Arquivologia-p-Atamf Aula-01 Aula 01 Ata Mf 16359

8/22/2019 Arquivologia-p-Atamf Aula-01 Aula 01 Ata Mf 16359

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Arquivologia p/ ATA-MFTeoria e exerccios comentados

Prof Roselene Candida Aula 01

Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 1 de 71

AULA 01: Organizao de Arquivos; Teoria das Trsidades. Diagnsticos. Gesto de Documentos.

SUMRIO PGINA1. Apresentao 12. Contedo programtico 2 a 573. Questes comentadas 57 a 644. Lista das questes apresentadas 64 a 71

APRESENTAO

Ol, pessoal! Vou repetir a tendncia em inserir novos exerccios, iguaisao modelo aplicado pela ESAF. Alguns podem at considerar poucos osexerccios. Concordo, tendo em vista que uma matria a ser cobradacom peso dois. Entretanto, no fcil escolh-los e inseri-los nas aulas,pois a maioria que eu encontro so aqueles aplicados aos cargos de nvelsuperior em Arquivologia. Por este motivo, peo um pouco de pacinciaaos candidatos.

Eu comento apenas os exerccios propostos, que so de acordo com o quefoi explicado em sala de aula. Os demais, so dispostos para que o aluno

fixe o contedo e tire as dvidas posteriores.Alguns alunos podem at considerar desnecessrio colocar a origem doarquivo no nosso material, por exemplo. Entretanto, tudo pode mudar. Euprefiro fazer um material de qualidade e completo, com assuntos quepodem ser cobrados nos concursos, em vez de apenas instrui-los a fazerquestes de forma mecnica. Precisamos aprender a pensar e, na nossamatria, tudo isso possvel.

A aula de hoje ser extensa e exigir ateno de todos os alunos.Portanto, leiam com muita ateno o contedo e tirem suas dvidas.

Um abrao e bons estudos!

AULA 01

1.ORIGEM DO ARQUIVOO contedo no pode ser iniciado sem que conheamos a origem

do arquivo e a evoluo da disciplina ao longo dos anos. O arquivo e aArquivologia, como disciplina do conhecimento humano, precisam sercompreendidos de forma integrada, e no podem ser separados do


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contexto histrico, poltico, social e cultural de uma determinadapoca. Nossa disciplina bastante conhecida pelo carterinterdisciplinar, pois ela envolve vrios campos do conhecimento, como

a Histria, a Informtica, a Administrao, a Comunicao, entre outros.Quem traa melhor a histria dos arquivos e da Arquivologia o

professor portugus Armando Malheiro da Silva. Para ele, o surgimento doarquivo est intimamente ligado s estruturas governamentais eaos centros do poder. O acesso aos documentos era concedido apenasaos privilegiados ou pessoas intimamente ligadas s classes dominantes.Se ligarmos nossa realidade poltica brasileira, at hoje, os arquivosainda continuam com este formato, pois a maioria dos rgos pblicosno aplicaram uma poltica de acesso informao de forma eficiente.

Esta tendncia notada desde as tabuletas de argila com escritascuneiformes, produzidas na Mesopotmia, uma das primeiras civilizaesque ns temos conhecimento. O sistema de organizao arquivstica eraavanado. O arquivo tinha status de tesouro ou santurio. A profisso dearquivista era um alto cargo de prestgio, ligada especialmente preservao do acesso aos documentos e tal cargo era concedido apessoas intimamente ligadas corte.

Para que vocs tenham ideia, um exemplo prtico que ocorreu naHistria do Brasil foi a vinda da Famlia Real Portuguesa em terras

brasileiras em 1808. O arquivista real foi uma das pessoas convocadaspelo Prncipe Regente D. Joo VI para sair de Portugal e fixar-se no BrasilColnia. Uma vaga naqueles navios era cobiada pelos integrantes daaristocracia Portugal, que estava enfrentando problemas polticos, com ainvaso das tropas napolenicas em toda a Europa.

A sistemtica semelhante ocorria tambm no Egito e na Turquia.Entretanto, foi apenas na Grcia antiga que surgiu o termo archeion,aproximadamente no sculo II a. C., que significa arquivo. Primeiramente,por no existir bibliotecas pblicas, os arquivos eram depsitos de textos

literrios. Porm, no Mtron ou templo de Cibele, as leis, decretos, atasde reunies do Senado, documentos jurdicos, entre outros documentosoficiais passaram a ser depositados neste local, o que se tornou umaentidade respeitvel. As tcnicas de ordenao dos documentos erammuito bem planejadas.

Em Roma, o sistema arquivstico tornou-se complexo e institucionale o acesso no era to restrito ao pblico. Segundo Malheiro, os princpiosarquivsticos modernos devem-se aos romanos. O termo destinado aoarquivo era Tabularium e seu significado era ligado mais ao suporte

(tabuleta) que ao prprio arquivo. Encontravam-se ali os registrosfinanceiros, documentos do Senado romano, os ditos do Imperador,


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entre outros. Existiam tambm outros servios de arquivo em Roma,como o tribuno da plebe em Ceres e os censores no campo de Marte.

Havia tambm os arquivos relacionados ao corpo de magistrados eaqueles que ficavam na dependncia do Imperador. O Tabularium erapara uso do Estado, mas o cidado possua acesso documentao deforma controlada, por meio de cpias autorizadas pelo Imperador. Trata-se do primeiro registro de arquivo pblico que se tem notcia no mundo,embora o acesso continue a ser restrito a pessoas ligadas autoridadepblica.

Nas idades mdia e moderna, a evoluo do sistema arquivsticovisto em Roma quase perdeu-se. Com a ascenso da Igreja Catlica nopoder, percebia-se que os mesmos documentos destinados aos arquivosficavam nas mesmas instalaes das bibliotecas dos monastrios econventos. Os escritos eram localizados em locais, cujos significados eramsemelhantes a tesouro ou santurio. Ou seja, o acesso a tais documentoscontinuaria a ser restrito.

Como a maioria dos suportes era em papiro, a maioria dos escritosperdeu-se devido fraca qualidade do material. A administraointinerante dos senhores feudais e dos novos monarcas obrigou a copiaros documentos e depois deposit-los em cartrios eclesisticos ou emarcas. Apenas pessoas ligadas ao rei ou ao clero tinham acesso a tais

documentos.

Alm disso, este cenrio de instabilidade poltica fez com que osarquivos estivessem fragmentados, o que fez com que eles perdessem ocarter unitrio e a integridade da documentao relacionada ao seuprodutor.

A importncia do acesso mais amplo informao arquivsticaganhou peso na Revoluo Francesa, no sculo XVIII. Desta forma, foicriada uma instituio arquivstica independente do poder do monarca, os

Arquivos Nacionais da Frana, alm de permitir o acesso amplo dosdocumentos aos cidados e de garantir a conservao da informaoarquivstica pelo Estado. Outros pases europeus tiveram essa tendncia,como a Inglaterra e a Blgica, mas de forma gradual.

O enfoque dos arquivos era, at ento, histrico, o de preservar amemria, e tal viso surgiu na Europa. Entretanto, a partir da SegundaGuerra Mundial, observa-se o crescimento do volume documental deforma assustadora. Tal fato atribudo a um conjunto de fatores, como oacesso s novas tecnologias de reproduo de documentos e da

informtica e o acesso em maior grau das pessoas formaoeducacional. Nesta poca tambm, observa-se que a maioria dos pases


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de colnia inglesa e francesa entram em independncia, o que torna aformao educacional muito forte, como o caso da ndia. Desta forma,evoluem nos Estados Unidos, Austrlia e uma parte do Reino Unido o

conceito de Gesto de Documentos e a Teoria das Trs Idades, aliadosespecialmente s tcnicas da Administrao.

O conhecimento sistematizado sobre o arquivo e suas tcnicas foifeito pela primeira vez em 1898, a partir da edio do Manual de Arranjo eDescrio, elaborado pela Associao dos Arquivistas Holandeses. Trintaanos mais tarde, o italiano Eugenio Casanova elabora seu manualArchivistica. Quase que ao mesmo tempo, Hilary Jenkinson sistematiza osconhecimentos arquivsticos em um manual.

Nos anos 1940, T. R. Schellemberg lana o famoso livro ArquivosModernos e lana, de forma prtica, as tcnicas de classificao eavaliao de documentos. Eu, particularmente, considero-o como o pai daavaliao, pois ele lana a teoria dos valores primrios e secundrios dosdocumentos como base para conservao e eliminao dos documentos.Considero impossvel conservar todos os documentos produzidos erecebidos pelas pessoas fsicas e jurdicas, pois a busca informaodesejada torna-se mais difcil, sem os mtodos de avaliao concebidospelo arquivista norte-americano.

De um lado, a viso histrica europeia. Do outro, a viso

pragmtica norte-americana de gesto documental. A princpio, estasduas vises causariam efeitos antagnicos. Essa dicotomia tambmocorreu no campo histrico, pois deu-se o surgimento de regimesdemocrticos e totalitrios em vrias partes do mundo.

Entretanto, a partir dos anos 1980, os especialistas canadensesJean Ives Rousseau e Carol Couture apresentam a viso da ArquivsticaIntegrada, sobre a qual afirmam que o arquivo deve ser consideradoe tratado desde a produo, nos arquivos correntes, at aeliminao ou guarda permanente. Esta viso fornece mais segurana

ao profissional dos arquivos, pois ela congrega as demais visesapresentadas ao longo dos anos e garante integridade gestodocumental. Os arquivos so considerados como sistemas de informaointegrados, com nfase no conhecimento arquivstico sistematizado e nanormalizao do acesso informao contida nos documentos.

Desta forma, o desenvolvimento dos arquivos e da Arquivologia,como campo do conhecimento da Cincia da Informao, est cada vezmais avanado. As organizaes pblicas e privadas sentem a necessidadeda interveno profissional de um arquivista em seus acervos.


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No Brasil, onde a Arquivologia evoluiu de forma mais tardia, at osanos 1990 ocorria este tipo de briga. Apesar de verificarmos que adisciplina ganhou um status cientfico no fim do sculo dezenove, o

caminho foi longo e a importncia dos acervos grande. Se antes, osdocumentos eram estritamente ligados aos centros do poder, hoje elesso ligados garantia de direitos e deveres dos cidados, tomada de deciso dos gestores e transparncia das pessoasfsicas e jurdicas.

Existem duas indicaes de leitura, que falam um pouco do quetratei aqui na aula. Quem quiser aprofundar um pouco mais a respeito ecaso tenha tempo disponvel, leiam O Nome da Rosa, de Umberto Eco. E olivro 1808, do jornalista Laurentino Gomes.

1.A LEI DE ACESSO INFORMAO E SUAS IMPLICAES NAARQUIVSTICA

Este tpico de suma importncia para os nossos estudos e paracompreendermos como o acesso informao no Brasil evoluiu de formapositiva. Pessoalmente, considero um avano importantssimo na relaoentre a Administrao Pblica Federal e a sociedade, aps anos em queficamos amordaados pela Ditadura Militar.

A Lei de Acesso Informao fora, enfim, aos rgos e entidadesda Administrao Pblica direta e indireta dos trs poderes e de todas asesferas de governo a pensar os arquivos como portadores de informaesimportantes aos cidados e no como meros repositrios de papis,amontoados em galpes mal iluminados. E inclui o direito a todo brasileirorequisitar informaes que antes eram consideradas indevidamente comosigilosas, tornando a transparncia governamental como algo impossvel.

A Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011, foi sancionada pela

Presidente Dilma Rouseff, uma das pessoas que viveu ativamente estapoca negra da histria, e entrou em vigor no dia 16 de maio de 2012. Oobjetivo regulamentar o acesso a informaes previsto no inciso XXXIIIdo caput do art. 5, no inciso II do 3 do art. 37 e no 2 do art. 216da Constituio. Desta maneira, pretendo destacar os pontos maisimportantes da Lei e dos respectivos regulamentos, para tornar o estudomais proveitoso para vocs. Sem contar que, como escrives de polcia,vocs estaro habituados a trabalhar com a documentao arquivstica edevero estar cientes desta Lei e das suas eventuais responsabilidades.

J a Lei 12.528, da mesma data, cria a Comisso da Verdade, paraaveriguar as denncias de violao de Direitos Humanos ocorridas durante


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este perodo negro da histria. Efetiva tambm o direito memria e verdade nacional, alm de promover a reconciliao entre tais fatos.

Inicialmente, a Lei de Acesso Informao afirma que estosubordinados aos ditames legais os rgos da Administrao PblicaDireta dos trs poderes, as autarquias, fundaes, sociedades deeconomia mista e empresas pblicas das esferas federal,municipal e federal. Alm disso, esto includas neste rol as entidadesprivadas sem fins lucrativos, que recebam recursos pblicosmediante a assinatura de contratos de gesto, termos de parceria,acordos, ajustes e outros instrumentos congneres.

O art. 3 destaca bem princpios importantes que esto explcitos nadoutrina administrativa. Dentre eles, merecem destaque:

A observncia da publicidade como preceito geral e dosigilo como exceo: no h mais desculpas ou bices paraque qualquer pessoa tenha acesso informao desejada;

A divulgao de informaes de interesse pblico,independentemente de solicitaes: esta prtica deve sercomum e no ser provocada por nenhuma solicitao, seja dequem for;

A utilizao de meios de comunicao viabilizados pelatecnologia da informao: os sistemas de banco de dados,

a Internet ou quaisquer ferramentas de tecnologia dainformao devem estar disponveis para que todos tenhamacesso s informaes;

O fomento ao desenvolvimento da cultura detransparncia na administrao pblica: este tpicoadvm da prtica do primeiro item, em que o sigilo deve sersempre exceo e nunca o habitual. Tal cultura deve serdisseminada tambm aos funcionrios dos rgos e entidadesabrangidos pela lei;

O desenvolvimento do controle social da administraopblica: a informao um poderoso instrumento de controledos atos da administrao pblica, que deve primar semprepela publicidade, legalidade, impessoalidade, moralidade eeficincia. Qualquer deslize praticado por rgo ou entidadeestatal sofrer controle de qualquer pessoa que se sentiratingida.

Alm de conceituar termos que sero utilizados no decorrer daleitura, a Lei impe um dever ao Estado, que o de tornar disponvel ainformao de forma gil e com uma linguagem acessvel.


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Desta forma, cabe aos rgos e entidades criarem normas eprocedimentos que garantam o acesso mais transparente informao, ao mesmo tempo em que haja proteo informao

sigilosa e pessoal. Em relao ao acesso documentao, o art. 7institui como direito qualquer pessoa ou interessado (a Lei deixa claroestes vocbulos, tirando a formalidade de trat-los como meros cidados)as seguintes informaes:

Orientao sobre os procedimentos para a consecuo de acesso,bem como sobre o local onde poder ser encontrada ou obtida ainformao almejada;

Informao contida em registros ou documentos, produzidos ouacumulados por seus rgos ou entidades, recolhidos ou no a

arquivos pblicos;

Informao produzida ou custodiada por pessoa fsica ou entidadeprivada decorrente de qualquer vnculo com seus rgos ouentidades, mesmo que esse vnculo j tenha cessado;

Informao primria, ntegra, autntica e atualizada; Informao sobre atividades exercidas pelos rgos e entidades,

inclusive as relativas sua poltica, organizao e servios;

Informao pertinente administrao do patrimnio pblico,utilizao de recursos pblicos, licitao, contratos administrativos; Informao relativa implantao, acompanhamento e resultados

dos programas, projetos e aes dos rgos e entidades pblicas,das metas e dos indicadores propostos. Alm disso, prev acesso aoresultado de inspees, auditorias, prestaes e tomadas de contasrealizadas pelos rgos de controle interno e externo, incluindoprestaes de contas relativas a exerccios anteriores.

Alm disso, o art. 8 impe como dever ao Estado a divulgao

de informaes de interesse coletivo ou geral por eles produzidasou custodiadas, em locais de fcil acesso e em tempo real. Destaforma, torna-se obrigatria a adoo de expor informaes sobre aestrutura organizacional do rgo, telefones dos setores, do ordenamentode receitas e despesas, alm de dados a respeito sobre as licitaes econtratos, acordos ou instrumentos congneres assinados.

Tais informaes devem ser divulgadas, obrigatoriamente, emstios oficiais dos rgos e entidades abrangidos por esta lei. Entretanto,os municpios com menos de 10.000 (dez mil) habitantes tornam-sedesobrigados a utilizar a Internet como meio de divulgao, podendo

utilizar-se de outros meios de publicidade. Alm disso, os rgos e


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entidades so obrigados a adaptar as informaes aos portadores denecessidades especiais, para garantir plena acessibilidade.

O acesso informao proporcionado pela lei, a partir da

criao de centros apropriados para conceder informaes aosinteressados, a partir do atendimento ao pblico sobre o acesso, o trmitede documentos nas unidades setoriais dos rgos ou entidades e doprotocolo de documentos e requerimentos de acesso. Alm destaalternativa, a lei tambm prev a realizao de consultas pblicas,mediante a participao popular.

O decreto 7724/2012 afirma que cada rgo ou entidade obrigada acriar um Servio de Informaes ao Cidado, para:

Atender e orientar o pblico quanto ao acesso informao; Informar sobre a tramitao de documentos nas unidades; e Receber e registrar pedidos de acesso informao.Como j alertei, a lei afirma que qualquer pessoa ou

interessado tem direito ao acesso s informaes contidas nesta lei,desde que elas no sejam sigilosas ou no contenham dadospessoais. Pode ser de natureza fsica ou jurdica, a Lei e o Decreto nocriam diferenas ao dar este direito de requisitar as informaes deinteresse. Para isto, no devem conter empecilhos que inviabilizem estedireito e os rgos e entidades devem apresentar alternativas para que opleiteante a este direito tenha alternativas de encaminhamento, almdaquelas disponveis pela Internet.

O acesso informao desejada deve ser imediato. Caso isto noseja possvel, o prazo inicial de 20 dias. Este prazo deve ser prorrogadopor mais dez dias, para que sejam adotadas as seguintes providnciaspelo rgo ou entidade em referncia:

Comunicar a data, local e modo para se realizar a consulta, efetuara reproduo ou obter a certido;

Indicar as razes de fato ou de direito da recusa, total ou parcial, doacesso pretendido; ou

Comunicar que no possui a informao, indicar, se for do seuconhecimento, o rgo ou a entidade que a detm, ou, ainda,remeter o requerimento a esse rgo ou entidade, cientificando ointeressado da remessa de seu pedido de informao.

O requerente pode recorrer ao rgo ou entidade, caso hajanegativa em fornecer a informao desejada. Neste caso, o prazo paraapresentar um recurso a partir de dez dias a contar da cincia da


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deciso. A autoridade hierarquicamente superior quela que negou adeciso ter cinco dias para manifestar-se respeito. Se a situaocontinuar a mesma, o requerente pode recorrer Corregedoria-Geral da

Unio CGU, que far a deliberao em cinco dias, caso: O acesso informao no seja classificada como sigilosa for

negado;

A deciso de negativa de acesso informao total ou parcialmenteclassificada como sigilosa no indique a autoridade classificadora oua hierarquicamente superior a quem possa ser dirigido pedido deacesso ou desclassificao;

Os procedimentos de classificao de informao sigilosaestabelecidos nesta Lei no tenham sido observados;

Estiverem sendo descumpridos prazos ou outros procedimentosprevistos nesta Lei.

Se a CGU continuar com a deciso negativa, ela ser levada paraapreciao da Comisso Mista de Reavaliao de Informaes, quetrata sobre o tratamento e a classificao de informaes sigilosas. Almdisso, a referida comisso possui as seguintes competncias descritas peloart. 35:

Requisitar da autoridade que classificar informao comoultrassecreta e secreta, esclarecimento ou contedo, parcial ouintegral da informao;

Rever a classificao de informaes ultrassecretas ou secretas, deofcio ou mediante provocao da pessoa interessada;

Prorrogar o prazo de sigilo de informao classificada comoultrassecreta, sempre por prazo determinado, enquanto o seuacesso ou divulgao puder ocasionar ameaa externa soberanianacional ou integridade do territrio nacional ou grave risco s

relaes internacionais do Pas.

Em relao aos rgos do Poder Judicirio e ao Ministrio Pblico,os interessados devero recorrer, respectivamente, ao Conselho Nacionalde Justia CNJ ou ao Conselho Nacional do Ministrio Pblico CNMP,para julgar estes recursos.

Alm disso, o art. 21 afirma que nenhuma informao deve sernegada para a defesa de direitos individuais, seja no mbitoadministrativo, seja em tutela judicial. O pargrafo nico deste dispositivodeixa claro que as informaes ou documentos sobre condutas que

impliquem violao dos direitos humanos praticadas por agentes pblicos


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ou a mando de autoridades pblicas no podero ser objeto de restriode acesso.

1.1. DOCUMENTOS SIGILOSOS

Como eu j tratei na primeira aula em algumas pinceladas, nocusta recapitularmos sobre a classificao de documentos sigilosos. Paraisto, a informao deve ser considerada sigilosa, caso ela tenha osseguintes requisitos levantados pelo art. 23. Desta forma, a informao,caso ela seja divulgada de forma indevida, causa uma dos seguintes

efeitos: Pe em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do

territrio nacional;

Prejudica ou pe em risco a conduo de negociaes ou as relaesinternacionais do Pas, ou as que tenham sido fornecidas em cartersigiloso por outros Estados e organismos internacionais;

Pe em risco a vida, a segurana ou a sade da populao; Oferece elevado risco estabilidade financeira, econmica ou

monetria do Pas;

Prejudica ou causa risco a planos ou operaes estratgicos dasForas Armadas;

Prejudicar ou causa risco a projetos de pesquisa e desenvolvimentocientfico ou tecnolgico, assim como a sistemas, bens, instalaesou reas de interesse estratgico nacional;

Pe em risco a segurana de instituies ou de altas autoridadesnacionais ou estrangeiras e seus familiares;

Compromete atividades de inteligncia, bem como de investigaoou fiscalizao em andamento, relacionadas com a preveno ourepresso de infraes.

Antigamente, tnhamos quatro classificaes para este tipo deinformao. Hoje, elas foram reduzidas para trs, as quais so:

Ultrassecreta: o prazo concedido de 25 anos. As autoridadesclassificadoras so o Presidente e o Vice-Presidente da Repblica,Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas,


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Comandantes da Marinha, do Exrcito e da Aeronutica, e os Chefesde Misses Diplomticas e Consulares permanentes no exterior;

Secreta: a lei d o prazo de restrio de 15 anos e as autoridadesclassificadoras so as mesmas do item anterior, alm dos titularesde autarquias, fundaes ou empresas pblicas e sociedades deeconomia mista;

Reservada: o prazo mximo aplicado a estes documentos de 5anos. Alm das autoridades elencadas nos dois itens anteriores,podero classificar a documentao como reservada funes dedireo, comando ou chefia, nvel DAS 101.5, ou superior, doGrupo-Direo e Assessoramento Superiores, ou de hierarquiaequivalente, de acordo com regulamentao especfica de cada

rgo ou entidade, observado o disposto nesta Lei.Ainda segundo o mesmo artigo, a classificao como ultrassecreta

e secreta, poder ser delegada pela autoridade responsvel a agentepblico, inclusive em misso no exterior, vedada a subdelegao. Almdisso, o documento ultrassecreto deve ser ratificado pelo ministro deEstado respectivo nos termos e prazos previstos em regulamento emquesto.

O art. 28 afirma que a classificao de sigilo dos documentos deveser formalizada, com os seguintes requisitos:

O assunto sobre o qual versa a informao; O fundamento da classificao, observados os critrios estabelecidos

no art. 24;

A indicao do prazo de sigilo, contado em anos, meses ou dias, oudo evento que defina o seu termo final, conforme limites previstosno art. 24; e

A identificao da autoridade que a classificou.Alm disso, a deciso de classificar o documento deve conter o

mesmo grau de sigilo da informao que foi classificada. Ou seja, se odocumento for ultrassecreto, a motivao tambm deve ter o mesmo graude sigilo.

Gostaria de atentar tambm a Comisso Mista de Reavaliao deInformaes pode analisar a necessidade de prorrogar o prazo daclassificao de um documento ultrassecreto, ora por provocao daautoridade classificadora, de ofcio, ora se tal informao apresentar

ameaa sociedade. Esta prorrogao ocorre apenas uma nica vez.


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1.2. DOCUMENTOS PESSOAIS

Existem dois pontos que gostaria de destacar nesta aula. Oprimeiro deles refere-se s informaes pessoais. A referida Lei afirmaque a restrio de acesso a elas de, no mnimo, 100 (cem) anos esomente os agentes autorizados podem ter conhecimento do contedo,pois trata-se de informaes relativas intimidade, honra, e sobre direitose garantias individuais. A Constituio Federal afirma tambm, em seuart. 5, X, que a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem daspessoas so inviolveis, assegurado ao prejudicado o direito a indenizaopelo dano material ou moral decorrente de tal violao.

Alm disso, tais informaes podem ser divulgadas sob oconsentimento do interessado, com exceo dos seguintes casos:

Preveno e diagnstico mdico, quando a pessoa estiver fsica oulegalmente incapaz, e para utilizao nica e exclusivamente para otratamento mdico;

Realizao de estatsticas e pesquisas cientficas de evidenteinteresse pblico ou geral, previstos em lei, sendo vedada aidentificao da pessoa a que as informaes se referirem;

Cumprimento de ordem judicial; Defesa de direitos humanos; Proteo do interesse pblico e geral preponderante.

1.3. RESPONSABILIDADES E PUNIES AOS AGENTESPBLICOS E MILITARES

Quero deixar claro tambm que ningum pode alegar acesso restrito aestas informaes, caso a pessoa seja alvo de investigao que queiracomprovar alguma irregularidade, para comprovar fatos histricos derelevncia ou aqueles em que o interessado estiver envolvido.

O segundo ponto que preciso deixar claro a todos os alunos soas responsabilidades que o servidor, pblico ou militar, pode sofrer casoele negue ou dificulte o acesso s informaes solicitadas pelointeressado. O art. 32 descreve como condutas ilcitas:


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Recusar-se a fornecer informao requerida nos termos desta Lei,retardar deliberadamente o seu fornecimento ou fornec-laintencionalmente de forma incorreta, incompleta ou imprecisa;

Utilizar indevidamente, bem como subtrair, destruir, inutilizar,desfigurar, alterar ou ocultar, total ou parcialmente, informao quese encontre sob sua guarda ou a que tenha acesso ou conhecimentoem razo do exerccio das atribuies de cargo, emprego ou funopblica;

Agir com dolo ou m-f na anlise das solicitaes de acesso informao;

Divulgar ou permitir a divulgao ou acessar ou permitir acessoindevido informao sigilosa ou informao pessoal;

Impor sigilo informao para obter proveito pessoal ou de terceiro,ou para fins de ocultao de ato ilegal cometido por si ou poroutrem;

Ocultar da reviso de autoridade superior competente informaosigilosa para beneficiar a si ou a outrem, ou em prejuzo deterceiros;

Destruir ou subtrair, por qualquer meio, documentos concernentes apossveis violaes de direitos humanos por parte de agentes doEstado.

Aos militares, aplicam-se os regulamentos disciplinares das ForasArmadas. Aos servidores pblicos civis, as punies de acordo com a Lei8.112, de 11 de dezembro de 1990, aplicando, no mnimo, a penalidadede suspenso. Tanto o militar, quando o agente pblico podemresponder tambm por improbidade administrativa, em conformidade comas Leis ns 1.079, de 10 de abril de 1950, e 8.429, de 2 de junho de1992.

Alm disso, a pessoa fsica pode sofrer tambm as seguintespunies:

Advertncia; Multa; Resciso do vnculo com o poder pblico; Suspenso temporria de participar em licitao e impedimento de

contratar com a administrao pblica por prazo no superior a 2

(dois) anos;


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Declarao de inidoneidade para licitar ou contratar com aadministrao pblica, at que seja promovida a reabilitaoperante a prpria autoridade que aplicou a penalidade.

Os rgos e entidades pblicas sofrem responsabilidadeobjetiva ou direta, ao divulgar indevidamente tais informaes. Devehaver tambm apurao de responsabilidade funcional, nos casos de doloou culpa, para que a pessoa atingida possa praticar tambm o direito deregresso contra o responsvel por este tumulto.

O decreto 7.724, de 16 de maio de 2012, regulamenta todasestas disposies explicadas nesta aula.

2.TEORIA DAS TRS IDADES OU CICLO VITAL DOSDOCUMENTOS

Aps a contextualizao histrica dos arquivos e da Arquivologia,vou entrar agora nesta parte que faz parte da compreenso da nossadisciplina. Sugiro que vocs tenham muita ateno neste momento, poisvou puxar muito na explicao da matria.

A Teoria das Trs Idades ou o Ciclo Vital dos Documentossurgiu para facilitar o tratamento tcnico-arquivstico dosdocumentos e para reforar o valor dado aos documentos de

carter administrativo. A partir dos anos 1940, tornou-se necessrio otratamento da documentao arquivstica, para evitar que uma parte doacervo fosse conservada em um tempo maior que o necessrio, e a outrafosse transferida para os arquivos permanentes, sem que possuam talvalor histrico para a pessoa fsica ou jurdica.

Em funo da necessidade de espao e de economia, talteoria tambm invocada pelos profissionais da rea, de forma que sejagarantido o fluxo da documentao arquivstica. E ela no dissociada do conceito de Gesto de Documentos, pois a maior parte das

atividades realizadas nos arquivos possuem consonncia com as idades doarquivo e com o enfoque administrativo e prtico aos documentos.

Assim, o acervo arquivstico de uma organizao qualquer classificado em trs idades ou fases a saber:

Idade corrente: nesta fase, os documentos soindispensveis s atividades cotidianas e administrativasde uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada. Em geral,a documentao produzida, consultada com muita

frequncia, e localizada nos prprios setores de trabalho,prxima dos usurios, de forma que esteja acessvel. A


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localizao mais recomendada a centralizada, emboraexistam arquivos correntes descentralizados, em conformidadecom o teor da informao. A documentao tambm pode

estar paralisada, sem movimento, mas no vai deixar deser corrente.

Um caso de acervos correntes prximos do usurio em geral so osrelatrios estatsticos de atendimento aos usurios de um arquivo. Estedocumento precisa estar prximo do usurio da rea, de forma que ele vaiprecisar ser consultado com frequncia. Outro exemplo de arquivocorrente, que no prximo do usurio em razo do teor da informao, o conjunto de assentamentos funcionais de servidores, que ficamlocalizados em um local especfico e consultado pelo portador da pasta ouapenas pelos setores relacionados rea de recursos humanos, emfuno do contedo sobre a vida funcional de cada servidor pblico.

Aos documentos da fase corrente restaro trs alternativas: ou aeliminao, ou a passagem para a idade intermediria, ou at mesmo orecolhimento ao arquivo permanente.

Idade intermediria: esta documentao fica na idadeintermediria aps o cumprimento das necessidades doprodutor ou do usurio mais prximo. A conservao desteacervo ser por razes administrativas, legais ou

financeiras. Esta documentao ficar centralizada em umlocal, para fins de economia de espao e de materiais deacondicionamento e armazenamento dos documentos e nonecessita cumprir as necessidades cotidianas do produtor.Desta forma, apenas a rea que produziu e recebeu estedocumento dever ter seu acesso, o que no ser permitidoa outros setores. O acesso tambm ficar restrito aointeressado ou aos parentes, quando desejarem algumdireito contido no documento. Aps o cumprimento dosvalores administrativo, financeiro ou legal, os documentos

podero ser eliminados ou iro para a idade permanente.

Um exemplo legal o caso do assentamento funcional. Quando oservidor se aposentou ou faleceu, geralmente ele ir ao Arquivo Central(idade intermediria) e ficar distante do rgo que guarda os demaisassentamentos. Desta forma, o prprio servidor ou seus parentes maisprximos podem solicitar o acesso aos documentos, para comprovar seusdireitos.

Idade permanente: os documentos que estiveram na fasecorrente e intermediria, e que no foram eliminados,estaro na fase permanente. Nesta idade, esto extintas as


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razes legais, administrativas e financeiras e existirooutras alm daquelas que causaram a criao destesarquivos. Em geral, os motivos histricos e culturais

motivam a conservao do acervo permanente e o acesso a elepode ser franqueado ao pblico em geral. Entretanto osvalores administrativos tambm podero estar vigentesneste tipo de documento.

Um exemplo de documento de valor permanente que ainda consultado segundo uma motivao administrativa so os mapas eplantas arquitetnicas. Em locais onde a reconstruo de prdios desejada, torna-se essencial manter este acervo disposio doadministrador, embora exista tambm a motivao histrica oucultural vigente.

Segundo o art. 9 da Lei 8159, de 08 de janeiro de 1991, osarquivos permanentes so inalienveis e imprescritveis. Emtermos mais simples, significa dizer que os arquivos no soobjeto de compra, doao ou alienao, muito menosdevem ser eliminados.

Em comum, as organizadoras costumam associar a idade dosarquivos com a movimentao frequente dos documentos. Eladeve ser aliada consulta, mas no ao movimento dosdocumentos em curso. Tomem muito cuidado, pois a Lei 8159/1991apresenta uma definio clara a respeito dos documentos nas trs idades,principalmente na idade corrente:

Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes,intermedirios e permanentes.

1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmosem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes.

2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo deuso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo,aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor

histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamentepreservados.


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Outra coisa que devemos ter muito cuidado!!! A Teoria das TrsIdades no seguida de forma rigorosa em relao passagem de umaidade para outra. No significa dizer que o documento tenha que

cumprir exatamente as trs idades. O documento pode nascer paraeliminado justamente na idade corrente, como as solicitaes desenhas para sistema. Ou a documentao corrente pode ir diretopara a idade permanente, sem passar para a fase intermediria, comoos mapas e plantas arquitetnicas.

3.GESTO DE DOCUMENTOSNa inicio desta aula, fiz uma pequena trajetria da histria dos

arquivos e da Arquivologia. Alm disso, escrevi muito sobre a Lei deAcesso Informao, que vai facilitar bastante a vida de toda a sociedadeque deseje obter informaes do Estado. E falamos brevemente sobre aGesto de Documentos, que ser abordada de forma mais aprofundadaagora.

A Gesto de Documentos surgiu a partir dos anos 1940, durante aSegunda Guerra Mundial, mais precisamente nos Estados Unidos, comuma viso administrativa aliada ao tratamento tcnico dadocumentao. Alis, sempre conhecidos por uma viso mais prtica dascoisas, os norte-americanos, sobretudo na figura de Schellemberg,iniciaram um conjunto de procedimentos tcnicos que facilitaram o

fluxo da informao arquivstica nas instituies pblicas e privadas.

O surgimento destas tcnicas englobadas na gesto documentaldeve-se produo desenfreada de documentos, ao acesso denovas tecnologias ligadas produo mais rpida de documentosarquivsticos e ao acesso aos sistemas educacionais,especialmente pelos pases que eram colnias inglesas efrancesas.

Desta forma, surgiu o termo em ingls record management ou

gesto de documentos, em contraposio viso histrica e europeia dotermo ingls archives (francs tambm archives), antes consideradacomo disciplina auxiliar da Histria.

Essa viso oposta durou at meados dos anos 1980, com a visoda Arquivstica Integrada, proposta pelos canadenses Carol Couture eJean Yves Rousseau. Para eles, no deve ser privilegiada a gesto dedocumentos, nem a viso histrica dos arquivos, mas deve ocorrero tratamento dos acervos em sua integralidade, com o respeito strs idades dos documentos.


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O conceito de Gesto de Documentos est sistematizado tanto naparte terica, quanto na parte legal. Considerando o primeiro aspecto, oart. 3 da lei 8159/1991 conceitua a gesto de documentos como:

Art. 3 - Gesto de Documentos o conjunto de procedimentos eoperaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao,uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente eintermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guardapermanente.

Devemos prestar ateno nas palavras em negrito, pois elas fazemparte do nosso conceito. O campo de atuao da Gesto de Documentos nas fases corrente e intermediria dos arquivos e nunca na fasepermanente. A eliminao e o recolhimento dos documentos adestinao final proposta por um programa de gesto.

Alm disso, o art. 1 da mesma lei deixa clara a seguinteresponsabilidade:

Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteoespecial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementosde prova e informao.

Ou seja, o Poder Pblico inclui tambm os prprios servidores queo compem. Ningum deve se eximir da responsabilidade de auxiliar oprograma de gesto de documentos no seu rgo ou entidade detrabalho.

Em 1995, o Arquivo Nacional AN lanou o Manual de Gesto deDocumentos, que infelizmente est esgotado. Este manual base paravrias diretrizes tomadas pelos rgos pblicos governamentais do Brasil.Para o A.N., a gesto de documentos fundamental para:

Assegurar a produo, a administrao, a destinao e amanuteno dos documentos de forma eficiente; Garantir que a informao documental esteja disponvel para quem

desejar, seja para o gestor, seja para o cidado;

Proporcionar a segurana necessria na eliminao de documentosque no possuam valores administrativos, financeiros, tcnicos eculturais;

Assegurar s instituies pblicas e privadas o uso adequado dosrecursos da microfilmagem, digitalizao, Gesto Eletrnica deDocumentos, e outras tcnicas avanadas de gesto.


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Quando um arquivo no segue as diretrizes da gesto documental,ele est fadado a ter muitos problemas, entre os quais podemos citar:

A m utilizao do espao e dos equipamentos disponveis;

A duplicao indevida dos sistemas de classificao. Um documentoclassificado corretamente est seguro, tanto na sua localizaofsica, quanto na intelectual;

O crescimento de pessoal entregue a si prprio, sem aracionalizao das tarefas e do fluxo da informao;

A falta de condies de trabalho fundamental para a tomada dedeciso mais segura;

Dificuldades de tomar uma deciso importante, devido falta deacesso aos documentos que podem auxiliar esta tarefa;

Perda de tempo, dinheiro e energia que poderiam serracionalizados;

Processo Administrativo Disciplinar PAD ao servidor que perder oucausar danos documentao;

Acrscimo de aes judiciais contra instituies pblicas ou privadasque no conseguem responder as demandas levantadas em juzo.

Os artigos 18 a 20 da Lei 8159/91 determinam a responsabilidadede cada poder de Estado pela gesto e recolhimento dos arquivos de suaesfera de competncia. Assim, ao Poder Executivo Federal, esta funocabe ao Arquivo Nacional. No caso do acervo do Poder JudicirioFederal, esta funo exercida pelo Judicirio Federal. A mesma coisaocorrer com o Legislativo Federal, que o nosso foco de estudos, eque vamos transcrever o artigo que retrata tal competncia:

Art. 19 Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federala

gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos peloPoder Legislativo Federal no exerccio de suas funes, bem comopreservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Em relao s esferas do poder, ou seja, aos mbitos federal,estadual, distrital e municipal, a mesma lgica aplicada no art. 17 damesma lei. No caso dos arquivos estaduais, a responsabilidade serexercida pelos poderes judicirio, executivo e legislativo estadual aosacervos correspondentes. No caso dos arquivos municipais, aresponsabilidade ser do poder legislativo e executivo municipal (no h

judicirio municipal, apenas para lembrar aos alunos).


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Cuidado com os termos transfernciae recolhimento, que aparecero comfrequncia a partir de agora.

Transferncia a passagem dosdocumentos oriundos do arquivocorrente para o intermedirio.Recolhimento a passagem dadocumentao, seja corrente, sejaintermediria, para o arquivopermanente.

3.1. NVEIS DE APLICAO DOS PROGRAMAS DE GESTO DEDOCUMENTOS

A Unesco contribui h muitos anos com estudos relacionados Arquivologia e s Cincias da Informao em geral. No caso da Gesto deDocumentos, ela traou um perfil interessante, que avalia os nveis deaplicao relacionados evoluo deste programa nas instituiespblicas e privadas. So quatro os nveis:

Nvel mnimo: os rgos devem conter programas de eliminao ereteno de documentos e prever procedimentos de recolhimentoda documentao a uma instituio pblica arquivstica;

Nvel mnimo ampliado: deve conter os requisitos do nvelmnimo e prever a existncia de um ou mais locais destinados aosarquivos intermedirios;

Nvel intermedirio: o rgo deve prever a existncia de umsistema de arquivos e um programa bsico de gesto e elaboraode formulrios, alm dos dois nveis citados;

Nvel mximo: a instituio pblica ou privada deve conter todasas especificaes citadas anteriormente, alm de estar dotada deuma gesto de diretrizes administrativas, de telecomunicaes e derecursos de automao e informtica.

Para vocs compreenderem estes nveis de aplicao, vou criaruma pequena histria de um cotidiano no muito distante do nosso.

Algum visita um arquivo de uma instituio pblica, localizadoem um galpo, onde estes documentos esto esparramados em vrioscantos. H uma grande dificuldade de achar qualquer informao desejadanaquele momento. Poeira, umidade, goteiras e um estado de conservao


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pavoroso so caractersticas deste acervo analisado. Vocs acham queexiste algum programa de gesto de documentos aplicado neste arquivo?Obviamente que no, muito menos existe um nvel sequer de aplicao

estabelecido pela Unesco.Porm, um grupo de profissionais constitudo para iniciar a

organizao do arquivo. So elaborados um diagnstico, um plano declassificao, uma tabela de temporalidade e existem prazos de guarda ede eliminao previstos. Em alguns meses, os resultados do trabalho sopercebidos de forma positiva e j existem documentos prontos tambmpara o recolhimento.

Desta forma, podemos dizer que existe um nvel de aplicao, que o nvel mnimo. Em seguida, com o passar do tempo, este mesmoarquivo consegue evoluir seu programa de gesto de documentos de talforma, que eles conseguiram um local s para guardar a documentao dafase intermediria. Ns sabemos que isto por uma questo de economiade material e de espao, algo necessrio nos dias de hoje. Neste caso,este arquivo passou do mnimo para o nvel mnimo ampliado.

Com o passar dos anos, este arquivo expande para outros locaisdesta instituio pblica, como por exemplo, o rgo responsvel pelagesto de pessoas (recursos humanos). Neste caso, os mesmos princpiosde gesto de documentos so aplicados neste setor com sucesso. E

percebe-se que existe a necessidade de gerir a formulao dedocumentos, formulrios e outras peas documentais, de forma que ainformao seja fcil de ser recuperada posteriormente. Desta forma, estenvel sair do mnimo ampliado e estar no nvel intermedirio.

E os mesmos princpios aplicados no setor de gesto de pessoasexpandem-se para o setor financeiro, jurdico, de informtica e para asreas-fim desta instituio, formando um sistema. E esta instituio senteque h a necessidade de criar programas de gesto eletrnica dedocumentos, de um banco de dados de busca das informaes

arquivsticas, alm de elaborar normas e diretrizes fundamentais para amanuteno de um programa de gesto de documentos. Neste caso,estamos diante de um nvel mximo de gesto documental.

Sentiram o como isso fcil de perceber estes nveis deaplicao? Se vocs se fixarem nesta histria que eu acabei de criar,vocs no sentiro dificuldades de fixar o contedo e sentiro facilidadesem responder qualquer questo que mencionar este assunto. At omomento, no vi ningum cobrar este assunto em provas, mas como asbancas adoram complicar a vida dos candidatos, no quero deixar vocs

desamparados.


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3.2. FASES DE UM PROGRAMA DE GESTO DE DOCUMENTOSUm programa de gesto de documentos possui fases que devem

ser concebidas pelo rgo responsvel pelo gerenciamento dadocumentao arquivstica. Tomem muito cuidado ao noconfundirem estas fases com a Teoria das Trs Idades. As fasesreferem-se s prprias atividades realizadas na documentao empleno programa de gesto de documentos, que realizado nosarquivos corrente e intermedirio. No devemos relacionar tais fases idade permanente.

Muitos alunos me perguntam bastante a respeito das trs fases daGesto de Documentos e confundem com as trs idades dos arquivos. Etambm no conseguem visualizar mais atividades dentro destas fases.Muito cuidado!!! Dentro de uma destas etapas, podem acontecer inmerasatividades relacionadas. Por exemplo, na destinao, pode acontecer aeliminao dos documentos nas idades corrente e intermediria eo recolhimento no arquivo permanente. E o Cespe j cobrou isso.Ento, fica a dica!

O Arquivo Nacional, no Manual de Gesto de Documentos,estabelece trs fases a saber:

1 Fase - Produo de documentos: a produo de documentosest relacionada s atividades da pessoa fsica ou jurdica. Estafase praticamente ligada na fase corrente. Desta forma, anecessidade de controle desta fase deve-se preocupaocom o aumento desnecessrio da documentaoarquivstica. Torna-se muito comum a produo de documentosque poderiam ser simplificados e facilitar as outras atividadesposteriores, como a classificao, a avaliao, entre outras. Almdisso, controlar a produo significa facilitar o acesso e arecuperao dos documentos. As atividades compreendidasnesta fase so:

- Elaborao e gesto de fichas, formulrios e correspondncias;

- Controle da produo e difuso de documentos de carternormativo;

- Utilizao de processadores de palavras e textos.

2 Fase Utilizao dos documentos: esta fase refere-se aosmtodos e procedimentos arquivsticos, para garantir o

fluxo da documentao de forma permanente. Alm disso, arecuperao dos documentos tambm privilegiada nesta


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fase. Nela, so aplicados a classificao, a avaliao, osprocedimentos de protocolo e a elaborao de instrumentos derecuperao da informao nas fases corrente e intermediria,

como os sistemas informatizados e os bancos de dados. A partir dautilizao destas ferramentas de utilizao, a busca dosdocumentos torna-se rpida e eficiente.

3 Fase Destinao dos documentos: este o momentoem que so tomadas as decises que selecionam e fixam os prazosde guarda dos documentos e o destino final, seja a eliminao nasfases corrente e intermediaria, seja o recolhimento para o arquivopermanente. Desta forma, a destinao no realizada na idadepermanente, mas nas idades corrente e intermediria, devido aosprocedimentos de avaliao de documentos concentrarem-se nas

duas idades.

Desta forma, as trs fases so importantes para a implantao dequalquer programa de gesto documental que estiver em mente. Elasfuncionam de forma paralela, porque a acumulao dosdocumentos em qualquer arquivo constante. O programa pode seraperfeioado com o tempo, mas nunca pode parar. O importante queestas fases devem ser aplicadas sempre nas fases corrente eintermediria, para que o fluxo da informao seja garantido.

(CESPE MPU TCNICOADMINISTRATIVO 2010) JULGUEO ITEM A SEGUIR:

Na fase de produo de documentos, o arquivista deve evitar a duplicao

e a emisso de vias desnecessrias, alm de poder sugerir a criao ouextino de modelos e formulrios.

Comentrios: o nvel das questes tem sido muito mais difcil nestesltimos concursos e o candidato deve estar atento aos detalhes. Como nsj discutimos o assunto, verificamos que na produo que o arquivistadeve intervir para evitar a duplicao de documentos que podem tratar domesmo assunto ou desnecessrios. Neste caso, a resposta VERDADEIRA.

Resposta: VERDADEIRA.


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3.3. VALORES PRIMRIOS E SECUNDRIOSEm todo o nosso curso, vocs percebero que estaremos ligados aos

conceitos o tempo inteiro. Isso faz parte daquilo que afirmeianteriormente, sobre a importncia de estarmos ligados terminologiaarquivstica. Ela no s cobrada apenas nas provas, mas tambm fundamental para compreendermos os procedimentos no cotidiano de umarquivo.

Neste momento, vou introduzir estes dois conceitos, o valor primrioe o valor secundrio. A princpio, ambos esto ligados sistemtica deavaliao de documentos, que ser vista na prxima aula, mas eles soimportantes tambm no programa de gesto de documentos.

O valor primrio ou imediato o que o documento nasce a partirdos objetivos pelos quais foram criados, que podem seradministrativos, fiscais ou legais. Este valor predominante nas fasescorrente e intermediria.

J o valor secundrio ou mediato o que o documento obtmaps o valor primrio e que obter outros objetivos alm daquelesque guiaram a sua criao. Outros usurios, alm daqueles iniciais,tero interesse neste tipo de documentao. Neste caso, este valor caracterstico da idade permanente.

(CESPE ABIN AGENTE DEINTELIGNCIA 2010) JULGUEO ITEM A SEGUIR:

A gesto de documentos aplicada no momento em que os documentos

alcanam o valor secundrio e passam a constituir importantes fontespara a pesquisa histrica.

Comentrios: Pessoal, ao verificar toda a aula que foi dada at omomento e comparar a afirmao que forneci para vocs, perceberam queh uma contradio neste item? As bancas adoram pegar o candidato queno presta ateno nos pormenores. Ns estudamos que a gesto dedocumentos aplicada quando a documentao possui o valor primrio,ou seja, as fases corrente e intermediria. O valor secundrio refere-se idade permanente e os documentos j passaram por todos osprocedimentos possveis de gesto e passaro por outros, que auxiliaroos usurios a pesquisar a informao. Neste caso, a resposta FALSA.


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Resposta: FALSA.

3.4.

DIAGNSTICOSOs diagnsticos so os verdadeiros precursores de qualquer

sistema de arquivo que possa ser implantado nos acervos de pessoasfsicas e jurdicas, pblicas ou privadas. Sem uma avaliao detalhada dadocumentao a ser organizada, no h como dimensionar a realidade dosdocumentos que recebero um tratamento tcnico adequado.

Em um programa de gesto de documentos, o diagnstico iniciatoda e qualquer atividade, antes de o arquivista tomar qualquer atituderelacionada documentao em anlise. A partir de dados, fluxosdocumentais e outros tipos de observao, so tomadas decises maisseguras e que podem tornar a gesto documental bem sucedida.

So adotadas duas vises para a elaborao do diagnstico, amaximalista e a minimalista. A primeira busca entender a ligaoentre os fundos recolhidos e a evoluo das estruturas e funesgovernamentais. Ela pode ser entendida tambm como a pesquisa deuma situao arquivstica de um determinado pas ou at mesmo umfundo familiar completo. A segunda viso procura entender umproblema especfico de uma organizao arquivstica, como por

exemplo, alguns ajustes no plano de classificao, relacionada a algumaspeas documentais, para se chegar a uma viso geral.

De incio, o arquivista precisa compreender a histria da pessoafsica e jurdica de forma aprofundada, para que ele consiga entrar nasunidades de trabalho e colete as informaes com segurana. Desta formatorna-se importante conhecer primeiro o histrico da organizao, amisso, o tamanho e a diversidade do acervo arquivsticoacumulado, a variao das funes exercidas no passado e nopresente, a abrangncia das tecnologias de informao utilizadas

no acervo e a anlise do organograma, regimentos, portarias ouestatutos que criam tais rgos.

Segundo Lus Carlos Lopes, os dados tcnicos relacionados aosdocumentos, essenciais para a elaborao de um diagnstico arquivstico,so:

O estudo do fluxo da informao arquivstica, verificando aspectose problemas concretos e virtuais;


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A anlise da organizao analisada, a partir da pesquisa dasfunes exercidas, da evoluo e da histria da pessoa fsica oujurdica;

A quantidade da documentao, medida em massa documentalacumulada;

As caractersticas diplomticas e tipolgicas dos documentosarquivsticos;

As caractersticas gerais do prdio ou local em que os documentosesto localizados. De forma detalhada, devem ser levantados alocalizao da rea, a altura do p-direito, a incidncia de raiossolares, a constatao de umidade do ar, calor excessivo, a

verificao de carpetes ou de pisos inadequados; As condies de segurana do prdio, como a existncia de sadas

de emergncia, extintores de incndio localizados em pontosestratgicos, ou um plano de segurana que envolva a preservaodo acervo a longo prazo;

Os mveis e os materiais de acondicionamento earmazenamento dos documentos arquivsticos, se existepadronizao no mobilirio, o tipo de material utilizado no piso, nasestantes, caixas, pastas, entre outros, de forma detalhada;

O modo original de arquivamento, mesmo que no tenha tido ainterveno de um profissional da rea arquivstica;

A caracterstica dos acervos relacionada ao estado de conservaoe preservao;

Estes dados podem ser coletados a partir de um formulriopadronizado e elaborado para tal fim. As entrevistas devem ser feitas compessoas estratgicas da organizao, que conheam bem as atividades, amisso e os documentos trabalhados. Desta forma, torna-se mais fcil

repassar estes dados num relatrio especfico, que deve especificar assolues a serem aplicadas ao acervo em questo e as principaisconcluses do diagnstico.

O diagnstico um trabalho de pesquisa e requer metodologia pr-elaborada. Os objetivos precisam ser especificados, uma equipe detrabalho deve ser criada para tal objetivo e devem ser estabelecidos ocronograma e os recursos disponveis para isso.

A quantificao do acervo feita a partir de algumas tcnicas aserem observadas. A unidade utilizada para isso o metro linear, quequantifica melhor a extenso do acervo. Seria como estivssemosempilhando os documentos, um a um, e mensurssemos a altura deles.


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Quando encontramos os documentos acondicionados em caixas-arquivo ou em outra forma, fica mais fcil encontrar este dado. Empastas, o arquivista deve empilh-las, como resmas de papel, e medirmedir a largura total delas com uma trena.

Este mesmo trabalho pode ser feito com documentos acumulados,como se estivessem em uma montanha de papis. Para isso, o arquivistaprecisa fazer o seguinte clculo:

Metro Linear = largura dos documentos acumulados x alturaalcanada x 12

O diagnstico arquivstico a base para elaborar vriosinstrumentos tcnicos de tratamento ao acervo, como o plano declassificao, a tabela de temporalidade, o estabelecimento defluxos documentais eficientes, o controle de produo, uso edestinao de documentos, e outras atividades relacionadas documentao, especialmente na fase de gesto de documentos.

A pilha de

documentos ou

pastas medida

desta forma, por

meio de uma trena.

Basta quantificar a largura das caixas e

multiplicar pela quantidade delas. Se a largura

for 0,13 m, por exemplo, basta multiplicar este

valor pelo nmero de caixas da mesma largura.


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Os termos acondicionamento earmazenamento so diferentes. Oacondicionamento revela a forma

como os documentos so envolvidos,mediante pastas, caixas-arquivo,dossis, entre outros. E oarmazenamento o mobilirio emque os documentos esto localizados,como os armrios, estantes egavetas.

4.ARQUIVOS CORRENTESAbordarei agora os conceitos relacionados aos arquivos correntese suas principais caractersticas. A abordagem ser mais ampliada em

relao a que eu fiz na Teoria das Trs Idades e far com que vocs sesituam mais ainda em relao ao contedo.

Os arquivos correntes ficam sempre ligados aos setores detrabalho. Na maior parte das vezes, esto sempre perto dos usuriosda informao, para que eles utilizem o documento a qualquermomento.

Rarssimas vezes localizam-se em um setor afastado do

ambiente de trabalho. Neste caso, cito o exemplo de um arquivo deassentamentos funcionais, em que necessita estar em um local controladopor funcionrios especficos e cujo contedo no pode ser deconhecimento de todos. Como ns vimos na Lei de Acesso Informao,tais documentos so de acesso restrito e dizem respeito honra e imagem das pessoas.

Segundo a Ieda Pimenta Bernardes, no manual Gesto DocumentalAplicada, os arquivos correntes devero ser avaliados, ter o prazode permanncia determinados e conhecer quais os documentosdevero ser eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente. O

arquivo corrente o incio de tudo e faz referncia aos documentos cujosfins sejam imediatos, ou seja, administrativos, legais e financeiros.Ento, liguem-se neste esquema mnemnico abaixo:


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Desta forma, um arquivo corrente possui as seguintes vantagens:

Otimizao do espao fsico; Rapidez na busca das informaes desejadas; Estabilidade nas decises tomadas e na eficcia administrativa; Proteo informao arquivstica, pois os procedimentos tcnicos

visam tambm proteger um documento de uma eliminao mal-sucedida ou de uma busca demorada;

Diminuio do volume documental e dos custos de manuteno dasmassas documentais. Alis, com o arquivo corrente, a possibilidade

de termos massas documentais acumuladas praticamente zero.As atividades mais frequentes nos arquivos correntes so a

classificao, registro, autuao, controle, expedio earquivamento.

O arquivamento possui tambm outras etapas que devem serobservadas, para que o acervo possua todas as qualificaes tcnicaspossveis:

Inspeo: a leitura do ltimo trmite do documento, sobre o qualo usurio deve obedecer ao que foi decidido, se foi o arquivamento

ou se h a continuao do trmite; Anlise: verificar os elementos necessrios para recuperar os

documentos ou arquiv-los, a partir da adoo de nmeros oupalavras-chave;

Ordenao: como expliquei detalhadamente, uma etapacomplementar classificao, em que os documentos so ordenadosde acordo com o elemento mais buscado pelo usurio;

Arquivamento: o arquivamento a insero do documento nomtodo pr-estabelecido de ordenao e tal etapa requer cuidado;

ARQUIVO CORRENTE

Fins Imediatos: administrativos,

legais e financeiros.Localiza-se prximo dosusurios;

Ligados aos setores detrabalho;

Inicia o trabalho de avaliao de

documentos: determina a eliminao

nas idades corrente e intermediria e o

recolhimento na idade permanente.


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Emprstimo e consulta: a consulta e o emprstimo devem ser feitasaos usurios diretamente ligados ao setor que produziu ou quediretamente possui relao com os documentos. Os documentos so

retirados para fornecer informaes, juntadas por anexao ouapensao, ou para cumprir decises importantes.

4.1. ClassificaoDurante todo o curso, vocs percebero que a classificao de

documentos uma atividade realizada nos setores de trabalho e que estincluda na fase corrente dos documentos. Eu poderia colocar na aula deArquivo Corrente, mas no iria adiantar muita coisa, pois as bancasmutilam o assunto a ser estudado e isso dificulta muito a montagem docurso. Entretanto vocs no tero prejuzos futuros, apenas lucro.

Para compreendermos melhor o assunto, a classificao umatributo natural do ser humano. E muitas vezes ela realizada, deforma instintiva, para mostrar denominaes, hierarquias ousubordinaes. Um exemplo bem clssico de classificao o que ocorrenos supermercados, onde existem divises e subdivises bemestabelecidas. No gnero alimentcio, uma das divises conhecidas adiviso de carnes e frios. Dentro dela, temos as subdivises de aougue,peixaria e defumados.

Para melhorar nossa compreenso, a classificao abordadatambm nos conceitos da Biologia, quando estudvamos no ensinofundamental e mdio, em que vamos representar os seres vivos destaforma:


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Vocs perceberam que houve uma diviso de caractersticas ouatribuies perceptveis ao ser humano? A classificao definidacomo uma atividade intelectual, em que os documentos so

agrupados conforme as caractersticas mais destacadas. Destaforma, so visveis os sinais de subordinao, hierarquia e denominaodas classes.

Na Arquivologia, a classificao j possui uma atribuioespecfica e pode ser considerada como uma atividade que visadeterminar categorias ou grupos entre os quais devam ser distribudos, deforma lgica e sistemtica, os dossis em grupos ou categorias deassuntos, funes e estruturas, segundo uma ordem para auxiliar autilizao dos documentos.

Na documentao arquivstica, os documentos so criados deacordo com as funes exercidas pelo rgo produtor, seja pessoa fsica,seja pessoa jurdica. Quando o objetivo inicial montar um plano declassificao, torna-se necessrio ao arquivista pesquisar a fundo asfunes da instituio analisada, que so divididas em atividades-fim eatividades-meio.

As atividades-fim referem-se ao trabalho tcnico e profissionalprimordial exercida pela pessoa fsica ou jurdica e relaciona-sediretamente misso institucional. As atividades-meio ligam-seindiretamente misso e do suporte s atividades primordiais do rgo.

Citemos o caso de um museu. Ns j estudamos na aulademonstrativa que a funo principal desta instituio a difuso culturala partir da exposio de peas tridimensionais. Neste caso, as atividades-fim do museu esto ligadas divulgao, exposio e ao tratamentotcnico das peas. J as atividades-meio possuem um carter maisadministrativo, como a rea de recursos humanos, patrimonial efinanceira, que, em geral, existem em toda instituio pblica ou privada.

O plano de classificao pode ser elaborado a partir de trsvariveis:

Funes

Atividade-meioAtividade-fim


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Funes: neste caso, as funes da instituio analisada soutilizadas como critrio fundamental para o estabelecimentode classes. Os documentos so reunidos ou agrupados em relao

aos atos, atividades e funes espelhadas no contedo do acervo.Este tipo de plano de classificao o mais recomendado pelosprofissionais da rea, devido facilidade de ser aplicado aosdocumentos, de atender s exigncias tcnicas da classificaoarquivstica e ao fato de poder ser alterado sem causar grandesproblemas tcnicos no tratamento da documentao;

Estrutura organizacional: o agrupamento dos documentosespelha a estrutura organizacional da pessoa fsica oujurdica. Departamentos, setores e sees so descritos no planode classificao. A princpio tambm um bom plano, mas ele deve

ser aplicado se a instituio no mudar sua estrutura organizacionalcom frequncia. Se a organizao mudar sua estrutura comfrequncia, este plano no o mais adequado. Qualquer mudanano plano de classificao possui implicaes tcnicas quepodem alterar a rotina do documento;

Assuntos: uma das classificaes tambm utilizadas pelosprofissionais da rea, elaborada de forma aleatria eintelectual, cujos termos so escolhidos em conformidadecom o contedo da documentao analisada. Esta classificao atribuda de forma artificial e um tanto perigosa, pois nem

sempre um termo atribudo a um conjunto de documentos pode seraplicado a outro. Alm disso, um assunto pode ser entendidocomo funo ou como estrutura organizacional, causandomais confuso tcnica no tratamento dos documentos. Umplano de classificao por assuntos passvel de mudanasfrequentes, pois a cada hora surge uma documentao nova.

Outro erro muito comum nos planos de classificao a misturade critrios utilizados. Se h a opo de utilizar o critrio funcional, oarquivista no deve mistur-lo por outros, seja por assunto, sejaestrutural. Eu, como arquivista, trabalhei e ainda trabalho com planos declassificao que no seguem esse tipo de cuidado. E o resultado gravssimo, pois eu encontro algumas classes que sequer possuemaplicao em nenhum documento ou documentos que acabam recebendoduas classificaes, o que prejudica a pesquisa posterior.

O plano de classificao deve primar pela simplicidade,flexibilidade e expansibilidade. Estas trs palavrinhas, bem lembradaspela Janice Gonalves, reflete as qualidades que um plano de classificaodeve possuir, para que ele seja totalmente adaptado aos documentos. Asimplicidade refere-se forma como plano deve ser apresentado ao

usurio, para que ele no tenha dificuldades em utiliz-lo nos


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documentos. O plano no deve ser de domnio apenas de especialistas,mas de todo e qualquer usurio.

A flexibilidade refere-se adaptao que o plano deva ter em

situaes no previstas inicialmente pelo arquivista, como a integrao declasses futuras. E a expansibilidade consiste em permitir que o plano declassificao abranja novas funes, estruturas ou assuntos que podemsurgir ao longo do tratamento tcnico-arquivstico da documentao.

Em geral, os planos de classificao possuem nveis, que passam anoo de hierarquia ao usurio. Um exemplo bsico o Cdigo deClassificao do Conarq, do Arquivo Nacional, que possui seis nveis:classe, subclasse, grupo, subgrupo, diviso e subdiviso. Outros tericos einstrumentos de classificao definem tambm uma quantidade variada denveis, que no to rgida. Uns definem trs nveis, outros, sete.

Vou mostrar dois exemplos de planos de classificao maisutilizados. Notem que o importante a noo de hierarquia nestesinstrumentos:

a) Fonte:ARQUIVO PBLICO E HISTRICO DE RIBEIRO PRETO. Guiado Arquivo Pblico e Histrico de Ribeiro Preto. Ribeiro Preto(SP): O Arquivo, 1996. O mtodo alfabtico e o nvel maior estem negrito. Este plano possui apenas dois nveis.

AdministraoMaterialPatrimnioPessoalProtocoloTransporteManutenoAgriculturaCulturaEquipamentosEventosDesenvolvimento Urbano e RuralHabitao

Meio AmbienteObras ParticularesObras PblicasUso e Ocupao do Solo

EducaoEducao InfantilEnsino FundamentalEnsino SuperiorMerenda EscolarEsportesFinanasContabilidadeOramentoTesourariaTributaoRepresentaoAssessoria Jurdica

EleiesPublicidadeSadeAssistncia Mdico-OdontolgicaVigilncia SanitriaServios MunicipaisAbastecimentogua e EsgotosCemitrioRecursos EnergticosLimpeza PblicaSegurana

TelecomunicaesTrnsito


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Transportes

b)Fonte: Cdigo de Classificao do TCU das atividades meio e fim,atualizado em 2010. Apesar de ser muito parecido com o Cdigo doConarq, eles adotaram apenas quatro nveis. Este um dosexemplos.

CLASSE - 000 ADMINISTRAO GERAL

SUBCLASSE - 010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO

GRUPO 012 COMUNICAO SOCIAL

SUBGRUPOS 012.1 RELAES COM A IMPRENSA012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS

Os planos de classificao mais adotados so elaborados conformeuma metodologia. Eles podem ser:

Alfabticos: o nome da funo, assunto ou parte estrutural faz partecomo uma das classes adotadas pelo plano de classificao, sem anecessidade de utilizar esquemas numricos de classificao. Quandoo acervo pequeno, tal mtodo aplicado. Podem ser dispostos em

ordem dicionria e em ordem alfabtica.Na ordem dicionria, os assuntos so isolados e dispostos em

ordem alfabtica. Exemplo:

Curso de mestradoCurso de doutoradoCurso de extenso

J a ordem enciclopdica utiliza uma palavra em comum e assubdivises, relacionadas ao termo em destaque, aparecero em seguida:

CursoDoutoradoExtensoMestrado

Numrico: o plano utiliza uma codificao padronizada. E elasexistem para aumentar a gama de classes e subclasses a seremdesignadas pelo plano. Quanto maior o plano, maior a complexidade

e a importncia de uma codificao. Os mtodos de codificaoexistentes so:


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a) Duplex: a documentao dividida em classes principais, que sosubdivididas e so atribudas a elas mais um nmero. Primeiro, so

estabelecidas as classes:1. Administrao Geral2. Pesquisas3. Documentao e Informao

Em Administrao Geral, podemos subdividir a classe desta forma:

1. Administrao Geral1-1 Recursos Humanos

1-1-1 Seleo de pessoal1-1-2 Capacitao

1-2 Logstica2. Pesquisas3. Documentao e Informao

As vantagens do mtodo duplex a flexibilidade de incluir maisclasses, um sistema de classificao bem simples e possui aberturailimitada de classes. Entretanto a abertura de classes deve ser bemcriteriosa, para evitar uma quantidade enorme de nveis, que podeatrapalhar a classificao de documentos.

b)Mtodo decimal ou Mtodo Dewey: este mtodo de codificao foicriado por Melvil Dewey no sculo XIX. Para ser mais exata, em1876. E ele utilizado com muita frequncia em sistemaspadronizados de classificao em bibliotecas. A rea arquivsticacomeou a adotar tal codificao com muita frequncia naAdministrao Pblica h uns trinta anos. As dez primeiras divisesso chamadas de classes:

0 Obras gerais

1 Filosofia2Religio3Cincias Sociais4Filologia5Cincias Puras6Cincias Aplicadas7Belas-Artes8Literatura9Histria e GeografiaPodemos subdividir a classe 6 em dez grupos:600 Cincias aplicadas


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610 Medicina620 Engenharia630 Agricultura

(...)E cada uma das subclasses de forma sucessiva. A vantagem do

mtodo de Dewey a subdiviso ilimitada dos nveis que podem serestabelecidos pelo arquivista e a reunio dos assuntos em comum emgrupos, o que facilita a compreenso do plano. O mtodo no bemsucedido nos casos em que devem ser implantados vrios nveis, poispodem existir em uma subclasse treze grupos, de acordo com asatividades do rgo. Como o arquivista deve resolver neste caso, se osgrupos s podem ser divididos em dez?

c) Bloco canadense: o Canad uma das reas onde a gesto dedocumentos desenvolveu-se com muita fora. Este plano surgiu deforma alternativa aos mtodos tradicionais de classificao e tornou-se bem sucedido. O plano de classificao dividido em rea-meio eem rea fim. A rea-meio pode reunir 1000 sries, ordenadas em000 a 999. A rea-fim, por sua vez, rene 9000 sries,compreendida entre 1000 e 9999. As sries so divididas emsubsries e estas ltimas tambm podem sofrer mais divises.

023-0:SrieSubsrie

O mtodo canadense mais vivel em termos de plano declassificao, pois permite expanso maior de classes e de nveis. Foi umplano elaborado por arquivistas e expe as funes, atividades e outrostemas de forma clara e em hierarquias muito vem vistas pelo usurio.Alm disso, um plano simples e de grande flexibilidade, pois permite

futuras alteraes e uma aplicao segura no acervo.

J as atividades de registro, autuao, controle e expedio seroverificadas na parte de protocolo, que irei explicar agora.

4.2. PROTOCOLO

As atividades de protocolo so ligadas diretamente ao

arquivo corrente, pois elas envolvem as etapas de autuao,registro, controle e expedio dos documentos. Alguns manuais


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afirmam que a classificao realizada nesta etapa. Pode haverEntretanto, atualmente, os documentos j saem com a classificaoestabelecida no momento da produo e vo direto assim ao protocolo.

O protocolo o setor responsvel pelo controle daexpedio e da autuao dos documentos, ou seja, pela formaode processos. Podemos dizer que a porta de entrada e sada decada documento de uma instituio pblica e privada. E tambmum elemento importantssimo de qualquer programa de gesto dedocumentos, pois as distores no fluxo dos documentos so corrigidasoriginariamente no protocolo.

Os procedimentos de protocolo servem tambm para racionalizaros fluxos documentais, alm de garantir a agilidade e a transparncia dedecises governamentais. As atividades realizadas pelo protocolo so:registro, autuao, controle da tramitao e expedio. Algunstericos admitem a classificao tambm como atividade deprotocolo. Ela tambm inserida tambm como atividade, masno apenas do protocolo, como tambm de todas as reas dearquivo corrente. A unidade protocolizadora faz parte das atividades doarquivo corrente, tanto que coloquei como item subordinado ao assunto.

A legislao e os conceitos sobre as atividades de protocolo sofartos. Vou iniciar pelos conceitos, para depois partirmos para as leis eportarias vigentes a respeito.

4.2.1. Correspondncias

A maior parte dos documentos arquivsticos composta pelascorrespondncias, que podem ser os memorandos, ofcios, ofcioscirculares, memorandos circulares, cartas, avisos (entre ministros deEstado, a correspondncia usada chama-se aviso), entre outros.

As correspondncias podem ser externas ou internas. Quandoum documento trocado entre pessoas fsicas ou jurdicas diversas, ele uma correspondncia externa. Se este documento for tramitado entrereas de uma mesma instituio ou entre instituies que pertenam auma pessoa jurdica, trata-se de uma correspondncia interna.

E a correspondncia pode ser tratada como oficial, se ela abordarassuntos ligados s atividades da instituio referida. E pode ser tambmparticular, caso seja de interesse pessoal dos funcionrios e que nadatenham a ver com os assuntos da instituio.

Antes da abertura de cada documento, o funcionrio deve termuito cuidado ao no abrir um documento particular. O objeto de trabalho

um documento oficial e abrir um documento particular, sem a permisso


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do destinatrio, crime e uma atitude, no mnimo, constrangedora eindelicada.

O trmite das correspondncias e dos processos deve ser feito

durante o horrio normal de funcionamento. Nenhuma correspondnciapoder permanecer por mais de 24h (vinte e quatro horas) nosprotocolos, salvo aquelas recebidas s sextas-feiras, vspera de feriadosou pontos facultativos.

Assim que a correspondncia, ao chegar no protocolo, o funcionriodeve adotar o seguinte procedimento:

Observar se o documento est assinado pelo prprio remetente, porseu representante legal ou procurador, caso em que dever seranexado o instrumento de procurao;

Verificar se o documento est acompanhado de anexos, caso exista; Constatar se contm o comprovante de recebimento, e providenciar a

devoluo deste documento;

Analisar se a correspondncia ser autuada ou no, conforme aprovidncia contida no documento.

4.2.2. Autuao e formao de processosA autuao a transformao de um documento em processo.

Para que isto ocorra, o documento necessita ser registrado e autuado pelaunidade de protocolo. As regras de autuao existentes esto descritas naLei 9784/99, na Portaria Normativa n5 do Ministrio do Planejamento,editada em 19 de dezembro de 2002, com posteriores alteraes e naPortaria Normativa n12, de 23 de novembro de 2009.

Segundo os artigos 5 e 6 da Lei 9784, o processo pode seriniciado a pedido do interessado ou por interesse da Administrao.Alm disso, a pea inicial do processo aberto pelo interessado, o

requerimento, deve conter os seguintes dados:

rgo ou autoridade administrativa a que se dirige; Identificao do interessado ou de quem o represente; Domiclio do requerente ou local para recebimento de

comunicaes; Formulao do pedido, com exposio dos fatos e de seus

fundamentos; Data e assinatura do requerente ou de seu representante.

Podem ser criados formulrios ou modelos prprios de documentospara que iniciem os processos no protocolo.


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Os artigos 9 e 10 da mesma lei expem que os legitimados paraserem interessados no processo so:

Pessoas fsicas ou jurdicas que o iniciem como titulares dedireitos ou interesses individuais ou no exerccio do direito derepresentao;

Aqueles que, sem terem iniciado o processo, tm direitos ouinteresses que possam ser afetados pela deciso a seradotada;

As organizaes e associaes representativas, no tocante adireitos e interesses coletivos;

As pessoas ou as associaes legalmente constitudas quantoa direitos ou interesses difusos;

Os maiores de dezoito anos, salvo previso especial em normaprpria;O processo uma pea documental, em que compreende

vrios documentos unidos para a execuo de uma ao. Do mais antigoao mais recente, os documentos so reunidos para cumprir um fluxoordenado de aes transcritas.

Muitas vezes, vou falar de peadocumental, em vez de documento.

Este termo refere-se a um nicodocumento e no a seu conjunto. Naportaria do MPOG, uma pea pode tervrias folhas. A folha a frente e umverso de um documento ou umapea.

A Portaria Normativa n 5 do MPOG passa instrues detalhadasque auxiliam a formao do processo. So rotinas que devem ser

observadas pelos funcionrios do protocolo que sero descritas a seguir: Prender a capa, juntamente com toda a documentao, com

colchetes, obedecendo a ordem cronolgica do mais antigo para omais recente, isto , os mais antigos sero os primeiros doconjunto;

Colocar, na capa do processo, a etiqueta com o respectivo nmerode protocolo;

Inserir, na primeira folha do processo, outra etiqueta ou um carimbocom o mesmo nmero de protocolo;


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Numerar as folhas, inserindo o respectivo carimbo (rgo, nmeroda folha e rubrica do servidor que estiver numerando o processo);

Ler o documento, para analisar claramente o assunto e extra-lo deforma objetiva;

Identificar, na capa e no sistema informatizado, a unidade para aqual o processo ser encaminhado;

Registrar, em sistema prprio, identificando as principaiscaractersticas do documento, a fim de permitir sua recuperao.Ex.: espcie, n, data, procedncia, interessado, assunto e outrosdados;

Inserir informaes julgadas importantes, respeitando asparticularidades de cada rgo ou entidade, como por exemplo, um

resumo descritivo sobre o contedo do processo, que pode serinserido na capa do processo;

Conferir o registro e a numerao das folhas; Encaminhar, fisicamente, o processo autuado e registrado para a

unidade especfica

correspondente, do rgo ou entidade; O envelope encaminhando a correspondncia no ser pea do

processo, devendo ser descartado, anotando-se as informaes

necessrias, referentes ao endereo do remetente. Entretanto, emcasos de comprovao de datas de postagem, como licitaes econcursos de projetos, o envelope pode ser inserido como pea deum processo.

A correspondncia no autuada seguir as regras desta norma paraser registrada em sistema prprio e encaminhada unidade dedestino.

A autuao de documentos classificados como SECRETO,CONFIDENCIAL ou RESERVADO ser processada por servidorcom competncia para tal, da mesma forma que os demais

documentos, devendo, no entanto, as unidades de protocolo centralou setorial, aps a autuao, lacrarem o envelope do processo,apondo o nmero do processo, o rgo de destino e o carimbocorrespondente ao grau de sigilo.

Outros procedimentos importantes a serem observados pelosfuncionrios de um protocolo so:

As mensagens e documentos resultantes de transmisso via fax nopodero se constituir em peas de processo. Caso um fax chegue aodestino, o documento original deve chegar ao protocolo at cinco

dias teis, para substituir o documento anterior;


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No sero autuados os documentos que no devam sofrertramitao, tais como convites para festividades, comunicao deposse, remessa para publicao, pedido de cpia de processo,

desarquivamento de processo e outros que, por sua natureza, nodevam constituir processo;

A prioridade na autuao e movimentao de proc

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Arquivologia-p-Atamf Aula-01 Aula 01 Ata Mf 16359