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5/28/2018 Apresentacao Da Norma NP-4438
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Apresentao da Norma NP
4438: Contedo e estrutura
Lisboa, 2005-06-02
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Objectivo e mbito da NP 4438Gesto de documentos de arquivo
em
qualquer formato ou suporteDefinio de responsabilidades nas
organizaesGesto de documentos articuladas com
normas de qualidade (NP ISO 9001)
Concepo e implementao de sistemasde arquivo
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Objectivo e mbito da NP 4438
NO INCLUI gesto dearquivos definitivos
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Estrutura da NP 4438Duas partes:
Primeira parte desenvolve os princpiosdirectores
Define e explicita conceitos e processosSegunda parte contm
recomendaes de
aplicao.Desenvolve e especifica procedimentos de
aplicao
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Pressupostos da NP 4438Premissa essencial!Todos os documentos de
arquivo integrados e
geridos num sistema de arquivos soadequados e possuem as
caractersticas
bsicas para constituirem evidncia
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Mais alguns pressupostos Integrao da gesto de documentos de
arquivo nos processos da organizaoNomeadamente da qualidade
Considerao do ambiente regulador
Envolvimento orgnico totalTodos os colaboradores tm papis a
desempenhar
no processoIncluindo os dirigentes!
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Documentos de arquivo (na NP 4438)
Propriedades bsicas do DA (a serem
asseguradas pelo sistema de arquivo)Autenticidade
Fidedignidade
Integridade
Utilizao
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Sistemas de Arquivo (na NP
4438)Propriedades:FidedignidadeIntegridade
Conformidade
Inteligibilidade
Sistematizao
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Desenvolvimento de sistemas de arquivo
Componentes:Documentao de aces exercidas sobre os
DA
Sistema de armazenamento
Gesto de localizao e de tramitao
Converso e migrao
Reteno e destinoAcesso, recuperao e localizao
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Desenvolvimento de sistemas de arquivo
Metodologia de desenvolvimentoProcesso dividido em 8
etapasIterativo
Interactivo
No necessariamente linear
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Desenvolvimento de sistemas de arquivo
Etapas preconizadas
A- Investigao preliminarB- Anlise funcionalC- Identificao de
requisitos de DA
D- Avaliao de sistemas existentesE- Identificao de estratgias
para
cumprimento dos requisitos de DA
F- Desenho do sistema de arquivoG- Implementao do sistema de
arquivoH- Controlo, ajustamento e reviso
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Desenvolvimento de sistemas de arquivo
Para cada etapa so sugeridos produtos
(deliverables) a apresentar:Ex.
Etapa B esquema de classificao funcional
Etapa D inventrio dos distemas existentes naorganizao
Etapa F Relatrios de avaliao peridica
Etc
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Ferramentas bsicas sugeridasPlano de classificao funcional
Regulamento de conservao arquivsticaPoltica de reteno e
transferncia e tabela de
seleco
Esquema de classificao de segurana eacesso Instrumentos de
controlo de vocabulrio
Tesauro de termos preferenciais
Manual de arquivo
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Processos de gesto de DADeterminar os documentos a integrar
Determinar prazos de reteno e destinosfinais Integrar
documentos
Meta-informao + registo
Registar documentosGrupo data/hora, ttulo, autor
Classificar documentosArmazenar e manter documentos
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Processos de gesto de DAControlo da circulao
Tramitao (circuito documental no contexto de fluxode trabalho
decorrido num processo organizacional)Circulao (circuito documental
no contexto de
integrao e transferncia de documentao)
Aces de destinoImplementao de destino, eliminao,
transferncias.
Controlo, ajustamento e revisoFormao Indicadores
de
desempenho
Particular
ateno a
documentoselectrnicos
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Concluso
USEM A NORMA NP 4438!
Juntamente com o MoReq (para
sistemas de arquivo electrnicos)
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Para mais informaes contactar:
Instituto dos Arquivos Nacionais/TT
Gabinete de Estudos de Arquivos Correntes(GEAC)
[email protected]
[email protected]
[email protected]
