NOES DE ARQUIVAM ENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT

CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

AULA 02 O GERENCIAMENTO DA INFORMAO E A GESTO DE DOCUMENTOS Diagnostico Arquivos correntes e intermedirios; Protocolos; Avaliao de documentos; Arquivos permanentes Classificao de documentos de arquivo; Arquivamento e ordenao de documentos de arquivo; Tabela de Temporalidade de documentos de arquivo. GESTO DE DOCUMENTOS

Em uma comparao simples, na aula anterior ns conhecemos os arquivos: vimos suas definies, seus conceitos e sua classificao, assim como a dos seus documentos. Vamos falar agora das atividades dos arquivos. Como dito na aula anterior, a funo dos arquivos tornar os documentos e informaes disponveis a quem deles precise. O arquivo ento deve existir para atender s necessidades de determinado usurio. E para atender da melhor forma possvel esse usurio, deve dispor de recursos e capacidades para faz-lo.

Mas antes de prosseguirmos, devemos estar familiarizados com a Teoria das Trs Idades e seu funcionamento.

Na aula anterior estudamos os arquivos e sua classificao quanto aos estgios de sua evoluo. Vimos que essa Teoria das Trs Idades pode ser chamada tambm de Ciclo Vital dos Documentos ou Estgio de Evoluo dos Arquivos; portanto tenham bastante ateno a essas expresses: caso aparea alguma delas, trata-se do mesmo assunto. Essa teoria afirma que os arquivos podem ser divididos e tratados em trs fases distintas e complementares, que so a corrente, a intermediria e a permanente. Vamos estudar tambm cada uma delas, conforme nosso plano de estudos.

importante saber que todos os documentos, quando so criados ou recebidos por uma instituio, podem possuir dois valores distintos: o valor primrio, que dizemos ser o valor principal, imediato, ligado diretamente aos objetivos que levaram criao do documento; e o valor secundrio, que mediato, acessrio e no est ligado diretamente aos objetivos que levaram sua criao.

Todos os documentos, quando criados, possuem o valor primrio; se no fosse assim, no seriam sequer criados. Esse valor temporrio, ou seja, quando o documento cumprir seus objetivos diretos, perder esse valor. Mas ao contrrio, nem todos os documentos possuem o valor secundrio. Este valor depende de muita coisa para ser atribudo a um documento, e permanente, ou seja, uma vez que o documento possua valor secundrio, vai durar para sempre (o valor).

Assim, quando um documento nasce (j provido de valor primrio) ele est inserido no arquivo corrente, que como vimos, aquele que guarda documentos frequentemente consultados. Depois de cumprido seu objetivo principal, o documento vai para o arquivo intermedirio, que aquele que guarda documentos no utilizados frequentemente, e que aguardam destinao: eliminao ou guarda permanente. Caso o documento no possua o valor secundrio, ser descartado; caso possua, ser preservado permanentemente.

Uma vez no arquivo permanente o documento ter outros objetivos, diferente daquele para o qual foi criado. Vamos ilustrar por um grfico:

Dica de prova: Notem que uma vez que o documento recolhido ao arquivo

permanente, ele no pode ser descartado.

(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A eliminao de documentos permanentes produzidos por instituies pblicas e de carter pblico somente possvel mediante autorizao da instituio arquivstica pblica correspondente esfera de competncia do rgo.

Resoluo O item est incorreto. Vimos pelo esquema acima que os documentos de valor permanente (valor secundrio) JAMAIS, EM HIPTESE ALGUMA, devem ser eliminados, mas sim preservados por tempo indefinido.

Dica de prova: Notem tambm que a passagem do documento de um arquivo a outro recebe nomes especficos. As bancas tentam constantemente confundir os candidatos trocando esses nomes, fazendo um item correto ficar errado. Assim, a passagem para o arquivo intermedirio sempre se chama transferncia , e a passagem para o arquivo permanente sempre se chama recolhimento. Ento, numa questo pode no aparecer o nome do arquivo, mas se aparecer algum desses termos, o candidato deve ficar atento para saber a qual arquivo se refere.

(Correios/2011 Cespe/UnB) O recolhimento de documentos dos arquivos correntes ao arquivo intermedirio realizado por meio do plano de destinao.

Resoluo O item est incorreto. A passagem de documentos para o arquivo intermedirio

denomina-se transferncia.

(ABIN/2010 Cespe/UnB) A transferncia a ao de conduo dos documentos ao arquivo permanente.

Resoluo O item est incorreto. A conduo dos documentos ao arquivo permanente denomina-se

recolhimento.

Dica de prova: Notem ainda que no existe a obrigatoriedade de o documento passar pelas trs fases, nessa ordem. Alguns documentos so recolhidos do arquivo corrente direto para o permanente, ou podem ser descartados sem mesmo passar pelo arquivo intermedirio. Ainda, h casos em que o documento correr em fluxo contrrio, passando do arquivo permanente ou intermedirio de volta para o corrente. Esse caso no comum em provas, mas pode ser pedido, ento no custa saber.

Para ilustrar a explicao sobre valores de documentos e Teoria das Trs Idades, vamos tomar como exemplo dois documentos simples.

O primeiro o Termo de Posse da atual Presidenta da Repblica. O documento tem sempre valor primrio, valor imediato e ligado ao objetivo da instituio: dar posse Presidenta. Quando o documento cumpriu sua finalidade, ele perdeu seu valor primrio. No entanto, ele ainda possui o valor secundrio, que permanente. Esse valor est ligado a outras finalidades, como por exemplo, servir de fonte para pesquisas histricas ou culturais.

O segundo documento uma requisio de transporte para um funcionrio se deslocar para trabalho externo ao ambiente convencional. A referida requisio possui valor primrio, ligado ao objetivo de sua criao: possibilitar o deslocamento do funcionrio. Quando cumprido esse objetivo, perder seu valor primrio. Mas esse documento no possui valor secundrio, no serve para pesquisa histrica ou cultural, nem parte importante da histria da instituio ou da sociedade. Portanto ele pode at ser transferido para fins de prestao de contas, mas no ser recolhido por falta de valor secundrio: ser descartado.

Essas so noes introdutrias de Ciclo Vital dos Documentos. No foi pedido explicitamente no concurso anterior, mas como eu disse, to importante que vamos precisar dela para prosseguir com nosso estudo. No vou me estender muito mais nesse assunto, mas vou colocar algumas questes sobre isso na lista de exerccios e tambm comentar alguns no fim da nossa aula.

importante saber estas noes por que a Gesto de Documentos tem todas as suas atividades embasadas nessa teoria. Contudo, essas atividades buscam gerenciar o fluxo de documentos enquanto o mesmo possui valor primrio, ou seja, tem utilidade administrativa. Assim, somente se fala em Gesto de Documentos nos arquivos corrente e intermedirio, onde os documentos tm finalidades meramente administrativas. No arquivo permanente os documentos possuem outras utilidades, como servir de fonte de pesquisa histrica, por exemplo.

A Lei (8.159/91) define a Gesto de Documentos como o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Reparem que a Gesto de Documentos PARA, TERMINA, TEM SEU LIMITE DE ATUAO no arquivo intermedirio, pois quando o documento sofre sua destinao (eliminao ou guarda permanente), a Gesto de Documentos j cumpriu seu objetivo.

(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas relativos produo, tramitao, ao uso, avaliao e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou o seu recolhimento para guarda permanente.

Resoluo O item est correto. exatamente o que preceitua o texto da Lei 8.159/91, transcrito acima

A sua aplicao somente aos arquivos corrente e intermedirio se justifica pelos seus objetivos: nesses arquivos que os documentos so mais utilizados, e por diferentes pessoas. O problema advindo desse excesso em seu uso acarreta problemas como o acmulo desordenado de documentos (massa documental acumulada), a perda e extravio dos mesmos, e a responsabilizao dos usurios. Ainda, como objetivos secundrios, procura reduzir os espaos ocupados pelos arquivos, o emprego de recursos humanos e materiais, facilitar e agilizar o acesso e a recuperao da informao quando necessrio.

A Gesto de Documentos passa pelo controle em trs fases: a produo, a utilizao e a destinao. Vamos tratar de cada uma delas.

A fase de produo onde os documentos so criados/confeccionados/recebidos e so

inseridos nos sistemas de controle da instituio. Aqui so exercidas atividades que controlam a produo de documentos, como a elaborao de formulrios, estabelecimento de padres, verificao da necessidade do documento, etc.

(STM/2011 Cespe/UnB) Na fase de produo, o arquivista pode, entre outras atividades, sugerir a criao ou extino de modelos, formulrios, cpias ou vias desnecessrias; propor consolidao de atos normativos; e participar da seleo de recursos humanos para rea arquivstica.

Resoluo O item est correto. Na fase de produo aprendemos que so realizadas atividades que

viabilizem a criao do documento, como a elaborao de normas, padres, estudos formulrios, ferramentas, etc. Inclui tambm a definio de pessoal a trabalhar com essas atividades, sua capacitao, seus conhecimentos e aptides.

A fase de utilizao a onde os documentos so utilizados com a finalidade principal para

que foram criados (valor primrio). Os documentos tramitam (se movimentam) internamente na instituio, percorrendo todo o caminho necessrio para que se cumpra uma atividade especfica. As atividades so de busca e localizao (protocolo), de anlise da importncia do documento (avaliao), de consulta e emprstimo, entre outras.

(AGU/2010 Cespe/UnB) A fase da gesto de documentos que inclui as atividades de protocolo, de expedio, de organizao e de arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria denominada fase de utilizao de documentos.

Resoluo O item est correto. A fase de utilizao abriga as atividades de controle sobre o acesso,

uso e guarda dos documentos, assim como sua localizao e recuperao. Todas as atividades que tratam do uso do documento encontram se nesta fase.

A fase de destinao onde os documentos sofrem o fim que lhes determinado pelo

processo de avaliao. Os destinos geralmente so sofridos quando os documentos cumprem seu prazo de reteno no arquivo intermedirio. Pode, contudo, ocorrer de o documento no precisar estar neste arquivo para sofrer a destinao; isto ser determinado pela Tabela de Temporalidade e Destinao, que estudaremos mais adiante. Somente dois destinos so possveis para os documentos: a eliminao ou o recolhimento para o arquivo permanente.

(ABIN/2010 Cespe/UnB) A fase de avaliao e destinao de documentos constitui parte do programa de gesto documental e composta pelas atividades de criao de formulrios, seleo de materiais e equipamentos, e normatizao do acesso documentao.

Resoluo O item est incorreto. As atividades acima tm a funo de subsidiar a criao dos

documentos. Portanto esto inseridos na fase de produo. A fase de destinao engloba atividades que do o devido fim ao documento de acordo com sua importncia. So elas: a avaliao (que estudaremos adiante), a elaborao de Tabela de Temporalidade, a determinao de listas e editais de eliminao, de modos e mtodos de eliminao de documentos, a possibilidade de doao dos documentos, etc.

1. DIAGNOSTICO

a anlise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo da instituio, de forma a identificar as falhas ou lacunas existentes, permitindo a adoo de medidas que visem aumentar a eficincia do mesmo. O diagnstico proporciona informaes como: 1. Instalaes fsicas (infiltraes, goteiras, poeira, luz solar, etc.); 2. Condies ambientais (temperatura, umidade, luminosidade); 3. Condies de armazenamento; 4. Estado de conservao do documento; 5. Espao fsico ocupado; 6. Volume documental; 7. Controle de emprstimos (frequncia de consultas); 8. Recursos humanos (nmero de pessoas, nvel de escolaridade, formao)

De posse de todos os dados mencionados no item anterior, o especialista estar

habilitado a analisar objetivamente a real situao dos servios de arquivo, e fazer seu diagnstico para formular e propor as alteraes e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado. Em sntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentao de uma instituio correspondem A sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto, uma constatao dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razoes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo.

2. ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIRIOS

Passamos agora ao estudo dos arquivos corrente e intermedirio. Como dito no incio da aula, a compreenso da Teoria das Trs Idades fundamental, pois ser com base nela que todos os estudos e prticas sero desenvolvidos. Estudamos juntos os arquivos corrente e intermedirio porque as diferenas entre eles so pequenas. Alis, pelas caractersticas dos dois arquivos, alguns autores chegam a afirmar que o arquivo intermedirio uma extenso do arquivo corrente. A no ser pela frequncia de uso de seus documentos, no h diferenas significativas entre seus documentos. Vamos falar sobre cada um.

Arquivos Correntes

A primeira das fases, o arquivo corrente, guarda documentos que so consultados frequentemente pelo seu produtor. So documentos de grande valor primrio. Este arquivo vital para o funcionamento de toda instituio, pois abriga todos os documentos que foram e sero criados ou recebidos. Sua localizao deve ser a mais prxima possvel do produtor, para que possa ter acesso facilitado aos documentos. Entre suas atividades esto:

Atividades de Protocolo e Expedio; Arquivamento, emprstimo e consulta; Avaliao de Documentos; Classificao de Documentos; Conservao de Documentos. Dica de prova: Nesta fase os documentos no so de interesse pblico, por mais que

tenham o valor secundrio. Por isso o acesso aos documentos somente autorizado ao seu produtor, ou a terceiros com a permisso daquele.

(TRE-ES/2011 Cespe/UnB) O acesso a documentos mantidos nos arquivos correntes aberto a todos os que necessitam das informaes contidas nesses documentos.

Resoluo O item est incorreto. Acabamos de ver que os documentos de arquivo corrente somente podem ser acessados pelo seu produtor. No caso de acesso a terceiros, somente pode ocorrer com a permisso do produtor.

Arquivos Intermedirios Os arquivos intermedirios so a segunda fase, e so responsveis por guardar

documentos ainda de valor primrio, mas que no so frequentemente utilizados. Sua localizao deve ser distante do produtor para viabilizar o fluxo do arquivo corrente. Suas atividades so:

Arquivamento; Emprstimo e Consulta; Conservao de Documentos. Dica de prova: Os arquivos intermedirios devem ser entendidos como uma extenso dos

arquivos correntes. Todas as atividades realizadas aqui so as mesmas do arquivo corrente, exceto por aquelas que controlam o fluxo de e documentos, pois no h movimentao de documentos (movimentao administrativa).

(MPU/2020 Cespe/UnB) A fase arquivstica, o servio ou depsito de armazenamento temporrio esto associados ao conceito de arquivo intermedirio.

Resoluo O item est correto. Pelo que estudamos, os arquivos intermedirios servem

principalmente para auxiliar o fluxo de documentos no arquivo corrente. E pelo esquema da Teoria das Trs Idades, todo documento desta fase sofrer destinao, que a guarda permanente ou a eliminao. Portanto, todos os documentos desta fase so de armazenamento temporrio.

3. PROTOCOLO

Foi primordial que aprendssemos, antes de tudo, algo sobre a Gesto de Documentos, pois tudo o que vamos estudar de agora em diante, nesta aula, so algumas de suas atividades. Lembrando que a Gesto de Documentos o conjunto de atividades que busca gerenciar o ciclo dos documentos, desde sua produo at sua destinao.

Ao estudarmos o protocolo, podemos perceber que um conjunto de atividades que est inserido na fase de utilizao da Gesto de Documentos.

Entende-se por protocolo o conjunto de operaes tcnicas que visam controlar o trmite de documentos dentro de uma instituio. A palavra protocolo, assim como arquivo, um termo polissmico, e pode significar:

O nmero atribudo ao documento quando capturado pelo sistema da instituio. Neste caso chamamos de protocolo o nmero de registro que o documento recebe. Este nmero ser a identificao do documento dentro da instituio. muito utilizado em processos.

O caderno, ou outro equivalente, onde se registra as movimentaes internas do documento. Neste caso o protocolo o caderno onde so feitas as anotaes sobre a movimentao do documento. O espao destinado para anotaes como o nmero do documento, a data de recebimento e a assinatura do destinatrio.

A unidade ou setor responsvel pela distribuio e movimentao de documentos dentro da instituio. O protocolo a porta de entrada e sada de documentos da instituio. Todos os documentos so recebidos, registrados e distribudos aos destinatrios. O mesmo ocorre com as movimentaes internas: antes de seguir de um setor a outro, o documento deve passar pelo protocolo antes. E ainda, o documento deve passar pelo protocolo tambm antes de ser enviado a outra instituio ou pessoa.

As atividades de protocolo se resumem em dois grupos: recebimento e classificao, registro e movimentao. Algumas bancas ainda consideram a expedio como atividade de protocolo, mas infelizmente no podemos afirmar a posio da banca escolhida para o nosso concurso. Mesmo assim, quando uma banca considera a expedio como atividade de protocolo, ela a menciona nas questes. Caso no considere, no mencionar tal atividade.

As atividades de recebimento e classificao so as seguintes:

Recebe o documento; Separa os documentos oficiais dos particulares; Envia os documentos particulares aos seus destinatrios; Separa os documentos ostensivos dos sigilosos; Envia os documentos sigilosos aos seus destinatrios; Interpreta e classifica os documentos ostensivos; Envia os documentos ostensivos ao setor de registro e movimentao. As atividades de

registro e movimentao so as que tratam da distribuio, redistribuio e entrega dos documentos dentro da instituio.

As atividades de expedio tratam da sada de documentos e correspondncias da instituio. Todos os documentos de carter oficial, mesmo que sigilosos, devem ser remetidos para o protocolo, e o mesmo deve cuidar de envi-los para o ambiente externo instituio.

Requisio dos antecedentes ao arquivo. Se eles no estiverem l, o setor encarregado de registro e movimentao informar onde se encontram e os solicitar, para ser feita a juntada, isto , agrupar, por exemplo, dois ou mais documentos, ou processos.

Juntada: Anexao: definitiva, mesmos interessados. Apensao: temporria Desapensao

Um cuidado muito importante que se deve ter o de associar as atividades de protocolo

s funes de arquivo corrente! Pelas suas caractersticas, os arquivos correntes guardam documentos que esto em uso freqente ou constantemente consultados. Assim, o protocolo tem o objetivo de controlar o fluxo desses documentos. Constantemente as bancas tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que as atividades de protocolo tambm so realizadas nos arquivos intermedirio e permanente.

Ento, para no esquecer ou confundir: as atividades de protocolo somente so realizadas no arquivo corrente; e esto ligadas entrada e controle de documentos dentro da instituio.

Os setores de protocolo podem receber vrias denominaes: Protocolo, Protocolo e Arquivo, Setor de Registro, Registro e Movimentao, etc. Ento importante ter em mente que protocolo a atividade de controle! O nome do setor pode coincidir, mas devemos considerar a atividade.

(EBC/2011 Cespe/UnB) O procedimento a ser adotado no caso de recebimento de correspondncia ostensiva realizar a abertura dos envelopes e proceder leitura para encaminhamento, observando a existncia de antecedentes.

Resoluo O item est correto. Segundo os procedimentos descritos, as correspondncias

ostensivas (estudamos em nossa primeira aula, classificao dos documentos quanto natureza do assunto) devem ser abertas, lidas, bv destinatrios atravs do registro e movimentao.

(Correios/2011 Cespe/UnB) A expedio dos documentos de responsabilidade do arquivo geral e conta com o auxlio do arquivo intermedirio para a realizao dessa atividade.

Resoluo O item est incorreto. Sabemos, de nossa primeira aula, que geral (ou central) e setorial

so duas classificaes que podem ser atribudas ao arquivo corrente, de acordo com a extenso de sua atuao. At a o item est correto. Contudo, vimos que o protocolo vinculado somente ao arquivo corrente, e no ao intermedirio e permanente.

(Correios/2011 Cespe/UnB) A responsabilidade pelo funcionamento do protocolo do setor de arquivo permanente, como ltimo momento do trmite documental.

Resoluo O item est incorreto. Mais uma questo da prova dos Correios, tentando induzir ao

mesmo erro. O protocolo uma das atividades da Gesto de Documentos, e sabemos que a Gesto de Documentos s vai at o arquivo intermedirio. Ainda, mesmo o protocolo est limitado e estritamente vinculado s atividades do arquivo corrente. Alm disso, os documentos do arquivo permanente no esto em trmite, pois no tem utilidade administrativa (sem valor primrio). Portanto no h nenhuma ligao entre protocolo e arquivo permanente.

(TRE-ES/2011 Cespe/UnB) O registro de documentos arquivsticos no protocolo consiste na vinculao de metadados ao documento que tramitar na organizao.

Resoluo O item est correto. Os metadados so os dados do documento, como nmero, assunto,

destinatrio, procedncia, data do recebimento ou produo, etc. A fase de registro consiste em inserir essas informaes no sistema de controle de documentos, para facilitar sua localizao e recuperao, alm de controlar seu trmite.

4. AVALIAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

A avaliao atividade da Gesto de Documentos, em sua fase de destinao, e consiste

em estudar a importncia que o documento tem para a instituio ou para a sociedade. Este estudo deve ser realizado por uma comisso formada especialmente para este fim,

que a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. Devem participar como membros efetivos dessa comisso um arquivista ou responsvel pelo arquivo, um membro da direo da instituio, um jurista e um profissional da rea financeira; e como membros eventuais devem participar os profissionais ligados rea de que trate o assunto do documento.

(ABIN/2010 Cespe/UnB) No mbito da administrao pblica, a comisso de avaliao de documentos deve ser formada por um grupo multidisciplinar, encarregado da avaliao de documentos de um arquivo, que tenha como uma de suas atividades o estabelecimento de prazos de temporalidade para os documentos arquivsticos.

Resoluo O item est correto. A comisso deve ser multidisciplinar, ou seja, composta por

profissionais de diversas reas do conhecimento. E como resultado da avaliao surgem os prazos de guarda e a destinao dos documentos, conforme estudaremos agora.

A avaliao deve ser feita enquanto os documentos ainda esto em fase corrente, para

distinguir os documentos de valor eventual daqueles que possuem valor probatrio ou informativo. Deve ser evitada sua realizao no arquivo intermedirio, pois o processo se torna muito oneroso.

5. ARQUIVOS PERMANENTES

Arquivos Permanentes o conjunto de documentos custodiados em carter definitivo, em funo do seu valor secundrio. Valor Secundrio: refere-se possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados. O documento passa a ser considerado fonte de pesquisa e informao para terceiros e para a prpria administrao.

Principais atividades dos Arquivos Permanentes:

Arranjo: a operao resume-se na reordenao dos conjuntos documentais remanescentes das eliminaes ditadas pela Tabela de Temporalidade (TTD), obedecendo a critrios que respeitam o carter orgnico dos conjuntos documentais.

Entende-se por arranjo a sequncia de operaes intelectuais e fsicas que visam organizao dos documentos de um arquivo ou coleo, utilizando-se diferentes mtodos, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido (ARQUIVO NACIONAL, 2005).

- as operaes intelectuais compreendem a anlise dos documentos quanto a sua origem funcional, forma e contedo;

- as operaes fsicas referem-se ao acondicionamento dos suportes documentais em locais apropriados e identificao dos mesmos para definir sua disposio.

- O estudo das funes, das atividades e da estrutura da organizao produzir um esquema chamado Quadro de Arranjo para atividades intelectuais e fsicas de arranjo.

Descrio: Conjunto de procedimentos que, a partir de elementos formais e de contedo, permitem a identificao de documentos e a elaborao de instrumentos de pesquisa.

CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Antes de iniciarmos, importante que no confundam a Classificao dos Documentos de Arquivo, estudada na aula 01, com esta que vamos estudar agora. O que vamos estudar agora so as atividades de Classificao de Documentos, ou seja, o ato de atribuir ao documento um cdigo que corresponda ao seu ingresso no sistema de documentos de uma instituio.

E tambm a atividade de Classificao, assim como o protocolo, uma das atividades de Gesto de Documentos, inserida na fase de utilizao. A classificao do documento feita no momento em que este chega ao protocolo e pelo profissional que o recebeu.

(STM/2011 Cespe/UnB) Na esfera pblica, a atividade de classificao entendida como identificao do assunto no documento, localizao do assunto no cdigo de classificao e anotao do cdigo no documento para posterior recuperao somente pode ser realizada por arquivistas.

Resoluo O item est incorreto. A classificao do documento realizada por qualquer profissional

que esteja atuando no protocolo. no momento de sua entrada ali que o mesmo recebe o cdigo de classificao.

A Classificao de Documentos o ato de atribuir um cdigo ao documento de acordo com o assunto de que ele trate.

O cdigo dever ser aquele em vigor na instituio, e estabelecido pela Comisso Permanente de Avaliao. Esta comisso deve ser formada por profissionais das diversas reas do conhecimento e de atuao da instituio.

Como vimos tambm, quando se tratar de documento ou correspondncia de carter

ostensivo, a classificao deve ser realizada no setor de protocolo. Este deve abrir a correspondncia ou documento, tomar conhecimento de seu contedo e de seu destinatrio, proceder classificao e encaminhar os documentos ao destinatrio. Ateno para que as bancas tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que a atribuio de classificar os documentos do arquivista, como na questo acima, o que no verdade: responsabilidade do setor de protocolo.

O Plano de Classificao deve orientar os mtodos de arquivamento a serem utilizados pela instituio. Todos os documentos sero arquivados e ordenados seguindo a lgica e a orientao do Plano. Portanto, este deve ser o mais abrangente possvel, sempre abarcando todos os assuntos que interessam instituio. Ainda, este deve ser flexvel, capaz de atender as

necessidades de mudanas das instituies, e sempre reservar espaos para assuntos e situaes que so desconhecidos das instituies, mas podem ocorrer.

Os Planos ou Cdigos de Classificao so elaborados por uma comisso constituda exclusivamente para este fim, chamada Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. Os planos podem seguir dois critrios: o estrutural, ou organizacional, que classifica os documentos de acordo com a estrutura da instituio; e o funcional, que classifica os documentos de acordo com as atividades desenvolvidas pela instituio.

Atualmente, de modo geral, mais recomendado que se utilize o critrio de classificao funcional, por ser mais flexvel. Caso uma instituio tenha optado por utilizar o critrio estrutural, ter que fazer mudanas no plano toda vez que criar, extinguir, fundir ou dividir algum de seus setores, por exemplo.

Quando se utiliza o critrio funcional, por mais que se modifique a estrutura de uma instituio, suas atividades permanecem as mesmas, pois seu objetivo foi definido no momento de sua criao.

Abaixo esto dois exemplos de Cdigo de Classificao. O primeiro classifica os documentos de acordo com as funes da instituio que os produziu, e o segundo classifica os documentos de acordo com o assunto de que tratam, independente da rea de atuao da instituio.

Como podem perceber, os documentos recebem cdigos de acordo com a funo da instituio. Esta funo dividida em subjunes, atividades e tarefas. Sempre se vai do geral para o especfico.

Reparem que os assuntos so subdivididos do geral para o particular.

(TJ-ES/2011 Cespe/UnB) A opo pela classificao organizacional pressupe que os documentos sejam agrupados de acordo com a funo.

Resoluo O item est incorreto. Vimos que a opo pelo critrio estrutural pressupe o

agrupamento pela estrutura da organizao, ou pelo assunto.

Muito importante que saiba tambm que, por fora da Resoluo CONARQ (Concelho

Nacional de Arquivos) n 14, todas as entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) devem adotar o Cdigo de Classificao para documentos da atividade meio institudo por eles, e ainda elaborar um cdigo para documentos das atividades fim nos mesmos moldes daquele adotado para a atividade meio.

Simplificando: todos os entes integrantes do SINAR (rgos e entidades pblicas federais, estaduais, municipais, do DF e alguns privados que integram o sistema) devem adotar, para os documentos relativos atividade meio, o Cdigo elaborado pelo CONARQ; e para os documentos da atividade fim, cada instituio dessas tem autonomia para elaborar o prprio, contanto que siga o mesmo padro daquela adotada para os documentos da atividade meio. ocaso da Polcia Federal.

A classificao deve ser realizada por profissional habilitado para este fim, e seguir algumas operaes e rotinas. As operaes so:

ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto dever ser classificado e quais as referncias cruzadas que lhe correspondero. A referncia cruzada um mecanismo adotado quando o contedo do documento se refere a dois ou mais assuntos.

CODIFICAO: consiste na atribuio do cdigo correspondente ao assunto de que trata o documento.

E as rotinas de classificao so as seguintes: 1. Receber o documento para classificao; 2.Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s) de acordo com

seu contedo; 3. Localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de classificao de documentos de arquivo,

utilizando o ndice, quando necessrio; 4. Anotar o cdigo na primeira folha do documento; 5. Preencher a(s) folha(s) de referncia, para os assuntos secundrios. Lembrando que estas diretrizes so estabelecidas pelo documento anexo Resoluo

CONARQ n 14. Portanto importante conhecer um pouco mais o seu contedo: mesmo que no tenha sido pedido no edital, pode ajudar a todos a responder muitos itens sobre o assunto.

(Correios/2011 Cespe/UnB) Quando os documentos so organizados apartir de um plano de classificao nos arquivos correntes, desnecessrio elaborar novo plano de classificao no arquivo intermedirio.

Resoluo O item est correto. Os documentos, nos dois arquivos, tm a mesma funo: servir

administrao. A nica diferena vai ser a frequncia de uso entre eles. Assim, tambm devem ter a mesma classificao. A classificao pode ser alterada quando o documento recolhido ao arquivo permanente, pois agora sua funo outra: servir de fonte de pesquisa. Desde que respeitado o princpio da Provenincia (aula 01), nada impede a reclassificao, ou arranjo, do conjunto documental.

Essa Resoluo do CONARQ estabelece que a classificao dos documentos seguir o mtodo decimal. Assim, o sistema dividido em dez classes, sendo nove especficas e uma para generalidades. Assim temos, segundo a resoluo:

Classe 000/ Classe 100/ Classe 200/ Classe 300/ Classe 400/ Classe 500/ Classe 600/ Classe 700/ Classe 800/ Classe 900

Ainda, segundo o documento, as classes 000 e 900 j foram destinadas aos documentos da atividade meio, cabendo a cada rgo e entidade desenvolver as demais classes (de 100 a 800) de acordo com suas atividades fim. A classe 000 est destinada a Administrao Geral, e a 900 est destinada a generalidades, ou a documentos cujo assunto no se encontra no cdigo.

(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Aos rgos e entidades que adotarem o cdigo de classificao da rea-meio do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) cabe proceder o desenvolvimento das classes relativas s suas atividades especficas ou atividades - fim, as quais devem ser aprovadas pela instituio arquivstica pblica federal.

Resoluo O item est incorreto. A parte que nos interessa est certa, pois as entidades devem

desenvolver as demais classes de acordo com suas atividades fim. Contudo, o item est incorreto por que afirma que esse desenvolvimento deve ser aprovado pela instituio arquivstica federal, no caso o Arquivo Nacional, quando na verdade deve ser aprovado pela instituio arquivstica na respectiva esfera de competncia (federal, estadual, do DF ou municipal, conforme for o caso). Como exemplo, o Plano obtido a partir do desenvolvimento das classes para a Polcia Federal deve sim ser aprovado pelo Arquivo Nacional. Mas o Plano obtido a partir do desenvolvimento das classes para a Polcia Civil de um determinado estado fica sujeito aprovao do arquivo pblico deste estado.

ARQUIVAMENTO E ORDENAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

O arquivamento o conjunto de tcnicas e procedimentos que visa ao acondicionamento e armazenamento dos documentos no arquivo.

Devemos considerar duas formas de arquivamento: A horizontal e a vertical. Arquivamento Horizontal: os documentos so dispostos uns sobre os outros, deitados,

dentro do mobilirio. indicado para arquivos permanentes e para documentos de grandes dimenses, pois evitam marcas e dobras nos mesmos.

Arquivamento Vertical: os documentos so dispostos uns atrs dos outros dentro do mobilirio. indicado para arquivos correntes, pois facilita a busca pela mobilidade na disposio dos documentos.

Para o arquivamento e ordenao dos documentos no arquivo, devemos considerar tantos os mtodos quanto os sistemas.

Os Sistemas de Arquivamento nada mais so do que a possibilidade ou no de recuperao da informao sem o uso de instrumentos. No fiquem alarmados, o nome grande, mas o conceito fcil! Tudo o que isso quer dizer apenas se precisa ou no de uma ferramenta (ndice, tabela ou qualquer outro semelhante) para localizar um documento em um arquivo.

Quando NO H essa necessidade, dizemos que um sistema direto de busca e/ou recuperao, como por exemplo, os mtodos alfabtico e geogrfico, que estudaremos nesta aula.

Quando H essa necessidade, dizemos que um sistema indireto de busca e/ou recuperao, como so os mtodos numricos.

Existe ainda outro sistema, chamado semidireto, que no aparece em provas, mas que serve apenas para agregar o mtodo alfanumrico, que estudaremos adiante. Este mtodo se caracteriza pela necessidade parcial da utilizao de instrumentos de pesquisa. Por exemplo, precisamos de uma tabela para localizar uma estante, mas no para localizar uma gaveta ou prateleira: a partir da localizao da estante, a prateleira ser localizada de forma direta.

Como dito antes, o concursando deve guardar esses conceitos, pois tm relao com o assunto da aula de hoje, os Mtodos de Arquivamento. Agora vamos a eles.

Os mtodos de Arquivamento so os CRITRIOS que determinam o modo, a ordem de guarda de documentos em um arquivo para posterior busca dos mesmos (recuperao da informao). Esses mtodos de arquivamento so divididos em duas classes, os bsicos e os padronizados (no confundir com a diviso em dois sistemas, o direto e o indireto). Vamos tratar

deles detalhadamente. Os mtodos de arquivamento,

como j dito, se dividem em duas classes, que so os mtodos bsicos e os mtodos padronizados. Por sua vez, pertencem classe dos bsicos quatro mtodos: alfabtico, numrico, geogrfico e ideogrfico. classe dos padronizados pertencem outros cinco mtodos: variadex, automtico, soundex, mnemnico e rneo. Vamos observar (e guardar) os esquemas:

MTODOS BSICOS

MTODO ALFABTICO O candidato deve prestar especial ateno a este mtodo, pois o mais cobrado em

provas! Esse mtodo consiste em simplesmente organizar um arquivo considerando o nome dos seus correspondentes. Contudo, necessrio seguir um conjunto de regras para a organizao de um arquivo com esse mtodo. exatamente esse o motivo que o torna o mais cobrado em provas: o examinador procura saber se o candidato tem o domnio dessas regras.

Vantagens: agilidade na recuperao da informao/documento, custo baixo, de fcil implantao e assimilao.

Desvantagens: apresenta mais ocorrncias de erros no momento do arquivamento. Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa uso de ferramentas para recuperao

da informao/documento. A princpio, pode-se escolher entre dois critrios: letra por letra ou palavra por palavra. A

escolha de um implica na excluso do outro. Vamos, no exemplo, arquivar os documentos de nome Alfredo Del Frete e Carlos De Penedo. Na ordenao alfabtica, o sobrenome sempre vem antes do nome e em CAIXA ALTA. Assim, vamos arquivar utilizando os dois critrios:

Com essas orientaes iniciais, vamos s regras desse mtodo. Todas as regras de alfabetao so muito fceis. Isso mais um motivo para que o concursando as tenha decorado. Apesar da quantidade (treze), vero que memoriz-las no difcil, e naturalmente, ao resolver alguns exerccios, elas viro a mente. Vamos a elas:

Regra 01: Em nomes de pessoas fsicas considera o ltimo sobrenome e depois o prenome. Ex.: Rafael Lira Santos ------------------------- SANTOS, Rafael Lira Suzane Gonzaga Silveira ----------------- SILVEIRA, Suzane Gonzaga Edson Gomes Souza ---------------------- SOUZA, Edson Gomes

Apesar do R de Rafael vir antes do E de Edson, na ordem alfabtica considera-se a ordem do prenome. Como o S se repete, o A de SANTOS vem antes do I de SILVEIRA, que por sua vez vem antes do O de SOUZA.