Aspetos Financeiros

Slide n°1 LIFE13 Kick-off Meeting, 10/09/2014, Madrid

DISPOSIÇÕES COMUNS

2. ASPETOS FINANCEIROS


PARABÉNS

• SUBVENÇÃO:A UE contribui para os custos

• O ÊXITO DO PROJETO DEPENDE DE:– Uma boa implementação do projecto

+– Uma boa gestão financeira / relatório

financeiro


Documentos de referência

• Convenção de subvenção

• Disposições Comuns (DC)

• Guia para a apresentação de candidaturas

• Formulários financeiros

• Explicações nos formulários financeiros

http://ec.europa.eu/environment/life/toolkit/pmtools/index.htm

http://ec.europa.eu/enviornment/life/toolkit/pmtools/lifeplus/

documents/100630_circular_note_time_sheets.pdf


• A convenção de subvenção fixa a contribuição como uma percentagem fixa do total dos custos elegíveis e o montante máximo dessa contribuição. (art. 23.1 e 23.2)

• Não deverá exceder o montante necessário para equilibrar as despesas e receitas do projeto. (art. 23.3)

• Todas as receitas geradas pelo projeto devem ser declaradas. (art. 23.4)

• A Comissão pode reduzir proporcionalmente a contribuição da UE se as ações não se executarem ou não tiverem qualidade suficiente(art. 18 e 23.5)

• Já não há cobrança aos beneficiários dos juros gerados pelo pré-financiamento; não há necessidade de uma conta bancária específica para identificar os fundos recebidos da Comissão

PRINCÍPIOS DA CONTRIBUIÇÃO


• Regra geral : 3 prestações :

1º pré-financiamento = 40 % do montante máx. da contribuição

Pré-financiamento intercalar = 40 % do montante máx. da contribuição

Pagamento final = Saldo (máximo 20 %)

• Projetos pequenos com um período de execução ≤ 24 meses ou contribuição Comunitária ≤ 300 000 € :

1º pré-financiamento é aumentado para 70 % do montante máx. da contribuição

Pagamento final = Saldo (máximo 30 %)

(art. 28)

MÉTODOS DE PAGAMENTO DA CONTRIBUIÇÃO


• Convenção de subvenção assinada por ambas as partes

• Pedido de pagamento assinado pelo beneficiário coordenador e dados relativos à conta bancária

• Uma garantia emitida por um banco ou companhia de seguros pode ser solicitada pela Comissão durante a fase de revisão.

(art. 28.2)

O 1º PRÉ-FINANCIAMENTO


• Desde que tenham sido gastos, no mínimo, 150 % do 1º pré-financiamento pago.

• Pago após a aprovação pela Comissão de:

• Pedido de pagamento

• Relatório Técnico Intercalar + demonstração financeira

• Detalhes do auditor

• A Comissão dispõe de 90 dias para efetuar o pagamento após a receção do Relatório Intercalar

• O Relatório Intercalar deve ser submetido com uma antecedência mínima de 9 meses relativamente à data do fim do projeto

O PRÉ-FINANCIAMENTO INTERCALAR(art. 28.3)


• Exceção: 4 pagamentos

• 1º pagamento: 40% da contribuição máxima da UE



• Pagamento Final: saldo máximo de 20%

• Quando a duração do projeto é superior a 48 meses e a contribuição da UE é superior a € 2.000.00: 2º pagamento quando 100% do pré-financiamento tenha sido gasto; 3º pagamento, quando 100% dos 1º e 2º pré-financiamentos tenham sido gastos.

PRÉ-FINANCIAMENTO INTERCALAR(art. 28.3)


• Após aprovação pela Comissão de :

relatório técnico final

mapa de receitas e despesas final

relatório de auditoria se exigido (ver art. 31)

• A Comissão dispõe de 90 dias para efetuar o pagamento após a receção do Relatório Final

• O Relatório Final deve ser submetido até 3 meses após a data de termo do projeto

O SALDO (PAGAMENTO FINAL)(art. 28.4)


• Um auditor independente, designado pelo beneficiário coordenador,deve verificar o mapa de receitas e despesas final:

projetos com contribuição da U.E. > 300 000 €

No formato definido na página Web do LIFE/toolkit

O auditor deve verificar :

a execução do projeto

a elegibilidade dos custos declarados + conformidade com as DC

a conformidade dos custos com a legislação nacional e regras contabilísticas

a declaração de todas as receitas do projeto (incluindo juros do pré-financiamento)

a origem das contribuições próprias dos beneficiários

O PROCEDIMENTO DE AUDITORIA(art. 31)


Juros de mora por atraso nos pagamentos

(art. 28.10)

• De acordo com o artigo 111 das Normas de Execução doRegulamento Financeiro

• Calculado automaticamente e pago ao beneficiáriocoordenador se for “privado”, se o atraso for superior a 90 diase o juro acumulado > 200 €

• Não é paga aos beneficiários com o estatuto de 'Estado'


• O relatório financeiro deve abranger o mesmo período de tempo do relatório técnico correspondente

• Os relatórios devem estar em conformidade com as orientações e formatos disponíveis na página Web do LIFE/toolkit

• Em €

• Quando as contas dos beneficiários não sejam em €: taxa de câmbio do 1º dia útil do ano em que as despesas são pagas (cf. Página Web do Banco Central Europeu) http://www.ecb.int/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html)

• O beneficiário coordenador certifica que a informação submetida é completa, fiável, verdadeira e respeita as DC, que os custos são reais e que todas as receitas foram declaradas

• Não é necessário enviar em anexo os documentos comprovativos, mas estes podem ser solicitados posteriormente. O beneficiário coordenador deve conservar cópias de todos os documentos comprovativos.

Requisitos para a Elaboração de Relatórios(art. 29)


• Além dos requisitos de informação referidos nos artigos 12 (RelatórioTécnicos de Atividades), 28 (Pagamentos) e 29,1 (Declaração de despesas), no caso de projetos com contribuição comunitária superior a € 5 milhões e o prazo de execução estabelecido no artigo 2 ° das Disposições Especiais seja superior a 18 meses, o beneficiário coordenador deve informar a Comissão, até 30 de novembro de cada ano, das despesa acumuladas incorridas pelos beneficários desde o início do projeto. Esta informação é solicitada pela Comissão apenas para fins contabilísticos e não pode ser usada para o cálculo do montante final da subvenção.

Requisitos para a Elaboração de Relatórios (2)(art. 29.6)




Project reference

Statement of expendituresTotal real costs

with non-

recoverable VAT

Total eligible costs

with non-

recoverable VAT

Statement of income €% of eligible

costs

Personnel EU contribution

Travel Contribution of the coordinating

beneficiary

External assistance Contribution of the associated

beneficiaries

Durable goods - Infrastructure Other sources of funding

Durable goods - Equipment Direct income

Durables goods - Prototypes

Land/rightspurchase/lease

Consumable material

Other direct costs

Overheads

TOTAL ELIGIBLE COSTS € 0,00 € 0,00 TOTAL € 0,00

Date signature

Consolidated Cost Statement for the Project

Date and signature



Name of associated beneficiary Amount in national

currency

Year Exchange

rate

Amount of co-funding

in €

1,00000

1,00000

1,00000

1,00000

1,00000

Total €0,00

Name of co-financer Amount in national

currency

Year Exchange

rate

Amount of co-funding

in €

1,00000

1,00000

1,00000

1,00000

1,00000

Total €0,00

Description of the direct incomeAmount in national

currency

Year Exchange

rateAmount in €

1,00000

1,00000

1,00000

1,00000

1,00000

Total €0,00

Direct income

Contribution of associated beneficiaries

Other sources of funding


• Previstos no orçamento do projeto ou autorizados mediante uma alteração à convenção de subvenção

• Diretamente ligados e necessários à execução do projeto

• Razoáveis e que respeitem os princípios de boa gestão financeira

• Conformes com a legislação fiscal e social aplicável

• Incorridos durante o período de execução do projeto e registados nos documentos contabilísticos dos beneficiários:

obrigação legal de pagamento contraída após a assinatura da convenção de subvenção

a execução da ação correspondente teve início após a data de início do projeto e fim antes da data de termo do projeto

pago na sua totalidade antes do envio do relatório final

CUSTOS ELEGÍVEIS (art. 24)


DESPESAS DE PESSOAL art. 24.2+ circular note)

Relacionados com os salários dos empregados (não assistência externa)

Calculado com base nas tarifas horárias obtidas dividindo o salário bruto anual real pelo total de horas

produtivas efetivas de cada empregado

Salário bruto anual = acrescido dos encargos sociais obrigatórios e de quaisquer outros custos legais

Horas produtivas efetivas são todas as horas trabalhadas menos as ausências (férias, feriados, doença

...)

Contratos não laborais: condição necessária: trabalhar nas instalações do beneficiário e sob a sua

supervisão (folhas de presença/timesheets)

Custo dos salários dos funcionários *: a soma da contribuição de entidades públicas deve ser superior

pelo menos em 2% à soma dos custos salariais dos funcionários públicos

* A definição de funcionário inclui todo o pessoal permanente trabalhando em organismos

públicos

Atenção: entre em contato com a equipa externa de acompanhamento se o beneficiário é o único

proprietário de uma sociedade limitada ou proprietário de uma empresa sem receber salário


DESPESAS DE PESSOAL /REGISTO DO TEMPO

(art. 24.2 + circular note)

Use folhas de presença (timesheets) ou um sistema de registo de

tempo equivalente, estabelecido e certificado regularmente pelo

empregado e empregador

Descrição completa dos requisitos: ver "circular note" de 08.12.2010

(A/917793)

O pessoal que trabalhe no projeto LIFE em tempo integral:

documento individual de destacamento/afetação pode substituir o

registo de tempo de trabalho

O pessoal que trabalhe menos de 2 dias por mês, em média, está

isento da obrigação de registar o tempo de trabalho

Slide n°22 LIFE13 Kick-off Meeting, 10/09/2014, MadridLIFE10 Kick-off Meeting, 18.11.2011, Madrid

Model time sheetProject Reference

Name of Beneficiary

Name of staff member

Is staff member employed Full-time or Part-time

Calendar Year

Calendar Month

Calendar Day 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

In case of absence, indicate one of the reason codes below

Hours worked on this project

Hours worked on other projects*





Other activities

Total hours (including overtime) 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

*indicate project reference

Absences Summary for this month

Weekend WE Hours worked on this project 0,0

Sick leave SL Hours worked on other projects* 0,0

Public holidays PH Hours worked on other projects* 0,0

Annual holidays AH Hours worked on other projects* 0,0

Other absence OA Hours worked on other projects* 0,0

Other activities 0,0

Total hours (including overtime) 0,0

Date and signature of staff member Date and signature of Project Manager/ Coordinator/Responsible

"INSTRUCTIONS

For any days during the month that you did not work enter the appropriate Absence Code, i.e. sickness, holiday, recuperation of overtime, etc.

Enter the hours you worked for the Life project each day. If you work for more than one Life project be careful to enter the hours against the correct project.

Enter the hours you worked on other (i.e. non-Life) activities.

After the last entry of the month, sign it and date it and pass it on to your line manager/supervisor for validation.

Please ensure the timesheet is signed and dated by both yourself and your line manager/supervisor within the first two weeks after the month the timesheet relates to"



Documentos de suportePrincípios

DESPESAS DE DESLOCAÇÃO E ESTADIA(art. 24.3)

Imputadas em conformidade com as regras internas do beneficiário

Bilhetes de avião, contas de

hotel,….

Viagens de carro : com base na

distância e regras internas

Custos incorridos pelos trabalhadores (não por consultores externos)

Agrupar pequenas despesas numa só linha

Não contempla viagens entre casa e local de trabalho



Facturas detalhadas

emitidas pelo

subcontratante, com

clara referência ao

projecto LIFE+ e à

ordem de compra ou

contrato

Documentos justificativosPrincípios

Segue as regras aplicáveis aos concursos públicos

Inclui o custo da auditoria

Inclui aluguer de terrenos de curta duração (com termo anterior à data de conclusão do projecto, só para LIFE+ Nat e LIFE+ Bio)

Inclui aluguer de equipamentos ou custos de infraestrutura, mas não custos de "leasing"

ASSISTÊNCIA EXTERNA(art. 25.4 & 8)



Entidades públicas: Siga as regras relativas aos contratos públicos (art. 8.3)

Entidades privadas: convidar potenciais subcontratantes a apresentar propostas concorrentes se o valor for> 125.000 €; respeitar o princípio de melhor relação qualidade/preço (art. 8.3)

Os beneficiários coordenadores e associados não podem ser fornecedores uns dos outros / não podem emitir faturas entre os beneficiários (art 6.5.)

ASSISTÊNCIA EXTERNA E BENS DURADOUROS /PROCEDIMENTO DE CONTRATAÇÃO


• Encargos de amortização referentes aos bens duradouros são elegíveis se esses bens forem :

inscritos no inventário de bens duradouros dos beneficiários

tratados como despesas de capital

adquiridos ou objeto de locação a preços normais de mercado

Necessário para o projeto

Tiverem o logótipo LIFE

• Comprado durante a vida do projeto. Amortizações de bens duradouros adquiridos pelos beneficiários antes da data de início do projeto não são elegíveis no âmbito do financiamento LIFE+

• Justificados tecnicamente

• Cada beneficiário deve aplicar as suas normas/regras contabilísticas internas para calcular os encargos de amortização elegíveis

BENS DURADOUROS(art. 25.5- 24,10)


• Os encargos de amortização elegíveis estão limitados aos seguintes

níveis máximos:

Custos de infra-estruturas: 25% do custo total de aquisição

Custos de equipamentos: 50% do custo total de aquisição

Protótipo : 100% para LIFE+ ENV e LIFE+ BIO

(não elegível para LIFE+ INF e LIFE+ NAT)

• Exceções para LIFE+ NAT & BIO:

Infraestruturas, equipamentos :

• 100% para autoridades públicas ou beneficiários sem fins lucrativos

• Amortização para outros beneficiários

BENS DURADOUROS (2)(art. 24.5-24.10)



Total Prototype with non-recoverable VAT:

€0,00

A B C D E F G H I J K

Seq n° YearDate of

invoice

Number of

invoicePayment date Supplier Description of prototype

Invoiced amount in

national currency

without VAT

Invoiced amount in

national currency

with non-recoverable

VAT

Exchange

rate

Invoiced amount

in € without VAT

1 1,00000

2 1,00000

3 1,00000

4 1,00000

5 1,00000

6 1,00000

7 1,00000

8 1,00000

9 1,00000

10 1,00000

11 1,00000

12 1,00000

13 1,00000

14 1,00000

15 1,00000

16 1,00000

17 1,00000

18 1,00000

19 1,00000

20 1,00000

21 1,00000

22 1,00000

23 1,00000

24 1,00000

25 1,00000

26 1,00000

27 1,00000

28 1,00000

29 1,00000

30 0,00000

€0,00Total


• Os custos incorridos na aquisição ou aluguer de longa duração de

terrenos/direitos só são elegíveis em projetos LIFE+ Natureza

• Os preços de aquisição correspondem a preços de mercado

• Afetar definitivamente os bens adquiridos a atividades de conservação

da natureza, para lá da conclusão do projeto

• O beneficiário coordenador assegura que a inscrição no registo predial

inclua uma garantia de afetação definitiva do terreno à conservação da

natureza

• Aquisição de terrenos por organizações privadas: garantia de que a

propriedade será transferida para uma entidade jurídica com atividades

predominantemente no domínio da proteção da natureza (em caso de

desaparecimento ou incapacidade de gestão do beneficiário)

AQUISIÇÃO DE TERRENOS LIFE+ Natureza:

“Claúsula ambiental” (art. 25)



• DESPESAS GERAIS (art. 24.13)

Máximo de 7 % do montante total dos custos directos elegíveis, excluindo os custos de aquisição/locação de terrenos

• MATERIAIS DE CONSUMO (art. 24.11)

Bens de consumo gerais de escritório estão

incluídos em Despesas Gerais

Documentos justificativosRubricas

• OUTROS CUSTOS (art. 24.12)

Custos necessários para o projeto, que não estejam abrangidos por uma rubrica definida

Não são necessários

OUTRAS RUBRICAS

Faturas detalhadas

Faturas detalhadas



Total overheads/indirect costs with non-recoverable VAT

€0,00

A B C D E F G H I

Seq n° Year Description of cost item

Invoiced amount in

national currency

without VAT

Invoiced amount in

national currency with

non-recoverable VAT

Invoiced amount in

national currency

without VAT attributed

to the project

Invoiced amount in

national currency with

non-recoverable VAT

attributed to the project

Exchange rate

Invoiced amount

without VAT

attributed to the

projectin in € (E/G)

1 1,00000

2 1,00000

3 1,00000

4 1,00000

5 1,00000

6 1,00000

7 1,00000

8 1,00000

9 1,00000

10 1,00000

11 1,00000

12 1,00000

13 1,00000

14 1,00000

15 1,00000

16 1,00000

17 1,00000

18 1,00000

19 1,00000

20 1,00000

21 1,00000

22 1,00000

23 1,00000

24 1,00000

25 1,00000

26 1,00000

27 1,00000

28 1,00000

29 1,00000

30 1,00000

€0,00Total


• Custos de qualquer rubrica de despesas que ultrapassem em mais de 10% e 30 000 € os valores previstos no orçamento (conforme art. 15.2)

• IVA (ver art. 30)

• Custos relacionados com atividades não previstas no projeto

• Custos incorridos na aquisição de bens duradouros ou na produção de material de comunicação que não incluam o logótipo LIFE (e o logótipo Natura 2000, quando aplicável)

• Custos incorridos para a realização de ações que beneficiem de auxílio concedido ao abrigo de outros instrumentos financeiros da União Europeia

• Custos para os quais o beneficiário já recebe da União Europeia uma subvenção ao funcionamento durante o período em questão

• Custos relacionados com ações passíveis de serem considerados uma medida compensatória

• Custos referentes a planos de gestão, planos de ação e planos similares, elaborados ou alterados no contexto de um projeto LIFE+, se o plano conexo não estiver legalmente operacional antes da data de termo do projeto

CUSTOS NÃO ELEGÍVEISLista não exaustiva. Ver art. 26 das Disposições Comuns


Instruções Específicas para os Relatórios Financeiros

• Não espere pelo Relatório Intercalar ou pelo Relatório Final

para preparar o resumo das despesas. Este é requerido:

• Em todos os relatórios (Art. 12.2 DC)

• Por ocasião das Visitas de Acompanhamento

• É aconselhável atualizar o mapa das despesas mensalmente (o Beneficiário Coordenador para todos os Beneficiários Associados).

•Todos os campos/colunas devem ser preenchidos


• Tenha cuidado: um erro possível é solicitar aos fornecedores para emitir

uma “Fatura isenta de IVA” por se tratar de um projecto Europeu. Este procedimento não se aplica aos projetos LIFE.

• Se não pode recuperar IVA deve apresentar um certificado emitido pelas autoridades competentes, o mais tardar com o relatório intercalar.

•Uma declaração explícita incluída na auditoria independente, listando o montantes de IVA pagos, mas que não podem ser recuperados por qulquer um dos beneficiários, pode ser aceite pela Comissão, se a autoridade competente não emitir o certificado do IVA (30 art.)

Instruções Específicas para os Relatórios Financeiros (IVA)


Os valores de imposto sobre o valor acrescentado pago pelos

beneficiários são elegíveis, exceto nos seguintes casos:

a) Atividades tributadas ou atividades isentas com direito a dedução do IVA;

b) Atividades exercidas pelo beneficiário na sua função de autoridade pública, se o beneficiário é um Estado, uma autoridade regional ou local ou outro organismo de direito público.

Instruções Específicas para os Relatórios Financeiros (IVA) art. 30


Todos os beneficiários devem:

• Contribuir financeiramente para os custos do projeto

• Manter atualizados os livros contabilísticos

• Manter todos os documentos comprovativos relativos a todas as despesas e receitas durante um mínimo de 5 anos após o pagamento final

• Assegurar que todas as faturas incluam uma referência clara ao projeto e estão ligadas ao sistema de contabilidade analítica

ALGUNS LEMBRETES …(art. 6)


• Assegurar que a colaboração entre o beneficiário coordenador e o beneficiário associado funciona corretamente (Acordo de Parceria)

• Distribuir as Disposições Comuns a todos os beneficiários associados e assegurar-se de que eles as leem e compreendem

• Garantir que os beneficiários associados lhe enviam regularmente a documentação contabilística

• Acompanhar a execução financeira, comparar as despesas reais com o orçamento inicialmente previsto

• Os problemas não devem ser ignorados nem ocultados. Relate-os à equipa externa de acompanhamento.

ALGUNS CONSELHOS ADICIONAIS …


Mais uma vez,BOA SORTE!

http://ec.europa.eu/environment/life/toolkit/pmtools/index.htm

Documents

Aspetos Financeiros