas geral: Clicar no ícone Botão de

Comando → desenhar o botão → selecionar a categoria chamada Operações de Formulário →

selecionar ação Fechar Formulário → selecionar opção de texto e digitar palavra Sair ou

Fechar → avançar →concluir.

Construiremos finalmente a tela principal, ou seja, a tela que conterá os botões que irão

abrir o Formulário de Consultas e o Formulário de Cadastro. Este formulário receberá o nome

de Formulário Principal.

Este formulário conterá a imagem, o rótulo e também não terá cabeçalho e rodapé.

Inseriremos um botão que abrirá o Formulário de Cadastro, esse botão terá o nome de

Cadastros e outro botão que abrirá o formulário de Consultas Geral, esse botão terá o nome de

Consultas.

Além do Formulário Principal, é interessante a criação do Formulário Inicial que

contenha as opções para entrar no sistema e sair do mesmo.

2.5 Inserindo Senha no Banco de Dados

Fechar o banco de dados. Ir ao menu Iniciar → executar → msaccess. Clicar em

Cancelar na primeira janela que abrir. Ir ao menu Arquivo → Abrir → selecionar o banco de

dados Locadora (que está dentro da pasta que criou). Apenas selecionar, não abrir ainda. Após

selecionar, no canto inferior da janela clicar na seta do lado do ícone Abrir, e selecionar a

opção abrir Exclusivo. Na seqüência, ir ao menu Ferramentas → Segurança → definir senha

para banco de dados (atenção, se eu esquecer a senha, não mais conseguirei abrir o banco de

dados, não é possível a recuperação).

Feito isso, vamos agora configurar a inicialização do nosso banco de dados através do

menu Ferramentas → Inicializar. Precisamos desmarcar todas as opções que estão

selecionadas e, na opção chamada Exibir Formulários, selecionaremos o Formulário Inicial.

Page 16: Apostila Prática Access 2003

16

Depois disso basta clicar em ok e fechar o banco de dados, quando abri-lo novamente,

ele exibirá apenas os formulários que criamos, não teremos mais as opções convencionais do

Access, e também não conseguiremos criar tabelas, consultas ou formulários.

Neste ponto o Access já pode ser utilizado pelo usuário para o gerenciamento das

atividades de sua empresa. Tentamos explicar de forma breve como manipular o sistema de

forma simples. Após a criação ser finalizada, o aplicativo é facilmente utilizado.

Para retirar a senha do banco de dados, temos que abrir o banco de dados no modo

Exclusivo, e após digitar a senha, pressionar a tecla shift e clicar em ok.

2.6 Relatórios

São uma maneira prática e organizada de imprimir uma consulta ou tabela do Bando de

Dados para ter em mãos as informações que lhe seja conveniente. Como os relatórios gerados

por sistemas gerenciais mais complexos, os do Access podem ser muito úteis ao

administrador de uma microempresa. Num relatório pode conter todos os filmes que estão nas

casas dos clientes, a relação de clientes em atraso, entre outras informações.

2.6.1 Criando um relatório

Na janela do objeto Relatório devemos clicar em Criar Relatório no Modo Assistente.

Na janela que aparecerá escolheremos os campos que farão parte do relatório, depois disso

devemos clicar em Avançar.

Na próxima etapa podemos definir a ordem que os dados aparecerão em nosso relatório.

Após isso, escolheremos se os dados aparecerão de forma crescente ou decrescente, na tela

que segue selecionamos o layout (modelo) desejado e a orientação da página.

Para finalizar, precisamos escolher um estilo, dar um nome ao relatório e clicar em

concluir.

Essa é apenas umas das formas de se criar um relatório. O usuário deve escolher a que

mais lhe agradar.

2.7 Desvantagens do MSOffice

A tecnologia do servidor de arquivo é mais propensa à perda de dados no caso de uma

falha de sistema.

Page 17: Apostila Prática Access 2003

17

As regras comerciais devem todas ser reforçadas no cliente. Um usuário sofisticado

pode obter acesso fora do arquivo do cliente e ignorar o reforço da regra.

Mesmo quando cuidadosamente projetado, o acesso ao servidor de arquivo gera mais

tráfego de rede do que a utilização de um verdadeiro servidor de banco de dados.

Uma atenção mais cuidadosa deve ser dada ao projeto do banco de dados e de consulta

para eliminar varreduras completas de dados na rede.

A arquitetura de servidor de arquivos no Access não é adequada para gerenciar grandes

volumes (cerca um gigabyte) de dados no servidor.

Essa arquitetura não suportará centenas de usuários simultâneos, assim sendo enquanto

um usuário acessar o arquivo, os demais somente conseguirão visualizar os dados na função

“somente leitura”.

Seu banco de dados aumenta de tamanho gradativamente, sendo necessário incluir uma

rotina de descompactação dos dados.

Quando seu banco chega próximo a 2 GB pode ficar corrompido e nenhuma rotina

nesse caso ajuda.

Limita o controle de acesso a dados: Como todas as operações lógicas de acesso a dados

estão definidas nos objetos DAO, toda a aplicação fica restrita a tais operações. Logo, se o

DAO for mal-projetado ou não for suficientemente versátil, não atenderá os requisitos da

aplicação.

Page 18: Apostila Prática Access 2003

18

3 APLICAÇÃO NUMA LOCADORA DE VÍDEOS

3.1 Importância de um Sistema Gerenciador de Banco de Dados na Locadora

Organizar todos os componentes envolvidos numa locadora de filmes é algo de grande

importância para que se possa haver um bom gerenciamento. O MS Access permite a

organização de maneira mais simples e ágil de uma locadora de filmes.

3.1.1 Necessidades de Uma locadora

A locadora tem necessidades de controle inerente às suas atividades diárias, indicaremos

algumas delas abaixo. Um banco de dados pode ser criado para dar as respostas necessárias.

Controlar acervo de filmes; controlar os aluguéis de vídeos; controlar as devoluções de

vídeos; consultar vídeos em atraso; consultar previsão de caixa; cadastro de novos clientes.

3.1.2 Coleta de dados (Dados dos filmes)

De forma genérica para arquivos é preciso interpretar quais dados os filmes nos

fornecem. Este é um principio de banco de dados. Cada campo de registro equivale a um dado

que um filme pode nos fornecer que podem ser: Título, região do DVD, Duração, Elenco,

Diretor, Produção, Ano de produção, Comentários, Sinopse.

3.1.3 Classificação de dados

O processo de classificação é feito pela natureza do arquivo. O arquivo será composto

de um registro de filmes, portanto a classificação correlacionada poderá ser a alfabética,

embora se possa usar também o sistema numérico simples que incute num código de procura

do arquivo.

Pode-se classificar um arquivo em:

1. Alfabético (Sist. Direto)

2. Geográfico (Sist. Direto)

3. Numérico Simples (Sist. Indireto)

4. Numérico cronológico (Sist. Indireto)

Page 19: Apostila Prática Access 2003

19

3.1.4 Codificação (para protocolo e processo)

O número de um processo (ficha de arquivo) e protocolo são documentos que

regulamentam respectivamente o registro completo de um catálogo e os procedimentos que o

mesmo sofrerá ou sofreu no período em que estiver ativo.

O número que fica expresso no arquivo fica expresso no protocolo. É uma forma de

identificação.

Exemplo:

Título: Casa Monstro, (A) Duração: 100 min. Ano de produção: 2003 Código: 010023

Registrado no catálogo de filmes 003

O código do registro serve para achar e consultar a informação do filme, o código do

catálogo serve para achar o catálogo.

3.1.5 Informação processada

Depois de realizar a coleta, a classificação, codificação e agrupamento, a informação

está pronta para ser difundida. E de fato são processos que fazemos automaticamente.

3.2 Procedimentos no MS Access

Criamos um banco de dados simplificado para ilustrar como o aplicativo pode ser útil a

qualquer locadora. Com as instruções que foram passadas no decorrer do trabalho é possível a

criação de um arquivo semelhante, que pode ser adaptado às necessidades de cada usuário.

Fizemos um modelo padrão que atende às necessidades básicas.

Cadastramos alguns dados fictícios para melhor entendimento e funcionamento do

banco de dados criado.

Page 20: Apostila Prática Access 2003

20

3.2.1Tela Inicial

Essa é tela inicial de nosso banco de dados. Para evitar alterações, utilizamos a

ferramenta Inicializar que bloqueia as abas do aplicativo e faz com que o usuário consiga

navegar apenas pelas telas que disponibilizamos. As telas são os formulários que ensinamos a

criar, os objetivos deles são tornar a navegação mais simples pelas tabelas e consultas do

banco de dados.

Os retângulos que aparecem na tela são os botões de comando que ao serem clicados

executarão uma ação. Devemos clicar em Entrar para seguir à próxima tela, antes disso,

porém notem a mensagem que aparece. Esta mensagem é um Macro (ação programada), não

abordamos este assunto no trabalho por ser uma função desnecessária e dificultaria a criação

pelo leitor.

Page 21: Apostila Prática Access 2003

21

3.2.2 Tela Principal

Page 22: Apostila Prática Access 2003

22

A próxima tela a parecer é a Tela Principal, onde temos acesso aos Botões de Comando

que abrirão os Formulários de Cadastros, Formulários de Consultas e o Formulário de

Relatórios. Começaremos clicando em Cadastros.

3.2.3 Cadastros

A nossa locadora possui quatro tipos de cadastros em seu banco de dados. Ela optou por

guardar dados de seus clientes, de seus funcionários, do seu acervo de filmes e os dados de

suas locações. Isso é o mínimo de controle que uma locadora precisa ter para suas atividades

diárias.

Ao clicar no botão de comando desejado, será aberto o correspondente formulários,

onde as informações poderão ser inseridas, alteradas ou excluídas.

3.2.4 Cadastrando Um Novo Cliente

Começaremos com o cadastro de um novo cliente. Na tela que nos é apresentada,

clicaremos na opção Novo Registro.

Page 23: Apostila Prática Access 2003

23

Antes de apresentarmos a próxima etapa, notem que este formulário possui botões para

facilitar a navegação, que permite facilmente ir ao primeiro ou último registro, ao próximo e

ao anterior, permite salvar um novo registro (disquete), excluir um registro existente (lixeira)

e sair e voltar à tela anterior. Todos os formulários de cadastros apresentarão os mesmos

botões.

Page 24: Apostila Prática Access 2003

24

Na tela apresentada o usuário deve inserir as informações que são solicitadas e após isso

clicar no botão de comando que possui um desenho de disquete para salvar os dados do novo

cliente. Em seguida, deve sair e voltar ao formulário anterior e escolher a opção Cadastro de

Locações.

3.2.5 Cadastro de Uma Locação

O cadastro de locações é um dos principais controles da locadora. Por meio desse

cadastro ela tem uma base de dados com as operações diárias, saberá os filmes alugados, os

clientes que estão em poder deles, os funcionários que realizaram o atendimento, bem como o

preço e data da devolução.

Para facilitar o trabalho do usuário, quando o formulário é aberto para cadastro, a data

de locação já está programada para aparecer o dia corrente e a data de devolução será esse dia

adicionado 3 dias, que é o prazo que o cliente terá o direito de permanecer com o filme em

casa.

O procedimento de cadastro é o mesmo, inserir as informações salvar e sair.

Page 25: Apostila Prática Access 2003

25

3.2.6 Cadastro de Um Novo Filme

Para cadastrar um novo filme, o procedimento é o mesmo que nos casos anteriores.

Note que aparece no formulário o total de filmes que a locadora possui. Uma coisa

interessante é que utilizamos o assistente de pesquisa para os campos Gênero e Classificação,

portando só poderão ser utilizados os dados que indicamos como válidos. No caso do Gênero

deve ser escolhido: Terror, Comédia, Drama, Ação ou Romance.

3.2.7 Consultas

Agora que cadastramos algumas informações, já podemos realizar consultas em nosso

banco de dados. Escolhemos alguns dos critérios possíveis para mostrar a utilidade dessa

ferramenta.

Devemos voltar à tela principal e clicar no botão Consultas. Será aberto o formulário de

consultas que conterá os botões que nos direcionarão às consultas criadas no bando de dados.

Cabe lembrar, que muitos outros tipos de consultas podem ser criados de acordo com o desejo

do usuário.

Page 26: Apostila Prática Access 2003

26

3.2.8 Consulta das Informações de Um Cliente

Para consultar as informações de um cliente temos várias opções de busca: pelo código

do cliente, por seu nome ou pelo seu CPF. Deve-se clicar na opção desejada e inserir o dado

que nos levará às informações que desejamos.

Em nosso exemplo, pesquisaremos pelo nome do cliente. O banco de dados foi criado

para que sejam buscadas as informações apenas com parte do nome do cliente, ou mesmo

com seu sobrenome. Se fossemos pesquisar pelo CPF também seria permitido digitar apenas

os três primeiros números do documento.

Nas consultas os botões de comandos são diferentes daqueles que aparecem no cadastro.

Não podemos adicionar informações, pois as consultas são dependentes dos cadastros, para

alterações somente através deles. Os únicos botões que veremos são os de navegações entre os

registros e o que sairá da consulta para voltar ao formulário anterior.

Page 27: Apostila Prática Access 2003

27

Ao digitar as letras Fab a consulta busca o registro da cliente Fabiele.

Page 28: Apostila Prática Access 2003

28

3.2.9 Consultas das Locações Por Período

Nas consultas por período precisaremos inserir a data inicial e a data final. O nosso

bando de dados foi projetado para nos retornar todos os filmes alugados ou devolvidos no

período indicado. Em nosso exemplo, colocaremos a data inicial como 17/10/2010 e a final

20/10/2010. Essas informações nos serão solicitadas assim que clicarmos no botão Consulta

por Período de Locação.

Page 29: Apostila Prática Access 2003

29

Na tela abaixo devemos usar os botões de navegação entre os registro para visualizar

todas as operações no período que selecionamos. Essa função é muito útil para o usuário

visualizar o fluxo de locações de seu estabelecimento.

3.2.10 Consulta do Acervo de Filmes

Pesquisaremos em nosso acervo os filmes que tem classificação Livre, para isso

escolheremos no formulário de consultas a opção Consulta Pela Classificação do Filme. Esse

tipo de busca é muito interessante para responder às dúvidas dos clientes sobre filmes

adequados a seus filhos, por exemplo. Escreveremos Livre quando formos solicitados e a

consulta buscará todos os filmes que se encaixam nesse critério. Para navegar entre os

registros devemos utilizar os botões de comando.

Page 30: Apostila Prática Access 2003

30

Page 31: Apostila Prática Access 2003

31

3.2.11 Relatórios

Os relatórios tanto do MS Office como os de outros sistemas de gestão nos oferece os

dados organizados para facilitar nossa visualização e obtenção de informações. Por esse

motivo relatórios são uma importante ferramenta. O Access oferece muitos tipos de relatórios

que podem ser elaborados de acordo com a necessidade do usuário. Criamos alguns para

nossa locadora e para acessá-los precisamos voltar à tela principal e clicar no botão Relatórios

e nos será apresentada a tela abaixo.

Os relatórios apresentam uma diferença em relação às consultas e cadastros, não é

possível inserir dados, fazer modificações ou navegar entre registros, eles são apresentados

em uma folha que está pronta a ser impressa. Em nosso banco de dados bloqueamos a opção

imprimir por não termos uma impressora instalada para a demonstração, apenas geraremos o

relatório em tela.

Page 32: Apostila Prática Access 2003

32

3.2.12 Relação dos Filmes Alugados em Determinado Período

Essa consulta é muito importante uma vez que os nos mostra quais filmes foram

alugados dividimos por cliente no período que selecionamos para pesquisa. Além disso, a

data da devolução fica evidente, o que permite saber que clientes estão em atraso, bem como

o valor a pagar por cada um deles.

Quando a locadora termina de utilizar seu banco de dados deve fechar suas telas pelos

botões indicados para este fim e caso haja alguma alteração que não foi salva pelo usuário,

aparecerá um aviso que lhe perguntará se pretende ou não salvar. Após escolher o que lhe

convém, o aplicativo é fechado.

Page 33: Apostila Prática Access 2003

33

CONCLUSÃO

Como pudemos ver, o MS Access é um aplicativo simples e de valor acessível para

microempresas, cujas atividades podem ser auxiliadas por esse gerenciador de banco de

dados.

Preparar o aplicativo para a utilização não é uma tarefa complicada e caso haja

necessidade de mais informações, existem muitas apostilas em livrarias ou mesmo podem ser

baixadas na internet o que torna o aplicativo mais prático, não necessitando de ajuda técnica

ou algo do tipo.

Este é apenas um exemplo de como um sistema gerencial é de extrema importância,

sem eles uma organização não saberia informações sobre seus clientes e processos o que

diminuiria sua competitividade no mercado, ou pior que isso, geraria confusão em seus

processos, fazendo com que os mesmos não funcionem com eficiência. Fica claro, portanto, a

necessidade de sistemas assim nos dias atuais para qualquer empresa.

Page 34: Apostila Prática Access 2003

34

BIBLIOGRAFIA

Nome do arquivo: Algumas Vantagens e Desvantagens do Access e do SQL ServerAutor: Waldemarina Gamahttp://vitoria-administracao.blogspot.com/2010/06/algumas-vantagens-e-desvantagens-do.htmlData da visita: 11 de outubro de 2010

Nome do Arquivo: Opiniões de leitores sobre o MS AccessAutor: Vários autores sem identidadehttp://scriptbrasil.com.br/forum/index.php?showtopic=92338Data da visita: 11 de outubro de 2010

Nome do Arquivo: Vantagens de Desvantagens do Padrão DAO (Data Access Object)Autor: Francis Benito Odisihttp://francisodisi.spaces.live.com/blog/cns!1DFD1E76864381C!258.entry?sa=194092679Data da visita: 11 de outubro de 2010

Nome do Arquivo: Treinamentos AccessAutor: Microsoft Corporationhttp://office.microsoft.com/pt-br/training/CR006182940.aspxData da visita: 15 de outubro de 2010

Nome do Arquivo: Apostila de Microsoft Access 2003Autor: Cleidson Rodrigo de Morais Fernandeshttp://www.apostilando.com/download.php?cod=3137&categoria=AccessData da visita: 15 de outubro de 2010

Nome do Arquivo:Autor: Desconhecidohttp://pt.wikipedia.org/wiki/ERPData da visita: 16 de outubro de 2010

Nome do Arquivo: Microsoft AccessAutor: Desconhecidohttp://pt.wikipedia.org/wiki/Microsoft_AccessData da visita: 16 de outubro de 2010

Nome do Arquivo: Importância das Etapas de Arquivamento – Registro de FilmesAutor: Rafael Junqueirahttp://blender3dcarioca.wordpress.com/2008/11/27/importancia-das-etapas-de-arquivamento-registro-de-filmes/Data de visita: 16 de outubro de 2010

O banco de dados do MS Access utilizado para ilustrar a aplicação numa locadora de vídeos é de autoria do grupo, bem como as explicações referentes ao mesmo.