Apresentação Modelo de Governança e Operacionalização da

PROGRAMA DE PROGRAMA DE MODERNIZAÇÃO MODERNIZAÇÃO INTEGRADA INTEGRADA DO MINISTÉRIO DA DO MINISTÉRIO DA FAZENDA FAZENDA -- PMIMFPMIMF

MINISTÉRIO DA FAZENDASECRETARIA EXECUTIVA

ATORES DA REDE DE INOVAÇÃO

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Premissas e diretrizes de implementação

Modelo de relacionamento

Configuração da tipologia de escritório

Cadeia de Valor para a inovação da gestão

O MODELO CONTEMPLA:

Metodologia básica de Gestão de Processos

Metodologia básica de Gestão de Projetos

Metodologia de gestão do portfólio de PEC´s:

Sugestão de metodologia básica para Gestão de Portfólio em cada unidade

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A criação do escritório não é obrigatória em cada unidade. Entretanto, cada unidade, mesmo não criando o escritório, deverá indicar um interlocutor com a SE para as interações básicas que envolvam iniciativas de modernização ou inovação da gestão;

A implantação de escritórios de processos e projetos inclui a definição quanto a ser centralizado ou descentralizado, bem como seu posicionamento na estrutura. Entretanto, recomenda-se que o posicionamento do escritório na estrutura deve ser pensado a partir de uma visão corporativa;

Os escritórios de processos e projetos, ao se estruturarem, devem considerar como atuação básica os macroprocessos estabelecidos na cadeia de valor;

Premissas e Premissas e diretrizes de implementação

A relação entre os escritórios das diversas unidades não pressupõe subordinação hierárquica, entretanto deverá haver um comprometimento com as orientações técnicas ou estratégicas produzidas pela rede de inovação;

Mesmo sem a estruturação do escritório, o órgão deverá pensar em como implementar iniciativas que promovam a melhoria contínua e a inovação;

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Cabe a cada órgão, quando for o caso, definir o relacionamento entre os diversos escritórios internos e a natureza de sua dinâmica operacional – escritório coordenador, regulador e/ou colaborador (vide tópico “Configuração da tipologia de escritório”);

A definição dos requisitos mínimos das ferramentas e metodologias a serem utilizadas pelos escritórios será orientada pela rede de inovação da gestão;

A definição de soluções de ferramentas e metodologias é de autonomia de cada órgão, desde que obedeça aos requisitos mínimos definidos pela rede e inovação;

Premissas e Premissas e diretrizes de implementação

desde que obedeça aos requisitos mínimos definidos pela rede e inovação;

As informações referentes aos projetos estratégicos corporativos devem ser consolidadas em base única e disponível aos interessados autorizados; e

As informações referentes aos processos corporativos devem estar disponíveis na rede interna do MF para acesso dos interessados autorizados.

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� Entre os responsáveis pela implementação da estratégia

6

� Entre os envolvidos no desenvolvimento da estratégia


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•age no sentido de viabilizar a interface com a direção quanto à materialização das estratégias nos processos/projetos e na gestão do portfólio de projetos.

Perfil Coordenador:

•age no sentido de garantir que as ações obedecem às orientações acordadas Perfil

Configuração da tipologia de escritório

obedecem às orientações acordadas nas reuniões da Rede de Inovação ou aquelas definidas pela própria unidade.

Perfil Regulador:

•age no sentido de apoiar iniciativas de inovação aportando conhecimento, pessoas e outros recursos necessários à execução da iniciativa.

Perfil Colaborador:

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Cadeia de Valor para inovação da gestão

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A Missão organizacional e as estratégias corporativas são âncora de análise para alinhamento dos macroprocessos que compõem a cadeia de valor;

A cadeia de valor do Ministério da Fazenda deve ser construída e mantida pela SE, em conjunto com os órgãos;

A cadeia de valor de cada órgão/unidade deve ser construída e mantida pelos respectivos órgãos, com participação dos órgãos com os quais tem interface;

Metodologia de gestão de processosRegras, orientações e premissas metodológicas

respectivos órgãos, com participação dos órgãos com os quais tem interface;

A cadeia de valor deve ser detalhada em diversos níveis - macroprocessos, processos e atividades dos processos;

A construção da cadeia de valor deve ser realizada de maneira top down e deve identificar os macroprocessos em dois grupos: finalísticos e de suporte;

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Os processos de suporte, quando mapeados, devem utilizar notação padronizada, identificando, no mínimo, softwares de apoio, perfil/função do executor, marco legal, insumos e produtos de informação associados às atividades;

A cadeia de valor do Ministério, a cadeia de valor dos Órgãos e os processos corporativos do Ministério e dos Órgãos devem ser consolidados em repositório mantido pela SE;

O mapeamento do processo deve contemplar as sugestões de mudança passiveis


O mapeamento do processo deve contemplar as sugestões de mudança passiveis de serem implementadas em até seis meses;

O software a ser utilizado para modelagem de processos deve permitir o desenho e a descrição da Cadeia de Valor nos diversos níveis de detalhe, bem como o desenho e descrição do fluxo de atividades na notação padronizada;

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O software a ser utilizado na modelagem dos processos deve permitir a navegação pela hierarquia dos processos (da visão dos macroprocessos até a visão dos fluxos de atividades);

A terceirização de serviços relativos a processos, caso ocorra, deve pressupor a transferência de tecnologia de gestão por processo para o cliente; e


processo para o cliente; e

As lições aprendidas durante o processo de mapeamento ficarão registradas como lições aprendidas do projeto do qual faz parte.

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Etapas de Operacionalização da Metodologia de Gerenciamento de Processos – MGProc

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Visão gráfica da operacionalização da metodologia deGestão de Processos

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Contextualização

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Visão gráfica da operacionalização da metodologia de Gestã ode Processos

Mapeamento da Cadeia de Valor em diversos níveis

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Detalhamento e Análise dos Processos

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Instrumentos de Apoio à Operacionalização da Metodologia

INSTRUMENTO 1 – SONDAGEM DE CONTEXTO ORGANIZACIONAL

Organização: Objetivo: Identificar a missão e objetivos da organização Produtos/Serviços: Usuários /Clientes (Identificar os clientes externos

para quem entrega seus produtos/serviços)

Interfaces externas: Identificar outras instituições com as quais deverá se relacionar para execução de seus produtos e serviços Pontos Fortes: Em sua opinião, quais são os pontos fortes para a execução de seus produtos/serviços:

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Pontos Fortes: Em sua opinião, quais são os pontos fortes para a execução de seus produtos/serviços: Pontos Fracos: Em sua opinião, quais são os pontos fracos para a execução de seus produtos/serviços:

Estratégias: Em sua opinião, quais são as estratégias e objetivos estratégicos que se constituem como desafio para o próximo período:


INSTRUMENTO 2 – SONDAGEM DE CONTEXTO SETORIAL

INSTITUIÇÃO:

Setor/área:

Objetivo da área:

Produtos/serviços Clientes internos Clientes externos Interfaces internas Interfaces externas

Grandes Etapas executadas para a produção dos produtos/serviços:

Produto/serviços Grandes Etapas

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Produto/serviços Grandes Etapas


INSTRUMENTO 3

OPORTUNIDADES DE MELHORIAS

Macroprocesso:

MelhoriaCurtoprazo

Médioprazo

Longoprazo

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Metodologia de Gestão de Projetos

Etapas:

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Metodologia de Gestão de Projetos

Detalhamento das etapas:

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Metodologia de Gestão de Projetos - Etapa de iniciaç ão

� Iniciação

� Elaborar a Proposta do Projeto: a proposta de projeto deve se r elaborada pelasáreas envolvidas, conforme artefato “Proposta de Projeto” . Esse documento deveregistrar formalmente o projeto e autorizar o seu início.

� Avaliar a Proposta do Projeto: a proposta deve ser avaliada p elos envolvidos e,quando não houver necessidade de ajustes, devolvida para a á rea demandante paraser validada.

� Formalizar (aprovar) a Proposição do Projeto: a proposta do projeto deve serencaminhada para assinatura, validação, ajuste (quando necessário) e solicitação

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encaminhada para assinatura, validação, ajuste (quando necessário) e solicitaçãode publicação, se for o caso. O documento assinado. O documen to assinadoautoriza o início do projeto.

� Divulgar a Proposta do Projeto : comunicar a proposta de projeto para os demaisenvolvidos. Nesta comunicação, considerar a divulgação do vínculo do projeto com asdiretrizes estratégicas.

Metodologia de Gestão de Projetos - Etapa de Planeja mento

� Planejamento

�Elaborar o Plano de Gerenciamento do Projeto : nesta atividade, as áreas envolvidas no projeto deverão detalhar a proposta de projeto e criar um guia de execução do projeto, conforme artefato “Plano de Gerenciamento de Projeto”. Esse documento deve ser elaborado pelos envolvidos no projeto, a partir da proposta do projeto aprovada, revisado e versionado durante seu ciclo de vida. Caso seja necessário, o Plano de Gerenciamento de Projeto pode ser aprovado pelo patrocinador ao longo do projeto.

�Divulgar o Plano de Gerenciamento de Projeto : comunicar o “Plano de Gerenciamento do Projeto” para os demais envolvidos.

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Metodologia de Gestão de Projetos - Etapa de Execuçã o

� Execução

� Executar o Plano de Gerenciamento do Projeto: integra pesso as e outros recursospara realizar o Plano de Gerenciamento do Projeto. Nessa fas e, é importantedesenvolver a equipe do projeto, de forma a melhorar as compe tências e ainteração de membros da equipe para aprimorar o desempenho d o projeto. A MGPnão prevê artefato para esta etapa.

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Metodologia de Gestão de Projetos - Etapa de Control e

� Controle

�Elaborar Relatório de Monitoramento: nessa atividade, as áreas envolvidas no projeto deverão elaborar a proposta do “Relatório de Monitoramento”, que visa reportar o andamento do projeto em termos de escopo, tempo e custos; alertar sobre os principais riscos; relatar as principais entregas realizadas em um período, os principais pontos críticos e seus encaminhamentos.

�Apresentar/Divulgar Relatório de Monitoramento: comunicar o documento para os envolvidos autorizados, sempre que houver um novo relatório, de forma a dar conhecimento do andamento do projeto.

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do andamento do projeto.

Metodologia de Gestão de Projetos - Etapa de Control e

� Controle

�Elaborar Solicitação de Mudanças: nessa atividade, as áreas envolvidas no projeto deverão elaborar a proposta do documento de “Solicitação de Mudanças”, que visa formalizar a necessidade de mudanças com impactos significativos para o projeto, seja no âmbito do escopo, do prazo ou de outro tipo de mudança significativa.

�Avaliar Solicitação de Mudanças: o documento deve ser avaliado pelo(s) patrocinadores do projeto e/ou facilitadores do projeto. O aceite ou não da mudança deve ser declarado e justificado.

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Metodologia de Gestão de Projetos - Etapa de Encerra mento

� Encerramento

�Elaborar Termo de Encerramento : nessa atividade, as áreas envolvidas no projeto irão elaborar a proposta do “Termo de Encerramento”, que consiste em um documento no qual devem ser listados todos os produtos/fases que foram concluídos, o endereço em que os documentos encontram-se armazenados e avaliações sobre o projeto. É um documento que deve ser assinado pelo gerente e/ou patrocinador do projeto formalizando o término da fase/produto ou do projeto. Este relatório deve ser criado para os PEC’s.

�Avaliar Termo de Encerramento: o documento deve ser avaliado pelos envolvidos no projeto durante todo o seu ciclo de vida. Deverão ser realizadas as alterações consideradas pertinentes.

�Formalizar Termo de Encerramento: o “Termo de Encerramento” é encaminhado para assinatura,

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�Formalizar Termo de Encerramento: o “Termo de Encerramento” é encaminhado para assinatura, validação, ajuste (quando necessário) e solicitação de publicação. O objetivo da atividade é que o documento seja assinado para término de fase/produto ou projeto.

Metodologia de Gestão de Projetos - Etapa de Encerra mento

� Encerramento

� Elaborar Relatório de Lições Aprendidas: nesta atividade, as áreas envolvidas noprojeto irão elaborar o Relatório de Lições Aprendidas do pr ojeto. Esse registrodeve ser feito ao longo de todo o projeto e consolidado no ence rramento do projeto.Toda vez que for verificada uma lição aprendida em um projeto , esta deve serregistrada para que sirva futuramente como fonte de consult a para a equipe doprojeto ou para outros projetos.

� Divulgar Relatório de Lições Aprendidas: consiste no envio do documento para osenvolvidos, sempre que houver uma nova versão do relatório, de forma a dar

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envolvidos, sempre que houver uma nova versão do relatório, de forma a darconhecimento das lições aprendidas no projeto.

Metodologia de Gestão de Projetos - Artefatos

Sobreposição de fases e artefatos:

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A - Proposta de Projeto<nome do projeto>

1. Diretrizes estratégicas e indicadores relacionado s (*)

[Relacionar a(s) diretriz(es) e o(s) indicador(es) do planejamento estratégico que será(ão) sensibilizado(s) com o projeto e uma sucinta descrição da forma em que o projeto irá impactar esta(s) diretriz(es) e o indicador(es).]

2. Justificativa (*)

[Deve-se justificar a necessidade do produto ou serviço a ser gerado pelo projeto, descrevendo o cenário a ser melhorado, o problema a ser resolvido. A justificativa é a oportunidade de convencer o(s) Patrocinador(es) da necessidade do produto ou serviço a ser gerado pelo projeto. declarar a origem da necessidade do projeto.]

3. Escopo do Projeto

3.1. Propósito (Objetivo) (*)

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3.1. Propósito (Objetivo) (*)

[É a representação formal daquilo que se quer atingir com o término de um projeto, é normalmente definido por verbos de ação e é facilmente mensurável e controlável. O propósito do projeto deve identificar o produto único do projeto, ser claro, definido e concreto.]

3.2. Objetivos Específicos (*)

[O produto único do projeto deve ser dividido em etapas ou subprodutos menores para que o projeto seja mais facilmente gerenciado. Os objetivos específicos são uma declaração de intenção específica do projeto e representam as etapas ou os subprodutos que compõem o objetivo geral do projeto. O alcance dos objetivos específicos deve levar à obtenção do produto único definido no propósito.]

4. Não escopo[Explicitar o que não será desenvolvido âmbito do projeto.]

(*) campos obrigatórios



5. Restrições (*) [Restrição é o estado, a qualidade ou o sentido de estar restrito a uma determinada ação ou inatividade. As restrições são fatores que

limitarão as opções da equipe de gerência do projeto. Por exemplo, um orçamento pré-definido é uma restrição que na maioria das

vezes limita as opções da equipe com relação a escopo, pessoal, prazo. Quando um projeto é desenvolvido sob contrato, as cláusulas

contratuais serão geralmente restrições.]

6. Premissas (*) [São suposições que, para efeito de planejamento, são consideradas verdadeiras, reais ou certas. Premissas afetam todos os

aspectos de planejamento do projeto. Dessa forma, a não concretização destas são riscos a serem tratados pelo projeto, conforme

mais adiante será visto.]

7. Resultados Esperados (*)

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[São todos os benefícios esperados com a execução do projeto.]

8. Estimativa Preliminar de Recursos

Fase

Item de custo Total Pessoal Diárias Passagens Aquisições

Qtd Dias úteis

Horas / Dia

Hora/ Homem

Valor Total Qtd Valor

Total Qtd Valor Total Valor Total

- -

Total - - - - - - - - - - -




9. Estimativa Preliminar de Prazo[Indicar uma estimativa preliminar de prazo. Neste momento, fazendo uma previsão inicial de curto (menos de 1 ano),médio (entre 1 e 2 anos) ou longo prazo (mais de dois anos).]

10. Identificação dos Riscos[Listar os riscos preliminares do projeto. Riscos é um evento ou uma condição incerta que, se ocorrer, provocará um efeitopositivo ou negativo nos objetivos do projeto. Observar que toda premissa gera pelo menos um risco.]


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11. Responsáveis pelo Projeto (*)

[Identifica o(s) Patrocinador(es), Facilitador(es), Líder de Projeto e seu suplente.]

• Patrocinador: a pessoa ou o grupo que fornece recursos para o projeto; demandante. Também é responsável pelas decisões

mais importantes a serem tomadas no rumo do projeto.

• Facilitador: pessoa ou grupo de pessoas que pode estar direta ou indiretamente relacionado à aquisição ou ao uso dos

produtos que serão gerados pelo projeto e que, devido à sua posição na organização, deve influenciar de forma positiva o

andamento do projeto.

• Comitê Gestor de Mudança: grupo formado no âmbito do projeto responsável por analisar e aprovar as mudanças.

• Líder do Projeto: a pessoa designada pela organização executora para atingir os objetivos do projeto; pessoa responsável pelo

gerenciamento do projeto.

Patrocinador:

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Facilitadores:

Comitê Gestor de Mudança:

Líder do Projeto:

Líder do Projeto (suplente):

<local>, <mês> de <ano>

______________________

(*) campos obrigatórios <Assinatura do Patrocinador>


B – Plano de Gerenciamento de Projeto<nome do projeto>

1. Diretrizes estratégicas e indicadores relacionados ( *)

[Relacionar a(s) diretriz(es) e o(s) indicador(es) do planejamento estratégico que será(ão) sensibilizado(s) com o projeto e uma sucinta

descrição da forma em que o projeto irá impactar esta(s) diretriz(es) e o indicador(es).]

2. Justificativa (*)

[Deve-se justificar a necessidade do produto ou serviço a ser gerado pelo projeto, descrevendo o cenário a ser melhorado, o problema

a ser resolvido. A justificativa é a oportunidade de convencer o(s) Patrocinador(es) da necessidade do produto ou serviço a ser

gerado pelo projeto. declarar a origem da necessidade do projeto.]


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3.1 . Propósito (Objetivo) (*)

[É a representação formal daquilo que se quer atingir com o término de um projeto, é normalmente definido por verbos de ação e é

facilmente mensurável e controlável. O propósito do projeto deve identificar o produto único do projeto, ser claro, definido e concreto.]

3.2 . Objetivos Específicos (*)

O produto único do projeto deve ser dividido em subprodutos menores para que o projeto seja mais facilmente gerenciado. Os

objetivos específicos são uma declaração de intenção específica do projeto e representam os subprodutos que compõem o objetivo

geral do projeto. O alcance dos objetivos específicos deve levar à obtenção do produto único definido no propósito.]




3.3. Estrutura Analítica do Projeto – EAP (*)

[Elaborar a EAP, por meio da técnica de decomposição, dividindo as principais entregas do projeto em componentes menores e mais

facilmente gerenciáveis. Deve ser elaborada a partir do objetivo geral e dos objetivos específicos. Pode ser apresentada de forma gráfica

ou analítica.]

3.4. Resumo dos Produtos (*)

[Fazer uma breve descrição dos produtos do projeto, como um dicionário das principais entregas identificadas na EAP.]

Produto Descrição

4. Não escopo

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[Explicitar o que não será desenvolvido âmbito do projeto.]

5. Mapeamento de processo

[Incluir explicação sobre a realização ou não de mapeamento dos processos necessários para o desenvolvimento do projeto.]

6. Restrições

[Restrição é o estado, a qualidade ou o sentido de estar restrito a uma determinada ação ou inatividade. As restrições são fatores que

limitarão as opções da equipe de gerência do projeto. Por exemplo, um orçamento pré-definido é uma restrição que na maioria das

vezes limita as opções da equipe com relação a escopo, pessoal, prazo. Quando um projeto é desenvolvido sob contrato, as cláusulas

contratuais serão geralmente restrições.]




7. Premissas (*)

[São suposições que, para efeito de planejamento, são consideradas verdadeiras, reais ou certas. Premissas afetam todos os

aspectos de planejamento do projeto. Dessa forma, a não concretização destas são riscos a serem tratados pelo projeto, conforme

mais adiante será visto.]


[São todos os benefícios esperados com a execução do projeto.]

9. Cronograma e estimativa de custos (*)

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[Elaborar o cronograma do projeto, a partir da definição das atividades (baseadas na EAP), da duração, do sequenciamento, das

restrições e dos recursos necessários ao projeto. Este cronograma deve conter informações de custos. Deve ser elaborado na

ferramenta de gestão de cronograma padronizado pela instituição.]

10. Força de trabalho (*)

[Listar as informações dos recursos humanos envolvidos no projeto.]

Nome do

Profissional

Função no projeto E-mail Telefones Área



B – Plano de Gerenciamento de Projeto<nome do projeto>11. Gerenciamento de riscos (*)

[Recomenda-se o uso da planilha abaixo. Esta planilha contém informações sobre o seu preenchimento].

12. Responsáveis pelo Projeto (*)

[Identifica o(s) Patrocinador(es), Facilitador(es), Líder de Projeto e seu suplente.

• Patrocinador: a pessoa ou o grupo que fornece recursos para o projeto; demandante. Também é responsável pelas decisões mais importantes a

serem tomadas no rumo do projeto.

• Facilitador: pessoa ou grupo de pessoas que pode estar direta ou indiretamente relacionado à aquisição ou ao uso dos produtos que serão

gerados pelo projeto e que, devido à sua posição na organização, deve influenciar de forma positiva o andamento do projeto.

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gerados pelo projeto e que, devido à sua posição na organização, deve influenciar de forma positiva o andamento do projeto.

• Comitê Gestor de Mudança: grupo formado no âmbito do projeto responsável por analisar e aprovar as mudanças.

• Líder do Projeto: a pessoa designada pela organização executora para atingir os objetivos do projeto; pessoa responsável pelo gerenciamento do

projeto.

Patrocinador:

Facilitadores:

Comitê Gestor de

Mudança:

Líder do Projeto:

Líder do Projeto (suplente):


C – Relatório de Monitoramento do Projeto<nome do projeto>

1. Envolvidos: [Listar as áreas envolvidas no projeto]

2. Órgão patrocinador:

3. Nome do líder do projeto:

4. Período de Avaliação: [Indicar o período de avaliação do relatório]

5. Situação atual? (iniciação/planejamento/execução/controle/encerramento):

6. Cronograma:

• Cronograma atualizado (incluindo informações das ações realizadas no período de avaliação do relatório e planejamento das ações do próximo período)

• Alteração de cronograma? ( ) sim ( ) não • Grau da alteração: ( ) alta ( ) média ( ) baixa

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• Grau da alteração: ( ) alta ( ) média ( ) baixa • Variação de cronograma (em dias): • Motivo:

[incluir imagem do cronograma do projeto atualizado]

7. Custos:

• Planilha de custos atualizada (incluindo informações dos custos despendidos no período de avaliação do relatório e planejamento das ações do próximo período)

• Alteração dos custos? ( ) sim ( ) não • Grau da alteração: ( ) alta ( ) média ( ) baixa • Variação de custo: (em R$): • Motivo:

[incluir imagem da planilha de custos (do cronograma)do projeto atualizado]


C – Relatório de Monitoramento do Projeto<nome do projeto>

8. Riscos: [Listar os riscos efetivados no período de avaliação, seus impactos no projeto e os principais itens que precisam ser gerenciados para o

próximo período de avaliação.]

• Houve riscos efetivados no período? • Quais? • Qual o impacto destes riscos (alto, médio, baixo) • Riscos não efetivados:

Principais riscos Grau de severidade (alto, médio, baixo)

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9. Entregas:

• Alguma entrega parcial (produto ou serviço já concluído)? ( ) Sim ( ) Não • Quais são essas entregas?

10. Pontos Críticos:

[Identificar os pontos críticos do projeto (questões reais e não incertas (riscos).]

11. Encaminhamentos:

[Indicar propostas de encaminhamentos para os pontos críticos e demais encaminhamentos necessários ao projeto. Para cada

encaminhamento, incluir data para solução e responsável.]


D - Formulário de Solicitação de Mudança<nome do projeto>

Solicitado por: [identificar o responsável pela solicitação da mudança]

Data da solicitação:

Categoria: ( ) escopo ( ) prazo ( ) outros: __________________

Descrição da Mudança: [explicitar a mudança proposta] Justificativa da Mudança: [identificar a necessidade da mudança, o porquê da mudança] Nível de impacto para o projeto: ( ) alto ( ) médio ( ) baixo Impacto da mudança para o projeto: [identificar o efeito da mudança no escopo, tempo, custo, qualidade e riscos do projeto]

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qualidade e riscos do projeto]

<local>, <mês> de <ano>

______________________ <Assinatura Solicitante>

<Os quadros abaixo devem ser preenchidos pelo Comitê de Controle de Mudança do Projeto, definido na Proposta do Projeto>

Aprovação ( ) Sim ( ) Não Justificativa: [explicitar os motivos pela aprovação ou não da mudança]

<local>, <mês> de <ano> ________________________________________________

<Assinatura do responsável pela aprovação da mudança>


E - Termo de Encerramento da Etapa/Projeto <nome da etapa ou projeto>

1. Introdução

Este relatório tem como objetivo encerrar formalmente a etapa/projeto <nome da etapa e/ou projeto> e avaliar os produtos

desenvolvidos no período.

Projeto :

Patrocinador: Líder do projeto: Motivo do Encerramento: - Projeto Concluído

- Projeto Cancelado 2. Avaliação dos produtos concluídos

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Produto(s) Avaliação Observação

<Nome do

produto>

<realizar avaliação dos

resultados>

<Registrar qualquer observação considerada

relevante para o entendimento da avaliação.

No caso de impossibilidade de avaliação dos

resultados, quando do término do projeto,

indicar proposta futura para mensuração dos

resultados. Importante também incluir

observações quanto ao cumprimento do

cronograma, atrasos, motivos dos atrasos,

etc.>


E - Termo de Encerramento da Etapa/Projeto <nome da etapa ou projeto>

3. Manutenção do produto

A manutenção do produto passa a ser de responsabilidade da <área, órgão, pessoa> e toda a sua documentação está disponível no

<indicar local de armazenamento das informações do projeto>.

4. Declaração de encerramento

Declara-se que a etapa/projeto <nome da etapa e/ou projeto> foi encerrada e que todos os produtos previstos foram concluídos de

acordo com avaliação constante do item 2 deste relatório.

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_______________________ de _________________de ______

___________________________________________ [Nome do Gerente] Gerente do Projeto

___________________________________________

[Nome do Patrocinador] Patrocinador do Projeto


F - Relatório de Lições Aprendidas <nome da etapa ou projeto>

Este relatório tem como objetivo apresentar parte das discussões/reflexões a respeito das lições aprendidas durante o

desenvolvimento do Projeto <Nome do Projeto>. As reflexões do grupo tiveram como foco os processos de gestão, planejamento,

execução, controle e comunicação do referido projeto.

1. Escopo 1.1 Os produtos entregues correspondem aos descritos na declaração de escopo?

(_) Sim. (_) Não. Comente abaixo.

Comentários: 1.2 Os produtos entregues permitiram o (_) Sim.

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1.2 Os produtos entregues permitiram o alcance do objetivo do projeto?

(_) Sim. (_) Não. Comente.

Comentários: 2. Tempo

2.1 Houve desvio entre os prazos planejados e realizados?

(_) Não. (_) Sim. Por quê? Como esses desvios

poderiam ter sido evitados? Comente.

Comentários: 2.2 A ferramenta utilizada para o controle do cronograma atendeu às necessidades?


Comentários:



3. Pessoas

3.1 O número de pessoas alocadas na equipe foi adequado para a realização do projeto?

(_) Sim (_) Não. Comente.

Comentários: 3.2 Houve conflitos significativos na condução do projeto?

(_) Não. (_) Sim. O que os originou? Como foram

administrados? Comente.

Comentários:

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3.3 Houve cooperação e comprometimento da equipe e do patrocinador?

(_) Sim. Que medidas garantiram esse envolvimento? Comente.

(_) Em parte.

O que impediu um maior comprometimento? Que ações poderiam ter envolvido de forma mais eficiente a equipe e o patrocinador? Comente.

(_) Não.

Comentários:



4. Comunicação

4.1 Houve problemas de comunicação durante o projeto?

(_) Não. (_) Sim. Por quê? Como poderiam ter sido

evitados? Comente.

Comentários: 4.2 Os meios de comunicação previstos no plano foram efetivamente utilizados? Estes contribuíram para uma comunicação mais efetiva?


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Comentários:

5. Riscos

5.1 Ocorreram riscos não previstos? (_) Não.

(_) Sim. Quais? Comente.

Comentários: 5.2 O plano de riscos mostrou-se útil no decorrer do projeto? Os riscos levantados foram efetivamente monitorados?

(_) Sim (_) Não. Comente.

Comentários:



6. Qualidade

6.1 Os clientes/usuários ficaram satisfeitos com o resultado do projeto?


Comentários: 6.2 O patrocinador ficou satisfeito com o resultado do projeto?

(_) Sim.

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resultado do projeto? (_) Não. Comente.

Comentários:

7. Aprendizados e Recomendações

7.1. O que deveria ser feito da mesma forma (pontos fortes no gerenciamento do projeto)? 7.2 Quais as recomendações para que os próximos projetos sejam mais bem gerenciados?


G - Registro de Reunião

Data: Projeto:

Objetivo:

Participantes (Nome) Área Telefone Assinatura

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Desenvolvimento: [Relacionar os assuntos discutidos na reunião.]

Encaminhamentos:

[Listar os encaminhamentos definidos, identificando data para a realização e responsáveis. Este é um importante instrumento para a

coordenação de ações entre os envolvidos na reunião e deve estar coerente com o planejamento do projeto.]

Metodologia de Gestão de Portfólio – PEC

Etapas:

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Metodologia de Gestão de Portfólio – PEC – Detalhamen to das etapas


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Metodologia de Gestão de Portfólio – PEC - Definição

� Definição

� Autorizar carteira de projetos: Utilizando o artefato “mat riz com critérios depriorização” identificar, alocar recursos e autorizar os p rojetos/programasestratégicos corporativos – PEC’s (oriundos do processo de planejamentoestratégico do MF) a serem executados pelos órgãos do Minist ério da Fazenda.Nesta atividade, projetos podem ser também suspensos e canc elados

� Manter/divulgar carteira de projetos: Manter a lista de pro jetos/programasestratégicos corporativos autorizados atualizada e comun icá-la aos envolvidos.

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Metodologia de Gestão de Portfólio – PEC - Execução

� Execução

� Seguem a Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Minist ério da Fazenda(MGP-MF).

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Metodologia de Gestão de Portfólio – PEC - Monitorame nto

� Controle (mensal)

� Submeter informação: Nesta atividade o líder do projeto enc aminha o relatório demonitoramento do PEC para o escritório de projetos que o apói a.

� Consolidar informação: o escritório de projetos de apoio co nsolida as informaçõesdo relatório de monitoramento do PEC, encaminhado pelo líde r do projeto, em umpainel de controle dos projetos.

� Submeter informação para o Escritório SGE: Neste momento o e scritório deprojetos de apoio encaminha as informações consolidadas do painel de controle de

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projetos de apoio encaminha as informações consolidadas do painel de controle deseus PEC’s para o escritório de projetos da SGE.

� Consolidar/divulgar informações: O escritório de projeto s da SGE consolida asinformações do painel de controle recebidas pelo escritóri o de projetos de apoioem um painel de controle geral dos PEC’s e divulga para os envo lvidos (CEG,patrocinadores).


� Controle (trimestral)� Preparar reunião de acompanhamento dos projetos: Nesta atividade o escritório de projetos da

SGE,juntamente com os escritórios de projetos de apoio dos órgãos preparam as informações (painel decontrole) para reunião de acompanhamento dos PEC’s.

� Realizar reunião de acompanhamento dos projetos: Realização de reunião de acompanhamentos dosPEC’s utilizando o artefato “painel de controle” com os escritórios de projetos de apoio e da SGE, líderesdos projetos e patrocinadores dos projetos.

� Preparar painel executivo de acompanhamento dos projetos: O escritório de projetos da SGE, comajuda dos escritórios de apoio dos órgãos preparam o documento “painel executivo dos PEC’s” paraencaminhamento ao CEG.

54

� Encaminhar Painel Executivo para CEG e patrocinadores: O escritório de projetos da SGE encaminhapara o CEG o documento/artefato “painel executivo dos PEC’s”.

� Avaliar necessidade de reunião do CEG: Diante das informações do “painel executivo dos PEC’s” osescritórios de projetos da SGE e de apoio dos órgãos avaliam a necessidade de agendar reunião com oCEG para acompanhamento e tomada de decisão dos projetos considerados críticos.


� Controle (anual)

� Preparar relatório de avaliação do PEC: O escritório de apoi o juntamente com o patrocinador doprojeto prepara o relatório de avaliação do PEC para encamin hamento ao escritório de projetos daSGE.

� Consolidar relatório de avaliação do Portfólio dos PEC’s: N esta atividade o escritório de projetosda SGE consolida as informações dos relatórios de avaliação dos PEC’s, recebidas pelosescritórios de projetos de apoio, em um relatório de avaliaç ão de portfólio dos PEC’s.

� Encaminhar relatório de avaliação do Portfólio dos PEC’s pa ra o CEG e patrocinadores: Oescritório de projetos da SGE, com ajuda dos escritórios de a poio, encaminha o relatório deavaliação do portfólio dos PEC’s para o CEG e patrocinadores .

55

avaliação do portfólio dos PEC’s para o CEG e patrocinadores .

� Avaliar necessidade de reunião do CEG: Diante das informaçõ es do “relatório de avaliação doportfólio dos PEC’s” o escritório de projetos da SGE e os patr ocinadores dos projetos avaliam anecessidade de agendar reunião com o CEG para acompanhament o e tomada de decisão dosprojetos considerados críticos.

Metodologia de Gestão de Portfólio – Artefatos

A - Formulário de Proposta de PEC Órgão proponente: Diretriz estratégica associada ao PEC (declarada na Resolução CEG1 nº 01/2012): Descrição/indicadores (já definidos e validados em Oficina): Proposta de iniciativa/PEC (denominação): Justificativa e resultados esperados (porque a proposta é importante, considerando o impacto na diretriz estratégica): Escopo (breve descrição da abrangência geral e das ações e serviços entregues pela proposta): Expectativa de prazo: Estimativa de valor:

56

Expectativa de prazo:

Estimativa de valor:

Restrições (fatores que possam limitar o desenvolvimento da proposta): Riscos (riscos e possíveis impactos na proposta) Impacto na diretriz (estimativa de valor de impacto na diretriz estratégica – de 0 a 100%):

1 CEG: Comitê Estratégico de Gestão, instituído pela Portaria MF nº 369, de 28 de julho de 2011.


MINISTÉRIO DA FAZENDA

B – Matriz com Critérios de Priorização

57


B – Matriz com Critérios de Priorização(Continuação)

58


B – Matriz com Critérios de Priorização (Continuação)

59



60



61


C – Lista de Projetos Autorizados

Ordem Lista de Projetos Classificação da Priorização Cesta Data Autorização Observações

Projeto 1

Projeto 2

Projeto 3

62

(...)


D - Relatório de Monitoramento do Projeto

<nome do projeto>

1. Envolvidos: [Listar as áreas envolvidas no projeto]

2. Órgão patrocinador:

3. Nome do líder do projeto:

4. Período de Avaliação: [Indicar o período de avaliação do relatório]

63

5. Situação atual? (iniciação/planejamento/execução/controle/encerramento):

6. Cronograma:


• Alteração de cronograma? ( ) sim ( ) não • Grau da alteração: ( ) alta ( ) média ( ) baixa • Variação de cronograma (em dias): • Motivo:

[incluir imagem do cronograma do projeto atualizado]


7. Custos:



[incluir imagem da planilha de custos (do cronograma)do projeto atualizado]

8. Riscos:

64

[Listar os riscos efetivados no período de avaliação, seus impactos no projeto e os principais itens que precisam ser gerenciados para

o próximo período de avaliação.]

• Houve riscos efetivados no período? • Quais? • Qual o impacto destes riscos (alto, médio, baixo) • Riscos não efetivados:



9. Entregas:

• Alguma entrega parcial (produto ou serviço já concluído)? ( ) Sim ( ) Não • Quais são essas entregas?

10. Pontos Críticos:

[Identificar os pontos críticos do projeto (questões reais e não incertas (riscos).]

11. Encaminhamentos:


65


encaminhamento, incluir data para solução e responsável.]


E – Painel de Controle

66


E – Painel de Controle (continuação)

67


Alerta (0-6)

Área Lider Nome do Projeto

Grau de alteração do cronograma

(Dias)

Grau de alteração no custo (R$)

Risco Global do Projeto

Situação Atual Pontos Críticos

APROJETO A -30 R$ 14.000 3 INICIAÇÃO 0

APROJETO B 23 R$ 0 3 INICIAÇÃO 0

APROJETO C 30 R$ 0 1 EXECUÇÃO 0

BPROJETO D -20 R$ 49.945 2 INICIAÇÃO 0

CPROJETO E 0 R$ 0 3 INICIAÇÃO 0

DPROJETO F 0 R$ 0 3 EXECUÇÃO 0

CPROJETO G 23 -R$ 75.000 0 EXECUÇÃO 0

CPROJETO H 2 R$ 0 4 EXECUÇÃO 0

APROJETO I 2 R$ 0 1 EXECUÇÃO 0

PAINEL EXECUTIVO (F)

Encaminhamentos

0

0

0

0

0

0

0

0

0

EXECUÇÃO FÍSICA GLOBAL

RELATÓRIO ANTERIOR

2

2,5

3

3,5

GRAU DE IMPACTO - RISCO GLOBAL POR PROJETO

Grau de impacto do risco global

68

PROJETOS COM VARIAÇÃO NO CRONOGRAMA

PROJETOS COM VARIAÇÃO NOS

CUSTOS

PROJETOS COM RISCO S DE

SEVERIDADE ALTA55,56

77,78

55,56

PROJETOS EM ANDAMENTO 9

Observações:

PROJETO C

PROJETO B

PROJETO A

PROJETOS CRÍTICOS

1 2 3 4 5 6 7 8 9

65

43

54

32

22

43

21

67

15

10

3533

15

02 1

44

5

EXECUÇÃO POR PROJETO

RELATÓRIO ANTERIOR RELATÓRIO ATUAL

RELATÓRIO ATUAL

0

0,5

1

1,5

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Grau de impacto do risco global(1-3)

PROJ A

PROJ B

PROJ C

PROJ D

PROJ E

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

3,5

0 1 2 3 4 5 6

custo

Risco


G – Relatório de Avaliação do PEC

Período de Avaliação: Qual a situação atual do projeto no período? (iniciação/planejamento/execução/controle/encerramento) Quais foram os resultados institucionais (diretrizes estratégicas, Indicadores, resultados esperados do projeto) alcançados por este projeto ? Qual o impacto nas diretrizes estratégicas gerado p or este projeto?

Diretrizes Grau de impacto (alto, médio, baixo)

69

(alto, médio, baixo)

O projeto está sendo impactado por riscos? Riscos e fetivados:


Encaminhamentos:


H – Relatório de Avaliação de Portfólio de PEC’s Período de Avaliação: Qual a situação atual dos projetos desse portfólio no período?

Projetos Situação

(iniciação/planejamento/execução/controle/encerramento)

70

Quais foram os resultados institucionais ( diretrizes estratégicas, Indicadores, resultados es perados do portfólio) alcançados por esse portfólio de projetos? Quais as diretrizes estratégicas impactadas por est e portfólio?


Qual o impacto nas diretrizes estratégicas gerado por este portfólio?

Diretrizes Grau de impacto (alto, médio, baixo)

Quais os principais riscos que estão impactando o p ortfólio?

H – Relatório de Avaliação de Portfólio de PEC’s

71

Quais os principais riscos que estão impactando o p ortfólio?


Encaminhamentos:

Definição

Metodologia de Gestão de Portfólio - SGE

Etapas:

Execução

Monitoramento e avaliação

72

Metodologia de Gestão de Portfólio – SGE – Detalhamen to das etapas


73

Metodologia de Gestão de Portfólio – SGE - Definição

� Definição� Identificação/categorização: Criar uma lista de projetos candidatos, com informações preliminares,

e atribuir estes projetos à categorias relevantes para o negócio, pré-definidas pela instituição. Estascategorias serão utilizadas como filtros e critérios para a definição do portfólio.

� Avaliação/seleção: Aplicar critérios de avaliação de forma a verificar as informações recebidas dosprojetos e permitir a medição da contribuição de cada projeto aos objetivos estratégicos. A partirdisso, deve-se selecionar um subconjunto de projetos que deverão seguir para a priorização.

� Priorização: Identificar a ordem dos projetos potenciais do portfólio.

� Balanceamento : Avaliar objetivos conflitantes (risco x retorno, metas de curto, médio e longo prazo,

74

� Balanceamento : Avaliar objetivos conflitantes (risco x retorno, metas de curto, médio e longo prazo,entre outros) e rever a lista de projetos priorizados, de forma a identificar aqueles que apresentem omelhor potencial para apoiar e propor o alcance dos objetivos estratégicos.

� Autorização: Identificar e alocar recursos e autorizar os projetos a serem executados pelaorganização. Nesta atividade, projetos podem ser também suspensos e cancelados.

Metodologia de Gestão de Portfólio – SGE - Execução

� Execução

� Nesta etapa há o gerenciamento de atividades para execução d osprojetos/programas autorizados. As atividades seguem a Me todologia deGerenciamento de Projetos do Ministério da Fazenda (MGP-MF ).

75

Metodologia de Gestão de Portfólio – SGE -Monitoramento

� Monitoramento

� Monitoramento e controle do portfólio: Acompanhar os proje tos constantes doportfólio, por meio de uso de indicadores de desempenho e mon itoramento dosriscos e revisar a prioridade dos projetos.

� Monitoramento das mudanças na estratégia: Monitorar possí veis mudanças noplano estratégico da organização de forma a analisar necess idade/revisar oscritérios de avaliação e priorização do portfólio.

� Tomada de decisão/revisão de prioridades : Decidir quanto à continuidade, adição,

76

� Tomada de decisão/revisão de prioridades : Decidir quanto à continuidade, adição,cancelamento de projetos, realizar recomendações aos líde res de projetos e propormudanças no processo de gestão de portfólio.

Metodologia de Gestão de Portfólio – SGE - Artefatos

A – Planilha Descritiva dos Projetos

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B – Matriz com Critérios de Priorização

78


C – Lista de Projetos Autorizados

Ordem Lista de Projetos Classificação da Priorização Cesta Data Autorização Observações

Projeto 1

Projeto 2

Projeto 3

(...)

79


D - Relatório de Monitoramento do Projeto Nome do Projeto: Envolvidos: Órgão patrocinador: Nome do líder do projeto: Período de Avaliação: Situação atual (iniciação/planejamento/execução/controle/encerramento):

80

Cronograma:


• Alteração de cronograma? ( ) sim ( ) não • Grau da alteração: ( ) alta ( ) média ( ) baixa • Variação de cronograma (em dias): • Motivo:

Custos :




Riscos:

• Houve riscos efetivados no período? • Quais? • Qual o impacto destes riscos (alto, médio, baixo)

D - Relatório de Monitoramento do Projeto

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• Qual o impacto destes riscos (alto, médio, baixo) • Riscos não efetivados:


Pontos Críticos: Encaminhamentos


E – Painel de Controle

82


E – Painel de Controle (continuação)

83

Documents

Apresentação Modelo de Governança e Operacionalização da