Auditoria Externa

Dez/2010

Auditoria

► Exame ex post dos livros contábeis, demonstrações financeiras, registros de transações e sistemas financeiros

► Examina a adequação dos sistemas e procedimentos contábeis, capacidade de manter contas apropriadas e documentação das despesas do projeto/doação

Definição

► Proporciona credibilidade e garantia de responsabilidade ► Verifica observância das cláusulas financeiras do contrato de empréstimo► Identifica deficiências nos controles internos/sistemas financeiros e faz

recomendações

Objetivos subjacentes

► Anual► FIDA deve receber normalmente seis meses após o fim do ano

Frequência

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Tipos de auditoria

Auditoria das Demonstrações Financeiras

O auditor dá seu parecer sobre as demonstrações financeiras do projeto

Auditoria de observânciaO auditor verifica observância das regras, regulamentos, procedimentos e processos internos estabelecidos pela gerência

Auditoria operacionalExame meticuloso das técnicas e desempenho da gerência do projeto. Estudo de todas as áreas funcionais, identificando problemas na implementação e recomendando ações corretivas para melhorar a eficiência e eficácia das operações

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Obrigatória em projetos do FIDA

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Funções da auditoria

Mutuário/beneficiário

• Prepara os TR, administra o processo de seleção do auditor (se for o caso) e nomeia o auditor

• Submete demonstrações financeiras anuais

• Implementa ação corretiva

Auditor externo

• Realiza trabalho de auditoria incluindo 3 relatórios/parecer

• Indica despesas não admissíveis e irregularidades

• Fornece carta à administração

FIDA

• Fornece a não objeção aos TR e nomeia auditor após avaliação da capacidade

• Monitora o envio oportuno e o exame dos relatórios da auditoria

• Faz acompanhamento das ações corretivas

• Aplica sanções e outras medidas, se for o caso, incluindo a suspensão de desembolsos e/ou cancelamento do saldo do financiamento

Requisitos de Auditoria segundo Acordo de Financiamento/CM

⇉ Seção 5.02 (a) do Acordo de Financiamento: o prazo para a nomeação de auditores no 1º ano (geralmente dentro de 90 dias da entrada em vigor) e anos subsequentes (dentro de 90 dias do início do ano)

⇉ Seção 5.02 (b) do Acordo de Financiamento: o relatório da auditoria deve ser enviado ao Fundo dentro de 6 meses após o fim do ano fiscal. Também estabelece o parecer específico a ser dado pelos auditores – demonstrativo de despesas e operação da Conta Especial; e estipula que os auditores devem enviar uma Carta à Administração que identifique as deficiências nos controles internos e medidas corretivas

⇉ Seção 6.04 do Acordo de Financiamento: se o Mutuário não enviar o relatório da auditoria no prazo prescrito na Seção 5.02 (b) e houver pouca probabilidade de fazê-lo dentro de um prazo razoável na opinião do Fundo, o Fundo poderá contratar auditores independentes para realizar a auditoria

⇉ Seção 6.01: se o relatório da auditoria não for enviado dentro de 12 meses o Fundo tem o direito de suspender desembolsos (NB: de acordo com as novas condições gerais, isso também se aplica se o relatório da auditoria for considerado insatisfatório)

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⇉ Seção 9.03 (a) das Condições Gerais requer que as demonstrações financeiras incluindo o extrato da Conta Especial e Demonstrativo de Despesas sejam examinadas segundo princípios de auditoria geralmente aceitos

⇉ Seção 9.03 (b) das Condições Gerais requer que o auditor examine:

¨ Adequação dos sistemas contábeis e de controle interno para monitorar as despesas e outras transações financeiras

¨ Adequação dos sistemas contábeis e de controle interno para salvaguardar os bens do projeto

¨ Adequação da documentação mantida para transações relevantes

⇉ Seção 10.04 das Condições Gerais estipula que o Mutuário e a equipe do projeto cooperem plenamente com os auditores em caso de auditoria iniciada pelo Fundo

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Requisitos de Auditoria segundo Acordo de Financiamento/CM

Alcance e Objetivos da Auditoria

► Os auditores aceitáveis ao Fundo devem ser nomeados de forma justa,

oportuna e transparente para realizar a auditoria dos sistemas de

administração financeira do projeto no 1º ano do projeto e cada ano

posterior (a obrigação pelo 1º ano de auditoria pode ser dispensada pelo Fundo, se

razoável (por exemplo, nenhum desembolso, etc.)

► A auditoria deve incluir o parecer sobre as demonstrações financeiras,

um relatório sobre observância das cláusulas do empréstimo e uma

carta à administração. O Fundo pode insistir na auditoria operacional se

considerar adequado

► Deve ser realizada de acordo com padrões de auditoria aceitáveis

(geralmente considerados como Normas Internacionais de Auditoria

(ISA) ou padrões nacionais, se aceitável); caso contrário, deve-se indicar

a extensão dos desvios.

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Auditoria Externa – Quem executa?

► Profissional externo independente

► Em certos países, deve ser o Escritório Nacional de Auditoria (NAO)/Instituição Suprema de Auditoria; se não, empresa do setor privado acordada com o FIDA

Quem executa?

► Pacote profissional de auditoria contém parecer sobre :

o Demonstrações financeiras do projetoo Uso da Conta Especial em conformidade com o acordo de financiamentoo Admissibilidade das despesas incluídas nas SS/DD

► Carta à Administração sobre controles e sistemas internos

► Notificação de despesas não admissíveis

Produtos da Auditoria Externa

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Auditor Externo – Base do trabalho

Base do trabalho

► Normas de auditoria:

o Oferecem orientação sobre os objetivos e princípios gerais que regem uma auditoria de demonstrações financeiras

o Incluem um conjunto de orientações sistemáticas utilizadas por auditores na realização de auditorias, assegurando a exatidão, consistência e verificabilidade das ações e relatórios do auditor

o Existem várias normas de auditoria geralmente aceitas

► Os projetos do FIDA geralmente devem utilizar Normas Internacionais de Auditoria (ISA)/Organização Internacional de Instituições Supremas de Auditoria (INTOSAI)

► Normas nacionais podem ser usadas se for acordado com o FIDA

► As normas de auditoria aplicadas devem ser especificadas no parecer do auditor

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Auditoria das Demonstrações Financeiras verifica

Se as demonstrações financeiras foram preparadas de acordo com

princípios de contabilidade internacionalmente reconhecidos (IFRS/ IPSAS)

ou padrões nacionais aceitáveis consistentemente num período razoável

Se as despesas são admissíveis segundo o acordo de financiamento

Se as demonstrações financeiras e registros contábeis estão corretos

Se as despesas cujos totais aparecem nos DD foram adequadamente

aprovadas, classificadas, sustentadas por documentos e são

admissíveis segundo o acordo de financiamento. Se forem descobertas

despesas não admissíveis, o Fundo pode rever a admissibilidade do

Mutuário para utilizar o mecanismo de DD: o Mutuário reembolsa a soma da

despesa não admissível à Conta Especial

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A Auditoria das Demonstrações Financeiras Verifica

Se a Conta Especial é operada apropriadamente, se é conciliada

corretamente, se os saques da conta são autorizados apropriadamente

Se o saldo do financiamento no fim do ano é conciliado com os

registros do FIDA

Se o projeto possui controles internos e contábeis adequados para

registrar e notificar transações financeiras de maneira oportuna e precisa

e para salvaguardar os bens do projeto. Se o sistema de auditoria interna é

proporcional ao tamanho e complexidade do projeto

Se os bens do projeto existem fisicamente, estão em boas condições

de funcionamento e são mantidos no nome do projeto

Qualquer outra questão que o Fundo possa pedir que os auditores

examinem, esteja ou não incluída no Acordo de Financiamento

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Relatórios da Auditoria – Conteúdo

O relatório deve seguir um formato estabelecido:

Parágrafo 1: estabelece o trabalho de auditoria realizado. Identifica as respectivas responsabilidades do auditor e do auditado

Parágrafo 2: detalhes do escopo do trabalho da auditoria, oferece uma descrição geral do trabalho, exemplos de procedimentos executados, qualquer limitação que a auditoria enfrentou com base na natureza do trabalho. Também estabelece que a auditoria foi realizada em concordância com as GAAS de referência

Parágrafo 3: expressa o parecer do auditor sobre as demonstrações financeiras: se estão isentas de erros importantes e significativos, se mostram uma visão verdadeira e justa dos resultados operacionais, posição financeira e fluxos de caixa do auditado e se estão em conformidade com os princípios contábeis de referência

O auditor também pode acrescentar informação adicional ao relatório se considerado necessário sem mudar o parecer geral do relatório

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Relatórios da Auditoria – Pareceres

Existem 4 tipos padrão diferentes:

1. Parecer Incondicional/ sem ressalva*

2. Parecer Qualificado/Parecer com ressalva**

3. Parecer Adverso***

4. Parecer com Abstenção de Opinião***

* Em alguns casos esse parecer da auditoria não é totalmente coerente com as constatações da auditoria nos dados financeiros, a carta à administração ou as constatações do FIDA em atividades de supervisão

** Pode não ser aceito pelo FIDA – as normas de auditoria do FIDA preveem que todos os seus projetos, programas e doações devem receber um parecer incondicional,. Um parecer qualificado pode ser aceito somente se houver evidência de um plano de trabalho para implementar mudanças ou se a qualificação não afetar as responsabilidades fiduciárias do FIDA

*** Não aceitável ao FIDA. Demonstrações financeiras a serem refeitas ou reexaminadas

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1. Parecer Incondicional “sem ressalva”

Este é considerado como o equivalente a uma atestado de saúde” para um paciente

2. Parecer Qualificado/Parecer “com ressalva”Existem 2 tipos de qualificação:• Desvio único das GAAP – ao menos uma área das contas não está em conformidade com

as GAAP, mas o resto das demonstrações financeiras é apresentado de forma justa, por exemplo despesa de depreciação incorreta

• Limitação de Escopo - o auditor não pode examinar uma ou mais áreas das demonstrações financeiras. Por exemplo, o auditor não foi capaz de observar e testar inventários de uma entidade

O parecer qualificado diz que as demonstrações financeiras são apresentadas de forma justa com uma exceção. Um parágrafo explicativo esclarece os motivos da qualificação

3. Parecer AdversoAs demonstrações financeiras não estão em conformidade com as GAAP. É o oposto de um parecer incondicional; os dados são materialmente incorretos, duvidosos e imprecisos

4. Parecer com Abstenção de OpiniãoEsse parecer é raro; emitido quando o auditor não conseguiu formar uma opinião, já que não conseguiu concluir o trabalho de auditoria devido a vários motivos, como significativas limitações de escopo

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Relatórios da Auditoria – Pareceres

Carta à Administração

Deve acompanhar o relatório da auditoria

Deve identificar deficiências, se houver, dos controles internos e recomendar ação corretiva.

A Administração deve responder por escrito dentro de 30 dias

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A resposta da Administração deve indicar acordo/desacordo com o auditor e conter um plano de ação com cronograma para abordar os problemas

Auditoria – Responsabilidades da PMU

Preparar os TR do auditor e obter não objeção do FIDA

Assegurar que dados obrigatórios sejam incluídos nas demonstrações

financeiras (de acordo com as Diretrizes de Informação do FIDA)

Enviar as demonstrações financeiras ao FIDA 3 meses após o fim do

ano fiscal

O FIDA fará comentários sobre itens faltantes/confusos que podem ser

corrigidos pela PCU, em vez de fazer disso uma questão da auditoria

Se estiver em dúvida, pergunte ao FIDA!

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IFAD Guidelines

Auditoria – Responsabilidades do FIDA

► Monitorar oportunidade do envio do relatório da auditoria

► Confirmar a observância dos TR pelo auditor, incluindo todos os 3 pareceres e a carta à administração

► Se o parecer for qualificado, considerar seriedade das qualificações, e se é necessária ação imediata

► A suspensão dos desembolsos pode ocorrer se houver:

Envio atrasado de relatórios

(180 dias da data de vencimento)

Não conformidade com os padrões do FIDA

(por exemplo, contas qualificadas sem plano de ação satisfatório)

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Seleção e Nomeação de Auditores

Geralmente através de um processo competitivo com 3-6 empresas qualificadas

Deve ser feita com base na avaliação técnica e financeira

Devem ter experiência passada e desempenho satisfatório em tarefas similares

Devem ter referências satisfatórias

Deve dar uma declaração de que nem a empresa nem os funcionários possuem qualquer conflito de interesses ao aceitar a tarefa

Funcionários com qualificações e experiência adequadas

Não devem ser nomeados para outras tarefas – consultoria em gestão, auditor interno, contabilidade, consulta, etc.

Devem ser capazes de executar a tarefa com total independência – sem relação com equipe do projeto ou outra parte conexa

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Conteúdo da Carta de Contratação da Auditoria

Descrição do projeto, financiamento e partes

Descrição das demonstrações financeiras e amostras das mesmas

Estipulação relativa ao uso de normas aceitáveis de auditoria

Disponibilidade de livros, registros, documentos e pessoal durante a auditoria

Estabilidade da nomeação – dois ou mais anos fiscais (sujeita ao desempenho satisfatório no ano anterior)

Acompanhamento das questões do ano anterior

Conteúdo do relatório da auditoria e pareceres específicos a serem fornecidos.

Prazo final de envio do relatório da auditoria

Relatórios e pareceres

Envio do programa de auditoria, plano de pessoal e proposta da auditoria

Envio da Carta à Administração 19

Responsabilidades do auditor

► Submeter uma proposta com a metodologia da auditoria, o plano de contratação de pessoal, o programa da auditoria e honorários

► Expressar pareceres de auditoria de acordo com os TR

► Fornecer uma Carta à Administração de acordo com os TR

► Fornecer uma tradução a um idioma oficial do FIDA do relatório da auditoria caso o relatório esteja no idioma local

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Acompanhamento das recomendações da auditoria

Þ O acompanhamento das recomendações da auditoria é tão importante quanto a realização da auditoria

Þ O Projeto deve ter um sistema para acompanhar a observância das recomendações da auditoria de forma oportuna

Þ Um Livro das Observações da Auditoria deve ser preparado

Þ O livro deve registrar cada observação da auditoria e a validação pelo auditor de que a ação corretiva foi realizada

Þ Deve ser atualizado periodicamente e enviado às Missões de Supervisão

Þ A situação do acompanhamento deve ser examinada pelo Coordenador do Projeto/FIDA/Auditor Interno/Auditor Externo periodicamente

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Log of Audit Observations

Situação das Auditorias

Para cada projeto, deve ser preparado um quadro da situação das auditorias com o seguinte formato

Deve ser atualizado regularmente e enviado às Missões de Supervisão

Relatório da Auditoria para o Período

Data de vencimento

Enviada pelos auditores em

Enviada pelo FIDA em

Comentários

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Formulário de avaliação da auditoria

⇉ Ferramenta iterativa, preparada pelo FIDA para apoio à implementação

⇉ Crescente importância devido à ênfase renovada sobre as

responsabilidades fiduciárias no âmbito da supervisão direta

⇉ Analisa completude e razoabilidade de:

Demonstrações financeiras

Pareceres da auditoria

Trabalho de auditoria realizado

⇉ Lista importantes ações de acompanhamento a serem executadas pelo

projeto

⇉ Pode exigir preparação de um plano de ação

⇉ Formato atualizado a ser lançado com o novo sistema de monitoramento

de relatórios de auditoria (ARTS)23

Audit Review Form

Obrigado