Arquivos Ativo, Intermediário e

Inativo do Sistema FIEB

Arquivo Corporativo

OBJETIVO

Realizar análise do cenário atual do processo de guarda de arquivo físico do sistema FIEB visando propor melhorias ao mesmo, objetivando dotar o sistema FIEB de uma infraestrutura segura e confiável de guarda e recuperação de arquivo físico.

Objetivo Específicos– Realizar diagnóstico da situação atual do processo de arquivo físico.– Propor melhorias ao processo visando:

• Prover maior segurança na guarda dos documentos do sistema FIEB;• Otimizar o espaço utilizado para guarda de documentos;• Melhorar os espaços utilizados para guarda de documentos;• Melhorar a rastreabilidade e recuperação dos documentos;• Melhoria na logística do processo de arquivo físico.

Arquivo Corporativo

Histórico1999

Até esta data as entidades FIEB, SESI, SENAI, IEL e CIEB não possuíam integração das áreas meio, sendo possível uma gestão unificada do arquivo físico.

   

2001

Foi instituída comissão para a implantação do arquivo corporativo inativo.

A comissão realizou levantamentos e apresentou 3 propostas para a diretoria da FIEB.A- Operacionalização pela FIEB de custos com serviços de triagem, Sistema GED e digitalização;B- Serviço terceirizado de guarda física e/ou de guarda e acesso a documentos digitalizados;C- Melhoria interna da gestão que abrange a melhoria e utilização do sistema informatizado já existente, elaboração de norma para regulamentar a Gestão Documental até dezembro de 2001 e a seleção de 02 profissionais (nível médio e nível superior) para organização e manutenção do Arquivo Inativo até dezembro de 2001.

Na oportunidade, a diretoria da FIEB optou por adotar a opção C.   

2002Realizada a contratação de uma bibliotecária para a criação e estruturação do arquivo corporativo.

Iniciada a criação do arquivo corporativo inativo.    

2005 Foi adquirido e iniciada a implantação do sistema SIC para gestão do arquivo corporativo.

   

2006 Contratada empresa especializada para a organização do arquivo corporativo inativo.

2008

Elaborado e aprovado o plano de gestão documental (PS de arquivo corporativo).Realizados trabalhos de organização dos arquivos do SESI-GMA e do SESI-Lucaia.

2009

Realizada organização e padronização dos arquivos ativos e intermediários da áreas corporativas da FIEB.

O volume documental é estimado em 10 milhões de documentos no arquivo corporativo inativo.

   

2010O volume documental é estimado em 15 milhões de documentos no arquivo corporativo inativo e nos arquivos das unidades operacionais.

   

2011

Realizada organização do arquivo inativo (documentos acadêmicos) no SENAI Dendezeiros, . O acervo possui documentos acadêmicos de várias unidades ativas e unidades desativadas do SENAI.

   

2012

O volume documental do arquivo inativo está estimado em 18 milhões de documentos.

Existem 3 milhões de documentos, aproximadamente 3 toneladas, a espera de autorização para que seja realizado o descarte.

Em virtude da necessidade de alocação de espaço físico para atendimento ao PRONATEC, o SENAI-DENDEZEIROS solicitou a desocupação do espaço utilizado atualmente pelo arquivo corporativo inativo.

Foi lançado edital para contratação de empresa especializada na guarda externa de documentos, num valor estimado de R$ 180 mil por ano. O edital foi revogado para realização de avaliação mais detalhada da situação dos arquivos do sistema FIEB.Por solicitação do DE e do SOP, foi constituído grupo para realizar diagnóstico detalhado e propor soluções para a gestão de todo acervo documental das entidades do Sistema FIEB.

Arquivo Corporativo

1.651 X o percurso da Lavagem do Bonfim

Cenário atual das UOsEntidade Unidade Área em m²

Nº de Funcionários/

EstagiárioAcervoNº Docs

         

FIEB

Corporativo (Todas as Entidades) 260 3 18.000.000Controladoria 56 1 878.000Suprimentos 7 0 90.000Gestão de Pessoas 14 1 550.000TI (apenas cópias) - 1 23.250Jurídico - 0 15.000Qualidade - 0 2.000GDS - 0 20.000TOTAL 337 6 19.578.250

         

SENAI

DENDEZEIROS 32,5 2 800.000CIMATEC 12 2 660.000CETIND 35 3 908.000FEIRA 10,5 4 444.000ILHÉUS 31 1 80.000LUIS EDUARDO - - -BARREIRAS - - -CAMAÇARI      TOTAL 121 12 2.892.000

Entidade Unidade Área em m²Nº de

Funcionários/Estagiário

AcervoNº Docs

SESI

CANDEIAS   - 40.000VITÓRIA DA CONQUISTA - 0 35.000LUCAIA, CAMAÇARI E ITAIGARA - 0 7.000.000RETIRO 38,33 2 750.000RIO VERMELHO - 0  SIMÕES FILHO 10 0 683.000JUAZEIRO - 0 31.500VALENÇA - 0 68.000PROJETOS ESPECIAIS - 0 123.000ITAPAGIPE - 0 2.150.000TOTAL 48,33 2 10.880.500

         

IEL GET(guarda externa) 0 4.700

TOTAL     4.700

Área em m² Nº de Funcionários/Estagiário

AcervoNº Docs

Expectativa de crescimento

506 20 33.355.450 5% ao ano1.750.000

Volume de Papel Carretas 2 eixos

163,8Toneladas 5 carretas

Se colocados em fila, cobrem um percurso de 9.906 Km.

Maior que a ferrovia Transiberiana 9.289 Km

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OBJETIVO

PRINCIPAIS PROBLEMAS IDENTIFICADOS

Espaços inadequados e insuficientes Ambientes úmidos, com mofo e pragas (ratos, baratas, cupim, fungos, formigas) Guarda desordenada de documentos, próximos a materiais inflamáveis, prateleiras cegas, no

chão, debaixo de escadas, debaixo de arquibancada. Caixas sem identificação ou identificação de documentos fora do padrão (PS025/08 – Gestão

de Arquivo Corporativo) Documentos obsoletos não descartados (acúmulo de documentos). Janelas quebradas – exposição de documentos à chuva. Janelas de vidro – exposição de documentos a luz solar Falta de equipe capacitada para gestão dos arquivos ativos e intermediários, em algumas

unidades. Falta de sistema adequado de combate a incêndio (todos) Falta de sistema informatizado para gestão dos arquivos ativos e intermediários

Arquivo Corporativo

Arquivo Corporativo - Inativo

3 milhões de documentos aguardando autorização

para descarte

Arquivo Corporativo

Arquivos SENAI

CETIND

CIMATEC

DENDEZEIROS

Arquivo Corporativo

Arquivos SESI

RETIRO

ITAPAGIPE

PIATÃ

Arquivo Corporativo

Arquivos SEDE

SUPRIMENTOS

RELAÇÕES COM PESSOAS

CONTROLADORIA

Arquivo Corporativo

Custo com locação de espaços

O arquivo corporativo, localizado no Dendezeiros, possui área de 260 m². São gastos atualmente R$ 2.600/mês ou R$ 31.200/ano com a locação do mesmo espaço na OAF.

O valor médio de aluguel no Costa Azul é de R$ 60,00. O espaço utilizado com arquivo, 506 m², custaria R$ 30 mil/mês ou R$ 364 mil/ano.

Arquivo Corporativo

Fases do projeto

Fase 1 - Cuidar do legado - Estruturação do arquivo físico atual.a) Digitalizaçãob) Guarda

Fase 2 - Presente/Futuro – Reduzir a geração de novos documentos em meio físico.c) Automação de processosd) Adoção de leis e normas que permitem e validem o arquivo em meio eletrônicoe) Uso de assinatura eletrônica digital

Ex.: Projeto de Secretaria Acadêmica Digital

Arquivo Corporativo

EtapasEtapa I – Estudo Prévio

– Estudo dos arquivos físicos– Revisão dos processos físicos em conjunto com as áreas de arquivo e TI.– Criação de uma rotina para a gestão da documentação corporativa e lista de documentos a

serem guardados, segundo as exigências da legislação vigente.– Criação de uma rotina para o descarte de documentos, segundo as exigências da legislação.– Elaborar proposta para redução da geração de papel através da automação dos processos.

Etapa II - Digitalização– Digitalização e indexação dos documentos utilizando um sistema de GED para suporte ao

armazenamento e recuperação das informações.

Etapa III – Guarda, manutenção e movimentação dos documentos físicos– De acordo com a estratégia escolhida, realizar a contratação dos serviços para guarda externa

ou investir na infraestrutura para aguarda interna dos documentos.– Se a estratégia escolhida for a trasladação, realizar o descarte dos documentos segundo,

segundo as exigências da legislação vigente.

Arquivo Corporativo

Opções de Mercado

DIGITALIZAÇÃO

+ Opção 1Guarda Interna de documentos físicos (arquivo próprio FIEB)

Ou

+ Opção 2Guarda Externa de documentos físicos (Contratar 3º)

Ou

+ Opção 3Trasladação - Registro de imagem digitalizada em cartório.

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Digitalização Externa• Valor por documento é estimado em R$ 0,30.• Para digitalização 70% do volume documental atual, estimado em 25

milhões de documentos teremos um custo de R$ 7.500.000,00.• A padrão de mercado é realizar 1 milhão de digitalizações mês.• O tempo estimado para o nosso volume documental (25milhões de pg.) é

de 25 meses.

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Digitalização Interna

Inativo

Intermediário

Ativo

Triagem e Preparação Digitalização Conferência e Guarda

Guarda Externa

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Digitalização Interna - Equipes

Arquivo Acervo Equipes Tipo Equipe Técnico Valor Mês

Técnico R$ Arquivista Valor Mês Arquivista

Total Mês Equipe

Nº de meses Total

Inativo Corporativo / Dendezeiros / Itapagipe

21.150.000 6 Dedicada 12 57.000,00 6 34.200,00 91.200,00 24 2.188.800,00

Cetind 908.000 1 Compart 2 9.500,00 1 5.700,00 15.200,00 5 76.000,00

Cimatec / Piatã 660.000 1 Compart 2 9.500,00 1 5.700,00 15.200,00 4 60.800,00

Lucaia / Itaigara / Camaçari / Rio Vermelho

7.000.000 2 Dedicada 4 19.000,00 2 11.400,00 30.400,00 18 532.000,00

Retiro / Candeias / Simões Filho

1.473.000 1 Compart 2 9.500,00 1 5.700,00 15.200,00 7 111.948,00

FIEB 1.701.250 1 Compart 2 9.500,00 1 5.700,00 15.200,00 9 129.295,00

Ilhéus (SESI/SENAI/IEL)

80.000 1 Compart 2 9.500,00 1 5.700,00 15.200,00 1 15.200,00

Feira (SESI/SENAI/IEL)

440.000 1 Compart 2 9.500,00 1 5.700,00 15.200,00 2 33.440,00

Juazeiro 31.500 1 Compart 2 9.500,00 1 5.700,00 15.200,00 1 15.200,00

Valença 68.000 1 Compart 1 4.750,00 1 5.700,00 10.450,00 1 10.450,00

Total 33.355.450 10   21 147.250,00 10 91.200,00 238.450,00 24 3.173.133,00

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Guarda interna dos arquivosEsta opção consiste na construção ou reforma de um prédio para abrigar o arquivo intermediário e inativo contemplando os requisitos necessários para a guarda de documentos.

Profissionais especializados Sistema de detecção e combate a incêndio Mobiliário e equipamentos adequados Proteção contra água Proteção contra poeira (poluição) Proteção contra roubo e vandalismo Sistema informatizado para registro, trâmite e recuperação de documentos Controle de temperatura e umidade Controle de iluminação

Seria necessário um espaço de no mínimo 800 m² para abrigar um arquivo com 35 milhões de documentos ou 35.000 caixas em estantes, além da área administrativa e de processamento técnico. Espaço estimado para armazenamento do acervo existente e do acervo a ser recebido pelos próximos 10 anos. Investimento inicial estimado: R$ 2.000.000,00 • Valor da construção ou reforma• Valor do mobiliário e equipamentos• Valor do Sistema de GED

Custo de pessoal estimado para operação: R$ 364.000,00/ano (6 pessoas – 2 Arquivistas e 4 Assistentes)

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Guarda externa dos arquivos intermediários e inativos

Faz-se necessária a contratação de uma empresa para a prestação deste serviço, com um custo anual em torno de R$180.000,00 para guarda externa de documentos. (R$ 900 mil em 5 anos)

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Trasladação de documentosCom o documento original (papel) transformado em documento original autêntico trasladado (em meio digital), tem-se uma guarda inteligente, juridicamente válida;

Vantagens: • Valor jurídico de autenticidade do original por Oficial de RTD; • Fim do gasto físico crescente (espaço/mensalidade); • Fim de tabelas de temporalidade, pois será guardado para sempre; • Múltiplos back-ups do original por outro original eletrônico legal; • Traslado do suporte físico para o suporte digital, com valor jurídico. Conforme Lei 6.015, de 31/12/1973: Art.

142; • Eliminação de autenticação de cópias dos originais; • Fim da distribuição física de documentos.

Ressalvas:Tramita no Congresso Nacional o Projeto de Lei nº146 de 22 março de 2007 que dispõe sobre a digitalização e arquivamento de documentos (particulares e públicos) em mídia ótica ou eletrônica, e dá outras providências.

Devido a algumas dúvidas de validade jurídica sobre digitalização e arquivamento das novas mídias, será necessário parecer da Assessoria Jurídica (ASJUR) do Sistema FIEB, para a validação ou não da proposta apresentada.

Digitalização Registrada®Serviço R$/ImagemDigitalização Registrada® A4 R$ 1,00 Plantas Tamanho A3 R$ 1,98 Plantas Tamanho A2 R$ 3,96 Plantas Tamanho A1 R$ 7,92 Plantas Tamanho A0 R$ 15,84 Livros Contábeis (Páginas Eletrônicas) R$ 0,35

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Investimentos e custosOperação Custo Operação Investimento Inicial

EstimadoCusto Anual

Estimado

DIGITALIZAÇÃO

Interna R$ 3.2 Milhões

Externa R$7,5 Milhões

+

Opção 1Guarda Interna de documentos físicos

(arquivo próprio FIEB)

R$ 2 Milhões R$ 364 mil

Ou

+Opção 2

Guarda Externa de documentos físicos

(Contratar 3º)

R$ 360 mil R$ 360 mil

Ou

+

Opção 3Trasladação -

Registro de imagem digitalizada em

cartório.

R$ 1,00 por documento

R$ 25 Milhões

R$ 1,00 por documento

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Maria do Carmo Ribeiro Núcleo de Documentação e Informação - NDI

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Robson SantosSuporte à Gestão SENAI

SENAI - DRrobsons@fieb.org.br