ARQUIVOLOGIA Material Completo Facon

ARQUIVOLOGIA ARQUIVOLOGIA E ADMINISTRATIVOS PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOSMaterial para 4 aulas

Prof. lvis C. MirandaARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda FACON ABRIL DE 2010 - 1-

NOES DE ARQUIVOLOGIA1. CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA 1.1. ARQUIVO De um modo geral, arquivo aquele local que utilizamos para guardar documentos. No entanto, preciso destacar alguns detalhes que servem para complementar este conceito. Podemos afirmar, de forma mais precisa, que: Arquivo o conjunto organizado de documentos acumulados por uma pessoa ou instituio ao longo de suas atividades. Note que o arquivo pode ser pessoal ou institucional, e formado a partir da necessidade que essas pessoas (fsicas ou jurdicas) tm de guardar documentos que comprovem as atividades que desenvolveram ao longo da vida. O conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo denominado acervo. 1.2. FUNO DO ARQUIVO Basicamente, a funo do arquivo guardar e organizar os documentos acumulados pela instituio a que pertence, de forma a facilitar a localizao destes documentos, quando necessrio. Uma boa organizao dos arquivos permite que a instituio ganhe tempo e otimize seus recursos. 1.3. FINALIDADES DO ARQUIVO Ao organizar os documentos, o arquivo atende, fundamentalmente, a duas finalidades distintas: a administrao e histria. Finalidade administrativa: Num primeiro momento, as informaes contidas nos arquivos servem de base ao dia-a-dia da empresa, onde os usurios seriam, basicamente, os funcionrios, os clientes, os administradores e quaisquer outros indivduos que busquem informaes relativas s atividades da instituio. Finalidade histrica: Num segundo momento, o arquivo pode tambm preservar, atravs de sua documentao, aspectos histricos relativos instituio a que est inserido e mesmo sociedade em geral. Neste momento, o usurio passa ser o pesquisador, o historiador ou qualquer pessoa interessada em conhecer o passado refletido nos documentos ali depositados. 1.4. DIFERENAS BSICAS ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA Apesar de trabalharem com o mesmo objeto (organizao e disponibilizao da informao), arquivo e biblioteca possuem caractersticas distintas que os diferenciam. A seguir, apresentamos, de forma sinttica, as principais diferenas encontradas entre as duas reas. Objetivo Enquanto o arquivo guarda e organiza os documentos com objetivos funcionais (atender a administrao a sua principal finalidade), a biblioteca organiza a informao para fins culturais. Desta forma, informaes orgnicas (que comprovam as atividades da instituio e so criadas em decorrncias destas atividades) so organizadas e conservadas nos arquivos, enquanto que informaes no orgnicas (que no refletem as atividades da instituio) so conservadas nas bibliotecas. 2. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS 2.1. QUANTO ENTIDADE QUE O MANTM De acordo com a entidade mantenedora, a bibliografia arquivstica divide os arquivos em pblicos ou privados. Arquivos pblicos so aqueles mantidos pelos rgos pblicos em todas as suas esferas (federal, estadual e municipal) em todos os poderes (executivo, legislativo e judicirio). So ainda considerados arquivos pblicos aqueles mantidos por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos.ABRIL DE 2010 - 2-

Formas de ingresso dos documentos na instituio Arquivos e bibliotecas mantm em seu acervo um volume enorme de documentos. Tais documentos ingressam na instituio de formas variadas. Os documentos de arquivo so produzidos pela prpria instituio, no desempenho de suas atividades, ou recebidos de outras instituies, sempre num contexto administrativo ou funcional, ou seja, no interesse das atividades orgnicas da instituio. Os documentos de biblioteca, pelo seu carter no-orgnico (como visto no tpico anterior) so escolhidos pela instituio e adquiridos conforme sua convenincia, formando colees. Tal aquisio se d, normalmente, atravs da compra do material escolhido, ou, ainda, atravs de doaes efetuadas por usurios ou mesmo a permuta (troca) com outras bibliotecas. Quantidade de exemplares de cada documento Os documentos de arquivo caracterizam-se por serem produzidos em um nico exemplar, tendo, no mximo, um limitado nmero de cpias para atender a eventuais necessidades administrativas. J os documentos de biblioteca (os livros, por exemplo), so produzidos em numerosos exemplares, espalhados por bibliotecas diversas. Classificao ou codificao dos documentos Existem vrias maneiras diferentes para se organizar os documentos, como veremos no item Mtodos de arquivamento, sendo que uma delas atravs da classificao ou codificao (anotao de um cdigo em cada documento) a fim de orden-los nas pastas, estantes ou prateleiras. Arquivos e bibliotecas se utilizam da classificao/codificao, com a diferena de que, enquanto a biblioteca adota esquemas prestabelecidos e padronizados (no variam de biblioteca para biblioteca), os arquivos elaboram seus cdigos de classificao a partir das atividades desenvolvidas pela instituio, de forma que cada empresa adotar cdigos especficos, de acordo com os tipos de documentos gerados por suas atividades rotineiras. Em resumo, podemos afirmar que arquivos e biblioteca diferem entre si a partir dos seguintes aspectos:

ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda FACON

Arquivos privados so aqueles mantidos por entidades privadas (pessoas fsicas ou jurdicas). 2.2. QUANTO NATUREZA DOS DOCUMENTOS QUE GUARDA Considerando as caractersticas dos documentos mantidos em um arquivo, podemos classific-los em especiais ou especializados. So arquivos especiais aqueles que mantm sob sua guarda documentos de formas fsicas diferenciadas e que, por isso, requerem medidas especiais quanto ao seu armazenamento, guarda e conservao. Em resumo, so aqueles arquivos que guardam documentos que, se no forem conservados de maneira especial, tero sua conservao seriamente comprometidas em virtude de suas caractersticas fsicas. So exemplos de arquivos especiais: - arquivo de fotografias; - arquivo de CDs; - arquivo de disquetes; - arquivo de microfilmes; e - arquivo de fitas de vdeo O termo arquivo especializado utilizado para designar os arquivos que mantm sob sua guarda documentos de reas especficas do conhecimento, ou seja, aqueles que no misturam assuntos diversos em seu acervo. So exemplos de arquivos especializados: - arquivos de engenharia; - arquivos mdicos; - arquivos de imprensa; - arquivos de arquitetura. 2.3. QUANTO EXTENSO DE SUA LOCALIZAO Esta classificao utilizada para diferenciar os arquivos com relao ao local em que so instalados. Em geral, o arquivo pode ser instalado nos prprios setores que utilizam os documentos no dia-a-dia, quando so chamados de arquivos setoriais ou, quando conveniente para a instituio, pode ser instalado em um nico local, recebendo os documentos provenientes dos diversos setores da instituio, quando chamado de arquivo central/geral, por funcionar de forma centralizada. Nos dois casos (setorial ou central), dever existir uma unidade de controle/coordenao centralizada, de forma que as atividades de arquivo (normas, procedimentos e operaes) sejam realizadas de maneira padronizada. 2.4. QUANTO AO ESTGIO DE EVOLUO DE SEUS DOCUMENTOS Quanto ao estgio de evoluo dos documentos (ciclo de vida) os arquivos se classificam em: correntes (arquivos de primeira idade), intermedirios (arquivos de segunda idade) e permanentes (arquivos de terceira idade). Em geral, os documentos mais novos e mais utilizados sero conservados nos arquivos correntes, os documentos menos utilizados e que ainda no prescreveram sero armazenados nos arquivos intermedirios e aqueles que, j tendo cumprido sua funo administrativa, mas que devam ser conservados para preservar a memria (histria) da instituio, sero armazenados no arquivo permanente. 3. CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS 3.1. ELEMENTOS CARACTERSTICOS DOS DOCUMENTOS Na anlise dos documentos de arquivo, podemos identificar em cada documento diversos elementos que o caracterizam, a saber: suporte, forma, formato, gnero, espcie e tipo/tipologia.

3.1.1. Suporte Entende-se por suporte o material fsico empregado para confeccionar o documento, ou seja, o meio no qual o documento foi escrito/impresso. Hoje, o suporte mais comum utilizado na confeco dos documentos o papel, mas nem sempre foi assim. Antes da inveno do papel o homem se utilizou de diversos outros suportes como o papiro, o pergaminho e at mesmo pedra ou argila. Hoje, com o advento dos meios digitais de armazenamento de informaes, comum a utilizao de suportes eletrnicos, como disquete, CD-ROM, HD, pen-drive, DVD, fita magntica, disco tico etc. Note que o arquivo est habilitado a guardar documentos de diversos tipos de suportes, sendo que em alguns casos os mesmos necessitam de cuidados especiais em sua guarda e conservao (arquivos especiais, vistos anteriormente). 3.1.2. Gnero O gnero de um documento determinado considerando aspectos relativos ao suporte ou forma como as informaes foram registradas. Os gneros mais comuns so: Textuais: So os documentos cuja informao se apresenta em formato de texto (documentos escritos) como ofcios, memorandos, relatrios, certides, atas, atestados etc. Iconogrficos: So documentos que apresentam como informao imagens estticas, como fotografias, negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras, por exemplo. Cartogrficos: Documentos que apresentam, de forma reduzida, imagens representando reas maiores. Os exemplos mais comuns so mapas e plantas. Microgrficos: Documentos resultantes do processo de microfilmagem. Podem se apresentar em formato de microfilme ou microficha. Sonoros: Documentos cuja informao esteja registrada em forma de som. Filmogrficos: Documentos que contenham filmagens, vdeos. Informaticos ou Digitais: Documentos registrados em suporte eletrnico. 3.2. CLASSIFICAO QUANTO AO GRAU DE SIGILO Se considerarmos as informaes contidas em um documento, podemos classificar os documentos em ostensivos ou sigilosos. Entende-se por documentos ostensivos aqueles que contm informaes comuns, cuja divulgao no comprometa a segurana ou o bom andamento das atividades rotineiras da instituio e que, por isso, no exijam medidas especiais de segurana e guarda no que se refere sua divulgao. J os documentos sigilosos so aqueles que, tendo em seu contedo informaes de carter restrito, requerem medidas especiais de segurana no que se refere sua guarda e conservao. Segundo Marilena Leite Paes, os documentos sigilos so classificados em quatro graus de sigilo, a saber: Ultra-secretos: So classificados como ultra-secretos os documentos que requeiram excepcional grau de segurana e cujo teor ou caracterstica s devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio; Secretos: So classificados como secretos documentos que requeiram ato grau de segurana que s podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a dele tomar conhecimento, funcionalmente.ABRIL DE 2010 - 3-


Confidenciais: So classificados como confidenciais a assuntos, que, embora no requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa no-autorizada pode ser prejudicial a um indivduo ou criar embaraos administrativos. Reservados: So assuntos que no devam ser do conhecimento do pblico em geral. 4. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Em tpico anterior, classificamos os arquivos, quanto ao estgio de evoluo de seus documentos, em correntes, intermedirios ou permanentes. Esta classificao conhecida como ciclo vital dos documentos ou ainda teoria das trs idades.

Desta forma, podemos considerar que o arquivo corrente apresenta as seguintes caractersticas: - a fase em que os documentos so produzidos; - constitudos pelos documentos mais novos da instituio; - Apresenta grande freqncia de consulta aos seus documentos; - Nesta fase, os documentos esto em tramitao (circulam pelos setores do rgo a fim de cumprir sua finalidade); e - Os arquivos correntes, por conservarem documentos consultados freqentemente, devem estar localizados nos prprios setores que os utilizam (arquivos setoriais) ou em locais de fcil acesso (arquivo central ou geral). 4.3. ARQUIVO INTERMEDIRIO O arquivo intermedirio, por sua vez, aquele que guarda os documentos que, mesmo no sendo de uso freqente pelos setores que os produziram, podem ainda ser solicitados para tratar de assuntos que guardam relao com seu contedo. Nesta fase, no h mais a necessidade de os mesmos serem conservados prximos ao setor que os utiliza, uma vez que a freqncia de uso j bastante reduzida. Por uma questo de economia, normal a criao de arquivos intermedirios em locais afastados dos grandes centros das cidades, de forma a armazenar um grande nmero de documentos a um custo bastante reduzido. Os documentos encaminhados aos arquivos intermedirios permanecem como propriedade exclusiva do setor que os enviou, ou seja, o acesso restrito a este setor, que conserva os direitos sobre os mesmos. Nos arquivos intermedirios, os documentos aguardam a sua prescrio, onde sero submetidos destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda permanente). Esta destinao determinada a partir da existncia ou no do valor secundrio (histrico). Os documentos destitudos de valor histrico devem ser destinados eliminao. Os documentos considerados importantes na preservao da memria da instituio, entretanto, devero ser destinados ao arquivo permanente, onde sero guardados em carter definitivo. Em alguns pases, o arquivo de 2 idade, por suas caractersticas, recebeu o nome de limbo ou purgatrio. A eliminao de documentos deve ser feita de forma racional. Os processos mais indicados so a fragmentao e a macerao (reciclagem). Antes de eliminados, deve-se elaborar a listagem de eliminao de documentos, que conter a relao de todos os documentos submetidos a este processo. 4.4. ARQUIVO PERMANENTE No arquivo de terceira idade ou permanente so preservados os documentos que, j tendo cumprido a sua funo administrativa, so conservados pelo valor secundrio ou histrico que apresentam para a instituio. Como visto anteriormente, o valor secundrio um valor definitivo, ou seja, no prescreve. Desta forma, documentos da fase permanente jamais sero eliminados. A funo bsica do arquivo permanente preservar e divulgar a histria da instituio. Para tanto, na terceira idade os documentos estaro disponveis para consulta pelo pblico em geral, no apenas s pessoas envolvidas diretamente com as atividades administrativas da instituio, como ocorre nos arquivos de primeira e segunda idade. Em geral, devem ser preservados historicamente documentos que provem como a instituio foi organizada (origem) e como a mesma funcionou ao longo do tempo (normas, regulamentos, diretrizes etc).ABRIL DE 2010 - 4-

4.1. VALOR DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO Na distribuio dos documentos nos arquivos de 1, 2 e 3 idades (corrente, intermedirio e permanente) h que se observar, em primeira anlise, a importncia que este documento apresenta e que justifica a sua preservao e guarda em um arquivo. o chamado valor do documento, que pode se apresentar de duas formas: primrio ou secundrio. 4.1.1. Valor Primrio Entende-se por documento de valor primrio aquele que atende s necessidades da instituio no seu dia-a-dia, ou seja, o documento que ainda serve para fins administrativos, legais ou jurdicos e que pode, a qualquer momento, ser solicitado para resolver alguma pendncia funcional. Na prtica, todo documento nasce com valor primrio, que tambm comumente chamado de valor administrativo, devido s suas caractersticas. Durante um determinado perodo, que varia de documento para documento, este valor desaparece. a chamada prescrio do documento. Os arquivos corrente (1 idade) e intermedirio (2 idade) so os responsveis pela guarda dos documentos desde o momento de sua criao at a prescrio para fins administrativos. 4.1.2. Valor Secundrio Alguns documentos, mesmo depois de prescritos para fins administrativos, so conservados pela instituio por serem considerados importantes para preservar a memria ou histria da empresa ou da sociedade. So os chamados documentos de valor secundrio ou histrico. Na prtica, nem todos os documentos apresentaro esse valor (a maioria dos documentos no apresentar valor secundrio/histrico). Ao contrrio do valor primrio, o valor secundrio definitivo, ou seja, uma vez considerado histrico, o documento ser guardado em carter permanente, e sua guarda se dar no arquivo de 3 idade, o arquivo permanente. 4.2. ARQUIVO CORRENTE O arquivo permanente, tambm chamado de arquivo de 1 idade, assim definido por Marilena Leite Paes: o arquivo constitudo de documentos em curso ou consultados freqentemente, localizados nos prprios setores que os receberam ou produziram ou em dependncias prximas e de fcil acesso.


4.5. AVALIAO DE DOCUMENTOS Para que os documentos cumpram o seu ciclo de vida, necessria uma anlise de suas caractersticas, de forma a identificar os prazos que cada tipo de documento levar para cumprir sua finalidade administrativa (valor primrio), bem como sua importncia histrica (valor secundrio). Esta anlise chamada tecnicamente de avaliao de documentos e ser desenvolvida por uma comisso formada por pessoas que conheam bem a estrutura e o funcionamento da instituio avaliada.

Esta avaliao resultar na elaborao de um instrumento, que regular o prazo de guarda e a destinao final de cada documento da instituio. a chamada tabela de temporalidade, que, uma vez criada, dever ser aprovada por uma autoridade competente do rgo, para que possa ser aplicada na instituio. Cada instituio dever possuir sua prpria tabela de temporalidade, uma vez que os documentos variam de empresa para empresa, de acordo com as atividades especficas de cada uma. A seguir, apresentamos uma tabela de temporalidade com exemplos hipotticos, a fim de permitir uma melhor compreenso do assunto.

Documentos Legislao de Pessoal Admisso de Pessoal Frias Frequncia Aposentadoria Greves Normas InternasObserve que, de acordo com a tabela de temporalidade, todos os documentos devero, necessariamente, possuir um prazo de guarda para a fase corrente, uma vez que ali que o mesmo tem sua origem. A fase intermediria no obrigatria na vida do documento, sendo que alguns podem, inclusive, serem eliminados ainda na fase corrente e outros, ainda, podero ser recolhidos da fase corrente diretamente para a permanente. As passagens dos documentos para as fases intermediria e permanente recebem os nomes de transferncia e recolhimento, respectivamente. Transferncia o envio de documentos da fase corrente para a fase intermediria. Recolhimento o envio de documentos da fase corrente ou intermediria para a fase permanente. 4.5.1. Vantagens da avaliao para a instituio Definir os prazos de guarda e a destinao final de cada documento da instituio pode trazer inmeras vantagens para a instituio: - Ganho de espao fsico; - Maior facilidade na organizao e recuperao da informao, uma vez que a massa documental ter seu volume reduzido; - Economia nos gastos com recursos humanos, financeiros e materiais empregados na guarda dos documentos nos arquivos. 5. PROTOCOLO Como visto anteriormente, durante a fase corrente, os documentos se caracterizam por sua grande freqncia de consulta e por sua movimentao (tramitao) constante. necessrio, portanto, que a instituio adote mecanismos capazes de controlar esta tramitao, de forma a permitir a localizao de um documento, quando necessrio. Esta atividade de controle conhecida como protocolo, que e constitudo pelas seguintes tarefas:

Prazos de guarda Destinao Corrente Intermedirio Final 10 anos 10 anos Guarda Perm. 5 anos 7 anos 5 anos 5 anos 5 anos Enqto. Vig. 47 anos 47 anos 95 anos 5 anos Eliminao Eliminao

Observao -

Eliminao Microfilmar aps 5 anos Eliminao Microfilmar aps 5 anos Guarda Perm. Guarda Perm. -

- Recebimento da correspondncia que chega na instituio; - Separao da correspondncia particular da correspondncia oficial (da instituio); - Distribuio da correspondncia particular para os destinatrios; - Separao da correspondncia de carter ostensivo da correspondncia sigilosa; - Encaminhar a correspondncia sigilosa aos respectivos destinatrios; - Abrir a correspondncia ostensiva; - Classificar o documento de acordo com seu assunto, buscando identificar o destinatrio (setor competente); - Efetivar o registro (cadastro dos dados bsicos do documento em um sistema de controle ou ficha de protocolo); - Efetivar a autuao dos processos (insero de capa, onde sero registrados os dados bsicos do processo); - Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinatrios internos (distribuio) ou externos (expedio); - Controle da tramitao ou Movimentao, feita normalmente atravs de sistema informatizado ou livros de protocolo. 6. MTODOS DEARQUIVAMENTO Mtodos de Arquivamento so as diferentes maneiras utilizadas para colocar documentos em ordem em um arquivo. Os mtodos mais comuns e mais utilizados so: alfabtico, geogrfico, numrico e ideogrfico. Cada mtodo tem suas particularidades, a saber: 6.1. Mtodo Alfabtico No mtodo alfabtico, o principal elemento a ser considerado para a organizao dos documentos e a sua posterior localizao o nome. Este mtodo muito utilizado nas organizaes, e apresenta como vantagens ser um mtodo fcil e rpido. No entanto, ao armazenar um grande volume de informaes, comum a ocorrncia de erros, devido ao cansao visual por parte do funcionrio e grande variedade de grafia dos nomes.ABRIL DE 2010 - 5-


A fim de tornar mais rpida a localizao e guarda dos documentos, o mtodo alfabtico pode ser combinado com cores, para identificar a letra procurada. Este mtodo denominado Variadex. Portanto, o mtodo variadex utiliza cores como elementos auxiliares para facilitar a localizao e a recuperao dos documentos, e uma variao do mtodo alfabtico. Regras de alfabetao No arquivamento de documentos por nome, existem algumas regras, chamadas de regras de alfabetao, que devem ser consideradas. So elas: 1) Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois, o prenome. Arajo, Marcos Pereira Carvalho, Lucas Tavares Ferreira, Maria Souza Vasconcelos, Lus dos Santos Obs.: No caso de sobrenomes iguais, a ordenao ser feita pelo prenome. Ferreira, Andr Ferreira, Joo Ferreira, Paulo 2) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hfen no devem ser separados. Bom Tempo, Cludia Castelo Branco, Humberto de Alencar Monte-Verde, Juvenal Silva Santos-Dumont, Alberto Vilas Boas, Bernardo Alves Obs.: Sobrenomes iniciados com as palavras Santo, So e Santa seguem a mesma regra. Santa Cruz, Pedro Henrique Santo Expedito, Joo Barbosa So Tiago, Bernardo Oliveira 3) As iniciais abreviativas de prenomes, quando da ordenao, devem preceder os nomes que iniciam com a mesma letra. Pereira, M. Pereira, Marcelo Pereira, Maria Pereira, Mauro 4) Artigos e preposies no devem ser considerados. Anjos, Milton Sousa dos Costa, Severino Pereira da Santos, Edson Pereira dos Silva, Luciana Oliveira da Obs.: No caso de sobrenomes estrangeiros, esta partcula que acompanha o nome pode ou no ser considerada. O mais comum consider-la, quando esta iniciar com letra maiscula. Da Vinci, Leonardo Del Piero, Fabio Mc Cain, John OBrian, Paul Van Gogh, Vincent Von Richtoffen, Michael 5) Sobrenomes de parentesco, como Filho, Jnior, Neto e Sobrinho, devem vir para o incio acompanhados do sobrenome anterior. Arajo Filho, Marcos Pereira Carvalho Jnior, Lucas Tavares Ferreira Neto, Maria Souza Vasconcelos Sobrinho, Lus dos Santos

6) Ttulos que acompanham os nomes no devem ser considerados. Devem ser colocados no final, entre parnteses. Alves, Jos Silva dos (Presidente) Barbosa, Lucas Moreira (Ministro) Campos, Juvenal de Sousa (General) Rodrigues, Maria Aparecida (Professora) 7) No caso de nomes estrangeiros, a organizao ser feita pelo ltimo sobrenome, com exceo dos nomes orientais e de pases de lngua espanhola, que tem regras especificas. Cames, Luis Vaz de Clinton, Bill Newton, Isaac Shakespeare, William 8) No caso de nomes de espanhis ou de qualquer pas de lngua espanhola, a ordenao dever ser feita pelo penltimo sobrenome e, para tanto, os dois ltimos sobrenomes devero ser transpostos para o incio. Bolaos Fuentes, Pablo Gutierrez Salazar, Juan Sanchez Garcia, Roman 9) Nomes orientais, chineses, japoneses, coreanos ou rabes, por exemplo, devero ser organizados da mesma forma como se apresentam, sem qualquer alterao. Al Jahzir Kim Il Sung Law Kim Chong Mao Ts Tung 10) Na organizao de nomes de instituies, os nomes so mantidos da mesma forma como se apresentam, levando-se o artigo do incio para o final, entre parnteses. Quando no h artigo no incio, no deve ser feita qualquer alterao. Associao Brasilense de Arquivologia Bi-ba-b Shopping Boticrio (O) Casas Bahia Fundao Getlio Vargas Globo (O) Times (The) 11) Nos nomes de eventos, o numeral do incio deve ser colocado no final, entre parnteses. A ordenao, neste caso, se dar pelo nome do evento e no pelo numeral. Congresso de Medicina (Segundo) Encontro de Arquivistas (IV) Seminrio de Jornalistas (18) Obs.: O numeral servir para ordenar eventos com o mesmo nome. Encontro de Arquivistas (I) Encontro de Arquivistas (II) Encontro de Arquivistas (III) 6.2. Mtodo Geogrfico O mtodo geogrfico utilizando quando os documentos so organizados pela procedcia ou local, ou seja, quando a instituio opta por classificar os documentos pelo local de origem. No entanto, de acordo com a literatura arquivstica, algumas regras devem ser adotadas para a correta utilizao do mtodo geogrfico: 1) Na ordenao de documentos por estado ou pas, os mesmos devem ser ordenados alfabeticamente, para facilitar a posterior localizao. Deve-se observar, contudo, que as cidades referentes a um mesmo estado ou pas devero ser organizadas de forma alfabtica, mas mantendo a capital no incio, uma vez que esta , normalmente, a cidade mais procurada e com o maior nmero de documentos.ABRIL DE 2010 - 6-


Exemplo: Bahia Salvador Ilhus Itabuna Porto Seguro Cear Fortaleza Crates Juazeiro Quixad Gois Goinia Anpolis Rio Verde 2) Quando o arquivamento feito por cidades, sem haver a separao por estado, no h a necessidade de se colocar as capitais no incio. A ordenao ser simplesmente alfabtica, com o detalhe de que, ao final de cada cidade, deve ser identificado o estado correspondente, para o caso de cidades com o mesmo nome. Exemplo: Anpolis (Gois) Crato (Cear) Custdia (Pernambuco) Passo Fundo (Rio Grande do Sul) Vitria (Esprito Santo) 6.3. Mtodo Numrico O mtodo numrico, como o prprio nome diz, aquele em que os documentos so ordenados por nmero. Na utilizao deste mtodo, pode-se optar por trs maneiras distintas: numrico simples, cronolgico ou dgito-terminal. O mtodo numrico simples adotado quando a organizao feita pelo nmero do documento ou da pasta em que este foi arquivado. um mtodo muito utilizado na organizao de pronturios mdicos, pastas de funcionrios, processos e filmes. No entanto, ao se trabalhar com nmeros maiores, com vrios dgitos, o mtodo numrico simples acaba por se tornar muito lento e trabalhoso, tanto na organizao quanto na localizao do documento. Neste caso, indicada a utilizao do mtodo digito-terminal, onde a ordenao feita pelos dois ltimos dgitos, o que torna o arquivamento mais rpido e eficiente. A seguir, temos um exemplo prtico da utilizao do mtodo dgito-terminal. 14-25-01 78-44-10 22-26-28 99-15-44 36-27-44 Observe que a ordenao foi feita pelos dois ltimos dgitos. Quanto estes so iguais, a ordenao se dar pelos dois dgitos anteriores. O mtodo numrico cronolgico aquele utilizado para organizar os documentos por data. um mtodo largamente utilizado na organizao de fotografias, documentos financeiros e outros em que a data seja o principal elemento na busca da informao. 6.4. Mtodo Ideogrfico O mtodo ideogrfico utilizado quando a ordenao dos documentos feita por assunto. tambm um mtodo muito utilizado no dia-a-dia das instituies. O mtodo ideogrfico tem algumas subdivises que sero detalhadas a seguir:

Na organizao por assunto, estes podem ser ordenados de forma alfabtica ou numrica. A ordenao alfabtica dos assuntos pode ser feita em um nico nvel (mtodo dicionrio) ou em vrios nveis hierarquizados (enciclopdico). Observe a seguir a diferena entre os dois mtodos. Suponha que um setor separou seus documentos por assunto, onde foram criadas as seguintes pastas: - Frias - Contas a pagar - Aposentadoria - Emprstimos bancrios - Licena mdicas - Contas a receber - Freqncia - Licena maternidade - Emprstimos rurais A ordenao destas pastas de forma alfabtica pode se dar em um nico nvel ou em nveis hierarquizados, de acordo com a convenincia do usurio. Na prtica, a ordenao ser efetivada da seguinte forma:

Observe que, enquanto no mtodo dicionrio os assuntos so ordenados de maneira simplesmente alfabtica (em um nico nvel), no mtodo enciclopdico a ordenao dos assuntos se d em vrios nveis hierarquizados, partindo de assuntos gerais para assuntos mais especficos, onde cada nvel ordenado alfabeticamente. Neste caso, o arquivo ser composto por pastas e subpastas, em diferentes nveis. Os assuntos podem, ainda, ser ordenados de forma numrica, onde sero atribudos para cada assunto cdigos que serviro para identific-los e permitiro a sua localizao no acervo. Utilizando os mesmos assuntos descritos anteriormente, teramos como possvel organizao, utilizando-se o mtodo ideogrfico numrico: 1 PESSOAL 1-1 - FRIAS 1-2 LICENAS 1-2-1 MDICA 1-2-2 MATERNIDADE 1-3 APOSENTADORIA 2 - FINANCEIRA 2-1 EMPRSTIMOS 2-1-1 BANCRIOS 2-1-1 RURAIS 2-2 CONTAS 2-2-1 A RECEBER 2-2-2 A PAGARABRIL DE 2010 - 7-


Observe que, na organizao por cdigo numrico, no h a preocupao de organizar os assuntos em ordem alfabtica. So criados nveis hierarquizados, onde os assuntos so numerados na ordem em que forem sendo relacionados. Esta relao de assuntos com seus respectivos cdigos compor o plano de classificao da instituio, que servir para classificar os documentos (atribuir a cada documento um cdigo de acordo com seu assunto) antes de seu arquivamento. Os mtodos decimal e duplex so bastante parecidos, com a particularidade de que, no mtodo decimal, o nmero de classes em cada nvel limitado a 10, e no mtodo duplex, o nmero de classes ilimitado. 6.5. Mtodos diretos / Indiretos Consideram-se diretos os mtodos que permitem que a busca do documento se d no prprio local em que o mesmo est arquivado, sem a necessidade de um ndice auxiliar. uma caracterstica dos mtodos que organizam por nome (alfabtico, geogrfico, dicionrio e enciclopdico). Consideram-se indiretos os mtodos em que, para localizar o documento no arquivo, necessria a adoo de um ndice por nome, que indicar a localizao do documento dentro do arquivo. uma caracterstica dos mtodos em que a ordenao feita por nmero (numrico simples, cronolgico, dgito-terminal, decimal e duplex). 6.6. Mtodo horizontal / Vertical Quando o documento acondicionamento em seu local de guarda (pasta, gaveta ou caixa) o arquivamento pode ser feito de forma horizontal ou vertical. O arquivamento horizontal, no qual os documentos so acondicionados uns sobre os outros, s indicado para documentos de grandes dimenses, como mapas, plantas e papis de grandes dimenses. O arquivamento vertical, onde os documentos so arquivados lado a lado, o mais comum, sendo largamente adotado nos arquivos correntes e intermedirios, onde o acondicionamento feito em caixas ou pastas suspensas. 6.7. Escolha do mtodo a ser adotado A escolha do mtodo de arquivamento a ser adotado em um arquivo dever ser precedida de uma anlise minuciosa dos documentos a serem arquivados e da estrutura da instituio que est sendo organizada. Um mesmo arquivo pode utilizar, em seu acervo, vrios mtodos de arquivamento simultneos, de forma a bem organizar sua documentao. Num arquivo fotogrfico, por exemplo, seria possvel a seguinte organizao: BATIZADOS de 1960 a 1980 de 1981 a 2000 aps 2001 CASAMENTOS de Arajo, Jos at Ferreira, Maria de Garcia, Paulo at Martins, Severino de Nascimento, Joo at Ximenes, Raimundo VIAGENS Bahia Cear Santa Catarina Observe que, no exemplo apresentado, foi utilizado, num primeiro momento a organizao por assunto (quando as fotografias foram separadas em batizados, casamentos e viagens) e, num segundo momento, foram utilizados os mtodos cronolgico, alfabtico e geogrfico, de acordo com as particularidades de cada assunto. EssaFACON

mistura de mtodos conhecida como classificao ou arranjo que ser definido de forma a melhor atender as necessidades de cada instituio organizada. 7. PRESERVAO DE DOCUMENTOS Preservao de documentos o conjunto de medidas adotadas visando proteger, conservar ou restaurar os documentos armazenados em um arquivo. Na conservao dos documentos, vrios elementos devem ser evitados, pois tendem a danificar ou acelerar sua degradao. Podemos destacar estes elementos em trs grandes grupos: fsicos, qumicos e biolgicos. 7.1. Elementos fsicos Os elementos fsicos so aqueles relacionados ao local em que os documentos se encontram armazenados. So os principais: umidade, temperatura e luminosidade. O desequilbrio da temperatura e da umidade relativa provoca no acervo uma dinmica de contrao e alongamento dos elementos que compem o papel, alm de favorecer a proliferao de agentes biolgicos, tais como: fungos, bactrias, insetos e roedores. A umidade tambm afeta seriamente o papel: se muito elevada, apressa a degradao cida e se for muito baixa, facilita o ataque de agentes biolgicos. Recomendase, portanto, um controle de umidade e temperatura de acordo com os documentos ali depositados. A luminosidade, seja natural (luz do sol) ou artificial, tende a danificar os documentos a partir do momento em que provocam seu amarelamento, enfraquecimento e envelhecimento precoce. recomendvel, portanto, que o arquivo seja instalado em locais que no recebam diretamente a incidncia da luz solar e que documentos histricos ou documentos com grande prazo de guarda sejam armazenados em locais com pouca incidncia de luz artificial, visando sua maior durabilidade. 7.2. Elementos qumicos Dentre os elementos qumicos que mais contribuem para a degradao do acervo, podemos destacar a poluio ambiental, a poeira, objetos metlicos e elementos com alto grau de acidez. A poluio ambiental, destacadamente a poluio do ar pode diminuir sensivelmente a longevidade de um documento. O ar dos centros urbanos e industriais contm uma grande diversidade de partculas e gases. As partculas compem a parte slida de dimenses microscpicas dos poluentes. Renem especialmente o p, a fuligem e os esporos dos microorganismos. Os gases formam os poluentes mais reativos e perigosos para os documentos. O dixido de enxofre lanado na atmosfera, principalmente pela queima dos combustveis fsseis empregados nos fornos industriais e nos automveis. Ele tambm se combina com o oxignio, transformandose em trixido de enxofre. Tal reao qumica catalisada por pequenas partculas metlicas.A combinao do trixido de enxofre e a gua, seja a do ar ou do papel, formar o cido sulfrico, que provoca manchas e escurecimento do papel, alm da perda de sua resistncia. Recomenda-se, portanto, a instalao do arquivo em ambientes distantes de garagens ou locais em que a poluio do ar seja excessiva. Na poeira esto contidas partculas de substncias qumicas cristalinas e amorfas, como terra, areia, fuligem e grande diversidade de microorganismos, alm de resduos cidos e gasosos provenientes da combusto em geral e de atividades industriais.ABRIL DE 2010 - 8-

ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda

O p no modifica apenas a esttica dos documentos. Quando observamos a sujeira retida nos papis, como os excrementos dos insetos, colas e poluentes atmosfricos, observamos a ao destrutiva.As pequenas partculas possuem ao cortante e abrasiva. A aderncia do p no apenas superficial, mas tambm no interior da fibra, que absorvida por meio de ligaes qumicas. Os objetos metlicos, como clipes, grampos e colchetes, devem ser evitados por provocar a oxidao do papel. Quando necessria a juntada de folhas para formar um processo ou documento, indicada a utilizao de clipes ou colchetes plsticos. Colas e fitas adesivas tambm devem ser evitadas, por provocar manchas irreversveis no documento, produto de sua alta acidez. Na restaurao de documentos, existem colas e fitas adesivas com qualidade arquivstica (sem acidez) adequadas a esta tarefa. 7.3. Elementos biolgicos Com relao aos seres vivos capazes de provocar estragos aos documentos, podemos destacar vrios tipos de insetos, microorganismos, ratos e, por fim, o prprio ser humano. Os danos que os insetos causam aos acervos so bastante conhecidos. Produzem estragos de grande intensidade, durante tempos relativamente curtos.A ao destrutiva maior nas regies de clima tropical, cujas condies de calor e umidade relativa elevadas provocam numerosos ciclos reprodutivos anuais e desenvolvimento embrionrio mais rpido. So pouco afetados pelo controle ambiental interno e acervos, uma vez que possuem uma grande capacidade de adaptao s transformaes ambientais. Alm disso, podem adquirir resistncia aos inseticidas com o passar do tempo. Os insetos que normalmente provocam os maiores estragos nos arquivos so as traas, baratas, cupins e os carunchos (brocas). Encontramos ainda uma enorme variedade de seres microscpicos no ar. O papel vulnervel aos ataques microbiolgicos, pois seu principal constituinte, a celulose, sofre degradao provocada por diferentes espcies de fungos e bactrias. A ao de microorganismos no papel se manifesta pelo aparecimento de manchas de vrias cores, intensidades e conformaes. As enzimas, que so produzidas como resultado do metabolismo de diferentes espcies de fungos e bactrias, aceleram os processos de degradao da celulose e de colas. A conseqncia a transformao das caractersticas fsicas e qumicas do suporte, que fica com um aspecto filtroso e fragmentado. O homem, infelizmente, um dos maiores agressores dos arquivos. O simples uso normal o suficiente para degradar o documento. A acidez e a gordura do suor das mos, em contato com o papel, produzem acidez e manchas. Tambm so nocivos os maus tratos como: rasgar, riscar, dobrar, escrever, marcar, colocar clipes, grampos metlicos, colar fitas, etc. Dicas Gerais de Preservao de documentos - O arquivo deve controlar umidade e temperatura do ambiente, de acordo com a documentao mantida em seu acervo (normalmente, a umidade ideal gira em torno de 45 a 58% e a temperatura entre 20 e 22); - Deve-se evitar a entrada de gua/fogo no ambiente de arquivo, pois os mesmos tendem a danificar os documentos; - A limpeza do ambiente, sempre que possvel, deve ser feita a seco (aspirador de p) ou com a utilizao de panos midos nas estantes e no cho; - Deve-se evitar a utilizao de saliva ou umedecedor de dedos ao passar as pginas dos documentos; - Fotografias e negativos devem ser manuseados com luvas de algodo; - Ao fazer anotaes nos documentos, como o cdigo de classificao, por exemplo, deve-se utilizar lpis;

- A restaurao de documentos deve ser realizada com material de baixa acidez (pH neutro); - Na utilizao de clipes ou colchetes, deve-se dar preferncia para os de plstico, evitando os de metal. 8. GESTO DE DOCUMENTOS A lei 8.159/1991, que regula o funcionamento dos arquivos pblicos no Brasil, assim define gesto de documentos: Gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas que visam controlar a produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Em resumo, gesto de documentos o conjunto de todas as atividades que envolvem o controle dos documentos da instituio, desde a sua criao at o seu destino final (eliminao ou guarda permanente). Podemos dividir a gesto de documentos em trs fases distintas: - Produo; - Utilizao; e - Destinao. Na etapa de produo, devem ser efetivados esforos para evitar a criao de documentos que no sejam realmente necessrios para a instituio, alm da duplicao desnecessria de documentos, deve-se buscar a criao de formulrios que facilitem a gerao de documentos dentro de uma padronizao pr-estabelecida e ainda deve-se buscar a implementao de sistemas informatizados que visem otimizar o ato de criao de documentos. A segunda etapa da gesto de documentos, a utilizao, envolve as atividades de controle da tramitao de documentos (protocolo, bem como a elaborao de normas de acesso documentao (emprstimo ou consulta), alm da definio das formas de organizao e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria. Finalmente, a destinao, que se caracteriza como a terceira fase da gesto de documentos compreende a definio do destino a ser dado a cada documento aps o cumprimento do seu prazo de guarda. Esta definio realizada atravs de uma avaliao, conforme destacado em item anterior.


ABRIL DE 2010 - 9-

CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIAConceito deArquivoArt. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Lei 8.159/1991 06. (Cespe-UnB-MEC / 2005) Os documentos existentes nos arquivos so o resultado das atividades desenvolvidas pela instituio produtora.

Suporte dos documentosSuporte: Material no qual so registradas as informaes. Dicionrio de Terminologia Arquivstica. Arquivo Nacional. p. 159 O arquivo pode guardar documentos em diversos suportes diferentes. Exemplos de suporte: papel, CD, disquete, DVD, fita de vdeo.

01. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Documento toda informao registrada em um suporte material que pode ser consultada para fins de estudo e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos e pensamentos da humanidade nas diferentes pocas e nos diversos lugares. 02. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - Entende-se por documento de arquivo qualquer documento produzido ou recebido por pessoa fsica ou jurdica, acumulado naturalmente ao longo das atividades e preservado como prova de tais atividades. 03. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos de arquivo so provas de transaes realizadas nas organizaes. 04. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) Os documentos podem servir de prova de transaes realizadas. 05. (Cespe-UnB-CLDF / 2006) Arquivo o conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada. conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informao.

07. (Cespe-UnB - TRE/BA 2010) O arquivo constitudo de documentos em variados suportes, entre outros: papel, papel fotogrfico, pelcula fotogrfica e mdias digitais. 08. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) O termo suporte utilizado em arquivologia para denominar qualquer material que contm informaes registradas. Alguns exemplos, alm do mais comum hoje, que o papel, so: papiro, pergaminho, disco magntico, entre outros. 09. (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) Os documentos produzidos no mbito da instituio, mesmo que no estejam em suporte papel, so considerados documentos de arquivo. 10. (Cespe-UnB-TRE/TO / 2005) Os acervos arquivsticos so constitudos por um mesmo tipo de suporte. 11. (Cespe-UnB- STM / 2004) A composio do conceito de arquivo adotado pela arquivstica define que seus documentos devem possuir um mesmo tipo de suporte fsico.

FUNO E FINALIDADES DOS ARQUIVOSFuno do arquivoFuno do arquivo: A funo bsica do arquivo tornar disponveis as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 20 Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Lei 8.159/1991 12. (2008 / Cespe-UnB - FUNDAC-PB) Um arquivo tem como funo principal tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental. 13. (Cespe-UnB-INPI / 2006) O arquivo tem como funo bsica tornar disponveis as informaes contidas nos documentos mantidos sob sua guarda. 14. (Cespe-UnB-Min Meio Ambiente / 2003) A funo principal do arquivo tornar disponveis as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda. 15. (Cesgranrio-Assistente Legislativo PE) O arquivo deve ter o propsito de possibilitar a guarda e a ordenao sistemtica dos documentos, visando permitir sua consulta rpida e eficiente. Finalidades do arquivo Finalidades dos arquivos: A principal finalidade dos arquivos servir administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 20

16. (Cespe-UnB - ANAC/2009) A funo primria do arquivo funcional, isto , ser instrumento da administrao. Em um segundo momento, considera-se o valor para a histria e a cultura de uma sociedade. 17. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) A legislao arquivstica brasileira, apesar do grande avano, no considera os arquivos como instrumento de apoio administrao. 18. (Cespe-UnB-MPE/AM / 2008) O arquivo, cujo principal objetivo ser um instrumento de apoio administrao, constitui com o decorrer do tempo, base do conhecimento da histria da instituio a que pertence. 19. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) A principal finalidade dos arquivos servir administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base para o conhecimento da histria. 20. (Cespe-UnB-Min Meio Ambiente / 2003) A principal finalidade dos arquivos servir administrao. Eles constituem-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria.ABRIL DE 2010 - 10 -


CICLO VITAL DOS DOCUMENTOSTeoria das 3 Idades Arquivo CorrenteArt. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. Lei 8.159/1991 21. (Funiversa - Adasa/2009) - De acordo com Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, correto afirmar que so tipos de arquivos. (A) correntes, intermedirios e permanentes. (B) correntes, temporrios e permanentes. (C) privados, intermedirios e permanentes. (D) correntes, intermedirios e provisrios. (E) correntes, temporrios e provisrios. 22. (Cespe-UnB - MCT/2008) Arquivo de primeira idade ou corrente, arquivo de segunda idade ou intermedirio e arquivo de terceira idade ou permanente so estgios de evoluo dos arquivos. 23. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) Os arquivos podem ser divididos em: correntes, semipermanentes e permanentes. 24. (Cespe-UnB-TCE/AC / 2006) As fases do ciclo de vida de um arquivo so duas: corrente e permanente. 25. (Cespe-UnB-TRE/TO / 2005) Atualmente, com a evoluo da arquivstica, o ciclo vital dos documentos passa por 4 fases: arquivos setoriais, correntes, inativos e permanentes. Arquivo de 1a Idade ou Corrente Constitudo de documentos em curso ou consultados freqentemente, conservados nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 21 Art. 8 - 1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes. Lei 8.159/1991

35. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Fase corrente a fase em que os documentos esto ativos, em curso e que ainda so muito consultados pela administrao e, por isso, so conservados junto aos rgos produtores. 36. (Cespe-UnB - Anatel/2009) - Os documentos que entram no rgo pblico e que vo para os setores destinatrios iro formar os arquivos correntes dessas unidades. 37. (Cespe-UnB - Antaq-Arquivista/2009) - De acordo com os fundamentos da arquivologia, correto que o arquivo corrente que existir na ANTAQ seja formado pelo conjunto de documentos mantidos nos diversos setores da agncia para apoio s atividades cotidianas. 38. (Cespe-UnB - MI/2009) Os arquivos correntes so constitudos de documentos com pouca frequncia de uso e que so mantidos prximos de quem os recebe ou os produz. 39. (Cespe-UnB - MI/2009) Enquanto tramitam pelas unidades polticoadministrativas, os processos fazem parte dos arquivos ativos ou correntes do rgo ao qual pertencem. 40. (Cespe-UnB - SEAD/SES/FHS/SE - 2009) - Os arquivos correntes so formados pelo conjunto dos documentos produzidos e(ou) recebidos pelos vrios setores de trabalho da instituio e que precisam, pelo seu grande potencial de uso, ficar prximos aos seus usurios diretos. 41. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - Os documentos considerados correntes so caracterizados por estarem ativos, ou em curso, alm de serem alvos de consultas frequentes. 42. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os arquivos correntes so alocados perto dos seus usurios diretos, devido grande possibilidade de uso que apresentam, e so conhecidos tambm como arquivos ativos. 43. (Cespe-UnB - TRE-MG/2009) - O arquivo corrente constitudo de documentos com grande possibilidade de uso e com valor primrio. 44. (Cespe-UnB - Fundac-PB / 2008) A primeira idade constituda de documentos em curso ou consultados freqentemente. Arquivo Intermedirio Arquivo de 2a Idade ou Intermedirio Constitudo de documentos que deixaram de ser freqentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los, para tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado. No h necessidade de serem conservados prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. Por isso, so tambm chamados de "limbo" ou "purgatrio". PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 21-22ABRIL DE 2010 - 11 -

Valor dos DocumentosValor Primrio: - Documentos que servem de apoio s atividades da instituio; - Todo documento nasce com esse valor e depois o perde; - um valor temporrio Valor Secundrio: - Documentos que preservam a memria/histria da instituio; - Nem todo documento apresentar esse valor; - um valor definitivo (permanente). 26. (Cespe-UnB - TRE/BA 2010) Os documentos que no apresentam mais valor primrio, mesmo que tenham valor secundrio, podem ser eliminados, pois no so mais necessrios como prova de uma atividade desenvolvida pela organizao. 27. (Cespe-UnB - ANAC/2009) O arquivo intermedirio, assim como o arquivo corrente, constitudo de documentos de valor primrio. 28. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivo / 2009) -A teoria dos valores de documentos no permite definir se o documento da fase corrente, da intermediria ou da permanente. 29. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os arquivos correntes so formados por documentos com valor secundrio. 30. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos do arquivo permanente tm valor primrio. 31. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) A histria se faz com documentos que nasceram para ser histricos. 32. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) Os arquivos intermedirios so constitudos por documentos ainda com valor primrio. 33. (Cespe-UnB-UnB/Pref. Rio Branco/AC / 2007) O valor primrio pode ser encontrado nos documentos nas fases corrente e intermediria. 34. (Cespe-UnB - TSE / 2007) Prevalece, na fase corrente, o valor secundrio dos documentos, pela importncia administrativa que eles tm.


Art. 8 - 2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Lei 8.159/1991

Arquivo PermanenteArquivo de 3a Idade ou Permanente Constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em valor de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 22 Art. 8 - 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. Lei 8.159/1991 59. (Cespe-UnB - INCA 2010) Os conjuntos documentais de um hospital que so custodiados em carter definitivo, em funo do seu valor e por possurem acesso pblico, so denominados arquivos correntes. 60. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivo / 2009) - O acesso aos documentos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza, restrito, e esses documentos podem ser consultados apenas com autorizao da instituio que os acumulou. 61. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) O conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor denominado arquivo intermedirio. 62. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os O acesso aos documentos do arquivo permanente feito com a autorizao do rgo acumulador. 63. (Cespe-UnB-Fundac/PB / 2008) O arquivo permanente tem como funo a guarda de materiais descartveis. 64. (Cespe-UnB - Fundac-PB / 2008) A terceira idade conserva os documentos de valor administrativo que, por questes legais e fiscais, possam, esporadicamente ser consultados. 65. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) O acesso aos documentos contidos no arquivo da instituio pblico, embora exista restrio de acesso apenas para os documentos considerados permanentes. 66. (Cetro-Confea / 2007) Os documentos que perderam a vigncia administrativa, porm so providos de valor secundrio ou histrico so denominados de arquivo (A) documental (B) transitrio (C) intermedirio e/ou central (D) corrente (E) permanente 67. (Cetro - Liquigs 2007) Assinale a afirmativa incorreta a respeito dos arquivos (A) Devem ser eliminados todos os documentos de valor histrico ou que passaram a ser considerados inteis ou imprestveis. (B) Os documentos e papis que so consultados com menor freqncia devem ser arquivados separadamente daqueles de uso contnuo. (C) Os documentos em curso ou de uso freqente devem ser conservados nos prprios setores ou em dependncias prximas. (D) De acordo com a freqncia de consulta, existem tipos diferentes de arquivos. (E) Existem trs tipos de arquivos: de primeira idade ou corrente, de segunda idade ou intermedirio e de terceira idade ou permanente.ABRIL DE 2010 - 12 -

45. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Quando um setor acumula muitos documentos que no so mais utilizados, as eventuais buscas tornam-se demoradas e pouco eficientes; por esse motivo, tal setor deve escolher os documentos considerados importantes para conservar junto aos que ainda esto em curso e destruir o restante. 46. (Cespe-UnB - TRE/MT 2010) O arquivo intermedirio justifica-se por questes econmicas. uma forma de armazenamento de documentos mais barata que aquela feita nos setores de trabalho da organizao. 47. (Cespe-UnB - TRE/MT 2010) Os documentos so mantidos nos arquivos intermedirios quando apresentam alto valor secundrio. 48. (Cespe-UnB - TRE/MT 2010) O acesso aos documentos aberto ao pblico nos arquivos intermedirios, diferentemente do que ocorre com os arquivos correntes, de acesso restrito aos acumuladores. 49. (Cespe-UnB - TRE/MT 2010) A descentralizao fsica dos arquivos intermedirios resultado da grande frequncia de uso dos documentos nessa fase do arquivo. 50. (Cespe-UnB - Anatel/2009) - Os documentos produzidos e(ou) recebidos por uma unidade ou setor de trabalho de um rgo pblico que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados, devero ser transferidos ao arquivo intermedirio. 51. (Cespe-UnB - Antaq/2009) - O arquivo intermedirio constitudo de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa. 52. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - O acesso aos documentos no arquivo intermedirio aberto ao pblico. 53. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos do arquivo intermedirio so mantidos por conta dos prazos prescricionais e aguardam a destinao final: eliminao ou guarda permanente. 54. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os arquivos intermedirios so formados por documentos que perderam a vigncia administrativa, mas so providos de valor histrico-cultural. 55. (Cespe-UnB - TRE-MG/2009) - Os documentos de idade intermediria so os que so consultados frequentemente e aos quais se tem livre acesso. 56. (Cespe-UnB - TRT 17 Regio / 2009 - Arquivista) Os documentos armazenados no arquivo intermedirio caracterizam-se pela grande possibilidade de uso pelos setores que os acumularam. 57. (Cespe-UnB-FUB Arquivista / 2008) O documento de arquivo transferido ao arquivo intermedirio permanece com o acesso restrito unidade que o acumulou, podendo, com a autorizao da unidade acumuladora, ser acessado por outras unidades. 58. (Cetro - Prodesp / 2004) Guarda documentos e papis que oferecem menor freqncia de uso, consulta ou referncia.A afirmao referese ao tipo de arquivo: (A) Ativo. (B) Intermedirio. (C) Morto. (D) De transferncia. (E) De substituio.


Avaliao de Documentos / Tabela deTemporalidadeAvaliao a definio dos prazos de guarda e da destinao final dos documentos. realizada por uma Comisso de Avaliao e resulta na elaborao da tabela de temporalidade da instituio, que dever ser aprovada por uma autoridade competente da instituio para que possa ser implementada no rgo.

Documentos Legislao de Pessoal Admisso de Pessoal Frias Frequncia Aposentadoria Greves Normas Internas68. (Cesgranrio - BACEN / 2010)A destinao final, elemento importante da tabela de temporalidade, apresenta duas possibilidades, que so: (A) eliminao ou guarda permanente. (B) digitalizao ou microfilmagem. (C) arquivo corrente ou arquivo intermedirio. (D) conservao ou restaurao. (E) proteo ou sigilo. 69. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Os rgos pblicos devem constituir uma comisso permanente de avaliao de documentos com a responsabilidade de orientar e realizar o processo de avaliao dos documentos no mbito de sua atuao. 70. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A destinao dos documentos indicada (A) pela tabela de temporalidade (B) pela tipologia documental (C) pelo plano de classificao (D) pelos instrumentos de pesquisa 71. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) A aplicao da teoria das trs idades documentais permite melhor fluxo documental na unidade, melhorando as condies de seus arquivos. 72. (Cespe-UnB - M. Sade / 2008) O arquivo pode, anualmente, eliminar os documentos sem uso, independentemente de autorizao. 73. (Cespe-UnB-UnB/TSE / 2007) O instrumento de destinao que determina prazos e condies de guarda o(a) (A) plano de preservao (B) plano de classificao (C) listagem de eliminao (D) tabela de temporalidade 74. (Cetro - Confea / 2007) Instrumento aprovado por autoridade competente que regula a destinao final dos documentos (eliminao ou guarda permanente), define prazos para sua guarda temporria (vigncia, prescrio, precauo), em funo de seus valores administrativos, legais, fiscais etc. denominado tabela (A) de descarte (B) de desentranhamento (C) de temporalidade (D) de expurgo (E) cronolgica

Prazos de guarda Destinao Corrente Intermedirio Final 10 anos 10 anos Guarda Perm. 5 anos 7 anos 5 anos 5 anos 5 anos Enqto. Vig. 47 anos 47 anos 95 anos 5 anos Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Guarda Perm. Guarda Perm.

Observao Microfilmar aps 5 anos Microfilmar aps 5 anos -

Vantagens daAvaliao para a InstituioVantagens da avaliao: - Ganho de espao fsico; - Facilidade na organizao e localizao dos documentos; - Economia de recursos humanos e materiais. 75. (Cespe-UnB-MI / 2006) Os resultados esperados de um processo de avaliao de arquivo incluem o aumento do ndice de recuperao da informao. 76. (Cespe-UnB-MI / 2006) Os resultados esperados de um processo de avaliao de arquivo incluem a conquista de espao fsico e reduo de peso. 77. (Cespe-UnB-Funag / Arquivista - 2005) A avaliao de documentos possibilita ganho de espao fsico nos depsitos de documentos. 78. (Cespe-UnB-Funag / Arquivista - 2005) A avaliao de documentos possibilita maior agilidade ao recuperar documentos e informaes. 79. (Cespe-UnB / Pol. Fed. / 2004) A avaliao documental provoca, necessariamente, aumento de recursos humanos e de materiais.

Prazos de GuardaO prazo de guarda varia de documento para documento e estar expresso na tabela de temporalidade da instituio. 80. (Cespe-UnB-DFTrans Anal. Adm. / 2008) Os documentos de guarda temporria devem ser mantidos por cinco anos. 81. (Cespe-UnB-FUNCAP/PA / 2004) Todo documento com mais de cinco anos arquivado em um arquivo corrente deve ser eliminado. 82. (Cespe-UnB-MME/CPRM / 2004) O prazo mximo de reteno de documentos na fase corrente de seis meses. 83. (Cespe-UnB-TRE-AL / 2004) O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediria de 10 a 20 anos. 84. (Cespe-UnB-MEC / 2003) Aps cinco anos, os documentos da fase corrente devem ser completamente eliminados. 85. (Cespe-UnB-TRE/MT / 2005) Sero preservados, em carter permanente, todo e qualquer documento com produo anterior ao sculo XIX.ABRIL DE 2010 - 13 -


86. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Todos os documentos produzidos por uma instituio so considerados de valor histrico aps um perodo superior a setenta anos de sua produo.

Cumprimento do Ciclo Vital (Transferncia / Recolhimento / Eliminao)- Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente e intermediria. - Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre pelas fases intermediria e permanente. - Transferncia: Envio de documentos da fase corrente para a fase intermediria. - Recolhimento: Envio de documentos da fase corrente ou intermediria para a fase permanente. 87. (Cespe-UnB - Antaq/2009) - O recolhimento a passagem dos documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermedirios. 88. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009) Findo o prazo de guarda no arquivo corrente, os documentos devem ser recolhidos ao arquivo intermedirio. 89. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermedirio e deste para o permanente so denominados, respectivamente, (A) avaliao e seleo. (B) transferncia e recolhimento. (C) arranjo e classificao. (D) arquivamento e acondicionamento.

90. (Cespe-UnB - TRT 17 Regio / 2009 - Arquivista) Os documentos podem passar diretamente dos arquivos correntes para o arquivo permanente, sem necessidade de armazenamento no arquivo intermedirio. 91. (Cespe-UnB-INSS / 2008) Os documentos podem passar pelas trs idades documentais, mas, obrigatoriamente, apenas pelos arquivos correntes. 92. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) Definido o fim da permanncia do documento no arquivo corrente, ele deve ser transferido ao arquivo permanente. 93. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) Atualmente, com o aumento da complexidade das organizaes, determinados documentos nem passam mais pelos arquivos correntes. 94. (Cespe-UnB - Pref. Vila Velha-ES / Arquivista 2008) Os documentos, independentemente do valor, passam obrigatoriamente pelas trs fases documentais: corrente, intermediria e permanente. 95. (Cetro - Radiobrs / 2005)Ao processo de envio de documentos para o arquivo intermedirio d-se o nome de (A) transferncia (B) recolhimento (C) destinao (D) emprstimo (E) custdia

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOSQuanto Entidade MantenedoraArt. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico ou por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos. Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Lei 8.159/1991 96. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) Os documentos acumulados por rgos pblicos e entidades pblicas, em decorrncia de suas funes e atividades, so considerados arquivos pblicos. 97. (Cespe-UnB - MTE/2008) O conjunto documental produzido e(ou) recebido pelo MTE em decorrncia de suas funes administrativas considerado arquivo pblico, diferentemente dos conjuntos documentais produzidos e recebidos por instituies de carter pblico ou por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos, que so considerados arquivos privados. 98. (Cespe-UnB - Pref. Vila Velha-ES / Arquivista 2008) So arquivos pblicos os conjuntos documentais acumulados pelos rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, alm daqueles produzidos e recebidos por empresas privadas encarregadas de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 99. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) So considerados documentos pblicos aqueles produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, e por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades.FACON

100. (Cespe-UnB - TSE / 2007) So considerados documentos pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por insituties de carter pblico e por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos, no exerccio de suas atividades. 101. (Cetro - Radiobrs / 2005) Segundo a natureza da entidade a que est vinculado, os arquivos podem ser: (A) ativos e inativos (B) pblicos e privados (C) nacionais e intermedirios (D) permanentes e de guarda (E) histricos e de pesquisa

Quanto Natureza dos documentosArquivos especiais: So aqueles que tm sob sua guarda documentos de formas fsicas diversas - fotografias, discos, fitas, clichs, microformas, slides, disquetes, CD-ROM - e que, por esta razo, merecem tratamento especial no apenas no que se refere ao seu armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle, conservao etc. Arquivos especializados: So aqueles que tm sob sua custdia os documentos resultantes da experincia humana num campo especfico, como, por exemplo, os arquivos mdicos ou hospitalares, os arquivos de imprensa e os arquivos de engenharia. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 22-23 102. (Cespe-UnB - Sebrae/2008) O arquivo especializado se refere existncia de documentos de formas fsicas diversas, como fotografias, discos, fitas, microfilmes e slides.ABRIL DE 2010 - 14 -


103. (Cespe-UnB-TJDFT / 2008) Quanto natureza dos documentos, denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas fsicas variadas e que necessitam de armazenamento, registro, acondicionamento e conservao sob condies especiais. 104. (Cespe-UnB-Ancine / 2006) D-se o nome de arquivo especializado ao conjunto de documentos mantidos sob guarda do arquivo em condies especiais de armazenamento, acondicionamento ou conservao. 105. (Cespe-UnB-MDIC / 2006) Quanto natureza dos documentos, so classificados como especializados aqueles arquivos que tm sob sua responsabilidade a guarda de documentos que requerem tratamento diferenciado no armazenamento, no registro, no acondicionamento e na conservao, por causa de sua forma fsica.

106. (Cespe-UnB-TJPA / 2006) Em arquivos denominados especiais, so mantidos sob guarda documentos que resultam da experincia humana em um campo especfico do saber. 107. (Cespe-UnB-ANS / 2005) O arquivo que tem sob sua guarda documentos que merecem tratamento especial de armazenamento, acondicionamento ou conservao chamado arquivo especializado. 108. (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) Quanto natureza dos documentos, a unidade que tem sob sua guarda documentos referentes s decises de tribunais superiores chamada arquivo especial. 109. (Cespe-UnB-CREA-DF / 2003) Arquivos mdicos so considerados especializados. 110. (Cespe-UnB-CREA-DF / 2003) Arquivos de engenharia so considerados especializados.

CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOSQuanto ao gneroGnero a configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. So Paulo : Arquivo do Estado, 1998. p. 19. Textuais: Documentos escritos. Iconogrficos: Documentos com imagens estticas. Exemplos: fotografias, desenhos, negativos, diapositivos, gravuras. Cartogrficos: mapas e plantas. Microgrficos: microfilmes. Sonoros: Documentos cuja informao esteja em forma de som. Filmogrficos: Filmagens. Vdeos. Informticos/Digitais: Documentos em meio digital. 121. (Cespe-UnB-Igeprev/PA / 2005) Quanto ao gnero, os documentos contendo imagens estticas, a exemplo das fotografias, desenhos e gravuras, so classificados como documentos iconogrficos. 122. (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) Documentos manuscritos so classificados como textuais, documentos com imagens estticas so classificados como iconogrficos. 123. (Cespe-UnB-STJ / Arquivista - 2004) Quanto ao gnero, na categoria de documentos iconogrficos, inserem-se os desenhos, os negativos, os diapositivos, as fotografias e as gravuras. Quanto natureza do assunto Sigilosos: Documentos que, por sua natureza, devam se de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgao. Ostensivos: Documentos cuja divulgao no prejudica a administrao. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 29-30 Art. 5 Os dados ou informaes sigilosos sero classificados em ultrasecretos, secretos, confidenciais e reservados, em razo do seu teor ou dos seus elementos intrnsecos. Decreto 4.553/2002 Art. 4 Para os efeitos deste Decreto, so estabelecidos os seguintes conceitos e definies: classificao: atribuio, pela autoridade competente, de grau de sigilo a dado, informao, documento, material, rea ou instalao; desclassificao: cancelamento, pela autoridade competente ou pelo transcurso de prazo, da classificao, tornando ostensivos dados ou informaes; reclassificao: alterao, pela autoridade competente, da classificao de dado, informao, rea ou instalao sigilosos. Decreto 4.553/2002 Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedio e tramitao obedecero s seguintes prescries: I - sero acondicionados em envelopes duplos; II - no envelope externo no constar qualquer indicao do grau de sigilo ou do teor do documento; III - no envelope interno sero apostos o destinatrio e o grau de sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo; Decreto 4.553/2002ABRIL DE 2010 - 15 -

111. (Cespe-UnB - TRE/BA 2010) Os ofcios datilografados ou impressos, os mapas e as plantas fazem parte do gnero de documentos escritos ou textuais e so muito comuns nos arquivos permanentes. 112. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivo / 2009) - Uma base de dados desenvolvida em uma instituio pblica deve ser considerada como parte dos arquivos dessa instituio. 113. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A legislao brasileira define arquivo como sendo o conjunto formado exclusivamente por documentos textuais 114. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos textuais, audiovisuais e cartogrficos so gneros documentais encontrados nos arquivos. 115. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - A documentao escrita ou textual apresenta inmeras espcies documentais criadas para produzir determinada ao especfica, tais como relatrios, convnios, formulrios e cartas. 116. (Cespe-UnB-DFTrans / 2008) Ofcios impressos, plantas de quadras residenciais e fotografias de pistas de circulao de veculos so classificados, quanto ao gnero, como documentos textuais, cartogrficos e filmogrficos, respectivamente. 117. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) As fotografias em um arquivo so classificadas, quanto ao gnero, em documentos iconogrficos. 118. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) Documentos do gnero iconogrfico so aqueles que contm imagens estticas. 119. (Cespe-UnB-Censipam / 2006) Os documentos em formato eletrnico (ou digital) no so considerados documentos de arquivo. 120. (Cespe-UnB-INPI / 2006) Fotografias, slides, desenhos e gravuras so classificados como microgrficos.


124. (Cespe-UnB - MEC/2009) As correspondncias consideradas ostensivas so classificadas, pelo grau de sigilo, em confidenciais, sigilosas e ultrassecretas. 125. (Cespe-UnB - MCT/2008) A classificao de ostensivo dada aos documentos de arquivo cuja divulgao no prejudica o rgo ou o ministrio. 126. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) Os documentos sigilosos devem ser de conhecimento restrito, e requerem medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgao. 127. (Cespe-UnB - SEAD-UEPA / 2008) So denominados ostensivos os documentos que requerem cuidados extremos da unidade de arquivo na sua guarda e na sua divulgao. 128. (Cespe-UnB-TJDFT / 2008) Reservado, confidencial, secreto e ultrassecreto so graus de sigilo aplicados a documentos que necessitam de medidas especiais de guarda e divulgao. 129. (Cespe-UnB-Ipajm / 2006) Informaes sigilosas so classificadas em ultrassecretas, secretas, confidenciais e ostensivas.

130. (Cespe-UnB-MDIC / 2006) Os documentos cuja divulgao de seu contedo no apresenta qualquer restrio so classificados como ostensivos. 131. (Cespe-UnB-SEAD/UEPA / 2008) Documentos classificados como reservados, secretos ou ultrassecretos no podem ser expedidos por meio postal. 132. (Cespe-UnB-TST / 2008) Desclassificao o ato pelo qual a autoridade competente estabelece o grau de sigilo de determinado documento. 133. (Cespe-UnB-TST / 2008) Na expedio e tramitao de documentos sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento desses documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelope externo. 134. (Cespe-UnB-TJPA / 2006) Entre as regras para tramitao de documentos sigilosos, est o seu acondicionamento em envelope duplo. 135. (Cespe-UnB-ANA / Arquivista - 2006) Um significado para o termo classificao, muito utilizado na prtica arquivstica, diz respeito atribuio de graus de sigilo a documentos e(ou) informaes.

DIFERENAS BSICAS ENTRE ARQUIVOS E BIBLIOTECAS145. (Cespe-UnB - TRE-MG/2009) - Uma caracterstica do arquivo a organicidade, que afirma que um documento se liga a outros do mesmo conjunto. 146. (Cespe-UnB - TRE-MG/2009) - Uma caracterstica do arquivo a existncia de uma coleo de manuscritos de valor histrico ajuntados por um rgo, uma empresa ou uma instituio. 147. (Cespe-UnB-Fundac/PB / 2008) O arquivo produzido com objetivos culturais. 148. (Cespe-UnB-Fundac/PB / 2008) Os documentos nos arquivos existem em numerosos exemplares. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 16-17 139. (Cespe-UnB - Antaq/2009) - Os documentos de arquivo no so objeto de coleo, mas produtos das funes e das atividades de uma organizao pblica ou privada e das atividades de uma pessoa fsica. 140. (Cespe-UnB - Antaq-Arquivista/2009) - Os arquivos de uma instituio so formados a partir da informao registrada orgnica, interna ou externa, dessa instituio. 141. (Cespe-UnB - TRE/MT / 2009) De acordo com o conceito de arquivo, uma coleo de manuscritos histricos colecionados por uma pessoa fsica no considerada arquivo. 142. (Cespe-UnB - TRE/MT / 2009) Os documentos so produzidos em exemplares mltiplos e inexiste uma significao orgnica entre esses documentos. 143. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos de arquivo existem em vrios exemplares, no tendo limitao quanto ao nmero de cpias. 144. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - O arquivo criado e recebido por um rgo, empresa ou instituio no desenvolvimento de suas atividades, no sendo colecionado por motivos culturais. 149. (Cespe-UnB-Fundac/PB / 2008) Um arquivo formado por documentos produzidos e(ou) recebidos a partir das atividades desenvolvidas por uma instituio pblica ou privada. 150. (Cespe-UnB-Fundac/PB / 2008) Os documentos de um arquivo so colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doao. 151. (2008 / Cespe-UnB - FUNDAC-PB) Um arquivo tem como funo principal colecionar documentos histricos. 152. (Cespe-UnB-MPE/AM / 2008) As colees de documentos de outras instituies adquiridas por rgos pblicos, por instituies de carter pblico e por entidades privadas so consideradas arquivo. 153. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) Uma coleo de manuscritos histricos reunidos por uma pessoa pode ser considerada arquivo. 154. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) Manuscritos colecionados por uma instituio podem ser considerados arquivos. 155. (Cespe-UnB-Anvisa / 2007) O carter orgnico uma das caractersticas bsicas dos arquivos. 156. (Cespe-UnB-Anvisa / 2007) Os arquivos so constitudos pelos documentos produzidos pela prpria organizao. Quando recebidos de outras organizaes, os documentos no so considerados arquivsticos.

PRESERVAO DE DOCUMENTOSFatores fsicosPrincipais fatores fsicos prejudiciais conservao dos doc umentos: umidade alta, ar seco, temperatura inadequada, exposio luz natural ou artificial - O arquivo deve ter controle de umidade e temperatura de acordo com os documentos mantidos sob sua guarda (aproximadamente 21 e 55%);FACON

- gua e fogo no devem entrar no ambiente de arquivo; - A limpeza do piso, estantes e mveis deve ser feita com pano mido/aspirador. - A higienizao dos documentos deve ser feita com uma trincha ou flanela. BECK, Ingrid. Manual de conservao de documentos. Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 1985.ABRIL DE 2010 - 16 -


157. (Cespe-UnB - TRE/MT 2010) A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e, consequentemente, ao local de sua guarda. 158. (Cespe-UnB - TRE/MT 2010) O ar seco um elemento que beneficia as condies fsicas do papel. 159. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) Uma das consequncias da exposio dos documentos em papel luz o seu amarelecimento. 160. (Cespe-UnB - ANAC/2009) O ar seco e a alta umidade so fatores de enfraquecimento do papel. 161. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) Um programa de preservao preventiva deve prever, entre outros fatores, o controle da temperatura e umidade do ambiente e a incidncia direta de luz, natural ou artificial, sobre os documentos. 162. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivo / 2009) - A luz solar, o ar seco, a elevada umidade, o mofo, as grandes variaes de temperatura e a poeira so, a mdio e longo prazos, prejudiciais conservao dos documentos. 163. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e no se refere ao local de guarda. 164. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - A luz do dia e a umidade so prejudiciais conservao do acervo documental. 165. (Cespe-UnB - TRE-MG/2009) - A umidade mais alta e a baixa temperatura so condies ideais para a preservao dos documentos arquivsticos em papel. 166. (Cespe-UnB - TRE-MG/2009) - A luz solar menos nociva que a luz artificial na conservao e na preservao dos documentos de arquivo. 167. (Cespe-UnB - TRE/MT / 2009) O ar seco um elemento que beneficia as condies fsicas do papel. 168. (Cespe-UnB-DFTrans Anal. Adm. / 2008) As oscilaes freqentes das condies climticas ambientais no espao fsico destinado guarda de documentos so prejudiciais conservao dos documentos. 169. (Cespe-UnB-FUB Arquivista / 2008) Em um depsito de arquivo deve-se dar preferncia utilizao da iluminao natural, que diminui o ritmo de desaparecimento das tintas e evita o enfraquecimento do papel. 170. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) O ar seco e a umidade so fatores de enfraquecimento do papel. 171. (Cespe-UnB - SEAD-UEPA / 2008) A instalao do arquivo de material impresso deve ser feita em ambiente ventilado e que receba luz direta do sol, para se evitar a formao de mofo. 172. (Cespe-UnB-TJDFT / Anal. Jud. / 2008) O depsito de arquivo deve privilegiar o uso de luz natural, que ajuda na conservao dos documentos em suporte papel. 173. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) Temperatura, umidade relativa, luz e qualidade do ar so fatores de deteriorao dos documentos de arquivo 174. (Cespe-UnB-CLDF / 2006) A luz, a umidade e a temperatura do ambiente devem ser controladas. 175. (Cespe-UnB-Ipajm / 2006) O local para instalao de unidade de arquivo no deve receber luz direta do sol. 176. (Cespe-UnB-TJPA / 2006) Acerca do local para instalao do arquivo, correta sua escolha em ambientes arejados e que recebam luz direta do sol para evitar a formao e a proliferao de fungos. 177. (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) Quanto s instalaes fsicas da unidade de arquivo, devem ser evitados locais com muita umidade e com ar seco.

178. (Cesgranrio-ANP / 2005) A umidade e o ar seco so fatores de enfraquecimento do papel, sendo que a primeira provoca mofo.

Fatores qumicosPrincipais fatores qumicos prejudiciais conservao dos documentos: poeira, sujeira, fumaa, colas, fitas adesivas, objetos metlicos, alimentos. BECK, Ingrid. Manual de conservao de documentos. Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 1985.

179. (Cespe-UnB -ANAC/2009) A higienizao mecnica dos documentos feita com uma trincha ou uma flanela uma ao importante para a conservao dos documentos em papel. 180. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Vrios fatores podem apressar o processo natural de deteriorao dos documentos, sobretudo os ndices extremos ou as flutuaes de temperatura e umidade relativa do ar, o contato com poluentes atmosfricos e a exposio a radiaes luminosas, como os raios ultravioleta. 181. (Cespe-UnB-INSS / 2008) Na higienizao dos documentos, alm de remover a poeira, devem ser retirados objetos metlicos, como grampos, clipes e prendedores metlicos. 182. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) A higienizao e o acondicionamento so aes de conservao dos documentos. 183. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) Deve-se evitar a limpeza do piso, das estantes e dos mveis do arquivo para preservar os documentos. 184. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) A higienizao um dos procedimentos mais significativos do processo de conservao de documentos e deve ser feita em perodos regulares. 185. (Cespe-UnB-TRE/MA / 2005) Os conjuntos documentais que possuam mais de duas folhas devem ser juntados por meio de grampo. 186. (Cespe-UnB-TRE/MA / 2005) Deve-se proibir a entrada de pessoas transportando alimentos lquidos no espao destinado ao acervo arquivstico, sendo permitido somente o acesso de pessoas com alimentos slidos. 187. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Com o objetivo de minimizar o rudo no ambiente, indicado que o piso dos espaos onde so preservados os documentos seja revestido com carpete. 188. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Para reparos em documentos, como enxertos e rasgos provocados pelo manuseio constante, indicado o uso de cola plstica comum. 189. (Cespe-UnB-PRG-DF / Arquivista - 2004) Para os depsitos de documentos, indicado o piso de carpete, desde que seja limpo diariamente. 190. (Cespe-UnB-STM / 2004) O piso do espao reservado guarda dos documentos deve ser lavado semanalmente com gua e sabo neutro a fim de se evitar as aes de agentes nocivos. 191. (Cespe-UnB-STM / 2004) No caso de ser imprescindvel a juno de anexos aos documentos, indicado o uso de clipe plstico. 192. (Cespe-UnB-STM / 2004) No caso de ocorrerem rasgos, indicado o uso de fitas adesivas para as pequenas restauraes dos documentos em suporte papel. 193. (Cespe-UnB-TRT 10a Regio / 2004) Nos processos que tramitam no TRT, em virtude da insero freqente de novos documentos, indicado o uso de hastes plsticas. 194. (Cespe-UnB-CREA/DF / 2003) O papel, que se tem revelado como um suporte documental de grande durabilidade, deve estar isento de objetos metlicos, como clipes e grampos.ABRIL DE 2010 - 17 -


Fatores biolgicosPrincipais fatores biolgicos prejudiciais conservao dos documentos: insetos, microorganismos, ratos, homem. Cuidados a serem observados ao se manusear os documentos: - Fotografias e negativos devem ser manuseados com luvas de algodo; - Anotaes nos documentos devem ser feitas a lpis. BECK, Ingrid. Manual de conservao de documentos. Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 1985.

196. (Cespe-UnB-CLDF / 2006) O acondicionamento inadequado e o manuseio incorreto podem ser causas de danos aos documentos. 197. (Cespe-UnB-TRE/MA / 2005) No manuseio de documentos fotogrficos, incluindo-se os negativos e as reprodues, indicado o uso de luvas de borracha. 198. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Para registro da classificao de documentos, recomendado o uso de canetas esferogrficas. 199. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Tanto funcionrios quanto usurios devem ter conhecimento acerca das medidas referentes ao manuseio de documentos. 200. (Cespe-UnB-STM / 2004) O uso de luvas de algodo recomendvel para o manuseio das fotografias e dos negativos existentes no acervo arquivstico. 201. (Cespe-UnB-STM / 2004) Para o registro do cdigo de classificao nos documentos do STM, deve ser utilizada caneta esferogrfica, pois esta no danifica as fibras do papel. 202. (Esaf-ANEEL / 2004) Ao fazer anotaes nos documentos deve-se faz-lo com lpis. 203. (Cespe-UnB-CREA/DF / 2003) Ao manusear os negativos e as fotografias, recomendvel que o profissional use luvas de algodo.

195. (Cesgranrio - Funasa/2009) - Alguns fatores degradam o documento, devendo o tcnico de arquivo estar atento a esses fatores que podem ser: agentes fsicos, como iluminao, temperatura e umidade relativa; agentes qumicos, como a poluio atmosfrica. Alm destes, deve estar atento a alguns agentes biolgicos, como insetos, roedores e (A) poeiras (B) climas (C) infiltraes (D) colas (E) fungos

MICROFILMAGEMrestrito devido no aceitao do microfilme como prova legal. 211. (Cespe-UnB-FUB / 2008) Uma das vantagens da microfilmagem a reproduo fiel do contedo do documento original. 212. (Cespe-UnB-INSS / 2008) No processo de microfilmagem, o filme original e o filme cpia devem ser armazenados em locais distintos. 213. (Cespe-UnB - MS/Tc. Sup. 2008) Os documentos de valor histrico no podem ser microfilmados. 214. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) Os documentos podem ser eliminados aps a microfilmagem, mesmo aqueles considerados de valor permanente. 215. (Cespe-UnB - Pref. Vila Velha-ES / Arquivista 2008) Os documentos pblicos de valor permanente podero ser eliminados dois anos aps a microfilmagem. 204. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) Para os documentos considerados de guarda permanente, a microfilmagem pode ser utilizada como uma maneira de preservar o original, sem elimin-lo. 205. (Cespe-UnB - Antaq-Arquivista/2009) - Na microfilmagem, o armazenamento do filme original ser feito em local diferente daquele em que se encontra o respectivo filme-cpia. 206. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Os documentos pblicos, de guarda permanente microfilmados no podero ser eliminados. 207. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Por questes de segurana e de autenticidade, o armazenamento do filme original de um microfilme dever ser feito no mesmo local do filme cpia. 208. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - Apesar de ser um processo de reproduo de documentos tradicionalmente muito utilizado, a microfilmagem no deve ser realizada quando houver inteno de eliminar os originais, pois tal processo no pode, em circunstncia alguma, ter validade em juzo. 209. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - O microfilme ainda no tem reconhecimento legal no Brasil. 210. (Cespe-UnB - TRE/MT / 2009) A microfilmagem permite a reduo do espao fsico na guarda de documentos, mas o seu uso ainda 216. (Cespe-UnB-TST/Anal. Jud. / 2008) A microfilmagem permite a eliminao dos originais dos documentos, exceto no caso de documentos com valor permanente. 217. (Cespe-UnB-Anvisa / 2007) Microfilmagem a produo de imagens fotogrficas de um documento em formato altamente reduzido. 218. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) Na microfilmagem, deve-se ter a preocupao de manter os filmes originais guardados juntamente com as cpias, por questo de segurana. 219. (Cespe-UnB-Anatel / Arquivista - 2006) Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podem ser eliminados aps a microfilmagem. 220. (Cespe-UnB-MI / Arquivista - 2006) Os documentos de valor histrico, depois de microfilmados, podem ser eliminados. 221. (Cespe-UnB-MDS / 2006) Microfilmagem o processo de produo de imagens fotogrficas altamente reduzidas de documentos. 222. (Cespe-UnB-SGA/AC / Arquivista - 2006) No processo de microfilmagem, a extrao de um filme cpia medida de segurana obrigatria, assim como seu armazenamento, que deve ser feito em local diferente daquele do filme original.


ABRIL DE 2010 - 18 -

PROTOCOLOProtocolo o controle da tramitao dos documentos que tramitam no rgo, de forma a permitir a sua rpida localizao e informao aos interessados. uma atividade tpica da fase corrente. MIRANDA, lvis Corra. Arquivologia para concursos: Teoria e questes gabaritadas e comentadas. Braslia, 2007 Atividades de protocolo: - Recebimento (Recepo dos documentos) - Registro (Cadastro dos dados dos documentos) - Autuao (formao/abertura de processos) - Classificao (separao por assunto) - Expedio/Distribuio (encaminhamento ao destinatrio) - Controle/Movimentao (controle da tr

Documents

ARQUIVOLOGIA Material Completo Facon