Evandro Deliberalevandro@deljoe.com.brhttps://www.linkedin.com/in/evandrodeliberal http://www.deljoe.com.br/professor

Aula 04

Agenda PMBOK – PMI

Iniciação Planejamento – Ênfase em Escopo e Prazo Execução (Visão geral) Controle e Monitoramento (Visão geral) Encerramento (Visão geral)

WBS e EVA – Earned Value Analysis Gestão de Portfólio Modelos de Maturidade

Processo de Ger. ProjetosGerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de cumprir seus requisitos.

Processo é um conjunto de ações e atividades inter-relacionadas que são executadas para criar um produto, serviço ou resultado pré-especificado.

INICIAÇÃOO grupo de processos Iniciação

Contém processos que facilitam a autorização formal para iniciar um novo projeto ou fase;

São desenvolvidas descrições claras dos objetivos do projeto, uma descrição básica do escopo, a justificativa do projeto, dentre outras informações;

Os requisitos ou as necessidades de negócios são documentados para analisar a viabilidade de um novo projeto;

O envolvimento dos stakeholders durante as atividades do grupo de processo Iniciação aumenta a probabilidade de aceitação das entregas e da satisfação dos clientes e stakeholders em geral;

INICIAÇÃOEste grupo tem a responsabilidade de produzir

Conhecer o Termo de Abertura do Projeto – Project Charter

Desenvolver a Declaração do Escopo Preliminar

INICIAÇÃOTermo de Abertura do Projeto (Project Charter)

Autoriza formalmente um projeto;

Documenta as necessidades de negócios e do novo produto, serviço ou resultado;

Principal Produto

Termo de Abertura do Projeto (Project Charter)Necessidades do negócio;

Requisitos;

Justificativa do projeto;

Gerente do projeto designado;

Cronograma de marcos;

Premissas;

Restrições;

Orçamento sumarizado;

INICIAÇÃODeclaração do Escopo Preliminar do Projeto

Aborda e documenta os requisitos do projeto e das entregas e o controle de alto nível do escopo;

Principal Produto

Declaração do Escopo Preliminar do Projeto

Objetivos do produto e do projeto;

Características e requisitos do produto ou serviço;

Critérios de aceitação do produto;

Limites do projeto;

Entregas e requisitos do projeto;

Restrições do projeto;

Premissas do projeto;

Organização inicial do projeto;

Riscos iniciais definidos;

Marcos do cronograma;

WBS inicial (nível macro);

Estimativa aproximada de custos;

Requisitos de aprovação;

PLANEJAMENTOPlanejamento do Escopo

Estrutura Analítica do Projeto

Planejamento do Tempo

Planejamento dos Custos

Planejamento dos Recursos Humanos

Planejamento das Comunicações

Planejamento dos Riscos

Indicadores

PLANEJAMENTOPlanejar é definir e refinar os objetivos e traçar o caminho necessário para alcançá-los.

“Muitos caminhos levam a Roma. O objetivo do planejamento é encontrar o melhor”

ESCOPO

Escopo do produto – aspectos e funções que caracterizam um produto ou serviço.

Escopo do projeto – o trabalho que deve ser feito com a finalidade de fornecer um produto de acordo com os aspectos ou funções especificados.

PLANEJAMENTO ESCOPOEAP OU WBS

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é uma representação gráfica e detalhada de todo o escopo do projeto.

O termo vem do inglês Work Breakdown Structure (WBS);

É uma ferramenta gráfica de detalhamento de escopo do projeto;

Trabalho que não está na EAP está fora do escopo do projeto;

É melhor entender o todo pelas suas partes constituintes;

O importante é que a estrutura deverá conter todo e somente o trabalho necessário para o alcance dos objetivos do projeto;

A quebra do projeto em elementos menores que podem ser mais bem visualizados e entendidos, facilita os processos de planejamento, execução, monitoramento e controle.

EAP ou WBS

PACOTE DE TRABALHOé um item no mais baixo nível da estrutura analítica do projeto.

Cada pacote de trabalho deve possuir:

um código de identificação único;

Um deliverable específico e verificável;

Um único responsável pela sua entrega;

de 40 a 80 horas de duração (de acordo com o ciclo de acompanhamento) ;

recursos humanos (equipe), tecnológicos e logísticos alocados;

um custo definido cujo calculo deve considerar os recursos alocados;

cada deliverable tem um cliente validador, um formato definido e critérios de aceite previamente acordados com este cliente.

PLANEJAMENTO ESCOPOEAP

Dicionário da EAP – Contém as definições dos elementos que compõem a EAP, códigos contábeis ou sistemas de Numeração que possibilitam identificar individualmente cada elemento da EAP e as descrições dos componentes de trabalho.

Modelos de estrutura analítica do projeto – Estruturas utilizadas em projetos similares ou disponíveis na metodologia de GP devem ser utilizadas como base para elaboração da nova EAP.

PLANEJAMENTO ESCOPO

Projeto

Deliverables

Elementos

intermediários

Pacotes de trabalho

Detalhes do especialista: Atividades e tarefas

PLANEJAMENTO ESCOPOBENEFICIOS DA EAP

Proporciona uma visão única de todo o escopo do projeto

Fornece uma base para análise de riscos, estimativas de recursos, custos e tempo

Facilita a definição clara de papéis e atribuição de responsabilidades

Facilita a comunicação entre a equipe do projeto e os stakeholders

Ajuda novos membros a compreenderem seu papel no âmbito do projeto

Proporciona a participação da equipe no seu desenvolvimento, o que gera mais comprometimento

Define uma linha base para medir e controlar o desempenho do projeto

Pode ser reutilizada em outros projetos

PLANEJAMENTO TEMPOInclui todos os processos necessários para planejar como concluir o projeto no prazo.

Envolve:

Definição das atividades

Sequenciamento das atividades

Estimativa de recursos da atividade

Estimativa de duração da atividade

Desenvolvimento do cronograma

PLANEJAMENTO DE TEMPODIAGRAMAS DE REDE

Representações esquemáticas das atividades do cronograma do projeto e dos relacionamentos lógicos entre elas (dependências). Geralmente são desenhados da esquerda para direita para refletir a ordem cronológica dos acontecimentos.

Identificam se as atividades previstas podem ser feitas em seqüência (série) ou simultaneamente (em paralelo).

PLANEJAMENTO DE TEMPOSEQUENCIAMENTO DE ATIVIDADE

Estimativas envolvem tentar prever tempo, recurso e/ou dinheiro necessários para produzir um produto, serviço ou resultado específico.

As estimativas se beneficiam de experiências anteriores (bancos de estimativas comerciais ou experiência da equipe ou na opinião de especialistas).

É fundamental que quem elabora uma estimativa tenha de fato experiência no trabalho estimado e envolva, quando possível, quem realizará o trabalho.

É mandatório a documentação de todo referencial utilizando para embasar uma estimativa incluíndo data e fonte de consulta.

É comum o uso de reservas de contingência.

PLANEJAMENTO DE TEMPOMétodo do caminho crítico (Critical Path Method - CPM)

calcula datas teóricas de início e término mais cedo, e de início e término mais tarde, de todas as atividades do cronograma, sem considerar quaisquer limitações de recursos, realizando uma análise do caminho de ida e uma análise do caminho de volta pelos caminhos de rede do cronograma do projeto.

C 10

B 15

D 3

A 7 F 12

E 1

G 5

7 10

0 7 7 17 17 29 29 34

7 22 22 23

Forward Backward

0 7 7 17 17 29 29 34

13 28

26 29

28 29

PLANEJAMENTO DE TEMPOCRONOGRAMA

PLANEJAMENTO DE CUSTOSConceitos Gerais de Custos

Custo – soma de recursos (mão-de-obra, material, equipamentos etc) usados para produzir bens e serviços. Uma medida do que deve ser cedido para se obter algo (mediante a compra, aluguel, intercâmbio ou produção).

Custos diretos – custos que são diretamente relacionados com as atividades do projeto. Exemplo: viagens, salários, gratificações e custos do material usado no projeto.

Custos indiretos – custos que não são apenas atribuíveis a um projeto específico, mas que estão distribuídos em muitos deles. Exemplo: Serviços de apoio, impostos.

PLANEJAMENTO DE CUSTOSCustos fixos – não variam segundo o rendimento ou volume produzido. Seu valor unitário se torna menor a medida que a produção aumenta. Exemplo: Salários de pessoal administrativo, seguros, aluguéis e taxas.

Custos variáveis – é uniforme por unidade produzida. Varia na razão direta do volume produzido. Exemplo. Mão-de-obra alocada, comissões sobre vendas, matéria-prima, peças e componentes.

Custo unitário – custo por unidade produzida (custo total dividido pelo número de unidades produzidas)

RESULTADO DOS DEMAIS PLANEJAMENTO (ESCOPO, TEMPO, RH, ..)

PLANEJAMENTO DE CUSTOSLinha base dos custos – é o orçamento referencial (time-phasedbudget) que será utilizado para medir e monitorar o desempenho dos custos do projeto. É desenvolvido totalizando os custos por período e é apresentado na forma de Curva “S”

Custo

Tempo

PLANEJAMENTORECURSOS HUMANOS

COMUNICAÇÃO

RISCOS

ANALISE

QUALITATIVOS

QUANTITATIVOS

ESTRATÉGIA (RESPOSTAS)

INDICADORES

AQUISIÇÃO

E DEMAIS

EXECUÇÃOEnvolve disponibilizar, de forma regular, as informações necessárias às partes envolvidas do projeto.

Desenvolver a equipe do projeto

Utilizar o plano de projeto que foi construído

Estar atento a:

Riscos

Comunicação

Pessoas

Execução dos planos que foram criados

.. Q+?

Monitoramento e ControleEnvolve os processos realizados para observar a execução do projeto de forma a identificar potenciais problemas e tomar ações corretivas, quando necessário, para controlar a execução do projeto.

As mesmas informações do planejamento estão disponíveis para a execução e para o monitoramento e controle. Isso é fundamental para romper com a idéia de que quem faz controle está querendo surpreender quem está executando. Os executores devem saber não só o que fazer, mas como serão avaliados.

Monitoramento e ControleMudanças sempre acontecem, e elas não precisam ser temidas, e sim gerenciadas.

Para que o gerenciamento de mudanças funcione ele precisa ser planejado, ou seja, é preciso detalhar como o processo de mudança irá acontecer.

Algumas perguntas devem ser respondidas:

=>Como se solicita mudanças no projeto ?

=>Para onde encaminhar as solicitações ?

=>Quem as analisa ? Com que freqüência ? De que forma ?

Algumas solicitações de mudança não serão aceitas e serão implementadas somente em versões futuras do produto em um outro projeto. Para isso é importante que elas sejam documentadas.

ENCERRAMENTOEnvolve as ações realizadas para concluir formalmente todas as atividades de um projeto ou fase, entregar o produto para o solicitante ou encerrar um projeto cancelado

Para cada fase do projeto se deve:

obter o aceite formal de seu produto;

registrar seu encerramento;

arquivar sua documentação.

Gestão de PorfólioTrabalha vários projetos em conjunto

Objetiva ganhos entre os mesmo (aquisição, recurso, demais)

Objetivos em comum

Estratégico

TOP-DOWN

BOTTOM-UP

Seleção e priorização de projetos

MODELOS MATURIDADEOPM3 (Organizational Project Management Maturity Model )

Padrão focado na execução de projetos por meio de Portfólio

CMM (Capability Maturity Model)

Melhores práticas para Desenv. SOftware

COBIT

Boas práticas para TI

PMMM (Project Management Maturity Model )

Duvidas ?

Obrigado

Evandro Deliberalevandro@deljoe.com.br