Arquivologia - PGDF - Aula 01

ARQUIVOLOGIA EM EXERCÍCIOS PRA PG‐DF

PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA

AULA 1

1www.pontodosconcursos.com.br

Olá, queridos alunos!

Sejam muito bem-vindos ao nosso curso de arquivologia da PG-DF. Abanca do nosso concurso, a IADES, não tem, ainda, tradição emconcursos públicos – como falamos na aula demo.

Então, nesta aula, nós ainda não teremos, infelizmente, questõesdela, justamente porque as questões existentes são ainda raras e nãocontemplam a matéria desta aula 01.

Se você, em seus estudos, encontrou alguma questão da banca, memanda no fórum que nós a comentamos durante a aula, pode ser?

A matéria desta aula é bem simples e, para abarcarmos toda amatéria, vamos nos valer de questões do CESPE e da FUNIVERSA(que tem o estilo bem parecido com a IADES). A partir da aula quevem, a IADES passa a tratar o tema e, por isso, as questões serãocomentadas.

Observação importante sobre esta aula: ela está relativamente menorque as próximas aulas do curso, já que a aula demo faz partetambém do conteúdo da aula 1. Eu poderia repeti-la aqui, mas, porquestões ambientais (para aqueles que imprimem a aula), prefiro nãofazê-lo. Então, antes de iniciar a nossa aula 01, você deve reler aaula zero, se faz já algum tempo que você o fez. Combinado?

Ao final da aula, como de costume, você encontra as questões,seguidas do gabarito, sem os comentários.

Vamos às questões?



AULA 1


1. (APEX-Brasil - 2006 – FUNIVERSA) O controle sobre aprodução documental e a racionalização de seu fluxo, pormeio da aplicação de modernas técnicas e recursostecnológicos, são objetivos de um programa de gestão dedocumentos, que levará à melhoria dos serviçosarquivísticos, resgatando, com isso, a função social queos arquivos devem ter, aumentando-lhes a eficácia,garantindo o cumprimento dos direitos de cidadania esendo, para a Administração pública, suporte para asdecisões políticoadministrativas. Com isso, o AssistenteAdministrativo precisa saber basicamente o processo dearquivamento, assinale a alternativa que não representaconceito usado em processos de arquivamento dedocumentos.

(A) Acervo.

(B) Dossiê.

(C) Organograma.

(D) Inventário.

(E) Notação.

Essa questão é bem parecida com a última questão que fizemos naaula anterior – não sei se você se lembra. Qual dos conceitosapresentados acima não é usado em processos de arquivamento dedocumentos? O organograma.

Organograma, só para matar a curiosidade de quem não sabe, é umgráfico que representa a estrutura formal de uma organização.

Somente como exemplo, veja, abaixo, o organograma do TRE/MS:



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Organograma não é utilizado em processos de arquivamento dedocumentos (é um recurso da Administração, não da Arquivologia).

Vamos aproveitar, entretanto, para ver o conceito das outrasalternativas, segundo a terminologia arquivística?

Acervo – conjunto de documentos de um arquivo.

Dossiê – unidade de arquivamento, formada por documentosdiversos, pertinentes a um determinado assunto ou pessoa.

Inventário:

Inventário analítico: instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões sãoidentificadas e pormenorizadamente descritas.

Inventário sumário: instrumento de pesquisa no qual as unidades dearquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões sãoidentificadas e brevemente descritas.

Notação: elemento de identificação das unidades de arquivamento,constituída de números, letras, ou combinação de números e letras,que permite sua localização.

Esta questão da FUNIVERSA me lembra uma do CESPE, que falatambém sobre dossiê. Vamos dar uma olhada nela?



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GABARITO: C

2. (MINISTÉRIO DA SAÚDE – CESPE – 2008) O dossiê é umconjunto de documentos relacionados entre si porassunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), queconstitui uma unidade de arquivamento.

Item certo

A terminologia arquivística brasileira define dossiê como: “unidade dearquivamento, formada por documentos diversos, pertinentes a umdeterminado assunto ou pessoa”.

Pois esta é justamente a definição que o item traz, valendo-se,entretanto, de outras palavras. Ficou claro o que é dossiê?

3. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) Assinale a alternativacorreta acerca de arquivos, de acordo com a legislaçãoarquivística brasileira.

(A) Pessoas físicas não produzem arquivos.

(B) Arquivos são coleções artificiais de documentos sobredeterminado assunto.

(C) Somente os documentos acumulados pela atividade-meio são considerados arquivos.

(D) Arquivos são conjuntos de documentos produzidos erecebidos por órgãos públicos, instituições de caráterpúblico e entidades privadas em decorrência de suasatividades.

(E) Os documentos produzidos em meio eletrônico nãosão considerados arquivos, em virtude da falta dereconhecimento de sua autenticidade.

Nessa questão, o examinador facilitou a nossa vida. Disse que quer adefinição especificamente de acordo com a legislação arquivísticabrasileira. E o que é isso, exatamente? São as leis e normas quenormatizam a arquivologia no Brasil.

Como vimos no início da nossa aula de hoje, segundo a Lei n.º 8.159:



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“Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos dedocumentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituiçõesde caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercíciode atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer queseja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.”

Deu para perceber, então, que a letra “d” é a correta, não deu? Elasintetiza a definição acima, da lei.

Vamos descobrir qual o erro das outras alternativas?

Letra “a”: pessoas físicas produzem arquivos sim! Inclusive, osarquivos podem ser classificados, conforme nós já vimos na aulademo, em pessoais.

Lembre-se: uma pessoa que decide fazer uma coleção de arquivoshistóricos, coletados nas mais diversas instituições, não possuirá umarquivo. Perceba que é possível constituir um arquivo pessoal, massomente com os documentos que são criados diretamente pelapessoa ou por ela recebidos.

Letra “b”: Qual palavra não combina com arquivo? Coleção. Arquivosnão são coleções!

Letra “c”: O item está dizendo que somente os documentos coletadospelas atividades-meio da instituição são considerados arquivos. Ora,isso não faz o menor sentido!

Se somente os documentos coletados pelas atividades-meio sãoarquivos, então os documentos da própria atividade-fim da instituiçãonão o são? Claro que não. Documentos de atividades-meio ouatividades-fim podem ser considerados arquivos, de acordo com anatureza do documento.

Letra “e”: nessa letra, o examinador errou feio! Imagine você sedocumentos produzidos em meio eletrônico não fossem arquivos! Sãosim.

GABARITO: D

4. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) Assinale a alternativaque apresenta o fator de determinação do caráterorgânico de um arquivo.

(A) A limitação das espécies documentais.



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(B) O fato de ser produzido pela atividade-meio daorganização.

(C) A relação do gênero documental com a missão daorganização.

(D) A relação que os documentos estabelecem entre si.

(E) A finalidade científica do arquivo.

O que é mesmo o caráter orgânico de um arquivo, que estudamos naaula demo (se você não se lembrar da aula demo, sugiro que aestude novamente, para entender bem os conceitos quetrabalharemos nesta aula)?

Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmoconjunto:

A arquivística trata do conjunto de documentos. Para ser chamado dearquivo, a ideia de conjunto, de agrupamento, é necessária. Nesseconjunto, o documento precisa estar ligado aos outros, do mesmoconjunto – e este é o caráter orgânico.

Um documento solto, fora de seu conjunto, tem valor muito menor doque quando em seu conjunto apropriado.

Portanto, agora, dá pra acertar a questão: o fator de determinaçãodo caráter orgânico de um arquivo é a relação que os documentosestabelecem entre si – leve isto para a prova!

GABARITO: D

A partir de agora, vamos resolver questões da FUNIVERSA quetratem sobre a teoria das três idades. Esse assunto é muito comumem provas de concurso público, de todas as bancas examinadoras.

O seu edital da PG-DF não fala, especificamente, em teoria das trêsidades, mas diz, genericamente, “arquivo” e, como este é, de longe,o assunto mais cobrado quando o tema é “arquivo”, o assunto serádetalhadamente estudado no nosso curso.



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5. (ADASA - 2009 – FUNIVERSA) Ainda de acordo com Lei n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, é correto afirmar quesão tipos de arquivos:

(A) correntes, intermediários e permanentes.

(B) correntes, temporários e permanentes.

(C) privados, intermediários e permanentes.

(D) correntes, intermediários e provisórios.

(E) correntes, temporários e provisórios

Veja que, já no enunciado, o examinador te dá a “pista” de qualcaminho seguir. Nessa questão, ele disse que quer que você sebaseie na nossa famosa Lei n.º 8.159.

A Resolução nº 1, de 18 de outubro de 1995, do Conarq, define (art.1º, § 2º) arquivo corrente e esta definição tem sido reiteradamenteexigida em provas de concurso público:

“Consideram-se arquivos correntes os conjuntos de documentos emcurso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto deconsultas freqüentes.”

Ainda, a terminologia arquivística brasileira define arquivo correntecomo: conjunto de documentos em curso ou de uso frequente,denominado, também, de arquivo de movimento.

São, portanto, os arquivos mais consultados. Existem muitosarquivos correntes ainda recentes, mas isto não é uma regra. Podeser que haja, na organização, documentos muito antigos, mas que,ainda assim, sejam consultados frequentemente.

Os arquivos intermediários são os arquivos de segunda idade, ditosde “idade intermediária”. São, de fato, pertencentes a uma faseintermediária, de transição.

A terminologia arquivística brasileira define arquivo intermediáriocomo “conjunto de documentos procedentes de arquivos correntes,que aguardam destinação final.”



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Foram criados depois da já existência dos arquivos correntes epermanentes. Os documentos, à essa época, passavam de uma idade(corrente) diretamente à outra, definitiva (permanentes).

Alguns problemas ocorriam com a ausência do arquivo intermediário.Documentos que não eram muito utilizados precisavam ficar nosarquivos correntes que, desse modo, ficavam enormes edispendiosos.

Por outro lado, se esses documentos que não eram muito utilizados – mas ainda o eram – ficassem no arquivo permanente, umcongestionamento era estabelecido: o arquivo permanentemisturava-se àqueles documentos ainda utilizados.

Foi, então, criado o arquivo intermediário, com o objetivo de ser umafase de transição. Sem dúvidas, o maior ganho com a criação destearquivo foi a economia que, com ele, adveio, tanto de espaços, comode recursos materiais e humanos, como de capital.

Os documentos recém-ingressados ao arquivo intermediário mantêma classificação recebida anteriormente, no arquivo corrente. Alémdisso, o arquivo intermediário deverá ser subordinado técnica eadministrativamente ao arquivo permanente.

Pelo seu caráter de transitoriedade, o arquivo intermediário échamado, algumas vezes, de “limbo” ou “purgatório”.

Por fim, a terminologia arquivística brasileira define arquivopermanente como: “conjunto de documentos que são preservados,respeitada a destinação estabelecida, em decorrência de seu valorprobatório e informativo”.

A função do arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar efacilitar a consulta aos documentos oficiais de uso não corrente (leiase: os documentos oficiais não consultados frequentemente, masque, apesar disso, são muito úteis ou podem tornar-se muito úteispara pesquisas históricas ou fins administrativos).

Os arquivos permanentes crescem bastante (reúnem a documentaçãooriginária de diferentes setores) e, por isso, sua administração é maiscomplexa que a dos arquivos correntes e intermediários, que,geralmente, têm menor volume.



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Por meio da destinação, os documentos são, após avaliação,encaminhados para eliminação ou guarda permanente, a depender dovalor que ainda carreguem.

O que faz um documento não ser eliminado e ser mantido sob guardapermanente é o seu valor secundário (informativo ou probatório).

Todos os documentos nascem com valor administrativo – valor para oqual foram criados – mas apenas alguns adquirem valor secundário:aqueles que serão mantidos sob guarda permanente. Os outrosdocumentos, que perderam o seu valor administrativo e não possuemvalor histórico (valor secundário), serão eliminados.

Voltando à questão, perceba que ela é muito simples, básica. Vocênão pode errá-la na hora da prova. Aproveitamos, entretanto, a deixapara entender melhor os tipos de arquivo corrente, intermediário epermanente.

Se você ficou um pouco confuso com essas idades dos arquivos, nãose preocupe. Nós faremos vários exercícios para ajudá-lo a entenderas fases e, o mais importante, diferenciá-las na hora da prova.

GABARITO: A

6. (CESPE – TRE/MG – Técnico Judiciário/Administrativa –2009 – Adaptada) O arquivo corrente é constituído dedocumentos com grande possibilidade de uso e com valorprimário.

Item certo.

Os arquivos correntes são aqueles muito movimentados ou muitoconsultados. Com isso, existe grande possibilidade de seu uso.

Conceito importante para concursos públicos é o de valor primário:aquele atribuído em função do interesse que possa ter para aorganização, levando-se em conta a sua utilidade para finsadministrativos, legais, fiscais etc.

É o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nascecom um objetivo administrativo) e, por isso, está presente em todoseles, quando de sua criação. Logo, os documentos correntes possuemvalor primário – guarde isto!



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Em suma, o arquivo corrente é constituído de documentos comgrande possibilidade de uso e com valor primário. Se você estiverfazendo um resuminho sobre o assunto, coloque aí esta última fraseacima, com que iniciei o parágrafo.

7. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) Assinale a alternativaque apresenta as idades arquivísticas nas quais a gestãode documentos atua.

(A) Custódia e permanente.

(B) Corrente e setorial.

(C) Corrente e intermediária.

(D) Pós-custodial e semiativa.

(E) Custódia e setorial.

Quais são as idades dos arquivos? Corrente, intermediária epermanente – você não pode, sob nenhuma hipótese, esquecer-sedisso na hora da sua prova!

Pois bem, vamos lá, resolver à questão. Não existe, em arquivologia,idade “custódia” ou, muito menos, idade “pós-custodial”.

E setorial, o que é? Vamos aprender, de uma vez por todas...

Os arquivos podem ser classificados, segundo a extensão da atuaçãodo arquivo, em setoriais ou gerais.

Arquivos setoriais são estabelecidos junto aos órgãos, paradocumentos consultados frequentemente, localizados nos órgãos queos receberam ou próximos a eles.

Os arquivos gerais ou centrais, por sua vez, são aqueles quecentralizam o recebimento.

Imagine duas empresas, de portes distintos, com arquivoscentralizados: uma empresa grande e complexa, inclusivefisicamente, e outra menor.



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Os arquivos correntes, como você já sabe, são muito movimentadosou consultados. Em uma empresa grande e complexa, com arquivocentral, a cada vez que um funcionário desejar chegar ao arquivocorrente, provavelmente terá de percorrer grandes distâncias (àsvezes, precisará ir de uma cidade a outra, ou, até mesmo, precisaráir até outro estado da federação!). Isto é completamente inviável.

Em uma pequena organização, por outro lado, um arquivo setorial éviável – e recomendável –, pois, para se chegar ao arquivo corrente,não é preciso muito esforço. Inclusive, arquivos descentralizados são,muitas vezes, desnecessários em pequenas organizações, já que umpequeno arquivo, centralizado, é capaz de atender a todas asdemandas da organização.

Entendido o que é um arquivo setorial? Então podemos voltar àresolução da questão.

Idade semiativa (letra “d”) é a idade intermediária.

Então, por eliminação, está claro que a letra “c” é a única querepresenta a idade dos arquivos. E, de fato, é nessas duas fases(corrente e intermediária) que a gestão de documentos atua - leveisto para a prova!

GABARITO: C

8. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) Os arquivos correntessão constituídos de documentos de valor:

(A) secundário.

(B) informativo.

(C) mediato.

(D) primário.

(E) histórico.

Como eu disse, conceito importante para concursos públicos é o devalor primário. Vamos revê-lo, para não esquecer mais? É aqueleatribuído em função do interesse que possa ter para a organização,levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais,fiscais etc. É o valor pelo qual o documento foi criado (todo



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documento nasce com um objetivo administrativo) e, por isso, estápresente em todos eles, quando de sua criação. Logo, os documentoscorrentes possuem valor primário.

Em suma, o arquivo corrente é constituído de documentos comgrande possibilidade de uso e com valor primário.

Você se lembra que, na aula demo, vimos que a principal finalidadedo arquivo é servir à administração? Pois é, para isso, ele se vale deseu valor primário, que se refere às questões administrativas,funcionais e legais. Está vendo como os conceitos da matéria já estãocomeçando a se interligar? Boa notícia, significa que estamosavançando no conteúdo!

Portanto, o gabarito é letra “d”: os arquivos correntes sãoconstituídos de documentos de valor primário.

E são só os documentos do arquivo corrente que possuem valorprimário? Não são só eles, não! Os documentos da idadeintermediária também possuem.

Os alunos costumam perguntar: “mas, Carol, e se, nessa questão,tivessem as opções ‘ valor administrativo’ e ‘valor primário’, qual eudeveria marcar?”. O examinador não pode fazer uma questão assim,pois esses valores são sinônimos e, assim, a questão teria duasrespostas corretas. Ok?

GABARITO: D

9. (CESPE – Defensoria Pública da União – Arquivista –2010 – Adaptada) Arquivos correntes são formados,basicamente, por documentos com valor informativo.

Item errado.

Questão recente, do ano de 2010, que exige conhecimento sobre osvalores dos arquivos, assunto sempre muito explorado pelo CESPEem suas provas, ainda nas provas atuais.

Os arquivos correntes possuem valor primário e não informativo,como vimos acima. Os documentos dos arquivos permanentes, aserem estudados adiante, estes sim, possuem valor informativo.



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10. (CESPE – ANAC – Técnico Administrativo – 2009) O

arquivo intermediário, assim como o arquivo corrente, é

constituído de documentos de valor primário.

Item certo.

Valor primário, como vimos, é aquele atribuído em função dointeresse que possa ter para a organização, levando-se em conta asua utilidade para fins administrativos, legais, fiscais etc.

É o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nascecom um objetivo administrativo) e, por isso, está presente em todoseles, quando de sua criação. Logo, os documentos correntes possuemvalor primário.

Entretanto, os documentos do arquivo intermediário ainda possuemfins administrativos, legais, fiscais e, por isso, também possuem valorprimário.

Deste modo, coloque aí no seu resuminho está informação muitoimportante: o arquivo intermediário, assim como o corrente, éconstituído de documentos de valor primário! Guardou?

11. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) O arquivointermediário é um local de

(A) guarda permanente dos documentos de valorsecundário.

(B) custódia de documentos sem valor.

(C) arquivamento de documentos em tramitação.

(D) eliminação de documentos com valor secundário.

(E) guarda temporária de documentos.

A terminologia arquivística brasileira define arquivo intermediáriocomo “conjunto de documentos procedentes de arquivos correntes,que aguardam destinação final.”



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Se os documentos aguardam a destinação final na idadeintermediária, podemos concluir que esta fase é apenas uma guardatemporária dos documentos. Fez sentido?

Vamos falar sobre as outras alternativas, para enriquecer o nossoestudo?

A letra “a” está de cara, à primeira vista. Toda vez em que se falarem “guarda permanente”, se está referindo à idade permanente dosarquivos. Não se esqueça de que a fase intermediária é uma fase detransição – por isso, a guarda não pode ser permanente.

A letra “b” não fez muito sentido. Por que alguém faria a custódia dedocumentos sem valor? A fase intermediária guarda documentos queainda possuem valor primário. Após a avaliação, os documentosserão mantidos permanentemente (caso possuam valor histórico,secundário) ou eliminados.

A letra “c” também está errada. Qual a idade que abarca documentosem tramitação? A idade corrente. Vamos rever a definição, porque elaprecisa estar bem guardada na sua mente, no dia da prova:


A letra “d” também está claramente errada; é justamente o contrário.Os documentos com valor secundário não são eliminados, pois essesdocumentos possuem valor histórico. Os documentos que sãoeliminados são aqueles que não possuem valor secundário – guardeisto.

GABARITO: E

12. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS – Analista deTransportes Urbanos/Arquivista– 2008) Guardatemporária é sinônimo de arquivo intermediário.

Item certo.

Tranqüila essa, né? O arquivo intermediário representa a situaçãointermediária entre os documentos ainda em curso ou consultadosfrequentemente – os arquivos correntes – e os arquivospermanentes.



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Guarda temporária é sinônimo de arquivo intermediário!

13. (CESPE – Defensoria Pública da União – Arquivista –2010 – Adaptada) Os arquivos intermediários sãoformados por documentos semiativos, que não precisamser mantidos próximos aos usuários diretos.

Item certo.

Neste item, o examinador exigiu do candidato o mesmoconhecimento que geralmente exige em relação aos arquivosintermediários, mas valeu-se de outras palavras.

Documentos semiativos são, em outras palavras, documentos poucoativos, definição em que os arquivos intermediários se encaixamperfeitamente. Além disso, como são semiativos (leia-se: como nãosão consultados com frequência), não precisam ser mantidospróximos aos usuários diretos.

Veja que esta questão caiu para o cargo de arquivista, que, em regra,exige um conhecimento maior e específico da matéria. Você, comatenção, teria plenas condições de acertar este item na hora daprova!

14. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) Quanto aosarquivos correntes, assinale a alternativa correta.

(A) São formados pelos documentos arquivísticos emtramitação.

(B) Não têm restrição à consulta.

(C) A destinação final deles é sempre a eliminação.

(D) São constituídos sempre de documentos em suportepapel.

(E) São sempre do gênero textual.

Mais uma vez, para não errar na hora da prova, veja o conceito dearquivo corrente, segundo a legislação (vamos aprender isto nem queseja por “osmose”, rs):



AULA 1



Portanto, a letra “a” está corretíssima. Os documentos correntes são,de fato, formados pelos documentos arquivísticos em tramitação (ouseja: em curso ou que são objeto de consultas freqüentes).

A letra “b” pode ser contraposta à Lei nº 8.159.

Em seu artigo 4º, está assim asseverado:

“Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seuinteresse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas emdocumentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sobpena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo sejaimprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como àinviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagemdas pessoas.”

O que o artigo está dizendo é que:

a) As informações constantes em órgãos públicos referentes aointeresse particular de um cidadão ou de interesse coletivo ougeral são, em regra, acessíveis;

b) Todavia, as informações cujo sigilo é imprescindível à segurançada sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade daintimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoassão a exceção da regra acima e, portanto, são inacessíveis.

Letra “c”: “a destinação final deles é sempre a eliminação”? Não énão. Já falamos várias vezes na aula de hoje que, após avaliação, odocumento pode tomar dois destinos. Ou ele possui valor secundário(histórico) e é, desse modo, mantido permanentemente ou ele nãopossui valor secundário e é eliminado.

Letra “d”: erradíssimo esse item. Vamos rever o conceito de arquivo:

“Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos dedocumentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituiçõesde caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercíciode atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer queseja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.”



AULA 1


Existem arquivos nos mais diferentes suportes.

Letra “e”: para responder com segurança à letra “e”, vamos ver,objetivamente, quais são os gêneros textuais:

• Escritos ou textuais: como o nome diz, são os documentosmanuscritos ou impressos. Envolve uma gama enorme de tipos físicosou espécies documentais, como atos, contratos, atas, relatórios,circulares, livros de contas, editais, certidões e vários outros.

• Cartográficos: documentos contendo representações geográficas,arquitetônicas ou de engenharia, como plantas, mapas, perfis.

• Iconográficos: documentos que contêm imagens estáticas –fotografias, desenhos, gravuras, diapositivos.

• Filmográficos: como o próprio nome diz, documentos em películascinematográficas, como filmes e fitas videomagnéticas.

• Sonoros: documentos contendo registros fonográficos, como discose fitas audiomagnéticas.

• Micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes demicrorreprodução de imagens, mediante utilização de técnicasespecíficas (rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela).

• Informáticos: documentos produzidos, armazenados ou tratados emcomputador (disquete, CD-ROM, HD, disco óptico).

Voltando à questão, não restam dúvidas de que os arquivos não sãosempre do gênero textual, não é mesmo?

GABARITO: A

15. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) Define-se o tipodocumental como

(A) elemento de descrição que nomeia a unidade dedescrição.

(B) menor unidade documental, intelectualmenteindivisível.



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(C) conjunto das características físicas de apresentação,das técnicas de registro e da estrutura da informação

(D) divisão de espécie documental que reúne documentospor suas características comuns no que diz respeito àfórmula diplomática.

(E) documento codificado em dígitos binários.

Para entendermos o conceito de tipo documental, exigido pelaquestão, precisamos, primeiro, definir o conceito de espéciedocumental:

Espécie documental é a configuração que assume um documento deacordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.São exemplos: ofícios, memorandos, cartas, telegramas e emails.

Conforme a terminologia arquivística brasileira, espécie dedocumento é a designação dos documentos segundo seu aspectoformal: ata, carta, certidão, decreto, edital, ofício, relatório,requerimento, gravura, diapositivo, filme, planta, mapa, etc.

O tipo documental é a divisão de espécie documental que reúnedocumentos por suas características comuns no que diz respeito àfórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro.

Exemplos de tipos documentais: cartas precatórias, cartas régias,cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretoslegislativos. Veja que o tipo é uma divisão da espécie, ou seja, é maisdetalhado.

Após essa explicação, já podemos marcar a letra “d” como a correta:tipo documental é a divisão de espécie documental que reúnedocumentos por suas características comuns no que diz respeito àfórmula diplomática.

Nessa questão, não vale a pena analisarmos as outras alternativas, jáque elas se referem a assuntos completamente alheios ao tipodocumental.

GABARITO: D

Perceba que, nessas últimas questões que temos resolvido, estamostrabalhando com a classificação dos documentos.



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Já vimos a classificação dos arquivos segundo a entidademantenedora (públicos, institucionais, comerciais, familiais oupessoais), segundo os estágios de sua evolução (correntes,intermediários e permanentes), segundo a extensão de sua atuação(setoriais ou gerais).

Em relação à classificação dos documentos, já os classificamossegundo o gênero (textual, cartográfico, etc) e, agora, vamosclassificar os documentos segundo a natureza do assunto.

Veja mais essa questão da prova do MPE/GO, do ano passado:

16. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) Assinale aalternativa que apresenta o grau de sigilo em que osdados ou informações referentes à soberania e àintegridade territorial nacionais são passíveis declassificação.

(A) Ostensivo

(B) Secreto

(C) Reservado

(D) Confidencial

(E) Ultrassecreto

Os documentos podem ser classificados, segundo a natureza de seuassunto, em ostensivos ou sigilosos.

Ostensivo, segundo o dicionário, é “que não se esconde”; “que querse mostrar”; “próprio para ser visto”. Pois documentos ostensivos sãoaqueles que podem ser divulgados, pois isto não prejudicará aadministração.

Os documentos sigilosos, por sua vez, são aqueles que, por suanatureza, não podem ser divulgados e, por isso, necessitam demedidas especiais de salvaguarda e de proteção.

O § 2º do artigo 23 da Lei nº 8.159 assevera que:

“Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança dasociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo



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da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e daimagem das pessoas são originalmente sigilosos.”

Portanto, segundo a legislação, são documentos originalmentesigilosos:

– aqueles cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade edo Estado;

- aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade,da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

A terminologia arquivística brasileira define documento sigiloso comoaquele que, pela natureza de seu conteúdo informativo, determinamedidas especiais de proteção quanto a sua guarda e acesso aopúblico.

O caput deste artigo diz que decreto fixará as categorias de sigilo quedeverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dosdocumentos por eles produzidos. Este decreto é, atualmente, oDecreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002.

Os documentos sigilosos podem ser classificados como ultrassecreto,secreto, confidencial ou reservado.

Aqui, cumpre, apenas, reproduzir os parágrafos do artigo 5º doDecreto, que classificam e distinguem os documentos sigilosos:

“Art. 5º Os dados ou informações sigilosos serão classificados emultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razão do seuteor ou dos seus elementos intrínsecos.

§ 1º São passíveis de classificação como ultra-secretos, dentreoutros, dados ou informações referentes à soberania e à integridadeterritorial nacionais, a planos e operações militares, às relaçõesinternacionais do País, a projetos de pesquisa e desenvolvimentocientífico e tecnológico de interesse da defesa nacional e a programaseconômicos, cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar danoexcepcionalmente grave à segurança da sociedade e do Estado.

§ 2º São passíveis de classificação como secretos, dentre outros,dados ou informações referentes a sistemas, instalações, programas,projetos, planos ou operações de interesse da defesa nacional, aassuntos diplomáticos e de inteligência e a planos ou detalhes,programas ou instalações estratégicos, cujo conhecimento não-



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autorizado possa acarretar dano grave à segurança da sociedade e doEstado.

§ 3º São passíveis de classificação como confidenciais dados ouinformações que, no interesse do Poder Executivo e das partes,devam ser de conhecimento restrito e cuja revelação não-autorizadapossa frustrar seus objetivos ou acarretar dano à segurança dasociedade e do Estado.

§ 4º São passíveis de classificação como reservados dados ouinformações cuja revelação não-autorizada possa comprometerplanos, operações ou objetivos neles previstos ou referidos.”

Quando classificados como sigilosos, os documentos não carregam,para sempre, essa classificação. A partir da data de produção do dadoou informação, a classificação perdura por:

– 30 anos, no máximo, se ultrassecreto;

– 20 anos, no máximo, se secreto;

– 10 anos, no máximo, se confidencial;

– 5 anos, no máximo, se reservado.

Estes prazos poderão ser prorrogados uma vez, por igual período.

Relendo o parágrafo primeiro do artigo 5º, acima, não restam dúvidas de que o grau de sigilo a que os dados ou informaçõesreferentes à soberania e à integridade territorial nacionais sãopassíveis de classificação é o ultrassecreto.

Infelizmente, aqui, não tem jeito: você precisará memorizar quaisinformações são classificados em qual nível. Mas, cá entre nós, não étanta coisa assim. Aposto que, em outras matérias, você precisamemorizar coisas bem piores, rs.

GABARITO: E

17. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) A classificação deum documento no grau de ultrassecreto é decompetência do

(A) diretor do Arquivo Nacional.



AULA 1


(B) presidente do Conselho Nacional de Arquivos.

(C) servidor civil.

(D) vice-presidente da República.

(E) servidor militar.

O Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002, dispõe sobre asalvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilososde interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito daAdministração Pública Federal, e dá outras providências.

Veja o que diz o artigo 6º deste decreto:

“Art. 6º A classificação no grau ultra-secreto é de competência das seguintes autoridades:

I - Presidente da República;

II - Vice-Presidente da República;

III - Ministros de Estado e equiparados; e

IV - Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica.

Parágrafo único. Além das autoridades estabelecidas no caput, podem atribuir grau de sigilo:

I - secreto, as autoridades que exerçam funções de direção, comandoou chefia; e

II - confidencial e reservado, os servidores civis e militares, de acordocom regulamentação específica de cada Ministério ou órgão daPresidência da República.

I - Presidente da República; (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de2004)

II - Vice-Presidente da República; (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

III - Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas;(Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)



AULA 1


IV - Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; e(Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

V - Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes noexterior. (Incluído pelo Decreto nº 5.301, de 2004)”

A questão pergunta qual das autoridades listadas pode julgararquivos ultrassecretos. O caput do artigo nos informa logo que aresposta correta é o Vice-Presidente da República.

Veja que outras pessoas também podem atribuir este grau de sigiloao documento (não só o Vice-Presidente da República), mas, pararesponder corretamente à questão, somente este dado eranecessário.

GABARITO: D

Você já sabe, se precisar de mim, pode me chamar no fórum dedúvidas!

Um forte abraço e força nos estudos,Carol

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AULA 1


QUESTÕES COMENTADAS NESTA AULA

1. (APEX-Brasil - 2006 – FUNIVERSA) O controle sobre aprodução documental e a racionalização de seu fluxo,por meio da aplicação de modernas técnicas erecursos tecnológicos, são objetivos de um programade gestão de documentos, que levará à melhoria dosserviços arquivísticos, resgatando, com isso, a funçãosocial que os arquivos devem ter, aumentando-lhes aeficácia, garantindo o cumprimento dos direitos decidadania e sendo, para a Administração pública,suporte para as decisões políticoadministrativas. Comisso, o Assistente Administrativo precisa saberbasicamente o processo de arquivamento, assinale aalternativa que não representa conceito usado emprocessos de arquivamento de documentos.

a) Acervo.

b) Dossiê.

c) Organograma.

d) Inventário.

e) Notação.

2. (MINISTÉRIO DA SAÚDE – CESPE – 2008) O dossiê éum conjunto de documentos relacionados entre si porassunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), queconstitui uma unidade de arquivamento.

3. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) Assinale a alternativacorreta acerca de arquivos, de acordo com a legislaçãoarquivística brasileira.

a) Pessoas físicas não produzem arquivos.

b) Arquivos são coleções artificiais de documentossobre determinado assunto.

c) Somente os documentos acumulados pelaatividade-meio são considerados arquivos.



AULA 1


d) Arquivos são conjuntos de documentos produzidose recebidos por órgãos públicos, instituições decaráter público e entidades privadas emdecorrência de suas atividades.

e) Os documentos produzidos em meio eletrônico nãosão considerados arquivos, em virtude da falta dereconhecimento de sua autenticidade.

4. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) Assinale a alternativaque apresenta o fator de determinação do caráterorgânico de um arquivo.

a) A limitação das espécies documentais.

b) O fato de ser produzido pela atividade-meio daorganização.

c) A relação do gênero documental com a missão daorganização.

d) A relação que os documentos estabelecem entre si.

e) A finalidade científica do arquivo.

5. (ADASA - 2009 – FUNIVERSA) Ainda de acordo comLei n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, é corretoafirmar que são tipos de arquivos:

a) correntes, intermediários e permanentes.

b) correntes, temporários e permanentes.

c) privados, intermediários e permanentes.

d) correntes, intermediários e provisórios.

e) correntes, temporários e provisórios

6. (CESPE – TRE/MG – Técnico Judiciário/Administrativa– 2009 – Adaptada) O arquivo corrente é constituído



AULA 1


de documentos com grande possibilidade de uso ecom valor primário.

7. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) Assinale a alternativaque apresenta as idades arquivísticas nas quais agestão de documentos atua.

a) Custódia e permanente.

b) Corrente e setorial.

c) Corrente e intermediária.

d) Pós-custodial e semiativa.

e) Custódia e setorial.

8. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) Os arquivos correntessão constituídos de documentos de valor:

a) secundário.

b) informativo.

c) mediato.

d) primário.

e) histórico.

9. (CESPE – Defensoria Pública da União – Arquivista –2010 – Adaptada) Arquivos correntes são formados,basicamente, por documentos com valor informativo.

10. (CESPE – ANAC – Técnico Administrativo – 2009) O

arquivo intermediário, assim como o arquivo corrente,

é constituído de documentos de valor primário.

11. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) O arquivointermediário é um local de



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a) guarda permanente dos documentos de valorsecundário.

b) custódia de documentos sem valor.

c) arquivamento de documentos em tramitação.

d) eliminação de documentos com valor secundário.

e) guarda temporária de documentos.

12. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS – Analista deTransportes Urbanos/Arquivista– 2008) Guardatemporária é sinônimo de arquivo intermediário.

13. (CESPE – Defensoria Pública da União – Arquivista –2010 – Adaptada) Os arquivos intermediários sãoformados por documentos semiativos, que nãoprecisam ser mantidos próximos aos usuários diretos.

14. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) Quanto aosarquivos correntes, assinale a alternativa correta.

a) São formados pelos documentos arquivísticos emtramitação.

b) Não têm restrição à consulta.

c) A destinação final deles é sempre a eliminação.

d) São constituídos sempre de documentos emsuporte papel.

e) São sempre do gênero textual.

15. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) Define-se o tipodocumental como

a) elemento de descrição que nomeia a unidade dedescrição.

b) menor unidade documental, intelectualmenteindivisível.



AULA 1


c) conjunto das características físicas deapresentação, das técnicas de registro e daestrutura da informação

d) divisão de espécie documental que reúnedocumentos por suas características comuns no quediz respeito à fórmula diplomática.

e) documento codificado em dígitos binários.

16. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) Assinale aalternativa que apresenta o grau de sigilo em que osdados ou informações referentes à soberania e àintegridade territorial nacionais são passíveis declassificação.

a) Ostensivo

b) Secreto

c) Reservado

d) Confidencial

e) Ultrassecreto

17. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) A classificação deum documento no grau de ultrassecreto é decompetência do

a) diretor do Arquivo Nacional.

b) presidente do Conselho Nacional de Arquivos.

c) servidor civil.

d) vice-presidente da República.

e) servidor militar.



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GABARITO DAS QUESTÕES COMENTADAS NESTA AULA

1 B2 C3 D4 D5 A6 C7 C8 D9 E10 C11 E12 C13 C14 A15 D16 E17 D

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Arquivologia - PGDF - Aula 01