Arquivos Pernamentes

Aula 8

Notação• São símbolos que servem como elementos

de identificação e localização dos fundos e das séries.

• Podem ser puros (números e letras) ou mistos (alfanumérico)

• Sua escolha é meramente convencional, ex:– AG/SP– 1(1-4)– 2001– 2020

AG – Administração Geral

SP – Serviço Pessoal

1 – Nº da Caixa

(1-4) – Nº de pastas (processos na caixa

2001 – Data (podendo se acrescentar também a data de eliminação)

Recolhimento• É a transferência dos documentos do local de

guarda corrente para o depósito de guarda temporária ou definitiva.

• O recolhimento requer planejamento cuida-doso com um método econômico e eficiente.

• Tipos de Recolhimento:– Permanente: aplicado em casos especiais;– Periódica: efetuado em intervalos determinados.

• Recomenda-se a elaboração de um calendário de comum acordo entre as partes, onde são fixados os períodos dessa operação.

• Deve-se indicar que houve a transferência, tanto nos locais de onde saíram os docu-mentos como nos depósitos de guarda permanente, através de listagens no qual se anotarão:– Data da transferência;– Título dos documentos recebidos;– Setor que realizou a transferência;– Quantidade total recebida;– Datas-limites.Obs: se já houver tabela de temporalidade pode-

se indicar os prazos para conservação e/ou eliminação.

• Formação da Comissão de Avaliação (central e setorial), Dificuldades na estruturação e novas propostas;

• Elaboração de textos legais e/ou normativos que definam os procedimentos do trabalho de avali-ação;

• Respeito aos textos legais e normativos que defi-nam critérios específicos dos documentos;

• Elaboração prévia do Plano de Classificação;• Levantamento da produção documental;• Identificação dos valores dos documentos.

Avaliação e Eliminação

Critérios de Avaliação

• A avaliação supõe a identificação dos valo-res primário e secundário dos documentos

• Normalmente os critérios de avaliação para identificar o valor primário dos documentos (valor administrativo, legal ou financeiro) e que dizem respeito à fase corrente e inter-mediária (conduzindo aos prazos de conser-vação), são estabelecidos pelo organismo produtor.

• Os critérios da Avaliação que dizem respei-to ao valor secundário (informativo, teste-munho e patrimonial) são definidos, normal-mente, pelo organismo máximo que supe-rintende a política arquivística. Pode ser o Arquivo Nacional ou os Arquivos Estaduais e Municipais.

• São consideradas para atribuição de valor secun-dário, as séries e subséries documentais com ele-vado interesse probatório e informativo que:– Permitam conhecer o processo de elaboração de leis e

regulamentos; – Descrevam as funções específicas da

instituição; – Mostrem os meios de que a instituição

dispõe para o cumprimento das suas

funções e obrigações; – Analisem e divulguem o impacto

e eficácia das suas políticas.

Critérios para Atribuição de valor Secundário

• E que digam respeito a:– Garantias e protecção de direitos contra outras

entidades e instituições; – Criação, constituição, organização e regulamen-

tação da instituição produtora, bem como à sua extinção;

– Contenciosos ou firmem jurisprudência;– Controle arquivístico; – Fatos particulares e importantes da instituição; – Promoção e divulgação da instituição;– Divulgação de informações relevantes sobre

acontecimentos, movimentos ou tendência (histó-ria política, economia, social, cultural, religiosa e científica).

• O conjunto de regras estabelecidas para determinar o critério excepcional ou de importância, são: – Reportar-se a uma pessoa que por qualquer

razão se destaca ou destacou-se no seu tempo;

– Reportar-se a um acontecimento de caráter excepcional;

– Abordar assuntos polêmicos ou inovadores; – Testemunhar rupturas com tendências

dominantes; – Reportar-se a períodos de grande convulsões

políticas, sociais, ideológicas e outras.

Métodos de Amostragem• Aplicam-se os métodos de amostragem à seleção

de documentos de arquivos para conservação per-manente, quando o volume da documentação pro-duzida excede os custos de conservação. Este procedimento é sempre utilizado com carácter excepcional, quando as circunstâncias

indiquem uma especial neces- sidade de o aplicar e nunca, quando há outras alternativas, já que este método esta longe de produzir resultados satisfatórios.

• Num processo de avaliação em que se apliquem estes métodos de amostragem nas séries e subséries terá de justificar-se o porquê da opção e qual foi o método ou métodos utilizados.

• Aplicam-se os métodos de amostragem quando: – A documentação tem características que permitam a

sua aplicação; – O não reconhecimento da série como de interesse

informativo que justifique a sua conservação permanente global e simultaneamente, se considere radical a opção de eliminação total;

– Numa série de eliminação total, se considere apropri-ado a conservação de alguns espécimes.

• De modo geral, são quatro os métodos de amostragem a aplicar: a) Amostragem exemplar; b) Amostragem selectiva; c) Amostragem sistemática; d) Amostragem aleatória;

• Amostragem Exemplar A amostragem exemplar consiste em conservar um ou mais espécimens de séries que seriam totalmente eliminadas, com o objectivo de documentar uma prática administrativa determinada. O seu interesse arquivístico é reduzido e a sua utilidade histórica é limitada.

• Amostragem Seletiva É o tipo de amostragem que utiliza a seleção qualitativa de exempla-res numa série com o fim de conservar e identificar, não só uma prática administrativa, como o seu valor excepcional para fins de investigação. É um método muito subjetivo que se utiliza para salvaguardar pro-cessos e documentos que ultra-passam o nível comum de inte-resse e que são muito solicita-dos pelos investigadores. Este método deve ser aplicado não como um método primário, mas como complementar a uma primeira amostragem.

• Amostragem Sistemática Este tipo de amostra-gem resulta de aplicação de critérios estabeleci-dos a priori e que se fundamentam em qualquer característica objectiva dos documentos. Por exemplo: conservação em cada undécimo elemento

da série, de todos os processos cujos anos terminem em dois ou de todos os documentos ou processos de pessoas cujos apelidos começam por F .

• Tem como vantagem a sua fácil aplicação e ser pouco dispendiosa. Como desvantagens; não é um método absolutamente válido do ponto de vista estatístico e a amostra obtida não pode ser usada para reconstituir o todo. Este método não garante a conservação dos espécimens mais importantes.

• A amostragem sistemática divide-se nas seguintes variantes:– a) Amostragem Topográfica: consiste em

conservar integralmente as séries segundo as suas regiões de proveniência, conservando a documentação de apenas uma ou algumas secções representativas do todo, rodando alternadamente, num esquema rotativo.

– b) Amostragem Alfabética: tem por base a selecção das letras do alfabeto. É utilizada em séries homogéneas de processos individuais ordenados alfabeticamente. Deve-se fazer uma análise para determinar a letra que melhor representará, e se aproximará, da dimensão da amostra que se deve ter em conta na representação da totalidade da série.

– c) Amostragem Numérica: tem como intuito a conser-vação de um elemento em cada dez ou vinte. É um método parecido ao de amostragem aleatória e pode ter resultados minimamente aceitáveis para estudos estatísticos em peças de arrumação aleatória. Este mé-todo não deve ser utilizado quando exista uma ordena-ção alfabética, cronológica ou topográfica.

– d) Amostragem Cronológica: consiste em conservar a totalidade dos documentos produzidos em períodos de referências previamente estabelecidos por exemplo, de cinco em cinco anos ou de dez em dez. É recomen-dada a adopção dos anos de recenseamento como referência para se poder efectuar comparações com outros dados demográficos. É aplicado ao tipo de ordenação cronológica.

• Amostragem Aleatória Este método de amostragem não consiste em seleccionar “ao acaso”. Tem como exigência que todos os elementos da série tenham a mesma probabi-lidade de serem seleccionados. Utiliza técnicas matemáticas que determinam o tamanho repre-sentativo da amostra para o universo em estudo. É um método muito utilizado em grandes volumes de documentos que contenham dados com carac-terísticas uniformes e com poucas variações de conteúdo e cuja informação pode ser quantificável matematicamente.

• O método de amostragem aleatório “puro” é apli-cado em séries fechadas com uma data de início e fim de série. Em séries contínuas ou abertas impe-de a determinação de amostra estatisticamente válidas, porque a soma das amostras de uma parte da série ao longo de um determinado perí-odo não garante que seja igual à amostra hipo-tética da série inteira. Tem como vantagens ser um método de fácil aplicação ascende na valida-ção estatística dos resultados obtidos e permite a reconstituição da totalidade da série. A principal desvantagem advém do facto de ser praticamente impossível que a amostra recolhida inclua os casos excepcionais da série.

Eliminação• É a operação pela qual um orga-

nismo se desfaz da documenta-ção de arquivo a que não foi re-conhecido valor secundário que justifique a sua conservação. Es-tá operação deve ser implemen-tada logo que prescrevam os pra-zos de conservação em fase inter-mediária ou quando exista trans-ferência de suportes, alcançando com isso a optimização de recur-sos disponíveis como: rentabi-lização dos espaços, tratamento documental e localização dos do-cumentos.

• Os diversos processos de eliminação podem variar conforme a natureza do suporte e grau de confidencialidade do documento em causa. Estes podem ser: – Maceração ou trituração, nos casos do suporte em

papel. Oferecem garantia de confidencialidade; – Venda de papel sem prévia trituração, uma solução

económica que não se deve somente com garantias que serão inutilizados para fins de reciclagem;

– No caso de documentos electrónicos, o seu conteúdo pode ser apagado e os suporte reutilizado. Quando o grau de confidencialidade exige métodos mais seguros, deve-se optar pela destruição do suporte, despedaçando-o, incinerando-o, ou utilizar outro método.

• Para proceder-se a eliminação deve-se elaborar um Auto ou Guia de Eliminação que constará como prova da eliminação. O auto de eliminação deve ter os seguintes itens: – Data de eliminação; – Nome da entidade;– Localidade;– Processo de eliminação utilizado;– Documento onde se autoriza a eliminação (relatório,

despacho, portaria); – Assinaturas dos responsáveis (arquivo e organismo);– Relação dos documentos a eliminar.

TABELAS DE TEMPORALIDADE

A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda, autoriza a eliminação de documentos ou determina a sua guarda permanente.

Gestão Orçamentária e Financeira