Arquivologia + Exercícios

ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO

1. CONCEITO DE DOCUMENTAÇÃO

Documento é toda informação registrada em suporte material,

suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa,

pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do

homem numa determinada época ou lugar.

Documentos de arquivo são todos os que, produzidos e/ou recebidos

por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de

suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação.

Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades e se vinculam

expressando os atos de seus produtores pelos quais são produzidos,

determinando a sua condição de documento de arquivo e não a

natureza do suporte ou formato.

Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo

e formas diferentes; são classificados em dois grupos:

1.1 Quanto ao gênero

Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua

representação nos diferentes suportes:

- textuais : são os documentos manuscritos,

datilografados/digitados ou impressos;

- cartográficos : são os documentos em formatos e dimensões

variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas

ou de engenharia.

- Iconográficos : são os documentos em suportes sintéticos, em

papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas.

- Filmográficos : são os documentos em películas

cinematográficas e fitas magnéticas de iamgem (types),

Apostila de Noções de Arquivo – Prof. José Fernandoe-mail: [email protected] MSN: [email protected]

1

mailto:[email protected]

conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões

variáveis, contendo imagens em movimento.

- Sonoros : são os documentos com dimensões e rotações

variáveis, contendo registros fotográficos.

- Micrográficos : são os documentos em suporte fílmico resultante

da microreprodução de imagens, mediante utilização de

técnicas específicas.

- Informáticos : são os documentos produzidos, tratados e

armazenados em computador.

1.2 Quanto à natureza do assunto

Quando se considera a natureza do assunto tratado em um

documento, pode ser:

a) Ostensivo

b) Sigiloso (ultra-secreto, Secreto, Confidencial e

Reservado)

2. ARQUIVO

2.1 - CONCEITO DE ARQUIVO

Uma visão moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, ex-

arquivista dos Estados Unidos: Arquivo é o conjunto de documentos

oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou

firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por

si e seus sucessores para efeitos futuros


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Segundo a Lei nº 81591, consideram-se arquivos os conjuntos de

documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições

de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício

de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que

seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

2.2 - FINALIDADE DOS ARQUIVOS

- servir à administração, constituindo-se, conseqüentemente,

em base do conhecimento da História.

2.3 – FUNÇÃO

- guarda e conservação dos documentos, visando a sua

utilização.

2.4 – IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO

Os homens quando passaram a um estágio de vida social mais

organizados compreenderam o valor dos documentos e começaram a

reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por

escrito, o resumo de suas atividades políticas, sociais, econômicas,

religiosas e até mesmo em suas vidas particulares. Assim surgiram os

arquivos destinados não só à guarda dos tesouros culturais da época

mas também com a finalidade de proteger a integridade dos

documentos que atestavam a legalidade de seus patrimônios, bem

como daqueles que contavam a história de sua grandeza.

1 Material sobre o qual as informações são registradas.Apostila de Noções de Arquivo – Prof. José Fernandoe-mail: [email protected] MSN: [email protected]

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Receber os documentos

Atividades específicas do arquivo

Preservar os documentos

Organizar os documentos

Disponibilizar os documentos


Em uma empresa, as informações existentes devem estar

devidamente organizadas e, ao mesmo tempo, estabelecer critérios

de prioridade quanto a sua manipulação para decidir o que fazer no

momento exato. Tudo isso só pode acontecer se existir um arquivo,

seja ele convencional, micrográfico ou automatizado, com objetivo de

fornecer informações vitais para a manutenção das necessidades

empresariais ou de quaisquer outras.

2.5 – TIPOS DE ARQUIVAMENTO

A posição em que são dispostos fichas e documentos, e não a forma

dos móveis, distinguirá os tipos de arquivamento. São eles: Horizontal

e Vertical.

Horizontal – os documentos ou fichas são colocados uns sobre os

outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. É

amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como

nos arquivos permanentes. Seu uso é, desaconselhável nos arquivos

correntes, uma vez que para se consultar qualquer documentos é

necessário retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a

localização da informação.

Vertical – os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos

outros, permitindo sua rápida consulta, sem necessidade de

manipular ou remover outros documentos ou fichas.

3. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

Os arquivos são classificados em quatro grupos assim especificados:

3.1 - Quanto à extensão de sua atuação

3.2 - Quanto à natureza dos documentos


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Arquivos setoriais Arquivos gerais ou centrais


3.3 - Quanto à entidade mantenedora

Considerando a natureza da entidade mantenedora, classifica-se em:

3.4 - Quanto ao estágio de evolução

ou

ou

ou

4. ADMINISTRAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

CORRENTES

Para administrar arquivos correntes é necessária a utilização de uma

metodologia para o fim de CONTROLAR a criação, o uso, a

manutenção, a guarda, o descarte ou a preservação dos documentos,

visando alcançar a recuperação da informação e a disponibilizar para

pesquisa, envolvendo medidas administrativas e operacionais como a

coordenação de pessoal, espaço físico e equipamento (material

permanente e de consumo).


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Público Institucional Comercial Familiar ou pessoal

Arquivo especial Arquivo especializado

Arquivo 1ª idade Corrente

Arquivo 2ª idade Intermediário

Arquivo 3ª idade Permanente


Os arquivos correntes correspondem às atividades de recebimento,

registro, distribuição, movimentação e expedição dos documentos

correntes, por suas atividades encontra-se na estrutura

organizacional das instituições a designação de órgãos de Protocolo e

Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outras denominações similares.

Embora as atividades de protocolo, expedição e arquivo corrente

sejam distintos, o ideal é que funcionem de forma integrada, com

vistas à racionalização de tarefas comuns, são distribuídas em cinco

setores as atividades dos arquivos correntes:

a) Protocolo – que inclui como setores de recebimento e

classificação:

Recebimento e Classificação - Receber, separar e distribuir as

correspondências oficiais das particulares; Apor carimbo de

protocolo – numerador/datador, sempre que possível, no canto

superior direito do documento; anotar abaixo do número e da

data a primeira distribuição e o código de assunto, se for o

caso; elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de

protocolo; encaminhar os papéis ao setor de registro e

movimentação etc.;

Registro e Movimentação - Preparar ficha de protocolo, em

duas vias anotando: número de protocolo, data de entrada,

procedência, espécie, número e data do documento, código e

resumo do assunto, primeira distribuição; anexar a segunda via

da ficha ao documento encaminhando-o ao seu destinatário;

arquivar as fichas do protocolo em ordem numérica;

encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo

com despacho de autoridade competente; etc.

b) Expedição – que como rotina receber a correspondência

enviada do protocolo; verificar se não faltam folhas ou anexos;

numerar e completar a data, no original e nas cópias; separa

original das cópias; expedir o original, com os anexos se for o

caso, pela ECT, malotes ou em mãos; Encaminhar as cópias,


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acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao

setor de arquivo.

c) Arquivar – a função primordial dos arquivos é disponibilizar as

informações contidas nos documentos para tomada de decisão

e comprovação de direitos e obrigações. Para se alcançar tais

objetivos é necessário à utilização de método que veremos

mais à frente.

d) Empréstimo e consulta – sem dúvida é uma das atividades

nobre dos arquivos, pois todo o trabalho arquivístico, do

recebimento ao arquivamento, é desenvolvido visando à

recuperação rápida e completa da informação. De modo geral,

os documentos só podem ser consultados ou cedidos, por

empréstimo, aos órgãos que os receberam ou produziram, aos

órgãos encarregados das atividades a que se referem os

documentos e às autoridades superiores, na mesma linha

hierárquica. Recomenda-se, salvo alguns casos, que os

documentos não sejam retirados das pastas para empréstimo,

para facilitar o profissional deve colocar uma “Guia fora” no

lugar, informando onde se encontra o documento. A utilização

da “guia fora” facilita o rearquivamento e possibilita a cobrança

das pastas não devolvidas no prazo estipulado.

e) Destinação – Há documentos que freqüentemente são usados

como referência, há outros aos quais se faz referencia com

menos freqüência ou quase não são usados e ainda aqueles

que, após a conclusão do assunto, não sofrem nenhum uso ou

referência.

Devido a essas diferenças relativas ao valor e à freqüência de

uso dos documentos, a avaliação, a seleção, a eliminação de

documentos devem ser cuidadosamente estudadas, planejadas

e implantadas.

5. ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO


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A organização de arquivos pressupõe o desenvolvimento de fases

constituídas em:

5.1. LEVANTAMENTO DE DADOS

Deve-se buscar na estrutura (organograma) as alterações que a

empresa sofreu aprovadas em estatuto e normas além de buscar

entender as finalidades, funções a atividades, o volume da

documentação, o gênero dos documentos (escritos, audiovisuais etc),

as espécies de documentos mais freqüentes (cartas, relatórios etc),

os modelos e os formulários, bem como os métodos de arquivamento

adotados e conceito de conservação dos documentos.

Legislação pertinente:

- âmbito externo à empresa: leis, decretos, resoluções,

normas e procedimentos

- âmbito da instituição (interno): estatuto, regimentos, atos

normativos

- âmbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos

Organização

- organograma: gráfico que representa a organização formal

da instituição delineada pelo estudo, permitindo a

visualização dos diversos órgãos que integram a organização

e seus respectivos níveis hierárquicos.

- Funciograma: gráfico que amplia partes setoriais do

organograma tornando claras as atividades de cada um de

seus órgãos.

Documentação

- gênero: textuais, audiovisuais, cartográficos etc;

- tipo (espécie): cartas, faturas, relatórios, projetos, atas,

listagem de computador;

- volume: total e média de arquivamento efetivados por dia,

por mês;


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- estado físico: necessidade de restauração.

Processos

- rotinas e formulários em uso na empresa;

- registros e protocolo (receber, separar, distribuir,

encaminhar, classificar a correspondência com base no

código de assuntos adotado, se for o caso, carimbar, data);

- arranjo e classificação documental.

Recursos

- Humanos: todas as pessoas que são usadas para otimizar o

funcionamento da empresa (nível das pessoas,

escolaridade);

- físico: móveis, edifícios, material de consumo, equipamento;

- ambientais: extensão, iluminação, umidade, proteção.

5.2. ANÁLISE DE DADOS COLETADOS

Em resumo, a etapa de análise dos dados coletados consiste em

verificar se a estrutura, as atividades e a documentação de uma

instituição correspondem à sua realidade operacional. O diagnóstico

aponta os pontos de atrito, as falhas ou lacunas no complexo

administrativos onde o arquivo está sendo organizado.

5.3. PLANEJAMENTO

Coletados os dados necessários, feita a sua análise e verificada a

localização do arquivo na empresa, a próxima etapa é elaborar o

plano arquivístico para que cumpra seus objetivos, em todos os

estágios de sua evolução – corrente, intermediário e permanente.


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Esse plano precisa contemplar as disposição legais e as necessidades

da instituição, devendo estar divido em três partes:

1ª parte – Síntese da situação real encontrada;

2ª parte – Análise e diagnóstico da situação;

3ª parte – Projeto propriamente dito, com prescrições,

recomendações, procedimento a serem adotados e prioridades para

sua implantação.

5.4. IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO

A última fase para a organização de um arquivo é a implantação do

projeto arquivístico e seu acompanhamento.

6. CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

Os acervos de bibliotecas e arquivos são em geral constituídos de

livros, mapas, fotografias, manuscritos etc. que utilizam, em grande

parte, o papel como suporte da informação, além de tintas das mais

diversas composições.

O papel, por mais variada que possa ser sua composição, é formado

basicamente por fibras de celulose proveniente de diferentes origens.

A acidez e a oxidação são os maiores processos de deterioração

química da celulose, também há outros agentes de deterioração que

são os insetos, roedores e o próprio homem.

Embora, com muita freqüência, não possamos eliminar totalmente as

causa do processo de deteriorização dos documentos, com certeza

podemos diminuir consideravelmente seu ritmo, através de cuidados

com o ambiente, o manuseio, as intervenções e a higiene, entre

outros.

Estabilizar um documento é, portanto, interromper um processo que

esteja deteriorando o suporte e/ou seus agregados, através de

procedimentos mínimos de intervenção. Por exemplo: estabilizar por

higienização significa que uma limpeza mecânica corrige o processo

de deteriorização.


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6.1. Preservação - É um conjunto de medidas e estratégias de

ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou

indiretamente para a preservação da integridade dos materiais.

6.2. Conservação - É um conjunto de ações estabilizadoras que

visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou

objetos, por meio de controle ambiental e de tratamento específicos

(higienização, reparos e acondicionamento).

Neste sentido pode-se verificar que o projeto arquitetônico de um

edifício de arquivo, a manutenção das instalações, um plano de

emergência, o controle das condições físicas e ambientais, a

educação de empregados e a conscientização do usuário em relação

ao uso dos acervos são aspectos que devem ser acompanhados e

administrados por um arquivista como parte de um programa de

conservação.

6.3. Restauração - É um conjunto de medidas que objetivam a

estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos

pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a

não comprometer sua integridade e seu caráter histórico.

7. MATERIAL DE ARQUIVO

Na estrutura de um setor de arquivo devemos considerar, além dos

seus objetivos, dois aspectos fundamentais: o material permanente e

o material de consumo; ou seja, o material arquivístico.

O material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e

incluído no inventário da instituição, que relaciona todo o seu

patrimônio. Já o material de consumo, denominado arquivístico, não

deve ser incluído no inventário, pois tem duração média inferior a três

anos e é constantemente substituído.

Material Permanente: Arquivos, estantes ou armações, armários,

fichários, etc.


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Material de Consumo: Pastas, etiquetas, projeções, fichas, guias e

material de escritório (lápis, canetas, grampos, papeis, etc.).

8. MICROFILMAGEM

A invenção da microfilmagem é atribuída ao inglês John Benjamin

Dancer, fabricante de aparelhos óticos que em 1839, deslumbrou

seus amigos, reduzindo um documento tamanho ofício a uma imagem

de menos de meio centímetro. Em 1925 George MacCarthy,

funcionário de um banco de Nova York, desenvolveu um sistema para

microfilmar cheques com o objetivo de preservar na forma do filme os

registros das transações bancárias.

Hoje, o microfilme representa um papel significativo na administração

pública e particular. Reduzindo custos de manutenção, acelerando o

processo de informação, diminuindo as áreas quadradas ocupadas


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pelos arquivos convencionais, protegendo a documentação contra

danos materiais e simplificando as tarefas de rotina administrativa.

O microfilme é uma cópia fotográfica de algum tipo de documento

reduzido a uma pequena fração do formato original. Pelo seu

tamanho não é legível a olho nu; apesar da extrema redução,

mantém as características fies do documento e pode ser lida através

da ampliação da imagem num vídeo de um leitor ou aparelho de

leitura.

São os vários formatos que pode assumir o microfilme na sua

apresentação final como instrumento de arquivo ou de recuperação

da informação.

Podem ser confeccionados para utilização em forma de rolos de

filmes com várias larguras e comprimentos, ou ainda, em forma de

fichas de diferentes tipos e tamanhos, as mais utilizadas são as

seguintes:

- rolo de microfilme;

- jaqueta;

- microfichas;

- cartão-janela.

A utilização da microfilmagem está prevista na Lei Federal n.º 5.433,

de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo Decreto n.º 1.799, de 30

de janeiro de 1996.

9. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

A finalidade do arquivo é servir à administração. Neste sentido, deve

propiciar o acesso imediato a informação desejada, de modo eficiente

e eficaz, facilitando a tomada de decisão; a escolha do método de

arquivamento tem que ser determinada pela natureza dos

documentos a serem arquivados e pela estrutura da Organização.

Os métodos pertencem a dois grandes sistemas:


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Direto


Pode-se dividir os métodos de arquivamento em básicos e

padronizados:

BÁSICOS

9.1 - MÉTODO ALFABÉTICO

É o mais simples. O elemento principal a ser considerado é o nome

das pessoas físicas ou jurídicas. Neste método, as fichas ou pastas

são colocadas rigorosamente na ordem alfabética, respeitando-se as

regras de alfabetação.

REGRAS DE ALFABETAÇÃO

O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de

alfabetação, e que são as seguintes:

1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome

e depois o prenome.

Exemplo: João Barbosa

Pedro Álvares Cabral

Paulo Santos

Maria Luísa Vasconcelos

Arquivam-se: Barbosa, João

Cabral, Pedro Álvares

Santos, Paulo

Vasconcelos, Maria Luísa

Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem

alfabética do prenome.

Exemplo: Aníbal Teixeira

Marilda Teixeira

Paulo Teixeira


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Sistemas

Indireto


Vitor Teixeira

Arquivam-se: Teixeira, Aníbal

Teixeira, Marilda

Teixeira, Paulo

Teixeira, Vitor

2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou

ligados por hífen não se separam.

Exemplo: Camilo Castelo Branco

Paulo Monte Verde

Heitor Villa-Lobos

Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo

Monte Verde, Paulo

Villa-Lobos, Heitor

3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São

seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e

um substantivo.

Exemplo: Waldemar Santa Rita

Luciano Santo Cristo

Carlos São Paulo

Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar

Santo Cristo, Luciano

São Paulo, Carlos

4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na

classificação de sobrenomes iguais.

Exemplo: J. Vieira

Jonas Vieira

José Vieira

Arquivam-se: Vieira, J.

Vieira, Jonas

Vieira José

5. Os artigos e preposições, tais com a, o, de, d’, da, do, e, um,

uma, não são considerados (ver também regra nº 9)

Exemplo: Pedro de Almeida


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Ricardo d’Andrade

Lúcia da Câmara

Arnaldo do Couto

Arquivam-se: Almeida, Pedro de

Andrade, Ricardo d’

Câmara, Lúcia da

Couto, Arnaldo do

6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho,

Junior, Neto, Sobrinho são consideradas parte integrante do

último sobrenome, mas não são considerados na ordenação

alfabética.

Exemplo: Antônio Almeida Filha

Paulo Ribeiro Júnior

Joaquim Vasconcelos Sobrinho

Henrique Viana Neto

Arquivam-se: Almeida Filho, Antônio

Ribeiro Júnior, Paulo

Vasconcelos Sobrinho, Joaquim

Viana Neto, Henrique

Obs.: Os graus de parentesco só serão considerados na

alfabetação quando servirem de elemento de distinção.

Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho

Jorge de Abreu Neto

Jorge de Abreu Filho

Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge

Abreu Sobrinho, Jorge

Abreu Neto, Jorge

7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados

após o nome completo, entre parênteses.

Exemplo: Ministro Milton Campos

Professor André Ferreira


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General Paulo Pereira

Dr. Pedro Teixeira

Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro)

Ferreira, André (Professor)

Pereira, Paulo (General)

Teixeira, Pedro (Dr.)

8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último

sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais

(ver também regras nº 10 e 11).

Exemplo: Georges Aubert

Winston Churchill

Paul Müller

Jorge Schmidt

Arquivam-se: Aubert, Georges

Churchill, Winston

Müller, Paul

Schmidt, Jorge

9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser

consideradas. O mais comum é considerá-las como parte

integrante do nome quando escritas com letras maiúscula.

Exemplo: Giulio di Capri

Esteban De Penedo

Charles Du Pont

John Mac Adam

Gordon O’Brien

Arquivam-se: Capri, Giulio di

De Penedo, Chales

Du Pont, Chales

Mac Adam, John

O’Brien, Gordon

10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo

sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai.


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Exemplo: José de Oviedo y Baños

Francisco de Pina de Mello

Angel del Arco y Molinero

Antonio de los Ríos

Arquivam-se: Arco y Molinero, Andel del

Oviedo y Baños, José de

Pina de Mello, Francisco

Rios, Antonio de los

11. Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são

registrados como se apresentam.

Exemplo: Al Bem-Hur

Li Yutang

Arquivam-se: Al Bem-Hur

Li Yutang

12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos

governamentais devem ser transcritos como se apresentam,

não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos

e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a

ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre

parênteses após o nome.

Exemplo: Embratel

Álvaro Ramos & Cia.

Fundação Getulio Vargas

A Colegial

The Library of Congress

Companhia Progresso Guanabara

Barbosa Santos Ltda.

Arquivam-se: Álvaro Ramos & Cia.

Barbosa Santos Ltda.

Colegial (A)

Companhia Progresso Guanabara

Embratel

Fundação Getulio Vargas


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Library of Congress (The)

13. Nos títulos de congressos, conferências, reuniões,

assembléias e assemelhados os números arábicos, romanos ou

escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.

Exemplo: II Conferência de Pintura Moderna

Quino Congresso de Geografia

3º Congresso de Geologia

Aquivam-se: Conferência de Pintura Moderna (II)

Congresso de Geografia (Quinto)

Congresso de Geologia (3º)

Estas regras podem ser alteradas para melhor servir à

organização, desde que o arquivista observe sempre o mesmo

critério e faça as remissivas necessárias para evitar dúvidas

futuras.

Exemplo: José Peregrino da Rocha Fagundes Júnior

José Félix Alves Pacheco

Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos:

Peregrino Júnior, José

Felix Pacheco, José

Colocam-se remissivas em:

Fagundes Júnior, José Peregrino da Rocha

Pacheco, José Felix Alves

9.2 - MÉTODO NUMÉRICO

Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o

número, devemos adotar os seguintes métodos: numérico simples ou

numérico cronológico.


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9.2.1. Numérico Simples

Atribui-se um número para cada correspondente (pessoa) a quem

enviamos ou de quem recebemos correspondências, sejam de pessoa

física ou jurídica.

9.2.2. Numérico Cronológico

Neste método os documentos são numerados em ordem cronológica

de emissão. Assim, além da ordem numérica, observa-se também a

data. É adotado em quase todas as repartições públicas.

Numera-se o documento e não a pasta. O documento depois de

autuado – colocado numa capa cartolina, onde além do número de

protocolo são transcritas outras informações, em geral, passa a ser

denominado de processo.

Além da ficha numérica, também chamada ficha de protocolo, devem

ser preparados índices auxiliares (em fichas) alfabético-onomástico,

de precedência e de assunto para facilitar a recuperação da

documentação.

9.3 - MÉTODO IDEOGRÁFICO (ASSUNTO)

Não é um método de fácil execução por ser necessário que o

arquivista, para elaborar a tabela de classificação de assunto,

conheça bem a organização da instituição, além de ter que possuir a

capacidade de interpretação dos documentos a serem analisados. É

aconselhado nos casos de grandes massa de documentais. Podem ser

adotados dois métodos no arquivamento por assunto: o alfabético e o

numérico.

O alfabético pode ser dividido em ordem dicionária e ordem

enciclopédica.

9.3.1. Alfabético

a) Dicionário

Como no dicionário, os assuntos isolados são colocados em

rigorosa ordem alfabética.


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b) Enciclopédico

Os assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e

ordenados alfabeticamente.

9.3.2. Numérico

O numérico pode ser subdividido em: decimal e duplex.

a) Decimal

A divisão dos assuntos parte do geral para o particular.

As 10 primeiras divisões são denominadas classes; as 10

seguintes, subclasses, e, a seguir, divisão, grupos, subgrupos,

subseções etc.

A tabela com a classificação adotada, tem o nome de

classificador ou código.

É necessário a organização de um índice alfabético.

b) Duplex

Neste método, a documentação é dividida em clases, conforme

os assuntos, partindo-se do gênero para a espécie e desta para

a minúscula. A quantidade de classes a ser aberta é ilimitada,

por isso, exige-se muito cuidado para não serem abertas pastas

para assuntos, como primárias, de assuntos já incluidos em

subclasses. É preferido ao decimal por possibilitar a abertura

ilimitada de classes.

9.4 - MÉTODO GEOGRÁFICO

O método geográfico é do sistema direto. a busca é feita diretamente

ao documento. Este método é preferido quando o principal elemento

a ser considerado em um documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL.

As melhores ordenações geográficas são:

a) Nome do estado, cidade e correspondente: quando se organiza

um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em

primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem Apostila de Noções de Arquivo – Prof. José Fernandoe-mail: [email protected] MSN: [email protected]

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alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar

dispostas após as capitais.

Exemplo:

ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE

Amazonas

Amazonas

Rio de Janeiro

Rio de Janeiro

São Paulo

São Paulo

Manaus (capital)

Itacoatiara

Rio de Janeiro

(capital)

Campos

São Paulo (capital)

Lorena

Sobreira, Luísa

Santos, Antônio J.

Rodrigues, Isa

Almeida, José de

Corrêa, Gilson

Silva, Alberto

b) Nome da cidade, estado e correspondente: quando o principal

elemento de identificação é a cidade e não o estado, deve-se

observar a rigorosa ordem alfabética por cidade, não havendo

destaque para as capitais.

Exemplo:

CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE

Campos

Itacoatiara

Lorena

Manaus

Rio de Janeiro

São Paulo

Rio de Janeiro

Amazonas

São Paulo

Amazonas

Rio de Janeiro

São Paulo

Almeida, José de

Santos, Antônio J.

Silva, Alberto

Sobreira, Luísa

Rodrigues, Isa

Corrêa, Gilson

Não é necessário o emprego de guias divisórias correspondentes aos

estados, pois as pastas são guardadas em ordem alfabética pela

cidade. É imprescindível, porém, que as pastas tragam os nomes dos

estados, em segundo lugar, porque há cidades com o mesmo em

diferentes estados.


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Exemplo: Brasília (Distrito Federal)

Brasília (Minas Gerais)

Itabaiana (Paraíba)

Itabaiana (Sergipe)

Correspondências de outros países – alfabeta-se em primeiro lugar o

país, seguindo da capital e do correspondente. As demais cidades

serão alfabetadas em ordem alfabética, após as respectivas capitais

dos países a que se referem.

Exemplo:

PAÍS CIDADE CORRESPONDENTE

França

França

Portugal

Portugal

Portugal

Paris (capital)

Lorena

Lisboa (capital)

Coimbra

Porto

Unesco

Vadim, Roger

Pereira, José

Albuquerque, Maria

Ferreira, Antônio

VANTAGEM DESVANTAGEM

Busca direta.

Fácil manuseio.

Exige duas classificações – local e

nome do correspondente.

TERMINOLOGIA

ACERVO – totalidade dos documentos conservados num arquivo

ANÁLISE – confirmação ou não da codificação adotada pelo

protocolo (se o documento chegar ao arquivo corrente sem

classificação, este é o momento de classificá-lo);

complementação da classificação por outros métodos de

arquivamento (nome, local, data), se necessária;

estabelecimento de referências cruzadas.


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ARQUIVAMENTO - inserção do documento na unidade de

arquivamento pré-estabelecida, utilizando pastas adequadas e

sinalização visível (projeções, etiquetas etc).

ARQUIVOLOGIA – disciplina que tem por objeto o conhecimento

da natureza dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a

serem observados na sua constituição, organização,

desenvolvimento e utilização.

ATIVIDADE-FIM – conjunto de operações que uma instituição

leva a efeito para o desempenho de suas atribuições específicas

e que resulta na acumulação de documentos de caráter

substantivo para o seu funcionamento.

ATIVIDADE-MEIO – conjunto de operações que uma instituição

leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas

atribuições específicas e que resulta na acumulação de

documentos de caráter instrumental e acessório.

AVALIAÇÃO – processo de análise de documentos, visando a

estabelecer sua destinação de acordo com os valores que lhes

forem atribuídos.

CLASSIFICAÇÃO: paralelo ao estudo, fazemos a classificação

que é a interpretação do documento com base num código

adotado;

CODIFICAÇÃO: colocação de símbolos correspondentes ao

método de arquivamento adotado;


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DESTINAÇÃO – encaminhamento dos documentos, em

decorrência da avaliação, à guarda temporária ou permanente, à

eliminação e/ou mudança de suporte.

DOCUMENTO: Unidade de registro de informação, qualquer que

seja o suporte utilizado.

ELIMINAÇÃO: Destruição de documentação que, na avaliação,

foram considerados sem valor peranente. Também chamada

expurgo de documentos.

ESTUDO: leitura minuciosa de cada documentos para

verificarmos qual a entrada (assunto) que vai ter, se existe algum

antecedente (dossiê);

FUNDO – é o acervo arquivístico produzido, recebido e

acumulado em processo natural por uma mesma instituição,

entidade ou pessoa.

- principal unidade de arranjo estrutural nos arquivos

permanentes, constituída dos documentos provenientes de uma

mesma fonte geradora de arquivos.

- a principal unidade de arranjo funcional nos arquivos

permanentes, constituída dos documentos provenientes de mais

de uma fonte geradora de arquivo reunidas pela semelhança de

suas atividades, mantido o princípio da proveniência.

INSPEÇÃO: é feita para sabermos se os documentos se

destinam ao arquivo, ou apenas para informação;

verificação não só da presença do competente

despacho de arquivamento, como também da existência de

antecedentes, providenciando-se a devida reunião, se for o caso.


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ORDENAÇÃO: dispor os documentos de acordo com a

classificação e a codificação dada.

OPERAÇÕES EM ARQUIVAMENTO: Para que tenhamos um

bom desempenho no arquivo, a documentação passa por uma

série de fases até o arquivamento, a consulta e o empréstimo.

SELEÇÃO: Separação de documentos de valor permanente

daqueles passíveis de eliminação, mediante critério e técnicas

previamente estabelecidos em tabela de temporalidade.

EXERCÍCIOS

01) No código de classificação de documentos de arquivo das atividades-meio da administração pública brasileira as funções, atividades, espécies e tipos documentais, genericamente denominados de “assuntos”, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com: (CEFET/RJ)

a) os critérios estabelecidos por cada órgão;b) a espécie documental.c) a tipologia documental.d) o regimento do organismo.e) as funções e atividades desempenhadas pelo órgão.

02) Os elementos informativos mais comumente tomados como referências para a ordenação dos documentos de arquivo são: (CEFET/RJ)

a) número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário, objeto ou tema específico do documento.

b) Número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário, notação.c) Número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário, código de

classificação.d) Número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário,

recolhimentoe) Número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário,

transferência.

03) A avaliação é uma função arquivística que visa a identificar o valor primário e o valor secundário de um documento. Respectivamente, o valor primário e valor secundário significam: (CEFET/RJ)

a) a qualidade do documento primeiramente recebido – a qualidade do documento recebido posteriormente


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b) a qualidade do documento simples – a qualidade do documento complexoc) a qualidade do documento utilizado apenas por quem o criou – a qualidade do documento

utilizado por todosd) a qualidade do documento baseado nas utilizações imediatas e administrativas que lhe deram os

seus criadores, ou seja, nas razões para as quais o documento foi criado – a qualidade do documento baseado nas utilizações não imediatas ou científicas , ou seja, de testemunho privilegiado

e) a qualidade do documento da idade corrente – a qualidade do documento da idade intermediária

04) As obras de referência que identificam, resumem e localizam os conjuntos documentais permanentes são chamados de: (CEFET/RJ)

a) planos de classificação de documentosb) planos de classificação de documentos por assuntoc) tabela de temporalidaded) instrumento de localizaçãoe) instrumento de pesquisa

05) O projeto arquitetônico de um edifício de arquivo, a manutenção das instalações, um plano de emergência, o controle das condições físicas e ambientais, a educação de empregados e a conscientização do usuário em relação ao uso dos acervos são aspectos que devem ser acompanhados e administrados por um arquivista como parte de um: (CEFET/RJ)

a) programa de engenhariab) programa de conservaçãoc) projeto de restauraçãod) projeto de acondicionamento de acervoe) programa de acervo

06) Podemos afirmar que Fundo de Arquivo é constituído por um: (CEFET/RJ)a) conjunto de coleção de documentosb) conjunto dos documentos de qualquer natureza proveniente de diferentes administrações,

pessoas físicas ou jurídicasc) conjunto de textos manuscritosd) conjunto de documentos recebidose) conjunto dos documentos de qualquer natureza provenientes de uma mesma administração, de

uma mesma pessoa física ou jurídica

07) As instituições produzem e acumulam documentos que devem ser classificados segundo seus assuntos, o que exige muita atenção na leitura e interpretação dos documentos analisados pelos arquivistas. Observe o seguinte documento:


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Rio de Janeiro, 10 de novembro de 2005

Ilmo. Sr. Silva e SilvaDepartamento de Recursos HumanosAv. Presidente Vargas, 37/808Rio de Janeiro – RJ

Prezado Senhor

Encaminho as correspondências e os pareceres, desta Diretoria Comercial, sobre a admissão de pessoal, para início imediato na matriz da nossa empresa.Ressalto que as vagas são referentes à Psicologia do Trabalho e da Educação.

Atenciosamente

Monteiro e MonteiroDiretor Assistente


O documento acima deve ser classificado a partir dos seguintes assuntos principais: (CVM, 2005)a) encaminhamento de correspondência, admissão imediata, Diretoria Comercialb) admissão pessoal, psicologia do trabalho, psicologia da educaçãoc) parecer, comercial, matriz da empresad) referência, psicologia, trabalho e educaçãoe) Rio de Janeiro, encaminhamento, vagas para psicólogos

08) O conjunto de atividades destinadas a orientar o usuário no acesso aos documentos e aos instrumentos de pesquisa é objetivo de serviço denominado: (Eletrobrás)

a) intercâmbiob) disseminação seletivac) transferência da informaçãod) referênciae) recuperação da informação

09) A adoção de recursos tecnológicos para alteração do suporte da informação requer a observância de critérios fundamentais que levem em consideração: (Eletrobrás)

a) legislação em vigor; comutação bibliográfica internacional, aplicação de normas internacionaisb) preceitos técnicos da arquivologia, legislação em vigor e relação custo/benefício de sua

implantaçãoc) relação custo/benefício de sua implantação; aplicação de normais internacionais; comutação de

registros documentais nacionais e internacionaisd) comutação bibliográfica; normais internacionais de websites; princípios arquivísticose) fundamentos arquivísticos, inserção no Programa da Sociedade da Informação; comutação de

registros documentais internacionais

10) O método de indexação coordenada, ou unitermo, auxilia na recuperação da informação e exige a estruturação de um vocabulário controlado. O método consiste na atribuição de números em ordem crescente a documentos ou grupo de documentos, de acordo com a sua entrada no arquivo. A recuperação dos documentos ér feita a partir das palavras chave.

Auditoria Interna000 001 002 003 004 005 006 007 008 00940 31 72 13 44 15 36 07 48 1950 71 52 83 64 185 116 97 88 39

103 215 263 477

Proposta orçamentária000 001 002 003 004 005 006 007 008 00920 41 12 33 54 85 76 17 28 6950 81 32 93 94 155 116 57 68 119

121 163 104 165 246 127 148

Nesse sentido, para recuperar o único documento que trata da elaboração da proposta orçamentária e auditoria interna da empresa MVC, é necessário apresentar os documentos de números: (CVM, 2005).

a) 20 e 40b) 31 e 93c) 44 e 94d) 50 e 116e) 103 e 127

11) Uma das lojas de uma grande rede recebeu um auto de infração. Para elucidar-los, os dirigentes da rede precisam encontrar certos documentos, mas a desorganização do arquivo vem lhes causando dificuldades. Alguns de seus problemas são: as várias origens dos documentos foram mescladas; não


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existe cronologia formal nos volumes de documentos; os documentos correntes estão misturados aos intermediários e permanentes; existem, desordenadamente, várias revistas especializadas, catálogos de preços, boletins, folhetos de publicidade, fotografias, disquetes etc. O procedimento correto para iniciar essa organização é: (CVM, 2005)

a) solicitar a colaboração do diretor da empresab) fazer o levantamento documentalc) numerar o acervo para eliminar os documentosd) arranjar sistematicamente a documentaçãoe) elaborar os instrumentos de pesquisa

12) O ciclo vital dos documentos administrativos compreende três idades: os arquivos correntes, que mantêm os documentos durante seu uso funcional, administrativo e jurídico; os arquivos intermediários, que guardam os documentos que já ultrapassaram o prazo de validade jurídico-administrativo, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor; e os arquivos permanentes, onde os documentos são preservados definitivamente. A especialidade dos arquivos pode ser identificada por sua localização física. Portanto, os arquivos de primeira e segunda idades devem estar localizados, respectivamente: (CVM, 2005)

a) fora da cidade, arquivo nacionalb) próxima ao corrente, lugar descentralizadoc) acima de estrutura, área de segurançad) em torno da capital, perto do centroe) junto ao produtor

13) A Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. De acordo com ela, os arquivos públicos são os conjuntos de documentos: (BNDES, 2002)

a) produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoas físicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos

b) produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos e privados de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e jurídicas, qualquer que seja o suporte a informação ou a natureza dos documentos

c) e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou transferência para guarda permanente, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos

d) de mais de 50 anos de idade produzidos e recebidos por instituição pública ou privada, em decorrência de suas atividades ligadas ao serviço público ou não, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos

e) pessoais ou administrativos, produzidos e recebidos pelas autoridades do poder executivo em seu respectivo nível de competência, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos

14) A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade é que determina o: (UFRJ, 2004)

a) conjunto de classificaçõesb) método de arquivamentoc) sistema de notaçõesd) descarte de projeçõese) instrumento de pesquisa

15) A classificação Decimal de Dewey empregada nos arquivos divide o saber humano em: (UFRJ, 2004)


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a) cinco classes principais e cinco classes geraisb) seis classes principais e quatro classes geraisc) sete classes principais e três classes geraisd) oito classes principais e duas classes geraise) nove classes principais e uma classe geral

16) Para organização de uma massa documental constituída especificamente de processos, o arquivista deve utilizar o método: (UFRJ, 2004)

a) enciclopédicob) numéricoc) dicionáriod) unitermoe) geográfico

17) Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela administração e que devem ser mantidos, visando a um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento definitivo é a função principal do arquivo: (UFRJ, 2004)

a) onomásticob) permanentec) especializadod) intermediárioe) estratégico

18) Na mensagem: “informamos que, na reunião ordinária da Sub-Reitoria de Planejamento da UFRJ, foi discutido o orçamento para o ano 2005”, as palavras-chaves principais são: (UFRJ, 2004)

a) informação, reunião e ordináriab) reunião ordinária, Sub-Reitoria de Planejamento e orçamento para 2005c) informação, Sub-Reitoria e Planejamento da UFRJd) reunião ordinária, informação e orçamento para 2005e) informação, UFRJ e ano 2005

19) Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituição, de acordo com os valores informativos e probatórios, é atividade da comissão de: (UFRJ, 2004)

a) avaliação de documentosb) incineração de documentosc) restauração de documentosd) movimentação de documentose) preservação de documentos

20) Antes de eliminar documentos inservíveis para a instituição, o técnico de arquivo deve recorrer ao instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente, que é a tabela de: (UFRJ, 2004)

a) operacionalidadeb) caducidadec) organicidaded) temporalidadee) originalidade

21) O controle de temperatura, de unidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentos, denomina-se: (UFRJ, 2004)

a) monitoraçãob) climatizaçãoc) esterilizaçãod) fumigaçãoe) refrigeração

22) O instrumento que procede ao relacionamento das antigas notações para as novas que tenham sido adotadas, em decorrência de alteração no sistema de arranjo, é a tabela de: (UFRJ, 2004)

a) temporalidadeb) prescrição


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c) destinaçãod) equivalênciae) conservação

23) São inalienáveis e imprescritíveis os documentos de valor: (UFRJ, 2004)a) primáriob) permanentec) especiald) intermediárioe) corrente

24) Os princípios teóricos e práticos de arranjo e descrição consagrados pela Arquivística contemporânea aplicam-se: (MPEAm, 2002)

a) aos acervos arquivísticos públicos e privadosb) tanto aos arquivos como às bibliotecasc) aos arquivos, às bibliotecas e aos museusd) às coleções de particulares e de organismos privadose) aos acervos hemorográficos por particulares

25) O que um arquivista deve compreender como um plano de classificação de documentos?(MPEAm, 2002)

a) um plano que permita a ordenação intelectual e física dos documentos de um arquivo correnteb) um plano físico que forneça ao órgão as bases para manutenção de documentos com informações

significativas e que indique a possível classificação daqueles que não contenham dados relevantes

c) um plano de tratamento e de avaliação, sob todos os aspectos possíveis e imagináveis, de uma massa documental acumulada

d) um plano de descarte sistemático, acompanhado de um programa de microfilmagem ou de digitalização das imagens dos documentos com o uso de recursos informáticos

e) um plano geral de microfilmagem dos documentos mantidos pela instituição

26) Uma das tendências mais expressivas da Arquivística do mundo atual é o enfoque da informação com prioridade sobre o documento. Deste modo, as novas teorias arquivísticas indicam que:

a) os documentos registrados em suporte convencionais devem ser imediatamente copiados e sumariamente eliminados

b) os documentos registrados em meio magnético são os que realmente importam para o presente e para o futuro

c) os conteúdos dos documentos convencionados e não-convencionais vêm ganhando maior significação para o trabalho profissional

d) as espécies documentais continuarão a ser o principal vetor para o processo de tratamento arquivístico

e) tudo deve ser mantido do mesmo modo que sempre

27) As instituições denominadas arquivos públicos federais, estaduais, municipais e institucionais são locais onde, em situação ideais, guardam-se:

a) os documentos de valor corrente, isto é, de uso constanteb) os documentos de valor permanente, isto é, de valor informativoc) os documentos de todos os tipos e valoresd) os documentos sem valor corrente, porém ainda úteis por algum tempo ou destinados à

preservação definitivae) os documentos que estão esperando a definição de suas situações

28) O uso da microfilmagem alcançou ampla difusão nas últimas décadas. Por isso, instituições públicas e privadas utilizam-se em vários casos. Segundo especialistas, este recurso: (MPEAm, 2002)

a) tornam mais barato o tratamento e a manutenção de acervos arquivísticos em suporte papel, fotográfico e videográfico

b) tem custos similares aos dos procedimentos mais convencionaisc) é indicado somente para os arquivos correntesd) torna bem mais caro o tratamento dispensado aos acervos arquivísticos


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e) é utilizável em aplicações específicas na preservação de documentos essenciais sob o ponto de vista jurídico e histórico-cultural

29) a digitalização de documentos já chegou ao Brasil. Com ela é possível que se produzam arquivos eletrônicos de imagens mapeadas em bist ou de dados por meio do reconhecimento ótico de caracteres. Sob o ponto de vista arquivístico: (MPEAm, 2002)

a) os documentos a serem digitalizados não precisam ter uma ordenação prévia que permita a recuperação das informações contidas

b) os documentos devem ser digitalizados, respeitando-se os padrões nacionais de qualidadec) os documentos a serem digitalizados devem ser objeto de um tratamento técnico-científico

preliminar, executado por profissionaisd) a digitalização, em qualquer caso, resolve os problemas de arquivo de um órgão, diminuindo o

espaço de guarda e facilitando o acessoe) a digitalização substitui a necessidade do tratamento do profissional de arquivo

30) De modo geral, os dois registro e suportes dominantes, em termos quantitativos, nos arquivos públicos brasileiros são: (MPEAm, 2002)

a) o documento textual em papel e a fotografiab) a correspondência e os dossiês funcionaisc) os microfilmes e os disquetesd) o processo administrativo e a correspondênciae) as máquinas digitais contemporâneas e os discos óticos

31) A análise acerca da situação do acervo arquivístico existente em uma instituição pública ou privada é obtida mediante a elaboração de um: (TJDFT, 2000)

a) plano de açãob) plano de gestãoc) plano de classificaçãod) programa de gestão documentale) diagnóstico do acervo

32) De acordo com a Resolução n. º 10 do CONARQ, os usuários de microfilmes de documentos arquivísticos serão obrigatoriamente informados, por meio da utilização de símbolos específicos, quando o estado físico original dos documentos apresentar a situação de: (TJDFT, 2000)I – original ilegívelII – texto manchadoIII – numeração incorretaIV – data-limite atribuídaV – repetição de imagem

Estão certos apenas os itens:a) I, II e IVb) I, II e Vc) I, III e Vd) II, III e IVe) III, IV e V

33) Na terminologia arquivística, o esquema preestabelecido para armazenagem, ordenação e classificação de documentos é um conceito atribuído para aelaboração do plano de: (TJDFT, 2000)

a) ordenaçãob) destinaçãoc) classificaçãod) arquivamentoe) armazenamento

34) Das atividades abaixo, assinale a que não se caracteriza como atividade de arquivo corrente: (TJDFT, 2000)

a) análiseb) ordenaçãoc) descrição


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d) arquivamentoe) empréstimo

35) Observe o quadro abaixo: (TJDFT, 2000)

De acordo com a obra Arquivo: teoria e prática, de Marilena Leite Paes, a forma de ordenação adotada no exemplo acima corresponde à:

a) duplexb) enciclopédicac) alfabéticad) dicionárioe) decimal

36) O processo que consiste na ordenação dos documentos em fundos, na ordenação das séries dentro dos fundos e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries é: (TJDFT, 2000)

a) a catalogaçãob) o arranjoc) a análised) a avaliaçãoe) a descrição

37) Um programa de gestão de documentos eficiente prevê a gestão dos acervos e dos recursos nela empregados. Isso implica planejar a distribuição prévia das áreas de depósito, indicando a utilização atual e futura dos espaços disponíveis. Conforme o Dicionário de Terminologia Arquivística da Associação dos Arquivistas de São Paulo, esse planejamento consubstancia-se no plano de:

a) destinaçãob) arquivamentoc) armazenamentod) classificaçãoe) descrição

38) Quanto aos instrumentos de pesquisa utilizados nos arquivos, assinale a opção incorreta: (TJDFT, 2000)


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DissertaçõesAntropologia

Antropologia CulturalTeoria Antropológica

HistóriaSociologia

MonografiaAntropologiaHistoria

Historia AntigaHistoria Moderna

SociologiaTeses

AntropologiaHistóriaSociologia

Sociologia da EducaçãoSociologia Rural


a) o inventário é o instrumento que descreve conjuntos ou unidades documentais na ordem em que foram arranjados

b) no catálogo a descrição exaustiva ou parcial de um fundo toma por base a série documentalc) [o guia de arquivo tem por finalidade oferecer informações básicas sobre um ou mais arquivos e

seus fundos]d) um inventário pode contemplar um fundo inteiro, uma série, parte dela ou mesmo uma unidade

de arquivamentoe) o repertório é um instrumento de pesquisa que seleciona documentos pertencentes a um ou mais

fundos e os descreve minuciosamente

39) O instrumento de pesquisa em que a descrição exaustiva ou parcial de um fundo, ou de uma ou mais de suas subdivisões, toma por base a peça documental, respeitada ou não a ordem de classificação é o: (TJDFT, 2000)

a) catálogob) inventárioc) guiad) repertórioe) índice

40) No código de classificação de documentos de arquivo das atividades-meio da administração pública brasileira as funções, atividades, espécies e tipos documentais, genericamente denominados de “assuntos”, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com: (Folha Dirigida 09 a 15 de julho/2005)

a) os critérios estabelecidos por cada órgãob) espécie documentalc) a tipologia documentald) o regimento do organismoe) as funções desempenhadas pelo órgão.

41) Classifique como verdadeira (V) ou falsa (F) cada afirmação sobre arquivos apresentada abaixo. A ordem correta é: (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005)

a) ( )Cada empresa deve adotar a metodologia de arquivamento que atenda às suas necessidades específicas

b) ( )Os arquivos podem passar por três estágios de evolução, que não são complementaresc) ( )A maneira de conservar e organizar os documentos deve mudar de acordo com a idade do

arquivod) ( )Embora o termo “arquivo” seja usado em referência a qualquer uma das três idades, os

arquivos propriamente ditos são os de terceira idade.

a) V-V-F-Vb) V-V-F-Fc) V-F-V-Vd) F-F-V-Fe) F-V-F-V

42) Assinale a afirmativa correta a respeito de arquivos intermediários. (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005)

a) Devem necessariamente ser conservados próximo aos escritóriosb) Devem disponibilizar seus documentos para consulta freqüentec) São também chamados de “limbo”, “purgatório” ou “arquivo morto”d) Guardam documentos oficiais ou de valor histórico em caráter permanentee) Reúnem documentos que precisam estar acessíveis, apesar de menos consultados

43) A respeito dos métodos de arquivamento, são feitas as afirmações abaixo. (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005).


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I – A escolha do método de arquivamento deve ser determinada pela natureza dos documentos e a estrutura da entidade, embora, de modo geral, qualquer sistema possa apresentar resultados satisfatórios se for adequadamente aplicado.II – Em comparação aos demais, o método alfabético é o mais simples, rápido e barato, além de dificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo quando o volume de documentos é grande.III – Podem-se dividir os métodos de arquivamento em duas grandes classes, a dos alfabéticos e a dos numéricos; cada uma delas, por sua vez, divide-se em diversas subclasses.

a) I, apenasb) II, apenasc) III, apenasd) I e II, apenase) II e III, apenas

44) As pastas abaixo deverão ser arquivadas segundo as regras de alfabetação. (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005)I – Terceiro Seminário Brasileiro de PesquisaII – XX Congresso de Biblioteconomia e Ciências da InformaçãoIII – 9º Simpósio de Diretores de Bibliotecas Universitárias da América LatinaIV – Décimo Sétimo Encontro de Informação e Documentação JurídicaV – 15º Encontro Nacional de Informação e Documentação Jurídica

a) I – III – IV – V – IIb) I – IV – II – V – IIIc) II – IV – V – I – IIId) II – V – IV – I – IIIe) IV – V – II – III – I

45) Assinale a afirmação incorreta a respeito do método de alfabetação para nomes de pessoas. (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005)

a) Quando os sobrenomes são iguais, prevalece a ordem alfabética dos prenomesb) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo (como Monte Verde) não são separadosc) Sobrenomes iniciados com a palavra Santa (como Santa Cruz) são compostos e não se separamd) Títulos que acompanham nomes, como General ou Ministro, são considerados na alfabetaçãoe) Os nomes orientais (japoneses ou árabes, por exemplo) são registrados exatamente como se

apresentam.


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1E 2A 3D 4E 5B 6E 7B 8D 9B10D 11B 12E 13B 14B 15E 16B 17D 18B19A 20D 21B 22D 23B 24A 25A 26C 27B28E 29C 30D 31E 32C 33D 34C 35B 36B37C 38B 39A 40E 41C 42E 43A 44C 45D


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