ARQUIVOLOGIA CONCEITOS E PRINCÍPIOS TEÓRICOS · manipulação e organização de dados de tal forma que represente um acréscimo ao conhecimento da pessoa ... conhecimento da História

ARQUIVOLOGIA CONCEITOS E PRINCÍPIOS

TEÓRICOS

Prof. Antonio Victor Botão

CONCEITOS

• INFORMAÇÃO: resultado do processamento, manipulação e organização de dados de tal forma que represente um acréscimo ao conhecimento da pessoa que a recebe.

• SUPORTE: meio no qual a informação é registrada.

• DOCUMENTO: qualquer informação registrada em um suporte.

CONCEITOS

• ARQUIVOLOGIA– Disciplina da Ciência da Informação.

– Revolução Francesa – a Arquivologia cuida da informação, que tem por objetivo se tornar evidência, fator de prova de algum evento que ocorreu. Estuda teorias e métodos de organização e tratamento de documentos, e sua conversão em potencial de informação.

CONCEITOS

• ARQUIVOLOGIA é a ciência que se encarrega do estudo da organização dos acervos documentais, desde a produção do documento, seu trâmite administrativo e sua posterior destinação, seja ela a eliminação ou recolhimento permanente por valor histórico.

• Seu objetivo é a organização e o acesso à informação.

CONCEITOS• ARQUIVO: a acumulação ordenada dos documentos,

em sua maioria textuais, criados por uma instituição/pessoa, no curso de suas atividades, e preservados para a consecução dos objetivos, visando à utilidade que poderão servir no futuro. Sua finalidade á FUNCIONAL.

• ARQUIVO: conjunto de documentos, produzidos ou recebidos por uma instituição pública ou privada no âmbito de suas atividades e preservados para consecução de seus objetivos, visando sua utilidade no futuro.

CONCEITOS• LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991

– Dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados e dá outras providências.

• CAPÍTULO I– Disposições Gerais

• Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

CONCEITOS

• CONARQ – CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS –política nacional de arquivos públicos e privados;

• SINAR – SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS –implementa racionalização das atividades arquivísticas –garante a integridade do ciclo documental;

QUESTÃO DE PROVA – ANA 2006

ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO• BIBLIOTECA

– Biblioteca é o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente por estudo, pesquisa, consulta. Sua finalidade é CULTURAL.

• MUSEU– Instituição de interesse público, com finalidade de conservar,

estudar e colocar à disposição do público conjunto de peças e objetos de valor cultural. Finalidade CULTURAL.

• CENTROS DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO– Abrangem algumas atividades próprias de biblioteca e arquivo,

sendo seu campo bem maior, exigindo especialização no aproveitamento de toda espécie, com finalidade de coligir, armazenar, classificar, selecionar e disseminar toda a informação. Finalidade PESQUISA ESPECIALIZADA.

HISTÓRICO DO PROCESSO DE ARQUIVAMENTO

• Importância dos Arquivos: centro vital de informação; veículo de comunicação;segurança para defesa de direitos; apoio para tomada de decisões;

• Finalidade: servir à administração. Servindo à administração, está constituindo a base do conhecimento da História.

• Função: guarda e conservação dos documentos e recuperação da informação.

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

• Segundo entidades criadas:– Públicos – Federal, Estadual, Distrito Federal e

Municipal– Privados

• Comerciais – firmas e companhias (com fins lucrativos = bancos, empresas nacionais e multinacionais)

• Institucionais – igrejas, sociedades, associações, instituições educacionais, instituições filantrópicas (sem fins lucrativos)

– Familiares ou Pessoais



CLASSIFCAÇÃO DOS ARQUIVOS

• Estágios da Evolução:– Ciclo Vital dos Documentos: a Teoria das Três Idades

(Jean Jacques Valette – 1973).

– Corresponde às fases pelas quais o documento passa, desde sua criação até sua destinação, é a distância entre a administração e a história numa seqüência temporal.

– Fases Corrente, Intermediária e Permanente


– Correntes• Também chamados de primeira idade, constituído de

documentos em curso ou de uso freqüente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas e de fácil acesso.

• Protocolo: recebimento, classificação, registro e movimentação;

• Expedição;• Arquivamento pp dito;• Empréstimo e consulta;• CORRENTE; 1ª Idade; Setorial; Administrativo; Ativo; Vivo;

De movimento; Em curso; Núcleos de arquivo; 1ª Fase; 1º Ciclo;


– Intermediários• Também chamados de segunda idade, constituindo

documentos que deixaram de ser frequentementeconsultados, mas cujos órgãos que os receberam ou produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de se conservarem e localizarem próximos aos escritórios. A permanência nesses arquivos é transitória. Por isso, também são chamados de “limbo” ou “purgatório”.

• INTERMEDIÁRIO; 2ª Idade; Pré-arquivo; Records Center; Semi-ativo; Limbo; Purgatório; Temporário; Transitório; 2ª Fase; 2º Ciclo;


– Permanentes• Conhecidos também como de terceira idade, constituído de

documentos que perderam o valor de natureza administrativa ou jurídica e que se conservam em virtude de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios para se conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos.

• PERMANENTE; 3ª Idade; Histórico; De Custódia; Inativo/passivo; Morto; Estático; Definitivo; Final; 3ª Fase; 3º Ciclo;




• CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS OU TEORIA DAS TRÊS IDADES:

• OBS: pode ocorrer recolhimento da fase corrente para a permanente.

CORRENTE INTERMEDIÁRIA PERMANENTE

TRANSFERÊNCIA RECOLHIMENTO




• Extensão de sua atuação:– Arquivos gerais ou centrais

• Centraliza as atividades de um arquivo corrente.

– Arquivos setoriais• Descentraliza as atividades do arquivo corrente -

junto aos órgãos operacionais.

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS• Natureza dos arquivos:

– Especial• Aquele que tem sob sua guarda documentos em diversos

suportes diferentes, formas físicas diversas: fotografias, discos, fitas, clichês, microformas, slides e que por esta razão merece tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação, etc.

– Especializado• É o que tem sob sua custódia documentos resultantes da

experiência humana num campo específico, independente da forma física que se apresentam, como por exemplo arquivos médicos ou hospitalares, arquivos de imprensa, de engenharia, etc., esses arquivos também, são chamados, impropriamente, de arquivos técnicos.


• Quanto ao acesso:– Franqueados– Uso restrito– Confidencial

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS• Gênero

– Textuais (manuscritos, datilografados ou impressos)– Audiovisuais (Filmográficos = filmes e fitas

videomagnéticas e Sonoros = discos, fitas audiomagnéticas)

– Cartográficos (dimensões e formatos variáveis = mapas, plantas e perfis – ligados à geografia, engenharia e arquitetura)

– Iconográficos (imagens estáticas = fotografias (negativos e ampliações), desenhos, gravuras, litogravuras (litografia), cartazes, cartões postais, estampas, diapositivos (slides), partituras.

– Micrográficos (rolos, microfichas, jaquetas, cartões-janela)– Informáticos (disquetes, discos rígidos, discos óticos)

QUESTÕES DE PROVA – PREF. VILA VELHA – ES 2008

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS• Espécie

– Atos normativos = ditam regras e normas expedidas por autoridades administrativas = cumprimento obrigatório (Medida Provisória, Decreto, Estatuto, Regimento, Lei, Ordem de Serviço, etc.)

– Atos enunciativos = emitem opinião, esclarece sobre certo assunto (Relatório, Voto, Despacho, Parecer)

– Atos de assentamento = formados por registro, firmando fatos ou ocorrência (Apostila, Ata, Termo, Auto de Infração)

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS– Atos comprobatórios = comprovam assentamentos,

decisões, apontamentos (Traslado, Certidão, Atestado, Cópia Autêntica)

– Atos de ajuste = acordos firmados entre duas ou mais partes representados por documentos pactuais (Tratado, Convênio, Contrato, Termos)

– Atos de correspondência = criados com propósito de os atos normativos serem executados ( Aviso, Carta, Memorando, Mensagem, Edital, Intimação, etc.)

TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS• FUNÇÃO/ATIVIDADE P/ESPÉCIE• OBS: um contrato de “prestação de serviços” é um tipo

documental, pois contrato é espécie e a “prestação de serviço”é uma tipologia.


CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS• Natureza dos Documentos

– Ostensivos - Não prejudicam a administração– Sigilosos - Conhecimento restrito – 4 Classificações:

– Reservados - Não devem ser do conhecimento do público em geral – 5 ANOS

– Confidenciais - Médio grau de sigilosidade – 10 ANOS– Secretos - Alto grau de sigilosidade – 20 ANOS– Ultra-Secreto - Acarreta dano à segurança da sociedade e do

estado – 30 ANOS

OBS: RECLASSIFICAÇÃO = MUDA O GRAU DE SIGILO; DESCLASSIFICAÇÃO = DEIXA DE SER SIGILOSO, TORNA-SE OSTENSIVO


PRINCÍPIOS TEÓRICOS• RESPEITO AOS FUNDOS

– Os arquivos de uma instituição deverão ser organizados por FUNDO, que é o conjunto de documentos produzidos/acumulados/recebidos no exercício de suas atividades e não poderão ser arranjados com outros documentos de outras instituições, mesmo que de mesma tipologia ou que lhes sejam afim, pois a informação se perderá.O documento solto não tem valor arquivístico, somente se pertencer a uma série documental, a qual acumula um conjunto de documentos originados em função de uma atividade, uma manifestação de uma ação, uma vontade, assumindo um caráter orgânico dentro de uma relação hierárquica e ratificando sua criação em função de um objetivo.

PRINCÍPIOS TEÓRICOS• PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA

– Está ligado à origem do documento, ou seja, mesmo com a mesma tipologia, tratando de um mesmo assunto, há que se respeitar a origem do documento – princípio intimamente ligado ao organograma da instituição.

• PRINCÍPIO DA CUSTÓDIA INTACTA OU SANTIDADE– Respeito à ordem dos papéis na primeira e segunda idade.

PRINCÍPIOS TEÓRICOS• PRINCÍPIO DA ORGANICIDADE

– Todo documento tem uma relação orgânica com a instituição que o criou, em função de seu propósito;

• PRINCÍPIO DA UNICIDADE– O documento é único, mesmo que isso pareça um paradoxo,

pois apesar de só ter validade pertencendo a um conjunto de outros documentos da mesma instituição, há que se respeitar o documento como unidade;

• PRINCÍPIO DA INDIVISIBILIDADE– É o respeito aos conjuntos documentais que guardam

relações orgânicas entre si, proporcionando à arquivologia seu perfil único e inconfundível dentre as ciências da informação;

PRINCÍPIOS TEÓRICOS• PRINCÍPIO DA INTEGRIDADE

– preservação sem dispersão, mutilação, alienação, destruiçãonão autorizada ou adição indevida de arquivo.

• PRINCÍPIO DA CUMULATIVIDADE– formação progressiva, natural e orgânica.







GABARITO

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