UNIVERSIDADE FEDERAL DE SERGIPE

CENTRO DE CIÊNCIAS EXATAS E TECNOLOGIA – CCET

DEPARTAMENTO DE COMPUTAÇÃO - DCOMP

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO DO COLÉGIO BOM PASTOR

SÃO CRISTÓVÃO - SE2014

Autores

Claudemiro José da Silva Neto

Rafael Cardozo da Silva

Jessica karollim Santos Bizerra

Wesley Augusto L. J. Melo

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO DO COLÉGIO BOM PASTOR

SÃO CRISTÓVÃO - SE2014

Trabalho realizado tendo por base o conteúdo programático da disciplina Gestão da Informação do 4º período do curso Bacharelado em Sistemas de Informação da Universidade Federal de Sergipe, ministrada pelo professor Dr. Rogério Patrício Chagas do Nascimento.

SUMÁRIO

1. Apresentação 1.1 Apresentação Formal da organização.................................................... 4

1.1.1.Missão ............................................................................................ 51.1.2.Visão .............................................................................................51.1.3.Valores .......................................................................................... 51.1.4.Objetivos Organizacionais ............................................................ 51.1.5.Estrutura Organizacional .............................................................. 5

1.2 Estado da Arte em TIC......................................................................... 61.3 Metodologia de Análise do PETIC...................................................... 71.4 Cenário desejado para TIC na Organização......................................... 7

2. Desenvolvimento2.1 Dados ................................................................................................... 82.2 Hardware ............................................................................................. 102.3 Softwares ............................................................................................ 132.4 Telecomunicações ............................................................................. 162.5 Gestão de Pessoas............................................................................. 19

3. Conclusão3.1 Gráfico Custo x Importância .......................................................... 213.2 Mapa de Gantt.................................................................................. 25

1. APRESENTAÇÃO

1.1 Apresentação Formal da Organização

O colégio Bom Pastor é uma empresa com mais de 20 anos no ramo da educação,

situado em um bairro da zona norte. É um colégio de porte médio, em relação aos colégios

particulares de Aracaju. Com mais de 1000 alunos do maternal ao Ens. Médio e pré-

vestibular, o colégio conta com uma equipe de mais de 40 professores, e uma equipe de

coordenação pedagógica, disciplinar e nove funcionários na secretaria. Dividindo-se entre

recepcionar pais e alunos, serviços burocráticos e administração de recursos. Um funcionário

para suporte técnico a máquinas e servidores e dois terceirizados para cuidar da rede e dados e

softwares da instituição.

O colégio oferece uma estrutura física excelente, Com diversos ambientes para

fortalecer o aprendizado humano, social e cultural dos seus alunos. Eles contam com Salas de

aula: climatizadas, amplas e equipadas com Recursos de Multimídia (lousa digital, datashow,

DVD e equipamentos de som.), Biblioteca com sala de leitura, Cyber Club, Quadra

Poliesportiva Coberta, Gabinete Odontológico, Laboratório de Ciências, Laboratório de

Informática, Parque Infantil com Área Verde, Piscina, Sala de Danças, Gabinete Psicológico,

Sala de Robótica e Área de Bate-papo.

Logo abaixo na imagem 1 podemos visualizar a planta baixa dos setores de

administração e recursos do Colégio Bom Pastor. No lado esquerdo à recepção está localizado

o CPD onde estão alocados os servidores e alguns roteadores.

Imagem 1 – planta baixa dos setores Colégio Bom Pastor

1.1.1 Missão

Educar e aprimorar o caráter dos alunos, com valores éticos e solidários, garantido-lhes conhecimento, princípios cristãos e habilidades para o exercício da cidadania plena.

1.1.2 Visão

Ser referencial de educação que integre a família e a comunidade à escola, a qual visa a formação de uma sociedade justa e fraterna. 

1.1.3 Valores

Afetividade, Competência, Espírito de Equipe, Ética, Formação Integral, Inovação, Profissionalismo, Responsabilidade, Satisfação e Qualidade.

1.1.4 Objetivos Organizacionais

Após um estudo sobre o funcionamento da empresa, a partir da metodologia PETIC foram definidos quatro objetivos desta empresa. Esses objetivos serão utilizados na analise das cinco grandes áreas de TI e nas propostas de melhoria para essas áreas. Os objetivos foram divididos em quatro, enumerados abaixo.

1. Facilitar o atendimento, transparência e a disposição de informações aos pais, alunos e funcionários.

2. Torna o trabalho da coordenação e secretaria mais ágio, produtivo e seguro.3. Facilitar a troca de informações entre os setores e entre a direção.4. Melhorar o bem estar do funcionário e prover melhores condições de execução do seu

trabalho.1.1.5 Estrutura Organizacional

A Imagem 2 mostra o organograma dos setores do Colégio Bom Pastor, com a divisão da hierarquia de comando dos funcionários. Na direção geral o Sr. Ricardo Vasconcelos, na direção administrativa, Roberto Vasconcelos. A gerência de TI está subordinada como

mostrado na figura 2 à direção administrativa que por sua vez está subordinada à direção geral. Seguindo essa ordem de hierarquia nos pedidos de compra de novos equipamentos e

mudanças no setor de TI.

Imagem 2 – Organograma do Colégio Bom Pastor

1.2 Estado da Arte em TIC

Após a visita ao colégio, e o grupo ter analisado os processos que foram definidos na metodologia PETIC. Pode ser proposto ao colégio mudanças de utilização de recurso e aquisição de novas tecnologias para melhorar o desempenho da organização. Focando em soluções gratuitas e de treinamento, para melhor utilização dos recursos existentes e melhor distribuição na forma de uso destes recursos.

A troca para o MySQL que tem versões gratuitas e é amplamente utilizado pela sua qualidade entre os softwares livres de banco de dados. Garante a maior disponibilidade do servidor e também oferece recurso para o salvamento em nuvem como ocorre no colégio.

Os ramais telefônicos instalados funcionam bem, mas existem soluções modernas e de bom custo beneficio. Então a troca dos ramais pelo PABX IP Hibridas seria um bom investimento para aperfeiçoar os serviços de comunicação. Tem como diferencial o fato de ser híbrido, ou seja, mescla a telefonia convencional com o VoIP, permitindo que a empresa incorpore a nova tecnologia sem alterar a estrutura já existente.

Na área de hardwares, para a utilização nos servidores, poderão ser usadas as tecnologias hot-swap. A tecnologia hot-swap presente em disco rígido e em controladoras SCSI permite que a troca de um disco defeituoso possa ser feita com o sistema operativo em execução sem necessidade de reiniciar o servidor e deixa-lo indisponível.

O principal software utilizado no colégio é o “software acadêmico da INFODAT”. Este produto é no estado a melhor solução possível para softwares de gerenciamento escolar. Adquirido por um valor pago na instalação e um valor mensal que garante o suporte e atualizações quando lançadas.

Direção pedagógica

Direção administrativa

Gerencia de T.I.

Direção geral

Professores e coordenadores

Funcionários operacionais

O software acadêmico contém os seguintes módulos mostrado na imagem 3 abaixo, que abrange todos os setores do colégio com softwares em diversas áreas.

Imagem 3 – Módulos do software academico

1.3 Metodologia de Análise da PETIC

A metodologia de análise para fazer o Plano Estratégico da Tecnologia de Informação e comunicação (PETIC) tem como objetivo elaborar um planejamento estratégico de tecnologia de informação em empresas. A PETIC tem como propósito auxiliar a organização e definir áreas que deverão ser estudadas a fim de atingir suas metas através do planejamento estruturado de suas TIC, utilizando melhor os recursos existentes e ampliando a visão do chefe da instituição para o que necessita ser adquirido.

Em nossa pesquisa para a aplicação da metodologia, com foco nas cinco grandes áreas dos SI (Pessoas, Software, Hardware, Dados e Telecomunicações). Foi dividida para cada integrante do grupo uma grande área. Entretanto, como existe somente quatro integrantes uma grande área foi dividida entre todos do grupo. Ficando a da seguinte forma a divisão: Todos

(Dados), Claudemiro J. da Silva Neto (Software), Wesley Augusto L. J. Melo (Hardware),

Rafael Cardoso (Telecomunicações) e Jessica karolin (Pessoas).Foi realizada no primeiro momento o envio por um integrante de um questionário

baseado nos processos contidos no mobiPETIC_4.0 para se ter conhecimento teórico do funcionamento das grandes áreas no colégio. E ter conhecimento de como são realizados os processos.

Sendo assim, com o questionário respondido em mãos foram feitas duas visita do grupo, divididos em dois integrantes em cada visita. A visita guiada com intuito de confirmar o que foi escrito no questionário e analisar a maturidade e importância dos processos.

No momento da visita foi feito uma entrevista ao diretor administrativo da escola e a outra funcionária que foi responsável por responder as perguntas referentes a gerenciamento de pessoas, finalizando assim a visita à instituição. Todos outros contatos foram feitos por

email com o gestor de redes, que não foi muito amistoso e não respondeu as duvidas referente a telecomunicações, e com o responsável pela prestação de serviço de dados e software acadêmico, que também não respondeu os emails.

1.4. Cenário Desejado para a TIC na Organização:

O cenário atual do colégio é de maneira geral satisfatório, já que há pouco tempo passou por um processo de reforma e reestruturação incluindo a área de TI. Foram feitas melhorias em determinadas áreas como: a compra de novos equipamentos e crescimento da estrutura física da rede. Então, seriam necessárias algumas adequações na forma de utilizar os recursos existentes para melhores resultados em áreas pouco visadas anteriormente.

Então como a instituição não tinha nenhum objetivo na área de TI, a equipe criou o seguinte objetivo: “A valorização e a adoção das melhores práticas de TI, visando ampliar e modernizar os setores da escola com o objetivo de melhorar o ensino e o trabalho dos funcionários tornando o colégio referencia em tecnologia no estado”.

2. Desenvolvimento

2.1 Dados

Dado é qualquer elemento identificado em sua forma bruta que, por si só, não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação. O gerenciamento dos dados podem gerar informações.

No cenário de dados na empresa foi encontrado dificuldade de análise, pois é um serviço terceirizado prestado pela empresa INFODAT. Onde encontramos dificuldade para entrevistar o funcionário responsável pela área de dados do colégio. Então, muitas perguntas sobre os processos não foram respondidas.

2.1.1. Cenário Atual De Dados

O armazenamento do colégio Bom Pastor hoje conta com três discos rígidos de 3 TB cada, que supre com folga as necessidades da empresa. E foi analisado com maturidade

satisfatória como mostrado no setor 2.2.1 da tabela 1. Suportando assim o crescimento para um maior armazenamento de dados no futuro como citado na tabela1 no setor 2.1.5. Os dados salvos são arquivos simples e pequenos onde contém informações em texto sobre alunos e funcionários.

É inexistente o serviço de data warehouse e pouco importante, desnecessário para essa empresa. No setor 2.1.3 da tabela 1, verificamos com maturidade satisfatória por que todos os dados são gravados em um único banco de dados no servidor de dados, evitando assim a duplicidade de informações. Os outros dois servidores são o servidor de câmeras, onde são salvos somente as imagens geradas pelas câmeras em todo o colégio. Estas imagens são de tempo em tempo gravadas em mídias (DVD), garantindo a disponibilidade de mídias de backup, como citado no setor 2.2.3 da tabela 1, e apagadas do servidor. O terceiro servidor é o de ponto eletrônico dos funcionários que somente guarda informações sobre entrada e saídas dos funcionários.

O backup dos dados é feito da nuvem e nos servidores da empresa de processamento de dados que presta serviço para o colégio. Não tivemos informações sobre a política de backup nem sobre a segurança dessas informações e dos processos utilizados.

2.1 ARMAZENAMENTO

2.1.1. BANCO DE DADOS - Maturidade : Satisfatório - Importância: Muito importante - Objetivo: 2, 3, 4

2.1.2. DATA WAREHOUSE - Maturidade : Inexistente - Importância: Pouco importante - Objetivo:

2.1.3. UNIFICAÇÃO DE BANCO DE DADOS - Maturidade : Satisfatório - Importância: Muito importante - Objetivo: 1, 3

2.1.4. DISPONIBILIDADE DO SERVIDOR - Maturidade : Satisfatório - Importância: muito importante - Objetivo: 2, 3

2.1.5. PREPARAÇÃO PARA O CRESCIMENTO - Maturidade : Satisfatório - Importância: importante - Objetivo: 4

2.2 BACKUP

2.2.1. DISPOSIÇÃO DE DISCO RIGIDO - Maturidade : Satisfatório - Importância: Importante - Objetivo: 1, 3

2.2.2. REGRAS DE BACKUP - Maturidade : - Importância: - Objetivo: 1, 3

2.2.3. DISPOSIÇÃO DE MIDIAS DE BACKUP - Maturidade : Ideal - Importância: Importante - Objetivo: 1 ,3

2.3 SEGURANÇA E PRIVACIDADE

2.3.1. ENCRIPITAÇÃO DE DADOS - Maturidade: - Importância: - Objetivo:

2.3.2. CONTROLE DE ACESSO - Maturidade : Satisfatório - Importância: Importante - Objetivo: 2

2.3.3. LOGGING - Maturidade : Mínimo - Importância: importante - Objetivo: 2

Tabela 1 – Maturidade da área de Dados

Numa visão geral dos processos de dados que foram possíveis avaliar. Foram analisados de maneira satisfatória, com resalva para o LOGGING ,que foi avaliado com maturidade 1, onde não existe um controle de histórico de acessos de usuários onde mostra quem acessou e modificou informações e dados.

A criação de usuário é feita somente pelo gestor de TI do colégio que possui a conta de administrador do software acadêmico. E o acesso aos dados é limitado pela hierarquia de setores onde cada setor só acessa dados referentes ao desenvolvimento necessário para o seu trabalho.

2.1.2. Cenário Desejado De Dados

Na Tabela 2 abaixo é apresentada as propostas para alinhar os processos analisados com os objetivos organizacionais.

D1. LOGGING

Solução : Solicitar ao criador software acadêmico a inserção do histórico de acessos as maquinas e a arquivos

Custo: GRATUITO.

Tabela 2 – Ações estratégicas da área de Dados

Como já citado destacamos a necessidade de um controle de LOGGING mais efetivo e com maior controle dos acessos. Isso pode ser conseguido gratuitamente, pois a empresa que disponibiliza a licença de utilização do software está em constante implementação do seu software levando em conta o feedback das empresas que o utilizam.

2.2 Hardware

É considerada a peça fundamental para os funcionários desenvolverem seu trabalho. Portanto é muito importante a conservação e correta utilização do hardware com as devidas manutenções preventivas para tentar evitar que uma máquina tenha defeito.

É de extrema importância também o dimensionamento correto para cada área desenvolver seu trabalho com segurança e agilidade proporcionando melhor rendimento no serviço daquele funcionário o que reflete na qualidade do serviço da instituição.

2.2.1. Cenário Atual De Hardware

O Colégio Bom Pastor conta hoje com a quantidade necessária de hardwares para garantir o funcionamento. Como podemos ver na tabela 3, setor 2.3.2 a redundância de hardwares críticos como servidores é inexistente, acontecendo apenas para computadores comuns e impressoras. Todas as salas de aula contem um micro computador com sistema de som e dada show para uso dos professores em aula.

O laboratório de informática utiliza a virtualização com os equipamentos ORIY XTENTA onde é necessário apenas um computador de boa configuração e vários monitores para proporcionar várias estações de trabalho. Tecnologia que pode ser aplicada em outros setores do colégio.

Nos setores administrativos do Colégio Bom Pastor são utilizados computadores distribuídos entre secretaria e coordenações, onde cada computador conta com uma impressora para agilizar o serviço e evitar o constante deslocamento do funcionário, não existe o superdimensionamento de hardwares nessa área, obtendo maturidade satisfatória como mostrado na tabela 3 no setor 2.2.3.

Na área do CPD existem três servidores: um para dados, um para câmeras e um para ponto eletrônico. Conta com 4 roteadores tanto para rede física quanto para rede sem fio que abrange todo o colégio e suporta a escalabilidade para futuro crescimento de estrutura.

Segue abaixo a tabela de maturidade e objetivos das subáreas de hardwares.

2.2 COMPRAS

2.2.1. POLITICA DE COMPRAS - Maturidade : Satisfatório - Importância: Importante - Objetivo: 4

2.2.2. ALOCAÇÃO DE EQUIPAMENTOS - Maturidade : Satisfatório - Importância: Importante - Objetivo: 2,3

2.2.3. DIMENSIONAMENTO DA UTILIZAÇÃO DE HARDWARES - Maturidade : Satisfatório - Importância: importante

- Objetivo: 4

2.3 MANUTENÇÃO

2.3.1. MANUTENÇÃO PREVENTIVA E CORRETIVA - Maturidade: Satisfatório - Importância: muito importante - Objetivo: 2, 4

2.3.2. REDUNDANCIA DE HARDWARES CRITICOS - Maturidade : inexistente - Importância: muito importante - Objetivo: 2, 4

2.4 SEGURANÇA

2.4.1. PROCESSO CONTRA FALHAS DE ENERGIA - Maturidade: Satisfatório - Importância: muito importante - Objetivo: 2, 4

2.4.2. SEGURO DE EQUIPAMENTOS - Maturidade: inexistente - Importância: importante - Objetivo: 2, 4

2.4.3. PROCESSO DE RECUPERAÇÃO DE DESASTRES - Maturidade: Inexistente - Importância: Muito importante - Objetivo: 2, 4

2.4.4. RASTREABILIDADE DO EQUIPAMENTO - Maturidade : Mínimo - Importância: Importante - Objetivo: 1

Tabela 3 – Maturidade da área de Hardware

A manutenção preventiva é realizada toda sexta-feira e é dividida por setores, onde cada semana um setor do colégio recebe o técnico para realização de tal. Avaliado com maturidade satisfatória como relatado na tabela 3, setor 2.3.1. O problema nessa área a sobrecarga de obrigações e serviços para o técnico da empresa.

O processo contra falhas de energia, do processo de segurança no setor 2.4.1 tabela 3, foi relatado que todos os computadores estão ligados a nobreakes de autonomia de 30 minutos, uma autonomia que foi avaliada como pequena.

O seguro de equipamentos e recuperação contra desastres, dos setores 2.4.2 e 2.4.3 ambos da tabela3 é inexistente, mas é avaliado como muito importante. Existe um seguro patrimonial geral e não um seguro especifico para os hardwares. O direto do colégio alega que como a empresa é de médio porte não firmou nenhum contrato de utilização de hardwares com seguro e manutenção, que não era viável financeiramente para a instituição.

A rastreabilidade é avaliada com maturidade mínima como é vista no setor 2.4.4 tabela 3, pois não existe nenhum software para controle de alocação e movimentação de hardwares. Segundo o gestor de TI quase não se desloca equipamentos para outros setores ou áreas do colégio por isso nunca foi feito um controle de rastreabilidade. Só sabe-se onde foram colocadas inicialmente cada máquina e a quantidade existente no colégio.

2.2.2. Cenário Desejado De Hardwares

Abaixo, soluções para as principais falhas dos processos de hardwares e seu custo de implantação, tendo como base as condições financeiras e objetivos da empresa.

H1. REDUNDANCIA DE HARDWARES CRITICOS

Solução: plano de contingência para os servidores, utilizando tecnologias hot swap e o linux.Custo: treinamento para o gestor em linux, investimentos em novos servidores

H2. PROCESSO CONTRA FALHAS DE ENERGIA

Solução: no-break com maior autonomia para hardwares críticos Custo: Aproximadamente R$ 2000,00

H3. MANUTENÇÃO PREVENTIVA E CORRETIVA

Solução: Contratação de um assistente técnico para auxilio nas manutenções e help desk. Custo: Salário mínimo para o assistente.

H4. RASTREABILIDADE DO EQUIPAMENTO

Solução: documentar a localização e o deslocamento de hardware. Custo: Tempo para levantamento do inventario de equipamentos.

Tabela 4 – Ações estratégicas da área de Hardware

O plano de contingência como já descrito na tabela 4 setor H1 é em relação aos servidores que seria o uso do linux onde é muito mais estável e seguro que a plataforma windows. Mas teria um grande custo que seria o treinamento do gestor responsavel pelos servidores. E a utilização de discos rigidos hot swap para evitar o indisponibilidade do servidor quando houver defeitos no disco rigido.

Aquisição de nobreaks com maior autonomia em um planejamento futuro. A área onde o colegio está instalado contem uma infra estrutura elétrica instável , já que o colegio cresceu e utiliza uma rede eletrica muito grande e a insfra estrutura do bairro não acompanhou esse crescimento. Então como tratado na tabela 4 setor H2 garante a segurança no processo contra falhas de energia.

Para evitar a sobrecarga de serviços do técnico de hardware que também cuida de determinados processos no CPD . É clara a necessidade da contratação de um assistente sendo estagiario ou profissional de carteira assinada. Melhorando e agilizando o processo de manutenção preventiva e corretiva, oferecendo um maior suporte aos setores.

No caso da rastreabilidade, é necessario um novo levantamento dos equipamentos existentes e a localização deles. A devida indentificação individual em casa aparelho e um software ou mesmo uma planilha de controle de movimentação estando cada aparelho devidamente identificado e individualizado.

2.3. Softwares

2.3.1. Cenário Atual De Software

Atualmente o colégio Bom Pastor conta com um software de sistema acadêmico que é o seu principal software, adquirido da empresa INFODAT. Sendo utilizado Também a plataforma Windows Serve 2003 e a Microsoft Office com sua maior utilização os editores de textos.

Na área das telecomunicações a empresa utiliza o software da Telefônica  PABX IP Asterisk integrado com o seu hardware para os ramais telefônicos. Que atende as necessidades da empresa mantendo a comunicação estável e de boa qualidade. Mas é inexistente um software especifico para comunicação como mostrado na tabela 5 setor 2..3.1.

A maior dificuldade foi na área de dados, tabela setor 2.3.2, onde não tivemos muita informação sobre o software utilizado pela empresa que presta o serviço de gerenciamento de dados, no entanto foi avaliado com maturidade seguro, pois os servidores do colégio utilizam o Acces 2003 que é um banco de dados relacional, sendo utilizado para gravar e salvar as informações de alunos e fazer o backup na nuvem.

O suporte de programa citado na tabela5 setor 2.4.1, é feito pela empresa INFODAT pelo seu técnico que em casos de emergência vai até a empresa ou presta assistência via telefone. Isso somente para o software acadêmico, outros softwares o próprio técnico da empresa presta assistência quando necessário.

O help- desk é mínimo como citado na tabela 5 setor 2.4.2, é feito através da linha móvel da empresa ou pelos ramais contatando o gestor que orienta e tenta resolver da sua estação de trabalho por acesso remoto e se necessário vai até o setor para resolver o problema pessoalmente. Um processo que acaba ocupando o tempo do gestor com coisas mínimas e de fácil resolução. O software acadêmico e o Windows Server 2003 são devidamente licenciados, o que não ocorre com o pacote do Microsoft Office 2007 instalado nas maquinas dos setores da empresa.

2.3 REQUERIMENTO DE OUTRAS ÁREAS

2.3.1. SOFTWARE PARA ÁREA DE TELECOMUNICAÇÕES - Maturidade : Inexistente - Importância: Pouco importante - Objetivo :

2.3.2. SOFTWARE PARA DADOS - Maturidade : Seguro - Importância: Importante - Objetivo: 1, 2, 3

2.4. SUPORTE

2.4.1. SUPORTE DE PROGRAMAS - Maturidade : Seguro - Importância: Importante - Objetivo: 2, 3

2.4.2. HELP-DESK

- Maturidade : Mínimo - Importância: Importante - Objetivo: 3, 4

2.4.3. LICENCIAMENTO DE SOFTWARE - Maturidade : Satisfatório - Importância: Importante - Objetivo: 2, 3

2.5. SOFTWARE DE SUPORTE PARA O NEGÓÇIO

2.5..1. SOFTWARES COM BASE NO NOGOÇIO - Maturidade : Ideal - Importância: Muito importante - Objetivo: 1, 2, 3, 4

2.5..2. BR OFFICE - Maturidade : Inexistente - Importância: Importante - Objetivo: 2, 4

2.5.3 PORTAL DE SERVIÇO ACADÊMICO - Maturidade : Seguro - Importância: Importante - Objetivo: 1

Tabela 5 – Maturidade da área de Softwares

2.2.2. Cenário Desejado De Softwares

Para um cenário desejado de software, são necessárias algumas mudanças como implementação de softwares simples e gratuito, com custo de tempo de instalação. Foi sugerido a troca do Acces 2003, que é um banco de dados relacional, para o MySQL que tem versões gratuitas e é amplamente utilizado pela sua qualidade entre os softwares livres de banco de dados como mostrado na tabela 6 setor S1. Outras alterações são: A troca do MS Office que não é licenciado para o brOffice que é gratuito e supriria a necessidade da empresa coitado na tabela 6 setor S4.

A implantação de um software help-desk usados não com aberturas de chamadas, mas como consultas rápidas e dúvidas frequentes sendo consultado quando ocorrer um problema de baixa importância, dando ao gestor mais tempo para lidar com problemas de mais relevância para a empresa. E como foi sugerido, contratação de um estagiário de suporte já que o gestor da empresa é o responsável por servidores hardwares em geral e softwares com exceção do software acadêmico e responsável também pela manutenção preventiva e corretiva essas soluções citadas na tabela 6 setor S2 e S3.

S1. SOFTWARE PARA DADOS

Solução: É um banco de dados relacional, sugerimos a troca para o MySQL que é gratuito e é amplamente utilizado Custo: Tempo de instalação

S2. SUPORTE DE PROGRAMAS

Solução: Implantação de um help-desk para auxiliar o técnico da escola. Custo: gratuito.

S3. HELP-DESK

Solução: implantação imediata de um software (Free Help Desk)Custo: gratuito

S4. LICENCIAMENTO DE SOFTWARE

Solução: Br Office Custo: gratuito

Tabela 6 – Ações estratégicas da área de Softwares

2.4. Telecomunicações

2.4.1. Cenário Atual De Telecomunicações

Na primeira visita foi possível verificar no setor de telecomunicações a utilização de 26 ramais telefônicos PABX, duas linhas moveis da CLARO e uma linha fixa da OI. Que são utilizadas para comunicação interna dos funcionários, e a linha móvel para quando os funcionários estiverem fora do seu posto de trabalho, vide tabela 7 setor 4.1.1. Também na telecomunicação é usado como meio de comunicação e envio de arquivo o email institucional, que foi considerado simples não muito seguro e pode ser melhorado para melhor atender os interesses do colégio,vide tabela 7 setor 4.2.1.

Nas redes do colégio observamos que todos os computadores estão interligados com o servidor onde ocorre o backup das informações. E o software acadêmico faz o gerenciamento de acessos e controle de hierarquia e cada funcionário tem seu logging de acesso. E cada usuário somente tem acesso a arquivos referentes ao seu setor na empresa, garantindo o fluxo de informações com segurança em cada nível hierárquico. Fazendo com que essa área seja avaliada como satisfatória como visto na tabela 7 setor 4.3.

O dimensionamento da banda no colégio, citada na tabela 7 setor 4.4.2, é a da GVT e da OI. A GVT com 15 MB (quinze mega bites) é utilizada para os serviços do colégio: secretaria, coordenadoria e direção. O da OI de 1 MB (um mega bite) é utilizado para a rede wi-fi dos alunos que se limita a área de recreação. As políticas de acesso estão mal divulgadas, fazendo com que os alunos não tenham acesso a Internet em sala de aula para possíveis pesquisas.

Em relação à segurança as maquinas do CPD, secretaria e diretoria contam com o antivírus Kaspersky Small Office Security que agrega valor a empresa, por ser um dos melhores do mercado. E teve a maturidade avaliada como ideal como visto na tabela 7 setor 4.4.3. Mas ela é falha no servidor Proxy e no firewall onde as políticas não são tão definidas para garantir uma maior segurança. E a inexistência de um servidor Proxy que será tratada nas soluções.

4.1 VOZ

4.1.1. RAMAIS TELEFONICOS - Maturidade : Satisfatório - Importância: Muito importante - Objetivo: 2, 3

4.1.2. LINHAS MOVEIS E FIXAS - Maturidade : Seguro - Importância: importante - Objetivo: 2, 3, 4

4.1.3. VOIP - Maturidade : inexistente - Importância: pouco importante - Objetivo:

4.2 ESCRITA

4.2.1. UTILIZAÇÃO DE E-MAILS - Maturidade : Satisfatório - Importância: importante - Objetivo: 2, 3

4.3 REDES

4.3.1. CONTROLE DE USUARIOS - Maturidade : Satisfatório

- Importância: Importante - Objetivo: 1, 2

4.3.2. CONTROLE DE ACESSO A ARQUIVOS E RECURSOS - Maturidade : Satisfatório - Importância: Muito importante - Objetivo: 1, 2

4.3.3. ESTRUTURA DE REDES FISICAS E SEM FIO - Maturidade : Satisfatório - Importância: Muito Importante - Objetivo: 3, 4

4.4 INTERNET

4.4.1. POLÍTICA DE ACESSO - Maturidade : seguro - Importância: importante - Objetivo: 1, 2, 4

4.4.2. DIMENSIONAMENTO DA BANDA - Maturidade : Satisfatório - Importância: Importante - Objetivo:2, 3

4.4.3. SEGURANÇA - Maturidade : ideal - Importância: Muito importante - Objetivo: 2, 4

4.4.4. FIREWALLS - Maturidade : Ideal - Importância: Muito importante - Objetivo: 2

4.4.5. SERVIÇO DE PROXY - Maturidade : Inexistente - Importância: importante - Objetivo: 2

Tabela 7 – Maturidade da área de Telecomunicações

2.2.2. Cenário Desejado De Telecomunicações

Agora vamos apresentar e explicar os processos de melhorias para a área de Telecomunicações. Para diminuir despesas é interessante a unificação das linhas numa única empresa, como citado na tabela 8 setor T1 abaixo, juntando num plano da OI empresas, que já atenderia ao plano de Internet com uma boa dimensão de banda. E a Internet para os alunos ocorreria uma separação de banda e uma forte divulgação das políticas de acesso, já que o sinal wi-fi se espalharia por toda a escola com a rearrumação dos roteadores vide tabela 8 setor T3.

Temos também a sugestão de utilizar um servidor de Proxy como sugestão o Analog Proxy, que é gratuito e o custo seria o tempo de implementação, mostrado na tabela 8 setor T4. Os ramais telefônicos estão suprindo as necessidades da empresa, mas existem soluções modernas e de bom custo beneficio, então a troca dos ramais pelo PABX IP Hibridas seria um bom investimento para aperfeiçoar os serviços de comunicação como mostrado na tabela 8 setor T5

Já no email sugerimos a troca por um servidor mais estável e de qualidade, como mostrado na tabela 8 setor T6. Instalar-se-ia um email por setor, o que ajudaria caso funcionários fossem demitidos não haveria a necessidade de excluir o email deste funcionário.

Logo abaixo a tabela com os custos das soluções apresentadas.

T1. LINHAS MOVEIS E FIXAS

solução:unificar as linhas numa mesma empresa, existem planos de fixo e moveis e internet para empresas. OI conta profissional 1. custo: o pacote varia de R$ 272 a 500 reais, a depender do plano de minutos

T2. DIMENSIONAMENTO DA BANDA

solução: finalizar contrato da GVT e usar o contrato OI conta profissional que já oferece internetcusto: incluso no pacote de linhas moveis e fixas

T3. POLÍTICA DE ACESSO

solução: Criação de uma cartilha explicativa divulgação das regras de acesso para funcionários e alunos. E abertura da rede para todas as areas.custo: Impressão da cartilha( pode ser feito até pela própria escola)

T4. SERVIÇO DE PROXY

Solução: instalação e configuração do Proxy com as políticas da empresa. Analog Proxy.custo: tempo de instalação e configuração, software gratuito.

T5. RAMAIS TELEFONICOS

Solução: PABX IP HibridasCusto: Indisponível

T6. ESCRITA

Solução: Escolher um servidor estável de qualidade. Ex: www.webmail.interstes.net.brCusto: R$30,00 /ano e R$ 29,90 /mês

Tabela 8 – Ações estratégicas da área de Telecomunicações

2.5 Gestão de Pessoas

2.5.1. Cenário Atual De Gestão de Pessoas

No colégio Bom Pastor, a pesquisa feita mostra que o colégio faz contratações para diminuir a dualidade de serviços de alguns funcionários, vide tabela 9 seção 5.1.1. Pois antigamente uma pessoa ficava responsável por mais de uma atividade. Atualmente os funcionários possuem uma atividade para garantir a produtividade da organização.

Em elação a integração entre setores existe um apoio para cumprir datas como: entregas de notas, pagamentos e para um melhor atendimento a pais e alunos, vide tabela 9 seção 5.1.4. Os salários são pago de acordo com o mercado, considerados razoáveis para instituições particulares com maturidade satisfatória vide tabela 9 seção 5.1.5. A contratação é através do currículo e entrevista pessoal. E no casso da contratação de professores, o professor

ministra uma aula para uma banca avaliadora, que ira ou não validar sua contratação pelo seu desempenho, vide tabela 9 seção 5.1.2.

Com relação aos treinamentos, não existem cursos para tais desenvolverem melhor o seu trabalho, vide tabela 9 seção 5.2.1. Uma das soluções é trazer para o colégio cursos periódicos, palestras para atualização e treinamento dos profissionais quanto ao uso de novas tecnologias implantadas, ambiente de trabalho e relacionamento com a empresa vide tabela 10 seção P2.

A avaliação de desempenho é feita num intervalo de tempo longo, no caso de dois em dois anos, vide tabela 9 seção 5.2.2. A solução seria criar critérios de avaliação individualizados para cada tipo de funcionário e num intervalo de tempo menor vide tabela 10 seção P3.

O gerenciamento de talentos é voltado principalmente para os alunos em relação às notas, oferecendo bolsas parciais e integrais foi avaliado como seguro vide tabela 9 seção 5.2.3. Com os professores não é dado muita atenção em manter os professores destaques, e ocorre uma grande rotatividade.

O ambiente de trabalho favorece a manutenção da saúde e da produtividade, pois os ambientes são climatizados e com a disposição de equipamentos de modo a facilitar o serviço. A luminosidade é adequada, cadeiras confortáveis de acordo com a norma regulamentadora NR17 e hardwares que atendem as necessidades de cada serviço de acordo com a sua importância, vide tabela 9 seção 5.3. Foi feita uma reforma há poucos anos para melhorar a área administrativa em estrutura física e ergonomia de local de trabalho, projeto feito por arquitetos e engenheiros para garantir o melhor ambiente de trabalho.

Todo final de ano acontece à confraternização dos funcionários com festa organizada e custeada pela instituição e com a distribuição de brindes e pequenos prêmios, isso para elevar a moral dos funcionários e colaboradores, e foi avaliada como satisfatória vide tabela 9 seção 5.3.4.

5.1 CARGOS

5.1.1. DIVISÃO CLARA DE ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES - Maturidade : Ideal - Importância: Importante - Objetivo: 1, 2, 3

5.1.2. RECRUTAMENTO/ SELEÇÃO - Maturidade : Satisfatório - Importância: Muito importante - Objetivo: 2

5.1.3. PLANO DE CARREIRA - Maturidade: Inexistente - Importância: pouco importante - Objetivo: 4

5.1.4. INTEGRAÇÃO ENTRE SETORES - Maturidade : Satisfatório - Importância: Muito importante - Objetivo: 2, 4

5.1.5. RENUMERAÇÃO - Maturidade : Satisfatório - Importância: Importante - Objetivo: 4

5.1.6. LIDERANÇA E GESTÃO DE EQUIPE - Maturidade : Seguro - Importância: Muito importante - Objetivo: 2, 4

5.2 CONHECIMENTO

5.2.1. POLITICA DE TREINAMENTO - Maturidade : Inexistente - Importância: Importante - Objetivo:1, 2, 3, 4

5.2.2. AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO - Maturidade : Mínimo - Importância: Importante - Objetivo : 4

5.2.3. GERENCIAMENTO DE TALENTOS - Maturidade : Seguro - Importância: Importante - Objetivo: 2

5.3 BEM ESTAR

5.3.1. ERGONOMIA DAS INSTALAÇÕES - Maturidade : Satisfatório - Importância: Muito importante - Objetivo: 2, 4

5.3.2. INCENTIVOS A MANUTENÇÃO DA SAUDE - Maturidade : Satisfatório - Importância: Muito importante - Objetivo: 2, 4

5.3.3. AMBIENTE DE COLABORAÇÃO - Maturidade : satisfatório - Importância: Importante - Objetivo: 4

5.3.4. AMBIENTE DE CONFRATERNIZAÇÃO - Maturidade : satisfatório - Importância: importante - Objetivo : 4

Tabela 9 – Maturidade da área de Gestão de Pessoas

2.5.2. Cenário Desejado De Telecomunicações

P1. RENUMERAÇÃO

solução: para ficar ideal, bonificação por desempenho ou participação nos lucros.

P2. POLÍTICA DE TREINAMENTO /ATUALIZAÇÃO

solução: trazer para o colégio cursos periódicos, palestras para atualização e treinamento dos profissionais.custo: pagamento dos profissionais que irão ministrar os cursos e palestras

P3. AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO

solução: criar avaliações num intervalo de tempo menor. A cada semestre. custo: tempo do coordenador geral

P4. GERENCIAMENTO DE TALENTOS

solução: incluir bolsas a esportistas que se destacam no ano, a professores e funcionários que se destacam.custo: Indefinido

P5. ERGONOMIA

solução: Compra de descansos de pé. custo: R$ 750,00 10 unidades

Tabela 10 – Ações estratégicas da área de Gestão de Pessoas

3. CONCLUSÃO

3.1 Gráfico Custo x Importância

Uma vez que todos os processos e seus estados ideais foram definidos vamos agora relacionar os custos e importâncias desses processos utilizando o Gráfico Importância x Custo. Separados por áreas (Dados, hardwares, softwares, telecomunicações e pessoas), sendo o eixo vertical representando a importância, divididos da forma: 0 – 1 pouco importante; 1 - 2 importante ; 2 – 3 muito importante. E o eixo horizontal o custo: 0 – 1 gratuito; 1 – 2 até R$1000,00; 2 – 3 acima de R$1000,00. Abaixo a tabela de legenda de ações estratégicas e em seguida as imagens dos gráficos de Importância X custo.

H1. REDUNDANCIA DE HARDWARES CRITICOS

H2. PROCESSO CONTRA FALHAS DE ENERGIA

H3. MANUTENÇÃO PREVENTIVA E CORRETIVA

H4. RASTREABILIDADE DO EQUIPAMENTO

D1. LOGGINGS1. SOFTWARE PARA DADOS

S2. SUPORTE DE PROGRAMAS S3. HELP-DESK S4. LICENCIAMENTO DE SOFTWARE T1. LINHAS MOVEIS E FIXAS T2. DIMENSIONAMENTO DA BANDA T3. POLÍTICA DE ACESSO

T4. SERVIÇO DE PROXYT5. RAMAIS TELEFONICOS T6. ESCRITA P1. RENUMERAÇÃO P2. POLÍTICA DE TREINAMENTO /ATUALIZAÇÃO P3. AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO P4. GERENCIAMENTO DE TALENTOS P5. ERGONOMIA

Tabela 11–legenda das decisões estratégicas

SOFTWARES

Na imagem 4, mostramos que para softwares sempre encontramos boas soluções gratuitas como pode ser visto abaixo. Todas as soluções para softwares foram gratuitas e importantes.

0 0.5 1 1.5 2 2.5 30

0.5

1

1.5

2

S1S2S3S4

Imagem 4 – Gráfico Importância x Custo Softwares

DADOS

Em dados apena uma solução, vide imagem 5. Considerado importante o processo D1 é gratuito e de boa qualidade, o que atenderá as necessidades do colégio.

0 0.5 1 1.5 2 2.5 30

0.5

1

1.5

2

D1

Imagem 5 – Gráfico Importância x Custo Dados

HARDWARES

Em hardwares apena uma solução foi gratuita, pois não necessita da compra de matérias e sim da aquisição de um software gratuito. As soluções restantes avaliadas como muito importante pois garante a segurança e a continuidade dos serviços tem custo acima de R$1000,00. Vide imagem 6.

0 0.5 1 1.5 2 2.5 30

0.51

1.52

2.53

H1H2H3H4

Imagem 6 – Gráfico Importância x Custo Hardwares

TELECOMUNICAÇÕES

O setor que apresentou maior quantidade de soluções foi o de telecomunicações. Apresentando soluções gratuitas e outra com custo até R$1000,00.Tendo T5 como muito importante.

0 0.5 1 1.5 2 2.5 30

0.51

1.52

2.53

T1T2T3T4T5T6

Imagem 7 – Gráfico Importância x Custo Telecomunicações

GESTÃO PESSOAS

Na gestão de pessoas podemos observar na imagem 8 que apresentamos soluções de custo gratuito e também de custo elevado, mas considerados importantes e muito importantes para a instituição. Como P5 que trás a solução para a ergonomia, garantindo um melhor local e condições de trabalho para os funcionários.

0 0.5 1 1.5 2 2.5 30

0.51

1.52

2.53

P1P2P3P4P5

Imagem 8 – Gráfico Importância x Custo Gestão de Pessoas

3.2 Mapa de Gantt

Aqui foram numeradas e definidas a ordem das ações que serão realizadas A Imagem descreve graficamente como as atividades devem ser desenvolvidas e seu tempo de inicio e duração de desenvolvimento, um período de 3 anos, divididos semestralmente.

Explicando o gráfico da imagem abaixo temos em verde todos os processos gratuitos, em abóbora todos os processos que tem um custo de no Maximo R$1000,00(mil reais), em vermelho todos os processos com valor superior a R$1000,00(mil reais).

No eixo vertical a esquerda se encontra os processos de ações estratégicas apresentado nas tabelas de melhorias dos processos apresentado neste mesmo documento.

Mapa de Gantt

Imagem 9 – Mapa de Gantt

Nas ações S2, S3, S4 e P3 são gratuitas e podem ser implementadas imediatamente , pois só necessita tempo de instalação.

Já em T3, P1 e P2 são ações q tem um custo, mas não muito elevado e são importantes para o colégio então sugerido que seja iniciada imediatamente e são ações continuas que permanecerão sempre.

Já para o segundo semestre de 2014 e transição para 2015, temos ações gratuitas e outras de custo pequeno. Sendo elas: S1, D1, H3, T1, T2, T4, P4 e P5 são muitas, mas ações simples e de fácil aplicação, algumas foram implantadas na transição para melhor estruturação no período de férias do colégio e já começar o novo ano com as modificações.

Ficando somente para o segundo semestre de 2015 as ações de custo mais elevado o que necessita de preparação financeira e estudos para aquisição dos equipamentos sugeridos, são as ações H1 e H2.