Auditoria ao Secção Regional dos Açores do Tribunal de ... · de consultas, abertura de concursos e celebração de contratos escritos). Desenvolvem-se esforços no sentido de

Seco Regional

dos Aores do Tribunal de Contas

Auditoria ao Cumprimento de Recomendaes

Efectuadas ALRA

Proc. n. 12 FS / 2003

Tribunal de Contas Seco Regional dos Aores

RELATRIO DE AUDITORIA N. 12 FS/2003 (CUMPRIMENTO DE RECOMENDAES EFECTUADAS ALRA) 2

SIGLAS E ABREVIATURAS ......................................................................3

SUMRIO ..............................................................................................4

CAPTULO I PLANO GLOBAL DA AUDITORIA.......................................5

I.1 Introduo ....................................................................................5

1. Enquadramento .......................................................................... 5

2. Objectivos e Fundamentos da Aco .............................................. 5

3. Condicionantes e limitaes.......................................................... 6

I.2 Metodologia...................................................................................6

1. Planeamento .............................................................................. 7

2. Execuo ................................................................................... 8

I.3 Recomendaes formuladas no relatrio de auditoria n.

19/01 .........................................................................................9

CAPTULO II OBSERVAES .............................................................12

Seco I Concursos e consultas ao mercado .............................................. 13

Seco II Autorizao das despesas ......................................................... 18

Seco III Cabimento oramental ............................................................ 23

Seco IV Requisies............................................................................ 25

Seco V Reservas de transporte e alojamento e controlo das comisses

parlamentares .............................................................. ...... 31

Seco VI Controlo interno e conformidade documental .............................. 34

CAPTULO III CONTRADITRIO........................................................43

CAPTULO IV CONCLUSES/NOVAS RECOMENDAES ....................51

DECISO..............................................................................................53

EMOLUMENTOS ....................................................................................54

ANEXOS ...............................................................................................55

Anexo I Deslocaes auditadas ............................................................. 56

Anexo II Bilhete de transporte areo anexo aos BI ................................. 66

FICHA TCNICA..................................................................................... 72



SIGLAS E ABREVIATURAS

ALRA Assembleia Legislativa Regional dos Aores

AR Assembleia da Repblica

BI Boletim itinerrio

DL Decreto-lei

DLR Decreto Legislativo Regional

DRR Decreto Regulamentar Regional

IVA Imposto sobre o Valor Acrescentado

POCP Plano Oficial de Contabilidade Pblica

TC Tribunal de Contas

UAT II Unidade de Apoio Tcnico II



SUMRIO

No Programa de Fiscalizao da Seco Regional dos Aores do Tribunal

de Contas para 2003, aprovado pelo Plenrio Geral do Tribunal de Contas,

em sesso de 19 de Dezembro de 2002, constava a realizao de uma

auditoria ao cumprimento de recomendaes formuladas em auditorias

efectuadas Assembleia Legislativa Regional.

Assim, a auditoria teve por objectivos verificar o acatamento das

recomendaes formuladas na aco sobre as despesas associadas a

deslocaes, desenvolvida no ano de 2001, procurando-se, em especial,

testar os nveis de controlo interno, o principal ponto fraco da auditoria

anterior.

Foram analisadas a totalidade das despesas emergentes de deslocaes

no perodo compreendido entre 1 de Junho e 30 de Setembro de 2003.

As recomendaes formuladas pelo Tribunal de Contas obtiveram,

globalmente, acatamento. Notaram-se progressos significativos ao nvel do

controlo interno, apesar de haver ainda aspectos a necessitarem de

aperfeioamento.



CAPTULO I PLANO GLOBAL DA AUDITORIA

I.1 Introduo

1. Enquadramento

No Programa de Fiscalizao da Seco Regional dos Aores do Tribunal

de Contas para 2003, aprovado pelo Plenrio Geral do Tribunal de Contas,

em sesso de 19 de Dezembro de 2002, constante da Resoluo n.

2/2003, publicada no Dirio da Repblica, II srie, n. 9, de 11 de Janeiro

de 2003, encontra-se prevista uma auditoria ao cumprimento das

recomendaes formuladas Assembleia Legislativa Regional dos Aores

(ALRA), no relatrio n. 19/01, respeitante aco de fiscalizao

realizada s despesas associadas a deslocaes. O desenvolvimento dos

trabalhos teve em linha de conta a Informao n. 1/2003, de 30 de Maio

de 2003, da UAT II, a qual definiu a metodologia e a calendarizao das

diferentes fases da auditoria.

2. Objectivos e Fundamentos da Aco

No relatrio n. 19/01, aprovado em 3 de Outubro de 2002, determinou-se

que a ALRA deveria comunicar, ao Tribunal de Contas, no prazo de seis

meses, as medidas tomadas no sentido de se alterarem os procedimentos

menos adequados que haviam sido encontrados na auditoria desenvolvida

s despesas suportadas pelo Oramento da ALRA, referentes a

deslocaes efectuadas nos primeiros cinco meses do ano de 2001.

Pelo ofcio n. 3120, de 9 de Maio de 2003, a ALRA revelou ter

diagnosticado diversas incorreces, no perodo do ano no abrangido

pela primeira auditoria, compreendido entre Junho e Dezembro de 2001,

no tendo, contudo, informado sobre as medidas tomadas. Entretanto, na

sequncia de promoo do Ministrio Pblico, a ALRA informou que as

situaes detectadas haviam sido regularizadas (ofcio n. 8118, de 24 de

Novembro de 2003).



Constituiu, no entanto, objectivo desta auditoria, tal como j ficou explicito,

verificar o acatamento das recomendaes formuladas na aco inicial,

procurando-se, em especial, testar os nveis de controlo interno, o principal

ponto fraco da auditoria anterior.

3. Condicionantes e limitaes

No se verificou qualquer tipo de obstculos ao normal desenvolvimento

da aco. Deve salientar-se a colaborao prestada pelas pessoas

contactadas, satisfazendo as solicitaes da equipa de auditoria e

prestando os esclarecimentos complementares que posteriormente foram

pedidos.

As concluses da auditoria tm como nica referncia a informao

recolhida no servio auditado. Esses elementos no foram circularizados

com os fornecedores de servio de transporte e alojamento, ao contrrio

do ocorrido na auditoria anterior.

I.2 Metodologia

Foram verificados os procedimentos e os documentos de despesa

respeitantes a deslocaes efectuadas entre 1 de Junho e 30 de Setembro

de 2003, perodo do ano diferente do seleccionado na primeira auditoria

que, como j foi referido, abrangeu os primeiros 5 meses do ano de 2001.

O prazo seleccionado compreendeu, entre outras, as deslocaes Horta,

no mbito dos Plenrios de Junho e de Setembro, ilha das Flores, para

as Jornadas Parlamentares do Partido Socialista, s ilhas de So Miguel,

Terceira e Faial para acompanhamento do Presidente da Repblica, por

ocasio dos dias de Portugal e da Autonomia. O anexo I identifica todas as

deslocaes auditadas, seus motivos e documentao relacionada,



nomeadamente, BI de ajudas de custo e informao sobre transportes e

alojamentos.

O mapa que se segue resume os motivos das deslocaes efectuadas.

Objectivo das Deslocaes S. Miguel Terceira Faial S. Maria S. Jorge Flores Pico Lisboa Porto EUA TOTAL

Apoio ao grupo parlamentar 1 2 1 4Conferncia de lderes 2 2Formao 1 1 1 1 4Jornadas Parlamentares 2 2 26 30Misso oficial 1 2 1 4National Conference State Legislatures 2 1 6 9Participao em colquio 2 1 3Plenrio 82 82Plenrio Jovem 4 4Reunio de Comisso 13 15 10 4 2 7 51Reunio de grupo parlamentar 2 2Reunio da mesa 2 2Visita do Presidente da Repblica 15 23 5 43Visitas Oficiais 10 13 5 1 3 1 5 38

TOTAL 45 56 114 5 6 34 5 5 1 7 278

O desenvolvimento da auditoria compreendeu as etapas de planeamento,

execuo e relato. O relatrio encontra-se estruturado em 4 captulos,

correspondentes s diversas fases de desenvolvimento dos trabalhos,

assim ordenados:

Captulo I Plano global da auditoria

Captulo II Observaes

Captulo III Contraditrio

Captulo IIV Concluses/Novas Recomendaes

1. Planeamento

A fase de planeamento iniciou-se com a leitura e anlise do relatrio de

auditoria anteriormente aprovado1, dedicando-se especial ateno s

recomendaes efectuadas. Procedeu-se, em simultneo, anlise do

ofcio da ALRA, de Maio de 2003, documento em que aquela Instituio

formalizou o diagnstico efectuado s deslocaes realizadas entre Junho

e Dezembro de 2001, perodo no abrangido por aquela auditoria.

1 Relatrio n. 19/01, aprovado em 3 de Outubro de 2002.



Procedeu-se, ainda, ao levantamento de informao de contedo genrico

e especfico sobre a realizao de despesas associadas a deslocaes.

Na preparao dos trabalhos de campo, solicitou-se, ao servio a auditar,

que procedesse seleco documental de toda a informao referente s

deslocaes a integrar na presente auditoria.

2. Execuo

O trabalho de campo decorreu entre 29 de Setembro e 3 de Outubro de

2003, e iniciou-se com uma entrevista preliminar com o recm nomeado

Secretrio Geral e a Chefe de Seco de Contabilidade, Patrimnio e

Tesouraria, tendo-se dado a conhecer os objectivos da auditoria e

compreender as aces desenvolvidas, pelos servios da ALRA para

correco das irregularidades encontradas na primeira auditoria.

A verificao consistiu na anlise e correlao documental dos elementos

referentes s deslocaes efectuadas, nomeadamente, informaes e

despachos autorizadores para a realizao de despesas, boletins

itinerrios de ajudas de custo, requisies e facturas referentes a

transportes e alojamentos. Este trabalho foi complementado com a

realizao de entrevistas, para esclarecimentos pontuais.



I.3 Recomendaes formuladas no relatrio de

auditoria n. 19/01

Incidindo a actual aco de controlo sobre o acatamento das

recomendaes efectuadas no relatrio de auditoria n. 19/01, importa

proceder sua referncia. Para um melhor enquadramento, faz-se o

contraponto com as concluses que lhes deram origem, e com os

argumentos do servio auditado, em sede de contraditrio:

CONCLUSES CONTRADITRIO RECOMENDAES

Incumprimento de disposies previstas no DL n. 197/99, de 8 de Junho (realizao de consultas, abertura de concursos e celebrao de contratos escritos).

Desenvolvem-se esforos no sentido de dar cumprimento aos preceitos legais.

Havendo mais do que um fornecedor do mesmo servio, deve optar-se pelo que possibilite melhores condies, o que pressupe consultas ao mercado.

Realizao de despesas sem a devida autorizao da entidade responsvel.

As despesas mereceram autorizao superior.

As autorizaes devero ser devidamente fundamentadas.

Realizao de despesas sem verificao previa do cabimento oramental, em desrespeito pelo art. 18. da Lei n. 79/98, de 24 de Novembro.

Desenvolvem-se esforos no sentido de dar cumprimento aos preceitos contabilsticos.

Dever pugnar-se pela obedincia s regras da contabilidade pblica.




As requisies para os alojamentos dos deputados e afins, no mbito dos plenrios, comisses parlamentares e visitas oficiais so emitidas, na sua grande maioria, em data posterior ao incio da prestao do servio.

Est a ser feito um esforo no sentido de cumprir os procedimentos e preceitos legais e contabilsticos no que diz respeito ao circuito documental, nomeadamente em matria de reservas, alteraes e cancelamentos de passagens e alojamentos, de requisies, de facturao e de boletins itinerrios.

As medidas anunciadas devero ser praticadas.

A reserva de passagens areas para os plenrios, comisses e visitas oficiais so feitas directamente pelos grupos parlamentares, pelo que a ALRA no tem o controlo efectivo da utilizao das mesmas, nem conhecimento de eventuais alteraes ou anulaes.

Est a ser feito um esforo no sentido de cumprir os procedimentos e preceitos legais e contabilsticos no que diz respeito ao circuito documental, nomeadamente em matria de reservas, alteraes e cancelamentos de passagens e alojamentos, de requisies, de facturao e de boletins itinerrios.

Para alm da implementao das medidas preconizadas pela ALRA, as actas das diferentes comisses devero ser acompanhadas de folha de presenas.




Sistema de controlo interno deficiente e pouco fivel. O pagamento das ajudas de custo tem como nica referncia o boletim itinerrio, no se efectuando cruzamentos de informao com os bilhetes de embarque e outros transportes, alojamentos e presenas nos plenrios e reunies. Alm disso, no existe troca de informaes entre os diversos intervenientes no processamento de ajudas de custo.

Introduo de melhorias no sistema de execuo e controlo interno. O processamento e controlo de toda a informao e documentao sero centralizados na seco de contabilidade, de forma a permitir o necessrio cruzamento de informao e a adequada conferncia documental, em estreita colaborao com os secretariados dos grupos parlamentares.

Devero implementar-se medidas que permitam o acompanhamento e controlo das deslocaes efectuadas por deputados e funcionrios e despesas afins (ajudas de custo, alojamentos e transportes).

Incluso de dados incorrectos nos boletins itinerrios.

Regularizao.

Devero implementar-se sistemas de controlo interno adequados que possibilitem o cruzamento documental.



CAPTULO II OBSERVAES

O presente captulo constitudo por 6 seces, correspondentes s

recomendaes efectuadas na auditoria decorrida em 2001. A

recomendao sobre as Informaes Incorrectas nos Boletins Itinerrios

resulta de incompatibilidades documentais, pelo que se optou integra-la na

anlise ao controlo interno:

Seco I Concursos e consultas ao mercado

Seco II Autorizao das despesas

Seco III Cabimento oramental

Seco IV Requisies

Seco V Reservas de transporte e alojamento e controlo

das comisses parlamentares

Seco VI Controlo interno e conformidade documental

No incio de cada seco, descrevem-se, de forma resumida, as situaes

detectadas na auditoria n. 19/01 e que deram origem s recomendaes

formuladas. Segue-se a exposio dos factos apurados com a presente

aco de fiscalizao, concluindo-se sobre o grau de acatamento das

recomendaes formuladas.



Seco I

Concursos e consultas ao mercado

Recomendao Formulada

Havendo mais do que um fornecedor do mesmo servio, deve optar-se pelo que possibilite melhores condies, o que pressupe consultas ao mercado.



Esta recomendao deveu-se ao elevado valor de alojamentos e

transportes contratados, sem critrios pr-defenidos e objectivos,

originando adjudicaes que, em muitos casos, no foram as mais

vantajosas para o errio pblico.

1. Os servios da ALRA prepararam, no ano de 1998, uma minuta de concurso pblico para

fornecimento de transportes, alojamentos e

outros servios de viagem, procedimento que

nunca chegou a ser lanado.

2. As despesas com alojamentos, no perodo compreendido entre 1 de Janeiro e 31 de

Maio de 2001, ultrapassaram os 16 mil contos

( 79.807) na cidade da Horta, totalizaram

cerca de 1,3 mil contos ( 6.484) na cidade de

Angra do Herosmo e 1,7 mil contos ( 8.480)

na cidade de Ponta Delgada (os valores

anuais foram, seguramente, superiores).

3. Para a realizao daquelas despesas, a ALRA no desencadeou nenhum

procedimento pr-contratual, apesar de existir

mais do que uma alternativa de alojamento

em cada uma daquelas trs localidades.

4. As reservas eram emitidas pelo sector da contabilidade, em funo da preferncia do

utilizador, no caso dos deputados. Deste

modo, os alojamentos foram repartidos por

diversas unidades hoteleiras, originando que

a mesma deslocao tivesse custos de

alojamento diferentes, consoante a unidade

hoteleira escolhida pelos utilizadores.

Factos apurados

na auditoria

n. 19/01



5. No procurando a alternativa mais vantajosa, a ALRA desrespeitou o definido no DL n.

197/99, de 8 de Junho. De acordo com os

artigos 78. e seguintes daquele diploma, s

pode recorrer-se ao ajuste directo quando o

valor do contrato seja igual ou inferior a 1 000

contos ( 4.988). Para valores superiores,

tero que desencadear-se procedimentos de

consultas ou concursos.

1. A ALRA informou que as despesas com alojamentos, no perodo compreendido entre

1 de Janeiro e 30 de Setembro de 2003,

totalizaram 24.248,51.

2. Em Setembro de 2003, com o incio de funes do Secretrio-Geral da ALRA,

desenvolveram-se negociaes com o Hotel

Fayal, com o objectivo de se obterem preos

mais vantajosos nas dirias, aproximando-os

dos praticados pela outra unidade hoteleira

existente na mesma cidade Hotel Horta.

3. De acordo com informao do servio, confirmada pela equipa de auditoria (atravs

da factura n. 6619 de 20/09/03), as

negociaes com o Hotel Fayal possibilitaram

uma reduo dos preos das dirias, em

poca alta, de 150 para 115 euros.

Factos apurados

na auditoria

n. 19/01

Factos

Observados



4. A ALRA informou, ainda, que decorrem outras negociaes com o Hotel Fayal, com vista

estipulao de um preo nico para as

pocas alta e baixa, tal como se verifica com

o Hotel Horta, e a uma maior flexibilidade em

cancelamentos de dirias, por razes

devidamente justificveis.

5. As negociaes desenvolvidas proporcionaram a reduo dos custos de

alojamentos na cidade da Horta, mas os

valores pagos ao Hotel Fayal so ainda

superiores aos do Hotel Horta, em 44% na

poca alta e 15% na poca baixa.

Em sede de contraditrio2, a ALRA informou

que as duas unidades hoteleiras existentes na

cidade da Horta j se encontravam a praticar

o mesmo preo por estadia, equivalente ao

preo mais baixo praticado no ano anterior.

6. A ALRA manifestou a inteno de desencadear contactos com unidades

hoteleiras de So Miguel, com o objectivo de

se conseguirem preos mais vantajosos.

7. Na ilha Terceira no se desenvolveu qualquer contacto, e nas restantes ilhas o assunto

muito especfico, quer pelo nmero reduzido

de deslocaes, quer pela escassez de

unidades hoteleiras existentes.

2 Ofcio n. 1776, de 4 de Maro de 2004

Factos

Observados



1. As negociaes desenvolvidas pela ALRA j proporcionaram a reduo de custos de

alojamento, nomeadamente na cidade da

Horta, tendo-se manifestado, tambm a

inteno de encetar contactos com unidades

hoteleiras de outras ilhas. Apesar disto,

continuou-se, ainda, a contratar servios por

ajuste directo, em montantes que obrigariam

a consultas ou concursos, nos termos do DL

n. 197/99, de 8 de Junho. Em resumo, pode

afirmar-se que, aquando dos trabalhos de

campo (Outubro de 2003), a recomendao

formulada no havia sido acolhida totalmente,

embora se tenham adoptado medidas

alternativas que se aproximam dos objectivos

pretendidos.

Concluso

sobre o

acatamento da

Recomendao



Seco II

Autorizao das despesas


As autorizaes das despesas devero ser devidamente fundamentadas.



A recomendao sobre a necessidade de se fundamentar as autorizaes

das despesas ficou a dever-se realizao de despesas que,

formalmente, no tinham sido fundamentadas nem autorizadas. O artigo

18., da Lei n. 79/98, de 24 de Novembro, refere que nenhuma despesa

pode ser efectuada sem que, para alm de ser legal, se encontre

suficientemente discriminada e cabimentada.

1. Pagamento de alojamentos e passagens areas, de entidades externas ALRA, sem

formalizao dos correspondentes

fundamentos e autorizaes.

2. Em sede de contraditrio, a ALRA afirmou que o pagamento daquelas despesas havia

merecido autorizao superior, sem

apresentar a formalizao das autorizaes e

fundamentos necessrios.

1. Das 278 deslocaes auditadas, verificou-se que 4 visitas oficiais3 (nmeros de ordem 43,

111, 114 e 243) foram autorizadas em data

posterior do incio da diligncia.

N. de Data da

Ordem autorizao

Visita Oficial De 10 a 12a So Miguel de Julho

Visita Oficial De 21 a 25 Terceira de Junho

Visita Oficial De 23 a 25 Terceira de Agosto

Visita Oficial De 16 a 18ao Faial de Julho

21 de Julho

23 de Junho

25 de Agosto

1 de Agosto

Deputado Deslocao Incio/Fim

111

114

Jos Sousa

Jos Sousa

243 Paulo Valado

43 Duarte Freitas

3 Previstas no n. 2 do artigo 10. e n. 8 do artigo 16. do DLR n. 19/90/A, de 20 de Novembro.

Factos apurados

na auditoria

n. 19/01

Factos

Observados



O nmero de casos irregulares decresceu,

relativamente aco de fiscalizao anterior,

passando de 3% (13 em 440) para 1,4% (4

em 278). Este facto pode ser verificado no

grfico que se segue.

440

278

4130

100

200

300

400

500

Auditoria n.19/01

Auditoria n.12/03

N. d

eslo

ca

es

Deslocaes auditadas

Deslocaes autorizadas em data posterior sua realizao ou facturao

2. Observou-se, ainda, em 3 situaes, que o perodo da deslocao autorizado difere do

efectivamente realizado (nmeros de ordem

97, 103 e 203).

N. de Perodo

Ordem autorizado

Visita Oficial De 20 a 26 De 21 a 26 Terceira de Junho de Junho



Deputado

103 Jos vila

203 Maria Luz

Deslocao Incio/Fim

97 Joo Cunha

Factos

Observados



3. As irregularidades detectadas verificaram-se apenas no mbito das visitas oficiais previstas

no n. 2 do artigo 10. do Regime e Execuo

do Estatuto dos Deputados. Em sede de contraditrio, a ALRA

argumentou, de forma plausvel, as

incompatibilidades detectadas nas

deslocaes dos Deputados Joo Cunha e

Maria Luz, no tendo, contudo, apresentado

documentos comprovativos.

4. Por altura das jornadas parlamentares do Partido Socialista, decorridas na ilha das

Flores, foram fretadas lanchas para o

transporte dos deputados para uma

deslocao ilha do Corvo (viagem Flores-

Corvo Empresa Toste Mendes, Lda. e a

Elisirio Cristino Henriques Malheiros Serpa e

Corvo-Flores empresa Corvotur, Lda.).

Aqueles alugueres, ainda que precedidos de

requisio, no dispunham da correspondente

autorizao.

Em sede de contraditrio, a ALRA anexou ao

processo um ofcio do Presidente do Grupo

Parlamentar do Partido Socialista, dirigido ao

Senhor Presidente da ALRA, onde se

comunica a realizao das referidas

Jornadas, nas ilhas das Flores e Corvo.

Por altura dos trabalhos de campo, e quando

confrontados pela equipa de auditoria, sobre

as autorizaes daquelas despesas, os

Factos

Observados



funcionrios contactados disponibilizaram

apenas as facturas daquelas prestaes de

servios e respectivas requisies.

1. O nmero de casos irregulares diminuiu,

passando de 10,7% para 1,1%, conforme se

pode observar no grfico seguinte, pelo que

se considera a recomendao acolhida na

quase totalidade.

278

440

347

0

100

200

300

400

500

Auditoria n.19/01

Auditoria n.12/03

N. d

eslo

ca

es

Deslocaes auditadasDeslocaes no autorizadas

Concluso sobre

o acatamento da

Recomendao



Seco III

Cabimento oramental


Dever pugnar-se pela obedincia s regras da contabilidade pblica.



A recomendao sobre a necessidade de se formalizar a disponibilidade oramental

das despesas teve por objectivo alertar o servio auditado para proceder em

conformidade com a legislao em vigor.

1. As despesas auditadas no foram precedidas pela formalizao da verificao do cabimento

oramental, em desrespeito pelo n. 2 do

artigo 18. da Lei n. 79/98, de 24 de

Novembro4.

1. A verificao da disponibilidade oramental para a realizao de despesas continua a no

ser formalizada.

2. O servio informou que o no cumprimento daquele procedimento se prende com o

conhecimento dirio das disponibilidades

existentes.

1. A recomendao no se mostra acatada, quanto formalizao do cabimento de verba,

ainda que no se tenham verificado

pagamentos sem cobertura oramental.

Em processo de contraditrio, a ALRA

manifestou a inteno de alterar os

formulrios dos impressos nos quais ser

expressa a verificao prvia do cabimento,

de modo a formalizar aquele procedimento.

4 Nenhuma despesa pode ser efectuada sem que, alm de ser legal, se encontre suficientemente discriminada no

Oramento da Regio Autnoma dos Aores, tenha cabimento no correspondente crdito oramental

Factos apurados

na auditoria

n. 19/01

Concluso sobre

o acatamento da

Recomendao

Factos

Observados



Seco IV

Requisies


Relativamente s requisies com data posterior ao incio da prestao do servio, a

ALRA mencionou, em sede de contraditrio

que Est a ser feito um esforo no sentido

de cumprir os procedimentos e preceitos

legais e contabilsticos no que diz respeito

ao circuito documental, nomeadamente em

matria de ... requisies .

Face ao exposto, o TC recomendou que as medidas anunciadas devero ser

praticadas.



Ao serem detectadas requisies com datas posteriores realizao dos servios, a

recomendao formulada visou alterar essa situao, dando-se cumprimento ao

definido no DL n. 232/97, de 3 de Setembro (POCP).

1. As requisies so emitidas posteriormente e, por vezes, aps a expedio da factura. Alm

de incorrecto, este procedimento no

controlado eficazmente pela ALRA,

originando, pagamentos indevidos.

1. A maioria das requisies foi emitida em data anterior prestao dos servios. Os dois

mapas que se seguem incluem os casos em

que tal no se verificou, bem como os

servios prestados sem a emisso da

correspondente requisio.

2. De um total de 91 requisies de transporte verificadas, 3 tinham data posterior

prestao do servio, existindo um caso em

que no se processou a respectiva

requisio.

N. deOrdem Requisio Sem

Posterior Requisio

35 Dionisio Sousa V. Oficial a P. Delgada - 8 e 9 de Set 09-Set

50 Fernando Lopes V. Oficial ao Pico - 28 Ago e 2 Set 01-Set

111 Jos Sousa V. Oficial a Angra - 21 a 25 Jun x

113 Jos Sousa V. Oficial Horta - 3 a 5 Ago 05-Ago

3 1Total

Deputado Servio EfectuadoTransporte

Factos apurados

na auditoria

n. 19/01

Factos

Observados



3. De um total de 129 requisies de alojamento verificadas, 18 tinham data posterior

prestao do servio, existindo 4 situaes

em que no se emitiu a respectiva requisio.

N. de Ordem Requisio Sem

Posterior Requisio

8 Alvarino Pinheiro Plenrio - 15 a 20 Set 19-Set14 Antnio Barcelos Plenrio - 15 a 20 Set 19-Set21 Antnio Gomes Jornadas Parlamentares x23 Antnio Gomes Plenrio - 15 a 20 Set 19-Set32 Cllio Menezes Plenrio - 15 a 20 Set 19-Set70 Francisco Oliveira Plenrio - 16 a 20 Set 19-Set79 Francisco Sousa Plenrio - 16 a 20 Set 19-Set

107 Jos vila Plenrio - 15 a 20 Set 19-Set113 Jos Sousa Visita Oficial ao Faial - 3 a 5 Ago 05-Ago131 Jos Dias Plenrio - 15 a 20 Set 19-Set135 Jos Machado Plenrio - 15 a 20 Set 19-Set163 Luis Medeiros Plenrio - 15 a 20 Set 19-Set167 Manuel Arruda Plenrio - 15 a 20 Set 19-Set178 Manuel Rosa Plenrio - 15 a 20 Set 19-Set190 Manuel Silveira J. Parlamentares nas Flores - 30 Jun a 6 Jul x192 Manuel Silveira Plenrio - 15 a 20 Set 19-Set224 Osrio Silva V. Oficial a S. Miguel - 16 a 17 Jul x234 Paulo Messias Plenrio - 15 a 20 Set 19-Set248 Paulo Viveiros Jornadas Parlamentares x252 Ral Rego Plenrio - 15 a 20 Set 19-Set257 Renato Leal V. Oficial a S. Maria - 27 a 29 Jun 29-Jun274 Vasco Cordeiro Plenrio - 14 a 20 Set 19-Set

18 4Total

Nome Servio EfectuadoAlojamento

Em sede de contraditrio, a ALRA justificou

aquelas ocorrncias com o facto de os

servios estarem a concentrar esforos no

sentido de evitar que fossem facturadas, pela

unidade Hoteleira em causa (Hotel Faial),

estadias no utilizadas no ltimo dia do

Plenrio em virtude de este, por vezes,

terminar mais cedo que o previsto, razo pela

qual s foi formalizada aps a definio da

durao do Plenrio.

Factos

Observados



4. O servio auditado informou, ainda, que nos casos em que detecta uma requisio com

data posterior prestao do servio, esta

no includa no processo, sendo eliminada.

5. Aquele procedimento desrespeita o disposto no POCP, nomeadamente no ponto 2.6 do

anexo ao DL n. 232/97, de 3 de Setembro5.

Aquela informao no foi confirmada, em

sede de contraditrio, tendo a ALRA atribudo

aquela situao a um equvoco ou erro de

comunicao.

6. No decurso do trabalho de campo, foi entregue equipa de auditoria cpia da

requisio n. 816, com data de 19 de

Setembro, referente ao alojamento no Hotel

Fayal do deputado Duarte Freitas, entre 15 e

19 de Setembro, por altura do Plenrio

daquele ms. Junto com a informao

complementar6, enviada ao TC, encontrava-

se uma requisio com o mesmo nmero,

mas com outra data 12 de Setembro, e

diferente assinatura do oficial administrativo,

sem que se apresentasse qualquer

justificao. A no ser justificada a

desconformidade documentada, tal facto

poderia fazer incorrer o Secretrio Geral da

ALRA, na qualidade de responsvel mximo

por ambos os documentos, em processo de

5 No decurso da execuo oramental, a utilizao das dotaes de despesa corresponde a registar as fases de

cabimento e compromisso.Em termos documentais, na fase de compromisso haver, por exemplo, uma requisio oficial, uma nota de encomenda ou um contrato ou equivalente para aquisio de determinado bem ou servio.

6 Solicitada pelo ofcio n. 1018, de 23 de Outubro.

Factos

Observados



multa, nos termos da alnea f) n. 1 do artigo

66. da Lei n. 98/97, de 26 de Agosto, por

prestao de informao que possa induzir o

Tribunal em erro.

7. As requisies para idntico alojamento, de outros deputados do mesmo grupo

parlamentar, tm data de 19 de Setembro,

coincidente com a da primeira cpia entregue

equipa de auditoria.

O servio auditado alegou, em sede de

contraditrio, que A requisio n. 816, foi

emitida em 12 de Setembro e assinada por

uma funcionria diferente do assistente

administrativo encarregado da emisso das

requisies de alojamento em virtude de este

se encontrar de frias naquela data. Aps o

seu regresso de frias, tendo o funcionrio

sido solicitado para emitir as requisies em

falta para alojamento no Hotel Faial e no

localizando a referida requisio, repetiu a

sua emisso atribuindo-lhe a data das

restantes, 19 de Setembro. Posteriormente,

constatada a duplicao foi recolocada a

requisio emitida com data de 12 de

Setembro.

Instado a pronunciar-se sobre esta matria,

na qualidade de responsvel mximo por

ambos os documentos, o Secretrio Geral da

ALRA exprimiu os mesmos argumentos.



Os elementos disponveis, em sede de

contraditrio, confirmam os esclarecimentos

prestados. Alerta-se, contudo, para a

necessidade de maior ateno na emisso

das requisies.

1. A presente recomendao no obteve ainda

um acolhimento pleno, persistindo, servios

prestados sem a correspondente requisio e

outras com data posterior prestao do

servio.

Concluso sobre

o acatamento da

Recomendao



Seco V

Reservas de transporte e alojamento e

controlo das comisses parlamentares


Relativamente reserva de passagens areas, efectuadas directamente pelos grupos

parlamentares, no proporcionando o controlo

efectivo da sua utilizao, nem o conhecimento

de eventuais alteraes ou anulaes, a ALRA

referiu, em sede contraditrio, que Est a ser

feito um esforo no sentido de cumprir os

procedimentos e preceitos legais e

contabilsticos no que diz respeito ao circuito

documental, nomeadamente em matria de

reservas, alteraes e cancelamentos de

passagens e alojamentos.

Face ao exposto, o TC recomendou que Para alm da implementao das medidas

preconizadas, as actas das diferentes

comisses devero ser

acompanhadas de folha de

presenas.



A presente recomendao visou alertar o servio auditado para a necessidade de

reforar o controlo s reunies das comisses parlamentares, de modo a evitar-se a

ocorrncia de pagamentos indevidos originados pela insuficincia de informao e

controlo.

1. As reservas de alojamentos e transporte areo para os deputados deslocados em

misso oficial eram efectuadas pelos servios

de apoio aos grupos parlamentares, mediante

as indicaes dos prprios deputados. O

procedimento seguido no era controlado

eficazmente pela ALRA, que no tinha

conhecimento de eventuais alteraes ou

anulaes, situaes que originaram

pagamentos indevidos.

2. A ALRA abonava as ajudas de custo e suportava as restantes despesas associadas

a deslocaes, relacionadas com as reunies

das diferentes comisses parlamentares, sem

confirmar a presena dos deputados.

3. Houve, ainda, situaes em que as actas daquelas comisses no indicavam os

deputados presentes, nem incluam uma lista

de presenas.

1. Continuam a ser os grupos parlamentares, a pedido dos deputados, a reservarem as

estadias e os transportes areos. Notou-se,

contudo, maior entrosamento entre os grupos

parlamentares e os servios administrativos

Factos apurados

na auditoria

n. 19/01

Factos

Observados



da ALRA, uma vez que no foram detectados

pagamentos indevidos gerados por falta de

comunicao entre aqueles servios.

2. Com o objectivo de melhorar o controlo da atribuio de ajudas de custo nas

deslocaes relacionadas com as comisses

parlamentares, a ALRA passou a elaborar

folhas de presenas, com base nos relatrios

daquelas comisses, ao abrigo do artigo 125.

do seu Regimento. A Comisso de Poltica

Geral no aborda as presenas nos

respectivos relatrios, mas elabora uma folha

de assiduidade.

3. No se verificou nenhuma discrepncia entre as despesas associadas s deslocaes no

mbito das comisses parlamentares e as

presenas dos deputados nessas reunies.

1. A recomendao formulada obteve o acatamento do servio auditado, que passou

a circularizar o boletim itinerrio de ajudas de

custo com as despesas apresentadas pelos

fornecedores.

2. Com a elaborao de listas de presenas nas reunies das comisses parlamentares, a

ALRA passou a controlar, de forma mais

eficiente, as ajudas de custo atribudas no

mbito daquelas reunies.

Factos

Observados

Concluso sobre

o acatamento da

Recomendao



Seco VI

Controlo interno e

conformidade documental

Recomendaes Formuladas

1. Devero implementar-se medidas que permitam o acompanhamento e controlo das deslocaes efectuadas por deputados e funcionrios e despesas afins (ajudas de custo, alojamentos e transportes).

2. Devero implementar-se sistemas

de controlo interno adequados que possibilitem o cruzamento documental.



O controlo interno foi o ponto fraco do diagnstico efectuado s despesas associadas

a deslocaes auditoria n. 19/01. A recomendao formulada visou alertar o servio

auditado para a necessidade de efectuar o cruzamento documental, possibilitando

maior controlo e prevenindo pagamentos indevidos.

1. O sistema de controlo interno era deficiente e

pouco fivel. O pagamento das ajudas de

custo tinha como nica referncia o BI, no se

efectuando cruzamentos de informao com

os bilhetes de embarque e outros transportes,

alojamentos e presenas nos plenrios e

reunies. Alm disso, os diversos

intervenientes no processamento de ajudas

de custo no comparavam informaes entre

si.

2. Do cruzamento documental entre os BI de ajudas de custo e os fornecedores de

transporte e alojamento, concluiu-se terem

existido pagamentos indevidos provocados

pela incluso de dados incorrectos nos

referidos boletins. A ausncia de controlo no

possibilitou a deteco e regularizao de tais

situaes.

3. Verificou-se o pagamento de bilhetes de transporte areo que no foram utilizados

nem reembolsados.

4. Foram efectuados pagamentos de alojamentos no utilizados por no se ter

procedido ao seu cancelamento com a

antecedncia requerida pelas unidades

hoteleiras.

Factos apurados

na auditoria

n. 19/01



5. Verificaram-se vrias imprecises nos clculos dos abonos das ajudas de custo,

originando, por vezes, pagamentos em

excesso, e por outras, em valor inferior ao

devido.

6. Um nmero significativo de recibos de txi anexos aos BI de ajudas de custo no se

encontravam devidamente preenchidos, por

no identificarem, o passageiro, o percurso, a

data do servio, existindo ainda recibos que

no eram numerados, nem identificavam, de

forma completa, o taxista/empresa, conforme

definido no artigo 35. do Cdigo do IVA.

7. A ALRA pagou, ainda, indevidamente, recibos

de txis no enquadrados nos objectivos das

deslocaes.

1. A centralizao do processamento e controlo

da informao relativa s ajudas de custo

ainda no se verificou em pleno. Constatou-

se, todavia, uma melhoria significativa nos

controlos realizados aos BI e respectivos

documentos anexos, bem como uma melhor

compatibilizao daqueles com os

documentos relacionados com os

alojamentos, transportes e demais despesas

correspondentes.

Factos

Observados

Factos apurados

na auditoria

n. 19/01



2. Num universo de 271 casos observados7, existe apenas uma incompatibilidade

documental, com o n. de ordem 44, referente

a um alojamento pago pela ALRA de 15 a 19

de Setembro (factura do Hotel Fayal n.

6619/004 de 20 Setembro), quando o

deputado faltou ao Plenrio no dia 16.

Em sede de contraditrio, a ALRA justificou o

motivo da incompatibilidade detectada.

3. Est em curso a implementao de um

programa informtico que, automaticamente,

cruza o abono de ajudas de custo com toda a

documentao relacionada de cada

deslocao, o que permitir a deteco de

eventuais incompatibilidades.

4. Um nmero expressivo de deputados anexou o bilhete de transporte areo ao respectivo BI

de ajudas de custo, possibilitando a

comparao das datas da deslocao

prevista com os elementos constantes nos BI.

De um universo de 181 casos observados8,

anexo II, o bilhete de transporte areo foi

anexado ao BI em 62 ocasies, havendo 119

casos em que tal no aconteceu.

5. Todas as passagens pagas, de transporte areo, foram utilizadas. As canceladas ou

alteradas foram reembolsadas. Tal situao

7 A amostra no abrangeu a totalidade das 278 deslocaes auditadas, porque, em 7 dessas deslocaes, no existiu

transporte e alojamento em simultneo. 8 A amostra no abrangeu a totalidade das 278 deslocaes auditadas, porque 7 delas aconteceram na prpria ilha, no

envolvendo transporte areo e em 90 situaes os boletins itinerrios ainda no tinham sido entregues nos servios da ALRA.

Factos

Observados



decorre de um maior controlo exercido sobre

a utilizao dos bilhetes de passagem,

nomeadamente a comprovao da realizao

da viagem atravs do cruzamento documental

associado. Alm disso, a ALRA solicitou aos

deputados e funcionrios a devoluo das

passagens no utilizadas, identificando de

forma mais rpida os devidos reembolsos.

6. De um universo de 248 deslocaes observadas9 foi paga uma diria no utilizada,

conforme se relatou no ponto 2. Neste mbito,

a ALRA tenciona implementar a factura

provisria, emitida pela unidade hoteleira no

fim do alojamento e entregue ao utilizador.

Nesse documento sero indicados os dias e

horas de entrada e sada, passando a existir

um controlo simultneo das dirias efectivas e

da factura da unidade hoteleira.

7. De um universo de 187 BI de ajudas de custo auditados, existem 2 com incorreces nos

respectivos clculos.

Lus Paulo de Serpa Alves - Deputado com residncia em So Miguelunid.: Euro

Dia Sada Regr.

15-Jun 13.30 Prprio 61,32 x 75% 45,99 61,32 x 25% 15,33Plenrio 16-Jun Prprio 61,32 x 100% 61,32 61,32 x 50% 30,66

de Horta 17-Jun Prprio 61,32 x 100% 61,32 61,32 x 50% 30,66Junho 18-Jun Prprio 61,32 x 100% 61,32 61,32 x 50% 30,66

19-Jun 11.00 61,32 x 0% 0,00 61,32 x 0% 0,00

Total 229,95 Total 107,31 -122,64

Servio Perodo Alojamento Ajudas de CustoDestino Ajudas de Custo DiferenaCalculada Paga

9 A amostra no abrangeu a totalidade das 278 deslocaes auditadas, porque 30 no implicaram alojamento em

unidades hoteleiras suportado pela ALRA.

Factos

Observados



A ALRA no abonou a totalidade das ajudas

de custo a que o deputado tem direito

( 229,95), em virtude de ter considerado

50% de ajudas de custo e no ter suportado o

alojamento. Nos termos do n. 4 do artigo 8.

do DL n. 106/98, de 24 de Abril, quando o

servio no paga alojamento, h direito a

100% da ajuda de custo diria.

Manuel Herberto Santos da Rosa - Deputado com residncia nas Flores

unid.:EuroAj. de Custo

Dia Sada Regr. Paga

07-Jun 11.00 Hotel 61,32 x 50% 30,66P. Delgada 08-Jun Hotel 61,32 x 50% 30,66

e 09-Jun Hotel 61,32 x 50% 30,66A. Herosmo 10-Jun Hotel 61,32 x 50% 30,66

11-Jun 15.00 61,32 x 25% 15,33Sub-Total 137,97

16-Jun 10.00 Hotel 61,32 x 50% 30,6617-Jun Hotel 61,32 x 50% 30,6618-Jun Hotel 61,32 x 50% 30,6619-Jun 12.00 61,32 x 0% 0,00

Sub-Total 91,98Reunio 24-Jun 10.00 Hotel 61,32 x 50% 30,66

da Horta 25-Jun Hotel 61,32 x 50% 30,66CAPAT 26-Jun 14.00 Hotel 61,32 x 25% 15,33

Sub-Total 76,65

Total 306,60 291,27 -15,33

Horta

Celebrao dos dias de

Portugal e da RAA

Plenrio de Junho

Aj. de Custo DiferenaCalculadaServio DestinoPerodo Alojamento

No conjunto das deslocaes constantes no

BI de Junho, o abono global de ajudas de

custo foi inferior ao devido num montante de

25% da ajuda de custo diria.

Comparativamente auditoria n. 19/01, os

erros de clculo diminuiram de forma

significativa, ao passarem de 20% para 0,72%

das deslocaes auditadas (de 88 para 2

casos). Este facto pode ser observado no

grfico seguinte.

Factos

Observados



440

278

88

20

100

200

300

400

500

Auditoria n. 19/01 Auditoria n. 12/03

N.

desl

oca

es

Deslocaes auditadasErros de clculo nos BI

8. No possvel confirmar as ajudas de custo abonadas ao deputado Renato Leal, pela sua

deslocao ilha das Flores, entre 30 de

Junho e 5 de Julho, para participar nas

jornadas parlamentares do Partido Socialista,

devido a no se mencionar, no boletim

itinerrio, a hora do incio da diligncia.

9. Dos 57 recibos de txi verificados, a totalidade continha os itens definidos nO

artigo 35. do Cdigo do IVA. Na

generalidade, incluam os dados necessrios

ao controlo das viagens, nomeadamente,

identificao do passageiro, data e trajecto.

Exceptuam-se, apenas os casos, nmeros de

ordem 82, 139 e 140, onde 5 recibos no

identificam o trajecto. H ainda uma situao,

em que o valor pago ultrapassa o constante

no recibo anexo ao BI de ajudas de custo.

10. De acordo com o BI de ajudas de custo de Junho e nos termos do n. 2 do artigo 18. do

Factos

Observados



DL n. 106/98, de 24 de Abril, verificou-se o

pagamento referente utilizao de viatura

prpria, num trajecto na ilha de So Jorge, no

mesmo dia em que o deputado se encontrava

deslocado na ilha das Flores, por ocasio das

jornadas parlamentares do Partido Socialista

nmero de ordem 21. Existiu ainda uma

outra situao em que no foi paga a

utilizao de viatura prpria assinalada num

BI de ajudas de custo nmero de ordem

142.

Relativamente quela primeira situao, a

ALRA, em sede de contraditrio, refere-se

utilizao de viatura prpria no dia 4 de Julho,

quando se questionava, de acordo com

informao constante no BI de Junho, uma

deslocao no dia 30 de Junho.

1. Existe compatibilidade entre as diferentes despesas associadas a deslocaes,

nomeadamente, ajudas de custo, alojamento

e transportes.

2. O bilhete de passagem de transporte areo foi anexado ao BI de ajudas de custo num

tero das situaes auditadas.

3. O valor dos bilhetes de passagem no utilizados foi reembolsado.

Concluso sobre

o acatamento da

Recomendao

Factos

Observados



4. As dirias canceladas no foram pagas, havendo apenas uma situao em que tal no

se verificou.

5. Os recibos de txi passaram a ter, na sua totalidade, os elementos essenciais definidos

no artigo 35. do Cdigo do IVA. No tocante

ao preenchimento do recibo, verificaram-se

trs situaes anmalas.

6. A recomendao em apreo obteve acatamento, dado que as situaes de

incumprimento detectadas so pouco

significativas, no cmputo geral.

Concluso sobre

o acatamento da

Recomendao



III CONTRADITRIO

O anteprojecto de relatrio foi dado a conhecer ao servio auditado e seus

responsveis, para os efeitos previstos no artigo 13. da Lei n. 98/97, de

26 de Agosto. Em ofcios de 4 de Maro de 2004, anexos ao presente

relatrio, os responsveis pela ALRA apresentaram os argumentos que

julgaram convenientes, sobre os factos relatados, tendo os mesmos sido

tomados na devida conta.

Sobre os factos mencionados na Seco I do Relatrio, a ALRA referiu que

A abertura de um concurso pblico para fornecimento destes servios que

chegou a ser ponderada pela ALRA, no se mostrou adequada sendo de

concretizao praticamente impossvel dada a disperso geogrfica do

arquiplago e a falta de estruturas na maior parte das ilhas relativamente

aos fornecedores de transportes e mesmo de alojamentos.

Efectivamente, o custo dos transportes ser sempre idntico seja qual for o

seu fornecedor e, relativamente aos alojamentos, s nas ilhas do Faial, S.

Miguel e Terceira a oferta apresenta alguma elasticidade que possibilita

consultas e negociaes com vista concesso de melhores condies e

melhores preos.

Nestas condies os servios da ALRA optaram por estabelecer consultas

e negociaes com os respectivos fornecedores.

Na rea de alojamentos de referir que, na cidade da Horta, que

corresponde maior parte das despesas desta rubrica, aps continuados

contactos com as duas unidades hoteleiras estas esto a praticar

actualmente o mesmo preo por estadia, equivalente ao preo mais baixo

praticado no ano anterior.

verdade que, na ilha de Terceira e em S. Miguel no se tem conseguido

os mesmos objectivos. No entanto, dada a existncia de maior nmero de

unidades hoteleiras as regras geradas pela concorrncia levam formao

de preos, em geral, mais baixos e mais aproximados.

No entanto, continuamos a desenvolver esforos no mesmo sentido.

Finalmente, salientamos que se trata de alojamentos utilizados pelos srs.

Deputados regionais no parecendo adequada a restrio da escolha

somente s unidades hoteleiras mais baratas.



Refira-se, sobre esta matria, que a Assembleia da Repblica, atravs de

Resoluo, estipulou que os deputados que se desloquem ao estrangeiro

tm direito ao pagamento dos respectivos alojamentos em

estabelecimentos hoteleiros no mnimo 4 estrelas ou equivalente.

A respeito do comentrio sobre o concurso lanado em 1998, importa

esclarecer que a referncia ao mesmo, no presente relatrio, visou,

simplesmente, o estabelecimento de um historial, pelo que se remete para

o relatrio da auditoria n. 19/01 quaisquer apreciaes sobre a matria,

onde se deu o devido destaque ao assunto.

A prtica do mesmo preo por estadia, pelas duas unidades hoteleiras

existentes na cidade da Horta, um facto recente. Na altura em que

decorreram os trabalhos de campo, e como ficou expresso, havia ainda

uma divergncia significativa nos preos praticados pelos dois hotis. Essa

divergncia era, ainda assim, menor que a existente anteriormente, fruto

de negociaes desencadeadas pela ALRA.

Sobre a restrio da escolha somente s unidades hoteleiras mais

baratas, em nenhuma parte do relatrio se faz referncia a tal

possibilidade. Recomendou-se, isso sim, a procura das alternativas mais

vantajosas, o que pressupe a garantia de condies dignas e compatveis

nobre misso conferida aos eleitos e representantes populares.

Relativamente aos factos relatados no n. 1 da Seco II autorizao no

mbito das visitas oficiais a ALRA argumentou nos termos seguintes:

Sempre diremos que, salvo melhor opinio, as deslocaes referidas no

carecem de autorizao conforme o n. 8 do art. 16. do DLR 19/90/A, de

20/12, que estabelece que o direito deslocao oficial ser exercido aps

comunicao Mesa, pelo que esta se limita a tomar conhecimento.

A este respeito, compete clarificar que nos termos do artigo 8. da Lei n.

8/90, de 20 de Fevereiro, adaptado RAA atravs do Decreto Legislativo



Regional n. 7/97/A, de 24 de Maio, a realizao de despesas antecedida

da respectiva autorizao.

No caso concreto das visitas oficiais, previstas no n. 8 do artigo 16. do

DLR n. 19/90/A, de 20 de Dezembro, a sua realizao pode acarretar

despesas com transportes, alojamentos e ajudas de custo, que luz

daquela norma, devero ser previamente autorizadas pelo Conselho

Administrativo da ALRA, rgo competente para o efeito, nos termos do

artigo 13. do Decreto Legislativo Regional n. 5/2000/A, de 2 de Maro10.

Por outro lado, encontrando-se limitadas a determinado nmero, as visitas

oficiais encontram-se sujeitas prvia verificao e confirmao do seu

direito pelos servios da ALRA, procedimento que alis foi seguido, atravs

da aposio de informao confirmativa do direito sua realizao.

Nos casos em apreo a tomada de conhecimento foi posterior ao incio da

diligncia.

Sobre os factos observados no n. 2 da Seco II, deslocao efectuada

por perodo diferente do autorizado, a ALRA referiu o seguinte:

a disperso geogrfica e as condies climatricas obrigam por vezes

a alteraes imprevistas e sbitas das viagens programadas. Os servios

da ALRA continuaro a encetar esforos no sentido de, em situaes

idnticas, serem rectificadas atempadamente as alteraes das datas

inicialmente previstas .

Relativamente s situaes em concreto, relatadas, a ALRA aludiu:

O sr. Deputado Joo Cunha comunicou, nos termos do Estatuto dos

Deputados da ALRA a realizao de uma visita oficial Ilha Terceira nos

dias 21 a 26 de Junho de 2003, o que efectivamente sucedeu. Todavia,

para iniciar a viagem oficial na manh do dia 21 e por dificuldades de

10 Orgnica dos servios da Assembleia Legislativa Regional dos Aores



transporte a partir da ilha Graciosa, teve necessidade de iniciar a

deslocao a partir da Graciosa na tarde (16 horas) do dia 20.

A sra. Deputada Maria da Natividade Luz, comunicou, nos termos do n. 8

do art. 16. do Estatuto dos Deputados da ALRA a realizao de uma

visita oficial Ilha Terceira do dia 21 a 24 de Junho de 2003. A visita

concretizou-se efectivamente no perodo comunicado que no foi

excedido.

No entanto, no dia 25 deslocou-se a partir da Terceira, sede da ALRA

para uma reunio da CAPAT onde esteve presente conforme folha de

presenas, tendo regressado Ilha de S. Miguel, onde reside, no dia 26.

No se verifica assim a irregularidade apontada, sendo de registar

somente, no BI, a falta de meno da deslocao ao Faial.

A este respeito, importa realar que a documentao sobre alteraes das

viagens programadas, devido a situaes imprevistas e sbitas, deve

constar dos processos, conferindo-lhes compreenso e transparncia. Nos

casos em concreto, apesar de a ALRA os ter justificado, no apresentou

comprovativos.

Sobre as situaes relatadas no n. 4 da Seco II do relatrio, a ALRA

argumentou:

O art. 16., n. 4 do regimento da ALRA, estabelece que cada grupo

Parlamentar pode reunir at duas vezes por sesso legislativa em cada

uma das ilhas da Regio, desde que no seja excedido o total de doze

reunies.

Essas reunies (Jornadas Parlamentares) so formalizadas atravs da

comunicao a Sua Excelncia o Presidente da ALRA, cabendo aos

servios emitir as necessrias requisies de alojamento e transporte.

Habitualmente as deslocaes so feitas por avio ou barco consoante a

disponibilidade dos meios de transporte e a proximidade dos locais. Nas

Jornadas em questo as deslocaes foram efectuadas de avio at ilha

das Flores. Entre as ilhas das Flores e do Corvo, por no ser vivel a



viagem de avio, o transporte foi efectuado atravs de barcos fretados

para o efeito.

A aquisio dos transportes (de avio e de barco) foram precedidos da

respectiva requisio, no sendo formalizada uma autorizao autnoma

em cada caso por se considerar que a mesma est includa na

comunicao do Grupo Parlamentar visada por Sua Excelncia o

Presidente da ALRA e remetida aos servios.

A ALRA anexou ao processo de contraditrio um ofcio do Presidente do

Grupo Parlamentar do Partido Socialista, dirigido ao Senhor Presidente da

ALRA, onde se comunica a realizao das referidas Jornadas, nas ilhas

das Flores e Corvo.

Por altura dos trabalhos de campo, e quando confrontados pela equipa de

auditoria, sobre as autorizaes das despesas de fretamento de lanchas

para transporte entre as ilhas das Flores e do Corvo, os funcionrios da

ALRA disponibilizaram apenas as facturas daquelas prestaes de

servios e respectivas requisies.

Sobre os factos mencionados na Seco III, no que respeita

formalizao da informao de cabimento de verba, a ALRA aludiu:

Na realizao de despesas resultantes de aquisio de bens e servios,

designadamente as que resultam da prestao de servios permanentes

(contrato de limpeza, manuteno de jardins, segurana e vigilncia,

manuteno dos sistemas elctricos e de ar condicionado, etc.) e a

aquisio de bens duradouros (material informtico e de ar condicionado,

etc.) as respectivas autorizaes so sempre precedidas da formalizao

de cabimento oramental. Em situaes de pequenas despesas correntes,

embora no haja suporte documental a sua autorizao sempre

precedida da constatao do cabimento de verba. Dada a multiplicidade de

pequenas despesas correntes reconhece-se que nem sempre as mesmas

tm sido formalizadas por documentos autnomos.



No futuro estas situaes sero sempre objecto de formalizao de

cabimento, nomeadamente atravs da alterao dos formulrios dos

impressos nos quais expressa a verificao prvia do respectivo

cabimento.

Relativamente aos factos relatados nos pontos 1, 2 e 3, da Seco IV,

sobre a temtica das requisies, a ALRA reconhece as anomalias,

referindo, no entanto, que j rectificaram o procedimento da emisso de

requisies. Mencionou ainda que a quase totalidade das situaes

referidas, em que a data da requisio era posterior ao incio da prestao

de servio est relacionada com o plenrio de Setembro de 2003, tratando-

se de requisies efectuadas ao Hotel Faial. Esta situao verificou-se

porque na altura os servios estavam a concentrar esforos no sentido de

evitar que fossem facturadas, pela unidade Hoteleira em causa, estadias

no utilizadas no ltimo dia do Plenrio em virtude de este, por vezes,

terminar mais cedo que o previsto, razo pela qual a requisio s foi

formalizada aps a definio da durao do Plenrio. Este objectivo foi

conseguido no se tendo verificado qualquer facturao ou pagamento

indevido.

Sobre o ponto 4 da Seco IV do anteprojecto de relatrio, a ALRA referiu

que A afirmao constante deste ponto 4 gera forte estranheza dos

servios e dos funcionrios da ALRA intervenientes.

Na verdade a mesma no corresponde de modo nenhum realidade s

podendo resultar de um equvoco ou erro de comunicao.

Com efeito, os servios nunca eliminaram qualquer requisio, sendo certo

que se o fizessem no teriam apresentado as 18 requisies constantes do

mapa referente ao Ponto 3.

A respeito da duplicao da requisio n. 816, o servio auditado alegou o

seguinte:

A requisio n. 816, foi emitida em 12 de Setembro e assinada por uma

funcionria diferente do assistente administrativo encarregado da emisso



das requisies de alojamento em virtude de este se encontrar de frias

naquela data. Aps o seu regresso de frias, tendo o funcionrio sido

solicitado para emitir as requisies em falta para alojamento no Hotel

Faial e no localizando a referida requisio, repetiu a sua emisso

atribuindo-lhe a data das restantes, 19 de Setembro. Posteriormente,

constatada a duplicao foi recolocada a requisio emitida com data de

12 de Setembro.

Instado a pronunciar-se sobre esta matria, na qualidade de responsvel

mximo por ambos os documentos, o Secretrio Geral da ALRA exprimiu

os mesmos argumentos.

Os elementos disponveis, em sede de contraditrio, confirmam os

esclarecimentos prestados. De facto, as requisies com n. sequencial

anterior (814 e 815) tm data de 12 de Setembro e foram assinadas pelo

assistente administrativo que assinou a 816 datada de 12 de Setembro. As

requisies com n. sequencial posterior 816, tm data de 19 de

Setembro e foram assinadas pelo mesmo assistente administrativo que

assinou a 816 datada de 19 de Setembro. Alerta-se, contudo, para a

necessidade de maior ateno na emisso das requisies.

Relativamente ao facto relatado no n. 2 da Seco VI, a ARLA aludiu:

O Deputado Duarte Freitas esteve presente no Plenrio de Setembro que

decorreu entre os dias 15 e 19. No dia 16 faltou ao Plenrio em virtude de

se ter deslocado ilha do Pico para assistir a um funeral, tendo regressado

no mesmo dia Ilha do Faial e permanecido no Hotel para continuar os

trabalhos no dia seguinte.

Uma vez mais se afirma que os processos devem ser instrudos com a

informao necessria sua compreenso.

Sobre o facto mencionado no n. 10 da Seco VI do relatrio, a ALRA, em

sede de contraditrio, mencionou:



O sr. Deputado Antnio Gomes deslocou-se ilha das Flores e Corvo, no

mbito das Jornadas Parlamentares, nos dias 1 a 4 de Julho de 2003. No

seu regresso, efectuado no dia 4, o Sr. Deputado desembarcou no

aeroporto da Horta tendo-se deslocado de barco at S. Jorge, Velas. De

Velas para a Calheta deslocou-se na sua viatura prpria.

Na realidade, dadas as dificuldades conhecidas nos transportes, sucede

com alguma frequncia os deputados de S. Jorge, a partir da Ilha do Faial,

prescindirem do voo via Terceira e fazerem a viagem por barco at S.

Jorge.

Na realidade, o Deputado Antnio Gomes mencionou, no BI de ajudas de

custo de Junho, a utilizao de viatura prpria no trajecto entre Velas e

Calheta, na sua ilha de residncia So Jorge, no dia 30 de Junho,

quando se encontrava ausente desde 29 de Junho at 4 de Julho. Neste

pressuposto, a informao da ALRA no elucidativa, pelo que se mantm

a incompatibilidade relatada



CAPTULO IV CONCLUSES/NOVAS RECOMENDAES

Em face do exposto ao longo do relatrio, pese embora se terem detectado

algumas irregularidades, com destaque para a realizao de despesas

sem a formalizao da verificao do cabimento oramental, retiram-se as

seguintes concluses/novas recomendaes:

Recomendaes formuladas na Auditoria n. 19/01, aprovada em 3 de Outubro de 2002 (situao de 1 de Janeiro a 31 de Maio)

Grau de Acatamento (situao em Outubro de

2003)

Novas Recomendaes

Havendo mais do que um

fornecedor do mesmo

servio, deve optar-se pelo

que possibilite melhores

condies, o que pressupe

consultas ao mercado.

No acolhida totalmente,

embora se tenham adoptado

medidas alternativas que se

aproximam dos objectivos

pretendidos.

Os contactos estabelecidos

na ilha do Faial devero

estender-se s ilhas de

Terceira e So Miguel, de

acordo com inteno

manifestada.

As autorizaes das

despesas devero ser

devidamente

fundamentadas.

Acolhida na quase totalidade,

uma vez que o nmero de

casos irregulares diminuiu

significativamente.

As autorizaes das

despesas devero ser

devidamente

fundamentadas.

Dever pugnar-se pela

obedincia s regras da

contabilidade pblica, no

tocante formalizao do

cabimento oramental.

No acolhida, ainda que no

se tenham verificado

pagamentos sem cobertura

oramental.

O cabimento oramental das

despesas dever ser

formalizado.

Dever pugnar-se pela

obedincia aos preceitos

legais, no tocante s

requisies.

Acolhida parcialmente, uma

vez que o nmero de casos

irregulares diminuiu

significativamente.

Dever haver um maior

cuidado na emisso de

requisies, evitando-se a

sua duplicao.

As actas das reunies das

comisses parlamentares

devero ser acompanhadas

de folha de presenas.

Acolhida



Recomendaes formuladas na Auditoria n. 19/01, aprovada em 3 de Outubro de 2002 (situao de 1 de Janeiro a 31 de Maio)

Grau de Acatamento (situao em Outubro de

2003)

Novas Recomendaes

Devero implementar-se

medidas que permitam o

acompanhamento e

controlo das deslocaes

efectuadas por deputados

e funcionrios e despesas

afins (ajudas de custo,

alojamentos e

transportes).

Acolhida

Devero implementar-se

sistemas de controlo

interno adequados que

possibilitem o cruzamento

documental.

Acolhida

As recomendaes formuladas pelo Tribunal de Contas obtiveram,

globalmente, acatamento. Notaram-se progressos significativos ao nvel do

controlo interno, apesar de haver ainda aspectos a necessitarem de

aperfeioamento.



DECISO

Em face do exposto, nos termos do artigo 55. e do n. 2 do artigo 78.,

conjugado com o n. 1 do artigo 105., da Lei n. 98/97, de 26 de Agosto,

aprova-se o presente relatrio, bem como as suas concluses e

recomendaes.

So devidos emolumentos no montante de 8 180,14 (oito mil cento e

oitenta euros e catorze cntimos), de acordo com o artigo 9. do DL n.

66/96, de 31 de Maio, na redaco dada pela Lei n. 139/99, de 28 de

Agosto e com base na Portaria n. 205/2004, de 3 de Maro.

Remeta-se cpia deste relatrio ao Servio auditado, junto com a guia para

pagamento de emolumentos.

Aps as notificaes e comunicaes necessrias, divulgue-se na Internet.

Seco Regional dos Aores do Tribunal de Contas, em



CONTA DE EMOLUMENTOS (Decreto-Lei n. 66/96, de 31 de Maio) (1)

Unidade de Apoio Tcnico-Operativo II Auditoria n. 12 FS/2003

Entidade fiscalizada: Assembleia Legislativa Regional dos Aores

Sujeito(s) passivo(s): Assembleia Legislativa Regional dos Aores

Com receitas prprias X Entidade fiscalizada

Sem receitas prprias

Base de clculo Descrio Unidade de tempo (2) Custo standart (3) Valor

Preparao 4 88,29 353,16

Trabalhos de campo 16 119,99 1 919,84

Elaborao do relato 60 88,29 5 297,40

Anlise do contraditrio 6 88,29 529,74

Emolumentos calculados 8 180,14

Emolumentos mnimos (4) 1 551,65

Emolumentos mximos (5) 15 516,50

Emolumentos a pagar (cf. n. 1 e 2 do art. 10. do DL n. 66/96, de 31 de Maio) 8 180,14

Empresas de auditoria e consultores tcnicos (6)

Prestao de servios

Outros encargos

Total de emolumentos e encargos a suportar pelo sujeito passivo 8 180,14 Notas (1) O Decreto-Lei n. 66/96, de 31 de Maio, que aprovou

o Regime Jurdico dos Emolumentos do Tribunal de Contas, foi rectificado pela Declarao de Rectificao n. 11-A/96, de 29 de Junho, e alterado pela Lei n. 139/99, de 28 de Agosto, e pelo artigo 95. da Lei n. 3-B/2000, de 4 de Abril.

(4) Emolumentos mnimos ( 1 551,65) correspondem a 5 vezes o VR (n. 1 do artigo 10. do Regime Jurdico dos Emolumentos do Tribunal de Contas), sendo que o VR (valor de referncia) corresponde ao ndice 100 da escala indiciria das carreiras de regime geral da funo pblica, fixado actualmente em 310,33, pelo n. 1. da Portaria n. 205/2004, de 3 de Maro.

(2) Cada unidade de tempo (UT) corresponde a 3 horas e 30 minutos de trabalho.

(5) Emolumentos mximos ( 15 516,50) correspondem a 50 vezes o VR (n. 1 do artigo 10. do Regime Jurdico dos Emolumentos do Tribunal de Contas), sendo que o VR (valor de referncia) corresponde ao ndice 100 da escala indiciria das carreiras de regime geral da funo pblica, fixado actualmente em 310,33, pelo n. 1. da Portaria n. 205/2004, de 3 de Maro.

(3) Custo standart, por UT, aprovado por deliberao do Plenrio da 1. Seco, de 3 de Novembro de 1999: Aces fora da rea da residncia oficial ..... 119,99 Aces na rea da residncia oficial............... 88,29

(6) O regime dos encargos decorrentes do recurso a empresas de auditoria e a consultores tcnicos consta do artigo 56. da Lei n. 98/97, de 26 de Agosto, e do n. 3 do artigo 10. do Regime Jurdico dos Emolumentos do Tribunal de Contas.



ANEXOS



ANEXO I

Deslocaes auditadas



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Documents

Auditoria ao Secção Regional dos Açores do Tribunal de ... · de consultas, abertura de concursos e celebração de contratos escritos). Desenvolvem-se esforços no sentido de