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Gerenciamento de Alteração de Escopo

Apresentacao Sistema de Gerenciamento Das Variacoes Divulgacao

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Gerenciamento das variações do contrato, inicia-se no seu gerenciamento do escopo, que deve possuir a capacidade de assegurar que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e tão somente o trabalho necessário, para o atendimento das especificações, além disso, aspectos de mudanças de cenário devem ser considerados

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Gerenciamento de Alteração de Escopo

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PRIMEIRO CONCEITO

O• Escopo - Gerenciamento das variações do contrato, inicia-se no seu

gerenciamento do escopo, que deve possuir a capacidade de assegurar que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e tão somente o trabalho necessário, para o atendimento das especificações, além disso, aspectos de mudanças de cenário devem ser considerados.

• EAP - Um dos instrumentos para efetuar esse Gerenciamento é contemplar todo o escopo do projeto quando elaboramos a Estrutura Analítica do Projeto (EAP).

• Controle - Além dessa identificação do escopo, também iremos identificar como o empreendimento será monitorado, gerando a rastreabilidade necessária para a execução da análise de eficiência dos recursos diretos, de performance do empreendimento e de suas variações.

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Primeiro passo Definição do escopo e identificação das entregas do Projeto

Criação do Registro das Variações (Variation Register)

Elaboração da Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

Desenvolvimento do cronograma com qt. , recursos, custos e peso relativos.

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SEGUNDO CONCEITO

O• Variação – É a existência de um evento que pode ou não impactar no prazo ou custo de uma ou mais atividades de um empreendimento, envolvendo Engenharia, Compras, Construção e Gerenciamento (EPCM), além dos aspectos legais.

• Basicamente, existem 2 tipos de variação:- Por alteração de escopo- Por possibilidade de alteração de cenário

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SEGUNDO CONCEITO

OVariações por alteração de escopo (não limitado a):

Revisão dos desenhos; Emissão de uma “change order”; Alteração de especificação de um material,

equipamento ou serviço a ser fornecido e pertencente ao escopo original contratado;

Alteração da metodologia executiva de pelo menos um determinado serviço pertencente ao escopo original contratado;

Alteração das quantidades a serem executadas; Inserção de uma nova atividade ao escopo original

contratado.

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Exemplo de uma Variação

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Exemplo de uma Variação

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SEGUNDO CONCEITO

OVariações por mudança de cenário (não limitado a): Falta de desenhos aprovados para construção, ou disponibilização

tardia; Atraso em aprovação de desenhos, especificações, “mock up”, ou

qualquer outra ação que dependa da empresa contratante; Catástrofe, Greve; Acidente / Incidente ou qualquer outra

interferência no decorrer dos trabalhos no campo; Ociosidade ou improdutividade de mão de obra / equipamentos

por falta de material ou frente de serviço; Problemas de interdependência entre empresas que estão atuando

no campo simultaneamente, onde a performance ruim de uma compromete o trabalho da outra;

Atrasos durante a execução de uma ou mais atividades do projeto.

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Outro exemplo de variação

OOlefins 2, Ethylene Plant for TKOC at Shuaiba Port, Kuwait

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Terceiro Conceito

Produção é o que foi executado em uma ou mais atividades escopo do contrato, em um determinado período de controle do empreendimento, por exemplo:Produção de concreto: 3000 m3 / mês.

Produtividade é o tempo que é consumido para execução de uma unidade da sua composição de custo unitário, por exemplo:Produtividade do Pedreiro da alvenaria: 0,80 h / m2

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Quarto Conceito

Relação Sintoma - Causa – Efeito

Sintoma => indica uma tendência do impacto de uma variação.

Causa => detalhamento da variação em si, com a geração do maior número de informação possível

relativa à mesma.

Efeito => Representa o impacto no cronograma e custo do empreendimento relativo a “causa”,

quando então as atividades escopo original do contrato serão identificadas e impactadas,

possibilitando a execução da análise de tendência de acordo com a metodologia escolhida.

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RASTREABILIDADE

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Rastreabilidade

OToda variação deverá ser rastreada desde seu início até sua conclusão, com todo o histórico de sua existência sendo devidamente registrado, podendo esse registro ser através de inserção de documentos, atas de reunião, e-mails, fotografias, vídeos, matérias de jornal, entrevistas, e todo e qualquer procedimento que permita compreender o histórico relativo à sua existência.

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Histórico da Variação

OEsse histórico de cada variação, pode ser subdividido em duas situações, a saber:

1) Histórico da variação: compreende todos os acontecimentos que ocorreram relativos a tão somente a existência da variação; ela mesma. Esse histórico também irá permitir compreender sua duração, seu custo direto e/ou indireto.

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Histórico da Variação

O2) Impacto da variação no escopo original do contrato, observando se ocorreu ou não algum impacto no escopo original devido a existência de cada variação, ou em outras palavras, se existe alguma interdependência devido a existência da variação ao escopo original do contrato, isso em relação a todos os aspectos de engenharia compras e construção.

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2960 eventos em 2,5 anos de

obra(mais de 3 por dia)

Exemplo de Variação

Terminal 3 do

Aeroporto Internacio

nal de Dubai

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Periodicidade da Rastreabilidade

OA periodicidade que cada variação deverá ser rastreada irá depender do prazo do contrato, sendo no mínimo quinzenal, podendo ser semanal.

Essa rastreabilidade envolve também avaliação de aspectos legais, isso significa que durante a existência de cada variação, a mesma deverá ser rastreada, tanto técnica como legalmente.

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Eficiência dos Recursos Diretos

UtilitiesE thylenePolyethylene

Overall

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Basa para Elaborar a Rastreabilidade

da Eficiência do Projeto

Peso relativo em função do custo

Peso relativo em função das horas diretas

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Basa para Elaborar a Rastreabilidade

da Eficiência do Projeto

Curva S Prevista

Progresso mensal previsto

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0%

10%

20%30%

40%

50%

60%

70%80%

90%

100%

month 1 month 2 month 3 month 4 month 5 month 6 month 7 month 8 month 9 month 10 month 11 month 12

Horas Planejadas (PH) = QT Previstas x HH unitárias previstasHoras Agregadas (EH) = QT Executadas x HH unitárias previstas

Horas Realizadas (AH) = QT Executadas x HH unitárias consumidas

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Falando do controle da eficiência

PV (ou PH) = EV (ou EH) significa que a obra está dentro do prazoEV (ou EH) < AH significa que a obra até o momento está ineficiente

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PREVISIBILIDADE

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Previsibilidade

ODependendo da duração de cada variação, a mesma deverá ser rastreada também no sentido de gerar a previsibilidade do impacto de prazo e / ou custo do empreendimento.

Essa previsibilidade estará intimamente ligada com o contingenciamento de prazo e custo, e consequentemente com sua análise de risco.

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Previsibilidade

OEssa previsibilidade irá permitir mitigar um problema futuro devido a existência de cada variação, quer tecnicamente, quer legalmente.

A previsibilidade técnica envolve permitir, antecipadamente, que a Gerência do Empreendimento tome ações técnicas que permitam reduzir o impacto de cada variação ao escopo original do contrato (se for o caso), ao prazo do empreendimento e ao seu custo final.

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Previsibilidade

OJá a previsibilidade legal, permite a empresa em municiar-se de informações técnicas e jurídicas que permitirão futuramente, se for o caso, estar mais capacitada de participar de negociações que envolvem a existência de cada variação, estando inclusive mais tecnicamente capacitada para elaborar um pleito ou proteger-se de um pleito de outra empresa, chegando até a estar mais preparada para participar em uma disputa ou até mesmo arbitragem.

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Exemplo do fluxo de Gerenciamento das Variações

Scope ManagementProject Controls

WBS DefinitionPlanning & Scheduling

Quantities and ratesPlanning & Scheduling

Baseline ProgrammePlanning & Scheduling

Actual S Curves - Progress / Productivity AnalysisProject Controls

Front of work available, site constrains, EPC analysisPlanning, Production, Project Controls

EPC activities executionProduction

Qt executedProject Controls

Hours spentProject Controls

Planned S CurvesProject Controls

4 weeks look aheadPlanning & Scheduling

Programme updatePlanning & Scheduling

New Event (letter, Instruction, site information) Commercial / Production

Notice letterProject Controls

Proposal (Cost + Planning)Planning & Scheduling

Id e ntif ica t io n o f the im pa cte d a c tiv itie sin the ba se lin e p ro g ra m m e

P ro jec t C on tro ls

VD - Variation data BaseProject Controls

Events - Progress / Productivity AnalysisProject Controls

Interim ParticularProject Controls

Project ControlsFinal Particular}

Fluxo de Gerenciamentodas Variações

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Literatura

O

“Delay and Disruption Protocol” emitido pela “Society of Construction Law”

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Análise de atraso

A Análise de atraso possui como objetivo tornar a rastreabilidade e previsibilidade do projeto mais eficiente, principalmente no tocante a atrasos e interferências fruto da avaliação da eficiência da equipe ou fruto de um novo evento identificado no projeto.

Uma vez que um impacto no prazo ou no custo seja identificado, o pedido (claim) de aditivo de prazo e/ou de custo será tecnicamente suportado pelo conteúdo do registro das variações do projeto, e também pelo protocolo em função da metodologia de análise escolhida.

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Elaboração do PleitoO procedimento básico para gerar um pleito de extensão de prazo e/ou acréscimo de

custo é o seguinte:

1) Identificação do evento, com descrição detalhada do mesmo2) Identificação da metodologia executiva e todos os procedimentos de compra e

engenharia necessários a execução do evento, com descrição detalhada dessas informações.

3) Planejamento e orçamento do evento, com dos quantitativos previstos para a execução do mesmo e definição dos custos.

4) Identificação do tipo de analise de atraso que será efetuada em função das informações existentes, com descrição detalhada da razão do processo escolhido.

5) Identificação das cláusulas contratuais relativas à solicitação de aditivos do projeto e também das relativas a multas e penalidades.

6) Identificação das atividades a serem impactadas no cronograma escolhido, com um texto esclarecendo a razão dessa identificação.

7) Impacto no cronograma, com a devida explicação da razão da interdependência criada.

8) Avaliação do resultado do impacto.9) Identificação da extensão de prazo e/ou custo diretos e indiretos relativos a esse

impacto.10)Conclusão do pedido de aditivo com as informações dos valores solicitados, tanto

de prazo quanto de custo direto e indireto, se for o caso.

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Gerenciamento das Variaçõesidentificadas mas ainda não rastreadas

Nessa situação, a metodologia aplicável chama-se Análise Forense (Forensic Analysis).

Basicamente, essa metodologia irá procurar resgatar todo o histórico de cada variação através da busca de informações contidas em quaisquer tipos de documentos em que cada variação foi envolvida; e posteriormente registrar esse histórico na linha de tempo que a compõe, procurando inclusive identificar a interdependência entre a documentação existente e finalmente procurar identificar qual o impacto de cada variação no escopo original do contrato, e consequentemente em seu prazo e custo final.

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Exemplo de análise forense

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Outra Literatura

Livro: Eficiência e Análise de Atraso em

Projetos(amazon.com)

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