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GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS

(GED): aplicao na Universidade Federal de Santa Catarina

Ezmir Dippe Elias Bibliotecria CRB 114/14. Especialista em Gesto em Arquivos.

Coordenadora do Gerenciamento Eletrnico de Documentos da

Universidade Federal de Santa Catarina. Florianpolis - Brasil

E-mail: ezmir.elias@ufsc.br

Resumo: Apresenta a trajetria percorrida pelo Arquivo Central da

Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) ao implantar o

Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED) como suporte

gesto documental institucional. Busca na literatura o conceito,

vantagens e desvantagens e benefcios proporcionados decorrentes da

aplicao do GED. Descreve como ocorreu a implantao desta nova

forma de acesso aos documentos institucionais, utilizando ferramenta

de tecnologia da informao, o software Neutron da empresa MGS

Imagem & Informao na aplicao do GED na UFSC.

Palavras-Chave: Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED).

Gesto Documental. Universidade Federal de Santa Catarina GED.

1 INTRODUO

A Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC), como toda

e qualquer organizao, produz documentos, seja em papel, seja em

meio eletrnico. O acmulo da documentao dificulta a organizao

dos documentos, fazendo com que a agilidade na recuperao dos

mesmos fique comprometida, propiciando situaes frustrantes nas

tomadas de decises. O esforo e o tempo despendidos para

gerenciar o armazenamento dos documentos so proporcionais

quantidade de documentos gerados, sendo que ainda so utilizados

mtodos ultrapassados, dificultando ainda mais o resgate das

informaes.

Assim, segundo Musafir (2001),

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O armazenamento, o gerenciamento e a recuperao de

toda essa massa de informao de forma gil e segura

um grande desafio [...] qualquer mtodo que possa

reduzir o volume de papel e ao mesmo tempo

simplificar as tarefas envolvidas em sua manipulao

trar, sem dvida, um aumento substancial

produtividade e rentabilidade [...].

A Tecnologia da Informao e Comunicao (TIC) tem

revolucionado o mtodo de coletar, produzir e disseminar a

informao, mudando gradativamente a forma como as instituies

acessam e lidam com a informao.

Portanto, dispor da informao no suficiente, preciso saber

organiz-la e utiliz-la da melhor maneira possvel.

Os estudos sobre a gerncia da informao tm recebido cada

vez mais importncia medida que cresce o nmero de fontes de

dados, dificultando a recuperao da informao. Neste sentido, as

organizaes tm investido intensamente em projetos que objetivam

a criao, o controle e a disponibilizao adequada da informao no

ambiente de trabalho.

A Diviso de Arquivo Central da UFSC, contando com a

atuao de um profissional da informao em sua equipe, manifesta

administrao a necessidade de reestruturao da diviso. Uma nova

proposta foi encaminhada em 2005 visando a mudanas que

revolucionassem o processo de gesto documental, oferecendo um

ambiente eficiente para a recuperao e o compartilhamento dos

documentos. Todos os esforos foram empreendidos, culminando

com a consolidao da reestruturao da Diviso, a qual ficou

constituda pelo Arquivo Central e pelos Servios de Digitalizao e

Microfilmagem de Documentos e Protocolo Geral.

A partir da, a renovao dos mtodos e procedimentos

adotados para o gerenciamento da massa documental foram

definidos, optando-se pela aplicao da tecnologia de Gerenciamento

Eletrnico de Documentos (GED), com o propsito de melhorar e

modernizar o gerenciamento da massa documental.

A aplicao de um software tem a finalidade de converter o

armazenamento dos documentos no suporte papel ou microfilme para

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a digitalizao. Tem como objetivo atender administrao,

buscando disponibilizar ao mximo toda a documentao, numa

constante preocupao em preserv-la, encurtando distncia ao

localizar rapidamente a informao; bem como acesso rpido e

seguro; preservao consciente do documento; armazenagem segura

e compartilhamento sistematizado da informao.

A aplicao do GED, considerado um instrumento de melhoria

para a instituio, uma iniciativa do Arquivo Central, visando

atender s necessidades identificadas no mbito da gesto

documental, proporcionando padronizao do trabalho e integridade

fsica do patrimnio documental.

2 GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS GED

Sistemas de informao e ferramentas tecnolgicas so

desenvolvidos como suporte para o tratamento da informao, e as

organizaes, cada vez mais, carecem adotar polticas de gesto

documental.

No Brasil, a gesto de documentos institucionalizou-se com a

aprovao da Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que em seu artigo

3, define gesto documental como sendo [...] o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso,

avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando

sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Neste contexto, segundo Bartalo e Moreno (2008, p. 85),

As aes da gesto documental [...] objetiva, entre

outros, assegurar uma documentao adequada,

garantir a preservao e o acesso aos documentos,

permitindo a recuperao das informaes de forma

gil e eficaz, proporcionar o cuidado adequado e o

armazenamento a baixo custo, reduzir ao essencial a

massa documental produzida, otimizar recursos

humanos, fsicos e materiais.

Para Valentim (2008, p. 76),

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As facilidades proporcionadas pelos avanos das TICs,

tanto em relao ao aumento da capacidade de

armazenamento, processamento e disseminao de

grandes volumes de informaes, cada vez mais,

consistentes, seguros e a custos menores, assim como

em relao ao acesso e a recuperao da informao

com maior rapidez, confiabilidade e efetividade de

resposta, so importantes fatores no desenvolvimento

dos sistemas informacionais.

Uma das ferramentas tecnolgicas que trata da informao

organizacional utilizada para a gesto da informao o

Gerenciamento Eletrnico de Documentos que, segundo Tiago e Reis

(2011, p. 110-111), [...] um conjunto de tecnologias que permite o

gerenciamento de forma eletrnica ou digital de

documentos. Tais documentos podem ser das mais

variadas origens e mdias, como papel, microfilme,

som, imagem e mesmo arquivos j criados na forma

digital.

Podemos considerar que, ainda, segundo Tiago e Reis (2011, p.

110), [...] um conjunto de procedimentos informatizados com a finalidade de otimizar e racionalizar a gesto documental.

2.1 Vantagens e desvantagens

No podemos permanecer resistentes s mudanas que nos so

apresentadas. exatamente por meio do uso delas que avanamos

em direo s facilidades referentes recuperao, ao acesso,

organizao, preservao e ao controle do universo

documental/informacional.

Algumas so as vantagens e benefcios da implantao do GED

como suporte gesto documental que podem ser citadas: otimizao

das atividades; agilidade no processo de disseminao e no acesso

informao; maior confiabilidade e eficincia; reduo de reas de

arquivamento; reduo no tempo de recuperao da informao;

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rapidez para atualizao dos dados; acesso mltiplo e simultneo em

rede da informao; cpias de segurana; diminuio da circulao

do volume documental no suporte fsico; preservao dos originais;

reduo de custos com cpias; aumento da capacidade e qualidade de

armazenagem em microfilme e controle da informao.

Alguns aspectos analisados so concludentes no que diz

respeito s desvantagens que o sistema apresenta, destacando, dentre

eles: constantes mudanas de mdia, aspectos legais dos documentos

digitais, recursos tecnolgicos se tornam rapidamente obsoletos, e

obrigatoriedade da existncia de equipamento e software para a

recuperao do dado.

2.2 Tarefas de converso para arquivos digitalizados

O rigoroso planejamento de algumas atividades a serem

realizadas antes, durante e aps a digitalizao dos documentos est

diretamente relacionado com o sucesso do sistema a ser implantado.

Todas elas implicam no resultado final oferecido ao usurio, qual

seja, a disponibilizao e o acesso ao documento digital.

2.2.1 Preparao do documento

Uma equipe treinada pode realizar esta atividade ou mesmo um

bir, devendo ocorrer antes da digitalizao do documento. O

procedimento dever ser feito em cada documento, removendo

manualmente grampos, clipes e fitas gomadas, como tambm o

conserto de pginas rasgadas.

2.2.2 Digitalizao

Os documentos so pr-classificados em lotes, e o escner

ajustado conforme a documentao a ser digitalizada, levando-se em

conta o tamanho e a cor do documento.

2.2.3 Inspeo

Logo aps a digitalizao, as imagens dos documentos so

inspecionadas, evitando imagens ilegveis. Caso contrrio, o

documento pode ser digitalizado novamente.

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2.2.4 Indexao

A indexao depende de um ndice preciso para que os

documentos possam ser localizados, selecionados e recuperados para

visualizao ou cpia. Este ndice pode ser por assunto, data, nmero

e nome.

2.2.5 Compactao da Imagem

A compactao reduz o tamanho da imagem digitalizada para

armazenamento e transmisso, e realizada controlando a resoluo

da imagem digitalizada.

2.2.6 Controle da Qualidade

Exame cuidadoso e sistemtico realizado em cada lote

convertido, verificando a qualidade das imagens e a indexao.

3 LEGISLAO

Aos arquivos pblicos e privados criada a Lei 8.159, de 08 de

janeiro de 1991, estabelecendo a poltica nacional a ser adotada, em

que a gesto documental e a proteo especial a documentos de

arquivo so dever do poder pblico. Fica estabelecida tambm a

criao do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).

Em 2004, este rgo publicou a Resoluo n 20, que dispe

sobre a insero dos documentos digitais em programas de gesto

arquivstica de documentos, estabelecendo diretrizes e normas. Mais

um trabalho acurado desenvolvido pelo CONARQ, em 2006, por

intermdio de sua Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos, foi o

Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto

Arquivstica de Documentos e-ARQ Brasil, visando atender ao grande volume de documentos arquivsticos em formato digital.

A implantao do GED na UFSC est embasada na legislao e

recomendaes vigentes.

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4 METODOLOGIA

No que se refere metodologia, esta pesquisa de abordagem

qualitativa e carter descritivo. Desta forma, objetivando alcanar

seu propsito, algumas etapas foram definidas, visando relatar de

modo fiel e conciso a aplicao desta tecnologia na documentao

arquivstica da instituio.

A definio de GED, a pesquisa bibliogrfica da legislao

vigente, como tambm as tcnicas adotadas, consistem dos passos

para a realizao desta pesquisa.

A documentao gerada ao longo da implantao do sistema

serviu como subsdio para a elaborao deste relato, que estabeleceu

um novo conceito de gesto documental.

5 IMPLANTAO

A forma como a gesto documental vinha sendo conduzida na

instituio sempre foi uma preocupao constante da Comisso

Permanente de Avaliao de Documentos (CPAD) da UFSC. Para

que mudanas prementes ocorressem, foi priorizada ao em que

profissionais de diferentes reas so designados pela Portaria n

017/PROAF/2005, de 18 de maro de 2005, para comporem

Comisso multidisciplinar com a finalidade de avaliar a aquisio de

equipamentos e software, tendo em vista a necessidade de

implantao do sistema de GED na UFSC. Dois servidores

integrantes desta Comisso atuavam diretamente na rea da gesto

documental e eram membros da CPAD da UFSC: a responsvel pelo

Arquivo Central e a presidente da CPAD/UFSC.

Aes de avaliao foram desempenhadas pelos membros da

Comisso, visando elaborar o parecer final a ser apresentado:

- Aplicao de entrevistas e questionrios em diversos setores

administrativos e de ensino da UFSC, objetivando a coleta de dados

que serviram como suporte para a elaborao de um projeto, bem

como o diagnstico da situao dos arquivos.

- Avaliao de software de GED desenvolvido por algumas

empresas, como subsdio para definir o que mais se adequasse s

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necessidades de nossa instituio. As empresas avaliadas foram:

Siemens Ltda.; Kodak; Work Image; MGS Imagem & Informao e

Helioprint Safety Box. Estas empresas apresentaram detalhadamente

todas as fases de implantao e simularam a aplicao do GED em

alguns setores da UFSC.

- Realizao de visitas e reunies com outras instituies que j

adotavam esta tecnologia, oportunizando o conhecimento do sistema

na prtica. Foram: Eletrosul; TRT 12 Regio; Acervo Comrcio e

Servios Ltda; Tractebel; BADESC; CREA e Unisul.

- Participao em palestras oferecidas por empresas, relatando

cases de sucesso, com intuito de ampliar o conhecimento na rea,

servindo de subsdio para definir a empresa mais adequada

realidade de nossa instituio.

- Avaliao e estudo dos dados coletados, visando

aplicabilidade do sistema. Foram levadas em considerao as

necessidades apresentadas no fluxo informacional da instituio

tornando-se essencial para a fase de planejamento.

A colaborao da equipe da rea de informtica foi

fundamental para a especificao do edital para a aquisio do

software a ser aplicado.

Assim, em junho de 2005, a Comisso concluiu a primeira

etapa de seus trabalhos, apresentando Pr-Reitoria de Oramento,

Administrao e Finanas (PROAF) parecer conclusivo sobre a

avaliao para a aquisio de equipamentos e software para a

implantao do GED. Como resultado da avaliao, ficou definido

que o GED seria aplicado na massa documental dos servidores e dos

alunos da UFSC. Os departamentos cuja documentao receberia

esta inovadora soluo seriam: Departamento de Desenvolvimento

de Potencializao de Pessoas (DDPP), Departamento de

Desenvolvimento de Administrao de Pessoal (DDAP),

Departamento de Desenvolvimento de Ateno Social e Sade

(DDAS), todos vinculados Pr-Reitoria de Desenvolvimento

Humano e Social (PRDHS), e o Departamento de Administrao

Escolar (DAE), vinculado Pr-Reitoria de Graduao (PREG).

Como resultado desta primeira etapa foi apresentado tambm o fluxo

da informao gerada por estes departamentos.

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Em outubro do mesmo ano, foi apresentado Projeto Tcnico

com as especificaes mnimas de um escner de produo e uma

mesa digitalizadora, que serviram como referncia para a aquisio

atravs de compra, pois em catorze meses de aluguel eles estariam

pagos. Quanto ao software, alm de especificaes mnimas, a

contratao de uma empresa que fornecesse um sistema hbrido de

gerenciamento de documentos, compreendendo hardware e software

de gerenciamento; servios de instalao, treinamento e suporte.

Uma nica empresa que realizasse o fornecimento de um sistema

hbrido de gerenciamento de documentos, envolvendo tecnologias de

digitalizao e microfilmagem eletrnica, sendo capaz de administrar

documentos nos suportes papel, imagem e microfilme. Sendo assim,

a Comisso concluiu seu trabalho de avaliao de equipamentos e

software a serem aplicados no sistema a ser implantado.

Foi dado incio a uma nova etapa com a apresentao do

Projeto intitulado Programa de Gesto Documental/UFSC: Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED), desenvolvido pela responsvel pelo Arquivo Central da UFSC. Apresentou

justificativa e etapas de implantao do GED em mbito institucional

e, consequentemente, a disponibilizao dos documentos em formato

digital como nova forma de consulta.

A UFSC, por meio da Comisso Permanente de Licitao

(CPL), instaurou licitao pblica, na modalidade Prego Eletrnico,

para a aquisio de um sistema hbrido de gerenciamento de

documentos, um escner de produo e uma mesa digitalizadora. A

empresa vencedora foi a MGS Imagem & Informao e o Contrato

gerado entre a UFSC e a empresa o de n 105/2008.

A responsvel pela Diviso de Arquivo Central foi designada

para fiscalizar e acompanhar os servios prestados pela empresa

MGS, como tambm coordenar o GED na instituio.

5.1 Software Neutron

Os sistemas hbridos so aqueles que possibilitam o

gerenciamento de documentos nos suportes papel, imagens e

microfilme.

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As imagens so geradas a partir da digitalizao dos

documentos em papel e os microfilmes a partir da microfilmagem

das imagens. Estas tecnologias podem existir separadamente. Porm,

quando so utilizadas em conjunto, o resultado um sistema que

permite o controle da documentao em toda a sua vida til na

organizao, gerando novos suportes, um a partir do outro. esta

vinculao entre os suportes que facilita a administrao da

documentao.

O sistema hbrido proposto pela MGS Imagem & Informao

gerenciado atravs do software Neutron. O Neutron uma soluo

que administra documentos, sendo tambm [...] um repositrio de documentos que permite o controle dos acessos aos mesmos, assim

como a pesquisa descentralizada atravs de uma rede MS Windows

ou da Internet, conforme o site da empresa MGS. O software Neutron tem formato modular, permitindo assim

futuras expanses. Sendo assim, no momento da sua implantao foi

investido somente o necessrio para atender s necessidades, j que

posteriormente poderiam ser adquiridos mdulos complementares.

Possui uma interface amigvel, toda em portugus, e sua

aplicabilidade simples.

5.2 Etapas

Aps a concluso dos trabalhos da Comisso, designada para

avaliar a aquisio de equipamentos e software na implantao do

GED na UFSC, as etapas so definidas pela servidora responsvel

pela implantao e coordenao do sistema, seguindo a definio

prevista para que o incio da aplicao da soluo fosse nos

documentos funcionais.

5.2.1 Equipe

Ao ser feito o planejamento da aplicao do GED nos

documentos da UFSC, foi previsto, com antecedncia, a incluso na

estrutura da Diviso de Arquivo Central de um setor responsvel pela

operacionalizao do sistema. Em 2006, faziam parte da equipe do

Servio de Digitalizao e Microfilmagem de Documentos trs

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servidores, sendo dois tcnicos administrativos, nvel superior, e um

nvel mdio. Foi constatado junto PRDHS que, para ampliar o

quadro de servidores desta equipe seria muito difcil, haja vista a

dificuldade de reposio de pessoal que a UFSC vinha apresentando

ao longo dos anos. Algumas atividades poderiam ser desenvolvidas

por bolsistas previamente treinados, sendo um facilitador para a

soluo do problema. A coordenao solicitou imediatamente ao pr-

reitor as providncias para a disponibilizao de quatro bolsistas.

Assim, ficou definido que a execuo das atividades

envolvendo o GED utilizaria os recursos pessoais disponveis, assim

distribudos:

- dois servidores para atender a atividade de preparao dos

documentos, podendo ser executada por bolsistas;

- um servidor para operar o escner;

- um servidor para executar a atividade de indexao;

- dois servidores para o controle de qualidade.

O quadro necessrio para atender ao sistema totalizaria trs

servidores e quatro bolsistas.

5.2.2 Espao fsico Previamente implantao do sistema, foi feita avaliao do

espao fsico existente, constatando-se que a rea disponvel era

suficiente, porm necessitava passar por uma adequao na

disposio do mobilirio.

5.2.3 Aquisio, instalao e treinamento de equipamentos

A aquisio de um escner de produo e de uma mesa

digitalizadora ocorreu por meio do Processo Licitatrio n

027172/2004-15, Prego Eletrnico n 196/2005, de 09.12.2005,

envolvendo alguns meses para que fossem tombados e transferidos

pelo Departamento de Gesto do Patrimnio (DGP) Diviso de

Arquivo Central. A equipe aguardou ainda a compra de novos

equipamentos solicitados aps a avaliao feita nos j existentes no

setor: dois microcomputadores servio de escaneamento da documentao e gerenciamento do sistema e dois monitores de 17

polegadas. Nesta etapa foram avaliados ainda dois

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microcomputadores j existentes no setor, sendo utilizados para

atender o servio de indexao e o servio de reviso.

A instalao do escner e da mesa digitalizadora ocorreu em

dezembro de 2006. O agendamento do treinamento com a equipe

tcnica da MGS foi marcado para fevereiro de 2007, sendo dividido

em trs etapas: treinamento com a equipe tcnica do Ncleo de

Processamento de Dados (NPD); com a equipe da Diviso de

Arquivo Central (operacionalizao e coordenao do GED), e com

os usurios do sistema.

5.2.4 Aquisio e treinamento de software

O software foi adquirido atendendo s especificaes do edital

do mesmo Prego Eletrnico dos equipamentos. A empresa

vencedora, MGS Imagem & Informao, a desenvolvedora do

software Neutron com aplicao especfica em arquivos.

O agendamento da instalao e do treinamento com a equipe

tcnica da MGS foi marcado para fevereiro de 2007, sendo oferecido

aos servidores envolvidos com a implantao do GED na UFSC.

5.2.5 Preparao da documentao e treinamento de servidores e

bolsistas

Reunies com a equipe de servidores e bolsistas do DDAP

envolvidos com a custdia da documentao funcional foram

realizadas pela coordenao do GED, com o propsito de orientar na

preparao dos documentos a serem digitalizados. Esta etapa precede

digitalizao e considerada fundamental para que o fluxo do

processamento tcnico no seja interrompido. O escner um

equipamento sensvel a qualquer tipo de material agregado ao

documento. Para evitar o comprometimento do equipamento foi

orientado aos servidores e bolsistas a retirada de grampos e clipes de

plstico ou metal, com o auxlio de um extrator de metal, como

tambm qualquer tipo de fita gomada que pudesse comprometer o

processo de digitalizao. E tambm a utilizao de esptula de osso

foi recomendada para desamassar o documento.

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5.3 Backup de segurana

Para a implementao do GED importante que alguns

procedimentos sirvam de complemento no que se refere ao

armazenamento em longo prazo. Esta preocupao com os backups

de segurana do ponto de vista de Avedon (2002, p. 151) fica claro

quando o autor define que [...] os procedimentos de backup so projetados para criar cpias de segurana das imagens de

documentos digitalizados e de seus registros de ndice associados. Por isso se faz necessria a definio de como deve ser feito o

backup do software Neutron. Optou-se proceder de duas formas:

backup do servidor (mquina virtual) completo todas as noites, sendo

guardados por doze meses em um storage. E backup dos arquivos

que esto dentro do servidor, utilizando a soluo TSM (Total

Systems Management) da IBM (International Business Machines),

tambm todas as noites. Mensalmente, estes dados so gravados em

fita LTO (Linear Tape-Open) e guardados em uma sala-cofre.

6 RESULTADOS

Os primeiros departamentos a receberem esta soluo em sua

massa documental acumulada foram o DDAP e o DDPP da PRDHS,

nos documentos funcionais. Alm destes, no decorrer do processo,

foi aplicado o GED no tipo documental convnios da Diviso de

Convnios e Projetos Institucionais (DCPI) da Pr-Reitoria de

Infraestrutura (PROINFRA); processos de terceirizao e compras do

Departamento de Material e Servios Gerais (DMSG)/PROINFRA);

bolsa de trabalho, treinamento e permanncia da Coordenadoria de

Servio Social da Pr-Reitoria de Assuntos Estudantis (PRAE);

jornal universitrio da Agncia de Comunicao (AGECOM);

contratos UNIMED da PRDHS e nos documentos histricos

custodiados no Arquivo Central.

Visando expanso do sistema, foi apresentada a alguns

setores a forma de aplicao do GED, por meio de reunies tcnicas.

Tambm foi feita pela coordenao do GED a orientao dos

procedimentos que devem ser realizados previamente aplicao da

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soluo. Os departamentos que receberam estas orientaes foram:

Laboratrio de Fotojornalismo do Centro de Comunicao e

Expresso (CCE), Comit de tica em Pesquisa com Seres Humanos

(CEP e Comisso de tica no Uso de Animais (CEUA), Diviso de

Arquivo e Logstica do Departamento de Projetos de Arquitetura e

Engenharia (DPAE), Departamento de Acompanhamento de

Programas da Pr-Reitoria de Ps-Graduao (PRPG), AGECOM,

Gabinete do Reitor e rgos Deliberativos Centrais da Reitoria.

O GED na UFSC continua em plena expanso, sendo previsto,

ainda para este ano, o incio da aplicao do GED na massa

documental do Departamento de Administrao Escolar (DAE).

6.1 Acesso

O acesso aos documentos feito atravs do software Neutron

disponvel em plataforma web. A restrio de acesso gerenciada

pela coordenao do sistema.

Para os documentos sigilosos so registrados os usurios e

geradas as suas respectivas senhas individuais.

J os documentos ostensivos podem ser acessados por um

nico login e senha na mesma plataforma web, seguindo as

orientaes disponveis no site da Diviso de Arquivo Central.

6.2 Upgrades

O Contrato renovado anualmente e garante melhorias,

acompanhamento e upgrades do software.

7 CONSIDERAES FINAIS

O estudo feito sobre a importncia da Gerncia da Informao

Organizacional como fator preponderante tomada de deciso deixa

claro que a ferramenta tecnolgica aplicada como suporte gesto

documental foi aprovada pelos usurios do sistema, ao ser

comprovado por meio de entrevistas de satisfao dos mesmos.

Com a disponibilizao de informaes oportunas, poderemos

atingir resultados positivos que atendam os usurios, trazendo

retorno para a instituio e para a sociedade.

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O sistema de GED implantado na documentao dos

departamentos da UFSC atingiu plenamente suas finalidades. Isso

porque, alm de atender administrao, controla, disponibiliza,

preserva, recupera, armazena, organiza, promove acesso mltiplo e

simultneo e compartilha os documentos institucionais, retornando

todos os investimentos empreendidos nesta aplicao.

REFERNCIAS

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ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT (EDM):

APPLICATION TO THE FEDERAL UNIVERSITY OF SANTA

CATARINA Abstract: Presents the path travelled by the Central Archive of the Federal

University of Santa Catarina (UFSC) to deploy the Electronic Document

Management (EDM) and document management institutional support. Use

literature the concept, advantages, disadvantages and benefits arising from the

implementation of the EDM. Describes how the utilization of this new form of

access to institutional data, using tools of information technology by the user

community. The software Neutron from the MGS Imagem & Informao was used

to setting the EDM at UFSC.

Key-words: Electronic Document Management (EDM). Document Management.

Federal University of Santa Catarina EDM.

Originais recebidos em: 16/08/2012

Aceito para publicao em: 20/08/2012

Publicado em: 20/09/2012