GERENCIAMENTO DE PROJETOS TURMA 01

Gerenciamento de Aquisições

Feira de Santana – Ba, Dezembro 2013

Arame Forte S/A Introdução:

Somos uma empresa nacional, de grande porte, produtora de arames de aço, com fábrica em Feira de Santana na Bahia. Nossa missão é fabricar arames de aço para atender o mercado automobilístico. Nossa visão é de ser a melhor empresa fabricante de arames de aço para talão de pneu de passeio e pneu de carga.

Projeto:

O projeto trata da implantação de uma unidade fabril de arame de aço para talão de pneu de passeio e pneu de carga, no

município de São Gonçalo, Bahia.

A Equipe do projeto:

Maria Angela Francisquini Murilo A. Paixão

mangela10@gmail.com mapaixao21@yahoo.com.br

Objetivo do trabalho:

Este trabalho tem como objetivo aplicar a metodologia da área de gerenciamento de Aquisições em um projeto idealizado

pela alta administração da empresa.

O Gerenciamento de aquisições em projetos é um fator preponderante para a entrega de um projeto, com cumprimento na

íntegra de escopo, tempo, qualidade e custo.

Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

Fábrica Arame Forte

1. 1. Gerenciamento do Projeto

1.2. Planejamento

PGP

1.2.1.Escopo

1.2.2. Tempo

1.2.3. Custos

1.2.4. Qualidade

1.2.5. Riscos

1.2.6. RH

1.2.7. Aquisições

1.1. Iniciação

TAP

2.1. Projeto Base Implantação

2.1.1. Localização

2.1.2. Terreno

2.1.3. Galpão/Infra

2.1.4. Licenças

3.1. Instalação e Produção

3.1.1.Equipamentos

3.1.2.Montagem

3.1.3. Testes

3.1.4. Start Up

4. 1. Recursos Humanos

4.1. 1.MO Operacional

4.1.2.MO Vendas

4.1.3. MO Adm

4.1.4. Treinamentos

5.1. Materiais

5.1.1. Matéria-prima

5.1.2. Insumos

5.1.3. Material de limpeza

5.1.4. Material de expediente

5.1.5. Material de manutenção

6.1. Encerramento

6.1.1. Aceites

6.1.2. Entregas do projeto

6.1.3. Lições aprendidas

6.1.4. Festa Inauguração

Pacotes Make Pacotes Buy

Análise Make or Buy

Os critérios utilizados para a definição dos pacotes make e buy foram:

1 – Core Business da Empresa: A empresa definiu como pacotes make aqueles para cuja realização tem expertise, considerando a equipe do projeto com experiência na fabricação de arame.Exemplos: “Plano de gerenciamento de escopo” e “ Montagem” Os pacotes buy, por sua vez, compreenderam aqueles para os quais eram necessários conhecimentos e competências alheias ao core business da empresa, como a “Contratação de mão de obra, operacional, de vendas e/ou administrativa. 2 – Necessidade de fornecimento especializado: Foram definidos pacotes buy aqueles para os quais era necessário fornecimento especializado, como, por exemplo, os pacotes, “Licenças” contratado de uma empresa do ramo de consultoria em licenciamentos e “Festa de inauguração” contratado de uma empresa especializada em eventos. 3 – Capacidade da equipe (Qualidade/Quantidade): O perfil técnico dos integrantes da equipe do projeto, considerando seu escopo total, determinou a opção por alguns pacotes buy como “recrutamento e seleção de mão de obra” e “licenças”. Apesar de a equipe ter noções básicas dessas funções, elas seriam mais bem executadas por profissionais externos. Foram classificados pacotes make aqueles alinhados à capacidade da equipe, como, por exemplo, a montagem da linha de produção. 4 – Restrição de Prazo: Como a fábrica deve ser inaugurada em data específica e a empresa não possui recursos suficientes para atender a execução total do projeto, será realizada a contratação de alguns pacotes de trabalho, como, por exemplo, “Recrutamento e Seleção da Mão de Obra Operacional”. 5 – Restrição de Prazo: As restrições de custo do projeto levaram a opção por alguns pacotes buy, com valor mais atrativo do que fossem realizados como pacotes make. Como exemplo, a obtenção de licenças e “contratação de mão de obra”, este último com impacto nos custos e riscos da fábrica. 6. Existência de Fornecedores confiáveis: A existência no mercado de fornecedores confiáveis e competentes, aliada a outros fatores como vantagens de preço e prazo, nos levaram à contratação de alguns pacotes de trabalho, como exemplo a empresa de recrutamento e seleção da mão de obra operacional, com capacidade de disponibilizar os funcionários para a operação da fábrica e de manter um banco de talentos para reposição em tempo hábil, no caso, de não permanência de algum contratado.

7- Compartilhamento de risco: Para os pacotes de trabalho de grande representatividade para o projeto e não relacionados ao core

business da empresa e/ou capacidade da equipe, optou-se pela contratação para o compartilhamento de riscos. Como exemplo, Equipamentos e mão de obra.

Mapa de Aquisições Nome da empresa: Arame Forte S/A

Projeto: Fábrica de arame

Concorrência Item a ser contratado Referência na EAP Vendor list Orçamento Prazo

1 Licenças 2.4

Andrade Engenharia S/A R$ 100.000,00 120 dias

GRS Consultoria Ltda R$ 120.000,00 120 dias

Solução Consultoria Ltda R$ 118.000,00 180 dias

2 Equipamentos 3.1

TRM Equipamentos R$ 1 milhão 1 ano

Copé S.A. R$ 1,2 milhões 1,2 anos

VHS Engenharia S/A R$ 1,8 milhões 1,4 anos

3 Mão-de-Obra 4.1

Careerjet Ltda R$ 18.000,00 120 dias

Humanos RH R$ 14.000,00 90 dias

Portal RH R$ 15.000,00 90 dias

4 Festa de inauguração 6.5

Alfa Produções R$ 100.000,00 45 dias

M Mota Eventos R$ 90.000,00 45 dias

JS Eventos R$ 115.000,00 45 dias

Estrutura Analítica do Projeto (EAP) Revisada

Fábrica Arame Forte

1. 1. Gerenciamento do Projeto

1.1. Planos de Gerenciamento

1.1.1.Escopo 1.1.2. Tempo 1.1.3. Custos 1.1.4. Qualidade 1.1.5. Riscos 1.1.6. RH 1.1.7. Aquisições

1.1.7.1. Elaboração dos contratos

1.1.7.2. Administração dos contratos

2.1. Projeto Base Implantação

2.1.1. Localização

2.1.2. Terreno

2.1.3. Galpão/Infra

2.1.4. Licenças

3.1. Instalação e Produção

3.1.1.Equipamentos

3.1.2.Montagem

3.1.3. Testes

3.1.4. Start Up

4. 1. Recursos Humanos

4.1. 1.MO Operacional

4.1.2.MO Vendas

4.1.3. MO Adm

4.1.4. Treinamentos

5.1. Materiais

5.1.1. Matéria-prima

5.1.2. Insumos

5.1.3. Material de limpeza

5.1.4. Material de expediente

5.1.5. Material de manutenção

6.1. Encerramento

6.1.1. Aceites

6.1.2. Entregas do projeto

6.1.3. Lições aprendidas

6.1.4. Festa Inauguração

6.1.5. Encerramento dos contratos

Pacotes MakePacotes Buy Aquisição

Registro de Riscos Evento de risco Resposta ao risco Momento da Resposta ao risco

1. Não liberação alfandegaria devido erro de embargue

Inspecionar o embarque do produto no fornecedor afim de garantir fidelidade com declaração apresentada a Receita Federal

Na elaboração do contrato

2. Atraso na entrega dos equipamentos

Pré-qualificação das empresas considerando histórico de entregas no prazo. Aplicação de multa em caso de não cumprimento dos termos do contrato Diligenciamento na fabricação.

PQ/ADM/CONT

3. Licenças não sairem no prazo para início das obras

Pré-qualificação e seleção das empresas para obtenção das licenças no prazo previsto considerando restrição do prazo para obtenção.

Avaliação das documentações antes de protocolar com órgãos competentes.

Acompanhamento sistemático do desenvolvimento dos processos.

PQ/SEL/ADM

4.Entregas não serem realizadas de acordo com a qualidade exigida

Especificar na declaração de trabalho expectativas quanto à qualidade requerida.

Pré-qualificar empresas que atendam às expectativas com relação à qualidade e especificações/ requeridas para, depois, selecionar fornecedor mais competente.

Transferência de riscos por meio de contrato e cláusulas.

Aplicação de multa em caso de não cumprimento dos termos do contrato.

PQ/SEL/ADM/CONT/ESP

5. Projeto exceder o orçamento

Pré-qualificar empresas e selecionar fornecedor final que atenda ao orçamento previsto.

Transferência de riscos por meio de contrato e cláusulas.

Acompanhamento/medição periódica dos gastos pelo método de valor agregado.

SEL/CONT/ADM

6. Atraso na liberação do processo extarifario

Antecipar entrada de documentação na receita federal No processo de importação

Processo escolhido

Recrutamento e seleção da mão de obra operacional

Critérios de Medição Descrição Criterio Peso

Divulgação vagas Meios de comunicação 10 %

Pre-seleção e apresentação Receber candidatos conforme escopo 30 %

Escolha e contratação Efetivação e exames medicos 30 %

Aproveitamento final Aprovação > 95% após avaliação desempenho 30%

Declaração de Trabalho Mão – de – obra operacional

Especificação funcional:

Selecionar e disponibilizar candidatos conforme perfil determinado, em anexo.

Qualidade:

Utilizar Ciclo de aprendizagem para assegurar aproveitamento de 95% dos contratados.

CICLO DE APREDIZAGEM – Os candidatos teram 03 meses de avaliacão – 15 dias apenas observam , não executam, depois 45

dias executam com supervisao , entre 60-90 dias de trabalho executam sendo avalido no final com prova oral e escrita.

Selecionar candidatos com:

Escolaridade mínima: Ensino médio completo

Experiência na indústria: Mínimo 2 anos

Disponibilidade de viagem: sim

Disponibilidade de horário: sim

Estado de civil: Casado

Garantia:

Do custo total do contrato serão retidos 10% , para pagamento 90 dias após a efetivação de todos os contratados.

Prazo:

Apresentar os candidatos aprovados entre 15 a 30 de março de 2015.

Reposição dos não aprovados em até 15 dias.

Suporte:

Divulgar as vagas na mídia escrita e falada.

Treinamentos:

A Administração e condução dos treinamentos será da responsabilidade da contratante.

Manutenção:

Repor os candidatos que não forem aprovados nos primeiros 45 dias, a custo zero.

Critérios Eliminatórios Contratação de empresa de mão-de-obra operacional

Atende aos critérios

eliminatórios

Fornecedor

Careerjet Ltda Humanos RH Portal RH

1. Capacidade Técnica SIM SIM SIM

2. Abrangência nacional SIM SIM SIM

3. Referências de outros

clientes de grande porte NÃO SIM SIM

4. Certificados INSS e ISS

aprovados NÃO SIM SIM

APÓS ENVIO DE CARTA CONVITE ( DIVULGAÇÃO JORNAL ) AS EMPRESAS ACIMA SE APRESENTARAM E TIVERAM O SEGUINTE

RESULTADO:

EMPRESA CAREERJET FOI ELIMINADA DO PROCESSO, DEVIDO NÃO ATENDER AO ITEM 3 e 4 – REFERÊNCIA DE OUTRO CLIENTE,

EMPRESAS HUMANO RH E PORTAL RH HABILITADOS.

Critérios Classificatórios Contratação de empresa de mão-de-obra operacional

Atende aos critérios

classificatórios

Fornecedor

Careerjet Ltda Humanos RH Portal RH

1. Preço Eliminada SIM SIM

2. Qualificação técnica Eliminada SIM SIM

3. Posicionamento no mercado Eliminada SIM SIM

4. Metodologia de trabalho Eliminada SIM SIM

5. Prazo Eliminada SIM SIM

Sistema de pontuação Contratação de empresa de mão-de-obra operacional

Critérios Fornecedor

Peso Humanos RH Portal RH

1. Preço 25 Nota 10 (250 ) Nota 8 ( 200 )

2. Qualificação técnica 20 5 (100) 10 ( 200 )

3. Referencia do mercado 15 10 (150) 10 (150 )

4. Experiencia no mercado 15 10 ( 150 ) 10 ( 150)

5. Metodologia 25 10 (250 ) 10 (250)

TOTAL

MÍNIMO - 800 Pontos

900

ATENDE

950

ATENDE

QUANTO A DIVULGAÇÃO E RECEBIMENTO DAS PROPOSTAS

Divulgamos através de carta convite para os fornecedores Human RH e Portal RH a solicitação

de cotação (RFQ) e marcamos reunião presencial.

A reunião, com a mesma data e hora marcadas no escritório central na Av. Paulista Edf

Empresarial Center sala 501.

Solicitamos que apresentem propostas tecnico-comerciais conforme a declaração de escopo

(DE), caso contrário serão desqualificados.

Quanto ao recebimento das propostas

Recebimento através de envelope fechado , divulgamos a proposta ganhadora

baseado nos critérios utilizados pelo sistema de pontuação.

Divulgar ganhador através de edital e convocar para elaboração contrato.

Etapas do Processo de Aquisições

1. Emitir o pedido de compra: Cadastrar dados no sistema SAP

2. Solicitar o contrato ao departamento jurídico e aprovar e reconhecer firmas

3. Realizar a reunião de Kick Off , receber cronograma do fornecedor

4. Fazer deligenciamento

5. Palestra de integração de Qualidade, Segurança, Comunicação e Stakeholders

6. Receber as pessoas contratadas , fazer integração com pessoal Segurança e Saúde Ocupacional

Contrato

Modelo formal – Consta ordem de compra , assinaturas reconhecidas em cartório com claúsulas

contratuais.

Espécie – Prestação de Serviços – Empresa de recrutamento e seleção pessoal.

Contrato Típico – Preço Global – Pacote de serviços apresentados conforme declaração de escopo (DE),

validado pelo setor Jurídico e Diretoria Administrativa.

Encerramento

TERMINAÇÃO

Requisitos atendidos

Escopo completado - Mais de 95% dos candidatos aprovados

Pagamentos efetuados - 90% do contrato pago anteriormente

Emissão do TRD (Termo de Recebimento Definitivo) - aceitação do cliente plena

AUTORIZAÇÃO

Após aprovação do Gerente de Produção em reunião de entrega técnica formal , em relatório com todos os

envolvidos.

Fornecedor e clientes internos.

Efetuar pagamento dos 10% restante após 90 dias (experiência)

Como monitorar e controlar as aquisições

Receber a mão de obra contratada

Controlar a qualidade através do ciclo de vida de apredizagem

Avaliar o desempenho

através do ciclo apredizagem

Validar a mão de obra

Efetuar o pagamento final