Arquivo Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

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  • 8/8/2019 Arquivo Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

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    Fundamentos de

    Gerenciamento de ProjetosPaulo Ferrucio, PMP

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    Agenda

    Definio de Projeto, Programa e Portfolio Metodologias de Gesto de Projetos

    Como nascem os projetos Caractersticas do Gerente de Projetos O Engenheiro como Gestor de Projetos Project Management Institute

    Guia PMBOK International Project Management Association

    Excluses:

    No faremos uso de ferramentas No detalharemos o Guia PMBOK

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    Projetos ComoViabilizadores de

    Mudanas nas Empresas

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    Agentes de Mudana

    OrganizaesMercado

    Clientes

    Tecnologia

    Sociedade

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    Tecnologia de Informao

    IT tem poder de mudar quase tudo em uma empresa;

    Aumenta o valor de ativos invisveis: conhecimento,habilidades, Possibilita a segmentao de mercado e a

    customizao de produtos; Democratiza a empresa, uma vez que mais informaoflui entre os empregados;

    Aumenta flexibilidade e velocidade das empresas.

  • 8/8/2019 Arquivo Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

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    Mercado e Globalizao

    Solues e servios globais ?

    Os produtos e servios tem igual aplicabilidade ao redordo mundo ?

    O mercado est se consolidando num nmero menor deempresas ?

    O negcio foi regulamentado ou recm-privatizado ?

    Existem boas fontes de matria-prima, suprimentos epessoas nos novos mercados ?

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    Os Anseios da Sociedade

    Manter-se sempre dentro da tica;

    Planejar cuidadosamente tticas de contingncia paraemergncias;

    Produzir produtos com preocupao de no afetar

    negativamente o ambiente; Produzir produtos que no prejudiquem a sade dacomunidade;

    Dar apoio a empregados participantes de processos dedownsizing, reengenharia, reorganizao, etc.

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    Os Novos Clientes

    O cliente est mais exigente e menos tolerante do que nunca;

    Qualidade virando commodity. Preocupao hoje com aexperincia proporcionada;

    Os maiores lucros vm de relaes duradouras;

    Um conhecimento detalhado do cliente e o atendimento

    personalizado se transformam em diferencial; O cliente exige um relacionamento simples, direto e objetivo.

  • 8/8/2019 Arquivo Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

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    Como acontecem as mudanas

    Evoluo

    Mudanas

    Projetos

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    Empire State Building

    Tempo de Construo: 14 MESES(102

    ANDARES)

    Custo: US$ 41 Milhes

    Inaugurao: 1/MAIO/1931

    - Arquitetos: Shreve, Lamb & HarmonAssoc.

    - Construtores: Starret Brothers &Eken, Inc.

    - Gerncia: Helmsley Spear, Inc.

    Fonte: http://www.greatbuildings.com

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    Sydney Opera House

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    US$ 204 milhesUS$ 14 milhesCusto

    14 anos4 anosPrazo

    REALPLANEJADO

    Sydney Opera HouseESCOPO:

    Teatro para Grandes peras

    Dois auditrios: 3500 e 1200 pessoas

    ARQUITETO: JORN UTZON (dinamarqus)

    Inaugurao: 20/10/73 pela Rainha Elizabeth II

  • 8/8/2019 Arquivo Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

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    DETALHES:

    - Obra iniciada antes do projeto estar pronto

    - Fundao ficou pronta antes do projeto do teto

    - Depois de iniciada a obra, foram includos mais 2 auditrios

    - Cerca de US$ 24 milhes gastos em retrabalho (demolies e reconstruo)

    - Usurio no foi envolvido

    - Mudana de sponsor provocou mudanas de prioridade

    - Utzon foi substituido pelo ingls Ove Arup

    - No final da obra eles no se falavam

    - Hoje o palco no comporta grandes espetculos

    - O auditrio maior acomoda apenas 1400 pessoas (contra 3500 inicialmente)

    Fonte: The Standish Group International, Inc. 2001.

    Sydney Opera House

  • 8/8/2019 Arquivo Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

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    Projetos surgem de uma

    Necessidade

    Necessidades tem vrias fontes: interna, clientes,governo, competidores, etc.;

    Uma vez reconhecida, a necessidade deve ser articuladae seus requisitos funcionais e tcnicos estabelecidos.

  • 8/8/2019 Arquivo Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

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    Os Clientes sabem o que

    querem ? Os clientes normalmente sabem exatamente o que NOprecisam, depois de ver o produto;

    Mesmo quando dizem que sabem o que precisam, ainformao deve ser vista e revista novamente;

    medida que o produto se desenvolve (fica mais tangvel),os clientes vem novas possibilidades e tentam mudar o projetode acordo com elas;

    Seu projeto fracassar se o produto no for corretamenteutilizado ou no atender as especificaes de seu cliente

    (S = P E)

  • 8/8/2019 Arquivo Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

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    Principais problemas ligados aDefinio de Requisitos

    Requisitos incorretos baseados em necessidades maldefinidas;

    Requisitos ambguos ou imprecisos; Mudana de Requisitos;

    Natureza dinmica dos projetos.

  • 8/8/2019 Arquivo Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

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    Administrao

    Estratgica por meio

    de Projetos

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    Para que serve isso ?

    Estratgia uma palavra herdada dos gregos, que a

    usavam para designar a arte dos generais. Estrategoseram os comandantes escolhidos para planejar e fazer aguerra na antiga Grcia.

    Em termos genricos na administrao, estratgia a

    seleo dos meios, de qualquer natureza, empregadospara atingir objetivos.

  • 8/8/2019 Arquivo Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

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    Desdobramento da EstratgiaEmpresarial em Projetos

    Porque importante conhecer a estratgia de atuao ?

    Projetos devem contribuir para obteno de resultados

    empresariais a curto e longo prazo;

    Gerentes de projeto devem ser incentivados a entender o

    porque de estarem implementando determinado projeto eparticipar do processo desde sua fase de concepo;

    A ramificao das estratgias empresariais em projetos

    passo fundamental neste processo.

  • 8/8/2019 Arquivo Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

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    A Estratgia e a

    Gesto de Projetos

    GESTO POR PROJETOS

    PENSAMENTOESTRATGICO ESTRATGIAS

    IDENTIFICAODE PROJETOS

    PROJETOS

    GESTO ESTRATGICA

    DEFININDO A EMPRESA DOFUTURO

    TRANSFORMANDO IDIAS EMREALIDADE

  • 8/8/2019 Arquivo Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

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    O que um Projeto ?

    Processo nico, consistindo de um grupo de atividadescoordenadas e controladas com datas para incio e trmino,empreendido para alcance de um objetivo conformerequisitos especficos, incluindo limitaes de tempo, custoe recursos.

    NBR 10006

  • 8/8/2019 Arquivo Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

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    O que um Projeto ?

    Um empreendimento temporrio, com objetivo decriar um produto, servio ou resultado nico.

    Pmbok, 2004 pg.5

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    O que um Programa?

    Um programa um grupo de projetos gerenciadosde forma coordenada, visando obter benefciosdifceis de serem obtidos quando gerenciados

    isoladamente.

    Pmbok, 2004 pg.16

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    O que Gerncia de Projetos?

    Gerncia de Projetos a aplicao de conhecimentos,habilidades, ferramentas e tcnicas nas atividades doprojeto com o objetivo de atender os requisitos do

    projeto.

    Pmbok, 2004 pg.9 - PMI

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    O que Gerncia de Projetos?

    Gerencia de Projetos envolve o balanceamento entre: Escopo, tempo, custo e qualidade;

    Stakeholders com diferentes necessidades eexpectativas;

    Requisitos identificados (necessidades) e requisitos

    no identificados (expectativas).

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    O que so Stakeholders?

    Stakeholders so indivduos, grupos de indivduos ouorganizaes que podem influenciar de maneira positiva

    ou negativa o projeto.

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    Principais Stakeholders

    O Gerente de Projetos

    A Empresa Executora

    O SponsorO Cliente

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    O Contexto da

    Gerncia de Projetos

    G i d P j t

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    Competncia Gerencial

    Prticas eConhecimento

    de Gerenciaem Geral

    Competncia de Negcio

    Prticas e

    Conhecimento emreas de Aplicao

    Gerncia de Projetos e

    as demais DisciplinasCompetncia Tcnica

    Prticas e Conhecimentosgeralmente aceitos emGerencia de Projetos

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    Ciclo de vida de um projeto

    NVEL DEATIVIDADE

    CONCEPO/INICIAO

    Planejamento

    CONCLUSO

    EXECUO

    1

    2

    3

    4

    TEMPO

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    Influncias

    Organizacionais

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    E M i i l

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    Estrutura Matricial

    CEO

    VP Projetos

    Ger. Projeto

    Ger. Projeto

    VP FabricaoVP Engenharia VP Marketing

    E P j i d

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    Estrutura Projetizada

    Gerencia Superior

    Gerente de Projetos

    Diviso FinanceiraDiviso de Marketing Diviso de Projetos

    Gerente de Projetos Gerente de Projetos

    Project #1 Projeto 2 Projeto 3 Projeto 5

    Especialidade A Especialidade B Especialidade C

    Projeto 4

    N i d A t id d d

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    Nveis de Autoridade do

    Gerente de ProjetoAutoridade doGerente deProjetos

    EstruturaFuncional

    MatrizFraca

    MatrizBalanceada

    MatrizForte

    EstruturaProjetizada

    AutoridadeFuncional

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    Caractersticas do

    Gerente de Projeto

    Um Bom Gerente de Projetos

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    Um Bom Gerente de Projetos

    deve ser ...pr-ativotentar novas idiasperseveranteorientado a objetivoscomunicativomotivadororganizadosaber priorizarsensvel a pessoas e situaesfacilitadortreinador (coaching)inovador

    bom ouvinteplanejar bem decisivo ter auto-confiana team builder ter poder de persuaso entusiasta energtico

    criativo saber delegar etc., etc., etc.,....

    Habilidades Fundamentais

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    Habilidades Fundamentais

    LideranaComunicao

    Negociao

    Tomada deDecises

    Influncia naEmpresa

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    Processos da

    Gerncia de Projetos

    O que so Processos ?

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    O que so Processos ?

    Projetos so compostos de processos;

    Um processo uma seqncia repetitiva de operaes, como objetivo de produzir resultados padronizados;

    Os processos de um projeto so realizados por pessoas egeralmente caem de duas categorias: Processos de Gerncia

    de Projeto e Processos Orientados a Produto.

    Tipos de Processos

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    Tipos de Processos

    Processos de Gerncia de Projeto: preocupados em descrevere organizar o trabalho do projeto;

    Processos Orientados a Produto: preocupados com aespecificao e criao do produto. Tipicamente definidospelo ciclo de vida do produto e variando de acordo com a

    rea de aplicao.

    Grupos de Processos

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    Grupos de Processos

    Processos deIniciao

    Processos dePlanejamento

    Processos deExecuo

    Processos deControle

    Processos deFechamento

    Overlap dos Grupos de Processos

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    Overlap dos Grupos de Processos

    ExecuExecuoo

    PlanejamentoPlanejamento

    ControleControle

    Fase InicialFase Inicial

    EncerramentoEncerramento

    IniciaIniciaoo

    Fase FinalFase FinalTempoTempo

    NNveldeAtividade

    veldeAtividade

    Relacionamento entre Processos

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    Relacionamento entre Processos Os grupos de processos esto ligados atravs dos

    resultados que produzem. As sadas de um processo so aentradas para outro processo;

    Focando nestas ligaes, podemos descrever cadaprocesso em termos de suas:

    Entradas: documentos ou tens documentveis quesofrero algum tipo de ao no processo.

    Tcnicas e Ferramentas: mecanismos aplicados asentradas responsveis pela gerao das sadas;

    Sadas: documentos ou tens documentveis que so oresultado do processo.

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    reas de Conhecimentoem Gerncia de Projetos

    A Restrio Tripla

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    A Restrio Tripla

    Escopo

    Prazo

    Recurs

    os

    As 9 reas de Conhecimento

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    As 9 reas de Conhecimento

    AquisiAquisieses

    CustoCustoTempoTempo

    QualidadeQualidade

    EscopoEscopo

    RecursosRecursosHumanosHumanos

    RiscosRiscosComunicaComunicaoo

    IntegraIntegraoo

    Gerncia de Escopo

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    Gerncia de Escopo

    Engloba os processos necessrios para garantir que o projeto incluatodo o trabalho necessrio, e somente o trabalho necessrio, para sercompletado com sucesso. Inclui:

    Scope Planning Scope Definition Create WBS Scope Verification

    Scope Control

    (Planejamento)(Planejamento)(Planejamento)(Controle)

    (Controle)

    Gerncia de Tempo

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    Gerncia de TempoEngloba os processos necessrios para garantir que oprojeto termine dentro do prazo previsto. Inclui:

    Activity Definition

    Activity Sequencing Activity Resource Estimating Activity Duration Estimating Schedule Development

    Schedule Control

    (Planejamento)

    (Planejamento)(Planejamento)(Planejamento)(Planejamento)

    (Controle)

    Gerncia de Custos

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    Gerncia de Custos

    Engloba os processos necessrios para garantir que o

    projeto termine dentro do oramento aprovado. Inclui:

    Cost Estimating Cost Budgeting

    Cost Control

    (Planejamento)(Planejamento)(Controle)

    Gerncia de Qualidade

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    Gerncia de QualidadeEngloba os processos necessrios para garantir que oprojeto satisfaa as necessidades para o qual foiempreendido. Inclui a gerncia de qualidade do projeto edo produto do projeto.

    Quality Planning Perform Quality Assurance Perform Quality Control

    (Planejamento)(Execuo)(Controle)

    Gerncia de Recursos Humanos

  • 8/8/2019 Arquivo Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

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    Gerncia de Recursos Humanos

    Engloba os processos necessrios para garantir o uso maisefetivo das pessoas envolvidas no projeto. Inclui todos os

    stakeholders do projeto.

    Human Resource Planning Acquire Project Team

    Develop Project TeamManage Project Team

    (Planejamento)(Planejamento)(Execuo)(Controle)

    Gerncia de Comunicao

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    Gerncia de ComunicaoEngloba os processos necessrios para garantir a corretagerao, distribuio, armazenamento, coleta, e disposiofinal das informaes relativas ao projeto. Inclui:

    Communication Planning Information Distribution Performance ReportingManage Stakeholders

    (Planejamento)(Execuo)(Controle)(Controle)

    Gerncia de Riscos

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    Gerncia de RiscosEngloba os processos necessrios para garantir a corretaidentificao, anlise, e resposta aos riscos do projeto;maximizando os efeitos positivos e minimizando aconsequencia de efeitos negativos. Inclui:

    Risk Mgmt.Planning Risk Identification Qualitative Risk Analysis Quantitative Risk Analysis

    Risk Response Planning Risk Monitoring and Control

    (Planejamento)(Planejamento)(Planejamento)(Planejamento)

    (Planejamento)(Controle)

    Gerncia de Aquisies

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    Gerncia de AquisiesEngloba os processos necessrios para compra de produtose servios de fora da organizao executora do projeto.Inclui:

    Purchase and Acquisitions Plan Contracting Request Sellers Response Select Sellers

    Contract Administration Contract Closure

    (Planejamento)(Planejamento)(Execuo)(Execuo)

    (Controle)(Fechamento)

    Gerncia da Integrao

  • 8/8/2019 Arquivo Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

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    Gerncia da IntegraoEngloba os processos necessrios para garantir que osvrios elementos do projeto esto propriamentecoordenados. Inclui:

    Develop Project Charter

    Develop Project Scope Statement(preliminary) Develop Project Management Plan Direct & Manage Project Execution

    Monitor and Control Project Work Integrated Change Control Close Project

    (Iniciao)

    (Iniciao)(Planejamento)(Execuo)

    (Controle)(Controle)(Fechamento)

    Framework para Gerenciamento de Projetos

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    Project IntegrationManagement

    Project ProcurementManagement

    Project RiskManagement

    Project CommunicationsManagement

    Project HumanResources Management

    Project QualityManagement

    Project CostManagement

    Project TimeManagement

    Project Scope

    Management

    Develop ProjectMgmt Plan

    Direct & Manage ProjectExecution

    Monitor & ControlProject WorkIntegrate Change Control

    Scope PlanningScope Definition

    Create WBS

    Scope Verification

    Scope Control

    ScheduleControl

    Activity Definition,Activity Sequencing,Activity Resource Estimating,Activity duration ,EstimatingSchedule development

    Cost EstimatingCost Budgeting.

    Quality Planning Perform QualityAssurance

    Perform QualityControl

    Human ResourcePlanningAcquire Project Team

    Develop Project Team

    Communications Planning Information Distribution

    CloseProject

    Performance Reporting

    Manage StakeholdersRisk Mgmt. PlanningRisk IdentificationQualitative Risk AnalysisQuantitative Risk AnalysisRisk Response Planning

    Risk Monitoring& Control

    Plan Purchases andAcquisitions

    Plan Contracting

    Request Sellers ResponseSelect Sellers

    ContractClosure

    reas deConhecimento

    Iniciao Planejamento Execuo Controle Fechamento

    Cost Control

    Processos

    Develop Project CharterDevelop Scope StatementPreliminary

    Manage ProjectTeam

    ContractAdministration

    reas de Conhecimento PMB0K 2004

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    Develop ProjectCharter

    Develop ProjectScope Statement

    (Preliminary)

    Develop ProjectManagement Plan

    Direct and ManageProject Execution

    Monitor andControl Project

    Work

    Integrated ChangeControl

    Close Project

    IntegraoScope Planning

    Scope Definition

    Create WBSScope

    Verification

    Scope Control

    Escopo

    Human ResourcePlanning

    Acquire Project

    TeamDevelop Project

    Team

    Manage ProjectTeam

    Rec. Humanos

    ActivityDefinition

    ActivitySequencing

    Activity ResourceEstimating

    Activity DurationEstimating

    Schedule

    Development

    Schedule Control

    Tempo

    Risk Mgmt.Planning

    RiskIdentification

    Qualitative RiskAnalysis

    Quantitative

    Risk Analysis

    Risk ResponsePlan

    Risk Monitoring& Control

    Riscos

    Quality Planning

    Perform QualityAssurance

    Perform QualityControl

    Qualidade

    CommunicationPlanning

    InformationDistribution

    PerformanceReporting

    ManageStakeholders

    Comunicao

    Purchase andAcquisitions

    Plan Contracting

    Request Sellers

    ResponseSelect Sellers

    ContractAdministration

    Contract Closure

    Aquisies

    Cost Estimating

    Cost Budgeting

    Cost Control

    Custos

  • 8/8/2019 Arquivo Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

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    O Plano de Projeto

    O Plano de Projeto

  • 8/8/2019 Arquivo Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

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    j

    We never find time to do it right, but wealways find time to do it over.

    Anonymous

    O Plano de Projeto

  • 8/8/2019 Arquivo Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

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    O quo detalhado deve ser um plano de projeto ?

    Quando deve ser iniciada a confeco de um plano de projeto ?

    Quem deve participar da confeco de um plano de projeto ?

    Quem deve receber uma cpia do plano ?

    Quem o responsvel final pelo plano de projeto ?

    O que contm um Plano de Projeto?

  • 8/8/2019 Arquivo Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

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    Sumrio Executivo Project Charter WBS & Scope Statement Cronograma Plano de gerncia de custos e baseline e

    performance Plano de Qualidade Plano de Recursos Humanos Plano de Comunicao, incluindo matriz de

    responsabilidades Plano de gerncia de Riscos Plano de Aquisies Avaliao para fechamento do projeto Glossrio e definies

    Outras informaes

  • 8/8/2019 Arquivo Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

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    O Segredo do Sucessona Gerncia de Projetos

    Por que os Projetos tm

  • 8/8/2019 Arquivo Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

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    Sucesso... 1. Envolvimento do usurio 2. Suporte da diretoria executiva

    3. Requerimentos claramente definidos eanunciados

    4. Planejamento efetivo 5. Expectativas realistas

    Standish Group, 2000

    O que as estatsticas dizem ?

  • 8/8/2019 Arquivo Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

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    Taxas de Sucesso de Projetos Internos:

    16% de sucesso total

    32% com sucesso parcial 52% falharam

    Estudo conduzido pelo Standish Group

    (www.standishgroup.com/chaos.html, 2000)

    Razes das Falhas:

    Requerimentos incompletos

    Falta de envolvimento do usurio Falta de recursos

    Expectativas no-realistas

    Falta de apoio executivo Mudana nasespecificaes/requerimentos

    Falta de planejamento

    Produto no mais necessrio

    Rad and Raghavan , 2000

    10 Pontos Importantes

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    1. Elaborar o Plano do Projeto juntamente com a equipe, tendo em menteque o plano uma estimativa do que deve acontecer, e que durante aimplantao vo ocorrer desvios.

    2. Considerar que o ponto de partida para um projeto de sucesso ter um

    escopo bem definido, documentado e comunicado para a equipe doprojeto.3. Ficar atento as solicitaes de mudana feitas pelo Cliente e avaliar o

    impacto de custo e de tempo no projeto.

    4. Resolver os problemas do delivery e alertar a gerncia para os riscos.5. Controlar os custos do projeto.6. Acompanhar as atividades do cronograma em reunies peridicas com a

    equipe e tomar aes para resolver os desvios.

    7. Manter um timo relacionamento com o Cliente e nivelar as expectativas.8. Liderar a equipe do projeto.9. Fazer revises peridicas de Risk Management.10.Administrar o stress.

    Bibliografia

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    Goldratt, Eliyahu. Critical Chain. Great Barrington: The

    North River Press, 1997. Kerzner, Harold. Project Management: a systems

    approach to planning, scheduling and controlling. 9thedition. New York: John Willey & Sons, 2006;

    Meredith, Jack & Mantel, Samuel. Project Management: amanagerial approach. New York: John Willey & Sons Inc,2000;

    Project Management Institute. Project Management Bodyof Knowledge (PMBOK)3rd ed.2004. Newtown Square:PMI, 2004;

    Vargas, Ricardo. Plano de Projeto 3.ed. Rio de Janeiro:

    Brasport, 2007.